時間：2023-08-09 17:25:08
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關鍵詞:醫療設備;合同檔案;管理
近年來，隨著醫院規模的擴大，醫療業務水平的提高，很多醫院的基礎診療設備和專科設備投入在增加，在采購醫療設備的過程中，也形成了大量具有法律效力的醫療設備采購合同檔案資料，這些檔案資料形式多樣化、種類繁多、數量巨大。因此，為了進一步完善醫院固定資產管理，規范醫療設備檔案的收集、歸檔工作，建立并完善醫療設備采購合同檔案顯得極其重要且必要。文章從當前地方三甲醫院的醫療設備采購合同檔案管理現狀出發，歸納出醫療設備采購合同檔案管理存在的主要問題，并分析了問題的成因，最后通過規范化的管理視角，提出醫療設備采購合同檔案管理的幾個思路，以促進醫院檔案管理水平的不斷提升。
一、醫療設備采購合同檔案管理現狀
由于醫療設備采購工作流程復雜、涉及的部門多、特別是大型醫療設備的采購周期較長，這就對醫療設備采購合同提出了新的挑戰和要求，而對應的采購合同檔案也就隨之出現了較為常見的問題。
（一）部分醫療設備采購合同檔案資料缺乏完整性
醫療設備采購過程經歷了使用科室提出申請、設備科組織院內市場詢價（金額較大的需外出招標）、報院領導班子審批決策等階段。從使用科室提出申請開始，就產生了對應的工作記錄表格，表格需要按要求填寫內容，報領導審批，在多個領導審批、使用科室確認簽字、其他部門共同參與詢價并簽字確認的過程中，難免發生漏簽字、忘記收集相關材料的情況，因此，在收集采購合同檔案材料時，資料內容不全的現象時有發生。
（二）醫療設備采購合同檔案收集難度大
醫療設備采購合同檔案包含的內容豐富，從大多數醫院的檔案看，主要包括：采購合同、廉潔協議、醫院內部送相關部門審核的內審合同、院領導班子的決策批示材料、招標（詢價）記錄表、使用科室的申請報告、可行性報告、職代會議案和決議批文、招標文件、成交通知書、評標報告等材料。這些檔案資料內容豐富，經手的人多（涉及到醫院設備科、招標辦、院領導、經銷公司等），每個檔案資料產生的時間沒有固定節點，而且有時經銷公司提供的原始材料不完整，這些因素大大增加了收集檔案資料的難度。
（三）醫療設備采購合同檔案歸檔后不能封卷
醫療設備采購合同檔案屬于醫療設備檔案的一個重要部分，也是整個醫療設備“生命線的開端”。醫療設備檔案管理是一個動態的管理過程，以醫療設備采購合同檔案為開端，后續隨時都有可能需要補充檔案。例如某臺直線加速器采購建檔后，某天發生了故障，維修工程師到現場進行維修，更換了某個零部件，還填寫了檢測、維修報告單，那么該維修報告單、檢測報告單就需要及時收入該設備對應的檔案盒中。因此，醫療設備檔案不能封卷，直到該設備報廢。
（四）醫療設備采購合同檔案檢索查閱方法單一
醫療設備檔案是醫療設備管理的信息之源，是醫療設備管理規劃化、科學化的基礎。一個全面、完善的醫療設備檔案庫，對設備管理具有深遠的意義。目前為止，很多醫院都尚未開展檔案信息庫建設，但醫療設備采購合同檔案的利用率極高，因此，大多數相關工作人員只能通過Exel表格來完成醫療設備采購合同檔案的內容錄入、查找工作，雖然也達到了一定的預期效果，但從長遠、系統的信息化建設來說，這樣的查閱方法還是遠遠不夠的。
二、醫療設備采購合同檔案管理中存在問題的原因分析
（一）檔案意識不高
一方面，由于醫療設備檔案不像醫療、科研等檔案那樣能直接產生社會效益和采購效益，所以長期以來得不到領導、職工的重視，極少設有對應的醫療設備檔案管理員崗位，專職的醫療設備檔案管理員崗位更加談不上，檔案管理意識比較淡薄，忽視醫療設備檔案的重要性和必要性。另一方面，一些從事醫療設備檔案管理的工作人員由于對醫療設備檔案管理工作的認識不夠，或者在兼任的醫療設備檔案管理中，其他日常工作已占用大量的時間，醫療設備檔案管理顯得被動、不受重視，甚至出現許多醫療設備檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。
（二）歸檔范圍不規范
在醫療設備采購合同檔案中，從申購設備到醫療設備采購工作結束，經歷了提出申請、委員/專家論證、設備立項、設備招標/詢價、簽訂醫療設備采購合同五個階段。在這幾個階段中，形成了大量的醫療設備采購合同檔案資料，但是由于醫院各職能部門不同、檔案收集缺乏依據，醫療設備采購合同檔案的購置報告、審批過程材料、招標材料、醫療設備生產廠家證件材料、成交經銷商證件材料以及授權書等資料的收集存在較大的困難，各個部門所收集的檔案材料也有較大的差異，這些因素都導致了醫療設備采購合同檔案歸檔范圍的不規范。
（三）醫療設備檔案管理屬于動態管理過程
醫療設備采購合同檔案不能封卷，因為該檔案管理是一個動態的管理過程，以醫療設備采購合同檔案為開端，后續隨時都有可能需要補充檔案。醫療設備招投標工作完成后，將所收集的材料按規定進行整理，根據資料內容制作醫療設備采購合同，經醫院和成交經銷商溝通無異議后，送到醫院的合同審核部門審核合同內容，最終雙方簽訂正式合同。從合同簽訂生效之日起，醫療設備的價格、保修、付款方式、交貨時限等信息已確定，但這并沒有最終結束，后續將涉及設備的安裝驗收、維修保養、付款、報廢等工作，所以醫療設備采購合同檔案形成后，不能封卷，這也給檔案的保管工作增加了難度。
（四）醫療設備采購合同檔案歸口管理問題
醫院檔案室，負責管理全院的檔案，各科室收集整理好的檔案在規定時間內統一移交到醫院檔案室，這就涉及到歸口管理。醫療設備采購合同檔案在規定的時間內移交醫院檔案室，存在一定的利弊關系。利的方面，主要表現為檔案統一在檔案室管理，避免出現重復管理、多頭領導。弊的方面，主要表現為醫療設備統一管理后，一方面查閱不便；另一方面，每個領域的檔案都具有一定的專業性，歸口管理后，檔案室的工作人員在借閱檔案時對檔案的了解程度存在一定的局限性。
三、醫療設備采購合同檔案規范化管理思路
要對醫療設備采購合同檔案進行規范化的管理，首先，要強化檔案的管理意識；其次，要明確檔案的歸檔范圍；最后要不斷完善檔案的歸檔及保管形式。
（一）加強醫療設備采購合同檔案的管理意識
目前，醫院檔案管理工作中，即使是專職的檔案管理員也很難做到將大部分的精力用在檔案的管理工作上，為了進一步完善醫療設備采購合同檔案的管理，應在意識上有根本性的轉變。首先，要強化醫院上下的檔案管理意識，通過經典事件、實例展現醫療設備采購合同檔案在日常工作中的重要性；其次，定期匯報醫療設備采購合同檔案工作情況，統計好借閱的次數、內容等；最后，要加強檔案人員的專業培訓，從專業角度提升專職和兼職檔案員的意識。
（二）明確醫療設備采購合同檔案的歸檔范圍
1．醫療設備申請階段：大多數醫院的設備采購申請都是由年度計劃采購和臨時緊急采購組成。不管是年度采購計劃還是臨時采購申請都是由設備的使用科室提出，從使用科室層面看，涉及到的檔案資料包括：醫療設備請購表格、配置及技術參數要求、可行性報告、提請職代會審議的議案等。從設備科層面看，涉及到的檔案資料包括：各科室申報項目的匯總表格、召開論證會議的會議簽到表、會議記錄、現場照片、參與論證的專家委員投票、會議討論的原始材料、上報院領導的請示報告等。從醫院層面看，涉及到的檔案資料包括：院領導會議討論結果的決策批示。從其他相關部門層面看，涉及到的檔案資料包括：大型醫用設備購置許可、同意增配大型醫用設備的批復等。所有這些涉及到設備購置的檔案，都必須存檔留存。
2．醫療設備采購階段：醫療設備采購部門根據采購活動管理權限，整理需要采購的設備的主要參數及配置要求，通過媒體方式公開招標信息，組織召開招標會議，上報招標結果。其中，院內的檔案包含：招標議價記錄表格或書面記錄、上報院領導會議的招標情況報告、院領導的決策批復等。投標公司的提供的檔案包含：投標文件（報價表、廠家證件、授權書、經銷商證件、產品配置清單、產品介紹等）、外出招標的還需要提供中標通知書、評標報告等。
（三）完善醫療設備采購合同檔案的歸檔及保管形式
只有科學地整理設備檔案，將其有序存放、系統排列，才能提高檔案的調取、利用效率。一方面，醫療設備采購合同檔案的歸檔現在大多數還只是由專職或兼職的檔案員負責收集整理，隨著當前信息化建設的快速發展，手工的登記、查詢效率低，為此，檔案歸檔時應建立對應的電子數據庫，為后續的調用、查閱檔案打下良好的基礎，也便于檔案的管理。另一方面，醫療設備采購合同檔案現在基本上可以分為兩種保管形式，一是保管在醫院綜合檔案室，二是直接保管在設備科。為了進一步加強檔案的管理，醫療設備采購合同檔案趨向于統一移交醫院綜合檔案室保管，這樣更有利于專職檔案人員的培養、形成更加系統專業的檔案管理庫。
四、結語
隨著現代醫學科學的快速發展，各種先進的醫療設備陸續進入各級醫院，醫療設備的管理成為醫院醫療管理工作的重要環節，而醫療設備的檔案管理為醫療設備管理的重中之重。通過建立系統齊全的醫療設備采購合同檔案管理框架，才能用詳細的醫療設備分析報告為醫院購置醫療器械提供充分的決策依據；用詳實設備的申請審批手續資料、招議標記錄、招標承諾資料等為招標采購的法制化、規范化提供重要的保證；用合同規定的保修期限為醫療設備的維修、保養提供技術依據，為保證醫療質量，促進醫院可持續發展提供有力的保障。
作者:韋雙莉 單位:廣西醫科大學第四附屬醫院柳州市工人醫院
參考文獻：
[1]史維新．醫院設備檔案的管理．蘇州絲綢工學院學報．2000（6）．
[2]鮑薇．淺析醫院醫療設備檔案管理工作．黑龍江檔案．2014（2）．
Savvy：如果該單位設有專人管理，有專門針對合同的規章制度，而且，合同相對比較集中，那么，可以單獨作為一個類別進行管理。
一井水：合同檔案是按文種劃分的，而企業檔案分類是以工作職能來劃分的，如黨群、行政管理、經營管理、生產技術管理、產品、科研、基建、設備儀器、會計、人事等十大類，每類都可能涉及合同檔案，因此，屬于哪類合同歸到哪類進行管理。
Zhoumingming：合同比較多的單位，把合同單獨設成合同檔案門類比較方便管理。而且，科怡軟件公司已經把合同檔案單純設置了模塊。其目錄按“檔號、合同名稱、合同編號、責任者、甲方、乙方、簽訂日期、金額、備注”等子目錄項來設置，查找方便。
后發制人：如合同數量不是很多、比較零散時，可不單獨設置模塊，將其歸入對應門類便可；如合同數量較多也相對集中，最好另設一個模塊單獨管理。
zzia050406220：比較合理的管理方法就是合同整理時分散到各個類別的檔案中去，像“一井水”所說，屬于哪一類就歸到哪一類去，在管理系統中建立合同數據庫，將合同的基本信息，如編號、名稱、合同對方、合同屬性、金額、履行情況、整理互見號等詳細著錄。既保證原有檔案間聯系，維護其完整性和系統性，又實現了檢索和利用的便捷性。
savvy：還有另外一種方法，那就是實體集中存放，然后，通過檔案管理系統，將相應的條目或者數字檔案放到對應的類別里去。
郭東升：一般說，不將合同入在會計類、人事類。牽涉這兩類的合同一般應入其相關行政管理類、經營管理類。國家檔案局已經出臺了企業檔案實體分類整理規則，應該依照規則結合本企業實際貫徹執行。作為企業，國家為之出臺的分類暫行規則，是本單位制訂分類方案的基本依據。企業應該以此為基本框架，結合單位實際編制本單位的分類方案。
Smxlhy：同意一井水的觀點，合同檔案應歸入相應類別，并區分不同價值來保持文件間有機聯系。
一井水：合同是一類文書的名稱，而不能把它作為一類檔案，企業檔案基本是按照工作職能來分類，每一項工作職能都會形成相關合同檔案，并不需要人為拆散合同，而是按照合同形成部門與內容歸入相關類別即可。如合同檔案再單設一類，那施工合同歸入基建檔案行，歸入合同檔案還行，就不具有唯一性了。
Savvy：我們單位的合同工作由專門部門進行主管，并按季度形成管理報表。合同管理有對應的主管職能部門、規章制度和工作人員，本身已形成獨立的工作體系。確實合同存在多種分類屬性，很多從屬于項目。我們的合同由于分部門保管，也很自然形成了各總部特點的合同檔案。從檔案整理的角度來分析，其實，已經區分了部門(工作職能)和年度，但作為相對獨立的一項工作，把合同檔案單獨管理更為恰當。
郭東升：在企業檔案整理中，同一類目的合同數量多，應該單獨立卷。而不可用形式分類法將其單獨設類。屬于不同類目的合同，應該歸在不同類目里。
馬帥章：合同應與其涉及事項放在一起，保證了某一項工作檔案資料的完整性，也便于在利用合同檔案時根據關鍵詞有效檢索出來。將合同檔案與其所歸屬事項相關資料存放在一起，管理利用都很方便！
Zhoumingming：合同檔案能否單獨設類，主要看是否方便查找利用，不要機械地用傳統管理模式來約束它。對于產生合同數量特別多的單位，如何將合同檔案與其所歸屬的事項相關資料存放在一起呢？
馬帥章：合同數量特別多的意思如何理解呢？即便是特別多的話，依然可以與所歸屬事項資料放在一起，這樣，也便于理解合同內容涉及事項與合同的來龍去脈。單獨將合同拿出來分為一類，可在以下兩種情況應用：一是全部檔案的主體以合同為主，二是所有檔案中合同利用率特高，而其他檔案利用率平平。
小魚兒：針對合同檔案的管理問題，各單位應根據具體情況具體對待。機關事業單位往往合同比較少，大都依據《規則》按文書檔案整理方法進行了歸檔，既保證了文件材料的完整性，查找利用起來也比較方便。企業單位，往往企業合同比較多，可把合同單獨設為一類，便于更好地為企業服務。比如，我們為一民營企業指導，在幫助其制訂分類方案時發現，企業的各種證照、驗資報告利用率比較高，如果分散歸檔不易利用。我們針對企業的具體情況，就把各種證照、驗資報告單列了出來。雖然，不太符合檔案管理的相關規則、規定，但得到了企業的認可。
Savvy：證照、章程、驗資報告使用非常頻繁。這三者一定要單獨和別的文件區分開，我單位采用的是“復印+掃描”雙套制。這類材料都屬于產權檔案。
zhouya1117：1.在合同檔案相對較少的時候，合同檔案自然不必單獨設類，屬于不同類目的合同，應歸檔在不同類目中；可采取雙套制的方式，復印一套合同集中后做成資料，方便查閱利用。2.在合同檔案相對很多的時候，尤其是針對某些特殊系統、特殊單位，就應單獨設置類目對合同檔案進行管理。
郭東升：我贊成合同檔案的管理應該根據實際情況而定的觀點。但我以為，無論合同多少，屬于不同類目的合同，應該歸檔在不同的類目中，即使在合同檔案相對很多的時候。試想，一級類目如果是合同類，行政管理類、生產技術管理類、產品類、設備類、基建類等都要歸為此類了，就會平行類目交叉、上下類目互不從屬，類目混亂不言而喻。
龍正義：如數量比較多，可專門劃為一類；如數量較少，則可歸入文書檔案之中；如是跟某個項目有關，則放入該項目檔案之中，這還是傳統的管理手段。如實現了高度的信息化管理，那所有文件不分種類全部可以大流水排序，所謂的分類只是文件的一個標簽而已。如找某個檔案，通過標題、編號、年度、責任者等要素來檢索，甚至可全文檢索，還可自動相似性排序，跟該文件內容相關的文件都可以自動排列出來。這時，檔案實體如何分類如何排序已經不重要了。
Savvy：近期，我們就遇到很現實的合同管理問題。要求匯總全部合同目錄，正本的保存也在商定保管方案。初步擬訂三種方案，一是高度集中；二是維持部門分別保管；三是分類管理，有統有分。
小刀：匯總合同目錄一由檔案管理部門弄，二或由合同管理部門弄，我們這邊多是合同管理部門弄的，相當詳細。保管方案還是集中管理便于管理，利用上應該也不存在影響因素，是我就選擇高度集中。
亓曉華：據了解，有些單位對部分應歸檔的合同、協議、房屋產權文件等經濟類檔案文件資料歸檔不及時，甚至根本不歸檔，長期滯留在經辦人或單位負責人手中，甚至還有的認為這些資料已無用而銷毀。致使該歸檔的資料流失或殘缺不全，產生諸多危害。要做好合同檔案的管理，我認為，須做到以下五點：1.加強合同檔案歸檔的宣傳工作，規范合同的文本格式，增強職工的檔案意識和法律意識；2.把好合同檔案歸檔的關口，確保合同協議的及時、高效歸檔；3.對歸檔的合同檔案要進行科學、細致的分類，以便查找利用；4.檔案工作人員要改變以往的“等待”歸檔意識，變“被動”為“主動”；5.逐步實現合同檔案管理信息化，進一步加強合同檔案歸檔管理。
月色微涼：本人根據公司情況，做了一個《合同檔案整理指引》。
一、范圍：本指引中的合同是指公司及所屬各單位與其他民事主體簽訂的各類合同。
二、合同整理要求：1.本指引中的合同檔案必須是合同簽訂雙方按合同要求簽字、蓋章已生效的合同；2.各類合同的文本（正、副）及其相關附件資料隨合同一起歸檔；3.合同檔案是公司檔案全宗的重要組成部分，必須由各項目公司的綜合檔案室統一管理，任何部門和個人都不得擅自扣押、丟失、修改、銷毀合同檔案。
三、合同整理方法：1.收集。（1）對方先蓋章的合同：合同簽訂后，由各經辦人拿到行政人事部或綜合管理部蓋章后，由蓋章人即時留存一套合同原件、合同相關附件及合同審批件一同歸檔；（2）我方先蓋章合同：各經辦部門專（兼）職資料員負責對由我方先蓋章的合同跟進直至合同簽訂完畢，在收到雙方蓋章生效的合同原件后，即可歸檔到行政人事部或綜合管理部檔案保管人處；（3）合同履行中如發生合同糾紛，承辦人員應將處理合同糾紛的文件在簽字或生效后，及時向本單位的檔案部門移交歸檔，檔案部門應將這些文件收集齊全后歸入企管類檔案。2.整理。（1）合同檔案實行按件歸檔的方式；（2）合同檔案按年度—保管期限來整理，同一年度、同一保管期限內按時間順序排流水件號，并按件號進行排列、存放。3.確定保管期限。合同檔案的保管期限分為“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四個期限，在檔號結構中，用數字分別表示為“1”、“2”、“3”、“4”，即永久為“1”，30年為“2”，10年為“3”，5年為“4”。4.編頁。5.蓋檔號章。（1）合同檔案號的形成：全宗號—分類號—年度—保管期限—件號；（2）蓋檔號章的位置：文件右上角，盡量不要壓蓋原合同內容；（3）填寫檔號章里的內容：類別號為“H”；年度一般以合同里蓋章處的簽訂日期為準；保管期限填寫：“10年”“5年”等；件號以合同在同年度同保管期限下的流水號作為件號。6.信息錄入。將合同基本信息錄入電腦。7.掃描。將整理完畢的合同檔案進行掃描。8.裝盒。（1）統一年度統一保管期限檔案裝一盒，數量多的可以分盒裝，但是件號保持連續；（2）每一盒內部合同檔案裝盒順序：卷內備考表置于盒底，中間是歸檔合同檔案，上面是卷內目錄。9.上架排列。合同檔案裝盒后同一年度同一保管期限的合同順序從上至下從左至右排列。
四、合同檔案的利用：1.在合同期內，各合同簽訂單位應盡量使用保管在本單位、本部門的合同。2.外借合同原件不得涂改、損壞，并及時歸還。
1
總則
1.1
根據股份公司現行制度，結合酒店公司特點，制定工程成本類合同管理制度。
1.2
適用范圍：本節經濟合同管理規定適用于工程承包合同、貨物采購合同和技術服務合同。本規定不適用于：酒店管理公司管理合同、各酒店外租區租賃合同、開辦費涉及的所有合同、人力資源涉及到的所有合同，這些合同或協議按特定的程序申報。
1.2.1
工程承包合同包括：工程承包、工程技術服務、酒店翻新改造之工程承包、各酒店項目部或各酒店項目公司辦公用房房屋裝修、新建及拆改等。
1.2.2
貨物采購合同包括：工程材料設備采購、酒店翻新改造之材料設備采購。
1.2.3
技術服務合同包括：可研分析、勘察設計、規劃設計、室內設計、造價咨詢等顧問類，檢測、面積測繪、宣傳推廣、模型制作等服務類。
2
合同辦理
2.1
合同起草
2.1.1
金額在2萬元以上的業務事項應事先簽訂合同，直接委托合同由直接委托辦理部門負責起草，經招標確定合作方的合同由招標經辦部門負責起草。
2.1.2
金額在2萬元以下（含）的業務事項可不用簽訂合同，但應參照股份公司管理制度中零星采購和緊急采購程序處理。
2.2
合同談判
所有經濟合同的談判，至少有二個部門的二名以上經辦人員參與談判。成本控制部必須參與所有經濟合同的談判。
3
合同審批及簽訂
3.1
合同簽訂的主體：
3.1.1
工程承包、貨物采購合同由酒店項目部或酒店項目公司工程部辦理。
3.1.2
技術服務合同由酒店公司設計部辦理。
3.1.3
造價服務合同由酒店公司成本控制部辦理。
3.2
合同資料的報備：
3.2.1
合同簽訂后，由合同經辦人員將合同簽訂相關檔案（包括申請單、審批單、報價單、合同文本及各審批人審批意見的電子版原件等）的完整資料上報酒店公司成本控制部。
3.3
未成立酒店項目部或酒店項目公司的合同由酒店公司本部相應部門代為辦理，股份公司法務部代為審批法律意見。
3.4
審批程序
3.4.1
股份公司經辦的酒店第一類招標（采購）合同按股份公司管理制度執行。
3.4.2
酒店公司經辦的第二類招標（采購）、地方類招標（采購）及直接委托合同，逐級報酒店公司總經理審批執行。
4
經濟合同的履行
4.1
合同管理責任部門：
4.1.1
工程承包、貨物采購、監理合同：所屬酒店項目部或項目公司。
4.1.2
造價咨詢合同：酒店公司成本控制部。
4.1.3
各項目設計服務類及酒店技術服務類合同：酒店公司設計部。
4.1.4
酒店項目施工圖設計服務類合同：酒店項目部及酒店項目公司設計部。
4.1.5
合同管理責任部門的負責人是負責合同履行的主要責任人。
4.2
合同臺帳建立：
4.2.1
工程承包、貨物采購、造價咨詢及監理合同臺帳：所述酒店項目部或酒店項目公司成本控制部負責建立。
4.2.2
設計服務類及酒店技術服務類合同臺帳：酒店公司設計部負責建立。
4.2.3上述合同臺帳每月25日報酒店公司成本控制部審核后、由后者統一報股份公司成本控制部備案。
4.3
股份公司所屬項目公司財務部負責建立非前述合同臺帳，跟蹤監督非前述合同執行情況，并于每月月底將該臺帳電子版通過企業OA系統提交給酒店公司成本控制部存檔備案；各業務經辦部門應配合收集、整理和及時提交非前述合同執行的相關資料。
4.4
前述合同執行過程中、以及完畢后，合同管理責任部門應依據《供方履約評估指引》的規定進行合同執行評估，經酒店公司成本控制部審核后報股份公司成本控制部備案。
5
合同檔案管理
5.1
合同簽訂后，股份公司所屬項目公司財務部、酒店公司成本控制部、酒店公司檔案管理部門（即含各酒店項目部和各酒店項目公司行政部檔案員，下同）必須留存一份原件（正本或副本），其他部門需要留存合同的，由酒店公司檔案管理部門提供復印件。
5.2
合同檔案包括合同原件、合同審批記錄、合同簽收記錄、《供方履約情況評估表》等，由檔案管理部門負責搜集、整理、歸檔。
[論文摘要]由現實調查中發現的問題入手，分析超市對于促銷員的人事信息管理中存在的問題，提出開發一個面向促銷員的超市人事管理系統的解決方案，并通過系統需求的分析，設計系統的功能模塊。從解決實際的角度論證開發面向促銷員的超市人事管理系統的必要性，并為此系統的開發提供前期的理論準備。
在為超市開發人事管理信息系統的過程中發現，超市的人事管理同普通企業的人事管理有很大的不同，最大的不同點在于超市的促銷員管理。超市的促銷員具有隊伍龐大、流動性大、合同周期短等特點，這些原因為促銷員的管理帶來了很大的困難，對于這些問題，可以通過開發一套信息系統來解決，利用專門的數據庫和人事管理軟件對促銷員進行科學、統一的管理，可以大大簡化人事部的人工勞動。
一、需求分析
（一）促銷員人事管理分析。根據對超市促銷員管理情況的實際調查，超市人力資源管理中最為繁瑣的一部分就是對于促銷員的管理。促銷員與普通員工有很多不同點。首先超市促銷員工作流動性強，由于不同產品企業的營銷策略不同，不同的時期進駐超市的促銷員數量、工作任務以及薪酬都是不同的，大量的人事信息處于不斷變化之中，給人事的管理帶來了極大的不便。其次就是促銷員上崗和離職頻繁，因為超市的促銷經常會集中在節日前后，促銷人員也就是集中到超市人事部報到或者在完成任務之后注銷。最后，促銷員的勞動合同帶有復雜性，因為促銷員的勞動合同期通常比較短，而有的促銷員還需要多次續約，使得勞動合同的簽訂以及保險和福利的發放很難管理。
（二）系統需求分析。為了解決促銷員人事管理中的問題開發的面向促銷員的人事管理系統，需要解決以下四個問題：
首先，系統應該能夠解決促銷員到超市報到注冊時遇到的問題。
其次，是解決促銷員的基本信息錄入問題。促銷員報到時就需要多次手工填寫基本信息表，再交給各個相關部門，最后還是需要由人事部門將信息輸入數據庫，這種信息的輸入過程十分繁瑣，所以必須解決該問題。
再次，應解決促銷員的勞動合同及相關問題。促銷員的勞動合同較短，在較短的周期后就需要續約，又因為促銷員的人數較多，且合同到期的時間不一致，使得人力資源部門在管理促銷員的勞動合同時遇到了很大的困難。需要系統提供合同到期提醒功能，提醒促銷員和人力資源管理部門及時完成續簽或解除勞動合同。與勞動合同問題類似的問題還有薪酬、保險和福利發放等問題。
最后，促銷員的績效考核問題。由于促銷員的績效考核有著自身的特點，而且人員流動性大要求對于促銷員的績效考核更具有時效性。因此面向促銷員的信息系統就需要采用促銷員特定的績效考核方法以及更加頻繁和及時的考評作業。
二、系統設計原則
（一）系統設計針對服務對象。該系統專門為促銷員以及促銷員的管理者而設計開發。對于促銷員，系統可以提供促銷員進入超市時所需要的超市基本信息查詢以及促銷員面試錄用基本流程的查詢，方便促銷員到各個部門進行面試并辦理各種手續。
（二）軟、硬件結構簡單原則。由于該系統的主要服務對象很有針對性，應用的范圍較少，在同一時間最大訪問量不會超過20人，因此系統的軟件和硬件結果都應該較為簡單，既方便系統的維護，又可以讓系統更加穩定和安全地工作，進而及時、可靠地提供服務。
（三）操作方便、提示清晰原則。此原則主要針對于促銷員的使用來講，因為促銷員的流動性強，而且公司概況查詢功能也主要為促銷員初次了解超市提供信息服務，所以大部分使用該系統的人是沒有使用經驗的。這就要求該系統在設計時充分考慮到操作的簡易性，同時在每一項操作都應該配有適當的文字說明，為操作者提供參考，避免因使用信息系統而帶來更多的麻煩。
三、系統設計
該系統包含公司概況查詢子系統、促銷員檔案管理子系統、績效考核子系統、薪金管理子系統等五個子系統
（一）概況查詢子系統。該系統主要為促銷員第一次進入超市提供幫助，由于促銷員流動性強的特點，該部分十分重要，如果系統能夠為促銷員提供準確的信息服務，可以大大減少新促銷員報到時人事部門的工作量以及促銷員對于概況和業務流程不熟悉所產生的問題。
該子系統的公司概況介紹功能，為促銷員提供最基本的超市信息；公司地圖指示使促銷員能準確的找到所屬的部門以及人事部門的位置；面試流程介紹功能將面試的流程以及每個流程設計的部門、人員、地點以及要注意的問題匯總到系統中，提供給促銷員進行查詢。
（二）招聘培訓子系統。招聘培訓子系統主要的功能就是輔助人事部門進行工作，而具體的招聘、面試以及培訓活動還是由人工完成，信息系統只是提供信息服務。促銷員參加面試前，將個人信息填入信息系統，而后面試官進行調用，并將面試結果輸入到信息系統當中匯總。培訓工作同招聘工作相似。
（三）檔案管理子系統。檔案管理子系統是提高促銷員人事管理效率的重要一環。促銷員初次來到超市，將個人信息填入信息系統，存入人事部的數據庫服務器中。人事部在經過面試后將錄用的員工轉為正式的員工檔案，刪除被淘汰的員工，并建立相應的合同檔案。之后檔案管理轉入日常更新階段，對于每個員工的培訓、獎懲等記錄進行存貯，形成完整的電子檔案體系。對于合同檔案的管理包括合同到期提醒，合同打印等功能。
（四）績效考核子系統。績效考核制度可以督促員工的工作效率，提高員工的積極性。該子系統主要分為兩個部分。一部分是考勤部分，由系統直接在指紋考勤機的數據庫中調取，并進行統計分析。另以部分是360度績效反饋考核系統，它可以對促銷員進行全方位的考評，得出科學的績效考核結果，并將結果傳遞給薪酬管理子系統。
（五）薪酬管理子系統。向該系統輸入考勤以及績效考核的數據后，系統會自動根據促銷員的基本情況，按照不同的參數設置計算出促銷員的個人薪酬，并且將工資報表傳送給財務部。由于促銷員的勞動合同變化情況復雜，在實際工作中不同的促銷員發放工資的時間是不同的，因此該子系統提供了薪酬發放提醒功能，系統按照勞動合同信息計算出每個促銷員發放薪酬的時間，并在薪酬計劃發放的日期前五天、前一天分別提醒，保證促銷員薪酬的及時發放。
參考文獻：
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關鍵詞：物資；合同管理；供應保障；作用
一、合同管理概述
近年來電力企業物資集約化管理的深度不斷推進，在物資管理的各工作環節中，物資采購合同管理工作涉及面廣，需要在涉及的各工程項目部門及相關部門互相支持、密切配合、通力合作，才能確保物資采購合同履約執行工作有序開展，因此認真研究物資合同的簽訂、履約、變更等管理變得越來越重要。鶴壁公司在物資集約化管理中，認真做好合同履約的管理工作，通過強化合同簽訂、執行情況、設備制造質量狀況、交貨進度等信息的收集分析手段，督促各供應商嚴格遵守合同約定，按期上報合同款項支付的各類憑證，深化物資合同管理在整個物資供應鏈中發揮的巨大作用，為本單位生產工程項目的建設提供了強有力的物資保障。現將目前河南省電力物資合同管理的運作概況和工作流程簡述如下。
二、合同管理流程
物資合同管理從集中招標采購定標后發出中標通知書開始，包括物資合同簽約、合同履行、合同變更、資金結算和合同資料歸檔整個過程的所有環節。下面對各管理環節依次進行論述。
2.1物資合同簽約：目前在國網公司的物資集約化管理中，需求單位所有物資采購均執行以“總部直接組織采購（即國直方式）”、“總部統一組織監控，省公司具體實施（即國委方式）”為主的二級集中招標采購政策。集中招標采購的中標結果發出后，各網省公司將合同信息維護到國網電子商務平臺（ECP）中，供應廠商通過電子商務平臺對合同信息進行確認，生成紙質合同，由省公司統一與中標廠家簽訂商務合同。地市公司物資部門可以根據省公司物資部下發的通知計劃安排、項目實際情況通知項目部門在合同簽訂前與中標供應商簽訂技術協議。物資采購合同的技術參數、商務條款的確定主要依據采購文件及中標人響應的投標文件。合同簽訂時，雙方對技術條件、商務要求，包括價格、交貨期、交貨地點等要素必須嚴格按照采購結果進行簽訂，不得對任何實質性內容進行修改。
2.2物資采購合同文本：隨著國網公司物資集約化管理的深化，合同管理廣度和深度不斷拓展，為適用物資管理新形勢的發展，提高物資合同簽訂效率和履約水平，國網公司結合系統各單位實際應用情況，編制了41類設備/材料專用采購合同文本、電力設備/材料通用采購合同文本、非電力設備/材料通用采購合同文本和協議庫存物資采購合同文本。編制物資采購統一合同文本可以有效防范法律風險，為深化合同結構化、標準化和自動化管理奠定基礎。國網公司系統內簽訂的所有合同均統一使用標準的合同文本。
2.3物資采購合同履約：物資合同生效后，地市公司配合省公司物資管理部門進行物資合同的跟蹤、督促、履行，及時辦理物資合同變更、撤銷相關手續；反饋供應商的履約情況；監控物資合同履行中的異常情況，并組織項目部門商討解決方案。在合同履約管理中，加強對合同執行情況、設備制造質量狀況、交貨進度等信息的收集分析，督促供應商嚴格遵守合同約定，按期上報合同款項支付的各類憑證，確保合同履約管理的及時、客觀、公正。合同一經簽訂，具有法律效力，供需雙方必須嚴格遵守。任何單位及個人不得以任何形式泄漏或不正當地使用合同中涉及公司的商業機密和技術秘密。地市公司物資管理部門根據前期物資需求計劃日期及工程項目實際施工計劃進度安排，向供應商發出供應計劃通知單，供應商核對供應計劃通知單并按要求將貨物發送至施工現場或指定地點，完成物資配送。
2.4物資采購合同變更：物資合同履行階段發生的變更，應由市公司項目部門提出，經省公司項目管理部門確認的書面變更申請報告，提交省公司物資部按公司相關規定，經審批后與供應商簽訂補充合同/協議。對采購結果中的物資類別、主要技術參數等實質性內容進行重大變更時，應撤銷原合同，重新納入計劃采購管理。在合同執行過程中，由于設計、工程項目變更等原因，需要進行合同的變更時，市公司項目部門提報《變更單》，在合同約定的幅度內，經省公司項目管理部門確認，報省公司物資部批準后按照《物資合同承辦實施細則》執行。物資合同在簽訂過程中發生的變更記錄，應由與會相關代表簽字確認，并作為物資合同的附件。根據物資合同簽訂變更記錄，物資需求單位應及時在ERP系統中對物資需求計劃進行相應修訂。
2.5物資采購合同信息管理：地市公司物資管理部門應做好合同物資的催交催運、配送倉儲、移交驗收、現場服務、日常協調等工作，收集、匯總、分析合同履約的相關信息和資料，及時報送上級物資管理部門。合同供應商在履約中發生違約的，按《河南省電力公司供應商違約問題處理實施細則》執行。地市公司應及時將供應商合同履約情況收集上報省公司物資部，物資部建立信息周報，對相關信息進行通報。對在合同中出現的供應商質量問題、違約行為等進行處理，必要時可以采取一定的制裁手段，如限制授標、暫停授標和在評標中減扣分等。
2.6物資采購合同歸檔：物資采購合同檔案的建立包括從物資合同談判、起草、訂立、履約和終止全過程生成的有關資料，包括談判記錄、商務合同與技術協議文本、會簽單、變更申請單、信息反饋單、違約處罰通知單等內容。各級物資合同管理部門根據工作需要建立《采購合同臺賬》，主要由物資采購項目名稱、合同簽訂時間、批次、名稱、規格型號、數量、單位，供應商名稱、聯系人及電話、項目負責人等組成，并做好臺帳信息的及時更新。物資合同管理負責按照《物資檔案管理標準》要求，做好所有物資合同及相關資料的整理、歸檔、保管和移交工作。對物資合同檔案的分類歸檔，可以將物資合同并入工程項目建設檔案，做為項目資料一同移交檔案管理部門。如無工程建設檔案的，可以按年度分類整理成冊，編制好合同目錄。
三、結語
隨著電力企業物資集約化管理的深度不斷推進，合同履行在物資管理中的影響越來越重要，規范合同管理模式，加強對合同履約中的跟蹤追溯對合同的順利執行起到積極的促進作用，對于各供應商來講，可以減少合同糾紛，增加誠信度，為建立良好的合作關系打下基礎。
參考文獻：
[1]《國家電網公司物資集約化管理》中國電力網，2012，12.
[2]《河南省電力公司市公司物資管理標準》豫電物〔2011〕237號.
1石油工程企業現在合同管理中存在的問題
石油工程企業業務涉及業務范圍廣，點多線長，雖然已加大了合同管理力度，但仍存在審查、簽訂、審批等不規范、不科學、不嚴格的問題，履行合同缺少應有的約束，甚至有些處于放任狀態。（1）合同簽訂不規范，隨意，簽訂條款對公司不利。①簽訂合同隨意。目前，仍存在合同起草不規范，無專人擬定，專業的部門和管理人員不參與的問題，出現問題時便會出現“我不知道”“我說過的”“我告訴 過…”“我們說好了的”這些無理無據的情況。②合同內容不科學不完善，存在違約責任條款無約定或約定含糊、質量要求不具體無法罪責、文字表述有異意的情況，例如：外包施工內合同，合同中僅約定2年內完成工期，無具體約定到某個時間段需要完成的工作量，也沒有違約需要承擔的責任，導致公司在處理糾紛時陷入麻煩，非常被動。（2）合同管理效率低、無人執行和跟進，合同變成格式性的東西，無實際約束、保護的意義。如一些石油工程企業簽訂的一些工程外包類合同，簽完便完，執行到哪一步也無人追責，執行、追蹤無統一管理，經常出現合同履行階段執行無序，沒人監督、辦事效率低的情況。（3）無系統的存檔管理規定。石油工程施工項目時間一般會比較長，不是三五天就可以解決的，但因為管理的隨意性和辦公地點的移動性，沒有系統的檔案管理規定，有時候甚至導致一兩年后發生糾紛，需要參照合同，卻發現合同找不到的情況。（4）合同經辦人及履約人員意識薄弱，總覺得就口頭約定便好，在合同履行過程中的一些問題解釋、答復及合同補充或變更條款中口頭交流便完事，無任何書面公函交流和約定，無從保護公司的利益，從而造成了一些不必要的糾紛和損失。
2加強合同標準化管理的辦法
合同的標準化管理必須是全過程的、系統的、動態的，從洽談、草擬、簽訂、生效、執行，直到該合同失效為止，所以要求企業不僅要重視簽訂前的管理，更加要重視簽訂后的管理，如合同執行、修改、變更與補充等。筆者認為應該從企業的實際情況出發，從四個階段（合同準備簽訂階段管理、合同簽訂階段、合同履行階段與合同履行后糾紛階段）建立完善的合同標準化管理運行機制。要制定合同標準管理流程，管理制度明確各部門職責和權限，并通過流程和制度來約束各部門以保障標準化合同管理。（1）專業的律師及專業管理部門人員共同起草和過目。合同是有專業的合同法對其進行要求和約束的，企業律師和專業管理部門都有其專長，所謂專業的人做專業的事情，讓他們起草合同，才能充分發揮其作用，才能從源頭開始保證合同質量。（2）建立合同評審流程及審核制度，在合同簽訂前需對簽約的另一方的主體資格、信用、履行能力等進行資信調查。然后在簽訂的過程中根據不同合同類型和涉及的金額內容，給予不同人員的評審權限，例如：在請購合同中，多少金額以內部門經理審批、多少金額總經理審批，采購部經理的職責和權限又是什么。建立合同評審流程，依據法律風險管理體系和合同審核要點，明確各個環節每個部門（承辦部門、財務部、法律部與采購部等）的審核要點。（3）擬定對外的合同統一規范合同范本，對于固定的部門所簽訂的常態合同（如采購、人事、外包等）多用框架合同，減少出錯率，擬定人員根據各業務內容、各部門的不同需求，制作不同版本的框架合同，以供使用，并定期更新、修改、完善現有版本，以使合同條款達到最優。（4）制定嚴格的合同檔案管理制度，專人專崗進行合同檔案管理，所有合同須進行歸檔，電子掃描件和紙件合同均需分類、編號進行統一加密管理，根據不同合同的情況，保證合同一式三份，對方一份，公司兩份以上，一份給予檔案管理部門存檔使用，一份給予合同承辦部門，所有合同調取、查閱均需有固定的審批流程，合同的失效銷毀也應進行統一申請，在監督部門監督下執行。（5）改變、強化合同執行人員的合同管理觀念。通過培訓、講解等方式影響合同執行人員，讓他們明白，在對外交流中（如施工過程中、人事糾紛中）出現的所有問題都必須索要正規的書面手續（溝通函、確認函、說明書等），而且凡是對企業有利的，都需要按照規定的方式進行記錄、簽字證明，以便企業在維權工作中占據有利地位。
3企業合同標準化管理的重要性
企業合同管理標準化是企業發展的保障，不及可以防范風險、降低成本、維護合法利益，是公司經營管理成敗的重要因素，還可以提高企業工作效率，提升企業形象，提升員工的素質和積極性，為企業帶來經濟價值。（1）進行合同標準化管理，可以避免或減少由于合同糾紛帶來的企業損失，并且可以有效地防范和化解經營風險，使企業經濟發展過程更加順利，從而達到規避企業經濟風險的目的。（2）通過建立完善的合同管理體制和制度，可以降低溝通成本。石油施工類企業是個龐大的整體，涉及的合同不只是企業外部合同，還有企業內部合同。合同管理標準化，可以保證各項業務活動內容、各自承擔的責任、工作程序、完成時間等用標準化形式加以確定，不僅可以加強管理的有效性，還可使企業內外相互協調和約束，為企業的生產方式、供應管理等先進管理模式創造條件。（3）通過標準化提升員工工作效率。合同標準化管理，一方面可以提供固定的程序讓員工遵循，避免每簽訂一次合同都存在搞不清楚怎么弄的情況；另一方面，給予員工一定的自由，在遵循工作規范的基礎上，進行創新創意，鼓勵員工去發現問題，改善現有的標準合同，吸納員工的好建議。這種方式可以讓員工有很高的成就感，使其工作態度變得積極，愿意與企業共同成長。（4）通過標準化管理，提升企業形象。標準的合同管理能使與企業接觸的人感到企業的規范和秩序，以及企業員工在工作中嚴謹的工作態度，有助于企業企業樹立良好的商業信用及形象。
4結語
現在社會是法律社會，不論企業性質、行業如何，企業都需要通過合同來開展銷售、采購、工程等系列經濟活動。為了保護自身的合法利益，企業也需要通過企業合同管理標準化來提高合同管理的水平。當前，企業合同管理已不再是簡單的委托、承諾、簽約，而是一種全過程、全方位的科學管理手段。在簽訂標準化的合同的過程中，企業首先需要對市場及合作方進行調查、預測，然后再協商溝通、簽訂，最后執行、監督檢查、處理合同的各項爭議及糾紛。只有合同管理標準化，企業才能全面地履行合同條約，才能合理地規避和防范企業經營中的風險，維護良好的企業信譽，保證按部就班地實現預定的施工計劃，不斷地提高企業經營管理水平，避免經濟糾紛，進而使企業不斷發展壯大。
作者:牛蕩 單位:中石化華北石油工程有限公司
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一、明確檔案管理的主要對象
我們首先要明確一個概念，房地產企業管理的檔案不等同于房地產檔案。房地產檔案是指在房地產發證登記、房地產交易買賣、房屋動拆遷、建設用地及批租用地活動中，經過收集、整理、鑒定，形成的反映產權人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質軟盤等各種載體內容的文件材料。
房地產開發企業以營利為目的，從事房地產開發和經營活動。因而，注定會產生大量建設工程類檔案與經營管理類檔案，它們構成了檔案管理工作的主要對象，這也是本文論述的對象。
建設工程類檔案即基建檔案，也屬科技檔案范疇。房地產開發企業是建設單位，對于施工、設計、監理等單位來講是業主單位，保管的檔案最多。根據2002年起施行的《建設工程文件歸檔整理規范》要求：在組織工程竣工驗收前，應提請當地的城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收；對列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，工程竣工驗收后3個月內，向當地城建檔案館（室）移交一套符合規定的工程檔案。換句話說，最后公司內部檔案管理員整理歸檔的工程檔案，主要是向城建檔案館（室）移交后剩余的檔案。
房地產經營管理檔案是企業在房屋經營、租賃，辦理產權登記，交易轉手過程中形成的。原來房屋產別只有直管房產和單位自管房產，而現在私房房產、涉外房產、股份制房產不斷增多，出現了多元化的態勢。同時，產權形式的變化頻率加快，房地產買賣、租賃等交易活動越來越多，所涉的部門也越來越多。筆者現在于成都市房管局下屬的一個國有房地產開發企業工作，現在局下屬的單位就有房地產交易中心、房產登記中心、房地產經營公司等不同的企事業單位。這些單位由于業務不同，所以保管的房地產檔案，特別是經營管理類房產檔案大不相同。
關于建設工程類與經營管理類檔案具體包括哪些檔案，將在第二部分講到。此外，房屋在幾十年的管理過程中，還涉及很多物業管理檔案，這些也屬于房地產檔案范疇。由于現在房屋都有專門的物業公司管理，所以本文就不再做專門論述。
二、檔案管理應注重動態性
眾所周知，房屋從準備修建到竣工，以及產權的辦理、轉移，時間跨度是很長的，期間不斷有新的檔案形成。這決定了建設工程類檔案與經營管理類檔案不可能像文書檔案那樣按年度歸檔。動態性管理關鍵就是在房地產開發和經營的工作進行中就重視檔案工作，注重檔案產生時間上的連續性。
先談建設工程類檔案。剛才講到，最后公司內部檔案管理員整理歸檔的工程檔案，主要是向城建檔案館移交后剩余的檔案，當然這部分檔案數量也不少，這就意味著我們不能只重視管理日后移交進館的檔案。各項目部的檔案資料員應該認真執行《建設工程文件歸檔整理規范》，檔案收集應按建設程序劃分為工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。工程檔案管理的動態性，關鍵就是檔案要持續性收集，分階段存放。像在工程準備階段，就要把關于工程立項的會議紀要、領導講話，專家建議文件，拆遷安置意見、方案，國土證等收集齊全。準備階段完后，工程進入施工階段，該階段的文件資料最多。項目部有關人員在制定、填寫、審核這些文件時就應特別仔細，以便檔案資料員收集保管到齊全、有效的文件。
房地產開發企業是建設單位，在工程進行過程中，除了本單位產生的檔案外，施工、設計、監理等單位也應該向其移交一些檔案資料。筆者建議房地產企業在與施工單位、監理單位簽訂有關合同時，在合同中寫明對方有義務提供有關文件資料。公司項目部有關人員平時也應主動向其他單位征集所需的文件檔案。另外，工程竣工驗收合格后，并不意味著就沒有工程檔案了。比如一些住宅小區竣工驗收合格后還涉及路燈安裝、大門修建或某些局部改造，這些工程也會產生相應的檔案，并且它們可以不移交進檔案館。因此，項目部人員也應注意收集這類檔案，日后向公司檔案室移交。筆者所在的公司還專門成立了檔案巡檢小組，堅持每季度一次到各項目部檢查指導檔案、文件的管理工作，發現問題及時解決。總之，各項目部的人員要努力做到在工程徹底竣工后，既能向當地城建檔案館（室）移交一套符合規定的工程檔案，又能向公司內部檔案室移交一套完整規范的檔案。
再談談經營管理類檔案的動態管理。當今很多房屋還未竣工就開始準備銷售了，所以這類檔案雖產生時間一般晚于工程檔案，但也必須盡早開始重視這類檔案的收集工作。任何房地產開發企業都有專門從事房地產市場調研、房屋營銷工作的人士。所以這部分人士應注重經營類檔案的動態性管理。但筆者認為不必把問題搞得太復雜，其實對一個企業來說，某個項目的經營管理類檔案主要就分為兩部分。
第一部分是項目管理類文件。主要由研發策劃、前期配套、營銷策劃等文件組成。項目研發成果，包括可行性分析、報告、評審資料等文件；項目營銷策劃方案、市場調研報告；項目廣告，包括公司整體形象廣告及相關報道，載體形式包括剪報、刊物等；項目銷售價格方案、銷售分析、銷售總結；宗地情況，包括自然條件、社會條件、競爭樓盤信息等；項目規劃設計草案相關文件，概念設計相關文件及項目設施指導書，方案設計文本及相關文件，房產證，預測報告，預售許可證；資產、法務等相關合同，等等。
第二部分是房產銷售和租賃檔案。其主體是房屋銷售或租賃過程中雙方形成的合同。銷售一套房屋就有與之相應的一份產權，就有一套合同及相關資料，一套合同及相關資料就組成一卷檔案。因此，合同在房地產檔案數量中占了很高的比例。這類檔案雖然數量多，但同一項目的每卷檔案組成基本相同，一般包含房屋買賣合同、買賣合同補充協議、業主公約、戶型圖、產權證復印件、戶主身份證復印件、定購書等。當然還有一些特殊情況，比如某位客戶親筆承諾書，承諾他首次在本地購房，那這份承諾書最好也應放入銷售檔案中。由于同一樓盤中不同房屋購買時間不同，辦理產權的時間也不同，這些不確定因素使房產銷售檔案的形成和收集也有時間上不確定的特點，營銷部門人士必須堅持動態性管理。所以，一般應該是一個樓盤所有房屋銷售完畢，有關證件辦理完畢，才能將這些檔案移交給檔案室。
三、檔案管理應注重整理環節
在檔案管理工作若干環節中，整理工作是核心，不僅花費時間較長，而且直接關系到以后的統計、檢索、查閱等。剛剛講到的動態性管理主要是企業中相關職能部門人員的工作，而整理肯定是專職檔案工作者的工作。關于整理，筆者只談論三點。
首先是涉及分類。其實剛才講到的前期有關部門對檔案動態性管理，即收集、鑒定等工作搞好了，就已經將不同檔案的大類分好了，如此，檔案管理員整理起來就會比較順暢。檔案的分類方法有多種，通常有兩種方法：一是按種類分類，即將建設工程類檔案和經營管理類檔案分為一級類目。不同項目的建設工程檔案都放到一起；不同項目的經營管理檔案都放到一起。二是按房地產項目分類，即把具體一個項目劃分為一個大類，形成一級類目，然后將此項目的建設工程類檔案與經營管理類檔案作為二級類目。無論按哪種方法分類，同一項目的建設類檔案肯定都是按工程進行的時間先后順序排序，即分階段排序，經營類檔案應把項目管理類與房產銷售類檔案分開整理。
我是屬于國家重點水利水電項目工程----華能**水電工程籌建處，以下就是我對國家重點水利水電項目工程---華能**水電工程的關于加強管理、狠抓落實、群策群力做好檔案工作的詳細工作報告。
一、檔案體制及管理制度的建立
華能**水電水利樞紐工程的檔案工作按照統一領導，分級管理的原則，建立了相應的機構，配備了專職人員。建設初期，本著建設單位要對水利工程檔案負全責的指導思想，公司在辦公室設立了資料室，配備了專職人員，負責工程資料的管理工作。其它設計、監理、施工單位也都明確了專職檔案資料管理人員，各負其責。
二、要按照檔案工作的要求，認真抓好檔案改革。
水利工程檔案部門應加強對改革檔案工作的監督、指導保存，有條件的地區可同時將一套原件移交同級國家綜合檔案館保存；要做好檔案的利用服務。縣級水利工程改革檔案除確需保密的之外，應當按照有關水利水電工程檔案管理總則進行處理。詳細制定的水利水電工程檔案管理總則如下：
第一條為加強水利水電工程的檔案管理，實現檔案工作科學化、標準>標準化、規范化、積極保護和有效利用檔案信息資源，為工程建設和管理服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《檔案條例》、《基本建設項目檔案資料管理辦法》及有關的規范和標準，結合工程實際，特制定本辦法。
第二條水利水電工程檔案是在工程建設和管理活動中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、照片、磁性載體文件及計算機軟件等不同形式的歷史記錄，是國家的寶貴財富，各單位必須切實加強檔案工作的領導，把檔案工作列入單位目標管理崗位責任制，實行集中統一管理。在工程建設與管理中要劃出檔案工作專項經費，以保障檔案工作的正常開展。
第三條檔案工作要積極探索現代化管理方法，積極采用計算機等現代化設備和技術，不斷提高檔案管理水平，努力實現“一流工程，一流檔案”。
第四條檔案工作要確保檔案的完整準確、安全保管和有效利用。
第二章檔案機構及其職責
第五條要根據工作需要配備政治條件好、業務能力強、能勝任工作的專（兼）職檔案人員。其主要職責是：集中統一管理本單位文書、科技、照片、磁性載體等全部檔案。制訂有關的辦法、制度，負責接收、保管、統計、鑒定、提供利用等工作，并對文件形成單位的檔案工作及文件材料的形成、整理、歸檔等情況進行檢查、指導，保證檔案的完整、系統、準確和案卷質量的標準化。
第六條檔案工作在業務上受上級和同級檔案管理部門的監督、指導。
第七條檔案工作人員要忠于職守，熱愛本職工作，具備專業知識，具有從事檔案工作的資格和規定學歷，身體健康，嚴守秘密，遵紀守法。要保持檔案人員的相對穩定。
三、加強管理狠抓落實群策群力做好檔案工作
**水電站位于云南省普洱市和瀾滄縣交界處的瀾滄江下游干流上，是瀾滄江中下游河段八個梯級規劃“兩庫八級”的第五級電站。是瀾滄江梯級中裝機容量最大的電站。電站總裝機容量585萬kW,是云南省繼小灣電站之后又一巨型水電工程;是我國“西電東送”、“云電外送”的重點工程項目；建成后是云南省境內最大的水電站；在全國排名第四，裝機容量僅次于三峽、奚落渡、向家壩水電站。
**水電工程項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數量多、保存價值高。**水電工程檔案既是重點水利工程建設的真實記錄和全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據，也是全體建設者智慧和勞動的結晶。所以做好檔案管理工作是工程項目工作中的重中之重，以下是我近兩年來的檔案培訓的體會認識：
（一）、根據DA/T28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、DL/T5123-2000《水電站基本建設工程驗收規程》和《**水電站工程項目文件材料編制、歸檔要求及檔案整理辦法》對水利工程竣工資料編制內容及竣工圖紙資料編制都有明確的規定和要求。**水電站前期工程項目檔案在歸檔過程中普遍存在以下問題：
1、紙張不標準
原始資料用紙不符合歸檔要求，紙張不同大小不一，給整理和裝訂工作造成不便，致使竣工資料案卷質量無法得到保證。
2、書寫不規范
常見的毛病有：原始資料的文字書寫有的是用穩定性差的圓珠筆和純蘭墨水筆寫的，甚至還有復寫的；原始資料字跡潦草，不清晰，有錯別字；隨意用涂改液涂改，修改后不加蓋單位章或沒有修改人的簽字。
3、資料不齊全
有的差開工報告，有的差工程技術要求、施工組織設計、施工方案、施工計劃；有的差竣工驗收資料（竣工驗收鑒定書，竣工驗收報告等），有的差施工總結等等。各參建單位資料收集、整理跟工程進度不同步，很多單位都是工程全部完工才開始收集、整理資料，從而造成歸檔資料不齊全，不完整。
4、整理不規范
有的原始資料不按資料分類要求成冊，成冊的又無卷內目錄，有的卷內目錄不準確，卷內目錄文件編號、責任者、日期填寫不準確；案卷題名跟卷內文件內容不相符等。
5、資料內容不準確，甚至不完善
竣工圖與實際不相符，無竣工圖編制說明，有的無竣工章；工程名稱與合同上不一致（無變更依據）；竣工資料上的合同編號跟合同上的編號不一致；蓋章簽字不符合要求（單位工程驗收應蓋單位印章，有的蓋部門印章，有的沒有蓋章），備考表上竣工文件章、檢查人簽名有的立卷人代簽;設計變更審批簽字不完善;有好幾個標段出現重要的、該歸檔的資料未歸，不該歸檔的資料歸檔了，沒有掌握工程資料歸檔范圍。
6、移交不及時
竣工檔案沒有按照竣工驗收3個月內移交檔案的規定執行，竣工檔案管理控制措施在執行時間上滯后，導致工程竣工資料丟失，歸檔竣工資料出現大量復印件現象。
前期工程項目檔案出現這么多問題，主要原因各參建單位領導對檔案工作重視不夠；檔案人員大多數都是剛從學校畢業的臨時聘用人員，流動性大，沒有參加過正規檔案業務知識培訓，專業知識欠缺，管理水平不高，服務意識差，工作往往處于一種被動應付狀態；籌建處檔案管理人員對各參建單位工程項目檔案工作的指導力度不夠。建議公司以后在其它工程建設中檔案人員在工程開工就介入到工程管理工作中，了解工程工作內容、特點、工作目標，及時對各參建單位歸檔工作進行指導，保證工程竣工檔案完整性、準確性、系統性。
（二）、**水電站主體工程又好又快推進的同時，搞好檔案管理工作刻不容緩。加強**水電工程項目檔案管理工作的建議：
1、統一思想、提高認識，加強領導
加大對《檔案法》及相關檔案工作法律法規的宣傳力度，增強各參建單位領導干部的檔案意識，促使領導干部和檔案管理部門達成共識，切實提高對檔案工作重要性的認識，這是抓好建設項目檔案管理工作的前提條件和有力保證。
2、充分發揮監理作用
在抓工程質量同時，把好工程資料質量關，檢查驗收施工單位形成的歸檔文件材料是否齊全、完整、準確。協同檔案管理部門對施工文件實行跟蹤建檔，參與工程檔案檢查驗收。
3、建立切實可行的項目檔案管理控制措施，由籌建處竣工辦牽頭，組織相關單位及相關人員定期對各參建單位的項目檔案管理工作進行檢查，發現問題限期整改。
4、加強培訓，主動指導
針對各參建單位檔案管理人員業務水平不高、流動性大的實際，每年至少舉辦一期基本建設項目檔案業務知識培訓，提高檔案管理人員的業務素質，為做好工程檔案工作，提高管理水平、檔案質量打好基礎。還可以在適當時候召開工程檔案管理工作座談會，邀請有關領導、職能部門、各參建單位領導和檔案管理人員參加，就如何抓好工程項目檔案工作進行探討，增進相互間的經驗交流，群策群力，共同做好**水電工程檔案工作。與此同時，籌建處檔案管理人員應加強對各參建單位項目檔案工作的指導力度，經常深入各工程現場進行實際指導，在檔案收集、整理過程中遇到一些實際問題在業務指導中加以及時解決，以確保檔案資料管理與工程施工進度同步進行，保證**水電工程項目順利通過驗收。
工程項目檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程，工程的管理、設計、技術人員和施工人員對工程項目的情況最了解，大量的檔案產生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體，一組完整、準確、系統的檔案，必須發揮全體參戰人員的檔案意識，一起參與檔案收集，確保歸檔資料的完整、準確、真實。使**水電工程項目檔案工作呈現出新面貌。
本年度重點做好新興工業園投運期間的人員調配工作。
1、根據公司新的體制設置及人員定編，抽調部分優秀管理人員及生產骨干到工業園工作，使技改項目投運后，能夠正常的安全經濟運行。
2、根據公司各部門、單位人員崗位定編、缺編情況，隨時作好調配工作。及時、準確下達人事調令和人事指令，力爭使人力資源達到最佳合理配置。
二、勞動合同管理
做好勞動合同的簽訂、解除及勞動合同檔案管理等工作。本年度重點做好2006年6月30日194人勞動合同到期員工的續訂工作。針對本次續簽工作，在今年勞動合同管理工作的基礎上，需進一步運作新的管理辦法，對生產工人及其他工作人員擬采用中期（2年）、短期（1年）合同，對部分人員采取不再續簽合同的管理辦法。
三、人事考核評價
為進一步加強對員工在一定時期內工作能力等方面的評價，正確把握每位員工的工作狀況，建立公司正常、合理的人事考核評價制度，從而為員工的獎懲、晉升、調整等提供客觀依據。根據公司目前生產經營狀況，制定人事評價制度，進行人事考核評價。對不合格人員實行在崗試用、待崗培訓或轉崗，以保證員工隊伍的高效率、高素質。版權所有
四、獎懲管理
結合公司實際，對在生產、科研、勞動、經營管理等方面，成績突出、貢獻較大的，分別給予獎勵。對有違反勞動紀律，經常遲到、早退，曠工；完不成生產任務或工作任務的；不服從工作分配和調動、指揮，或者無理取鬧，聚眾鬧事，打架斗毆影響生產秩序、工作秩序和社會秩序等情況的員工，分別給予行政處分或經濟處罰。
五、人才儲備工作
根據公司現狀，結合先進企業的管理經驗，參加全國性或區域性的大型人才交流洽談會，直接引進高層次、高學歷人才獲得技術過硬、品德優秀的人才隊伍。擬在2006年招聘應屆大學本科生10名左右，專業主要有：熱能與動力專業5-7人，電氣專業2-3人，化學專業2-3人。
六、員工職稱評定、職業資格證年審工作：
隨著對人才資源的進一步重視，職稱評定等項工作已得到社會的普遍承認與重視。
1、做好2006年度公司員工申報職稱工作的辦理，重點做好申報初級及中級職稱人員的手續辦理。
2、做好公司員工職業資格證書的年審與辦理工作。按照勞動部門要求，做好職業資格證書年審工作，同時根據實際適時做好職業資格證的申報及辦理。
七、其他人事管理工作：
1、做好員工季度勞保及勞動用品發放及管理工作，及時做好員工勞保用品的補充及相關制度修訂工作。