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導語：在行政檔案管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
【關鍵詞】 電子化 檔案管理 信息化技術
檔案的存在，是國家、社會以及個人在正常社會活動中逐步形成的聲音、圖像、文字和其他不同形式的記錄。對檔案管理進行電子化建設，就是對機讀形式或者是紙質形式的檔案文獻，通過計算機進行篩選和收集，令其生成計算機數據的文獻信息，以供人們的日常應用。
1、有助于提升檔案的服務功效。對檔案管理進行電子化建設，能夠增強檔案信息使用的便利性，提升其服務功效。相對于原有的檔案管理形式，電子化管理不僅節約成本，并且傳遞形式也有了突破性創新，使其更加便捷、高效、迅速。它所具備的優勢，一是極大拓寬了檔案管理的工作服務廣度，二是提高了其信息的實際利用效率，對于檔案管理相關部門的服務功能發揮提供了絕佳的條件。
2、有助于降低檔案的管理成本。通過傳統方式進行檔案管理過程中，對檔案信息進行采集以及編制和出版都有很高的成本。在運用電子化管理模式之后，能夠快速降低投入成本，多次產出。通過多次開發以及使用檔案信息，可以降低檔案管理因經費不足而存在的限制，減少其加工信息的工作成本，實現檔案管理相關工作的跨越式成長。
3、有助于提高檔案的利用時效性。從文字采集到形成二次文獻的信息，在傳統模式下所需要耗費的工作時間較長，造成信息延后、失效，對檔案信息的實際應用價值造成影響。對其進行電子化管理能夠直接通過機讀的方式形成檔案，并通過計算機功能進行信息加工，迅速有效的生成二次文獻。如此對提升檔案管理的實際工作效率具有非常重要的影響。
二、行政單位檔案管理電子化建設的有效路徑
1、建立健全檔案管理電子化的體制。通過自上到下建立健全、統一的檔案電子化管理體系，從而規范其在制作以及收集和歸檔上的時效、程序以及方法等內容。第一，需要制定突出行政單位自身特點的電子化檔案利用、保密以及保管制度。第二是將電子文件、電子檔案的利用、管理歸檔統一輸出到辦公網絡一體化管理系統中，從而完成局域網內行政單位的信息共享。第三，深挖電子檔案建設的課題探討，一是研究傳統文檔的電子化管理和網絡信息化，二是分析怎樣更安全、快捷、有效的利用和管理電子檔案。
2、強化電子檔案的具體收集管理。建立完善的檔案數字庫，通過建立檔案數字庫內計算機相關目錄檢索，來完成紙質檔案例如圖像掃描、手工輸入以及OCR識別等多種方式轉變成電子化信息資源。對于電子化檔案建設，一定保證信息的真實性和可靠性，并實行安全保管，對需要保密管理的信息做好保密工作，如進行加密、防讀、權限控制等加密處理，以此保證檔案管理的電子化管理順利實施。
3、全面提升單位工作人員的綜合素質。進行電子化檔案管理，還需要全面提升單位工作人員的綜合素質。打造技術水平高、現代管理水平強的高素質工作人才。對檔案管理進行電子化體系建設，其核心力量就是具備一支計算機技術相關水平過硬的隊伍，其隊伍技術水平對電子化管理水平的高低有著直接性的影響。同時還要對他們展開有針對性的政治教育和思想教育，塑造員工積極的事業觀以及奉獻精神。并對專業人才的流動規律和成長進行深入研究，加強檔案管理人員和機構的工作活力，例如引入競爭機制等。
4、加強部門間的溝通與交流，實現資源共享。伴隨現代信息化時代的發展，人們對于信息的需求也在不斷遞增，檔案館無法對擁有的全部檔案信息進行完整的利用、保存和整理。這就需要將檔案管理相關部門各自為政的局面打破，促進各個管理部門的相互連接，發展其橫向聯系，從而實現資源共享，滿足社會更廣范圍的需求。
5、注重檔案信息深層次的開發。檔案管理相關部門在運用硬盤光盤存儲、掃描系統、計算機等技術對檔案進行電子化收集、保存和整理之后，需要注重對相關檔案信息展開更深層次的研究和開發。通過準確、及時的收集社會反饋的相關信息以及利用結果之后，明確信息變動的狀態，以此保證檔案管理相關部門能夠做出有效的決策，并能夠更好的服務于大眾。
結語：社會發展需要信息化和數字化的檔案信息建設，為此我們一定要提高對檔案管理進行電子化建設的認識水平和重視程度。不僅要正視目前電子化發展中產生的弊端，更應該通過創新的觀念、高素質人才、創新的制度和管理系統，不斷加強行政單位進行檔案管理的專業水平，實現檔案管理的高速、有效發展。
參 考 文 獻
[1]李麗.從企業文化結構談企業檔案與企業文化[J].云南檔案.2012.（01）
【關鍵詞】依法行政；行政管理；執法
計劃經濟時期，檔案實行行政式管理主要憑借指令性的業務指導來完成，檔案要想發揮行政管理職能則必須依據行政命令才能實行。所以在計劃經濟時期，指令性的業務指導有效推動了檔案事業的健康發展。在計劃經濟時期，人們雖然也將其理解為業務指導，但都意識到這種類型的業務指導帶有明顯的強制性，因此，在一定意義上可以說，也可以將其認為是法和命令，要求下級部門一定要無條件執行，依靠行政性命令檔案工作才能有效進行，帶有一定的強制色彩。這種情況并不只是存在于檔案行政管理部門當中，在計劃經濟時期全部行政機關都帶有這樣的特點。
我國實行改革開放已經三十多年了，當前已經發展為社會主義市場經濟時期，政府式的行政管理已與當前發展的時代不相適應。因此，依法行政得到了人們的認可。在這種變化當中，首當其沖的是檔案部門。隨著依法行政的逐步實行，國家推出了《檔案法》，進一步明確定位了檔案行政管理部門的主要任務。當前人們也高度重視依法行政的實施，重新認識到檔案行政管理職能，計劃經濟時期的指令性業務指導已與當前時展不相適應，因此務必實行依法行政。而行政檔案行政管理職能的部門，也不再屬于一個固定的部門，同時承擔著業務指導與法規的制訂工作。但由于受到傳統意識的影響，人們的日常行動還沒有休現這種認識，特別是在當前的基層，指令性的業務指導依然占有較為重要的成分。
1.法定的檔案行政管理職能簡釋
依據《檔案法》第六條“縣級以上地方人民政府的檔案行政管理部門負責管理本地的檔案事業，同時具有指導與監督當地機關、團體、企業事業單位檔案工作的責任。”，從中可以明確，檔案行政管理主要針對的是社會檔案事務，但不是管理實體檔案或檔案工作。也就是說這種管理主要是管事而不是管理一個單位一個部門，更不能管理當中的某一個人。也可以這樣說，檔案行政管理主要負責與檔案工作有關的工作和事。而管理不重視結果，重點關注的是管理過程。在以前的檔案管理工作中，檔案工作只是重點指導一個系統一個單位的檔案管理工作，認為提高檔案工作人員水平，使其能夠做到科學管理內部檔案實體，而不能準確定位行政管理的主要職能。所以檔案行政管理部門工作面臨著大量的困難，雖然也做了大量的服務工作但卻得不到相關部門的認可。
2.如何才能做好檔案行政管理工作
2.1檔案行政管理必須依法行政
在行政管理過程中要求首先做到依法行政，檔案行政管理也適用于這一點。在依法行政過程中，當中的依法包括《檔案法》，但還包括關系到檔案事務的一切法律法規。《檔案法》具有核心地位，檔案行政管理部門在開展工作中首先要遵守《檔案法》，但需要提出的是其中的內容和要求原則化嚴重，不具備明確的操作措施，所以在實行檔案行政管理過程中，就不可避免地應用一切關系到檔案事務的法律法規，只有做到上述這些，才能順利開展各項工作，才能使檔案行政管理收到較好的效果。有統計數字顯示，在河南省與“檔案”有關的法律法規就有十七部之多。這些與檔案管理有關的法律法規全部適用于檔案行政管理工作。在實際開展檔案行政管理工作中發揮這些涉及到檔案事務法律法規的作用，可以有效解決檔案實際管理過程中出現的“不到位”問題。
2.2檔案行政管理必須遵循分級管理的原則
依據《檔案法》要求，檔案行政管理要實行“統一領導，分級管理”，同時明確指出了不同檔案行政管理部門的工作職能與權限。所以，在實際檔案行政管理工作中一定要依據法律規定去落實，不然就有可能出現“越位”現象。如在實際工作過程中，在業務考核指標中把村級建檔工作下發到各級檔案管理部門，如果縣級檔案管理部門將其理解為一項重要的檔案管理工作，要實行親自入村開展指導與幫助，但其實這種做法不符合上述管理規定，沒有遵守自身行政管理職能的規定，屬于管理中的“越位”。而應該采取的做法是，以《檔案法》和《村民委員會組織法》為基礎，對鄉鎮、民政部門的檔案機構工作進行指導與監督。
也可以這樣認為，在實際開展檔案行政管理過程中，要以《檔案法》為主要依據，同時結合與檔案管理工作有關的法律法規開展規范性管理。真正做到分級管理，實現對檔案管理部門的指導與監督工作，做到這一點，檔案行政管理工作就不會出現“越位”現象。在當前的檔案行政管理部門當中，都設置有業務指導與法規科，要求業務指導部門不適宜再沿用當前名稱，可以改為檔案管理指導處與檔案指導處，主要工作就是在檔案管理工作中進行指導、獎勵、培訓、宣傳、教育等，不再帶有強制性特點。法規處的主要職責是檢查檔案行政管理工作、處罰工作、執法監督等，制訂檔案業務標準、規范、政策等文件，還具有一定的強制性特點。
2.3增加機構，加強內部監督
要想實現依法行政的目的，首先要做好內部監督工作。在一定條件下，可以設置檔案執法處，也可以稱為“檔案執法隊”，主要負責強制性工作，其中，可以自行處理一些違法案件。法規處的主要職責就是檔案行政監督、審核執法隊處理一些案件的情況、制訂業務標準等，負責監督同級檔案館的工作、監督下一級檔案部門的工作、進行行政監督等。檔案管理指導處的主要任務就是執行一些非強制性指導命令。
參考文獻：
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關鍵詞：行政單位；檔案；安全管理；對策
多年以來，我國行政單位始終重視檔案管理工作，并形成了成熟的檔案管理體系。在行政單位檔案管理工作中，檔案安全管理是最重要的環節之一，對確保行政單位檔案的完整、可靠、有效利用等具有重要作用。但由于受多種因素制約，行政單位檔案安全管理仍然存在一些問題，對行政單位檔案管理工作造成了不利影響。
一、行政單位檔案安全管理存在的問題
行政單位檔案安全管理的目標是確保行政單位檔案本身的安全，以及行政單位檔案管理體系的安全。具體來說，就是要確保檔案的完整、齊備、有序歸檔、安全保管，以及確保檔案不被非法利用。目前，行政單位檔案安全管理主要存在以下幾個方面的問題。
（一）檔案安全意識淡薄。部分行政單位領導及檔案管理人員對檔案的重要作用認識不充分，沒有看到行政單位檔案在提高行政單位管理水平、促進經濟社會發展、提升社會管理能力、增強行政單位對各行業的服務水平等方面的作用，把檔案管理工作簡單定位成各種文件、材料、報表等的歸納、整理和保管，或重視機關文書、財務檔案等的收集整理，導致行政單位檔案不齊全等現象嚴重。而有的行政單位對檔案的完整性認識不足，對于事關單位工作的重要會議記錄、會議材料、單位領導講話稿、工作總結等材料，缺少收集和管理，導致檔案材料流失，甚至發生泄密事件。
（二）檔案安全管理制度不健全。一方面，一些行政單位的檔案管理制度不完善，對檔案的保管、分類、保密、銷毀等的規定不嚴密，檔案安全管理工作無章可循，存在很多漏洞。另一方面，有的單位由于對檔案安全管理不夠關注，沒有建立起必要的檔案安全管理制度，也沒有對檔案安全檢查、檔案有效保管、檔案安全保障、檔案安全檢查等方面作出明確規定，無法及時發現危害檔案安全的隱患。
（三）檔案保管設施、設備等條件落后。檔案不同于平常的文字或影像資料，尤其是行政單位檔案因其特殊屬性需要保管環境安全可靠，且防盜、安全，有的甚至要有抗御較大自然災害和人為破壞的能力。而現實中，由于多數行政單位辦公場所緊張，沒有配備單獨的檔案室，有的檔案室與辦公室、儲藏室等合用，導致檔案保管場所不安全。而有的單位雖然配備了單獨的檔案室，但不夠規范，“六防”設施不配套，也沒有空調機、滅火器等設備，導致檔案受潮霉變、蟲蛀等現象時有發生。
（四）檔案管理人員素質不高。有的行政單位檔案管理人員多由其他工作人員兼任，缺少檔案管理的專業知識，不僅難以全身心投入到檔案管理工作中，也無法對檔案進行科學管理，影響了檔案管理的標準化和規范化。有的檔案管理人員責任心不強、檔案安全管理意識淡薄，在檔案的交接、歸檔、管理方面不認真，檔案管理不全面、不系統。
二、加強行政單位檔案安全管理的對策
一是加大宣傳力度，提高檔案安全意識。行政單位及檔案管理機關要加大對行政單位領導及檔案管理人員的宣傳教育，增強他們的檔案安全管理意識，引起行政單位領導的重視，把檔案管理尤其是安全管理納入到重要議事日程。不斷健全檔案安全管理責任制，樹立服務意識，提升行政單位的檔案管理能力，形成人人重視檔案安全的良好氛圍。
二是健全檔案管理機制。行政單位要設立單獨的檔案管理部門，配備專業的專職檔案管理人員，同時建立完善的檔案管理機制，從人員、制度兩個方面做好檔案安全管理的保障。完善歸檔、保管、鑒定、利用等制度，明確崗位責任制，確保檔案業務規范執行。
三是扎實推進檔案安全管理基礎工作。首先，要抓好檔案的規范管理。從檔案材料收集整理、檔案材料的轉入轉出、檔案的查閱復制、鑒別、銷毀等方面，強化基礎性工作，保證各項工作科學有序地開展。其次，要做好檔案室設施設備建設。行政單位要改善檔案室的硬件條件，從獨立、規范、安全的角度配備必備的檔案管理設施，還要增強檔案室抵御外界危害的能力，使檔案室符合《檔案法》中關于檔案保管的標準。
四是強化檔案管理中的保密工作。首先要規范檔案室管理。要確保檔案室與其他部門辦公室分開，并指定專人負責管理，禁止無關人員隨意進出。同時要配備相應的報警裝置、攝錄裝置等。其次，要嚴格執行檔案保密期限和檔案密級調整制度。行政單位的部分檔案由于其內容涉及到國家安全和國家利益，必須依據《檔案法》《保密法》等法律法規劃分密級和保密期限。行政單位要嚴格劃分密與非密以及保管期限與保密期限，對于存在問題的工作環節，要及時處置，最大限度地確保檔案安全。五是抓好檔案管理人員隊伍建設。行政單位要搞好檔案管理人員的教育培訓，加強對《檔案法》《實施辦法》《保密法》等的教育，強化檔案管理人員的安全意識。要通過參加各種不同層次、類型的檔案人員培訓班，更新觀念、更新知識，提高業務水平。要加強專業人員的引進，通過公開招錄的方式增加新鮮血液，實現行政單位檔案管理的規范化、標準化、科學化。
參考文獻：
[1]李媛媛.應對檔案信息化發展趨勢更新檔案管理模式[J].黑龍江史志,2010(07).
關鍵詞：檔案行政管理；目標；特征；途徑
檔案行政管理是指以本國各項建設事項的需求為導向，對全國范圍內的檔案工作進行統籌計劃、組織調和、統一制度和監督指導的活動。它是國家整個行政管理領域中的重要構成部分，直接關系到國家的良性運行和協調發展，所以檔案行政管理在整個國家的發展進程中扮演著至關重要的角色。但是筆者發現，在現實生活中，人們對這項工作并不重視，有的人甚至不清楚也不愿意去了解什么是檔案行政管理，其中很大一部分原因是因為人們對該活動的目標和特征概念十分模糊，所以明確檔案行政管理的目標和特征是很有必要的。
1 檔案行政管理的目標
任何一項工作都不是無意義、無目標的，檔案行政管理工作雖然不是人人皆知，但是它也有存在的必要性和合理性，而且也有一定的目標。
1.1 實現檔案工作的總目標
檔案工作的總體目的即是從整體上管理全國各項與檔案有關的事務，持續調整檔案系統內部各部分之間的關系和其與外部各項事務的關系，推進檔案事業的順利發展，為國家經濟和社會運行提供周到的服務和大力的支持。而檔案行政管理的總目標，便是辦理好那些保存著一切 “對國家和社會有保存價值”的檔案國家機關、社會組織及與個體相關的檔案事項，為社會主義現代化建設服務。
1.2 維持依法治檔的社會秩序
當今時代，我國嚴格實行依法治，在這樣的大環境下，檔案行政管理單位也必須嚴格實行依法治檔。檔案行政管理的又一目標就是維持依法治檔的社會秩序，并為其提供組織保障，保證依法治檔的新秩序快速有效地建立。
1.3 協調檔案事業與其他各事業
檔案行政管理單位作為國家的一個重要信息庫，記錄了國家和社會各個領域的大事小事，是重現歷史事實的有效資料，關系到社會其他方面的行進。所以該項工作的第三個目標就是協調檔案事業與社會上的其他各項事業，充當這兩者之間的橋梁，促進社會各個領域的共同成長。
1.4 促進檔案事業不斷發展
檔案行政管理作為檔案工作的一個重要構成要素，牽動著整個檔案領域工作的開展。因此該項活動的第四個目標就是促進檔案工作的不斷發展，這就要求該部門自身首先必須健康有序地開展，然后才能推動整個檔案領域的前進。
2 檔案行政管理的特征
檔案行政管理作為國家行政管理體系中的構成部分，相應地擁有行政管理的普遍特點，但是除此之外，它還有其他行政管理部門所不具備的特性。所以，該項工作的主要特征包括四個方面：執行性、政治性、權威性和服務性。
2.1 檔案行政管理的執行性
在我國，行政機構從屬于國家權力機構，是國家權力機構的執行機構，必須以實施黨和國家權力機構的方針、政策和路線為前提。檔案行政管理機構作為我國的行政機關，必須有效執行我國權力機關的一切方針、政策和路線，這正是檔案行政管理的執行性所在。
2.2 檔案行政管理的政治性
馬克思認為，政府機關是經濟上占統治地位的階級為實現其階級使命而建立起來的組織；國家機關把統治階級的決定升華為法律規定來進行活動，實現其統治職能。行政機關的職責是實施國家權力機關的政策，國家權力機關具有很強的階級性，行政機關也是如此。檔案行政管理部門作為國家的行政機構，必然也有一定的政治性。
2.3 檔案行政管理的權威性
權威是指把一些人的意志強加于另一些人，是以服從為條件的。國家掌握在階級統治的手中，是最具有權威性的主體。行政管理工作是以國家的名義而進行，它代表著國家的要求，并以國家作為后盾。所有被管理的人員，都應該服從于行政機關以及其他相關人員的管理。本文中所說的檔案行政管理活動是國家的行政管理事項，因此具有一定的權威性。
2.4 檔案行政管理的服務性
檔案行政管理是一項服務性很強的活動，這也是這項工作得以生存和發展的根本所在。檔案工作的服務性表現在：服務性是檔案工作得以生存和繼續發展的前提；服務性是體現檔案工作生命機能的本質特性。
3 明確途徑
3.1 加大宣傳力度
首先，檔案行政管理部門要加大宣傳力度，可以通過發放宣傳單頁或制作網絡短視頻來宣傳檔案行政管理的目標與特征。因為現在有很大一部分公民對檔案行政管理這項工作并不清楚，所以他們在這方面也很難積極配合檔案行政管理部門的工作，導致這項工作很難順暢發展。針對這種情況，相關部門要積極做好宣傳工作，讓廣大民眾都能全面地了解檔案行政管理這項工作的目標與特征。
3.2 加強檔案意識
不管是普通民眾還是相關部門的服務人員，都要加強檔案意識。可以通過講故事的形式來加強民眾的檔案意識，讓他們認識并了解到檔案行政管理的目標與特征的重要性。也只有不斷加強民眾檔案意識，才能更好地引導他們明確檔案行政管理的目標與特征，讓全體人民都清楚明白這項工作的意義所在，從而引起對該項活動的重視，最終能夠促進其快速發展。
3.3 轉變體制與模式
在我國，依法治檔早已實行了二十多年，而且取得了比較大的成就，一定程度上推動了檔案事項的順利發展，但相應地也暴露出不少弊端。檔案行政管理的體制與模式和我國現在的經濟發展的要求逐漸不相匹配，這項工作未來將如何繼續存在和發展，檔案行政管理部門、學術界和許多的專業研究人員都在努力地作出分析、反省、總結和探究。依法治檔、實現管理模式的轉變是檔案行政管理單位的一項持久而又艱難的使命，也是檔案事業順利進行的基本保證，還是明確這項工作的目標與特征的重要方法。在現如今的狀況和前提下，只有以行政執法為主導，讓行政指導為輔助，創立新的體制和模式，加強運用法律監督和檢查的力度，實事求是地做到有法必依、執法必嚴、違法必究，才可以從根本上做到依法治檔，讓檔案事業的發展最終達到健康、科學、和諧的標準，使本文所提出的議題真正深入人心。
3.4 強化檔案行政管理部門的指導與監督的職能
強化相關管理與負責部門的指導與監督的職能，是貫徹落實《檔案法》的必然要求，也是明確檔案行政管理的目標與特征的重要途徑。檔案行政管理部門不僅要在宏觀上提供指導，使本部門與社會其他各部門協調發展，還要在微觀上提供服務，促進檔案行政管理這項工作的有效開展。除此之外，檔案行政管理部門還要加強監督職能，本部門的工作人員要提高專業素質，嚴于律己，并發揮自己的作用，積極監督這項工作的開展。
總之，要想明確檔案行政管理的目標與特征，必須要有整個國家、社會組織以及個人的齊心配合與一同努力。
參考文獻
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目前事業單位的檔案管理出現諸多問題，單位的工作人員缺乏對檔案管理工作的重視，管理人員整體素質不高，管理設施落后，因此事業單位需要及時采取有效措施，單位檔案管理人員則應當提高自身的工作能力，改善檔案管理的工作環境，構建網上檔案管理系統，從而真正實現檔案的現代化管理。
2人事檔案在管理工作中的重要作用
2.1在人員管理方面起到了重要作用
在辦理保險和社會勞動保障的時候，人事檔案的準備能夠為事業單位的辦理提供更加便利的條件，一些基礎的重要信息會在檔案中體現出來。在調整工資水平和申報職稱的時候，檔案的有效記錄也會起到重要的作用，可以通過對檔案的調取查看，了解員工在工作過程當中的整體工作情況和工作環境，為員工整個職業生涯的記錄做到了有力的保障。
2.2對單位中的人員任免起到了重要的作用
在檔案中，一系列的工作學習思想等具體信息都會被詳細記錄，甚至在曾經的某段時間中具體表現都會在檔案中體現。再加上對平時興趣愛好的描述，整個檔案在人事任免的過程中發揮著非常大的作用，權威性也有重要的保證。
3目前行政事業單位檔案管理中存在的問題
3.1行政事業單位對檔案管理工作不夠重視
國家對檔案管理工作有明文規定，制訂了《檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規供相關行政單位進行學習與貫徹，但是實際工作中行政事業單位對相關的法律規定并沒有引起足夠的重視，在工作中對檔案管理工作認識不夠，而且貫徹力度不到位，這樣就導致一些檔案工作在實際工作中并沒有發揮正常的作用，這樣長期不重視檔案管理工作，容易導致檔案管理工作的混亂，影響企業的發展。
3.2檔案管理工作中的基礎業務薄弱
目前行政事業單位中檔案管理工作相對基礎比較薄弱，雖然一些單位已經建立了檔案的管理制度，但是在實際工作中卻沒有真正去落實這些制度，許多檔案在整理過程中不夠規范，沒有按照要求進行檔案歸整，這樣經常會出現嚴重的組卷混亂現象。同時行政事業單位沒有進行有效的檔案鑒定與監督工作，許多工作未能夠按照相關的法定程序進行檔案管理，進而引發一些工作上的問題。
3.3檔案管理的設施比較落后
行政事業單位因為沒有對檔案管理的意識不夠強烈，進而導致單位內部的檔案管理部門的現代化設施不夠齊全，設施趨于落后狀態，比如說，一些檔案管理室空氣比較污濁，庫房簡陋，有些儲藏室內竟然還堆放著一些易燃物品；辦公條件簡陋，未能實現三室（辦公室、接待室、檔案室）分開辦公等，這些因素都會影響到行政事業單位的檔案管理工作。
3.4檔案管理工作人員整體素質有待提高
行政事業單位中檔案管理工作中出現問題的原因還有管理人員自身的素質和專業水平不高，一些管理人員經常會進行變動，導致檔案管理部門即使對員工進行培訓，但出現工作調整時，都會影響到整個檔案管理工作的正常運行。
4行政事業單位檔案管理創新的思路與對策研究
4.1建立比較健全的檔案管理制度
為了保證檔案管理工作更加明確，具有創新性，應該要建立比較合理的、科學的檔案管理制度，根據行政事業單位實際的發展情況進行制度建立，同時要確保檔案管理制度可操作、實用、簡明，能夠在實際的檔案管理工作中發揮作用；要保證制度在約束的地位上是平等的，這樣能夠有效約束領導與職員的工作行為，使單位上下嚴格按照制度進行工作，保證制度的執行力度；建立嚴格的獎懲制度，這樣能夠在檔案管理工作中對員工的工作進行公平的、嚴肅的管理，保證制度在執行和管理工作中發揮其重要的制約作用，保證獎懲分明。
4.2加強管理，使檔案管理的水平有所提高
為了保證檔案管理工作有序開展，應該要對單位進行一定力度的宣傳，使員工進行相關工作的學習，進而能夠更加重視檔案管理工作，并且能夠提高檔案管理的水平。所以，行政事業單位要建立一支完善的領導隊伍，定期檢查和指導檔案管理工作，并且要根據單位發展情況，制定合適的考核機制進行檔案管理工作考核，在檔案管理工作中實行動態的管理，使員工能夠加深對檔案管理工作的重視程度，進而能夠提高檔案管理工作質量，確保檔案管理工作更加科學化、規范化。
4.3引進信息化技術進行檔案管理，有效提高工作質量
隨著信息化技術的蓬勃發展，計算機技術無疑為各個行業的發展注進了一股活力，因此在檔案管理工作中進行信息化管理能夠有效提高檔案管理的工作質量，同時也是社會發展的客觀需要。利用信息化技術進行檔案管理，能夠使檔案資源得到合理的開發與利用，延長檔案的使用壽命，同時能夠提高檔案管理工作的效率，使檔案管理改革更具創新性。為了在檔案管理工作中進行信息化技術管理，首先行政事業單位各個部門之間的信息傳遞要保證及時與準確，這樣能夠保證檔案管理的時效性；然后給單位各個部門配置先進的設備，這樣在進行檔案資料輸入時，能夠更加便捷，并且可以利用計算機技術進行文字、圖片與數據資料之間的轉化，進而保存紙質和電子檔案兩種檔案資料；在檔案管理工作中進行創新，可以根據網絡技術向社會提供更多的檔案信息服務，這樣能夠保證資料信息共享，進而能夠提高檔案的使用效率和工作質量。
4.4做好行政事業單位的檔案保密工作
行政事業單位的檔案資料十分重要，因此要對資料進行保密工作，首先在進行庫房選址和建造問題上，要根據國家規定進行建筑物設計和施工，要將庫房與閱覽室、辦公室分開，為了防止資料被盜竊，要保證庫房的門窗是牢固的；同時加強庫房的管理，安排專業人士進行庫房看管和巡視，無關人員禁止入內；在管理庫房檔案資料的人員選擇上，要選擇具有專業技能、能夠區分開保密檔案與保管檔案的人才，確保檔案在保存過程中的完整性。
5結語
摘要：檔案信息安全是辦公室檔案信息化建設中的一項重要保障工作。本文從制度管理及信息化下的數據管理討論了檔案信息安全管理的7 個保障措施：電子文檔歸檔及管理制度；安全保密制度、數字檔案查詢利用制度；檔案數據管理維護制度；數字檔案鑒定銷毀制度；檔案數據網絡和信息設備維護使用制度；檔案庫房管理制度。
關鍵詞 ：檔案信息化電子文檔安全保密制度網絡安全
1 電子文件歸檔管理制度的安全策略
①電子文件是指單位在內部管理和履行行政職能的過程中所產生并存儲在光盤、硬盤等載體中的，可進行網絡傳輸，并且可作為參考資料通過計算機系統調閱和使用的文件。②只有文本、圖像、視頻、音頻等文件以及超媒體鏈接文件才可作為電子文件進行歸檔處理。③從歸檔方式來看，電子文件支持邏輯歸檔方式，同時也可進行物理歸檔。基于計算機網絡的邏輯歸檔可將原電子文件直接移交檔案室歸檔，不必調整其存儲方式或存儲位置。而物理歸檔則需要借助可脫機存儲的載體，先將源電子檔案網絡傳輸到該載體中，經由其轉換加工再移交檔案室。按照存儲載體的類型，筆者首推光盤，另外還可以用磁帶、硬磁盤等。軟磁盤也不適合長期存儲數據。由專用軟件生成的電子文件必須按照通用格式轉換，然后存儲在指定磁盤。④電子文件歸檔時，機讀目錄、相關軟件、其他說明等應與相對應的電子文件一同歸檔保存。⑤電子檔案管理系統采用“計算機集中處理+電子檔案存儲數據資料+ 數據有效管理”的方式，實現對檔案資料“一次采集、反復利用、信息共享”。⑥歸檔方式由“紙質”變“電子”。一改以往每年發一份表格，要求每人填完后裝入牛皮檔案盒就了事的方式，創新建立專門檔案管理系統，由專人負責錄入管理，一人一檔，定期校驗和轉存，實行檔隨人走“終身制”。⑦時間由“短期”變“長效”。新建立的電子檔案管理系統更具有連續性和長效性，可做到隨時可添加，隨時可變更，隨時可查閱，有利于長期保存。擯棄了以前填一年管一年，資料填報不持續完備的缺點。⑧需銷毀的電子文件必須編制銷毀清冊，經上級批示后統一銷毀。銷毀保密等級較高的電子文件時，若其所在載體上的痕跡不可擦除，應該一并銷毀其載體，確保不留任何痕跡。銷毀一般性文件則可邏輯刪除。行政管理人員負責監管電子文件的接收、保管和鑒定銷毀工作。
2 安全保密制度
①辦公室行政人員必須對數字檔案系統的登錄帳號、密碼保密。另外，為了保證系統安全，應該用數字+ 字母的形式設置登錄密碼，且不得少于八位數，每隔一段時間修改一次。非單位內部計算機未經上級批示無權登錄檔案管理系統。②除業務檔案以外的電子檔案只允許單位內部查詢。③使用者本人可查閱電子檔案資料，未經上級批示不得外傳。涉密檔案禁止網絡共享。
3 數字檔案室提供各類非涉密室藏檔案查詢
①非單位內部人員，未經本單位領導批示不得調閱本單位檔案資料。若須查閱檔案資料，經批示后由本單位后臺管理部門授予訪問權限方可進入系統進行調閱。單位內部人員可通過提前申請的帳號登錄蘭臺檔案管理系統，根據需要調閱電子文件。②根據檔案的保密等級，系統按照登錄權限將單位內部人員分為三類，即普通用戶、中級用戶和高級用戶。③可以對外開放的文件有的設置了限制條件。比如調閱數字檔案時，要求調閱人提前通過網絡遞交調閱申請，經檔案管理人員審查后自由調閱，調閱人不得擅自轉載文件資料。而紙質文件則要通過上級批復再進行調閱。
4 檔案數據管理維護制度
①認真做好文件的收、發工作，檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統；做好檔案的統計、利用工作，對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進行準確統計，積極做好檔案信息資源的開發利用，以確保能為各局室的工作提供便捷的服務。②數字檔案由檔案管理人員和計算機管理人員分別負責管理和維護，確保檔案數據安全；③各部門數字檔案經主管部門領導簽字同意后由行政秘書交檔案室統一管理；④非檔案管理者不得修刪數字檔案；數字檔案至少制作三套備份（一套硬盤，兩套光盤），其中一套異地保存，另外兩套分開保管；行政秘書應請示領導配備專用的電子文件柜，規范存放歸檔電子文件和數字檔案。
5 數字檔案鑒定銷毀制
①堅定數字檔案時，首先由領導批示，從各部門挑選專業人員成立工作組，按照檔案保管期限定期審查逾期的數字檔案，就檔案存毀給出專業意見。然后，工作組統計出不再具有利用價值和存儲價值的檔案清單，編寫銷毀清冊。②檔案鑒定工作組以報告的形式向上級如實反映檔案逾期情況，并遞交銷毀清冊。經批示后按規定流程將逾期檔案一并銷毀。但是銷毀清冊必須永久保存。禁止任何部門或個人未經批示擅自銷毀檔案資料。
6 檔案數據網絡和信息設備維護使用制度
①數字檔案的使用和維護一律參照計算機操作規程操作。假設調閱時計算機突發故障，須盡快通知技術部進行排障，切忌個人盲目處理。②指派專人保管硬盤、光盤等存儲載體，切忌將介質外接，也不允許在本單位計算機載體上使用外來存儲載體。檔案室的計算機未經許可不得上網操作或供個人娛樂。③做好防光、防潮、防蟲霉、防火、防盜、防塵、防鼠、防高溫等檔案保護工作。
參考文獻：
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到目前為止，中國還沒有構建出具有全國性意義的法律層面上的管理責任機制以及管理制度。在政府公信力日趨下滑的現在，中國在現階段的首要目的是構建出具有全國性意義的法律層面上的管理責任機制以及管理制度。行政執法檔案具備著至關重要的法律職能，對執法檔案進行管理也具有著很大的意義，它是行政法律是否可以有效的對公權力進行限制的關鍵。
【關鍵詞】
行政執法檔案；法律功能；管理責任；管理制度
行政法的產生主要是在斗爭過程和革命中妥協的產物，它存在于社會的最主要的目的在于限制公權力。所有的權力自從出現開始就具備著天生的擴張性。就行政權力而言，如果沒有受到法律的制約，就一定會使公民具有的合法權益受到侵犯。所謂行政執法，指的就是實施行政權力，所以就行政執法而言，執法主體一定要嚴格的根據行政法律程序執行，切實做到合理行政、依法行政，力求用最小的成本獲取行政目的。行政執法檔案是指行政機關在行使權力時所積累的檔案材料，它記錄著整個行政執法的過程。
一、行政執法檔案以及具備的法律功能
行政執法檔案指的主要是具備行政權力的行政機關在行使行政職能時積累的法律文書資料，它是對行政執法過程進行記錄以及真實反映的，是在行政訴訟案以及行政復議中對行政行為具有的合法性進行判斷的依據。總而言之，行政執法檔案指的主要是在對行政許可、行政強制、行政處罰以及行政檢查進行實施的活動中所形成的文字、聲像、圖表以及電子載體等多種形式的記錄。就功能而言，行政執法檔案主要對行政執法的過程進行真實的記錄，它是行政案件中對行政行為具有的合法性進行判斷的依據，還是行政行為受到社會監督以及法律監督的反映以及依據，是執行實踐行政問責制并對行政責任進行確切追究的法律依據。
二、行政執法檔案的管理責任及其管理制度
行政執法檔案管理的責任指的主要是對執法檔案進行管理時必須要承擔的責任。近幾年，電子數據檔案不斷的增多，對行政執法檔案進行管理的過程也變得越來越復雜，還會不斷的出現違法和違規的行為。追究具體原因，最關鍵的為沒有健全和完善的行政執法檔案管理制度，缺失健全的管理責任機制。
（一）缺失健全的檔案管理制度
在現階段，盡管有很多地方（大連、哈爾濱）相繼的出臺了相關的法律法規，但都是地方級別的，不僅在檔案管理的手段以及管理目的上存在著很大的片面性，關鍵的是作為具有地方性的法律法規和政府規章，在對檔案管理制度進行制定過程中的權限方面具有一定的局限性，例如，地方性法律法規以及政府規章不能實施大部分嚴厲的刑事處罰以及行政處罰。根據我國的《行政處罰法》、《立法法》以及《憲法》等的規定，地方性的法律法規只能進行不被限制人生自由的處罰和一定數額罰款，而地方政府規章也只可以進行警告以及數額較小的罰款，由此可見它們所具有的處罰力度較弱。這也是導致檔案管理制度在實行過程中通不能有效發揮自身職能的關鍵。所以，具有全國性意義的法律層面上的管理責任機制以及管理制度的構建是非常有必要的。
（二）缺乏健全的管理責任機制
行政執法檔案在進行管理過程中的責任機制，主要指在對檔案進行管理的過程中出現的違反機關制度的違規行為以及違法犯罪行為，應該如何認定和應該承擔哪種法律責任的相關管理機制。政執法檔案在進行管理過程中的責任機制，在我國法律體系里還沒有被建立，現階段所追究的和檔案管理相關的責任一般都是按照《檔案法》中的規定。而行政執法的檔案的內容和其他檔案進行比較，具備著很大的差異，它既可以使檔案自身的作用得到充分的發揮，還可以代表著政府的公信力，如果根據普通的檔案管理責任對其進行追究就顯得處罰力度很弱，不能使對行政執法檔案在進行管理的過程中的目的順利的實現。缺失行政執法檔案在進行管理過程中的責任機制，還導致所有行政機關在管理行政執法檔案時不能進行足夠的重視，并缺失強有力的制度保證，一旦出現問題就采取內部解決的措施，有時還由于部門的利益而掩蓋，并幫助違法者撒謊，從而導致檔案管理將要面臨著非常嚴重的信任危機。例如前幾年在浙江杭州發生“70碼”時間以后，公安機關在人們心中的信賴度大大的降低。后來在很多地方的交通執法過程中，人人往往會質疑執法行為，從而使政府形象受到嚴重的損害，還對全國范圍內進行行政執法產生了重大的影響。
行政執法作為行政訴訟以及行政復議的裁決依據，是對行政機關行使自身行政執法職能進行科學合理的法制監督以及社會監督的重要前提，還是對行政責任實施追究的重要法律依據。
三、結語
行政執法檔案對行政機關在行使行政權力以及執行行政執法的控制等方面具有著至關重要的作用，它也是實施依法行政的關鍵。但目前我國還沒有構建具有全國性意義的法律層面上的更加權威的檔案管理制度，也缺失健全的管理責任機制，所以導致在進行檔案管理行政執法的過程中出現了許多違法違規現象，對政府形象以及公信力造成了嚴重的損害。基于這種情況，一定要構建健全的管理責任機制和檔案管理制度。
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關鍵詞：行政審批 檔案 信息化管理 工作要點
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）11（a）-0105-02
近年來，在信息化時代影響下，我國逐漸走向了信息化、現代化的社會方向，行政審批作為政府和公眾的主要連接平臺，其工作質量將使公眾對政府的印象起到直接影響作用。在新時期下，行政審批檔案信息化工作將面臨著更為嚴峻的挑戰。檔案作為一種重要的信息資源，是促進我國經濟社會發展的一項基礎，因此加強行政審批檔案信息化管理工作質量，不僅能對服務型政府的建設起到推動作用，同時還能為構建我國社會主義和諧社會奠定良好的基礎[1]。
1 檔案信息化概述
檔案信息化是現代信息時代的主要發展產物之一。在國家檔案行政管理部門的正確領導下，在檔案管理活動中對現代技術進行積極引進，完成對檔案信息資源的收集和管理，幫助實現檔案管理現代化的基本建設目標。換言之，檔案信息化就是將傳統的實體管理方式轉變為新型的信息管理方式，從而加強對檔案資源內涵和精華的管理，將原本的形式化進行打破，從而全面提升信息Y源管理的綜合利用率，為各項行業的發展提供更大的幫助。信息化工作是一項綜合性比較強，同時也是一項系統的工作，因此在工作的過程中要對現代技術進行相應的改善和優化，達到最佳的管理目標和效果。
2 行政審批檔案信息化的意義
行政審批，主要是行政機關通過自然人所提出的要求和申請，采用根據現階段的規章制度對證件進行發放等形式，允許其進行相關的活動或是行為。由此可見，行政審批是現階段我國一項重要的基礎性工作，隨著現代改革開放的到來，我國的經濟也得到了相應的發展，各個中小型企業或是家族等都逐漸增多，因此這在一定程度上也增加了行政審批的工作量。但是在傳統的工作模式下，行政審批檔案一般采用的都是人工工作的方式或是通過紙質文件將其進行保存，這種保存方式，很有可能隨著時間的遞進，文件上的文字也變的模糊，同時紙質文件相對比較容易丟失，不易保存，這在很大程度上將對行政審批工作產生影響。在對檔案信息化建設的過程中，通過對現代技術中掃描、轉化等信息技術的接力運用，將傳統的紙質文件或是圖片進行轉化，使其成為電子資源，同時按照相應的信息構建起目錄、文件等數據庫形式。運用這種方式，能有效地將數字資源保存在電腦或是其他媒介上，給之后的使用或是查詢都帶來了極大的便利[2]。不僅如此，還能將原本的信息資源變為數字資源，不僅很大程度上節省了存儲空間，同時還更好地實現了對信息資源的保護和管理。
檔案管理信息化之所以引起重視，主要是因為其信息具備較強的利用價值，因此在現代社會的信息時代環境下，對信息資源進行充分的利用，將更有助于引起我們對問題的重視，同時完善自我，為建立服務型政府提供更多的科學依據，全面推進檔案管理向著一體化的方向前進。現在，我國行政審批檔案信息化建設或是管理還需要進一步發展，但是這項工作的正面影響已經十分顯著。比如，提升檔案的利用空間，能很大程度上降低人們的工作量，提升工作效率，引導公眾樹立正確的社會發展意識[3]。
3 提升行政審批檔案信息化管理的策略
通過自身多年的實踐和工作經驗，針對上文的分析，提出了以下建議。
3.1 加強網絡意識
思想意識是人類開展活動的先導環節，因此針對情況，人們只有將思想意識進行轉變，才能對現代信息化管理的重要性引起重視，并且發揮其主觀能動性對管理技術進行學習。在工作的過程中，領導樹立起正確的管理思想和工作理念是現代化建設的主要前提，一般情況下，領導的思想意識和行為在一定程度上會對員工產生十分重要的影響。因此在加強網絡意識的過程中，要首先使領導具備這個先進的意識，同時安排有關部門加強在單位內部的宣傳工作，幫助員工進一步對工作方式進行轉變，支持并不斷參與到現代檔案信息化建設過程中，保證這項工作按照固定的方向發展，更好地達到之前的預期方向或目標。
3.2 重視創新
遇到困難和問題，我們不應該選擇逃避，更不能夠選擇退縮，面對困難應該迎難而上，而不是知難而退，最終將其突破，得到更好地發展。這種方式同樣適用于現代檔案信息化管理，因此在今后的管理工作中，需要直視挑戰，將其當做一次發展的全新機遇，在進行創新的過程中，首先我們需要對各方面的矛盾進行協調解決，幫助檔案信息化管理工作在曲折的過程中前進。一般情況下，行政審核文件有圖像、文檔和音頻等多種形式，因此在日常工作中應該逐漸加強對不同文件特點的研究和分析，將其進行分類保存，為今后的查詢和使用提供更大的便利，促進檔案信息向著多元化的方向發展[4]。
3.3 加強標準化建設
俗話說沒有規矩不成方圓，面對現在大量的行政審批工作，如果不制定相應的標準，將其進行規范，就會造成工作環境的混亂。因此針對不同類型的部門或是工作特征，我們就應該加強對具體性工作的標準制定，給檔案信息化管理提供更多的依據，通過這種方式來對工作的有效性進行全面提升。不僅如此，還需要對基層工作人員的執行標準進行正確的引導，防止其出現不良的工作狀態或是現象，為推進檔案信息化建設和管理起到更大的幫助作用。
3.4 提升隊伍的素質
雖然現階段我國已經基本實現了行政審批檔案信息化管理，但是在其實際的管理理念和方式的轉變還明顯不夠，因此還需要檔案人員的全力支持。在現代社會的發展過程中，行政單位的領導更應該加強對人才的重視和培養，根據現在工作情況，合理的對培訓工作進行安排和制定，全面提升管理人員的綜合水平，使其在實際工作的過程中發揮出更大的主動性和創新能力，將檔案的信息化管理水平得到進一步地提高[5]。
4 結語
綜上所述，行政審批檔案信息化管理作為一項綜合性和系統性的工作，是現代電子政務發展過程中一項具體的要求。這項工作的開展，在很大程度上說明了現代社會的進步，人類文明是在不斷發展的，因此也預示著行政審批工作將面臨著更大的機遇和挑戰。雖然現階段我國檔案信息化管理工作中還存在很大的問題，但是通過該文的研究，相信將在很大程度上對這項工作的開展起到幫助作用，為我國行政審批工作奠定更穩定的基礎。
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當前，我國正處在體制轉軌和經濟轉型重要時期，行政執法任務應當是更多宣傳和推行多樣化的行政執法方式、行政執法理念，通過機制創新和方法創新提高行政執法水平和實效，已成為各級行政執法機關的重要課題。
近年來，作為柔性行政監管方式之一的行政指導行為，在其他行政執法機關運用越來越廣。這些行政執法機關積極探索不具有行政強制力的行政指導柔性管理方式，采用指導、勸告、建議、提醒、說服、疏通等非強制性手段來彌補強制手段的不足，取得了較好效果，也改變了行政執法機關“不是收費就是處罰的負面形象”。
行政處罰最終目標是減少違法，但實際上，行政處罰的效果往往不盡如人意，此時行政指導等柔性管理就應運而生。行政指導在行政法上一般稱為“非權力性行政”，作為一種柔性管理方式，是指行政執法機關在其職能、職責或管轄范圍內，為適應復雜多樣化的經濟和社會管理需要，基于國家的法律精神、原則、規范或政策，適時靈活地采取指導、勸告、建議等方式，謀求行政管理相對人同意或協力，以有效地實現一定行政目的之行為。行政指導是行政執法機關在職責范圍內實施的指導、勸告、建議、提醒等柔性管理行為，具有非強制性、示范指導性、廣泛適用性、柔軟靈活性、方法多樣性、選擇接受性、溝通協調性等諸多特點。柔性管理，作為注重行政相對人的同意和協力，以靈活多樣的方式達到行政目標的非強制性手段，摒棄了單純依賴行政檢查、行政處罰、行政強制等強制性行政行為，實行命令――服從式管理的傳統行政模式，發揮了促進行政民主、降低治理成本的特殊功效。
構建社會主義和諧社會是一個不斷化解社會矛盾的持續過程，行政指導這一順應當代行政法治發展潮流的柔性監管方式，是建設服務型政府的重要切入點。柔性行政管理手段的運用，有助于提高管理相對人的法律意識，自覺停止違法或者避免各種法律糾紛的發生，使社會在法治之下實現有序和諧。其意義在于“管制型政府”向“服務型政府”的轉變。
在深化改革、社會轉型時期，檔案行政執法實踐中發現的各種檔案行政管理問題，可以說絕大多數都是人民內部矛盾，這對檔案行政執法監督能力提出了新的更高的要求。如果檔案行政執法機關仍然固守陳舊觀念，動輒運用檔案行政處罰、檔案行政強制等硬性措施一罰了之，難免造成檔案行政執法機關與檔案行政管理相對方之間的緊張關系甚至激烈沖突，不利于構建和諧社會，相比之下，檔案行政指導卻在多方面切合了構建和諧社會要求。
首先，檔案行政指導體現了以人為本、行政為民的理念，有利于尊重和保障檔案行政管理相對人的合法權益。其次，能促進檔案行政管理相對人參與，符合檔案行政民主化的要求，有利于建設服務型的檔案行政執法機關。因為檔案行政指導強調檔案行政執法機關與檔案行政管理相對人的互動關系，注重聽取和尊重檔案行政管理相對人的意見和要求，為其表達利益訴求提供較為充分的空間，故成為實現檔案行政民主的渠道和提供檔案行政服務的過程。最后，檔案行政指導有利于統籌協調檔案行政執法機關與檔案行政管理相對人的利益關系，化解與檔案行政管理相對人的矛盾，保持檔案行政管理秩序的安定和諧。
在檔案行政執法實踐中，推行柔性管理方式的檔案行政指導，對于檔案行政執法機關來說畢竟是一種新事物，還要解決如下問題：
其一，檔案行政指導是在糾正、減少檔案行政違法行為的目的之下，與剛性檔案行政執法手段相輔相成、各有功效的可選手段之一。隨著檔案行政民主程度的加深，檔案行政指導這樣的柔性管理方式將在檔案行政執法實務中更廣泛地采用，甚至成為主要的檔案行政執法監督方式。
其二，在檔案行政執法監督實踐中，各地檔案行政執法機關應當根據主、客觀實際情況靈活地選擇運用檔案行政指導。例如，在發現檔案行政管理相對人存在檔案違法行為時，檔案行政執法機關可以視具體情況選用最為合適的辦法：一是先指導，后不做處罰；二是先指導，后進行處罰；三是先處罰，后進行指導。