時間：2023-05-28 09:43:55
導(dǎo)語：在單位檔案管理基本情況的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：人力資源檔案；信息化；考核；使用率
Abstract: with the continuous development of market economy, our country enterprise human resources system is also constantly reform, the traditional human resource file management mode has been unable to adapt to the needs of social development, the traditional archives management of human resources has many problems, seriously restrict the work of archives management of human resources in the new period. It is imperative to improve enterprise management level of human resource files into things. At first, this paper analyzes the necessity of improve enterprise human resources archives management level, and then summarizes the current problems existing in the enterprise archives management in human resources, the system is discussed from seven aspects effectively improve enterprise human resources records management level of countermeasures, so as to provide reference for industry human resources managers.
Keywords: human resources files; Informatization; The inspection; usage
中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼：A文章編號：2095-2104(2013)
提升企業(yè)人力資源檔案管理水平的必要性
（一）是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要
1、有助于企業(yè)了解人才基本情況
企業(yè)的人力資源檔案管理是企業(yè)對人才的基本情況進行了解和掌握的基本依據(jù)。對于企業(yè)而言，把好人才的進出關(guān)、做到人才的選用工作、全面了解員工特長，通常采取的辦法就是通過查閱人力資源檔案，對人力資源檔案材料中所記錄的個人素質(zhì)、思想品行、業(yè)務(wù)水平等基本情況進行了解，然后進行用人分析和確定。
2、便于企業(yè)內(nèi)部考核
而在企業(yè)的內(nèi)部考核上，企業(yè)可以通過對員工的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎懲等情況的檔案材料匯總，來作為考核的重要依據(jù)。
優(yōu)化企業(yè)人力資源配置
人力資源配置是實現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源并不是靜止的，它隨著時間的推移，內(nèi)外環(huán)境的變化，會出現(xiàn)人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，人事檔案可以實現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測人力資源的需求，促進人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳的配置。
4、為企業(yè)人力資源發(fā)展戰(zhàn)略提供依據(jù)
人力資源檔案管理可以為企業(yè)制定用人計劃和發(fā)展戰(zhàn)略提供支持。所以說，企業(yè)認真做好人力資源檔案材料的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠為現(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理和利用提供良好的條件，也能夠為企業(yè)的人事數(shù)據(jù)和信息管理提供依據(jù)，進而為企業(yè)的人力資源規(guī)范化管理提供基礎(chǔ)保障。
（二）是個人價值得以體現(xiàn)的途徑
對于個人來說，不管是調(diào)動工作、評定職稱、調(diào)整工資，還是入黨或者離職等，所有手續(xù)和證明都會以檔案的形式進行保存，并成為其審核的重要依據(jù)。企業(yè)的人力資源檔案就是每位員工的歷史實踐證明，并通過職業(yè)生涯進行不斷的補充。近年來，國家的各項改革政策使得人力資源檔案的重要性更加突出，加強人力資源檔案管理也成為當(dāng)今企業(yè)管理的重要工作任務(wù)。比如國家退休待遇調(diào)整以后，一些具有高級職稱的科技人員或者退休較早的人員，就需要進行職稱和工齡材料的確認。這就需要人力資源檔案來作為依據(jù)。所以說，加強人力資源檔案管理在現(xiàn)代的企業(yè)人事管理中仍然非常重要，人力資源檔案是伴隨每位企業(yè)員工一生的重要材料，且能夠在其人生中發(fā)揮重要的作用。
目前企業(yè)在人力資源檔案管理中存在的問題
（一）人力資源檔案內(nèi)容缺少真實性
近年來，個人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，假年齡、假工齡、假學(xué)歷之風(fēng)愈演愈烈，面對真假難辨的信息，人力資源檔案管理人員往往沒有渠道來進行有效的鑒定工作，只能被動接收信息，而不真實的信息導(dǎo)致人力資源部門無法正確評估職工。
（二）人力資源檔案管理技術(shù)落后
傳統(tǒng)的人力資源檔案大都以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著人員的流動性的加強，會出現(xiàn)當(dāng)事人去了另一個單位或城市，但他的檔案卻還在原單位或原城市，人力資源管理部門要想查閱這個人的檔案就要去別的單位或另一個城市去查閱，給人力資源管理部門帶來很大不便，造成大量時間和人力的浪費，降低了工作效率。
（三）檔案管理人員減少
當(dāng)前社會價值取向較以往發(fā)生重大變化，從事檔案管理的人員既不能獲得社會所推崇的高薪、高位，又不能得到應(yīng)有的價值肯定。在企業(yè)中，機構(gòu)撤并、人員裁減等工作中，首當(dāng)其沖的就是檔案部門和檔案管理人員。長期下來，檔案人員逐漸減少，管理工作水平日益下降，整體管理工作逐步弱化甚至惡化。
（四）企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完備
現(xiàn)代企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)”，人力資源檔案管理制度作為其中的一項內(nèi)容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經(jīng)歷、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達到最佳的經(jīng)濟效益作為目標(biāo)，這跟一般的機關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以企業(yè)的人力資源檔案除目前的基本內(nèi)容以外，還應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身管理需求充實一些內(nèi)容。同時，通過調(diào)整企業(yè)人力資源檔案的內(nèi)容構(gòu)成，才能形成具有企業(yè)自身特色的人力資源檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人力資源檔案管理體系。
（五）信息系統(tǒng)中的人力資源檔案信息資源開發(fā)利用有待深化
企業(yè)員工人力資源檔案信息的錄入、修改、存儲、瀏覽、查詢及統(tǒng)計等功能，是人力資源管理信息系統(tǒng)最基層的要求，而合理配置人力資源、最大限度地實現(xiàn)人力資源的價值、為企業(yè)提供科學(xué)的決策支持才是人力資源管理信息系統(tǒng)的精華所在，是開發(fā)人力資源管理信息系統(tǒng)的最終目標(biāo)。但由于企業(yè)在人力資源檔案信息資源地開發(fā)利用上意識淡薄，“重藏輕用”現(xiàn)象普遍存在，客觀限制了人力資源檔案信息資源的充分開發(fā)與利用。如何加強人力資源檔案信息資源深度開發(fā)利用，切實發(fā)揮人力資源檔案信息的作用，是企業(yè)人力資源管理信息化管理工作中迫切需要解決的問題。
提升企業(yè)人力資源檔案管理水平的途徑
（一）明確企業(yè)人力資源檔案管理的內(nèi)容——基礎(chǔ)前提
1、員工的測試與甄選材料
現(xiàn)代企業(yè)招聘員工一般都要經(jīng)過層層篩選，采用多種方法對應(yīng)聘人員進行考核。一旦一個應(yīng)聘人員被企業(yè)錄用，企業(yè)面試考核小組對應(yīng)聘人員儀容儀表、應(yīng)變能力、表達能力、判斷分析能力以及其它考核項目的評語、鑒定等材料，在經(jīng)人力資源部門整理以后，應(yīng)該歸入企業(yè)員工人力資源檔案。如果企業(yè)對應(yīng)聘者有筆試考核，筆試成績與試卷等資料也應(yīng)歸檔保存。
員工基本情況檔案
這里主要是指有關(guān)員工的受教育狀況、專業(yè)知識、能力特長、政治面貌、身體狀況、業(yè)余愛好、家庭情況等基本資料。有些資料企業(yè)可能無法保存原件，如員工的學(xué)位學(xué)歷證書、黨團資料、職業(yè)技能資格證書等，但是企業(yè)人力資源部門在核實這些資料以后，必須對每個員工建立起相應(yīng)的基本情況檔案。
員工培訓(xùn)檔案
員工培訓(xùn)檔案至少應(yīng)該包括以下兩個方面的內(nèi)容：一是以員工本人為主擬定、經(jīng)員工本人上級認可、并交企業(yè)人力資源部門備案的員工個人職業(yè)生涯規(guī)劃；二是由企業(yè)人力資源部門根據(jù)員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃，結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展、人才需求以及員工培訓(xùn)規(guī)劃而制定的員工培訓(xùn)和使用資料。
員工績效檔案
員工績效全面反映了企業(yè)對員工的認可程度，或者說是員工的表現(xiàn)被企業(yè)認可的程度，績效評價材料不能僅僅用于當(dāng)期的獎勵、表揚、晉升或者獎金發(fā)放，過后就棄置不顧，而必須作為重要的人力資源檔案保存下來。員工績效檔案主要包括績效考核表，員工的自我鑒定和上級鑒定，考核面談情況記錄，員工受到的表揚、獎勵以及處分情況等材料。
（二）建立健全科學(xué)合理的人力資源檔案管理制度——制度保障
在人力資源檔案管理活動中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學(xué)合理的人力資源檔案管理制度，使得人力資源檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全;檔案的更新應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集。
（三）推廣信息化人力資源檔案管理——新興手段
利用現(xiàn)代化工具使人力資源檔案管理資源信息化，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)人力資源檔案管理信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和人力資源檔案管理信息資源的共享化，提高人力資源檔案管理的使用價值，為企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展提供必要的服務(wù)。
信息化人力資源檔案應(yīng)增加記錄個人學(xué)習(xí)能力和工作能力，動態(tài)反映人才職業(yè)經(jīng)歷、職業(yè)能力、職業(yè)信譽等的記錄，主要包括人才的基本信息、教育培訓(xùn)經(jīng)歷、工作履歷、工作業(yè)績、成果榮譽和業(yè)績評估等。
（四）利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對信息系統(tǒng)中的人力資源檔案信息數(shù)據(jù)進行挖掘。——科技方式
當(dāng)前數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)日趨成熟，它可以從大量的、有噪聲的、不完全的、隨機的實際應(yīng)用數(shù)據(jù)中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的、可信、有效的、并能被人理解的、但又是潛在有用的信息和知識的高級處理過程。我們可以將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于人力資源管理信息系統(tǒng)，突破傳統(tǒng)的人力資源管理內(nèi)容多為定性內(nèi)容的局限，發(fā)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)背后隱藏的具有決策意義的關(guān)系和模式，根據(jù)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)預(yù)測企業(yè)未來的發(fā)展趨勢。通過對企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)中人事檔案數(shù)據(jù)的挖掘能夠保證系統(tǒng)決策支持的實現(xiàn)，從而拓寬企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)的利用領(lǐng)域。
（五）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和自身素質(zhì)——關(guān)鍵因素
眾所周知，人力資源檔案管理工作的特點是專業(yè)性、保密性、政策性。要推進檔案管理工作的發(fā)展，就要努力提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和自身的素質(zhì)，努力培養(yǎng)員工之間的團隊合作意識。對檔案管理人員的職業(yè)技能、職業(yè)道德進行專業(yè)化的培訓(xùn)，用現(xiàn)代化的科學(xué)知識武裝檔案管理人員的頭腦，使得檔案管理人員一最好的狀態(tài)適應(yīng)新時期新形勢對他們的要求，進而更好的為企業(yè)服務(wù)，為社會服務(wù)。
（六）改進和完善檔案功能——重要補充
對檔案的功能應(yīng)進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，如涉及養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險等內(nèi)容；側(cè)重對工作業(yè)績的評價；增加一些其他諸如勞動技能、學(xué)習(xí)獎懲、專業(yè)特長等方面的材料，以便使所具有的功能更加適合用人單位對人才的需求；三是補充其他有關(guān)求職者和用人單位都十分需要的功能，從而更好地為選拔人才服務(wù)，減少“棄檔”現(xiàn)象。
（七）要逐步提高我國目前人力資源檔案管理的使用率——核心要求
人力資源檔案管理的利用價值通過為使用者提供有效準(zhǔn)確、多層次多方位的信息資源而體現(xiàn)出來。這就要求檔案管理者對檔案記錄內(nèi)容進行有效的整合，保證人事信息的完整性以及條理性。同時，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)隨時對數(shù)據(jù)庫進行維護和更新，還應(yīng)該做好信息保密與信息使用之間的關(guān)系。在保證人力資源檔案資料的安全性的前提下，同時也要提供相應(yīng)的信息服務(wù)，提高檔案信息的利用效率。
結(jié)語
綜上，隨著社會發(fā)展以及就業(yè)制度的不斷完善，人力資源檔案在人們的生活中勢必會起到越來越重要的作用，因此做好檔案管理工作就極為重要。在新形勢下，人力資源檔案管理工作要不斷與時俱進，開拓思維方式，利用先進科學(xué)的信息技術(shù)，培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人才，提高人力資源檔案信息的利用效率，是企業(yè)人力資源管理工作能夠科學(xué)可持續(xù)的向前發(fā)展。
參考文獻
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［關(guān)鍵詞］檔案 管理 內(nèi)容探究
［中圖分類號］G271［文獻標(biāo)識碼］A［文章編號］1009－5349（2011）07－0061－01
從檢查中看到，檔案是各單位搞好工作執(zhí)行政策的重要依據(jù)，更是歷史的記錄。檔案管理搞得好的單位，究其原因，檔案管理做到經(jīng)常化、規(guī)范化，檔案工作納入了單位目標(biāo)管理考核，領(lǐng)導(dǎo)重視，且利用檔案解決了大量的產(chǎn)權(quán)糾紛、人事問題、債權(quán)債務(wù)等難題。但是有些單位整理過的檔案又變得混亂不堪，主要還是對檔案工作重要性認識不夠，上面要求時突擊一下，抓一次便突擊一次。檔案室又成了雜貨倉庫，文件不立卷歸檔，不及時收集，存在檔案管理是檔案部門的事的模糊認識，故而始終不能徹底解決。
一、建檔工作的幾個基本原則
第一，建以致用。資料可以為企業(yè)當(dāng)好參謀，利用很重要，資料的貯存更為重要。多年來，企業(yè)積極主動去利用檔案及時提供了有效數(shù)據(jù)，主動去分析、整理檔案內(nèi)容，為企業(yè)和政府提供信息，并在實際工作中，及時發(fā)現(xiàn)各種新問題，使“死”檔變“活”檔。
第二，整理檔案，不搞逐級匯總。在以往檔案管理中，有的地方試行逐級匯總上報，匯總檔案，以便掌握全面情況。每年形成一個綜合檔案資料，經(jīng)過幾年的實踐證明，這種做法出發(fā)點是好的，但同時這種做法也帶來了一些問題。第一，檔案數(shù)據(jù)的整理分析往往需要耗費許多人力和時間去完成，是一項非常繁重的工作，每年付出的勞動在人力投入方面造成較大損失，不能換來有效的參考數(shù)據(jù)。第二，是收集數(shù)據(jù)不全，由于整理檔案不規(guī)范，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等種種原因，造成匯總后的數(shù)據(jù)出入很大，檔案數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，直接影響到檔案利用效果。其三，匯總檔案額外的負擔(dān)，必然會影響到基層人員的工作積極性，在一定程度上加重了基層工作的負荷量。
第三，收集資料要“精”。從檔案收集的內(nèi)容來說，從多年的實踐經(jīng)驗來看，一般包括生產(chǎn)性有害因素及接觸人群的基本情況、生產(chǎn)單位的基本情況、工藝流程的基本情況等等。若把原始數(shù)據(jù)以流水賬的形式進入檔案，不分周期，不定范圍，必然會給后期的檔案分析帶來不必要的麻煩。對上述各類繁雜的數(shù)據(jù)，如何進行收集整理，必須要涉及到各類數(shù)據(jù)的收集范圍和周期問題。在確定上檔數(shù)據(jù)的周期時，要針對不同企業(yè)提出不同的要求，分別確定檔案的形式和內(nèi)容，以保證建檔工作取得良好效果。對于一些監(jiān)測數(shù)據(jù)多，自我監(jiān)測機構(gòu)，監(jiān)測周期短，要將數(shù)據(jù)進行處理后(原則上按平均值計算)，按照一個地區(qū)的統(tǒng)一要求整理上檔。一般來說，上檔周期定為每年一次比較適宜。在確定范圍和周期的基礎(chǔ)上，為保證歷年數(shù)據(jù)的對比和即時分析，一定要精化所收集的各類數(shù)據(jù)，做到既不重復(fù)，又不遺漏，并力爭使每一個數(shù)據(jù)反映出一方面的情況，對各種原始資料要進行初步整理。
二、選擇適當(dāng)?shù)臋n案形式
在檔案管理工作中，由于地方部門和企業(yè)所承擔(dān)的管理范圍、任務(wù)及所收集的資料、數(shù)據(jù)等方面存在著較大的差別，應(yīng)該從各自的需要和實際情況出發(fā)。從幾年的實踐來看，絕不能以一套統(tǒng)一的檔案形式去要求不同層次的管理機構(gòu)。根據(jù)各自的工作特點和資料形式，各工業(yè)企業(yè)采用全國統(tǒng)一檔案的形式和內(nèi)容是基本可行的，但仍然需要在此基礎(chǔ)上加以補充和完善，確定各自適用的檔案形式和內(nèi)容，使得各類有價值的資料能夠真正保存和利用起來。作為地方管理機構(gòu)，由于承擔(dān)任務(wù)和管理范圍不同，所應(yīng)建立的檔案形式遠比企業(yè)機構(gòu)的形式要多，一定要靈活掌握，倍加重視，不斷完善，搞好本單位的檔案建設(shè)。
三、檔案的建立
要真正做好建檔工作，建立檔案是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，必須解決好以下幾方面的問題：第一，要做好各種相應(yīng)的配套工作。只有在摸清各種數(shù)據(jù)的前提下，才能夠建出比較真實的檔案來。檔案必須在搞好工作的基礎(chǔ)上才能建檔，因此，在建檔前必須完成各項工作任務(wù)，是一個單位工作情況的真實反映。第二，檔案工作要及時做好復(fù)核、審查、完善工作，遇到問題及時處理，完成之后確保建檔工作的總體質(zhì)量。第三，要做好建檔工作中的技術(shù)指導(dǎo)。由于基層人員業(yè)務(wù)水平有限，為了確保建檔質(zhì)量，必然會遇到各種各樣的技術(shù)問題，隨時發(fā)現(xiàn)和解決建檔過程中出現(xiàn)的具體問題，必須指定專業(yè)人員搞好技術(shù)指導(dǎo)。第四，搞好培訓(xùn)工作。在全面開展建檔工作之前，當(dāng)檔案形式確定以后，必須做到統(tǒng)一認識，認真培訓(xùn)全體建檔人員，統(tǒng)一方法，統(tǒng)一步驟，把建檔過程中可能遇到的各種問題及其解決方法教給建檔人員，將建檔過程中的各項具體任務(wù)都落到實處，確保建檔工作的順利開展。
建立、管理和利用好檔案，有一個從實踐到理論，再到實踐的過程。它是關(guān)系到工作的百年大計，不是一時一事的問題，也是工作重要的信息資料來源。建立、管理和利用好檔案，必然會出現(xiàn)更多新的發(fā)展。
【參考文獻】
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 人事檔案管理 重要意義 存在問題
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）02（c）-0149-01
事業(yè)單位是我國公共組織重要形式之一，主要負責(zé)各類社會公益事業(yè)。事業(yè)單位業(yè)務(wù)范圍廣泛，遍及科技、文化、教育、衛(wèi)生等各個領(lǐng)域，在國民經(jīng)濟發(fā)展、社會活動和人民生活中發(fā)揮著重要作用。事業(yè)單位的正常運轉(zhuǎn)，離不開人力資源的科學(xué)合理使用。人事檔案作為單位人力資源管理的重要載體和工具，記錄了單位工作人員個人基本信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績、獎懲等情況，是進行人員思想道德和業(yè)務(wù)水平評價的重要參考依據(jù)，對于事業(yè)單位選人用人和業(yè)務(wù)的正常開展起著極為重要的基礎(chǔ)作用。當(dāng)前，經(jīng)濟和社會活動日益繁重，事業(yè)單位業(yè)務(wù)量越來越大，需要解決的問題也越來越復(fù)雜，從而給事業(yè)單位人事檔案管理工作提出了更高的要求。長期以來，我國事業(yè)單位人事檔案管理工作一直沒有得到足夠的重視，從而造成了實際工作中的各種問題和不足，限制了事業(yè)單位運轉(zhuǎn)效率與工作質(zhì)量的提升，甚至對社會經(jīng)濟發(fā)展和人民生活產(chǎn)生了一定負面影響。研究者結(jié)合長期的工作實踐和調(diào)查研究，對我國事業(yè)單位人事管理工作存在的問題進行了一定程度的分析與討論，希望對我國事業(yè)單位人事檔案管理相關(guān)領(lǐng)域的研究與改進有所幫助。
1 事業(yè)單位人事檔案管理簡述
1.1 事業(yè)單位人事檔案管理的基本內(nèi)容
事業(yè)單位是國家機構(gòu)的重要組成部分，承擔(dān)著科學(xué)、教育、文化、衛(wèi)生、社會福利等方面的社會公共服務(wù)功能，其工作開展的好壞對國家經(jīng)濟的順暢發(fā)展、社會的和諧穩(wěn)定和人民的安居樂業(yè)有著至關(guān)重要的影響，也是國家綜合國力和社會發(fā)展水平的一個具體體現(xiàn)。由于業(yè)務(wù)范圍廣泛，事業(yè)單位從業(yè)人員涵蓋多個領(lǐng)域。同時，事業(yè)單位很多時候都承擔(dān)著所在領(lǐng)域、行業(yè)工作標(biāo)準(zhǔn)的制定、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和服務(wù)工作，業(yè)務(wù)素質(zhì)要求較高，所以也聚集了大批相應(yīng)領(lǐng)域的工作人才。如何做好事業(yè)單位人才管理和使用，充分發(fā)揮人才的個人能力，提高事業(yè)單位工作水平，推進我國公共服務(wù)事業(yè)的順利開展，是相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覍W(xué)者深入研究的課題，也是事業(yè)單位人事部門的重要工作任務(wù)。事業(yè)單位人事檔案通過一系列數(shù)量眾多、內(nèi)容寬泛的文檔資料，記錄了單位每一位工作人員各成長階段的基本情況、社會關(guān)系、學(xué)習(xí)、工作的經(jīng)歷、取得的榮譽和受到的懲處，集中反映了每個人的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力水平。通過研究、翻閱人事檔案，管理者可以對單位工作人員德、能、勤、績、廉等各方面有著較為全面的了解和把握，能夠更加科學(xué)高效地開展人員錄用、干部任免、崗位安置等人事管理工作。從事業(yè)單位自身發(fā)展來說，做好人事檔案管理工作，也有利于事業(yè)單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，進而推動國家、社會公共服務(wù)事業(yè)發(fā)展水平的提升。
1.2 做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性
從實際工作角度出發(fā)，人事檔案不僅可以作為事業(yè)單位開展人事管理工作的基礎(chǔ)依據(jù)，也是事業(yè)單位工作人員維護自身合法權(quán)益的重要保障。隨著經(jīng)濟發(fā)展方式的改變，各類社會活動正由傳統(tǒng)的單一形式向多元化方向發(fā)展，由此產(chǎn)生了許許多多個人與工作單位間的利益糾葛和矛盾沖突。由于追溯時間跨越幅度大，單憑個人記憶難以明確，同時也缺乏法律效率。而人事檔案記載了當(dāng)事人各個時期的基本情況和學(xué)習(xí)、工作階段的主要情況，附有大量原始記錄，可以作為解決矛盾沖突的重要依據(jù)，對于捍衛(wèi)工作者個人合法權(quán)益極有幫助。在當(dāng)今的社會環(huán)境下，事件更迭更加頻繁，加強人事檔案管理，嚴格按照國家相關(guān)規(guī)定做好人事檔案的收集、整理、歸檔、保管和使用工作，提高人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平，是為事業(yè)單位健康有序發(fā)展提供可靠信息支持的重要手段，更是解決矛盾沖突，維護事業(yè)單位正常運轉(zhuǎn)秩序，營造良好社會氛圍的必要條件。
2 當(dāng)前我國事業(yè)單位人事檔案管理中存在的主要問題
2.1 重視程度不夠
重視程度不足是當(dāng)前我國事業(yè)單位人事檔案管理工作的最主要問題，也是人事檔案管理工作質(zhì)量不高、效率低下問題的根本原因。長期以來，政府機關(guān)、事業(yè)單位一直對人事檔案重要作用缺乏足夠的認識，重視程度嚴重不足。不僅單位領(lǐng)導(dǎo)層和其它職能部門，就連人事部門本身，也對人事檔案有所輕忽。其后果就是人事檔案管理工作支持力度和資源投入極為匱乏。檔案管理工作人員缺乏動力，主動性不強，工作質(zhì)量無法保證。
2.2 人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高
由于缺乏重視，單位在人事檔案管理工作負責(zé)人員的人選安排上往往比較隨意。而資源與保障支持的匱乏，使得人事檔案管理工作對高素質(zhì)人才缺乏足夠的吸引力。檔案管理人員主動性差，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高已經(jīng)成為我國事業(yè)單位人事檔案管理工作的主要問題之一。部分單位的人事檔案管理工作由剛參加工作的新人負責(zé)，雖然他們具有較強的事業(yè)心和主動性，但由于缺乏工作經(jīng)驗和成體系的專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對人事檔案館工作缺乏深入了解，工作很難到位。
2.3 人事檔案管理的制度有待健全
管理制度是開展工作的基本準(zhǔn)則。由于缺乏重視，我國事業(yè)單位人事檔案管理工作一直沒有建立起完善的管理制度體系。現(xiàn)有的少數(shù)制度陳舊落后，呆板僵化，漏洞很多，不能適應(yīng)現(xiàn)代社會復(fù)雜的工作要求。此外，制度執(zhí)行不到位也是目前事業(yè)單位人事檔案管理工作中制度缺位的一個主要表現(xiàn)。無法可依，有法不依，執(zhí)法不嚴，已經(jīng)嚴重影響我國事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范開展。
2.4 人檔分離、檔案棄管現(xiàn)象嚴重
隨著我國市場化經(jīng)濟體制的高速發(fā)展，人員流動日益頻繁。由于單位和個人對人事檔案重要性認識不足，當(dāng)人員從一個城市流動到另一個城市時，如果相關(guān)制度規(guī)范，配套措施沒有跟上，就會發(fā)生人檔分離情況，時間一長，次數(shù)一多，就會發(fā)生棄檔現(xiàn)象。
2.5 人事檔案管理信息化管理水平較低
受科學(xué)技術(shù)發(fā)展的影響，人類社會工作、生活方式不斷發(fā)生改變。以網(wǎng)絡(luò)和計算機廣泛應(yīng)用為特點的信息化技術(shù)已經(jīng)深入到社會的各個角落，深深影響著人類社會的發(fā)展。和其它行業(yè)相比，我國事業(yè)單位人事檔案管理工作尚處于起步階段，管理方式落后，信息化程度不高，在很大程度上限制了檔案管理工作效率的提高。
3 結(jié)語
時代在發(fā)展，社會在進步。越來越多的事業(yè)單位已經(jīng)注意到人事檔案的重要意義，將人事檔案管理作為單位日常工作的一項重要內(nèi)容來抓。鑒于人事檔案的重要作用和繁瑣程度，為保障人事檔案管理工作質(zhì)量，人事部門必須結(jié)合本單位工作實際，制定科學(xué)完善的管理制度，落實好每一個檔案管理細節(jié)，不斷優(yōu)化工作措施，完善工作手段，提高工作水平，確保人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可靠性，從而推進檔案使用效能的大幅提高，為我國社會公共事業(yè)的平穩(wěn)健康發(fā)展做出基礎(chǔ)保障。
參考文獻
【關(guān)鍵詞】人事檔案;國有企業(yè);重要性
國有企業(yè)人事檔案是一個人在單位的“印跡證據(jù)”，記載著一個人從學(xué)校到各個工作崗位不同的經(jīng)歷、思想品德、工作狀態(tài)、業(yè)務(wù)能力、表彰獎勵、社會關(guān)系等各方面的重要信息，涵蓋一個人的工資待遇、出生年月日、技術(shù)職稱、職務(wù)、社會勞動保障、組織關(guān)系等等，是全面看待、科學(xué)使用人才資源的重要依據(jù)，是維護干部職工合法權(quán)益的可靠憑證，是研究組織人事工作規(guī)律的重要資料，對組織人事工作具有規(guī)范、檢查、監(jiān)督的作用。
一、人事檔案管理工作對國有企業(yè)的重要性
（一）印跡作用。通過人事檔案，可以直接有效地證實當(dāng)事人的學(xué)歷、經(jīng)歷各個不同的工作崗位、技術(shù)職稱、思想品德、業(yè)務(wù)能力、社會關(guān)系、獎懲等情況。之所以說充分認識到做好人事檔案管理工作的重要性，是因為人事檔案保存了一個人不同歷史時期的原始材料，也是一個人社會歷史忠實地完整地記錄，上面留有組織公章、個人手跡或印鑒等標(biāo)志，有著其它材料不可替代的法律效力，同時有助于化解單位遺留下的矛盾和扯皮問題。
（二）證據(jù)作用。1.選拔領(lǐng)導(dǎo)干部提供依據(jù)：通過查閱人事檔案，可以了解當(dāng)事人以往的工作軌跡、學(xué)歷、年齡、獎懲、思想品德等基本情況，并且將現(xiàn)狀考察與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機結(jié)合，從而更加歷史地、全面地、準(zhǔn)確地評判一個人，真正做到知人善任、選賢舉能。2.晉升職稱提供依據(jù)：根據(jù)人事檔案記載的當(dāng)事人的年齡、學(xué)歷、工作年限、獎懲情況、業(yè)務(wù)水平等基本情況，結(jié)合本人現(xiàn)有的著作、論文等理論刊物，為當(dāng)事人晉升職稱提供依據(jù)。3.調(diào)整工資提供依據(jù)：人事檔案記錄著每一個人的學(xué)歷、工作時間、技術(shù)職稱、職務(wù)任免等基本信息，為用人單位調(diào)整工資提供有力、準(zhǔn)確的依據(jù)。4.重新?lián)駦徧峁┮罁?jù)：隨著現(xiàn)在社會主義市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，勞動者的用工形式及擇業(yè)態(tài)度發(fā)生了巨大的變化，那種在一個單位工作一生的“鐵飯碗”狀態(tài)部分人已經(jīng)不愿意適用，勞動合同制的全面推行，加速人員流動速度，流動方式更加靈活，以尋求更加適合自己，待遇更加優(yōu)厚，更能發(fā)揮自己潛能的崗位，用人單位就會查閱當(dāng)事人的人事檔案，根據(jù)人事檔案記載的基本信息結(jié)合其它方面決定是否任用。5.國有企業(yè)改組提供依據(jù)：國有企業(yè)在市場經(jīng)濟的推動下，改組的越來越多，國有企業(yè)的人事檔案起著舉足輕重的作用，許多人事遺留問題都涉及查詢?nèi)耸聶n案，人事檔案管理的重要性也產(chǎn)生了剛性需求。
人事檔案是用人單位在了解人、使用人的過程中形成并經(jīng)組織認可的文件材料，是人才信息的重要載體，是客觀反映當(dāng)事人德、能、勤、績等情況的真實記載，是一個人成長軌跡的體現(xiàn)，是人才的主要信息來源，對核實和評價一個人提供了最基本、最權(quán)威的依據(jù)。是社會公共信息非常重要的一個組成部分，作為人生經(jīng)歷的記載，與當(dāng)事人的一生如影隨形，其重要性是毋庸置疑的。
（三）學(xué)習(xí)借鑒作用。隨著時間的推移，老一輩國有企業(yè)的精英、帶頭人，已經(jīng)相繼離開工作崗位，后人學(xué)習(xí)他們的無私奉獻精神，改革創(chuàng)新精神，于是，他們的人事檔案就起著至關(guān)重要的作用。
二、國有企業(yè)人事檔案管理中存在的問題
（一）企業(yè)對人事檔案管理思想上重視程度不夠。少數(shù)國有企業(yè)認為人事檔案工作就是一般的事務(wù)性工作，不能給企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益，甚至認為“檔案無用”，對人事檔案工作從思想上不夠重視，只要不丟失，不泄密，需要時能查閱就行了;在人事檔案管理場所、工作經(jīng)費、人事檔案管理人員配備等方面沒有保障，存在人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、陳舊落后等現(xiàn)象，以致忽略人事檔案管理工作，致使人事檔案材料收集和補充以及更新緩慢，不能及時、準(zhǔn)確地反映個人的信息。有的國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)雖然口頭上也說人事檔案工作是多么的重要，但往往只是落實到口頭上，并沒有落實到實際行動上。
人事檔案管理工作沒有認識到是企業(yè)管理工作的重要組成部分，人事檔案管理不善就無法維護好企業(yè)利益與職工的權(quán)益，當(dāng)企業(yè)的一些單位破產(chǎn)后，一次性安置人員因為人事檔案的丟失等原因，職工的身份因為缺失原始記錄，得不到正確的安置而引發(fā)矛盾產(chǎn)生影響，為國有企業(yè)的再經(jīng)營造成不良的影響。
（二）人事檔案日常管理存在諸多不規(guī)范。1.場所環(huán)境和設(shè)施等硬件嚴重不足：個別單位沒有專用檔案室，人事檔案資料隨便找個柜子存放;有的單位人事檔案數(shù)量多、存放檔案的辦公室面積小、陰暗潮濕，極易引起人事檔案材料霉變、蟲蛀，影響人事檔案的完整性及美觀整潔。2.管理不規(guī)范：有的不按規(guī)定轉(zhuǎn)運檔案，隨便涂改、調(diào)換、毀滅檔案材料的現(xiàn)象時有發(fā)生，“工齡改長、年齡改小、黨齡改早”等現(xiàn)象仍存在，有的人事檔案不能實事求是地反映當(dāng)事人的基本信息;還有的單位“檔案室”實際上成了雜品庫，人事檔案室不專用，使人事檔案工作處于無序管理狀態(tài)，人事檔案缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃，造成人事檔案管理中的混亂局面，嚴重的甚至使許多檔案損毀和遺失，使人事檔案管理工作帶來麻煩。
（三）人事檔案內(nèi)容建設(shè)亟待提高。人事檔案的主要內(nèi)容是學(xué)歷、工作經(jīng)歷、職稱評審、入黨入團、職務(wù)任免文件、獎懲、年度考核等材料，其內(nèi)容老套、信息單一。針對當(dāng)今市場經(jīng)濟的用人環(huán)境，這樣的人事檔案無法對一個人做出系統(tǒng)的、全面的、完整的評價，參考價值小，不利于優(yōu)秀人才的挖掘和使用，誠實守信是安身立命之本，隨著國家對公民誠信重視程度的提高，檔案內(nèi)容應(yīng)由單一的基本信息向多元化方向轉(zhuǎn)變，人事檔案內(nèi)容除了傳統(tǒng)內(nèi)容外，還需增加個人道德品質(zhì)、誠信記錄、工作態(tài)度、技術(shù)創(chuàng)新、專業(yè)論著、科研創(chuàng)新、專利、團結(jié)協(xié)作精神、工作業(yè)績等內(nèi)容。
（四）人事檔案管理信息化水平偏低。有的國有企業(yè)人事檔案管理手段仍舊采取傳統(tǒng)的手工方式進行管理，使得人事檔案管理上的一些紕漏一直延續(xù)，對人力財力上的浪費仍然存在;有的國有企業(yè)人事信息系統(tǒng)存在信息過時、與檔案紙質(zhì)材料記錄不一致等問題。
三、采取六項措施做好國有企業(yè)人事檔案工作
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好國有企業(yè)人事檔案管理工作的前提。只有將人事檔案管理工作列入議事日程，存放檔案的場所、設(shè)施、人員配備、待遇等才能得以落實，為人事檔案管理工作創(chuàng)造有利條件，提高工作積極性和工作效率。
（二）健全人事檔案管理機構(gòu)，配置專兼職人事檔案管理人員。成立人事檔案管理機構(gòu)，配置專職或兼職人事檔案管理人員，落實管理人事檔案人員待遇，定期組織管理人事檔案人員進行業(yè)務(wù)技能素質(zhì)培訓(xùn)，充分調(diào)動管理人事檔案人員的主觀能動性和創(chuàng)新性。
（三）端正工作態(tài)度。國有企業(yè)人事檔案管理人員工作態(tài)度直接決定人事檔案管理的工作質(zhì)量、工作效率，人事檔案管理人員要樹立敬業(yè)精神，干一行，愛一行，精益求精地將人事檔案工作做好。
（四）加強硬件設(shè)施建設(shè)，爭創(chuàng)一流管理水平。加強硬件設(shè)施投資，配備、購置、更新必要的設(shè)備，切實改善、提高人事檔案管理的硬件條件和管理手段。
（五）把好“入門關(guān)”。需要入檔的材料、表格、各種證書等內(nèi)容要真實、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整。
一、基層黨校教務(wù)檔案管理存在的問題
在新形勢下，基層黨校教務(wù)檔案管理在多個方面都存在著一定的問題，但是總結(jié)起來，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）檔案管理缺乏規(guī)范性
目前，教務(wù)檔案的管理工作往往得不到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，工作人員對檔案管理工作也缺乏足夠認識，各科室沒有專職的檔案管理人員，檔案材料收集不齊全、不規(guī)范，有些科室只重視紙質(zhì)檔案，而忽視其他介質(zhì)檔案。而且，隨著學(xué)校的發(fā)展，教學(xué)不再限于課堂講授，還廣泛開展了公開課，論文研討，下鄉(xiāng)調(diào)研，教學(xué)互動嘗試等活動，所形成的教學(xué)檔案數(shù)量增多，載體也日益多樣化。
（二）檔案管理內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性
開辦黨校的最終目的是進行我黨理論和工作的宣傳以及對黨員進行黨性知識教育，黨校教育的結(jié)果應(yīng)該被記錄在案并且形成系統(tǒng)，有助于黨校進行教育總結(jié)。但是，現(xiàn)實的情況是有些班次的材料在辦班結(jié)束后沒有及時移交給檔案管理人員或因種種原因不慎丟失；有些教師科研成果，只報送論文題目，沒有按時把科研成果復(fù)印存檔，導(dǎo)致工作銜接不到位，造成科研成果丟失；有些黨員教育工作你開展得很好、效果也十分明顯，但是這些教育總結(jié)資料并沒有形成系統(tǒng)的檔案資料被保存下來。
（三）檔案管理信息缺乏共享性
保守秘密是檔案管理人員的神圣職責(zé)，黨校教務(wù)檔案中包含了大量黨校學(xué)員的個人信息，這些是必須加以保密的檔案內(nèi)容，但黨校教務(wù)檔案中也包含了很多可以被利用與其他黨務(wù)工作中的資料，例如對學(xué)習(xí)班教學(xué)效果的總結(jié)、黨校開辦過程中產(chǎn)生的問題及解決方法的探討等，這些資料如果能夠被有效利用，則可以有效提高黨校的辦學(xué)效率。
二、加強黨校教務(wù)檔案管理的對策
（一）建章立制，規(guī)范教務(wù)檔案的收集整理制度
進行黨校教務(wù)檔案信息化就是要對檔案管理工作進行制度建設(shè)，以健全的檔案收集和整理制度作為檔案信息化建設(shè)的根本。黨校檔案管理工作部門需要做的是，在《檔案法》的基礎(chǔ)上，根據(jù)國家檔案局有關(guān)規(guī)定，結(jié)合新的管理方式，檔案網(wǎng)絡(luò)信息化的要求及學(xué)校當(dāng)前實際，制定和完善教務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。具體包括制定和完善教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)員學(xué)籍檔案、科研成果檔案、基層黨校活動檔案以及其他檔案管理實施細則，特別是要制定聲像檔案、電子檔案管理的實施細則，并對檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)做出具體規(guī)定，使檔案管理進入規(guī)范化、制度化、程序化軌道。
（二）更新觀念，努力實現(xiàn)教務(wù)檔案管理信息化
隨著電子政務(wù)在快速發(fā)展，各級立檔單位所產(chǎn)生的電子文件與電子檔案正逐步取代傳統(tǒng)載體的紙質(zhì)檔案，檔案是否有能力接收和安全保管越來越多的電子文件與電子檔案等新型載體檔案，已成為衡量檔案事業(yè)發(fā)展階段的新的標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息化勢在必行。這就要求學(xué)校的檔案工作者要更新理念，調(diào)整思路，切實領(lǐng)悟到教務(wù)檔案信息化對檔案管理工作的實際作用、觀察并了解到教務(wù)檔案的應(yīng)用對檔案信息化建設(shè)的迫切需求，從自身的檔案工作觀念更新出發(fā)，將將檔案管理的實際操作從手工建檔的工作中解脫出來，以“件”為單位整理教務(wù)檔案，利用計算機錄入教務(wù)檔案信息，建立教務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)絡(luò)化管理和利用。
（三）嚴守秘密，處理好教務(wù)檔案的開發(fā)利用與保密的關(guān)系
在教務(wù)檔案的開發(fā)利用過程中，要堅持檔案工作的保密原則，完善保密制度。同時也要正確處理好所有權(quán)、隱私權(quán)的關(guān)系，檔案的開發(fā)開放不能危害學(xué)校集體的安全和利益，不得侵犯教師和學(xué)員的合法權(quán)益，對教務(wù)檔案中諸如有關(guān)教師基本情況，對教師的評價、獎懲情況，學(xué)員的基本情況等內(nèi)容應(yīng)加以保密。要公開上網(wǎng)的，要經(jīng)過學(xué)校認真審核。但對于那些可以及時開放的檔案信息，也要及時上網(wǎng)，避免造成信息利用價值的損失，從而使檔案的利用向廣泛、縱深發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息交流的最大流量和最佳服務(wù)，也使檔案的社會功能得到充分發(fā)揮。
事實上，黨校教務(wù)檔案管理工作存在的問題是多方面的，所以，對于其加強管理措施的研究也就可以從多個方面進行考慮。而以上僅僅只是對黨校教務(wù)檔案管理問題的幾個方面的研究，并且每一個方面的研究都還比較粗略，所以，僅僅憑借這些研究來促進黨校教務(wù)檔案管理工作的提高是遠遠不夠的。因此，對于該課題的研究還需要黨校檔案管理領(lǐng)域的專業(yè)人士進行進一步的研究和探索。
關(guān)鍵詞：檔案保密；管理；措施
中圖分類號：TL372文獻標(biāo)識碼： A
一、檔案保密管理工作的必要性
1、檔案保密工作是管理者的政治任務(wù)
當(dāng)前，我國面臨內(nèi)外環(huán)境復(fù)雜嚴峻的形勢，保密工作形勢尖銳復(fù)雜，保密工作意義更加重大。政府機構(gòu)改革力度加大，一些機構(gòu)撤并、重組、重建過程中檔案資料移交、保管不善，很容易造成資料散失，信息失密。同時，社會力量參與檔案收集、保管，開發(fā)利用，也是保密形勢變得更加復(fù)雜，更加嚴峻。因此，廣大的檔案保密管理者應(yīng)當(dāng)樹立政治使命感，站在國家利益高于一切的高度，增強憂患意識，切實履行好職責(zé)【1】。
2、檔案保密工作是管理者的社會責(zé)任
不同門類的檔案具有不同的社會服務(wù)功能。涉及國家秘密的檔案關(guān)系國家安全和利益，科技檔案涉及知識產(chǎn)權(quán)問題，財務(wù)檔案反映行業(yè)經(jīng)營狀態(tài)，人事檔案關(guān)系個人成長發(fā)展。所以說，做好各類檔案的保密工作是管理者義不容辭的社會責(zé)任，檔案保密工作者要從政治、社會、經(jīng)濟、民生全面可持續(xù)協(xié)調(diào)發(fā)展的角度，擔(dān)當(dāng)社會責(zé)任，切實履行“為黨管檔，為國守史，為民服務(wù)”職責(zé)，認真落實檔案保密工作責(zé)任制，做到有職必有責(zé)，有責(zé)必履行。
3、檔案保密工作是管理者的職業(yè)操守
檔案保密關(guān)乎黨和國家秘密的絕對安全，是鐵的紀律，是碰不得的“高壓線”。檔案管理人員對文書部門及各級業(yè)務(wù)部門形成的文件、資料及時接收、整理、歸檔，對整理歸檔后資料必須科學(xué)管理，認真保護，堅決保密。嚴禁擅自擴大傳送范圍，嚴禁以任何方式向知悉范圍外的人員提供檔案資料信息，嚴禁以互聯(lián)網(wǎng)或其他非密方式傳送檔案資料信息。這是對每個檔案工作者職業(yè)道德要求，要堅決維護保密法紀的嚴肅性，做到履職不缺位、不懈怠，保密管理不疏漏。
二、做好檔案保密管理工作的具體措施
1、充分掌握本單位檔案工作的基本情況
檔案保密工作在不同的單位是有差異的，即使在同一個單位也包含不同種類的檔案，使得檔案保密管理有一定的差別。要順利開展檔案保密工作就要結(jié)合本單位的實際情況進行管理。相關(guān)人員可以從以下方面了解其基本情況：一是單位的性質(zhì)，如國企、私企或事業(yè)單位；二是檔案的種類與數(shù)量，如人事檔案、科研檔案、財務(wù)檔案、軍事檔案等；三是明確重要檔案，確定檔案；四是掌握當(dāng)前檔案保密管理的基本情況，如分類、管理、利用等情況；五是分析檔案保密工作存在的問題；六是檔案保密工作需要完善的部分和具體解決方案。
2、樹立保密觀念
檔案庫房建設(shè)應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建，庫房門窗用防盜網(wǎng)專門加固，庫房、辦公室、閱檔室“三室分開”，檔案庫房應(yīng)指定專人負責(zé)管理，制定嚴格的檔案管理工作制度，禁止無關(guān)人員入內(nèi)等等，其實不然，標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房和科學(xué)管理，只是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保證，檔案工作人員的職業(yè)操守和保密工作觀念才是檔案保密的大前提。絕大多數(shù)檔案的失密是由于經(jīng)手人保密意識差，保密觀念淡薄，不執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定造成的。使保密制度無法落實，規(guī)章制度流于形式，保密工作缺乏針對性和有效性【2】。因此，我們必須站在講政治的高度，充分認清形勢，搞好經(jīng)常性的保密教育，提高保密意識，始終保持高度的政治警惕性和責(zé)任感。進一步提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，尤其是參與檔案管理的具體工作人員，他們是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責(zé)任，除了要對檔案管理人員加強電子信息管理技術(shù)及檔案管理專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)以外，更要加強保密意識教育，培養(yǎng)他們高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)，自覺踐行人民公仆的高尚使命。
3、加強檔案密級鑒定工作
第一，與時俱進開展檔案定密工作。檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，必須隨形勢變化及時調(diào)整其密級，做好升密、降密和解密工作。要嚴格執(zhí)行《保密法》，嚴格劃清密與非密界限，準(zhǔn)確界定檔案密級，為實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化奠定基礎(chǔ)。第二，明確檔案定密主體。檔案定密工作應(yīng)由制發(fā)機關(guān)進行，文件的制發(fā)機關(guān)應(yīng)該根據(jù)國家秘密范圍及其密級規(guī)定及形勢變化，在保密行政管理部門的指導(dǎo)下，對文件進行升降密和解密，并將密級變更結(jié)果通知檔案管理部門。第三，實現(xiàn)檔案定密制度化。要按照《國家秘密保密期限的規(guī)定》，“除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年”，在文件制發(fā)時設(shè)定保密期限，到期自行解密。建立完善單位和檔案管理部門的聯(lián)系制度，形成檔案保密管理的合力。
4、加強檔案利用過程的監(jiān)督
檔案利用監(jiān)督是檔案利用過程中做好保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)、制止和糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。
4.1 加強紙質(zhì)檔案保密管理
紙質(zhì)檔案的保密管理，既要防潮、防霉、防火、防鼠、防蟲，更要防泄密。對于紙質(zhì)檔案我們有很多成熟的制度約束，檔案利用規(guī)章制度一般有查（借）閱制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循。檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴密而簡明，便于執(zhí)行落實，并在實踐中不斷加以完善，這樣才能保證在大力開展檔案利用工作的同時，確保檔案不失密、不泄密及文件的完好無損。要求利用者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、折疊、撤換檔案。工作人員要經(jīng)常檢查被利用的案卷，要在利用者離去之前，仔細翻閱檢查被利用的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并在利用登記簿上備注說明，對于損毀檔案的違法行為，應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，違者應(yīng)視情節(jié)輕重，予以批評教育甚至依法追究刑事責(zé)任，對檔案的傳遞應(yīng)嚴格履行轉(zhuǎn)遞手續(xù)，嚴密包封，通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，有條件的檔案館（室）還可以安裝監(jiān)視器【3】。
4.2 加強電子檔案管理
電子檔案的載體主要有光盤、U 盤、軟盤、磁帶、移動硬盤等。由于電子檔案載體容量大，儲存信息多，一旦泄密，危害比紙質(zhì)檔案失泄密更大。為此，要按照保密管理有關(guān)規(guī)定，按照其存儲內(nèi)容的最高密級界定密級，粘貼密級標(biāo)識，實行比同級紙質(zhì)檔案更嚴格的保密管理。歸檔電子文件的封存載體不得外借，利用時使用拷貝件。未經(jīng)批準(zhǔn)的任何單位或個人不得擅自復(fù)制歸檔的電子文件。利用者對歸檔電子文件的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。在網(wǎng)上提供已公開檔案目錄查詢服務(wù)的，要認真采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，只有在檔案部門的計算機管理系統(tǒng)對用戶使用權(quán)認可后，才能提供利用，以確保檔案信息和系統(tǒng)的安全。
5、加強檔案管理人員的教育、管理
5.1 加強保密宣傳教育。大力開展《保密法》、檔案管理保密規(guī)定、計算機及存儲介質(zhì)保密管理規(guī)定等方面的宣傳教育，增強檔案管理人員的法制意識。利用掛圖、影視資料等開展警示教育，使檔案管理人員始終繃緊保密這根弦。
5.2 加強保密技能教育。深入開展計算機知識、泄密渠道方式及防范手段、防范技能方面的教育，增強檔案管理人員的保密防范能力，提升檔案保密管理水平。
5.3 加強人員管理。嚴格執(zhí)行任前培訓(xùn)和脫密期制度，所有在崗的檔案管理人員都要簽訂保密承諾書。堅持“誰主管、誰負責(zé)”，建立健全檔案保密管理責(zé)任制，層層落實保密管理責(zé)任，把檔案保密管理的責(zé)任落實到人。要建立失泄密應(yīng)急預(yù)案，發(fā)生失泄密要及時向有關(guān)部門報告，把失泄密的損失降到最小。要及時組織檔案保密檢查，發(fā)現(xiàn)失泄密隱患，及時堵塞漏洞，確保檔案秘密安全。
結(jié)束語
總之，檔案保密管理工作對于政府或者企業(yè)都有著關(guān)鍵性的作用，因此，在具體的工作中需要不斷加強檔案保密管理工作，上文針對檔案保密管理工作進行了具體闡述，對于檔案管理水平的提高有著重要意義。
參考文獻：
[1]孔濤. 如何做好檔案保密工作之探究[J]. 辦公室業(yè)務(wù),2012,07:9-11.
為了認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和《實施辦法》以及《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》,進一步提高檔案工作水平,大力開發(fā)檔案信息資源,更好地為機關(guān)各項工作服務(wù),我們按照《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》要求,對機關(guān)不同類別和載體的檔案進行了認真檢查,系統(tǒng)管理,已做好了檔案工作迎檢各項準(zhǔn)備。現(xiàn)將有關(guān)情況報告于后,請予以考評、驗收。
一、基本情況
*鄉(xiāng)系*北大門,幅員20.11平方公里,轄9個行政村,65個村民小組,5134戶,20456人,鄉(xiāng)機關(guān)在職79人,其中,副科以上16人,內(nèi)設(shè)機構(gòu)5個,即：黨政辦公室、社會事務(wù)辦公室、經(jīng)濟發(fā)展辦公室、人口與計劃生育辦公室、財政所等。
二、機構(gòu)與組織管理
長期以來,我們始終把檔案工作納入日常工作的議事日程,特別是《檔案法》頒實施后,我們堅持牢固樹立檔案觀念,不斷增強檔案意識,扎實抓好檔案工作,設(shè)立了綜合檔案室,配有兼職人員負責(zé)檔案工作。
為了進一步搞好我鄉(xiāng)機關(guān)檔案工作,使其納入正規(guī)化軌道,今年初,我們把檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作納入全年工作計劃,作為機關(guān)文明建設(shè)的重點來抓。近年來,我們對照《四川省機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》逐項逐條地進行了嚴格的自查,現(xiàn)已具備機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理條件。
(一)完善了適應(yīng)本單位檔案工作發(fā)展的機構(gòu),建立了規(guī)范的綜合檔案室,做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一機構(gòu),統(tǒng)一保管。
(二)鄉(xiāng)成立了以黨委書記任國為組長,黨委副書記、鄉(xiāng)長郭青凱為副組長,內(nèi)設(shè)部門負責(zé)人為成員的檔案工作規(guī)范化管理領(lǐng)導(dǎo)小組,加強檔案管理工作,并對內(nèi)設(shè)部門的檔案工作進行了監(jiān)督,指導(dǎo),促進了檔案工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。
(三)根據(jù)有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本單位實際情況,制訂了《檔案管理制度》、《立卷歸檔制度》、《檔案利用制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制》等規(guī)章制度。
(四)配備了政治思想好,責(zé)任心強,熱愛檔案工作,有一定業(yè)務(wù)能力,具有大專文化程度的兼職檔案工作人員負責(zé)機關(guān)檔案工作。
(五)認真貫徹檔案工作的法律、法規(guī),把檔案工作納入了領(lǐng)導(dǎo)的議事日程,列入了有關(guān)人員的崗位責(zé)任制,建立了規(guī)范的檔案工作秩序。
三、基礎(chǔ)設(shè)施
(一)設(shè)置了專門的檔案室,面積15平方米。
(二)購置了檔案柜二組,能容納本單位20年左右形成的檔案,柜內(nèi)配有常年防蟲蛀藥品,基本達到了設(shè)施齊全,安全保障做到防蟲、防火、防盜、防鼠,確保檔案的完整與安全。
(三)購置了微機、電風(fēng)扇、消防設(shè)備。
四、業(yè)務(wù)情況
(一)根據(jù)機關(guān)行政單位的職能,制定了符合我鄉(xiāng)機關(guān)實際,較為詳細的“分類大綱”、“歸類范圍”、“保管期限”并按此付諸實施。
(二)對一些不規(guī)范的文件材料進行整理、復(fù)制、打印、補缺。屬永久、長期保存的文件材料歸檔年率98%以上,完整率達90%以上,準(zhǔn)確率達95%以上。
(三)所有檔案齊全,結(jié)構(gòu)合理,全部整理入柜沒有積存零散文件。
(四)案卷質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn),分類排列符合規(guī)范要求。
(五)對到期的檔案及時進行了鑒定,嚴格銷毀手續(xù),未發(fā)生隨意銷毀現(xiàn)象。
(六)建立了分類檔案統(tǒng)計臺帳,并能堅持各種注冊、登記,做到了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,帳實相符。
五、開發(fā)利用
(一)檔案管理人員責(zé)任心強,熟悉保存檔案內(nèi)容,能積極主動地提供利用,為領(lǐng)導(dǎo)決策、機關(guān)自身建設(shè)和業(yè)務(wù)工作提供大量依據(jù)。
(二)編制了《檔案目錄》、《卷內(nèi)目錄》等檢索工具。
(三)全宗卷內(nèi)號充實,符合規(guī)范。
六、存在的問題
(一)專職人員檔案管理的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待進一步提高。
(二)辦公經(jīng)費不充沛,查閱室不規(guī)范,檔案室面積較小。
關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位；干部人事檔案管理；現(xiàn)狀分析
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A
收錄日期：2015年8月28日
一、機關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀
山東省機關(guān)事業(yè)單位目前仍沿用傳統(tǒng)的干部人事檔案管理辦法，按照干部管理權(quán)限，由主管的組織或人事部門進行統(tǒng)一管理，多數(shù)單位是由負責(zé)人事或政工工作的人員兼職管理檔案，未配備專業(yè)的檔案管理人員。干部人事檔案的保存仍然是紙質(zhì)檔案為主，檔案的整理仍局限于傳統(tǒng)的手工模式層面，尚未大規(guī)模采用現(xiàn)代化的電子技術(shù)手段建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致檔案管理成本較高，管理效率較低，重復(fù)勞動現(xiàn)象嚴重。在檔案審核和干部基本信息認定方面，很多地方和單位仍沿用舊時的標(biāo)準(zhǔn)，未能及時更新檔案管理人員的知識技能，導(dǎo)致某些干部的基本情況和個人經(jīng)歷等信息不準(zhǔn)確，甚至不真實。
2014年底，省委組織部下發(fā)了《全省干部人事檔案專項審核工作實施方案》，全面部署了針對山東省公務(wù)員、參照公務(wù)員法管理人員、國有企事業(yè)單位人員的檔案專項審核工作，重點審核干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份、家庭主要成員及社會關(guān)系等重要信息，尤其注重審核檔案材料是否涂改造假，干部基本信息是否真實準(zhǔn)確，對干部人事檔案的管理提出了更新、更高的要求。
二、機關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理中存在的問題
（一）有關(guān)方面對人事檔案重要性的認識程度不夠。一方面檔案管理部門及工作人員對檔案的重要性認識不充分。檔案管理工作常常被認為僅僅是紙質(zhì)材料的裱糊裝訂整理工作，只要材料不泄露不丟失，做好日常保管工作就算完成任務(wù)。導(dǎo)致檔案工作常常處于被動應(yīng)付狀態(tài)，用哪本查哪本，調(diào)哪本整哪本，大大降低了檔案的信息利用率和人事部門的工作效率；另一方面干部本人對檔案不夠重視。有些干部認為自己沒有晉升空間，檔案對自己的作用不大，有的干部不知道哪些材料會入檔，因此填寫時態(tài)度較隨意，經(jīng)常有誤填漏填現(xiàn)象。殊不知檔案信息與個人的工資獎金、福利待遇、勞動保障、組織關(guān)系等密切相關(guān)，更關(guān)系到干部的晉升、調(diào)動、退休等重要環(huán)節(jié)，具有法律效用。
（二）干部人事檔案管理力量薄弱，管理水平較低。人事檔案管理工作是一項專業(yè)性、保密性、政治性很高的工作，看似不起眼，實則對從業(yè)人員素質(zhì)要求很高。既要具備較高的政治覺悟和責(zé)任心，又要有檔案工作和人事工作的經(jīng)驗背景，還需要優(yōu)秀的判斷力和甄別能力。目前，很多單位的檔案管理人員都是兼任甚至是臨時工作人員，也沒有按照檔案管理要求配備專業(yè)的庫房和硬件設(shè)備，檔案隨意堆放在倉庫，或鎖在人事干部抽屜里。從業(yè)人員年齡兩極分化嚴重，大多沒有檔案管理的專業(yè)知識，上崗后也未受過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，管理檔案僅限于整理裝訂編目等基礎(chǔ)性工作，對干部信息的甄別、審核、認定等重要環(huán)節(jié)的工作力不從心。
（三）檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、真實性有待提高
1、檔案材料填寫不規(guī)范，內(nèi)容不一致。干部人事檔案中最重要的內(nèi)容包括“三齡、二歷、一身份”，即干部的年齡（出生年月）、工齡（參加工作時間）、黨齡（入黨時間），學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷以及干部身份。在《干部履歷表》等需個人填寫的檔案材料中，經(jīng)常出現(xiàn)以上基本信息不按要求填寫、不同材料填寫的信息不一致的情況。例如：出生年月的填寫，有的材料填寫陽歷生日，有的材料填寫陰歷生日，還要通過萬年歷查詢確定是否能夠換算，給檔案審核和信息認定工作增加了不必要的麻煩。
2、檔案中基本信息有涂改造假現(xiàn)象。隨著近些年干部人事檔案造假現(xiàn)象屢屢曝光，干部檔案的真實性問題成為關(guān)注焦點。有些干部早年因為入團、參軍或招工年齡不夠?qū)⒛挲g改大，工作后又將年齡改小；有些干部為了達到爭取提拔機會、延長任期等目的借助職務(wù)之便將年齡改小、學(xué)歷改高，甚至將偽造的“三齡二歷一身份”材料存入檔案；有些人為了取得干部身份，采取“曲線救國”頻繁調(diào)動，從企業(yè)到事業(yè)單位再到機關(guān)，一步步解決編制問題。檔案造假現(xiàn)象之所以層出不窮，一是因為違規(guī)成本低，發(fā)現(xiàn)造假一般僅是黨紀處理，甚至只是政治前途暫時受阻；二是因為缺乏糾錯機制，一旦發(fā)現(xiàn)問題，怎樣啟動調(diào)查程序、由誰調(diào)查、怎樣調(diào)查，整個過程執(zhí)行起來隨意性較大，缺乏制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的流程。
3、檔案材料收集不完整、不齊全，與干部本人實際情況有出入。檔案材料內(nèi)容完整齊全，是干部人事檔案管理的基本要求之一，只有不斷充實完善檔案內(nèi)容，才能客觀地全面反映干部的真實情況。檔案的常規(guī)材料有干部履歷表、每年度的考核材料、工資材料、獎勵材料等，非常規(guī)材料有干部在職上學(xué)取得的學(xué)歷學(xué)位材料，職務(wù)職稱調(diào)整、調(diào)動形成的材料，加入黨派的材料等。這些材料在制作、審批、收集、歸檔等任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會影響檔案材料的完整性。例如，學(xué)歷材料一般要有入學(xué)、上學(xué)、畢業(yè)三個環(huán)節(jié)的系列材料才算完備，有的干部檔案中學(xué)歷材料只有畢業(yè)生登記表或者畢業(yè)證書復(fù)印件，材料不完備導(dǎo)致學(xué)歷認定工作較為困難。
4、檔案轉(zhuǎn)遞及材料收集過程中審核、把關(guān)不嚴格。干部人事檔案管理中會出現(xiàn)材料不完備、不真實的情況，大多由于檔案材料入口沒有嚴把關(guān)。一方面雖然管檔單位都會制定人事檔案管理制度，但是實際操作中往往執(zhí)行力度不夠，有些單位或部門在查閱借閱、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出干部檔案時，不出具介紹信，不辦理查借閱手續(xù)，不按要求填寫檔案轉(zhuǎn)遞單，不及時回復(fù)回執(zhí)單等，形成檔案管理漏洞，導(dǎo)致涂改、圈劃干部信息，抽取、撤換檔案材料的現(xiàn)象時有發(fā)生；另一方面由于檔案管理人員業(yè)務(wù)不夠精通、經(jīng)驗不夠豐富，在遇到干部提供入檔材料不完備、不準(zhǔn)確、不真實的情況時，或沒有能力判斷甄別，或當(dāng)時發(fā)現(xiàn)卻沒有及時處理，導(dǎo)致不合格的材料收入檔案，久之形成歷史遺留問題，給后續(xù)的檔案管理工作帶來一系列麻煩。
（四）檔案管理信息化程度不高，信息滯后，利用水平較低。傳統(tǒng)的干部人事檔案以紙張形式存在，由工作人員手工整理、裝訂、保管，在查閱信息、使用信息等方面存在很大弊端，人事檔案的信息服務(wù)也處于被動、滯后的服務(wù)狀態(tài)。有些單位甚至沒有專業(yè)化的檔案庫房，更談不上配備信息化高技術(shù)人才、建立先進的電子檔案信息庫。有些單位和部門分別開發(fā)了不同類別的信息庫，如黨員信息庫、工資信息庫、公務(wù)員信息庫、編制信息庫等，但是這些庫與庫之間資源無法共享，甚至由于數(shù)據(jù)更新維護不及時，經(jīng)常出現(xiàn)各個庫的信息互相矛盾的現(xiàn)象。因此，當(dāng)前干部人事檔案信息開發(fā)利用最大的難點在于能否開發(fā)一款可以整合信息、實現(xiàn)資源共享，方便更新維護、可操作性強的信息管理系統(tǒng)軟件。
三、解決干部人事檔案管理問題的對策建議
（一）提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，確保干部人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實性
1、成立檔案管理中心，設(shè)置檔案管理專職崗位。由于干部人事檔案管理工作的高度專業(yè)性和保密性，建議機關(guān)事業(yè)單位以局為單位，設(shè)立檔案管理中心，將全局檔案統(tǒng)一收集保管，配備專業(yè)的檔案庫房、整檔工具以及實現(xiàn)電子檔案信息化所需的硬件軟件設(shè)施。設(shè)置管理檔案專職崗位，每千本檔案配備兩名專職人員，從事檔案的日常管理、更新維護、信息錄入等工作。在人員選擇標(biāo)準(zhǔn)上，必須滿足政治覺悟高、責(zé)任心強、工作作風(fēng)踏實嚴謹條件，且最好具有人事工作或檔案工作背景。聘請專家對檔案管理人員進行檔案和計算機方面的上崗培訓(xùn)，建立一支專業(yè)的檔案管理隊伍。
2、嚴把檔案材料入口關(guān)，確保檔案材料及時收集、歸檔。在機關(guān)事業(yè)單位人員入口管理中，對新增的人事檔案及散材料要進行嚴格審核把關(guān)，按照干部人事檔案管理規(guī)范，把需要完備、需要補充的檔案材料及時通知到單位或個人，限期補充完整，否則不予歸檔。對于入檔材料的填寫規(guī)范和要求，應(yīng)當(dāng)制定詳細的填寫說明和模板，讓填表人員作為參考，同時應(yīng)強調(diào)入檔材料的重要性、與個人利益的密切聯(lián)系，引起足夠重視。審查合格的檔案材料要及時歸入個人檔案，防止散材料積壓過多造成材料遺失或誤放。與此同時，應(yīng)做好信息錄入工作，為組織和人事部門管理使用干部提供真實、準(zhǔn)確的個人信息。
3、建立良好的溝通渠道，確保人事檔案及檔案材料的轉(zhuǎn)遞順暢。檔案管理部門在與干部個人溝通時，經(jīng)常會出現(xiàn)干部不愿配合查找原始資料或補充欠缺材料的現(xiàn)象，有的是怕麻煩，有的是認為檔案不重要，缺材料也沒關(guān)系。這就需要檔案管理部門建立良好的溝通渠道，做好檔案重要性的宣傳工作，做好檔案保密工作，采取有效的溝通方式避免干部的抵觸情緒，說服其配合組織及時補充收集檔案材料。此外，還應(yīng)當(dāng)加強檔案管理部門與紀檢部門、政法部門、教育部門等形成干部人事檔案材料的眾多部門的溝通協(xié)調(diào)，加強本單位內(nèi)部各工作機構(gòu)在干部人事檔案材料的形成和收集過程中的溝通協(xié)調(diào)，確保人事檔案及檔案材料轉(zhuǎn)遞順暢、收集齊全、歸檔及時。
（二）提高檔案管理信息化程度，建立電子檔案信息系統(tǒng)
1、做好檔案管理信息化前期準(zhǔn)備，即做好紙質(zhì)檔案的完善工作，這是建立電子檔案數(shù)據(jù)庫的依據(jù)和基礎(chǔ)。目前，山東省對干部人事檔案管理的要求是對檔案進行二級分類，即將推行的電子檔案數(shù)據(jù)庫也將在檔案二級分類的基礎(chǔ)上進行。
2、著手建設(shè)干部人事檔案數(shù)據(jù)庫。目前，軟件市場有很多新型信息管理軟件，應(yīng)該按照機關(guān)事業(yè)單位干部管理的實際需求，引進合適的軟件系統(tǒng)，并對檔案管理人員進行相關(guān)的計算機技術(shù)培訓(xùn)，使之熟練掌握數(shù)據(jù)庫的操作、使用和維護。
3、加強人事檔案信息動態(tài)管理，提高數(shù)據(jù)庫使用價值。檔案管理部門應(yīng)制定規(guī)范的工作流程，及時做好新增材料的分類、掃描、錄入，做好干部基本信息的更新，實現(xiàn)信息整合、資源共享，提高檔案管理工作效率。對于上級部門要求報送的信息和數(shù)據(jù)，加快統(tǒng)計上報時效性。
4、嚴格安全保密制度，迎接網(wǎng)絡(luò)環(huán)境挑戰(zhàn)。檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守人事檔案管理的相關(guān)政策，對檔案資料的保密級別進行細分界定，運用計算機的加密功能對不同保密級別的信息進行加密，做好防病毒工作，做好電子檔案材料和干部信息的備份與維護工作，確保檔案資料的安全和完整。
主要參考文獻：
[1]林曉云.淺析人事檔案的管理與利用[J].北京檔案，2010.8.
人事檔案是全面反映個人思想品德、教育背景、生活履歷、工作經(jīng)歷、所受獎懲的文件材料，具有真實性、動態(tài)性、完整性、機密性的特點。人事檔案的記錄必須確保真實可靠、內(nèi)容完整，同時還要跟隨個人的成長發(fā)展而不斷豐富完善，而且人事檔案內(nèi)容涉及個人功過及隱秘信息，屬于黨和國家的機密，任何人不能隨意向外泄露。因此，人事檔案是全面、客觀地考察個人、選拔人才的依據(jù)，單位人事檔案管理工作具有重要意義。首先，人事檔案管理是人力資源開發(fā)的基礎(chǔ)。單位通過查閱人事檔案，才能對個人的能力和素質(zhì)做出基本判斷，為其安排合適的崗位，可見人事檔案管理是單位知人善任的基礎(chǔ)。其次，人事檔案的有效管理才能實現(xiàn)檔案的保存和使用價值。人事檔案的妥善保存關(guān)系檔案的真實性和完整性，單位人事部門必須對管理工作保持謹慎的態(tài)度，對生成的個人檔案信息進行嚴格審閱。檔案信息經(jīng)相關(guān)人員審核蓋章后，方可作為有參考價值的檔案文件，而人事檔案保存的目的也是為了更好地利用。最后，人事檔案管理關(guān)系人事工作的法律效應(yīng)。單位對人員的選拔、任用、評估、晉升都將生成對應(yīng)的人事檔案，因而人事檔案是單位對人員進行職稱評定、為員工繳納社會保險的法律依據(jù)。
二、人事檔案管理工作存在的主要問題
當(dāng)前單位人事檔案管理工作主要存在以下問題：第一，人事檔案管理工作重視不足。人事檔案管理常常被視為事務(wù)性的工作，單位領(lǐng)導(dǎo)主要關(guān)心業(yè)務(wù)層面的工作，認為人事檔案管理只要保證日常查檔、不發(fā)生丟失泄密的情況即可。各部門對人事檔案工作表現(xiàn)出不關(guān)心的態(tài)度，填寫檔案表格時不認真，信息數(shù)據(jù)的真實性難以獲得保證。人事檔案管理人員也沒有對檔案資料給予嚴格審核，檔案資料不全、不及時歸檔的現(xiàn)象時有發(fā)生。第二，人事檔案管理制度不健全。人事檔案管理是一項瑣碎、復(fù)雜的工作，涉及檔案資料的收集、整理、分類、編目、查詢、傳遞、使用等多項內(nèi)容，需要有專人負責(zé)，并保證工作質(zhì)量。有的單位只是照搬《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，而沒有建立具體的實施細則，因而缺乏對人事檔案管理工作的嚴格約束。有的單位即使建立了相關(guān)制度，但執(zhí)行過程往往流于形式。第三，檔案內(nèi)容不規(guī)范。由于單位對人事檔案管理工作未能給予足夠重視，檔案收集力度不夠，現(xiàn)有人事檔案內(nèi)容并不規(guī)范。例如，不少人事檔案僅記錄個人基本情況，對個人能力、信譽、業(yè)績等方面的資料反映較少，難以為人事工作提供有力依據(jù)；有的人員離職、出國，檔案卻沒有跟隨變動，造成人員和檔案的分離。人事檔案信息的質(zhì)量不佳，也就不能發(fā)揮應(yīng)有的使用價值。第四，管理水平落后。不少單位開展人事檔案管理工作的環(huán)境并不理想，缺少先進的基礎(chǔ)設(shè)施，有的單位甚至沒有設(shè)立單獨的檔案室，這對檔案材料的保存極為不利。在現(xiàn)有的工作條件下，人事檔案檢索經(jīng)常依靠傳統(tǒng)的手工方式，檔案傳遞速度慢，資料查詢不便，管理效率低。盡管各單位業(yè)務(wù)部門都在積極進行信息化建設(shè)，但人事檔案管理信息化水平仍然不高。
三、人事檔案管理工作的完善對策