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[關鍵詞]鄉鎮檔案管理 問題 對策 研究 思考
中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）04-0316-01
前言
鄉鎮檔案工作屬于鄉鎮黨委的基礎性工作，真實的記錄著鄉鎮的發展歷程以及建設方面，在鄉鎮建設新農村的歷史中具有十分重要的地位以及作用。在新時期，鄉鎮檔案管理工作必須進一步解放思想、轉變觀念，要能加強管理與服務，提升檔案工作為經濟社會科學發展的能力，最終提升鄉鎮檔案管理的效率。
一、鄉鎮檔案機構的功能定位
對于鄉鎮檔案管理機構的功能來說，首先是屬于鄉鎮檔案工作管理中樞，能夠將鄉鎮的檔案工作計劃、業務標準進行落實，對鄉鎮的各個事業單位以及行政單位等企業進行監督，同時也能夠做好相關法律法規的宣傳，增強社會的檔案意識[1]?？偠灾l鎮檔案機構是檔案管理工作的重要執行者以及組織管理者，就是所謂的檔案工作的中樞神經。其次，鄉鎮檔案機構也是鄉鎮文化宣傳與教育的中心，鄉鎮檔案機構所保存的內容十分豐富，并且形式多樣，鄉鎮的歷史進程以及社會進步的重要文件都保存在檔案室，因此檔案室屬于一個重要的精神文化文明收藏所。所以鄉鎮機構必須合理的開發利用，使其充分的發揮自身的作用，起到教育育人的功能。最后，鄉鎮檔案機構也是鄉鎮文化的休閑場所，在鄉鎮的檔案機構中，具有很豐富的本地區的民俗特色，對本地區重要的歷史事件以及文化都進行了詳細的記載，所以，人們可以隨時進行查看以及咨詢，以此來豐富自身的文化生活。
二、鄉鎮檔案機構工作存在的問題
2.1 領導對檔案工作認識不足
目前很多的鄉鎮由于對于機構的編制存在限制，導致了很多鄉鎮都沒有設置相應的檔案管理機構，而對于檔案的管理主要是由黨政辦公室人員進行管理，但是黨政辦公人員比較多，導致了黨政機構之間職責不明確，無法對檔案管理起到有效的管理，最終出現了管理松懈甚至不去管理的狀況。另外很多的領導對于檔案工作的認識不足，忽視了檔案管理的重要性，僅僅是在表面上重視，卻沒有在心底進行重視[2]。
2.2 鄉鎮檔案機構人員少無編制
對于一般鄉鎮檔案機構的組織來說，人員少、無編制，并且很多的管理人員都是兼職，因此人員的流動性很大[3]。很多鄉鎮檔案機構都是無專職崗位編制，是由相關的黨政辦公人員兼職管理，并且這些人員都是身兼數職，最終忽視了檔案管理工作的重要性。另外，是人員的流動性很強，很多的鄉鎮檔案管理人員都是由一些退休老人進行管理，同時鄉鎮地區的檔案管理的業務水平很低，很多工作人員沒有培訓直接上崗，對于檔案業務管理不夠科學。
2.3 管理制度無法得到落實
對于鄉鎮機關檔案室的管理，一定要能夠針對鄉鎮的特點，能夠建立出關于檔案管理、保密以及借閱等制度規范，以此來提升鄉鎮對檔案的管理[4]。但是鄉鎮對于檔案工作制度的執行卻無法得到落實，各項制度僅僅是一個表面形式，相關的鄉鎮機關干部對制度的了解程度不高，導致了制度無法法發揮應用的效果，嚴重的影響了鄉鎮的檔案管理工作的進行。
2.4 服務功能開發不足
對于鄉鎮的檔案管理機構來說，很多人都是重視對檔案的管理，從而忽視了對檔案的利用程度，最終影響了對檔案資源的開發。鄉鎮檔案機構不能夠僅僅對檔案進行保管工作，要能夠充分的利用檔案來服務于群眾，檔案機構屬于傳遞鄉鎮文化的重要地點，因此，相關人員必須做好檔案的開發工作，使其能夠充分的為人民服務。
三、做好鄉鎮檔案管理工作的相關策略
3.1 鄉鎮建立獨立的檔案管理機構
鄉鎮的檔案管理是十分重要的一項工作，檔案記錄了鄉鎮的整個發展史，并且鄉鎮檔案管理工作來說，在管理的職能上進行分配，屬于政府的一個職能部門，并且在業務上進行劃分也受相關行政管理部門的監督指導。在鄉鎮地區必須設相應的檔案管理機構，并且在部門的設置上一定要全面，設置一名科長以及兩名專職的檔案管理人員，對于人員的選定一定要在從相關的政府部門進行調配，以此來管理人員的素質，使其能夠對檔案館厘米工作盡職盡責[5]。
3.2 創造良好的工作環境
對于檔案管理來說，屬于一項政治性強以及專業性強的工作，因此，相關的工作人員的個人素質非常重要，必須具備廣泛的知識層面以及高度的政治觀念和專業的業務素質，只有這樣才能夠保證檔案管理工作的實施。同時政府也要保證檔案管理人員的工作環境，提升檔案管理人員的薪酬待遇，為其營造出良好的工作氛圍，保證檔案管理工作崗位的穩定性。提升相關管理人員的積極性。
3.3 加強重視
將檔案管理工作列入鄉鎮發展的規劃中，政府加強對其的重視度，能夠切實的解決檔案庫房、設備以及人員的實際問題，做好對檔案管理工作的經費投入。同時也要完善相應的考核制度，制定科學的激勵制度，能夠將檔案事業納入到鄉鎮發展的任務中，以此來促進鄉鎮檔案事業的良好發展。
3.4 做好檔案管理工作
要想實現檔案管理的規范化，那么必須要監理健全檔案管理工作制度，對于鄉鎮的檔案管理來說，其工作綜合性很強、并且覆蓋的范圍也十分廣泛，以此必須建立完善的檔案管理制度，能夠保證檔案管理工作的順利進行。在制度中要能夠充分的體現出機構設置、管理體系、管理范圍、收集歸檔以及整理鑒定等方面提供相應的制度保證，以此來促進檔案工作的順利開展。
3.5 做好宣傳工作
為了做好檔案管理工作，要能夠做好檔案管理工作的宣傳，利用廣泛的宣傳活動使人們了解到檔案管理工作的重要性。并且能夠使檔案管理工作與人們的實際生活相互聯系，以此來順利的開展相關的工作，從而來促進鄉鎮的檔案管理工作的進行，促進鄉鎮地區的發展。
結語
隨著社會的發展，我國鄉鎮地區的經濟迅速提升，但是在經濟提升的過程中，卻逐漸的忽視了對鄉鎮檔案工作的重視度，鄉鎮檔案機構記錄了鄉鎮的發展歷程，是鄉鎮的文化中心，因此，做好鄉鎮的檔案管理工作十分的重要，對鄉鎮的發展有著重要的意義。所以，鄉鎮政府必須建立完善的管理制度，由專業人員進行檔案的管理，做好各個部門的職責分配等，以此來促進檔案工作的順利進行。
參考文獻
[1] 曾曉秋.知識經濟與檔案工作[J].四川畜牧獸醫學院學報，2011，1（03）：10-11.
[2] 肖聰，魏黎.試論在市場經濟體制下如何做好檔案工作[J].漁業經濟研究，2012，2（02）：20-22.
[3] 張衛華.淺談高校檔案工作[J].鄭州牧業工程高等?？茖W校學報，2010，3（01）：30-31.
那么，如何做好新時期報社的檔案管理工作呢?
一、充分認識檔案管理工作的重要性
檔案管理的職責，就是要維護檔案的完整與安全。在做到不壞、不丟、不散、不亂的同時，注重門類的劃分，確保信息的準確。檔案管理人員具有知密的身份，檔案保密工作的好與壞，檔案管理人員的素質是至關重要的。檔案管理人員必須要有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，必須做到經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，防人為的泄密。
二、不斷提高檔案管理工作的意識
檔案管理工作是一門專業性很強的工作，要求管理人員要具有高度的工作責任感、良好的職業道德、細致的工作態度、一絲不茍的工作作風，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識、尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法提高自己的檔案管理技能，加強專業知識的學習，拓寬知識層面，提高綜合素質，是做好新期報社檔案管理的有效途徑。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發展的必然方向。利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位的案卷目錄這一檢索工作的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件為檔工作中影響，又發揮了計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率。
三、進一步鞏固檔案管理工作的熱情
如何快速、高效、有序、合法地把檔案信息資源數字化，大幅度提高檔案數據庫的信息量，既是檔案建設的當務之急，也是對檔案管理者工作熱情的檢驗。這些需要仔細核對，嚴格審查，以確保檔案數據庫的質量。檔案記錄的數據一經索引到計算機管理系統就很難再進行核正?，F在，信息條件下的檔案工作比傳統的檔案工作需要更多的標準化和規范化，它需要有一個統一的檔案信息收集標準，統一和標準化的數據類型。主要包括電子文件為檔和電子檔案管理，不僅能在很大程度上減少操作的隨意性，而且還提高了管理效率。
四、切實加強檔案管理人員的素質
說：“一個沒有文化的軍隊．是一個的愚蠢軍隊?！蓖瑯樱瑱n案管理人員的素質，也是否能提高檔案管理水平的關鍵所在。
提高檔案管理人員的思想觀念。認真學習新的方針、政策，學習新的文件精神，學習《檔案法》，樹立新的觀念。只有學習新的知識，打破舊的思維，充分認識到檔案在社會發展中的重要性，才能發揮應有的作用。在工作方式上，由封閉式向開放式轉變，在工作方法上，由看攤守業向主動挖掘轉變，在服務內容上，由單獨提供信息向決策機構的出謀劃策轉變。只有在思想上轉變，才能使自己的潛在能力得到更加充分的發揮，在思維方式上，由管理型向服務型轉變。
提高檔案管理人員的開拓創新能力。開拓創新能力是提檔案人員在掌握一定數量的檔案資源情況下，盡量把有利用價值的信息挖掘出來的能力，要實現這個轉變，就必須加大創新力度，這樣才能改善提高檔案員的管理水平，及時準確、系統、全面的提供檔案信息，使現有的信息資源與挖掘的信息統一為共同服務體系。檔案信息資源的創新，關鍵在于人才。這就要求檔案管理人員除把握淵博的知識外，還必須學會創新的方法。還要精通本職業務，同時還要掌握信息反饋的技術性問題，使信息做到在創新中利用，在利用中創新，通過這樣的良性循環，使檔案管理人員在社會生產中發揮更大的作用。
提高檔案管理人員的預測能力，目的就是為領導實行科學決策，提供強有力的依據。通過對信息的創新、綜合、預測客觀事物的發展，向決策機構提出建議，起到高參作用。這既是檔案的價值屬性所決定的，也是檔案管理人員所必須提高的素質。
“一切機關單位和公民都有保護檔案的義務”；
“服務是檔案工作的宗旨”；
“檔案與你的生活息息相關”；
………
在“6.9國際檔案日”的宣傳活動期間，一條條簡潔醒目的宣傳標語，一幅幅生動形象的專題展板，在辦公樓前和社區廣場上展示著，新穎的形式、豐富的內容、實效的事例吸引著眾多員工、社區居民和過往行人前來駐讀，這是檔案管理員通過條幅、展板、電子屏幕以及單位網頁等媒介為人們搭建起的檔案法律法規、檔案工作基礎知識的宣傳舞臺，為檔案知識的普及營造出了濃厚的宣傳氛圍。
從2013年開始，國家檔案局確定把每年的6月9日即“國際檔案日”定為各級檔案部門的集中活動日，這一日將會成為全社會格外關注檔案事業的焦點時刻――這是檔案的節日，這是所有在檔案戰線上默默奉獻者們的節日，這一日，檔案人可以用他們的聲音和行動，來展現檔案“存憑、留史、資政、育人”的特殊價值，來展示檔案工作“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”的特殊作用。他們無不感到驕傲與自豪，也受到前所未有的鼓舞與鞭策。
一名石油企業基層單位的檔案管理員如是說：“從我走上檔案管理這個崗位之后，我們單位的檔案管理工作的變化真的是太大了，我真切地感受著這樣的變化過程：從得不到大家重視到現在這樣被格外關注，從過去的檔案歸檔流程不統一到如今統一的檔案管理平臺……”。
我們單位是2010年由過去的3個服務性質相同的單位合并重組而成，合并前的3個服務單位成立于90年代。在企業發展初期，由于各種原因，3個單位的檔案管理工作水平參差不齊，其中只有一個單位有專職檔案管理員，其他兩個單位都是文書崗位人員兼檔案管理工作，甚至有的單位連專門檔案庫房都沒有，更談不上具備什么檔案管理設施、檔案管理制度等。
近年來，在全公司范圍內不遺余力地進行《檔案法》《檔案法實施辦法》以及《國家保密法》等各項法律法規的宣貫落實，不僅使各單位主要領導對檔案有了新的認識，而且對檔案在服務企業發展、服務企業中心工作中的重要地位和作用有了更深刻的理解，從思想上更加重視檔案管理工作，同時，也進一步提高了公司廣大檔案員工的檔案意識，增強了“依法治檔”的法制觀念。
為了實現企業整體、協調、可持續發展，優化重組成為公司發展的一項戰略部署。作為一個重組整合后的新單位，工作內容和工作范圍都發生了很大的變化，也給檔案管理工作帶來了新課題、新問題，原有的設備資源、技術資源、人力資源該如何最大程度地合理整合和充分的利用？檔案資源如何優化配置？如何最大限度地調動一切積極因素？……面對新情況新問題，領導與檔案管理人員在認真分析新單位檔案管理現狀、存在問題等實際情況的基礎上，強化組織領導，健全組織機構，建立以主管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各職能科室協助共抓的四級檔案管理網絡；對合并單位檔案資料數據進行認真核實、全面掌握；對檔案庫房進行改擴建、增加檔案保管密集架，積極改善檔案資料保管條件；細致穩妥地做好檔案資料的移交搬遷整合工作，有效解決檔案資料分散保管的狀況；對檔案管理體系進行充實，對檔案管理人員進行調整，重新修訂完善檔案室職責內容、檔案管理人員崗位責任制、檔案歸檔制度，庫房管理制度等十余項內容。主管領導高度重視、檔案員工積極努力，職能部門傾力配合，檔案管理的基礎工作得到了較大改善，為檔案管理工作順利開展提供了堅強的保證。
公司的不斷發展為基層單位的檔案管理工作帶來了前所未有的發展機遇，2009年，公司成為集團公司檔案管理系統試點單位之一，率先啟動了統一的檔案信息資源管理與共享平臺，這個以局域網為依托，集檔案管理、查詢利用和辦公自動化為一體的檔案系統對促進公司檔案信息化建設，整合檔案信息資源，提高檔案服務功能，改進檔案工作運行機制，完善檔案管理體制起到重要的推動作用。為了確保試點工作的正常運行，公司按照制定的實施方案，統一部署，整體推進，為各單位配置了計算機、掃描儀、條形碼打印機等信息化發展必需的硬件設備，基層單位以此為契機，貫徹精神、周密部署，狠抓落實，加快推動本單位的檔案信息化建設，檔案管理人員積極做好檔案資料整理、數字化以及共享利用等基礎性工作。拿基建項目的歸檔來說，需要檔案管理員對離線客戶端用戶進行指導安裝軟件，這些軟件是為了完成離線情況下檔案數據的歸檔操作，保證檔案數據能在聯網狀態下順利導入系統。可以說，不斷學習新知識，及時傳授新方法現已成為公司所有檔案管理人員工作的一項重要內容。
關鍵詞:檔案建設 信息化
中圖分類號:G648.7 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791(2012)05(a)-0175-01
信息化是充分利用信息技術,開發利用信息資源,促進信息交流和知識共享,提高經濟增長質量,推動經濟社會發展的歷史進程。檔案信息化是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下,在檔案管理活動中全面應用現代信息技術,對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。顧名思義,檔案信息化建設就是按照檔案工作要依靠信息化手段的要求不斷完善檔案建設的過程。檔案信息化經歷了從無到有的過程,也經歷了軟件從單機版到網絡版等飛躍,到今天我們走進很多的公共檔案館和圖書館,我們可以輕松、快速、準確的查詢到自己需要的信息。這也為檔案工作人員提升服務質量和水平打下了良好的基礎。就企業而言,一切以生產經營為中心,檔案工作就是如何高效、準確的為企業生產經營人員提供他們需要的檔案資料。這就要求我們必須依靠信息化手段,加強檔案信息化建設,為企業員工提供更優良的服務。
首先,加強檔案信息化建設,企業高層領導必須大力支持。眾所周知,企業高層領導并不一定是檔案的直接使用者和查詢者,但是為什么檔案信息化建設必須得到企業高層領導的支持呢？那是由檔案信息化建設的自身特點所決定的。第一,檔案全方位記錄了企業走過的每一步,既是前車之鑒也是后事之師,他是大家了解全方面企業的一部“歷史”資料,使企業知識積累的全過程記錄。第二,由于檔案一般需長期保存,在某些環境下,不可避免造成文檔紙張受潮、蟲蝕等災害,且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂；再者由于檔案需反復查閱,不可避免地存在原件受損或遺失,給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。所以加強檔案信息化建設勢在必行,而做好檔案信息化建設,必要的人力、物力和財力的投入是需要高層領導來保障的。所以檔案信息化建設必須得到高層領導的大力支持。第三,檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作,檔案信息化的實現不是檔案這一部門的工作,也不是單靠幾個信息技術人員就能實現的,它需要全公司尤其是高層領導的積極參與配合,才能在推進檔案信息化建設工作中事半功倍。
其次,加強檔案信息化建設,企業信息技術人員必須結合自身優勢不斷學習。企業信息技術人員相較于其它人員對迅猛發展的信息技術了解較多,但對于檔案知識卻知之甚少,因此,信息技術人員需要學習有關檔案學基礎理論,熟悉企業檔案工作的規律,利用自身知悉的信息技術,結合不斷學習的檔案知識,為檔案信息化建設做好技術指導和支持服務。而且企業信息技術人員一般來說在企業從事企業全面信息化建設工作,對一個專業領域的信息化建設未必了解較多較深,各業務專業領域也應當為信息技術人員提供更多更好的學習專業領域信息化應用的機會。同時,企業檔案信息化建設從紙質到電子,必然面臨著諸多問題,必須著手解決好以下問題:在網絡平臺建設方面,需要明確是與企業網絡共用一套網絡系統還是結合自身實際建立獨立的系統；在電子檔案安全性方面,應采用物理安全策略、訪問控制策略、信息加密策略、網絡安全管理策略等幾個方面著手予以加強；在如何將現有諸多紙質檔案轉化為電子檔案方面,可以篩選出哪些是企業重要且利用率較高的檔案資料,把這些重要的、利用率較高的檔案進行電子化,可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需電子化,否則浪費大量的人力、物力和財力。在具體轉換上,可以采用掃描儀等數碼設備予以轉換。在信息標準方面,應制定數據交換標準、編碼標準、信息輸出標準等,類似于高速路上的交通法規,標準規范明確,才能確保信息通暢,為后續檔案信息化建設打好基礎。由此可見,企業信息技術人員在做好檔案信息化建設方面還有很多工作需要探索需要深入,要不斷加強學習,提高履職能力,破解難題,為公司檔案信息化建設做好技術指導和服務。
供電企業的檔案管理工作是供電企業管理工作的重要基礎和環節，對于供電企業的生產經營有著同等重要的作用，是供電企業獲取市場競爭主動權的有效保證。供電企業檔案是供電企業各種生產經營活動的原始記錄，涉及范圍廣，門類較多、信息含量大，對供電企業的生產經營起著至關重要的作用，它真實的反應了供電企業的發展歷程，擁有廣泛的科技資源和特有的知識信息，是供電企業不可估量的寶貴財富。所以，必須要對供電企業檔案管理的現狀進行分析，以科學創新的理念，抓住各種機遇，把檔案信息化工作納入供電企業發展計劃、加快推進檔案信息化進程，建立起能夠適應供電企業檔案信息化管理機制，不斷拓展系統檔案工作新領域，為促進供電企業經營發展提供強有力的信息保障。
二、建立健全檔案信息化工作機制
檔案信息化工作是一個長期、系統的工程，并不是有了人、設備與檔案庫就能順利的開展檔案信息化工作，其中涉及到了信息化范圍的確定、相關信息化標準的確立以及如何對檔案中的機密文件進行界定、存儲格式的確定和永久保存等多種問題。面對信息化過程中將會遇到的各種問題，如何去進行統籌規劃，這些都需要由主要領導從發展戰略高度來重視，將該項工作與供電企業的生產經營工作同等重要工作來抓，真下做到認識到位，措施到位，并要時刻關注檔案信息化進展情況，及時解決各種突發性問題，為檔案信息化項目工程提供強有力的保障。檔案信息化工作是一項技術、系統、復雜的工作，推進檔案信息化工作需要有一套完整、健全和長效的運行機制提供保障。除了要建立起檔案信息化工作小組外，省公司還應該建立起一個相對獨立的綜合檔案管理部門，通過該部門來對整個供電企業的檔案信息化建設和管理工作進行協調和指導，從而能夠對供電企業各部門在生產經營管理過程中產生的各類信息進行規范化管理，能夠依照統一規范的檔案管理標準建立數字檔案庫。并能夠在管理職能上，可以承擔起檔案信息化建設的實施與相應的后續管理、維護、升級與服務工作。在推進檔案信息化建設的過程中，為了能夠讓各種機制進行有效的運轉并明確相關的責任，保障網絡與檔案數據的安全運行、有效管理、科學使用，結合供電企業的工作實際情況出發，省公司統一建立起相應的管理制度，如《電子文件歸檔管理制度》《檔案數據錄入責任制度》電子文件安全保密制度》《網絡運行安全制度》及《音像檔案資料管理標準》等各種制度，真正做到有效利用。
三、加快網絡與數據庫的建設
網絡與數據庫的建設，可以有效的實現資源的互聯互通以及共享，有利于供電企業的發展。網絡與數據庫以及相關的計算機設備都是實現檔案信息化的重要基礎。因此，必須要大力的推進網絡與數據庫兩方面的建設，為檔案信息化打下良好的基礎。在進行網絡建設時，需要重點建設供電企業省公司檔案核心網絡。因為它是溝通供電企業檔案信息管理中心工作與公司系統各個單位的重要網絡，是實現文檔一體化的重要渠道之一。通過內網可以在線及時查看公司系統各個單位電子文件的整理歸檔情況，為公司系統各個單位在線查詢、調閱資料提供方便。而通過外網則可以有效的開展信息交流、信息及共享服務。核心網是檔案數據基礎與提供利用的中心，是供電企業實現檔案信息化建設的重要基礎節點。在進行核心網建設的過程中，要對電子文件的歸檔以及管理進行調研，同時加強與辦公自動化管理系統的銜接和融合，從而建立起一個文檔一體的檔案信息管理體系。這樣做不僅可以對今后的整理、查閱及各項工作有著重要參考作用而且還可以減少省公司檔案工作專業的培訓。在進行數據庫建設時，需要根據供電企業的實際情況，分別建立起目錄數據庫、全文數據庫與多媒體數據庫等各種類型的數據庫。在初期必須要對檔案目錄數據庫的構建進行重視，因為該數據庫不僅僅能夠滿足用戶查詢需要，同時還是數字檔案信息管理的基本要求。同時還必須要注意目錄數據庫的建設不僅對數量有要求，對特色性也有一定的要求。
四、統一實施、加強指導
在推動公司系統檔案工作信息化建設進程中，可以借助檔案達標管理模式，重視檔案管理信息工作的指導與培訓工作，充分利用辦公自動化系統，建立起公司系統專業化，系統化的信息平臺，及時對公司系統各單位檔案工作進行遠程監控與技術指導。加強信息技術人才的引進和檔案人員信息技術知識的培訓，提高檔案人員運用信息技術的能力，引導檔案人員不斷滿足信息化要求，使公司系統檔案信息化工作達到質的飛躍。
【關鍵詞】綜合檔案室；檔案管理；工作現狀；創新思路
檔案管理是對檔案的實體和檔案信息進行收集、整理、保管、鑒定、統計并提供利用服務的活動總稱，也是國家檔案在企事業單位的最直接的體現。具體的檔案管理工作非常復雜，包括對檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、編目、檢索、統計、編輯和研究，并為相關的對象提供檔案的利用服務。
隨著當前經濟的飛速發展，企事業單位的改革也在不斷地深入進行。企事業單位期待通過轉型、重組、重構及轉制等獲取了新的發展。為此，對于企事業單位的運作來說建立系統、科學、民主的管理制度是非常必要的，其在企事業單位的建設發展中具有極為重要的意義，它能夠有效的保證企事業單位高效、協調、有序的運行。檔案工作應該以滿足企業各項活動為證據、責任和信息等方面的需求為導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。事業單位的檔案管理是包含著非常多方面的，其中包括人才的選拔、考核及單位的其他工作記錄，這些信息的存檔可以讓工作人員通過查看檔案就可以得到相應的信息，更便于下一步工作進展實施。
1.公司檔案管理工作現狀
廣州白云山光華制藥股份有限公司是一家有著百年歷史的老國有控股企業，沿革于1912年唐拾義藥廠。在百年歷史發展進程中，光華人始終秉承“以科技創造領先，以質量鑄就品牌”理念，堅持追求“和諧進取，傳承歷史，以人為本，強調誠信和責任，實現員工、股東與社會價值共同提高”的企業核心價值觀。光華在飛速發展中，領導也十分重視檔案工作的延續性。由1992年實行檔案綜合管理后實現了文書、會計、科技、實物、音像等各種門類、載體檔案的集中統一管理。檔案管理工作于1999年升為省級企業單位檔案管理，檔案部門能夠提供綜合性、整體性的檔案信息，維護檔案的完整、準確、系統與安全。
1.1檔案基礎設施完備
公司檔案室設置于公司辦公區，面積為107平方米，庫房與閱讀室、辦公室分開。庫房設檔案存放密集架18列，配備滅火器、吸塵器、空調等基礎設施，鐵窗防盜門、視頻監控系統等安全設施；為檔案管理人員配備了計算機、復印機、掃描儀、刻錄機等現代化管理設備通過辦公室隨時可以調用，以適應現代化管理的需要；檔案所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、文件資料匯編等全部使用計算機打印，文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，檔案未出現過霉變、褪色、污損蟲蛀、鼠咬等現象，也從沒出現過檔案失密、泄密、侵權等案件，做到檔案安全保存。目前，載至2013年底，綜合檔案室存放文書類檔案、科研檔案、產品檔案、知識產權檔案、基建檔案、設備檔案、人員檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案共18002卷。
1.2檔案管理體系完善
領導高度重視。公司高度重視檔案管理工作，建立檔案管理工作網絡，形成了以公司黨委書記主管、公司辦公室負責、各職能科室協助配合的三級檔案管理網絡。公司檔案堅持集中統一管理，實行了綜合管理。公司將檔案管理列入到年度工作計劃，認真組織實施。平時領導定期檢查，及時解決工作過程中的實際困難和問題，保證了檔案管理工作規范、有序地進行。
組織結構完善。公司綜合檔案室隸屬于公司辦公室，對全公司文書、科技檔案等實行統一領導、統一制度、統一管理，行使對檔案的收集、整理、保管、利用和對全公司各部門檔案進行業務指導及監督檢查兩種職能。檔案工作管理部門配備了專、兼職檔案管理人員各一名。上年度，科技兼職檔案管理人員變動較大，設備檔案管理人員和產品檔案管理人員是新入門的，從沒有接觸過檔案工作，為了使她們能盡快掌握立卷工作，把積下來的檔案資料立成檔案案卷，以方便查找。綜合檔案室人員以老帶新，親自教她們如何收集檔案資料進行整理、立卷、歸檔及如何操作檔案管理系統軟件?，F在她們基本能按照檔案要求進行立卷。
管理制度健全。為實現檔案管理的規范化、制度化，公司按照國家《企業檔案工作規范》標準，貫徹執行《廣藥集團公司檔案文件材料歸檔辦法》等檔案工作的有關規定、辦法和標準，結合我司檔案管理工作的實際情況，建立健全了一整套《廣州白云山光華制藥股份有限公司檔案管理制度匯編》，內容如《檔案管理細則》、《檔案管理辦法》、《檔案工作程序與標準》、《企業檔案保密制度》、《檔案借閱制度》、《檔案統計制度》、《檔案保管制度》、《檔案室及檔案人員職責范圍》等，明確了檔案工作職責和任務，以及歸檔范圍及整理要求，使各相關部門對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依，有章可循。并嚴格將檔案管理的各項制度落到實處，使檔案工作機構的設置更加明確，職責更加清晰，使檔案安全存放、科學利用、嚴守機密有了制度保障，為規范有序科學高效地開展機關檔案工作奠定了良好的基礎。
2.檔案管理工作的發展思路
光華有著較好的檔案管理工作基礎，但是隨著社會的發展，企業發展模式為了適應社會的需要也正在慢慢地轉變，這種轉變也相應地給企業檔案管理工作提出了新的要求。企業檔案不僅是企業的管理工具，更是企業的戰略資源。如何使企業的檔案管理工作適應新的形勢，助推企業經濟發展，提升企業生產經營的質量和效益，為企業做大做強提供有力的信息支撐，正是企業檔案管理工作面臨的一個重要課題。在新的發展形勢下，檔案管理工作需要克服和改變陳舊落后的觀念和行為，加強檔案管理人員的素質，樹立正確的工作效益觀，不斷創新和提高管理效率，提高檔案的利用價值。
2.1搞好企業檔案管理工作的關鍵是提高人員的素質
一個好的企業要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，靠的是信譽與質量，質量的優劣靠的是企業管理，企業管理的好壞與領導決策、市場信息、職工素養有著直接的關系，這個關系處理的好，將推動企業的發展。企業的發展促進了管理水平的提高，必將形成大量的檔案資料，如技術資料、工程圖紙、標準規范等等，這些檔案資料在企業經營中起著巨大的信息支撐作用，特別是當前面臨著市場激烈競爭，檔案信息資源更是企業發展的有力依據。因此，檔案人員業務素質的高低、能力水平的大小，決定了企業檔案管理工作的優劣。提高檔案管理人員的業務素質，是新形勢下提升企業管理工作水平的需要，也是檔案工作科學發展的需要。
2.1.1積極引導員工快樂幸福工作，促進檔案管理人員身心健康
檔案工作相對其他職業來說，各工作環節、操作程序化明顯受條例、規則限制，長期跟文件、資料、檔案、電腦打交道，工作瑣碎、單調、枯燥，重復性較強，缺乏新鮮感和挑戰性，個人能力得不到發揮，時間長了，難免有失落感。所以企業單位要把實現檔案管理人員快樂工作、幸福生活作為管理目標之一。讓檔案管理人員在工作中獲得幸福感和滿足感，使其熱愛企業，心甘情愿為檔案管理事業發展奉獻自己的忠誠與才能。
2.1.2提高檔案管理人員的專業水平
檔案管理人員的業務素質水平直接影響到檔案管理工作的質量，為了使檔案管理工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，要充分發揮檔案工作人員的積極主動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革。應該盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才，要經常安排檔案管理人員外出學習交流和調研，取長補短，將他人好的經驗和做法運用到本單位的工作中，不斷提高自己的專業水平，做好企業檔案管理工作。
根據《建設工程文件歸檔整理規范》要求對其及時予以規范記錄,爭取做到可研有批復、開工有報告、變更有記錄、進場有記錄及檢驗報告、驗收有依據、資料前后對照有標準,每一個環節都應當及時、到位。但是在具體工作中，有些卻疏于管理規范，導致后果比較嚴重，往往存在補記錄、補資料的現象。例如：我市某些工程重視工程形象進度，卻忽視了檔案工作，等到工程結束辦理竣工驗收手續時，才投入人力、物力搞突擊，造成檔案資料質量差，準確性、真實性、完整性達不到規范要求，無法及時移交檔案館，直接影響到日后工作的利用。
及時對相關人員進行培訓,提高工作質量檔案人員素質不高，是造成工程檔案管理不到位的根本原因。堅持從檔案資料形成的“源頭”抓起，做好前段控制，做好“集中統一管理”。開工前必須及早對企業檔案管理人員及有關技術人員進行系統培訓,樹立檔案思想,針對檔案管理人員水平參差不齊的問題，采取跟班學習方法，進行檔案收集、立卷實物操作培訓，所有資料員都經過培訓學習后才能上崗，從而保證了檔案工作人員的基本業務素質要求，這樣才能保證資料收集齊全并且質量較好。應當加強資料監控，樹立檔案是企業獨有的信息和知識觀念在實際工作中應當多學習如何收集資料，從源頭上收集時保證文件材料齊全、合格，在哪一階段需要形成哪些檔案資料，對資料的內容做到心中有數。比如：車間的設備及工藝流程資料應當如何歸檔，土建工程應當如何歸檔。我市一家經營棉紡織工業加工的私企，運行期間開發的產品獲得了專家認可，創立了企業的品牌，后因一些原因導致企業破產，別家公司接手時需要接手原企業所有的設備及運行期開發的設備工藝流程，可原企業因生產運行期間對于產品的檔案資料收集及整理缺乏意識，導致重要資料流失，設備說明書不全，不但在經濟上效益上損失了很多，且對于領導者和員工的聰明才智和辛勤汗水這都是難以用金錢買到的。
加強檔案管理領導責任、建立工作機制根據企業工程項目的特點和檔案管理要求，設置相應的檔案機構，配備檔案管理者及專職檔案人員，明確各自管理職責。應當規定兼職檔案人員負責資料的收集、整理以及組卷，定期移交檔案室，專職檔案人員負責督促，并且業務指導和質量把關，企業主管檔案負責人負責對檔案文件材料內容的審核。在工程各個階段，將獎懲機制納入其中，對按要求完成檔案工作的人員和沒有完成工作任務的人員，在經濟上或者晉級上獎勵分明，鼓勵他們進一步做好檔案工作。
本文作者：崔莉工作單位：新疆農一師阿拉爾市檔案館
[關鍵詞]檔案管理；意識；創新
企業檔案是企業的歷史記錄和重要的信息資源，目前，以科技領先，信息開到的市場經濟體制賦予了企業檔案新的機遇和價值，筆者結合自己的實際工作，就如何通過法律意識、參與意識、服務意識、創新意識，使檔案工作抓住這個重大的發展機遇，在振興企業發展中找準自己的位置，融入企業經濟建設的主戰場，為企業可持續發展提供有效服務談幾點認識。
一、強化檔案的法律意識
社會主義市場經濟是法制經濟，企業檔案是企業行為的真實歷史記錄，是企業生產經營的依據，是各類經濟活動的憑證，是科學研究的可靠資料，它對維護企業合法權益、經濟利益、維護社會主義市場經濟秩序，有著不可代替的作用?！稒n案法》是我國檔案事業的重要保證，只有堅持不懈地，廣泛深入地開展法制宣傳教育，借助廣播，電視，網絡等多種媒體進行宣傳《檔案法》，使企業領導和廣大員工樹立和增強檔案意識和法律觀念，才能使《檔案法》得到有效實施。例如：我公司為了增強員工的檔案意識，每年都組織員工進行《檔案法》、《保密法》知識考試，還組織部分員工和新進人員到檔案局進行學習，強化了員工的法律意識，為企業檔案納入規范化管理軌道，創造了良好的氛圍，使企業檔案工作在法治軌道上健康發展。
二、強化檔案的參與意識
企業的檔案職能應積極主動地服務于生產經營等活動，了解需求，充分發揮檔案的服務功能，特別對于企業的基建、科研、設計等工作更要全程動態服務，這樣既能保證檔案收集齊全，也能及時了解需求，提供必要服務。檔案人員也要轉變觀念，由過去被動“等、靠”意識轉變為主動的服務行為。檔案管理要深入基層、深入現場，主動到各業務部門收集歸檔材料，經常督促有關人員及時補辦缺少和不符合歸檔要求的文件材料，協助各業務部門制定檔案資料的歸檔范圍，在企業基建竣工、新產品定型、科研成果鑒定、設備開箱驗收時檔案人員都要參加，確保檔案資料的完整，加強檔案形成的前期控制，豐富和完善檔案的庫存。
三、強化檔案的服務意識
“開發信息資源，服務經濟建設”，這是新形勢下檔案工作的指導思想，也是檔案工作的發展方向。檔案工作是服務性工作，如何最大程度地發揮檔案的利用效率和效益，是整個檔案工作的出發點，也是檔案工作的歸宿。企業要振興，要持續發展，不但要收集各類市場信息為企業建設服務，而且更要從企業檔案資料中獲取更有價值的信息，做好檔案的收集、整理、保管、統計、鑒定這五個環節的工作的基礎上，利用豐富的檔案資源編研開發具有可行性、實用性、針對性的檔案信息，全方位、多層次為企業提供決策依據和信息情報，以提高服務水平。這些年來，我公司努力強化檔案部門的服務意識，使檔案工作始終堅持與企業改革發展思想同心、目標同向、工作同步，切實發揮檔案管理的職能作用，在2008年，公司開發研制了電子信息檔案管理系統，實現了電子檔案在公司內部局域網上進行歸檔，實現了圖紙資料、生產計劃編研、圖紙復制制動化系統，實現了授權范圍內的信息共享，該系統的投入運行，不但提高了工作效率，方便了用戶，而且標志著檔案管理工作發生了質的變化。
四、強化檔案的創新意識
隨著計算機網絡技術的應用和發展，數字化電子文件的形成，收集、整理、簽訂、保管、統計利用正逐步納入企業檔案管理體系中，檔案部門應根據計算機聯網的科研發展戰略，結合檔案管理的原則，實施“從兩方面入手，分兩階段完成”的現代化發展步驟。
“從兩方面入手”是指一方面要依據國家《檔案著錄標準》、《中國檔案分類法》等國家、行業檔案標準，加強對紙類檔案數字化的計算機前處理工作，利用企業局域網建立檔案信息網站，實現網上瀏覽、檢索、交流互動等服務功能，使經過授權訪問的各部門都能方便通過網絡了解檔案、利用檔案，提高了工作效率和工作質量，同時也使企業技術信息資源得到了有效的保護。另一方面就是著手建立庫存檔案數據庫，把現有的檔案按照原有的檔案方式組織分類，定期通過掃描儀輸入到計算機，經過凈化、裁剪、拼接、修改，存儲壓縮處理后，存入光盤，同時也可以將設計人員新設計的數字化圖紙及文件資料通過網絡存入光盤，經過授權的用戶可以隨時對數據庫內容進行檢索、瀏覽，并能使設計人員能在舊圖紙設計基礎上采用光柵矢量混合技術，提高設計速度，達到計算機輔助設計的目的。
關鍵詞 檔案管理 理念 建設 能力
“十三五”開局之年，公司檔案工作有新的要求和規定，要求檔案管理工作上臺階、上水平，達到國家A級標準，是公司檔案發展的新起點。公司已先后將檔案工作納入到企業“十三五”發展規劃，納入各經營單位第一責任人的績效考核當中，列入公司年度工作計劃并進行了布置?？梢?，檔案工作服務于公司經營管理的重要作用越來越明顯。如何適應公司規模發展的需要，找準檔案工作的著力點，需要不斷思考和探討。
一、檔案工作要堅持四種理念
隨著公司經營規模的快速發展，加強企業基礎管理和制度化建設已成為“十三五”發展規劃的目標和工作重點。檔案工作必須與時俱進，堅持科學的理念，努力把握工作的主動權。
一是堅持首要抓好抓緊公司檔案資源建設的理念。檔案資源建設是檔案工作基礎中的基礎，是一切檔案利用、服務、開發及數字化工作的前提，是企業信息資源的重要組成部分。當前，檔案工作應遵循公司各類檔案資料形成的基本規律，結合公司經營管理的實際需要積極向前推進。一方面要按照“抓重點市場和重大項目、注重實效”原則，對近期或正在形成的檔案的進行有效管理和利用；另一方可采取檔案征集、對歷史檔案資料進行專項搶救等有效措施，開展檔案資源建設，豐富公司檔案室藏。只有通過將凡是涉及企業需要利用的檔案、凡是對公司經營發展有利的資料，都納入檔案資源建設管理體系，才能真正做到“拿得出、用得上、不誤事”。
二是堅持科技促進的理念。當今時代，信息先導，傳統工作經過信息化的重塑已經展示出更大的活力，檔案資源建設與管理在信息化浪潮中必將拓展出更達的應用空間。要通過進一步推動檔案存儲數字化、管理自動化及利用網絡化等科技手段，將傳統的檔案信息轉化成電子信息，才能進一步推動公司檔案工作的開展。
三是強化服務公司經營管理的理念。要從踐行科學發展的高度出發，主動增強服務意識，努力使檔案工作從“三線”走向“一線”，充分發揮檔案工作優勢，為完成公司的中心任務提供檔案支撐，在服務企業大局中發揮獨特作用；不斷拓展檔案的服務功能，使檔案成為公司經營管理的得力助手；通過對檔案的整合、加工、編研，從大量的檔案信息匯總篩選出最有價值的資料，為企業需求提供更多的“增值服務”。
四是加強著眼于未來的理念。當前檔案工作處于建立完善階段，許多發展過程中形成的問題沒有得到良好的解決，檔案工作由于受主觀及客觀條件制約而發展不夠完美，因此創新檔案工作要重視現實，面向未來，從實際出發，圍繞如何解決現實存在的問題，在做好現實工作的基礎上力求完美發展和新的突破。
二、檔案工作要推進“三化”建設
遵循檔案形成規律，發揮檔案的證據和憑證作用，積極開展檔案管理規范化、數字化、分類化工作，主動服務公司經營發展，提高服務效率和服務水平。
一是要加強規范化管理。隨著公司檔案資源建設步伐的加快，各單位檔案工作即將陸續開展，按照標準、規范整理公司各類檔案，是提高公司基礎管理的需要，是貫徹執行國家、股份公司檔案規范性文件的需要，也是優化檔案工作目標考核，促進檔案工作健康開展的需要。要在結合公司主營業務和企業管理的前提下，盡快完善、健全檔案工作的各項規章制度和管理辦法，嚴格按照標準收集、整理公司的各類檔案，才能切實提高公司的檔案管理質量，促進公司檔案工作健康、持續開展。
二是推進檔案數字化工作。數字化檔案較傳統的紙質檔案具有自動采集、存儲安全、管理科學、利用便捷等優勢。要在公司機關室藏檔案已全部實現目錄檢索、部分文書檔案全數字化的前提下，根據公司信息化建設的總體安排，按照逐步推進的原則，盡快在“十二五”期間達到文書檔案和聲像檔案的全數字化、部分重要基建檔案全文數字化。
三是提高檔案細致分類化工作。分類化檔案具有分類清晰、便于查閱、細化管理等特點。要在公司檔案室形成公司各個方面成果的系列檔案。例如，科技開發、安全質量、物資設備、法律成果、人力資源、社會榮譽等。要每五年形成系列成果檔案，提高公司的基礎管理能力。
三、檔案管理人員隊伍要加強三個建設
一是完善職能，形成專兼結合的檔案管理人員網絡。對機關和所屬各項目，應按照“精干、高效、有利于工作開展”的原則，結合各項目的實際情況，健全或完善檔案工作機構，明確相應的專兼職檔案人員崗位職責，負責定期或即時向檔案機構移交聲像材料。檔案機構要定期到各有關業務部門和各項目進行檢查指導，督促其把本部門、本單位形成的各類檔案材料移交到檔案機構，保證檔案管理工作的順利開展。
二是保持專兼職檔案管理人員隊伍的穩定。專業檔案人員是開展檔案工作的根本，穩定的專兼職檔案人員是推動檔案工作的保證。所屬各項目應結合本項目經營管理需要，配齊配強專兼職檔案管理人員，保證檔案收集、整理、歸檔工作順利完成。
三是開展業務培訓，提高檔案管理人員的工作技能。抓好專兼職檔案業務學習和培訓，是提高管理水平的基本環節。要組織在崗的專兼職人員學習檔案的基本知識、基礎理論，組織學習檔案的管理知識等，有效提高檔案的歸檔質量。
四、檔案人員要提高四種能力
檔案工作是為時歷史、為企業文明傳薪火的崇高事業。專（兼）職檔案人員除應具備基本的職業道德之外，應努力成為檔案工作的行家里手。要圍繞“收齊、管好、用活”檔案資源，不斷提高專（兼）職檔案人員的職業素養。
一是提高對檔案的鑒別能力。檔案的本質表現為人類有意識控制的憑證信息。提高專兼職檔案人員對各類檔案的鑒別能力，是檔案專兼職檔案人員最基本、最重要的能力要求。一方面，何為檔案，必須經過鑒定后才能接收、收齊。另一方面如何優先提供利用，也需要鑒別，才能及時提供有效服務。只有具備較高的檔案鑒別能力，才能收好、用好、管好檔案。
二是提高管控能力。管好檔案，是各單位專兼職檔案人員的重要職責。對本單位、部門的各類檔案進行有效管理，要求專兼職檔案人員必須養成細致的工作習慣，對于經本人鑒別、收集、借閱的檔案，應當做到心中有數，增強安全管理檔案的警惕性，確保檔案的使用和保管安全。
三是提高檔案管理的科研能力。用好、用活檔案，是檔案工作的主要目的。要著力把蘊藏在公司檔案資源中的管理、決策、技術和文化等潛在的價值開發、利用出來，才能切實增強服務企業的效能，才能實現檔案的增值作用。
四是提高溝通協調能力。檔案工作具有工作環境相對封閉性，工作位置后端性和檔案作用漸顯性的特點。專兼職檔案人員不但要耐得住寂寞，還應主動走出來，通過與系統內檔案工作搞得好的單位交流，學習人家的先進經驗；通過參加檔案業務培訓，增強與系統外專業人員的聯系，了解檔案工作的新方法、新趨勢；通過主動征集本單位、部門的檔案資料，提高溝通協調能力，從而走出封閉的工作環境，使檔案工作變末端為前沿，更好地服務于公司的中心工作。
（作者單位為中鐵建大橋局集團電氣化工程有限公司）