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財務檔案管理對于企事業單位的發展具有非常重要的信息提供的作用。現代是屬于信息化的時代，一切信息的整合利用都有助于企事業單位的發展。財務檔案可以完整、長久的保存下來，可以為以后的工作所需，也可以幫助企事業單位規范化發展。
一、財務檔案管理存在的問題
在企事業單位中，很多管理階層都忽略了對財務檔案的管理，管理意識薄弱，無法正確的認識財務檔案管理的重要性。每個企事業單位的財務信息都是很繁瑣，信息量很大的，因此，保存起來是一項工作任務很重的工作，但是，由于每個單位負責管理財務的人員有限，加上財務檔案的整理歸類是一項繁瑣的工作，因此，工作人員會忽視。造成對檔案管理的意識較為薄弱，對檔案對于企事業單位發展的重要性認識不足，導致有些檔案可能被損壞或丟失。
其次，企事業單位的財務管理人員的個人專業水平以及自身修養不高。由于財務檔案管理與會計共組相聯系，因此，多數企事業單位的財務檔案管理工作是由一些會計來負責的，會計缺乏專業知識，自身的業務水平也不高，對于檔案的管理較為模糊，并不能夠做到歸類整理，只是大概范圍的整理。這樣容易導致對財務檔案資料查找不方便，資料整理容易分類錯亂。
最后，財務檔案管理不規范，設施不完善。企事業單位對于財務檔案管理沒有形成一個專門的管理機構，由專門的檔案管理人員有序的管理，而是對財務檔案管理者方面工作處理的較為隨意，對財務檔案管理沒有形成專業管理人員裝訂、整理、歸類、查詢。目前，企事業單位的財務管理屬于整理的屬于會計管理，歸類的屬于其他辦公室人員管理，查詢的可能是另一個部門的，這樣就容易形成分散化、不規范化，在查找的時候較為麻煩。財務管理設施的不完善，財務管理的不規范化，以及無專門機構，造成財務檔案管理工作的整體質量和效果都大大降低。
二、規范財務檔案管理的方法簡析
（一）提高對財務檔案管理的認識
企事業單位想要很好的提高對財務檔案管理的水平，首先需要提高單位管理階層對財務檔案管理的重視性，提高他們對檔案管理的認識，了解其對單位發展的重要作用。管理階層人員應該積極完善單位對財務檔案的網絡管理，這樣可以有效方便的尋找有用信息。除了建立規范的管理網絡，管理層還應該制定規范、有效的規章制度，將財務管理工作納入單位重要工作環節，明確分配好每一個檔案管理工作人員的職責，從而提高財務檔案管理的有效性。
（二）提高財務檔案管理人員的自身素質和修養
企事業單位的財務檔案管理的工作人員一般都是非專業的管理人員，提高管理層對財務檔案管理的認識是提高檔案管理水平的第一步，其次還需要提高管理人員的自身素質和修養。企事業單位在招聘一些檔案管理人員時，需要考慮其專業知識水平、自身素質修養，檔案管理人員在不斷豐富自身專業素質的同時，還得不斷提高自身修養，提高自身工作能力，能夠更好的管理好財務檔案。單位還應該定期的對這些檔案管理工作人員進行多途徑的培訓，采取多形式的方式對管理人員進行專業知識上的提升，提高管理人員的實際工作水平和自身能力，提高他們對自身工作的保密管理，端正工作作風和工作態度。
（三）設置專業機構，管理財務檔案
企事業單位設置專門的管理機構，讓專業管理人士對財務檔案進行管理。對專業的財務檔案機構制定有效的規章制度，使得檔案管理能夠更加規范化，將對財務檔案管理納入部門的工作考核中，實行目標制，通過將對財務檔案管理的成果與自身的總體工作成果相結合，用這種方式來實行獎罰制，利用這種獎懲機制來提高管理人員的工作積極性，促進管理人員不斷的提高自我工作水平，提升自我修養，規范財務檔案管理機構的有效性發展。提高財務檔案管理的工作的積極性。
（四）建立專門的庫房，保管好檔案信息
財務檔案信息對于企事業單位的發展具有決定性的影響，在企事業單位的發展過程中也是必不可少的有效利用資源。由于每個企事業單位的財務管理檔案都非常的珍貴和重要性，因此，單位應該建立專門的庫房，保管好檔案信息，以便檔案遺漏、缺失、損壞等問題出現。企事業單位的財務檔案信息是永久性可利用資源，是單位發展的重要信息資源，因此，在保管方面要做到防潮、防濕、防盜、防霉等等方面的問題，并且對庫房的管理采取嚴格的規章制度，規范化管理，不可讓別人隨意進出。保證財務檔案管理的完好保存，可以做到檔案資料隨時為其使用外單位所利用。
（五）加強財務檔案信息化處理
現當代屬于信息化社會，互聯網快速發展，信息管理開始依附于互聯網。企事業單位的財務檔案信息較多，數據較為混亂，分類不同，尋找起來相對麻煩。因此，財務檔案管理應該利用互聯網，將財務檔案信息化處理，這樣可以便于管理人員對財務檔案的有效歸類和管理，節省時間，節約人力資源。便于加快財務檔案管理的數據庫建設，形成專業化建設，形成資源共享，網絡之間相互傳遞，服務更加便捷化。
三、結語
隨著時代的發展，國家和企事業單位的經濟開始快速發展，經濟的發展為企事業單位帶來了更多的機遇，也帶來了更大的挑戰。優化財務檔案管理的管理方式，大力培養專業知識豐富，自身工作能力較高的專業檔案管理人員，提高整體財務檔案管理水平，有助于提高企事業單位及其他個本門的有效發展。盡快實行財務檔案信息傳遞的網絡化，使用的便捷化，以及服務的更加現代化。
參考文獻：
[1]房潔.高校財務會計檔案管理中存在的問題及解決辦法[J].山東省青年管理干部學院學報，2006（3）.
關鍵詞：會計檔案 問題 對策
會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理作為財務管理的最后一個環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接了影響財務管理的質量和水平。檔案管理是一門學問，需要會計人員去認真學習、去積極探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業務技能和自身素質。因此，加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地為經濟建設和經濟體制改革服務。
一、會計檔案管理工作中存在的問題
1.對會計檔案管理工作的重要性認識不夠， 缺乏充分的認識， 意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節。許多單位只重會計業務，輕會計檔案管理，沒有專職的財務檔案管理人員。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓，大多數是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經驗，不懂得檔案的基本操作規程，對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規范要求，更談不上科學管理。
2.會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。
3.會計檔案管理人員綜合素質有待提高。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應有的職業道德，不堅持原則，不認真執行制度，不按規定去做，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規范，導致會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。
4.財務檔案管理不完善、不規范。設置財會檔案管理機構是工作的需要，也是法律規章的需求，但實際工作中財務檔案工作均不完善，不規范，都未設置此機構，檔案工作由會計人員兼職。財務會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因導致會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。
5.紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。 有的單位將會計信息存人磁性介質后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調閱。
二、完善會計檔案管理工作的對策
1.統一思想，加強領導，提高檔案管理的重要性的認識，規范管理。《檔案法實施辦法》第五條指出： “機關、團體、企業事業單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展。”《 會計檔案管理辦法》第四條則更加明確地規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。”由此可見，是否重視對會計檔案的管理，是一種嚴肅的法制行為。各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。
關鍵詞：財務；檔案管理；問題；對策；發展；工作
1 引言
亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。財務檔案是記錄和反映公司經營全過程的重要經濟史料和憑證，是公司檔案的重要組成部分。為加強財務部財務檔案的管理，規范財務檔案管理過程中所涉及環節，妥善管理財務檔案，避免由于管理不善而導致公司遭受損失，財務檔案管理人員必須嚴格按照相關的管理措施和規范，提高財務檔案的管理成效和水平。
2 當前財務檔案管理的現狀
2.1 思想意識相對淡薄，重視程度不夠
隨著企業的不斷發展，部分財務檔案管理人員的思想意識卻沒有進一步的提高和轉變。很多財務檔案的管理人員，在工作上態度相對懶散、思想意識相對淡薄，對于財務檔案管理的重要性缺乏一定的認識，這就導致了財務檔案管理工作在企業的發展中常常處于不良的工作狀態和氛圍。
2.2 財務檔案管理的制度性規范相對缺乏
很多企業中雖然對財務管理制度有著明確的制度規范，但是在財務檔案管理崗位的職責和職能中卻沒有一個充分的、清晰的說明和條款。很多企業中，其財務檔案管理的規范是沿用著財務管理內容來開展的，其針對性和專一性相對較欏S行┢笠鄧淙揮忻魅返牟莆竦蛋腹芾碇貧齲但是由于其規范性較弱，約束力不強的原因，也導致了很多企業的財務檔案管理崗位不能充分的發揮其職能性和主觀能動性。
2.3 信息化程度相對較低
隨著信息化時代的不斷發展，企業財務檔案管理崗位也充分享受了科技發展的紅利。但是在實際的工作中，企業尤其是中小企業對于財務檔案管理信息化的進程和重要性認識相對較低，很多檔案管理工作依然沿用著傳統紙張檔案管理的模式，工作成效相對較低。
3 與時俱進，財務檔案管理的幾點想法
3.1 轉變工作態度，提高工作積極性
提高財務檔案管理成效，首先的就是要提高財務檔案管理人員的思想認識和工作態度，提高其工作的積極性和有效性。只有充分的提高和約束好檔案管理人員的思想，才能積極的鼓勵和引導他們落實到實際的工作過程中去。所以企業在崗位的職能和職責書上，需要進一步的對相關的工作人員進行思想教育和崗位流程落實。
3.2 加強信息化與數字化檔案管理建設
信息化和數字化帶給財務檔案管理的改變是幫助企業的檔案管理，從傳統紙質、繁雜、低效率的檔案管理成效中走出來，通過信息化與數字化的檔案管理模式，積極的推動企業財務檔案管理工作成效的推進。比如傳統的財務檔案管理中，公司需要調閱某一年、某個部門的檔案管理，需要工作人員花費很長的時間去尋找。而通過數字化和信息化的手段，財務檔案管理人員只需要在電腦的檢索頁面，輸入相關的限定信息，然后把檢索的頁面通過E-mail或其他信息途徑即時的傳輸給相關請求的人員，工作效率提高的層次是呈比例的上升。當然，這一切都需要前期的紙質檔案數字化的存儲過程。
3.3 提高企業的重視度，加大檔案管理設基礎設施和用具的投入
很多企業在財務檔案管理信息化的過程中，還需要進一步的加大對其基礎設置和辦公用具的投入。通過提高預算、加大投入、優化部門結構等形式，切實的提高相關財務檔案管理部門的工作積極性和成效性。
3.4 科學的設置對財務檔案管理人員的考核和評價
考核和評價是企業對員工和部門進行科學和細致化評判的依據。但是現階段很多企業在財務檔案管理的考核和評價中，考核內容相對較為寬泛，不能充分的體現財務檔案管理部門的工作特殊性和系統性，考核的結果也沒有進一步的與企業職工的福利、職稱、晉升等有效的結合在一起。所以企業應該在不斷的完善考核內容的基礎上，細化考核的標準和條款，并且把工作人員的工作態度、工作過程、工作流程、工作心得、工作跟進、信息化技能等等有效的結合在一起，提高檔案管理考核和評價的公平、公正。
4 結語
總之，切實的提高企業財務檔案管理對于企業的進一步發展有著重要的保障意義。作為企業財務檔案管理的人員，需要進一步的立足財務檔案的實際情況，結合本企業的發展現狀，行之有效的開展相關的財務檔案管理工作。此外，作為現代化的財務檔案管理人員，應該與時俱進，通過不斷的提高自身的檔案管理素養和技能，為企業的檔案管理發展做出自己的貢獻。
參考文獻
[1]趙蘭珍.醫院財務檔案管理工作中存在的問題及對策[J].中國煤炭工業醫學雜志.2012（02）
[2]安玉英.談我國高校財務檔案信息化建設[J].遼寧師專學報（社會科學版）.2016（05）
[3]曲艷華.新形勢下對財務檔案管理的探析[J].山東省農業管理干部學院學報.2013（01）
[4]付文芳.行政事業單位財務內部控制重構與優化研究――基于會計信息化環境[J].中國商論.2016（33）
關鍵詞：財務檔案管理 財務管理 企事業單位
財務管理工作中充分加強檔案管理工作的力度，不斷提升財務檔案管理水平是當今社會經濟環境中企事業單位得以發展的內在保障。企事業單位的發展離不開相應的經濟支持，資金環節的暢通和相關數據會計資料真實、完整對企事業單位的管理有效具有重要意義。因此，規范財務檔案管理，能有效提升財務管理水平，實現企事業單位的管理效能，實現經濟效益提升。
一、企事業單位財務檔案管理內容
1.財務檔案管理工作的基本內容。第一，資金使用過程中形成的憑證，如賬目記錄憑證、會計資金匯總憑證等。第二，財務報表。第三，會計賬目，包括資金流通情況、固定資產內容等。第四，銀行存款對賬單以及會計檔案等。第五，電子檔案記錄。第六，財務電子檔案數據升級的相關數據存檔和備份文件。第七，財務相關數據的維護記錄本。第八，相關設備設施。第九，審核后的會計檔案。第十，與企事業單位相關的財務管理資料和數據。
2.財務檔案管理工作的重要性。首先，財務檔案管理工作的有效開展能提升企事業單位對內部經濟業務的掌握程度，不斷完善財務工作，并加強企事業單位經濟活動的記錄科學性。其次，財務檔案管理工作的開展更是有效解決經濟行為造成的經濟糾紛的主要依據，有利于促進企事業單位在良好穩定的環境下發展。最后，財務檔案管理工作的加強更是國家進行經濟政策決策的重要基礎數據參考依據。
二、檔案管理存在的問題
企事業單位在進行財務管理過程中對財務檔案管理工作的重要認識水平不足，不能充分有效地利用其對管理進行服務。財務檔案管理工作是一種對企事業單位的經濟活動等相關信息進行保存的重要依據。但是由于管理人員缺乏管理認知，造成財務檔案管理工作人員不足，工作業務繁重而效率低下的局面。另外，管理上不被重視造成員工對財務檔案資料的收集、整理往往也不積極，管理意識淡薄，以致部分財務檔案缺失、損毀。財務檔案管理工作人員的專業能力較低，財務檔案管理工作的機構設置不完善，財務檔案管理工作的規范性不夠
三、財務檔案管理工作效率提升的主要舉措
1.加強財務檔案管理工作的理性認知。第一，財務檔案管理認知水平的提高需要進行綜合方面的宣傳與引導，企事業單位中應當積極開展針對財務檔案管理工作重要性的學習與探討，對財務檔案管理的有效利用以及再利用問題進行深入探討和分析，使企事業單位的領導與管理者充分認識到財務檔案管理的重要意義。企事業單位的領導者們也應當發揮主觀能動性，進行積極的學習，自覺接受財務檔案管理問題方面的學習。第二，財務檔案管理工作具有重要意義。相關的企事業單位管理工作應當充分分清主次，相關部門也應當充分創造條件配合財務檔案管理工作的開展，實現部門之間的資源共享與合作，只有這樣才能真正地提高企事業單位管理工作效率。
2.實現財務檔案管理部門的專業技術水平與能力提升。企事業單位的檔案管理人員應當適時開展專業技能與綜合素質方面的培訓與指導，目的是為了促進財務檔案管理工作的效率提升。在進行培訓的過程中，應當形成獎勵機制，對從事該項工作業務能力突出和綜合素質較高的員工進行獎勵，激發員工的工作熱情。相應的監督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財務檔案管理水平，提高檔案的可利用價值。
3.財務檔案管理機構建設充分加強。在進行企事業單位財務檔案管理工作過程中，應當不斷完善財務檔案管理機構建設。檔案管理工作涉及到的信息量非常大，只有形成合理的工作思路，建立相應的機構環節才能真正做到管理效能提升。
4.財務檔案管理工作的信息化管理。企事業單位進行財務檔案管理的過程中應當注重檔案管理工作的信息化、現代化建設，實現檔案管理的電算化系統建設，只有這樣才能真正做到財務管理數據構件信息化，并實現高效的信息建設。加強庫房建設也是確保財務檔案管理的有效性的關鍵，企事業單位需要考慮到財務檔案存檔所需要的基本條件，建設其能夠支持不同類型檔案存儲的庫房，紙質財務檔案需要管理人員加強對庫房干燥度和通風工作的重視，而移動硬盤等技術型數據存儲設備要求企事業單位加強對其的技術管理。
綜上所述，要實現高效的財務檔案管理，只有不斷地推進財務檔案管理工作建設以及深挖資源利用功能，才能真正做到企事業單位的長足發展。
參考文獻
關鍵詞：會計檔案問題對策
會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理作為財務管理的最后一個環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接了影響財務管理的質量和水平。檔案管理是一門學問，需要會計人員去認真學習、去積極探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業務技能和自身素質。因此，加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地為經濟建設和經濟體制改革服務。
一、會計檔案管理工作中存在的問題
1.對會計檔案管理工作的重要性認識不夠，缺乏充分的認識，意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節。許多單位只重會計業務，輕會計檔案管理，沒有專職的財務檔案管理人員。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓，大多數是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經驗，不懂得檔案的基本操作規程，對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規范要求，更談不上科學管理。
2.會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。
3.會計檔案管理人員綜合素質有待提高。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應有的職業道德，不堅持原則，不認真執行制度，不按規定去做，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規范，導致會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。
4.財務檔案管理不完善、不規范。設置財會檔案管理機構是工作的需要，也是法律規章的需求，但實際工作中財務檔案工作均不完善，不規范，都未設置此機構，檔案工作由會計人員兼職。財務會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因導致會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。
5.紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。有的單位將會計信息存人磁性介質后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調閱。
二、完善會計檔案管理工作的對策
1.統一思想，加強領導，提高檔案管理的重要性的認識，規范管理。《檔案法實施辦法》第五條指出：“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展。”《會計檔案管理辦法》第四條則更加明確地規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。”由此可見，是否重視對會計檔案的管理，是一種嚴肅的法制行為。各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。
2.加強會計檔案工作人員的全面培訓，提高管理人員的綜合素質。會計檔案管理人員的綜合素質包括思想素質、業務素質和職業道德。提高會計檔案的案卷質量，會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了．會計檔案案卷質量的高低。《檔案法實施辦法》第八條則將“組織、指導本行政區域內檔案工作人員培訓”，作為縣級以上地方政府檔案行政管理部門的重要職責之一。《檔案法》第九條規定：“檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。”因此，各單位應該依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓的重要內容，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育，在財務檔案管理的過程中，如果能夠統一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得財務檔案相關信息在質量上得到提高，對企事業增強活力、競爭力，適應社會主義市場經濟的發展起到重要的作用。
3.建立健全財務檔案管理的規章制度。要使財務檔案規范化，必須將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財務檔案工作人員職責》、《財務檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、、《財務檔案保密制度》、《財務檔案移交、銷毀制度》等，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務檔案管理工作有章可循。
4.要定期進行會計檔案資料鑒定銷毀。《會計檔案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作了明確規定。會計檔案人員會同財會部門，積極搞好會計檔案的鑒定工作，有價值的妥善保管，無價值的大膽銷毀，對于涉及保管期限已滿、暫未清結的債權債務和其它未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出重新立卷，并在銷毀清冊的備注欄內及保管清冊的相關欄內注明。
關鍵詞：會計檔案；檔案管理
會計檔案是重要的經濟檔案，是國家檔案工作的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一， 會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理作為財務管理的最后一個環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接影響了單位財務管理的質量和水平。因此，加強會計檔案管理進一步提高會計檔案的管理水平，充分發揮會計檔案在各項事業中的重要作用。
1 會計檔案的特點及其作用
1.1 會計檔案的特點
1、來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經濟核算、財務收支的單位都會形成會計檔案。
2、整體性。一個會計年度產生的會計憑證、會計賬簿、會計報表等，他們之間相互聯系，有了憑證，才有賬簿；有了賬簿，才有報表，這是一個不可分割的整體，保持會計檔案的整體性，是管理好會計檔案的基礎。
3、形成過程的嚴密性。會計核算是利用設置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續、系統、完整地記錄、反映和監督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。
4、規律性。一個會計年度所形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表等，要反映某項經濟活動時，從業務發生到結束上報，能連續不斷地記錄，便于進行正確的計算和綜合分析，經濟業務活動之間相互制約、緊密聯系、環環相扣，這種內在的規律性，遠遠超過了其它檔案。
1.2 會計檔案的作用
1、會計檔案直接影響經濟工作。會計檔案是預測、決策經濟情況，開展會計分析的重要依據，真實、完整的會計檔案是反映、監督、參與經營管理的重要信息資源，國家利用各企事業、機關的會計檔案反映的數據逐級匯總，可以考核國民經濟各部門有關計劃和預算的執行情況，從而制訂更適應國家經濟建設的計劃和決策；還可以利用會計檔案提供的原始數據，科學地預測未來，制訂最優化的管理方案，以最低的成本獲取最大的經濟效益。
2、會計檔案保護國家利益不受侵犯。改革開放給經濟建設帶來了生機和活力，但由于原有法律法規還不夠完善，一些單位和個人利用政策上的漏洞，巧立名目，鋪張浪費，使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經法紀的情況真實地記錄下來，及時發現問題，阻止腐敗的產生、蔓延、打擊經濟領域的不法行為，解決經濟糾紛，從而確保國家的經濟利益。
2 我校會計檔案管理工作現狀
裝訂會計憑證使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容逐項填寫齊全，裝訂完畢按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了會計賬簿按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。會計報表逐頁編制序號，填寫“會計檔案卷內目錄”。按照高等學校檔案要求在左上角蓋上全宗號、目錄號、案卷號印章，并填寫內容，一年會計年度一個案卷號。 當年會計檔案，在會計年度終了后，由財務部門保管一年，第二年年初移交學校檔案保管部門歸檔，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，綜合檔案室會同會計部門和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。同時會計檔案保管期滿，需要銷毀時，會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊，嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。
3 會計檔案管理工作中存在的問題
1、對會計檔案管理工作的重要性認識不夠 。單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識，只注重內部財務項目的實施，輕會計檔案管理，存在會計業務與會計檔案管理相脫節的現象。
2、會計檔案管理制度不夠健全。首先是對會計檔案的管理不夠重視，認為會計檔案只是綜合檔案管理的一部分，因而在制度建設中沒有建立一整套會計檔案管理制度。
3、會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規范。有些單位不能及時裝訂會計憑證，或長時間放在一個紙盒里；會計憑證裝訂封皮項目填寫不全，或將會計憑證、會計報表等資料混亂放置；會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管。造成日后工作中不僅查找非常困難，也影響了單位經濟預測目標的困難。
4 完善會計檔案管理工作的對策
1、統一思想，加強領導，提高檔案管理的重要性認識，規范管理。需嚴格按照《會計檔案管理辦法》第四條規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密”。單位的領導及檔案人員要加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。
2、健全會計檔案管理各項規章制度。要做好財務檔案管理工作，必須根據《會計檔案管理辦法》、并結合工作實際，建立和健全一整套檔案管理制度。如我單位綜合檔案管理辦法實施以來，先后制定了《財務檔案工作人員職責》《財務檔案保管制度》、《財務檔案移交、銷毀制度》等，進一步規范學校會計檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使會計檔案管理工作有章可循。
3、規范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。根據學校檔案管理規章制度要求，進一步加強會計檔案操作規程，提高學校會計檔案管理質量。
[關鍵詞]會計；檔案管理；事業單位
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.159
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）08-0209-01
1 會計檔案的分類
會計檔案主要記錄與單位業務經濟相關的重要資料、各種收據和歷史記錄等，方便單位查證和核算，包括會計賬簿、會計憑證以及財務相關報告。主要有以下幾類。
（1）會計憑證類：匯總憑證、賬目憑證、原始憑證以及其他會計憑證。
（2）會計賬簿類：日記賬、輔助賬簿、明細賬目、總賬目、固定資產卡以及其他會計賬簿。
（3）財務報告類：年度、季度和月度的財務報告，包括會計報表、附注、附表和相關文字說明等。
（4）其他類：銀行對賬單、銀行款項調節表、會計檔案流向清冊、會計檔案注銷清冊、會計檔案托管清冊以及其他需要留檔的會計核算相關資料。
2 當前會計檔案管理中存在的問題
2.1 電子數據檔案應用不廣
隨著會計電算化的推進，大部分事業單位都放棄了舊式手工紙質記賬方式，而采用電算化進行會計工作，給會計核算工作帶了諸多便利。財政部門專門頒布的《會計電算化工作規范》，進一步明確了會計電算化的重要性，并詳細定義了電算化會計檔案內容，規范了電算化會計檔案的管理防護工作，要求做好防潮、防火、防塵和防磁細節，養成備注雙份重要會計檔案的自主意識，以備查證。但是，目前仍有很多單位因為電子設備和工作人員自身問題等各種原因，忽視電子數據備份的重要性，只是把計算機打印的賬本和憑單等歸納到會計檔案進行保管，沒有做好雙份備注工作。也有些單位單純依賴計算機電子數據備份，一旦電腦出現故障就可能造成備份數據丟失，或者財務軟件更新后未保存原有數據，致使電子數據無法查閱。
2.2 部門預算方法新形勢的要求
《會計檔案管理辦法》于1999年1月1日實施，隨著科學技術的迅猛發展，其中的部分規定已無法適應新形勢需求。2002年，我國已經開始全面實行部門預算，所有事業單位都實行了編制部門預算方法，這種部門預算方法在事業單位中得到廣泛接受和實施，并取得良好反響。部門預算方法統一和規范了編制預算辦法，使財政保障的程度顯著升高，有效促進社會經濟事業的和諧發展。在事業單位實行部門預算方法時，進行的“二上二下”編程會產生一系列對應的輸出表，是部門預算的相關細則業務材料，在會計工作中的意義重大，有著較強的可比性和連貫性，如果只是保存其文書檔案的話，無法對財務情況進行準確、有效地分析利用。
2.3 會計檔案管理工作主管部門不明確
很多企業的會計檔案管理的主管部門是由出納兼任的，明顯違反了行業規則。在實際會計工作中，主管部門很少關注《會計檔案管理辦法》，檔案部門的年度檔案業務培訓也沒有將會計檔案人員包括在內，會計檔案管理處于無人管束的境地。企業的會計工作很受重視，每年都會投入資金對會計人員進行業務培訓，這些培訓雖然偶爾會涉及會計檔案管理內容，但大都偏重于理論方面，缺乏實踐指導意義。這導致企業會計檔案管理質量不高，檔案封面信息填寫不齊全，裝訂不夠規范，檔案分類歸納不夠到位，很多檔案沒有目錄或者目錄不夠詳細，使得會計檔案管理的處于混亂狀態。
2.4 單位財務部門和檔案部門職責不明確
《會計檔案管理辦法》規定：“各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫且由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。”很多單位雖然設立了檔案機構單位，但是會計檔案仍然由會計機構進行保存，由于檔案機構處理的檔案比較繁多，很難及時對會計檔案進行及時歸檔和整理，會計檔案是國家檔案的重要組成部分，這樣的處理方法明顯不妥，影響到檔案的處理有效性。
3 如何解決會計檔案管理問題
3.1 加強對會計電子檔案的管理
會計的信息化程度越來越高，電子檔案比紙質檔案有更多的優勢，很多檔案都以電子檔案的形式保存，但把紙質檔案轉換為電子檔案，并不意味著檔案管理工作的結束，還應嚴格按照《會計電算化工作規范》的要求，對電子檔案數據進行備份，根據檔案重要性的不同，選擇電子檔案的存儲介質。載有會計檔案數據的光盤和磁盤應該放在防潮防磁的容器里。
3.2 修訂會計管理辦法的規范操作制度
應該擴大對賬單的定義，不僅僅局限于銀行出具的對賬單，部門預算表也應該納入會計檔案中，使會計檔案起到還原企業經濟活動和組織活動歷史畫面的作用。
3.3 加強會計檔案管理人員的技能培訓
人才是企業發展的源動力，對于會計部門也是如此。財政部門和檔案部門應定期對檔案人員進行培訓，規范會計檔案管理人員檔案分類、立卷、裝訂、移動、編寫目錄等具體操作，把會計檔案管理納入企業日常工作檢查中。
主要參考文獻
關鍵詞：會計檔案；管理；發展；對策
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）06-00-01
會計檔案主要是指機關、企事業單位等在經濟活動中形成的會計原始憑證、賬簿、報表等會計材料，完整的會計檔案可以原汁原味的反映企事業單位經濟活動的歷史畫面和會計操作過程，為領導層決策提供一定的依據。筆者認為，隨著會計檔案管理改革的深入推進，會計檔案管理在企事業單位經營活動中將發揮越來越重要的作用，因此必須加強對會計檔案管理工作的認識，認真研判其發展趨勢及問題，推動會計檔案管理走上規范化、科學化道路。
一、會計檔案管理的特點及重要性
1.會計檔案管理的特點。會計檔案管理具有整體性、專業性和連續性等特點。整體性是指企事業單位在一個會計年度里產生的會計憑證、賬冊和報表等具有密不可分的關聯，是一個不可分割的整體，從而成為會計檔案管理的重要基礎。專業性是指會計檔案通過會計核算這種特有的專業手段完成，以數字記錄和反應企事業單位的經濟活動，會計憑證、賬冊和報表有特定的格式及項目，檔案的裝訂和保管也有相應的專業要求。連續性體現在一項經濟活動從業務發生到結束，可以利用會計核算的方式，連續不斷對會計對象進行完整的記錄、反映和監督。
2.會計檔案管理的重要性。首先，會計檔案管理是經濟管理的重要組成部分，全面反映經濟活動的歷史面貌，為企事業單位制定發展戰略提供可靠的財務信息。其次，會計檔案是證明經濟單位合法經營的憑據，也是監督企事業單位經濟活動的有效手段和工具。第三，良好的會計檔案管理有助于成本控制，特別是在會計電算化背景下，可以進行大量的數據分析和趨勢研判，為企事業單位壓縮成本、編制預算提供依據。
二、會計檔案管理的發展趨勢及現狀
1.會計檔案管理的發展趨勢。隨著市場經濟的不斷深入和信息技術的迅速發展，傳統的會計檔案管理面臨一系列創新和改革，主要體現在從紙質檔案向數字化檔案轉變，從人工管理向自動化管理轉變，從單一部門管理向跨部門、跨行業、跨地區檔案管理轉變等等。現代會計檔案管理就是要用現代管理的理念對會計檔案理論研究、聲像檔案采集、檔案編研利用、檔案信息化建設等，提出新的內容和要求。由此，以信息化為載體的會計檔案管理相比傳統的人工檔案管理也呈現出新的特點，如存儲內容信息量大、查閱速度大大提高、檔案管理更加高效便捷等。
2.會計檔案管理現狀。經過數十年發展，我國會計檔案管理建設成就顯著，但是不同單位、行業、地區間還不平衡，不少單位在工作中仍存在一些問題。
一是對會計檔案管理重視不夠，領導認識有偏差，認為會計工作僅局限于貨幣資金核算、工資核算和資金收支的監督等，導致會計工作與會計檔案管理脫節。會計人員上崗前也缺少必要的檔案管理培訓，重核算、輕管理現象較為突出。
二是會計檔案管理制度尚不完善。不少單位對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、移交等問題沒有做出明確的規定，直接影響會計檔案的規范化操作。
三是會計檔案管理工作基礎薄弱。缺乏專業人員管理和知識儲備，會計檔案存在填寫內容不全、裝訂不分類、排序不規范、目錄不準確等現象，造成會計檔案管理水平低下。
四是會計檔案管理的信息化程度偏低。受傳統檔案管理的影響，當前仍存在大量紙質檔案未實現數字化，無法形成完備的檔案信息庫，或者存在紙質檔案與數字化檔案信息不匹配、不能實現同步歸檔等情況。
五是人為破壞因素嚴重。會計人員將檔案存放在陰暗、潮濕的庫房，引發變質毀壞，個別人員甚至私自篡改和銷毀數據，造成經濟責任無處追查。企事業單位改制重組中，由于會計檔案資料不全，造成國有資產流失。
六是社會機構的介入弱化了會計檔案管理工作。很多單位委派第三方的審計、會計事務所對企事業單位財務情況進行核算分析，從而忽視會計信息檔案的保存及管理。
三、加強會計檔案管理的對策
1.提升對會計檔案管理重要性認識。會計檔案管理是企事業單位管理不可或缺的組成部分。領導要帶頭學習好相關法律知識，統一思想，加強宣傳，加大投入，改變會計檔案工作長期以來投入不足、設備老化、人員缺乏等狀況，全面提高會計檔案管理工作的軟硬件水平。
2.強化會計檔案的規范化和流程化管理。制定會計檔案管理標準，做到會計檔案完整收集、準確立卷、科學立卷和方便檢索。收集工作是檔案管理的起點，收集后將會計檔案裝訂成冊，保持收集資料和立卷的完整性和關聯性，繼而按照其內在特點和規律對會計檔案進行科學分類，最后規范編制目錄，細化為流水登記目錄、案卷目錄、專題目錄等。
3.加強會計檔案管理人員專業培訓。多層次、多渠道開展會計檔案管理人員的專業知識和法律法規培訓，使在職在崗培訓成為常態，提升會計檔案管理人員的職業技能和安全意識，建立相應的考核機制，有效規范會計檔案管理人員的行為。
4.建立會計檔案信息化管理平臺。推進會計電算化和檔案管理數字化的有機融合，將會計檔案數字化管理作為企事業單位信息化建設的重要組成部分。建立信息化的會計檔案管理平臺，改善會計檔案管理的軟硬件環境，借助局域網、互聯網來加強各部門及外界的溝通，利用信息技術實現會計檔案的高效管理。
5.加強會計檔案的內部監管。進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程，定期開展會計檔案管理制度落實情況的監督檢查，制定嚴格的審核和借閱制度。
四、結論
會計檔案是反映企事業單位財務活動的一面鏡子，各單位應積極深化會計檔案管理改革，健全各項規章制度，加強專業人員的引導和培訓，充分借助數字化技術的優勢，多途徑管理和利用好會計檔案資源，實現會計檔案的規范化、科學化管理，最大程度地發揮會計檔案在企事業單位經營管理中的價值。
參考文獻：
[1]張愛鳳.淺談深化會計檔案管理存在的問題及對策[J].中國管理信息化，2013（16）：3.
[關鍵詞]會計檔案；現狀；財務管理
會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務管理工作的重要內容，是會計檔案形成的前提和基礎。所以，進一步加強會計檔案管理勢在必行。會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理這一財務管理的最后環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接影響了財務管理的質量和水平。財務檔案管理是一門學問，里面有很多東西需要會計人員去學習、去探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業務技能和自身素質。因此，加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地適應社會主義現代化建設和經濟體制改革的需要。
一、會計檔案管理工作現狀與存在問題
1.對會計檔案管理工作的重要性認識不夠，缺乏充分的認識，意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節。有的單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識，只注重內部財務項目的實施，認為只要出具了財務報告，提出了財務意見，作出了財務決定，該財務項目就結束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認為財務工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，根本不把財務資料的整理歸檔工作列入議事日程。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓，大多數是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經驗，不懂得檔案的基本操作規程，對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規范要求，更談不上科學管理。
2會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計檔案管理要求。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案柜不足，將會計檔案裝入紙箱中，任意堆放。會計檔案管理及銷毀不規范。會計檔案管理不科學，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規范。
3會計檔案管理人員綜合素質有待提高。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應有的職業道德，不堅持原則，不認真執行制度，不按規定去做，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規范，導致會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。
4會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。
5.紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。有的單位將會計信息存人磁性介質后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調閱。
二、加強會計檔案管理工作的對策
1.統一思想，加強領導，提高檔案管理的重要性的認識，規范管理。《檔案法實施辦法》第五條指出： “機關、團體、企業事業單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展。”《會計檔案管理辦法》第四條則更加明確地規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。”由此可見，是否重視對會計檔案的管理，是一種嚴肅的法制行為。各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。
2制定規范，健全會計檔案管理各項規章制度。要做好財務檔案管理工作，必須根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合實際，建立和健全一整套相關的制度。首先，建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發揮其工作的積極性、主動性和創造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產劃分、固定資產、債權債務、經濟積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。
3加強會計檔案工作人員的全面培訓，提高管理人員的綜合素質。會計檔案管理人員的綜合素質包括思想素質、業務素質和職業道德。提高會計檔案的案卷質量，會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。《檔案法實施辦法》第八條則將“組織、指導本行政區域內檔案工作人員培訓”，作為縣級以上地方政府檔案行政管理部門的重要職責之一。《檔案法》第九條規定： “檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。”因此，各單位應該依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓的重要內容，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育，在財務檔案管理的過程中，如果能夠統一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得財務檔案相關信息在質量上得到提高，對企事業增強活力、競爭力，適應社會主義市場經濟的發展起到重要的作用。
4規范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。規范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。
5.同步計算機相關系統和檔案管理文件的升級。在近幾年財務會計檔案查詢中，常常出現打不開檔案管理系統的事件。這種情況的出現，通常由于計算機現在的會計電算化系統和保存資料的系統版本不一致。只需將系統恢復到舊的版本即可解決，但該問題的出現嚴重影響工作效率，所以，在進行管理系統升級時，需要同步升級舊的資料文件。磁性儲存介質應該放置在遠離磁場的地方，并注意防高溫、防霉、防塵保護。