時間：2023-07-14 16:35:59
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2019年，國家檔案局印發《關于在深化國有企業改革中加強檔案工作的意見》的通知，要求各地國有企業檔案管理部門與時俱進，進一步完善體制機制，促進國有企業檔案管理工作更好地為企業的發展服務。其中，國企退休人員人事檔案作為國企職工參與企業各項經營管理活動的記錄，是國企職工為社會主義建設作出的貢獻的歷史證據，不僅是珍貴的檔案信息材料，而且在國有企業改革的時代背景下還迎來了社會化管理轉型升級的機遇與挑戰。
一、國企退休人員人事檔案管理社會化轉型的意義
退休人員管理是我國經濟發展初期國企辦社會職能的表現形式之一，隨著市場經濟改革的不斷深入已經逐漸成為國企轉型升級的制約。2019年，中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于國有企業退休人員社會化管理的指導意見》，在全國范圍內推行國企退休人員社會化管理，退休人員人事檔案同步移交。
(一)助力國企職能定位轉變
我國的國有企業在其發展過程中曾經承擔了大量的公共性職能，除了需要完成生產任務、實現盈利目標外，還具有退休人員管理，國企辦教育、國企辦醫療，職工宿舍物業與水、電、氣、消防安全管理等五方面的職能，導致企業負擔過重，嚴重拖累了生產效率。剝離企業辦社會職能是國有企業改革的核心。目前，國企職工住宅家屬區“三供一業”與教育、醫療職能移交改革已經基本完成，推進國企退休人員社會化管理是深化國有企業改革的重要課題，有助于理順政府與國企的職責界限，使國企從公共性職能中解放出來，集中精力專注主營業務，提高市場競爭力。
(二)提高檔案管理服務水平
國有企業檔案管理部門并不是專業化的檔案管理機構，由于各企業管轄的自身退休人員人事檔案數量較少，聘任專職檔案管理員人力成本較高，導致許多企業并不能從“按崗選人”的原則出發，而是選擇讓不具有檔案專業背景的其他崗位人員兼職做檔案管理工作，或者將檔案管理崗位作為安置年齡較大、因病退居二線人員的“照顧性”崗位，由此造成從業人員業務素質不高，缺乏必要的上崗培訓與繼續教育，無法適應新時代國企退休人員人事檔案管理的要求。此外，由于檔案管理工作并非企業的盈利增長點，許多企業高管對檔案管理工作的重要性認識不足，缺乏更新檔案管理設施設備的動力，一些企業的檔案室都未能按要求配備除濕機和防火器材等，造成紙質檔案霉變破損，檔案的保管存在安全隱患。國企退休人員人事檔案實行社會化管理可以有效地改善這種現實情況。政府部門對轄區內的所有國企退休人員人事檔案進行集中管理，管理規模與檔案總量遠超以前單個企業管轄的體量，有助于形成規模效應，還可以利用采購談判低價采購設備與耗材，有效降低成本。檔案管理人員分工協作、各司其職，一方面攤低了每份退休人員人事檔案管理的人工成本；另一方面也有助于組織規范化的檔案業務培訓，優化績效考核方案，通過交流協作營造工作人員之間比、學、趕、超的良性競爭氛圍。
(三)保障企業退休人員利益
由于退休審批需要人事檔案材料佐證，職工到達法定退休年齡、辦理退休手續的時間節點是企業人事檔案的高峰利用期。很多人誤以為國企人事檔案在人員退休審批結束后就毫無用處了，但實際上退休人員人事檔案的利用范圍涵蓋了政審佐證、繼承權確認、社會保障權利證明等方面，對人事檔案整理與審核水平有較高的要求。根據有關學者的統計，國企退休人員人事檔案的利用機構(人)中，社會保障部門占比最大。換言之，在國企退休人員人事檔案社會化轉型之后，社會保障部門(退管經辦機構)既是檔案的管理機構，也是利用檔案頻率最高的機構，有助于社會保障部門(退管經辦機構)從檔案用途的角度出發，深入剖析入檔材料的必要性與重要性，適時調整檔案類目，重塑管理流程，使國企退休人員人事檔案管理工作更好地為檔案利用服務，從而有效保障國企退休人員的合法權益。
二、國企退休人員人事檔案移交可行性
國企退休人員人事檔案移交社會化管理工作時間緊、任務重，管理模式變動大，涉及國企退休人員人數眾多。在退休人員人事檔案移交過程中，國企和人事檔案接收機構要以“送出去”“迎進來”的姿態，主動銜接，熱情服務，打消國企退休人員的顧慮。
(一)做好政策宣傳與咨詢服務工作
國企退休人員人事檔案移交實施社會化管理離不開國企退休人員的理解和支持。由于國企退休人員人事檔案管理的模式運行已久，許多退休人員不理解改革的動因，容易產生檔案移交實行社會化管理可能會影響退休人員待遇的擔憂。政策宣傳與咨詢服務可以幫助國企退休人員充分了解實施退休人員人事檔案社會化管理的優點，使他們明白退休人員人事檔案移交的步驟流程與方式方法，有助于提高退休人員對人事檔案移交工作的配合度與接受度。同時，國企退休人員人事檔案移交實施社會化管理也是一次促進檔案業務“供給側”與“需求側”交流融合的改革契機，政策宣傳過程中能夠收集到大量國企退休人員的意見建議，也可以為檔案管理部門改進服務質量提供思路和依據，進而有助于促進由“政府、群眾、檔案”新型三元互動模式取代傳統的“政府、檔案”二元互動模式，有效提高行政效率。
(二)制定科學合理的移交方案
在實施國企退休人員人事檔案社會化轉型之前，由于國企退休人員人事檔案是由企業自行管理的，導致人事檔案管理的質量參差不齊，檔案接收機構對各個國企的檔案管理情況的掌握也不夠全面。因此，在開展國企退休人員人事檔案移交工作之前，檔案接收機構需要開展調研和溝通銜接，摸排底數，列出責任清單，明確目標任務。要積極了解掌握各移交企業退休人員人事檔案管理的現狀，依據移交人事檔案的總量、行業類別、社保歸屬地等進行歸納分類，制定下發具有可操作性的移交方案，按照先易后難、分類分批原則，明確移交所需材料、經辦流程、時間安排。還要認真開展政策培訓，組織重點國企人事檔案管理人員召開政策宣講會，提高國企檔案移交工作人員的業務經辦能力。同時按照時間表倒排工作，掌握進度，限時完成，保證國企退休人員人事檔案社會化管理改革有條不紊、忙而不亂。
(三)簡化檔案移交流程
檔案接收機構接收到國企退休人員人事檔案以后，要將信息同步共享到街道(社區)，同時開展人事檔案信息化加工。要暢通移交業務流程，在移交過程中，檔案直接在國企與檔案接收機構之間進行流轉，企業退休人員本人不用辦理任何手續，只需在接到社區通知后到社區報到并確認相關信息。
(四)加強檔案移交中的過程控制
為保質保量完成國企退休人員人事檔案移交任務，檔案管理部門應及時落實國企退休人員人事檔案移交考核的口徑、指標、工作要求，實施風險防范預案，對檔案移交接收工作認真進行查漏補缺。一是建立通報機制，對考核范圍中的重點企業形成移交情況進度報表，定期通報情況；二是建立督查機制，對各檔案接收機構按行政區劃歸屬進行工作督查，加強溝通，及時指導。
(五)設置過渡期，確保平穩移交
國有企業涉及的行業范圍廣泛，由于主管單位不一，往往遵循不同的檔案管理規范，實行統一管理難度較大。國企退休人員人事檔案管理的社會化轉型打通了檔案管理的前后端，促使各企業按照統一的標準及時歸檔、合理組卷、規范裝訂，并要求涉及檔案移交的相關國有企業在過渡期內保持一定力量協助檔案接收機構做好企業退休人員人事檔案社會化管理服務的協調工作，如有檔案材料缺失需按規定進行補充或提供情況說明，以免因“三不管”與相互推諉損害退休人員的利益。
三、國企退休人員人事檔案日常業務改革
檔案移交只是國企退休人員人事檔案社會化轉型的第一步。社會保障部門(退管經辦機構)成為國企退休人員人事檔案的管理部門之后，日常為企業退休人員提供檔案整理、查詢、調動、出具證明等服務，需以“就近辦、簡化辦、網上辦”為要求，推進窗口服務工作標準化、規范化、制度化建設，不斷提升企業退休人員的滿意度。
(一)流程再造
傳統的檔案政務服務模式以檔案服務機關的職能為中心，檔案管理人員具有資源優勢與政務權利，容易滋生官本位思想。隨著行政體制改革向縱深推進，傳統的檔案政務服務模式已經無法適應新時代社會經濟發展的要求。近年來，“一窗受理”成為政務服務領域的熱點名詞。由于辦事窗口是政府向群眾提供面對面服務的場所，可以在很大程度上影響群眾的滿意度。因此許多政府機構對外辦事部門都以方便群眾辦事為目標，將原本的各分項業務辦理窗口統一歸并為綜合窗口。比如，由具有檔案管理職能的業務部門對綜合窗口工作人員進行業務培訓，使每一個綜合窗口都可以經辦國企退休人員人事檔案業務。另外，安排領導干部輪流到辦事大廳值周，負責向前來辦事的外來人員提供引導、政策解釋、陪跑服務；實行窗口工作人員錯時上下班制度，實行中午時段窗口對外辦公，最大限度減少辦事人員等候的時間等，這些都是提高檔案服務質量的有益嘗試。當然，“一窗受理”不應僅僅拘泥于字面意義上的歸并辦事窗口，更應該借“一窗受理”完成檔案政務服務的流程再造，使其成為“政府再造”的契機。“政府再造”理論是當下政府改革中廣泛使用的政策工具，是指通過對政府行政部門與公共管理組織績效的根本性變革轉型，大幅提升效能、服務能力、創新能力與適應能力。“政府再造”要遵循公共導向，檔案管理部門應以便民利民為出發點，最大限度地簡化辦事環節，最小化行政成本，從而提高檔案管理服務效能。
(二)精簡相關材料
應從企業、群眾的辦事需要出發，精簡國企退休人員納入社會化管理服務審核所需材料。比如，社會保障部門(退管經辦機構)可以利用信息化手段獲取國企退休人員的基礎信息，從而取代傳統的由退休人員手工填寫各類表格的信息采集方式。將功能相近的表格整合為一張表格也能夠有效縮短窗口業務的平均辦結時間，為“一窗受理”提速增效。
(三)檔案數字化
在傳統的檔案管理模式下，紙質檔案要實現在各部門間的流轉共享就必須通過“調檔”的方式進行，檔案材料流動緩慢且利用效率低下。如果業務申辦發起地與檔案保管地距離較遠，經常需要耗費更多時間，無法“即辦即走”。因此，要實施改革，就需要信息技術的協助。檔案數字化是大數據時代檔案管理的發展方向，是指通過使用掃描儀等設備，將紙質檔案進行加工使其轉變為數字圖像存儲在電子載體上，并且按照檔案材料之間的內在聯系，把數字圖像和目錄數據用關聯關系連接起來的處理過程。國企退休人員人事檔案移交實行社會化管理以后，可以分批次進行檔案數字化。一方面，檔案數字化以紙質檔案為基礎，有助于形成倒逼機制，促使檔案管理機構及時做好紙質材料的歸檔、整理、審核、檢查等工作，保證入檔材料的準確真實、類目完整；另一方面，檔案數字化不僅能夠防止檔案的腐化霉變、破損遺失，還能夠提高檔案利用效率，有利于政務信息的公開，實現檔案資源的互聯互通。
(四)打通檔案信息共享壁壘
國企退休人員人事檔案是企業退休人員人生經歷的記錄與證明，是最好的身份信息佐證材料。在國企退休人員人事檔案移交實行社會化管理以后，凡是涉及行政業務的事項，如有關高齡、勞模、政治面貌、高級職稱等信息的數據采集，都可以在檔案移交環節完成，不再需要辦事企業與群眾自行填寫，實現讓數據“替群眾辦事”。在條件允許的情況下，將檔案系統網絡延伸到社區，在行政審批權限范圍內實現信息共享，通過多部門合作使檔案異地查詢、檔案業務異地“一窗受理”成為可能。
四、社會化轉型的成效與展望
國企退休人員人事檔案管理社會化轉型有效提高了企業與退休人員辦理檔案業務的便捷性，推動了檔案數字體系的構建與公共服務理念的轉變；同時，也對經辦機構的檔案管理能力提出了新的要求。開放且充滿活力的政府、從群眾需求出發的服務理念，以及不斷提升的信息化水平是社會化轉型改革成功的關鍵所在。一方面，檔案管理部門應鞏固現有改革成果，保持與國有企業的良好溝通，集思廣益，將好事辦得更好；另一方面，還應注意分析國企退休人員人事檔案管理中出現的新形勢、新問題，不忘初心，與時俱進，努力完善健全檔案管理機制，更好地為企業退休人員服務。
參考文獻：
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【關鍵詞】現代化管理手段；服務方式；國企檔案管理；應用
一、引言
隨著現代化科技水平不斷提高，國企檔案管理工作提出了新的要求，企業檔案管理人員要增強自身檔案管理服務意識，創新管理手段，加快國企檔案管理實現信息化與現代化管理的發展進程，從根本上提高國企檔案管理水平，為國企順利開展檔案管理工作奠定良好基礎。在實際檔案管理工作中，應用現代化管理手段與服務方式，是順應時代潮流的體現，促進國企檔案管理現代化發展步伐。
二、國企檔案管理工作中的問題
1.檔案管理重視不足
對于任何企業而言，檔案管理工作都是非常復雜的，信息覆蓋面廣，工作量大，需要很多部門與人員合作才能完成檔案資料的收集、移交及整理，人力、物力投入大，但無法直接轉換為經濟效益。國企領導則以經濟業績為考核主要參考依據，所以，企業領導對檔案管理工作不夠重視，資金與技術投入不足，造成企業檔案管理工作不能滿足經營活動需求。同時，一些國企領導缺乏歸檔意識，導致無法有效、完整的保存某些應該歸檔的資料。
2.檔案管理標準化程度不夠完善
在我國企業檔案管理工作中，廣泛推廣標準化準則，建立了簡單的標準化體系，但其還不夠完善。檔案管理標準化程度不高，不夠集中，現代化水平較低。特別是檔案管理工作設備不充足，軟件研發水平與國際標準相差較大，檔案管理盲目性比較大，物力、財力浪費比較嚴重。
3.缺乏專業檔案管理隊伍
國企檔案管理工作中，高級專業管理人員不足。高級檔案管理專業人才，是指政治理論能力與政策水平高，文化素質與現代化檔案管理技術水平突出，在現代化檔案管理中貢獻比較大。當前我國企業檔案管理人員文化水平普遍較低，專業管理知識與技能水平不足，現代化新技術應用能力差，不利于檔案管理現代化發展進程。
4.檔案編研工作不足
在國企檔案管理工作中，檔案編研工作是非常重要的，是關鍵內容之一。但目前國企檔案實際管理工作中，檔案編研工作發展比較緩慢，缺乏力度。對于檔案管理工作而言，充分發揮其管理作用是其最終目的，而工作管理措施則是實現這一目的的重要的手段。為了貫徹落實檔案管理工作，促進企業全面發展，在實際檔案管理工作中，要將管理與編研融為一體，同時進行。
三、國企檔案管理工作中現代化管理手段與服務方式的應用分析
1.建立信息化檔案管理系統
石油企業在檔案管理工作中，只有充分應用現代化管理技術，才能建立信息化的檔案管理系統。比如在信息化檔案管理系統建立過程中，應用數據存儲、、挖掘、安全、服務架構、檢索及訪問等技術。應用現代化管理手段與服務方式，國企檔案管理系統整體管理水平提高，加快了國企檔案信息化建設步伐。同時，促進企業檔案管理信息化基礎設施建設進程，在傳統電子檔案管理基礎上，企業檔案管理實現現代化電子與信息化發展格局。針對當前國企檔案管理存在的問題，國有企業可采用現代化管理手段，構建現代化檔案管理模式，提高其管理效率。隨著我國現代化信息技術水平不斷提高，國企檔案現代化管理工作中，信息化檔案管理模式的建立是首要任務，這為國企實現現代化檔案管理夯實了基礎。在傳統檔案管理基礎上，國有企業應用現代化管理手段與服務方式，實現企業電子與信息化相結合的檔案管理。企業建立信息化檔案管理系統，為現代化檔案管理發展搭建了相應的管理平臺，充分應用現代化計算機技術，傳統檔案文件信息載體得到有效轉換，經過對檔案資料的收集、篩選與加工，建立相應的電子檔案，便于人們查詢、審核，這也是滿足企業信息化發展需求。
2.樹立一體化管理意識
石油企業在檔案管理工作中，只有樹立一體化管理意識，才能有效應用現代化管理手段與服務方式。一體化管理，就是將現代企業文秘與檔案管理相結合，加強管控文檔管理，提高企業檔案管理工作的科學與合理性。在社會經濟發展中，企業檔案是企業歷史的記錄，對企業發展非常重要，具有不可替代的地位與作用。國企檔案管理實現一體化文檔管理，這就要求企業綜合辦公室文秘工作者要增強檔案意識，在文書傳遞中，及時做好文本保存與上交；同時檔案管理者也要指導文秘人員做好檔案管理，確保文秘人員掌握文件歸檔范圍，共同做好企業檔案管理。
3.創新管理體制
石油企業在日常檔案管理工作中，運用現代化管理手段與服務方式，創新檔案管理體制，便于企業檔案歸類與查詢。隨著社會經濟的快速發展，石油企業經營管理水平不斷提高，檔案管理歸類與查詢工作也要同步發展，才能滿足企業發展需求，提高企業檔案管理效率。創新檔案管理方法，企業要擴大檔案管理工作范圍，深化檔案管理工作內涵，建立單一向信息集中化轉變的管理模式，充分運用現代化計算機網絡技術，整合檔案管理信息資源，實現資源共享，創建高效快捷的檔案查詢與歸類，在此基礎上提高檔案管理工作的效率與靈活性。
四、結束語
綜上所述，國企檔案管理過程中，充分運用現代化管理手段與服務方式，是滿足新形勢下，信息化建設與檔案管理工作長遠發展需求的，為國企檔案管理信息化建設提供了必備條件，為國企檔案管理的實施與發展奠定了良好基礎。
參考文獻：
關鍵詞：企事業單位；檔案管理；信息化
隨著我國檔案事業的發展，采用計算機管理檔案已經成為政府建設的主要課題之一。檔案管理信息化是國家信息化建設的重要內容。目前檔案管理信息化發展中仍然面臨著諸多困難和挑戰。
一、檔案管理信息化建設的科學內涵及其基本要求
所謂檔案信息化，就是在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行開發、管理并利用這些資源為用戶提供服務，是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點向以檔案數字化和向社會提供服務為重點的轉變過程。
檔案信息化的基本要求：
1．規范性：制定和實施檔案工作標準和規范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。實現館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館（室）藏檔案數字化還是接收電子文件，都應該堅持規范性原則，制定相應的標準、規范和法規，如：字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準及數據交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發生。
2．安全性：隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取：物理安全策略；訪問控制策略；（如入網訪問控制、網絡的權限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網絡服務器安全控制、網絡監測和鎖定控制、網絡端口和節點的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網絡安全管理策略等。
3．效益性：由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據自身的能力，根據館（室）藏基礎，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化，把那些利用率較高且利用后能產生較大經濟效益和社會效益的檔案數字化，可以帶來巨大的效益。
二、檔案管理信息化建設的障礙
1．檔案管理軟件缺乏統一性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
2．檔案管理標準化規范化不夠。檔案信息管理電于化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業務基礎差。案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
3．檔案管理技術標準欠缺。檔案管理的技術標準，組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
4．檔案管理人員的信息素質不高。實現檔案信息電于化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識屢次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。
三、實現檔案管理信息化的具體措施
（一）建立網絡檔案系統
在廣播電視單位系統內建設數字化綜合應用平臺。建立健全內部服務網和公眾服務網，發揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現行文件信息化的標準建設，根據系統建設需求，采購必要的硬件設備，為系統提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。
（二）配備統一的管理設備
將紙質檔案信息轉化為數字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實現這一點，必須依靠網絡，必須配備統一的管理設備，實現計算機在檔案部門的全覆蓋。要為企事業單位發展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統可實現：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現統一型號、統一規格的計算機全面覆蓋，才能為廣播電視單位單位檔案管理實現信息化提供硬件保障。
采用高容量的存儲載體。隨著各單位檔案數量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統和光盤存儲系統，特別是光盤存儲系統，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。
（三）建立規范的管理機制
創新檔案管理制度。廣播電視單位檔案管理部門應該根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。
統一檔案管理標準。標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。廣播電視行業檔案管理部門應充分利用廣播電視單位的體制機制優勢，使廣播電視檔案工作建立在統一的標準之上，為實現全行業檔案管理現代化制定“交通規則”。它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么全省廣播電視單位檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。
（四）建設復合型的管理隊伍
關鍵詞：國有企業；人事檔案；電子化管理；風險
人事檔案管理工作開展得好壞，直接關系到企業自身發展情況，開展高效的檔案管理工作，能夠促進國企向著更加良好的方向發展。這一背景下，國企為了更好地開人事檔案管理工作，紛紛引入了信息化手段，以促進人事檔案電子化管理方向轉變，這一轉變有效提升了整個工作的質量與效率。但通過大量實踐表明，開展電子化人事檔案管理時，很可能出現一些風險，導致整個工作并未體現出最大的價值，在一定程度上制約了國企的發展。所以，國企需要針對人事檔案電子化管理中存在的風險，制定出相應的防范措施，降低各類風險的發生率，為國企更好的發展奠定良好基礎。
一、人事檔案電子化管理的優勢
以往階段，企業開展人事檔案管理工作時，通常以人員手工與紙質管理模式為主，管理效果較差，不利于企業對人事檔案的使用，在一定程度上干擾企業正常運行，而人事檔案電子化管理的出現，則有效改善的這一情況，具體來說，主要體現在下述四個方面：
1.易于分類
對于國有企業來說，人員數量較多，人事檔案信息較為龐大，其中涉及很多方面的信息，如人員姓名、聯系方式、薪酬待遇、以往工作經驗、所處崗位等，對于這些檔案來說，需要分門別類地管理，只有這樣，才會使檔案發揮出最大的作用。以往階段，通過人員手工管理時，由于檔案信息龐大，導致管理人員難以準確掌握檔案的真實情況，影響檔案的分類，使檔案雜亂無章的堆放到一起。而應用信息化管理手段時，會有專業的軟件設計人員設計出性能良好、功能較為完善的人事檔案管理平臺。整個平臺由多個功能模塊構成，其中包括分類功能，將人事資料導入到該平臺后，只需要簡單點擊“分類功能”，平臺會自動對人事資料予以分析，根據分析結果，結合前期設置的分類標準，將人事資料劃分到相應類型當中，操作簡單，無需人員過度參與，使得人事檔案分類更加科學、合理。
2.儲存量較多
紙質管理模式是在獲取職工信息后，書寫到紙張上，通過對紙張的保管，以達到人事檔案管理的目的。對于這一管理模式來說，所用的紙張具有邊界，只能在邊界范圍內書寫，因而存儲的信息量并不是很大，若對大量人事檔案進行管理，則需要采用很多紙張，為管理工作帶來麻煩。以A4紙為例，尺寸為210×397mm，而人正常寫字時，1cm2約為1個字，也就是說，在一張A4紙上僅可書寫600字左右，字符較小一些，書寫字數可增加一些，但相對于龐大的人事檔案信息來說，這些字數依然僅占其中非常小的一部分。而采用電子化管理模式后，則可改善這一問題，大大提升信息的存儲量。在電子化管理模式當中，以計算機硬盤為主要的存儲場所。對于硬盤的存儲空間來說，是虛擬存在的，無須將信息記錄到實物上，因而存儲量非常高。目前，在計算機領域內，硬盤容量最高已達10T以上，日常常用的硬盤容量也有數百G，能夠存儲數億的文字、數字信息，遠遠高于以往的紙質存儲模式。
3.應用方便
對于以往的紙質管理模式來說，將人事檔案記錄到紙張之后，會將其放置到相應的位置存儲，在需要使用檔案信息時，由管理人員從龐大的資料當中尋找出來。這樣需要消耗很長的時間，導致檔案信息的應用并不是很方便。而采用電子化管理模式后，則可有效改變這一問題。該管理模式當中，主要通過計算機完成信息錄入、存儲以及提取等工作，只需要在電腦管理系統內，錄入所需要查找的關鍵詞，計算機可以在較短的時間內將所有與該關鍵詞相關的信息提取出來，并展示在用戶眼前，用戶只需要根據具體需求，選擇出最終的檔案信息即可。同時，在信息檢索時，錄入的關鍵詞越多、越準確，所檢索出來的檔案信息也會越少，進而對人事檔案的應用提供了方便。
4.提升工作效率
對于傳統紙質管理模式來說，主要是人員管理為主，任何工作的開展，均需要由人員完成，如由人員抄錄信息，由人員查找信息等，而人的精力與時間有限，不僅會出現一些錯誤，而且工作效率也不是很高，導致整個工作效率有待提升。同時，對紙張存儲時，很容易受到外界因素的影響而破壞，如放置到潮濕環境當中，會加快紙張的腐爛速度，還會使紙張上的文字變得模糊；若存儲場所出現火災，將會導致資料內容完全消失等。受到這些因素的影響，使企業無法有效對檔案資料進行應用。而應用電子化管理模式時，通過計算機代替了人員，無需人工抄錄信息等工作，人員只需要對計算機進行操作，即可在最短的時間內，完成整個人事檔案管理工作，大大提升了該項工作的效率。同時，信息存儲到計算機硬盤當中，不會受到潮濕、火災等因素的影響，即便硬盤損壞，也可通過相關技術將其修復，提升了檔案信息的安全性。此外，電子化管理無需采用紙張，具有一定的環保作用，有利于社會可持續發展。
二、國有企業人事檔案電子化管理常見風險
雖然，相對于傳統人事檔案管理模式來說，電子化管理模式具有較多的優勢，但通過大量實踐表明，電子化管理依然會出現一定的風險，導致檔案信息損壞，或者是被不法分子所竊取，不僅對職工個人生活與經濟財產帶來一定隱患，同時還會威脅到國有企業的發展。具體來說，國企人事檔案電子化管理中常見風險包括下述幾個方面：
1.物理網絡安全風險
在電子化管理模式當中，需要應用很多物理硬件設施，如計算機、硬盤、鍵盤、鼠標等，這些硬件設施性能的好壞，直接關系到檔案管理的效果。然而在實際應用時，這些硬件設施很可能受到一些因素的影響而損壞，進而影響在電子化管理中的作用。具體來說，主要體現在兩個方面：一是自然方面。自然界作為人們生存的主要場所，一些自然事件很可能對計算機等硬件設施造成損壞，如在雷雨天氣下，計算機未做好避雷措施，由于在短時間內電壓迅速上升，會將計算機芯片燒壞；在地震、暴風等天災情況下，也可使硬件設施產生損壞，嚴重情況下，甚至會出現毀滅性的破壞。二是人員方面。開展電子化人事檔案管理工作時，雖然無需人員直接參與進來，但是計算機的操作依然由人員完成，若人員對計算機知識不了解，或是未能正確操作計算機，也會帶來一定的風險。如操作人員隨意斷電，可能會損壞內存、硬盤、電源等原件，對資料造成破壞。
2.內部網絡安全風險
在整個網絡體系當中，可劃分成兩個組成部分，一個為外部網絡，另一個為內部網絡，即局域網，在局域網運行的過程中，可能受到多方面因素的影響而出現信息安全風險，具體來說，體現在下述幾個方面：（1）員工安全理念缺失。人員作為局域網的操作與管理者，只有具備較高的安全理念，才會防止各種安全風險的出現。但對于很多國企來說，并未對人事檔案電子化管理產生應有的重視程度，沒有聘用高素質管理人員，導致人員的安全意識相對較低，進而經常誘發各種信息安全事件。比如，人員應用完計算機后，未及時將系統關閉而離開，為其他人員的觀看提供了機會；利用企業局域網瀏覽一些不健康的網站；未能及時對計算機系統更新等，這些情況均會導致信息泄露。（2）隨意安裝各種硬件裝置。現代計算機領域，存在很多移動硬件，這些移動硬件的出現，為人們的工作提供了方便。但是對硬件使用時，很可能會被植入一些病毒，若將植入病毒的硬件插到企業計算機后，這些病毒就會傳輸到計算機內，進而對計算機內存儲的數據進行破壞或竊取，對國企人事檔案管理造成嚴重影響。
3.外部網絡安全風險
對于國有企業來說，通常都有規定表明，網絡不可與外網連接到一起，以防止內部信息泄露的事件發生。但職工進入企業后，為了確保職工有效完成本職工作，企業通常會賦予職工自主撥號上網的權利，所以在實際當中，很難防止員工將內網與外網連接到一起，進而對人事檔案資料帶來了安全隱患。一方面，在系統運行時，會出現一些漏洞，這些漏洞的存在將計算機完全向其他人展示出來，進而為不法人員信息的竊取提供了幫助。另一方面，若在計算機中未能應用安全防護措施，則會在信息管理、傳輸等活動過程中被各種方式所攻擊，如木馬、病毒等，輕者會使信息泄露或損壞，嚴重情況下甚至會導致整個計算機癱瘓，無法正常運行，對整個人事檔案管理工作造成非常巨大的危害。同時，需要注意的是，若出現了外網病毒攻擊，危害性巨大，很難在企業內部尋找出根源，因而需要嚴格預防這一問題的出現。
三、國有企業人事檔案電子化管理風險的防范策略
1.提升對物理網絡的保護
通過上述分析可知，國企人事檔案電子化管理過程中，很容易受到自然、人員兩個方面因素的影響，導致檔案信息出現安全隱患，進而降低整個工作的開展效果，對國企發展造成一定干擾。所以，國企開展該項工作時，一定要提升對物理網絡的保護力度，具體來說，應從下述兩方面著手：首先，針對自然因素來說，地震、暴風等天災人們無法予以控制，因而只能時時關注自然天氣狀況，及時發現可能出現的情況，應及時將信息主要存儲裝置—硬盤轉移到安全位置，待天災過去之后，重新組裝計算機，以保證人事檔案的完整性。針對雷雨天氣，可采用一些避雷措施，如屋頂裝設避雷針，或采用避雷機箱等，以降低雷電對計算機造成破壞；其次，對于人員因素來說，應定期開展計算機相關的培訓活動，通過這些培訓活動的開展，使人員了解計算機的正確操作方式，避免人員出現隨意關閉計算機等現象，進而減少由人員因素而引發的信息安全風險。
2.強化內部網絡安全防范意識
內部網絡作為人事檔案管理的主要管理場所，確保內部網絡安全，能夠直接提升整個檔案管理的質量，減少檔案信息的泄露與損壞。所以，國企運營過程中，應強化職工的內部網絡安全防范意識，防止出現由人員導致的內部安全風險。首先，提升職工的安全理念。國企運營時，通過會議、培訓活動、網絡教育等多種途徑，向職工傳授內部網絡安全相關的理論知識，轉變職工的落后觀念，加強對內部網絡安全重要性的了解程度，確保其在日常工作當中，能夠有效約束與規范自身行為，使用計算機后，能夠按照要求關閉；在工作時間內，不瀏覽與工作無關的網頁與網站；利用專業的技術手段，定期對系統進行更新與維護等，以保證整個計算機系統處于健康狀態下，減少信息泄露的機會。其次，在使用移動硬件使用時，也應注意規范性，將生活U盤與工作U盤區分出來，生活U盤僅限于企業外部使用，而工作U盤僅限于企業內部使用，以防網址、U盤交叉使用而被植入各種病毒，降低病毒入侵企業內部網絡的機會。
3.加強對外部網絡的監管與防控
除上述兩個方面之外，國企還應加強對外部網絡的監管與防控，具體來說，從下述兩個方面著手：首先，制定出完善的網絡使用制度，詳細明確職工不可將內網與外網連接到一起，并針對這一情況，制定出相應的懲罰制度，以約束職工行為，確保職工工作時不會主動與外網連接，從而減少了外網病毒侵入內網的機會。其次，在計算機中安裝各種安全軟件，如殺毒軟件，自動對計算機進行檢查，確定系統內是否出現病毒。若發現，及時向工作人員報告，并將其滅殺；病毒攔截系統，分析想要進入企業內網的所有信息，若發現信息中存在病毒或不良代碼，直接將其阻攔下來，禁止其進入內網；設置密鑰，在人事檔案管理系統上，設置相應的密碼，并針對檔案信息的重要程度，賦予內部人員相應的查看權利，不同權利的職工，僅能查看相應的信息，進而加強對人事檔案的保護力度。
四、總結
綜上所述，國企人事檔案電子化管理的應用，有效提升了整個工作的質量與效率，為國企發展奠定良好基礎，但需要注意的是，受到人員、自然情況、以及黑客等因素的影響，導致電子化管理中經常出現一些安全隱患，使人事檔案損壞或泄露，危害國企發展。所以，國企人事檔案電子化管理過程中，應加強對物理硬件以及內外網的保護力度，以降低安全隱患的發生率。
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人事檔案是社會組織、國家機構在人事管理中形成的反映工作人員個人履歷、道德素質、工作業績、專業特長等客觀面貌的信息并以備考查的表格、文字等原始記錄。人事檔案管理工作堅持科學的原則和方法，以往通過分類、排序、編目、技術加工、裝訂入庫五項程序，對干部人事檔案和職工人事檔案以人頭為單位集中保存。隨著網絡信息技術的出現，我國企業人事檔案的管理方式也逐步向信息化方向發展，旨在建立健全檔案資料信息系統，實現數據共享，有利于提高人力資源開發水平，充分挖掘企業的內在潛力。但是，據調查研究顯示，目前我國國有企業在人事檔案管理信息化的過程中還存在嚴重的問題，尤其是在檔案管理水平、工作效率、服務方式、體制建設等方面亟待完善。
2 國有企業人事檔案管理信息化路徑中存在的問題
1、信息化管理建設投資不到位
目前，我國國有企業在人事檔案管理信息化建設方面不夠重視，基礎建設投資不足，導致后期工作無法正常進行。很多企業的管理人員為了追求最大的經濟效益，往往將大量的資金投入到生產經營過程中，忽視檔案管理基礎設施建設。據調查研究顯示，很多國有企業單位的人事檔案管理缺乏相應的機構和工作人員，很多都是兼職的，檔案資料存放也不科學規范，嚴重的影響了管理水平的提高。甚至有些企業管理者認為人事檔案管理不能為企業帶來直接的經濟效益，因此投入過多的資金反而是一種浪費。這不僅不利于人事檔案管理向信息化方向發展，還不利于企業經濟效益的提高。
2、檔案管理人員綜合素質較低
我國國企人事檔案管理工作人員的綜合素質普遍偏低，尤其是在計算機網絡技術方面存在較大的欠缺。首先，國企的職位相對比較穩定，尤其是人事檔案管理部門的工作人員不同于生產一線的職工，學習能力低，對現代信息化的接受能力較差，不利于檔案管理模式向信息化方向發展。其次，據調查研究顯示，很多國企人事檔案管理人員一般都是受照顧的老弱病殘對象、或者非技術人員，因此不僅缺乏積極進取的工作精神，還缺少專業技能，嚴重阻礙檔案管理水平的進一步提高。
3、人事檔案管理資料不夠完善
目前，我國企業在人事檔案資料記載方面不夠完善，很多企業只是簡單的錄入員工的姓名、職務、文化程度、籍貫等，難以充分反映員工的專業技能和業務水平，不利于企業人力資源的進一步開發。而且在檔案管理過程中，很多企業缺乏對員工能力的正確評估，并實行條塊分割制度，實行人才壟斷。尤其是在檔案管理信息化發展的過程中，檔案資料的不完善，使得網絡信息管理內容空洞，難以充分發揮人事檔案在企業發展中的應用價值。
4、人事檔案管理制度的不規范
我國國企人事檔案管理制度不夠規范，由于很多企業的職員調動頻繁、薪水待遇也隨意改動，使得很多員工的薪水等級和任免信息難以及時完善，而資料不完整不利于進行系統的網絡信息匯總。此外，很多企業單位人事檔案管理工作人員的態度不端正，私自變更工齡、篡改履歷、編造虛假材料等現象十分嚴重，甚至存在公報私仇銷毀或偽造檔案的劣跡。因此，這種不正之風不利于構建規范化、信息化的人事檔案管理制度。
3 國有企業人事檔案實現信息化管理的具體措施
信息科技誕生后也相繼產生了許多相關技術和軟件，其中檔案管理技術的出現為我國國有企業檔案管理提供了現今的技術基礎，并且國有企業人事檔案管理的信息化相比傳統管理模式有著突出優勢。首先，國有企業人事檔案管理的信息化能夠實現檔案信息的長期保存，對比傳統紙質版的檔案管理模式來說，信息化的檔案管理模式能夠將檔案信息保存到信息庫中，只是占有一定的存儲空間不會像傳統模式那樣占有現實空間，并且信息化檔案管理時所耗費的管理成本低，因此，信息化的管理使得檔案信息的長期或者永久保存成為可能，不僅實現了檔案信息的永久保存，并且對于檔案的管理質量來說也是極為可靠的，所以實現檔案信息的長久保存是信息化管理的一項優越之處。其次，信息化的檔案管理模式更加便捷可靠，能夠使檔案信息得到共享，我國國有企業數量非常多，各個國有企業內部檔案資料非常復雜，管理起來難度非常大，管理人員的工作量也就相應加大了，因此，檔案管理實現信息化能夠將復雜的檔案管理簡單化，以此來促進檔案管理工作的發展進步。
1、重視信息化人事檔案管理建設
我國國企應該進一步提高對人事檔案管理工作的重視程度，進一步推動檔案管理信息化發展。首先，加強對國企管理人員的培訓與考核，使他們重視人事檔案工作，建立健全相關的機構和崗位。其次，加大對人事檔案管理網絡信息體系建設的投資力度，比如完善電子檔案閱覽室、引進先進的信息網絡系統等等。旨在進一步促進企業檔案管理信息化發展，從而充分發揮人事檔案管理的優勢，開發人力資源，提高企業核心競爭力。
2、提高檔案管理人員的綜合素質
國有企業應該進一步人事檔案管理工作人員的綜合素質。首先，提高檔案管理工作人員的入職門檻，聘請專業人員，并且兼具基本網絡信息技術，為管理信息化提供人力支持。其次，企業應該定期對檔案管理工作人員進行考核與培訓，通過召開專業講座或者公派外出學習提升工作人員的專業技能。此外，建立健全??懲制度，鼓勵檔案管理工作人員不斷的創新路徑提高工作效率，進一步推動檔案管理信息化進程。
3、完善國企人事檔案的管理資料
我國企業應該進一步完善人事檔案的管理資料，為信息化發展提供詳實的數據，從而充分發揮人事檔案的價值。首先，制定明確的檔案記錄標準，切實反映工作人員的專業技能、工作業績、生平履歷等等，可以為企業發展過程中人才的選拔、職位的調動提供客觀的數據。其次，提高人事檔案管理的綜合效應，杜絕條塊分割制，打破對人才的壟斷，使人盡其力，進一步提高企業的經濟效益。
企業檔案是在企業實踐活動中直接產生和形成的，她真實地記錄著企業的原貌和企業的發展情況，是原汁原味的企業記憶載體，企業精神和企業文化在其中得到最真實、最實在、最詳盡的體現。武漢市檔案館館藏有豐富的民國時期檔案，研究民國時期的企業檔案管理，不僅具有再現民國時期民營企業檔案管理的功能，還會對現今、將來的民營企業檔案管理起到重要的借鑒作用。
民國時期，武漢地區民營經濟較為發達。據統計，截止1949年，武漢市有私營工業2629戶，從業人員36709人，資本額6253萬元，總產值15788萬元；私營商業11858戶，從業人員46367人，資本額4983萬元，總產值15385萬元。武漢市民國時期這些數以萬計的民營工商企業，產生了大量的內容豐富的檔案。
武漢市檔案館館藏的民國時期企業檔案,涵蓋財政金融業、商業服務業和工業，有聚興誠商業銀行漢口分行、華年實業股份有限公司、漢陽鐵廠等民營企業15個全宗，共計17009卷（冊），上架排列長度為338.2米。如此豐富的民營企業檔案，真實、詳情地記錄了企業管理的全過程，也是民國時期民營企業檔案管理的真實寫照。研究這些檔案，使人們能夠直接地了解民國時期民營企業的管理狀況。
（二）
初步分析，武漢市民國時期這些民營企業的檔案管理，經歷了漫長曲折的過程。歸納起來有如下幾個特點：
(1)企業自成立起，就開始建立企業檔案。企業檔案是伴隨企業而產生的。企業建立后，有了生產、經營和管理活動，記錄這些活動并保存它們，就形成了企業檔案。企業檔案，隨著企業的產生而產生，并隨著企業的消亡而消亡。館藏檔案反映，這些民營企業自成立起，就開展了檔案工作。通過檔案真實再現了民國時期企業的情況。如上海商業儲蓄銀行漢口分行成立于1919年5月，初為分理處，1923年4月改為分行。其總行由陳光甫于1915年創辦于上海，為股份有限公司。漢口分行以提倡小額儲蓄，推廣押匯業務，創辦國外匯兌為其宗旨，兼營倉儲、保險業務。館藏該分行1468卷冊檔案，最早形成于1918年，詳細記載了有關年度總行及該行的章程、辦事規則與制度；總行、總管理處及其分支機構設置、成立、撤銷、遷移、改組、變更登記的文件材料；關于開、復、停業登記與立案、領取營業執照的申請，商業登記證，發展簡史與概況調查表，組織系統圖、所屬分支機構登記表的呈文、批復、通知、通函等檔案材料。
(2)檔案內容豐富，從時間和空間上全面記錄了企業生產、經營和管理活動。檔案是企業生產、經營和管理各項活動的真實反映。企業的活動開展到哪里，檔案就反映到哪里。如華年實業股份有限公司由裕大華資本集團各公司及其部分股東投資，于1946年4月創辦。主要經營進出口貿易，重點為桐油出口，兼營機器、豬鬃、匹頭、棉紗、棉花等進出口業務。總公司設秘書、會計處、和桐油、疋紗、棉業、機器、部。總公司于1954年歇業。館藏該公司的檔案共1205（冊），其中文書檔案723卷，財會檔案482卷（冊）。文書檔案案卷分為總類、秘書、組織、業務、股務、同業活動、電報等類，按年代結合問題排列。這從時間、空間上全面反映了企業的整個活動，也體現了檔案的分類及排列方法。
(3)企業在發展、演變中，始終保持著企業檔案管理的連續性。民營企業在不斷發展、變化，無論是企業體制變化、還是企業地址搬遷等,都一直堅持搞好檔案管理。如裕華紡織股份有限公司及武昌裕華紡織廠于1919年夏由徐榮廷、張松樵、蘇太余等楚興股份有限公司股東和漢口紗商集資創辦。公司設于漢口，外設上海、漢口、宜昌、沙市、巴東、萬縣、重慶、鄭州等辦事處。1940年10月，與大華、大興紡織公司設聯合總管理處，并設有人事管理委員會及聯合稽核處。武昌裕華紡織廠于1921年底建成，1922年3月投產。1939年6月遷重慶設渝廠，1943年遷成都設蓉廠，1947年由渝遷漢口建鄂廠，1951年11月公司及其所屬鄂渝蓉廠實行公私合營。1966年10月公司撤銷，其所屬工廠實行國營。館藏裕華紡織公司1919―1966年的檔案1174卷（冊）。在該企業檔案中，不僅對體制變化、企業搬遷等有記載，而且沒有因此間斷企業的檔案管理，從而保持著企業檔案管理的嚴肅性和連續性。
(4)不同行業的民營企業均開展檔案管理，形成了民國時期檔案門類齊全，專業技術性強的特點。這些企業雖然分布在不同行業，都毫無例外地建立起了自己企業的檔案工作。檔案管理不因企業所屬領域不同而存在有無的差別。這15家企業，屬于金融業、商業服務業和工業。其中，金融業有聚興誠商業銀行漢口分行、上海商業儲蓄銀行漢口分行、永利銀行等；商業服務業有華年實業股份有限公司等；工業企業有漢陽鐵廠、裕華、大華、大興紡織股份有限公司聯合總管理處、裕華紡織股份有限公司、大華紡織股份有限公司、大興紡織股份有限公司、申福新公司總管理處、商辦漢口第一紡織股份有限公司、震寰紡織股份有限公司、中國南洋兄弟煙草股份有限公司漢口分公司漢口制造廠、湖北省漢陽煉油廠、商辦漢鎮既濟水電股份有限公司。這些企業檔案反映了不同的行業，構成了民營企業門類齊全、各自專業技術的特點。
（三）
通過分析和研究民國時期民營企業的檔案管理，我們不難發現：
(1)民營企業檔案管理由來以久。事實證明：我們現在開展民營企業檔案工作，把它作為檔案部門研究新情況、解決新問題、適應形勢發展要求的一項重要工作來抓是對的。尤其是改革開放以后，民營經濟已經成為社會主義經濟的重要組成部分，民營企業迅速發展。不失時機地推進民營企業檔案管理，是檔案部門圍繞經濟建設這個中心所需要加強的工作。但這并不是說，民營企業檔案管理是從現在才開始的。民營企業檔案管理有它的歷史。嚴格講，民營企業檔案管理是伴隨民營企業的產生而產生，并隨著其發展而發展的。有民營企業，就有民營企業檔案管理。改革開放以來的民營企業管理，是民營企業檔案管理發展進程的一個階段。這是一個新的階段，而不是它的開始。認識這一點，我們就可以從民營企業檔案管理的歷史中找到其發展的特點及規律，并且在總結前人管理的基礎上尋求新的發展。
(2)充分認識做好民營企業檔案工作，是民營企業發展的內在要求。我們在推進民營企業檔案管理的時候，需要有一個客觀、全面的認識，即既要看到檔案部門在新形勢下的責任，又要看到這是民營企業自身發展的要求。就某個民營企業的檔案管理而言，其需求主體理應是這個民營企業。而民營企業檔案由于是民營企業在生產、經營和管理活動中形成的，是企業的重要資產和信息資源，所以建立和健全民營企業檔案管理，對民營企業提升整體管理水平、維護企業合法權益、規避市場風險、提高經濟效益、促進企業發展，具有重要作用。因此，抓民營企業檔案管理，不應只有檔案部門一家有積極性。要變“我要你抓”，為“你要我抓”和“檔案行政管理部門與民營企業一起抓”，由一個積極性為兩個積極性。如果激活了民營企業檔案管理的內在動力，民營企業檔案管理一定會有大的發展。
(3)必須圍繞企業生產經營這個中心，開展民營企業檔案管理。就企業來說，企業檔案管理工作，必須結合企業的實際情況進行。企業的中心是生產經營，所以檔案管理就必須圍繞生產經營進行。企業檔案是在企業的生產、經營和管理活動中產生的。換句話說，也就是企業的生產、經營和管理活動是企業檔案產生的源泉及發展的動力。如果離開企業的生產、經營和管理，企業檔案就會成為無源之水，無本之木。從這個意義上講,企業檔案的使命就是記憶企業的生產、經營和管理并為之服務。由于企業的生產、經營和管理具有客觀性、完整性等特征，因而，企業檔案記錄必須客觀、完整。現代社會十分講究科學管理，所以企業檔案管理也必須按照規范、科學的要求進行。
關鍵詞：醫院、檔案管理、現狀、問題、創新
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
一、新時期我國醫院檔案管理工作的重要意義
在醫院的管理工作中有一項非常重要的組成部分就是醫院的檔案，它是醫院在從事醫療及其他各項活動中形成的各種簿冊、文件、錄音、圖表以及其他不同的載體，包括不同形式的歷史記錄，這些都是非常有保存價值的資料。現代社會是市場經濟飛速發展的時代，在醫院管理工作中檔案的作用與地位的重要性越來越受到重視。醫院的一項寶貴財富就是醫院檔案，對其信息資源管理的加強，為醫院的現代化建設起著非常重要的作用。醫院檔案是醫院管理工作中的憑據，也是醫學科學研究的基礎。
二、我們國家醫院檔案管理的現實狀況和存在的問題
第一，沒有健全的管理制度，管理也不集中，信息資源沒有足夠的整體性。目前，醫院制定的醫院管理制度以及各級人員的工作職責還是比較健全，但是，涉及到檔案管理的相關制度、職責以及考核的標準卻不多，缺乏統一規范的醫院檔案管理模式。不完善的管理制度加上沒有足夠重視與收集有價值的文件材料，導致檔案收集的效率太低，信息管理與檔案管理不能更好的結合在一起，無法體現檔案工作的完整性，醫院信息資源沒有足夠的整合性，對于新時期發展來講還有很大的差距，這對于科學管理是非常不利的。第二，檔案意識薄弱，對檔案的利用率太低。在實際的工作中，很多工作人員包括領導干部在內，都沒有重視起檔案的作用，沒有深入的認識到檔案工作在醫院管理中的必要性與重要性，正因為如此，檔案信息資源得不到有效的開發，進而就不能提高檔案的利用率。第三，檔案管理人員沒有較高的素質。如今，從事醫院管理的人員沒有較高的專業素質，文化程度與理論水平也不相同，人員配備比較隨意，并且流動性太大，由于檔案管理人員一般都是從護理或行政崗轉過來的，很少有專業出身的人員，加上老化的專業知識，不合理的知識結構，不先進的管理水平與思想觀念種種因素，導致檔案管理工作與時代的發展脫軌，對于檔案事業的發展起到很大的影響作用。第四，檔案工作的硬件投入也不夠，管理水平過于低下。雖然計算機及網絡技術已經被廣泛應用在醫院管理工作中，但是，關于檔案管理方面運用的還是比較少，多數還是運用手工檢索、收集，對檔案的收集開發與利用有很大的影響。
三、通過多年的研究總結出怎樣使我們國家的醫院檔案管理更加完善
第一，加強學習《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性 大力宣傳檔案工作，使醫院領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成。《檔案法》規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫院管理干部及醫、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。 第二，檔案只能集中統一管理，不能分散管理 運用行政手段和法律手段對檔案進行統一管理,這是建立統一的、科學的檔案工作制度，推行檔案工作標準化管理的基礎。實行檔案統一管理，才能對綜合性醫院檔案進行規范化管理，真正地、充分地發揮其憑證和利用作用。 第三，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度 促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。各醫院要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。 第四，加強培訓、結合實踐，提高檔案管理人員素質 檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。一是通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等提高業務和知識水平。二是深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。 第五，在投入方面加大力度，提高配備，使管理實現現代化
在資金投入方面加大力度，要想使檔案管理實現現代化就必須要引進現代化的設備與技術，其一，在檔案保護設備與技術的配備上要進一步提高，包括：風調設備、檔案庫房的去濕、滅火設備以及高效的滅蟲等，這都是實現檔案現代化管理的主要內容，其二，就是引進計算機管理，利用計算儲存醫院的各種業務及檔案，對于查找與閱讀都非常方便，這樣不但可以節省時間，還可以節省人力、財力與物力，使工作效率得到提高，與此同時，還要把計算機管理檔案的功能充分利用起來，加強其保密的程度。所以，醫院一定要把計算機管理應用的設計軟件充分的利用起來，這樣對于實現檔案管理的現代化與自動化有很大的幫助。四、關于醫院檔案管理工作如何進行創新
首先，從必要性來講，由于形勢發展的需要，醫院檔案管理實現現代化是發展的必然趨勢，所以，一定要適應時代的發展潮流。二十世紀是信息化的時代，信息時代社會對于信息的系統性、需求量以及時效性都有很高的要求，對于利用網絡實現資源共享也提出更高的要求。面對這樣的形勢，醫院傳統的檔案管理方式的缺點被暴露出來，那么，只有順應形勢，加快建設現代化的檔案管理模式，才能讓醫院的檔案工作滿足時展的要求，才能有更長遠的發展。醫院檔案是一種原生的信息資源，是醫院管理工作的需要，也具有多方面的保貴的價值，對于醫院的全面可持續的發展起著很大的促進作用，這就要求醫院的檔案部門必須加改變傳統的管理方式，用現代化的服務模式對檔案信息進行管理，并且能夠及時有效的提供給廣大的需求者。其次，就是具體的措施方法，其一，采用創新管理的手段，對檔案實現網絡化的管理。醫院檔案科學化的管理不只是各類檔案進行集中的保管，而是一項系統工程，并且要具有一定的科學化、規范化、現代化、制度化，這也是檔案工作者面臨的新的挑戰。檔案管理的現代化的形勢，使得檔案工作者不得不采用科學的管理方法進行管理。計算機在現代的管理手段中是不可缺少的工具，運用計算機管理醫院的檔案不但方便，而且及時，并且對于工作的保密性非常好。其二，就是建立培養創新人才的機制，現代化的管理肯定需要現代化的人才，所以，醫院當務之急的工作就是培養專業從事檔案管理的現代化人才，比如：網站管理、軟件開發、系統維護人員等，讓他們不但對現代技術知識與技能熟悉掌握，而且對檔案業務有一定的了解，這樣，才能把現代技術的效用充分的發揮出來。
五、結束語
總之，充分利用檔案是對檔案進行管理的最終目標，所以，醫院檔案管理者首先要有服務的意識，對于檔案信息的資源進行多方位的開發，讓醫院的檔案能為多方所用。為使用者提供更多實效的信息。
參考文獻：
[1]何溫．醫院檔案現代化管理的基本途徑[j]．現代醫院管理，2006（3）
信息與技術服務中心檔案室主要負責保管行政檔案，而學生考試試卷、考試成績、財務檔案則由信息與技術服務中心記錄室負責管理，圖書館特藏檔案室以及游樂檔案室主要負責管理學生論文和手稿，在其游樂檔案室中，其館藏范圍是面向全英國，而不局限于謝菲爾德市或者謝菲爾德大學，收藏有大量文件、報紙、期刊、圖書、畫冊、圖片、海報等，其中有的還是19世紀留存下來的游樂檔案。在謝菲爾德大學的檔案管理中，其各個檔案管理機構之間不存在任何隸屬關系，也很少有業務往來。雖然英國高校中采取分散式檔案管理體制，但是分散的檔案管理機構并沒有直接影響到高校檔案資料的收集保存，而且各個檔案管理機構管理有序、分工協調，確保各類檔案的完整性和齊全性。
二、英國高校檔案管理資金來源
和高等教育經費來源一致，英國高校檔案管理經費來源渠道較為多元化，主要來自于社會捐贈和政府財政撥款。據統計，英國各個高校在2008年至200年度共收到5.32億英鎊的社會慈善基金，其中劍橋大學和牛津大學受到的社會捐贈數量最多。和劍橋大學、牛津大學等一流名校相比，一般高校受到社會捐贈數量就較為有限，甚至是杯水車薪。英國高校社會捐贈大部分來源于校友捐贈。在政府財政撥款方面，自從其聯合政府上臺以后，為了進一步削減公共支出，就對高校經費進行大幅削減，直接造成英國各個高校辦學經費日益緊張，其檔案管理經費同樣面臨著經費不足的問題。謝菲爾德大學雖然規定每年有7000萬英鎊的研究經費，但是在檔案管理方面沒有進行明確規定。在政府財政撥款辦學經費不斷削減的前提下，各個高校財政投入檔案管理經費也在不斷縮減，以至于一些高校不得不考慮將學費上漲，呼吁更多校友和社會人士捐贈，使其有更為充足的辦學經費。
三、英國高校檔案保管制度
在英國，曾經涌現出許多著名文學家、藝術家、科學家等，其珍貴書稿基本上都保存在高校圖書館中。例如在英國劍橋大學圖書館中，就藏有牛頓大量關于萬有引力、光學、微積分、運算等方面的珍貴手書書稿，還有哈定、克魯、鮑德溫等人論稿、學位論文、手稿等。在愛丁堡大學的圖書館中，珍藏著達爾文親手書寫的《物種起源》非常重要的一頁，這一頁曾經一直被夾在了音樂圖書館中的一部書中，直到一位圖書管理員發現了它。在格拉斯哥大學圖書館中，收藏著著名物理學家愛因斯坦的許多手稿，曼徹斯特大學圖書館中基本上收集了所有領域學術論文、研究專著，甚至還有從公元前3000年至今的100多萬部的檔案和學術手稿，伯明翰大學圖書館中收藏了大約300多萬份的檔案和手稿，諾丁漢大學圖書館收藏了大約100多萬份的期刊和各種書籍，在倫敦大學的圖書館中收藏著100多萬冊、4000多種語言價值連城、珍稀手稿、地圖、重要檔案等。
四、英國高校檔案管理技術
英國高校檔案管理技術十分先進，主要體現在以下幾個方面：第一，英國高校檔案管理在技術上十分注重實用性。特別是在信息化時代，數字檔案無疑已經逐漸取代傳統紙質檔案，傳統檔案管理原則和思想在指導數字檔案建設過程中已經不再適用。英國高校檔案管理人員十分重視數字檔案建設，更多選擇現代技術保存檔案，不僅有效保護了原始檔案，而且還可以對檔案資料進行有效利用，提供網上檔案查詢，實現高校檔案管理的良性循環。第二，英國高校檔案管理的開放性。英國人力成本較高，促使其檔案管理必須要進行現代化建設，其檔案網站建設就證明了。英國高校檔案管理網站網頁較為簡潔，主要內容就是提高檔案資料的查詢，高校師生都有可以查詢的賬號，在中央服務器上有自己的安全控件，不僅在校內可以查詢，校外同樣也可以對檔案資料進行查詢。第三，英國高校檔案資料的共享性。為了有效實現檔案資源共享、檔案原件保護，加強檔案利用，英國許多高校積極實施了高校檔案數字化建設。目前，英國的150多所高校，參與到了國家檔案資源共享合作計劃。在實施這個計劃以后，就可以實現檔案管理資源的共享和著錄標準的統一，為實現檔案管理資源共享奠定了基礎。例如，在英國的格拉斯哥大學中，其所建立的蘇格蘭高校檔案信息資源整合門戶網站，對蘇格蘭地區的十多所高校檔案信息資源進行整合，以數據庫和檢索工具為支撐，為英國高校的學生研究以及公眾檔案信息資源的查詢提供更為便捷服務，促使高校檔案資源共享。而且在一些高校檔案管理工作中，博物館、檔案館、圖書館、大學之間進行交流合作，共享各自檔案資源，具有很強的開放性特點。
五、英國高校檔案管理的服務性
1.英國高校檔案管理的休閑。英國著名檔案管理學者庫克認為，整個社會都應該把檔案館看成是一個文化機構，甚至被貼上了文化娛樂或消遣的標簽也是無可厚非的，而且檔案館與圖書館、博物館一樣，雖然和純粹的娛樂機構有著更為嚴肅的地方，但是它都屬于根據個人興趣活動，由社會建立起來的公共機構。在英國的一些高校檔案管理機構中，不僅提供一些檔案的復制品或原件查詢，而且還有檔案展覽、網上指南等二次檔案信息，查閱者可以在閱覽區邊休息邊查看。
2.英國高校檔案管理的親民。英國許多高校的檔案館都有專門為殘疾人準備的輪椅等設施，而且可以為查詢者免費提供紙筆等。為了始終保持檔案館內的安靜衛生整潔，檔案館內禁止任何人大聲喧嘩和隨意走動，甚至還有一些用墻壁隔斷的會議室，供檔案查閱者進行討論交流，只是這些會議室數量較少，需要提前預定。
3.英國檔案管理的便捷。在英國的許多高校檔案館內，都設有專門的計算機或者縮微閱讀器供查詢者使用，而且還可以通過電子郵件、信函、電話等多種方式與高校檔案館取得聯系，查詢相關檔案。高校檔案管理人員也會給予詳細解答，并且在法律允許的范圍內提供聯系人聯系方式或者郵箱，便于雙方的進一步溝通聯系。
4.英國檔案管理的平等。在英國所有高校中，無論檔案利用人員的國籍、年齡、種族、身份、地位如何不同，只要他們能夠提供合法證件，在檔案查詢中填寫檔案查詢理由，都可以直接進入到高校檔案館的公共瀏覽區域或開放的檔案室內進行檔案查詢利用。
5.英國高校檔案管理的合理。在英國的許多高校中，都有規定，在允許范圍內進行復印、翻拍檔案，對于那些特別珍貴的檔案需要由檔案館管理人員親自復制，而那些非珍貴檔案則可以由查詢者個人翻拍復印，但是必須是有軟鎮紙、托板等，嚴禁使用閃光燈。而且在高校檔案館內復印、翻拍、查詢檔案，除使用檔案館內的器材設備需要收費以外，其他一律免費。
六、英國高校檔案的借閱管理規定
11企業缺乏先進的檔案管理設備
我國目前眾多企業在檔案管理的工作中采取的仍然是落后的傳統檔案管理軟件，也就是普遍使用的局域網管理模式，這種管理模式無法實現檔案的跨區域管理，導致這種現象的原因是許多企業仍然沒有對檔案管理的重要性引起足夠的認識，進而致使沒有足夠的資金投入到檔案管理的工作中去，最終造成了企業檔案管理設備落后的局面。
12缺乏健全的檔案管理制度
健全的檔案管理制度是檔案管理工作有章可循，有條不紊進行的根本保障，而目前國內許多企業的檔案管理制度存在諸多問題，主要表現為一方面是管理制度的不合理，另一方面是管理制度沒有根據企業的實際情況進行及時的更新。除此之外，檔案管理人員的不規范操作也是檔案管理制度不健全的主要表現之一。
13檔案管理的意識薄弱
檔案管理的意識薄弱問題主要集中在非公有制經濟體系中，也就是民營企業。因為民營自負盈虧的經營模式讓企業的經營者把更多的精力和資金投入到生產、經營和銷售中，將經濟效益最大化作為企業的最大目標。此外，民營企業的檔案管理工作模式具有很大的靈活性，進而削弱了有關部門對民營企業檔案管理的監督力度，進一步導致民營企業的經營者忽視檔案管理工作。
14企業檔案資料信息沒有根據實際情況進行及時更新
企業的發展情況是隨時變化的，員工數量的變化和管理層的人員變動等都需要及時在企業的檔案中體現出來，但是目前國內很多企業對員工特別是基層員工的增加、離職或者調動都缺乏管理效力，導致這部分人的檔案缺失或者遺留，從而使整個企業的檔案資料沒有得到及時更新。
15檔案管理的網絡信息化水平較低
在這個科技飛速發展的時代，特別當前大數據的廣泛運用背景下，網絡信息化管理企業檔案已經成為潮流和趨勢。但是目前國內許多企業尤其是民營企業的管理層并沒有意識到這一點，導致檔案管理模式依舊處于落后的傳統管理模式，或者有些企業已經開始運用網絡信息化進行檔案管理，但是由于投入不足，使檔案管理的信息化水平相對較低。
2企業檔案管理的措施和效果探究
21增強企業的檔案管理意識
檔案管理工作作為一個現代企業管理中不可或缺的組成部分，如果無法深刻體會到它對企業發展的重要影響，勢必會影響企業發展的后勁，使企業無法健康地持續發展。因此，企業，特別是企業的高層管理人員要意識到目前在企業檔案管理工作中的不足，積極主動地著手改善檔案管理工作的現狀。
22制定完善的檔案管理制度
制定一個完善的檔案管理制度主要有兩個方面的意義。首先，這可以體現出企業高層對檔案管理工作的重視，從而引起基層員工對檔案管理的重視，進一步帶動整個企業都參與到檔案管理工作中去；其次，檔案管理制度的制定使檔案管理工作變得有章可循，制度一旦設定后，就要求企業管理者和基層員工共同遵守，依章辦事。
23對檔案管理的模式進行改進
隨著科技的飛躍和社會的進步，陳舊落后的檔案管理模式已經無法適應和滿足新時期企業發展的需求，所以這就要求企業管理層要深刻認識到當前企業檔案管理工作中的不足，參照其他企業的先進經驗，對自己企業的檔案管理模式進行改進。當然，每個企業的實際情況不同，所以檔案的管理模式不可以照搬照抄，在借鑒其他企業的先進經驗時，要仔細考量這種模式是否符合自己企?I的實際情況，如果不符合，就堅決不能采用，如果有一些符合，那就在別人的經驗上加以改進。總而言之，企業應該擁有一個符合實際情況、可行性高且能夠滿足自己發展需求的檔案管理模式。
24提高檔案管理的信息化水平
互聯網技術和計算機技術飛速發展帶來的影響如今已經滲透到各行各業中，對一個現代企業來說，檔案管理的網絡信息化擁有許多優勢。一方面是大幅提升了檔案管理的工作效率，以往檔案管理人員如果要找一份檔案，只能通過檔案編號和年份進行手動翻查，這種方式不僅浪費時間，還可能出現查找錯誤，大大地降低了工作效率，而信息化檔案管理基本上都是通過一臺計算機操作的，通常在企業檔案管理的計算機系統都設置了高級查找和關鍵詞檢索的功能，當企業檔案的電子版數據庫完成建立以后，管理人員只需要通過口令密碼登錄該系統，然后就可以快速地進行檢索了，十分的方便和快捷。其次檔案的錄入通常使用掃描儀進行，這種儀器可以最大限度地保存檔案的原貌，避免了紙質檔案因為時間問題而產生的發黃、發霉和字跡不清等問題，以方便檔案在今后使用過程中的準確性。第三，檔案管理的網絡信息化可以增加檔案的保密性和安全性，企業檔案中不乏一些僅供內部使用的商業機密之類的文件，在信息化管理過程中，可以依據檔案的保密級別對檔案進行分級管理，不同級別的檔案設定不同的使用權限，大大降低了檔案信息外泄的風險。由此可見，實施檔案的信息化管理可以建立起很大的行業競爭優勢，所以提高檔案的信息化水平很重要。
25加大資金和人力投入
和許多其他管理工作一樣，企業檔案管理也需要大量的財力、人力和物力的支持。隨著企業的不斷發展，企業的檔案就需要持續及時的更新，如果沒有及時投入相應的資金進行支持的話，企業現有的設備和儀器以及人員配置就無法滿足檔案管理的實際需求，從而影響企業的發展。所以必須投入足夠的資金以維護和購買如打印機、掃描儀等設備，一方面幫助降低檔案管理工作人員的工作難度和強度，另一方面也是為持續變化的檔案管理工作提供可靠的技術支持。
26加強檔案管理員的培訓，提升他們的職業素養
企業檔案管理工作的不斷發展，對檔案管理員的要求也在不斷更新，所以企業有必要對檔案管理員定期進行培訓，一方面讓他們學習新的檔案管理理論和方法，另一方面加強他們互聯網技術中與檔案管理先關的知識的了解和學習。另外也要督促檔案管理員學習檔案管理相關的法律、法規，從而提高他們的綜合素質，以便企業檔案管理工作的順利進行。