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第一條 為了加強會計檔案管理，有效保護和利用會計檔案，根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規，制定本辦法。
第二條 國家機關、社會團體、企業、事業單位和其他組織(以下統稱單位)管理會計檔案適用本辦法。
第三條 本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。
第四條 財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作，共同制定全國統一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監督和指導。
縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區域內的會計檔案工作，并對本行政區域內會計檔案工作實行監督和指導。
第五條 單位應當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。
單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構(以下統稱單位檔案管理機構)負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。
第六條 下列會計資料應當進行歸檔：
(一)會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證;
(二)會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔賬簿;
(三)財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;
(四)其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。
第七條 單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。
第八條 同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：
(一)形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸;
(二)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;
(三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;
(四)采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改;
(五)建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;
(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
第九條 滿足本辦法第八條規定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。
第十條 單位的會計機構或會計人員所屬機構(以下統稱單位會計管理機構)按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。
第十一條 當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。
單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定，且出納人員不得兼管會計檔案。
第十二條 單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。
紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。
單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。
第十三條 單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續，嚴禁篡改和損壞。
單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的，應當嚴格按照規定辦理相關手續。
會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規定時間內歸還。
第十四條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為20xx年和30年。
會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
第十五條 各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附表執行，本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。
單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應當比照類似檔案的保管期限辦理。
第十六條 單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限;對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。
第十七條 會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。
第十八條 經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀：
(一)單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。
(二)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。
第十九條 保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。
單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第二十條 單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，按照國家檔案管理的有關規定處置。
第二十一條 單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。
單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置，各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。
單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按照規定辦理交接手續。
單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由承接業務單位保存，并按照規定辦理交接手續。
第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管。單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應當由原各單位保管。
第二十三條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給建設項目接受單位的，應當在辦理竣工財務決算后及時移交，并按照規定辦理交接手續。
第二十四條 單位之間交接會計檔案時，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。
移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。
交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢后，交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案應當與其元數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。
第二十五條 單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應當按照國家有關規定執行。
第二十六條 單位委托中介機構記賬的，應當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應責任。
第二十七條 違反本辦法規定的單位和個人，由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規處理處罰。
第二十八條 預算、計劃、制度等文件材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本辦法。
第二十九條 不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執行。
第三十條 各省、自治區、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門，新疆生產建設兵團財務局、檔案局，國務院各業務主管部門，中國總后勤部，可以根據本辦法制定具體實施辦法。
第三十一條 本辦法由財政部、國家檔案局負責解釋，自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)同時廢止。
附表：1.企業和其他組織會計檔案保管期限表(略)
關于會計檔案管理辦法里的第五條規定
第五條
單位應當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。
(一)客體要件
本罪的客體是會計檔案管理制度。
會計檔案，是指會計憑證、會計帳簿和財務會計報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。會計檔案具有以下主要的特點：
(1)會計檔案并非是人為故意制造的，而是機關、社會團體和企業事業單位等會計主體在會計活動過程申自然形成的，是具有合法地位的會計機構和會計人員依法履行職務活動的產物。
(2)會計檔案產生的直接目的，不是為了故意形成會計檔案供人查閱，而是作為一種核算手段，為了處理會計事項的需要而產生的。
(3)會計檔案是反映經濟業務活動的史料，但又不同于一般的文獻資料，文獻資料通常是由特定的機構組織制定的，而會計檔案是由會計人員和經濟業務的當事人為體現，反映經濟業務事項辦理會計手續所形成的。同時，會計檔案作為會計核算的專業材料、是對經濟業務事項的客觀記錄和描述，沒有經過人為的修飾，可以比較客觀地反映當時的經濟活動情況。
(4)會計檔案是按照一定的規律集中保存起來的、會計憑證、會計帳簿和財務會計報告等會計資料，不是隨意保留下來就自然形成會計檔案，而是必須按照一定的要求集中保存起來，才能形成會計檔案。
會計檔案具有以下主要的作用，(1)會計檔案既是國家檔案的重要組成部分，又是各單位的重要檔案，是記錄和反映國家機關、社會團體、企業事業單位開展經濟業務活動的重要歷史資料和證據。通過會計檔案，可以反映出各單位開展經濟業務辦理會計手續、進行會計核算、執行會計制度的情況
(2)會計檔案可以比較詳細地反映出一個單位會計基礎工作規范中的一些情況，如果一個單位存在會計帳目混亂、手續不清、資料散失等問題，可以清楚地從會計檔案中體現出來;同時，如果一個單位存在弄虛作假、違法亂紀等活動，也可以從會計檔案中反映和體現出來。
【關鍵詞】規范化；專業化；真實、準確、完整；經濟資源集體采集利用
《會計法》明確規定：“國家機關、社會團體、公司、企業、事業單位和其他組織（以下統稱單位），須依照本法辦理會計事務。”各單位必須依法設置會計賬簿，并保證其真實、完整。會計機構、會計人員依照本法規定進行會計核算、實行會計監督。會計機構、會計人員依法真實、完整地辦理了會計事務，也就是說，會計人員生產出合格“產品”了。那么，如何把這一合格“產品”—即會計檔案保管好、使用好，是各單位普遍存在的問題。本文就擬把會計檔案管理規范化和管理專業化結合統一方面進行探討。
財政部、國家檔案局關于印發《會計檔案管理辦法》的通知，自1999年1月1日起執行，對會計檔案管理有了明確規定。但是目前的狀況是：有的單位會計檔案管理比較規范，有的單位會計檔案管理的隨意性比較大，有的單位在會計核算年度終了，把會計檔案往庫里一堆了事。沒有專職檔案人員進行管理，也沒有配備兼職人員進行管理，誰需要資料誰都可以查找，嚴重違反了會計檔案管理辦法。
隨著我國社會主義市場經濟的發展，會計工作越來越重要。會計記錄的經濟活動信息都歸集在會計檔案中。會計檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據，是各級政府經濟信息統計基礎性資料，是微觀和宏觀經濟規劃的重要依據，也是單位負責人是否廉潔施政的重要證據，會計檔案是經濟活動綜合的反映。
1.會計檔案管理的專業化
會計檔案管理的專業化，包括兩個層面的含義：既包括了會計檔案管理需要有專業化的隊伍承擔管理工作，有包括了管理會計檔案的工作人員的專業化工作水平。
縣團級以上企事業單位，會計業務量大的，應配備專職會計檔案管理人員。事業單位會計檔案管理人員應給出編制。國有大型企業配備專職會計檔案管理人員，應從會計人員選拔產生。縣團級以上企事業單位，會計業務量比較小的，應當在會計機構內部指定專人保管。只有專業化，才能規范化。專業化是會計檔案管理規范化的前提和基礎。只有專業化和規范化有機結合，才能達到會計檔案管理規范的有序統一。
一個單位內部，有不同的會計主體：即一級法人單位，還有二級會計核算單位（即非法人分支機構或二級報賬制單位）。不論什么樣的會計主體，都有大量的會計檔案需歸檔。單位內部還有不同的行業，會計核算、會計監督對象也不同，客觀上也要求會計檔案管理的規范化和專業化。不能簡單地把會計檔案一歸檔就了事。造成經濟信息資源永久沉淀，得不到及時開發和利用。
無論是上述何種會計檔案的管理方式，都需要對從業人員進行專業化知識的培訓，提高管理人員的檔案管理水平。需要做到以下幾個方面：首先，從領導層面上要增強對會計檔案管理工作的重要性認識，意識會計檔案對于本單位開展工作的重要意義和潛在的經濟利益；第二，給予一定的物質、經濟支持，會計檔案的收藏與保管需要一定的物理場地，保證會計檔案的安全完整也是提高會計檔案館里專業化水平的重要指標之一；第三，對檔案管理人員提供培訓的支持，目前很多從事會計檔案管理的人員對檔案管理知識較為缺乏，或者是對專業性質較強的會計檔案的管理缺乏一定的認識，所以對管理人員進行專業化的培訓，既有利于提高會計檔案的信息質量和保存價值，又有利于提高對會計檔案中蘊藏的信息的開發與使用。
2.會計檔案管理的規范化
《會計檔案管理辦法》明確規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管，有序存放，方便查閱，嚴禁毀損，散失和泄密。”明確了會計檔案保管期限和目的，就是要及時對會計檔案信息資源有效開發利用。一定時期經濟信息資源及時采集利用，可能會對經濟社會有極大地推動作用和促進作用；過了保管期限，隨著經濟的發展，經濟和社會工作中的新情況、新問題不斷出現，原經濟信息資源開發利用價值也就隨之終結。及時開發利用會計檔案信息資源是關鍵，把握時代脈搏，需要不斷學習型人才，才能有效開發利用會計檔案經濟信息資源。從開發利用角度看，也需要會計檔案管理規范化和專業化。
會計檔案管理的規范化需要從制度上進行建設。《會計檔案管理辦法》是各個單位對會計檔案管理制度建設的基本原則，在此基礎上對會計檔案的立案歸檔、管理利用、編纂開發和鑒定銷毀形成規章制度。實施的細則需要包括以下的幾個方面：第一，要建立制度保證會計檔案的安全完整，這是會計檔案發揮作用的基本前提；第二，要建立檔案制度的保管制度，會計檔案的主要作用就是為了日后的對于賬目的清查鑒定的作用，因此需要建立制度對會計檔案的歸檔期限、范圍、種類和使用人員的范圍有明確的制度規定；第三，要建立會計檔案的鑒定與銷毀制度，雖然建立會計檔案是為了防止財會人員，但是會計檔案還是存在著一定保管規律，要對會計檔案的要建立完整的鑒定制度，及時對超過保管期限的檔案進行銷毀，同時也要對銷毀檔案的流程和方法進行制度建設，即建立起銷毀制度。
會計檔案管理規范化和專業化的統一，著重加大對會計檔案管理規范化檢查的力度。對各單位會計檔案是否建檔和歸檔，依據《會計檔案管理辦法》進行一次大檢查，對沒有按《會計檔案管理辦法》管理會計檔案的單位進行整頓，限期改正；經過整頓，仍沒有按管理制度執行的，給予處罰。同時應把會計檔案管理規范化，納入單位年終考核體系，使之制度化、規范化、專業化、經常化。使用多種手段和措施，促進各單位會計檔案管理升級，：開展會計檔案管理創先爭優活動；會計檔案管理知識有獎搶答賽活動；開展會計檔案管理學術活動等等。依法促使本單位負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性、合法性負責。
【摘要】本文根據會計電算化檔案的特點，分析了高校會計電算化檔案管理存在的問題，提出了加強高校會計電算化檔案管理的對策。
【關鍵詞】高校;會計電算化;檔案管理
會計檔案是重要的經濟檔案和歷史資料，具有不可再生的特點，它是檢查以前年度發生的經濟工作責任和進行績效評價的重要依據。高校領導在了解學校狀況、預測經費開支、制定事業發展規劃和科學決策時都必須借助會計檔案記載的各種信息，會計檔案是高校必不可少的經濟信息資源，具有極為重要的經濟意義的法律意義。會計電算化在為我們提供快捷、高效服務的同時，不同程度地存在著某些問題。怎樣做好會計電算化檔案管理，是擺在我們面前的一個新課題，需要不斷深入地研究和總結。
一、高校會計電算化檔案管理存在的問題
(一)會計電算化檔案管理內容不夠完整
目前大部分高校雖已經實現了會計電算化，但由于對會計電算化檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經驗，因此大多數高校定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質會計檔案，而沒有移交存儲會計數據的磁性介質會計檔案和開發使用的全套電算化會計的應用軟件程序、系統軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進行了會計軟件的升級，而原有的會計軟件及資料卻未能及時進行整理歸檔，隨著時間的推移，不同版本下的會計數據不能被調用，會計檔案的完整性、安全性就得不到保證。會計電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用，但這種服務方式已經制約了會計電算化檔案的利用，更無法適應會計電算化檔案的改革發展。
(二)會計電算化檔案自身存在的問題
1.機制記賬憑證內容不完整。盡管機制記賬憑證上面已經打印了制單、出納、記賬、審核和會計主管等，但是卻缺少上述相關人員的印章或者簽字。作為會計憑證，內容不完整，責任不明確。
2.備份打印輸出不及時。有些高校不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出，過于依賴計算機存儲，沒有做到將電算化數據定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料，從而影響電算化系統的正常工作。
3.硬件設施未跟上。由于某些高校受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限;沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的會計電算化檔案保護措施;沒有選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，沒有實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。
(三)會計電算化檔案管理缺乏專門人員
會計電算化檔案管理要求管理人員既要懂會計專業知識，又要懂檔案業務知識和計算機知識。目前許多高校比較重視教學和科研的人才引進，對檔案的管理不夠重視，有的高校甚至讓非專業人員管理檔案，遇有上級主管部門檢查時忙于應付，檔案意識滯后。個別高校的檔案室多采用打開柜門，讓財務部門的同志自己查閱會計檔案，有的甚至沒辦任何手續就隨意借出檔案查閱，既不符合會計檔案管理的要求，也無法滿足高校對會計檔案的信息需求。
(四)會計電算化檔案管理制度有待完善
目前，國家關于會計電算化檔案管理的討論，大多是圍繞《會計電算化工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規范》等幾個文件，僅對會計電算化檔案的基本要求而談，未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范。隨著會計電算化的普及，會計檔案的內容增多了，對環境的要求提高了，而很多高校沒有認識到這些變化，認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化，沒有及時修訂學校的會計檔案管理制度，沒有及時制定相應的會計電算化檔案保管人員的崗位職責，也沒有及時采取相應的保障措施來改善會計電算化檔案的保管環境等，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。會計電算化檔案管理中存在的問題越來越突出，原有的管理方式陳舊，不能適應會計電算化檔案管理的要求。
二、加強高校會計電算化檔案管理的對策
(一)強化領導會計檔案的管理意識
各類檔案設備的購建，專職檔案管理員崗位的設置以及檔案
管理制度的出臺，都離不開單位領導的積極支持。因此，會計人員一方面要大力宣傳國家的財經法規和管理規章，增強大家的會計電算化檔案管理意識;另一方面，積極主動地爭取領導的重視、關心和支持，強化領導的會計檔案管理意識，將會計電算化檔案管理工作納入學校整體工作的范圍加以考慮和安排，加大經費投入，完善硬件環境，不斷升級軟件，確保會計檔案管理工作順利進行。
(二)提高會計檔案管理人員的業務素質
會計檔案管理是一項專業性、技術性、政策性很強的工作，計算機技術的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求，會計檔案管理人員業務素質和能力是管好用好會計檔案的關鍵，針對目前高等學校檔案管理機構中，缺乏既懂檔案管理知識又精通財會知識和計算機應用的復合型人才，不能適應新形勢下會計檔案管理工作需要的情況，高校領導應重視會計檔案管理人才培養，進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設，不斷提高他們的政治素質和業務素質，使他們盡快掌握現代化的管理方法和技術，不斷提高會計檔案管理水平。
(三)建立和健全會計電算化檔案管理的制度體系
國家制定系統的、細化的會計電算化檔案管理辦法，以法規制度的形式加以強制，在方法上指導各單位的會計電算化檔案管理工作，是做好會計電算化檔案管理的保障。財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》第四條規定“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密”;第七條規定“各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度”。筆者認為，目前高校可根據財政部的《會計基礎工作規范》、《會計電算化工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》等管理規章，建立和健全一系列具體的、可操作性的會計電算化檔案的管理制度體系，保證會計電算化檔案的安全和完整，更好地為決策服務。具體可以制訂以下制度:
1.建立會計電算化檔案管理的定期備份制度。會計電算化檔案應定期備份到磁性介質。一般準備三套軟盤循環使用，并設立備份登記簿，登記備份時間、數量、保管方式等備份細節信息。由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。需要備份的內容包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件。機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員保管。注意應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據，盡量少采用軟盤存儲會計檔案。
2.建立會計電算化檔案管理的歸檔制度。會計電算化檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管。要保存各版本的檔案備份，并在存儲介質的標簽上注明軟件的種類和版本號，同時標注與哪個版本的會計軟件相對應。會計數據輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報表應定期打印輸出，并由記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員等相關人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會計檔案管理員妥為保管，要制定輸出檔案的內容、件數、保管人和使用人的登記制度。
3.建立會計電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤與儲存盤分離存放在兩個建筑物內，即對所有的會計數據進行雙備份，每份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護，貼上封簽，存放在兩個不同的地點，并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序對數據磁盤、刻錄的光盤等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊、報表等紙介質檔案，按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理，但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會計機構負責人等的簽章才能存檔保管，以明確經濟責任，保證檔案的法律效力。在電子檔案和紙質檔案并存管理的體制下，可以在紙質檔案的卷內目錄“備注”欄中注明相應的電子檔案的檔號及保存地址，以相互對照利用。
4.建立嚴格的會計檔案查閱、復制登記制度。每次調閱，必須有檔案管理人員在場監督，根據調閱權限，在調閱登記簿中詳細登記調閱日期、調閱人員的姓名和部門單位、調閱理由、調閱內容、歸還日期、審批人員等，不得將保存的會計檔案借出。本院教職工來調閱或復制會計檔案，應經會計主管人員同意，由本單位財會人員調閱、復制后再處理。外單位人員來調閱或復制會計檔案，必須持有單位正式介紹信，經學院領導、會計主管人員批準后，由本單位財會人員調閱、復制后再處理。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保高校會計檔案的安全性和完整性前提下，使會計電算化檔案得以充分利用。
5.建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制
度。針對會計電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點，在進行管理時應注意:對硬盤上的會計檔案，應具有相應的安全保密措施加以保護;要有用戶設別控制管理;要有加密的機內操作日志管理，監督操作系統;要有數據存取權限限制，防止越權使用。對于普通數據，可較大范圍共享;涉及單位機密的數據，僅供一定需要的人員使用;而設計原程序文件、數據結構文件等，則只有主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。
6.建立會計電算化檔案的銷毀制度。對保管期滿的會計電算化檔案，由檔案保管人員會同會計機構向單位負責人提出銷毀意見，編制銷毀清冊，列明應當銷毀的檔案名稱、卷號、數量、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，單位負責人在銷毀清冊上簽署意見。銷毀時，由單位檔案機構、會計機構和上級主管部門派員監銷，并將實際銷毀內容與銷毀清冊進行準確核對。銷毀后，監銷人員要在銷毀清冊上簽字。對于保管期滿但涉及債權債務未了的、在建工程的、涉外業務的會計檔案，均不得銷毀。
7.建立會計電算化檔案的立卷制度。《會計檔案管理辦法》第六條規定，各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。高校一般可以根據檔案保管年限和管理類別進行立卷。每年保持檔案順序排列的穩定性，沒有國家政策的調整，一般不予變更。
8.建立會計電算化各管理崗位責任制度。主要內容包括:根據內部控制制度的要求設置各工作崗位的職責和標準;各工作崗位的人員和具體分工;各工作崗位的輪崗辦法;對各會計電算化崗位的考核辦法。保證管理的各項工作責任落實到個人。
9.建立會計電算化系統的管理工作規范。系統的管理工作要采取專人負責制;提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具;強化系統的安全防護功能，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。
農村信用社會計檔案是農村信用社歷年各項業務和財務活動的完整記錄及核算依據，是農村信用社成長發展歷史和農村經濟部門資金活動的重要資料，在一定時期內起著會計檢查和事后查考的重要作用。但是目前農村信用社會計檔案管理中存在著立檔與保管不規范等一系列問題，嚴重制約了農村信用社會計管理水平和資源利用，因而建立科學的會計檔案管理方法，夯實會計檔案管理基礎工作顯得尤為必要。
一、當前農村信用社會計檔案管理中存在的主要問題：
1、重視會計檔案的日常歸檔管理，輕視會計檔案的管理制度建設。目前，農村信用社的會計檔案管理制度主要執行財政部財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》和中國人民銀行銀發[20xx]374號《銀行會計檔案管理辦法》，并沒有建立一套適合各單位自身的會計檔案管理制度的實施細則，沒有統一管理會計檔案的標準。許多農村信用社機構現存會計檔案都已分類造冊，但部分會計賬簿、會計憑證之類檔案仍無法編制全宗號、目錄號、案卷號，只有按年度分的檔案流水號，而且沒有統一規定的裝訂要求，外觀上很不整齊。同時，實施會計電算化后產生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，目前還沒有及時制定相應的管理辦法，多數應歸檔的會計數據文件散落于不同的經辦人手中，造成了會計檔案歸檔資料不完整。
2、重視有形會計資料歸檔，輕視無形會計檔案管理。近年來，農村信用社電子化建設日新月異，會計電算化逐步融入農村信用社各個業務領域，并逐漸取代了傳統的手工操作。雖然實行會計電算化后，由計算機生成的會計資料仍然按規定定期形成了較為系統、完整的書面資料，并納入了會計檔案管理之中，但是對會計軟件及其生成的電子數據并未納入或未全部納入會計檔案的管理范疇，由此造成此類會計檔案的缺項，其后果是在很大程度上影響了會計檔案的正常使用及科學利用的效率，從而使會計電算化僅僅停留在代替手工記賬、代替手工編制會計報表等簡單而單一的功能階段，未能發揮其更為強大的其他功能。以農村信用社儲蓄業務為例，每個網點每年跟儲蓄有關的業務憑證、賬簿，少則上百本多則幾千本，一旦需查詢相關數據，其過程和耗費的精力可想而知，而如果將相關電子數據一并歸檔，當然其中包括其適用的程序、軟件，查詢起來定然會非常迅速、方便，但就目前現狀來看，這方面的工作確實做得不夠。同時，由于農村信用社點多面廣，尤其是多級法人結構的特殊性，使得農村信用社電子化建設缺乏統一的規劃，開發利用的會計軟件五花八門，數據間的不兼容性使得各級機構對淘汰或更新了的應用程序和軟件疏于管理，如不能及時將備份數據歸檔和保留形成會計文件數據的背景信息，勢必導致舊系統中形成文件在新系統中不能讀取，將造成大量數據資源的浪費，給今后的會計核算工作造成一定的損失。
3、重視本單位會計檔案管理，輕視下屬機構會計檔案管理。按《會計檔案管理辦法》規定：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。但在實際工作中，由于大多數農村信用社機構會計檔案是由會計部門兼管，部分會計機構管理人員對會計檔案及時、按期歸檔的重要性認識不足，至使下屬機構會計檔案不能及時催收、歸檔到位，即使下級機構上交會計檔案，所移交的會計檔案也未得到與本單位會計檔案的“同等待遇”，往往維持原狀“束之高閣”，這顯然不利于單位對所有會計檔案進行科學有效管理。
4、重視會計數據的交接,忽視會計檔案的移交。會計檔案的移交本應是會計人員工作調動和網點合并等業務交接的一項重要內容，但在實際工作中卻并未引起重視。一方面，部分網點會計人員辦理業務交接時，往往只辦業務數據的交接，而對會計檔案要么未辦交接，要么象征性的以會計檔案保管登記簿移交清單簽字了事；另一方面，部分單位會計人員對網點合并的會計檔案移交手續不清、責任不明，造成所移交的會計檔案管理混亂，不僅查找起來非常困難，甚至有些單位還有會計檔案遺失而無從追責。
5、重視對會計檔案的收集、存放管理，忽視對會計檔案進行科學的鑒定、及時的銷毀工作。會計檔案管理既包括全面、完整的收集，科學的整理保管階段，也包括后期的科學鑒定與及時銷毀階段。不同類型的會計檔案有其不同的保管期限，必然需要對已經超過保管期限且無保管必要的會計檔案進行定期鑒定與銷毀。由于金融行業的特殊性，農村信用社經濟活動十分頻繁，會計檔案形成數量之多是其他門類的檔案所不可比擬的，但在實際工作中，農村信用社會計檔案的鑒定與銷毀工作未得到相關各方的充分重視，從而造成檔案保管空間與檔案管理人力等資源的浪費。
二、規范農村信用社會計檔案管理的幾點建議
1、加快制訂科學規范的會計檔案管理辦法并組織實施，確保會計檔案管理有 章可依、職責分明。農村信用社財務部門要結合農村信用社的特點和實際情況，按照財政部《會計檔案管理辦法》和人民銀行《銀行會計檔案管理辦法》制定切實可行的會計檔案管理制度實施細則，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程，統一會計檔案管理要求。會計檔案操作規程除了立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應結合實際，制訂出會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，并將會計電子化系統開發、修改和使用的數據、程序資料通過磁介質收錄保管，每年翻錄一次，實行雙備份異地分別保管，確保會計檔案收集的齊全完整。
2、加強會計檔案后續管理的檢查、考核力度，確保會計檔案歸檔及時、保管完整、銷毀有序。首先，對原有會計檔案各級財務部門要集中組織人員進行全面清理，通過搜集補救一批、規范整改一批、集中銷毀一批，保證現有會計檔案完整、規范，使新增會計檔案有科學管理的起點。其次，財務部門要抓好會計人員調動和網點撤并時會計檔案的移交工作，會計檔案交接要編制移交清冊，交接雙方負責清點核對，會計檔案交接不清的會計人員不得離開工作崗位，對清理過程中發現的因原移交人員移交不清的會計檔案，必須責令當事人回原單位查明原因，避免責任不清，人浮于事，造成會計檔案的遺失。再次，要嚴格遵守會計檔案調（查）閱登記制度，防止會計檔案丟失和泄密，并定期檢查會計檔案，及時對破損、變質會計檔案進行復制、修復或其它技術處理，對超過保管期限且無保管必要的會計檔案及時組織銷毀。
3、加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。無論多么好的制度、多么先進的技術設備，都要靠人來執行和操作，檔案管理工作的好壞，其工作人員的素質、能力發揮著巨大的作用。會計人員是會計檔案整理的第一責任人，會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
4、加大會計檔案管理硬件投入，提高會計檔案利用效率。存放會計檔案的場所應具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，各級財務部門要及時為會計檔案保管提供有利條件。同時，財務部門應充分利用現代化科技設備和手段，特別是運用會計電子化建設生成的數據，建立會計檔案網絡信息，方便職工隨時對會計檔案目錄、數據進行查詢，實現資源共享，只有這樣，會計檔案利用工作才會躍上一個新的臺階。
銷毀檔案請示一尊敬的領導：
根據《傳染病疫情檔案管理制度》相關規定，傳染病報告卡資料保管期限為3年，到期應銷毀。現已將超過保管年限并確無繼續保存價值的20XX-20XX傳染病卡整理出來，予以銷毀。請審批。
申請人：
審批人：
20XX年3月21日
銷毀檔案請示二××主任：
根據《會計檔案管理辦法》的規定，我們已將超過保管年限并確無繼續保存價值的會計檔案整理出來，經過會計人員和檔案管理人員共同復核鑒定，編制了《會計檔案銷毀清冊》(附后)現隨文報上，請審批。
附：會計檔案銷毀清單(略)
××××分公司(蓋章)
××××年×月×日
銷毀檔案請示三*****：
根據《會計法》第二章第二十三條、《會計檔案管理辦法》第八、十、十一條的相關規定，會計憑證、會計賬簿保管期限為20xx年，到期會計檔案應銷毀。現已將超過保管年限并確無繼續保存價值的憑證和賬簿檔案整理出來，予以銷毀。
請審批。
一是有的會計核算中心沒有或未及時向委托單位移交會計檔案，不符合《會計檔案管理辦法》的規定。《會計檔案管理辦法》第6條明確指出，“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但其所有權仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應當保持一個單位全宗的完整性和連續性。
二是紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第7條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據。”《會計基礎工作規范》第45條規定，“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理”。然而實際工作中，會計委派制核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成的大量磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。
三是會計工作與會計檔案管理脫節。會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作之中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務，卻忽視了制定詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規范，無目錄等現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上科學管理。
四是財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業務主要接受同級財政部門的監管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業務指導與監督。財政部門只強調會計業務規范與否，而對會計檔案規范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態。
五是會計檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
針對會計管理體制改革給會計檔案管理帶來的問題，筆者認為應強化以下方面工作：
一要加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。
二要加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員崗前培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
會計委派制是由政府部門和產權 管理 部門以所有者身份，委派會計代表政府和產權管理部門監督國有單位或集體企業資產經營和財務管理的一種制度。實行會計委派制度是我國會計管理工作中的新生事物，是對傳統會計管理體制的重大改革。行政事業單位會計委派制有兩種形式，一種叫“會計委派直接管理”，另一種叫“財務集中制”。
1）“會計委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負責人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務晉升、工作調動等實行集中統一管理，會計人員獨立，并實行在單位之間定期輪崗制度。
2）“財務集中制”形式。即在基層成立行政事業單位財務會計核算中心，在保持各單位資金所有權、使用權，財務自、審批權不變的前提下，各單位不再設置會計機構，不配備會計人員，只設報賬員，將招考來的會計的行政關系等轉到核算中心，割斷了會計人員與其服務單位的人事隸屬關系和經濟利益關系，將會計核算權從單位行政 管理 權分離出來，取消各單位銀行賬戶，統一進行會計核算、報送財務報告，保管會計檔案等財務活動，實行“集中管理，分戶核算”，融會計服務與監督管理為一體。
目前，會計委派制下會計檔案管理的現狀大致是：
1）委派會計受財政部門委派，直接到行政事業單位進行會計工作，所形成的會計檔案由委派會計整理立卷，會計檔案實體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉村一級，會計檔案管理 方式卻發生了變化。各村的財務全部由鄉鎮的委派會計統一核算、報賬，各村形成的會計檔案也集中在鄉鎮統一管理，不再向各村返回會計檔案。
2）會計集中核算地區或部門，在會計核算中心形成的會計檔案由核算中心進行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會計檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會計檔案 管理 辦法規定》及時向委托單位返回，而是自行保管。
綜上所述，不難看出會計委派制下的會計檔案 管理 仍存在一些問題，其主要表現為：
1）有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案。這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規定。《會計檔案管理辦法》第六條明確指出：“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管”。
2）紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據。”《會計基礎工作規范》第四十五條規定：“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理。”然而實際工作中，會計委派制核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。
3）會計工作與會計檔案管理相脫節。會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。
4）財政部門與檔案行政 管理 部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業務主要接受同級財政部門的監管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業務指導與監督。財政部門只管會計業務規范與否，而對會計檔案規范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態。
5）會計檔案 管理 制度亟待完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。
針對會計 管理 體制的改革給會計檔案管理帶來的上述問題，筆者認為，應做好以下幾個方面的工作：
1）加強會計檔案 管理 ，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。
2）加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案 管理 及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
一、基層人民銀行會計檔案管理現狀分析
自《銀行會計檔案管理辦法》實施以來，我國有關銀行檔案的管理已經逐步地向規范化與完善性轉變。
當前，有關基層人民銀行的管理方法，主要采取的是發行會計以及基層國庫會計資料分散管理的方式：一是采取中心支行貨幣金銀部門，對有關會計資料進行事后監督，在中心監督完畢后，將有關資料返回至貨幣金銀部門，實現其自行裝訂、歸檔、保管等有關檔案管理的工作；二是縣支行國庫業務的會計憑證、賬表、清單、系統工作日志等會計資料經事后監督中心監督完畢后，有關的檔案資料，需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門，由縣支行綜合檔案管理部門來實施有關檔案管理的歸檔、查詢以及事后監督中心對賬表、清單、系統工作日志等會計資料負責裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式，對于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問題。一是對于會計檔案的定期檢查與修復工作，沒有依照預定日期如期進行；二是對于檔案中的磁介質等相關的資料，管理不規范，容易產生磁介質失去信息；三是檔案管理手段落后，有關檔案管理的自動化程度不高，難以對會計檔案的安全性以及完整性進行有效地維護；四是對于一些保管期滿的檔案沒有進行及時的銷毀與清理。五是磁介質管理，比如，個別行核算系統數據未做到雙備份，對于個別行備份磁介質、光介質數據也沒有實施異地的存放等管理模式。
對于檔案管理制度的執行等情況，有關當前檔案保管安全性方面，基層人民銀行的會計檔案管理現狀，主要體現在會計檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先，對于會計檔案的查詢，會計檔案的查閱除應會計業務檢查的要求恢復會計核算系統備份數據，以查看是否存在磁介質、光介質會計檔案失效的情形外，均為紙介質的會計檔案。基層人民銀行能夠實現按照會計檔案管理制度中規定的相關法規，嚴格的建立以及執行有關會計檔案的登記、審批等制度，實現有關會計檔案的查詢工作的嚴格辦理，其次，對于會計檔案的復制，在基層人民銀行的會計管理中，為保證會計檔案能夠在有效的時間內得到妥善的保管，主要采取的是對郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進行復印保存的管理模式。再次，有關會計檔案的銷毀，基層人民銀行的銷毀工作的主要對象是一些紙介質的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽，對于一些諸如會計核算系統月終備份等磁介質的會計檔案，沒有進行及時的銷毀。
二、基層人民銀行會計檔案管理中存在的問題及原因探究
當前，人民銀行在實施會計檔案管理中，主要執行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計基本制度》，這一管理制度并為專門對于會計檔案的管理制定專門的指導條款。但是隨著經濟的發展以及人民銀行對于銀行會計電算化管理要求的迅猛發展，對于人民銀行實施檔案管理的內容以及形式都發生了較大的變化。
(一)會計檔案管理部門分散，統一管理流于形式
當前，基層人民銀行在實施會計檔案管理時，盡管一些檔案資料的管理已經實現了事后監管部門的集中化管理與監督，盡管實施檔案管理的部門沒有進行統一的管理，對于一些資料的條約也主要是由事后監管部門進行有關資料的管理，這樣就導致會計檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態下，就會造成有關檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是會計檔案入檔不及時，存在檔案遺失的風險；二是由于內部人員對于調閱檔案不履行審批程序等問題，造成有關檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題；三是由于會計檔案資料主要實施的是各部門分散化管理，這就給有關會計檔案資料的保存與監管帶來了管理條件上的限制；四是調閱資料主要是由事后監管部門進行管理，這就給會計檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關會計檔案存在影響會計檔案安全性的問題，就很容易帶來會計檔案管理難以實現人民銀行會計檔案管理的“四防”“四無”基本管理標準。
與此同時，由于會計檔案管理與核算系統的升級沒有實現同步化，結果就導致對于磁介質檔案的調閱存在較大的難度。在實際的管理中，一些磁介質會計檔案是在特定的應用系統中生成的，那么在實施磁介質的調閱中，就需要在特定的運行環境中進行。但是核算管理應用系統版本的升級、更新，對于一些舊有的磁介質檔案已經無法實現調閱，這樣就失去了檔案管理在實施會計檔案管理的有效使用。
關鍵詞：會計檔案；會計電算化；完善制度；專業人員；提高利用率
所謂的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、財務軟件和會計數據存儲介質及其他會計核算專業資料（指合同、養老金繳納清冊、工資冊、會計檔案保管清冊、原始始票據存檔等）所形成的資料，是一個單位收入、支出的重要憑證。
事業單位是指國家以社會公益為目的，由國家機關舉辦或者其他組織利用國有資產舉辦的社會服務組織。事業單位成立目的不是為了生產經營獲取利潤，而是提供公共服務，是社會主義市場經濟發展中不可或缺的一部分。事業單位的財務檔案要想滿足人民群眾日益增長的物質和文化生活和公益服務的需求，就必需有一套完整的制度、強硬的賬務隊伍和可行的實施辦法。
一、目前，事業單位財務管理存在幾個問題
（一）制度的不健全勢必造成管理無章可循，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。無用的檔案、無序的堆放、無章法的整理給單位會計檔案的管理和利用帶來許多麻煩，甚至出現找不到檔案的情況，造成不必要的損失。
（二）正規的、專業的檔案管理人員和檔案整理人員配備太少，甚至沒有，現任的會計檔案人員大多由負責財務的人員兼管，缺乏相應的檔案管理知識；其次，沒有專門的會計檔案庫房，所謂的會計檔案只是一摞摞裝入箱子的會計憑證，從而導致會計檔案資料的利用率低，甚至出現檔案不移交、缺失等問題。
（三）會計電算化下形成的電子數據資料，缺少必要的網絡安全措施，電算化會計運用在會計檔案中有著方便、快捷、直觀、存儲量大等優勢，但是，由于網絡安全措施防衛不當，通過計算機技術手段的違法行為具有更強的隱蔽性和更大的破壞性。
（四）單位從上到下對財務檔案管理工作認識不足，重視不夠，在實際的經濟活動中，財務檔案是其進行經濟活動的最原始的記錄和最真實的反映。但是，就目前的情況看來，部分行政事業單位的管理人員和領導對財務檔案管理工作并沒有給予足夠的重視。
二、針對財務檔案中存在的幾個問題，提出如下建議
（一）建立健全完善的事業單位會計檔案制度。《檔案法》和《會計檔案管理辦法》是財務管理制度的重要法律依據，首先單位應該從領導和管理人員的思想意識入手，充分認識財務檔案管理工作的重要性和必要性，認識到財務檔案管理工作對本單位發展所起到的重要作用，從而建立一套完整的會計檔案管理制度，進而達到會計檔案管理步入正規化管理。
（二）指定專業的高素質的會計檔案管理人員。邀請檔案專業人員，依據《檔案法》、《會計檔案管理辦法》對財務檔案人員進行技能培訓和職業道德教育，提高業務水平和綜合素質。會計檔案管理人員應該是集多種技能于一身的復合型人才，既要掌握檔案管理知識，又要精通財務知識，更要有過硬的法律意識，還要能熟練的應用計算機。
（三）對于會計電算化下形成的數據信息，要及時備份進行保存，防止會計數據信息的丟失；以紙介質形式連同其它會計檔案、電腦磁盤一同保管；同時要做好網絡的安全管理、計算機系統的安全管理，并指定專業的、固定的網絡安全人員對財務系統定期進行安全維護，防止惡意破壞網絡、篡改數據信息。
（四）提高會計檔案的利用率，由于歷史的原因，人為的對會計檔案蒙上了一層神秘有面紗，認為會計賬務有不可公開的保密性，以至于在檔案使用中遇到阻礙，從而導致會計檔案成為一堆死資料，不能發揮應有的作用。這就要求單位領導指定專門財務檔案管理人員，明確崗位責任制，實行責任追究。這樣才不至于讓檔案于檔案僅僅作為檔案保存，更能在單位的發展中發揮應有的作用。