時間：2022-05-21 17:11:59
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【關鍵詞】藝術檔案；管理
關于藝術檔案的定義各有說法，而《藝術檔案管理辦法》中關于藝術檔案概念的概述，具有較高的認可度。藝術檔案是在藝術創作、演出、研究、教育、交流等各種活動中形成的，對于個人、院校或者社會具有保存、參考價值的原始性記錄。藝術院校檔案館是藝術檔案產生和管理及利用的關鍵機構，藝術檔案是藝術學院檔案管理的所有檔案類別中的重要組成部分，也是國家檔案信息資源的重要類別。但長期以來，檔案界對藝術檔案管理的實踐操作和理論研究都重視不夠，藝術類院校對于藝術檔案的管理也不夠重視。
一、藝術檔案的特點
（一）實時性。藝術檔案具有很強的實時性，藝術院校的藝術檔案的產生和收集具有特定的時間和特定地點，錯過特定的收集時間，在之后就非常難再次收集齊全。不同于其他類型的檔案，藝術檔案不是產生即存在，存在即歸檔。藝術院校檔案館要為此制定統一的移交和歸檔鑒定時間制度。藝術檔案在移交院校檔案館之前，需要有安全合適的保管環境進行管理，現場藝術創作產生的影音資料等，無法在活動之后，進行再次的增補工作。
（二）多樣性。藝術檔案具有多樣性的特點。藝術的創作和演出包含了作曲、歌唱、語言、造型、綜合等各個方面，每種藝術類別又包含復雜的藝術形式，比如說，音樂、美術、舞蹈、影視、攝影等等。藝術檔案的記錄手段各異，也是藝術檔案多樣性的原因，如文字、圖片、視頻等。除此之外，由于載體的不同，有紙張、膠片、磁性材料等等。
（三）形象性。藝術檔案具有形象性，形象性是藝術檔案的關鍵性特點。形象是藝術創作的演繹。任何藝術形式的存在都依賴于形象的準確描述，沒有形象，藝術也不會存在。因而，客觀、真實地記錄現實藝術的藝術檔案就具有形象性。其次，藝術檔案由好幾個部分構成，形象是其中之一。照片、繪畫等都是作為藝術檔案對藝術形象的真實有效記錄。最后，以文字為載體的藝術檔案，即使形象性的特點表現得不直接，例如：音樂劇本，它會創造出一定的想象空間，令人身臨其境，具有形象性的特點。
（四）成套性。藝術檔案具有成套性。一次藝術活動、藝術創作或者藝術表演過程中形成的所有的相關材料構成了一個統一的、完整的整體，藝術檔案的各個藝術要素具有不可分離性，藝術檔案反映的是藝術創作者藝術創新活動的全過程。因此說，記錄藝術活動的藝術文字材料等等具有成套性特征。
二、加強藝術檔案管理的措施
（一）科學規范藝術檔案歸檔范圍。藝術院校的藝術檔案的歸檔范圍不同于一般的行政文書檔案或者其他的專業檔案，依據一般的藝術院校檔案館的收集需求和未來發展要求，藝術檔案的收集歸檔范圍主要有：各類劇本和樂譜、場記、攝影創作設想、演出錄音帶、錄像帶，藝術總結、宣傳材料、職員材料、國內外重大藝術活動的文件材料、藝術教育方面的教材，院校學生作品、展覽的展冊、藝術研究以及其它研究成果的材料等等。
（二）加快建立藝術檔案制度。加快建立健全藝術檔案的管理制度。《關于加強國家檔案工作的決定》指出，要對檔案進行集中統一的管理，維護檔案的完整、安全與可用性。藝術檔案是專業檔案的一類，藝術檔案工作也是檔案管理工作的內容，必須保證藝術檔案的完整與安全，使藝術檔案更好地為藝術工作服務并得到長久保存。首先，在藝術活動中形成的藝術文件材料，積累、整理和歸檔作為考核部分，列出負責人的職責范圍。其次，建立藝術院校的藝術檔案的歸檔制度，明確制定歸檔范圍、時間和質量要求。只要是院校藝術活動、藝術創作和藝術研究中形成的一切具有現實價值和歷史價值的藝術材料，都應由業務部門整理后及時歸檔。
（三）建立專業數據庫。藝術檔案有效管理的價值是為了使檔案實現有序化，能真實、客觀、有效地保存藝術院校的集體記憶，沉淀學校及學術傳統和校園文化。藝術院校檔案館的工作人員要以學校的重大事件為契機，以豐富的檔案館藏生動展示藝術院校的精神氣質和品質，促使藝術檔案館成為一個藝術產品和藝術類的文化、精神的收藏、展示、傳承的集中中心。藝術院校的藝術檔案管理不是簡單地保存各類藝術檔案實體，而是要深層次地開發藝術檔案信息資源。逐步建立專題數據庫，包括圖片展、系列講座等等，能夠真實、客觀地反映藝術院校的發展歷程。隨著廣大教職員工對藝術檔案的需求的提高，提供專題查詢服務。藝術院校的藝術檔案館要關注院校的發展，著眼于藝術院校的未來發展大局，將具有重要參考價值和利用價值的藝術檔案材料收集齊全完整，并建立藝術類院校的藝術檔案專題數據庫。
（四）加強實時性、經常性收集。藝術院校的檔案工作人員要做好藝術檔案實時的、經常性的收集。一般情況下，藝術院校的檔案工作人員都習慣于按照文書檔案、會計檔案、基建檔案等其他類別的專業檔案的收集思路和方式，定點、定時地收集、整理檔案。特別是在當前大多數藝術院校由部門立卷，檔案館人員收集、管理檔案的能動性和參與性降低。對于實時產生的藝術檔案，不一定要等到年終時收集齊全并歸檔。從宏觀上把握藝術檔案的產生時間，深入了解檔案產生的數量、類型等等，檔案工作人員參與產生的環境中，對檔案的收集、歸檔、保管、編研、統計等做出更精確的要求。（下轉第155頁）（上接第135頁）
藝術院校的藝術檔案工作是一項專業性工作，藝術檔案是重要的院校檔案類別，也是國家重要的檔案資源，在維護文化事業的發展歷史和進程上，發揮著不可替代的重要作用。藝術院校的藝術檔案具有區別于其他類別檔案的特征：實時性、多樣性、成套性和形象性的特征。為了更好地做好藝術檔案的管理工作，必須要加快藝術檔案管理制度的建設，規范藝術檔案的歸檔收集范圍，加強實時性、經常性收集，建立具有高校專業特色的專業數據庫。藝術院校的藝術檔案工作者，要跳出檔案管理的思維定式，拓寬思路，以藝術教學、科研、實踐活動的發展軌跡完整、真實地記錄高校的發展，突出藝術高校的文化精神，要爭取以活檔案的方式發揮藝術檔案的文化價值，為藝術院校在藝術發展、文化傳播中起到推動作用。
【參考文獻】
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1群眾文化藝術檔案管理特性
（1）內容豐富廣泛。與其他一些社會性的活動有著本質的區別，群眾文化來源于廣大人民群眾的實際生活，是經過不斷的積累形成的，這種群眾文化經歷歲月的沉淀，蘊含著多方面的內容，對人類文明的發展起到很大的推動作用。［1］因此，群眾文化藝術檔案最顯著的特點就是內容豐富，涉及面較為廣闊，既可以是人們生產活動中凝聚的文化，也可以是民間慶祝、祭祀等習俗，是多種文化綜合作用的結果，檔案載體也各種各樣。在管理群眾文化藝術檔案時，就要求廣泛搜集檔案資料，不能僅限制在某一方面，而是要進行全方位、多角度的全面化管理。
（2）個體性與整體性相結合。在對群眾文化藝術檔案進行管理的過程中，群眾文化管理單位發揮著關鍵作用，需要進行定期或不定期的文化活動，來保障群眾文化的延續。而外部業務和內部業務共同構成了管理單位的兩大業務體系，需要進行個體化的檔案管理。但群眾文化藝術檔案的管理本身就是一項相對復雜的工作，實施難度較大，在進行個體性管理的同時，還要從檔案管理工作的特點出發，對檔案管理工作進行整合，制定規范化的管理體制，實施整體性的管理對策，這樣才可以提高群眾文化藝術檔案管理工作質量。
（3）形象性與多樣性。形象性及多樣性也是群眾文化藝術檔案管理的一大特點，在體現形式方面也各不相同。針對一些綜合性較強，且規模較大的群眾文化活動，其藝術檔案管理工作就要求在收集和整理活動基本資料的同時，還應存儲一些影像資料，即搜集到錄像、劇本、音樂、曲譜、照片等多種形式的資料，這些大型綜合活動包括音樂會、文藝演出等。群眾文化藝術檔案管理工作要求盡量做到資料在聲音、圖像和文字三方面的統一，這種管理特點取決于群眾文化的本質，能夠更加直觀、形象地體現出文化活動的開展狀況。
2檔案管理的特殊措施
（1）搜集民間資源。正因為群眾文化藝術檔案具有內容復雜、形式多樣的特點，雖然在多年的發展過程中已經整理和存儲了大量的檔案信息，但仍然還有一些文化檔案資料散落在民間，影響了藝術檔案管理工作的全面性和完整性。在實施檔案管理工作時，就需要利用社區的力量，讓廣大人民群眾主動、積極地投入搜集檔案資料工作中，為群眾文化的完善和發展貢獻出自己的力量。文化事業管理機構要將檔案資料的搜集理念灌輸到居民心中，給予居民相應的獎勵對策和優惠措施，讓居民在日常生活中注重對這些藝術資料的搜集，發揮群眾的主觀能動性，將民間遺留的文化藝術檔案整合起來，從藝術品收藏者手中采購和換取這些有價值的文化資料，完善群眾文化藝術檔案。
（2）重視檔案建設。當前首要的任務就是提升廣大人民對群眾文化藝術檔案管理工作的重視，意識到開展檔案管理工作的必要性和重要性，讓廣大人民樹立正確的檔案管理意識，從而達到提高管理效率的目的。檔案管理人員作為管理工作的主要實施者，要具備較高的管理專業能力和職業道德意識，能夠認真、負責地對群眾文化檔案進行搜集、整理、分析和歸檔，為后期檔案信息的高效利用提供保障。由于社會的不斷發展，檔案管理人員也要對自身的管理理念進行更新，應用一些先進的檔案管理技術，使群眾文化檔案管理工作滿足時代的發展需求，能夠與時俱進。
（3）政府與社會的共同努力。要想使群眾文化藝術檔案管理工作有條不紊地開展，就需要做好資金保障工作。首先，政府要發揮帶頭作用，加大在群眾文化藝術檔案管理工作方面的資金支持，適當的增大資金投入，并構建專項的資金管理部門來規劃和調配群眾文化檔案管理工作的財政支出，提高管理工作的整體效率和質量。此外，還需要調動社會力量，讓各方面的社會資源也加入到群眾文化藝術檔案管理工作中，提高推廣力度，廣泛搜集分布在人民群眾中的文化藝術檔案，鼓勵廣大民眾將群眾文化檔案捐獻出來，或復印相關的檔案資料，進一步充實群眾文化的內容和形式。
3檔案的開發與利用
（1）服務決策。經過多年的發展，群眾文化藝術檔案管理工作人員也擁有了豐富的經驗，存儲和保留的檔案資料能夠為決策的制定提供保障。可以基于整體的角度，統籌分析檔案資料信息，保證服務決策制定的科學性和合理性，以免使群眾文化管理工作的發展出現方向性的錯誤。指導群眾文化的發展，提供決策依據是檔案開發和利用的根本體現，所以在日常管理工作中要保證這些群眾文化藝術檔案的共享，確保決策人員可以實時獲取有價值的信息。
（2）為研究提供資料。從管理目的角度來看，開展群眾文化藝術檔案管理工作就是將大量可靠、準確的資料提供給研究人員，便于專業人員進行分析和探索。時間長、任務繁重是群眾文化藝術檔案管理的特點，需要管理人員不斷進行修正和完善，可以為研究工作的進行奠定堅實的基礎，對實現群眾文化的可持續發展意義重大。
（3）豐富文藝生活。人民群眾的日常生產、生活是群眾文化的根本來源，在開發和利用的過程中也要遵循回歸本質的原則，將文化活動滲透到群眾中，實現藝術檔案管理與人們的有機融合，發揮這些檔案的真實效用。可以借助這些藝術檔案指導群眾活動的開展，對文化活動的內容進行進一步的充實和豐富，激發廣大人民對群眾文化活動的參與熱情，使群眾文化的價值和作用真實地體現出來。群眾文化事業管理單位應借助存儲的藝術檔案資料，開展攝影比賽、創作競賽等活動，加大宣傳和推廣力度，對這些群眾文化藝術檔案資料進行復印，重新制作成不同形式的動畫和宣傳冊，以話劇、視頻的方式展現出來，使群眾文化藝術檔案管理工作重新回歸到群眾中。
4結束語
一、大數據時代對藝術檔案管理模式提出的挑戰
1.藝術檔案管理思維發生轉變
和過去以強調小數據為主藝術檔案管理模式相比較，大數據時代背景下，藝術檔案管理更加強調數據信息的完整性、多樣性和混雜性。面對這種全新需求，就需要檔案管理人員提高對檔案管理的認識，要深刻認識到藝術檔案管理的價值并不是在數據背身，而是在于藝術檔案的利用，既要尊重原始數據的獲取，更要關注檔案的潛在價值，也就是需要檔案管理人員進行深入挖掘，尋找藝術檔案中的特有藝術價值。基于此，藝術檔案管理人員應該及時轉變管理理念，由檔案收藏向著綜合利用轉變，做好主動服務工作，轉變管理思維，深入挖掘數據信息和檔案背后價值，從而保證用戶在了解過去、把握現在和預見未來中切實發揮好檔案應有的作用和價值。此外，檔案管理人員還要積極應用自己的思維，提高對大數據時代的全面認識，對數據之間的內在聯系性進行全面分析研究，借助大數據不斷發展思維，實現數據采集的精確化和管理集中化，利用數據啟動為文化單位，組織提供相應的決策參考，從而保證文化領域的決策更加科學合理，促進藝術檔案利用效率提升。
2.藝術檔案管理從實體管理向著知識管理轉變需要大數據的支撐
在大數據背景下，信息呈現爆炸式增長，而傳統的藝術檔案數據和文件查詢利用的檔案管理模式已經不能使用現階段用戶檔案需求，他們需要能夠深入挖掘藝術檔案背后深藏著的寶貴資源和文化財富，充分利用信息資源，獲取自己最需要的文獻信息，因此，傳統的是藝術檔案管理模式必須發生轉變，只是單一的提供數據信息是遠遠不夠的，必須向用戶提供數據背后的各種信息。總所周知，任何種類的檔案信息服務核心是具備強大技術核心，而技術引擎的種類有很多種，這就需要我們結合檔案用戶的實際需求進行智能化分析，對用戶需求進行多角度的分析，從而為讀者提供更加全面信息決策，而要做到這些必須應用到大數據技術。
二、大數據時代藝術檔案管理模式變革對策分析
1.積極構建藝術檔案管理大檔案管理體系
首先，要進一步擴大藝術檔案的收集范圍。在這個數據價值遠遠超過儲存介質的時代，大數據技術我們提供了更加強大數據儲存空間，藝術檔案搜集、整理和保存工作不再受到范圍和保管期限的限制，藝術單位在從事藝術活動過程中所形成不同形式和載體的數據形式，都將被收集歸檔，也就是說一切文件、數據、視頻、音頻都將被視為藝術檔案的一個重要組成部分，都應該被收集起來整理歸檔。同時，在藝術檔案儲存保管過程中，所有檔案都應該以時間順序進行排列，進行永久性的保存。此外，在藝術檔案數據收集過程中，要做好整個收集流程的控制管理工作，將藝術檔案管理融入到辦公系統和工程項目管理系統中，將各種數據納入到發文、付款和驗收的各個環節中，因此，在藝術檔案收集之前，應該結合職責范圍預測檔案的范圍和數據量，確保藝術檔案收集完成，避免重復建設；其次，制定科學的數據采集標準。現階段，數字化資源標準建設并不是十分統一，這就成為檔案數據整合的瓶頸，影響到藝術檔案數據共享。因此，在未來藝術檔案管理過程中，需要我們統一各個領域的檔案收集標準，制定電子文檔管理、數據采集、數據交換等方面統一化的規章制度，從而確保電子化檔案建設的科學性和規范性。在大數據背景下，藝術檔案管理機構不能封閉自首，要強化溝通交流，從技術、人力資源和系統建設等多方面開展交流，從而實現數據信息的共享和價值的最大化。
2.積極構建大資源體系
首先，積極建設集成化藝術檔案數據系統。針對大數據時代藝術檔案數據儲存量大，種類繁多的特點，檔案管理部門在進行數據儲存過程中，可以積極應用數據集成技術，制定統一的標準，利用云計算平臺，將不同來源，種類和格式的數據進行有機整合，將錯誤和重復的數據過濾掉，補齊殘缺信息，集成之后還要做好數據信息的整合工作，在整合過程中面對結構化、半結構化和非結構化檔案數據，幾乎是不能使用統一的數據儲存方式進行整合的，因此，應該采用分布式儲存技術，將不同數據先儲存在最合適的系統中，然后建立系統之間的數據引擎連接，實現對各個系統的整合和集成分析；其次，確保檔案信息安全。在大數據時代，藝術檔案管理重點就是確保數字化檔案信息原始數據真實、可靠、完整和安全，為此，檔案部門在進行數據公開過程中，要提高安全意識，強化宣傳教育，避免因為管理人員安全防范意識不足而導致出現安全事故，此外，還要積極建設安全防御體系，從技術應用、人員配制和資源防護等多方面進行保護，要全面應用最先進安全防護技術，加強基礎設備建設，強化對數據平臺的維護，保證設備安全運行。
一、藝術類高職院校科研檔案管理的意義
（一）歷史的意義
?術類高職院校科研檔案的內容包括藝術類高職師生歷年的各種學術成果、學術性論文、文章和著作等，包括公開發表、宣讀、交流的和未經發表、交流的文稿等，它是藝術類高職院校學術水平的真實記錄。客觀地記錄了既往的學術歷史情況，是一所藝術類高職院校不同時期學術水平的反映和憑證。保存這些科研檔案，就是保存學校科研發展的歷史，保存不同時期研究者的研究成果為藝術類高職院校和社會積累與保存歷史文化財富，尤其是在高校體制改革和現代技術高速發展的今天，在整個高校中科研檔案在學校科研管理中所處的地位也越來越重要。科研檔案作為一種資源儲備，具體見證著合格評估、評優評估、示范評估、卓越評估等藝術類高職院校發展軌跡。
（二）現實的意義
藝術類高職院校科研檔案管理也是一整套業務管理工作，對學校的教學和科研工作的可持續性發展起著重大作用。比如，科研檔案在管理過程中，有接收、鑒定、整理、編目、統計、保管、利用以及對科研檔案工作的業務指導等各個環節，還包括現代信息技術在藝術類高職院校科研檔案管理中的應用。隨著藝術類高職院校科研水平的不斷提高和信息化技術的飛速發展，科研檔案作為重要信息資源在教學、科研、管理和文化建設等方面發揮著越來越重要的作用，將其納入高校科研管理的基礎性、日常性工作，進行科學化、規范化管理，是提高高校科研管理水平的必要前提，使科研日常工作、科研管理工作和科研建檔工作同步進行，密切跟蹤科研活動的全過程，準確界定科研檔案成果的價值，有利于建立完整、準確、系統的科研檔案。通過查閱已有的檔案資料，可以判斷科研成果歸屬，減少無謂的重復勞動，提高研究效率，拓展研究視野，保證工作質量。有利于促進藝術類高職院校科學研究的發展和科研水平的提升，有利于科研成果與市場接軌，為社會建設和經濟建設服務。
二、明確藝術類高職院校科研檔案的歸檔內容
根據藝術類高職院校科研活動的內容、特點進行分類，藝術類高職院校科研檔案大致可分為科研項目檔案、科研文書檔案和科研成果檔案。
（一）科研項目檔案
科研項目包括校級、省級、國家級項目（課題）。科研項目檔案是科研實踐活動的真實記錄，它記載和反映了科研項目研究的全過程和具體成果。這部分檔案是藝術類高職院校科研檔案的主體部分，主要包括：項目（課題）申報材料，批準文件，研究或實施方案，研究實施過程中的重要原始記錄，研究工作總結及研究成果報告，成果鑒定、驗收、評審及成果獎勵的有關材料，成果推廣階段所形成的文件等。
（二）科研文書檔案
藝術類高職院校科研文書檔案是科研管理活動的真實記錄，它記載和反映學校科研管理活動的歷史過程和經驗，包括：科研計劃，總結，學校和上級管理部門下發的在科研日常管理和專項管理活動中形成的管理性科研文件、材料。也包括各級各類的項目申報通知、各項目立項文件、各項目結題文件和成果獲獎文件等。另外，還有藝術類高職院校本校制定的科研管理相關規章制度文件等。
（三）科研成果檔案
藝術類高職院校科研成果檔案是鑒證學校科研實力的依據之一，因此科研成果管理在科研管理中有著重要意義。藝術類高職院校科研成果主要包括學校科研成果匯編、科研統計報表、教師公開發表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利資料等。
三、提高藝術類高職院校科研檔案管理能力
（一）提高檔案管理認識
要使藝術類高職院校科研檔案管理能力得到提升，首先要在思想上，充分認識到科研檔案管理的重要性，它是科研歷史的重要憑證，是積累科研經驗的一種手段，是進行科學研究的重要依據，是進行學術交流的有力工具，是促進學校發展的一項重要內容。學校可通過職稱評審、教育教學評估等有效載體凸現科研檔案的重要性，通過舉行專家講座、上門服務等途徑加以宣傳普及，促使教師加強認識和理解藝術類高職院校科研檔案管理的重要作用、歸檔內容和歸檔方式，從而準確判斷目前藝術類高職院校科研檔案管理工作的狀態，提出合理可行的藝術類高職院校科研檔案的建設方案，對今后做好藝術類高職院校科研檔案工作，提升學校科研能力、科研管理水平，都有著十分重要的意義。
（二）加強管理隊伍的培養
按照科研管理的條例，一個科研項目（課題）的前期準備、研究實施、鑒定驗收、成果申報、獎勵認定以及推廣應用等各個階段的材料必須收集和歸檔。科研人員是科研檔案的形成者和利用者，科研管理部門是直接服務科研人員和科研工作的部門，作為科研檔案管理人員要熟悉科研材料的產生、形成及相互關系，要做好積極與科研人員的溝通、對接，找到收集和整理檔案的行之有效的方法，及時做好資料的收集與保存。
（三）加強管理方法的改進
1.全面及時歸檔
目前，我省藝術類高職院校在科研管理方面，大多已經對科研項目的開展和科研管理同時進行了提出了要求，并取得了一定成效，但對科研資料的收集、歸檔卻相對滯后。這不利于科研檔案的收集和保存的完整性。例如，一些科研項目要全面完成，往往周期長、范圍廣、人員多、資料雜，有時，在科研項目開展的過程中會根據實際情況，對之前的計劃作一定的調整，從而使相應的資料內容發生變化，所形成的檔案也會隨之變化。因此，項目研究、項目管理與項目建檔要同時展開，邊研究、邊管理、邊建檔三者協調發展的道路，確保科研檔案完整、準確、系統，并能有效的提供利用。例如：在校內制定激勵機制或獎懲制度，由項目負責人為第一責任人，充分發揮項目組在檔案的形成、收集、立卷等工作中的主觀能動性，在科研活動開展的各個階段，及時完善科研資料的歸檔工作。在校內定期開展檔案工作評比，對檔案整理成效好的項目給予獎勵，對沒有達到歸檔要求的項目提出整改建議，要求及時整改，?t遲未整改到位的不予結題或不予參加評優評先。藝術類高職院校的科研管理部門、檔案管理部門以及科研檔案形成的具體部門或項目組，要相互配合，在科研檔案管理中，明確職責，形成一個合理的歸檔秩序，提高檔案收集的質量和效率，使科研檔案管理規范化、科學化，進一步完善藝術類高職院校科研檔案的管理工作。
2.加強信息管理
傳統的檔案搜索與交流方式已經不適應大量的檔案管理新發展、新需求，信息化管理是檔案管理的必由之路，亦是大勢所趨，藝術類高職院校的科研檔案管理也不例外。為了盡可能地開發和利用藝術類高職院校科研檔案資源，必須進行數字網絡平臺建設，實現科研檔案信息的網絡化利用，在不涉及知識產權的前提下，將傳統的紙質檔案電子化，為檔案管理提供便捷途徑，這不僅是傳遞信息的便利途徑，而且也是良好的服務渠道。將傳統的查閱、外借、展覽、檢索等利用信息化平臺來解決。藝術類高職院校由于信息化管理起步較晚，需加強這一塊的關注與投入力度，從而最大限度地解決藝術類高職院校科研檔案信息資源的及時流通，傳遞最新的科研動態，也可避免某一科研工作的重復進行，更好地利用已有基礎，提高科研能力，也更好地服務于藝術類高職院校的科研工作。
3.實現資源共享
藝術類高職院校的科研檔案，反映了學校藝術類科研發展的歷史和現狀，它是一種記載，也是一種憑證，反映了學校已有的科研能力，這是科研檔案需要完整保存的一個原因，但是科研工作及管理更重要的是利用科研成果，使學校及這一藝術門類得以更好的發展。因此，對藝術類高職院校科研檔案信息資源的開發利用是學校檔案管理工作的拓展與深化，高職院校科研檔案工作者在不違背知識產權法律法規情況下，可根據客觀實際需要，編研開發藝術類科研檔案信息資源，在校內或指定范圍內形成有效分享，避免科研資源的浪費與重復。例如：利用某一已有的藝術類科研檔案實體，進行系統的較深層次的加工，用新的語言匯編成相對集中、系統的信息資料，把靜態的檔案動態化，供全校科研工作者參考。以充分發揮藝術類高職科研的精品成果在一定范圍內得到有效交流傳播，從而使分散化、零星化的科研成果得到有效整合與分享，也使藝術類技藝、技能得到更好的傳承。
4.參與市場交流
藝術類高職院校的科研檔案，包含著許多精品節目、精品工藝形成的經過與成果，為使這些成果更好的發揮其意義，并為文化強省、文化強國作出貢獻，藝術類高職院校科研檔案工作者可以深化服務形式，結合學校科研檔案特點，將科研成果及早與市場接軌，積極參與市場活動，在建立有效的檢索系統、做好科研檔案的編錄、保存的基礎上對檔案中科研成果涉及的新工藝、新技術、新發現，在不涉及知識產權問題的情況下，在學校的統籌安排下及時與社會相關部門進行交流，并配合學校為成果轉讓與開發等提供必要的檔案材料，及時為供給者與需求者架起橋梁，更好地推動科研成果傳播與轉化。
關鍵詞：群眾文化單位； 藝術檔案； 管理
通常所說的群眾文化事業單位，是指以實現社會公共利益為目的，由國家機構（各級政府）或社會團體設立的，從事與輔導群眾文化藝術活動的專門事業機構，如群眾藝術館、文化館（站）等。群眾性的文化藝術活動是群眾文化事業單位履行職能的基本形態，而藝術檔案則是指文化藝術單位和藝術工作者在藝術創作、藝術演出、藝術教育、藝術研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物、非物質文化遺產等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產。藝術檔案管理工作是文化藝術事業管理工作的重要組成部分，是文化藝術事業可持續發展的基礎性工作，具有一定的實踐意義。用科學的原則和方法管理文化藝術檔案，其最終目的就是為文化藝術工作提供利用。
一、藝術檔案的基本概念
藝術檔案是指文化藝術單位和藝術工作者在藝術創作、藝術演出、藝術教育、藝術研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值并歸檔保存的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄。藝術檔案工作是藝術機構履行法定檔案和方法，完整地保存和科學地管理藝術檔案，實現藝術檔案資源有效利用的一項專門業務。
二、藝術檔案的特點
群眾藝術檔案，也稱社會文化藝術檔案。主要是指各群眾文化藝術館、文化館（站）在開展群眾文化藝術活動中形成的檔案。它具有形象化、各類多樣化、增補性、文物性這幾個特點。豐富多彩的群眾文化活動樣式，決定了它在實施過程中所形成的原始檔案材料的多樣性。與社會管理相關檔案相比，群眾文化事業單位藝術檔案材料的歸檔范圍非常廣泛，包括：文學創作、藝術表演、美術、攝影、社會文化、藝術研究、藝術教育、文化交流、非物質文化遺產保護等活動中形成的具有保存價值的各種藝術材料。群眾性的器樂、聲樂、舞蹈、戲劇等的場記圖譜，錄音帶、錄像帶、照片（包括反轉片、幻燈片）、畫稿等等，舉不勝舉。離開了文字以外的其他表現形式，藝術檔案就不可能全面、真實地反映群眾文化藝術活動的本來面貌，也就不能真正發揮藝術檔案的作用。
藝術檔案材料形式的多樣性，決定了要收集大型活動及綜合性文化活動的文字、曲譜、劇本、音樂等資料外，更重要的還要收集當時的錄音、錄像。平時還應收集文化人才的個人信息及獲獎情況，創作作品的照片，形成一個資源庫，計算機技術，特別是網絡技術的普及和提高，為檔案資源合理配置的實現提供了必要的技術平臺，達到一個資源共享的目的，收集藝術單位的資料，了解一個藝術單位的發展史，有利于文化大發展、大繁榮。藝術檔案材料形式的多樣性，決定了藝術檔案立卷方式的復合性。藝術檔案材料應按內容、種類分別組卷。戲劇材料就近劇目分類組卷，音樂歌舞演出材料應按內容、藝術科研材料應按科研專題分類組卷；藝術教育材料應按各類專業課程分別組卷，社會文化、文化交流材料應按業務活動進行組卷。
三、作好藝術檔案工作的必要保證
1.在國家檔案行政管理部門的統籌規劃、組織協調、統一制度和監督指導下，文化部負責對全國文化系統藝術檔案工作進行指導和管理。
2.各級文化行政管理部門應把藝術檔案工作列入本部門整體發展規劃，在業務上接受同級檔案行政管理部門的監督與指導。
信息技術的飛速發展，開闊了管理者的眼界。電子相機的推廣與使用給人們的工作和生活帶來了極大的便利，但是卻也使得電子照片的管理和維護不得不面對更多的挑戰。我國的不同部門和行業都有關于照片檔案保存的通用模式，然而絕大部分針對的是紙質照片而設立的，但是對應專業性的電子照片檔案的管理并沒有統一的標準和固定的模式，對于數碼照片進行文檔命名或者是刻錄保存的專業管理并不多，因此在該類別檔案的收管用方面往往存在諸多問題。
1．保存的盲目性。因為采集信息所需要的費用大大下降，有很多相關單位的檔案管理部門收集有大量的數碼照片，但存在很嚴重的雷同現象，在一個采集點往往可能會有幾十或上百張的照片，照片采集完了，不能及時進行細化分類，積累的照片并沒有區分出其時間、地點等基本的標識，更沒有進行專業化的著錄工作。
2．沒有遵循統一標準。相當部分單位所采用的數碼照片整理方法，都是以人物事件為主題進行存放，每個主題構建單獨的文件夾，也就是通過文件夾的模式對應所存放數碼照片。如果文件夾一旦出現變動，作為個體的數碼照片很難被人清晰了解。
3．保存過程無序。很多企業的照片都是各部門人員在工作中形成的，在照片采集完之后，既沒有及時歸檔，也沒有導出到電腦，時間一長就沒有相關事件的細節記錄了。等到需要導出照片的時候，就非常容易將不同事件混合成一體，最終影響了照片歸檔信息的準確性。
4．數碼照片檔案管理的安全問題堪憂。數碼照片檔案屬于電子檔案的一種，對設備的依賴程度非常大，而且具有載體與信息相分離以及電子文件的共享性等特點，這使得數碼照片檔案管理的安全性成為一個不可忽視的問題。在數碼照片檔案的管理過程中，在數據形態的錄入、輸出等操作過程中，容易出現失誤或者被竊等情況，甚至還可能存在不可抗拒的客觀災害等。所以，檔案部門現有數碼照片檔案管理的安全問題不容忽視。
上述情況的存在，導致數碼照片在管理效率上難以滿足數碼照片檔案的管理需求，因此建立一個涵蓋收集、篩選、命名等的整理體系，以及科學嚴謹的工作模式是非常必要的。
二、數碼照片檔案整理的應有原則
因為數碼信息的采集內容繁雜，完成迅速，客觀上更加要求我們在第一時間整理，從而避免因為時間過長而導致難以處理甚至難以識別等，鑒于此一定要有通用的統一準則。
1．完善企業對數碼照片收集工作的規章制度。在公共交通控股集團的數碼照片檔案工作中，我們首先依據北京市檔案局2010年頒發的《北京市數碼照片歸檔與管理辦法》（京檔發[2010]7號）通知要求規定集團公司數碼照片收集歸檔規定，以制度作為規范工作的條件。
2．統一格式，便于查看。數碼照片采集完畢之后如果不經過特殊的處理，一般格式是JPG或者RAW，在讀取方面并沒有異常情況，windows系統軟件就能夠查看。而如果是數碼掃描所得到的信息采集單元則一定要注意通用格式例如采用TIFF、JPG等進行歸檔。此外，進行歸檔整理時，檔案管理部門人員也要注意EXIF 信息以保證信息單元沒有修改變動，如果是采用了非統一格式的圖像例如GIF、BMP進行保存的，應該將其轉變為通用格式例如JPG等。
3．載體要具備讀取條件。電子信息所存儲的介質可以是磁盤、光盤或磁帶。載體的可用性對于照片的查看而言非常重要，也是前提條件。例如刻錄光盤保存時，其內部文件夾結構以及層次，目錄格式和刻錄的規格以及參數等重要信息點都要有統一標準。
4．著錄方式規范。要拋棄隨性整理的方式，如建個文件夾寫個年月日，泛泛描述大概事件的方式，該種整理方式會導致攝影事件的細節丟失或者人物辨認不清，最重要的是可能由于誤操作等使文件夾包含的數碼照片因為脫離原來的虛擬存儲空間而導致無法明確辨析，喪失存檔初衷，使得存檔失去意義。因此要明確具體規范的著錄項目和著錄方法，確保照片來龍去脈明確且以利于永久可讀。
5．檔案號準確清晰。對電子類信息的管理一般都需要有較強且指代專一的序號，數碼照片同樣不可避免。檔案號是檔案實體管理最基本的秩序號，是檔案實體在秩序系統中的固定位置號或存址號，在檔案管理中具有基礎性管理作用。如果沒有檔號，檔案管理就無法正常有效進行。數碼照片同樣不能免俗，這就要求做到各序號的功能和命名方式都非常明晰，才可以在存量龐大的數碼照片中便捷、快速地找到所需的照片。
三、數碼照片檔案的歸檔及保存方案
1．數碼照片命名。電子信息采集完畢之后，照片附帶有自動字符串加計數的附加文件名，例如 IMG_0213、DSC_003 等，在一個文件夾內存在一定順序標記性，但是一旦脫離文件夾后，就基本上變得沒有意義，容易與類似的數碼照片混淆。假設是從各檔案管理部門自行制作移交存儲載體，則可以根據情況在案卷號前添加部門代碼并且附加圓點隔開，比如D010- ZP?2011- 002- 0003。但是這種方法要在照片信息進行了整理后再進行，也即將照片按照一定的主題焦點或者保管期限等進行匯總形成所謂的案卷，最后才能在案卷內進行命名。
2．數碼照片著錄。在紙質照片信息類的處理過程中，只需要針對被拍攝人或者被拍攝的場景，并跟進事件描述以及附帶底片和冊號等標識即可，但是由于技術的發展，數碼照片的著錄需要增加新的標識。一般而言對數碼照片進行通用著錄的過程中，三個核心信息是需要進行標識的，首先是數碼照片的拍攝背景信息，包括照片的題名時間、地點人物和背景；其次是照片的拍攝信息，例如拍攝的作者是誰，被數字化的時間，原來圖像的屬性等；最后是照片的檔號存址信息，例如檔號、檔案門類代碼以及案卷號，更廣泛的還包括部門代號、張號以及離線存址號等。著錄項目的詳細程度與管理和搜索利用的輕松程度息息相關。許多部門在拍照完成后往往采用簡單的重命名的方式對數碼照片標記后刻錄保存，但是一方面因為著錄過于簡單，導致很多關鍵信息因字段長度等原因反映不全；另一方面，這種方式會受到網絡或是外界病毒以及誤操作等影響，因而是一種安全性無法保證的命名著錄方法。
［關鍵詞］醫院檔案；數字化管理；安全防范
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.02.134［中圖分類號］G270.7；R197.3［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194(2016)02-0173-01
醫院檔案數字化管理是互聯網+時展和信息技術進步必然產物，數字化醫院檔案的發展成為當前醫院檔案管理主流，給醫院管理工作帶來很大便利。但是，醫院檔案數字化管理過于依賴互聯網技術，更多的是以不同地理位置、載體數字化信息資源進行存儲，利用互聯網進行連接實現檔案數字化管理。因此，在醫院檔案數字化管理工作中，需要綜合考慮互聯網技術、檔案安全性和保密性，否則將會給醫院檔案數字化管理工作帶來安全隱患，這已成為當前醫院檔案工作人員需要重要考慮的問題。
1醫院檔案數字化管理工作安全問題
當前，很多醫院檔案數字化管理正在建設并逐步完善，在信息化管理方面取得了很大成績，給醫院管理帶來了極大便利，但仍需要關注醫院檔案數字化管理工作的安全問題，主要涉及技術系統不可靠、工作保密等問題。醫院檔案數字化管理工作面臨技術系統不可靠的安全問題。醫院檔案數字化管理系統受到黑客惡意攻擊破壞，在傳輸保存時感染病毒，直接威脅醫院檔案的安全性；醫院檔案數字化管理系統尚不完善的，作為一個開放式管理系統，很可能存在不少管理系統、技術支持等方面的漏洞，一旦系統受黑客攻擊或感染病毒，技術安全問題將再次升級，面臨系統安全問題；在醫院檔案傳統管理中，安全使用和保密工作更多是依靠檔案載體開展工作。在醫院檔案數字化管理工作中，安全使用和保密工作面臨全新變化，導致傳統檔案安全管理措施不再適用。當前醫院檔案數字化管理工作中，仍存在檔案保密管理漏洞，如很多檔案信息沒有設定保密級別，存在隨意復制、拷貝現象，檔案管理工作人員安全意識薄弱，沒有按操作規范實施檔案管理工作，存在檔案信息泄露問題，很可能遭受重大損害。
2醫院檔案數字化管理工作安全防范對策
2.1技術防護
醫院檔案數字化管理通過錄像、照片、紙質檔案等進行數字化整理、加工形式，工作安全主要是為了確保醫院檔案實體安全基礎上，防止數字化檔案數據丟失、被盜、更改、破壞、非法下載等問題，針對檔案實體管理、數據管理、信息管理三方面，實施的虛擬化檔案規范管理。筆者認為加強醫院檔案數字化管理技術安全防范主要從源頭運行和備份入手。第一，堅決從源頭杜絕安全隱患，醫院檔案數字化管理需要配置基本技術安全系統，應用防火墻、數字簽名、用戶認證等技術安全工具，對醫院檔案實行分級管理。第二，及時安裝后期安全程序，在醫院檔案數字化管理工作中，往往會在不經意間感染惡意病毒程序，導致醫院檔案系統遭受攻擊，或計算機程序面臨篡改缺陷，使得醫院檔案泄密、破壞，這就需要工作人員及時發現系統漏洞，安裝各類安全補丁或程序，彌補系統程序缺陷。第三，為了防止醫院檔案數據、信息丟失，醫院應設立檔案備份系統，通過對檔案數據、信息進行拷貝、異地備份，實現檔案數字化管理安全存儲、安全管理，確保數字化檔案安全。
2.2安全使用
為加強醫院檔案數字化管理安全使用，需要強化對檔案工作人員的安全教育，強化安全使用措施。第一，實施物理隔離措施。醫院檔案數字化管理使用計算機要堅持“專機專用”原則，從源頭隔離外網混用現象，避免遭受黑客攻擊，最大化降低安全威脅。第二，禁止在醫院檔案“專機”安裝未經安全認證的程序、軟件，禁止安裝非工作軟件，如游戲等娛樂程序，避免因木馬、病毒帶來的系統可靠性威脅，避免系統遭受癱瘓安全隱患。第三，盡可能減少使用優盤管理檔案行為。優盤自身具有隨機讀寫數據特性，且在不同計算機讀寫數據，很可能交叉感染病毒，成為系統病毒傳播主要途徑，所以應盡可能少用優盤管理醫院檔案。第四，醫院檔案工作人員還需要注意陌生文件，不輕易打開來路不明文件，因為很多木馬、病毒都是捆綁在這些文件中的，因此要保持高度警惕，避免系統遭受病毒感染。
2.3安全保密
醫院檔案數字化管理安全保密需要強化工作人員保密意識，設置分級管理制度，獨立管理醫院檔案。第一，培訓醫院檔案工作人員的風險防范意識和安全意識，加強檔案工作人員法律意識，強化檔案工作法律保護意識，做好工作保密自我防范，避免職業風險；第二，設置分級管理制度，在管理系統中設置不同的管理權限，對醫院檔案實行分級管理，尤其要加強保密檔案的管理，以封閉式檔案數字化工作環境隔離檔案泄密，杜絕檔案信息隨意查閱、盜取的可能，實施檔案數字化獨立管理。同時，還可采取檔案保密措施，嚴禁工作人員、外部人員私自溝通檔案信息，嚴禁工作人員向外部傳遞系統檔案，一旦發現嚴重處理。
3結語
醫院檔案數字化管理工作在互聯網+時代既是一大機遇，也是一項挑戰，先進科技的背后勢必存在安全隱患，檔案工作人員要解放思想，積極創新，但也要注意數字化檔案管理工作安全防范，維護醫院數字化檔案管理工作安全。
主要參考文獻
［1］劉麗春.淺析醫院檔案信息與數字化管理［J］.辦公室業務,2015(5).
文秘工作與文書檔案工作密切相關，文秘工作是檔案工作的基礎，文書檔案工作是文秘工作的延伸和發展，兩者的有效結合、相輔相成，是實現文書檔案管理一體化的重要保障。
（一）做好文秘工作是實現文書檔案管理工作一體化的基礎
文秘工作和文書檔案管理工作的密切關系源于共同的主體――公文。公文作為文秘工作的主要產品，正是文書檔案的前身。公文經過組件、分類、排列、編號、編目、修正、裝訂、編頁、裝盒、排架等步驟，即成為檔案。文秘工作規范與否直接關系到公文質量的高低，而文書檔案的質量直接取決于公文的質量，可見，高水平的文書檔案管理是建立在規范的文秘工作基礎之上的。因此，做好文秘工作是實現文書檔案一體化的基礎。
（二）文書檔案是檢驗和提高文秘工作質量的重要手段之一
文書檔案在實際工作中，發揮著提供信息、指導查考、積累知識、總結經驗、發展生產、改善工作、提高效益等作用。文秘工作者通過查考文書檔案，可以快速高效地起草公文、制定規章制度、撰寫領導講話等，也可以在處理糾紛、落實政策等工作中借助文書檔案找到相關依據。通過文書檔案的整理、歸檔和利用，可以發現文書起草、公文處理工作過程中存在的問題，檢驗文書處理工作的水平，對進一步提高文秘工作效率和質量具有重要作用。
二、制約文書檔案管理工作一體化發展的主要因素
（一）在文檔實體生成過程中，文秘部門和檔案管理部門出現斷口
眾所周知，與文檔實體生成密切相關的兩個部門就是文秘部門和檔案管理部門。公文處理工作和文書檔案管理工作可由一人或多人承擔，對于規模與文件流量較小的單位多由一人同時負責，稍大的機關或企事業單位往往將公文處理和檔案管理實行分塊管理，即文秘部門和檔案管理部門分設。分設的管理模式，雖然實現了職責明確、成效顯著，但往往由于文秘人員和檔案管理人員工作之間因缺少溝通、缺乏配合和多頭指揮等，導致在工作標準、交接時限等方面出現明顯斷口，致使公文用紙、格式、附件、簽批、辦理等不符合歸檔要求。
（二）在文檔管理過程中，前緊后松現象制約了一體化發展進程
文秘工作和檔案管理工作作為公文的起點和歸宿，在實際工作中，往往容易出現前緊后松的現象。公文處理是一個單位的“門面”。公文處理質量和辦文效率是衡量一個單位工作水平、工作作風的重要指標之一，在一定程度上代表著一個單位的形象。因此，大家都能夠高度重視公文處理工作，在人力、物力、財力方面舍得投入。相對而言，檔案管理工作的性質決定了檔案工作是幕后的，很多單位領導認識不全面、不透徹，認為檔案管理工作極為簡單，人力物力的投入無法創造立竿見影的效益，因此，在投入方面縮手縮腳，嚴重挫敗了檔案管理人員的積極性。這種偏見和做法嚴重影響了檔案管理工作的發展，同時也制約了文檔管理一體化的發展進程。
（三）在文檔信息利用方面，公文處理系統與檔案管理系統無法實現無縫對接影響了信息利用效率
提高文檔信息利用效率是文書檔案管理一體化的最終目標。通過公文處理系統與檔案管理系統的無縫對接，充分利用公文處理過程中形成的數據信息，避免檔案管理部門的重復勞動，使公文的收發、登記、起草、運轉、承辦、催辦、督辦與文件材料的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統計形成一個有序的整體，從而實現文件處理精煉化、案卷生成標準化、查找利用自動化。但在實際工作中，公文處理系統與檔案管理系統往往分別由文秘人員和檔案管理人員主持開發，且不同步，極易出現標準不一致、接口不統一、兼容性差、數據共享困難等問題，嚴重影響了文檔信息的利用效率。
（四）在文檔規范方面，雙重標準成為文書檔案管理工作一體化的絆腳石
文秘工作和文書檔案管理工作既是緊密聯系的，又是相互獨立的。《國家黨政機關公文處理條例》（以下簡稱《條例》）作為黨政機關公文規范化的重要依據，明確指出“公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作”，這就決定了公文處理工作與文書檔案管理工作的緊密關系，公文理工作應為文書檔案管理工作奠定良好基礎。但往往由于文秘工作與文書檔案管理工作的脫節，導致公文處理各環節與文書檔案管理工作規范、標準不一致，人為地影響后續一體化工作的順利實施。
三、進一步提高文書檔案管理工作一體化水平的對策和建議
文書檔案管理工作一體化是文秘工作和文書檔案管理工作的大勢所趨，要切實提高文書檔案管理工作一體化水平，建議從以下方面著手：
（一）建立“一體化”流程
對于由一人同時負責公文處理和檔案管理的單位來說，實現文書檔案工作一體化相對容易，但對于文秘部門和檔案管理部門分設的單位來說，要實現文書檔案管理一體化，就需要對部門和人員分工進行統一布局，對流程進行精心設計，對文秘工作和檔案管理工作從組織形式到具體工作流程進行通盤考慮，實行統一指揮、合理分工、密切配合，使所有工作流程科學化、合理化、高效化。首先，文秘人員要注意按照檔案管理有關要求做好公文信息的登記、錄入、掃描、報批、交辦、承辦等工作；其次，文秘部門要注意做好辦結公文的收集、整理、排列、裝訂等，收集過程中除了收集原文，還要收集批辦單、辦理結果等，整理和排列時要注意結果在前原則，裝訂方式要盡量滿足后期歸檔要求；最后，文秘人員要注意及時與檔案管理人員做好交接和溝通，交接過程要嚴格履行相關手續。
（二）強化“一體化”意識
首先，要在領導層面樹立文書檔案管理一體化意識，要充分認識檔案工作的重要性，重視檔案工作，加大人力、物力、財力等方面的投入，支持檔案管理人員做好檔案收集、歸檔、利用工作。其次，要提高文秘人員一體化的意識，文秘工作作為文書檔案管理工作一體化的基礎性工作，要求文秘人員必須具有較強的文書檔案意識。在公文起草、登記、運轉和制發等過程中，要嚴格執行有關規范、標準，從源頭上提高檔案實體質量。具體可從如下幾方面入手：一是要注意選擇質量好和符合檔案管理規范、標準的紙張，包括紙張厚度、尺寸等；二是要注意做到字跡清晰、耐久，在文稿起草、記錄、簽批等環節使用符合檔案要求的筆種、墨水和墨粉；三是注意在公文制發前做好檢查和復核，重點對審批手續、內容、文種、格式等進行復核。最后，要加強檔案管理人員與文秘人員的有效溝通，檔案人員要善于將檔案管理有關要求和標準向文秘人員宣講。
（三）制定“一體化”制度
為了實現科學化、標準化、制度化管理目標，保證文書檔案管理工作一體化得到長效發展，必須建立相應的制度體系。首先，要將各部門（包括文秘、檔案、業務部門）分工和職責制度化，具體將各項工作、各個環節責任到人；其次，要將建立起來的“一體化”工作流程以規章制度形式予以規范、明確，以保證工作全過程的制度化、規范化和長效化；最后，要將人員培訓、考核、獎懲、晉升等制度化，以激發文秘和檔案管理人員的主動性、積極性，形成良性循環。
（四）培養“一體化”人才
關鍵詞：文書檔案 信息化 利用
中圖分類號：R19 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）07（c）-0237-02
科學技術的迅猛發展給醫院文書檔案的信息化管理帶來的很大的便捷，對促進醫院管理效果的提升發揮了巨大的作用。但由于我國很多醫院的文書檔案在信息化建設上起步比較晚，仍存在著不少的問題，制約了醫院檔案資源的開發利用。為此，有關部門必須高度重視文書檔案信息化管理與利用工作，促進醫院管理水平的持續提升。
1 醫院文書檔案信息化管理與利用的意義
1.1 提升辦公效率
傳統醫院文書檔案管理過多依賴于純手工操作，對工作人員的要求比較高，但極易發生各種錯誤。而計算機擁有強大的處理信息能力，使得文件收集儲存和統計分類變得更加有序、便捷，文件起草、傳遞等各環節都變得更加簡單方便，辦公效率得到了有效提升。
1.2 共享檔案資源信息
文書檔案實施信息化管理后，使管理由單途徑發展到體系化管理，實現了檔案目錄與內容的合并管理。檔案信息同載體分離，實現了同其它醫療機構檔案信息的互聯互通，提高了檔案資源的利用效率，所調閱的信息能夠及時脫機處理和適時響應，查準率和查全率都得到了保證。
1.3 信息傳遞安全及時
傳統醫院文書檔案的傳遞受人為、距離、方式等的影響，容易發生丟失現象，給工作帶來的嚴重影響。而信息化管理以網絡作為傳遞平臺，有效克服了上述因素的弊端，有效提升了信息傳遞的安全性與及時性。
1.4 信息資源保存穩定
電子文件載體的壽命比傳統紙質載體要長的多，在高溫、高濕等惡劣環境下，紙質文書檔案就會發生損失，而電子文件則不會發生這些情況。電子技術的發展異常迅猛，也給醫院文書檔案的存儲帶來的很大的便捷，可選用光碟、閃存、移動硬盤等各種載體，這些載體不僅信息儲存方便快捷，且不易受外部環境干擾，信息資源保存非常穩定。
1.5 充分發揮多學科檔案資源互補的作用
不同學科之間，由于各自學科的自身特色是不同的，造成在檔案管理上存在一些不同。且由于學科上的跨度，信息資源的調度存在不少的難度，檔案管理人員很難做到對每個學科的檔案信息都了如指掌。而采取信息化手段，檔案管理人員通過操作電腦，進行簡單的平臺操作，就可以迅速調閱出不同學科的信息，發揮了多學科檔案資源的互補功效，管理效能大大提升。
2 醫院文書檔案信息化管理與利用中存在的問題
雖然醫院文化檔案的信息化管理利用的優勢非常明顯，但也存在著一些不可忽視的問題。
2.1 與其它學科檔案資源信息共享方面重視程度不高
管理者往往只是重視自身學科文書檔案的信息化建設，敝帚自珍，不同學科之間的信息資源很難做到及時調閱。這導致在信息資源利用中，無法實現資源的跨學科調閱利用，降低了工作效率，延誤了診治時間。究其原因，還是不同學科的檔案資源信息的共享重視程度不夠。
2.2 檔案管理軟件的橫向對接相對滯后
由于醫院檔案的種類和數量不斷提高，對其標準要求也日漸提升，傳統檔案管理軟件的開發相對而言就顯得比較滯后，不同的檔案軟件，由于在開發技術環境、使用方式、接口上等的不同，導致其很難做到橫向對接，可擴張性和兼容性都不夠理想，影響了對檔案的管理利用效率。
2.3 文書檔案管理與利用宣傳力度不夠
當前，信息化系統的應用已滲透至醫院的方方面面，如文書檔案管理系統、單位內部助力辦公系統、科教管理系統、醫院基建、設備管理系統等，都已得到了廣泛的應用。但由于部分管理者的思維還停留在固有觀念上，并沒有將這些系統有機整合提高檔案管理，有效利用，導致其檔案資源整合管理利用效率不高，作用難以充分發揮。
3 提升醫院文書檔案信息化管理與利用效果的途徑
面對醫院文書檔案信息化管理利用中存在的問題，必須采取切實有效的措施，才能不斷提升其管理利用效率。
3.1 規范文書檔案管理與利用的基本體系
醫院采用的檔案管理軟件必須符合多種文件存儲格式，具備內聯網和互聯網兩大檢索功能，支持信息的實時瀏覽，實現良好的數據存儲、收集整理、權限控制、借閱管理、統計報表、檢索瀏覽、格式轉換、數據輸入輸出等功能，確保醫院文書、職能管理檔案的信息資源利用開發、業務流程管理和一體化管理，實現文書、職能管理檔案系統網、內部信息網三網間的互聯互通，建立科學的檔案管理利用基本體系。
3.2 提高各部門對檔案集合體的認知意識
醫院文書檔案管理者必須清醒的認識到，文書檔案管理工作不僅僅是管理者的責任，也不是醫院哪個部門、哪個科室的責任，所有人員和部門，如黨辦、護理部、醫務處、總務處、藥劑科、門診部、設備科、財務處等都是檔案資源來源和管理中的重要一環，哪一環出了問題，檔案信息資源發生了疏漏，都可能會對檔案資源的整體利用效率產生較大影響。為此，必須提高對檔案集合體的認知意識，共同為實現文書檔案的現代化管理而貢獻力量。
3.3 加強信息傳輸網絡化布局建設的力度
必須依托醫院已形成的內部網絡平臺，建立專門的檔案信息網站，提供信息的聯機、公共目錄的查詢、檢索服務。還應提供檔案信息咨詢服務，以定向和定題授權的方式，為員工提供交互式的信息查詢服務，便于其能夠及時了解到文書檔案及職能科室歸檔信息。利用現代化計算機技術，對檔案信息進行深層次提煉、加工與開發，從而擴展醫院檔案的服務功效和范圍，提升醫院的文書檔案，職能科室管理檔案的總體質量水平。
3.4 注重檔案資源的挖掘與持續性發展
文書檔案資源是醫院重要的戰略性資源之一，是醫院多年來發展成果的最寶貴結晶。在挖掘檔案資源內在價值的過程中，應將重點放在醫院管理、重大事件、重點項目、科學技術、會計憑證、設備儀器、科室文化、特殊載體等方面的檔案資源的歸檔整理利用上，從而提升其管理利用的潛力。同時，醫院各個部門和人員還應注意檔案信息的不斷更新，采取現代化技術手段改善檔案信息的管理質量，時刻保證檔案信息的實時性，確保檔案資源的可持續發展。
3.5 樹立檔案資源為醫院工作和員工服務的理念
文書檔案的信息化管理利用，有利于實現檔案的一次性輸出記錄，擴展了檔案檢索方法，提高了電子檔案查閱的快捷性和方便性。利用計算機對醫院各種載體和門類的檔案進行儲存，既利于醫務工作者的閱讀查找，同時也節省了傳統檔案管理方式下的造成了人力物力財力方面的浪費，確保了醫院工作效率，也為醫院創造出更高的經濟效益與社會效益，這也反過來推進了醫院文書檔案現代化管理的不斷發展。
4 結語
加快醫院文書檔案信息化管理與利用建設步伐，加強與職能科室的橫向信息化對接與管理，功能互補，注意檔案資源的開發利用，達到與醫院各項工作協調一致，可持續性發展的功能，對提升我國醫療衛生事業的現代化建設水平有著非常重要的意義。醫院管理者應高度重視這一問題，多措并舉、持續用力，不斷促進我國醫院文書檔案信息化建設利用水平邁上一個嶄新的臺階。
參考文獻
[1]王健.淺談對加強醫療檔案信息化管理的思考[J].價值中國，2013（4）.