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在社會信息化的大環境下，數字化建設已成為評價一個國家信息基礎水平的重要標志。海洋檔案的管理作為社會信息資源系統的一個重要組成部分，也正面臨著數字化時代的挑戰。隨著電子文件的大量出現，檔案理論界對于電子文件是否應該轉化為檔案材料也從爭論轉為接受，這一革新要求我們改變原有對文件檔案的理解，順應技術發展趨勢，更好地進行海洋檔案管理工作。
1海洋數字檔案的概念和特點
在1996年第十三屆國際檔案大會上，美國的《檔案與博物信息》編輯D.比爾曼以《虛擬檔案》為題，第一次提出了與物理檔案(Physicalarchive)和實態檔案庫(Physicalrepositoriesofarchives)相對應的虛擬檔案(Virtualarchives)。國際檔案理事會對數字檔案的定義是:通常以代碼形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶之上的文件檔案，它的內容只能通過機器來利用，并根據來源原則來組織安排。以此類推，海洋數字檔案就是以代碼數字形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶之上的海洋方面的文件檔案。數字檔案改變了傳統的檔案載體形式與檔案工作意識。數字檔案的載體與傳統檔案的載體有很大區別，包括存貯電子文件、信件、圖紙、報表所形成的軟盤、光盤、硬盤和磁帶等。數字檔案中的信息資料不以傳統的筆墨紙張等直觀的形象出現，而是通過二進制代碼以數字形式存貯，成為肉眼不可直接識讀的記錄符號。檔案信息傳輸平臺數字化，當檔案信息在完成數字化后以數字形式存在時，數字網絡系統就將成為其主要的傳輸平臺，為檔案信息的快速流動提供可能，通常是以網站方式提供相關檔案服務。海洋數字檔案也有著與其他數字檔案相同的特性。
2網絡環境下海洋數字檔案的安全隱患
在數字化的過程中，由于受載體的轉換條件、存貯介質的穩定性和技術操作等因素的影響，容易造成海洋信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。
海洋電子文件的信息共享帶來了一些不安全因素。以計算機為載體的電子文件，不同于以紙張為載體的紙質檔案，它可以不受時間、地點和人員的限制隨意閱讀，并且信息容量巨大，傳輸快捷，這種電子文件的共享性和易用性是其網絡化運作環境決定的，是一種進步和發展。同時，也給海洋電子文件帶來了不安全和泄密因素。
目前的檔案保護規程主要針對紙質載體制成材料的耐久性、保存環境等方面來進行，缺乏對電子檔案長時間可靠保存的經驗與技術。實踐證明紙質載體的檔案在一定的保護條件下可保存達上千年，而電子文件的物理載體壽命卻遠不如紙質檔案，磁性載體檔案的壽命最多只有十多年，光盤載體的壽命也不超過I00年。另外，紙張的損壞很容易被發現，但電子文件載體的損壞只能由設備檢驗。此外，由于信息技術的快速發展，信息保存的格式和載體都在發生變化，使得早期數字檔案難于“閱讀”，例如現在面對一個保存在5英寸軟盤上的Wordstar格式的文件，恐怕大多數讀者都會束手無策，而這只不過是20多年前主流格式與存儲載體。
由于網絡技術本身的安全隱患導致泄密。Internet/Intranet技術本身就不是一種很安全的信息傳輸方式，網絡上的任何信息都是經過重重網站分段傳送至目的地，任何中介站點均可以攔截、讀取、破壞甚至篡改信息。隨著互聯網的發展，互聯網攻擊手段也越來越多，攻擊工具的破壞力越來越強，而安全技術是一種在對抗中被動發展的技術，它總是滯后的，這樣就導致了網絡的脆弱性。此外，網絡硬件也是經常被忽視的但風險極大的泄密途徑，主要方式有電磁泄露、非法終端、搭線竊取·后門程序等。
管理人員不足，技術水平有限。據有關資料顯示，90%以上的檔案管理人員沒有受過正規的計算機安全培訓，他們缺乏計算機與網絡的相關知識，缺乏對檔案信息網絡的安全意識。
3網絡環境下實現海洋數字檔案安全的對策
如前所述，隨著網絡信息技術的迅猛發展和廣泛應用，數字檔案及海洋數字檔案的安全保密問題日益突出，為嚴防密從網泄，確保電子文檔安全，應在管理、網絡安全和信息安全3方面采取有效的安全技術與措施。
3.1管理方面
加大人才培養力度，提高管理人員的技術水平。海洋檔案信息數字化是信息時展的必然趨勢，海洋檔案管理人員要充分認識網絡中的檔案信息，不能認為只要把電腦管好了，信息沒有丟失，就是做好保密工作了。海洋檔案管理人員自身要增強責任感、使命感和危機感，樹立高度自覺的檔案信息安全防范意識。海洋檔案管理人員要更新知識、技能，努力學習掌握檔案現代化管理、計算機和網絡安全等方面的技術，加快從傳統型檔案管理人員向現代化檔案管理人員的轉化。同時，海洋檔案行政管理部門要采取相應措施，從政策、待遇等方面培養和激勵專業技術人才。要通過在職教育、短期培訓和學歷教育等多種渠道和方式，提高和更新在職人員的知識水平和專業技能，充分調動海洋檔案管理人員的積極性、主動性和創造性，為推進海洋檔案信息化建設作貢獻。
制定安全管理制度。在海洋數字檔案安全管理中，除了采用相應的安全技術措施之外，更重要的是海洋檔案管理部門還應當根據相關法律、法規，結合本單位實際，制定、完善一些制度。如，確定本單位檔案信息的安全管理等級和安全管理范圍，制定檔案網絡操作使用規程，用戶身份認證制度，電子文件的接收、保管、檢索、查詢和網絡安全等制度，使安全管理具有可操作性，形成海洋數字檔案信息的安全保障體系。
3.2網絡安全方面
硬件設備安全。涉及海洋電子文檔的計算機應做到專人專用，使用的移動儲存設備也應做到專用，不可混用。對于網絡設備應該盡量使用通過保密檢測的設備，不要盲目追求新產品、新技術，以減少泄密渠道。
操作系統安全。安全的操作系統是網絡安全的重要基礎，因為所有的基本應用和安全措施(如病毒防治、人侵檢測、設置防火墻和安全島)都依賴操作系統提供的底層支持。充分考慮海洋數字檔案操作系統的安全性是我國的國情所決定的，因為許多核心技術我國并不掌握，無法保證國外操作系統產品不存在后門程序。在海洋數字檔案管理用操作系統方面要考慮以下兩點:①采用的產品要具有自主知識產權，且源代碼對政府公開;②定期利用漏洞掃描工具檢測系統漏洞和配置情況，以便及時發現問題。操作系統的安全主要通過增強身份標志與驗證、細化自主訪問控制、用戶職責劃分、強制訪問控制、審計跟蹤和安全管理等方面的措施來實現，這些措施都可以對基本安全功能提供強有力的支持。
安裝殺毒軟件。防病毒必須從網絡整體考慮，主動防御，改變被動劣勢，要樹立“預防為主，防治結合”的觀念。從方便管理人員的工作著手，使其能夠管理網絡上的所有機器，如利用定時查毒功能，對客戶進行掃描，檢查病毒情況;利用在線報警功能，監測網絡上的每一臺機器，出現故障或病毒侵人時，網絡管理人員都能及時知道，并作出反應。
內外網隔離。在內外部網之間，設置防火墻(包括分組過濾與應用)實現內外網的隔離與訪問控制是保護內部網安全最主要的同時也是最有效、最經濟的措施之一。無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能:過濾進、出網絡的數據;管理進、出網絡的訪問行為;封堵某些禁止的業務;記錄通過防火墻的信息內容和活動;對網絡攻擊的檢測和告警。
在必須使用公眾網絡時采用虛擬專用網絡(VPN)技術。VPN能夠利用Internet或其他公共互聯網絡的基礎設施為用戶創建隧道，并提供與專用網絡一樣的安全和功能保障。在互聯網上傳輸數據時，VPN可提供保密和數據加密。如果某機關檔案系統設有兩個或更多分支機構，或者希望用戶遠程訪問檔案網絡，這種方法尤其有用。
3.3信息安全方面
海洋數據備份恢復系統。備份數據可以防止磁盤驅動器出現故障、電源斷電、感染病毒和發生其他事故時丟失數據。一旦發生了數據丟失，如果按照備份規程進行了備份，那么就可以恢復數據。海洋數據備份最可靠的辦法是完全備份和增量備份相結合，例如我們可以每周執行一次完全備份，每天執行一次增量備份。除此之外，還應該選擇不同的數據存儲介質，并將備份介質存放于不同的安全地點。
載體保護。海洋數字檔案的記錄載體由于它的磁性、光學性和磁光性，易受磁場、光線、溫度和濕度等環境影響。海洋數字檔案存儲介質應存放在無強磁場干擾、避光、防塵、無腐蝕性氣體的環境里，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到相關標準的要求。加強工作人員責任心，提高操作能力避免不正確操作。例如，使用標識筆作標注時，會帶來盤面的污損拿取時手法不正確，留下指紋中的油脂、鹽分、微生物等長期依附其上，會腐蝕盤帶。
數字簽名技術。主要包括數字簽署技術和驗證技術，以解決偽造、抵賴和冒充等問題，在存儲和流通過程中，保證了數字檔案的原始性、真實性。目前常用的數字簽名技術有光筆簽名、電子簽名、電子印章、數字指紋、數字水印、數字時間截和數字證書等。
信息加密。加密技術可以確保電子文件內容的非公開性，是保證電子文件機密性的重要方法，其目的是采取某種數字方法經信息偽裝起來，使非法入侵者無法了解信息的真實含義。通常多采用“雙密鑰碼”法。加密通信者各擁有一對密鑰，任何發方可以使用收方的公開密鑰加密明文后向收方發文，收方只用自己知道的解密密鑰解密獲得明文。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文來，這對于傳輸中的電子文檔具有很好的保密和保護效果。
雙套歸檔制。實行“雙套制”保存海洋電子檔案，既在保存海洋電子檔案的同時也保存對應的紙質檔案，這也是在技術水平尚欠成熟的條件下解決海洋電子檔案原始性、真實性問題的一種可行辦法。
海洋數字檔案的銷毀。目前，數字檔案銷毀現狀不容樂觀，銷毀隨意性較大、方法不規范，為信息保密工作留下了隱患。數字檔案的銷毀可分為信息銷毀和載體銷毀兩大部分。數字檔案的信息銷毀即邏輯刪除是通過軟件系統改變載體的狀態，將數字檔案數據從記錄載體上徹底消除的一種方法，對于非保密性的數字檔案可用邏輯刪除的辦法;數字檔案的載體銷毀是將數字檔案的載體連同信息一起銷毀的方法，主要適用于載體、一次寫人不可更改的記錄載體及受損傷不可修復的載體，此方法銷毀比較徹底，不會留下失泄密后患。對應銷毀的在網絡上處于流轉狀態的電子文件、電子檔案，屬于非保密性的可做清除處理;對屬于保密范圍內的，要做徹底清除處理，連信息的微量信號也一點不能留，以防泄密。
一、建立電子檔案信息安全評價指標體系的必要性
信息技術在檔案管理中的廣泛應用，一方面提高了檔案工作的效率，擴大了檔案的社會影響力；另一方面也對檔案工作提出了新的要求，例如存儲介質的不穩定、技術過時、黑客入侵、電腦病毒破壞等都使得電子檔案信息的安全保護面臨著前所未有的挑戰。
在2002年國家檔案局頒發的《全國檔案信息化建設實施綱要》和近期各省市的“十一五檔案信息化建設綱要”中都提出了“檔案信息安全保障體系建設”，但仍缺乏深入、系統的探討。電子檔案信息的安全管理是一個過程，而不是一個產品，我們不能期望通過一個安全產品就能把所有的安全問題都解決。對各檔案管理系統來說，解決電子檔案信息安全的首要問題就是要識別自身信息系統所面臨的風險，包括這些風險可能帶來的安全威脅與影響的程度，然后進行最充分的分析與評價。只有采用科學有效的模型和方法進行全面的安全評價，才能真正掌握內部信息系統的整體安全狀況，分析各種存在的威脅，以便針對高風險的威脅采取有效的安全措施，提高整體安全水平，逐步建成堅固的電子檔案信息安全管理體系。
二、電子檔案信息安全評價指標體系的組成
電子檔案信息系統是一個復雜的系統工程，既有硬件，又有軟件，既有外部影響，又有內部因素，而且許多方面是相互制約的。因此，必須有一個規范的、統一的、客觀的標準。根據國內外的電子檔案信息安全評估標準，國家對電子檔案信息和網絡信息系統安全性的基本要求，結合電子檔案管理和網絡管理經驗，綜合考慮影響電子檔案信息安全的各種因素，建立電子檔案信息安全評價指標體系。該體系主要包括五個大項二十個小項的評價指標。
1、物理安全評價指標
物理安全是指存儲檔案信息的庫房、計算機設備及管理人員工作場所內外的環境條件必須滿足檔案信息安全、計算機設備和管理人員的要求。對于各種災害、故障要采取充分的預防措施，萬一發生災害或故障，應能采取應急措施，將損失降到最低。物理安全包括環境安全、設備安全和載體安全三個方面。
(1)環境安全：主要指存儲檔案信息的庫房、計算機機房周圍環境是否符合管理要求和是否具備抵抗自然災害的能力，如庫房是否建在電力、水源充足，自然環境清潔，通訊、交通運輸方便的地方；有無防火、防水措施；有無監控系統；有無防雷措施等。
(2)設備安全：主要是指對電子檔案信息系統設備的安全保護，包括設備的防盜、防毀、防電磁信息輻射泄漏、防止線路截獲、抗電磁干擾及電源保護等。
(3)載體安全：保證設備安全的同時，也要保證載體安全，要對載體采取物理上的防盜、防毀、防霉等措施。
2、管理安全評價指標
安全管理在電子檔案信息安全保障中起著規范和制約的作用，科學的管理理念加上嚴格的管理制度才能最終保證電子檔案信息的安全。電子檔案信息的管理安全評價指標具體包括：
(1)專門的檔案信息安全組織機構和專職的檔案信息安全管理人員：檔案信息安全組織機構的成立與檔案信息安全管理人員的任命必須有相關單位的正式文件。
(2)規章制度：包括有無健全的電子檔案信息安全管理規章制度；檔案信息安全人員的配備、調離是否有嚴格的管理制度；設備與數據管理制度是否完備；是否有登記建檔制度；是否有完整的電子檔案信息安全培訓計劃和培訓制度；各類人員的安全職責是否明確，能否保障電子檔案信息的安全管理。
(3)是否有緊急事故處理預案：為減少電子檔案信息系統故障的影響，盡快恢復系統，應制定故障的應急措施和恢復規程以及自然災害發生時的應急預案，制成手冊，以備及時恢復系統運行。
3、網絡安全評價指標
越來越多的電子檔案在網絡上傳輸，而網絡作為一種構建在開放性技術協議基礎上的信息流通渠道，它的防衛能力和抗攻擊能力較弱，可能會遭受到病毒、黑客的襲擊。為了保證電子檔案的安全必須保證其傳輸的媒介——網絡的安全，網絡安全評價指標包括以下幾個方面：
(1)是否有計算機病毒防范措施
(2)是否有防黑客入侵設施：主要是設置防火墻和入侵檢測等設施。
(3)是否有訪問控制措施：訪問控制是指控制訪問網絡信息系統的用戶，當用戶之間建立鏈接時，為了防止非法鏈接或被欺騙，就可實施身份確認，以確保只有合法身份的用戶才能與之建立鏈接。
(4)是否有審計與監控：審計與監控是指應使用網絡監控設備或實時入侵檢測設備，以便對進出各級局域網的常見操作進行實時檢查、監控、報警和阻斷，從而防止針對網絡的攻擊與犯罪行為。
4、信息安全評價指標
在網絡能夠正常運行的基礎上，我們要保證在系統中傳輸、存貯的電子檔案信息是安全的，不被截取、篡改或盜用。
(1)是否采取加密措施：檔案的本質屬性是原始記錄性，而計算機和網絡的不穩定性使得電子檔案信息的這一特性難以保證，而且有些電子檔案信息有密級限制，不能公開在網絡上傳輸，所以電子檔案信息在網絡傳輸時必須通過加密來保證其安全。
(2)是否有數據完整性鑒別技術：網絡上的傳輸使得電子檔案信息的完整性無法保證，黑客的攻擊可以改變信息包內部的內容，所以應采取有效的措施來進行完整性控制，這對于電子檔案信息來說至關重要。
(3)是否確保信息數據庫的安全：一個組織最核心的信息通常以數據庫的形式保存和使用，保證數據庫安全對于電子檔案信息來說有重要的作用。
(4)是否有信息防泄漏措施：信息防泄漏包括信息審計系統和密級控制兩方面。信息審計系統能實時對進出內部網絡的信息進行內容審計，以防止或追查可能的泄密行為；另外，可以根據信息保密級別的高低劃分公開范圍，并對用戶劃分訪問權限，進行分組管理。
(5)是否有防抵賴技術：防抵賴技術確保用戶不能否認自己所做的行為，同時提供公證的手段來解決可能出現的爭議，它包括對數據源和目的地雙方的證明，常用方法是數字簽名。
5、系統安全評價指標
這里的系統安全是指計算機整個運行體系的安全。在計算機上處理信息時，硬件、軟件出現故障或誤操作、突然斷電等都會使正在處理的信息丟失，造成無法彌補的損失。所以我們需要采取一系列措施保證系統的穩定，確保信息的安全。計算機系統安全評價指標有：
(1)是否有系統操作日志：系統操作日志詳細記錄了系統的操作狀況，以便事后分析和追查系統損壞的原因，為系統提供進一步的安全保障。
(2)是否進行系統安全檢測：運用系統安全檢測工具對計算機和網絡進行安全檢測，可及時發現系統中存在的漏洞或惡意的攻擊，進而采取有效的補救措施和安全策略，達到增強網絡安全性的目的。
(3)是否有操作系統防破壞措施：操作系統集中管理系統的資源，是計算機系統賴以正常運轉的中樞，它的安全性將直接影響到整個計算機系統的安全。操作系統應當建立某些相對的鑒別標準，保護操作系統本身在內的各個用戶，阻止有害功能的運行。
(4)是否進行系統信息備份：日常備份制度是系統備份方案的具體實施細則，應嚴格按照制度進行日常備份，否則將無法達到備份方案的目標。
(5)是否有災難恢復系統：當系統因人為或自然因素受到破壞時，我們應保證能夠盡快地恢復正常工作，把損失控制在最小范圍內。
三、電子檔案信息安全評價指標體系權重確定方法
用若干個指標進行綜合評價時，其對評價對象的作用，從評價目的來看，并不是同等重要的。指標越重要，權的數值就越大；反之，數值小則可以說明其重要程度相對較低。
合理地確定和適當地調整指標權重，體現了系統評價指標中各因素之間的輕重有度、主次有別，更能增加評價因素的可比性。在安全評價中，具體確定權重的方法很多，如德爾菲法、主成分分析法、層次分析法、環比法等。其中，層次分析法比較適用于電子檔案信息安全的評價。
層次分析法的核心是對決策對象進行評價和選擇，并對它們進行優劣排序，從而為決策者提供定量形式的決策依據。它充分利用人的分析、判斷和綜合能力，適用于結構較為復雜、決策準則較多且不易量化的決策問題。它將定性分析和定量分析相結合，具有高度的簡明性、有效性、可靠性和廣泛的適用性。而電子檔案信息安全指標體系因素多、主觀性強且決策結果難以直接準確計量，因而可以用層次分析法來確定指標體系的權重。層次分析法的基本步驟是：
1、將復雜問題概念化，找出研究對象所涉及的主要因素；2、分析各因素的關聯、隸屬關系，構建有序的階梯層次結構模型；3、對同一層次的各因素根據上一層次中某一準則的相對重要性進行兩兩比較，建立判斷矩陣；4、由判斷矩陣計算被比較因素對上一層準則的相對權重，并進行一致性檢驗；5、計算各層次相對于系統總目標的合成權重，進行層次總排序。
四、電子檔案信息安全評價指標體系綜合評價方法
綜合評價是指對被評價對象進行客觀、公正、合理的全局性、整體性評價。可以用作綜合評價的數學方法很多，但是每種方法考慮問題的側重點各有不同。鑒于所選擇的方法不同，有可能導致評價結果的不同，因而在進行多目標綜合評價時，應具體問題具體分析。根據被評價對象本身的特性，在遵循客觀性、可操作性和有效性原則的基礎上選擇合適的評價方法。在信息安全領域，目前存在的綜合評價方法有信息系統安全風險的屬性評估方法、模糊綜合評價方法、基于灰色理論的評價方法、基于粗糙集理論的評價方法等。對于這些方法，目前還沒有評論認為哪一種方法更適用于信息安全領域的綜合評價。鑒于此種情況，本指標體系采用模糊綜合評價方法。
模糊綜合評價就是以模糊數學為基礎，應用模糊關系合成的原理，將一些邊界不清、不易定量的因素定量化，進行綜合評價的一種方法。從評價對象來看，用模糊綜合評價方法來評價信息安全系統是可行的。首先，對于信息的安全管理而言，“安全”與“危險”之間沒有明顯的分界線，即安全與危險之間存在著一種中間過渡的狀態，這種中間狀態具有亦此亦彼的性質，也就是通常所說的模糊性。因此在安全的刻畫與描述上大多采用自然語言來表達，而自然語言最大的特點是它的模糊性。另外，電子檔案信息安全評價中，對一些評價要素的評價是具有模糊性的。如組織管理中的評價很難量化，一般只能用“好”、“一般”、“差”等等級概念來描述，具有較強的模糊性。而且一些評價要素受外界環境的影響較大，具有不確定性，如網絡攻擊、安全設施失效、人為失誤等偶然性較大，難以準確評價。對于這些模糊的、不確定性的問題通常采用模糊數學來研究。模糊綜合評價方法就是在對多種因素影響的事物或現象進行總的評價過程中涉及到模糊因素或模糊概念的一種評估方式，它通過運用模糊集合中隸屬度和隸屬度函數的理論來刻畫這種模糊性，以達到定量精確的目的。
總之，模糊綜合評價方法是一種適用于在信息安全管理方面進行系統評價的可行方法，其基本步驟為⑦：
1、確定評價集。評價集是以評判者對被評價對象可能做出的各種總的評判結果為元素組成的集合，例如我們可以對電子檔案信息安全評價采用五個等級的評語集合(很好，好，較好，一般，差)。
2、建立因素集。因素集是以影響評判對象的各種因素為元素組成的集合，在本文的電子檔案信息安全評價體系中，主因素層的因素集有物理安全、管理安全、網絡安全、信息安全和系統安全五個指標，其下層又有各自的影響因素集，由各自的具體影響指標組成。
3、建立權重集。由于各評價要素在評價中的重要程度不同，因而必須對各要素按其重要程度給出不同的權重，權重集通過層次分析法確定。
（一）在檔案管理中沒有處理好紙質檔案和數字化檔案雙軌制管理的問題
隨著數字化檔案的快速發展，數字化檔案信息的總體規模在逐漸擴大，其數量已經達到甚至超過了紙質檔案，為了對兩種檔案加以區別，并發揮最大的管理效益，需要在檔案管理中對紙質檔案和數字化檔案實行雙軌制的管理。但從目前的數字化檔案信息的管理情況來看，雙軌制管理的推行存在一定的阻力，雙軌制沒有真正得到落實和實行，沒有取得預期的效果。
（二）由于互聯網的發展，數字化檔案信息資源面臨著一定的安全威脅
由于互聯網技術的發展，為了發揮數字化檔案信息資源的作用，可以通過互聯網調取所需的數字化檔案。這種做法的好處在于可以使數字化檔案信息資源得到共享，提高其利用率，但是確定是對于有些機密的數字化檔案信息缺乏有效的保護手段，使得網絡黑客可以侵入檔案管理系統，竊取機密的數字化檔案信息資源，所以，對于數字化檔案信息資源面臨的安全威脅，必須著力解決。
二、解決數字化檔案信息資源管理存在問題的對策分析
考慮到當前數字化檔案信息資源的重要性，我們必須采取相應的對策解決目前數字化檔案信息資源管理中存在的問題，使數字化檔案信息資源管理取得預期目的，實現數字化檔案信息資源管理的最佳效益。隨著數字化檔案信息資源規模的擴大，在解決數字化檔案信息資源管理問題時，一定要考慮到其實際運行情況，做到優化管理措施，創新管理手段，有效堵塞數字化檔案信息資源管理的漏洞。解決數字化檔案信息資源管理存在問題的對策，主要應采取以下幾種措施：
（一）在檔案管理工作中，必須對數字化檔案信息資源管理有足夠的重視
在檔案管理中，數字化檔案信息資源的重要性日益突出，我們必須對其重要性引起足夠的重視，主要應該采取概念宣貫和理念灌輸的方式，從根本上明確數字化檔案信息資源的重要性。從目前的檔案管理中可以看出，只有觀念上重視了，才能保證管理工作得到很好的開展。所以，必須對數字化檔案信息資源管理采取足夠的重視態度，從檔案管理理念上推動數字化檔案信息資源管理工作的開展。
（二）有效解決檔案管理工作中紙質檔案和數字化檔案信息資源雙軌制管理的難題
對待數字化檔案信息資源管理的有效做法是實行檔案雙軌制管理，逐步提高數字化檔案信息資源管理的力度。對于目前檔案管理工作中紙質檔案和數字化檔案信息資源雙軌制管理推進速度慢，推進效果不理想的問題，我們要制定具體的數字化檔案信息資源管理制度，并創新檔案管理手段，實現對數字化檔案信息資源與紙質檔案的雙軌制管理，保證檔案雙軌制管理有效推進。
（三）對關鍵的數字化檔案信息資源實行加密處理，保證數字檔案的安全性
在目前的數字化檔案信息資源中，為了預防關鍵檔案信息泄密，要采取信息加密措施，并升級數字化檔案信息資源管理系統，從根本上保證數字檔案的安全性。為了有效應對網絡黑客對關鍵數字化檔案信息資源的竊取，我們要完善并加強硬件網絡設施，同時采取先進的數學算法和加密手段，保證關鍵數字化檔案信息資源得到有效保護。通過實踐證明，這種加密手段是行之有效的。
三、提高數字化檔案信息資源管理效益的具體措施分析
上文分析了目前數字化檔案信息資源管理存在的問題，以及解決數字化檔案信息資源管理存在問題，從中可以看出，數字化檔案信息資源的重要性日益突出，必須采取可靠的手段不斷提高數字化檔案信息資源管理的效益，滿足數字化檔案信息資源管理的目標。實踐證明，要想提高數字化檔案信息資源管理的效益，就應該從以下幾個方面入手：
（一）將數字化檔案信息資源管理和紙質檔案管理一起，納入到統一的標準化管理體系中來
實踐證明，在檔案管理中，要想提高管理效益，就要建立統一的標準化管理體系，實行統一管理，發揮管理效益。對于數字化檔案信息資源管理而言，要和紙質檔案一起，建立統一的標準化管理體系，完善檔案管理雙軌制。
（二）建立并完善數字化檔案信息資源管理數據庫，保證數字化檔案信息資源管理的有效開展
由于數字化檔案信息資源規模逐漸擴大，涉及種類多數據龐雜，為了實現有效管理，建立數據庫是未來發展的趨勢。所以，要建立并完善數字化檔案信息資源管理數據庫，有效開展數字化檔案信息的管理工作。
（三）統一數字化檔案信息資源存儲格式，便于數字化檔案信息資源的實際使用
為了提高數字化檔案信息資源在數據庫中的存儲效率，節省存儲空間，便于用戶實際調用，我們應該統一數字化檔案信息資源存儲格式，保證在數據庫中以同一種格式出現，便于存儲和利用。
（四）加強數字化檔案信息資源的安全管理建設，保證信息安全
數字化檔案信息資源中包含一些機密的信息，所以我們必須加強安全管理建設，要提高安全管理登記，保證關鍵數字化檔案信息的安全，保證這些機密信息不發生泄漏。
（五）培養數字化檔案信息資源管理專項人才，不斷提高管理人員素質
1.1便于檔案資料存儲
在傳統的檔案管理模式下，原始的檔案文件都是以紙質媒介進行整理、錄入和存儲，但紙質檔案由于自身特點，容易受到外界影響而發霉、丟失和毀壞，再加上經常的翻閱利用，很難長時間進行保存，給高校檔案管理工作帶來消極影響，同時也增加了單位管理成本。而對相關原始檔案進行信息化處理，可將原始檔案轉化為數字化的方式進行存儲，不僅可極大節省存儲空間和成本，還可最大限度地實現永久保存。
1.2實現檔案數字資源共享
隨著計算機技術和網絡技術的不斷發展進步，相關高校檔案館可利用網絡對本單位檔案數字資源進行資源共享，打破傳統檔案管理模式下時間、空間的限制。另一方面，相關需求人員剛可利用網絡進行有計劃、有效率、有針對性地搜索相應的開放檔案，可更大限度地實現高校檔案信息資源的共享，將高校檔案機構打造成為“永不關門”的檔案室。
1.3節約大量人力財力資源
傳統高校檔案管理模式下，需要投入大量的人力物力財力進行檔案整理、存儲和打印。而在實現檔案數字化建設之后可一次投入重復利用，不用再重復進行紙質檔案保存和復印，不僅節省了占地空間，還節約了保管費用。另一方面，讓管理人員直接進行電子文檔拷貝，將計算機和網絡的潛能充分利用和發揮出來，有效避免了反復印制資料而造成的紙張浪費和人力投入。
2高校檔案數字化建設中存在的問題
2.1對檔案數字化建設不夠重視
隨著高等教育事業和高校檔案事業的迅速發展，越來越多的高校師生已經開始關注并了解高校檔案管理工作，并開始引起高校相關領導的重視。但由于數字化建設尚屬于初始發展階段，很多學校領導對于高校檔案管理工作仍停留在傳統觀念上，缺少對檔案數字化建設的正確認識，甚至仍然存在一些錯誤偏見。
2.2缺乏高素質復合型檔案人才
高校檔案數字化建設對高校檔案管理人才提出了更高要求，不僅僅需要熟練掌握傳統檔案管理技能，還必須掌握自動化、數字化、網絡化技術，成為不僅懂傳統檔案管理業務，又掌握現代數字技術的復合型綜合人才。然而，目前我國高校檔案管理人員整體素質普遍不高，現有的檔案管理人員專業知識單一且嚴重缺乏現代信息技術知識，難以適應信息化時代下高校檔案數字化建設和發展的需要。
2.3檔案數字化建設經費投入不足
高校檔案數字化建設順利開展的重要支撐就是必須具備專業的軟件和硬件設施，如果沒有這些作為基礎的話，就難以對現有原始檔案進行數字化管理和處理，導致檔案數字化建設只能是紙上談兵。在現實中，由于目前高校檔案工作經費投入不足，用于檔案數字化的資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數字化建設的全面開展。
3新形勢下推進高校檔案數字化建設的有效策略
3.1提高高校檔案數字化建設的思想認識
隨著數字技術的不斷發展和高等教育改革的深入改革，高校檔案數量和形式不斷增加，進而在一定程度上使高校檔案管理人員面臨著更為艱巨的工作任務。同時，由于高校自身社會功能日益增多，都對高校檔案管理工作思想觀念提出新的挑戰。因此，高校領導干部必須轉變思想觀念，正確認識到提高檔案數字化建設對高校各項事業發展的促進作用，明確職責，加強對檔案數字化建設工作的重視，有力推進高校檔案數字化建設發展進程。
3.2提升檔案管理人員數字化技術水平
高校數字化建設作為一項長期的系統性工作，不是僅憑借幾個檔案管理人才或計算機技術人員就可順利完成，需要所有檔案工作人員的共同參與和配合。面對檔案數字化的不斷發展，高校必須重視并提升檔案管理人員數字化技術水平。為此，作為檔案業務指導部門，一方面必須加大檔案管理優秀人才的引進力度，進而為高校提供更多高素質的專業優秀人才。另一方面，應加強對事業單位檔案管理人員專業知識的培訓，針對不同對象的不同需求，開設系統的培訓內容供檔案工作人員學習。最后，高校檔案管理工作人員必須樹立終生學習的觀念，主動進行繼續教育，從自身實際出發，采取自學提高與脫產培訓相結合的方式提高自身素質。
3.3加大對高校數字化檔案建設的資金投入
由于我國的許多高校對檔案數字化建設的重要性沒有足夠認識，在現實中，由于目前高校檔案工作經費投入不足，用于檔案數字化的資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數字化建設的全面開展。隨著現代信息技術的迅速發展，檔案軟件更新換代的速度不斷加快，這在一定程度上要求高校檔案數字化建設必須重視加大對高校檔案信息化建設的資金投入力度，在資金預算、人才引進種技術配套方面盡量解決所需的經費，盡可能保證這項工作可順利實現。與此同時，應將資金投入納入到單位經費規劃系統中，可確保信息化建設的長期開展。
3.4保證高校檔案數字信息的安全可靠
隨著高校檔案數字化建設工作不斷發展，對高校檔案信息的安全提出了更高要求。一方面，高校必須制定嚴格的安全保密制度，并不斷提高高校檔案管理人員的安全防范技能和安全保密意識。另一方面，應采用較為先進成熟的檔案管理系統和檔案處理機制，將相關責任落實到個人。最后，必須建立嚴格的檔案監控機制，引入切實有效的網絡安全技術手段對“病毒”和“黑客”等行為進行預防和監控，確保高校檔案數字信息的安全可靠。
4結語
本文系統所涉及關鍵技術主要包括：.NET、XML、及WebServices等技術。
技術
以“軟件”作為核心概念，提供了一個綜合性商業平臺，有效實現了對互聯網各項服務的訂閱。該技術特點如下：1）跨平臺。能夠同時支持開放式互聯網標準及有關協議；2）互操作性良好。支持20種以上的語言環境，幾乎所有語言均能采用.Net環境；3）可操作性強。.Net語言首先利用所選語言環境加以編譯，利用JustInTime即時編譯器將其轉換為可識別代碼，實現了不同平臺下的可操作性；4）.Net技術通過運行過程中加強資源對象的管理，確保了其安全性；5）.Net環境對常用服務，如HTTP、SOAP等均提供了支持，通過Internet標準及相關協議的支持，可以及時獲取遠程服務器有關信息，實現了應用界面的遠程交互性。本文系統設計采用的是.NET應用體系架構，所采用的開發工具為。主要負責在.NETFramework平臺中進行數據存儲，以便通過該平臺進行分布式數據共享應用程序的構建。利用新型數據訪問技術，將數據訪問同數據查看、操縱等相互分離。
2XML技術
XML同HTML具有一定的相似之處，但XML更關注內容結構表示及組織，不僅僅局限于對布局的描述，也關注數據傳輸流程及其處理。XML屬于語言范疇，同SGML屬于子集和父集之間的關系，且其能利用自身可擴展、可移植等特點，在不同領域中得到應用，滿足用戶的不同應用需求，并實現有效的互動，具有安全、穩定、實用性、互動性強等諸多優點。當前，XML技術的應用領域極廣，主要包括：1）屬于標準化的數據格式；2）以結構、內容、數據源分離等為依據，相同的XML可采用不同方法；3）XML無需依賴某些應用，因而適用于多種應用平臺間異構數據的整合、交換；4）XML網絡服務可通過分布式計算，實現由局域網到互聯網之間的有效延伸，為多種資源、應用、數據庫及網站之間搭建了無縫連接的橋梁。
技術
負責.NETFramework平臺的數據存儲，以便在該平臺中構建分布式數據共享程序。對于的Web應用程序而言，其中各組件間并無相互連接的情況。瀏覽器通過服務器發出相應的請求頁面，經處理后發送到該頁面，服務器不再同瀏覽器連接，直至下次請求發生。若組件間需進行數據共享，必須將二者連接，或需要在組件間設計能夠傳遞數據的方式。由此采用了開展數據訪問，是通過有節制使用連接的結構作為中心加以設計的，應用程序同數據庫相連的時間只夠對數據進行獲取或更新。由于數據庫并未為多數空閑連接所占用，因此，能夠為更多的用戶提供良好的服務。由此可見，該技術與XML的結合，使得其在環境中的數據操作更高效、更便捷。
4WebServices技術
該技術為異構網絡程序提供了一種有效的分布式計算方法，可運行于經因特網連接下的應用集成。該技術標準規范擁有獨立性的編程語言及軟硬件平臺，服務商為透明狀態。WebService是建立在標準技術基礎上的，其可被視為一個部署部件，其在網絡環境下實現時需要建立在XML基礎上，并在互聯網、SOAP協議下進行遠程調用。利用XML技術，該技術能夠提供WSDL語言，經包裝服務、集成的描述，找到能夠在互聯網提供服務的相關企業或機構所出具的信息，利用HTTP，結合SOAP協議，對WebService進行訪問。
二系統結構功能的設計與實現
1基于.NET的體系架構
本文系統采用的是基于.NET平臺的開發環境，主要包括三層：1）表現層。該層用以在用戶瀏覽器中對用戶界面進行顯示。該層需要通過適當的形式，對業務層所發送信息進行顯示，同時，負責獲取用戶所輸入的數據信息，并對數據進行校驗，將其發送給業務層；2）業務層，包括外觀層與邏輯層，屬于整個體系架構的分層中介，也是最關鍵一層。該層負責為表現層提供其所需的業務功能，也負責提供調用該函數數據訪問層所提供的訪問功能；3）數據訪問層。該層位于系統底部，用以實現同數據庫之間的互動，即數據的檢索、插入、修改、刪除等功能，以便為業務層提供相應的服務。
2功能模塊的設計
系統包括四大功能模塊：1）用戶登陸模塊。用戶通過該模塊登陸系統，并進行維護或管理操作，需要對訪問權限進行設定，以保障系統的安全性；2）檔案管理模塊。該模塊負責進行檔案的搜索，目錄的添加、修改與刪除，同時，為便于日后查看，會將所有變更操作記錄在日志之中，以便對檔案信息進行有效管理；3）數據管理模塊。該模塊主要負責數據的備份與維護；4）系統管理模塊。主要為系統管理員提供操作權限，如密碼、日志、用戶、參數的管理，檔案信息的鑒定與銷毀，用戶的退出、注銷或切換。
3系統主要功能的實現
1）登錄功能的實現。系統登錄模塊屬于系統的入口，只有具有權限的用戶方可進入系統中，即用戶名、密碼均正確方可使用該系統。用戶在登陸過程中，借助于DataSet、SqlConnection、SqlCommand等控件，同數據庫進行連接，連接之后發送相應的SQL語句，對用戶信息進行獲取，再對比所返回的DataSet數據、權限信息等，確保用戶能夠成功登陸權限頁面，對于無權限用戶，則登陸錯誤。2）增加檔案信息。在系統界面中，對添加檔案信息列表進行點擊，即可成功進入界面，可上傳所需添加的檔案圖片、掃描件等材料，上傳后應對檔案管理截面瀏覽選項進行點擊，并對所上傳資料進行查閱。3）編輯檔案信息。進入檔案信息編輯界面，加載信息模板，通過指向XML架構的Schema，判斷模組控件是否對應，若對應，則可對文字、關鍵詞、智能標簽、任務窗口進行編輯，若不對應，則直接退出。4）檔案信息的查詢。檔案信息查詢的實現主要是利用包括所有Document類型的對象，顯示于控制臺上，采用類、特征對表、列進行替代，采用類名對表進行代替，利用特征對列進行代替，在關聯對象間展開查詢。5）打印功能的實現。系統是否能夠打印也十分重要，由于電子檔案管理系統所需打印的信息頗多。因此，本文系統編寫了打印接口，利用一個打印基類實現該接口，為各個打印編寫相應的工具類，對這些基類進行繼承，由于各個打印難以完全保持一致，有些打印需進行特別處理，因此，可利用重寫該基類，實現對于特殊效果的打印。這樣有助于對打印工具類進行集中性管理，以便后續打印表單較多時，對系統進行擴展，無需修改系統框架即可實現。
三結論
在當前信息化環境下，招投標檔案數字化后，有效的提高了檔案管理的效率，在對檔案利用時有了更大的便利條件。但招投標檔案數字化過程中，也面臨著較大的壓力和挑戰。首先，長期以來檔案管理人員因循守舊的思想很難改變。由于信息化環境下，招投標檔案的數字化其先進性和科學性是傳統檔案所無法比擬的，其無論是收集方式、管理方式還是利用方式都發生了較大的變化，但長期以來在傳統檔案管理工作中，檔案管理人員謹小慎微及因循守舊的思想和觀念在受到來自于檔案數字化變革的沖擊下，本能的會產生抗拒，在工作中就會有消極的情緒存在，不利于檔案數字化管理工作的正常開展;其次，在配套設施上，包括檔案數字化后所需要的信息生產設備、信息存儲設備和信息管理設備，同時還需要軟件、網絡和信息安全保障，但在目前很多招投標機構中這些系統配套都存在著嚴重的不足，從而無法更好的滿足招投標檔案數字化的要求。由于當前軟件開發時往往只是面對單一的檔案管理部門，這就導致檔案信息系統缺乏統一性和規范性，不能更好的滿足檔案信息共享性的要求，制約了檔案數字化的進程。特別是在當前信息化環境下，網絡和信息安全問題尤為突出，這對于招投標檔案數字化管理帶來較大的較大的安全隱患。最后是檔案管理工作中缺乏統一的規范和標準。這就在很大程度上導致檔案數字化水平處于較低的水平，更是不能與當前信息化環境下對檔案管理的新要求相適應。另外當前招投標機構中信息處理復合型人才較少，由于人員信息化水平較低，不能更好的對數字化設備進行操作，從而無法將數字化的優勢更好的體現出來。
二、信息化環境下招投標檔案數字化管理的創新
(一)管理與理念創新
隨著科技的快速發展，人類社會的不斷進步，人民群眾對檔案信息的利用要求越來越高。就拿招投標檔案而言，很多企業都有訴求反映到招標單位，如果能方便的瀏覽過去在該單位的投標記錄和投標文件，企業愿意為此支付費用。所以在管理上，要考慮滿足個人和企業法人的需求，在理念上，檔案不再是“包袱”，它也可以創收。之前憑介紹信到窗口查閱的非保密檔案，完全可以利用信息網絡平臺，電子商務交易辦法處理，輔以個人、法人身份驗證，屆時，用戶瀏覽授權內的網站就如同網購一樣方便。
(二)技術與架構創新
應充分利用云計算技術、物聯網技術、大數據技術及移動互聯網技術對檔案數字化進行技術升級與架構創新。基于云計算的數字檔案管理系統主要由云計算數字檔案管理應用程序，數字化檔案管理節點，計算機專用網絡、信息安全設備等構成。利用物聯網的RFID技術可將電子檔案與紙質檔案完美結合，一一對應。基于大數據的數據挖掘與數據分析技術，則為檔案信息化增值服務提供了想象空間。招投標雙方能夠從歷史文件庫中找到與當期項目相似的案例，對于招投標文件的理解，對于招投標工作的組織，都是非常有利的。
(三)規范與流程創新
真正把招投標工作和檔案管理工作以及數字化技術結合起來，需要更新標準、再造流程。《電子招標投標辦法》雖然對電子招投標的歸檔也進行了約束，但還是從大框架上給的要求。實際操作上，很多檔案工作都是事后再次歸口相關人員整理。如能夠更新一下流程，把招投標工作的任何一項活動記錄文件都作為檔案組成因子，自動操作、隨時歸檔，那么當一次招投標實例完成時，全部歸檔工作就自動完成。一切都可以靠程序完成，不再依賴人工，即提高效率又降低了人為錯誤。除了在招標機構內部考慮電子招投標與歸檔的實時結合，還可以由專業檔案部門考慮各部門各機構檔案數據的統一入庫整合，這都是標準流程適應招投標檔案數字化管理發展需求的體現。
三、結束語
2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發的《全國檔案事業發展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現代化建設研討會上宣布：十五期間，我國將加快數字化檔案館的建設。由此，傳統檔案館數字化建設的問題引起了人們的關注，并且有一些檔案館已經開始對此投資建設。我們認為，傳統檔案館的數字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環節進行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規劃和解決好檔案館的數字化之路，為今后的數字化檔案館進而是數字檔案館、虛擬檔案館的建設打好基礎。近年來，我們臨海市檔案部門在數字化建設方面進行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數字化建設也給檔案工作帶來了極大的方便。
首先我們充分認識到檔案數字化建設的緊迫性
1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
2、形勢發展的需求
21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數字檔案館是數字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，數字臨海就不是真正意義上的數字臨海。所以，要建設數字臨海，首先要建設數字檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強烈需求
當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是僻遠山區的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數字化建設的內容
1、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平
目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平
檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
3、有重點地抓好數據庫建設
目前，我們臨海檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。
三、檔案數字化建設的步驟
1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數據庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數字化建設十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地市經濟建設和社會發展的良好環境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮兩級機關和企事業單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統或其它綜合信息管理系統。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外依托市政府OA網上辦公系統，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。
參考資料
1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《中國檔案報》2000年第547期
1.1減輕了歷史檔案的損傷我國農業科研工作起步較早，農業科研檔案的保存工作也同時起步，因此檔案室內的部分科研檔案具有一定的存儲歷史，有的檔案儲存時間已有50~60a，紙張的質量與字跡都已經發生了改變，每一次翻閱都可能會造成一定程度的損壞，但是又不能一味追求保存而不參與借閱，致使檔案失去存檔價值。檔案數字化管理的應用，在一定程度上減輕了對歷史檔案的損傷，將檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，形成一個有序結構的檔案信息庫，既提高了查閱速度，又避免了對非目標文件的翻閱，在一定程度上保護了檔案。
1.2防止丟失與排放混亂檔案管理工作自檔案材料交接到檔案工作者手中的時候就正式形成了，并在規定程序下對檔案進行移交、存檔，每一份檔案都有自己所在位置與范圍，錯放、丟失都會影響檔案管理工作。因此，檔案一經存檔，就要確保其所在編目位置，盡量避免錯放，以減少混亂現象發生；在對檔案進行錄入后，只有成為目標文件時才會被查閱，減少查閱該文件時與其他相似文件混淆。而利用計算機系統直接對電子檔案進行查檔，檢索系統直接生成文件內容，可以有效防止檔案的混亂排放，減少丟失現象的發生。
2提高農業科研檔案數字化管理水平的主要措施
2.1建立健全各項規章制度農業科研單位在遵照國家相應法律法規規定的前提下，制定適合本單位實際情況的檔案管理制度。一方面，使檔案的收集、整理、立卷歸檔，保管、統計、借閱、利用以及安全、保密等各個環節有章可循，有力地促進檔案管理的規范化，方便檔案管理工作進行量化考核；另一方面，提高檔案管理的保密力度。進一步提高管理人員的責任意識，牢固樹立“保密工作無小事”的觀念，在實際執行中，不斷完善規章制度，確保農業檔案管理的規范化、制度化。
2.2加大投入力度，配備相應的硬件設施傳統檔案基本上是以紙質或照片的形式存在，需要通過錄入、掃描等工作進行數字化處理，才能生成數據庫資源進行儲備，最終實現檔案的數字化管理。因此，現代化硬件設施、電子設備等資源是檔案數字化的基礎。要及時配備檔案管理所需的設備，并對老化的設備進行更換，充分發揮現代科技在檔案管理中的作用。而對檔案管理的投入程度，直接反映出對此項工作的重視程度，這就需要農業單位的重視，作為一項系統工作來抓。
近年來，全國城建檔案館在檔案信息化建設方面都作了大量的工作，經歷了從單一到綜合，從獨立到網絡，從內部到Internet的發展過程，建立了相應的計算機管理系統，發揮了較大的作用。天津城建檔案館為了適應發展，一直十分注重進行檔案管理的現代化建設，致力于將最新的計算機技術運用于檔案工作。1997年成立了《城建檔案信息計算機光盤管理系統》課題小組。并于1999年與“北京高電光盤技術聯合公司”聯合開發了城建檔案信息管理系統，（基于WindowsNt操作系統，Oracle8i數據庫，客戶機/服務器的C/S操作模式）系統以城建檔案信息為開發主體和核心，加大了城建檔案信息處理的深度和廣度，是一個全方位、多層面管理的檔案信息管理系統。2000年系統一期開發完成，2001年，購置HPLH6000服務器，雙機熱備份，HPR12磁盤陣列柜，完成了高速局域網的建設。磁盤陣列存儲，雙機熱備系統，解決了檔案系統海量數據存儲與實時查詢的矛盾，又提高了系統的安全可*性及抗災難性。2002年實現了館藏7萬卷檔案的數字化處理工作。著錄檔案73000卷，掃描文件33026卷，掃描圖紙20756卷，目前總數據量已達230G.。初步實現了館藏檔案信息的計算機管理，大大提高了工作效率。城建檔案館計算機的應用水平也有了很大的提高，城建檔案館的信息化工作取得初步成果。
但隨著數字技術和計算機及其設備的成熟和發展，信息技術的廣泛應用和電子政務的快速推進，城建檔案的基礎業務建設的重心向檔案的信息化建設轉移，目前現有的檔案管理系統工作模式，以及現有的城建檔案館的日常辦公模式都難以適應新的需求，主要體現：1系統平臺的局限，原來系統是由PowerBuilder開發完成，在Internet飛速發展的今天，利用C/S體系結構開發的系統在很大程度上無法達到數字化城建檔案館的要求，從平臺選擇的本質上必須作調整，采用Browser/Server體系結構。2.功能的局限：原有系統在統計的靈活性、全面性、方便性無法滿足社會各方面高層次的需求，查詢系統無法實現跨庫查詢，使檔案利用出現不便，3.業務、行政辦公自動化不成體系，無法適應數字局的基本要求，雖然我館已擁有臺式機、打印機等基礎IT終端與外設產品但電腦應用仍然停留在文字處理、財務管理等數據處理上。檔案館自身的技術和信息化基礎設施相對落后。4提供利用方式傳統單一，仍未走出封閉狀態。仍停留在必須到館查詢的階段，與不斷增長的需求量和現代信息利用方式差距較大，
5隨著新技術革命的不斷深入檔案的存儲載體發生了變化，紙質檔案已不在是唯一的檔案存儲載體，聲像檔案、電子檔案等現代技術制作的機讀檔案數量不斷增加，如何存儲、開發成為新的課題，電子文件接收歸檔管理仍沒提上日程。
因此采用現代高新技術和數碼信息處理技術對城建檔案的收集、管理、利用各工作環節進行優化，已成為城建檔案向綜合開發利用為中心的現代化管理模式轉化的必然趨勢，我們迫切需要加快數字城建檔案館建設。
二、數字城建檔案館開發原則：
數字城建檔案館開發需遵循“先進實用、安全可*、開放靈活”的原則，系統以開發利用城建檔案信息，建設數字城建檔案館為目的，以城建檔案管理標準規范為依托，以數據庫為管理手段，以磁盤陣列為存儲介質，利用計算機網絡技術、信息處理技術、圖象處理技術等現代科學新技術，實現館藏紙質檔案、聲像檔案、電子檔案的信息數字化及海量存儲，實現城建檔案登記、監督、指導、驗收等管理環節，及接收、整理、檢索、保管、利用、鑒定、統計等業務工作全過程的計算機管理，同時系統輔助以城建檔案館的日常工作流程和行政辦公事務處理功能，支持互聯網的應用和遠程查詢，有效提高城建檔案館的管理水平和數字化水平。
三、建設目標：
1提高城建檔案館的信息化建設整體水平，建設全國一流的數字檔案館。
這次開發將建設一個館藏檔案的信息化、文檔管理一體化、保管智能化和服務現代化、辦公自動化的數字城建檔案館。實現館藏檔案資源的合理配置和有序高效的開發利用，滿足社會各方面的利用需求，具備數字化檔案的管理能力，具備數字化信息的處理能力，具備數字化信息的傳輸能力，做“數字城市、數字局”合格的基礎數據源。城建檔案館將更加貼近城市建設的脈搏，將為城市建設提供更及時、準確的檔案信息。
2實現對檔案信息的多功能開發，更加合理利用檔案信息資源。
1999年，我館在開發檔案信息管理系統時，率先提出了城建檔案計算機管理系統應以“城建檔案信息”為主體和核心的觀點，系統水平在全國一直處于領先地位。這次升級新系統將運用當今新的開發工具，克服PB這種老開發工具的局限性，在原有C/S結構上，增加B/S結構，我們將通過升級改造，1完善各項功能，2增加信息量：開發聲像檔案、地礦檔案、地名檔案等新類型檔案的信息，通過業務信息與現有檔案信息系統的銜接，進一步整合檔案信息，優化信息源，實現檔案信息更深層次的開發，我們將建立一套針對檔案實體、檔案信息并行管理的新模式。為實現數字城建檔案館管理探索一條新路，發揮城建檔案在數字城市建設中的重要作用。
3簡化工作程序，提高工作效率與質量。
（1）城建檔案館主要業務工作是圍繞檔案管理進行的，建立基于檔案業務管理的辦公自動化系統，充分運用信息技術和網絡通訊技術實現檔案的收集、整理、編目、管理、檢索、瀏覽、統計、打印等工作，實現網上辦公。將手工作業交給計算機，將信息處理交給網絡，可以改變目前我館目前有些工作周轉時間長，程序多。工作量大，耗費時間長，準確率低，工作煩瑣的現象
（2）業務辦公、行政辦公自動化的實現，使城建檔案館的信息化工作從點發展達到面，改變了原先在辦公自動化應用方面的空白，并可通過數據庫技術及網絡技術等手段直接查詢、統計，從而獲得最新的最準的工作信息，大大提高工作效率。使之能夠適應規劃國土資源局對全局的信息化工作的要求，適應城市建設、發展的基本需要。
（3）相關電子數據直接導入系統，保證了檔案信息質量。
目前檔案接收、著錄環節中數據重復錄入，造成的人力、物力浪費。通過建立電子檔案接收數據格式，推廣應用相關的城建檔案整理著錄軟件，實現信息管理的提前介入，使檔案、信息同時進館。從源頭抓起，達到準確信息，節約資源的目的，促進檔案形成者、利用者、保管者、管理者之間的合作，共同產生更為優質的服務，從而保證我們能鑒定、保存和利用真實、可*、完整的文件和檔案。從根本上解決檔案著錄數量大、時間長、費用高的問題，改變由檔案館來進行數字化的被動局面。
4實現檔案信息的資源共享，為城市建設、規劃、管理服務。
城建檔案管理信息系統通過與局電子檔案系統的連接，將檔案管理直接延伸到文件初始形成及流轉過程，這不僅實現電子文件、檔案一體化管理。更重要的是實現歷史數據與現實數據的互動交換、有效查詢，。它將一方面為規劃、設計、管理人員，為城市規劃、管理工作提供更方便、更快捷的服務，另一方面，也為檔案館豐富館藏，更好為社會服務開啟了一扇新的大門。
5實現業務管理工作的程序化、規范化。
通過辦公自動化系統推廣業務工作中的規范化標準，統一工作程序，統一指導思想，實現業務指導、接收、保管各環節的科學化管理，克服人為因素給工作帶來的不確定性，保證進館檔案實體及其信息的質量。
6.開發網上辦公，實現服務模式的根本轉變。
隨著城建檔案館服務模式轉變的需要，深層次服務與利用成為當前城建檔案服務的主題與發展方向。提供利用方式也隨著互聯網的普及，發生了根本的改變，用戶從網上查詢城建的檔案的需求日益增加，開發建立高速互動、突出本行業特點的網站，成為城建檔案館由被動服務變主動服務的一個主要途徑，成為城建檔案館為社會提供優質服務的一個重要窗口。
7.引進最新的立體倉庫的建設思想，改變傳統的庫房管理方式。
在庫房管理中運用三維立體顯示技術與溫濕度監控、自動報警系統相結合，是我們這次開發的又一亮點，它將立體顯示各庫房的情況，如：溫濕度監控、庫存檔案占位情況、庫房空位情況、某卷檔案在庫房中的具置等，實現庫房管理真正意義上的現代化管理。
四、開發內容：
1.城建檔案信息系統升級。
實現由原C/S結構，升級為B/S結構，同時增加以下主要功能：
（1）信息查詢實現各類檔案信息的跨庫查詢。
（2）著錄信息項動態維護，能自行編輯定義統計報表，加強信息編研功能，實現靈活信息分析匯總功能。
（3）建立標準的數據接口：滿足與國土資源局電子檔案管理系統數據交換功能；工程檔案電子文檔接收與檔案信息系統的數據導入接口；圖紙錄入能支持各種圖形文件（包括CAD格式圖紙）的導入。
（4）實現與辦公自動化系統的銜接。
（5）開發管理、整理著錄小程序。
（6）解決聲像檔案（錄像帶）信息數字化海量存儲、管理。
（7）實現庫房管理的三維模擬圖形處理及恒溫恒濕系統系統的數據接入。
（8）新增地名、土地出讓等檔案類別的數據庫管理功能。
2.業務辦公自動化：圍繞城建檔案館目前業務工作，實現各項工作網上辦公、信息共享。
3.行政辦公自動化：實現館內公文的網上運轉、歸檔、管理。實現館內行政事務辦理的網上督察、考核。實現固定資產、辦公用品、工資的自動化管理。
4.網站：建立一個為社會提供優質服務的，具備宣傳城建館形象、檔案查詢、信息、網上辦公等功能的高度互動的網站。重點是實現基于數據庫的、即時的在線查詢系統，用于各類信息的實時，要求具有管理功能強大，速度快，可擴充能力強等特點。
五、開發技術路線：
系統技術路線：操作系統平臺：采用Windows系列Windows2003Server
數據庫系統：采用Oracle9i
WEB服務器:采用MicrosoftInternetInformationServer(IIS)
系統開發模式：基于Brower/Server體系結構
開發工具：采用微軟的.NET技術。
六、目前實施情況
1、數據準備：截止2004年8月，天津市城建檔案館已完成著錄檔案8萬卷。掃描文件44000余張，圖紙36000卷。
2、標準制定：幾年來先后制定《城建檔案分類大綱》《城建檔案著錄細則》《聲像檔案分類大綱》《城建照片檔案檔案整理細則》《天津市建設工程文件整理歸檔規范》等一系列標準化文件。
3、技術開發：業務辦公、。業務辦公自動化系統已開發完成，現已進入試運行階段，檔案信息管理系統升級將在9月10日完成，網站也將在九月中旬開通。SAN存儲區域網建設已經完成設備采購，進入安裝調試階段。
七、幾點體會：
1、提高認識，樹立信息化的意識。
在全球信息公開程度越來越高的形勢下。檔案的文化性質和社會性質逐步強化，利用的范圍和對象逐步擴大，必須在思想上充分認識檔案信息資源的重要意義，增強信息化的緊迫感和責任感，要認識到在這個信息時代，只有充分發揮檔案信息資源在現代化建設中的作用，將“死檔案”變為活信息。檔案部門才能有自己的地位，才能獲得上級支持，加大資金投入。
2、解放思想，轉變觀念。
首先要樹立以市場需求為導向的觀念，圍繞社會需求開展數字館的建設，檔案館館藏的檔案資源浩瀚，不加選擇地全部數字化是不必要的。我們應根據社會需求，研究確定數字化的原則，我館采用的原則是部分館藏數字化，優先數字化館藏中利用率高的、重點工程、特色檔案。這樣一方面加快實現館藏檔案數字化的速度，另一方面節約資金。其次樹立服務觀念，要以向社會提供高效能的服務為最終目的。為社會服務，傳統地提供檔案原件的方式，不能適應社會需要，只有對城建檔案信息進行標準化處理，加大檔案資源的開發深度，才能滿足全方位，多層次，多專業的需求。我們對館藏十幾類檔案進行了詳細的調研、分析，特別是進行了利用分析，我們沒有采用當是較為普遍的通用的系統結構，而是根據各類檔案的不同特點設置了十三類庫結構。通過多層著錄，深度標引大大加強了檔案資源的開發深度，同時我們還本著“以人為本”的設計思路，在檢索圖徑、檢索層次、可瀏覽內容等各方面都充分考慮利用者的需求。第三要樹立以“檔案信息”為主要管理對象的觀念。轉變以檔案實體為主要管理對象的傳統觀念。數字檔案館的建設要圍繞這一觀念去進行。
3、注重前期準備，突出開發需求。
我館從長遠維護考慮，采用“以我為主，聯合開發原則”開發方式。因此開發的前期準備工作十分關鍵。我館分六個階段進行準備，第一階段是市場調研。既對開發技術、開發公司又對館內、社會需求進行調研。
第二階段考察階段，對有關軟件開發公司進行考察，審核其相關的資質材料、開發業績。第三階段是需求，我們召開城建檔案館數字化開發需求會，組織通過初選的軟件開發公司來館，了解館目前業務情況及原有系統情況。聽取館開發需求，并提出統一要求，限時上報開發方案。第四階段方案評審階段。為了保證開發工作的科學、嚴密、公平、公正，我館聘請計算機、檔案等專業的有關專家組成專家評審組。召開城建檔案館數字化建設方案評審會：由各軟件公司匯報方案。由專家評審組，對參評單位的方案進行評審。第五階段確定合作的開發公司。我們根據專家意見及商務談判的結果，選擇優尼泰信息技術有限公司為開發合作公司。第六階段深化需求階段。館計算機開發部門同開發公司、相關業務部門一起對用戶需求進行功能性的深化。初步摸清城建檔案館的業務流程、數據流程和數據規模，明確各職能科室所要處理的數據，科室間的發生的數據量，以及對計算機系統的功能需求和性能要求，規范了各類表格、名稱。我們用需求推動開發，用開發拓展需求。讓用戶與計算機開發人員充分交流，，讓用戶在開發初期，就能看到原型。增加開發過程透明度，盡量減少后期的修改，實現效率、質量的雙贏。
4、檔案信息質量是數字檔案館的根基。
信息質量關系到整個系統建設的成敗，在檔案數字化過程中，要注重全面的質量檢查，加強數據的質量控制。我館為嚴把檔案信息質量關，建立檔案數字化的全程控制，我們編寫了著錄掃描培訓教材，對每個上崗人員進行崗位培訓。同時建立三級審驗制度。一是錄入人員要對數字化的檔案進行整理檢查。看看是否符合整理規范，分類排序是否正確。二是科室項目負責人對數字化檔案進行數據質量、圖象質量的檢查，并對著錄數據進行核查。三是室主任對數字化檔案進行抽查。保證檔案信息數字化的質量。
5、基礎工作是數字化的前提，基礎工作先行才能保證系統的，從1999年系統開發，我館一直同步抓好檔案的基礎工作。
（1）進行標準化規范體系的建設。標準規范體系建設是實現數字館的保證、基礎、條件，系統建設，標準先行，只有安計劃有步驟地作好信息標準化，才能建立堅實的數據管理基礎。我館目前已從管理、業務、技術三方面出發，圍繞數字檔案的采集，信息著錄管理，信息安全與維護等內容分階段分步驟來進行數字城建檔案館的標準規范體系建設。目前已完成《城建檔案分類大綱》《城建檔案著錄細則》《聲像檔案分類大綱》《城建照片檔案檔案整理細則》等標準化文件的制定工作。（2）館藏檔案進行標準化整理，幾年來，我館先后完成建管檔案、用地檔案、規劃檔案、地名檔案等4萬余卷舊檔案的整理。為館藏檔案的數字化打下了堅實的基礎。
（3）通過業務指導，規范新進館的檔案質量。
6、基礎設施投入統籌規劃、分步進行。