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信息時代對人類社會帶來的影響廣泛而深遠，各行各業都在適應它、利用它，檔案的管理也不例外。筆者就網絡環境下的檔案如何管理進行了探討。
【關鍵詞】信息資源檔案管理
信息時代對人類社會帶來的影響廣泛而深遠，然而從全球互聯網的誕生到現在，不到20年的時間。因此，世界各國，各行各業都還在努力認識這一新時代的特征，盡早適應它，利用它。我國從1994年接入互聯網以來網絡發展十分迅速，國家級4大骨干網絡即中國公眾多媒體互聯網、中國教育科研網、中國科學網、中國金橋信息網先后建成，并通過電信部門的4個出口與互聯網連接。以網絡技術為主要特征的信息時代，對我國政治、經濟、文化等各個方面、各行各業都帶來很大沖擊，而作為人類社會信息資源的檔案也不例外。
1.信息時代給檔案工作帶來的機遇
由于互聯網具有全球性、開放型、交互性、即時性、綜合性等特點，所以它給檔案室工作帶來前所未有的機遇。
1.1實現檔案信息資源共享。資源共享是包括檔案工作在內的整個社會信息存貯、傳播事業的理想境界，它將給檔案事業帶來深刻影響。經濟的市場化與全球化，知識經濟的崛起，社會的信息化和網絡時代的來臨，勢必使電子文件與電子檔案在檔案家族中的地位日漸顯赫，使檔案管理的信息化、文獻信息管理的一體化成為時代的潮流。互聯網作為超越地域和時空界限的人類信息傳播交往空間，隨著檔案館聯網，實現檔案信息資源共享，人們都可以利用這種信息資源使得館藏檔案無形中得到擴展，極大地優化了館藏資源配置，方便了利用者。
1.2實現檔案館的職能延伸。館藏檔案信息資源是檔案館利用工作的基礎，檔案工作必須強化信息開發職能。為此，檔案工作的重心必然向兩個方向偏移。其一，為了保證檔案資源開發的基礎，檔案工作的信息化必然促使立檔單位自覺控制文件材料的形成與積累，向科技或文件管理延伸；其二，將檔案信息咨詢、檔案信息編研、檔案定向服務和檔案信息傳播作為利用工作的重點，向檔案信息的智能控制延伸。
1.3實現檔案信息資源的社會化。在我國信息化的過程中，各行業主管部門和各地區已經建立起各種信息平臺，它們像“信息高速公路”上奔馳的“汽車”；為各種信息交流創造了條件。在檔案領域，網絡技術發展不僅提供了融多媒體技術、遠程傳播和虛擬現實等在內的新型檔案管理手段，并且在很大程度上克服了因檔案信息資源的有限性而造成的信息資源浪費等現象，從而為人們更多地獲取信息機會和權力提供了極大的發展空間。
1.4實現檔案管理的集成化。在各種信息管理方面，以各種文件的制作、審簽、運轉，到檔案的整理與加工，都可以再網絡上完成，虛擬的檔案管理系統和檔案館已經顯示出其綜合、高效、快捷的優勢和強大的信息管理能力，促使檔案工作在檔案管理信息化的同時，納入現代社會信息管理系統，形成信息的集成優勢。如果在互聯網上建成虛擬的檔案館，各檔案館之間可以實現資源共享，形成合力，使館藏信息資源配置得到優化，不搞重復建設，且利用范圍更廣，速度更快，容量更大，而且資金上的投入還可通過網上廣告燈獲取回報，有利于解決檔案事業經費不足問題，促進檔案事業的發展。
2.信息時代對檔案管理的嚴峻挑戰
計算機網絡的發展，是一把雙刃劍。它在給檔案工作帶來難得機遇的同時，也使檔案管理面臨嚴峻的挑戰。
2.1對檔案工作傳統的文化取向地位構成了挑戰。眾所周知，檔案部門是一個比較封閉的部門，長期以來受傳統文化取向的制約，形成了固有的服務模式，原有的繁瑣的手工借還工作方式根本不能適應現代信息社會的需要。特別是隨著電子檔案信息的日益豐富，尤其是多媒體檔案信息檢索技術的應用，用戶快速、全面的查找利用檔案信息對檔案工作人員提出了更高的要求。檔案工作在這樣的社會環境中要得以發展，就取決于檔案人員是否能掌握先進的信息傳輸技術，用戶的檔案信息需求向縱深發展，便可在信息網絡的一個終端查詢巨大的檔案信息資源，并迅速準確地獲取各種檔案信息。
2.2對檔案保管利用技術方面帶來了挑戰。隨著計算機與網絡技術的發展，檔案工作的重點將轉向信息深層次的加工處理和信息處理的開發與研究，傳統的文件材料分類、組卷，以及卷內文件的排列、卷內文件的抄寫被計算機技術所代替。就目前而言，計算機技術已為檔案的編目和檢索工作帶來了方便，為利用者提供了快捷、高效的現代化手段。檔案工作要適應利用者的需求，就必須轉向檔案信息的深層次加工處理，而我們現在所能做的僅是將著錄卡片輸入計算機建立了1個目錄數據庫而已，根本不能解決廣大利用者獲取檔案信息資源的需求。
2.3互聯網的開放性對檔案工作傳統的保密方式構成了挑戰。建立開放的、公眾的檔案信息利用制度是信息時代的必然。由于檔案文件材料內容廣泛，涉及政治、軍事、經濟、科技、文化等諸方面，在上網過程中不可避免地觸及諸多的法律問題和計算機網絡技術方面的問題，較之傳統的管理方式難度要大得多，而檔案保密法規的不健全，使之保密與控制使用范圍難以掌握，對如何控制使用范圍缺乏必要的法律依據和技術手段。
2.4給檔案工作人員知識結構帶來了挑戰。搶占制高點是當今社會獲得生存發展的重要手段。從檔案管理看，由于新技術的介入，使傳統的檔案工作發生了深刻變化，這種變化體現在檔案人員的認識上，主要表現在新的技術手段與落后的管理手段的矛盾。目前，我們仍花費大量的時間、精力用于案卷的整理、分類、編號、編目等一系列繁雜的工作中，而對深層次的檔案信息無能力、無時間去挖掘、加工整理，因此檔案工作人員新知識新技術的缺乏成為當前急需解決的首要任務。
3.信息時代做好檔案工作的對策
在當今時代，互聯網已滲透到國家政治、經濟、文化和人民生活的各個領域，成為人們生活中不可缺少的一部分，檔案工作必須準確把握這一時代特征，正視互聯網帶來的挑戰，積極尋求合理的對策。
3.1要轉變觀念，樹立正確的網絡意識。互聯網的到來是現實，其影響是不可避免的。檔案工作者要努力學習有關計算機的知識，認清它給檔案工作帶來的機遇與挑戰，盡可能熟悉多媒體技術、網絡技術、光盤技術、復印機及數字圖像掃描與加工等現代化技術，并在檔案信息加工及傳播技術、網絡信息檢索技術方面有所側重，為檔案工作服務。只有這樣，檔案工作人員才能適應信息社會對檔案信息資源的需求，成為掌握先進檔案信息加工處理、傳播和檢索技術的有用人才。
3.2檔案工作自身要進行調查，使之不斷適應發展中的信息社會。在事業發展上，應按照信息時代的要求，加大對檔案工作的投入。在利用服務方面，應突出滿足國民經濟的需要，從信息資源、信息傳遞等方面進行調查，以提高檔案工作信息服務的有效性；同時，不放松基礎業務建設，特別是網絡技術的建設，以滿足社會各方面對檔案信息資源的需求。在信息日益一體化的今天，更要加強各種類型、各個層次檔案館之間的聯系和交流，分工合作，共建、共享檔案信息資源。
3.3加快檔案館信息化進程，為檔案工作現代化奠定技術基礎。重點是抓好檔案館的數據庫和網絡化兩大建設。建庫應結合檔案信息開發，進行合理配制，提高規范化程度，加強網絡使用；應立足檔案館群體，開展社會協作，為社會提供便捷的網絡信息服務。
3.4加強領導，保證網絡健康發展。要抓緊制定檔案網絡發展規劃和政策，加強網絡的監督和引導。要加快制定網絡法律法規，確保依法、規范發展。
參考文獻
[1]黃項飛.對我國檔案館特藏建設的若干思考. 載于《湖北檔案》2004年第七期
一、檔案工作創新面臨的問題
1.創新與基礎。工作創新不是憑空想象,創新必須在原有基礎之上進行。我國檔案工作歷經半個世紀的發展,形成了一整套理論、方法和工作經驗,檔案事業得到了較快發展,形成了獨具特色的工作體系,這些基礎對我們今后的工作仍具有較強的指導意義,是創新的根基,因此,創新絕不能拋棄這個基礎,要在認真研究、總結過去的基礎上,分析現在和將來的形勢,在發展中尋求新的突破。
2.創新與現實。工作創新不能脫離實際。當前,檔案工作仍處于發展階段,在由計劃經濟模式向市場經濟模式的轉變過程中,許多問題沒有解決好,檔案工作還處于受多種條件限制發展較慢、社會檔案意識不強、檔案部門工作不到位、檔案事業發展后勁不足狀態。創新就要重視現實,面向未來,從實際出發,圍繞如何解決現實存在的問題,在打好基礎、快速發展上求突破。
3.創新與學習、借鑒。學習是創新的基礎,借鑒是創新的階梯,創新是學習的動力,也是學習的目的。檔案工作創新既要學習本行業專業知識,借鑒本行業成功的經驗和方法,又要學習相關專業、其他行業知識,借鑒其他行業和專業創新方法和成功經驗。創新要堅持“推陳出新”原則,運用否定之否定認識規律和批判、繼承觀念,在學習、借鑒中創新。
4.創新與實踐。創新是事業發展的動力,但創新絕不能是虛無縹緲的創新,理論創新、方法創新都要經過實踐檢驗,凡是對事業的發展有促進作用的創新,都要大力推廣,在實踐中不斷完善。
二、服務的創新
1.建立檔案網頁,開展網上利用服務。隨著檔案的內部局域網的建立,檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁,積極組織上網數據和信息,使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站,實現檔案信息的網上檢索,為用戶提供更好的服務。
2.建立“電子文檔案數據管理中心”。檔案室與企事業單位信息管理部門可加強密切配合,建立“電子檔案數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案室,是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子檔案數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件,并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務,實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣,內容豐富,利用率高。
3.電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作,已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是,許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了,因此,檔案部門可以改變傳統工作模式,在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口,在第一時間將其收集到,并在檔案室的服務器上歸檔。
4.開展在線服務。傳統的檔案利用方式,如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件,特別是到檔案部門利用檔案原件的方式,在信息化時代里必然要發生變化,至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境,使人們更注重信息的時效性,希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此,被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。
5.開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入,到檔案館(室)查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后,公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要,希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢發展要求,進一步轉變工作職能,提高工作效率,密切黨和政府與人民群眾的聯系,維護廣大人民群眾的根本利益。
三、拓展服務領域
1.信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務,已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人,又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中,人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展,人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜,越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。
2.興辦服務實體,發展檔案產業。處于信息化社會的今天,從信息資源開發的角度看,檔案人員不再單純是檔案的保管員,還應是檔案信息財富的擁有者和提供者;檔案室也不再是單純的收藏機構,還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案室的改革創新方向就是走信息化道路,在為社會提供檔案信息服務的基礎上,創建檔案信息服務產業,建立以檔案信息搜集、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。
1信息化時代檔案管理工作創新的內容
1.1檔案管理機制的全面協調性創新
在信息化時代，工作機制創新應該是信息化時代對檔案管理工作提出的首要要求。這要求我們必須積極探索和掌握信息化時代檔案工作的基本要求與基本方針，要求機關單位建設有利于檔案開發和利用的運行機制與監管機制。由于信息化時代檔案信息量與以前相比內容更加豐富，傳統的檔案工作方法很難全面、及時、準確地收集對數據進行有效收集整理，所以必須全面協調地調動相關單位力量，形成檔案管理工作的有效互動機制。
1.2檔案管理理論與模式的服務性創新
理論對于實踐有重要的指導作用，在工作機制創新的同時，對于檔案管理工作的理論建設與管理模式的創新研究這項工作的重要內容。現代科技的廣泛應用，顛覆了以往傳統的檔案管理理論與管理模式，檔案工作面臨著新的挑戰，這就要求機關單位要切實加強檔案管理理論的研究與模式創新的研究。以創新的理論指導實踐，用檔案工作的理論創新促進檔案管理工作的有力開展，使檔案工作向更高的層級邁進。
1.3檔案管理技術平臺創新
要提高信息化時代檔案管理的工作效率與服務水平，還要在技術層面進行建設。以檔案信息資源共享為目標的檔案管理工作建設是一個有效途徑。不但要對現有的電子檔案管理系統進行技術與理論方面的建設，還要積極推進檔案管理網絡的建設，以提供一個開放式、全天候、交互性的檔案服務平臺為最終目的，這也是信息時代對檔案管理工作提出的技術要求。檔案平臺的建設真正實現了資源的共享，簡化了工作流程。這也是實現檔案事業的跨越式發展重要途徑。
2創新檔案管理的策略
雖然信息時代的到來大大改變了檔案管理工作的工作方式與工作模式，但信息時代的特性都對檔案管理工作提出了新的要求與挑戰。所以，檔案管理工作人員在應用信息技術發展傳統檔案管理工作的同時，要以安全性、標準化、服務性作為信息時代檔案管理工作的基本準則。在信息化的沖擊下，檔案管理工作思想、內容和服務方式都產生了巨大變革，所以檔案管理工作者要對常規的檔案管理運作方式進行改進，在探索和掌握一套適應信息技術的新工作程序和方法積極尋找檔案管理工作的新路徑。
2.1切實轉變檔案管理工作方式
長期以來，受傳統觀念影響，檔案管理工作行政色彩濃厚。但在信息化時代與深化改革的轉型之中，檔案管理工作由“管理”向“服務”轉變是的要求愈發迫切。這首先要求檔案管理工作要積極拓展服務領域：檔案管理部門除了要面向對檔案有剛性需求的單位與個人外，還要將服務受眾細化，更多更好地提供個性化的服務；其次，檔案管理工作要對服務方式進行創新，這表現在：通過網絡技術，將檔案上線，從而簡化檔案管理與查閱步驟。檔案管理部門要積極組織上網數據和信息，實現檔案信息的網上檢索。實現數據在線收集并有效開展在線服務，以最大限度地縮短數據的收集與周期。
2.2創新檔案管理工作流程
在檔案收集層面，要利用多種載體實現檔案收集。信息化時代的檔案種類、數量急劇增多，檔案存放的載體與記錄方式發由于檔案形式的變化也發生著深刻變化。很多檔案的收集突破了傳統的紙張形態，更多地以縮微型、聲像型、機讀型等新型載體和記錄方式保存；在檔案加工層面要建立與新型檔案載體相適應的檔案管理加工機制，開發與信息化相適應的檔案管理技術。隨著信息化時代檔案的保管方法、分類方式和傳輸方式發生的變化，一套完整的檔案加工體系亟待建立；在檔案利用方面要實現檔案服務網絡化，這對提高機關單位檔案服務水平與服務能力都具有重要的意義。隨著檔案載體的多樣性增強，檔案信息在網絡上被傳輸、檢索和利用應形成完整的供應與利用體系，特別是信息時代大數據以及云計算技術的出現，為形成一套完整的檔案數據利用體系提供了可能。
【關鍵詞】 信息時代 高職院校 檔案管理
檔案管理屬于高職院校管理工作的重要內容，也是評估高職院校人才培養水平的重要標志。因此，在當前的信息化時代，做好高職院校檔案管理工作以充分發揮出檔案的價值，對于提升高職院校的教學質量有著積極的效果。如果從社會整體來看，檔案管理工作也是現代社會不可或缺的一個部分，高職院校的檔案管理工作是社會檔案管理的重要組成元素，為了促進高校院校檔案管理工作朝著規范、科學的方向發展，必須要做好檔案信息化建設工作。
一、信息時代對于高職院校檔案管理工作的影響分析
信息時代的到來，為高職院校的檔案管理工作帶來了更多的機遇，促進檔案管理工作的規范性和先進性，具體的講，實現高職院校檔案管理信息化的意義在于：
1.1可以幫助高職院校更好的適應社會發展
開展高職教育工作的主要目的就是為社會培養出一線技能人才，在社會的發展之下，各個企業對于技能型人才也提出了更高的要求，為了滿足企業需求，國家也不斷增加相關的投入，高職院校的建校規模得到了有效的發展。高職院校的職業教育規模得到了顯著的擴大，對于檔案信息也提出了更為嚴格的要求。在這一背景下，傳統檔案管理模式已經無法滿足高職院校的發展需求了，利用信息技術提升檔案管理水平可以為高職院校的發展提供良好的資源支持。
1.2是保證檔案完整性的必然需求
對于高職院校而言，檔案資料包括科研檔案、學生檔案、人事管理檔案等，是學校在發展過程中的寶貴資源，對于高職院校各項工作的開展有著重大的參考價值。在傳統工作模式下，有相當一部分的檔案采用紙質模式來保存，不僅占據較大的空間，也很容易出現老化、磨損和丟失問題。如果采用信息化檔案即提升了檔案工作的效率，還可以有效保障檔案資源的完整性。
1.3可以滿足檔案開發的需求
傳統檔案管理模式工作的重點是檔案收集和檔案保管，并不關注檔案的開發和利用，以往的檔案資料在歸檔之后，很少進行二次利用，且查找起來也是十分麻煩的，難以實現資源共享，更加無法充分發揮出檔案資源的重要價值。尤其是人事檔案，這些檔案關系著人事任免、考核評定等重要工作，如果全部依靠人工進行查找，不僅容易出錯，也增加了工作人員的工作壓力。在信息化時代下，可以將多元化的信息技術應用在檔案管理中，建立起完善的檔案信息資源庫，這就可以在短時間內檢索出需要的信息，有效提高了檔案管理工作的效率。
二、高職院校檔案管理工作中的常見問題
近年來，各個高職院校開始借鑒高校的檔案管理經驗，檔案管理工作也開始朝著制度化和規范化的趨勢發展，但是依然還存在一些問題，這表現在幾個方面：
2.1信息化設備不健全
在科技水平的發展之下，各個高職院校中開始普及電腦等設備，但是，檔案部門的設備卻未跟上時代的發展速度，部分高職院校依然是采用人工法來歸納檔案，在人為因素的影響下，很容易出現失誤，影響檔案信息管理工作的系統性。
2.2管理人員水平參差不齊
很多高職院校不重視檔案工作，沒有嚴格的把好招聘關，致使檔案管理人員綜合水平參差不齊，還有部分高職院校為了留住人才，會安排他們的子女、配偶到學校的檔案部門，由于這些人員未接受過系統的培訓，專業知識不全，也不了解檔案管理工作的意義。
2.3服務觀念落后
通常情況下，檔案管理部門與其他部門的溝通聯系很少，高職院校的檔案管理部門非常的封閉，與其他部門之間的溝通嚴重不足，檔案管理人員思想保守、陳舊，不注重創新，這顯然是不符合現代社會發展要求的。如果缺乏必備的應變能力，是無法真正為檔案使用者提供支持的。
2.4檔案管理制度不完善
由于部分高職院校辦學規模較小，管理模式落后，信息技術的使用狀況不佳，一直都采用傳統的檔案管理方式，既沒有專業的先進設備管理檔案，又沒有針對檔案管理工作而針對性的制定出完善的管理制度，對于檔案管理的質量也沒有進行特別的規范要求，致使檔案信息化管理工作的開展困難重重。
三、信息時代高職院校檔案管理新途徑
在信息時代，各個高職院校需要改變自身傳統的思想觀念，建立起現代化的管理理念，緊緊抓住信息時代的發展步伐，積極應用各類現代化信息技術來提升檔案管理工作的效果，這可以采用如下的措施：
3.1做好網絡建設工作
網絡建設是高職檔案全面實施信息化的基礎，也是實現高職院校檔案管理信息化的第一步，應該加以足夠的重視。在傳統的檔案管理模式中，對于檔案信息技術和設備的要求并不高，但是在信息時代，這種要求就完全不同了。種種實踐顯示，在信息時代，檔案管理工作也變得更加繁瑣與復雜，需要借助專業的網絡信息平臺才能夠順利開展，這種平臺包括硬件、軟件兩個方面，如電腦、掃描儀、應用軟件等等，只有配備好足夠的設備和軟件，才能夠合理的保管、利用和開發檔案信息。鑒于此，各個高職院校需要增加資金投入，在檔案部門增添必備的設備，建設校園網站與檔案信息平臺，讓檔案資源可以發揮出其應用的價值。
3.2加強檔案人員的培訓
高職院校檔案工作人員的綜合素質水平直接影響著檔案工作的順利開展，目前，很多高職院校的檔案工作人員都不是科班出身，對于檔案管理知識缺乏系統、全面的了解，不知道應該怎樣的開發與管理檔案，這顯然是無法提升檔案管理水平的。在信息化時代，檔案人員不僅要掌握必備的專業知識，還要有良好的職業素養和政治素養，因此，學校必須要加強對檔案工作人員的培訓和教育，提升他們的信息化意識，讓他們掌握扎實的檔案基礎知識，提升檔案工作人員的管理水平。
3.3積極利用檔案資源
在信息化背景下，高職院校需要重視檔案資源的利用和開發，讓檔案資源可以在人事管理、教學管理上發揮出更大的作用。在條件許可的情況下，可以建立起專門的檔案管理網站來開發檔案資源，并以此為基礎開展不同類型的服務，還要及時將紙質檔案轉化為電子版，在網站中保存，這樣，檔案信息資源的利用就不會受到外界因素的影響。此外，高職院校還需要制定出辦公自動化管理系統，促進檔案管理工作的信息化發展，加強與其他高職院校之間的合作和交流，實現檔案信息資源的共享，加強信息的共享和交換，充分發揮出每一類型檔案的利用價值。
此外，在信息化時代，高職院校檔案資源的變化速度是非常快的，因此，檔案人員需要及時的更新和維護檔案，準確、完整的錄入各類數據，重視后續的檔案更新和維護，讓檔案工作真正的為高職院校的發展來服務。
四、結語
綜上所述，我國高職院校檔案古管理為促進高職院校不斷發展提供了重要資源，應將其納入學校整體發展規劃中來，促進檔案工作建設與學校其他工作協調發展。高職院校作為培養高技能型人才的搖籃，保存了大量、豐富的教育、教學、科研、管理等不同種類的館藏檔案，這些檔案資源只有開發利用起來，才能體現其應有的價值。隨著現代信息技術的廣泛應用和普及，高職院校還要大力推動檔案管理和服務模式的創新，更好地為實現人才培養目標和服務地方社會、經濟發展服務。
參 考 文 獻
[1]黃夢華.淺析信息時代高職院校檔案管理工作創新[J].漯河職業技術學院學報.2012（06）
【關鍵詞】信息時代；檔案管理；信息化
檔案是記錄人類歷史和社會發展的寶貴資源，具有重要的保存和研究價值。隨著信息技術的發展及其在各行各業的普及，現代檔案管理也必須改革傳統的手工操作模式，創新管理體制和服務方式，提高管理人員的專業水平和業務素質，確保檔案信息的安全可靠。
一、信息時代我國檔案管理工作存在的問題
（一）管理信息規劃和體制落后。根據調查分析發現造成我國檔案管理工作信息規劃設計滯后的原因是多方面的：第一，我國檔案管理體制落后，檔案資源在空間分布上是相互分離的，受制于資金和權限等因素無法在全國范圍內統一設計和規劃檔案信息資源。第二，檔案信息化具有很大的不確定性，因為檔案的數字化信息化正在建設中，處在不斷的發展變化過程中，這樣就不好設計檔案數字化管理的系統，所以導致信息化檔案不夠全面和真實。對于檔案信息化首先要完成的是整合分裂的檔案資源，但是要實現信息檔案的共享還有一定的困難。另外，地方檔案館的信息化要符合當地行政部門職能轉變要求，既要整理歷史檔案，工作中正在生成的檔案也要納入信息化系統。
（二）檔案管理服務手段落后。進入信息時代以來我國認識到檔案管理信息化的重要性和必要性，大力建設信息高速公路，大背景下我國檔案管理信息化水平不斷提高，但是距離社會的需要還有很大的距離。我國檔案資源不夠完整全面，在檔案查詢和對接方面技術落后，無法達到用戶的使用要求。很多檔案管理人員在工作中還是手工檢索和編輯，經常出現檔案資料不按時歸還的現象，影響了檔案信息的完整性和安全性。
（三）缺少高素質的檔案管理人員。檔案管理看似是很簡單的工作，但是它需要強烈的責任心，因為檔案管理枯燥乏味，需要良好的職業道德來支撐繁重的工作。檔案管理又有一定的專業性，需要檔案管理專業知識和一定的信息技術才能勝任，目前我國檔案管理人員很少是科班出身，缺少專業知識和信息技術，影響了檔案管理信息化的創新工作。
（四）檔案管信息化創新缺少制度保障。檔案資料復雜、繁多，檔案管理需要科學制度的保障，這樣才能提高檔案管理的安全性和工作效率。但是目前我國檔案管理工作缺少標準化的制度保障，同時部門溝通不暢，導致單位信息流通不暢。這些弊端影響了信息時代檔案管理工作的創新，甚至導致信息外露影響檔案信息的安全，阻礙了檔案管理事業的發展。
二、信息時代檔案工作的創新策略
（一）檔案管理體制要創新。要充分發揮檔案信息的價值，最重要的是對檔案信息進行統一管理，實現資源的全面共享。但是目前我國檔案管理信息化仍在不斷地摸索，檔案管理體制存在很多不足，比如檔案信息管理不夠集中。這是我國檔案信息分割管理造成的，每個機構在檔案管理上各自為政，無法實現資源共享。所以檔案管理創新的當務之急是檔案管理體制的創新，對不同地區不同結構的檔案進行統一管理，實現資源共享，提高檔案信息管理和使用的效率。
（二）檔案管理服務手段的創新。首先在檔案收集和上傳方面要實現自動化。信息時代檔案管理的重要一環是收集和錄入信息，和紙質檔案資源相比，信息化的檔案資源管理依靠工作人員的下載和上傳，在這個過程中出現問題就影響了檔案信息的真實性，所以工作人員必須充分利用信息技術，利用程序軟件實現資源的自動化管理，確保檔案信息的真實有效。其次，實現資源在線查詢服務，信息技術的發展極大地方便了人們的生活，也改變了人們工作和生活的方式，人們更加依賴信息技術帶來的便捷性和時效性。傳統檔案管理必須去檔案館室查閱文獻，耗費時間，檔案管理服務創新就是要利用信息技術開放檔案查詢端口，讓人們隨時隨地使用檔案資源。
（三）提高檔案管理人員素質。第一，每個勞動者都需要具備一定的職業道德，檔案管理人員也不例外，愛崗敬業、一定的事業心和責任感是做好任何一份工作的前提。只有具備良好職業道德的檔案管理人員才能積極投入工作，總結工作經驗，發現工作中的問題并研究解決辦法，推動檔案管理的創新發展。第二，檔案管理有一定專業性，管理人員必須具備專業知識和一定的信息技術，關注社會變遷和檔案工作的發展，這樣才能勝任新時代的檔案管理工作，才能有創新管理的能力。另外，現代社會各界普遍對人才提出了創新要求，檔案管理人員也要有一定創新意識和創新能力，破除陳舊觀念和成規，用創新的方式解決工作中遇到的各種問題。
（四）加強制度管理，確保檔案安全。檔案管理工作因為制度不完善，管理不規范，容易造成檔案機密的泄露影響檔案管理安全。所以，在進行檔案信息化管理創新的同時必須高度重視檔案資源的安全問題。相關部門要建立科學嚴密的管理制度，加強網絡平臺的安全建設，確保我國檔案信息的安全。
三、結束語
在現代社會信息成為重要的社會資源，人們對信息的需求更加迫切，檔案資源也更加受到人們的重視，成為人們工作、學習和生產的重要資料。各級檔案館室要順應信息時代的發展，利用信息技術帶來的巨大的基于創新檔案管理，促進我國檔案事業的發展。
【參考文獻】
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[關鍵詞] 檔案管理；創新；信息時代
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 062
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0126- 03
0 前 言
檔案是單位工作的第一手參考材料，真實記錄了工作及歷史的情況，為單位的各項工作的開展提供備查的依據，是管理工作的重要內容。隨著現代科學技術的快速發展，互聯網得以普及應用，極大地改變了知識信息的傳播與交流方式，社會已然進入了信息化時代，信息化時代中，人們的生活發生了巨大改變，人們獲取信息與知識的途徑也得以不斷拓展，檔案管理工作也不能免俗，在很大程度上受到信息時代的沖擊，面臨著較大的挑戰，只有與時俱進，實現檔案管理的創新，才能順應時代的要求，充分發揮出其本身應有的作用。隨著信息化時代的快速發展，檔案管理的信息化建設成為檔案管理事業發展的一個必然方向，因此對案管理信息化建設的價值意義進行首要的分析是關鍵，只有在一定程度上提高人們對檔案的價值認識，提高人們的關注度，才可以讓人們不斷去認識檔案管理存在的問題，以糾正其存在的不足。本文將對存在的問題進一步分析，并深入研究當前我國實行檔案管理的信息化建設的創新途徑，以從根本上提高對信息時代下的檔案管理。
1 信息化時代下檔案管理的價值
檔案管理的信息化建設主要指利用計算機網絡，讓檔案的生成速度得到非常顯著地提高，在不同類檔案中實現對系統的檔案、資料實現分類管理，讓使用者可以實現對檔案查詢或者更好的對檔案使用，以此全面發揮好檔案作用的目的。在企事業單位中，實現檔案管理環節信息化，也是實現檔案高效管理的必然發趨勢，讓其檔案的管理工作內容信息量變得更大、事實性增強，以及提高了更新的速度等優勢特點。但是在企事業單位檔案管理信息化發展過程下，最關鍵性工作就是要保證檔案內容的完整性和安全性，以便于相關部門可以快速便捷地使用與查詢檔案。這樣的管理方式比以往的檔案管理有了一個質的飛躍。可以說以后的檔案管理將會是更加標準化、規范化與科學化。
信息化時代下檔案管理的價值體現，一方面通過對文獻信息的二次加工，可以有效的縮短檔案的加工時間，以此提高信息的有效性。尤其是對原始檔案資料的保護更加有利，通過利用計算機對文檔進行掃描，以電子文檔的形式做好保存工作，方便工作人員以極快的時間進行調閱使用。這與以往傳統檔案管理模式相比，杜絕了過去檔案原件過多被借閱而可能出現的損壞或丟失的情況發生，從而更好的保護原始檔案資料。尤其近年來，計算機的發展，各種計算機軟件的開發出來，已經實現了對檔案資料的著錄、分類整理與調整，從勞動強度與難度方面都大大減少檔案管理人員的工作，還提高了對檔案管理工作的效率，大大改善了檔案的歸檔方式。另一方面檔案管理的信息化建設是一次性投入資金就可以完成的，而達到的目的就是無數次的獲得結果。采取信息加工的方式，可以補檔案管理過程中存在的資金缺乏的問題。同時進行信息化的建設能夠彌補傳統檔案管理模式下表現出的一些不足，尤其是利用計算機軟件可以把檔案信息更加快速及時的錄入、檢索和提取，最顯著的改變就是省去了大量存儲空間、以及縮短了對檔案檢索查閱時間等，讓檔案資料的利用率與檔案原件的安全性得到了很大的提高。此外，建立檔案的信息化的優勢就是利用計算機平臺，把信息成果及時在相關網站中公布，讓人們可以隨時關注一些新情況，新變化。
2 信息時代檔案管理現狀
首先，在長期思想理念的影響下，檔案管理的管理理念仍比較落后，仍存在重保管、輕利用的思想，檔案管理還是以保管為目的、以案卷不丟失為思想意識，比較安于現狀的思想意識較深，檔案管理工作停留在“等、靠、要”，閉架借閱的層次上，開放意識淡薄，創新意識不足，思想認識跟不上時代的步伐。
其次，檔案管理機制較為陳舊。大多數單位的檔案管理工作的內容較為單一，檔案管理內部的競爭機制及激勵機制不盡合理，工作人員的工資福利待遇不高，其工資分配與實際工作量、工作能力、工作方法、管理人員的素質不對稱，也沒有建立起行之有效富有針對性的考核制度，致使檔案管理人員缺乏競爭意識及市場服務意識，對自身的工作價值認識不足，工作積極性不高，責任感不強，工作中表現散漫，敷衍了事，缺乏創造性，管理工作低效被動。
再次，檔案的利用率不高。檔案管理工作在單位各項工作中起著重要的輔助作用，只有實現檔案信息資源的合理有效利用，提升其利用率，才能充分發揮檔案的作用，為單位帶來巨大的經濟效益。而當前大多數單位由于對檔案工作重視不足，意識不高，導致檔案工作的主動性、針對性和時效性不強，甚至時有發生檔案收集不齊全、整理不規范、歸檔移交不及時等狀況，檔案利用率不高。
3 信息時代下檔案管理的創新路徑
檔案事業的發展出路關鍵在于創新，創新是一個民族發展的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，也是推動檔案工作發展的原動力。在當今信息化社會環境下，社會衍生的信息和社會對信息的需求呈幾何數量的增加，這對要利用檔案信息為社會發展提供服務的檔案工作提出了一個非常殘酷的考驗，只有全面l揮好計算機網絡系統處理與傳輸信息速度快、自動化程度高、可控性強、信息共享面廣等優勢，才可以全面的滿足社會需要。尤其是隨著各種高科技出現的層出不窮，如內存盤，光盤、芯片等新型記錄載體、介質的出現，讓檔案數據的存儲變得更加的多樣化，這樣以前以紙張為檔案載體“一統天下”的局面被弱化了。而電子文檔的出現，也改變了對文件的存檔，歸檔，提取方式，也意味著檔案的管理和利用，以及服務的理念、機制、手段和模式等要跟著當前最前沿的科學技術的發展及時創新。
3.1 管理理念的創新
在全球化與信息化時代下，知識以爆炸性的形式增長，人們對檔案資料及信息的需求越來越高，要求檔案信息的種類更為豐富，提升獲取檔案的速度更快等，檔案管理只有不斷創新管理理念，才能順應現代化社會發展的需要。
首先，要提高對檔案管理工作的認識，單位領導組織學習相關的檔案文件，充分認識到檔案工作這項基礎性管理工作的重要意義，并根據單位實際，制定出切實可行的檔案制度，從上到下加強落實，保證檔案形成的各項環節都能順利開展。
其次，改變以往“等、靠、要”、安于現狀的思想意識，以服務的理念來指導工作，改變以往等待用戶上門查詢的狀況，以主動、公開、直接、超前的服務工作主動地貼近用戶，關注用戶的需求，轉變重保管輕利用的落后觀念，以滿足用戶的需求作為檔案管理工作的出發點，圍繞用戶需求進行檔案的收集、整理、保管、利用、編研等工作的創新和重構。
再次，信息時代下，檔案管理工作人員應緊跟時代的步伐，不斷擴展檔案工作服務的視野，提升服務創新的能力，更新服務方式，豐富服務的手段，充分發揮檔案的應用服務功能。
3.2 管理機制的創新
信息時代下，檔案管理應結合自身實際發展情況，不斷創新管理體制，以充分發揮檔案的利用率，充分實現檔案管理服務于社會、單位業務的功能。
首先要創新人才機制。人才是檔案管理工作創新的核心資源，是檔案管理工作的行為主體，信息時代對檔案管理人才隊伍提出了更高的要求，而檔案管理人才隊伍的素質也對檔案工作的創新起著關鍵的作用。人才機制的創新需要檔案管理部門根據檔案工作實踐的發展，不斷加強人才隊伍的培養教育，完善人才培養機制，提升人才培養的實踐性及前瞻性。與此同時，在部門內部營造人盡其才的創新氛圍，不以資歷論成敗，重視人才的潛力，促進人才的發展。
其次，要創新競爭機制，將競爭機制引入到檔案管理部門當中，為部門的用人管理注入生機，在檔案管理的各項關節中開展效率競爭、時間競爭和服務競爭，以充滿生機與活力的競爭協調氛圍，充分調動起檔案管理人員的工作積極性，提升檔案管理工作的效率，促使檔案管理人員不斷進取，努力提升自身的專業水準及各項素質，以順應信息時代的需要。
再次，創新懲獎機制。加強對檔案管理人員的管理與考核，考察檔案管理人員在工作中的各項表現，給予工作表現優異、成果顯著且具有創造性的工作人員以積極正向的獎勵，對于那些工作態度、責任感一般的人員以適當的督促，構建檔案部門內部良好的工作氛圍，切實實現檔案管理各項工作的有效開展，全面提升檔案管理的水平。
3.3 管理手段的創新
信息時代下，檔案管理應不斷創新管理的手段，從而提升檔案管理的工作效率、管理水平及服務質量。
首先，充分借鑒并利用現當代管理學中科學的理論及方法，形成切實可行的檔案科學管理理論，并在實踐的過程中加強總結，發展，形成科學合理的現代化檔案管理體系。
其次，充分利用現代化的先進技術手段、設備、技術成果、管理工具，提升檔案管理工作的現代化水準，為檔案管理工作注入先進的技術力量。例如充分單位內部網站制作檔案管理網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，或是利用現代技術歸檔電子文件，在網頁上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，匯編相關檔案管理專題，開展供數據庫查詢、在線咨詢、信息交流等多種服務方式，提升檔案的利用率。充分利用現代化及多樣化的服務手段，實現檔案管理工作及服務的全面性，促進檔案管理走向更高的層次、水平，充分實現檔案管理人員的自我價值，增加檔案部門的信息容納量，有效提升檔案管理工作的效率。
4 結 語
信息化是當今世界經濟與社會快速發展的一大趨勢，進行檔案信息化建設，也是適應社會信息化發展的必然要求。也可以說檔案信息化建設是新世紀檔案工作賦于的嶄新內容，為檔案工作帶來了一個新的發展機遇，同時也帶來了挑戰。面對落后的檔案管理理念，重保管、輕利用的思想，仍然停留在“等、靠、要”，]架借閱的層次上，開放意識淡薄，創新意識不足，思想認識跟不上時代的步伐，這些都會阻礙檔案管理的健康發展，因此需要對檔案管理信息化建設的價值與意義進行分析，同時對于存在的問題進行討論，并研究探討當前我國實行檔案管理的信息化建設的創新途徑，從根本上提高信息時代檔案管理工作的效率與效困。
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[文章編號]：1002-2139（2014）-06--01
高校圖書館檔案管理的作用檔案管理是圖書館工作與服務的基礎和保證。在圖書館的檔案中，保存著各項工作的原始記錄，是最真實可靠的信息，為高校的發展做了最清晰的記錄，同時，隨著社會的發展和科技的進步，檔案的數量激增，檔案的數量也是巨大的，有很多高校的檔案管理工作還存在著很多的問題。在當今這個信息化時代，要更加重視高校圖書館的檔案建設工作。
一、高校圖書館檔案的特點
高校的圖書館中的文檔主要分為二大類一個是文件檔案，一個是文書檔案。對這兩類不同的檔案要進行分別的管理，這樣才能適應在信息化時代對數據的精細化管理。我們先來了解這兩類檔案的特點，然后再根據其特點來進行相應的管理工作。
首先是文件檔案的特點，文件檔案主要是指，由學校的上級主管部門下達的關于圖書館的日常事務以及管理方面的相關政策性的文件，這些文件具有相當的重要性，和針對性，另外還具有一定的保密性。
第二是文書檔案的特點，文書檔案來源于高校的圖書館，是自身的一種文件。是人們在圖書館開展的提倡工作和各種活動中形成的文書的記錄，由于一定的目的需要保存下來，比如會議的記錄，會以的相關決定，人事方面的材料，財產的相關記錄文檔，以及收發的文集，照片錄音等各種具有保留價值的文件等。這些文檔檔案內容比較豐富，涉及高校工作的方方面面，比如有圖書館的文獻典籍，珍貴的歷史遺留物，以及借閱登記的記錄等等；另外，這些資源保留的時間較長，有些檔案的內容甚至是永久保存的。這些也體現的圖書館檔案價值的珍貴性。
在信息化時代，高校圖書館的管理工作也要跟上時代的發展，在信息化時代，數據的管理需要精細化的管理，需要對這些檔案資料進行分門別類的管理，把這些檔案要建立起索引系統，這些數據要落實在信息化的系統中。同時還需要相關的人員來對這些數據進行管理，要有專門的人員負責管理的工作。
二、高校圖書館檔案存在的問題
目前階段，我國的高校圖書館檔案管理工作還很之后，在數字化建設方面還有很多工作需要改進。信息化時代的高校圖書館檔案管理工作主要存在以下幾個方面的問題。
首先是圖書館檔案建設基礎薄弱，數字化建設進展緩慢。很多高校的圖書館檔案管理工作還停留在紙質化辦公階段。很多的資料還是紙質的文檔，沒有進行電子化的處理，也沒有專門的系統對檔案進行管理。這樣就造成了數據的丟失風險加大了，也不利于資料的查找工作。更嚴重的是很多高校還沒有進行數字化建設的意識，這些學校多半是基礎設施還不完善，關于圖書館檔案的管理工作就更沒有多余的精力來治理。還有些學校的圖書館檔案管理系統形同虛設，沒有充分利用起來這些系統，主要表現是基礎資料沒有在系統中落實，系統建設和維護工作沒有做到位，沒有專門的人員來進行系統的維護，另外就是人員素質沒有跟上數字化系統的發展，人員與系統的配備情況不吻合。這些方面的問題對信息化時代的高校圖書館檔案管理工作都是極為不利的，大大影響了圖書館檔案管理工作的進行。
第二是圖書館檔案數字化資源沒有得到充分的利用和開發。有些高校的圖書館檔案進行了數字化的建設，其成果也是顯著的。這些圖書館檔案資源是極其豐富和寶貴的，他們本應該為在校師生的科研和教學工作提供更多的便利，但是實際情況卻讓人不容樂觀。由于學校對這些資源沒有進行必要的宣傳工作，導致很多師生對自己學校的圖書館檔案資源不甚了解，他們還在苦苦尋找資料，而這些資料就在自己學校的圖書館里面被深深地埋藏。對圖書館檔案數字化資源沒有得到充分的利用和開發，這樣就造成了很大的資源浪費。
三、信息化時代高校圖書館管理工作的創新措施
在數字化的信息時代，根據高校圖書館檔案的這些特點，要改進對其的管理工作。這些改進和創新的工作對信息化時代的高校圖書館檔案管理工作是十分必要的。主要有以下幾個方面的創新措施：
首先是加速高校圖書館檔案數字化網絡建設；對于一些還沒有對圖書館檔案進行數字化建設的學校來說，其當務之急是要進行高校圖書館檔案數字化網絡建設，加強自身的數字化建設工作，努力完善圖書館檔案管理的信息化系統。這是對圖書館進行數字化管理的基礎，沒有這個圖書館檔案數字化網絡建設，就無從談起對圖書館檔案的信息化管理。
第二是加強檔案自動化管理系統中的人員配備；有了這個數字化的管理系統，還要加強相關管理人員的配備和培訓。要有與系統相匹配的人員來對高校的圖書館檔案系統進行良好的管理，這樣才能充分發揮高校圖書館檔案管理系統的作用，為師生提供更多更好的服務。其中對人員的培訓工作尤為重要。
第三是完善檔案信息的安全管理。在信息化時代，信息的安全工作要引起學校的足夠重視。既然這些圖書館檔案資料是寶貴的，就要注重對這些資源安全性的保障工作。
【關鍵詞】檔案管理；現代化；創新路徑
檔案管理現代化有利于突出其服務功能，為檔案需求者提供更快捷、更精準的檔案信息服務，是促進檔案資源高效應用的重要途徑。檔案通過文字、圖像等記錄了歷史資料，這些珍貴的資料有著不可估量的價值。通過檔案那個了解社會經濟的變化、政策制度的演變，社會發展的過程等，是完善組織管理、優化人事制度、制定發展決策中不可或缺的信息支持。在現代化檔案管理中，需要進一步體現其便捷性、客觀性、完善性特點，為現代化檔案管理探索新途徑。
一、檔案管理現代化的內涵與構成要素
（一）檔案管理現代化的含義
現代化的檔案管理以現代管理理論為基礎，依托高科技元素和現代化管理手段，對傳統檔案管理模式進行創新優化，激發檔案從業人員的崗位積極性。利用現代信息技術為基礎，促進檔案管理逐漸向智能化方向發展，增加管理效益。在現代檔案管理當中，能夠體現出超大信息量、超小使用空間的理念，針對海量信息實現精細化管理，一改長期以來紙質檔案管理模式，增加管理的準確性和便捷性。在現代信息技術的支持下，融合現代管理模式，有利于檔案管理質量邁上新臺階。
（二）檔案管理現代化的構成要素
現代化的檔案管理需要具備五項要素。①全國性的檔案管理平臺，對管理硬件進行升級，從而為檔案的信息化管理創造良好條件。②管理模式需要進一步規范，根據市場需要、行業發展現狀等進行充分調研，針對調研結果對管理模式做出改革創新。③針對檔案資源進行補充和完善，充分發揮其決策依據的重要價值。④在信息系統建設中持續完善，加強不同區域檔案系統的兼容性能。⑤優化檔案管理人才機制，建設高水平、高素質的檔案管理團隊。
二、現代化檔案管理中存在的問題
（一）檔案標準化程度低
早在二十世紀八十年代，就已經開始對檔案管理的規范化建設，時至今日，已經形成了完善的行業管理體系。但是，檔案管理相對復雜，內部管理呈現分散、多頭特點，這些問題為在一定程度上增加了檔案管理的難度。一些單位在檔案管理當中各自封閉，尚未形成檔案信息的交互共享。雖然近年來檔案管理逐漸與國際管理模式接軌，但是綜合功能仍較為單一，尚未建立統一的管理和應用標準，檔案數據不夠完整，檔案信息尚未實現共享機制。政府對于檔案管理尚未制定統一標準，這就是管理過程中盲目性增加，上述問題造成了檔案管理能效下降、質量不佳。
（二）缺乏高級管理專業人員
當前，在檔案管理人員當中主要有三種類型，普通管理者、輔助管理者、高級管理者。檔案現代化管理模式的實現，對于更多高級管理者投入帶管理事業當中，這些高素質的管理人員除專業技術過硬外，還具有先進的政治覺悟，對國家政策有良好的領悟力，在專業領域表現突出。從當前檔案管理人員素質情況來看，不少管理人員學歷較低，綜合素質還有待進一步提高。由于人才限制，導致不少檔案管理的新理念、新技術不能及時引入工作當中，不利于檔案管理的優化升級。
（三）檔案管理投入不足
經費不足已經成為制約現代檔案管理創新的主要因素。一些主觀領導對于檔案管理改革的必要性認識不足，在資金支持方面缺乏持續性和穩定性，現代辦公設施未能及時引進到位。硬件投入不足造成工作效率難以提高，在工作中出現的各種問題不能得到及時解決，進而影響了檔案管理改革的可持續發展。
三、實現檔案管理現代化的建議
（一）加強標準化建設
在現代檔案管理中，需要構建起完善的管理標準，依托現代科技支持，實現行業管理的細化分工。在現代信息技術支持下，逐步實現檔案信息共享，在信息管理當中體現出協調一致特點。在檔案數據管理、信息共享、數據存儲中，構建起統一管理標準，只有這樣才能促進檔案管理走向科學化和規范化。檔案管理者要積極轉變管理理念，盡快落實各項管理指標，進而形成統一發展、協調共進的良好發展格局。
（二）實現管理現代化
現代化檔案管理需要進一步強化創新意識，對于檔案管理工作人員來說，需要在日常工作中強化現代意識，引入科學發展觀，利用先進的現代科技探索更有效率的管理手段，積極改變陳舊的管理模式，在檔案管理當中凸顯服務意識，將服務作為檔案管理改革的重要內容，體現出人性化管理特點。在工作中將理論與實踐相結合，促進檔案管理向現代信息化方向發展。
（三）加快復合型人才培養
檔案管理現代化的實現需要有高素質的人才團隊為基礎，作為檔案管理人員，需要結合工作創新需要不斷自我提升，實現管理人才的進一步優化。同時還需要積極引入外部人才，尤其是復合型人才。提供培訓、在職學習等方式，促使檔案管理工作者不斷提高專業素養，培養其吃苦耐勞的職業精神，在工作中體現出銳意進取、服務創新的新理念，進一步優化人才結構，構建起綜合素質過硬、專業能力突出的檔案管理團隊。
結語
在現代科技與管理技術不斷優化的大環境下，檔案管理逐漸走向現代化。在檔案管理工作中需要緊跟時代步伐，積極學習、主動實踐，在工作中融合管理意識和安全意識，提高工作效率。在各級政府主導下建立起覆蓋全國的檔案管理網絡，依托信息平臺優勢實現檔案信息的及時傳遞，促進管理隊伍的優化升級，為檔案管理現代化的實現不斷探索實踐。
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關鍵詞：檔案管理 信息化管理 高職院校
隨著國家大力發展高等職業教育事業，教育改革的深入，對于高職院校來說，學生、教職員工的檔案數據每年都會出現大量錄入、遷出等變動，檔案數量隨之也增長非常快， 檔案的變動、更新、維護，確實是對檔案管理工作的巨大挑戰。如何對高職院校的檔案信息資源進行高效的管理？如何實現高職院校檔案信息化建設？我認為計算機化的現代檔案管理是大勢所趨，隨著信息化程度的提高，電子檔案越來越廣泛地應用于日常辦公與管理，以促進實現高職院校檔案管理的科學化、現代化和規范化，使每個學生和教職工的檔案更健全、更完善。
1 高職院校檔案管理目前的現狀
1.1 高職院校普遍存在檔案管理工作意識薄弱、滯后現象。目前，檔案管理工作在很多院校都得不到相應的重視，同時對檔案管理工作的重要性缺乏必要的認識。在這些高職院校看來，學生數量，以及由學生產生的經濟效益才是第一位的，在他們的意識形態中根本沒有將檔案管理工作放在第一要位，檔案管理工作不會對學院的長遠發展起到任何的影響，進而在一定程度上忽略了檔案管理工作。這種認識主要體現在學校的領導方面，同時在學校的有些教職員工身上也有所體現。但是，還是有許多同志在從事檔案管理工作的過程中，對檔案管理工作具有比較強的意識，這些員工對檔案管理工作都有明確的認識。因為檔案管理工作是一項具有內部性和保密性的工作，同時也是默默無聞的工作，根本沒有人注意，因此，檔案管理工作的重要性，有的同志卻看不到。甚至有些同志認為，檔案管理員的工作就是進行檔案管理，而與自己沒有任何關系；有的同志對檔案管理工作的重要性流于口頭形式，而在實際工作中卻又是另外一碼事。上述情況充分地證明了，在學校的教師隊伍中有相當一部分人對檔案管理工作缺乏正確的認識。
1.2 檔案管理機制和方法比較落后。學院的檔案分為：干部人事檔案、文書檔案、科技檔案、財會檔案等幾大類。按理說這些檔案應該統一歸到一起管理，但目前學校，都沒有理順關系，存在各自為政、材料分散管理的格局。比如要查一個教師的人事檔案要在組織部門或人事部門或辦公室去查詢；查這個教師的教學情況、教學獎懲的材料，又要在教務處或師資科查找。所以分散的管理模式，在一定程度上影響檔案材料的真實性。檔案材料形式單一，未實現電子文檔的方式存儲文件檔案。檔案管理工作的模式比較落后，降低了檔案的使用價值。目前，在許多高職院校其檔案管理工作還處于手工、紙質處理階段，根本不具備進行現代化管理的設備和手段，檔案資源的存貯和共享根本不能實現。
1.3 高職院校檔案管理工作量大。對于高職院校來說，每年都有新生入校、老生畢業、就業或繼續深造、新教師入校參加工作，教職工的調出等一系列的學生、教職員工的檔案數據變動、變化呈現出數量大、變動比較頻繁，以及跨區域調動等，另外，對檔案進行維護、保存等日常管理，都要消耗巨大的人力、物力、財力等。
1.4 有待實現檔案信息電子化、現代化管理。隨著科學技術的不斷發展，計算機和網絡得到推廣和使用，在這種環境下，傳統的以紙為載體的檔案管理將會受到嚴重的沖擊。電子化檔案管理已成為當今的發展趨勢，其在檔案管理中的優勢還沒有得到充分的展示。當前學校檔案管理依然是紙質檔案作為保存的主流，書寫速度慢，工作量大，嚴重影響了案卷質量和收集時間。在高校數據庫中，如果現代化設備和電子信息技術沒有應用到檔案管理工作中，那么電子信息管理只是一種稱謂，在檔案管理中只能起到檢索、交換、備份的作用。當前，對檔案進行電子化管理，還處于推廣階段。在檔案管理中，對于自動化軟件的選擇和使用，其管理工作人員還沒有真正發揮計算機和網絡的優勢。
2 檔案管理工作建設中的對策
2.1 對檔案工作加強管理，強化教職工的檔案意識。通常情況下，高職院校要建立規范化、科學化的管理制度對檔案館進行管理，進而提高檔案管理的現代化水平。要在一定程度上，豐富館藏信息，做到檔案工作有據可查，進而使檔案工作為學院發展提供服務。因此，領導要不斷更新觀念，提高建設檔案的意識，對學院的各項工作通過檔案資料進行處理和規劃，進而為檔案工作奠定基礎；在檔案管理工作的過程中，需要全體教職工積極配合，進而使檔案管理工作落到實處，從領導干部到具體的工作人員、到全院教職工都要與時俱進，對檔案管理工作進行改革，進而滿足社會發展的需要。最大限度地爭取領導對檔案管理工作的支持，真正意識到檔案工作的重要性，同時將檔案管理工作納入議事日程，將檔案管理工作與其他工作進行同時布置，同時檢查，同時驗收。另外，要不斷鞏固和強化教職工的檔案管理意識，從思想和行動兩個方面，讓他們真正意識到檔案管理工作對學院和個人的發展都具有非常重要的作用，進而在實際行動中，主動配合檔案部門的各項工作，積極的參與到學院檔案建設中去。
2.2 建立和完善規章制度，對檔案工作進行科學化、規范化管理，同時不斷提高檔案管理人員的素質。通常情況下，建立健全規章制度是開展檔案管理工作的前提和基礎，對于檔案管理工作來說，其頭緒眾多、并且瑣碎繁雜，如果不通過制度進行管理，那么就會出現無章可循、無所適從的混亂局面。因此，一定要完善諸如《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》等一系列規章制度，對各類檔案進行及時歸檔處理，實施檔案管理細則，明確檔案的歸檔范圍，以及保管期限和立卷歸檔等。進而為檔案資料的長期有效地收集和保存奠定制度保證。通常情況下，建立完善檔案管理制度，為實現規范化、科學化管理提供制度保證。管理人員素質的高低關系到檔案管理質量的高低，所以管理人員首先應具備優良的思想政治品質、樂于奉獻、吃苦耐勞的精神，其次就是要精于業務、有豐富的專業知識、扎實的專業基礎知識、豐富的現代檔案管理經驗，以及使用計算機的能力等。學院通過不定期的專業技術培訓，不斷提高檔案管理人員的綜合能力，不斷豐富檔案管理人員的專業的技術管理知識、健全現代管理手段，不斷提高學院的檔案管理水平。
2.3 計算機實現電子文檔檔案管理大大的提高了工作效率。學院應把檔案工作需要的經費納入學校經費預算，把檔案信息化建設納入學校信息化建設總體規劃，與數字化校園建設同步，為檔案機構添置必要的現代化設備，以便開展工作。原來的手寫、紙質的檔案管理、數據的統計、存儲都需要耗費大量人力，而且還容易疏漏出錯。采用信息技術可以使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便，從而減少管理人員的工作繁瑣性和工作量，相應的也提高了工作效率。
2.4 檔案管理實現電子化、現代化是必然趨勢。管理人員必須努力學習微機使用、管理知識，實現檔案管理電子化、現代化、規范化的建設。目前計算機技術和網絡技術的普及應用，形成了一個信息化的社會，這不僅提高了辦事效率，也為實現檔案管理信息化、網絡化提供了客觀的條件。傳統的紙質檔案靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱、對于距離較遠的跨省市區的單位共享或調度十分不利，造成信息更新效率低，文件信息查找困難等因素。利用現代化信息手段，高效的辦公自動化軟件的應用把檔案工作人員從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，從而實現檔案的體系管理，使檔案資料索引更靈活，搜索查找更快速便利。還可以根據不同要求實現分類、搜索、排序、過濾等操作，使文檔的管理和調度更便捷。而電子文檔的存儲方式多種多樣，如光盤、U盤、移動硬盤等環保、存儲量大、儲存時間長，受外部環境影響小，具有很強的穩定性和可靠性。
隨著現代科學技術的發展，對檔案信息進行電子化、現代化管理，在一定程度上為數據量大、更新快的高校檔案管理提供了便捷。繼續采用傳統的手工管理檔案方式已經無法滿足高校規模發展的需要，只有不斷提高檔案管理人員的專業技術管理知識、完善現代化管理手段、增強創新意識，才能使學院檔案管理工作邁上新臺階。
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