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關鍵詞：交通運輸；檔案管理；檔案服務；檔案利用；道路交通規(guī)劃 文獻標識碼：A
中圖分類號：G272 文章編號：1009-2374（2016）34-0255-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2016.34.122
現如今，隨著國民經濟的發(fā)展與社會的進步，交通運輸行業(yè)不斷發(fā)展，同時對交通運輸檔案管理工作的要求日益提升，以往傳統落后的管理觀念與管理模式已難以適應當前交通運輸行業(yè)的發(fā)展需求，因此必須通過有效的改革措施強化交通運輸檔案管理，提升管理水平，改善管理質量。基于此，本文在對交通運輸檔案管理工作的重要性及存在問題進行分析的基礎上，重點探討了強化交通運輸檔案管理的有效策略，以期促進交通運輸事業(yè)的健康發(fā)展。
1 交通運輸檔案管理工作的重要性
1.1 從交通運輸與經濟發(fā)展的關系上看
就我國道路交通發(fā)展進程來看，道路交通規(guī)劃已逐漸被規(guī)劃至國民經濟范疇之內。現如今，道路交通運輸在推動國民經濟發(fā)展方面，發(fā)揮著至關重要的作用，不僅迎合了當前我國經濟的發(fā)展，而且在很大程度上滿足了國民經濟的發(fā)展需求。就道路交通運輸行業(yè)而言，穩(wěn)定的發(fā)展可有效改善運輸水平，提升運輸能力，在一定程度上減少運輸成本，進而實現以最低成本獲取最高利益。但是從另一個角度來看，道路交通運輸對國民經濟的發(fā)展水平并不能起到完全的影響作用，雖然通過改善道路交通運輸可提升國民經濟的整體發(fā)展態(tài)勢，但對于不同的地理地域而言，其作用也會存在較大差異。對于交通便利的區(qū)域，在交通運輸道路建設中增加人力及物力的投入，并不會明顯增加經濟及社會效益；而對于交通落后的區(qū)域，在交通運輸道路建設中增加人力及物力的投入，能夠有效提升當地的物流流動效率，提升該地區(qū)的經濟發(fā)展水平，進而促進地域發(fā)展。
1.2 從檔案管理與經濟發(fā)展的關系上看
交通運輸檔案管理工作的實施是針對國民經濟的發(fā)展應運而生的。從某種角度而言，檔案管理工作是對經濟發(fā)展的文字描繪，可以說其是一種文字型縮影。對交通運輸信息資源進行合理規(guī)劃，充分發(fā)揮信息資源的價值，同時有效激發(fā)檔案管理價值，進而促進國民經濟的健康穩(wěn)定發(fā)展。另外，交通運輸檔案管理信息能夠將當前的經濟發(fā)展態(tài)勢明確清晰地反映出來，并作為今后經濟發(fā)展的有效依據，通過為經濟實踐活動提供理論基礎，進而獲取更好的經濟效益與社會效益。
2 交通運輸歷史檔案管理問題
從某種角度來講，交通運輸檔案記錄著所有參與交通運輸的車輛及駕駛員信息，通過對相關信息的記錄與保存，反映運輸車輛與駕駛員的駕駛情況，便于相關部門進行有效管理。對于以往交通運輸檔案管理工作而言，其管理模式主要采用傳統的紙質檔案。該類管理模式主要存在以下問題：
2.1 耐久性差
在紙質檔案管理模式中，檔案耐久性受到多種因素的影響，例如紙張質量、酸堿含量、粘膠質量等，以上因素中如有一種因素不合格，便會對檔案耐久性產生不利影響。另外，在紙質檔案的保存與管理中，因借閱、復制等行為的影響，容易出現人為損壞、機械磨損等不良情況，也會影響紙質檔案的耐久性。
2.2 檢索困難
交通運輸檔案涉及部門多、時間跨度長且道路信息復雜多樣，因此檢索起來非常困難。如果針對某一車輛信息資料或某一名機動車駕駛員的信息資料進行檢索，其工作難度相當大，耗時耗力，工作效率低下。
2.3 保存空間大
在對紙質檔案進行保存時，不僅要有必須的文件及資料，而且每份檔案均需特定的檔案袋進行包裝保存。對于重要文件檔案，則需要進一步裝訂，同時需要對檔案目錄進行編制，保存起來占用空間相當大，對檔案場館造成一定的壓力。
2.4 共享困難
在我國，交通運輸檔案的管理通常堅持屬地管理原則，也就是對車輛與駕駛員的管理由車輛所在地、戶籍所在地的交通運輸管理部門負責，對車輛、駕駛員的相關信息進行檢索、查閱時，必須在檔案管理部門的支持下展開，因此要想實現全國共享存在很大困難。
3 現有體制下檔案管理問題
隨著經濟的發(fā)展與社會的進步，道路交通運輸檔案管理工作步入改革進程。在實際管理工作中，嘗試探索計算機管理模式，但在探索之初還存在較多問題亟待解決。具體如下：
3.1 人員素質低下
在交通運輸檔案管理工作中，相關人員存在一定的思想偏差，認為檔案管理工作只是簡單地對檔案資料進行分類、整理，缺乏科學管理意識，人員素質參差不齊且缺乏相關的培訓途徑，甚至部分管理人員存在混日子的想法。
3.2 管理制度欠缺
交通運輸企業(yè)在運行過程中，自主經營、自我管理、自負盈虧，其管理活動主要圍繞增加效益而展開，所以在經營過程中，追求經濟效益的最大化。但是在實際的管理工作中，企業(yè)決策者往往對檔案管理工作產生忽視，未建立起科學合理的管理制度，導致檔案管理工作缺乏系統性。
3.3 檔案利用率低下
交通運輸檔案管理工作價值在于實現檔案的有效利用。但是，就現階段而言，檔案管理工作存在“重藏輕用”的現象，對業(yè)務建設過度重視，而對檔案利用嚴重忽視。雖然在實際工作中，對相關檔案進行了整理與保存，但是多處于封閉狀態(tài)，利用率不高，且利用面較為狹窄，無法真正體現檔案管理價值。
3.4 信息化水平不高
當前社會正處于信息化、網絡化日漸發(fā)達的態(tài)勢之下，信息技術被廣泛應用于社會各個領域。交通運輸檔案管理部門對信息技術的應用，不僅有效解決了以往紙質檔案耐久性差、檢索困難、共享難度大等問題，而且提升了檔案管理效率，改善了檔案管理水平。但是，現階段，檔案管理工作信息化水平還較低，部分還在沿用手工檢索方式與紙質檔案模式，未實現全面信息化檔案管理。
4 強化交通運輸檔案管理的有效策略
4.1 強化檔案管理意識，規(guī)范管理方法
第一，提高認識，規(guī)范管理。交通運輸檔案管理是一項基礎服務性管理工作，涉及多崗位、多層次與多部門，對信息檔案的充分利用，可實現各部門的有效連接，與企業(yè)中心工作同步進行，進而對企業(yè)的經濟增長起到一定促進作用。因此在實際工作中，應進一步提高認識，爭取企業(yè)領導對檔案管理工作的支持，促進管理制度的落實，加大檔案基礎設施的投入力度，促進管理工作的順利進行。
第二，重視檔案的收集與整理。在檔案管理工作中，要想使檔案價值得以充分體現，首先就要保證檔案資料的完整性，這就對檔案收集工作提出較高要求。在檔案收集工作中，應充分把握檔案形成規(guī)律，適時收集，及時規(guī)整，定時更新，確保各類檔案資料及時歸檔。另外，在對檔案資料進行整理時，應明確歸檔范圍及保管期限，對檔案分門別類地進行鑒定與甄別，以進一步提高檔案檢索率。
4.2 改革檔案服務模式，提升檔案利用效率
在交通運輸檔案管理工作中，對檔案的管理是最基礎的工作手段，而對檔案的利用才是檔案工作的最終目的。就企業(yè)來講，檔案的利用主要是在企業(yè)內部進行，通常針對的是內部工作人員。而對于檔案信息中不的資料，完全可以實行對外開放制度，特別針對同行業(yè)人員，如此一來，可有效實現資源共享，形成優(yōu)勢互補，進一步提升檔案資料的利用效率。作為檔案管理人員，應積極探索多種渠道與途徑，對檔案信息進行全方位、跨層次開發(fā)，從企業(yè)的重點服務對象、行業(yè)特色及經營管理決策等方面入手，總結企業(yè)文化的建設成果，形成良好的企業(yè)文化氛圍。
4.3 增強人員素質，強化隊伍建設
對于交通運輸檔案管理工作而言，工作人員的素質對檔案管理水平與管理質量起到直接的影響作用。因此為保證檔案管理工作的有效性，提升檔案利用價值，必須強化檔案管理隊伍建設，提升人員素質。對于企業(yè)而言，在對檔案管理人員的選用上，應將政治素質放在首位，重視對管理人員業(yè)務能力的培養(yǎng)，同時加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓，由檔案部門專門組織，并定期檢驗培訓成果，鼓勵其加強對檔案管理知識的學習，增加經費支持，以此強化檔案管理隊伍建設。
4.4 提高檔案管理信息化程度
交通運輸檔案管理信息化背景下，信息管理系統逐漸廣泛應用于檔案管理工作中，不僅有效提升了檔案管理效率，減輕了管理人員工作壓力，而且將檔案信息從以往壽命有限的載體中得以釋放，實現檔案信息的無限備份。但是當前階段，許多檔案管理組織仍在沿用以往實體管理模式，僅僅將紙質檔案轉變成電子數據，其工作對象仍然是傳統檔案載體。因此，在實際工作中應根據不同時期的不同需要建立對應的管理網絡，加強各項檔案信息的聯系，完善檔案演進過程，充分發(fā)揮信息化檔案管理的價值。
5 結語
在交通運輸行業(yè)的正常運行過程中，提升檔案管理水平，改善管理質量，有利于促進檔案管理服務作用的有效發(fā)揮，進而推動交通運輸業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。所以作為交通運輸檔案管理人員，應認清當前社會發(fā)展新形勢，充分認識檔案管理工作的重要性，正視管理工作問題，通過創(chuàng)新管理措施，提升自身素質，充實管理知識，端正管理態(tài)度，充分發(fā)揮檔案管理工作價值，為推動交通運輸行業(yè)的發(fā)展貢獻力量。
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一、路政交通檔案管理的重要性
路政檔案是公路管理部門開展路政執(zhí)法工作時形成的各種文字、圖表、音像、電子文件等材料，存在利用查考價值，是對路政管理的真實記錄，是路產管理、路政執(zhí)法的重要憑據。國家交通部早在2003年就通過第2號令頒布、實施《路政管理規(guī)定》，并在接下來的探索中按照各省高速公路發(fā)展趨勢、綜合相關國道、省道以及鄉(xiāng)道等交通體制的狀況，多方面分析、研討各地怎樣建設路政執(zhí)法隊伍、怎樣快速處理交通事故、怎樣保護路權路產等問題，同時結合《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國公路法》等規(guī)定，進一步加強高速公路路政管理工作。
路政檔案和路政交通管理緊密相連，二者缺一不可。在最近幾年的高速公路營運管理環(huán)節(jié)，由于頻繁發(fā)生涉及違章違法、路產路權等索賠償付案件，甚至涉及刑事訴訟等，所以各高速公路營運企業(yè)要想自身的經濟效益、社會效益不被影響、侵害，就須不斷研究、探討違章占用公路土地、非法盜竊公路財產、胡亂搭建廣告牌、收費站突發(fā)案件等重大問題。與此同時，做好路政管理工作是路政人員的職業(yè)能力需要，他們在工作中所形成的路政巡查、路產管理、路政統計以及路政案件等真實記錄均須依據相關的檔案工作規(guī)范，收集、?b定并整理應當歸檔的材料、文件，并按照分類號、年度、保管期限、案卷順序號做好科學排列工作，完善檔案的立卷與歸檔。
另外，針對一些保存價值極大的土地使用證、路產登記表、路政許可證以及修建橋下道路、跨線橋、隧道、渡槽、涵洞等管線工程項目的檔案，它們的利用率很高，路政人員務必要按期把這些檔案移交給綜合檔案部門永久保存。同時要依據檔案管理要求做好路政交通檔案的分類、鑒定、整理以及立卷等工作，有序、科學地管理路政檔案，以便在高速公路營運面臨各種問題時能及時提供強有力的法律依據。
二、路政交通檔案管理措施
檔案人員應針對路政交通檔案建立起有序的、科學的管理制度，持續(xù)優(yōu)化路政管理體系。從高速公路營運企業(yè)的運作情況來看，路政檔案人員不僅要管理好每一年的路政檔案，日常的路政巡查、路政執(zhí)法、案件處理等工作也會產生大量資料、報表，如交通監(jiān)控中心每一天都會產生大量報表，包括交通業(yè)務分析、交通事態(tài)統計和處理、車輛分流、路政拯救、行車緩慢情況分析、顧客投訴處理等各種各樣的報表。同時，還會針對高速公路交通事故、路產損壞、違章整改、應急處理等日常業(yè)務制定出各種各樣的統計報表，包括交通事故、構成路產損壞、應急處理方案、拯救巡查日志、路政工作臺賬、整改停工通知、違法案件等資料。因此，路政執(zhí)法管理的具體業(yè)務繁多而艱巨，路政人員更需加強思考和探索應怎樣將路政管理業(yè)務做好。為完善、高效地管理路政交通檔案，為快捷、方便地為檔案利用者提供可靠證據，路政交通檔案人員具體可采取兩大檔案管理措施：
一是做好安全管理工作，對高速公路安全隱患開展定期排查工作，及時把安全死角清理掉。高速公路存在的安全隱患往往使駕駛人員、業(yè)主單位等的經濟財產受到巨大的威脅，且這也是路政人員最關注的難題，這不僅和部分人為因素有關，還和公路設計、建設及施工不當等有聯系。因此，路政人員必須定期、定時排查、拍攝高速公路上極易引發(fā)交通事故的匝道、路段，一旦發(fā)現隱患務必要及時上報給相關職能部門，在技術與質量等方面做好整改工作，堅持以預防為主，避免因事故而遭受不必要的損失。二是全面收集資料，按照年度立卷歸檔，做到主次分明，一案件、一卷宗。路政人員務必要定期建立檔案資料管理臺賬，按照檔案管理辦法提出的要求對收集到的資料進行整理、組卷，一個案件要對應一個卷宗，尤其是涉及較大金額的路產索賠資料，必須如實做好電子文檔記錄，長期集中保存。如果案件的當事人被罰，那么其重要物件，包括身份證復印件、駕駛執(zhí)照等，務必要認真核查，嚴格把控借用重要證件、防止偽造的大關卡，為日后發(fā)生行政訴訟做好準備。一旦日后形成行政訴訟，這些重要的檔案就會發(fā)揮關鍵性的作用。
【關鍵詞】交通運輸；檔案管理；存在問題；解決措施
交通運輸業(yè)的檔案管理是非常重要的，尤其是它不僅能夠反映運輸的經濟運行能力，而且能為管理工作提供重要依據。但是，在具體工作中，檔案管理是被經常忽視的，不被重視的，這就造成了檔案工作質量下降，水平不高、人員素質得不到提升等問題，要解決好運輸檔案管理工作存在的問題是目前的當務之急。
一、交通運輸業(yè)檔案管理存在的問題
由于領導認識不足，管理人員相對較少，工作能力相對較差，而工作又相對較繁雜，所以出現很多不盡人意的地方：
1.對檔案管理工作不重視。一些檔案管理人員甚至包括少數領導干部在日常工作中，對檔案工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案工作無足輕重，無關緊要，覺得檔案工作是整理整理材料，存儲存儲數據，分分類，歸歸檔，不能給單位創(chuàng)造直接的經濟效益，只要不丟，不漏，可以應付外調就行了。在思想上存在輕視檔案管理工作的誤區(qū)，沒有把這項工作列入全局工作日程，使檔案資料的收集、整理被忽視。
2.檔案室設施不齊全。檔案管理有些必要的設備、用品、工具不健全，有的個別單位沒有專用檔案室，即使有檔案室也是一些采光條件不好，空間狹小，潮濕的房間、內部設備不配套，不完善極容易造成檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的整潔、完整及使用。
3.檔案管理不規(guī)范。沒有檔案管理機構就不能保證檔案管理工作的順利進行，建立良好的檔案管理機構是檔案管理工作的前提和保證。但是，在實際工作中，檔案管理工作分工模糊，由非專業(yè)人員兼職，很多交通運輸單位沒有設置檔案管理機構。
4.檔案管理人員素質低。目前，在很多交通行業(yè)中缺乏檔案管理專業(yè)人員，檔案管理主要是由一些非專業(yè)人員來兼職。這些非專業(yè)人員沒有經過專業(yè)技術的培養(yǎng)，缺乏檔案管理知識，只是憑借主觀臆斷，照貓畫虎，這使得整理出的檔案個人因素明顯，缺乏共性，檔案質量受到影響。
二、加強檔案管理工作的幾點措施
1.加強組織領導，不斷完善檔案管理責任體系。檔案管理要始終如一地嚴格執(zhí)行上級的規(guī)定和要求，積極構建覆蓋全面、責任明晰的檔案管理體系。一是完善管理網絡。要建立單位檔案管理領導小組，配齊基層檔案管理負責人和檔案管理網絡員，做到領導力量不弱化。二是落實具體責任。要將檔案管理納入運管部門總體工作規(guī)劃及年度計劃，明確檔案管理工作目標，不斷加大檔案管理的檢查考核和獎懲兌現力度，確保責任落實、工作到位。單位檔案管理領導小組要不定期地聽取檔案工作人員的匯報，對檔案收集、整理和利用情況進行檢查，對查出的漏洞和問題，及時整改，保障檔案工作健康發(fā)展。
2.加大宣傳力度，不斷增強全員檔案管理意識。為了全面提高單位全體職工的檔案資源意識，要對《檔案法》進行宣傳教育。一是強化檔案重要作用宣傳。通過申報檔案利用成果、撰寫檔案管理論文等形式，強化檔案重要作用的宣傳，讓全體職工充分認識到檔案是單位的重要資源，對規(guī)范管理行為、挖掘管理潛力、提升管理效能、維護單位利益具有重要作用。二是強化檔案基礎知識教育。為了提高檔案收集和歸檔效果，確保檔案資料的完整有效，要對單位各相關業(yè)務科室網絡員進行培訓。通過組織學習、發(fā)放宣傳資料、進行考試等形式，提高單位各相關科室網員的檔案意識和工作能力。三是強化檔案法律法規(guī)學習。要根據《檔案法》的重點內容，采用發(fā)放宣傳單、懸掛宣傳標語、出黑板報等形式進行檔案法律法規(guī)集中宣教活動，有效提高單位全體職工的檔案意識和法律意識。
3.加強信息化建設，不斷提高檔案管理現代化水平。交通運輸部門檔案管理要實現信息化應做好以下三項工作：一是建立一個實用的檔案信息網站。以網頁的形式提供信息和服務相關的文件，文件信息在線咨詢、搜索、電子文檔、實時歸檔和直接訪問的使用。二是加強電子文件的管理。這就要求檔案管理人員必須對儲存和處置工作中產生的大量電子文件進行指導。確保電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發(fā)揮社會效用。三是做到檔案信息的規(guī)范化、標準化。在進行檔案管理信息化過程中，應該嚴格按照國家推薦的信息化管理標準，在實踐中按照自身發(fā)展的需求和特點不斷進行完善，制定出符合自身需要的管理標準體系。
4.加強培訓、教育，不斷提高檔案管理人員素質。一是專業(yè)培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)知識。只有掌握扎實的知識技能，專業(yè)的管理知識，才能在對檔案進行收集、整理、保管、編研、提供利用中發(fā)現新情況，解決新問題。二是自我修養(yǎng)。在任何情況下運輸部門的檔案管理人員，都要堅持實事求是的原則，根據實際情況，尊重歷史，恪盡職守，盡職盡責的記錄歷史的真實面貌。總而言之，道路運輸行業(yè)的檔案管理工作雖然還存在一些問題需要不斷改進與完善，但是我們有理由相信，在行業(yè)主管部門的指導下，只要各級領導加強重視，檔案管理工作一定能推陳出新、走出一條新路，為建設小康社會服務，為經濟建設服務，為振興道路運輸事業(yè)服務。
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關鍵詞：交通管理單位；辦公室；檔案管理；優(yōu)化路徑
一、交通管理單位辦公室檔案管理工作的內容
辦公室工作是交通管理單位所有工作的結合點，而檔案管理工作又是辦公室工作的基礎。國內交通管理單位的辦公室檔案管理主要包括四方面內容。分別是檔案的收集工作、檔案的整理工作、檔案的鑒定工作以及檔案的保管工作。
（1）檔案的收集工作
交通管理部門的辦公室檔案管理的收集工作非常復雜，涉及資料、數據非常多，在這種狀況下，做好檔案管理工作就變得尤為重要。交通管理單位辦公室檔案收集工作是檔案管理的基礎和前提。隨著檔案管理的發(fā)展，數據的記錄形式出現了巨大的更新和變化，越來越多的檔案文獻不再使用紙質的形式，記錄形式顯示出了多樣化的特點。隨著互聯網和計算機技術的引入，交通管理部門辦公室檔案記錄的形式變得更加的豐富，出現了文字資料，圖片資料乃至視頻資料等多種形式。這在一定程度上，增加了辦公室檔案收集作業(yè)的難度。檔案文件以各種形式存儲在數據庫中以確保文件的完整性，這些都是交通部門辦公室檔案收集工作的內容。
（2）檔案的整理工作
交通管理部門的辦公室檔案管理的整理工作同樣非常復雜，由于交通檔案文件的格式是各種各樣的，檔案形成事件極其的散亂，搜集到的各種類型的交通檔案材料混合在一起，非常需要有效的整理方法。和其他檔案相同，交通部門的檔案也需要根據不同的分類標準進行分類整理，化零散為系統。目前，交通管理部門辦公室檔案的整理工作是借助計算機完成的，在科學的算法下，根據交通檔案的時間、地點、形式等因素進行整理。
（3）檔案的鑒定工作
交通管理單位的辦公室檔案資料內容非常多，不同檔案的重要性也不盡相同，所以，交通部門檔案的收集工作、整理工作和保存工作還與檔案價值的大小有很大關系。對于不同檔案重要程度的判定就是所謂的檔案鑒定工作。交通部門檔案管理人員要分出工作內容的主次，然后再開展其他工作。
（4）檔案的保管工作
對于交通部門的檔案來說，檔案的保管工作至關重要，很多無法預測的交通事故都需要檔案的信息。做好交通部門檔案的保管工作對保障檔案信息完整性和安全性都有著積極的意義，并且可以提高交通部門檔案的使用效率。
二、交通管理單位辦公室檔案管理的信息化建設
（一）檔案管理信息化建設的含義
信息化是檔案管理模式轉變的大趨勢，傳統檔案管理工作的重點在與檔案實體的保管作業(yè)。而信息化建設使得檔案管理由實體檔案向著數字化信息檔案轉變。檔案管理的信息化建設需要把檔案信息進行數據化的處理，使檔案管理的各個環(huán)節(jié)，諸如傳遞、接收、存儲等環(huán)節(jié)連為一體，優(yōu)化檔案信息的共享機制。在檔案管理信息化建設的進程中，管理工作者需要借助多種技術手段，比如，數據庫技術、掃描技術、數據處理技術等。在這些技術的幫助下，傳統的形式的檔案文件系統化地連接在了一起，構成有序的檔案信息庫。
（二）檔案管理信息化建設的可行性
隨著信息技術的發(fā)展，數據技術開始廣泛應用到各行各業(yè)中，也為科學化檔案管理改革提供了契機。目前，國內絕大部分地區(qū)的交通檔案管理部門都配有信息化的網絡，并且有關檔案管理人員也能夠進行信息化的操作。交通管理單位對檔案管理信息化建設的嘗試，為宏觀的檔案管理工作的變革提供了經驗。我國陸陸續(xù)續(xù)地制定了一系列關于信息化檔案管理的規(guī)范標準，相關的法律也在不斷地健全，這種舉措大大增強了交通管理單位對檔案管理的重，對檔案管理信息化的建設具有非常積極的意義。
三、交通管理單位辦公室檔案管理的優(yōu)化路徑探究
交通管理單位的日常工作會產生很多檔案資料，檔案管理又是辦公室工作的重要部分，優(yōu)化交通單位的檔案管理工作的路徑要求交通部門辦公室人員有著較高的專業(yè)素養(yǎng)。在新的形勢下，交通管理單位的辦公室人員要轉變思路，優(yōu)化檔案管理模式，創(chuàng)新檔案管理辦法，以保障交通管理單位日常工作的開展。
（1）提高交通管理部門辦公室人員的專業(yè)素養(yǎng)
隨著數據技術的發(fā)展，檔案管理的模式和辦法也在不停地發(fā)展，各種高科技的輔助工具出現在了交通部門的檔案管理工作中。計算機、數據庫已經成為了交通部門最基礎的檔案管理工具，并且給辦公室工作帶來了非常大的便利，同時也引發(fā)了很多問題。為了優(yōu)化交通單位的辦公室檔案管理工作，就必須提高從事檔案管理工作的辦公室工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。
對于交通單位的人力資源部門來說，要做好檔案管理人才的招聘工作，從源頭上保障辦公室檔案工作人員的業(yè)務能力，以保證工作效率。辦公室要加強對新入職員工的培訓工作，此外，在日常工作中也要注重加強同事之間的檔案管理的交流與互動。這樣做不僅可以提高其檔案管理的業(yè)務能力，還能提高辦公室檔案管理人員的團隊合作能力，進而提高交通部門檔案管理工作的效率與質量。
（2）打造更加科學的交通部門檔案管理制度
交通行業(yè)的飛速發(fā)展對交通檔案管理工作提出了越來越嚴格的要求，為了使得交通檔案管理更加地規(guī)范化、科學化，交通部門必須制定與檔案信息化管理相適應的規(guī)章標準，以確保交通信息檔案管理做現代化與標準化的推行。對于交通部門的辦公室來說，進行高效率的檔案管理工作，就必須認真應對自己工作中的不足，參考先進的檔案管理的模式打造檔案管理者的考核評價制度，以優(yōu)化交通部門檔案的管理制度。
（3）優(yōu)化交通部門檔案管理的硬件建設
在信息化高度普及的形勢下，辦公室檔案管理工作對硬件設施的要求越開越高。交通部門的檔案管理室要按照業(yè)內檔案管理工作的標準來設置，要有計算機、滅火器、溫度濕度監(jiān)測裝置等，這是設備都是保障交通信息檔案安全必不可少的。交通部門的采購人員要嚴格控制這些設備的質量，以優(yōu)化交通部門檔案管理的硬件建設。
一、實現檔案信息化建設的重要意義
檔案的信息化管理有別于傳統的管理模式，利用信息化管理辦法，可以對非常龐大且復雜的檔案數據進行有效、可靠的管理，信息化管理模式可以對檔案進行快速、準確的分類，在需要查閱檔案時可以進行快速、精準查找，不僅提高的工作的效率，同時也降低了工作的錯誤率。由于信息化管理辦法依托于網絡技術，除了對檔案的保存和操作更加方便之外，還大大降低了運營成本，并且其創(chuàng)造的效益相較于以往傳統的檔案管理方式也大大提高，交通部門檔案管理信息化建設是科技發(fā)展的產物，也是現代社會發(fā)展的必然趨勢，如果現在不重視信息化建設，那么必定會被時代所淘汰，所以進行交通部門檔案管理的信息化建設對于交通行業(yè)的發(fā)展都有巨大的意義。
二、檔案信息化建設的主要內容
（一）檔案的基礎建設
由于檔案的信息化建設依托于網絡技術，所以要把加快局域網的建設放在首位，這也是所有工作的基礎，通過計算機上軟件和硬件的開發(fā)來實現對檔案進行管理的目的，構建完整的網絡體系以確保對檔案信息的存儲和傳輸。
（二）檔案的數字化建設
通過有效的手段將傳統的檔案信息轉變?yōu)殡娮有畔ⅲn案信息通過分類等方法進行存儲，為了以后便于檔案的管理和查閱，必須建立完整、準確的檔案查找電子目錄，這也是數字化建設的必要手段，最終使檔案信息實現數字化管理。
（三）檔案信息安全保障建設
相對于傳統的紙質版檔案，數字化檔案信息將會面臨新的安全威脅，在首要保證檔案信息的真實性和可靠性之外，還必須建立網絡安全防護墻，避免檔案信息遭受到病毒或外來人員的惡意入侵，為做到對檔案信息的安全防護，還應該建立一支專業(yè)的信息化保障隊伍，通過技能培訓使工作人員對業(yè)務更加熟悉，同時也可以做好對檔案信息的安全保障工作。
三、實現檔案信息化管理建設的辦法
（一）檔案管理網站的建設
檔案信息的查詢必須通過一個可視化窗口，那么就應該建立一個相應的交通檔案信息管理網站，不僅可以實現對檔案的存儲，客戶也可以通過網絡瀏覽器對需要的檔案信息進行實時的查詢，了解到有關交通運輸資料的最新信息，客戶可根據關鍵詞進行信息的檢索來實現對所需信息的快速準確查詢，另外在網站上設立專門的人工咨詢窗口以便對客戶提供問題的解答或者其它的幫助；為保證網站的正常運行，應盡量采用國內外較為先進、成熟的軟硬件設備，不僅可以吸引更多的客戶加入，也對檔案信息化管理的正常運營提供了保障。
（二）檔案信息的規(guī)范化建設
交通運輸部門的檔案信息管理也應遵從一定的標準和規(guī)范，也可與自身實際情況相結合，建立起適合自己發(fā)展的標準規(guī)范體系，在之后的發(fā)展運營當中不斷的查漏補缺，將標準體系不斷進行完善；檔案內容的格式和存儲也應遵從國家的統計標準，另外兼顧檔案信息存儲的快捷性和高效性，利用開發(fā)使用的軟硬件實現對檔案信息的安全管理；對于已經在網站進行存儲的電子信息，為避免遭人修改，可將文件的格式進行相應的設定，從而保證檔案信息的真實性，這些存儲的電子文件需與紙質文件具有同等的效益。
（三）創(chuàng)新檔案管理辦法
公路工程作為交通運輸部門檔案管理資料中的一大方面，而公路工程資料眾多，管理較為復雜，為合理安排管理資源，避免出現管理資源浪費的情況，必須采取合理的辦法對這種類型的檔案資料進行管理，從而促進交通檔案管理的全面發(fā)展。
（四）檔案管理人才資源的培養(yǎng)
在當代信息化發(fā)展的潮流下，要主動培養(yǎng)出一批具有高素質的專業(yè)技術人才隊伍，在擁有先進軟硬件的基礎上，使這些技術人才能夠對這些資源進行充分的利用；檔案管理人員要主動去學習先進的技術管理經驗和現代化的技術管理手段，要勇于面對工作中出現的一系列問題，并及時通過研究找到解決問題的辦法。
論文關鍵詞:檔案管理 信息化建設 電子文件
論文摘要:檔案管理向信息化發(fā)展，是時代的必然，信息技術的應用給繁雜的交通運輸部門檔案管理提供了許多方便，節(jié)省成本，減少工作量。本文針對檔案信息化的應用提出了電子文件的管理方法，最后結合筆者的工作經驗，探討了檔案管理信息化建設過程中應采取的具體措施。
引 言
隨著社會的現代化發(fā)展。檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發(fā)展的必然要求是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會發(fā)展同步。尤其現在計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質文件，如何加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵。
一、檔案信息化建設的主要內容
(一)信息化的基礎設施建設
軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。
(二)檔案信息資源建設
檔案信息是國民經濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務，是檔案信息化建設取得實效的關鍵。
(三)檔案的標準和規(guī)范建設
標準規(guī)范是檔案信息化建設的重要基礎之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等，逐步形成關于中國檔案信息化的標準規(guī)范體系。
(四)檔案信息化的應用系統建設
這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網絡建設的技術保障。信息技術應用工作量大、涉及面廣，關系檔案信息化建設的速度與質量，集中體現了檔案信息化建設的效益。
(五)信息化人才隊伍建設
這是檔案信息化成功之本，對其他各個要素的發(fā)展速度和質量起著決定性的作用。在“信息化”的時代的今天，信息技術快速發(fā)展，掀起了以數字革命為特征的信息技術浪潮，改變了人們的時間和空間的概念以及思維方式。信息技術的快速發(fā)展和廣泛應用，對經濟和社會的發(fā)展產生了深遠的影響。檔案管理工作也不例外，同樣需要現代化。目前，我國各級檔案管理部門也紛紛加強信息技術建設。加強信息化條件下的檔案管理工作，是適應時代和社會發(fā)展的必然選擇，是加快檔案現代化管理的客觀要求，也是提高服務水平的唯一途徑。 轉貼于 二、加強檔案管理信息化建設的對策
(一)建立網絡檔案系統
在系統內建設數字化綜合應用平臺。建立健全內部服務網和公眾服務網，發(fā)揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現行文件信息化的標準建設，根據系統建設需求，采購必要的硬件設備，為系統提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。
(二)加強電子文件的管理是做好檔案信息化建設的關鍵
1.電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網。上網前，又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業(yè)務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。
2.電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。 三個部門的職能應用于相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。
3.做好檔案歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發(fā)揮社會效用。
4.解決好檔案電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證。所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。
總之，加快檔案信息化建設的步伐，是提高交通運輸管理水平的重大舉措，在改善交通運輸狀況，發(fā)展經濟方面發(fā)揮著重要的作用。
參考文獻:
關鍵詞：綜合檔案；館藏利用；服務功能
檔案館通過向社會收集和挖掘館藏中具有強烈地方特色的檔案資源，并通過一系列服務形式進行開發(fā)利用工作。搞好綜合檔案館要做到以下三個原則：一、針對性原則，二、系統性原則，三、價值原則。綜合檔案館特色建設的最終目的是為了更好的開發(fā)利用，綜合檔案館的特色檔案要具有系統、完整性，各全宗、各門類之間要有科學合理的比例關系，因此，特色檔案的收集要符合本地區(qū)的特殊需要，特色建設要符合檔案館及所在地區(qū)的社會發(fā)展實際。進行系統地選擇、補充，組織與調整。
檔案館的建設應包括三個方面：一是館藏檔案的地方特色，二是綜合檔案館的館藏特色，三是綜合檔案館的工作特色。系統性是建設檔案館的基礎，總而言之，系統性就是要求排除雜亂，
一、檔案館的建設要科學規(guī)劃，投資到位，切實加強綜合檔案館的使用
交通綜合檔案館是2005年成立，2007年通過“五星級檔案館”評審。對駐交通大廈的市局機關、公路、航道、運管等單位的檔案和全市交通重點工程檔案實行集中統一保管，并向社會提供利用的機構。它更是面向社會，面向大眾，為本系統廣大群眾服務的信息中心和文化陣地。 我市交通綜合檔案館在全市交通系統中僅此一家，保存著機關各種門類各種載體的檔案，總館藏量文件級103770卷（件、張、盒、袋），移交至市檔案局后庫存421卷，圖片檔案4500張，聲像182盒，工程檔案4036盒，科技檔案1500多件，光盤367件，運管業(yè)務檔案64770卷（袋）。
我局累計投入資金150余萬元，購置檔案保管必需設備。標準化檔案櫥柜399套，確保10年的檔案存放量；投入幾十萬元資金。配置計算機5臺、激光打印機5臺、復印機1臺、掃描儀1臺、光盤刻錄機1臺、溫濕度計3只、吸濕機5臺、滅火器8只、攝像機1臺、數碼照像機1部、縫紉機1臺、一體機1臺等較為先進的檔案管理辦公設備。并根據檔案館藏規(guī)模要求，及時補充相關其他特殊設備。為方便聲像檔案收集、整理、專門購置錄音筆、移動硬盤、專用防磁柜等。
為更好更直觀的反映交通發(fā)展的成就和今后的發(fā)展藍圖，我局在交通大廈一樓辟出450平方的空間，設立了交通歷史展覽館和規(guī)劃展示廳。采用聲、光、電等現代高科技手段，以“記述發(fā)展歷程、記錄發(fā)展成就、展示發(fā)展藍圖”為宗旨，全面展示建國以來鹽城交通事業(yè)取得的重大成就，展廳通過電腦可查閱到交通發(fā)展成果和發(fā)展規(guī)劃的各種數據。展館開放以來，已累計接待各級領導和各界人士140多批5000多人次，受到省交通廳歷任老廳長和百余名離退休老同志在內的社會各界的好評。
二、發(fā)揮優(yōu)勢，開發(fā)檔案信息資源，加強橫向聯合，形成合力
首先，我市不同系統的檔案館的檔案信息資源的構成狀態(tài)，無論是數量上、質量上都存在很大差異， 加強綜合檔案館的橫向聯合，形成規(guī)模效應，將豐富的檔案信息，以整體優(yōu)勢向社會提供服務，將更顯綜合檔案館的實力。其次發(fā)揮各綜合檔案館館藏的綜合優(yōu)勢和互補效應，打破區(qū)域界限，從更廣闊的空間加強聯系但各自又有自己的特點、各自的優(yōu)勢，如果加強橫向聯合，提供綜合服務，聯合開發(fā)檔案信息資源，實現檔案信息交流的最大流量和最佳服務。使檔案的利用向廣泛、縱深發(fā)展，那么，檔案館的社會功能也將得到充分發(fā)揮。我們可以通過建立交通檔案館網或以檔案信息服務群的形式，實現檔案信息資源的交流與協作，形成合力，為今后加入社會的信息網絡打下基礎。
三、主動出擊提高館藏檔案質量、優(yōu)化館藏檔案結構
目前，各級各類綜合檔案館的檔案，普遍存在著材料混雜、結構不合理的問題。這嚴重影響了檔案館功能的發(fā)揮。檔案作為人類社會歷史的真實記錄，它應該包括經濟、政治、科學、文化等各個方面的內容，即包括一個城市歷史發(fā)展的全貌，是國家和人民集體記憶的關鍵。因此，如果只偏重某一方面，而弱化其他方面，其結果必然造成這樣的社會記錄是一個不完整的記錄。檔案不僅要涉及政府的職責和保護公民的個人公益，而且更多的還應為他們提供根源感、身份感、地方感和集體記憶。這個重任應由地方綜合檔案館來承擔。為此，綜合檔案館應增強優(yōu)化館藏檔案種類、結構的意識，正確認識處理檔案完整與精練的關系，拓寬收集面，從不同的方面反映一個國家、地區(qū)發(fā)展變化的全過程。同時，從規(guī)章制度上減少重復文件進館，切實加強檔案的鑒定工作，以豐富優(yōu)質的館藏資源為社會為全交通系統
服務。
四、推進檔案事業(yè)，必須加強人才培養(yǎng)和人才儲備
社會在迅速的發(fā)展，科學技術在不斷的進步，使檔案工作的任務、工作環(huán)境、服務對象、管理方式都發(fā)生了很大的變化。我們必須盡快地調整自己來適應這一系列的變化，勇于迎接挑戰(zhàn)，提高檔案工作者素質是迎接挑戰(zhàn)的關鍵之一。各級檔案館的領導已經越來越意識到，人才素質和人才運用在工作中的重要性，而且也注意到了人才結構的合理性，紛紛計劃招聘人才，引進高層次的人才。但還有一個必須面對必須重視的問題，那就是現有的檔案人員如何時在面臨著知識的老化、新技術知識較為貧乏的問題上做出進一步的努力。這使檔案工作，受到了一定的制約，不能滿足社會的需求，跟不上社會的發(fā)展節(jié)奏等等問題。為此，加強檔案館現有人才的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作。
五、樹立正確的檔案工作效益觀， 更好為經濟建設服務
為了造福于人類，為人類社會的生存和持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造某種基本的條件，綜合檔案館作為科學文化事業(yè)機構，其在社會主義的物質文明和精神文明建設中是大有作為的，它的效益也應該是突出的。因為保存檔案的目的不是為了謀求利益，獲得利潤，而是，決定了檔案館的工作效益最終大多表現為社會效益。
現今社會保存的科技檔案、技術資料可直接參與經濟建設，在新的經濟形式下，檔案工作配合國家的中心工作，為經濟建設服務，這是毋庸置疑的。但是，為經濟建設服務本身的內涵是十分豐富的，它包括很多方面。我們不能一提到為經濟建設服務，就狹隘地與獲得多少經濟效益劃等號。在利用中創(chuàng)造經濟效益，這是我們要體現的。事實上，檔案館的工作更加貼近科學、文化、教育、歷史研究等領域。我們不能因此而片面強調檔案館的各項服務工作都去追求經濟效益，而忽視它的社會效益。
六、檔案的發(fā)展就是社會的發(fā)展，檔案館社會功能充分發(fā)揮的重要條件
任何行業(yè)的發(fā)展都離不開一定的動力、條件和保證。檔案事業(yè)的發(fā)展，綜合檔案館功能的發(fā)揮也不例外。社會主義市場經濟體制本身的完善還有一個過程。綜合檔案館社會功能的發(fā)揮，是一個復雜的系統工程，它涉及到國家經濟發(fā)達程度、國家方針政策、社會對檔案信息需求、檔案館自身的業(yè)務建設等諸多方面，單就某一方面工作的改進和完善是難以奏效的。社會的發(fā)展、經濟的繁榮會促進社會對檔案信息需求的增長，同時也會帶動檔案事業(yè)的向前發(fā)展。應該說社會信息需求和全民檔案信息意識，是影響檔案館功能發(fā)揮的一個重要因素。但是，歷史的經驗告訴我們，檔案事業(yè)的發(fā)展相對于經濟的發(fā)展要滯后一段時間。為此，我們應該意識到，社會主義市場經濟的建立、科教興國戰(zhàn)略的實施、知識經濟的即將到來，并不意味著國家在短期內會大幅度地增加對檔案館的投資。況且，因此，找準檔案工作的定位，應該正確理解和認識檔案工作效益滯后的特點，實事求是地評價檔案館工作。
參考文獻
【關鍵詞】 高等教育教學；檔案管理信息；建設探索
高校教育教學檔案對于高校工作與教育都是至關重要的。而探尋高等教育教學檔案管理信息系統建設的探索方式和手段，往往是高校教育教學檔案管理高效化、科學化發(fā)展的主要趨勢，對于高校未來教學的改革具有重要的意義和價值。就此筆者將通過本文，從高等教育教學檔案管理信息系統建設方面入手，進行具體的分析與探討。
一、建設檔案管理信息系統的意義
就檔案管理信息系統構建而言，主要的意義和價值可以體現在三個方面：其一是社會價值，傳統紙質檔案管理無論制作和保存都需要花費大量的人力和金錢，而且保存難度較大，與當前時代背景下可持續(xù)發(fā)展理念相違背，而信息化網絡的出現是技術革新的主要體現，也是目前時展以及市場發(fā)展的必然要求。其二，檔案價值，對于高校教育教學檔案管理而言，傳統管理往往只能保存有價值的文字信息，因而檔案本身的價值有限。而通過檔案信息管理系統，則可以根據檔案資料的應用，選擇更多科學的保存方式，如以多媒體資源（包含文字、例圖、聲音、視頻等等），而且信息化系統能夠將檔案存放在計算機或者網絡中，從而保證檔案調用的便捷性與高效性，也能保證管理的靈活性，即管理人員可以對檔案進行修改、刪除以及添加等各種操作，同時還能夠預覽檔案的具體內容。其三，服務價值，對于高校教學檔案管理而言，構建檔案管理信息系統的價值還體現在服務方面，因為信息系統本身具有更強的拓展性和功能性，能夠充分發(fā)揮檔案信息服務的范圍以及質量，而且能夠對檔案信息進行分類、區(qū)分及存放，從而方便用戶檢索查詢，這也間接增加了檔案管理的效果與服務價值。
二、加大數字及網絡技術的普及
就目前而言，無論對何種管理方式進行改革，都僅僅是基于管理方法進行改變，而要改變管理的渠道，讓其能夠符合高校對教育檔案的管理與運用需求，則需要首先構建完整的教育與教學檔案信息管理系統，同時突出檔案管理的科學化、高效化以及社會化，而且需要在系統構建過程中加大數字及網絡技術的普及，即讓數字與網絡技術進行融合，保證整個信息管理系統的科學性，從而為未來改革與發(fā)展奠定重要的基礎。當前時代背景下，云存儲具有高效性、科學性的優(yōu)勢，而且相對于計算機儲存而言，其能夠實現數據的網絡傳輸和共享，保證檔案信息運用具有更廣的覆蓋面和運用面。
三、發(fā)揮管理系統的擴展運用
就檔案管理信息系統而言，要實現系統完整的系統功能以及廣泛運用，則需要在系統開發(fā)過程中強化兩種基礎功能的實現：其一，具有優(yōu)秀的泛用性，因為在一般檔案管理方面，往往需要涉及多類不同種類的檔案，雖然教育教學檔案只是在某一范疇內，但是依然可以劃分為多種檔案類型，因而檔案管理信息系統要體現出更多功能與拓展，則需要保證系統本身應當具有優(yōu)秀的泛用性，即能夠滿足各類檔案的特征以及管理要求，進而進行高效性、秩序性以及科學性的管理。其二，具備明顯的拓展性，因為檔案管理的方式都是多數用戶的最終需求體現，高等教育教學檔案管理也不例外。而且多數用戶的需求并不是固定不變的，往往跟隨時代與市場需求的變化而呈現出多樣化的變化，因而具有不定性，而對于檔案管理信息系統而言，要適應各類用戶的不同功能需求，則需要其在設計時加入相應的拓展，而且需要保證系統本身的易控性，進而能夠進行不同功能的拓展，甚至可以實現一些人性化的、科學性的功能，讓檔案管理體現出更多高效性與針對性。
四、提升管理系統的安全性
由于檔案本身屬于一種數據，很多檔案內容都是較為隱蔽的，而且具有更高的價值。而且雖然信息化管理檔案不會出現傳統紙質檔案管理過程中出現的損壞、受潮、缺失等問題，但是信息網絡的隨機性也決定其不具備很高的安全性。因而對于系統設計與開發(fā)人員而言，則需要考慮運用信息化系統進行檔案管理的安全性。而要提升信息管理系統的安全性，主要可以從三個方面入手：其一，強化對網絡信息安全的重視，同時構建科學制度規(guī)則，保證檔案信息系統運作過程中的安全性。其二，強化檔案信息管理操作的標準化，特別是修改、刪除、添加等操作流程，必須嚴格按照要求進行，避免出現信息泄露、信息失實等問題。其三，重視備份，對于一些重要的檔案，需要進行備份，同時進行定期備份更新，以避免信息管理系統問題導致檔案數據出現錯誤、缺失。
五、結語
總而言之，構建信息管理系統的主要目的就是實現檔案管理的科學化與高效化，特別是對于高等教育教學檔案管理而言，往往會涉及多個方面的檔案信息，更需要利用信息管理系統的智能分類存放功能，以達到預期的管理效果。
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關鍵詞：成人教育；學籍檔案；存在問題；解決措施
一、成人教育學籍檔案的特點
1、學籍檔案本身對外提供的資料應具有真實可靠的特點，成人教育學籍檔案以其特有的原始性，真實性記錄了學生在校期間學習發(fā)展全過程，它不僅記錄了這一階段的成功和失敗，而且是成人教育教學和學生管理工作的重要組成部分[1]。用人單位可以通過學籍檔案來了解學生的基本學習情況及品德狀況，第一時間客觀的了解學生的相關信息和資料，以此作為基本依據來選拔人才及培養(yǎng)人才。
2、成人教育的學生教育層次高低不同，有本科生可能還有高中生，年齡結構較復雜，有青年人甚至還有老年人，對于不同領域，不同階段的學生，學校開設了相應的課程，而這些課程種類繁多，致使所學教材不同，教學方式難以統一，學籍檔案的管理也很難統一化。
3、有很多成人教育學校是附屬于普通成人高校的，這些學校比較重視普通高校的學籍檔案，忽略成人教育學生的檔案，再加上地理位置距離本部學校比較遠，所以管理方面比較松散，管理措施相對落后，使成人教育學籍檔案比較混亂且不規(guī)范。
4、成人教育的辦學形式多樣化，自考、函授、夜大等均屬于成人教育的辦學模式，各種方式下的學院入學時間、教育方式以及畢業(yè)時間等都不統一，導致學籍檔案的記載較為片面，內在聯系不強。
5、現今存在一些用人單位在選拔及培養(yǎng)人才時過分注重學歷，常常忽略一個人的過去的學習情況及工作水平，使學生的學籍檔案利用率降低，沒有對學籍檔案管理提出需求，極大地影響檔案工作者的積極性，降低了學籍檔案管理的效率。
二、成人教育學籍檔案管理中主要的問題
1、未認識到學籍檔案的重要性，缺乏管理意識
我國成人教育的起步較晚，由于社會當時正處于教育改革的初級階段并且本身教學模式的復雜性，使得成人教育學籍檔案管理系統一直未完善。成人教育開展的初級階段，由于對成人教育缺乏重視以及資金、管理的不到位，很多學籍檔案沒有及時整理、歸檔并移交檔案管理部門，長久下來越積越多，檔案管理人員意識單薄，沒有認真處理，導致很多學生的檔案混亂、零散、記載不全，使得檔案沒有機會發(fā)揮它的潛在價值，檔案管理工作無法順利進行。由此可見，提高對檔案的重視度，加強檔案管理意識對檔案的合理管理是至關重要的。有人認為，在市場經濟條件下檔案作用不大，這種觀點顯然對成人教育學籍檔案的重要性缺乏認識，在一定程度上制約檔案管理工作的開展和有效利用[2]。
2、學籍檔案管理的模式阻礙教育改革發(fā)展
隨著我國信息化和經濟化時代的飛速前進，傳統的成人教育學籍檔案管理模式及制度已經跟不上新時期的教育改革政策的腳步，隨著教育改革的不斷深化，成人教育高校對其教育計劃及專業(yè)結構進行全新調整，同時不斷探索、實施新的檔案管理技術，新的檔案管理模式的研發(fā)迫在眉睫，只有建立新的檔案管理模式，形成新的檔案管理制度及政策才能從根本上保證學籍檔案的質量，提高學籍檔案的利用價值，只有推出新的檔案管理手段及方法才可以杜絕檔案在送往檔案管理部門或人事部門的時候拆檔、泄密等不合規(guī)定的現象發(fā)生。
3、用人單位對學籍檔案的重視度不夠，學籍檔案的潛在價值無法開發(fā)
很多用人單位在招納選拔人才時，都把目光主要投放在畢業(yè)證及學位證上，狹隘的認為得到這兩個證的學生就是相對優(yōu)秀的學生了，常常忽略學籍檔案的存在價值。其實，這兩個證只是完成教育的必要憑證，并不能證明該學生的學習能力及專業(yè)水平，這種“重證”的風氣就無形中為那些假證的經營者提供了平臺，有些學生想不勞而獲，花些錢做了假的畢業(yè)證、學位證來作為參加工作的敲門磚，由于用人單位沒有真的證件在手與之相比較且現在的造假手段越來越高明，根本沒有辦法客觀的判別人才的真?zhèn)渭傲私馑恼娌艑崒W，可是，用人單位很少能考慮到通過學生的學籍檔案來對其核查，致使學籍檔案的潛在價值沒有得到發(fā)揮。
三、成人教育學籍檔案管理的有效措施
1、強化檔案管理意識，提高檔案管理水平
學生的學籍檔案是學生參加工作時的一個基本資料，它能客觀、真實的反應學生的綜合能力及素養(yǎng)，作為用人單位考察的憑證。學生的檔案管理水平不僅影響著用人單位對所需人才的了解認識及合理使用，同時影響整個學校的檔案管理完整度。因此，檔案管理人員應該認真學習《檔案法》及有關政策法規(guī)，加大檔案法規(guī)的宣傳教育力度，充分樹立檔案意識，真正從思想上認識到學籍檔案管理工作的重要性[3]，糾正對檔案管理工作的偏見和誤解，積極利用檔案資源推進高校成人教育的發(fā)展。
2、優(yōu)化并統一成人教育檔案管理制度
任何制度的實行及舉措的實施若想成功，都必須達到系統的統一，只有上下一致、全局統一的執(zhí)行該制度，此項措施在得以真正的落實。因此，成人教育學籍檔案主管部門應該制一套系統的標準，將各個檔案管理部門的基礎工作、技術水平以及操作程序統一化、明朗化，大到何種資料以何種方式收入檔案，小到檔案歸檔后所用紙張的材料及大小、表格的形式及規(guī)格，健全檔案管理所有程序的相關制度，讓管理人員不再無章可循、無據可依，在遵從規(guī)定、服從整體的思想下合理管理成人教育的學籍檔案，實現檔案管理模式的最優(yōu)化。
3、用現代化手段管理成人教育學籍檔案
成人教育學籍檔案具有資料容量大、種類多、程序繁瑣的特點，隨著信息時代的到來，把信息技術引入學習工作的各個領域是我們適應信息社會的必要手段。高等成人教育學籍檔案管理機構應該積極開發(fā)一項先進的檔案管理軟件，該軟件應該具有存儲、傳遞及保密的功能，設置不同的權限，將學生的學籍信息傳到檔案管理軟件上，檔案管理部門可以通過軟件隨時管理學生檔案，學生和用人單位可根據需要通過該軟件了解相關信息，利用自動化手段實現成人教育學籍檔案管理的高效率。
四、結束語
知識改變命運的今天，我們要重視人才，保護人才，教育改革在重視普通高校的同時應該提高對成人教育的重視。成人教育學籍檔案管理的科學、合理化是保證接受成人教育學員資料的完整性及有效性的主要措施，學籍檔案管理部門應該采取各種手段提高成人教育高校的檔案事業(yè)，使學籍檔案為每位接受成人教育的學生提供走向工作崗位的有力保障，使其與學校的各項事業(yè)同步發(fā)展。
參考文獻
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