時間：2023-06-02 15:38:59
導語：在對檔案管理的建議的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領您探索更多的創(chuàng)作可能。
關鍵詞：交通系統(tǒng)；聲像檔案；問題；對策
近年來，隨著社會的發(fā)展和辦公條件的完善，在我國交通系統(tǒng)各項工作和實踐活動中形成了大量聲像檔案，這些檔案是交通行業(yè)的重大歷史寫照，是全宗檔案的重要組成部分。然而，在交通系統(tǒng)聲像檔案實際管理工作中，普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，這就嚴重影響了檔案的完整性以及利用率，如何更好的保護好、利用好、管理好這些生動形象的特殊載體檔案已成為當前交通系統(tǒng)面臨的重要課題。針對交通系統(tǒng)聲像檔案管理中的存在問題，本文提出了一些對策及建議。
1 交通系統(tǒng)聲像檔案管理工作的存在問題
根據(jù)工作實踐，我們發(fā)現(xiàn)在交通系統(tǒng)聲像檔案管理工作中還存在一系列問題，這主要表現(xiàn)在：第一，交通系統(tǒng)聲像檔案采錄人員的素質參差不齊，很多人員為各業(yè)務部門的兼職人員，采錄技術較低，工作時間較短，還有一些聲像檔案信息采集人員在思想上存在誤區(qū)，認為檔案就是上級來文或紅頭文件，沒有對公務活動中形成的照片、影像、錄音等信息的保存給予重視，另外，為了個人或部門內部的方便，一些工作人員沒有將聲像檔案移交到檔案室統(tǒng)一保存，特別是隨著人員的變動和機構的調整，造成大量聲像檔案的管理失控或流失，對檔案的利用和保護帶來了不利影響。第二，從整體上看，交通系統(tǒng)對聲像檔案管理設備和系統(tǒng)的資金投入還是比較大的，但是由于一些單位沒有制定基于聲像檔案管理的制度和使用要求，管理較混亂，導致大量設備被閑置、沒有專人會用、設備存于個人或部門內部、設備使用人員不明確等現(xiàn)象普遍存在，設備添置多、利用率少，不利于交通系統(tǒng)聲像檔案收集和整理工作的順利開展。總之，聲像檔案管理工作明顯滯后于其他門類的檔案管理，在管理意識、管理制度以及保存條件方面尚存在一些問題，亟需解決。
2 加強聲像檔案管理工作的對策及建議
2.1 樹立聲像檔案信息資源觀意識
從信息資源角度來看，交通系統(tǒng)中形成的聲像檔案是最真實、最可靠也最權威的原生信息，其具備以文字為載體的檔案所不能替代的作用，是交通事業(yè)單位檔案信息資源的重要組成部分，這些信息與紙質的文書、科技檔案是相互聯(lián)系、相互補充的，共同構成了完整的檔案資源體系，對交通運輸事業(yè)的歷史和現(xiàn)實都具有重要現(xiàn)實意義，所以，我們必須樹立聲像檔案信息資源觀意識，實行統(tǒng)一管理，做到層層有人抓，處處有人管，形成工作協(xié)調一致的交通系統(tǒng)檔案信息資源管理網(wǎng)絡。
2.2 制定切實有效的管理辦法
要想改變交通系統(tǒng)當前聲像檔案管理工作混亂的局面，就必須制定一套切實有效的管理辦法來實現(xiàn)對該項工作的規(guī)范。各個立檔單位都必須建立健全相應的管理制度，加大管理力度，實現(xiàn)聲像信息從產生、收集、歸檔、保存到移交檔案室的統(tǒng)一管理，防止信息的分散或流失，杜絕將聲像檔案歸為個人和部門內部所有。明確規(guī)定聲像檔案的日常保管和借閱利用，對于那些永久保存的檔案，應定期向交通主管部門或專業(yè)檔案館移交，與此同時，明確責任，制定并落實各項配套措施，做到依法管理，有章可循，使聲像檔案管理工作逐漸成為一項自覺的行動，不斷提高工作效率和工作質量，確保檔案利用率和完整性。
2.3 采取切實有效的前端控制方法
前端控制是交通系統(tǒng)聲像檔案管理的基礎。首先，針對當前聲像檔案管理現(xiàn)狀，交通行業(yè)檔案主管部門要加大對聲像檔案管理工作的監(jiān)督和指導，將聲像檔案管理納入檔案目標管理和年度執(zhí)法檢查中。針對不同單位的工作現(xiàn)狀，采取不同的方式進行分類指導，疏通收集渠道，全面提升整體水平，比如對于那些在人員、設備和管理方面都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫，而相反的則應在依法管理和規(guī)章建制上下功夫；比如對于本單位或部門的一般檔案，要及時移交到上級主管部門或專業(yè)部門，對于重點部門或科室產生的比較集中的聲像檔案應強化收集，及時溝通。另外，人是做好聲像檔案管理工作的重要保證，因此，在人員方面，應選派有工作經驗和高度工作責任心、懂拍攝的人員擔任信息采錄人員，提高聲像檔案工作的專業(yè)水平；加強業(yè)務培訓，提高檔案管理人員、聲像信息采錄人員的專業(yè)知識和業(yè)務技能；提高聲像檔案人員的歸檔意識，將散存于個人和部門內部的資料收集起來，使檔案人員逐漸學會自覺行動，為交通系統(tǒng)聲像檔案管理水平的提升奠定堅實基礎。
2.4 加強聲像檔案編研
交通行業(yè)各個單位必須進一步提高對聲像檔案價值的認識，努力轉變觀念，使聲像檔案的編撰朝著專業(yè)化方向發(fā)展，在此過程中，善于依托檔案館藏資源優(yōu)勢，盡量編撰出能夠突出交通系統(tǒng)特色的文獻資源，提高檔案工作知名度。檔案編研工作要由單一型的低層次開發(fā)逐步向多元化的高水平發(fā)展，充分利用先進設備和現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，保證信息開發(fā)的有效性和實時性，最大限度縮短信息加工時間，提高信息利用效率；打破傳統(tǒng)的“關門編研”現(xiàn)狀，為各個工作中心和部門提供生動形象的聲像資料，使聲像檔案宣傳更具生命力和活力。
3 結束語
做好交通系統(tǒng)的聲像檔案管理工作不僅僅是檔案管理部門的事，還是各個立檔單位和全社會的事，我們必須對該項工作給予高度重視，加強宣傳，樹立聲像檔案信息資源觀意識，制定切實有效的管理辦法，采取可行前端控制方法，不斷加大管理力度，將聲像檔案保管好、利用好，管理好，使聲像檔案的價值在交通系統(tǒng)中得以充分發(fā)揮。
參考文獻
[1]田欣.加強聲像檔案管理工作的對策及建議[J].民營科技，2010，（06）：98.
及對策建議思考
新醫(yī)改背景下醫(yī)院內部體制進行深刻的改革，醫(yī)院檔案管理也要適應新醫(yī)改的政策，改進檔案管理工作方法。在實際工作中，醫(yī)院檔案管理中存在著諸多問題，給醫(yī)院的檔案管理工作帶來了許多困難。醫(yī)院檔案管理工作要適應新醫(yī)改政策，就必須進行相應的改進工作，促進醫(yī)院檔案管理工作的完善和發(fā)展。
醫(yī)院要適應新醫(yī)改背景下的改革，就要重視檔案管理工作。檔案管理工作對醫(yī)院經營狀況的發(fā)展和改進有重要的作用，是醫(yī)院運營發(fā)展的重要記錄，加強檔案管理工作，改進檔案管理工作方法，能夠使醫(yī)院更加適應新醫(yī)改的發(fā)展和革新，保證醫(yī)院在新醫(yī)改背景下順利開展檔案管理工作。
一、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理工作的受重視程度與其它工作存在差異
在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院的管理人員和工作人員對檔案管理工作的重視程度與其它工作存在差異。醫(yī)院的檔案管理工作中，現(xiàn)今的檔案管理人員多為兼職，也缺少相關的硬件設施建設，相關檔案在收集、整理和存檔過程中經常出現(xiàn)存放不當、遺失、損壞等現(xiàn)象，影響了檔案管理工作的效果，也使醫(yī)院檔案的利用率下降。新醫(yī)改背景下醫(yī)院的經營模式是醫(yī)院改革中的重點，但是醫(yī)院還沒有真正意識到檔案管理工作對醫(yī)院的重要性，投入資金不足，在新醫(yī)改中檔案管理工作改革程度較低，導致檔案管理工作人員積極性不高，在檔案管理工作過程中又缺乏嚴格的工作程序，經常處于被動應付的狀態(tài)，從而使檔案管理質量低下，醫(yī)院檔案利用率低，難以發(fā)揮檔案應有的作用。
（二）醫(yī)院檔案管理的工作模式不規(guī)范
新醫(yī)改背景下，醫(yī)院還沒有建立相應的規(guī)范化管理工作模式，缺乏健全的管理模式和考核制度。部分檔案管理人員的工作人員缺乏更高的工作素養(yǎng)和綜合素質，受檔案管理工作的特點的影響，缺乏量化管理的基礎，在檔案管理工作中，工作人員沒有及時做好檔案信息的收集、整理和存儲，使得醫(yī)院檔案的利用率一直不高。
（三）醫(yī)院檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)培訓
由于醫(yī)院檔案管理工作的職業(yè)門檻比較低，基礎設施條件差，導致醫(yī)院檔案工作人員對檔案的管理僅限于紙質檔案信息的收集、整理和放置，或者電子信息化檔案信息的錄入和檢索等，缺乏專業(yè)的管理手段，導致檔案管理工作效率低下，不能滿足新醫(yī)改背景的相關要求。檔案管理人員工作頻繁變動，對醫(yī)院檔案的收集整理歸檔等缺乏了解，對工作環(huán)境和工作流程都不熟悉，影響到檔案管理的工作質量，管理人員普遍缺乏專業(yè)知識和綜合素質的培訓，業(yè)務能力不熟練，也不能很好地適應現(xiàn)代化管理工作。
（四）醫(yī)院缺乏對管理人員的專業(yè)培訓
由于檔案管理人員的入職門檻低，管理模式落后，醫(yī)院的檔案管理工作效率低下，檔案利用率低。新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理的工作范圍不斷擴大，涉及到醫(yī)院的各個科室，現(xiàn)今的醫(yī)院檔案管理一般使用信息技術和相關的檔案管理軟件，可以提高工作效率，降低工作量，也可以保證檔案信息的安全和完整。因此在檔案管理工作中，醫(yī)院必須對檔案管理人員進行專業(yè)培訓，提高檔案管理人員的工作責任感和專業(yè)素養(yǎng)，引進信息技術，使檔案管理人員可以熟練掌握新的檔案管理工作模式。
（五）不利于適應新醫(yī)改的要求
現(xiàn)階段，受新醫(yī)改的影響，醫(yī)院的醫(yī)療、行政體系都擁有一套完整的管理制度和規(guī)范，但是檔案管理制度還不完善，醫(yī)院還沒有在檔案管理的相關制度中作出具體的規(guī)定和要求，對檔案管理缺乏統(tǒng)一的管理標準和模式，部分醫(yī)院缺乏檔案管理工作完整的考核制度，導致檔案管理工作管理缺失，缺乏監(jiān)督，使得醫(yī)院檔案管理工作無法適應新醫(yī)改的要求，不利于醫(yī)院在新醫(yī)改背景下的發(fā)展。
二、新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的相關措施
（一）提高對醫(yī)院檔案管理工作的重視
新醫(yī)改背景下，醫(yī)院管理層要提高對檔案管理工作的重視，明確檔案管理工作對醫(yī)院的良好發(fā)展和新醫(yī)改的順利推行的重要作用，將其納入到醫(yī)院新醫(yī)改工作中來，強化檔案管理意識，加大資金投入，改變醫(yī)院上下對檔案管理工作的認識。使醫(yī)院的檔案管理工作人員可以意識到自身的重要責任，能夠有效完成自己的工作任務，及時做好醫(yī)院各科室檔案的收集整理工作，保證檔案的真實和完整，使其按照順序歸檔，便于檔案的查詢檢索。在使用電子檔案和數(shù)據(jù)庫時，要及時錄入新的檔案信息，對原始資料做好整理，保證醫(yī)院檔案信息的安全性和保密性，提高工作效率。
（二）改善醫(yī)院檔案管理工作模式，健全醫(yī)院檔案管理制度
新醫(yī)改背景下，醫(yī)院可以改善檔案管理工作模式，推行更加合理的管理制度，做出合理的人員安排，使工作人員各負其責，減少檔案管理崗位上的兼職現(xiàn)象，檔案管理逐漸條理化、規(guī)范化。在檔案的收集管理等方面，醫(yī)院也要制定完善的收集、整理和存儲制度，規(guī)定各科室的原始檔案信息及時整理并上交，減少原始檔案的缺損和遺失現(xiàn)象，提高檔案信息的利用率。明確檔案管理人員的職責和工作范圍，做好檔案管理部門工作內容的指導和規(guī)范，與現(xiàn)代醫(yī)院管理方式相結合，在醫(yī)院中對檔案的重要性進行宣傳，轉變思想觀念，加強對檔案信息的利用。定期對檔案管理人員進行考核，將工作內容與獎懲機制掛鉤，加大對檔案管理工作的投入力度，建立醫(yī)院各科室之間的信息共享機制，保證檔案管理工作的規(guī)范化和制度化。
（三）開展檔案管理人員培訓工作
新醫(yī)改背景下，信息技術逐漸進入檔案管理工作中。檔案管理人員要做好大量檔案的整理工作，還要及時檢索出有用的信息，就必須掌握專業(yè)的計算機技能。醫(yī)院要定期開展檔案管理人員的綜合素質的培訓工作，提高檔案管理工作人員的責任感，提升他們的專業(yè)素養(yǎng)，及時向他們傳授信息技術和數(shù)據(jù)庫相關的知識，幫助他們學習先進的管理經驗和工作模式。醫(yī)院也可以聘請相關管理專業(yè)的人才，帶動管理工作人員改工作方式，促進信息技術在檔案管理工作中的深化。檔案管理工作的效率與檔案管理工作人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)有很大關系。檔案管理工作人員要及時更新知識，提高自身業(yè)務能力，醫(yī)院要建立一支檔案管理人才隊伍，與時展接軌，不斷創(chuàng)新，建立檔案管理創(chuàng)新激勵機制，建立更加科學高效的檔案管理機制和人才培養(yǎng)機制。
（四）引進信息技術和現(xiàn)代化的管理方式
醫(yī)院要提高檔案管理工作的工作效率，改進檔案管理的工作方式，就要引進信息技術對檔案進行管理。加大相關軟硬件等基礎設施建設的投入，更新升級計算機的軟硬件設施，定期更新防火墻和殺毒軟件，注意檔案的保密性和安全性。對檔案信息進行數(shù)字化處理，既可以提高工作效率，減輕工作量，又可以節(jié)省檔案儲存的占地空間，使檔案得到完好保存，便于查閱。促進工作管理方式的現(xiàn)代化改革，設置嚴格的考核制度，將責任落實在個人，各科室要重視檔案管理工作中，做好原始資料的整理工作，設立科室中的檔案管理工作。
（五）提高醫(yī)院檔案信息的利用率，加大基礎設施建設
新醫(yī)改背景下，醫(yī)院可以擴大檔案的利用領域，使檔案管理的利用率不斷提升。醫(yī)院可以制定檔案使用的不同等級的權限，在各科室開放檔案使用，可以通過檔案了解患者的個人信息和患病信息，各科室間要打破傳統(tǒng)的壁壘，多進行溝通，加強科室間檔案信息的聯(lián)系，促進資源共享，患者也可以通過數(shù)據(jù)庫查詢自身的檔案信息，了解自己的病癥。制定嚴格的檔案保管、檢索和借閱程序，保存好借閱記錄，在檔案遺失或損毀后可以追責到人。各科室也要做好線上檢索，利用信息共享平臺，做出遠程、快捷、全面地查詢工作。檔案管理人員也要積極深入實際的科室生活中，及時對檔案進行收集和整理，了解檔案中的內容和信息，找出檔案中的缺陷并及時予以改正。醫(yī)院要加強相關的基礎設施建設，加大資金投入，引進先進的信息技術設備，設立獨立的檔案儲存室，并做好設備的維護保養(yǎng)工作。對以往的紙質檔案要做好存放工作，防潮防火，并及時向信息數(shù)據(jù)庫中轉移。引進必需的檔案設計和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，營造信息化的檔案管理環(huán)境，有效保證檔案的安全性和完整性，使其適應新醫(yī)改的要求[6]。建立完善的信息化檔案管理體系，對各科室的檔案文件進行統(tǒng)一的信息化管理，在醫(yī)院內網(wǎng)中上傳和分享資料，促進醫(yī)院檔案的利用效率，加強安全管理，定期殺毒和升級防火墻，增強檔案信息系統(tǒng)的安全性。注意突發(fā)事件對檔案管理的影響，預防為主，可以組織人員提前進行演練，應對檔案信息安全問題，提高檔案保存安全系數(shù)，減少檔案遺失或損壞的因素。
（六）完善檔案的收集、整理和歸檔流程
在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院的檔案載體也發(fā)生了變化，當下醫(yī)院的原始檔案包括手寫病歷、照片、錄音錄像和電子文件等等多種形式，為檔案管理的收集、整理和歸檔提出了新的難題。檔案信息的載體不同，更加容易遺失，也不便于管理人員的分類。檔案管理人員要及時收集原始檔案，減少原始檔案的遺失和破損。收集檔案后要在規(guī)定的時間內做好整理工作，分門別類進行整理和歸檔，對檔案信息進行掃描、保存，并及時錄入電子數(shù)據(jù)庫。做好檔案入檔的責任機制，檔案管理工作人員可以分別專門負責各自的科室，確保檔案完整收集后，及時歸檔，科學分類，便于檔案信息的檢索。
關鍵詞：檔案管理；衛(wèi)生監(jiān)督
【中圖分類號】G27 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-3783(2012)09-0488-01
衛(wèi)生監(jiān)督對維護人民群眾身體健康和生命安全，保障經濟社會持續(xù)全面發(fā)展，具有十分重要意義。近年來，績效考核對衛(wèi)生監(jiān)督工作提出了更為細化和規(guī)范的要求，檔案管理在其中發(fā)揮舉足輕重的作用。
衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案的形成是按照衛(wèi)生監(jiān)督職能和業(yè)務范圍以及績效考核要求，在工作實踐中形成的各種黨政管理、業(yè)務技術、科研培訓、人員結構、設備設施、財會統(tǒng)計以及基礎建設、督導檢查等全部檔案的總和，是各項工作的真實記錄和有效憑據(jù)。
1 衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案的特點
1.1 內容系統(tǒng):自2009年實行績效考核之后，檔案管理工作更加規(guī)范化，得到各相關部門的重視，其內容涉及公共場所衛(wèi)生，醫(yī)療衛(wèi)生，學校衛(wèi)生，放射衛(wèi)生，突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置，行政處罰、健康教育與信息管理，人力綜合素質等方面。不同時期，不同內容的各種文件、工作計劃、總結、報告、方案、培訓、督導等業(yè)務工作原始記錄以及科研項目和成果、人力資源、基本建設、信息利用等資料。按照績效考核要求進行搜集整理，統(tǒng)一歸檔，形成完整、系統(tǒng)的衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案。
1.2 形式多樣:衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案不僅包括各種原始的紙質資料，還包括以錄像、光盤、課件、數(shù)據(jù)庫等電子文件，還有紙質出版物、榮譽證書以及各種媒體集成資料等。
2 檔案對促進衛(wèi)生監(jiān)督的意義
2.1 具有憑證依據(jù):“原始記錄性是檔案的本質屬性”。檔案可為各級衛(wèi)生監(jiān)督機構資質評定，人員職稱及職務晉級等提供原始、完整而系統(tǒng)的材料；為各項評估提供原始和真實的數(shù)據(jù)和資料。專家組通過對工作檔案的查閱，可迅速、全面地對各項工作及指標完成情況，質量水平等進行準確判斷，給予客觀評價。可見，檔案的完整性，系統(tǒng)性和準確性能全面體現(xiàn)工作成績，為各項工作評定和考核提供多方面資料支持，也是記錄和反映衛(wèi)生監(jiān)督機構發(fā)展歷史的重要表現(xiàn)和載體。
2.2 是績效考核的重要組成部分:績效考核是科學評價衛(wèi)生監(jiān)督工作落實程度，促進各級衛(wèi)生監(jiān)督機構切實履行基本公共職責的重要舉措；是衡量政府投入效率，促進政府部門切實履行管理指導職責的重要手段，規(guī)范的檔案管理是績效考核的重要內容，按照績效考核要求，將日常工作真實而原始的工作形成的記錄或資料及時、全面地收集整理，并對其分類歸檔和完善，規(guī)范的檔案管理為績效考核提供大量豐富、翔實、準確而規(guī)范的資料，能夠真實反映衛(wèi)生監(jiān)督機構實際工作開展情況，是績效考核的重要組成部分。
2.3 是衛(wèi)生監(jiān)督工作者的重信息資源: “科技檔案是一種特殊的中介物，”它是信息也是資源，衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案是工作人員在實踐和管理過程中形成的原始記錄，是集體智慧和經驗的結晶，且所積累的信息有通約，是相互交流，參考，借鑒，學習的重要資源，可為科研人員經驗交流提供借鑒和學習平臺，從中吸收好的工作經驗和做法，提高工作效率和科研水平。
2.4 提高衛(wèi)生監(jiān)督管理和決策水平:衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案具有系統(tǒng)性等特點，因此對檔案資料進行統(tǒng)計分析和綜合評價，能直觀地反映出各級衛(wèi)生監(jiān)督機構工作質量和水平，通過縱橫向比較，可及時發(fā)現(xiàn)工作中的不足，有針對性地加以完善和改進， 促進工作整體水平提高可為及時調整各項業(yè)務技術指標，開展新業(yè)務或新技術評估以及人力資源、財務、設備設施等投入和管理提供準確、真實的依據(jù)，為政府和衛(wèi)生監(jiān)督部門科學決策和管理提供指導，全面提高衛(wèi)生監(jiān)督工作水平。
3 建議
3.1 增強責任意識:目前，衛(wèi)生監(jiān)督部門檔案管理整體水平不高，檔案管理員專業(yè)水平參差不齊，檔案管理不規(guī)范現(xiàn)象普遍存在，因此，要強化檔案管理員以及相關人員的責任意識，增強其對檔案管理重要性的認識，使之在日常工作中養(yǎng)成及時收集，整理，完善并歸檔保存的自覺意識，提高檔案管理水平，
3.2 加強規(guī)范化建設:各級衛(wèi)生監(jiān)督人員要學習掌握《檔案法》及國家機關公文處理和管理，工作計劃、報告、總結的撰寫以及歸檔和績效考核的標準的要求，熟練掌握并規(guī)范執(zhí)行，同時逐步納入常規(guī)化管理軌道。
3.3 建立雙軌制管理模式: 隨著信息化時代的到來，長期作為信息主要承載形式的檔案存儲介質發(fā)生了巨大變化，以紙張為介質的傳統(tǒng)紙質檔案和以電子文檔，光盤，U盤，數(shù)據(jù)庫等電子檔案并存。紙質檔案作為真實的原始資料，具有電子文件所不能取代的法律憑證作用，要及時整理歸檔，各種電子檔案是未來工作的發(fā)展方向，已日益增多。因此，在檔案管理工作中要建立紙質檔案和電子文件同步歸檔，同步鑒定，同步整理，同步著錄和同步利用，使之相互依存，相互兼容，最大限度地發(fā)揮其在衛(wèi)生監(jiān)督工作中的作用。
關鍵詞：信息時代；醫(yī)院；檔案管理；信息化建設；策略
隨著現(xiàn)代科學技術在信息時代里的高速發(fā)展，醫(yī)院信息化建設的發(fā)展速度越來越快，但檔案管理信息化建設卻相對滯后，對醫(yī)院檔案的利用產生嚴重的制約影響。所以怎樣使醫(yī)院檔案管理工作與信息時代的發(fā)展要求相符是目前亟待解決的重要問題。
1 醫(yī)院檔案管理信息化建設的重要性
近幾年，醫(yī)院不斷擴大發(fā)展規(guī)模，形成的檔案的類別、數(shù)量也相應增多，電子檔案、聲像檔案等都是新增的，且檔案載體也從紙質演變成光盤、磁盤等。隨著醫(yī)院檔案資源的網(wǎng)絡化、信息化，網(wǎng)絡軟件基本能促使檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)上歸檔，各單位通過網(wǎng)絡就能收發(fā)文件，并把處理好的檔案材料上傳或輸入到軟件里，檔案查閱與編研工作也變得更加方便、快捷[1]。同時，如果醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)信息化，就能完整、長期地保存醫(yī)院在管理和醫(yī)療過程中產生的各類資料，包括病歷檔案、財務會計檔案、人事檔案等，如有需要也能便捷提檔，且完整保存下來的檔案信息數(shù)據(jù)也能為醫(yī)院上級領導提供決策支持，或為上級制定醫(yī)院管理政策、制度等提供可靠的參考依據(jù)，所以實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設具備重要的現(xiàn)實意義。此外，醫(yī)院檔案管理是一項重要的基礎性工作，能充分反映醫(yī)院的建設與發(fā)展情況，在確保醫(yī)院工作連續(xù)性方面發(fā)揮著重要作用。因此，醫(yī)院檔案管理信息化建設不僅重要，且勢在必行。
2 加強醫(yī)院檔案管理信息化建設的策略
（一）創(chuàng)新管理者的思想，構建檔案信息平臺
管理者創(chuàng)新管理思想、提高思想認識是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設的關鍵所在，所以醫(yī)院應以檔案管理工作改革為基礎開展信息化建設工作。同時，醫(yī)院檔案管理者也應更新理念，堅持提高檔案管理信息化水平。當前，醫(yī)院各方面管理工作的開展對檔案的需求是有增無減的，要想為醫(yī)院的管理工作準確而快速地提供檔案支持，檔案管理人員就應充分認識到檔案信息化建設的重要性，及時轉變既有的服務方式，擴大收集醫(yī)院檔案材料的范圍，進一步落實檔案歸檔制度，做好各種載體、各種門類的檔案材料的歸檔工作，避免檔案流失，豐富醫(yī)院檔案室館藏資源。
如針對某醫(yī)院的病歷檔案，管理者應創(chuàng)新思想，專門設置部門或配置人員負責收集、整理、保管醫(yī)院的病歷檔案，并構建信息平臺。當患者出院之后，醫(yī)務人員應以科室為單位定期把病歷檔案交到病案室，病歷檔案管理人員進行消毒之后再有序整理，并進行保管，除涉及患者治療活動的醫(yī)務人員、醫(yī)院醫(yī)療服務監(jiān)控人員之外，其他任何個人、機構都不能擅自翻查患者的病歷檔案。此外，醫(yī)院管理者應把病歷檔案管理信息化建設作為醫(yī)院檔案管理和醫(yī)療系統(tǒng)建設的重要內容，快速構建病歷檔案信息平臺，為加強醫(yī)院檔案管理信息化建設奠定基礎。
（二）加大基礎設施投入，規(guī)范建立管理體系
醫(yī)院首先應結合自身經濟能力，配置適應檔案管理信息化建設的軟件、硬件等基礎設施，并加大投入，開發(fā)出適合醫(yī)院的檔案利用軟件。從醫(yī)院實際出發(fā)，醫(yī)院檔案管理部門應充分利用現(xiàn)有的設備，并適當購置先進的技術設備，如路由器、掃描圖文影像的設備、海量存儲設備等。如醫(yī)院應加大投入，重視完善綜合檔案室的設施設備。由于綜合檔案室所保管的醫(yī)院人事資料、基建資料、設備資料、照片等檔案幾乎都是紙質的，會受到紙張耐久性、光線、溫度、濕度、灰塵、有害氣體等的影響，導致部分紙質綜合檔案自然脆化、老化，加上檔案被頻繁翻閱，毀損、破損現(xiàn)象的發(fā)生是很難避免的。為此，醫(yī)院應購置復印機、數(shù)碼相機、空調等專業(yè)設備，對綜合檔案進行數(shù)字化加工，開發(fā)檔案利用軟件，用數(shù)字化檔案的查閱代替翻查檔案實物，從而最大限度保護醫(yī)院的原始綜合檔案實物，為實現(xiàn)檔案管理信息化建設提供可能。
與此同時，醫(yī)院應按照國家關于檔案信息化建設的標準與規(guī)范建立相應的檔案管理體系。如醫(yī)院綜合檔案的管理軟件應具備多種存儲格式，支持醫(yī)院綜合檔案使用者實時瀏覽，具備網(wǎng)絡檢索功能等，能實現(xiàn)對醫(yī)院綜合檔案的收集整理、存儲、借閱管理、權限控制等，從而滿足醫(yī)院檔案一體化管理、信息資源開發(fā)和利用的實際需求。一個大多數(shù)軟件都適用的、通用性強的檔案資料存儲、交換格式標準，才能幫助醫(yī)院建立規(guī)范管理體系，確保醫(yī)院能順利實現(xiàn)檔案信息的存儲與交換[2]。
（三）加強人才隊伍建設，提高檔案人員素質
由于醫(yī)院檔案管理信息化建設要求檔案管理人員不僅要具備廣博的知識，還要掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術，所以應加強人才隊伍建設，在更新檔案管理人員知識結構的基礎上重視培養(yǎng)他們的素質，強化他們的信息意識。因為醫(yī)院檔案管理工作具備很強的業(yè)務性，如病歷檔案的專業(yè)性較強，要求檔案管理人員不僅要具備管理知識，還要具備一定的醫(yī)務知識、醫(yī)學管理知識等，以便能正確分類病歷檔案。加上信息化建設對檔案管理人員提出了新要求，不僅要具備對醫(yī)院檔案的采集、分類、整理、歸檔、立卷、保管、檢索等能力，還要具備醫(yī)院管理工作經驗，熟悉醫(yī)院的管理趨勢，熟悉掌握計算機知識、網(wǎng)絡知識、信息處理知識等，并具備一定的外語能力。
因此，醫(yī)院應重視組織現(xiàn)職檔案管理人員參與業(yè)務培訓活動，并鼓勵他們自學，把人員學習情況與聘任、晉升等掛鉤，從而加強人才隊伍建設。而醫(yī)院檔案管理人員自身要想適應檔案信息化建設的要求，就必須主動更新知識結構，從以往單一的檔案管理逐漸轉變成檔案一體化管理。如按照檔案工作的不同崗位有計劃地更新知識，深化專業(yè)知識，提高醫(yī)學、科技、管理、計算機等知識能力，從而開拓自己的視野，全面提高信息技術水平，提高自設綜合素質，助推醫(yī)院檔案管理信息化建設取得進步。
3 結語
信息時代不僅給醫(yī)院檔案管理工作帶來嚴峻挑戰(zhàn)，還使其擁有良好的發(fā)展機遇。在實際工作中，只要醫(yī)院檔案管理部門及人員能更新理念、牢牢把握機遇，重視培養(yǎng)人才、應用新技術，那么醫(yī)院檔案管理信息化建設勢必能與時代的發(fā)展相適應，推動醫(yī)院檔案管理工作健康發(fā)展。
參考文獻
關鍵詞：電子文件 特點 問題對策
中圖分類號：F407.63 文獻標識碼：A 文章編號：
隨著電子計算機和通信技術的進一步發(fā)展和深化，特別是辦公自動化系統(tǒng)在機關、企事業(yè)單位日常辦公中的廣泛運用，由此產生的電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻資料等都是屬于電子文件。電子文件是文件的一種，它具備文件的所有屬性，同時電子文件又以數(shù)字形式進行記錄，并由計算機等設備進行加工和處理。因此電子文件具有一般文件的特點，同時也具有獨特性，表現(xiàn)在以下幾個方面：
（1）整理過程簡單，管理靈活。一般意義上的檔案管理模式是由文書處理部門立卷，檔案業(yè)務部門接收，按年份將文件歸檔。這種檔案管理模式對前期的檔案整理分類要求很高，自然也就需要檔案人員在這一環(huán)節(jié)上傾注更多的時間和精力。然而電子文件與傳統(tǒng)紙質文件不同，它可以在產生之初即時歸檔。因為電子文件依賴于計算機管理信息系統(tǒng)，并且一個單位的文書處理人員、業(yè)務人員和檔案管理人員在共同的辦公信息管理系統(tǒng)中辦公。比如文書處理部門可以靈活處理電子文件的定稿，一方面可以將需要歸檔的電子文件根據(jù)需要整理后交給檔案部門直接歸檔，另一方面也可以利用計算機網(wǎng)絡管理系統(tǒng)將平時各個部門所產生的文書匯總后傳送給檔案部門，檔案部門再按照利用者的需求，盡快將有歸檔利用價值的電子文件下載或者刻錄成光盤的形式保存下來，最后作為電子檔案歸檔。
（2）載體信息容量大，易存取。因為傳統(tǒng)的紙質檔案是以實體的形式進行歸檔保存的，當然離不開大型庫房作為存儲空間，而電子文件是依附于各種載體存在的，這些載體的信息容量是前所未有的。并且電子文件不需要依賴于巨大的庫房和裝具，既可以節(jié)省存儲空間，又大大減少了人力、物力和財力。
（3）簡化了利用手續(xù)，便于檢索和利用。在傳統(tǒng)紙質檔案環(huán)境下，利用者如果要借閱檔案，就必須到檔案室或檔案館辦理手續(xù)，查閱后假如需要檔案復制件，還需進一步申請。在電子文件管理信息系統(tǒng)中，由于檔案管理部門和辦公室業(yè)務部門共同使用一個儲存電子文件信息的數(shù)據(jù)庫，用戶無需親自到檔案館，直接利用辦公室電腦連接檔案部門網(wǎng)站即可查找并利用所需檔案，并可方便快捷地進行復制和存儲。
一、目前電子文件管理中存在的問題
從理論上看，電子文件具有檔案的本質屬性和一般屬性，但是由于電子文件的一些特點不同于紙質文件，所以我們在管理電子文件時就不能采用和傳統(tǒng)文件一樣的方法。于是，在探索新的管理方法過程中出現(xiàn)了一系列問題。
（1）不能確保電子文件的可靠性和真實性。電子文件離不開計算機系統(tǒng)，這種強烈的依賴性使它的可靠性和真實性受到限制。電子文件是通過計算機將信息以數(shù)字代碼的形式記錄在載體上的，同時就必須依靠計算機系統(tǒng)才能得到識別和利用。計算機可以保存電子文件的完整性，也可以變動或者刪除電子文件，特別是稍有操作不當，就會嚴重影響電子文件的原始性。所以，人們可能就會懷疑電子文件的真實性和可靠性。除此之外，因為電子文件的信息內容和載體是不在一起的，電子文件的存儲信息可以任意擴展、濃縮或者改變它的存儲空間，也可以通過操作系統(tǒng)變動在硬盤上的位置，或者將電子文件從原來的存儲硬盤中拷貝到其他的存儲載體，或者通過網(wǎng)絡進行公開。由此可見，電子文件時刻都處于被改動、竊取、甚至消亡的境地，這就更加危害到了電子文件的真實性和可靠性。
（2）不能有效地保管和長期保存電子文件。當今計算機技術迅猛發(fā)展，更新速度前所未有，特別是計算機設備中的軟硬件更新更快，再加上存儲材料的不長久性，這就對電子文件的
保管和長期保存帶來了挑戰(zhàn)。處于保管層次的電子文件，一般不可能只是在一個計算機系統(tǒng)中形成，然而不同的計算機系統(tǒng)在內容格式布局上都不盡相同，于是就會出現(xiàn)電子文件在形成時所依附的計算機技術不能滿足其保管階段的要求的現(xiàn)象。除此之外，由于存儲電子文件的載體并不是一成不變的，在長期使用過程中，難免就會出現(xiàn)載體材料老化或者磁性自然消除的情況，也就造成了電子文件信息不存在或者識別失真的后果。當然，很多部門和單位針對電子文件的有效保管和長期保存問題，提出了不少有實踐意義的建議和做法，比如說引進拷貝和再生性保護技術等，可是這些也只是當下計算機發(fā)展情況下的權宜之策，要從根本上杜絕此類問題，還需要電子文件的管理者認真琢磨和繼續(xù)探索。
（3）不能保證電子文件的法律憑證作用。電子文件作為一種新生事物，因為無法確保其真實性和可靠性，所以其法律憑證作用與紙質文件相比，略顯不足。可是，雖然由于技術上的
缺陷，我們不能確保電子文件的真實性和可靠性，但是這并不表明所有的電子文件的可靠性和真實性就該受到質疑。同時，隨著計算機技術的進一步發(fā)展，電子文件的數(shù)量與日俱增，“證據(jù)”、“證明”的這種作用必然就會慢慢依賴于電子文件。不可否認的是，目前要使電子文件的可靠性和真實性得到有效保障，就只能依靠法律的幫助。也就是說有關部門要加強電子文件立法，確保嚴格有效的法律支持，借助法律的強制作用來約束人們的行為，對于那些專門靠破壞信息技術來竊取、修改電子文件信息的不法分子必須要依法進行嚴厲懲罰。尤其是在網(wǎng)絡環(huán)境下，有關部門需要對電子文件在網(wǎng)絡上的傳播和利用進行規(guī)范，以此來維護電子文件的知識產權。對于在網(wǎng)絡上隨意不負責任地傳播利用別人研究成果的行為，要進行嚴
厲打擊和懲治。只有將電子文件管理合法化，以法律條文的形式確定下來，才能充分實現(xiàn)電子文件的法律憑證價值。可是，事實卻是目前有關電子文件的法律規(guī)范還很不完善，無法適
應當下電子文件迅猛增加的趨勢，因此，制定適合電子文件管理的法律也是需要解決的問題之一。
（4）網(wǎng)絡的廣泛應用，給電子文件的管理帶來了一系列新問題。計算機網(wǎng)絡化的不斷進步，使得電子文件在各行各業(yè)都不同程度地大量形成，并有日益發(fā)展的趨勢。由于電子文件的獨特性，使得和普通的紙質文件有所區(qū)別，帶來了一些新的管理問題。“網(wǎng)絡化”引起“文檔一體化”，掃除了傳統(tǒng)時間和空間障礙，更新了傳統(tǒng)檔案室的工作模式。總而言之，網(wǎng)絡化帶來了文件、檔案管理的新變革，與此同時，也對我們的管理工作提出了挑戰(zhàn)。
三、加強電子文件管理的技術措施
問題
一、渠道不暢，案源不足。
現(xiàn)階段，檢察機關獲得立案監(jiān)督案源的主要渠道是通過公安機關報捕的案件和一些群眾來訪，其他方面獲得的線索甚微，其原因一是基層檢察院沒有派出機構，與鄉(xiāng)鎮(zhèn)群眾接觸機會少；二是對立案監(jiān)督宣傳的力度和廣度不夠，尤其是農村群眾對檢察機關立案監(jiān)督工作不了解，發(fā)生了案件只知道找公安機關或人民法院；三是公安機關對其受案登記的保密，在很大程度上增加了檢察機關發(fā)現(xiàn)案件線索的難度；四是檢察機關偵查監(jiān)督部門人員素質參差不齊，在辦案中不善于挖掘線索。
二、監(jiān)督的范圍不全面、重點不突出。
立案監(jiān)督是法律賦予檢察機關的重要權力，是人民檢察院對公安機關的立案活動是否合法進行的監(jiān)督，它包含兩方面的內容：一是對公安機關應立案偵查而未立案的監(jiān)督；二是對公安機關不應立案偵查而立案的監(jiān)督。當前，檢察機關僅把監(jiān)督的眼光放在前者，對后者的監(jiān)督幾乎成了空擋。而且對前者的監(jiān)督也是將眼光放在諸如盜竊、收贓、容留介紹等一般刑事案件上，一些案件甚至還介于罪與非罪之間，或者是罪行輕微，而對那些社會影響大、群眾反映強烈的刑事犯罪、職務犯罪、破壞市場經濟秩序犯罪和行政執(zhí)法機關移送涉嫌犯罪的案件監(jiān)督較少。另外，從這幾年的立案監(jiān)督工作總體上看，對自偵案件的立案監(jiān)督較為薄弱，亟待加強。
三、實效不佳，未實現(xiàn)數(shù)量與質量的辨證統(tǒng)一。
在實際工作中，一是公安機關內部心存不甘心被監(jiān)督的抵觸情緒，干警門常以補簽立案決定書、補充犯罪嫌疑人在逃情況說明等逃避監(jiān)督，即使立了案，但久拖不偵，不抓捕人犯，不及時報捕起訴，造成有力的定罪證據(jù)流失，削弱了監(jiān)督力度。二是檢、公干警溝通少，協(xié)調不夠，甚至產生誤解，使公安干警對立案監(jiān)督工作產生反感，不服監(jiān)督；有的檢察干警認為只要公安機關將案件立起了，收到立案回復就行了，忽視了立案監(jiān)督案件的后續(xù)督查工作，導致案件久偵不結，甚至中途夭折。三是由于刑訴法第87條只對立案監(jiān)督工作作了原則性的規(guī)定，缺乏具體操作性規(guī)定，對公安機關不執(zhí)行監(jiān)督的法律后果未明確。四是由于國家司法機關司法解釋的不斷變化，致使一些立案監(jiān)督案件在立案后得不到處理。
對策
一、 加大法制宣傳力度，拓寬案源。
積極宣傳，增強意識，運用檢務公開欄或通過電臺、電視臺、報刊等發(fā)表專題文章，介紹立案監(jiān)督知識和檢察機關的立案監(jiān)督職能，除繼續(xù)運用原有的從審查逮捕案件等渠道獲取案件線索外，充分發(fā)揮主觀能動性，多渠道挖掘案源：一是與公安機關建立案件通報制度，及時掌握公安機關各類刑事案件的受理、立案情況，從公安機關的受案材料中獲取線索；二是加強與本院控申科、公訴科、職務犯罪偵查局、監(jiān)所科等業(yè)務部門的聯(lián)系，從中獲取線索，形成刑事立案監(jiān)督“一體化”的新局面；三是建立與稅務、工商、煙草、林業(yè)、金融、技術監(jiān)督等職能部門的聯(lián)系制度，定期或不定期對其處罰決定進行審查，從中發(fā)現(xiàn)立案監(jiān)督線索；四是從新聞媒體的宣傳報道中獲取線索。
二、探索立案監(jiān)督工作新途徑，提高監(jiān)督效果。
一是在檢察機關內部建立信息聯(lián)系制度，成立立案監(jiān)督領導小組，由院領導、偵監(jiān)、公訴、控申、職偵、監(jiān)所等部門人員組成，通過會議或其他形式，互通信息，挖掘案源。二是在偵監(jiān)部門建立跟蹤監(jiān)督制度，設置《立案監(jiān)督案件跟蹤卡》，派專人對立案監(jiān)督案件一跟到底，及時了解案件進行到什么階段、存在的問題及其原因；及時督促公安機關收集補充證據(jù)，盡快結案，同時，將案件情況通知公訴、監(jiān)所等部門，及時掌握案件起訴和判決情況。三是與公安機關建立聯(lián)系會議制度，對立案監(jiān)督工作進行定期交流、清查和總結，形成公、檢合力。四是堅持立案監(jiān)督案件復查制度，定期對已辦理的立案監(jiān)督案件進行復查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。
三、開拓創(chuàng)新，突出重點。
將立案監(jiān)督工作與維護社會穩(wěn)定相結合，與保護國企改革和發(fā)展相結合，樹立為大局服務的辦案意識，緊密結合本地實際，集中力量，將監(jiān)督重點放在嚴重刑事犯罪、經濟領域犯罪以及司法腐敗犯罪等有案不立、有罪不糾和不應立案而立案的案件上，解決深層次的問題，及時提出糾正意見。
四、正確處理立案監(jiān)督案件數(shù)量與質量的關系。
【關鍵詞】學校檔案管理;問題;對策
1學校檔案管理中出現(xiàn)的主要問題
1．1管理機制尚不完善
目前來看，許多學校的管理機制都不完善，管理無標準。究其原因，主要是沒有關于學校檔案方面的法律法規(guī)，以至于高校的檔案管理體制呈現(xiàn)出多樣化的趨勢，因為現(xiàn)在還沒有具體的考核標準，很多學校并沒有意識到學生檔案管理的重要性。學校許多工作人員認為學生檔案管理工作可有可無，因此在人員、設備等方面比較落后，管理機制尚不成熟。
1．2管理工具和方式比較落后
現(xiàn)有的學生檔案管理工具和方式都比較落后，還采取著人工的形式進行管理統(tǒng)計，在資料收集方面也不成熟，速度和質量都很慢，所以應該改進管理辦法和管理工具，加快資料收集速度，提高資料收集質量，將學生檔案管理工作信息化、智能化、科學化。
1．3檔案內容不全
現(xiàn)階段，學生檔案內容主要涉及報名表、入學登記表、學籍、成績、身體狀況、誠信記錄、榮譽狀況等，但很多學校由于不夠重視，管理機制的不完善，導致學生檔案內容不全，格式不統(tǒng)一，檔案歸檔范圍狹窄，不能跟得上市場經濟的發(fā)展，也不能滿足用人單位對學生能力、綜合素質和時代特色等信息的需求。所以檔案內容關乎著學生今后的就業(yè)等多方面發(fā)展，內容不全對學生檔案管理工作的進行非常不利。
1．4管理人員不專業(yè)、變動頻繁
很多學校的管理人員并非專業(yè)的管理職工，經常變動頻繁，也沒有設專門的管理科，通常由輔導員或任課老師擔任，這些人員在時間、能力方面本就有限，對檔案管理的知識也比較欠缺，所以他們是很難在檔案管理工作中投入大量的時間與精力的。有些高校配備了專門的管理人員，卻通常是親戚或關系好者，他們在檔案管理方面的能力更加欠缺，素質普遍偏低，真正懂得檔案管理工作的人非常少。管理人員的頻繁變動是另一個比較重要的原因。大部分高校里的管理檔案人員基本上并非專門招的管理方面的職工，而且由于當前檔案管理工作不專業(yè)，沒有一個固定的標準，且學生檔案管理工作任務中，工作大，這類從業(yè)人員普遍對待檔案工作缺乏熱情和積極性，導致學生檔案管理工作交接不好，管理質量難以提高，比如就經常出現(xiàn)檔案丟失、保管不善、亂拿亂翻等不良現(xiàn)象。這些現(xiàn)象的頻繁發(fā)生一方面又加重了學生檔案工作的負擔，另一方面導致檔案材料損壞丟失、檔案整理不規(guī)范，歸檔質量較低，影響整個的學生檔案管理工作質量。
1．5管理意識弱，態(tài)度不積極
目前，學校職工檔案意識還處于比較薄弱的水平，很多都認識不到學生檔案工作的重要性，工作態(tài)度也不積極，整理歸納不認真，檔案質量低、材料不齊全，工作不到位。一些學校將學生檔案全部交給檔案室進行管理，這樣雖然有了專門的管理組織，但對于學校來說，其他部門的人員對檔案管理工作不熟悉。學生檔案信息的收集與統(tǒng)計是整個學校的事情，因此當二者的工作職責發(fā)生矛盾時，容易出現(xiàn)相互推卸責任的情況。
2優(yōu)化學校檔案管理的相關對策
2．1加強學校領導的思想認識
學校檔案管理人員對檔案管理的意識薄弱，與學校領導對檔案管理的重視程度也有關系。所以加強學校領導的思想認識是優(yōu)化檔案管理的關鍵保證。學生檔案管理人員要經常與學校領導匯報工作，對相關工作提出自己的看法與建議，積極為檔案管理工作提出建議，并不斷改善，促進檔案管理工作的進一步優(yōu)化。最好將其納入到學校的管理制度、學校規(guī)劃以及學校計劃中，加大辦公設備的投資金和人員投入，提高工作人員工薪待遇，改善工作環(huán)境。學校在提高管理人員素質的同時還要健全學生檔案管理制度，明確管理人員的具體職責，不隨便調整工作人員崗位，擴大檔案歸檔范圍，完善管理機制。加強學校領導的思想意識，優(yōu)化學校檔案管理工作。
2．2檔案管理需要全員共同努力
因為學生檔案的管理與收集與整個學校息息相關，所以教師對檔案管理也有著很大的影響，學校要加強對廣大教師的宣傳和教育，強化教師的檔案意識，最好將其納入到學校教師評優(yōu)評先中，讓學校教師真正配合檔案管理工作。教師的積極配合會減少檔案管理過程中的許多問題。檔案管理不僅與學校發(fā)展息息相關，更與教師的未來發(fā)展和切身利益具有直接關系。因此，學校要向教師表明這種利益關系，鼓勵教師積極參與到檔案管理工作中去，來完善檔案管理工作。向管理教師說明檔案管理情況，確保數(shù)據(jù)真實可靠，碰到不熟悉的領域，要立即請教專業(yè)人員，聽取建議、補充信息，保證檔案管理工作的高效完成。所以檔案管理需要全員共同努力。
2．3改善檔案管理工具和方式
學校要改善檔案管理的工具和方式，逐漸淘汰人工化，促進檔案管理工作盡快實現(xiàn)科學化、制度化和信息化。要達到這個目標，需要設置專職管理人員，通過技能培訓以及專業(yè)知識培訓，保證管理人員具備相應的管理能力和水平。學校還要完善相關制度，對管理人員提出具體的工作要求和工作目標，改善檔案管理工作的工具和方式，使得學校檔案管理工作更加科學化、制度化和信息化。
2．4強化管理人員服務意識、提高管理人員業(yè)務素質
檔案管理不是一個人或者一個管理機構的事，它是全校的事情，關乎著每位同學的發(fā)展和學校的發(fā)展，所以不能把管理水平一直停在原處，要順應時代的發(fā)展，樹立服務意識。檔案的管理與收集不能為了省事而憑空捏造，要打破傳統(tǒng)那種高高在上的姿態(tài)，主動服務同學、學校，認真保管、整理以及收集檔案，樹立為教學、為學校服務的意識，注重服務理念的宣傳。
3結語
綜上所述，本文認真分析了學校檔案管理工作的缺陷，并提出了相關措施，希望能為學校檔案管理工作提供一點有效的建議，使其真正被應用于同學，服務于社會。
參考文獻:
［1］高曉玲．加快學校檔案信息化建設提升學校檔案管理水平［J］．辦公室業(yè)務，2016(23)．
【關鍵詞】城市建設；檔案管理；信息化
當今社會是一個信息化時代，信息化技術已經普遍應用到各行各業(yè)，滲透到人們工作和生活的方方面面。同時，信息化管理手段也在迅速普及和應用。隨著城市化建設的迅速發(fā)展，城建檔案的數(shù)據(jù)信息也逐漸龐大起來，無形中增加了城建檔案管理的難度和工作量。傳統(tǒng)的城建檔案管理模式大都是人工操作，信息一般都是以紙質文件的形式記錄和保存，查找檔案信息的工作量大而繁瑣，費時費力，出現(xiàn)了和城建發(fā)展速度不同步、不協(xié)調的現(xiàn)象，檔案管理要想實現(xiàn)與城建速度的同步進展，就必須改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，利用信息化技術實現(xiàn)檔案管理的信息化建設，跟上城市化建設速度的步伐，有效促進并推動城市建設的進程。
一、城市建設檔案管理信息化建設的必要性
沒有變革就勿談發(fā)展，在歷史的發(fā)展進程中沒有一成不變的事物，任何事物的進步都是在發(fā)展變化中進行的。在歷史的每個階段，都會有新生事物的產生和創(chuàng)造來推動社會的進步和發(fā)展。信息化技術就是當今社會順應時展而產生的新事物，它不僅推動了歷史社會的進步和發(fā)展，同時也大大改變著人們的生活環(huán)境和生活速度。城市建設檔案管理要想跟上城市建設的步伐，也同樣離不開信息技術，利用信息技術實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的規(guī)范性和查詢檔案信息的高效性、便捷性。城建檔案管理實質上是對數(shù)據(jù)信息的管理，它突破了傳統(tǒng)紙質檔案管理的時間和空間的局限性，并且可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的共享和檢索，使檔案信息內容更豐富、保存時間更長久、應用范圍更廣泛。城建檔案管理的信息化建設實際上實現(xiàn)了檔案管理的標準化。
二、城市建設檔案管理信息化建設存在的問題
（一）將檔案信息化管理看得過于簡單。城市建設檔案的信息化管理確實優(yōu)化了管理程序，大大提高了檔案管理工作的效率。但是，有些檔案管理人員將檔案管理的信息化看得過于簡單，認為只要把原來的紙質信息輸入到信息系統(tǒng)就可以了，但是，即使在信息系統(tǒng)里面也是要通過分類整理，只有通過細致的分類管理，才能實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息檢索的便捷性。（二）檔案信息化管理的安全性問題。信息安全主要是指檔案信息通過應用軟件管理和實現(xiàn)網(wǎng)絡傳送過程中確保信息的完整和不泄漏。在提供檔案信息服務以滿足利用需求時，非法用戶進入檔案信息管理系統(tǒng)和傳輸過程中信息被竊聽是常見的安全問題。由于部分檔案管理人員專業(yè)水平有限而導致的安全問題也值得我們關注。有些檔案管理人員認為只要檔案信息輸入到信息系統(tǒng)就萬無一失了。這種想法是完全錯誤的，當今社會是一個科技化的社會，不法分子的作案手段也呈現(xiàn)出科技化，有些不法分子研制出專門攻擊信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的病毒，來侵害信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息，從而導致數(shù)據(jù)信息的破壞或丟失。另外，檔案信息管理系統(tǒng)的硬件設施也需要定期檢修，以免由于設備故障而導致信息數(shù)據(jù)的丟失。
三、促進城市建設檔案管理信息化建設的建議
城建檔案管理信息化建設是促進城市建設工作的必然選擇，是順應社會發(fā)展規(guī)律的要求，是實現(xiàn)檔案管理和城建工作同步進行的有效手段。下面結合當前城市建設檔案管理工作面臨的形勢，提出幾點建議。（一）檔案管理人員對檔案的信息化建設重要性的認識。部分檔案管理人員由于專業(yè)水平有限，對檔案的信息化建設認識不夠深刻，容易造成檔案的信息化管理過程中工作的不規(guī)范和不通暢，從而會導致安全隱患的產生。因此，有必要對檔案管理人員進行專業(yè)化的學習和培訓，提高檔案管理人員的工作專業(yè)水平，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的高效運行。（二）加強網(wǎng)絡安全防范。雖然信息化技術給人們的工作和生活帶來了很大的便捷，但是由于當今不法分子利用科技手段對網(wǎng)絡信息系統(tǒng)進行惡意攻擊，從而給檔案的信息化管理水平提出了更高的要求，利用科技手段加強對信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的維護，堵塞系統(tǒng)軟件漏洞，加強檔案管理信息化建設的網(wǎng)絡安全性，是一件非常緊迫的任務。（三）建立檔案信息安全保障體系。檔案部門要加強對檔案信息的安全管理，建立專人負責制度，實行檔案信息傳輸安全管理制度。制定嚴格的權限管理制度，嚴格執(zhí)行上網(wǎng)利用檔案信息審核制度，防止檔案信息失泄密問題的發(fā)生。
四、結語
綜上所述，城市建設是一個長期的過程，城市建設檔案管理的信息化建設也是一個逐步完善的過程。隨著科學技術的不斷發(fā)展，檔案的信息化建設會越來越普遍，同時，檔案信息化建設的安全性也會越來越被人們重視，檔案管理人員需要在工作中不斷地總結經驗，增強安全意識，創(chuàng)新檔案管理理念，與時俱進，推動城市化建設的步伐和社會經濟的持續(xù)發(fā)展。
【參考文獻】
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【關鍵詞】 基層；醫(yī)療單位；人事檔案管理；問題
人事檔案管理主要是指人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等工作，它記載了人員的經歷，是重要的人事信息資源。醫(yī)療單位人事檔案管理工作也是如此，收存了職工的履歷、自傳、考評、政治歷史、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料，因此，它能記錄醫(yī)院職員工作成長、思想發(fā)展的進程，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個人基本情況等各個方面的內容。尤其在當下社保改革的大背景下，人事檔案成為醫(yī)院人事部門正確使用人才、晉升職稱、薪酬、退休待遇等問題的一個重要依據(jù)。隨著醫(yī)院人事檔案管理工作納入數(shù)字化管理，在檔案新舊交替、紙質轉化為電子文檔的過程中，暴露了目前人事檔案管理工作存在一些問題，影響了檔案管理工作的順利開展。處于省會中心的“二級乙等”綜合性公立醫(yī)院，是目前醫(yī)改重點扶持的對象之一，它既是“省、市醫(yī)保定點醫(yī)院”也是處理“省交通事故定點的治療醫(yī)院”，為分流三甲醫(yī)院的病人發(fā)揮了巨大作用。以下對被調查醫(yī)院簡稱“A院”，A院現(xiàn)有職工337名，目前在編正式職工152人。通過對該院在職工作人員進行問卷調查分析人事檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在問題，可反映出目前區(qū)級醫(yī)療單位人事管理工作的共性問題，可為解決此類問題提供參考依據(jù)。
一、 研究對象與方法
（一） 研究對象。 A醫(yī)院在職、在編職工50人，進行隨機問卷調查，以人事檔案管理工作職能、目前存在的問題、建議為調查范疇。
（二） 研究方法。文獻資料法、問卷調查法、訪談法、數(shù)理統(tǒng)計法。圍繞研究內容設計調查問卷，并對問卷進行嚴格檢驗，對數(shù)據(jù)認真統(tǒng)計整理，問卷發(fā)放50份，回收50份，回收率達100%。
二、 結果與分析
（一）被調查職工崗位構成情況。本次調查人員構成：在職在編人員，t生22人，護士20人，工勤人員8人，分占調查總人數(shù)的48%、38%、14%。工作年限為3年及以上，目前人事檔案均在本單位留檔。
（二）對人事檔案管理人員工作職責的認識。根據(jù)醫(yī)院人事檔案工作的職責，分為人事檔案收集、鑒別和整理；辦理人事檔案的查閱、借閱、轉遞和統(tǒng)計；登記職工職務、工資變動情況；檔案的安全保密、保護工作；推廣、應用人事檔案現(xiàn)代化管理技術等層面。
本次調查以表1所示6個維度對調查對象進行調查統(tǒng)計，根據(jù)調查結果，大部分被調查者認為人事檔案管理人員工作職責主要為收集、鑒別整理人事檔案和辦理人事檔案的查閱、借閱、轉遞和統(tǒng)計，其中做好檔案的安全保密、保護工作和推廣、應用人事檔案現(xiàn)代化管理技術分占20%、10%。通過訪談，許多職工認為人事檔案管理應圍繞檔案管理工作，而工資變動屬財務部門管理范疇，檔案保密、保護屬安保人員工作范疇，推廣、應用人事檔案現(xiàn)代化管理技術則屬于計算機、網(wǎng)絡管理人員職責。另外在本次調查有4人，占總調查人數(shù)8%，對此類工作職責不了解。
（三）對人事檔案管理工作的建議。
根據(jù)調查內容設置對人事檔案管理工作的建議一欄，其中無建議8人，占16%。對工作建議集中在兩個方面：其中31人，62%的調查對象建議在以后的工作中建立人事檔案信息平臺，便于個人信息查詢。經訪談職工較認同的實施方案為在單位主頁開設人事管理一欄，將信息入網(wǎng)，便于職工核對個人信息、了解目前檔案內容。另有11人，22%調查對象建議提高相關工作辦事效率，反映在日常人事檔案工作過程中存在辦事手續(xù)復雜、耗時，辦事流程不夠明了等，希望可開通網(wǎng)上預約、查詢等工作，同時簡化辦事手續(xù)。
三、 目前區(qū)級醫(yī)療單位人事檔案管理中出現(xiàn)的問題
通過對A院在職員工進行問卷調查和訪談，反映出目前醫(yī)院人事檔案管理工作中仍存在一些問題。表現(xiàn)為：對人事檔案管理的工作重要性認識不足；檔案材料分類、審核不準；填寫格式不規(guī)范；檔案內容未及時更新，數(shù)據(jù)錄入整理信息化程度不高等情況。隨著時展和醫(yī)療單位競崗機制的引入，在醫(yī)院職工招聘和員工評聘職稱、晉升職位的過程中，人事檔案是一種重要的憑證參考，越來越受到各單位和各部門的重視。因此，對人事檔案材料的真實性、可靠性、完整性的要求也越來越高。這就要求從人事檔案的資料來源、內容審查、資格認定等多個環(huán)節(jié)和步驟都必須經過嚴格核實和記錄；同時，也要求人事檔案管理部門及時對在職員工檔案進行定期更新，以保證檔案記錄的連續(xù)、完整。然而，通過調查，目前出現(xiàn)的問題究其原因主要由以下幾點導致。
（一）對人事檔案管理的工作重要性認識不足。根據(jù)本次調查結果，92%的職工認為人事檔案管理的工作職能僅僅為收集、鑒別和整理人事檔案。這說明目前大部分職工對人事檔案管理工作不了解，本質在于人事部門缺乏對本部門工作進行宣傳和介紹。同時通過訪談結果，本單位網(wǎng)站尚未設立人事管理工作分站，職工無法及時獲取相關信息，只能通過網(wǎng)站主頁新聞或張貼文件獲得相關信息，極為不便。在醫(yī)療單位日常人事檔案的管理實際工作中，其重心在于：建立匯總單位員工各方面信息的一個數(shù)據(jù)庫，涉及職工職稱、職務、工資調整等多方面業(yè)務，同時為本單位人才培養(yǎng)和企業(yè)發(fā)展提供參考和保障，根據(jù)業(yè)務要求，輸入或輸出人事檔案信息。
只有加強醫(yī)療單位人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案管理工作的職能，對醫(yī)療單位人事管理制度進行改革探索，合理資源配置、加強各部門協(xié)作，才能進一步促進醫(yī)院發(fā)展。另外，針對醫(yī)療單位各位職工人事檔案管理需求，人事檔案管理部門可根據(jù)職工檔案資料結合單位規(guī)章制度，有法可依、有章可循地為職工發(fā)放基本工資和績效工資，辦理和繳納養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、大病醫(yī)療統(tǒng)籌、住房公積金等相應福利待遇。同時，依據(jù)職稱和年限變更對工資進行合理調整；每年定期辦理職稱申報和認定工作，在職工提出申請時為職工出具相應的證明材料。在醫(yī)療單位中，尤其針對從事有毒、有害工作的員工，如從事化驗、放射檢查的職工，人事檔案管理部門要協(xié)助單位進行職業(yè)病防護，準確記錄工種和工作年限，優(yōu)先考慮此類工種職工輪崗、轉崗申請，并根據(jù)規(guī)章制度和其檔案中的工作年限，在征得職工同意后適當提前其退休年齡。
此外，完整的人事檔案可詳細反映在醫(yī)療單位職工的工作履歷、學歷進修、思想道德、業(yè)務水平、職稱和技能等級等情況，能較全面地體現(xiàn)職工個人的信息，具有準確性、真實性、動態(tài)性、保密性等特點。醫(yī)療單位個人人事檔案是職工職稱晉升、單位干部任命的核心依據(jù)，人事檔案內容直接決定了崗位選拔、職位晉升等工作是否正確和規(guī)范，是否合理和合法，對醫(yī)療單位的健康發(fā)展有極其重要的作用。
（二）人事檔案管理的工作信息化程度不高。計算機技術的應用與發(fā)展能夠使人事檔案的信息采集、確認、生成、歸檔、管理、查詢使用、更新等工作過程實現(xiàn)自動化、智能化、系統(tǒng)化，可大大縮減醫(yī)療檔案管理部門及工作人員的工作量，提高人事部門的工作效率，同時可利用“大數(shù)據(jù)”技術，對檔案數(shù)據(jù)進行整理分析，為單位調整現(xiàn)有崗位和職稱構成提供參考依。然而調查結果顯示，目前晉安區(qū)醫(yī)院人事檔案文件的錄入雖使用計算機，但僅限于職工基本信息資料的錄入，職工無法通過網(wǎng)絡平臺（醫(yī)院主頁）進行查詢，只能通過申請審批后前往檔案管理室進行現(xiàn)場調取查閱，且目前信息管理系統(tǒng)僅針對人事檔案管理工作人員日常工作開放，對于職工尚未開放查詢端口，導致此項工作繁瑣不便。 在本次調查問卷中，對人事檔案管理工作的建議一欄也反映出此問題，62%的被調查者期望可建立信息平臺以便于個人信息查詢。
（三）人事檔案在整理收集過程中有一定的難度。在市場經濟迅猛發(fā)展的今天，只有充分發(fā)揮資源優(yōu)化配置才能看到有效的成果。在資源配置中人才是一種重要的資源。目前人員流動較為普遍和頻繁，需要及時更新和調動人事檔案，這對于人事檔案管理工作造成了很大的困難。尤其體現(xiàn)在檔案整理工作中，頻繁的人員變更，容易出現(xiàn)檔案遺失、檔案失真等情況，使檔案的質量受到很大影響，也為員工帶來諸多不便。
（四）人事檔案保護設施落后。通過本次調查，反映出區(qū)級醫(yī)療單位對人事檔案的保護、保密不夠重視，檔案管理保密設施也較落后。仍有一些檔案管理工作還是依靠紙質卷宗進行保存和操作，即使錄入計算機中也未對檔案材料進行防盜、保密管理。檔案管理辦公室安保、監(jiān)控設施不足，極易導致檔案公開化，職工信息泄露，給職工工作和生活帶來諸多不便。同時，部分檔案因長時間不使用或人員調動后未及時清檔，形成“死檔”“空檔”，嚴重地影響了檔案的安全性和完整性。