時間：2023-05-24 15:53:14
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煤田地質(zhì)檔案是記載地質(zhì)勘探信息的重要載體，是對煤田勘探工作進行的日常記錄，因此，無論從國家亦或是地區(qū)層面而言，完整、詳細、準確的煤田地質(zhì)檔案能起到過去的勘測工作進行總結(jié)的作用，并充當重要的信息源頭為未來的工作提供有力參考，對工業(yè)發(fā)展規(guī)劃發(fā)揮重要的指導(dǎo)作用。作為一項重要的經(jīng)濟資源和技術(shù)資源，煤田地質(zhì)的生產(chǎn)和涉及等工作都依賴于詳細、準確的檔案，而且地質(zhì)檔案還是煤田地質(zhì)單位的經(jīng)濟建設(shè)成果，因此有利于保障煤田地質(zhì)單位的合法權(quán)益以及煤田地質(zhì)研究成果的傳承。地質(zhì)檔案不僅要求有記載的原本，還應(yīng)有復(fù)制本。加強地質(zhì)檔案管理不僅對煤田事業(yè)發(fā)展具有指導(dǎo)作用，還對進行地質(zhì)檔案管理人員的工作起到推動作用，當其認識到只有對野外勘探所采集的信息進行完整的收集、整理、分類、編號、歸檔等才能確保地質(zhì)資料的完整以及可溯性，才能為前線的實地勘探人員提供后備支持，由此其工作的積極性和責任感也會有所提升。同時，由于煤田地質(zhì)的勘探工作和相關(guān)研究日益增多，因此煤田地質(zhì)檔案還可作為寶貴的資源為科學知識的傳播、技術(shù)交流、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)等提供參考。
二、煤田地質(zhì)檔案的分類及特點
依據(jù)記載內(nèi)容，煤田地質(zhì)檔案可分為三類：第一，文書檔案，即由政府單位，院校和公司等在黨群工作和行政管理過程中形成的檔案資料，如行政管理檔案，黨群工作檔案，生產(chǎn)技術(shù)檔案，經(jīng)營管理檔案等；第二，科技檔案，即相關(guān)單位在進行自然科學研究、建設(shè)和生產(chǎn)技術(shù)活動中形成的檔案，如水文檔案，地質(zhì)檔案，生產(chǎn)技術(shù)檔案，科研檔案，測繪檔案等；第三，專業(yè)檔案，指在專項活動中形成的檔案，如人事檔案，醫(yī)療檔案，會計檔案，訴訟檔案等。從其分類中便可看出，煤田地質(zhì)檔案的項目繁多，而且涉及的內(nèi)容范圍廣，數(shù)量大，保管期較長，尤其是其中的測繪圖紙的紙質(zhì)資料，具有極高的價值。一般情況下，地質(zhì)勘探項目投資總額會高達上千萬。
三、煤田地質(zhì)檔案管理現(xiàn)存問題
現(xiàn)階段煤田地質(zhì)檔案管理存在較多問題，具體而言有檔案資料具有封閉性、管理人員水平參差不齊、管理手段和設(shè)備落后等問題。首先，由于現(xiàn)代化社會的建設(shè)以及經(jīng)濟建設(shè)的腳步正在不斷加快，地質(zhì)工作對于地質(zhì)檔案的需求劇增，但由于地質(zhì)檔案中多隱含企業(yè)甚至國家的機密資料，因此地質(zhì)檔案的管理具有一定封閉性，外界人員不可隨意查閱，這也有個別單位出于對自身利益考慮而進行檔案封鎖所導(dǎo)致地質(zhì)檔案使用價值的浪費。再者，我國的地質(zhì)檔案管理人才隊伍水平有待提升，其管理人員的專業(yè)性較差，因此管理水平有限，加之欠缺管理經(jīng)驗，易因疏漏等問題而造成資料缺失和損壞，不利于地質(zhì)檔案的封存。
與此同時，我國地質(zhì)檔案管理的技術(shù)手段較為落后，這與相關(guān)部門及工作人員對地質(zhì)檔案重要性認識不足有關(guān)，因此直接導(dǎo)致資金分配不合理，投入不足，無法滿足現(xiàn)代化的輔助設(shè)備配置，檔案管理信息化程度不高，易造成地質(zhì)檔案的缺失和損害，嚴重時會出現(xiàn)丟失。而且，地質(zhì)檔案資料還包括聲音和圖像資料，但我國聲像地質(zhì)檔案保存效果差，導(dǎo)致聲像設(shè)備管理無據(jù)可依，無制度可參考。[1]
四、加強煤田地質(zhì)檔案管理的措施
（一）建立健全煤田地質(zhì)檔案管理體系和制度
通過合理、完善的檔案管理體系中與具體實際相適應(yīng)的管理原則，輔之下級單位制定的具體的管理制度，地質(zhì)檔案管理工作能夠有章可循，做到標準化與規(guī)范化，具體而言，應(yīng)做到以下幾個方面：首先，對申請歸檔或者轉(zhuǎn)移相關(guān)檔案的時限進行嚴格要求，以此來敦促相關(guān)單位的項目團隊能在項目結(jié)束之后及時的收集整理資料并予以提交，同時檔案的接收單位也應(yīng)及時按照有關(guān)規(guī)定，規(guī)范化的統(tǒng)一歸檔，大大提高工作效率；再者，對有效資料借閱類別精心劃分。如調(diào)閱非涉密文件，可以在檔案室直接借閱使用，但是若是涉密文件，則必須出示相關(guān)借閱手續(xù)方可辦理；同時，應(yīng)保證文件在日常的管理的出入方式的規(guī)范性。如果需要對外界信息，那么檔案室應(yīng)根據(jù)需要統(tǒng)一，保證數(shù)據(jù)的管理者和相關(guān)技術(shù)施工單位處于統(tǒng)一節(jié)奏，便于管理，切實做到地質(zhì)檔案資料的保密性。[2]
（二）加強地質(zhì)檔案的收集和鑒定工作的管理
就檔案收集工作而言，煤田地質(zhì)檔案的原始資料是檔案管理工作中最為基礎(chǔ)性的工作，其質(zhì)量的高低將直接影響地質(zhì)檔案的收藏價值。為了提高煤田地質(zhì)檔案的收集和鑒定工作過程的準確性、科學性和規(guī)范性，相關(guān)工作人員應(yīng)首先提高自己的思想認識，對檔案管理工作加強重視，同時注意協(xié)調(diào)其他相關(guān)單位和部門的工作，督促其及時進行檔案的收集和移交工作，避免地質(zhì)檔案的材料出現(xiàn)遺失，確保原始資料的完整性和準確性，檔案收集部門也可將此工作納入考核制度中，以提升原始資料管理水平。同時，應(yīng)注重對勘探項目進行跟蹤式的管理，即從最初的立項至地質(zhì)勘探竣工，期間的所有原始資料都應(yīng)完整地收集，為便于長期儲存，適宜用電子版儲存方式。
地質(zhì)檔案的鑒定較為復(fù)雜，其工作涉及兩個方面，即對檔案的保存期限進行鑒定和復(fù)查。地質(zhì)檔案的鑒定應(yīng)嚴格遵從“審查從細、留存從寬”原則，結(jié)合考慮歷史發(fā)展狀況和實際工作的要求，同時又要考慮勘探單位和社會服務(wù)的需要。從事檔案鑒定的工作人員須具備一定的專業(yè)知識和計算機技能，如鉆探知識和檔案管理方法。
（三）加強地質(zhì)檔案管理人員隊伍建設(shè)
檔案管理隊伍的質(zhì)量將直接影響檔案管理工作的效果，其中，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)首先做到以身作則，重視人才培養(yǎng)，而不能有檔案管理是“任何人都能做的工作”錯誤思想。檔案管理人員不僅需要具備一定勘探專業(yè)知識，同時還要有責任感和認真嚴謹?shù)奶幨缿B(tài)度。
（四）推行地質(zhì)檔案管理的信息化
實行檔案管理信息化，即利用數(shù)字信息對檔案資源進行整理并實現(xiàn)信息資源的存儲和檢索，管理人員再依據(jù)管理載體對檔案進行整理利用，現(xiàn)在傳統(tǒng)檔案管理也在時展的要求下進行了創(chuàng)新，向著信息化這一領(lǐng)域邁進。檔案信息化建設(shè)首先應(yīng)從建立在合理的準規(guī)范標準的基礎(chǔ)上。首先，資料的征收環(huán)境應(yīng)開發(fā)和利用信息化手段，使隱藏文件的價值得到最大化的凸顯。同時，檔案信息管理應(yīng)向數(shù)字化方向發(fā)展，傳統(tǒng)的地質(zhì)文件基本上都主要是以紙張文件的形式存在的。勞動密集型的管理使得其訪問也很困難，并且占用了很多的倉庫空間以及增加了很多管理成本。數(shù)字文件能夠克服傳統(tǒng)檔案館的缺點，節(jié)省了大量人力、物力和財力，不受地域限制，實現(xiàn)資源共享。[3]
（五）增強檔案管理保密工作
1.地質(zhì)資料檔案是地質(zhì)工作者工作成果的重要體現(xiàn)。地質(zhì)工作優(yōu)先于其他行業(yè)，是一項最基礎(chǔ)的工作，是社會經(jīng)濟發(fā)展的保障和先行者。伴隨可持續(xù)發(fā)展概念的提出，沒有任何一個國家的經(jīng)濟發(fā)展不依靠礦物原料。在社會工業(yè)化發(fā)展進程中，人們常常通過地質(zhì)找礦。而地質(zhì)工作者工作的最終成果便是地質(zhì)資料。因此，對地質(zhì)資料的收集和管理顯得尤為重要。經(jīng)濟社會的發(fā)展對地質(zhì)工作的依賴說到底就是對其成果的依賴，地質(zhì)資料具有重大的使用價值。
2.地質(zhì)資料檔案的使用價值。首先，地質(zhì)資料具有三個鮮明特點：其一，地質(zhì)資料是上游產(chǎn)品。地質(zhì)資料是上游產(chǎn)品主要體現(xiàn)在其價值伴隨經(jīng)濟增長而增長。若社會發(fā)展進步快，則對礦產(chǎn)資源的需求量大，從而使得對地質(zhì)資料信息的需求量就越大；反正，則其使用價值變小。其次，地質(zhì)資料是多環(huán)節(jié)產(chǎn)品。地質(zhì)資料檔案是多環(huán)節(jié)產(chǎn)品的原因有幾點：（1）形成周期長；（2）投入成本高；（3）專業(yè)技術(shù)強。無論哪一個礦床的地質(zhì)資料形成都需要一個漫長的過程，每一個技術(shù)環(huán)節(jié)都是極其復(fù)雜的，其都具有不同的使用價值。三是潛在價值大。通過在原有的地質(zhì)資料檔案上的探究，進一步加強工作力度便能得到地質(zhì)成果。綜上所述，地質(zhì)工作越來越受到人們的重視，地質(zhì)資料的需求決定了其社會地位和價值。
二、地質(zhì)資料檔案社會化服務(wù)的現(xiàn)狀
伴隨信息技術(shù)的飛速發(fā)展和在全國各行業(yè)中的應(yīng)用，“數(shù)字國土”正被逐漸推廣。《圖文地質(zhì)資料數(shù)據(jù)庫》項目改變了地質(zhì)資料的存儲方式，人們可以更為方便的對相關(guān)資料進行查閱。國務(wù)院《關(guān)于加強地質(zhì)工作的決定》頒布后，國土部門首先對涉密資料進行逐步清理。建立、建全地質(zhì)資料網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系；成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式等一系列的配套文件，為開展地質(zhì)資料的社會化服務(wù)提供了充分的政策依據(jù)、技術(shù)標準和規(guī)范。
三、地質(zhì)資料檔案社會化服務(wù)存在問題及解決對策
1.地質(zhì)資料檔案社會化服務(wù)存在問題。（1）資料管理與服務(wù)跟不上時代步伐。我國現(xiàn)今的地質(zhì)資料管理分為國家和省級管理。即國土資源部對全國的地質(zhì)資料進行統(tǒng)一的管理，各省國土資源廳對基層的地質(zhì)資料進行統(tǒng)一管理。由于管理重點及職責分工上的差別，使得資料管理的責任不明確，交叉管理的現(xiàn)象存在。（2）資料匯交不及時。資料匯交不及時主要體現(xiàn)在地質(zhì)成果資料匯交一次驗收合格率過低；管理體制不順，地質(zhì)資料管理部門長期以來隸屬政、企不分的地礦部門管理，從而使部分匯交人擔心自身利益受損而拒交資料；法制觀念不強，對匯交的地質(zhì)資料的有關(guān)規(guī)定不了解法律制度不完善，匯交人擔心資料匯交后權(quán)益得不到法律保護；匯交管理手段不硬，缺乏有效制約拒交、欠交的辦法。（3）落后的社會化服務(wù)方式。
關(guān)鍵詞：地質(zhì)資料 檔案管理 信息化 標準化
地質(zhì)工作信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而地勘單位的信息化建設(shè)與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)也就是檔案是密不可分的。如何做好管理工作，更好地為地質(zhì)找礦和社會經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)？本文就結(jié)合著地勘單位的資料管理工作實際談幾點粗淺的認識。
1. 加強領(lǐng)導(dǎo)，建立組織 ，收集數(shù)據(jù)
抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予多方面的支持和提供資源保障，用規(guī)范化、信息化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，建立健全檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項基礎(chǔ)性工作，因此，要明確有關(guān)人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，將數(shù)據(jù)文件工作作為硬任務(wù)列入地勘項目指標條款，在單位規(guī)章制度體系中將地勘單位檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場收集檔案資料，作為檔案人員應(yīng)有針對性地列出所需收集的資料名目，自始至終參與到項目管理中去，保質(zhì)保量地獲取第一手資料。
2. 建立制度，編制方案，完善規(guī)則
長期以來，地勘工作執(zhí)行和延續(xù)計劃經(jīng)濟的管理體制，缺少市場經(jīng)濟體制中的競爭意識和對原始數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的關(guān)注意識。只有調(diào)動全員的積極性，以完善科學的管理制度做指導(dǎo)，按標準建立質(zhì)量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質(zhì)數(shù)據(jù)的完整性和質(zhì)量問題。制度要健全，執(zhí)行要堅決。按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標準，對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，根據(jù)數(shù)據(jù)文件形成的規(guī)律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目；按原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則，根據(jù)本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的數(shù)據(jù)文件管理實施細則，細則應(yīng)主要明確本單位數(shù)據(jù)文件的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，數(shù)據(jù)文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。 首先，數(shù)據(jù)要齊全，內(nèi)容要完整。要達到此目標要求，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅持地質(zhì)項目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結(jié)合，編制分類方案，正確區(qū)分和把握依據(jù)檔、設(shè)計檔、項目管理檔、施工竣工驗收檔等的分類工作，齊抓共管，進一步做好基礎(chǔ)檔案歸檔工作。其次，管理要及時，立卷要規(guī)范。為確保數(shù)據(jù)文件齊全、完整、系統(tǒng)，就要把數(shù)據(jù)文件工作與項目計劃、檢查、總結(jié)、驗收各個環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進行，立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰，同時根據(jù)內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進行系統(tǒng)整理，按項目組卷，使檔案數(shù)據(jù)做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門，嚴格交接手續(xù)，認真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。
3. 加強培訓(xùn)依法制檔
目前，地勘單位的數(shù)據(jù)文件管理工作遠不能跟上飛速發(fā)展的地勘形勢的要求。一個單位數(shù)據(jù)文件管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案數(shù)據(jù)的組織者對檔案數(shù)據(jù)的重視程度有著極大的關(guān)系。數(shù)據(jù)文件作為科技檔案的重要組成部分，它服務(wù)于今天，有利于未來，為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟糾紛以及科學研究提供素材。要結(jié)合地勘單位的特點，加強對數(shù)據(jù)文件管理人員的培訓(xùn)，應(yīng)該組織其學習、貫徹《中華人民共和國檔案法》。根據(jù)現(xiàn)存在情況，應(yīng)將檔案法宣傳列入全年工作計劃和責任目標考核內(nèi)容，并認真制訂宣傳計劃，采取多種形式、通過不同媒體進行宣傳，不斷強化監(jiān)督指導(dǎo)功能，特別是主管部門和業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，既要做好執(zhí)法檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結(jié)合、跟蹤督辦。結(jié)合正在實施的保密協(xié)議簽定工作，形成有法必依、執(zhí)法必嚴的局面，推動檔案工作向規(guī)范化、標準化的方向發(fā)展。認真學習檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)及辦法，強化崗前培訓(xùn)。信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新科學先進的管理方法，因此必須通過各種不同形式的培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和管理水平，自覺增強責任意識，把檔案提升一個新臺階。
4. 檔案信息電子化， 紙質(zhì)檔案數(shù)字化
資料檔案信息化建設(shè)是一項長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，行業(yè)不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰(zhàn)與機遇，地勘單位與其它企業(yè)一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰(zhàn)。為提高地勘單位的整體素質(zhì)，推動地勘單位的改革與發(fā)展，充分利用好信息化這個武器，走出一條適合自己的信息化建設(shè)之路。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數(shù)據(jù)供利用的過程，地質(zhì)科技檔案管理人員要熟練掌握adobereader8.0軟件并應(yīng)運好它。把地質(zhì)科技資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于存儲查找和利用，既是地質(zhì)工作現(xiàn)實要求，也是檔案管理必然取向。因此地勘單位必須快速更新觀念，迅速實現(xiàn)地質(zhì)科技檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，為地質(zhì)找礦工作服務(wù)，推動其它各項工作的現(xiàn)代化進程。
參考文獻：
一、工程地質(zhì)勘察檔案的特點
（一）專業(yè)性。工程勘察工作具有多學科及多專業(yè)的特點，這也使工程勘察過程中所形成的各種技術(shù)文件具有一定的差異性，充分的體現(xiàn)出了技術(shù)文件的專業(yè)性。這也使在工程勘察檔案在分類、檢索及編號過程中都需要對技術(shù)資料的專業(yè)性進行考慮，通常情況下不同專業(yè)的技術(shù)文件資料不能混淆在一起。因此作為工程地質(zhì)勘察檔案管理人員，需要對勘察各專業(yè)的基礎(chǔ)知識及業(yè)務(wù)范圍進行了解，并能夠有效識別各專業(yè)的圖紙文件，從而正確對文件材料進行分類。
（二）成套性。勘察工作通常都是以獨立的工程項目作為工作對象，勘察程序具有較強的科學性，在勘察工作中各個環(huán)節(jié)具有較強的聯(lián)系性，針對于一個工程項目的勘察會所形成的全部勘察技術(shù)文件和資料則會組成一套完整的檔案，檔案中任何資料都具有不可或缺性。這也充分的說明了工程地質(zhì)勘察檔案具有成套性的特點，這也為工程地質(zhì)勘察檔案的管理工作帶來了較多的便利。
（三）階段性。勘察工作具有一定的程序性，只有一個階段的勘察工作完成后才能開展下一階段的勘察工作，而且各階段的勘察活動具有較強的聯(lián)系性。在勘察工作的各個不同階段會形成勘察技術(shù)資料，作為檔案管理人員需要做好各個階段勘察技術(shù)資料的收集和歸檔工作，并注意不同階段檔案資料之間的聯(lián)系。
（四）利用的時效性。工程地質(zhì)勘察檔案主要服務(wù)于該項工程，因此在該項工程實施階段對檔案的使用和利用也十分頻繁，但當工程項目完成后，對該項工程實施過程中所形成的檔案信息的查閱率也會隨之降低，這充分的說明了工程地質(zhì)勘察檔案在利用上具有較強的時效性特點，因此需要在其活躍期充分的發(fā)揮檔案的價值。
二、做好工程勘察檔案管理的具體措施
（一）重視工程檔案管理工作。在工程勘察檔案管理工作中，要做好組織機構(gòu)建設(shè)工作，在工程項目實施過程中，要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，設(shè)立專職檔案管理人員，對于較大的工程，還應(yīng)設(shè)立兼職檔案人員，負責項目前期以及施工過程中文件、資料的收集、記錄和整理等工作。作為工程項目經(jīng)濟，需要努力提高自身的檔案管理意識，并在工程勘察檔案管理工作中要做好各部門之間的組織和協(xié)調(diào)工作。并進一步建立健全工程地質(zhì)勘察檔案管理制度，建立科學合理的激勵機制，做到獎罰分明，提高施工技術(shù)人員的責任心和管理水平，使其在工作中能夠及時對檔案進行收集，保證技術(shù)檔案的完整性。另外，根據(jù)檔案管理制度的要求，做好檔案管理的“四同步”工作。只有這樣，才能確保工程項目完成時能夠及時、準確、完整、系統(tǒng)的將工程資料轉(zhuǎn)交到項目主管部門，為形成工程勘察檔案提供保障。
（二）建立健全工程檔案管理制度。各單位要根據(jù)相關(guān)的規(guī)定、規(guī)范，制定和完善工程檔案的各項管理制度及辦法，根據(jù)工程項目的特點，制定切實可行的工作細則，事先制作好相關(guān)規(guī)范的表格、驗收單等資料，這是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。通過一系列的管理制度和具體辦法的實施，使檔案工作人員、技術(shù)和管理人員明確各自的職責，樹立責任心和法制意識，才能從管理制度上保證工程檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)，做到工程檔案管理工作的有法可依，有章可循。
（三）把好竣工驗收中檔案資料的質(zhì)量關(guān)。工程竣工驗收時，檔案管理人員要與工程項目管理人員一起，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，逐條對工程施工建設(shè)中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)竣工驗收檔案中存在的問題，并采取切實可行的措施加以解決，保證竣工材料的真實性、完整性，確保檔案資料歸檔范圍與相關(guān)的規(guī)范要求相符，把工程竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程的竣工驗收與檔案驗收同步進行，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。
（四）充分利用現(xiàn)代化科技手段。在當前新時期，檔案信息化建設(shè)工作已全面推進，工程地質(zhì)勘察檔案管理工作中，需要加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)，并進一步完善檔案檢索系統(tǒng)，充分的利用先進的技術(shù)手段，加快實現(xiàn)工程地質(zhì)勘察檔案的電子化和數(shù)字化。各勘察單位要加強檔案信息化建設(shè)過程中的硬件投入，并對軟件進行更新和升級，做好檔案的存儲工作。對于工程地質(zhì)勘察檔案在傳輸、存儲及運用操作過程中需要確保其安全性，為檔案信息的利用奠定良好的基礎(chǔ)。
一、地質(zhì)檔案的管理的現(xiàn)狀
近年來，隨著人們對檔案管理意識的不斷提高，檔案管理工作越來越受到大家的重視，檔案管理方法也在不斷增多。特別是在科學技術(shù)的不斷發(fā)展下，在我國檔案管理工作中開始將檔案資料數(shù)字化處理后將其保存在磁帶、磁盤及光盤中，由于這些存儲載體具有存儲量大、體積小及易于攜帶等諸多優(yōu)點，所以為檔案管理工作帶來較大的便利。在各種自然災(zāi)害頻繁發(fā)生的情況下，檔案管理部門對檔案管理方法的運用更為重視。地質(zhì)檔案異地備份在1999年開始進行研究，并在實踐中進行應(yīng)用。特別是在汶川地震發(fā)生后，地質(zhì)檔案異質(zhì)異地備份管理制度開始不斷完善，這對于地質(zhì)檔案管理工作的開展起到了極其重要的推動作用。但在地質(zhì)檔案異質(zhì)異地備份管理中還存在著一些不足之處，具體表現(xiàn)可以歸納為以下幾個方面：
首先，思想重視不夠。在地質(zhì)檔案異質(zhì)異地備份管理工作中，部分檔案管理人員由于在思想上缺乏足夠的重視，覺得自然災(zāi)害具有突發(fā)性，抱有僥幸的心理。同時也擔心在備份管理過程中會給館藏檔案的保密性帶來影響，所以在實踐管理工作中不會主動對地質(zhì)檔案進行備份。
其次，資金投入不夠。在地質(zhì)檔案異質(zhì)異地備份管理工作中，每一步操作都離不開資金的支持，但在當前地質(zhì)行業(yè)中，各單位和各部門檔案管理工作中自身的經(jīng)費就較少，再加之政府投入不夠，這就導(dǎo)致地質(zhì)檔案異質(zhì)異地管理工作缺乏足夠的資金支持，所以此項工作的開展受到了較大的制約。
最后，備份選址困難。盡管我國地域遼闊，可以更便于地質(zhì)檔案備份管理工作的選址。但各種自然災(zāi)害發(fā)生沒有規(guī)律性可言，這就需要在備份管理選址過程中要充分的考慮這個城市的各個方面因素，從而給備份管理選址工作帶來較大的難度。
二、地質(zhì)檔案異質(zhì)異地備份管理的必要性
（一）保障地質(zhì)檔案的安全性
地質(zhì)檔案是國家重要的戰(zhàn)略資源，對油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)尤其具有舉足輕重的地位，其它一些檔案資源丟失后還可以恢復(fù)。但是，地質(zhì)檔案不同，地質(zhì)檔案一旦丟失或者遭到毀壞便將無法恢復(fù)，所造成的損失將無法估量。因此，地質(zhì)檔案的安全管理始終是檔案管理工作的重中之重，只有對地質(zhì)檔案實施異質(zhì)各份、異地備份，才能最大限度地確保地質(zhì)檔案的安全。
（二）應(yīng)對地質(zhì)檔案管理風險的必然選擇
地質(zhì)檔案的資料是比較脆弱的，人為因素和自然因素都可能會給地質(zhì)檔案造成極大的損失。但是，地質(zhì)檔案管理面臨各種風險，包括自然災(zāi)害和人為因素。自然災(zāi)害如地震、海嘯、火災(zāi)、洪災(zāi)等，人為因素包括戰(zhàn)爭、恐怖活動、計算機病毒、操作失誤等，這些都會對檔案造成巨大的損失。因此，對地質(zhì)檔案進行備份管理是應(yīng)對檔案管理風險的必然選擇。
（三）防災(zāi)減災(zāi)的必要措施
保障地質(zhì)檔案安全，對地質(zhì)檔案進行備份，既要防止較小災(zāi)害對地質(zhì)檔案的損害，更要防止較大災(zāi)害對地質(zhì)檔案的損害，比如火災(zāi)、地震、洪災(zāi)、海嘯等等。各種災(zāi)害具有不確定因素，它們隨時可能會爆發(fā)，會對地質(zhì)檔案造成巨大的損失。因此，對地質(zhì)檔案進行備份管理，是防災(zāi)和減災(zāi)的必要措施。
三、做好地質(zhì)檔案異質(zhì)異地備份的策略
（一）提高思想認識
檔案管理人員需要增強風險意識、責任意識，從思想上高度重視對地質(zhì)檔案的異質(zhì)異地的備份管理工作，要善于分析和總結(jié)各種災(zāi)害給地質(zhì)檔案帶來的災(zāi)難性后果，盡快制定本單位的備份計劃，采取備份措施，完善相應(yīng)的規(guī)章制度，加強對備份工作的指導(dǎo)。
（二）加大資金投入
要加大對各份管理工作的資金投入，為各項工作的開展提供資金保障，保證科學研究、設(shè)施建設(shè)等的順利進行。要重視引進先進的設(shè)備和技術(shù)，加強對地質(zhì)檔案的數(shù)字化處理工作，豐富地質(zhì)檔案資源，為做好數(shù)字檔案備份管理做好準備。
（三）科學選擇備份地址
對備份地址所在地的各項自然、社會、經(jīng)濟因素等進行科學合理的分析，選擇最佳的地址。加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證異質(zhì)異地備份工作的順利開展。
（四）落實備份制度
地質(zhì)檔案管理部訂要制訂完善的備份制度，明確管理人員的職責和權(quán)限，提高管理人員的責任意識，保證備份管理工作嚴格按照制度進行，切實加強地質(zhì)檔案異質(zhì)異地備份管理工作。
［摘要］目前地勘單位的檔案數(shù)據(jù)管理，存在職責不明、保存不妥的現(xiàn)象，造成了不良后果和嚴重損失，因此，加強地勘單位檔案管理工作，提高地勘人員質(zhì)量意識和建立地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)管理體系。推動檔案管理工作的規(guī)范化、信息化，標準化。
［關(guān)鍵詞］地質(zhì)資料檔案管理信息化標準化
地質(zhì)工作信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而地勘單位的信息化建設(shè)與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)也就是檔案是密不可分。地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)是在地質(zhì)勘查活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，它既是野外勘測過程的真實反映和記錄、地勘經(jīng)濟發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，也是單位維權(quán)的憑證和依據(jù)。基礎(chǔ)的地質(zhì)數(shù)據(jù)文件具有內(nèi)容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點，隨著社會信息化的飛速發(fā)展，地勘單位數(shù)據(jù)文件的內(nèi)容、形式、載體等屬性也發(fā)生了較大的變化，特別是以地質(zhì)找礦項目為中心所形成的檔案材料具有全面化、精確化、系統(tǒng)化的成套性和現(xiàn)實性、專業(yè)性要求，而一個完整的地質(zhì)項目要經(jīng)過立項、設(shè)計、施工、竣工等階段，要經(jīng)過主管局等上級部門的審批和驗收，因此收集整理符合標準的數(shù)據(jù)文件本身就有很多工作要做，那么如何做好管理工作，更好地為地質(zhì)找礦和社會經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)？本文就結(jié)合著地勘單位的資料管理工作實際談幾點粗淺的認識。
1加強領(lǐng)導(dǎo)，建立組織，收集數(shù)據(jù)
抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予多方面的支持和提供資源保障，用規(guī)范化、信息化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，建立起“內(nèi)外”有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理體系。“內(nèi)”就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓住每一個環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與主管部門、設(shè)計、施工等單位負責人及檔案人員通力協(xié)作，以保證歸檔案卷數(shù)據(jù)的完整、準確、系統(tǒng)。建立健全檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項基礎(chǔ)性工作，因此，要明確有關(guān)人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，將數(shù)據(jù)文件工作作為硬任務(wù)列入地勘項目指標條款，在單位規(guī)章制度體系中將地勘單位檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場收集檔案資料，作為檔案人員應(yīng)有針對性地列出所需收集的資料名目，自始至終參與到項目管理中去，保質(zhì)保量地獲取第一手資料。另外，還要與外購、有關(guān)單位進行交換、復(fù)制索取以及標準化的網(wǎng)絡(luò)收集等。形成完整有效的地質(zhì)數(shù)據(jù)文件。
2建立制度，編制方案，完善規(guī)則
長期以來，地勘工作執(zhí)行和延續(xù)計劃經(jīng)濟的管理體制，缺少市場經(jīng)濟體制中的競爭意識和對原始數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的關(guān)注意識。只有調(diào)動全員的積極性，以完善科學的管理制度做指導(dǎo)，按標準建立質(zhì)量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質(zhì)數(shù)據(jù)的完整性和質(zhì)量問題。制度要健全，執(zhí)行要堅決。按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標準，對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)文件形成的規(guī)律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，按原始地質(zhì)立卷歸檔規(guī)則如：范圍、規(guī)范性引用檔、術(shù)語與定義、歸檔范圍與分類、編號與編目、立卷歸檔要求等，還包括地質(zhì)項目的設(shè)計檔案、設(shè)施工檔案和竣工檔案等。應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的數(shù)據(jù)文件管理實施細則，細則應(yīng)主要明確本單位數(shù)據(jù)文件的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，數(shù)據(jù)文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。
數(shù)據(jù)要齊全，內(nèi)容要完整。要達到此目標要求，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅持地質(zhì)項目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結(jié)合，編制分類方案，正確區(qū)分和把握依據(jù)檔、設(shè)計檔、項目管理檔、施工竣工驗收及檔等的分類工作，齊抓共管，進一步做好基礎(chǔ)檔案歸檔工作。管理要及時，立卷要規(guī)范。為確保數(shù)據(jù)文件齊全、完整、系統(tǒng)，就要把數(shù)據(jù)文件工作與項目計劃、檢查、總結(jié)、驗收各個環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進行，立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰,同時根據(jù)內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進行系統(tǒng)整理，按項目組卷，使檔案數(shù)據(jù)做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門，嚴格交接手續(xù)，認真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。
3加強培訓(xùn)依法制檔
目前，地勘單位的數(shù)據(jù)文件管理工作遠不能跟上飛速發(fā)展的地勘形勢的要求。一個單位數(shù)據(jù)文件管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案數(shù)據(jù)的組織者對檔案數(shù)據(jù)的重視程度有著極大的關(guān)系。數(shù)據(jù)文件作為科技檔案的重要組成部分，它服務(wù)于今天，有利于未來，為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟糾紛以及科學研究提供素材，針對某些領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員檔案意識薄弱、檔案管理人員素質(zhì)差的現(xiàn)狀，一是要結(jié)合地勘單位的特點，加強對數(shù)據(jù)文件管理人員的培訓(xùn)，應(yīng)該組織其學習、貫徹《中華人民共和國檔案法》。《中華人民共和國檔案法》明文規(guī)定，一個國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)。但目前地勘單位的數(shù)據(jù)文件管理缺乏有力的檔案執(zhí)法機制是一個比較突出的問題。在檔案未形成時，就有檔案資料散落在工程技術(shù)人員及合同管理人員或是一些領(lǐng)導(dǎo)者個人手中的現(xiàn)象，根據(jù)現(xiàn)存在情況，應(yīng)檔案法宣傳列入全年工作計劃和責任目標考核內(nèi)容，并認真制訂宣傳計劃，采取多種形式、通過不同媒體進行宣傳，不斷強化監(jiān)督指導(dǎo)功能，特別是主管部門和業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，既要做好執(zhí)法檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結(jié)合、跟蹤督辦。結(jié)合正在實施的保密協(xié)議簽定工作形成有法必依、執(zhí)法必嚴的局面，推動檔案工作向規(guī)范化、標準化的方向發(fā)展。認真學習檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)及辦法，強化崗前培訓(xùn)。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高科技人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更加奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水準偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就難以實現(xiàn)檔案信息化了。因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新科學先進的管理方法，因此必須通過各種不同形式的培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)能力和管理水平，自覺增強責任意識，把檔案提升一個新臺階。
【關(guān)鍵詞】地質(zhì)資料；開發(fā)利用；服務(wù)；勘探
地質(zhì)資料屬于地質(zhì)勘探工作所取得的一項重要成果，同時它也是在地質(zhì)科研等工作過程中所取得的一種極具重要意義的信息資源；地質(zhì)檔案資料不僅能夠在經(jīng)濟建設(shè)過程中進行直接的利用，同時借助現(xiàn)有的地質(zhì)檔案資源還能夠促使地質(zhì)工作程度得以有效地提高，并實現(xiàn)對我國豐富礦產(chǎn)資源的進一步開發(fā)和利用。總之，地質(zhì)檔案資源對于地質(zhì)工作及國民經(jīng)濟都有著重要的意義。現(xiàn)階段，伴隨著我國地質(zhì)礦產(chǎn)資源開發(fā)利用難度的不斷加大，如何充分地利用現(xiàn)有地質(zhì)檔案資源，并實現(xiàn)對其進一步地開發(fā)和利用也就成為現(xiàn)代地質(zhì)勘探事業(yè)中的一項迫切課題。
一、地質(zhì)檔案資源開發(fā)和利用的重要意義
（一）促使檔案工作得以良性發(fā)展、為地質(zhì)找礦工作提供更好的服務(wù)。對于我國而言，在長期的發(fā)展過程中，絕大多數(shù)的地質(zhì)礦產(chǎn)資源都是由相應(yīng)的地質(zhì)檔案管理部門掌握的，但在其具體的管理過程中卻一直都處于一種比較被動的狀態(tài)，單純地只是為了能夠給相關(guān)利用者提供簡單的查詢服務(wù)，嚴重缺乏一種主動服務(wù)意識。而地質(zhì)檔案資料加工及信息開發(fā)等相應(yīng)工作的實施，不僅能夠形成一套對地勘單位和社會全面開放的同時又比較完整和系統(tǒng)的地質(zhì)礦產(chǎn)資源信息，而且也促使相應(yīng)服務(wù)工作更具主動性，這對于更好地實現(xiàn)地質(zhì)檔案資源的自身價值有著極為重要的意義。
（二）地質(zhì)檔案資源的開發(fā)及利用是幫助檔案工作走向市場的有效途徑。在當代社會快速發(fā)展的過程中，地質(zhì)檔案資源作為一項重要的信息也具備了現(xiàn)代信息產(chǎn)業(yè)的基本特性，并在信息化發(fā)展過程中促使社會信息的市場化得以有效地實現(xiàn)。另外，也正是通過地質(zhì)檔案信息的開發(fā)與利用的途徑才促使相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息處理與加工等成功地轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的信息產(chǎn)品，進而在市場上得以流通。但在這一過程中需要明確的是：地質(zhì)檔案信息的市場化進程要嚴格遵循相應(yīng)的礦權(quán)及知識產(chǎn)權(quán)等相關(guān)法律法規(guī)，而且還要嚴格遵守國家保密規(guī)定，其目的也是為了有效地避免一系列麻煩和糾紛事件的發(fā)生。
（三）是實現(xiàn)我國檔案工作國家化發(fā)展的必由之路。在檔案工作中，通過對一些比較分散的地質(zhì)信息進行加工和整理，則形成了一套形式豐富、種類繁多的礦產(chǎn)資源管理系統(tǒng)；另外，通過對礦產(chǎn)資源與相關(guān)礦業(yè)信息的開發(fā)、搜集與整理，也為政府對于相關(guān)礦業(yè)政策的制定及修改等工作提供了一套可靠的依據(jù)，同時也給找礦工作以及產(chǎn)品的出品及市場的導(dǎo)向等各項工作提供了一系列的服務(wù)支撐。在這樣一種形勢下，也就迫切需要相關(guān)管理者能夠進一步深化地質(zhì)檔案資源的開發(fā)與利用，同時積極地學習國外先進的地質(zhì)檔案管理經(jīng)驗與技術(shù)，實現(xiàn)管理工作的標準化與規(guī)范化，從而促使我國地質(zhì)檔案工作能夠盡早同國際接軌。
二、地質(zhì)檔案開發(fā)與利用過程中存在的問題分析
經(jīng)過長期的發(fā)展，雖然我國地質(zhì)檔案工作取得了顯著的進步，但在某些方面依然存在著一定的問題。現(xiàn)就對其中的幾點突出問題進行分析。
（一）落后的思想觀念。在地質(zhì)檔案工作實踐中，部分管理工作者思想觀念的落后，市場經(jīng)濟意識嚴重缺乏，其檔案管理工作的重點依然放置在如何“管好檔案“，對于地質(zhì)檔案資源所潛在的一些巨大作用并沒有一個清晰的認識，由此導(dǎo)致出現(xiàn)了明顯的地質(zhì)檔案開發(fā)利用工作與現(xiàn)代經(jīng)濟建設(shè)工作的不協(xié)調(diào)問題。
（二）現(xiàn)行的地質(zhì)檔案管理統(tǒng)計不利于進行檔案資源的開發(fā)與利用。在現(xiàn)代地質(zhì)檔案管理工作中，尚未存在一套有效的信息利用反饋機制，只是存在一種簡單的針對地質(zhì)檔案資源利用情況的數(shù)據(jù)統(tǒng)計制度，而對于地質(zhì)檔案資源利用之后的實際效益情況的分析工作沒有足夠的關(guān)注。比如，只是單純地注重檔案資源的增減情況、件次、份次等信息，并沒有重視對于檔案資源利用之后所取得的社會效益與經(jīng)濟效益等問題。
（三）現(xiàn)行編制工作過度強調(diào)保密阻礙了對檔案資源的開發(fā)與利用。首先，由于檔案編制工作的滯后性，使得相關(guān)利用單位及個人無法準確地了解地質(zhì)檔案資源的全面情況，因此對于哪些是可利用資源、哪些是不可利用資源、可用資源的利用程度又有多高、可用價值有多大等多方面問題也就無法弄清楚。其次，因為受到傳統(tǒng)保密觀念的長期影響，在現(xiàn)代地質(zhì)檔案工作中還依然普遍存在著一種一成不變看待地質(zhì)檔案秘密性的現(xiàn)象，對于地質(zhì)檔案資源秘密性的時效及范圍沒有足夠的重視，單純地重視保密工作，而嚴重地忽視對其的利用與開發(fā)，由此所導(dǎo)致的就是檔案資源無法得到高效、全面的利用。
三、加強地質(zhì)檔案資源開發(fā)利用與服務(wù)的對策分析
針對當前地質(zhì)檔案工作中所存在的諸多問題，為更好的地實現(xiàn)對檔案資源的有效開發(fā)與利用，也就需要從以下幾方面采取措施進行改善。
（一）加強學習、轉(zhuǎn)變觀念。大力引導(dǎo)地質(zhì)檔案管理部門推行一種更為積極主動的服務(wù)形式。主動服務(wù)與當前各檔案工作部門所實施的被動化服務(wù)兩者之間所存在的不同就是：首先，主動服務(wù)有效地突破了傳統(tǒng)滯后服務(wù)理念的束縛，并徹底摒棄了傳統(tǒng)落后的服務(wù)模式。其次，主動服務(wù)要求人們能夠以一種更為積極主動的心態(tài)去對地質(zhì)信息進行了解和利用，并及時地完成對所需信息的搜集。再次，主動服務(wù)屬于一種超前的服務(wù)形式，它能夠促使人們從以前單純地進行日常接待和借閱等服務(wù)狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N主動超前的服務(wù)形式，更好地體現(xiàn)了檔案服務(wù)工作的開放性與主動性。
（二）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)服務(wù)方式。長期以來，我國地質(zhì)檔案工作都沿用著傳統(tǒng)陳舊落后的服務(wù)方法，即按照借用者的具體需求來為其提供所需礦產(chǎn)資源信息的手工借閱服務(wù)。隨著時代的不斷發(fā)展，這種傳統(tǒng)的服務(wù)形式已逐漸地暴露出了越來越多的缺陷及不足，因此也無法更好地適應(yīng)時展需求。近年來，我國地質(zhì)檔案工作取得了快速的發(fā)展，相應(yīng)地對于地質(zhì)檔案利用需求也就更為多樣化，并處于一種不斷變化的狀態(tài)中。基于這樣一種形式，也就迫切需要檔案服務(wù)能夠做出及時的調(diào)整轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)服務(wù)方式，更好地適應(yīng)當代網(wǎng)絡(luò)與信息化的發(fā)展需求。因此，新時期，我們所需做的就是結(jié)合自身實際發(fā)展情況，積極地利用一些先進的科學技術(shù)（如計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和影像掃描技術(shù)等），以此來有效地推動我國地質(zhì)檔案服務(wù)的信息化發(fā)展，進而促使其能夠更好地適應(yīng)時展需求，為廣大檔案利用者提供更全面的服務(wù)。
四、結(jié)語
綜上所述，進一步強化對地質(zhì)檔案資源的開發(fā)與利用，實現(xiàn)其服務(wù)質(zhì)量的不斷提升，不僅是實現(xiàn)地質(zhì)檔案資源內(nèi)在價值的重要形式，而且還是現(xiàn)階段社會經(jīng)濟建設(shè)的客觀需求。雖然我國地質(zhì)檔案工作歷經(jīng)多年的發(fā)展取得了一定的成績，但在新時期隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展也逐漸地呈現(xiàn)出了一定的缺陷及不足，由此在后期也就需要針對所存在的具體問題采取相應(yīng)有效措施去努力改善。相信隨著國家及相關(guān)部門重視程度的不斷加大以及各項有效措施的落實，地質(zhì)檔案資源的開發(fā)利用效率必將得到顯著的提升，同時也能夠為我國社會主義建設(shè)事業(yè)的發(fā)展提供更多的信息服務(wù)。
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【關(guān)鍵詞】檔案管理；規(guī)范化；二級醫(yī)院檔案
醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)起著重要作用。醫(yī)院檔案涉及到醫(yī)院的基本建設(shè)、行政管理、科研論文、醫(yī)療管理、護理管理、藥品管理及財務(wù)管理等諸多內(nèi)容。其中不乏了許多具有保存和查考利用價值的文書、聲像、實物等不同載體種類的檔案，真實地記錄著醫(yī)院的歷史發(fā)展過程和管理各項管理工作信息，對醫(yī)院的現(xiàn)實建設(shè)與未來發(fā)展起著舉足輕重的作用。
一、當前二級醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀
（一）檔案管理意識淡薄。
1.在二級醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般比較重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員，特別是兼職檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育則十分缺乏，職能部門的兼職檔案管理人員幾乎都是從醫(yī)療臨床工作崗位選派來的，從未參加過檔案的專業(yè)化培訓(xùn)，檔案管理的工作經(jīng)驗少，工作水平低，甚至跳槽率高，難留人，直接影響醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化水平。
2.在二級醫(yī)院的各項管理工作中，存在著“重醫(yī)療、輕檔案”的思想，對檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認識，導(dǎo)致規(guī)范化管理醫(yī)院檔案難以落實到位。
這些情況反映了當前二級醫(yī)院的檔案管理在醫(yī)院整體管理工作中地位的低下，這種現(xiàn)實問題的存在，往往會直接導(dǎo)致檔案的信息資料、原始憑證的缺失，從而進一步降低了檔案在醫(yī)院管理工作中的有效利用。
（二）檔案管理制度落實不到位
有健全的檔案管理制度，但實施起來非常困難，是影響醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的主要因素。具體來說就是醫(yī)院有檔案管理的各項制度，但檔案管理同醫(yī)院其它管理工作相比較，往往在重視程度上不夠，使得各部門的兼職檔案員對檔案管理的日常工作也難以重視起來，以至一些有價值的公文資料、數(shù)據(jù)不能按檔案制度和時間規(guī)定加以保存，資料管理分散，收集不完整，失去了檔案工作的完整性，制約了醫(yī)院整體工作的開展。
二、規(guī)范化管理二級醫(yī)院檔案的重要環(huán)節(jié)
1.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視是確保檔案規(guī)范化管理的重要條件
二級醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)起著重要作用，是促進醫(yī)院全面發(fā)展的關(guān)鍵。二級醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當把檔案管理工作擺在重要的位置，不斷強化全體職工的檔案管理意識，深化檔案管理工作的重要性和必要性，充分認識到檔案管理工作是醫(yī)院行政管理工作的一項基礎(chǔ)性工作，是醫(yī)院管理工作發(fā)展的歷史縮影，是檢驗醫(yī)院行政管理工作情況的真實依據(jù)。
2.健全和完善檔案管理制度是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵
依照醫(yī)院的《規(guī)章制度匯編》中制定的關(guān)于檔案管理的各項制度和責任制，作為日常指導(dǎo)、管理醫(yī)院檔案工作的依據(jù)，將醫(yī)院檔案管理工作納入規(guī)范化的軌道。
為了實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，健全和完善檔案的規(guī)章制度，醫(yī)院的《規(guī)章制度匯編》中制定《檔案管理暫行辦法》、《檔案保管制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案的立卷歸檔制度》、《檔案安全保密制度》，與此同時還制定了醫(yī)院文書檔案管理流程，并將這些制度及流程公布上墻，以便在實際工作中對照執(zhí)行。
在對二級醫(yī)院檔案實施規(guī)范化管理過程中，《檔案的立卷歸檔制度》尤為重要。檔案的立卷歸檔工作是公文轉(zhuǎn)化為檔案的一個重要環(huán)節(jié)。按照《檔案的立卷歸檔制度》要求，醫(yī)院檔案的歸檔工作一般應(yīng)在次年的3月份完成，最遲也不能超過6月份。完成了歸檔工作，文件材料就正式轉(zhuǎn)化為檔案。這是檔案規(guī)范化管理的首要工作。
為了有效地利用檔案，開發(fā)二級醫(yī)院檔案信息資源，依托《檔案借閱制度》，嚴格執(zhí)行借閱人填寫查閱登記手續(xù)。對于查閱重要內(nèi)容的檔案材料須經(jīng)檔案形成部門負責人、主管領(lǐng)導(dǎo)及院長辦公室主任批準后，方可辦理查閱手續(xù)，更好地為醫(yī)院的各項工作提供服務(wù)，這是醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的管理手段。
3.加強檔案的安全管理是二級醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的重要保障
檔案管理人員必須認真執(zhí)行《檔案法》及有關(guān)保密管理規(guī)定，增強保密觀念，遵守保密制度，盡職盡責地做好檔案的安全和保密工作。嚴格執(zhí)行《檔案借閱制度》和《檔案保密制度》，確保檔案資料的不散失、不泄密。醫(yī)院《檔案安全保密制度》明確規(guī)定：檔案管理人員必須嚴格執(zhí)行檔案查閱制度，履行借閱登記手續(xù)和借閱審批手續(xù)。未得到主管領(lǐng)導(dǎo)批準不得擅自借閱。來人查閱檔案要在檔案人員的指導(dǎo)下查閱，不得個人自行查找，歸還檔案要檢查是否完整無損。這是醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的行為準則和重要保障。
三、加強二級醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的措施
1.加強對兼職檔案員專業(yè)知識的培訓(xùn)，是規(guī)范化管理檔案的必要條件
要對二級醫(yī)院的檔案進行規(guī)范化管理，提高兼職檔案人員素質(zhì)，就要對各部門的兼職檔案員進行檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)。根據(jù)醫(yī)院對各部門檔案的歸檔要求，在每年年初對兼職檔案員進行檔案基礎(chǔ)知識的規(guī)范化培訓(xùn)。提高兼職檔案員對檔案管理工作的素質(zhì)和管理水平，使檔案管理意識得到提升，促進醫(yī)院檔案規(guī)范化管理。
在二級醫(yī)院人才培養(yǎng)方面，將檔案人員特別是兼職檔案人員的素質(zhì)培訓(xùn)和繼續(xù)教育納入醫(yī)院的人才培養(yǎng)計劃，使檔案人員不斷獲取更多的檔案專業(yè)知識，提高醫(yī)院檔案規(guī)范化管理水平。同時減少兼職檔案人員的流動性。掌握了專業(yè)的檔案管理知識，就能夠保證檔案管理工作的順利、高效、規(guī)范化地開展。
2.加強二級醫(yī)院檔案制度的落實，是規(guī)范化管理檔案的要素
醫(yī)院的《規(guī)章制度匯編》中制定的關(guān)于檔案管理的各項制度和責任制，是作為日常指導(dǎo)、管理醫(yī)院檔案工作的依據(jù)。有了制度，沒有嚴格執(zhí)行和落實，比沒有制度更加可怕。所以要在健全制度的基礎(chǔ)上狠抓科學有效的制度落實。醫(yī)院必須建立和完善檔案規(guī)范化管理的培訓(xùn)教育、引導(dǎo)機制；必須制定對違反規(guī)則的處罰措施，并嚴格落實。正所謂無威不足以立規(guī)，不懲無人守規(guī)。所以，對于那些無視制度、不守規(guī)范的人要嚴懲不貸。
首先二級醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案員要統(tǒng)一思想、周密部署。為檔案規(guī)范化管理的開展定期召開專題會議；同時要定期對相關(guān)文件進行了梳理，并以醫(yī)院檔案領(lǐng)導(dǎo)小組的名義開展檔案督查活動。其次要深入督查、查找問題。醫(yī)院檔案領(lǐng)導(dǎo)小組成員和兼職檔案員要認真學習相關(guān)的制度規(guī)定，切實從工作中查找問題、分析原因、解決問題。第三要讓問題科室及負責人按照醫(yī)院檔案管理的規(guī)章制度，對問題科室及負責人進行相關(guān)的懲罰，督促其整改落實。第四要建章立制、鞏固提高。針對督查整改活動中發(fā)現(xiàn)的漏洞，醫(yī)院要進一步建立健全抓制度落實的長效機制，確保制度落實到實處，為醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理打下堅實的基礎(chǔ)。
3.規(guī)范化管理二級醫(yī)院檔案，促進檔案資源的開發(fā)和利用
隨著醫(yī)院綜合建設(shè)的不斷進步和管理工作不斷完善，檔案管理工作已由過去的不被重視、管理薄弱，正逐步走向規(guī)范化、制度化、科學化，目前已成為醫(yī)院管理工作的一個重要組成部分。只局限于檔案的被動利用，不注重檔案利用價值的信息反饋和檔案價值的時效性，反映不了我院工作的全貌，不能主動提供利用檔案。
然而，我們?nèi)匀灰吹剑瑱n案管理作為醫(yī)院基礎(chǔ)管理工作中的一個重要組成部分，作為一項基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，在醫(yī)療、教學、科研等活動中的作用日益突出，我們要善于利用檔案的為醫(yī)院服務(wù)，絕不是走形式、做樣子，開發(fā)利用檔案資源，挖掘檔案潛力，用實際工作證明開展檔案工作的必要性，編寫單位的發(fā)展史，宣傳單位職工的先進事跡，弘揚醫(yī)院文化精神，當好領(lǐng)導(dǎo)的決策咨詢參謀，積極為單位科學決策服務(wù)。
4.規(guī)范化管理二級醫(yī)院檔案，促進醫(yī)院發(fā)展
隨著醫(yī)療改革的不斷深化，在以醫(yī)療為中心的醫(yī)院管理中，檔案工作逐步走向規(guī)范化、制度化、科學化和現(xiàn)代化，成為醫(yī)院管理工作的一個重要組成部分。為了適應(yīng)醫(yī)療改革的要求，有效服務(wù)于醫(yī)院管理及各項工作，我院檔案工作部門不斷從醫(yī)院工作性質(zhì)入手，以服務(wù)于我院全面工作，為提高整體水平，促進醫(yī)院的自身發(fā)展，讓檔案信息資源在深化醫(yī)院改革、建設(shè)文明行業(yè)、提高醫(yī)療質(zhì)量等方面發(fā)揮重要的作用。
參考文獻：
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城建檔案工作是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中一項重要的基礎(chǔ)工作，是建設(shè)行政主管部門依法實施行政管理、行政許可、市場監(jiān)管和執(zhí)法檢查的重要依據(jù)。城建檔案是城市建設(shè)的歷史記錄，是城市可持續(xù)發(fā)展的重要生產(chǎn)要素、無形資產(chǎn)和社會財富。城建檔案在進行社會管理、提供公共服務(wù)、保障城市生產(chǎn)生活秩序、維護城市安全、應(yīng)對城市突發(fā)事件等工作中具有非常重要的作用。新時期城建檔案管理工作要做到“為事業(yè)而為”，“有為才有位”，才能充分展示城建檔案管理工作在公共事務(wù)管理中的位置和作用。
堅持“依法治檔”
城建檔案管理工作只有在法律法規(guī)保證下才能實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《工程質(zhì)量管理條例》等國家層面的法律法規(guī)以及各省市出臺相關(guān)的政策法規(guī)，為我們做好城建檔案管理工作提供了強有力的法律支撐。在實際工作中，一是要加強法律法規(guī)的宣傳，使建設(shè)、施工、監(jiān)理部門明了向城建檔案管理機構(gòu)按質(zhì)按量及時移交城建檔案是應(yīng)盡的法定義務(wù)，改變建設(shè)單位“一重、一輕”（即重視抓工程項目的建設(shè)，輕城建檔案歸檔報送）的現(xiàn)象。二是要推行檔案管理從業(yè)人員資格培訓(xùn)考試、資質(zhì)認證制度，不斷提高基礎(chǔ)檔案人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，糾正建設(shè)單位對檔案人員安排的隨意性，確保從業(yè)人員相對穩(wěn)定。三是積極推進城建檔案的執(zhí)法檢查。城建檔案執(zhí)法工作不僅是貫徹執(zhí)行城建檔案法律法規(guī)的有效手段，而且是城建檔案行政管理部門依法行政的重要形式，同時又是促進各單位依法管檔、確保檔案安全與完整，為國家積累檔案信息資源，提高檔案管理水平的重要環(huán)節(jié)、因此，各單位要充分認識城建檔案執(zhí)法工作的重要性，把城建檔案執(zhí)法工作落到實處，常抓不懈。
明確“身份”，確定性質(zhì)
城建檔案館是各級建設(shè)、規(guī)劃行政主管部門所屬的事業(yè)單位。2000年我館經(jīng)市人民政府批準成立“天津市城建檔案管理處”，與城建檔案館合署辦公，實行“兩塊牌子，一套人馬”。從形式上賦予了城建檔案事業(yè)機構(gòu)以管理職能，履行市政府管理城建檔案工作專門機構(gòu)的職能，但由于“身份”問題，其行政管理職能在實際工作中難以得到很好的體現(xiàn)。當前國家正在啟動新一輪的事業(yè)單位分類改革，其中具有行政管理職能的事業(yè)單位可按“參公”管理，城建檔案館雖歸口城市建設(shè)、規(guī)劃行政部門管理，但并不是一個部門的檔案館，而是國家專業(yè)館。城建檔案工作是面向全市的，城建檔案不僅產(chǎn)生于某一個系統(tǒng)，而且涉及到許多系統(tǒng)的專業(yè)領(lǐng)域，這就使得城建檔案的范圍極為廣泛。隨著城市建設(shè)的發(fā)展，新的公共市政事業(yè)的興起，其范圍也在不斷擴大，城市建設(shè)內(nèi)容有政治、經(jīng)濟、軍事文化，有物質(zhì)文明建設(shè)，還有精神文明建設(shè)等，而且這些內(nèi)容都是互相關(guān)聯(lián)的，城市建設(shè)各方面的問題關(guān)系到各行各業(yè)，而各行各業(yè)的問題反過來又影響到城市建設(shè)的不同方面。這就決定了它具有綜合性的特點，決定了城市建設(shè)具有內(nèi)容龐雜，廣泛性強的特點，管理的是城市規(guī)劃、建設(shè)、勘察、設(shè)計、地下管線等重要工程檔案，如果沒有其賦予城建檔案行政管理職能，必然會影響到城建檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，在這一輪事業(yè)單位分類改革中，國家層面，省市層面建設(shè)、規(guī)劃行政主管部門應(yīng)積極主動向各級編制部門反映城建檔案館的工作職能，力爭納入“參公”管理。這樣，一是有利于職工隊伍的穩(wěn)定，解決職工的后顧之憂，二是有利于吸引人才，三是解決了單位的經(jīng)費列支渠道，四是有利于有效實施行政管理職能。
充分發(fā)揮城建檔案信息資源作用
城建檔案作為社會共享的信息資源，是社會發(fā)展和城市建設(shè)過程中不可缺少的寶貴資源，城建檔案工作不僅是收集管理，關(guān)鍵在于利用，把“死檔”變成“活檔”，更好地發(fā)揮城建檔案信息服務(wù)城市建設(shè)發(fā)展，服務(wù)于政府決策，服務(wù)工程建設(shè)項目，服務(wù)廣大人民，這樣才能不斷提升城建檔案管理工作在社會公共管理的地位。
要充分利用行政措施和法律法規(guī)手段加大接收力度，由于城建檔案產(chǎn)生于不同的行業(yè)各部門，特別是地下管線檔案，涉及單位多，執(zhí)行標準也不盡相同，資料保管各自為政，很難形成共享的社會資源。僅憑城建檔案館工作人員為建設(shè)單位提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)來取得建設(shè)單位理解和支持是不夠的，要輔以相應(yīng)的措施配套，把工程建檔服務(wù)放在首位，采用提前介入，現(xiàn)場指導(dǎo)，跟蹤管理等多種方式，從工程建設(shè)的源頭抓起，做到工程建檔與工程開工同步，檔案整編與工程進展同步，檔案驗收與工程竣工驗收同步，使建檔的指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督貫穿于工程建設(shè)的全過程，才能扭轉(zhuǎn)城建檔案接收難的局面，確保城建檔案最大限度地接收進館。同時，廣泛征集、收集具有保存價值和地方特色的檔案資料進館，不斷豐富優(yōu)化館藏，提高其利用價值。
1、合理制定歸檔范圍，精簡接收內(nèi)容
全國的城建檔案館在開展城建檔案特別是工程檔案管理工作時，都根據(jù)本地實際情況制定了進館范圍和歸檔內(nèi)容，作為工作的依據(jù)和標準。建設(shè)部2002年頒發(fā)的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》也對建設(shè)工程的歸檔內(nèi)容作出詳細的規(guī)定，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件六個部分共計200多項，信息量巨大。但是通過工作實踐證明了一點，有些歸檔文件中包含的信息大量重復(fù)，比如，天津城建檔案館接收的工程檔案里，大多數(shù)工程準備階段文件和規(guī)劃審批管理檔案中的文件重復(fù)；通過對檔案利用情況的統(tǒng)計對比分析，相當數(shù)量的施工文件，比如混凝土抗壓強度實驗報告、隱蔽工程驗收記錄等文件的利用率幾乎為零。這其中很大的原因是重復(fù)歸檔，多套保管。另外，施工文件里包含的各類信息的結(jié)果在監(jiān)理、竣工驗收等文件和竣工圖中有所反映，產(chǎn)生了信息交叉。
針對這些情況，我們認為：隨著城鄉(xiāng)建設(shè)的不斷發(fā)展，城建檔案工作者們有必要重新審視和制定新的建設(shè)工程進館范圍和建設(shè)工程文件的歸檔內(nèi)容，提高工程進館的標準，大量減少接收進館工程的數(shù)量；精簡建設(shè)工程文件的歸檔內(nèi)容，減少接收檔案的數(shù)量。雙管齊下，并且形成一個長效機制，長期堅持下來，就有助于改變庫房容量緊張的局面和現(xiàn)象，讓城建檔案館成為真正意義上的永久保管城建檔案的基地。
2、檔案接收工作與利用工作接軌
豐富館藏是利用工作的基礎(chǔ)，而檔案的接收是豐富和優(yōu)化館藏的唯一途徑。所以要注重強化檔案接收，抓住重點，超前控制，圍繞館藏檔案的利用熱點來指導(dǎo)和進行檔案接收工作，才能逐步完善館藏檔案的結(jié)構(gòu)。城建檔案館作為一個地方檔案事業(yè)的重要組成部分，其歷史使命在于服務(wù)這個地區(qū)、這座城市，通過服務(wù)來發(fā)展、壯大自身，所以其發(fā)展動力也來源該地區(qū)、該城市。為此，要優(yōu)化館藏,就必須面對和置身于能豐富自身的這座城市,吸收其能全面、生動反映地方現(xiàn)代化城市建設(shè)的各種信息資源。因此，為了更好地服務(wù)社會進步和城市發(fā)展，城建檔案館在摸清自身家底的同時，必須著手制定接收規(guī)劃，強化接收工作，抓住館藏檔案的服務(wù)熱點來制定接收城建檔案的重點，并確定超前控制的工作思路，嚴格把好進館關(guān)。
3、加快城建檔案信息化建設(shè)市利用手段
城市建設(shè)的不斷發(fā)展使城建檔案呈幾何數(shù)增長，其擁有的信息量急劇膨脹。而計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊傳播技術(shù)以及多媒體技術(shù)的互相滲透和融合，為城建檔案數(shù)字化建設(shè)提供了可能。城建檔案只有通過這一現(xiàn)代化手段，促進城建檔案資源的開發(fā)利用、保存和傳遞，使社會更廣泛的了解城建檔案，更方便的使用城建檔案，更加深刻認識城建檔案的作用，使城建檔案工作從“默默無聞”中走出來，使城建檔案信息從“靜態(tài)”、“封閉半封閉”的狀態(tài)下“動”起來，我們的工作只有在社會上有了知名度，才能有地位、有價值。