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關(guān)鍵詞：醫(yī)院基建檔案；信息資源；措施
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
原標(biāo)題：醫(yī)院基建檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策
收錄日期：2013年7月30日
基建檔案的管理是整個(gè)基本建設(shè)管理中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，已漸漸成為醫(yī)院工程建設(shè)項(xiàng)目的重要依據(jù)。基建檔案不僅涉及到建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等形式的以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件，還涉及到包括前期文件、竣工文件和竣工驗(yàn)收文件及交付使用過(guò)程中的改建、裝修、設(shè)備安裝施工過(guò)程和結(jié)果的記錄等。為了不斷提高醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量和效益，充分發(fā)揮基建項(xiàng)目在醫(yī)院工作的作用，規(guī)范醫(yī)院建設(shè)工程文件的歸檔整理，保障醫(yī)院基本建設(shè)檔案資料能夠準(zhǔn)確、完整、長(zhǎng)期、有效地保存并能夠保障、快速地為需求提供所需的服務(wù)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)基本建設(shè)檔案資料管理工作。
一、基建檔案在醫(yī)院建設(shè)中的作用
1、基建檔案為醫(yī)院現(xiàn)狀布局和遠(yuǎn)景規(guī)劃提供重要依據(jù)。醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院基本建設(shè)活動(dòng)過(guò)程中的一項(xiàng)重要組成部分，又是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、擴(kuò)建、維修、使用過(guò)程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄。基建檔案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開(kāi)工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料。任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對(duì)醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來(lái)，因此為醫(yī)院現(xiàn)狀布局和遠(yuǎn)景規(guī)劃提供了重要依據(jù)。
2、基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源。醫(yī)院要發(fā)展，就必然加大投入力度，既要建設(shè)新區(qū)又要改造舊區(qū)，還有日常的維修管理，經(jīng)常引起縱橫交錯(cuò)復(fù)雜矛盾，要解決好這些問(wèn)題，就要健全法制和依靠基建檔案。例如，我院隨著總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，從二部的建設(shè)到一部院內(nèi)住院部的改造裝修到營(yíng)養(yǎng)部、圖書(shū)館樓的改建到急門診的改擴(kuò)建，又到三部的建設(shè)，近年來(lái)我院的基本建設(shè)可以說(shuō)是接連不斷，而且又都是在交叉進(jìn)行，這就需要通過(guò)查考許多過(guò)去的相關(guān)資料，掌握歷史的資料，從而確定新的建設(shè)總體規(guī)劃。這樣不僅可以加快建設(shè)速度，還可以提高設(shè)計(jì)質(zhì)量及經(jīng)濟(jì)效益。由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄，它客觀地記載了當(dāng)時(shí)的歷史情況，反映了醫(yī)院基本建設(shè)的完整過(guò)程，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子決策提供依據(jù)，因此基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，體現(xiàn)了醫(yī)院基本建設(shè)的成長(zhǎng)與發(fā)展歷程。
二、醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1、檔案管理人員知識(shí)缺乏。從事檔案管理工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，對(duì)基建檔案管理知識(shí)了解得不夠，導(dǎo)致對(duì)基建檔案管理重要性的思想認(rèn)識(shí)不夠。在工作中發(fā)現(xiàn)相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒(méi)有填寫(xiě)，或編號(hào)較亂，沒(méi)有編號(hào)或重復(fù)編號(hào)的等問(wèn)題沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)，使案卷管理不規(guī)范的現(xiàn)象較普遍。
2、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。基建檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)。由于基建工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)技術(shù)知識(shí)和工作程序，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，再加上基建工程隊(duì)伍流動(dòng)性大，人員不穩(wěn)定，檔案資料流向不清，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、不規(guī)范。
3、檔案管理制度不健全。基建工程具有工程周期長(zhǎng)、流程長(zhǎng)、階段多、涉及部門多等特點(diǎn)，各部門沒(méi)有制定相關(guān)基建檔案的收集、管理制度，使基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開(kāi)展，存在“重工程建設(shè)，輕檔案管理”思想，工程項(xiàng)目管理和技術(shù)文件資料出現(xiàn)分散、損壞、丟失等情況，制約了檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。
三、醫(yī)院基建檔案管理改進(jìn)措施
1、提高基建檔案管理人員素質(zhì)。提高基建檔案管理人員的意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。正確認(rèn)識(shí)基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證，通過(guò)了解基建工程建設(shè)程序和基建專業(yè)知識(shí)，掌握基建檔案管理知識(shí)及整理規(guī)范操作方法，讓每個(gè)工作人員都了解、重視基建檔案管理工作，平日注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí)，拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，做好基建檔案管理工作，提升醫(yī)院管理水平和基建工程建設(shè)水平。
2、建立健全基建檔案管理制度。建立健全基建檔案管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行，是做好基建檔案管理的基礎(chǔ)。根據(jù)基建工程項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，應(yīng)配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)，細(xì)化各項(xiàng)制度，真正落實(shí)到部門和人員責(zé)任中。嚴(yán)格按照基建檔案管理程序、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理和保管利用工作，保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)、保管安全。
3、加強(qiáng)硬件建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院全部基建活動(dòng)的真實(shí)記錄，是醫(yī)院寶貴的歷史資源，體現(xiàn)了醫(yī)院基本建設(shè)的成長(zhǎng)與發(fā)展歷程。為此，醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院管理工作的重要環(huán)節(jié)，對(duì)醫(yī)院效益產(chǎn)生重要影響，是醫(yī)院提高績(jī)效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證。因此，要加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案的科學(xué)化管理，加強(qiáng)硬件建設(shè)，實(shí)行基建檔案現(xiàn)代化專業(yè)管理模式，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，依法治檔，按照國(guó)際質(zhì)量管理體系實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，使基建檔案資料具有真實(shí)性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率，使醫(yī)院的基建檔案資料能更好地為醫(yī)院的建設(shè)事業(yè)不斷發(fā)揮借鑒與參考的作用。
隨著醫(yī)療事業(yè)改革的進(jìn)行和深入，醫(yī)院的發(fā)展規(guī)模也不斷擴(kuò)大，基建檔案隨之也越來(lái)越體現(xiàn)出它的重要性。做好基建檔案管理工作，保證工程檔案資料的準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)尤為重要。
主要參考文獻(xiàn)：
[1]趙霞.淺談醫(yī)院基建檔案的管理[J].中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志，2006.4.
[2]朱俊.檔案管理現(xiàn)代化的重要性[J].中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志，2004.5.
醫(yī)院檔案管理主要針對(duì)醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)科室的信息進(jìn)行管理，為各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提供服務(wù)，醫(yī)院檔案管理已經(jīng)成為國(guó)家檔案管理的重要內(nèi)容之一。因此，做好醫(yī)院檔案管理工作，針對(duì)其內(nèi)部記載的真實(shí)資料及其各項(xiàng)活動(dòng)等，對(duì)于推動(dòng)醫(yī)院文化發(fā)展有著重要的意義。檔案管理工作在醫(yī)院文化建設(shè)中占據(jù)著重要的地位。它是提升醫(yī)院文化建設(shè)的有效途徑。一般情況下，醫(yī)院文化和檔案管理有著十分重要的關(guān)系，二者相互促進(jìn)，共同實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合實(shí)力的發(fā)展。醫(yī)院文化的重要體現(xiàn)是醫(yī)院提供各項(xiàng)服務(wù)的方式，其中包含醫(yī)院檔案管理的具體情況。同時(shí)二者是彼此依托、相互促進(jìn)的關(guān)系。通常醫(yī)院檔案管理中包含著大量的歷史資料以及數(shù)據(jù)信息，它作為文化建設(shè)的重要載體，因此，合理的管理方式對(duì)于推動(dòng)文化建設(shè)有著重要作用，在建設(shè)過(guò)程中，根據(jù)內(nèi)部資料記載，促進(jìn)醫(yī)院整體發(fā)展提供了資料信息。同時(shí)醫(yī)院文化在建設(shè)過(guò)程中將其形成具有記載性的內(nèi)容或信息，豐富了檔案工作，拓展了醫(yī)院檔案的服務(wù)范圍和應(yīng)用領(lǐng)域。
2醫(yī)院檔案管理在文化建設(shè)中的具體表現(xiàn)
目前在醫(yī)院文化建設(shè)中，其內(nèi)容涉及范圍比較廣，為了促進(jìn)醫(yī)院綜合實(shí)力的提升，本文針對(duì)醫(yī)院檔案管理做了具體分析，其具體表現(xiàn)為：（1）大量的數(shù)據(jù)信息記載，為醫(yī)院的文化建設(shè)有著重要的導(dǎo)向作用。醫(yī)院文化建設(shè)是醫(yī)院精神建設(shè)的重要組成部分，文化有助于宣揚(yáng)醫(yī)院的工作理念，在建設(shè)過(guò)程中通過(guò)傳播積極向上的文化思想，促進(jìn)醫(yī)務(wù)工作者提高實(shí)踐能力，從而營(yíng)造強(qiáng)有力的文化氛圍。文化塑造過(guò)程中，根據(jù)當(dāng)前形式以及科學(xué)變化水平，為醫(yī)院管理人員提供最詳細(xì)的記載資料，為醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展提供了導(dǎo)向作用。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，有助于提升文化內(nèi)涵。大力宣揚(yáng)文化思想，提高醫(yī)務(wù)工作人員的工作理念和職業(yè)道德素。在推崇檔案管理過(guò)程中，要全面搜集醫(yī)院相關(guān)信息，為塑造文化發(fā)展提供有利條件，進(jìn)一步增強(qiáng)醫(yī)務(wù)工作人員的文化意識(shí)，最終營(yíng)造良好的信譽(yù)，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的整體發(fā)展提供有力準(zhǔn)備。加強(qiáng)檔案管理工作，提升醫(yī)院文化內(nèi)涵，改善醫(yī)院整體的精神面貌。在建設(shè)過(guò)程中大力宣揚(yáng)各項(xiàng)積極活動(dòng)，讓醫(yī)務(wù)工作人員感知醫(yī)院的形象，最終形成一種精神層次，塑造文化的過(guò)程中提高工作人員的積極性和求真務(wù)實(shí)精神，為進(jìn)一步提升醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力有著重要意義，最終提升醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。加強(qiáng)檔案管理的同時(shí)改變醫(yī)院的精神領(lǐng)域，為全面建設(shè)醫(yī)院文化提供動(dòng)力，在精神層面中，改善醫(yī)患關(guān)系，提升醫(yī)院文化層次，樹(shù)立全新的精神風(fēng)貌。另外，在檔案管理工作中，提高醫(yī)務(wù)工作者的職業(yè)水平也是重要內(nèi)容之一。以良好的職業(yè)素質(zhì)，為患者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。以檔案管理促進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)，體現(xiàn)醫(yī)療事業(yè)的宗旨，并從中強(qiáng)化醫(yī)院的各項(xiàng)管理，提升醫(yī)療水平以及機(jī)械設(shè)施等，促進(jìn)醫(yī)院綜合實(shí)力的不斷提高。最后，在加強(qiáng)檔案管理工作中要結(jié)合相關(guān)的法律法規(guī)具體實(shí)施，要求醫(yī)務(wù)工作人員要遵紀(jì)守法，以良好的職業(yè)道德規(guī)范要求自己，為患者保全信息和資料，避免患者的利益及隱私受到侵害。
3如何發(fā)揮醫(yī)院檔案管理在文化建設(shè)中的作用
為了全面提升醫(yī)院的文化建設(shè)水平，在加強(qiáng)檔案管理工作中要做到：充分發(fā)揮醫(yī)院檔案管理的文化繼承、保護(hù)作用。實(shí)施具體檔案管理工作中，要詳細(xì)記錄醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施，醫(yī)療技術(shù)、基本建設(shè)狀況、患者病歷以及醫(yī)生的職業(yè)水平等，針對(duì)醫(yī)院內(nèi)外部的各項(xiàng)信息及數(shù)據(jù)要做好具體的傳承及保護(hù)措施，根據(jù)具體內(nèi)容，提高檔案管理的水準(zhǔn)，以科學(xué)理念和政策作為向?qū)В瑐鬟f、保存醫(yī)院文化的正能量。此外，要提高檔案管理的工作效率。由于醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理涉及的內(nèi)容諸多，范圍比較廣，因此針對(duì)大范圍的信息資料及其數(shù)據(jù)等，這就要求管理人員要具備專業(yè)的素質(zhì)，提高檔案管理水平。根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，要不斷進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，促使醫(yī)院檔案管理朝著專業(yè)化、科學(xué)化、高效化的方向發(fā)展。然后醫(yī)院要及時(shí)更新設(shè)備，以先進(jìn)的管理技術(shù)作為支撐，不斷完善檔案管理的硬件設(shè)備，制定具體的管理機(jī)制，落實(shí)相關(guān)責(zé)任人，最終以真實(shí)的信息記載，進(jìn)而對(duì)醫(yī)院文化以及綜合建設(shè)都起到一定的促進(jìn)意義。
4總結(jié)
關(guān)鍵詞：檔案管理；醫(yī)院；文化建設(shè)
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）05-00-01
醫(yī)院檔案是一種文化，同時(shí)也是醫(yī)院實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。醫(yī)院文化建設(shè)與醫(yī)院檔案關(guān)系密不可分，醫(yī)院文化建設(shè)的第一手資料就是醫(yī)院檔案，它是醫(yī)院文化建設(shè)的重要依托。加強(qiáng)新時(shí)期醫(yī)院檔案文化建設(shè)，有助于提高醫(yī)院文化價(jià)值利用率，推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程。
一、檔案管理的概念及現(xiàn)狀
1.檔案管理的概念
檔案是作為人類記錄活動(dòng)的，將前人的文化創(chuàng)造、積累、保存，可供后人繼承和發(fā)展的一種實(shí)體文化資源。原始性是檔案的本質(zhì)屬性，兼有知識(shí)性、信息性、文化性等屬性。可以將檔案的定義簡(jiǎn)要的表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。
2.檔案管理現(xiàn)狀
首先，為數(shù)不少的醫(yī)院中，從工作人員到領(lǐng)導(dǎo)均缺乏檔案意識(shí)，對(duì)檔案管理的重要性缺乏深刻的認(rèn)識(shí)，忽略了檔案的科學(xué)管理。其次，在許多醫(yī)院中，檔案管理制度不健全，造成檔案收集效率偏低，信息資源缺乏統(tǒng)一整合。有價(jià)值的資料和數(shù)據(jù)丟失的情況普遍存在。其次，檔案管理設(shè)備落后，由于資金的短缺造成硬件設(shè)備陳舊，仍然停留在手工收集的水平，導(dǎo)致工作效率低下。
二、醫(yī)院文化建設(shè)與醫(yī)院檔案管理的關(guān)系
醫(yī)院文化是指醫(yī)院在長(zhǎng)期建設(shè)發(fā)展和醫(yī)療服務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，所形成的一種具有醫(yī)院特色的社會(huì)文化。醫(yī)院文化存在于醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中，每位醫(yī)院?jiǎn)T工的工作態(tài)度、職業(yè)行為均呈現(xiàn)出醫(yī)院的文化理念及建設(shè)成效。醫(yī)院檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展有著極其重要的作用，它指導(dǎo)協(xié)調(diào)醫(yī)院各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行，更是醫(yī)院在進(jìn)行工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù)。由此可知，醫(yī)院文化建設(shè)和醫(yī)院檔案管理兩者存在著不可割裂的內(nèi)在關(guān)系，相輔相成[1]。
1.檔案管理為醫(yī)院文化建設(shè)提供必要的資料基礎(chǔ)
醫(yī)院精神是醫(yī)院文化建設(shè)的永恒特色，是醫(yī)院文化的核心，是醫(yī)院價(jià)值觀的體現(xiàn)，是醫(yī)院賴以生存和發(fā)展的精神支柱、無(wú)形資源和根本動(dòng)力。它能對(duì)員工的價(jià)值取向和精神面貌產(chǎn)生持久的影響。一個(gè)醫(yī)院的建院理念、發(fā)展目標(biāo)是區(qū)別于其他醫(yī)院的最根本因素。而植根于醫(yī)院歷史、忠實(shí)記錄醫(yī)院文化思想發(fā)展進(jìn)程的醫(yī)院檔案是醫(yī)院精神文化的歷史反應(yīng)。只有將這些醫(yī)院檔案史料反映出的醫(yī)院傳統(tǒng)、精神與現(xiàn)今的時(shí)代要求相融合，并通過(guò)對(duì)當(dāng)代員工的激發(fā)，使員工對(duì)醫(yī)院的文化產(chǎn)生認(rèn)同感，才能發(fā)揮出巨大的整體效應(yīng)。檔案管理部門則需要更好的完善檔案來(lái)凝練醫(yī)院的精神文化。
2.良好的檔案管理能促進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)
醫(yī)院的規(guī)章制度是員工行為規(guī)范的“硬制度”，而反映醫(yī)院價(jià)值導(dǎo)向的精神文化則是道德宣傳的“軟功能”。醫(yī)院的悠久歷史，所獲得的種種榮譽(yù)和稱贊，檔案管理部門對(duì)這些優(yōu)秀的精神財(cái)富進(jìn)行總結(jié)提升和宣傳，使它符合新時(shí)代的國(guó)情、院情，更能促進(jìn)員工產(chǎn)生主人翁意識(shí)。我們可以看出，只要通過(guò)正確的檔案管理，就能提升整個(gè)醫(yī)院的精神文明建設(shè)力度。記載醫(yī)院興衰榮辱的院史，不但能繼承發(fā)揚(yáng)醫(yī)院歷史文化的優(yōu)秀遺產(chǎn)，也可能醫(yī)院文化建設(shè)提供新思路，豐富醫(yī)院文化建設(shè)的內(nèi)容。
3.檔案管理服務(wù)人本管理，進(jìn)行學(xué)術(shù)傳承
以人為本是醫(yī)院文化建設(shè)的基礎(chǔ)，醫(yī)院文化通過(guò)溝通職工的思想，對(duì)職工的信念、期望等心理進(jìn)行了解，使職工產(chǎn)生對(duì)醫(yī)院文化的凝聚力、向心力。利用好職代會(huì)的提案檔案，從中了解職工關(guān)心的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，對(duì)合理的要求和建議盡力予以解決和實(shí)現(xiàn)，鼓勵(lì)職工樹(shù)立院興我榮、院衰我恥的意識(shí)。其次，檔案工作者可以根據(jù)醫(yī)院需求的不同，對(duì)醫(yī)務(wù)人員的技術(shù)水平進(jìn)行評(píng)估，形成良好的競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)，使職工們個(gè)人價(jià)值的自我實(shí)現(xiàn)與醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有機(jī)地融合為一體。
醫(yī)院文化建設(shè)生命力是以患者為中心。醫(yī)院應(yīng)改善服務(wù)態(tài)度，保護(hù)患者的合法權(quán)益。培養(yǎng)遵紀(jì)守法的專業(yè)技術(shù)人員，要加強(qiáng)對(duì)病案的管理和利用，維護(hù)醫(yī)患雙方的合法權(quán)益，同時(shí)能督促醫(yī)務(wù)人員提高工作水平，更好地為患者服務(wù)。這是“以人為本”服務(wù)理念的關(guān)鍵所在。良好的職業(yè)道德教育和嚴(yán)格的制度管理考核制度就勢(shì)必要求建立檔案以作為監(jiān)督[2]。
4.檔案管理能為醫(yī)院環(huán)境文化建設(shè)起督促作用
環(huán)境形象也是文化的一種載體。從員工的一言一行到醫(yī)院的規(guī)章制度，從醫(yī)院的一草一木到醫(yī)院的建筑環(huán)境，不管是“硬件”還是“軟件”，良好而有特色的文化氛圍都要依賴于良好的檔案管理。如如管理不善，甚至不利于醫(yī)院的基礎(chǔ)建設(shè)。
三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的措施
1.強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)培訓(xùn)
首先，檔案管理人員應(yīng)深入到臨床第一線，了解各部門對(duì)檔案信息的不同需求，針對(duì)性的進(jìn)行總結(jié)，盡可能的開(kāi)展多渠道、多層次的調(diào)研活動(dòng)。可以開(kāi)展專業(yè)技術(shù)人員和檔案管理人員的交流互動(dòng)，雙方對(duì)彼此工作進(jìn)行深入了解。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化知識(shí)培訓(xùn)。檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)，改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高創(chuàng)造能力。
2.加快醫(yī)院檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
普及和搞好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，提高檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量。加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，確保檔案收集過(guò)程的完善。不斷調(diào)整醫(yī)院的檔案收集范圍，把具有保存價(jià)值的檔案收集齊全，確保信息內(nèi)容的安全。
3.加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程
改進(jìn)和豐富檔案管理手段，提高檔案現(xiàn)代化、信息化管理水平，開(kāi)發(fā)和完善快速檢索等現(xiàn)代查閱工具，充分發(fā)揮電子計(jì)算器在檔案管理中的作用。改進(jìn)檔案錄入手段，豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)，使醫(yī)院檔案盡快走向現(xiàn)代化[3]。
四、結(jié)論
綜上所述，醫(yī)院文化存在于醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中，而醫(yī)院檔案從檔案信息的整合與開(kāi)發(fā)利用的層面上支持著醫(yī)院文化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，我們要重視利用檔案工作來(lái)提升醫(yī)院文化建設(shè)水平，善于從檔案中挖掘精神財(cái)富來(lái)促進(jìn)醫(yī)院的文化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)：
[1]黃恩梅,蔣輝.充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院文化建設(shè)中的作用[J].蘭臺(tái)世界,2007,7(13):37-38.
一、人事檔案管理的作用
人事檔案作為人員個(gè)人綜合信息的有效載體，其所承載的個(gè)人信息量巨大，其中翔實(shí)記載每個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作軌跡、技術(shù)職稱及家庭信息。對(duì)此，應(yīng)對(duì)人事檔案進(jìn)行有效的管理，加??人事檔案管理，不僅可以有效促進(jìn)人力資源的開(kāi)發(fā)，而且其為人事管理提供了最為真實(shí)的個(gè)人信息數(shù)據(jù)。同時(shí)，人事檔案管理還對(duì)于企事業(yè)單位的內(nèi)部控制建設(shè)，具有積極的促進(jìn)作用。通過(guò)人事檔案管理，規(guī)范檔案管理存在的不足，使醫(yī)院職工的檔案信息資料得到長(zhǎng)時(shí)間的留存，從而便于個(gè)人信息的查找以及各類數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計(jì)與利用。
二、醫(yī)院非編人員人事檔案管理問(wèn)題分析
人事檔案的建立及管理工作相對(duì)繁瑣，不僅需要個(gè)人資料的收集與保管，而且還涉及到人員的分類與調(diào)動(dòng)等。由于非編人員的穩(wěn)定性較差，且具有較大的流動(dòng)性，因此醫(yī)院非編人員人事檔案的建立與管理難度增大。
（一）人事檔案管理權(quán)限誤區(qū)。現(xiàn)階段絕大部分醫(yī)院的人事檔案管理工作，采用的是分級(jí)管理模式。即在編人員檔案管理部門是由上級(jí)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，醫(yī)院自主招聘的非編人員的檔案管理由本級(jí)醫(yī)院自行管理，且醫(yī)院自主招聘人員中的全日制本科學(xué)歷畢業(yè)的醫(yī)學(xué)生的檔案管理又納入人才交流中心管理。由于人員檔案管理的機(jī)構(gòu)不一，造成管理不便，使許多醫(yī)院未進(jìn)行有效管理。
（二）醫(yī)院對(duì)非編人員檔案管理重視度不夠。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前國(guó)內(nèi)絕大部分醫(yī)院對(duì)非編人員人事檔案的管理工作重視度不夠，大多數(shù)醫(yī)院將工作重點(diǎn)放在提高醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)療安全以及醫(yī)療服務(wù)方面。對(duì)非編人員的人事檔案編制與管理工作重視程度不足，乃至根本不納入醫(yī)院管理，這也使得醫(yī)院的人事部門對(duì)于非編人員缺乏足夠的關(guān)注度。
（三）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足。由于醫(yī)院對(duì)非編聘用人員的檔案管理不夠重視，因此在人、財(cái)、物的投資上難免會(huì)大打折扣，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位現(xiàn)象非常普遍。在該種情況下，醫(yī)院檔案室無(wú)法擁有各類軟硬件設(shè)施，以致于各項(xiàng)軟硬件配備過(guò)于簡(jiǎn)陋。比如，只有用于數(shù)據(jù)錄入的計(jì)算機(jī)，人事檔案管理工作中只有其保管作用的檔案柜等。不僅不利于人事檔案的存檔備份，而且會(huì)影響人事檔案的保存。
（四）專職檔案管理人員配置不到位。在眾多醫(yī)院及醫(yī)療機(jī)構(gòu)中，進(jìn)行人事檔案管理工作的人員，大多數(shù)是由人事科相關(guān)人員來(lái)負(fù)責(zé)，而這部分人員均未進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)。同時(shí)，由于現(xiàn)階段各大高校中人力資源及企業(yè)管理專業(yè)中，涉及到檔案編制與管理的內(nèi)容較少，且選擇此專業(yè)方向的人才較少。并且，受科技體制改革的影響，致使具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)檔案管理人員極度缺乏。進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)院無(wú)法配置專職的人事檔案管理人員進(jìn)行非編人員人事檔案的管理。
（五）檔案材料規(guī)范不統(tǒng)一。在對(duì)非編人員人事檔案進(jìn)行建立及整理工作中，發(fā)現(xiàn)存在檔案材料缺乏統(tǒng)一規(guī)范，檔案材料缺失嚴(yán)重。比如，學(xué)籍檔案中，應(yīng)有大中院校學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)、畢業(yè)生登記表（或鑒定表）、畢業(yè)證及學(xué)位證等；黨員材料中，必須有入黨申請(qǐng)書(shū)、入黨志愿書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)等。
三、加強(qiáng)醫(yī)院非編人員人事檔案管理的有效措施
（一）建立專項(xiàng)檔案管理部門。為有效改善和解決醫(yī)院非編人員人事檔案管理中存在的問(wèn)題，進(jìn)一步提升醫(yī)院管理水平，應(yīng)在醫(yī)院內(nèi)部建立專項(xiàng)的人事檔案管理部門。對(duì)檔案室人員進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充，有效加強(qiáng)人事檔案管理。同時(shí)，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入力度，比如根據(jù)需要采購(gòu)人事檔案管理專項(xiàng)軟件、掃描儀等設(shè)備。
（二）對(duì)檔案管理人員及職工加強(qiáng)專項(xiàng)培訓(xùn)。由于醫(yī)院人事檔案編制與管理的人員相對(duì)匱乏，因此，在對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)充的同時(shí)，更要做好職工檔案的收集、培訓(xùn)工作。通過(guò)檔案收集培訓(xùn)，使人事檔案管理人員的工作能力進(jìn)一步加強(qiáng)。如檔案的收集范圍、方法、歸檔制度以及征集方法與接收制度等的培訓(xùn)。此種培訓(xùn)活動(dòng)能夠加強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，并使非編人員與在編人員的人事檔案利用率得以顯著增強(qiáng)。
（三）樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，重視非編人員檔案管理工作。在眾多醫(yī)院中，應(yīng)積極進(jìn)行非編人員人事檔案管理的宣傳工作，并可通過(guò)各種培訓(xùn)、會(huì)議等形式，加強(qiáng)部門與人員間的互動(dòng)交流，創(chuàng)造出積極的人事檔案管理環(huán)境，使人事檔案的編制人員與管理人員等，都能夠?qū)Ψ蔷幦藛T的人事檔案管理工作給予足夠的重視。同時(shí)，還應(yīng)使人事檔案的編制與管理人員，從大局觀入手，為促進(jìn)醫(yī)院工作人員間的和諧化，應(yīng)在積極進(jìn)行非編人員人事檔案管理的同時(shí)，提升自身的服務(wù)意識(shí)，以此來(lái)促進(jìn)人事檔案管理部門的效用。
（四）保證檔案質(zhì)量及其安全可靠性。在對(duì)醫(yī)院非編人員人事檔案管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案材料的收集與歸檔，對(duì)于模糊不清或存在不一致等現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)及時(shí)明確告知非編人員；同時(shí)，還要對(duì)他們講解人事檔案的重要性，使其能夠再進(jìn)行完善的信息填寫(xiě)。為確保人事檔案的安全可靠性，應(yīng)當(dāng)采用專人專項(xiàng)管理方法，并盡量采用信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，對(duì)人事檔案進(jìn)行錄入及保管，且需要通過(guò)特定人員的制定密碼方可查看人事檔案信息。
大型醫(yī)院建設(shè)過(guò)程中，基建檔案管理往往滯后。如何在管理好基建項(xiàng)目的同時(shí)，做好項(xiàng)目基建檔案的管理，是每一個(gè)院長(zhǎng)和檔案管理者應(yīng)認(rèn)真解決的問(wèn)題。
關(guān)鍵詞
大型醫(yī)院?基建項(xiàng)目?檔案管理
Abstract
In the process of the large hospital construction, the archives management usually lags behind. Each director of hospital and archivist must take the archives serious while doing the construction management.
Keywords
Large hospital?Construction project
Archives management
doi:10.3969/j.issn.1671-9174.2012.07.006
隨著新醫(yī)改的推進(jìn)和城市化進(jìn)程的加快，公立醫(yī)院迎來(lái)了新一輪的建設(shè)浪潮。很多三級(jí)醫(yī)院床位從以前的1000張猛增到2000張、甚至是3000張，建筑面積也動(dòng)輒十幾萬(wàn)，甚至二十幾萬(wàn)平方米。但在這些大型醫(yī)院建設(shè)過(guò)程中，基建檔案管理卻往往嚴(yán)重滯后。
一、大型醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)
（一）工藝流程復(fù)雜，檔案種類多易分散
大型醫(yī)院建設(shè)工程除了一般建設(shè)項(xiàng)目都有的土建安裝裝修外，還有其特殊的工藝流程，如醫(yī)患分流、潔污分流，手術(shù)室和ICU空氣凈化，放射放療核醫(yī)學(xué)科射線防護(hù)，醫(yī)療廢水廢物處理等等，這些都有專門的工藝流程標(biāo)準(zhǔn)和要求。另外，一般醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目要招標(biāo)40～45個(gè)，多者能達(dá)到80多個(gè)，由此產(chǎn)生大量的招投標(biāo)和評(píng)標(biāo)資料。因此大型醫(yī)院建設(shè)涉及面廣，參與部門多，檔案資料容易分散。
（二）建設(shè)周期長(zhǎng)，檔案資料容易流失
醫(yī)院建設(shè)工程從立項(xiàng)、招投標(biāo)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、辦理手續(xù)、開(kāi)工，到主體和配套施工，再到裝飾裝修、綠化亮化，最后到竣工驗(yàn)收投入使用，一般最短周期為兩年半時(shí)間。如果遇到汛期長(zhǎng)、天氣冷等天氣因素，或建設(shè)期間通貨膨脹，人工費(fèi)、材料費(fèi)大幅漲價(jià)等市場(chǎng)因素，或者工程前期論證不細(xì)，設(shè)計(jì)大量變更、決策機(jī)制效率不高、建設(shè)資金不能保證等甲方因素，或者安全出問(wèn)題、組織管理不善、資金斷鏈等乙方因素，都會(huì)使項(xiàng)目工期不同程度延長(zhǎng)，工期少則三四年，多則五六年。時(shí)間越長(zhǎng)，檔案資料流失可能性越大。
二、大型醫(yī)院基建檔案管理中存在的主要問(wèn)題
醫(yī)院基建檔案是指在醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成使用的全過(guò)程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。包括基本建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、竣工、驗(yàn)收、試運(yùn)行等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、計(jì)算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。目前大型醫(yī)院建設(shè)中檔案管理存在以下問(wèn)題——
（一）建檔意識(shí)不強(qiáng)
根據(jù)2006年6月國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合的《重大工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期，不得進(jìn)行或通過(guò)整個(gè)工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期的竣工驗(yàn)收。但很多醫(yī)院院長(zhǎng)和基建管理人員不知道也不清楚此項(xiàng)規(guī)定。有的醫(yī)院院長(zhǎng)認(rèn)為，檔案只是建設(shè)工程竣工后的資料整理，是建設(shè)工程的末端。常常對(duì)檔案工作表現(xiàn)出敷衍塞責(zé)的態(tài)度，在建設(shè)中重進(jìn)度，輕資料的現(xiàn)象非常普遍。有的醫(yī)院到項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)匆忙找補(bǔ)，有可能不全或不真，使項(xiàng)目留下永久遺憾和欠缺。
（二）沒(méi)有很好建立檔案管理機(jī)制
很多醫(yī)院本身就沒(méi)有檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，基建檔案更是被忽略。大部分醫(yī)院工程指揮部或籌建辦公室都不配備專職檔案資料管理人員，對(duì)基建檔案也沒(méi)有考核和檢查。還有的把大堆圖紙資料放到檔案室就算歸檔，沒(méi)有交接，缺乏整理，需要時(shí)卻找不到。
（三）資料收集歸檔不及時(shí)、不完整
由于大型醫(yī)院建設(shè)周期長(zhǎng)、資料多、工藝復(fù)雜，很多建設(shè)資料不同程度掌握在不同人的手里。有的在甲方專業(yè)技術(shù)人員處，有的在乙方施工人員處，有的在監(jiān)理單位，還有的在中標(biāo)單位。工程人員不了解檔案專業(yè)和技術(shù)知識(shí)以及工作程序，缺乏工程檔案管理的實(shí)踐能力，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、不規(guī)范。
（四）檔案管理手段落后
醫(yī)院工程指揮部或籌建辦公室大都在工地現(xiàn)場(chǎng)，用房緊張，條件簡(jiǎn)陋，很多基建過(guò)程中形成的資料堆疊在辦公室里，少有甚至沒(méi)有檔案管理的櫥柜和工具。聲像檔案、電子檔案缺乏硬件保存的介質(zhì)，不能做到定期整理和檔案轉(zhuǎn)移，檔案的質(zhì)量安全得不到保障。
三、對(duì)策
（一）轉(zhuǎn)變觀念，重視基建檔案管理
醫(yī)院基建檔案真實(shí)反映了醫(yī)院建設(shè)工程項(xiàng)目管理過(guò)程和工程實(shí)體的現(xiàn)實(shí)面貌，對(duì)醫(yī)院日后的管理、使用、維護(hù)都有著十分重要的作用。醫(yī)院基建檔案還是建設(shè)項(xiàng)目評(píng)價(jià)的依據(jù)，“魯班獎(jiǎng)”、“泰山杯” 都是以建設(shè)工程檔案為基礎(chǔ)，以指標(biāo)的量化統(tǒng)計(jì)分析為手段，結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行綜合測(cè)評(píng)的結(jié)果。同時(shí)基建檔案也能反映醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目的決策過(guò)程。
（二）健全制度，理順檔案管理機(jī)制
對(duì)有大型基建項(xiàng)目的醫(yī)院來(lái)說(shuō)，應(yīng)成立工程項(xiàng)目建設(shè)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確工程項(xiàng)目指揮部或籌建辦公室中有檔案專業(yè)培訓(xùn)背景的專職檔案資料管理人員1名，其他籌建人員也要“一崗雙責(zé)”，除做好專業(yè)技術(shù)工作外，做好資料的及時(shí)收集和整理，建立起工程建設(shè)檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系。同時(shí)，建立檔案資料收集整理歸檔制度，定期催交，及時(shí)整理，加強(qiáng)考核，理順檔案工作管理體制和工作程序，爭(zhēng)取項(xiàng)目完成竣工驗(yàn)收時(shí)，資料完整。
關(guān)鍵詞 森林資源；檔案管理；問(wèn)題；建議；新疆山區(qū)
中圖分類號(hào) F326.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1007-5739（2012）17-0160-01
林業(yè)在新疆經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中具有特殊地位和作用，承擔(dān)著維護(hù)生態(tài)安全、發(fā)展林業(yè)產(chǎn)業(yè)、建設(shè)生態(tài)文明三大戰(zhàn)略任務(wù)。自治區(qū)黨委把堅(jiān)持“環(huán)保優(yōu)先、生態(tài)立區(qū)”理念，走“資源開(kāi)發(fā)可持續(xù)、生態(tài)環(huán)境可持續(xù)”道路作為重點(diǎn)工作和關(guān)鍵措施進(jìn)行安排部署，要求全疆各族人民積極行動(dòng)起來(lái)，堅(jiān)決保護(hù)好全疆各族人民賴以生存的森林資源。做好森林資源檔案管理工作，可為編制各項(xiàng)森林資源保護(hù)規(guī)劃及保護(hù)規(guī)劃的有效實(shí)施提供準(zhǔn)確可靠的資源數(shù)據(jù)[1-2]。
1 森林資源檔案管理的任務(wù)與內(nèi)容
森林資源檔案管理工作的主要任務(wù)是：掌握森林資源的現(xiàn)狀及變化情況，評(píng)定森林經(jīng)營(yíng)利用效果，為編制林業(yè)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、計(jì)劃，確定森林經(jīng)營(yíng)措施和安排各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，提供可靠的依據(jù)[3]。森林資源檔案管理的內(nèi)容包括：基本圖、林相圖、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃圖及資源變化圖；森林資源變化分析說(shuō)明；森林資源消長(zhǎng)變化表；林地林權(quán)證明資料；森林資源統(tǒng)計(jì)表；森林資源檔案管理卡片、簿冊(cè)；森林資源各項(xiàng)調(diào)查、科研、經(jīng)營(yíng)的文件和經(jīng)營(yíng)總結(jié)資料等[4]。
2 存在的問(wèn)題
各山區(qū)林場(chǎng)均設(shè)有資源林政科，科室有3人以上編制，有相應(yīng)的資源檔案室。但多年來(lái)各場(chǎng)對(duì)森林資源檔案管理工作僅限資料存入檔案室，基本上未對(duì)林班的臺(tái)賬進(jìn)行有效更新，資源數(shù)據(jù)較陳舊。不同程度地存在著“一年清、二年變、三年亂”的現(xiàn)象，未能充分反映該區(qū)森林資源的消長(zhǎng)情況。
3 建議
3.1 充分利用新二類調(diào)查成果，及時(shí)更新森林資源檔案數(shù)據(jù)
2009年起，新疆維吾爾自治區(qū)林業(yè)廳委托國(guó)家林業(yè)局西北林業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)院、新疆林業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)院等具有乙級(jí)以上林業(yè)調(diào)查設(shè)計(jì)資質(zhì)的林業(yè)勘察設(shè)計(jì)院，全面完成了新疆天山西部國(guó)有林管理局、天山東部國(guó)有林管理局、阿爾泰山國(guó)有林管理局所轄25個(gè)國(guó)有山區(qū)林場(chǎng)森林資源二類調(diào)查，摸清了新疆國(guó)有林區(qū)森林資源家底。各項(xiàng)數(shù)據(jù)都已更新到2009年度資源數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)資料已交付各場(chǎng)，為各場(chǎng)的森林資源檔案管理帶來(lái)了有利條件。以此為契機(jī)，及時(shí)更新資源數(shù)據(jù)是比較容易進(jìn)行的。
3.2 開(kāi)發(fā)適合新疆山區(qū)森林資源檔案管理的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)
與財(cái)務(wù)管理一樣，森林資源檔案管理應(yīng)具有適合自身特點(diǎn)的管理軟件，應(yīng)保證其可操作性較強(qiáng)。應(yīng)對(duì)適合新疆山區(qū)森林資源檔案管理特點(diǎn)的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)發(fā)，如編制森林資源蓄積消長(zhǎng)變化程序，將各場(chǎng)森林資源以林班為單位，將二類成果中提供的各樹(shù)種林木按幼齡林、中齡林、近熟林、成熟林、過(guò)熟林齡的年平均生長(zhǎng)率或年公頃生長(zhǎng)量等森林資源蓄積消長(zhǎng)變化因子編入程序，操作上較為簡(jiǎn)便，保證每年均可進(jìn)行數(shù)據(jù)的更新。這樣，不但保證了各林場(chǎng)資源數(shù)據(jù)計(jì)算的迅速、準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)了全疆山區(qū)森林資源數(shù)據(jù)共享，還方便查閱[5-6]。
3.3 各項(xiàng)林業(yè)工程建設(shè)都要抓好工程檔案建設(shè)和管理工作
根據(jù)國(guó)家林業(yè)局抓好林業(yè)六大工程、推進(jìn)林業(yè)五大歷史性轉(zhuǎn)變、實(shí)現(xiàn)林業(yè)跨越式發(fā)展的要求[7]。2008年，新疆維吾爾自治區(qū)林業(yè)廳為全力推進(jìn)以防沙治沙為主的林業(yè)生態(tài)體系建設(shè)，結(jié)合新疆當(dāng)?shù)貙?shí)際，通過(guò)對(duì)正在實(shí)施的國(guó)家林業(yè)重點(diǎn)工程的細(xì)化、具體化，提出了十大林業(yè)生態(tài)工程。新疆十大林業(yè)生態(tài)工程涵蓋了新疆山區(qū)、平原綠洲及綠洲邊緣荒漠的廣闊區(qū)域，通過(guò)十大林業(yè)工程的實(shí)施和推進(jìn)，能夠有效保護(hù)和增加新疆的森林資源，進(jìn)一步提升森林的生態(tài)功能，更加有效地為各族群眾提供良好的生產(chǎn)生活環(huán)境，更加顯著地發(fā)揮林業(yè)在自治區(qū)新農(nóng)村建設(shè)、新型工業(yè)化和城市化發(fā)展進(jìn)程中的積極作用。
4 參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研院所；文書(shū)檔案管理；問(wèn)題；建議
中圖分類號(hào) G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1007-7731（2013）18-132-02
農(nóng)業(yè)科研院所文書(shū)檔案是對(duì)科研單位各方面工作的真實(shí)記錄，又被稱之為管理性檔案。其內(nèi)容主要涉及黨群管理、行政管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、科研管理、科技開(kāi)發(fā)管理、條件建設(shè)管理等方面[1]。文書(shū)檔案管理的手段主要是以紙質(zhì)為載體來(lái)記錄，并按照相關(guān)要求分類分冊(cè)存放在檔案室中。文書(shū)檔案管理工作是農(nóng)業(yè)科研院所重要的基礎(chǔ)性和服務(wù)性工作，是農(nóng)業(yè)科研院所工作業(yè)績(jī)與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)，也是農(nóng)業(yè)科研院所領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，有利于發(fā)揮文書(shū)檔案的作用，體現(xiàn)文書(shū)檔案所具有的價(jià)值。但從現(xiàn)實(shí)情況看，農(nóng)業(yè)科研院所在文書(shū)檔案管理方面還存在一些共性問(wèn)題，值得探討。
1 農(nóng)業(yè)科研院所文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1.1 對(duì)文書(shū)檔案管理工作重視程度不夠 農(nóng)業(yè)科研院所的主要業(yè)務(wù)是科研工作，其他工作均是圍繞科研中心工作開(kāi)展的，在多數(shù)職工心目中，甚至在機(jī)關(guān)管理人員心目中，都不那么重視文書(shū)檔案管理工作，認(rèn)為文書(shū)檔案工作只是保存文件，以備不時(shí)之需，認(rèn)識(shí)不到文書(shū)檔案的重要價(jià)值。由于對(duì)農(nóng)業(yè)科研文書(shū)檔案管理工作的重視程度不夠，沒(méi)有將這項(xiàng)工作納入農(nóng)業(yè)科研工作的重要議事日程，從而影響了農(nóng)業(yè)科研文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展。
1.2 缺乏專業(yè)文書(shū)檔案管理人員 農(nóng)業(yè)科研院所屬于公益事業(yè)單位，以從事農(nóng)業(yè)科研工作的專業(yè)技術(shù)人員為主，管理人員的比例非常低，基本上都是一人多崗。文書(shū)檔案管理人員也不例外，一般都是兼職人員，他們除了負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理工作外，還負(fù)責(zé)其它的行政后勤工作，投入到文書(shū)檔案管理工作上的時(shí)間和精力非常有限，存在收集不及時(shí)、檔案資料不齊全、整理分類不專業(yè)等多方面的問(wèn)題。由于缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，加之學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)少，工作就靠在實(shí)踐中摸索，難以使檔案管理工作規(guī)范化。
1.3 文書(shū)工作與檔案工作銜接不順暢 文書(shū)工作是檔案管理工作的前提，檔案管理工作則是文書(shū)工作的延續(xù)，兩者既有聯(lián)系又有區(qū)別，既相互統(tǒng)一又分工明確。在農(nóng)業(yè)科研院所中，文書(shū)工作者往往檔案意識(shí)較為淡薄，而檔案管理人員又極少涉及文書(shū)工作，這就導(dǎo)致了文書(shū)工作與檔案工作之間銜接不順暢[2]。在實(shí)際工作中，許多文書(shū)材料滯留在文書(shū)工作者手中，而不能在規(guī)定時(shí)限內(nèi)按時(shí)歸檔，造成漏登、漏報(bào)，甚至丟失。有的即使歸檔了，由于多方面的原因，也不能嚴(yán)格地按照《中華人民共和國(guó)檔案法》的有關(guān)規(guī)定規(guī)范有效地進(jìn)行。
1.4 文書(shū)檔案管理制度不完善 近年來(lái)，農(nóng)業(yè)科研院所出臺(tái)了一系列的管理制度，但對(duì)文書(shū)檔案管理工作內(nèi)容卻很少有明確的要求和規(guī)定，即使有少量的規(guī)定，也沒(méi)有嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行。這就造成了有價(jià)值的文書(shū)檔案得不到應(yīng)有的重視，文書(shū)檔案管理工作也難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
2 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研院所文書(shū)檔案管理工作建議
2.1 加大宣傳力度，強(qiáng)化職工對(duì)文書(shū)檔案管理工作的認(rèn)識(shí) 農(nóng)業(yè)科研院所要將文書(shū)檔案管理工作納入重要工作議事日程，做到常抓不懈。加大《中華人民共和國(guó)檔案法》、《公文處理辦法》等政策法規(guī)的宣傳力度，采取多種形式，如制作宣傳欄、開(kāi)展檔案知識(shí)講座、利用單位網(wǎng)站等宣傳檔案管理知識(shí)，讓職工對(duì)文書(shū)檔案管理有更充分的了解，并積極參與到文書(shū)資料的收集歸檔工作中來(lái)，為文書(shū)檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[3]。
2.2 重視人才隊(duì)伍建設(shè)，提高文書(shū)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平 農(nóng)業(yè)科研院所應(yīng)根據(jù)規(guī)模大小及文書(shū)檔案管理工作的實(shí)際需求配備專職檔案管理人員，使他們能專心致志做好檔案管理工作，不會(huì)因?yàn)槠渌ぷ鞫⒄`檔案管理工作。每年定期派出檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，使文書(shū)檔案管理人員不斷更新專業(yè)知識(shí)，不斷更新工作理念，不斷提高管理操作能力，適應(yīng)新形勢(shì)下文書(shū)檔案管理工作要求，成為政治合格、作風(fēng)過(guò)硬、業(yè)務(wù)精通、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的檔案管理干部。
2.3 加強(qiáng)職能部門合作，做好文書(shū)工作與檔案工作的有效銜接 各個(gè)職能部門的文書(shū)資料是檔案的基礎(chǔ)，各部門文書(shū)質(zhì)量的高低直接關(guān)系到檔案質(zhì)量的好壞[4]。因此要做好檔案工作，就必須從源頭抓起，抓好文書(shū)質(zhì)量。文書(shū)人員要時(shí)刻想到檔案管理工作，處理文書(shū)要及時(shí)、準(zhǔn)確，收發(fā)文件要登記，發(fā)現(xiàn)缺失要及時(shí)查找、補(bǔ)充，尤其是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話、外出開(kāi)會(huì)帶回的會(huì)議材料等要及時(shí)收集，保證文件材料齊全完整，切實(shí)做好文書(shū)材料的立卷歸檔。真正實(shí)現(xiàn)文書(shū)、檔案的一體化，做到有效銜接[5]。
2.4 建立健全規(guī)章制度，規(guī)范文書(shū)檔案管理工作 建立科學(xué)的文書(shū)檔案管理體系、健全文書(shū)檔案管理制度，是做好文書(shū)檔案管理的關(guān)鍵。明確文書(shū)檔案管理人員的崗位職責(zé)，制訂文書(shū)檔案收集制度、文書(shū)檔案保管制度、文書(shū)檔案保密制度、文書(shū)檔案查閱制度等規(guī)章制度，使文書(shū)檔案管理工作有章可循，并嚴(yán)格要求相關(guān)工作人員按照規(guī)章制度執(zhí)行，保證文書(shū)檔案管理工作落到實(shí)處，從而規(guī)范文書(shū)檔案管理工作[6]。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：電子檔案；管理系統(tǒng)；基本操作
1檔案查閱者的實(shí)踐操作
1.1選擇模擬對(duì)象。
用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入，選中“檔案查閱者”選項(xiàng)按鈕，然后任意選擇一個(gè)模擬對(duì)象點(diǎn)擊“進(jìn)入”，在頁(yè)面的左邊將出現(xiàn)菜單樹(shù)。
1.2檔案申請(qǐng)歸檔。
點(diǎn)擊菜單樹(shù)的一級(jí)節(jié)點(diǎn)“檔案申請(qǐng)歸檔，里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn)‘：申請(qǐng)歸檔’和申請(qǐng)記錄查看”。
1.2.1歸檔申請(qǐng)。
點(diǎn)擊“申請(qǐng)歸檔”后，進(jìn)入到歸檔申請(qǐng)頁(yè)面。用戶要先上傳要?dú)w檔的文件，點(diǎn)擊“上傳檔案文件”鏈接，跳入到上傳文件頁(yè)面(規(guī)定最多只能上傳三個(gè)文件)，上傳成功后，填入相關(guān)信息(申請(qǐng)時(shí)間、文檔名稱、文件格式、文件密級(jí)等)，然后點(diǎn)擊“提交”按鈕，即完成申請(qǐng)歸檔操作。
1.2.2查看申請(qǐng)記錄。
點(diǎn)擊“申請(qǐng)記錄查看”，進(jìn)入查看自己所有申請(qǐng)歸檔的記錄信息的頁(yè)面，檔案查詢者可以在“申請(qǐng)檔案名稱”欄目中輸入所要查詢的檔案文件名稱進(jìn)行查詢。同時(shí)，也可以在頁(yè)面下部的選項(xiàng)中選擇合適的條件進(jìn)行篩選，從而找出符合條件的檔案記錄。
1.3檔案申請(qǐng)查詢
1.3.1申請(qǐng)查詢。
點(diǎn)擊“申請(qǐng)查詢”，進(jìn)入查詢頁(yè)面。查詢者在查詢申請(qǐng)?jiān)敿?xì)表單中填入相關(guān)申請(qǐng)信息(如申請(qǐng)人、查詢方式、申請(qǐng)組織等)，然后點(diǎn)擊“提交申請(qǐng)”按鈕完成申請(qǐng)查詢的操作。
1.3.2申請(qǐng)記
錄查看。點(diǎn)擊“申請(qǐng)記錄查看”節(jié)點(diǎn)，進(jìn)入查看所有自己的申請(qǐng)查看檔案的記錄。也可以根據(jù)檔案名稱、檔案密級(jí)、文件格式、審核狀態(tài)等不同的查詢方式進(jìn)行查詢。
2檔案管理員和領(lǐng)導(dǎo)者(主管)的實(shí)踐操作
2.1選擇模擬對(duì)象。
用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入，選中“檔案管理員”選項(xiàng)按鈕，然后任意選擇一個(gè)模擬對(duì)象點(diǎn)擊“進(jìn)入”，在頁(yè)面的左邊將出現(xiàn)菜單樹(shù)。
2.2檔案申請(qǐng)歸檔。
點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹(shù)的一級(jí)節(jié)點(diǎn)“檔案申請(qǐng)歸檔”，里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn)：“審核歸檔”和“申請(qǐng)記錄查看”。
2.2.1審核歸檔。
點(diǎn)擊左邊樹(shù)節(jié)點(diǎn)“檔案申請(qǐng)歸檔”，進(jìn)入審核中請(qǐng)歸檔記錄頁(yè)面。此時(shí)，頁(yè)面加載的是所有申請(qǐng)記錄的詳細(xì)信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱，是否通過(guò)審核來(lái)查詢申請(qǐng)記錄，并進(jìn)行審核歸檔操作。以“電子公文歸檔管理暫行辦法”條例，點(diǎn)擊“審核歸檔”鏈接，進(jìn)入到審核頁(yè)面，如檔案管理員可以看到申請(qǐng)記錄的相關(guān)信息，如申請(qǐng)人、申請(qǐng)時(shí)間、檔案名稱、文件類別等。檔案管理員在審核結(jié)束后，可以通過(guò)點(diǎn)擊“同意”或“拒絕”按鈕進(jìn)行“通過(guò)申請(qǐng)”、“拒絕申請(qǐng)”的審核操作。
2.2.2申請(qǐng)記錄查看。
點(diǎn)擊樹(shù)狀菜單中的“申請(qǐng)記錄查看”節(jié)點(diǎn)，頁(yè)面顯示的是所有申請(qǐng)歸檔記錄，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱進(jìn)行模糊查詢，也可以根據(jù)檔案審核情況進(jìn)行查詢。點(diǎn)擊“查看”鏈接，檔案管理員可以查看檔案審核的詳細(xì)信息。
2.3檔案申請(qǐng)查詢。
點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹(shù)的一級(jí)節(jié)點(diǎn)“檔案申請(qǐng)查詢”，里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn)：“審核查詢”和“申請(qǐng)記錄查看”。
2.3.1審核查詢。
點(diǎn)擊“審核查詢”菜單，頁(yè)面顯示的是所有在審核的申請(qǐng)查詢信息。用戶可以根據(jù)檔案名和檔案類型、檔案文件格式等進(jìn)行查詢。檔案管理員可以選擇其中一條記錄，點(diǎn)擊“審核”鏈接進(jìn)入審核查詢頁(yè)面。在審核頁(yè)面中，顯示的是當(dāng)前要審核的查詢申請(qǐng)的詳細(xì)信息，檔案管理員可以根據(jù)情況，選擇“通過(guò)申請(qǐng)”或者足“拒絕中請(qǐng)”進(jìn)行處理。
2.3.2申請(qǐng)記錄查看。
具體操作與上述“申請(qǐng)記錄查看”相同，檔案管理片可以查看所有的申請(qǐng)查閱檔案申請(qǐng)記錄。
2.4檔案申請(qǐng)銷毀。
該菜單的主要功能是檔案管理員對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行管理，經(jīng)過(guò)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)后予以銷毀。點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹(shù)的一級(jí)節(jié)點(diǎn)“檔案申請(qǐng)銷毀”，里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn)“：銷毀申請(qǐng)”和“申請(qǐng)記錄查看”。
2.4.1銷毀申請(qǐng)。
選擇“銷毀申請(qǐng)”菜單，點(diǎn)擊進(jìn)入有關(guān)信息申請(qǐng)銷毀頁(yè)面。進(jìn)入頁(yè)面后，加載的是所有檔案信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱查詢，也可以根據(jù)是否通過(guò)申請(qǐng)歸檔審核進(jìn)行查詢。點(diǎn)擊“申請(qǐng)銷毀”，進(jìn)入到申請(qǐng)銷毀頁(yè)面，檔案管理員填寫(xiě)申請(qǐng)銷毀理由以后，點(diǎn)擊“剖自銷毀”按鈕即可完成申請(qǐng)銷毀。
2.4.2申請(qǐng)記錄查看。
點(diǎn)擊“申請(qǐng)記錄查看”菜單，進(jìn)入“申請(qǐng)記錄查看”頁(yè)面，該頁(yè)面顯示的是檔案管理員所有的申請(qǐng)銷毀記錄。
3系統(tǒng)管理員的實(shí)踐操作
首先以管理員的身份登陸電子政務(wù)實(shí)踐平臺(tái)系統(tǒng)，用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入，點(diǎn)擊“管理員入口”鏈接。出現(xiàn)檔案系統(tǒng)管理的功能菜單。
3.1檔案信息管理。
此菜單的功能是檔案左邊的菜單樹(shù)上的“檔案信息管理”菜單，進(jìn)入“檔案信息查詢”頁(yè)面顯示的是所有的檔案信息，管理員可以根據(jù)檔案名稱和檔案類別進(jìn)行查詢。
3.1.1查看。
點(diǎn)系統(tǒng)管理員可以查看、刪除所有檔案信息。
3.1.2查詢。
點(diǎn)擊擊要查看的檔案行的“查看”鏈接，將會(huì)在負(fù)面的下分顯示一個(gè)顯示該檔案所包含文件的列窗框。系統(tǒng)管理員可以點(diǎn)擊下載文件，查看檔案的相關(guān)內(nèi)容。
3.1.3刪除：
管理員根據(jù)實(shí)際需求，刪除檔案文件。可以多條刪除文檔，首先把要?jiǎng)h除的檔案前的復(fù)選框選中，然后再點(diǎn)擊“刪除”按鈕，即完成檔案刪除操作。
3.2檔案申請(qǐng)歸檔記錄管理。
此菜單的功能是檔案系統(tǒng)管理員可以查看所有申請(qǐng)歸檔記錄，可以根據(jù)檔案名稱和審核狀態(tài)進(jìn)行查詢，并且可以根據(jù)需要?jiǎng)h除記錄。
3.2.1查看檔案申請(qǐng)歸檔記錄。
點(diǎn)擊左邊的菜單樹(shù)上的“檔案申請(qǐng)歸檔”菜單，然后再點(diǎn)擊“申請(qǐng)記錄管理”進(jìn)入申請(qǐng)記錄管理頁(yè)面，頁(yè)面顯示的是所有檔案信息。
3.2.2刪除檔案申請(qǐng)歸檔記錄。
選擇要?jiǎng)h除記錄的行起碼復(fù)選框，然后點(diǎn)擊“刪除”按鈕完成刪除操作。檔案文件也將同時(shí)被刪除掉。
3.3基礎(chǔ)信息維護(hù)。
此菜單的功能是系統(tǒng)管理員對(duì)檔案文件的基礎(chǔ)信息進(jìn)行維護(hù)，包括文件類型、檔案重要等級(jí)、檔案密級(jí)、文件格式等。也可以進(jìn)行檔案文件的添加、刪除和編輯等操作。
3.3.1文件類型管理。
點(diǎn)擊頁(yè)面左邊的菜單樹(shù)“基礎(chǔ)信息維護(hù)”下的“文件類型管理”子菜單，系統(tǒng)管理員可以對(duì)檔案文件的格式類型進(jìn)行添加、編輯和刪除等操作。
3.3.2檔案文件等級(jí)管理。
點(diǎn)擊頁(yè)面左邊菜單樹(shù)“基礎(chǔ)信息維護(hù)”下的“檔案重要等級(jí)哲理”子菜單，系統(tǒng)管理員可以對(duì)檔案文件的等級(jí)進(jìn)行添加和刪除操作。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案管理；影響
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2013）11-00-01
傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理模式主要以機(jī)關(guān)檔案室為主，以紙質(zhì)材料為機(jī)關(guān)收集、管理檔案，這既不利于檔案的長(zhǎng)久保存和查閱，也影響了檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用，更是對(duì)傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理工作帶來(lái)了深刻的影響和沖擊。因此，探究網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的影響對(duì)于促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的發(fā)展和革新具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)機(jī)關(guān)檔案的形式產(chǎn)生了影響
在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)工作的需求，無(wú)論是檔案的形成過(guò)程還是檔案的載體形式，以及對(duì)檔案的記錄形式等都發(fā)生了變化。
1.檔案的形成過(guò)程發(fā)生了變化。傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案的形成過(guò)程主要是通過(guò)人工記錄的方式完成，然后以紙質(zhì)文件的形式進(jìn)行歸檔保存。不但形成過(guò)程緩慢，需要耗費(fèi)大量人力物力，而且在出現(xiàn)差錯(cuò)的時(shí)候，也不易及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和改正。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，機(jī)關(guān)文件的形成過(guò)程更為多樣化。（1）可以手工制作機(jī)關(guān)文件。機(jī)關(guān)文書(shū)可以將文件以手寫(xiě)的方式記錄下來(lái)，然后在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行輸入存檔和保存，文件的傳遞也通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成，也便于機(jī)關(guān)文員在輸入存檔的時(shí)候，對(duì)文件中的錯(cuò)誤部分（如字、詞書(shū)寫(xiě)錯(cuò)誤，語(yǔ)言不通順流暢等）進(jìn)行及時(shí)的改正，提高文件內(nèi)容的質(zhì)量和傳送速度；（2）可以在計(jì)算機(jī)上直接制作文件。對(duì)于機(jī)關(guān)工作所需要的文件，機(jī)關(guān)文員可以直接在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行起草、校正和打印。對(duì)于機(jī)關(guān)工作會(huì)議中需要記錄的內(nèi)容，機(jī)關(guān)文員也可以利用計(jì)算機(jī)來(lái)完成，可以顯著提高文件生成的速度。同時(shí)，計(jì)算機(jī)可以提供多種形式的文件模板以供選擇，機(jī)關(guān)文員只需要填入相應(yīng)的內(nèi)容即可，使文件既簡(jiǎn)潔美觀又內(nèi)容豐富，還可以滿足機(jī)關(guān)單位紙質(zhì)和電子版本雙套保存的需求；（3）可以利用數(shù)碼設(shè)備生成。隨著數(shù)碼影像設(shè)備的普及和應(yīng)用，機(jī)關(guān)單位的工作會(huì)議記錄和重要活動(dòng)，可以進(jìn)行可視化的全程記錄。機(jī)關(guān)文員可以將其制作成視頻文件和音頻文件進(jìn)行保存，也可以根據(jù)視頻和音頻的回放，將會(huì)議或者活動(dòng)內(nèi)容整理成紙質(zhì)文字進(jìn)行存檔和保存。
2.檔案的載體形式也發(fā)生了變化。傳統(tǒng)檔案的載體主要為紙質(zhì)，這既不利于長(zhǎng)久保存，也造成了資源的浪費(fèi)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度將逐步取代紙質(zhì)文件。同時(shí)在文件的內(nèi)容和形式上也更為豐富和生動(dòng)，例如利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以在電子文件中穿插電子圖片，使文件內(nèi)容更為形象直觀，內(nèi)容更豐富而具有說(shuō)服力。這對(duì)于機(jī)關(guān)的宣傳工作和圖片處理工作帶來(lái)了極大的便利，不僅省時(shí)省力，而且保存的時(shí)間更長(zhǎng)久。同時(shí)在文件的傳遞過(guò)程中，電子文件也有紙質(zhì)文件所不具備的優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)文件的存檔需要人工運(yùn)送完成，很可能會(huì)因?yàn)槭韬觥⑦z忘等種種人為因素造成檔案的遺失，從而給檔案的保存工作帶來(lái)無(wú)法挽回的損失。而電子文件的存檔只需要通過(guò)機(jī)關(guān)內(nèi)部的局域網(wǎng)傳輸就可以完成，而且電子文件備份過(guò)程簡(jiǎn)單，幾乎不會(huì)出現(xiàn)檔案遺失的情況。此外，不僅大大提高了檔案存檔的時(shí)間和文件傳閱的時(shí)間，也提高了檔案存檔的安全性。
二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境促進(jìn)了機(jī)關(guān)將檔案管理的創(chuàng)新
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不僅對(duì)機(jī)關(guān)檔案的形式產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，而且促進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案管理工作的創(chuàng)新。
首先，提高機(jī)關(guān)檔案管理員的創(chuàng)新意識(shí)和管理技能。傳統(tǒng)的檔案管理員只負(fù)責(zé)檔案的歸檔、整理、查閱和保存工作，內(nèi)容重復(fù)單調(diào)，管理工作相對(duì)簡(jiǎn)單容易。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，很多檔案都是以圖形、圖像、視頻和音頻的形式存檔的，檔案管理的具體對(duì)象相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件更為多樣化，這對(duì)管理員的工作技能提出了更高的要求。例如，機(jī)關(guān)檔案工作人員需要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)專門的檔案信息接受管理平臺(tái)，要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性，掌握電子檔案信息的收集和管理技術(shù)，使機(jī)關(guān)檔案的保管擺脫卷盒和柜架等裝具的束縛，將經(jīng)過(guò)鑒定歸檔的機(jī)關(guān)檔案信息將存入“虛擬文件柜”。檔案管理員不僅要掌握和檔案管理相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還要認(rèn)清檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)的隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的革新而強(qiáng)化自己的職業(yè)技能，使檔案管理趨于網(wǎng)絡(luò)化、知識(shí)化和社會(huì)化，樹(shù)立全新的管理理念。
其次，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理服務(wù)創(chuàng)新。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)檔案管理服務(wù)創(chuàng)新主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面是服務(wù)手段創(chuàng)新。相對(duì)與傳統(tǒng)的查閱紙質(zhì)文件的服務(wù)手段，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理員可以建立檔案館網(wǎng)站，利用網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展多樣化服務(wù)。如利用單位網(wǎng)站資源制作自己的網(wǎng)頁(yè)，建設(shè)電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)電子的統(tǒng)一管理和高效利用，使檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化。另一方面是拓寬了服務(wù)領(lǐng)域。傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案服務(wù)于機(jī)關(guān)單位本身，很少對(duì)外開(kāi)放。而社會(huì)的發(fā)展使檔案服務(wù)逐步面向社會(huì)，生產(chǎn)建設(shè)、管理活動(dòng)和行政活動(dòng)等方面已經(jīng)與信息服務(wù)密不可分，人們從對(duì)檔案信息的單一需求轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案、圖書(shū)、文件和情報(bào)檢索資料的綜合需求，這使得通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享、互通有無(wú)成為檔案管理工作的趨勢(shì)，從而滿足社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要。
最后，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理理念的創(chuàng)新。管理理念是管理意識(shí)、管理宗旨和管理思想等觀念性因素的綜合，決定著管理手段和管理模式，并影響者最終的管理效果。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，嚴(yán)重沖擊了傳統(tǒng)檔案管理理念和服務(wù)理念，促進(jìn)檔案管理理念由傳統(tǒng)的“人浮于事”向“人精于事”轉(zhuǎn)變。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的檔案管理理念要堅(jiān)持“以人為本”的原則，注重利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向機(jī)關(guān)和社會(huì)提供周到、便捷和快速的公共服務(wù)，才能使檔案管理工作更有生機(jī)和活力，發(fā)揮檔案管理在機(jī)關(guān)工作和社會(huì)服務(wù)建設(shè)中的重要作用。
三、結(jié)論
總之，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的影響是全方面的，其意義重要而深遠(yuǎn)。不僅改變了傳統(tǒng)檔案文件的生成過(guò)程、載體形式和存檔保管形式，提高了檔案?jìng)鬏數(shù)乃俣取n案保存的安全性和檔案的利用率，而且改變了檔案管理理念和管理形式，提高了檔案管理員的職業(yè)技能和服務(wù)水平，促使檔案管理工作更為便捷化、全面化和系統(tǒng)化，從而真正體現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值，更好地為機(jī)關(guān)工作和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]姚美榮.對(duì)加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理的幾點(diǎn)思考[J].檔案，2009（01）.