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[關鍵詞]檔案信息化 檔案信息化建設
一、檔案信息化及檔案信息化建設的內容
檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點,向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和 化;要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;要實現檔案信息高度共享,而這必將引發檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段,將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的 檔案,系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。
二、檔案信息化和檔案信息化建設遵循的原則
1.規范性原則。制定和實施檔案工作標準和規范,是檔案工作現代化的需要,是提高工作質量和效率的需要。實現館(室)藏檔案信息化,一方面可以將館(室)藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息,另一方面可以通過接收電子文件進館,但不管是通過館(室)藏檔案數字化還是接收電子文件,都應該堅持規范性原則,制定相應的標準、規范和法規,如:字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準及數據交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔,傳統介質檔案數字化,數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化,避免出現各自為政,互不兼容,重復建設等現象發生。
2.安全性原則。隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入,網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此,我們必須加強網絡安全技術的研究與開發,采取有力的安全策略,充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取:物理安全策略;訪問控制策略(如入網訪問控制、網絡的權限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網絡服務器安全控制、網絡監測和鎖定控制等);信息加密策略;網絡安全管理策略等。
3.效益性原則。由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程,需要投入相當的人力、物力、財力,因此必須要遵守效益性原則,講究信息化工作的效益,要根據自身的能力,根據館(室)藏基礎,分析用戶需求,研究館(室)藏體系還要考慮館(室)藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”,主題要與社會利用“熱點”相結合,把重要的,利用率較高的檔案進行數字化,把那些利用率較高且利用后能產生較大 效益和社會效益的檔案數字化,可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數字化,否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據館(室)藏檔案的特色選擇這些檔案進行數字化,提供獨具優勢的服務。因為從某種意義上說,特色就是優勢,特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創造效益與價值的關鍵所在。在進行數字化建設時,要以用戶的需求為導向,做到按“需”數字化。
檔案信息化建設需要遵循以下原則。
1.文檔一體化,是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中,與辦公自動化融為一體,同步進行。同時,也要求檔案人員積極介入此項工作中,提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。
2.歸檔雙軌制,是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用,但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計,在較長的時期內,紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求,電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。
三、檔案信息化建設是檔案工作在網絡時代的必由之路,是深化檔案社會化服務的必然要求
1.前瞻性。檔案信息化建設的終極目標是建立數字化檔案館,將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統加工和 機網絡的傳輸,實現檔案信息的合理配置與開發利用,最大限度地實現信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行,是一項耗資巨大、復雜的系統工程。建設所需的各類硬件及網絡設施、軟件開發以及進行數字化的投入,都需要高昂的費用。因此,在信息化實施過程中,作為企業內部的檔案館(室)在極其有限的財力前提下,一定要審時度勢,深入調查, 論證,努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一致性,將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位,保證軟硬件資源的可繼承性,使其既能適應當前信息業的特點和要求,還能符合今后發展和應用的趨勢,盡可能避免資源的浪費。
2.協作性。檔案信息化建設包括基礎設施、管理規范、數據庫等方面的建設,在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業內部的檔案館(室)來說,獨立完成這些項目存在相當大的難度,這也是制約檔案信息資源建設的一大難題。因此,只有堅持協作的原則,加強與企業內各個部門的溝通、協調與配合,主動爭取各級領導的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。
【論文摘要】檔案信息化是以計算機、網絡,信息技術為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學最新理論為指導,按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求,開展檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。在網絡技術、信息技術、計算機軟硬件和現代管理學知識飛速發展和普及應用的當今社會,我國已步入信息化穩定發展期,隨著信息社會和檔案事業的發展,檔案信息化已經成為現代檔案管理的重要組成部分。筆者從高校檔案信息化應用現狀、應對措施等方面就如何進一步加強高職院校檔案信息化建設進行了分析研究。
檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄,是傳承文明的載體。檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務的一項業務系統,它深深植根于人類社會的生產、生活之中,與人類社會發展同步,并隨著社會文明程度的提高越來越深入到社會生產、生活的各個領域,在經濟發展、科技進步、精神文明建設中發揮著越來越重要的作用。在網絡技術、信息技術、計算機軟硬件和現代管理學知識飛速發展和普及應用的當今社會,我國已步入信息化穩定發展期,隨著信息社會和檔案事業的發展,檔案信息化已經成為現代檔案管理的重要組成部分。
檔案信息化是以計算機、網絡,信息技術為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學最新理論為指導,按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求,開展檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。
1高職院校檔案信息化應用現狀
由于多數高職院校是在原來的中專校合并的基礎上組建而成的,所以,情況比較復雜,檔案管理人員比較混雜,對檔案信息化工作了解很少,從而導致各單位對檔案信息化的認識程度參差不齊,嚴重制約了高職院校檔案信息化的建設和發展。主要表現在以下幾個方面:
1.1對檔案工作重要性認識不到位
不少檔案人員存在“為保管而保管、重保管輕利用”和“等、靠、要”的思想以及“閉架借閱、你查我調”等傳統做法;另外,有部分長期從事檔案管理的檔案人員對手工管理模式很滿意、很熟練,認為自己干了十幾、二十幾年的檔案工作,業務“熟練”、于是就沾沾自喜、不求進取,抱有混日子的思想。雖然部分人員是憑借長期從事檔案工作和資格老獲得了專技高級職稱,可謂多年的媳婦熬成了婆,其實這些人自身素質較差,文化程度較低,根本無法開展檔案編研、開發利用工作,就更談不上懂計算機網絡技術、對現代化管理和信息化應用知識的了解幾乎為零,不想了解,也不想接觸,更沒能力掌握,依賴性較強、存在安于現狀、不講求社會效益和經濟效益等舊觀念,這些都成為制約高校檔案信息化建設的內在因素。
1.2對檔案工作投入嚴重不足
有些單位的領導對檔案工作不夠重視,認為檔案工作很簡單,只是保管些材料,負責給利用檔案者提供材料即可,所以在經費投入方面,相對其他工作而言,投入的資金非常少,導致檔案部門不具備檔案保管和管理的最基本的條件,更談不上購置現代化檔案管理設施設備。
1.3現代化管理手段未得到充分利用
有些單位的檔案管理部門雖然已使用了檔案管理軟件,也只是簡單地錄入些案卷目錄,但仍無能力開展檔案研發、利用工作,結果造成投資上的浪費。
1.4檔案工作現代化管理手段單一
缺少檔案信息化的軟件,目前使用的檔案管理軟件只有科怡軟件一家產品,滿足不了高校檔案管理的需要。即使有的單位添置了科怡檔案信息管理軟件,逐步在將檔案目錄錄入到計算機中,能夠實現簡單的目錄查詢、統計等功能,但由于專業技術跟不上,根本不能運用自如。再者,商家售后培訓、技術服務等一系列工作都不能及時到位,致使檔案信息化建設、發展受到制約。
1.5檔案管理隊伍綜合素質較低
檔案管理人員隊伍中,極其缺乏懂計算機網絡技術人才,多數單位是將年齡較大的、文化較低的女同志按排在檔案部門,這就致使高校檔案信息化建設工作缺少智力支持。
2應對措施
鑒于以上檔案信息化建設中存在的問題,我們必須正視存在的不利因素,并采取積極改進的態度,將被動變主動,將不利變有利。
2.1檔案工作者必須更新觀念
檔案信息化建設是以轉變觀念為前提的創新性檔案工作,如果從業人員只習慣于傳統式的手工管理模式,而不肯更新管理觀念的話,即使單位上建起了網絡,購買了最新的軟件系統,也不會真正將系統應用起來,致使軟件成為一種擺設。因此檔案人員必須更新觀念,提高對檔案信息化建設的認識,改進管理模式,自覺學習新的科學技術知識,提高業務素養和技術技能,提高創新素質,從業人員能力的提高要與時展同步。
2.2單位要建立健全激勵機制
要徹底改變“大鍋飯、吃皇糧”和“干多干少一個樣”的管理體制,應建立健全激勵機制,每個檔案管理人員都要樹立創新精神、與時俱進,讓那些理念先進、業務精通、技術熟練的檔案工作者從事檔案管理工作,為檔案事業心甘情愿地奉獻出他們的聰明才智。
2.3領導要給予檔案部門智力方面的支持
在檔案信息化建設過程中,基礎設施是條件,標準系統是手段,信息資源是核心,信息利用是目的,安全管理是保障,人力資源是關鍵。人才是檔案信息化的建設者,更是檔案信息化建設的重要組成部分。當前,檔案隊伍中大多數專業人員,還不具備檔案信息化管理素質。因此首先,領導應重視檔案信息化人才隊伍建設,優化組合檔案工作者隊伍,應配備檔案信息化專門技術研發方面的信息專業人才,負責檔案信息化管理系統的設計、建設,給檔案信息化建設提供強有力的智力支持,其次,應立足現有人員的培養提高,培養從業人員的現代信息素質、現代信息意識、信息管理能力。造就一支具備現代信息素質,能夠掌握新知識、新技術、新技能的復合型人才隊伍。再次,應建立具有約束力的規定,要求檔案人員必須掌握檔案信息化管理技術。
2.4切實保障對檔案現代信息化建設的投入
檔案現代信息化建設需要投入必要的資金,網絡化檔案管理信息系統涉及到服務器管理、數據管理、網絡資源管理等多項技術內容,即購買軟件,也要購買其它必須的服務設備。所以,高職院校要盡力滿足檔案信息化建設所需經費,給檔案現代化信息化建設提供充足的資金保障。
2.5加大對檔案現代信息化建設技術人才的培養
檔案現代信息化建設,不僅需要從業人員的努力,更需要上級檔案業務部門的栽培,上級檔案部門應在過去的單存的檔案知識培訓的基礎上,舉辦檔案現代化信息化知識培訓班,并建立強化學習制度,規定各單位落實人員參加學習,為各單位檔案現代信息化建設提供技術支持,保障檔案現代信息化建設對人才的需求。
總之,檔案工作信息化建設和發展對經濟建設具有極其重要的作用,檔案工作必須與社會接軌、與國際接軌、與未來接軌,同時也需要檔案工作者、檔案工作管理者及各級檔案業務管理部門的共同努力,只有大家齊心協力,檔案現代信息化建設才會向更深、更廣、更有效的方向發展。
【關鍵詞】檔案管理；檔案信息化
伴隨著全球信息化的飛速發展，檔案信息資源也日益猛增。傳統模式下的以手工為主的管理模式已經不適應現代信息化技術的發展和要求。特別是計算機及其網絡化的普遍應用，檔案工作重心向信息化發展已成為必然的趨勢，加快檔案信息化建設可以說是刻不容緩。信息化的浪潮對檔案管理事業是一個巨大的沖擊，但也同時推動和促進檔案管理觀念的轉變，檔案管理正從單一的實體管理提升到更高層次的信息化管理模式。信息化建設的全面推廣和應用，將使檔案部門能夠更為方便、更為準確、更為快捷的為社會各界人士和民生服務，滿足不同層次間的需求。從而真正體現檔案的重要價值。
一、檔案信息化的定義及重要意義
所謂檔案信息化的定義就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代化信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理，并提供社會利用，加速實現檔案管理現代化的進程。其本質就是檔案信息化把檔案管理模式從以檔案實體管理為重心向檔案信息化管理為重心進行轉變的過程。
檔案信息化的重要意義在于兩個方面：
第一檔案信息化是世界信息化管理的客觀要求，檔案信息化建設是歷史發展的必然趨勢。檔案信息化建設的目標是在現代化技術條件下，全面應用現代化信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理提高信息利用率。
第二檔案信息化建設是新時期我國檔案工作的重大戰略決策，特別是在科技文化、社會保障、衛生醫療、教育就業等諸多民生領域全社會都在迫切要求檔案信息化建設加快發展。目前，伴隨著電子政務網絡的建立及辦公自動化傳輸網絡化的普及和推廣，電子文件管理和共享已被普及。而以往的紙質文件已經無法滿足社會對現行文件利用的及時性、方便傳播和利用的需求，隨著民生服務領域的不斷深化和拓展，政府大規模進行簡政放權將原有的大部分政府職能向街道、鄉鎮等基層組織下放，并把向社會購買服務作為減輕行政成本的一種手段。促使各行各業信息系統建立和完善起來，形成了大量的信息化數據，這些大量的信息數據的收集保管和提供利用無疑帶動了檔案信息化的管理方式的轉變，建立健全檔案信息化管理的法律法規，逐步實現檔案信息管理的統一平臺，將檔案的實體管理提升到檔案信息化、網絡化管理水平是當前我國檔案事業的重要戰略任務也是實現國家信息工程的重要組成部分。檔案資源信息化意義重要而且深遠。
二、檔案信息化建設的成敗取決于全社會檔案意識能否真正建立起來。
隨著全社會檔案意識的發展，人們的檔案意識達到了空前的高度。但是受到知識結構、認知程度、經濟條件等綜合因素的限制，全社會的檔案信息觀還沒有完全形成。檔案意識還相對薄弱。而在檔案意識還相對薄弱的社會里，社會管理者的檔案意識如果受到制約，檔案事業的發展空間和方向將嚴重受阻。還有社會組織、社會大眾的檔案意識甚至少數檔案工作者檔案意識的淡泊也會從不同程度上影響到檔案事業包括檔案信息化建設的進程。為最大限度地減少上述不利因素對檔案信息化事業的阻礙作用。
三、檔案信息化建設必須經過充分的調研分析，經過反復的分析論證，才能進行系統的開發和建設，切忌要避免盲目建設帶來的資源浪費。
檔案信息化建設的重要前提是爭取單位的重視和支持，提供必要的資金和人員物資保障。檔案信息化是指以信息技術為基礎，將檔案資源和檔案各項管理過程數字化，通過信息系統加工和計算機儲存、網絡傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，最大限度達到檔案信息資源的共享，使檔案信息資源產生更大的社會效益和經濟效益的過程。在信息化高度發展的今天，各單位應將檔案信息化建設安排到與本單位現代化管理同步發展，做到通盤考慮。與本單位信息建設共同規劃、共同安排、同步實施，在資金投入、物資保障、技術培訓方面給予支持，使檔案信息化建設與本單位整體建設同步進行。
四、檔案信息化建設應該在各類系統運行比較穩定的基礎之上，在各個子系統的功能完善的條件下實施建設，以保證檔案信息化系統的穩定運行。
1.檔案信息資源數據庫建設是檔案信息化建設的核心內容之一，是檔案部門信息化工作的重要組成部分。在建立起特點突出、利用方便、配置合理的檔案信息數據庫基礎上，才能有效地實現檔案信息資源的共享。
2.經過全面應用檔案信息化系統，極大地推動了檔案信息化建設的進程。檔案管理應用軟件的開發推廣是檔案信息化建設的重要環節越來越受到人們的重視和關注。如清華紫光檔案管理信息系統，東方飛揚檔案管理系統等都廣泛深入地應用到檔案管理事業之中。
五、檔案信息化建設是一項技術性和業務性都非常強的工作，所以要求檔案信息化管理人員必須具備一定的計算機知識和檔案業務知識。
做好保密工作是檔案信息化管理工作中的一個重大問題。就目前來看，兩大因素導致電子檔案信息存在隱患：一是檔案管理的相關部門沒有建立起安全的管理體系，檔案管理工作人員缺乏對相關信息的保密意識。二是技術方面存在一定的問題。國際互聯網是一個開放的系統，在確保信息保密等問題上具有很多先進的技術，例如難以攻破的防火墻、高端加密技術等等，但在具有攻擊性強、破壞性大的黑客面前，便無濟于事。這就使得電子檔案信息存在極大的安全隱患，我們要加倍重視此類問題，在電子檔案信息保密技術上不斷地創新保密手段，管理方面也要嚴格禁止秘密信息在網上公開。
二、促進檔案信息化建設的有效策略
（一）及時地更新檔案管理觀念隨著信息化時代的到來，檔案信息化建設要及時地轉變陳腐的“重視管理，忽視利用”的思想，不斷提高檔案管理人員的思想認識，改變檔案管理被動服務的意識，開發多方面的有效信息，為使用者提供更加方便、快捷的服務，切實加快檔案信息化建設的步伐。
（二）獲取相關領導及部門的支持檔案信息化建設是一項龐大而復雜的工程，涉及創新技術、更新觀念、完善體制等多方面的改革。檔案信息化建設過程中，首先需要工作人員做好電子檔案信息整理工作，并將此過程中發現的問題及需求及時傳遞給相關領導，以便有效地解決問題，提高工作效率。同時，要爭取得到相關部門的支持，充分利用網絡、會議、報刊等進行有效地宣傳，以引起信息部門、其他有關部門以及領導的重視，充分認識到檔案信息化建設的重大意義，努力獲取相關部門以及上級領導的重視與支持，為此項工作打好堅實的基礎。根據國家檔案局頒發的檔案信息化建設實施綱要，各部門應及時制定檔案信息化建設實施細則，讓檔案信息化建設的實踐活動有據可依，促使檔案信息化建設圓滿完成。
（三）節約成本，一切從實際出發檔案信息化建設需要大量資金的支持，并且涉及到很多方面，特別是館藏檔案數字化處理，既浪費資金又耗費時間。針對這種狀況，在進行檔案信息化建設過程中應遵循實用、經濟的原則，一切從實際出發，根據項目的重要程度，逐步實施。在檔案的目錄信息化和全文信息化的建設過程中，也應實事求是，對館藏檔案進行分類，對于利用價值較高的檔案進行全面的信息化處理，對于利用價值不高或者基本沒有利用價值的館藏檔案可以最后處理甚至不處理，以便縮減信息化建設的成本，使得信息資源有效增值，積極促進檔案信息化建設。
（四）重視檔案信息資源建設檔案信息資源建設作為檔案信息化建設的宗旨，包括數據庫的建設、檔案目錄及原文信息化和多媒體檔案信息化等工作。其核心任務有三個方面：第一，加強館藏檔案的目錄信息化以及全文信息化，以便于使用者可以快速查找到所需要的有效信息。另外，還要盡快做好已有館藏檔案信息的分類、錄入、歸庫等工作，實現現有館藏檔案文件級目錄機檢。第二，有效利用已有的相關機器設備以及信息化技術，對利用價值高的、易被損壞的、使用頻繁的檔案信息進行信息化處理，以加強對科技、文化、經濟等有較高利用價值的檔案進行保護，有效提高此類檔案的利用率。第三，對從紙質檔案轉化為電子檔案的相關信息要采取科學有效的管理措施和技術處理方法，按照一定的原則進行有序的、規范的整理收集，并加強電子檔案的管理工作，確保整理入庫后的電子檔案與原始檔案保持一致性，保證電子檔案的整體性和有效性。另外，還要探究電子檔案傳輸、接收、管理、檢索等方面的技術方法，為電子檔案入館、有效利用打好基礎，做好充分地準備。這就需要在檔案信息化建設方面有一定的標準和規范。與此同時，還應該重視數據庫的大小，數據庫只有達到一定的規模，才能提高其使用效率，若數據庫規模過小，可使用的數據過少，那么就失去了其使用價值。并且，在創建目錄信息化的時候，要確定并且推廣使用標準的檔案信息化管理系統，以便于各單位之間能夠相互傳輸和接收電子檔案，減少使用過程中出現不必要的麻煩。
（五）完善網絡建設，消除安全隱患網絡是電子檔案信息整理、檢索、傳輸和共享等的基本保障，因此建立并完善網絡系統是檔案信息化建設的重要環節。只有建設高效的信息網絡，才能充分發揮電子檔案信息的作用。電子信息的網絡建設主要由三部分組成：首先是服務于本單位的局域網，其次是為政府服務的政務網，最后是服務于社會的公眾網。局域網及政府網是向已經授權的用戶提供沒有公開的檔案信息，公眾網是向社會大眾提供開放的檔案信息，信息包括目錄和原文兩部分。就目前來看，消除網絡安全隱患在檔案信息化建設中處于重要的地位，網絡安全已經是各個國家在網絡建設過程中最為重視的一個問題。檔案屬于一種重要的信息，應保證其保密性。所以，消除網絡安全隱患是確保電子檔案信息被正常摘錄、傳輸、使用的重要保障，需要相關部門采取有效的措施保證網絡的安全：首先應當實行局域網、政府網、公眾網有效的物理分離；其次應該制定完善的系統管理制度，從系統完善、信息網絡審核、訪問權限設置、密碼保護、檢查監督、獎懲等各個方面制定相關細則，以便更好地進行網絡管理；最后，多項網絡信息技術同時使用，保證電子檔案信息的安全性，充分利用防火墻、訪問權限控制、密碼保護等計算機高端技術，有效制止不法用戶的惡意入侵、電腦病毒的惡意進攻以及黑客對網絡的破壞。
（六）創新網站建設，完善服務機制電子檔案網站建設在檔案信息化建設中有著舉足輕重的地位，它還是一種新的檔案信息化利用及服務的重要方法。電子檔案網站具有信息傳輸速度快、內容廣泛、查找便利、及時性強等特征。電子檔案網站的建設能提高檔案一系列相關工作的效率，提高檔案信息化的服務水準，提升檔案工作的影響力，是幫助開放性檔案館樹立良好形象的有效途徑，還是檔案信息化服務體制的創新方法。加強電子檔案網站建設，需要加強對相關工作人員進行相關的技術培訓，增加高端技術人員以及相關物資的投入。
（七）組建優秀的檔案管理人員隊伍當今社會，信息化發展極為迅速，充分掌握信息化知識的人才在檔案信息化建設和發展過程中有著重要的作用。檔案信息化建設是一個龐大、復雜而艱巨的工程，應該將檔案信息化建設的過程當作挖掘和培養優秀人才、組建優秀團隊的過程，這樣才能更好地建設和完善檔案信息化，促進檔案信息化事業的蓬勃發展。在這個過程中，可以采取三項有效措施：首先是對檔案管理的相關人員進行全面的培訓，努力提高其綜合素質；其次是聘請專家進行講座，不斷更新工作人員所掌握的知識；最后，加強與網絡、電腦等公司的合作，通過這種方式加強檔案工作者的實踐能力。
現代企業要想長遠發展必須要有創新這一根基，創新則體現在企業的各個方面，不僅僅是只有生產技術的革新才叫做創新，企業管理的創新也是必不可少的。檔案管理的創新就是勢在必行的，檔案管理信息化是企業步入信息時代所必須的，隨著互聯網技術的發展，無論哪個企業都將面臨數字信息化、網絡普遍化、經濟全球化的不斷侵襲，當今企業的市場競爭力與企業檔案的信息化管理已經密不可分了。在互聯網信息時代，一些大型互聯網企業也在不斷發展，信息化作為新生的力量也是必不可少。
企業檔案管理信息化便于企業內部的管理和企業文化的普及等高效快捷化服務。企業檔案管理部門擁有企業的會議和活動的信息資源，保存了一個企業所創造的企業文化。檔案管理信息化讓企業信息利用率大大提高，節約了工作中的寶貴時間， 而且豐富了企業所特有的知識， 提升了企業文化。
二、當代企業檔案管理信息化普及過程存在
的障礙和問題
1.檔案管理信息化建設的阻礙
企業檔案管理信息化建設的投入較高、過程復雜、效益轉化慢，造成一部分企業在思想上覺得檔案管理不能轉化為企業的經濟效益。致使企業只注重生產設備更新、產品銷售推廣， 而對于企業發展的檔案管理事業則置之不理更不要說信息化了。這些企業對檔案信息化建設必需的設備不予配備或配備不齊， 信息文件的歸納不合理不便利用等。
2. 信息儲存工具的多樣化
在數字化的大環境下， 企業檔案的存貯正在逐步由紙質的圖文檔案的模式轉化為以數字化為主的模式。數字化技術的出現，以及輔助技術的逐步完善， 形成了電子文檔，管理模式和儲存工具都發生了質的變化。然而信息儲存工具也會出現各種不可預料的情況，從而形成了企業檔案信息內容的損失， 過多的信息損失，會導致系統出現運行失效的狀態。
3.信息標準化
企業檔案管理信息化進程必不可少的一步就是將現有的各個文字信息、圖片信息、視頻信息的格式統一起來。檔案管理的信息化是建立一個嚴謹的信息處理系統，因此數據的準確性、可靠性十分關鍵，這就要求工作人員對數據錄入要完整無誤。隨著時代的發展企業管理信息化也在一步一步的深入中， 管理中對企業檔案的數據的準確性、完整性也會不斷提高， 包括平時管理部門收集的各個項目的數據都有待于進一步完善。
三、檔案管理信息化的建議
1.提高管理工作人員水平
通過企業培訓和參觀學習其他企業工作模式等多種渠道、多種形式來開拓檔案工作人員視野，增加檔案工作人員的工作經驗，加快企業管理的改進速度以便更好地完成檔案管理工作。企業檔案管理部門收集了大量的企業各個部門的信息，是企業不可或缺的，將為提升企業的整體經濟效益，促進企業發展建設，作出不可估量的貢獻。
2.加強電子文檔管理
企業要根據需求去制定管理工作各個環節的細則，對不同模式的儲存媒介的信息進行統一的處理和歸納;還要注意對企業電子文件積累、收納等其他工作，要完整的、安全的保存諸多企業有價值的文件，而且要不斷加強文檔的接受、傳遞的同步更新;再次加強管理細則，預防損失企業文件。
3.建立信息網絡平臺
隨著數字時代的到來，人們的生活方式有著極大的改變。原有的檔案管理模式已經大大的脫離現代企業的發展，信息化管理模式建立企業檔案信息網絡平臺，讓檔案信息進入網絡實現共享化，提升效率實現辦公自動化，形成企業信息的共享新模式。企業檔案管理信息化系統要有相對統一的標準，減少企業信息共享和服務的不順暢，達到企業信息化檔案管理的應有高度。
四、加強檢驗檢疫口岸信息化建設
加強京唐港、曹妃甸綜合保稅區、秦皇島新港、黃驊港等口岸信息化平臺建設，爭取地方主管部門支持，早日與地方電子口岸實現數據交換。落實《冀晉蒙遼豫陜檢驗檢疫快速通關合作備忘錄》，充分發揮河北海港口岸物流大通道作用，加快搭建數據交換平臺，實現六省區進出境貨物信息資源共享。做好“曹妃甸綜合保稅區監管服務平臺” 和“口岸鑒定業務信息平臺”兩個信息系統的建設和應用作用。
1.加強信息系統開發利用
促進信息化與檢驗檢疫工作深度融合。繼續組織開展信息化項目需求申報和論證工作，提出開發計劃。重點支持與檢驗檢疫業務緊密結合、與強化監管密切相關的開發項目立項。積極配合我局“兩類示范區”建設工作，大力采用地理信息、互聯網、二維碼、大數據、移動互聯網等先進技術，做好“出口食品農產品質量安全示范區管理系統”的研究開發工作，推動示范區建設的良性發展。加快信息系統推廣作用。加快在研信息化項目的研究開發和推廣應用。積極做好總局統一開發的各應用系統以及我局自主開發的應用系統的推廣工作。同時結合實際，引進我局業務工作急需的應用系統。加快信息資源整合與共享。積極配合質檢總局做好E-CIQ主干系統建設工作;配合做好我局“進出口商品質量安全信息平臺”、“風險監測和預警平臺”業務建設工作;拓展“檢企信息服務平臺”功能，為我局實施“無紙化報檢、智能放行”的通關模式提供技術支持。
2.加強網絡與信息安全保障
加強信息安全基礎設施建設，實施全局系統內外網物理隔離改造，實行分級管理、重點保障。積極跟進保定內陸港、京唐港辦事處等新建辦公場所的網絡規劃與建設，為順利搬遷和開業奠定基礎。
總結
關鍵詞：檔案信息化建設 檔案開發 管理
一.促進檔案信息的開發利用是實施國家重要戰略任務
在當前的社會局勢背景下，信息化和網絡數字化技術已經普及到社會的各個角落，政府辦公、社會運行還有民營企業和國有企業的發展全都需要應用到信息化和網絡數字化技術;對于正處在和整個世界最前沿相接觸的中國來說，檔案信息資源的加快建設和推進檔案信息的應用和發展意義十分重大。
從2003年開始，國家檔案館已經將全國檔案信息庫列為了重要的儲存資源之一，檔案信息資源庫也逐漸的被國家的各個地方進行了建設和落實，加快全國檔案信息化具體工程實施方案已經成為了當前國家的首要發展戰略目標之一。
加速推動檔案信息化的組建主要是為了能夠讓檔案細心更高效的和國家整體信息進行融合，是我國科技發達的一種體現。檔案信息化建設的整體進展工作關系到國家檔案信息高速發展的重要節點;網絡數據和檔案發展與實際信息資源三者組成了我們整個國家的信息資源庫，加快數字化和網絡化的建設同時也是變相提高檔案信息主體能力的必經之路，是帶著深刻改變性質的科學新思路。
二.檔案信息化的主體建設與檔案信息開發利用
1.我國檔案信息技術還不完善
檔案信息化的建設和發展總體上被分為三次，我們當前的檔案信息發展其實大多數還逗留在二次開發記錄文獻這種淺層上。因此我國的檔案信息技術要想得到長足有效的發展，就必須要依據社會整體的需求結合自身的技術根本，適當合理的將發展的眼光望向第三層次的開發上;對于檔案研究的科技成果以及檔案管理人才，必須要當成重要保護資源來對待，同時在創新方面進行拓展，使得檔案信息產品得以在社會和市場上流傳，在得到發展的同時，創造利益。
2.相關技術的手段落后信息少
盡管我們運用了計算機技術進行檔案信息的輔助監管，但是由于電腦技術的操作繁瑣，且無法共享信息，因此也相應的受到了發展的局限。除此以外，由于我國有關技術人員所具備檔案信息技術欠缺，以及共享的資源信息較少，因此大部分的檔案記錄還在依靠手寫進行記錄。很多的企業和市政府雖然本身有自己的網絡，但是其中的檔案信息卻沒有進行公開共享，這主要是因為各層領導對于檔案信息的工作沒有足夠的認知，再就是相關的檔案管理人員并不具備高端的檔案信息管理技術，同時檔案信息的保密工作也成為了有關人員工作當中的阻礙，不論誰上網，一旦檔案資料出現了泄漏，那個人就要負責，這也讓檔案資源的共享與管理產生了相當大的問題。從其它城市省份來看，各大城市政府出了在自身的局域網上留有檔案信息外，在互聯網上甚至根本就沒有留下任何的檔案信息資源，這足以說明我國的檔案信息建設和相關的開發應用整體還處在一個相對較低的水平當中。
三.注重高素質信息技術人員的培養
國民經濟社會在向著信息化社會進化的過程中，我們必須時刻注重中華民族整體的信息只是以及技術運用能力的普及，提升檔案信息管理的專業人才和引進先進的管理設備能夠為我們訓練出一支高素質的信息開發團隊，這也成為了我們國家加快信息全面化建設的重要基礎。對于在職的檔案信息管理人員，我們應該采用集中式的技能訓練體系，由檔案部門或者教育部門進行整治培訓，分批次的對準備進行信息開發或已經在職的人員進行系統性的專業技能講解，從而達到真正掌握新檔案信息化技術的水平。
檔案信息化建設與檔案的開發利用必須要做到相鋪相成，在建設信息化的同時絕對不能忘記開發和創新思維，只有做好了檔案信息化的建設工程，整個檔案事業才能真正的發展起來，我們的檔案工作也才能夠生機盎然。
參考文獻
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當前，適于城建檔案信息化的基礎信息技術和網絡技術還存在著很多不足，集中表現為城建檔案信息技術水平落后，辦公軟件存在區域上的人為限制，導致城建檔案信息工作出現檢索量不足、信息不完整、效率不高等實際問題，這不但不利于城建檔案信息的規范收集，也會影響到城建檔案信息的加工和處理，更會從基礎上形成對城建檔案信息深層次加工與系統性開發的制約，影響到城建檔案信息化目標的實現。
2.人員素質不足
城建檔案信息化需要信息專業、檔案專業和城建專業的復合型人才，而當前具備這種素質和能力的人才少之又少，很多從事城建檔案信息工作的人員存在學歷不足、專業不對口、信息操作和處理能力不足的實際問題，導致落后的城建檔案信息工作方式長期存在，城建檔案人員思想陳舊落后，形成對城建檔案信息化建設的直接影響。
3.城建檔案信息化建設的策略
3.1提高城建檔案信息化的意識。提高城建檔案信息化的意識要從三個環節入手，一是，要提高社會對城建檔案信息化的重視，要通過成果展示和宣傳教育使社會看到城建檔案信息化的優勢和長處，爭取社會上對城建檔案信息化的政策支持與物資保障。二是，要提高管理層對城建檔案信息化的重視，著力培養主要領導和管理者的現代化城建檔案信息工作意識，提升對城建檔案信息化的組織保障水平和資金保障水平，為建設信息化的城建檔案工作形成穩固的基礎。三是，要提升城建檔案信息人員的自身意識，將城建檔案信息化看做職業成長的機遇，在勇于接受城建檔案信息化挑戰的基礎上，形成對城建檔案信息化建設的有力支持。
3.2加強城建檔案信息工作的前期準備。要加強城建檔案信息化的專業性工作，做到對城建檔案信息工作的基礎性強化，要做好對城建檔案信息前期的加工、整理，通過規范的手段提升城建檔案信息的通用性與實用性。應該建立適于城建檔案信息化的準備體系，通過對電子文件、圖像文件、聲音文件各種信息的有效整理提升建檔案信息的準確性，進而為建檔案信息工作提供前提性的保證。
3.3加強城信息技術在實際工作的應用。城建檔案信息工作應該緊跟科技的步伐，要將計算機技術和網絡技術更為準確、快捷、系統地應用到城建檔案工作之中，推進城建檔案信息化的目標實現。應該建立起城建檔案行業規范的操作系統和專業軟件體系，擴大城建檔案的信息量，提高城建檔案信息的檢索速度，完善城建檔案信息，提高城建檔案工作的效率，從基礎上建立起城建檔案信息化的信息技術平臺，做到對城建檔案信息化發展的有效保障。加快城建檔案信息化人才培養。要以城建檔案信息化為目標，建立起人才的培養機制，通過繼續教育解決城建檔案信息工作中存在的專業能力和思想意識問題。
4.結語
關鍵詞：醫院檔案信息化建設 檔案管理
Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.598
【中圖分類號】R-1 【文獻標識碼】B 【文章編號】1671-8801（2014）03-0385-02
隨著科學的飛速發展，信息化管理登陸了各行各業。信息化管理以其極高的管理效率以及人力資源利用率逐漸取代了以人力為主的管理方式，成為了新型管理方法中普及最為廣泛的一種[1]。醫院檔案信息化管理也是在信息化管理方式基礎上研究開發的。醫院檔案信息化管理是以計算機硬軟件為管理主體，少量人力資源作為引導，大容量資料庫作為支持而建設的，可以為院內日常工作提供大量的便利。本文對醫院檔案信息化與檔案管理細則進行探討如下。
1 醫院檔案信息化建設的重要性
醫院具有人員流動性大的特點，每天收治以及出院的病患以及家屬很多，如使用大量人力資源進行檔案管理，不僅浪費了人力資源，還容易因為工作量大而造成人為錯誤，利用計算機以及相關檔案管理軟件，對資源進行錄入、儲存、并提供搜索、管理等功能可以節省大量有限的人力資源，并且檔案管理工作信息化整個流程井然有序的，可很大程度上避免人為失誤[2]。醫院檔案信息化建設是跟隨時代腳步的必要進程，是具有時代特色的一種先進管理辦法，其建設并投入使用具有重要性以及必要性。
2 醫院檔案信息化建設的優越性
2.1 適應大量檔案信息形成的當代醫院。當代醫院檔案信息日產生量十分驚人，筆者分析，其主要來源與兩種途徑[3]：①醫院日常、行政事務。醫院屬于單位，每日內部產生的檔案量很多，來自上級傳達的文件、通知、報表等。各科室考勤、評優指標統計，甚至各講座、研究出席情況、會議文件等都歸屬于醫院日產生的檔案之中。②醫療業務流程。每一名患者從入院掛號開始直到病愈出院都會產生形形的檔案信息，醫院人流量巨大，每日因患者產生的檔案信息也非常多。上述兩種途徑產生的大量檔案信息單純采用傳統檔案管理方法很難完成，而醫院信息化檔案管理方法則可以輕松通過計算機將每日復雜繁多的檔案信息進行管理，相較于傳統檔案管理方案具有明顯優勢。
2.2 醫護人員以及患者對信息化管理的需求。信息化檔案管理模式的建立不僅方便患者就診，給院內各部門工作人員也帶來了福音，第一方面免去了紙筆檔案錄入的過程，防止紙質檔案容易損壞等問題；第二方面節省檔案室空間，大量的書面檔案的儲存勢必占用有限的院內空間，在條件限制之下，必然一些重要性不高的檔案會缺失，而檔案信息化管理僅需一張硬盤，節省了有限的空間，并取締了檔案留存的限制性。第三方面信息檔案隨時可以調用，并且檢索過程簡單易行，界面干凈明了，省去了檔案人員翻閱大量書面檔案的時間，減輕了工作量。醫院信息化檔案管理不僅是病人就診所需，也是院內工作人員所需，屬于公眾需求，相對于傳統檔案管理，更是具有顯著優越性，所以其建設勢在必行。
3 醫院檔案信息化建設以及檔案管理內容
3.1 辦公自動化以及檔案信息化。日常院內信息流通采用計算機網絡化，并采用信息化辦公方式，即日常工作中按照基本規劃化流程，采用辦公軟件進行自動化檔案流轉、儲存、歸檔等操作，實現辦公自動化、無紙化。并在每日工作結束后，檔案人員進行日常檔案整理維護，可保證檔案庫的正常運作，雖然每日需要進行整理，但工作量與以往全年檔案整理相比，明顯更小，同時也提升了辦公效率，節省了人力資源。
3.2 臨床病歷檔案信息化。徹底免去紙張記錄患者就診信息的原始方法，病人進入院內就診開始，便將該患者納入院內信息網絡，使用計算機網絡將病人資料送達院內有需求的各處，在病人就診結束后，將病人資料自動化歸入檔案庫，將之儲存以便利用。
3.3 人事檔案管理信息化。日常工作中的各項人事檔案都經信息管理系統進行管理，方便進行迅速、準確的查閱，并且可將日常工作分門別類，使用查閱統計、處理報表、變更檔案、維護系統等多種功能使工作效率得到提升，并且避免人為錯誤的產生。
3.4 建立具有醫院特色的資料庫以及信息交互平臺。醫院特色的資料庫是指結合當地情形以及醫院情況建立完善的資料儲存系統，例如地方醫院及小型衛生單位可將片區居民信息以及工作日常等進行納入，方便地區工作的開展；綜合醫院則全面納入各患者就診記錄、醫院研究科室成果、院內知識、工作經驗等，方便醫院發展。而信息交互平臺則是利用多媒體技術以及網絡技術，解除地域的束縛，吸收更多的當代新技術項目，與多方進行資源共享以及交流，贏得共同發展。提升全院醫療服務水平以及醫療技術水準，為院內工作人員提供豐富的學習資料。
3.5 檔案庫、網絡安保措施。隨著信息化、網絡化在管理系統中的深入運用，網絡以及信息化檔案的脆弱性被逐漸暴露，網絡潛在威脅多種多樣，加強網絡安全措施以及資料庫保全措施勢在必行，需求不斷的技術研發，不斷升級安保措施，充分保障信息檔案資源的安全。隨著醫院檔案管理信息化的進程加快，未來勢必實現信息高度共享，采取必要的隱私保護措施、應用安全措施，訪問控制措施以及數據加密措施是必要的。
4 小結
醫院檔案信息化建設與檔案管理是受大勢所趨所必須完成的進展性任務，其可大量節省人力資源，提高工作效率，并促進交互[4]。盡管其有諸多優勢，但是醫院檔案信息化管理是一柄雙刃劍，在運用時如不采用先進安保措施進行輔助，必將導致嚴重后果。所以筆者認為，醫院檔案信息化建設是必要的，但是在建立、完善、使用過程中的安全性問題需要格外謹慎。
參考文獻
[1] 厲紅霞，張景華.關于醫院檔案信息化建設的幾點思考[J].西部中醫藥，2012，25（05）：43-44
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關鍵詞：加強 城市建設檔案；信息化；建議
1 城建檔案管理工作中存在的問題和不足
（一）信息化建設比較薄弱，管理手段相對落后
檔案信息化建設速度緩慢，以手工為主的服務模式大量存在。坐等上門的服務方式，單一和落后的服務手段嚴重影響了城建檔案服務質量的提升，城建檔案信息得不到有效的開發和利用。
（二）城建檔案管理經費不足，人員素質有待提高
大多數城建檔案館（室）經費不足，購置檔案設備及人員經費支出困難，需要逐級請示，極少配備檔案專職人員，多數兼職，并且檔案工作人員不具備檔案管理專業知識。嚴重影響了城建檔案事業的發展。
（三）系統管理維護水平較低
實行檔案信息化，基礎信息必須完整、準確，在人才任用過程中，才能實現利用上的最大價值。但目前基礎信息在收集和利用上還存在一定難度，造成信息更新不及時、不全面，歸檔材料形成單位或個人不能按時將材料送至檔案管理部門，給檔案信息化帶來一定的阻礙。
（四）縣級城建檔案管理總體水平不高
城建檔案歸檔整理不規范，基礎管理設施滯后，庫房面積嚴重不足，無法妥善保管大量檔案。沒有形成城建檔案收集、接收工作機制。許多縣級市沒有接收檔案工作機制、制度，已造成很多建設工程檔案流失雖然有檔案小庫房，但基本沒有建設工程檔案，有的基本的檔案庫房也沒有。多數城市地下管線摸底調查尚未開展。
2 加強和改進城建檔案管理工作的建議
（一）規范電子文件的歸檔與管理
已形成電子文件的機關應盡快將電子文件的歸檔與管理擺上工作日程，納入機關檔案工作內容。要參照紙質文件的歸檔范圍，制定電子文件歸檔范圍及保管期限表。嚴格按照國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規范》等規定，制定本單位電子文件管理規范，規范電子文件的歸檔與管理，使電子文件和紙質文件一樣得到科學保管和有效利用。具有永久保存價值的電子文件，必須同時制成一套紙質文件一并保存。要做好館室銜接工作，遵從同級國家綜合檔案館關于電子文件移交與接收一致性要求，及時向同級國家綜合檔案館移交規范的歸檔電子文件。各級檔案行政管理部門要主動加強與電子文件移交機關的聯系和協調，積極探索電子文件移交的新機制、新方法、新手段，為機關電子文件移交進館并有效提供利用創造條件。
（二）提高檔案管理人員的綜合素質
檔案管理人員要有較高的政治思想素質和較強的責任感，在實際工作中要堅持統籌規劃、組織協調、統一制度、統一監督和指導的原則，同時還必須有服從組織需要，樹立全局觀念，埋頭苦干，對工作精益求精的工作作風。航道檔案管理人員還要做到腦勤、嘴勤、手勤、腿勤。腦勤主要是勤于思考。每遇到一件事情都要認真思考，形成規律性認識，做到舉一反三、事半功倍，提高檔案管理工作的效率。是如果不懂和不知就要勤問，還要經常向本部門或本單位人員宣傳檔案管理的有關規定，經常向領導匯報工作情況，反映存在的問題，爭取得到各部門的支持。手勤就是在平時經常檢查文件、資料內容的完整性，并及時分門別類地歸檔。做檔案管理工作腿勤也不可缺少，其目的就是為了多了解實際情況，以便豐富自己的頭腦，再經過提煉加工形成理性認識。
（三）加快室藏檔案的數字化
各級機關要統籌安排做好室藏檔案數字化工作，尊重檔案管理工作的科學規律，扎實做好機關檔案的分類、整理、著錄、鑒定等各項基礎工作，夯實機關檔案數字化基礎。要加強室藏檔案的目錄數據庫建設，重視和加強檔案數據采集、錄入的準確性，以提高檔案利用檢索的完整率和準確率。各級機關在向同級國家綜合檔案館移交紙質文件級目錄的同時，應移交符合規范標準的機讀目錄。
（四）加大法制宣傳，增強法律意識
為提高各級各部門對加強城建檔案管理重要意義的認識，增強做好這項工作的責任感和緊迫感。要采取多種形式，大力宣傳城建檔案管理的法律法規，提高全社會對城建檔案管理的法律意識；要結合實際，宣傳城建檔案在城市規劃、建設、管理中的作用，宣傳城建檔案統一收集、集中管理、資源共享的現實意義和長遠意義，努力營造開展城建檔案工作的良好社會氛圍。
（五）堅持與時俱進，是做好檔案信息化建設的重要環節
檔案信息化建設是檔案事業發展的要求，是檔案事業現階段最為活躍和發展最為迅速的領域。隨著現代科學技術的不斷提高，社會各界對檔案信息的需求量越來越大，質量要求越來越高，他們對檔案信息的需求是準確、及時、簡捷、實用。希望對檔案信息資源進行快速的提取、分析、利用，從而滿足各方面的需求。因此，必須堅持與時俱進，始終把檔案管理現代化作為檔案事業的發展方向，在思路上不斷創新，在新領域上不斷開拓，從根本上改變傳統的檔案管理模式，不斷引進和采用先進的現代化管理技術，提高檔案服務水平，使檔案工作的服務能力適應社會的發展要求，是檔案工作服務社會的重要基礎。
（六）加強信息化基礎設施建設
加強城建檔案掃描設備、計算機軟硬件、網絡網站等信息化基礎設施的建設。利用計算機管理軟件輔助完成各類城建檔案的收集、整理、立卷、保管和檢索利用。積極創建各類專題信息數據庫和館藏檔案目錄數據庫。對紙質檔案、聲像檔案特別是使用率較高及珍貴檔案有序進行數字化處理。
（七）積極整合各類信息資源
全省各地市城建檔案主管部門將充分利用城建檔案管理機構在檔案信息資源、技術設備等方面的優勢，依托各地市城建檔案館（室）和建設信息中心，實行“一個機構、兩塊牌子”的運行模式，把城建檔案信息化建設和電子政務信息建設有機結合，實現資源共享。