時間：2022-05-17 20:50:58
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關鍵詞：高職院校；干部人事檔案；管理與利用
Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.
Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof
前言
近年來，我國高等職業教育管理體制改革取得了重大進展，合并升格的高職院校達1100多所，進一步完善了國家的高等教育結構，優化了教育資源配置，提高了辦學質量和辦學效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問題。干部人事檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著許多問題。
一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題
許多合并高職院校是由一些不同學科、不同層次的學校（如中等職業學校）合并而來，原來的學校對干部人事檔案沒有自主管理權，長期以來不能引起學校領導層的足夠重視，從而出現了諸多問題。
（一）領導重視不夠，專業人員缺乏
合并的高職院校，干部檔案管理實現了由被動式管理向主動式管理轉變的模式，師資隊伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設立單獨的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對管理人員政治素質、業務能力、管理水平的培訓與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展受到限制。
（二）檔案管理制度不規范，管理手段落后
合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規模、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統一的規格；收集過程中紙張大小不統一；檔案材料沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。
（三）信息開發利用率差，發揮服務作用程度低
干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發展黨員等方面，在師資培養、人才選拔、人才穩定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。
（四）升級達標工作任務繁重
很多學校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學校檔案工作起步不同，有的學校已經經過了上級部門的檢查驗收，達到干部檔案管理目標一級，二級或三級標準，有的規模甚至都沒有按新標準整理過，為了達到同一個等級或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準確外，檔案管理人員僅技術加工就有相當大的工作量。
二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問題的途徑
（一）領導高度重視，提高檔案管理人員素質
干部人事檔案是記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據，關系到每位教職工的切身利益。作為學校領導，尤其是主管組織人事工作的領導，應充分樹立起檔案意識，合并高職院校應在機構設置和人員編制上給以充分保證；在檔案經費上落實到位，增添必要的硬件設施；主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質，是做好這項工作的重要依據。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對在崗人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期高等職業教育事業發展對高校干部人事檔案管理的新要求。
（二）加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平
建立健全一套完整科學的干部人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發展，增加資金投入，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
（三）建立信息網絡，充分發揮服務效能
干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數字化；二是要把數字化的信息網絡化，要能實現網上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當前，人事檔案管理系統計算機信息軟件已在大多數高校使用，但其發揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術的人才和從事檔案信息管理構件或善于制作檔案管理網頁的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊伍，建立一套完整的人事檔案信息數據庫，利用計算機技術和網絡（下轉第51頁）（上接第43頁）技術，實現對人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。
（四）充實干部檔案管理隊伍
為切實做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實現干部檔案升級達標任務，組織人事部門應當按照政策規定配備適當數量的專職干部從事此項工作，適當時間抽調部分政治素質高、原則性強的同志協助從事那些耗費時多、工作量大、技術性強的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進干部人事檔案管理上水平。
【參考文獻】
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一、目標任務的完成情況
（一）綜合目標
1、以《檔案法》和《檔案法實施辦法》為依據，執法檢查9個以上單位（部門）的檔案工作。
20__年6月至9月，區檔案局組織人員先后對區教育局、密地街辦、區統計局等9個單位開展了執法檢查。從檢查情況來看，大部分單位能認真學習貫徹《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，但個別單位存在著領導對檔案工作重視不夠，檔案人員更換頻繁，工作積極性不高，重經濟輕檔案的工作觀念一時難以改變。
2、監督、指導和認定5個以上區級機關檔案規范化建設。
20__年，區檔案局按照《四川省機關檔案工作規范化管理標準》積極開展檔案業務規范化認定工作。經過努力，已完成了南山街辦、區公安分局、弄弄坪街辦等10個部門、單位的檔案規范化認定、升級和復查工作。其中區公安分局在省一級規范化檔案考評中以99．2分的高分順利通過認定，創造了攀枝花市檔案規范化工作開展以來全市最好成績，提升了__檔案工作形象。
3、監督、指導和認定10所以上區屬學校檔案規范化建設。
截至10月中旬，區檔案局陸續完成了對8小、16小、20中小等10所區屬學校檔案規范化建設的監督、指導和認定工作。
4、征集5件以上反映__重大社會活動的重要資料入館。
先后完成了《20__年__統計》、《20__年攀枝花市__國民經濟統計資料》、《20__年__年鑒》、《四川省攀枝花市__群眾工作資料匯編》、《攀枝花鄉鎮年鑒20__》等資料的征集進館工作。目前，正著手爭取將“花雨金沙”晚會光盤資料、“創衛”檔案資料作為重大活動檔案進館保存。
5、檔案信息化建設，完成檔案全文數字化2.5萬件以上。
經向市檔案局業務處咨詢，該項工作由市檔案局購置相關掃描錄入設備后統一開展，現暫不進行。盡管如此，我們仍然盡最大努力接收了一些單位的檔案目錄數據和實體，極大地縮短了檔案查閱時間。
6、查閱利用檔案，接待查閱利用300人次以上。
20__年1月至10月，區檔案局共提供群眾查閱檔案服務350余人次，預計全年至少接待400人次以上。
7、加強宣傳報道工作，上報信息8條以上。
1至10月，區檔案局在《攀枝花日報》上發表檔案信息4條，上報區委辦《__動態》信息23條，累計份數25份，已超額完成區委宣傳部下達全年目標20份的任務。
8、加強基礎設施和業務建設，為創建省規范化建設一級檔案館標準做好積極準備。
區檔案局以書面和口頭方式向區委、區政府主管領導匯報了創省一級檔案館的籌備工作情況，此項工作按照領導的要求和指示，正有序地開展。
9、舉辦全區檔案業務培訓班1至2期。
4月份和8月份，區檔案局先后在區建管局和銀江鎮舉辦了兩期檔案業務培訓班，來自全區機關、學校、鎮、社區和行政村的近100名檔案人員參加了培訓。
10、積極爭取上級專項資金，不低于20__年總額。
檔案系統情況特殊，各級檔案部門經費都很緊張，向上級爭取資金支持十分困難。“8．30”地震發生后，區檔案局向省、市檔案局書面匯報檔案館和辦公室受損情況并請求支持，由于今年全省各地均不同程度受到地震災害波及，目前看來得到上級支持的希望不大。今后如有機會和可能，我們將積極向上級檔案部門爭取必要的資金支持。
（二）保證目標
1、全面推行依法行政，切實做好群眾工作。
2、建設一支團結、低耗、高效、廉潔的職工隊伍。
3、認真做好組織、宣傳、黨風廉政建設、人才、精神文明建設、
工會、信息、辦理提案和意見、綜治及維護穩定工作、保密、政務服務等工作。
4、全面完成“三定方案”確定的其它職能工作及區委、區政府和上級部門交辦的工作任務。
20__年，區檔案局從工作全局出發，主動服務和服從于全區工作大局，努力在單位內部營造風清氣正、團結合作的工作局面。一是按照新時期群眾工作要求，認真配合區群眾工作局，做好北京奧運會、殘奧會和紀念改革開放三十周年期間群眾工作，排除了不穩定因素阻礙檔案工作發展。二是組織學習區紀委孫超書記在全區廉政警示教育大會上的講話，加強檔案干部職工隊伍素質建設，以良好的心態和工作狀態完成區委、區政府交辦的工作任務。三是以機關效能建設為契機，制訂了與當前檔案工作發展相適應的人員考核考勤制度，不斷提高機關工作效率。
（三）單項目標
1、監督、指導、參與“創衛”后續檔案資料整理掃尾工作，為“創衛”工作的最終完成盡職盡責。
2、監督、指導“創模”檔案資料準備、歸檔工作和參與論證“創模”檔案資料迎檢方案，確保“創模”工作檔案順利通過考評驗收。
5月初，在區檔案局的監督、指導、參與下，區創衛辦后續檔案資料整理工作圓滿結束，國家愛衛會正式命名攀枝花市為國家衛生城市，“創衛”工作取得圓滿勝利。“創衛”工作結束后，區檔案局立即將工作重心轉移到監督、指導“創模”檔案資料準備、歸檔工作中，確保“創模”工作檔案順利通過省專家組組織的考評驗收。
（四）超額目標
1、在區委、區政府的支持下，正著手建立__檔案局愛國主義教育基地，陳列展覽反映__社會風貌的圖片資料。
2、經過協調努力，區編辦同意在__檔案局增掛“現行文件利用中心”牌子，為居民提供現行文件查閱利用服務。
二、20__年工作思路
20__年，我們將在20__年工作基礎上，把參與社會主義和諧社會建設同抓好檔案工作結合起來，以昂揚的斗志、開拓進取的勇氣和奮發有為的精神狀態努力開創__檔案工作新局面。20__年工作思路如下：
（一）堅持以人為本為核心，更加關注民生，促進社會和諧，大力推進檔案事業科學發展。重點抓好社保檔案、醫保檔案、社區衛生檔案、重大建設項目檔案等涉及人民群眾根本利益的檔案，逐步建立起覆蓋全區各個部門、單位的檔案資源體系和方便個人和廣大人民群眾的檔案查詢利用體系。
（二）堅持以全面協調可持續發展為基本要求，促進檔案事業的各個方面齊頭并進、共同發展。既要抓好檔案基礎業務工作，又要搞好檔案工作為區委、區政府中心工作服務；既要運用現代科技手段保護傳統載體的檔案，又要運用傳統手段和方法保護新型電子載體的檔案；既要尊重檔案的形成規律和保管的原有基礎，又要運用數字化、網絡化等手段進行系統開發和利用。
1．1獨立成套
學校發展過程中的基建檔案應當單獨整理立卷，而且各個基建項目的檔案資料也應該是獨立的。基建檔案的整理對象是單位工程，應當包含工程各個階段的依據性文件，具體包括準備、設計、施工以及竣工等各階段，是一套完整的檔案卷宗。
1．2來源廣泛
高效基建檔案的來源廣泛主要是因為基建工程項目規模較大，且設計專業因素較多。工程項目的整個過程包括從工程項目籌劃到竣工驗收等各個階段，檔案材料來源涉及到各項工作的參與，包括設計部門論證、政府部門審批、材料設備單位供貨、施工單位施工以及監理單位質檢等。
1．3實用性
作為高效基礎工程設施建設中最為原始的信息，基建檔案所承載的是大量關于各種基礎設施建設的真實性信息，因此具有很強的實用性，在學校的擴建、解決土地糾紛、新建以及維修等工作中意義重大。
2高校基建檔案管理工作的問題
2．1缺乏檔案管理意識和規范的歸檔方法
由于高校基建部門以及相關領導缺乏對高校基建管理工作的認識和重視，因此在很多高校基建檔案部門往往存在著“重建設、輕歸檔”的問題。高校基建檔案管理部門往往缺少專業的管理人員，很多管理人員在基建檔案管理工作中往往存在不負責任等情況，造成許多基建檔案資料不知去向。除此之外，許多高校在基建檔案管理工作中，經常會出現圖文不符、文檔缺失，還有材料缺失導致文檔無法正確分類和歸檔的問題，這些問題嚴重影響了檔案管理工作的正常開展。
2．2檔案管理缺乏準確性和完整性
高校基建項目從最初到竣工涉及到的領域較廣泛、資料來源也比較復雜，而且工程周期也較長，不僅需要從高校內部獲得基建檔案的內容，往往與政府部門也有較深的聯系。高校基建部門不主動對基本建設資料信息進行收集和歸檔，會丟失許多工程建設過程中形成的重要信息資料。在工程建設期間，由于相關檔案管理人員缺乏一定的檔案管理知識、較強的責任心以及專業的知識，往往會分不清一般資料和重要資料，造成對資料的盲目管理，使得資料的真實性和準確性有所缺失。
2．3缺乏科學的檔案管理技術
高校基建檔案管理的日常工作普遍存在被動、單一的特點，管理人員往往對基建檔案進行按部就班地保管、歸檔和查閱，缺乏一定的熱情和積極性，管理工作效率也不高。由于很多高校都將資金重點投放在教學設備和師資力量，而忽略了對高校基建檔案管理工作的投入，因此，當前高校基建檔案管理采用的是較為落后的管理方式，如人工翻閱模式，對現代化信息搜索、查詢工具的應用還不夠充分，直接導致耗時耗力、效率低的后果。
3強化新形勢下高校基建檔案管理工作的有效措施
3．1完善基建檔案管理制度
確保高校基建檔案管理規范化、標準化發展，就需要將檔案管理工作納入日常管理中，由此可見，做好基建檔案管理工作的關鍵就是完善各種規章制度。實際操作過程中，由于基建檔案形成周期較長、專業性較強、涉及單位較多，因此應當及時指導和約束檔案管理工作的質量。承包單位在完成工程項目后，必須嚴格按照規范要求，同步進行基建檔案管理、工程建設、竣工驗收等工作。檔案部門應當注重與基建部門的溝通和交流，明確基建檔案管理中的職責，確保重要技術資料歸位，如項目施工、安裝以及竣工等技術。
3．2實施規范化、同步化
對基建檔案進行管理的過程中，應當認真實施同步化和規范化，保證歸檔文件材料的準確性和真實性滿足歸檔質量要求。具體需要注意的情況如下:需要長期保存的文件應當用耐久性較強的材料進行書寫;保證竣工圖紙編制的規范性和竣工材料的齊全性，重新繪制污染、磨損嚴重的竣工圖;遵循工程文件的自然形成規律，根據文件之間的聯系合理排列卷內文件。為確保基建檔案材料的標準化與規范化，應及時掌握管理工作開展過程中的各準確文件資料。
3．3提升現代化、科學化管理水平
實現檔案管理信息化的必要條件就是建設好基礎設施，具體包括:操作系統、數據庫管理系統、存儲設備、信息安全系統以及網絡設備等等。硬件設施建設是檔案管理信息化建設的基礎，信息化平臺必須憑借網絡、設備、計算機等硬件支持才能搭建成功。除了重視硬件設施，軟件管理上也不能懈怠，需要積極開辟檔案存儲的新途徑，做好檔案管理的網絡安全保衛工作。選擇硬件和軟件時，要想充分發揮檔案信息化管理的整體效率，就不能以僅僅滿足使用目標為標準，而要預留一定的升級空間即具備前瞻性。
3．4提升管理隊伍業務素質
上個世紀九十年代，國家教委相繼頒布了《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》，經過十幾年來的實踐，各高校對它分類范疇的界定，客觀上保證了分類體系的連續性這一優勢有了進一步的認識。隨著高等教育事業的發展，特別是高職高專院校人才培養工作自身特點的需要，我們也發現，原來確定的歸檔范圍和保管期限，已不能適應當前教學改革和發展的需要，給當前的檔案管理工作造成了一些困擾。因此，筆者認為，高職高專院校應在繼續保持《實體分類法》和《工作規范》特點優勢的前提下，適應當前人才培養工作水平評估的需要，進行必要的修訂工作，以期適應檔案現代化管理發展的需要。本文就此作一些探討，以求同行賜教。
一、教學檔案實體分類構建的原則
以教育部高職高專人才培養工作水平評估體系為標準，以《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》為參照，結合高職高專院校辦學方向和人才培養目標的正確定位，結合學校教學工作和檔案工作的自身特點，與時俱進、開拓創新、求真務實，科學地界定歸檔范圍和保管期限，構建符合高等職業技術教育發展需要的教學檔案分類實體。
1、嚴格地遵循教學工作的規律。高等職業教育辦學的一個明顯特點和人才培養目標，就是培養技能型、應用型人才，由人才培養目標決定了它的一切必須按教學規律辦學，教學檔案同樣應遵循教學規律。
2、鮮明地體現教學檔案的特點。黨群類、行政類、基建類、設備類等類別的檔案，其內涵具有普遍性，唯有教學檔案它的內涵更為豐富，它的實體更是豐滿，教學檔案是高職高專院校檔案的主體。
3、科學地保持教學檔案的內在聯系。從教學類檔案的構建來看，其縱向脈絡是比較清晰、相對獨立的，而其橫向聯系卻是非常緊密的，如；招生、學籍、畢業生之間；專業建設、課程建設、實習教學、實驗教學之間；師資、課務、考務、質量評價、學風建設之間等，整個教學過程的每個環節始終是相互聯系、不可分割的。
4、創新地形成教學檔案管理的長效機制。制度的建立不是一個很長、很復雜的過程，但是，執行和鞏固制度的過程也許是一個漫長而艱辛的過程。通過高職高專院校人才培養工作水平評估，以評促建，創新地形成教學檔案管理的長效機制，建設的過程更加重要。
二、教學檔案實體分類構建的內涵
教學檔案實體分類的框架設計為十四條一級條目，各條目之間既相對獨立，又有聯系，每個一級條目下面設有二級條目若干個，有的二級條目下面還設有三級條目若干，按學年度，由校、系、教研室三級分別進行收集、整理和歸檔，按電子文件和紙質文件的不同載體分別歸檔、保管。
1、綜合（JX11）。主要是教學管理和教學基本情況的文件材料。如：上級下達的有關教學工作的文件材料；學校教育事業發展規劃；產學研合作方案、成果、總結；學院教學工作計劃、總結；學院教學管理工作規章制度匯編；學院教學工作會議記錄；學院教學基本建設規劃；學院教學設備的裝備情況；圖書館藏書情況；校園網建設情況；體育器械統計情況；學院運動會材料等等，這些檔案材料的保管期限大部份為永久。
2、師資（JX12）。主要是師資隊伍結構和建設方面的文件材料。如：學院師資隊伍建設規劃、師資隊伍建設實施意見、年度工作計劃及總結；教師和教學管理人員工作職責、工作規范；教師崗位聘任合同書；國家、省、院各級人才培養工程對象材料；專業帶頭人、骨干教師、雙師型教師材料；青年教師培養方案及實施辦法；教師獲院級及以上各類教學、科研評獎申報、評審材料及證書復印件；教師獲各級各類先進表彰情況匯總；教師業務檔案；外聘、兼職教師管理文件、資格審批、協議書、匯總表等材料；校內“雙肩挑”教師兼課資格審批表、匯總表；教學工作量統計匯總表等等，這些檔案材料的保管期限為永久或長期。其中教師業務檔案是一項面廣量大的建設任務，要求每一位教師都必須建立業務檔案。
3、招生（JX13）。主要是招生及新生錄取工作方面的文件材料。如：上級有關招生工作的文件材料；招生計劃、錄取率、報到率統計材料；新生錄取材料及新生名單；學院招生工作計劃、總結材料；委培、代培、自費生計劃、合同及名單；新生素質調查材料等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
4、學籍（JX14）。主要是學生學籍管理及獎懲情況的文件材料。如：新生入學登記表；每學年初在校學生名冊；在校學生檔案；學生學籍卡；學生照片冊；學生學籍變更材料（升級、參軍、休學、復學、轉專業、轉學、退學）；學生獎勵材料（獎學金、優秀學生）；學生處分材料等等，這些檔案材料的保管期限為永久或長期。其中學生檔案也是一項面廣量大的建設任務，要求為每一位在校的學生都建立檔案。
5、畢業生（JX15）。主要是學生畢業就業工作方面的文件材料。如：上級有關畢業生就業的文件材料；畢業生工作計劃、總結；畢業生畢業資格審核材料；畢業生驗印名冊；畢業生一次性就業率證明材料、統計表；畢業生當年年底就業率證明材料、統計表；畢業生就業協議、合同；單位用(聘用)畢業生審核備案表；畢業生質量跟蹤、信息反饋材料、質量分析報告等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
6、專業建設（JX16）。主要是人才培養目標和專業建設方面的文件材料。如：人才培養目標論證報告；新開或調整專業的社會調研記錄、申報、審批材料；各專業建設規劃；專業建設方案、年度實施計劃、建設工作總結；各專業指導委員會工作記錄；各專業教學計劃；專業教學計劃調整審批材料等等，這些檔案材料的保管期限大部份為長期。
7、課程建設（JX17）。主要是課余建設和教材工作的文件材料。如：課程建設規劃；院級以上重點課程建設申報材料、審批、驗收材料；分專業各課程（理論、實踐）教學大綱匯編；學期各課程（理論、實踐）授課計劃；選修課程內容介紹匯編；雙語教學課程建設相關材料；學院教材建設規劃，年度實施計劃；省、國家級建設教材申報材料、審批、驗收材料；院級以上獲獎教材統計表、證書復印件及樣書；參加各級各類出版教材編審統計表及樣書；自編校本教材、教學指導書、實驗、實習指導書和習題集、教學參考資料統計表及樣書；各專業選用教材目錄、審批表；教材訂購計劃表；各課程選用（理論、實踐）教材統計表及樣本；教材采購及管理實施辦法；教學聲像資料、多媒體課件建設統計表及實樣；教學內容、方法、手段等改革相關材料；優秀、典型教案；重要的集體備課記錄；選修課開設課程名稱、課程表；重修課開設報名表、課程表、授課計劃、學生考勤材料等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
8、實習教學（JX18）。主要是教學實習、畢業設計、技能鑒定方面的文件材料。如：各系學期實習教學工作計劃、總結；院內、外實訓基地建設材料（建設報告、建設計劃、建設總結、協議書等）；實習學生、實習指導教師（學院、企業）名單和實習場所匯總表；實習（專業認識、實習、課程設計等）指導書、授課計劃、任務書、指導記錄；學生畢業設計（論文）管理文件；學生畢業設計（論文）任務書、指導記錄；畢業設計成果材料；學生畢業設計（論文）成績匯總表；學生畢業設計（論文）成績匯總表；學院職業技能鑒定站組織鑒定工作材料；學生專業技能、職業技能、職業資格證書考證通過率統計材料等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
9、實驗教學（JX19）。主要是實驗室建設方面的文件材料。如：實驗室建設報告、批復、建設總結材料；實驗室建設報告、批復、建設總結材料；實驗指導書、指導記錄、實驗報告；實驗開出項目、開出率匯總表；實驗室材料購置、消耗、庫存明細表；實驗室、機房、多媒體、語音室、專業教室等教學設備臺賬、使用記錄、管理規章制度等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
10、課務（JX20）。主要是教學進程開課計劃等文件材料。如：院歷；院歷；教學進程表；理論和實踐教學總課程表、課程與任課教師安排表；系、部學期任課教師（專任、雙肩挑、外聘、兼職）基本情況統計表；調課審批表；教室日志等等，這些檔案材料的保管期限永久或短期。
11、考務（JX21）。主要是考試和能力測試方面的文件材料。如：課程試題庫和試卷庫；班級/課程期末試卷；各課程（理論、實踐教學）學生成績記錄表（含平時、期中、期末、總評成績）；按課程歸類補考試卷；補考成績記錄表；重修課考試試卷；重修課考試試卷；選修課成績記錄表；系、部按課程進行的教學效果分析；考場、監考、巡考人員安排表；監考人員培訓會材料；考場記錄；考試違紀成績處理材料；學生英語應用能力考試通過率統計材料（三、四、六級等）；學生計算機應用能力考試通過率統計材料（省、國家）；普通話水平測試等通過材料等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
12、質量評價（JX22）。主要是教學質量評價評估方面的文件材料。如：學院關于教學質量保障與監控工作文件；學院關于教學質量保障與監控工作文件；教學管理規程匯編；教學質量期初、期中、期末檢查計劃、總結材料；教師、學生座談會記錄；學期各級教學督導工作計劃、記錄、總結；學生信息員教學信息處理記錄材料；教師、學生教學質量座談會記錄；同行、領導聽課記錄；各類專項教學評估材料；教學質量測評材料；教師評學材料；教學異常個案處理材料等等，這些檔案材料的保管期限為長期。
13、學風建設（JX23）。主要是學生素質、學風教育方面的文件材料。如：學生素質教育規劃；開展學生素質教育活動材料；加強學風建設措施材料；學生參加院級以上科技競賽、發明創造、、體育獲獎等統計表、證書復印件；院級以上優秀班集體表彰材料；按年度在校學生素質評價、分析報告等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
14、教學研究（JX24）。主要是教學研究工作方面的文件材料。如：上級有關教學研究工作的文件材料；學報；教師和教學管理人員在社會學術團體中任職情況；學院及以上教科研成果申報材料、審批、驗收材料；系（部）教學研究工作會議記錄；教研室教學研究工作會記錄、教研活動記錄；教師獲教研、科研成果一覽表等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
三、教學檔案實體分類構建的意義
由教學檔案的本質屬性，決定了它在高職高專院校人才培養工作水平評估中的重要地位，與人才培養工作水平評估密不可分。因此，科學地構建教學檔案的分類實體，是各校規范教學管理秩序、加強教學檔案制度化建設，做好“迎評促建”的一項非常重要的建設性工作。
1、規范了高職高專院校教學工作的秩序
根據教育部《高等專科學校、職業技術學院、成人高院校教學管理要點》和《高等學校檔案工作規范》，科學地構建教學檔案的分類實體，對高職高專學校的教學常規管理本身是一個很大的促進，規范了教學工作的秩序。
2、豐富了高職高專院校教學檔案的館藏
學校人才培養工作的主要信息大量地積累在教學檔案里，由教學檔案記載和反映著學院的人才培養水平。教學檔案提供的都是教學工作各個環節中形成的原始材料，這些材料是教學效果的客觀真實反映，是教學成果的不斷積累，足以證明學院的辦學實力和教學水平。與時俱進、科學地延伸教學檔案分類實體，將豐富教學檔案館藏的內涵。
3、提升了高職高專院校教學檔案的水平
根據高職高專院校人才培養工作水平評估標準的要求，科學地構建教學檔案的分類實體，形成教學檔案管理的長效機制，這是一個創建的過程，也是一個不斷創新的過程，極大地拓寬了檔案人員的視野，拓展了檔案工作的思路，創新了教學檔案管理的模式，提升了高職高專院校教學檔案的水平。
參考文獻：
1、國家教委《高等學校檔案實體分類法》（1993）
關鍵詞 人事檔案 高校 創新
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
隨著社會發展，高校之間的競爭也是非常的激烈，想在激烈的競爭中落腳，必須充分做好人力資源開發工作。而人事檔案的管理就成了開發工作的基礎部分。改進工作也必須適應社會的發展，敢于創新。利用高校人事檔案資源，為人盡其才提供有力保障和服務。
1高校人事檔案的重要作用
建國后，各校組織人事部門配專門人員，補充人事檔案素材，人事檔案的工作逐步走向正軌，取得了很大成績，為學校的人事工作正常開展起到非常大的作用。后來，對人事檔案的工作起到了很大的沖擊，檔案損壞嚴重。1980年，召開干部檔案會議。1990和2005年又分別召開三四次干部檔案會議，人事檔案又有了新的進展。重新整理了檔案的材料，使得內容更充實，真實，更加條理化。由于人事檔案是人事選人依據，所以越來越受有關部門重視。
2高校人事檔案管理創新必要性
（1）管理理念不創新。近幾年，人事管理的封閉式比較強。大都根據人為經驗收集材料，認為保管，傳遞好保密就是人事檔案管理的所有工作。沒有意識到學校的人事檔案管理工作其實可以發揮更大的作用，也可以為社會提供更大的服務。因此，在管理方式和檔案內容等進行創新改造缺乏認知和動力，也缺乏主動意識，這些都制約了人事檔案管理作用的發揮。
（2）人事檔案管理隊伍綜合素質需要加強。人事檔案的管理工作，需要各種措施來加強管理隊伍的力量。人事檔案管理的人手有些缺乏，多由人事部門的人員一兼數職。許多工作人員都是非專業人事，缺乏專業知識，如果內部的學習機會不夠，動力不足，外出進修的時間也少。種種因素都會阻礙人事檔案管理工作的有效進展。
（3） 檔案的記錄沒有重點突出。一直以來，人事檔案多都是記載個人的經歷和學歷過程，各項考核的獎罰等信息，這些內容和空洞的評價術語比較多，而相對于一些技術特長，專業技能，科研成果和業務能力，工作業績，重大任務表現等具體內容體現的非常少。人事檔案形同虛設，這樣造成人事人員在選人用人的時候認識的比較片面和膚淺，即使耐心查閱簡歷，也難以找到對需求崗位有價值的參考信息。人事檔案很難發揮應該起到的價值。
（4） 信息化水平低，高校人事檔案管理工作大部分處于手工和半手工狀態，人事檔案仍以紙質為主，沒有進行數字化處理錄入數據庫系統，也沒有專門的人進行管理。網絡的利用率不高，無法真正的實現資源共享，對相關情況的查詢帶來極大的不方便！
3人事檔案管理的改進措施
（1）創新理念，流程規范，是做好人事檔案工作的保障，應健全我們的人事管理制度，多收集一些保管和使用權限的制度等等。
（2）堅持以人為本，優化我們的服務質量，提高各大高校的人事檔案有足夠的利用價值，檔案管理應用到各方面。服務質量的優劣影響人事檔案的內容，也會影響到它的利用價值。
（3）加快信息化建設，盡快實現數字化，系統化。隨著我國信息技術，通信，網絡以及多媒體技術為基礎的網絡環境的發展，作為主要信息資源的檔案也很快向信息化轉變。因此要認清檔案管理工作發展大趨勢，學好用好計算機，在平時應用當中總結經驗，不斷改進工作方法，提高工作質量，真正成為檔案信息網絡管理員。再者，充分開發人事檔案，研究檔案管理的軟件，實行動態管理，維護，探索電子檔案的新途徑。利用網絡，形成開放式資源，建立全國聯網和區域聯網管理系統和查詢系統。
（4）開發人力資源是將人的智慧，經驗，能力，創造性和學識進行發掘，培養和利用。高等學校通過實現人才強效，其關鍵是人力資源的開發。學校人力資源密集，承擔起了人力資源培養任務的責任。人力資源的培養指標將是實現跨越式發展，為國家培養大批人才的重要環節。高校非常重視教師和其他管理隊伍建設，推出引進新人才政策，開發人力資源，根據自身優勢和對市場專業人才的需求進行合理配置，有意識和重點的培養有前途，有潛力的管理和科研人員，創造條件培養成各方面的專家，以此提高學校的管理水平和知名度。人事檔案在開發人力資源方面起著舉足輕重的作用，為學校的人才得到更好的發展提供了保障且有效的服務。
（5）研究人才使用規律，指導人力資源建設。造就更高水平的師資力量。掌握人才成長規律，指導人力資源開發，實施人才強國。哪怕平庸的人，也能通過人力規律的指導，發掘它某一方面的潛能，提高人才的培養水平。
（6）人事檔案管理創新出新思路。
①變分散為綜合，將高校人事檔案納入檔案綜合治理，成立獨立的檔案工作部門，將各類檔案統一管理。
②檔案材料報送，這樣能保障人事檔案的全面準確，綜合治理檔案材料報送制度，在校屬各單位明確檔案員，收集，遞交各部門檔案文件，及時遞交歸檔，經常對檔案材料進行查缺補漏，對缺少的檔案做好登記，記得催要。
③充實檔案內容，與國家機關人員類似，我們高校的檔案也應該重點放在反映每個人的工作業績，在科研和教學活動的具體表現，全面客觀反映教師業務的水平和教研能力，業績檔案是人事檔案的重要補充，收集教職工實績材料，這樣也可以增加高校人事的信息含量，增強人事管理的活力。
④采用信息技術提高人事檔案管理水平，努力實現資源共享，用更先進的計算機技術管理人事檔案，以計算機網絡技術為保障，檔案信息數字系統為前提，以資源共享，數字化系統取代半手工狀態為目標，快速完成各種檢索，查詢，數據統計。計算機技術在高校人事管理中被廣泛運用，提高了辦事效率，一些政審材料，既可以由當事人書寫，也可便捷電腦打印。但是，不能僅停留在單機的管理水平，行業內部的局域網和廣域網，這是檔案計算機管理和檔案信息開發利用的發展趨勢。
⑤認真整理，確保檔案的全面和真實性，整理應做到分類有序，目標清楚，每卷檔案都是完整，真實，實用的。用合適的，耐用的材料將紙質的檔案存檔。大力推進信息化建設，利用網絡技術，開發適合本校情況的管理系統，將原始紙質檔案錄入，根據權限不同，不同的人可以進行不同范圍和程度的查閱。這樣有兩點好處，第一，降低了對檔案原件使用，減輕了上面所說的磨損，有利于對檔案的保護。第二，提高了人事檔案的利用效率和服務水平，推進了信息化建設的進行。需要注意的是，要確保系統的信息和紙質信息是一致的，最好是專業公司的人事管理系統，這樣以后有什么升級需要會更容易些；然后要注意防止病毒的侵入，絕不能讓數據丟失，防止網絡黑客入侵。
4結語
21世紀，高校也同樣進入了一個人才競爭的時代，那我們高校的人事檔案管理也應當與時俱進，不斷創新，與學校發展戰略有機結合，更好的服務于社會，為我們的高校競爭提供持久的，有力的人才資源。就當前情況來看，高校的人事檔案管理的改革工作已經可以提上議事日程。創新高校人事檔案管理工作是我們實施人才強校的重要支撐，它對我們戰略發展的重要性和緊迫性也就不言而喻。
參考文獻
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第一條為了建設平安校園，保障學生生命財產安全，根據《中華人民共和國教育法》、《中華人民共和國義務教育法》、《中小學幼兒園安全管理辦法》和《**省中小學校學生人身安全事故預防與處理方法》等法律、法規和政策，制定本辦法。
第二章日常管理
第二條新建、改擴建和維修改造的校舍建筑，必須嚴格按照規劃、建設部門的審批意見和設計單位的設計要求，進行科學建設。嚴格按照基本建設程序，進行規劃建設報批和工程招投標工作；委托具有相應資質的單位進行勘察設計、建筑設計、工程施工和工程質量監督、工程監理；嚴格執行工程竣工驗收制度。凡竣工驗收不合格的工程不得交付使用。新建、改擴建校舍的選址要由專業部門進行災害危險性評估，堅決避免在災害高危地區新建校舍。
第三條學校的水、電、氣及食堂鍋爐的安裝，必須嚴格按照設計單位的設計要求，根據國家有關強制性的標準進行選址、施工和安裝。
第四條完善減災、防災基礎設施和設備，配備必要的安全消防設備、逃生自救器具、應急照明燈和應急廣播系統等。在緊急疏散通道、安全出口、應急避難場所等地，要設置明顯的指示標志。
對原有建筑消防通道不符合現有消防要求的要限期進行整改。
第五條學生宿舍、校園內教職工宿舍、食堂、實驗室、教室、電腦室、圖書室、會議室等人群集中場所列為重點監控部位，定期開展安全檢查，及時排除各類安全隱患。
第六條落實房屋安全防范措施，建立每房一檔的危舊房檔案，把房屋、產權人、使用人、主管部門等相關情況資料都記錄在檔，實行動態跟蹤管理。凡危房必須根據規定進行處置：
——B級危房的處置：立即搶修，消除安全隱患，經資質單位驗收合格，方可恢復使用。并加強日常監控，保證房屋使用安全；
——C級危房的處置：立即搶修、消除安全隱患，經資質單位驗收合格，方可恢復使用。不能馬上修繕的，不得使用，要指派專人加強監控，防止升級為D級危房。
——D級危房的處置：立即拆除。暫不能拆除的不能改作他用，在危房周邊設置隔離帶和警示標志，嚴禁師生進入。
危房解危的安全技術措施必須由具備相應資質的專業單位實施，并經相應資質的監理單位監理，報房屋安全鑒定部門鑒定。
第七條定期開展消防安全隱患檢查和避雷、防雷設施安全檢測。對電路、鍋爐、煤氣、化學物品等易引發火災的設施、物品重點進行檢查，對避雷、防雷設施進行安全檢測，發現問題，及時整改。
第八條加強日常消防安全管理。指定專人，對辦公樓、教學樓、綜合樓、實驗室、宿舍、食堂、浴室、文體活動等場所開展日常消防安全檢查，特別是加強對學生宿舍的用電、用火安全管理和檢查，建立消防檢查記錄臺帳制度。
第九條對師生員工定期開展安全教育。向師生員工宣傳安全用電、安全用氣、實驗操作等消防安全知識，促使他們養成良好的行為習慣，幫助他們提高應對火災險情的能力。
第十條學校應當通過多種途徑和方法，指導學生預防事故和實施自救、逃生、緊急避險的方法和手段。
第十一條學校要嚴格執行值班制度和安全信息報送制度。
第三章管理職責
第十二條各地各校要加強對校舍安全工作的領導，把校舍安全工作作為校園安全管理的重要組成部分，由主要領導親自抓，加大工作力度，層層分解任務，明確工作責任。各市、縣（市、區）教育局主要領導對本地區教育系統校舍安全負領導責任，校長對本單位校舍安全負主要責任。
第十三條各地教育部門應協調政府其他相關職能部門共同做好學校校舍安全管理工作。常檢查、不松懈，發現問題，采取切實措施加以解決，及時消除安全隱患。把危房破舊校舍改造任務作為首要任務，優先安排年度投資計劃，落實土地指標、資金等，加強計劃管理，限時完成改造任務。
第四章應急處理
第十四條各級教育部門和學校要根據實際情況制定和落實防洪水、防臺風、防雷電、防地質災害、防火等災害的應急預案，建立健全校舍安全預警體系。應急預案要體現及時性、有效性。已經制訂的應急預案，要根據學校情況的變化，及時進行修訂完善。
第十五條加強應急演練，提高突發事件應急處置能力。樹立“以人為本”思想，學校要根據當地實際情況，適時組織師生員工開展多種形式的應急預案演練。使師生掌握在各種突發性災難面前避險、逃生、自救的方法。要將應急演練納入學校的年度工作計劃。
第十六條臺風和洪水期間，各級教育部門要加強與當地氣象部門的聯系，針對山洪、山體滑坡、泥石流、基礎沉陷等自然災害及時采取應對措施，確保農村學校特別是地處山區農村學校師生的安全。要有針對性地組織臺風頻發地區中小學校開展專題安全培訓和教育，切實提高師生應對臺風等災害的能力。
第十七條建立健全值班制度，落實具體人員。值班人員一旦發現異常情況或發生安全事故，要立即啟動應急預案，妥善處置突發事件，并按規定及時報告。
一、進一步加大投入與建設，提升全縣教育現代化水平
貫徹落實《縣“十三五”教育技術裝備發展規劃》，實施2016年“國家全面改薄項目”教育裝備類中央和地方資金的采購招標項目，嚴把采購和驗收關，進一步提升全縣教育裝備標準化、現代化水平。
二、抓好裝備管理與應用，充分發揮教育裝備效益
落實好四個規范，推進教育技術裝備的標準化建設。落實制度管理規范，工作責任落實；落實安全管理規范，保障師生安全；落實儀器管理規范，設備存放科學合理；落實檔案管理規范，工作有跡可查。
充分發揮設備效益。加強實驗教學及管理，學校必須落實好實驗公示制，并按課程標準和教材要求開齊開足開好各類實驗，演示實驗開出率不低于98%，學生分組實驗開出率不低于100%。要創新圖書室管理和借閱工作模式，提高圖書的借閱率，加強對學生閱讀指導，培養學生終身讀書習慣。要充分用好音、體、美器材開展學校體育藝術教育，確保學生每天一小時活動時間。學校要積極創造條件，向學生開放各類功能室，為學生個性發展提供條件。
抓好功能室和裝備安全管理工作。各學校要定期開展安全隱患排查工作，并做好工作記錄，及時解決出現的問題。學校實驗室要加強對危險藥品、有毒物品安全管理，開展好功能室和設備的用前安全排查和日常維護保養，加強對涉危教學儀器設備設施（特別是戶外體育器材）正確使用的培訓指導。技裝站要加強對全縣學校功能用房和教學儀器設備使用安全工作檢查，發現問題的要及時督促學校整改。
三、大力推進教育信息化工作，促進信息技術與教育教學得到深度的融合
（一）做好“三通兩平臺”工作。
加強網絡校校通建設，全面建成網絡條件下的教學環境。加強與電信公司合作，升級全縣光纖網絡帶寬，實現全縣所有學校不低于100M帶寬的最低要求。學校要加快內部網絡建設，確保校內有線、無線網絡全覆蓋，滿足教育教學的需要。做好全縣老舊班班通數字教室設備的升級改造，加快學校美術、音樂等功能室信息化改造，加大全縣教師辦公用電腦的配備力度。學校和縣技裝站要及時做好設備的補充、維護和升級更新工作。
加快優質資源班班通建設，推進優質資源和信息技術在教學中的普遍應用和深度應用。加快縣、校兩級教學資源庫建設力度，推進縣內優質教育資源的城鄉共享，縣初中、實驗初中、南城中學、學道街小學、實驗小學、南城小學組成專門團隊，其它學校積極參與，分學科分年級對網絡資源進行搜集、篩選、整理，二次生成符合本縣教學實際的優質教學資源，2016年基本完成全縣教學資源庫構架。進一步建設好“同步在線課堂”、“名師課堂”，進一步打造“高效課堂”。
用好“網絡學習空間人人通”平臺。用好“平臺”中“班級集體空間”、“名師空間”、“大師工作室”、“網上教研室”等各類空間的功能，以網絡跨越城鄉“數字鴻溝”，以教育信息化縮小城鄉教育差距，促進全縣教育更加均衡。2016年教師開通網絡學習空間率達到90%，城區學生網絡學習空間開通率達到50%。
（二）推進信息技術與教育教學深度融合。
教研室和各學校要主動適應教育信息化發展的潮流，積極探索網絡及數字教室環境下的有效教學形式，以技術助推教育教學質量的提升。以活動為載體，促進現代教育技術在教育教學中的深度使用。每年分學科開展網絡與信息環境下的中小學教師教學技能大賽，組織開展教學課件制作大賽。
（三）促進“互聯網+教育”的全面落實。
完善全縣教育信息化推進工作管理要求，落實縣教體局股室和學校的主體責任，強化考核落實，推進教育信息化的管理與應用。加強校園網絡的管理與規范，防范不良信息對學生的損害。整合各級各類教育管理資源，完善教育管理信息系統，為宏觀決策提供科學依據，為公眾提供公共教育服務，不斷提高教育管理現代化水平。
四、加強裝備隊伍建設，深入開展業務培訓
建設一支與現代教育技術裝備相適應，具有業務良好、結構合理、相對穩定的教育技術裝備管理隊伍。學校和技裝站要開展好對管理員和相關教師的業務培訓，不斷提高其管理和使用教育裝備的水平。
做好現代教育技術應用能力的全員培訓工作，重點提高教師使用現代信息化設備的能力和課件制作水平，提升教師現代教育技術應用能力，促進信息技術在教育教學、教育管理中的普遍使用。
五、加強教育裝備管理與使用的過程指導與督查
學校在將教學儀器設備在教學中的使用納入對教師的工作考核內容。縣教研室、縣技裝站要加強對學校教學工作的過程指導與督查，將學校使用儀器設備的使用情況納入對學校工作過程檢查與指導內容，對成績突出的單位和個人要予以通報表揚。技裝站要繼續落實“掛校包干”工作制度，進一步明確工作要求，增強工作針對性，督促全縣學校將裝備管理與使用的各項要求落到實處。
六、組織好“四項”考試
嚴密組織、嚴肅考風考紀，認真做好2016年初中理科實驗操作考試、高中信息技術學業水平測試、高中理科實驗操作考查、高中通用技術實踐操作考查“四項”考試（考查）相關工作。
七、加強課題研究和賽事活動，提升教育裝備應用水平
【關鍵詞】醫院；人事檔案；材料收集；整理；
中圖分類號： D035.2 文獻標識碼： A
一、人事檔案材料的收集
1.1 定期向檔案形成部門收集歸檔材料
向檔案形成部門收集歸檔材料，是檔案收集的渠道。由于在職人員的學習、工作以及社會活動是在永恒的變化之中，所以收集工作不可能是一勞永逸的，尤其醫院是知識分子聚集的地方，每年都會產生各類考核、考察、學歷、培訓、職務任免、專業技術資格評審、工資變動審批表和社會兼職等需要歸檔的材料，這就要求我們檔案管理部門在做好宣傳工作的同時，要做到口勤、腳勤，善于聯系，溝通信息渠道，每年定期與形成材料的相關部門主動收集材料，使干部檔案內容能夠及時地、源源不斷地得到補充。如：定期向人事部門收集職稱材料、干部任免材料；定期向黨委辦公室收集入黨材料；定期向科教處收集進修材料等。另外個人社會兼職和獲獎材料，可隨時交人事檔案管理部門歸檔。對由于歷史原因造成的確實收集不到的檔案材料，由形成材料的單位出具證明，并在人事檔案備考表中說明。
1.2 盡量補充完善歸檔材料
將缺少的檔案材料補充完整是一個費時費力的過程，也是工作量和難度最大的一個環節。由于有些單位對人事檔案的重視程度不夠，檔案材料不能及時歸檔，多年后造成了檔案材料的丟失，給檔案的收集工作帶來了困難。特別是自改革開放以來，醫院人事制度發生了很大的變化。醫院職工的進入，不再是由學校畢業，人事部門分配的模式，也不再是所有畢業生都是國家干部的范疇[2]。醫院引進的人才是多渠道的，人事的管理是多方位的，有人事人員、單位人員、長期合同制人員等多種形式。這對檔案的收集帶來很多困難，特別是從外省引進的高層次人才，常常調出單位不能及時將檔案轉入，甚至拒絕提供檔案。但從醫院人事檔案管理角度，又不能缺少引進人才檔案，這就需要檔案管理工作人員及時追要，盡量將檔案補全。
二、人事檔案的整理
人事檔案的整理是以個人為單位，將收集起來的每個職工的檔案材料，進行技術加工、分類、排序、編目、裝訂成卷，使之內容條理、順序固定。按實際的操作經驗來說，一般有以下幾個步驟。
2.1 檔案材料的鑒別
鑒別工作是檔案管理部門對收集起來準備歸檔的材料，按照一定的原則和有關文件規定，進行審核、甄別材料的真偽、判定材料的保存價值，確定材料是否歸檔的一項工作。鑒別工作是人事檔案工作的重要環節。首先要看材料的內容是否真實、齊全。發現有同名異人、張冠李戴的，或不屬于人事檔案內容和重復多余的材料，應清理出來，并及時在材料上標注。按規定要有組織印章的，如沒有蓋章，必須補蓋后再歸檔。對必須要本人簽字的材料，必須本人簽字后方可歸檔。對來源時間不明的材料，要查清注明后再歸檔，對經過鑒別確實沒有保存價值的又不宜退回本人的材料，應登記報主管領導批準后進行銷毀。
2.2 分類排序
檔案材料的分類，是將反映一個人情況的材料集中起來，經過鑒別，按照材料的內容、性質和材料之間相互的內在聯系，進行組合排列。目前醫院人事檔案材料是根據上級組織部門統一的分類方法，將檔案材料分為十大類。即：⑴履歷材料；⑵自傳材料；⑶鑒定、考察、考核材料；⑷學歷、學位、學績、培訓和專業技術評審材料；⑸政審材料；⑹加入黨團的材料；⑺獎勵材料；⑻干部違犯黨紀、政紀、國法等材料；⑼干部調資審批表、定級和解決待遇的審批表等材料；⑽其他可供組織參考有保存價值的材料。分類后，對各類材料進行排列順序和編號。其中⑸、⑹、⑻這三類是按材料的主次進行排序，其它大類都是按材料的形成時間來進行排序，排序要做到準確無誤。另外在每份材料的右上角編上類另號，超過2頁的材料要用鉛筆在材料的左、右下角標注頁碼。
2.3 編目、信息錄入電腦
每卷人事檔案必須有詳細的檔案材料目錄，編輯目錄是整理人事檔案的一個主要環節，它是檔案內容的綱目和進行查閱的索引，目錄編寫得好，使人開卷一目了然，查閱方便，能提高利用者的工作效率。我們使用的是人事檔案管理軟件進行編輯目錄，編輯目錄時要注意規范化，檔案材料名稱要確切、簡要、準確無誤。目錄打印后，須將每卷的人員基本情況、補充信息、個人簡歷、職務變動、職稱變動、獎懲情況、學習簡歷、家庭及社會關系、工資變動等信息錄入到電腦軟件系統的相關欄目內，這樣，便于利用時能準確、快速地查找[3]。
2.4 裝訂驗收
裝訂檔案材料是整理人事檔案的最后一個環節。即將經過鑒別、技術加工、分類排序、編寫目錄之后的檔案材料裝訂成卷。首先將全卷材料整理齊，然后在材料左側豎直打孔裝訂，打孔時要注意孔心離左邊距1.5毫米。檔案裝訂成卷后，還有重要的一點，就是必須將檔案進行認真細致的檢查驗收，檢查分類是否準確，每類材料的排序是否準確有序，目錄與實際材料是否相符等等。檢查驗收合格后方可入庫。
三、加強人事檔案材料收集的措施
3.1 切實加強組織領導
領導重視是做好人事檔案的保證，一是領導要轉變觀念，充分認識到檔案工作的重要性。二是領導應從檔案工作人員配置上保證專職專用，并落實經濟待遇，職稱聘任，確保管檔人員安心工作。三是領導要定期或不定期的過問和研究人事檔案工作，切實幫助解決工作中遇到的困難和問題[4]。
3.2 強化隊伍，提升檔案人員素質
一是要選配有政治責任感和事業心、熱愛檔案工作、有奉獻精神的黨員從事檔案工作。二是要經常組織檔案人員參加相應的崗位培訓，更新觀念，提高檔案業務水平。三是檔案管理部門的負責人要經常學習檔案管理知識，經常向各級領導灌輸檔案工作的重要性，增強他們對檔案工作的重視和支持，疏通檔案材料收集渠道，提高檔案的使用率。
3.3 加強宣傳
檔案管理部門應通過各種途徑宣傳檔案的重要性，如每年組織檔案材料輸送部門學習檔案知識，尤其當有關部門負責人更替時，要加強同他們的溝通，經常提醒和督促他們把相關的材料及時送到檔案管理部門歸檔。利用各種會議、醫院內網和宣傳櫥窗宣傳檔案條例、檔案法和人事檔案材料收集歸檔內容等，讓各部門和全院對檔案的重要性有個輪廓認識。
3.4 完善檔案材料收集制度
醫院人事檔案管理部門應當建立工作聯系制度和情況通報制度，建立和完善檔案材料收集工作的協調機制，加強與形成檔案材料部門的協調配合，建立人事檔案材料審核把關、材料接轉等制度，及時掌握形成人事檔案材料的信息，主動向人事檔案材料形成部門、本人和其他有關方面收集人事檔案材料，保證人事檔案材料形成規范、收集齊全[1]。
四、總結
醫院人事檔案的收集與整理是一件非常復雜繁瑣的工作，要求檔案人員要有高度的責任心，認認真真、一絲不茍地把工作做好，使醫院的人事檔案達到內容完備，材料精煉，規范統一，利用方便的要求，為實現人事檔案管理的規范化、科學化，打下良好的基礎，為醫院人事檔案工作達標升級創造條件。
【參考文獻】
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關鍵詞：高校，農業科技檔案，信息報務，社會化
高校農業科技檔案信息服務的社會化，即高校檔案部門將靜態的科技檔案信息開發成有價值的動態的知識信息，使科技成果檔案造福社會，滿足農業領域對農業科技信息的日益增長的需求，積極為全面建設小康社會服務。
一、強化檔案信息服務社會化的意識
黨的十六大報告提出了全面建設小康社會的目標，其中多次強調要發揮科學技術作為第一生產力的重要作用，運用先進的科學技術改造傳統產業，提高人民生活水平。我國60%以上的人口居住在農村，沒有農民的小康就沒有全國人民的小康，沒有農村的現代化就沒有國家的現代化，這是中央反復強調的。建設現代農業，發展農村經濟，增加農民收入，是全面建設小康社會的重要任務。農村問題不解決，“小康社會”就是一句空話。
作為農業院校，在完成培養科技人才的同時，積極開發利用科技成果檔案，為農村經濟建設服務，為建設小康社會作貢獻，有著十分重要的意義。為此，農業院校檔案部門應堅持把為農村經濟建設服務作為科技檔案信息開發的指導思想，主動配合“科教興農”、“科技扶貧”計劃，根據不同區域的技術需求及農業發展模式和主導產業，對館藏科技成果檔案進行分類、整理，并有針對性地提供科技成果、實用技術和技術培訓等，充分發揮科技檔案信息服務社會化的功能，找準檔案工作服務的最佳切入點，為農村經濟建設提供全方位、多層次、高水平的服務。
二、豐富、優化檔案信息資源
檔案工作是一項保管和提供檔案信息為社會服務的工作，以豐富、優化檔案信息資源為主，加強科技檔案的基礎業務建設，使檔案部門有一個堅實雄厚的物質基礎，是檔案工作服務社會化的前提。因此，高校檔案部門應及時將散存在個人手中的科技成果材料進行全面系統的收集，并根據農業生產受自然條件影響大、生產周期長等特點，有針對性地擴大收集范圍，加強對各縣區的主導產業、生態資料、品種資料、示范村的經濟發展模式規劃等檔案材料的收集，將有關的課題科研資料和原始記錄及時收集歸檔。在豐富、優化檔案信息資源的過程中，以科技信息含量的高低為標準，正確處理好質和量的關系，不斷充實、優化館藏內容，調整館藏結構，使館藏檔案既有數量，又保證質量，從而更好地為農村經濟建設服務。
三、完善服務體系
有關專家強調，科技創新是推進農業快速發展，促進農產品優化升級的動力之源。當前要著重解決好四個問題：一要加強種苗建設，建立育、產、銷一體化的種苗產業化經營機制，打破地區封鎖和行業壟斷，完善種苗市場供應體系；二要加快農業科研開發，積極鼓勵企業采取多種形式和渠道與大專院校、科研單位合作，共同開發新技術、新產品，提高產品科技含量；三要加強科技培訓和推廣力度；四要大力發展無公害農業，提高農產品安全質量。為此，高校檔案人員要變被動服務為主動服務，走出檔案室，到科研、生產第一線，緊密配合科研和生產人員，不僅從課題的立項、驗收、鑒定、推廣整個過程干預科技材料的形成、積累、歸檔，而且對課題的先進性、實用性、技術的復雜程度及經濟效益等都要全面了解，以便更好地開發和推廣科技成果，為農村經濟建設服務。
1.緊密配合“科教興農”戰略，積極開發農業科技檔案資源。我校園藝系在佳木斯市“科教興農”活動中，堅持以科技服務為特色，依靠良好的人才優勢、先進的設備和技術、優良的服務意識，積極開展科技服務活動，幾年來，為當地農業生產和新農村建設提供了服務。獲得了顯著的經濟效益和社會效益。
2.充分發揮科技扶貧教師的紐帶作用，積極提供科技檔案資料為農村經濟建設服務。我校地處三江地區，學校在各縣區都設有科技扶貧點，配備了科技人員。檔案部門緊密配合科技人員的工作，積極將檔案成果轉化為現實成果，幫助農民脫貧致富。我校先后派出骨干教師到科技責任承包點，檔案人員主動與這些承包點教師聯系，把科技成果直接送到農民手中，現場實地言傳身教，使農民掌握新技術、實施新技術，種養新品種，提高農民的科技素質，提高農村經濟和農業生產的科技含量，以適應農業科技發展新形勢。大豆是三江地區的支柱產業，檔案室配合各地承包點教師，提供了品種優化、無公害栽培、病蟲害防治、加工與銷售等實用科技資料，解決了農民在生產過程中的難題，受到廣大農民的熱烈歡迎。
3.緊密配合各專業教學實習，直接把實用技術介紹、科技成果匯編、優良品種等送到田間地頭，讓農民自覺地接受和掌握農業新成果、新技術，使之轉化為生產力。檔案室主動配合教學實習，向實習點提供科技服務。在這些科技成果和實用技術的推廣中，檔案室為各教學實習點提供了全面、系統的檔案資料。
四、農業科技檔案信息服務社會化的思考
在信息社會環境下，要充分滿足社會利用科技信息的基本要求，單靠某一院校檔案部門是難以辦到的，只有與相關部門協作，建立行業服務網絡，加快檔案工作現代化建設，增強檔案信息社會化服務的功能，才能真正實現服務社會化。
1.建立科技檔案信息服務網絡。與社會上的信息機構相比，作為基層檔案部門的高校檔案館，開展信息社會化服務的途徑相對較窄。科研院所、大專院校的檔案部門應加強協作，構建全國“科技檔案信息網”，建立“科技檔案數據庫”，通過各級檔案部門實行專業化、社會化管理，實現社會資源共享。
2.加快科技檔案工作的現代化建設。首先，人的現代化是實現檔案工作現代化的前提。目前在檔案工作領域中，急需一批具備開拓、創新意識，政治思想素質和道德素質高，法制觀念強，專業知識和外語水平過硬，計算機技術、信息處理能力強的復合型人才。其次，管理現代化是檔案工作現代化的堅實基礎。要實現檔案管理現代化，關鍵要解決“五個轉變”，即，一要從封閉式、半封閉式向開放式轉變;二要從傳統的手工管理向現代化管理轉變;三要從主要依靠行政手段管理檔案事務向依法管理檔案事務轉變;四要從以實體檔案的管理為主向實體檔案管理和虛擬檔案管理并重轉變;五是檔案人員要從檔案管理者向信息管理者轉變。另外，設備的現代化是檔案管理現代化的關鍵。科技檔案工作需借助計算機加快現代化建設步伐，實現數字化、網絡化管理，提高工作效率。
3.增強科技檔案信息社會化服務功能。科技檔案工作是一項服務性工作，為科學技術工作服務是它賴以存在和發展的基礎。但是幾十年一貫的服務方式和手段與知識經濟時代的科技工作需求相差甚遠，跟不上科技發展的步伐，不能為社會各界提供高效、優質的服務。我國加入WTO后經濟步伐不斷加快，檔案工作面臨著新的壓力和機遇。為此，檔案部門要順應時展的需要，改變傳統的保管檔案的狹隘服務觀念，把要我服務變為我要服務，積極探討社會對科技檔案需求的規律，增強科技檔案服務工作的預見性和前瞻性，大力發揚與時俱進、開拓創新的精神，勇于突破前人，突破自己，創新工作機制、管理手段和應用技術，努力使高校農業科技檔案信息為全面建設小康社會提供高效、高速、高質量服務。
參考文獻：
1、開發農業科技檔案資源 為農業經濟發展服務 韋鳳珍 農業科技管理2005.6
2 高校農業科技檔案的應用與特點 唐銀娣; 劉莉 高等農業教育2000.2