時間：2022-11-14 19:25:06
導語：在郵件邀請函的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
關鍵詞:高校就業管理 Excel Word 應用
隨著近幾年高校的連年擴招,畢業生人數的不斷增多,高校就業管理人員的工作量越來越大,重復的工作也越來越多,如雙選會邀請函、用人單位跟蹤調查表、畢業生跟蹤調查表等。作為從事學校的就業管理的一員,要求首先要具有處理數據的能力。但是并不是每個工作人員對數據庫都很熟悉,因此要通過數據庫建立打印報表更是有困難。考慮到上述因素,筆者提出通過Word和Excel數據表的有機結合的思路。在利用現有資源的前提下,輕松方便快捷地完成工作,從而降低勞動強度,減少人工操作出錯的風險,提高準確性和工作效率。
WORD字處理軟件是微軟公司推出的OFFICE辦公套件中的重要組件,是全球通用的字處理軟件,是一個非常優秀的工作軟件。目前,在全球來看,是日常辦公使用頻率最高的文字處理軟件,功能非常強大。而且,WORD界面非常友好,為用戶提供了一個智能化的工作環境。郵件合并是使用WORD,在定制的格式中,引入不同的數據,完成文檔編排的操作過程。合并過程通常涉及到兩類文檔,一是合并過程中保持不變的主文檔,一是包含變化的信息(如聯系電話,家庭地址等)的數據源,在合并過程中,把來自數據源的相關信息加入到主文檔的郵件合并域中。在事務性處理的文檔處理中,有著廣泛的用途。如大批量打印通知書、準考證、畢業證、請柬等,可以將幾百分、甚至幾千分、幾萬份郵件迅速處理完畢。就業部門人員少,工作量大,重復性工作多,而這些工作的特點與郵件合并完全吻合。郵件合并作為一種計算機技術,它不僅簡單易學,而且功能強大,能讓工作人員輕松、準確、快捷地完成那些簡單而重復性很大的工作,大大提高了工作效率和質量。
Excel 是微軟辦公套裝軟件的一個重要的組成部分,它可以進行各種數據的處理、統計分析和輔助決策操作,廣泛地應用于管理、統計財經、金融等眾多領域。Excel中大量的公式函數可以應用選擇,可以實現許多方便的功能,給使用者方便。
學校雙選會籌備階段是就業部門最為緊張的階段,而向用人單位發邀請函是其中的工作之一。由于雙選會邀請函份數多,意義大。對于邀請函的設計就顯得非常必要。本文以利用現有的“大中專畢業生就業信息管理系統”導出的畢業生就業信息庫來打印招聘單位邀請函為例。邀請函的設計具有這樣的特點:正文中除了單位名稱、聯系人不同之外,其它的內容是完全相同的。如果我們采用普通的編輯方式,將相同的文本內容進行復制,其他內容再逐一填寫,要制作幾百份的邀請函則是一個龐大的工程,即費時以費力,而且很容易出錯,造成邀請函不能按時正確發放的問題。
本文采用 WORD提供的郵件合并功能來完成邀請函的設計,其中一些域的數據來源,直接來自本校的“大中專畢業生就業信息管理系統”。本設計中邀請函的格式,主要包括兩部分內容:一部分為可變動內容,主要有單位名稱、聯系人等信息;別一部分是相同的內容,即邀請函的正文。所以要建立兩個文檔,一個是主文檔,用來存放對所有文件都相同的內容,另一個是數據來源文檔,用來存放變動的內容。
基本步驟如下:
1、準備數據源
從“大中專畢業生就業信息管理系統”導出畢業生信息,保留“用人單位”、“聯系人”、“聯系人職務”等必要信息,另存為文件名為“畢業生就業信息匯總.xls”的Excel文檔,如圖1。
圖1
COUNTIF函數用途:計算區域中滿足給定條件的單元格的個數。
語法:COUNTIF (range,criteria)
參數:Range為需要計算其中滿足條件的單元格數目的單元格區域。Criteria為確定哪些單元格將被計算在內的條件,其形式可以為數字、表達式或文本。
我們在表中添加“該單位就業人數”的字段(如放在E列),在E2單元格中輸入公式“=COUNTIF(B:B,B2)”,按回車鍵,生成該單位共安置我校畢業生的人數。拖動填充柄可以得全部用人單位的該單位就業人數。如圖2:
圖2
2、建立主文檔(邀請函中相同的內容部分)
啟動Microsoft Word 2003,新建一Word文檔,命名為“邀請函.doc”,并輸入相應內容,大致如圖首先設計出固定不變的部分。
圖3
3、數據源與主文合并:利用“郵件合并”工具,可以將數據源合并到主文檔中,得到目標文檔。合并完成的份數取決于數據表中記錄的條數。
打開已建主文檔,選好插入點,選擇“工具”“信函與郵件”“郵件合并”命令,工作窗口右側跳出“郵件合并”任務窗格。選擇文檔類型為“信函”,點擊“下一步:正在啟動文檔”、“使用當前文檔”、“下一步:選擇收件人”、“使用現有列表”、“瀏覽”,選擇數據源文件“畢業生就業信息匯總”,點擊“撰寫信函”。
將插入點移動需要插入合并域的地方,點擊“其他項目”,顯示”插入合并域”列表框,從列表框中雙擊要添加的域名,主文檔將出現用尖括號“《 》”括住的合并域,添加完如圖4:
圖4
4、最后合并選項,調整打印的頁面。
這樣所有用人單位的邀請函請做好了,用同樣的方法再生成郵寄信封,我們的工作是不是即快又準確無誤的做好了呢。
以上是我在工作生活中關于利用Excel和Word郵件合并就就業管理工作中的體會與實踐操作。
結束語
本文介紹了WORD的郵件合并功能,主要講述了按照某種格式打印的方法,尤其是對數據庫不是很了解的管理人員特別有用。這種方法已經應用在我校的實際工作中,大大減少了人為因素造成的錯誤,減輕了管理人員的工作量,取得了較好的效益。Office辦公組件,在實際工作中靈活運用,有時會達到事半功位的效果。本文只是嘗試應用了Word編輯軟件中的插入Word域中的一條指令,很容易掌握,通俗易懂,有其廣泛的應用范圍,也適合于打印準考證、成績單等其它工作中,具有推廣的價值。隨著計算機技術的不斷發展和完善,將被越來越廣泛地運用到教育管理的改革之中,高校就業工作只有改變傳統的管理思想和管理模式,充分利用現代化的手段,不斷強化改革創新的意識,才能進一步走向現代化和科學化,才能開創教育信息化時代高校學生就業管理工作的新局面。
Excel, and WORD in the Collegiate Employment Management Application
Gu Hui-min
(Shangqiu Medical College,Shangqiu Henan 476100 )
工程會議的邀請函范文一
邀請函
四川志利建筑工程有限公司：
阿壩縣求吉瑪鄉衛生院大骨節專科門診維修整治項目工程，擬定于 年 月 日北京時間 在阿壩縣發展和改革局會議室，舉行該項目的競爭性談判活動，誠邀貴公司屆時準時參加。
特此邀請!
阿壩縣衛生和計劃生育局
年 月 日
工程會議的邀請函范文二
招標邀請函
我司擬就新主城一期徐思河河道清瘀整治工程進行招標，歡迎符合招標要求、有履約能力的單位按本邀標函的有關要求前來投標。
一、 招標內容：
新主城一期徐思河河道清瘀恢復及綠化項目，共分兩個標段，一標段為河道清淤、土方外運;二標段為坡岸恢復及綠化。
二、 投標須知：
1、 投標單位應認真確認本邀標文件所有條款，提交有效證書、證件，不符合文件要求的標書將被取消投標資格。
2、 現場踏勘時間：自行踏勘。現場踏勘地點：蘇州高新區橫山路北、濱河路西
3、 投標單位資質：一標段需具備市政資質，二標段需具備綠化資質。
4、 工期:25個工作日，必須在XXX年11月30日完工。
5、 計價方式：采用工程量清單計價方式，按固定單價報價。
6、 評標方式：于XXX年10月21日我司內部評標，總價最低者中標，但中標價不得高于公司標底價，遵循對未中標單位不作解釋的原則。
三、 標書要求：
標書內容投標單位應向招標單位提供：
1、資格證明文件：3份(復印件加蓋公章)
(1)企業法人營業執照。
(2)企業相關資質證明。
(3)如投標人不是本公司法人代表，須持本人身份證和有法人代表簽字的《法人代表授權書》并加蓋公章。
2、報價文件：
(1)報價表中的土方數量僅供參考，土方結算以現場實際用量為準。
(2)電報、電話、傳真，電子郵件等形式的報價概不接受。
(3)投標單位應將標書密封后加蓋公章，于XXX年10月20日下午三點前將投標文件送至我司。
四、 技術要求及驗收標準：
按照國家有關規定標準及招標單位要求和投標單位承諾執行。
蘇州新獅重建發展有限公司
XXX年10月17日
工程會議的邀請函范文三
會議邀請函
尊敬的先生/女士：
您好!
我們很榮幸地邀請您參加將于月日在舉辦的會議。本次會議的主題是：
政府單位的邀請函范文一尊敬的河池武警支隊：
各位長官，您們好!
本校為了培養學生的愛國主義思想及響應國家方面的愛國主義建設，成立了一支校內的國旗護衛隊。護衛隊職能：每周晨會升旗、出旗以及重大校級活動儀仗隊。護衛隊成立之處，設想以軍事化管理，可由于缺少專業的軍體教官，導致護衛隊至今不成氣候。貴支隊官兵長期擔任我校新生軍訓教官，軍人身上過硬的素質、良好的作風展露無遺，讓師生驚嘆。特此向貴支隊發起本特邀函，特邀請貴支隊一至二名軍體素質過硬的武警戰士于每周五下午放學17點10分移步我校擔任護衛隊教官，訓練護衛隊隊員：正步、齊步走。
這將是除新生軍訓以外雙方又一項合作，有助于加強我校與貴支隊間的聯系，更有助于我校的愛國主義建設的發展，加強軍民間的合作。
特以上文，請求批示!望各位長官給予審批及支持!
此致
敬禮!
河池高級中學
20xx-03-25
政府單位的邀請函范文二尊敬的
您好!為了進一步加強 某某公司 與 某某(政府) 的合作，增進事項，并對某某(最近一次見面)活動期間就 所涉及到一些問題，做進一步的溝通與商討。我公司邀請您于
敬請光臨
某某公司
20xx年6月26日
政府單位的邀請函范文三尊敬的 女士/先生：
3月16日，由志鴻教育集團發起并承辦的齊文化體驗之旅大型文化系列活動將在山東淄博隆重舉辦，屆時，國家新聞出版總署、山東省委、省政府、國內大型出版集團、出版社，以及中國文化產業界知名人士、企業家將匯聚淄博，共同探討文化產業發展之道，共享齊文化視聽盛宴。我們誠邀您出席并參與齊文化體驗之旅大型文化系列活動。
請您于3月8日前通過電話、郵件或傳真《參會回執》，以便我們做好接待服務工作。
報到時間：20xx年3月15日 下午14:00-18:00 報到地點：山東淄博齊盛國際賓館(淄博市張店區北京路17號，電話：0533-2808777) 聯系人：徐宗海
地址：山東省淄博高新區天鴻路9號
E-mail：xxx
單位的邀請函范文一尊敬的 先生/小姐：
我們很高興的通知您，您已被 有限公司聘用為 (工作)。
您需要通過公司指定的醫院的醫療檢查并確定您的身體狀況良好后，此工作邀請函方為有效。
試用期和通知期
按照公司要求，您需要在3個月的試用期內表現良好，方可成為公司的正式員工。勞動合同的期限為1年，自您開始到公司上班之日起計算。
如果任何一方決定解除勞動關系，必須向對方提前一個月發出通知，否則將支付相應的補償，但是如果發生附于本聘用通知函后的解除條件中規定的任何情形，本條款不予適用。
工作時間
您的工作時間為每周一至周五早上9：00到下午6：00，其中12：30至1：30午餐休息時間。由于工作的需要公司可能會要求您加班。
報酬
您的基本工資為每月 元人民幣。此外，每天您可得到 元人民幣的伙食補助，一年分12次支付。
為了與其他中方員工保持一致，您的工資將在今年4月予以評審，此后在每年的四月份進行。公司會根據評審結果決定是否調整你的工資。
此外，您將有權參加年度獎金計劃。該計劃的具體安排將基于公司和個人的業績。
在此提醒：您有義務按照中華人民共和國的相關法律就您的基本工資、伙食補助、獎金或您從公司得到的其他報酬(若有)繳納個人所得稅。您的工資具有私密性。公司規定每個人的工資詳情應當保密，且不得向任何其他方披露。 社會保險及福利
您將依照中華人民共和國相關法律和法規的規定，享受社會保險和福利。公司制定了企業年金計劃，你可以根據自身情況參加該項計劃。
年假和年終獎
您將享受與您一個月基本工資數額相等的新年獎金和每年15天的帶薪年假。在入職的首個日歷年中，上述兩項權利將根據工作時間按比例計算。 培訓和發展
公司理解并期望，同意本工作邀請函的任何應聘者應將在公司工作視為一項重大決定和長期職業規劃。公司將為員工提供充足和多樣化的培訓和發展。鑒于培訓和發展投資數額巨大，特此要求，如員工首先提出和公司提前解除勞動關系或在其入職三年內因受到紀律處分而導致勞動關系解除，該員工須退還給公司適當數額的培訓費用。退還數額將根據其與公司簽訂的專項協議計算或根據其須在公司履行服務的年限按比例進行計算。
如果您能夠通過簽署并在 年 月 日之前返還本聘用通知函的方式確認您接受這些條款和條件以及您能夠開始工作的日期，我們將不勝感激。如果您未在該日之前返還適當簽署的文件，我們將視為您已經決定拒絕此次工作機會，本工作邀請函失效。
我們希望借此機會祝愿您在公司能夠擁有一份成功、愉快的事業。順頌商祺!
邀請人：XXX
XXXX年XX月XX日
單位的邀請函范文二尊敬的用人單位：
為認真貫徹____________精神，做好高校畢業生就業服務工作，促進化工、建筑、機電類及相關專業的畢業生充分就業，滿足廣大用人單位對各類專業人才日益增加的需求，同時增進高校與用人單位的溝通交流，江蘇省高校招生就業指導服務中心、南京工業大學定于20xx年x月x日16日在南京舉辦____________供需洽談會，誠邀貴單位參會。
本次大會由____________和____________兩部分組成，現就有關事項函告如下：
一、校企見面交流會
1、時間地點：____________________________________。
2、參會對象：____________________________________。
3、會議主題：____________________________________。
二、畢業生供需洽談會
1、時間地點：____________________________________。
2、參會對象：全體用人單位代表;
____________________________________。
三、報到時間、地點
1、需要住宿的用人單位代表報到時間：
____________________________________。
2、無需住宿的用人單位代表報到時間：
____________________________________。
四、會務服務與費用
1、本次會議住宿、交通費自理，每單位收取會務費500元(包括資料費、參會代表15日晚餐、16日中餐等)，在報到現場交清。
2、由于參會單位較多，每單位參會代表限2人，原則上不提供接站和預定返程車票服務。
3、為每家用人單位免費提供1個標準展位(3.0m2.0m)，提供兩份午餐及茶水。洽談會共設展位280個，訂完即止。
五、參會辦法
1、網上申請：____________________________________。
2、現場或傳真申請：參會單位可于12月5日前詳細填寫好《參會回執》，到活動主辦單位或以傳真、電子郵件方式向活動主辦方申請參會。
3、參會單位申請展位后，須傳真經年檢的單位法人資格證明材料(如企業營業執照副本、事業單位法人登記證、外派機構經有關部門審批的有效證件、辦學許可證等)至主辦單位，進行資質審核，確認展位。因故不能按時到會的，須于12月12日前以傳真方式告知主辦方，以便主辦方進行協調安排。 婚禮邀請函 宴會邀請函 講座邀請函 投標邀請函
校慶邀請函 生日邀請函 活動邀請函 英文邀請函
六、聯系方式
地址：郵編：
聯系人：電話：
傳真：電子信箱
邀請人：XXX
XXXX年XX月XX日
單位的邀請函范文三湖北工業大學機械工程學院機械設計系：
經研究，同意 同學來我單位實習。我們將按照你校的實習工作要求，委派 同志(職務 、職稱 、聯系電話 )進行實習期間的業務指導。
此致
敬禮
單位名稱(蓋公章)：
單位地址：
單位聯系人：
單位聯系電話：
商務年會邀請函模板(一)
___________小姐/先生:
仰首是春、俯首成秋，xx公司又迎來了她的第九個新年。我們深知在發展的道路上離不開您的合作與支持，我們取得成績中有您的辛勤工作。久久聯合、歲歲相長。作為一家成熟專業的XX公司我們珍惜您的選擇，我們愿意與您一起分享對新年的喜悅與期盼。故在此邀請您參加XXXX公司舉辦的新年酒會，與您共話友情、展望將來。如蒙應允、不勝欣喜。
地點：
時間：
備注：期間抽獎，請隨賜名片
20XX年X月X日
商務年會邀請函模板(二)
尊敬的______
成績斐然的______剛剛過去，在這辭舊迎新之際，公司與您相約美麗____。
誠摯邀請您參加于____年__月__日___日在________國際會議中心舉行 ________年商務年會。
我們期盼與您共敘友誼，共話未來，共贏____。
衷心期盼您的光臨。
XXX
_______(集團)有限公司總裁
____年__月__日
商務年會邀請函模板(三)
xxx有限公司進出口部：
首先，感謝貴司多年來對我司的關心與支持。
由于和貴司長期保持著良好的合作關系，并始終得到貴司的巨大支持，我司的鋼鐵業務得到了長足發展，創造了良好業績。這一切離不開貴我之間的互相支持，互相理解，團結一致，密切合作。同時，也希望在今后的發展中，我們能繼續保持這種良好的關系，并誠請貴司給予更大的支持與幫助，yjbys實現貴我雙方事業的共同發展。20xx年，xxx集團投資1億多元，對我公司的配套流程進行了全面的升級改造，通過能力提高了20%，進一步增強了為xxx集團等廣大客戶服務的能力。
為進一步做好深化雙方合作，保證貴司的生產需求，我公司擬于xx月xx日到xx月xx日，召開鋼鐵運輸會議，屆時邀請貴司主要領導參加。
報到時間：
會期：
聯系人：
20XX年X月X日
商務年會邀請函模板(四)
老師：
中國制度經濟學會20XX年年會暨海峽兩岸經濟發展學術研討會將于2014年10與1314日在成都市西南財經大學召開。本次會議由中國制度經濟學會主辦，西南財經大學經濟學院、經濟與管理研究院共同承辦。歡迎您屆時光臨!
現將大會相關事宜告知如下：
一、日程
20xx年x月12日 全天報到
20xx年x月13日 上午開幕式、合影、大會發言//下午分組發言
20xx年x月14日 上午分組發言//下午大會發言、總結及頒獎、閉幕
二、會務
1、您的論文將不參與大會發言及分組發言;
2、請于20XX年x月8日前確認是否參會，并通過電子郵件告知會務組;
3、若需要書面邀請函，可在到會時索取;
4、本次會議不收取會務費，住宿費用自理(經與賓館協商每人每天費用約130元)。
三、路線
大會代表駐地為成都市青華路39號天辰樓賓館，毗鄰著名風景區杜甫草堂和浣花溪公園，具體乘車路線：
1、在成都雙流機場乘機場大巴至岷山飯店，再換乘出租車至杜甫草堂附近天辰樓賓館(費用約15元)，若直接乘出租車至賓館費用約70元。
2、在成都火車北站下車，乘25路公交車在青羊宮站下，換乘81、17路公交車至杜甫草堂站即可，若直接乘出租車至賓館費用約20元。
本次會議不設專車接站。
四、聯絡
西南財經大學經濟學院聯系電話：(028)87323261 87034261
天辰樓賓館總臺電話：(028)87239205
聯系人：
電子郵箱：
xxx有限公司進出口部：
首先，感謝貴司多年來對我司的關心與支持。
為進一步做好深化雙方合作，保證貴司的生產需求，我公司擬于xx月xx日到xx月xx日，召開鋼鐵運輸會議，屆時邀請貴司主要領導參加。
報到時間：
會期：
聯系人：
20XX年X月X日
商務年會邀請函模板(二)
老師：
中國制度經濟學會20XX年年會暨海峽兩岸經濟發展學術研討會將于20xx年xx與13xx日在成都市西南財經大學召開。本次會議由中國制度經濟學會主辦，西南財經大學經濟學院、經濟與管理研究院共同承辦。歡迎您屆時光臨!
現將大會相關事宜告知如下：
一、日程
20xx年xx月12日 全天報到
20xx年xx月13日 上午開幕式、合影、大會發言//下午分組發言
20xx年xx月xx日 上午分組發言//下午大會發言、總結及頒獎、閉幕
二、會務
1、您的論文將不參與大會發言及分組發言;
2、請于20XX年xx月8日前確認是否參會，并通過電子郵件告知會務組;
3、若需要書面邀請函，可在到會時索取;
4、本次會議不收取會務費，住宿費用自理(經與賓館協商每人每天費用約130元)。
三、路線
大會代表駐地為成都市青華路39號天辰樓賓館，毗鄰著名風景區杜甫草堂和浣花溪公園，具體乘車路線：
1、在成都雙流機場乘機場大巴至岷山飯店，再換乘出租車至杜甫草堂附近天辰樓賓館(費用約15元)，若直接乘出租車至賓館費用約70元。
本次會議不設專車接站。
四、聯絡
西南財經大學經濟學院聯系電話：(028)873x 8703x
天辰樓賓館總臺電話：(028)87xx
聯系人：
電子郵箱：
西南財經大學經濟學院
20XX年X月X日
商務年會邀請函模板(三)
尊敬的______
成績斐然的______剛剛過去，在這辭舊迎新之際，公司與您相約美麗____。
誠摯邀請您參加于____年__月__日___日在________國際會議中心舉行 ________年商務年會。
我們期盼與您共敘友誼，共話未來，共贏____。
衷心期盼您的光臨。
XXX
隨著中國科研能力和水平的提高，越來越多的大型國際學術會議將在中國召開。它們的成功舉辦不僅交流了該領域國際前沿的最新進展，更好的促進了學術交流與合作，而且對提升我國該學科在國際上的知名度和影響力具有重要的作用和意義。近些年來，陸續發表了一些對國際學術會議的總結，但現代科技為人們生活方式帶來的巨大變革，對傳統的基于人工方式的邀請報告人管理、注冊、投稿、審稿等會務工作提出了嚴峻的挑戰。此外，相比于中小型國際學術會議，大型國際學術會議的籌備周期更長、管理更為復雜、需要建立全面地、系統地、科學地組織管理體系。本文試圖從節省人工和時間成本出發，尋找保障信息的準確性、實時性的有效途徑，建立通用的大型國際學術會議的組織管理體系（圖1）。
大型國際學術會議的籌備應至少在會議召開時間的前一年半或更長時間。主要包含兩大方面的工作（圖2）：學術部分和會務部分，分別由學術組和會務組完成。學術部分是國際學術會議的關鍵，直接決定了會議的學術水平以及大會是否可以按日程順利舉行；會務部分的所有工作都將圍繞學術部分而展開，為學術部分服務。
一、學術部分工作
1.確定和發出邀請報告（Speaker）
會議邀請報告（Speaker）通常包括以下幾類：Plenary Speaker、Keynote Speaker、 Invited Speaker以及Oral Speaker。秘書處學術組工作人員受主席的委托，承擔發送邀請函的具體工作，并記錄和統計他們的回復情況、特別要求等各種相關信息。
在目前的國際學術會議中，邀請報告人的數量可能會達到參會人員的30%或更多。且報告人的邀請類別更改、信息更改、回復狀態更改、暫時不確定等因素繁多，因此建立“邀請報告人數據庫”是極其必要的，可以保證信息數據的唯一性、準確性和實時性。數據庫中的關鍵字段應包括：姓名、學校（國家）、Email、邀請類別（Plenary、Keynote、Invited、Oral）、邀請函發送狀態（已發送/未發送）、回復狀態（接受/拒絕/暫時無法確定）、變更情況（類別變更/回復狀態變更/信息變更）、報告題目、個人主頁、注冊狀態（已注冊/未注冊）、日程要求、備注等信息。將“邀請報告人數據庫”作為會議網站后臺數據庫的一部分，不僅可以實時更新網站上邀請人的信息、實時掌握他們的注冊情況、避免傳統人工方式產生的延遲、反復較對和疏漏、保證數據的準確性和唯一性，而且方便注冊系統中對各類邀請報告人費用減免的設計，從而節省大量的時間和人工成本。
2.會議日程和會議手冊
會議日程（Scientific Program）是整個國際學術會議的核心，主要包括：大會、分會的整體時間安排、分會場數及各分會場的議題（Topics）；各類報告的時間長度、報告人（Speaker）的安排和報告題目；主持人（Chair）的安排；開幕式和閉幕式的安排。組委會根據報告人的學術研究領域，結合各分會場的議題，全局把握、合理的編排整個會議的日程。會議日程編排初步完成后，還需要對整體安排的邏輯性和沖突性進行檢查，如檢查姓名、類別、時間安排、同時擔任Speaker和Chair的時間是否沖突等。
大型國際學術會議中，常見報告人或主持人因故臨時取消參會，會務組需要提前做好預案。一個很好的方法是建立口頭報告儲備制度（Oral lecture reserve），事先向具有口頭報告意愿的參會人發放邀請，建立報告候補人數據庫，并依據現在通訊技術（如email、推特群或微信群等）及在會場的通知欄中將會場缺省的報告信息及時，對會議程序進行實時的調整安排。
會議日程是會議手冊的核心，需要集結會務組全體工作人員合力完成。會議手冊中，除詳細的會議日程安排、Poster Presentations之外，還包含組委會主席的歡迎辭、組委會&秘書處信息、主辦&承辦單位介紹、贊助商介紹以及會議期間的通用信息（如會場地圖、住宿、交通、天氣、信息臺、旅游、網絡、電信）等。會議手冊應至少在會前半個月修訂和校對完畢，以保證會議手冊有充足的印刷時間。對于會議程序的變動，及時在網上和大會的通知欄進行公布，讓每一位參會人都能及時了解程序的調整情況。
3.投稿/審稿和摘要（或論文）手冊制作
為保證摘要集（或論文集）格式的統一，組委會需要制作摘要模板提供給所有參會者。參會者根據所要求的格式在“會議投稿/審稿系統”中提交摘要。在注冊中后期，組委會組織專家對投稿進行評審，決定是否接收以及哪些被選為“口頭報告”（Oral）。為方便專家的評審，“會議投稿/審稿系統”包括在線評審和線下評審兩種方式。在線評審為實時發送摘要（或論文）的評審意見和錄用狀態提供了可能性；線下評審則需要學術組工作人員將投稿批量導出發送給專家，再將最終評審意見錄入到“會議投稿/審稿系統”中。
會議通知一般為三輪，此外還有可能發送注冊延期通知和摘要延期通知。會議第一輪通知，相對比較簡潔，包含會議的介紹、歡迎辭、召開的時間、地點、議題、組委會和秘書處成員、聯系方式、注冊信息及方式、投稿的格式要求及方式、已確定的Speaker名單以及通用信息等。會議第二輪通知，除在第一輪通知基礎上完善相關信息之外，還需補充會議的初步日程和重要的時間節點，增加衛星會、贊助商的相關信息。會議第三輪通知，即最后一輪通知，應至少在會前一至兩個月發出，便于參會者了解到會議最終的詳細安排，包括各類報告的時間長度、POSTER板的尺寸、詳細的日程安排、各分會場的議題等。每個國際學術會議的各輪通知都會因其具體情況而有所不同，所包含的內容也并不是固定不變的。
5.大會邀請函
大會邀請函分為參會邀請函和簽證邀請函兩類。參會邀請函是指以大會主席和組委會之名向會議參加人發出的邀請函，包括普通邀請函和報告邀請函兩種。而簽證邀請函是指由會務承辦單位提供給國外參會者用于協助辦理來華簽證的邀請函，也分為兩種：普通簽證邀請函，即由主辦單位蓋章簽發的包括了參會人所需簽證信息的邀請信件。被授權單位邀請函（Invitation Letter of Duly Authorized Unit）。對于少數國家，申請中國簽證必須持有被授權單位邀請函。辦理被授權單位邀請函需要每位申請者提供他的個人簡歷、護照掃描件和行程安排說明。由秘書處工作人員對材料進行審查和身份核實無誤后，填寫申請表和呈報上級相關部門進行審批。
6.獎項設置和評選
大型國際學術會議通常會設置一些獎項，如“Best Poster Award”、為支持學生參會的“Travel Grant Award”等。近些年來，從Student Poster中選出的Slam Poster很受歡迎，選中的學生有機會在大會上做3分鐘左右的演講，增進了學術交流，并提高了學生參會的積極性。為此，大會還會設置“Best Slam Poster Award”。此外，根據贊助商的支持，還有可能設置其它獎項。
二、會務部分工作
由秘書處會務組承擔的“會務部分工作”是“學術部分工作”的服務支撐。財務、網站、設計制作（圖3）、會場&酒店、贊助和其它（旅游、交通、餐飲、物資等）構建起會務服務的六大保障體系。任一方面的差錯或疏忽都可能造成不良的國際影響。
國際學術會議的財務預算涉及到收入和支出。會議收入一般來源于注冊費、贊助費和基金項目支持等；會議支出一般用于會場（場租、設備等）、住宿、餐飲、交通、安保、印刷、設計制作、人員費、網站、稅費等。組委會需預估參會人數，合理做出財務預算，以確保收支平衡，從而保障會議的順利進行。
所有申請臨時居民簽證(短期訪問)的個人或團組(包括官方公務代表團)都必須遞交下列文件：
a.兩份用英文或法文填寫的“ 臨時居民簽證申請表”（表格可從省略.cn網站上下載）,并簽名，注明日期。在每份表格上須親筆簽名。
注意：將你雇主的電話和傳真號碼一并填寫在表格第10 欄內。
b.一份用中文及英文，或中文及法文填寫的“ 家屬表、教育和就業細節表”，并簽名，注明日期。在每份表格上須親筆簽名（也可從上述網站上下載）。
c.四張在近六個月以內拍攝的符合護照像尺寸要求的照片（彩色或黑白均可），并在每張照片的背面用漢語拼音清晰地注明該申請人的姓名和出生日期（依照“日/月/年”的順序并請用圓珠筆寫勿用鋼筆以防止印透）
d. 護照或旅行證件的原件，其中至少有一頁空白頁，其有效期至少要持續到你計劃從加拿大離境日期后的一個月。
e. 兩張寫好自己通訊地址的可粘貼標簽，將你的姓名、地址和郵政編碼用中文填寫在上面。
f.申請費。 持外交或公務護照的申請人無需交費，但持因公普通護照或私人護照的申請人需要交費。
商務簽證（商務訪問個人/團組）
每個團組或個人需提供一份由加方出具的邀請函（原件或傳真件均可）。邀請函必須由將與申請人直接發生商務關系的加方人士出具。邀請函中應包括以下內容：
a. 申請人的全名、職務、公司地址、聯系電話和傳真號碼；
b. 申請團組所有成員的姓名、職務以及他們雇主的姓名； c. 一份有關發出邀請原由的簡要說明和即將開展的商務或貿易情況的詳細介紹；
d. 此次訪問預計的起止時間，以及完整的日程安排；
e. 說明由誰來負擔訪問中所有的費用；
f. 如果加方邀請人與中方企業之間曾簽署過合同或協議，提供合同或協議的復印件.
g. 填寫完整的“商務團組附加信息”表格。
所有申請文件須與你的申請表及申請受理費同時遞交。
以團組為單位提供由中國相關外事或外貿部門出具的照會；持私人護照的申請人，提供一封由中方雇主出具的信函，證明此次訪問加拿大的目的是邀請函中所提到的內容，而且此次訪問計劃已獲得批準。信中必須用中文注明雇主的姓名、地址、電話和傳真號碼。
探親訪友簽證
你的邀請人需提供：
a. 說明訪問目的的邀請函；
b. 加拿大邀請人的家庭成員名單；
c. 邀請人的加拿大移民紙復印件、加拿大永久居民卡復印件、加拿大公民證復印件或加拿大護照復印件
下列文件的原件或公證件：
a.由加拿大海關和稅務總署(Canada Customs and Revenue Agency) 出具的稅收狀況證明；
b.說明邀請人收入情況的受雇信
申請人需提供：
a. 一份由雇主出具的準假信，信中須包括以下內容：你的姓名、職務、現在的工資數額。信中還必須用中文注明你雇主的姓名、地址、電話和傳真號碼；
b. 反映目前存款狀況的銀行證明。
旅游簽證
一封由你的雇主出具的準假信，信中須包括以下內容：你的姓名、職務、現在的工資數額。準假信應使用單位信頭的信箋，信中還必須用中文注明你雇主的姓名、地址、電話和傳真號碼。
如果你是學生，且計劃利用學校假期之外的時間旅游，遞交一封由你學校出具的確認函，證明你現在注冊在學，表現良好，并證明學校已給你準假。
留學生返回加拿大簽證（持有效的學習許可）
a.新學期的錄取通知書或注冊證明；
b.本學期和/或上學期的注冊及在學證明；
c.加拿大學習許可的復印件。
過境簽證
a.你的機票復印件及行程路線。請注明你將入境加拿大的次數，每次入境的日期和時間；
b.最終目的地國的有效簽證（如前往目的地國需要簽證）；
c.目的地國邀請人出具的邀請函，或說明你此行目的的計劃書。
注意：如果你在訪加期間還打算去美國，你在加拿大停留期內直接從美國再次入境加拿大不需要多次入境簽證。
二、如何受理短期訪問簽證
短期訪問簽證審理時間
因私/旅游訪問（親自遞交）： 收到申請后的下一個工作日
因私/旅游訪問（通過郵寄辦理）： 收到申請后的3 周
商務訪問個人/團組： 收到申請后的5 個工作日
在通常情況下，短期訪問簽證（臨時居民訪問簽證）申請的辦理時間如下：（但是，在需要對所提供的信息進行核實，需要獲取更多的信息，需要與申請人面談或需要翻譯申請文件的情況下，受理時間可能有所延長。下述受理時間不包括郵寄時間）
通過郵寄辦理的時間將在此基礎上延長數周。
臨時居民簽證(短期) 一次入境費用 加幣75 或人民幣400
臨時居民簽證(短期) 多次入境費用 加幣150 或人民幣800
遞交了所需文件并不能保證你的申請將被批準；但是，不提供這些文件將增大你的申請被拒簽的可能性。如果你無法提供所要求的文件，你應該遞交一封書面信函解釋無法提供文件的原因，并提供你認為與申請相關的其他信息。簽證處只接受英文或法文的文件。所有中文的文件必須附有英文或法文的翻譯件。
所有申請表格均免費發送，并可從使館網址下載：省略.cn。表格可復印使用，但須印質清晰。
簽證處來訪
如果你來加拿大使館，請到使館北區辦公樓A號、B號或C號窗口領取進入使館的票號。進門的票號只發給在簽證處有簽證事務的人。
領取簽證申請表沒有必要進入使館：表格可以從網上下載也可以在使館北樓的A號，B號或C號窗口領取，辦公時間是從周一至周四，上午8:15時到11:30時和下午14:30時到15:30時。
如果你被要求面談，請直接到安檢處。出示面談通知信后你就可以進入使館。到等候大廳后請到7號窗口領取票號。
周一至周四上午8:15時至11:30時和下午14:30時至15:30時，可以在門房回答簽證申請進展的查詢（如果你有正確格式的授權書）。遵照加拿大隱私法的規定，不接受任何關于申請進展情況的電話查詢。你只能在周一至周四下午14:30時到15:30時領取材料。
另外，在有事先預約的情況下，在周一至周四下午14:30時至15:30時也對外開放。
加拿大在各地的領事館地址和郵編:
加拿大駐滬總領館: 上海市南京西路1376號 200040,
加拿大駐穗總領館: 廣州市流花路 510015,
加拿大駐重慶總領館: 重慶市渝中區五一路 400010,
申請訪問簽證，學生或工作許可，你可以通過郵寄方式或親自到使館遞交申請。 移民申請只能通過郵寄方式遞交。
郵寄方式：
將填寫完整的申請表，包括申請費 連同申請材料一起寄往下列地址（申請費應通過郵局匯寄，切勿在郵件中夾寄現金）：
中國北京朝陽區東直門外大街19號 100600
加拿大使館簽證處
讓我們跟隨資深的家宴主人,看看在她操持的一場家宴中,她是如何將好友喂得心滿意足,又如何讓他們之間的感情,隨著每一道美食的上桌而持續升溫。
星期五17:00
“這場家宴,為了紀念曾經的溫暖”
芒果突然想到操辦這場家宴,是在周末下班前的一個小時。她有3位至交好友,3人一直以來都好像好萊塢電影中的密友一般,周末相約在芒果家中聚餐聊天。但那些美好的日子,隨著一人在2年前去往美國而戛然而止,剩下的3個人忙于工作和感情幾乎沒有再聚會過。當一周的工作接近尾聲的這個下午,芒果疲憊的身體中響起了一個聲音,她想要回到圍坐笑鬧的日子,想要找回當時大家的快樂。
于是,芒果像舊日一樣,為這一場家宴發出了一個邀請函。
月有陰晴圓缺,天有風云莫測,準備一席家宴,邀你共度周末。
時間:本周六午餐時間
地點:芒果樂園
備注:可空手而來,也可滿載而至,根據個人喜好,但是請一定帶一個好胃口,不要讓我失望哦!收到請回復確認,如有點菜需求,也請回復此條短信,0.1元/條,不收取額外通訊費用。
你也可以這樣:宴請的朋友類型不同可以制定出不同的邀請函,如果是商務類朋友,可采取更加規范的模式發送邀請函,比如發送實體邀請函,但是這種方式需要做提前準備,最好在家宴的前三天把邀請函送達到受邀人手里,以便對方協調時間參加家宴。如果是比較輕松的朋友關系,邀請函的發送方式可選模式更多,可以像芒果一樣選擇短信群發或郵件通知、QQ留言等。邀請函的語言風格也要隨之改變,注意根據接受邀請函的對象來確定邀請函的風格是穩重還是俏皮。
星期五17:30
“他們喜歡的口味,我了然于心”
不出所料,3位故友第一時間回復了短信。芒果收到回復短信后,開始著手準備菜單。當然,這份菜單不是她自作主張的,而是因為她還清楚地記得這幾位朋友最喜歡的口味。
你也可以這樣:菜譜可以提前制定,在發送邀請函的時候一并發給受邀人,或者可以收集受邀人的意見來制定菜譜,這樣的話更能滿足受邀人的口味。也可以在邀請函中給出幾個家宴主題讓賓客投票選擇,這樣的話做到有的放矢,讓家宴的滿意度大大提高。
星期五19:30
“房間的布置,要熟悉而溫暖”
為了這一次主題是敘舊的家宴,芒果把家里深顏色的東西替換成暖色調,沙發套子、桌布、墻上的照片,都要進行更換和擦拭,把二人主題的照片用友情主題的照片進行部分替換,照片中滿是朋友們幾年前沒心沒肺的笑容。
你也可以這樣:根據不同的主題,確定不同的房間布置風格。如果你準備的家宴主題是清涼夏日,就可以換上以淺色為主的窗簾、桌布等,并可在家宴過程中設置與水有關的小游戲環節。
星期六10:00
“家宴開始前2個小時,他們都來了”
周末的早上9點,一般的上班族都還在享受一周難得的懶覺,但是芒果已經起床準備菜品了。幾年前每周一次的家宴中,芒果從來都是這樣,朋友們笑說她是“田螺姑娘”,她聽著滿心歡喜。
今天,就在芒果準備南瓜豌豆盅時,敲門的聲音卻響了起來。早上10點的訪客可不是在預計之中的,芒果打開門,看見門外站著的,是本該2小時候才出現的3位好友。
“你們怎么來這么早?”芒果驚訝地問。大家笑說:“不能讓你每次都把風頭搶去啊!”說著就抱做了一團。一切過去的時光都在剎那回到他們身邊,但唯一不同的是,3位好友都徑直走到了廚房,而在之前的家宴中,廚房中忙碌的,從來只有芒果一人。
你也可以這樣:可以邀請最好的朋友跟你一同準備家宴,兩三個人即可,既能完成家宴的制作也不會冷落了賓客,以免造成尷尬。但是切忌變成純粹的服務員、傳菜員,因為家宴講究的是融洽氣氛中的溝通,如果主人把自己和幫忙的朋友完全變成服務員則達不到這種效果。
星期六11:00
“讓我分享你們的生活”
在朋友們的幫助下,芒果的準備工作進行得很順利――但也不能說是一帆風順,因為笨手笨腳的LEE,他們幾個朋友中唯一的男性,就總是打翻盤子。
后來,芒果就讓LEE就靠在廚房邊跟大家有一搭沒一搭地說話。大家不怎么聯系的這2年中,已經不再熟悉彼此的生活。誰來了,誰走了,誰被感情傷了心,或者誰在工作中升了職,在閑聊中一一補上。遇到開心的事情,幾個人就肆無忌憚地大笑,遇到難過的故事,沉默的間隙芒果會開個玩笑帶過。日子都是這樣慢慢流淌,朋友也一直都會懂得傾聽。
你也可以這樣:如果在朋友聊天的過程中,遇到了悲傷的話題,作為女主人的你,不應該一味只顧著關心難過的人,而忽視了其他朋友的感受。注意不要讓家宴冷場,也不要讓家宴本應快樂的氣氛DOWN下去。
星期六12:00
“家宴開始,盡興吃喝”
家宴開始的時候,又多了一個客人加入,原來LEE在這2年中已經從一個單身漢變成了一個未婚夫,他的未婚妻也來了。芒果招呼她坐在LEE的身邊,每一次端菜上桌的時候,都會問幾個關于LEE和她感情的八卦問題。LEE的未婚妻很快融入了這個快樂的環境,大家吃吃喝喝的時候,芒果看著這一群喧鬧的人,想著朋友們終將得到曾經他們企盼的幸福。
你也可以這樣:一群人坐在一起不愁沒有話題聊,切磋廚藝,近況寒暄,都是不錯的選擇。如果席間有朋友的“家屬”,那么女主人一定要盡力讓對方融入大家。
星期六12:45
“家宴結束后的驚喜”
飯是吃完了,但是家宴可還沒完,芒果早就拿出了他們以前最喜歡的“大富翁”桌面游戲。就在幾個人“圈地買股”,玩兒得不亦樂乎的時候,芒果的電話響了。接起來之后,電話中是遠在大洋彼岸的LUCIA――他們4位好友中,唯一無法到場的那個。芒果忙把電話調成了免提,幾個人頭挨著頭擠在聽筒邊。
電話中,LUCIA喋喋不休地說起了自己在美國的生活,還不住埋怨幾個好友置她不顧,幾個人圍坐在電話旁嘻嘻哈哈地逗她開心。LUCIA說自己2個月后就會回國,下一次家宴的主題也被定下了,那就是“大西洋的風”。
你也可以這樣:如果事先沒有安排好活動內容,也可以臨時決定。比如一起坐下來聊聊情感八卦或者辦公室的狗血劇情,都是不錯的選擇。目的在于互相的交流,話題的內容隨意一些家常一些都無所謂。
資深家宴主人:芒果 女 28歲 醫藥銷售
資歷都是用經歷換來的,所以說家宴的次數是芒果成為資深家宴主人的必備條件。自從新房子裝修好了之后,芒果就成了專業家宴主人,基本上只要周末有時間,她家就是根據地。芒果心細,做菜也周到,每次家宴的主題風格都不一樣,讓朋友每次參加家宴都不會喪失新鮮感,加上她出神入化的廚藝,雖說是家宴,但是多少都有些私房菜的水準了,就憑這套好手藝,芒果的家宴總是特別受歡迎。但因為一位好友遠赴重洋工作,使得芒果的完美家宴暫停了2年之久,2年后的今天,芒果將要用一次久違的家宴,喚醒舊時好友圍坐歡鬧時的快樂和溫暖。
TIPS
你需要遵守的家宴禮儀
舉辦家宴有一定的禮儀,參加家宴也是一樣,需要注意一些細節的禮儀。
1 按照主人邀請的時間準時赴會,可提前半小時到達,如果因故在宴會開始前幾分鐘到達也不算失禮,但千萬不要遲到,這會顯得對主人不夠尊敬。
2 主人準備家宴的時候,可以自告奮勇幫工,如果主人一再拒絕就“知難而退”,不要強詞奪理“勇往直前”。
3 自己在餐桌上的位置應聽從主人安排。
4 用餐中途不要脫衣,聽主人的安排再開始用餐,不要擅自開始用餐。
5 如果宴會還沒有結束但是你已經用好餐,不要隨意離席,要等主人和主賓用餐結束后依次離席。
6 可攜帶一些精巧的禮物,以慰勞辛苦準備家宴的主人。
7 如事先沒有打招呼,不要輕易改變參加宴會的人數,擅自增減參加宴會的人數十分不尊重主人,有時也會造成不必要的尷尬。
8 如果同行的人員中有小孩,注意對小孩的管教,不可影響到主人準備家宴。