時間：2023-07-14 16:35:45
導語：在施工檔案管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
關鍵詞：水利工程；施工建設檔案；檔案管理；評價指標；管理流程
水利工程施工建設檔案是保證水利工程質量安全和可維護性的重要參考資料，所以水利工程施工建設檔案管理工作一直以來都是承建單位在施工建設中的重要內容。某工程渠道長68.46km，設計引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，該渠道1標段長5.848km（樁號4＋085～9＋909）。渠道縱穿多條支流、公路和居民區，施工復雜度高，地質條件復雜。在建設過程中參與單位眾多，包含了勘察設計單位、承建單位、材料供應商、設備供應商、監理單位等，工程資料類型眾多、結構復雜，所以對于資料的收集、整理、分類、歸檔等一系列的檔案管理工作對于工程的開展與后期的維護具有非常重要的意義。
1檔案管理工作的內容
1.1檔案管理組織
檔案管理要有獨立的辦公室和專業的檔案管理人員，檔案管理辦公室要符合檔案管理要求，包括檔案保管要求，防水、防火、防潮等，還包括檔案應用要求，配置打印機、復印機、掃描儀、計算機等。檔案管理人員要具備檔案專業管理技術資格，熟悉水利工程施工建設全過程業務的開展順序與流程，通常配置兩名以上工作人員，可做到相互幫助與監督。檔案管理制度是檔案規范化管理的有效保證，包括檔案接收制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案統計制度等。檔案的分類與歸檔要具體到項目的個體單位，設立檔案保管期、責任人和工作節點目標。檔案管理經費由各項目的工作單位提供，將其納入單位工程年度經費預算中。建立檔案管理保障措施，明確檔案管理工作流程：（1）明確工程檔案的質量、份數、移交審批制度；（2）檔案管理的收集與整理工作要與水利工程施工進度和施工質量控制同步；（3）單元工程質量驗收時，驗收資料歸檔要具備完整性；（4）已驗收的部分工程檔案，在十日內必須完成歸檔、整編；（5）建立自查制度，將其納入部門考核。
1.2檔案管理整理、分類與歸檔
檔案的管理、分類與歸檔要保證文件資料的完整性、準確性、系統性。在水利工程施工建設開始前，就要收集工程開工建設的有關資料，其中包括施工技術資料、材料與設備資料、質量評定與驗收資料等。施工建設過程中，要及時對文件的施工圖、施工合同、施工規范標準等進行收集，保證文件材料與施工進度同步。檔案的保存形式多種多樣，對于紙質文件要保證材料的字跡清晰、圖表整潔，簽字審核手續完備。電子資料要進行備份，可采用刻盤等方式進行保管。標注的案卷名稱要簡潔準確，目錄編制規范，便于快速定位檔案位置。檔案的分類要根據水利工程施工建設的內容進行科學的劃分，如綜合類檔案、合同類檔案、進度控制資料檔案、質量控制黨刊、施工管理檔案、生產控制檔案等。要求工程建設的參與單位各職能部門要按時、按要求歸檔，移交各完成的工程檔案或者是根據施工需要調取檔案時要建立嚴格的審批制度，按照用戶需求移交有關工程檔案。使用完畢后，要及時歸還。工程檔案的收集與整理要根據工程節點設置考核辦法，保證完成各節點的檔案整編目標。
1.3檔案后期管理
檔案從工程部門接收后到檔案室要進行檔案的保存與統計，保存時要在檔案柜架上清晰的標出檔案的內容，根據檔案歸屬分類保存。檔案柜及檔案柜上的資料要整齊擺放，統一間距，檔案數量要與目錄數量相吻合，定期進行檔案檢查，落實三防工作，保證檔案的保管安全性。檔案利用時要根據目錄進行檔案定位，在信息化檔案管理過程中，可通過軟件系統通過關鍵詞定位，找到檔案所在位置。檔案的編研工作是對水利工程施工建設過程中的重要事記、科研成果、基礎資料等進行匯編，使檔案更加規范，做到能夠合理開發和利用。目前的檔案管理中，使用檔案管理軟件輔助管理已經成為了一種重要的檔案管理手段，將檔案的案卷目錄、文件級目錄、檔案簡介等建立數據庫，歸檔的電子文件直接存儲在服務器中，建立雙活數據中心，保證電子文件的安全性和7*24小時可利用性。
2檔案管理評價
2.1評價方法
檔案管理評價是以《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》和《水利工程項目檔案管理規定》等文件為依據，根據水利工程施工建設項目的具體情況建立檔案管理評價指標體系，擬定評價閾值、指標等參數，并采用層次分析的方法進行綜合評價。層次分析結構可劃分為三個層次結構，包括目標層、準則層和指標層。其中目標層A作為檔案管理的綜合評價，準確層B1為檔案管理組織機構，B2為檔案整理、劃分與歸檔，B3為檔案接收后的管理。指標層是以實際情況確定管理指標，Cij（i，j＝1，2，…，n），指標內容包括：檔案管理組織機構下分的管理機構人員、檔案管理設施、檔案管理制度、檔案管理經費、檔案管理保障措施；檔案整理、劃分與歸檔下分的文件資料完整性、文件資料的準確性、文件材料的系統性、歸檔與移交、節點目標完成情況；檔案接收后的管理下分的檔案保管與統計、檔案利用、檔案信息化和檔案管理標準化等。
2.2指標系數
指標系數依據檔案管理工作檢查過程中的實際情況，以及管理規范文件的評分標準，采用了等間距分級法確定系數標準。
3結語
水利工程施工建設檔案是水利工作中不可或缺的重要資料，它不僅能夠輔助工程建設順利完成，而且是竣工后的維護與保養的重要參考依據。所以作為水利施工企業在進行水利工程建設時，必須要完善檔案管理工作內容，提高檔案管理水平，保證所建設的水利工程有檔可查、有據可依。
參考文獻
[1]嚴杰．淺談大型水庫水利工程建設檔案管理[J]．工業b，2015，（31）.
的真實記錄，為礦井新建、改擴建項目以及與項目相關的建筑技術科學研究等提供了參考依據。本文從井巷工程檔案對于其作為井巷工程檔案是井巷工程產品質量等級評定的依據，井巷工程建設全過程真實反映的記錄，直接關系著施工單位所承建工程的經濟效益，也是檢驗和衡量施工單位資質和信譽的依據等四個方面詳細闡述了井巷工程檔案管理的重要性，進而提出了相應的管理措施。
關鍵詞：礦建施工單位 井巷工程檔案 重要性 解決措施
隨著我國礦建工程行業的飛速發展，工程建設規模也在不斷擴大，井巷工程檔案對于礦井、礦井建設、礦井工程后續的改建、擴建等項目的重要性已為人們所普遍關注，但對于檔案基本形成單位即礦建施工單位來說，如何建立健全井巷工程檔案，確保井巷工程檔案完整、準確、及時、有效還沒有引起行業內的相關單位足夠認識。為了引起施工單位能夠高度重視每個井巷的工程竣工檔案，本人根據多年的工作實踐對此展開探討，同時與國家相關的建設主管部門以及建設單位等共同收集并采編工程竣工檔案，不斷地提高工程竣工檔案的質量水平，并形成了一套完整的基礎材料收集管理的辦法。
1 井巷工程檔案的概念
井巷工程檔案是具有歸檔保存價值的施工圖表、文字資料以及隱蔽工程的聲像等各種形式的歷史記錄，它是在井巷工程的建設活動過程中直接形成的。井巷工程檔案主要包括設計圖紙、設計變更、竣工檔案以及聲像檔案等相關資料。由于井巷工程資料檔案能夠真實準確地反映礦井建設完整周期內工程施工的實際情況，因此可以作為礦井改建、擴建以及相關科學技術研究等的參考依據。
2 礦建施工單位井巷工程檔案管理的重要性
2.1 井巷工程檔案是井巷工程產品質量等級評定的依據
由于井巷工程檔案是在施工過程中及時并真實地記錄當時的情況，這樣就形成了完整的員工工程的建設資料，同時經過施工單位檔案管理人員的整理存檔，就能在交付整個工程驗收時準確無誤地根據這些原始的憑證來評定該井巷產品質量是否合格。除了竣工實測可以檢測施工單位承建的某項功能是不是合格，能否交付建設單位使用外，最關鍵的還是要依靠施工過程中形成的質量保證以及分部分項工程的檢驗評定資料，以及監理工作和有關質量監督部門的原始記錄和測評資料。并按照要求評定等級。如果一個井巷工程的總評定是優良的話還可以參加“魯班獎”、“太陽杯”等國家和行業工程評定。否則，不管建設的工程質量有多好，如果沒有現場檢測測評的激勵作為原始資料的依據就無法得到相關部門的工程評定等級甚至無法交付業主使用，即社會或業主不認可或不接納所建造的產品，就會造成很大的經濟損失以及社會信譽的損失，帶來的后果不堪設想。因此，為了確保工程檔案的準確性和完整性，施工單位必須在井巷工程的開始建設中就建立健全完整的科學的工程檔案的管理辦法，并且做好整理造冊予以歸檔保存的工作。
2.2 井巷工程項目檔案是作為記錄井巷工程建設全過程的真實反映
將井巷工程交付到建設單位使用以后也難免會出現一些這樣或那樣的問題，雖然出現這些問題很普遍，但是一定要分清楚出現的問題是屬于正常現象還是屬于施工的質量問題，如果一個問題被確定為質量問題，就必須找出造成這個問題的原因以及問題的根本是什么等，這時井巷工程的竣工檔案資料就起到了這個解決問題的作用。尤其當隱蔽工程出現問題的時候，不可能將建好的井巷工程剝開再進行檢驗，只有通過工程檔案資料來查看問題所在。如果原始工程的檔案資料沒有詳盡的記載，一旦出現質量問題就無法提供相關的依據來解釋清除，嚴重時還可以涉及到法律責任、經濟責任以及名譽責任等，因此，完成的真實的檔案資料對施工單位的重要程度不言而喻。比如：前幾年有個建設單位新建投入使用不久的主井筒出現淋水過大直接影響到箕斗提升，一時爭議紛起，建設單位說是施工單位在井壁澆筑過程中偷工減料，導致井壁質量有問題，才會出現涌水，要他們索賠。但真正的事實是什么呢？為了弄清問題的緣由，建設主管部門專門組織的事故處理領導小組并召集相關專家以及專業人員實地調查該工程，通過剖析、考證以及核查平時積累的原始竣工資料檔案，終于弄清楚了是設計原因造成了改井筒的井壁淋水過大。因為該段井壁穿過的圍巖中有含水層，需要對井壁結構設計上做必要的處理，并且需要進行壁后注漿進行涌水封堵，可是這些都沒有做從而導致了井筒交付使用后出現這一問題。由此可見，如果沒有詳盡的原始工程檔案作為事實依據，就無法洗清施工單位的不白之冤。因此井巷施工單位加強工程檔案管理非常重要和必要。
2.3 工程竣工檔案與施工單位所承建工程的經濟效益有直接關系。
井巷工程竣工檔案的齊全程度直接影響工程質量的等級評定。與其他產品一樣，井巷工程的建設產品只有合格后才能夠交付使用，才能體現產品的價值以及使用價值，否則，其勞動或成果就得不到相關的承認。此外，與其他產品一樣，井巷工程也有優良優價的問題。按照工程結算的相關文件的規定，如果施工單位所承建的井巷工程能夠多次獲得“太陽杯”及“魯班獎”，可以按照一定比例的工程造價給予一定的物質獎勵。特別是對于取得“太陽杯”及“魯班獎”的工程都是在交付使用一兩年以后再進行評定的，如果一兩年后的工程在使用過程中沒有出現明顯的質量問題，主要依據井巷工程竣工資料檔案對其進行評定。這樣以來施工單位不僅取得了直接的經濟效益，更重要的是該施工單位還取得了應有的社會效益和企業形象效益，其內涵和外延的意義是不可忽視的。此外，施工單位形成的資料是否齊全、是否按時按照要求進行歸檔十分重要，這是由于施工單位形成的資料占據整個竣工檔案的大部分。目前很多的建設單位都采取扣押部分工程款的制度來保證竣工資料歸檔的工作，如果施工單位不按照竣工資料的要求進行歸檔，建設單位就不會全額支付工程款，實際上扣押的部分是施工單位的純利潤。因此，施工單位的經濟效益、社會效益以及企業形象效益與施工單位能否完整準確地做好施工過程中的原始資料并予以及時無誤的歸檔有很大的關系。如由我單位施工的某主副斜井井筒工程，原始資料齊全，歸檔整理完好，評選依據充分，2012年被評為國家“魯班獎”工程，極大地提高了企業在行業內的知名度，企業也得到了可觀的物質獎勵。同時，也進一步激發和調動了職工的積極性，這也是重視原始檔案工作的結果。
2.4 工程竣工檔案是檢驗和衡量施工單位資質和信譽的依據。
施工單位每年在進行資審的時候除了看單位的技術人員和設備外，更重要的是要看單位承建了哪些與資格等級相符的工程以及所建工程的質量等級等，由于評價工程等級所需要的資料在工程竣工檔案中都有，因此，工程竣工檔案可以作為衡量建筑施工企業等級的依據。比如，施工單位在參加投標時，招標單位都會對施工單位做資格審查，其中就要求施工單位曾經承建過哪些較大規模的項目以及工程質量如何的內容，而竣工檔案資料就是其很好的憑證。再如，某些井巷項目在招標前都會考察該公司原來承建的工程項目的相關資料，通過考察結果再確定他們是否可以參加招投標以選擇施工單位。在工程招投標對項目經理進行預選資格審查時，也要求項目負責人具備一定的項目承建能力，需要項目經理提供承建項目、工程規模以及質量等級等證明資料。所以這些資料都是通過工程竣工檔案資料中獲得的，因此，工程竣工檔案資料對施工單位的作用和意義重大。
3 礦建施工單位井巷工程檔案管理的措施
3.1 企業建立健全井巷工程檔案管理的組織體系和規章制度是做好工程檔案工作的重要保障。
3.2 堅持井巷工程檔案工作與井巷工程施工同步進行，避免事后資料不全。同時確保各項資料記錄的真實性、科學性、有效性和完整性。
3.3 井巷工程技術人員和檔案管理人員之間的及時溝通和良好配合是做好檔案工作的基礎。
3.4 加強電子文檔管理，確保其數據齊全。
綜上所述，做好井巷工程竣工檔案的管理工作不但可以有效地提高承建工程的經濟效益，更能夠有效地提高企業的信譽。因此，施工單位一定要做好工程竣工檔案的管理，積極主動地配合建設單位做好工程竣工檔案工作。
參考文獻：
[1]廖建國.重點工程檔案管理工作探討[J].中國檔案，2011（3）：50-51.
[2]李秀蘭，宋兆池.論重點工程檔案的管理[J].城建檔案，2005（03）：39-40.
[3]于亮.談工程檔案管理的問題及對策[J].經營管理者，2011（4）：124-125.
檔案管理工作的開展離不開先進的思想意識，而先進的思想意識的產生，則需要積極、有效的宣傳來作為保障。企業內部要提高對檔案管理工作的認識，并且定期的組織企業內部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進行學習，了解國家有關的法律法規，并且將檔案管理發揮政策的學習納入企業內部標準培訓流程當中。企業管理者在開展建筑工程項目中，要對于自身的檔案服務范圍進行拓展和跟蹤，積極地實現綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務。針對于企業檔案管理工作人員素質培訓上，要積極地組織相應的培訓活動，讓員工主動參與進去，不斷提高檔案管理的意識與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業務水平和職業道德修養。檔案管理工作的開展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項檔案資料及時地進行歸檔和提交，保證檔案資料的時效性。
2規范管理
建筑施工企業在開展檔案管理工作時，要對于相關的檔案管理行為進行規范化操作，通過制定一個統一的標準來執行，可以有效地提高管理效率，實現規范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎牌、證書等）檔案管理、會計檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經營管理、行政管理、生產技術、科研技術、設備、會計、工程建設、特殊等不同類別進行管理，并且對于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對于檔案管理行為上，還要制定相關的存放、保密以及查閱條例，并嚴格遵守，從而有效地提高整個檔案管理工作的條理性和規范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對企業檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業檔案管理方面的規章制度，收集整理企業各類檔案資料，對檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時編寫相應的檢索目錄。
3信息化建設
企業的檔案管理工作開展，需要與時俱進地進行創新和改進，引入信息技術，實現檔案管理信息化是現階段企業檔案管理工作的必然趨勢。檔案信息是企業技術進步和發展的重要信息資源，也是提高企業競爭力的關鍵。通過對信息化技術的應用，構建一個科學的檔案信息管理平臺，可以實現對信息的充分利用，并且高質量、高效率地對檔案信息進行匯總管理，提高了檔案服務水平。隨著辦公自動化系統的應用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統的應用，可以實現對電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對于一些重點、機密檔案管理上，檔案信息管理系統可以實現對權限的有效分配，實現了檔案保密的功能。
檔案管理工作中，紙質文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對紙質檔案歸檔的同時，也要做好電子文件的及時歸檔，對重要的紙質文件、實物文件通過掃描翻拍等手段進行數字化轉換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對檔案保管條件進行提高，并且對檔案信息的保管設備進行及時地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關的審批，保證查閱檔案人員的查閱經過嚴格的授權，并嚴格遵守相關的保密要求。信息化建設的過程，可以有效地將傳統檔案管理工作中的不足和局限進行改進，提高了管理效率，并且實現了檔案信息的高效利用。
4做好檔案服務
檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業的經營生產提供服務。在檔案信息管理的過程中，也要重點關注對檔案信息的開發與利用。對建筑施工企業來說，檔案信息中包含了很多技術方面的信息，是企業施工過程中技術和經驗的匯總，是企業智慧的結晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進行科學地處理，并且及時地提供給相關部門進行利用。通過對于檔案的科學整理，可以有效地為企業技術創新提供科學依據。與此同時，很多榮譽、資歷、工程案例等檔案也是企業參與招投標中的重要籌碼。檔案管理者及時地將此類信息匯總交給相關部門，也可以提高企業的市場競爭力，提高業務部門的業務開展效果。檔案管理工作的服務對象是整個企業，工程檔案的管理和利用要具有一套標準的服務流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業各個部門對檔案資料的需求。
5結束語
1工程項目檔案的特點
工程項目的獨特性、整體性、多方參與性、周期性、動態性等特點，決定了工程項目檔案具有專業性強、成套性強、形成分散、階段性強、變更頻繁、種類多樣等特點。
1.1專業性強
每一項工程項目都有自身的獨特性，需要與之適應的專業的參與，因而是一項專業性和技術性很強的工作。就鐵路建設項目而言，其涉及的專業技術活動主要是建筑施工活動，整個項目涉及勘察、設計、基建、科研、設備安裝等活動。因而，項目文檔作為項目建設開展的記錄材料，相應地具有鮮明的專業性特征，不同專業的技術文件不能混淆在一起。
1.2成套性強
成套性是工程項目檔案的重要特點，因而在項目文檔的收集整理中要力求做到齊全完整。工程項目檔案的成套性特點是由建設項目的整體性決定的。對于一個具體的建設項目而言，項目從最初的立項、審批、招投標到設計、施工、竣工，是一個完整的過程。項目文檔真實地記錄了這個過程，具有成套性。具體來說，項目文檔包括項目前期文件、項目設計文件、項目施工文件、項目監理文件和項目竣工驗收文件等一系列的材料，這一系列材料共同反映了建設項目的全貌。施工技術文件一般從部分到整體的按分項、分部、單位工程積累。施工企業在建設項目中主要作為施工方參與，在施工活動中本身也存在文檔完整性管理的要求，同時所產生的施工文件也是項目文件總體的重要組成部分，應有效地做好施工技術文件的積累工作，從而保證施工文件本身乃至整個建設項目的成套性。
1.3形成分散
建設項目本身也是一個龐大的工程，涉及的單位和部門多，具有多方參與性，使得項目文檔的形成具有分散性。這種建筑施工企業工程項目檔案管理需求探析楊啟燕（中國鐵建股份有限公司檔案館）分散性體現在兩個方面：一是項目文檔形成于多方，如建設單位、勘察設計單位、施工單位、監理單位等；二是項目文檔散存在各方的相關職能管理具體實施部門，如行政部門、計劃財務部門、技術部門等。分散性特點對項目文檔的管理是一個巨大的挑戰，不僅要求參與方的文檔專職人員做好本方的相關文檔的收集整理工作，還要求承辦方總攬全局，確保各方文檔都符合要求。
1.4階段性強
建設項目的時間跨度長，具有一定的生命周期，整個項目的開展包括施工組織設計、變更設計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段，從而在每一階段都形成了大量的項目文檔。因而，從宏觀上看，建設項目文檔具有階段性的特點。只有在項目實施的每一階段，有針對性地同步管理好項目文檔，才能避免因建設項目周期長、項目文檔數量大而導致的項目文檔脫節、管理不到位的情況。此外，不同階段的文檔具有不同的特點，同時相互間又有密不可分的聯系，這就需要對不同階段的文檔有針對性地進行整理分類，同時保持不同階段的文檔間的有機聯系。
1.5變更頻繁
建設項目從提出到開工、建設、試運行、驗收，到之后的維護與拆除，一直處于動態之中。項目文檔因項目的動態性而具有可變性。如在項目施工過程中，經常出現變更設計，需要對施工設計文件進行修改和補充，以適應施工要求；在項目使用和維護階段，隨著使用部門的需要及生產經營的轉變，其所有權性質、結構等方面也有可能發生相應的變化，從而引起建設項目文檔的變化。可變性是建設項目文檔不同于其他文檔的顯著特征，只有保持項目文檔與項目的同步變化，才能確保項目文檔的準確與完整。
1.6種類多樣
建設項目文檔具有多樣性的特點。首先，在載體上具有多樣性。建設項目文檔的載體，不僅有傳統的紙質載體，還有感光材料、磁介質、光盤等。載體的多樣性，使得項目文檔呈現出紙質文件、圖紙、照片、錄音錄像文件、縮微品、電子文件等多種形態。其次，在內容上具有多樣性。建設項目文檔反映了建設項目活動的開展，而建設項目的開展涉及到行政、財務、技術等部門，從而形成文書、會計、技術多類文檔。建設項目文檔的多樣性，反映了項目文檔管理工作的繁雜性。項目文檔管理工作應注重對各種載體和各種內容文檔的收集整理。
2傳統建設項目文檔管理方式存在的問題
由于建設項目文檔的專業性強、成套性強、形成分散、階段性強、變更頻繁、種類多樣等特點，對建設項目文檔的管理工作提出了較高的要求。然而，傳統的項目文檔管理方法是一種分散的、封閉的、靜態的、手工的方法，存在很多問題，難以實現高質量的項目文檔管理，這在一定程度上影響了項目的實施與維護。具體來說，傳統的文檔管理存在以下四個方面的問題。
2.1手工管理效率低下、準確性差
傳統的項目文檔管理工作都是采用手工方式，即文檔形成、收集、整理、檢索等工作都是單純地由人工進行操作和管理，效率低下。然而，建設項目文檔數量巨大，又受人、財、物方面的限制，這無疑是對建設項目文檔管理工作的雪上加霜。即使配備充足的人、才、物，也無法從根本上改變傳統文檔管理工作的低效率狀態，此外還有過分占用資源之嫌。建設項目施工文件的載體為紙質，在傳統項目管理模式下完全由人工來填寫，但文件形成與整理過程中因紙質、筆墨、計算、簽名、報表順序、保管等造成的錯誤時有發生，使施工文件的規范性和準確性受到影響。有的項目存在施工員或測量員等第一填表責任人不按照觀測測量的現場記錄進行填表，如分項工程驗收評定表的數據與測量記錄表數據不一致，而復核人與相關負責人不認真檢查核對就隨意簽名過關的情況時有發生。同時一些建設項目，也發現存在施工與監理方有關責任人在施檢表格簽名欄代簽冒簽現象。個別施工單位人員還存在違規更改檢測數據的情況，甚至還發現監理平行實驗與抽檢資料存在數據不準確的現象。
2.2項目文檔收集不全
建設項目涉及的責任者眾多，周期長，因而，項目文檔工作無論是在橫向的責任者維度上，還是縱向的時間維度上，都處于分散的狀態，這在很大程度上造成了項目文檔的收集不全。從橫向來看，建設項目具有多方參與性，參與方資質不一，對于項目文檔工作的意識水平也有高有低。有的參與方忙于項目建設，平時不注意工程資料的收集工作，到了工程結束后才應付竣工驗收，造成文檔的缺損；有的參與方對于應收集的文檔沒有明確的認識，對各種內容和各種載體的項目文檔的收集不全不準確，造成文檔的遺漏。從縱向上來看，建設項目不是一蹴而就的，項目從最初的提出到竣工，以及后期的維護，要經歷一個漫長的過程，與之同時，項目文檔工作也有了很長的時間跨度。在這個漫長的過程中，稍有疏忽，就會造成“空檔”，導致項目文檔的收集不全。
2.3文件管理滯后，文件變更不同步
工程實踐中，施工文件編制多嚴重滯后于工程實際進度，沒有做到同步編制歸檔，使施工文件的真實性難以保證。由于建設項目從開工到竣工驗收的時間跨度比較長，施工單位從文件形成到匯總整理的時間跨度也大，施工文件長期散存在各施工單位手上，客觀上存在各種利益考慮下施工文件散失或被篡改的可能，個別項目甚至發生過因為工程款糾紛，分包單位扣留應歸檔施工文件的情況。項目文檔是項目建設的記錄文本資料，只有保持與項目建設的一致性，才具有真實性、可追溯性，才能為日后維護企業的合法權益提供可靠的依據。然而，傳統項目文檔工作的封閉性導致的溝通不暢，卻給項目文檔的“真實性和可追溯性”帶來了嚴重的影響。在項目施工過程中，經常會出現變更設計的情況，項目文檔管理人員只是被動地接收和埋頭整理，無法對建設項目的變更情況進行跟蹤和檢查，就無法了解項目的變更情況，不能及時對相關施工文件進行修改和補充，從而導致項目文檔的“失真”，不能在關鍵時刻發揮應有的憑證和參考作用。
2.4項目文檔不規范，質量管理難度大
建設項目的多方參與性與文檔管理人員的業務水平不穩定性，導致了項目文檔的不規范。多方參與，對于項目文檔管理工作的協調性有較高要求。施工單位內部相關部門和人員相互間的溝通協調、銜接不夠，使得各方對于項目建設文檔管理的要求不一，影響了項目文檔的規范性。建設項目的文檔管理人員的穩定性與素質直接影響著項目文檔管理工作的規范性。由于有的參與方的項目文檔管理人員流動性大，或未設專職的文檔管理人員，只是由兼職人員或在項目完工后臨時抽調人員整理項目文檔，這就無法保障項目文檔管理人員的素質符合要求，從而造成項目文檔的不規范。由于施工文件收集整理的工作量較大，各單位的人力投入相對不足，造成文件和施工進度不同步的現象，進一步使質量管理流程“施工自檢工程報驗監理復檢質量認可”失去意義。資料整理的滯后勢必又導致工程質量評定工作的進一步滯后，質量評定的二次填表與計算也增加了評定工作中的錯誤，質量評定的滯后反過來又影響了建設單位對施工質量進行及時的監控。鐵路建設項目點多線長面廣，無法依賴施工、監理或建設單位任何一方去實施全面的施工質量控制，而施工文件作為施工狀況的真實記錄與實際反映，應該成為施工質量控制非常重要而有效的管理工具，這部分文件在項目竣工驗收后，還將長期成為項目后評價乃至應急搶險時最需要的檔案依據與法律憑證。由此可見，傳統的項目文檔管理方法無法滿足項目文檔管理的需求，需要我們建立一種全新的視角，采用先進信息化技術來彌補其不足，針對項目文檔的特點，有的放矢地做好相關的管理工作，為建設項目的開展和維護起到信息支撐的作用。
3建設項目檔案管理需求
根據上述的問題分析，可見施工文件質量面臨著諸多挑戰。如果施工文件的形成和交換仍然停留在手工模式下，則數據準確性欠佳、孤立存儲、施工文件與工程不同步、無法有效輔助項目分析管理的現狀就無法改善，施工文件就會陷入為了編制而形成、為了驗收而存檔的困境。為了避免這些問題，施工單位項目檔案管理應滿足以下需求：高效智能的現場記錄管理、項目文檔全過程管理、項目文檔動態化管理、項目文檔規范化管理。
3.1高效智能的現場記錄管理
施工原始記錄是施工過程、施工工藝及施工質量控制情況的真實反映，由施工員在施工現場據實填記，不得追記補改，是質量保證與追溯的重要依據。然而由于資料員和兼職檔案員所具有的檔案管理專業知識有限，且工作量往往較大，其手工整理、著錄等工作不夠規范、準確，而且有可能面臨科學、合理組卷、擬訂案卷標題等挑戰。利用項目文檔管理系統代替資料員和兼職檔案員做部分工作，將部分文檔管理活動自動化、智能化，不僅可以提高工作效率，而且有助于提高文檔管理的規范性和準確性。
3.2項目文檔全過程管理
為保證施工文件質量的完整、準確、安全、有效，要求對施工文件進行全生命周期管理，即從文件及其數據的采集、形成到交換、歸檔實行全過程管理。對大量施工原始記錄、質量檢驗、工程監理、驗收評定等各方面的數據的處理，要能夠實現對質量事故的記錄與跟蹤，類似事故報告、統計分析等均可通過網絡直接進行，以便工作效率得到極大提高，保證質量管理。
3.3項目文檔動態化管理
應用信息系統并不能自動解決所有問題，還必須建立在工程項目自身的全程動態管理基礎上。按照國家建設項目文件歸檔質量控制要求，需要按照“三納入”與“四同步”要求。從前端控制的角度，“三納入”是指把建設項目文件材料的形成、積累和歸檔納入領導工作議事日程和工作程序，納入各項工作計劃，納入有關人員的經濟責任制或崗位責任制。從全程管理的角度，“四同步”是指下達項目開工任務與提出施工文件材料要求同步，檢查項目計劃進度與檢查施工文件材料的形成情況同步，驗收、評定工程項目與驗收、評定施工文件質量同步，工程款支付與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。
3.4項目文檔規范化管理
【關鍵詞】檔案管理；施工企業；問題；對策
我國施工企業檔案事業歷經四個關鍵階段，逐步發展起來。1980年全國檔案工作會議后，一些企業才建立起檔案機構。1988年國家頒布了《中華人民共和國檔案法》，并普遍開展了企業檔案管理升級活動；90年代初推行的ISO9000管理體系認證制度，檔案管理是列入企業管理重要一環。推動了企業檔案管理規范、化標準化的進程；2011年建設部進行施工總承包企業特級資質就位檢查，將企業檔案管理信息化列入了檢查內容，從而再次推動施工企業檔案管理向信息化、數字化的快速發展。盡管企業檔案管理發展取得了長足的進步，但其與企業的其他方面的管理水平相比較還是有較大的差距，提升檔案管理水平，并不是靠幾次升級、認證、檢查活動就可以辦到。要保持檔案工作的勃勃生機使之在企業中更好地、長久地發揮作用，還需做大量工作，下面筆者就當前企業檔案管理現狀談幾點看法。
一、施工企業檔案工作存在的問題
1、升級和認證、資質就位檢查活動帶有一定的強制性、突擊性，企業有“服從”的成分。部分領導和同志并未真正認識到檔案的重要性，對于搞好檔案工作可以產生巨大的經濟、社會效益缺乏更多的感性認識和親身體會，所以對其不夠重視，缺乏長久的熱情，應付過檢查之后，就將檔案工作放在一邊，不聞不問。因有突擊性，基礎工作做得不扎實，不僅影響到檔案的利用，而且對檔案工作的發展帶來一定困難。
2、部分檔案人員文化水平偏低、業務知識不熟。在檔案工作人員中，學過檔案專業的少，大多只經過中、短期培訓或未經過培訓，且對本企業的基本專業知識也知之不多，這樣就不可能有效、全面地完成資料的收集，整理，保管，鑒定，統計，利用等整套檔案基本業務。特別是檔案管理進入信息化時代，對檔案人員的素質和技能要求更加嚴格。
3、企業精簡機構，檔案人員縮編，而現代化的管理設備與手段又跟不上。檔案管理工作在企業中常常被看成一項輕松簡單的工作，檔案員視同倉庫保管員，不被重視，使得檔案員不安于本職工作，調動頻繁，工作不能正常開展。另外，有的檔案員兼職過多，因此只能應付日常工作，無力進行深層次的檔案管理。
4、不能嚴格執行規章制度，導致文件材料收集不全，降低了利用效果：或整理混亂，保管不善，有文件查找不到，失去利用價值。
二、做好施工企業檔案工作的建議
1、領導重視為檔案工作提供有力的保障
檔案工作是企業管理中的一項重要基礎性工作，是一項功在當今、利在千秋的事業。企業領導要從全局和戰略的高度深刻認識檔案工作的重要地位和作用，切實加強領導，結合各自的具體情況，找準本單位的定位，進一步完善檔案工作機制，把檔案工作納入本單位的年度工作計劃中，納入領導的議事日程，及時研究解決工作中出現的重大問題，為檔案工作的順利開展，提供強有力保障，使檔案工作與單位其他工作同步、協調發展。要切實加大資金投入力度，完善基礎設施建設和滿足信息化建設中的資金需求。
2、加大檔案工作宣傳力度提高認識
檔案主管部門應注重宣傳教育，提高群體意識，使更多的人理解，支持檔案工作。讓大家充分認識到檔案是企業開展各項工作不可缺少的憑證和依據，它能維護企業的經濟利益，合法權益和歷史面貌，是企業的軟財產，不可棄之不要；文件材料的收集，保管是全體職工的事，需要人人重視。為此檔案人員必須及時向領導和業務部門提供檔案信息，采用提供電子檔案、紙質檔案原件，影印件，編研成果等多種形式，方便大家利用，使之在利用過程中認識檔案的價值，體會檔案的重要性，關心、支持檔案工作。
3、完善并實施檔案的規章制度
施工企業要根據自身特點及各類檔案形成規律，制定出一整套檔案規章制度，并根據企業發展和工作實際定期進行制度的修正和逐步完善。從制度上為檔案工作提供保證。企業要將制度落實到位，每年對檔案制度執行情況進行督促，檢查。這樣才能使檔案工作有條不紊，慌而不亂，循序漸進，保證檔案齊全，完整，安全達到利用目的，發揮應有作用
4、提倡愛崗敬業，保持檔案人員隊伍相對穩定
應倡導檔案人員更好地樹立敬業精神和主動服務意識。加強思想政治工作，解決他們的實際問題，使之安心本職工作。檔案工作連續性強，需要進行較長時間的學習，積累經驗，才能逐漸適應，熟悉。同時它還是一項專業性很強又繁瑣細致的工作，除要求檔案員有一定文化素質和專業知識外，還要細心，耐心，有責任心，因此在選人員時既要考慮工作能力，以免影響到檔案工作的連續性。另外檔案員不能兼職過多。檔案管理升級要求科技檔案，文書檔案分別專人管理，而現在有些單位將二人壓縮為一人，統管科技和文書檔案，有的還將文書和收發工作交給檔案員去管。由于兼職過多，工作起來是什么急就干什么，無形之中，就將檔案工作擠到一邊，抽空干一點兒也常常是錯誤很多，質量很差。因此，應減少檔案員兼職工作，使其有更多的精力用于檔案管理。
5、加強培訓提高檔案人員的業務素質
關鍵詞:盾構; 施工文件; 檔案管理
中圖分類號:U455.43
文獻標識碼:B
文章編號:1008-0422(2009)03-0120-02
1引言
盾構是掘進機的簡稱,它是在鋼殼體的保護下完成隧道掘進、拼裝作業的集機、電、液、控為一體的大型設備。由于盾構法隧道施工具有機械化、自動化、效率高、安裝性強、對地面環境干擾小等優點,因而迅速在世界范圍內得到了廣泛的應用。盾構法是隧道工程的一種主要修建方法,是軟土隧道的標準和首選的修建方法。
2我國目前是世界上使用盾構數量最多、發展最快、未來需求最大的市場。已是世界上的隧道第一大國
我國經過幾十年來特別是改革開放以來的快速持續建設,我國在隧道及地下工程領域已得到了很大的發展,至今已建成各類隧道超過7000座,隧道總長度超過4000km,隧道數量和總延長位居世界首位,并且目前仍以每年新建200-300km隧道的速度在增加。
21世紀是我國隧道及地下工程大發展的世紀,據有關專家預測,到2020年,我國將要完成近6000km的地下隧道建設,平均每年約300km。到2010年,國內各種地下工程建設約需巖石掘進機、盾構機約180臺(不包括微型機),年均需求量約為30臺。截至目前,使用的盾構總數約有200多臺次。
2.1城市地鐵快速發展,對盾構需求最多。我國城市地鐵正處在高速發展期,地鐵和軌道交通規劃總長度已超過3000km。目前已建成和在建的數量僅占規劃數量的10%左右,未來城市地鐵建設仍將快速發展。
2.2越江隧道建設方興未艾,對大直徑和超大直徑盾構的需求將有快速增長。至今有10個城市已建或在建20多座盾構法越江隧道。計劃中的越江盾構隧道更多。
2.3城市各種地下管線隧道有待發展,對盾構的潛在需求大。有關專家預測,我國城市的給水、排水、電纜、電訊、熱力、輸氣等隧道工程的長度將超過1000km,其對小型盾構、微型盾構或掘進機的需求量也相當大。
2.4長大、特長鐵路公路及水工隧道增加,對掘進機需求增加。
3盾構法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理存在的主要問題,亟待解決
一是涉及行業和城市多,要求規定不一致。行業涉及地鐵、鐵路、公路、市政、水利水電等;涉及城市目前在建地鐵城市15個。
二是采用的規范不準確。我國各城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理有的依照地鐵、有的依照鐵路、有的依照公路、有的依照水利水電等規范,再結合市政規范來實施,給施工文件與城建檔案規范化管理增加了難度。
三是新參與的施工、監理隊伍多,對我國城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理要求、水平、起點不一,條件各不相同。目前參與盾構施工的單位超過40家,分布于多個地區、多個行業,并且還在增加。
四是更新型的盾構機數量大、類型全、技術含量更高,至今我國使用的盾構機數量已超過200臺次。包括了土壓、泥水、復合式,雙圓等類型,直徑從3m至15.2m等。其施工文件與檔案管理要求有的甚至是空白。
五是檔案意識淡薄。施工企業重施工生產輕檔案管理的現象普遍存在,如,工程技術資料的收集整理,本應始于工程開工,終于工程竣工,卻未能及時列入工作日程,與工程施工不能同步;在工程項目中,平時不重視工程檔案和內業資料的收集整理,一旦得知業主或上級檢查,就搞突擊,臨時補資料,甚至對檔案管理人員反映的問題未引起重視,使工程檔案管理工作處于被動局面。對于工程項目部來講,一般都未配專職人員,而是由項目經理臨時指派缺少盾構施工檔案管理知識的人員兼職,更沒有專門的資料室與相應的設備,往往使應該歸檔的資料分散在專業技術人員手中,很容易丟失或損毀。
檔案質量欠佳,目前大多數盾構施工的工程檔案都存在原始資料填寫的不完整、不及時、不連續;檔案電子文件、電子信息缺漏;部分歸檔資料不具有完備的法律手續等等情況,由于盾構施工檔案多,目前檔案移交工作普遍滯后。難以達到工程竣工檔案向當地城建檔案館移交的要求。
4盾構法在城市過江隧道施工中,提高施工文件與檔案管理水平的途徑
盾構施工的工程檔案是工程項目實施中階段形成的有保存價值的,以文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等為載體的文件資料。它是城市基礎設施建設項目確保工程質量的一個重要組成部分,更是城建檔案的一個重要組成部分。同時,盾構施工是高度機械化的一種施工,每日產生大量的數據,如何對這些海量數據進行有效地歸檔處理也擺在了我們面前。
針對盾構施工工程檔案的重要性及存在的問題,提出了施工文件與檔案管理規范化管理的解決途徑。
一是明確規范,嚴格實施。
2008年3月1日,中華人民共和國住房和城鄉建設部、中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫總局聯合了《盾構法隧道施工與驗收規范》,該《規范》于2008年9月1日實施。因此,盾構法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理工作必須嚴格按此《規范》實施。其次,要主動參照市政基礎設施工程施工技術文件主要項目的統一規定,依照《盾構法隧道施工與驗收規范》,制定盾構法隧道施工與驗收技術文件主要項目的統一規定及表格表式目錄。例如:在《盾構法隧道施工與驗收規范》中,選定盾構法隧道施工工序質量評定項目一覽表,依照《盾構法隧道施工與驗收規范》的要求和盾構法施工的特點,制定每一項目的《工序質量評定表》。
二是用準規范,嚴格管理。
按該《規范》1總則1.0.6條,“盾構法隧道工程的施工與質量驗收除應執行本規范外,尚應符合國家現行相關標準的規定”的要求,針對盾構法隧道施工一般只實施隧道主線的特殊情況,對非隧道主線施工的出入口、隨匝道等,其施工文件與檔案管理則按建設部《市政基礎設施工程施工技術文件管理規定》建城(2002)221號文件的規定要求進行管理。同時,建議中華人民共和國住房和城鄉建設部盡快起草、制定和實施《盾構法隧道施工技術文件管理規定》,統一施工文件表格,以規范盾構法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理工作。
三是提高認識,加強領導
第一是要充分認識盾構施工工程檔案的作用。是要強化設計、施工、監理、檢測、質監、安全等單位的領導和專業技術人員的檔案意識,使他們認識到工程檔案是建設經驗的積累和寶貴的技術儲備,充分開發、利用工程檔案這個寶貴的信息資源,可以為促進社會的技術進步和創造巨大的社會效益和經濟效益。
第二是要健全制度,建立健全工程檔案及內業資料的形成、積累、整理歸檔制度。明確“科學收集、分級管理、統一歸口、定向移交”的具體操作程序;出臺工程檔案的考核與獎懲辦法等,使檔案管理工作真正做到有章可循,有序進行。根據檔案管理的檢查內容和考核評分標準,采取定期考核制度,形成職責明確、獎懲分明的檔案管理激勵約束機制,加強檔案職能部門對檔案工作的指導與監督,把工程檔案管理工作提高到一個新的水平。
四是科學收集,嚴格要求。
其一,科學收集施工資料。盾構施工屬于地下工程施工,許多理論還不完善,施工經驗對同類工程有重要的借鑒作用。由于地下工程未知因素很多,盾構施工會發生一些沒有預計的情況。因此,各地工程質監站、城建檔案館必須加強施工文件與檔案管理工作的業務工作的指導,明確施工文件與檔案管理工作的規范和要求。在工程開工前,議定項目施工文件與檔案管理工作的具體詳細的實施方案。針對盾構法施工中的特點,對工程大部分情況需要用影像記錄、數據記錄,表格的實時記錄。如,對文字、圖表的大小及格式做出明確規定;圖紙附加電子文檔一份保存,便于存儲及查詢。對于盾構機安裝、盾構進出洞、旁通道的施工等關鍵工序,均應采用聲像資料來記錄,并將拍攝內容、時間、格式也應做出相應規定。
其二,檔案工作與工程同步進行。盾構施工由于工程量大,資料數量多,施工時間相對較長,需要配備經培訓合格的專職檔案人員,并做到“三參加”,即檔案人員應參加生產調度會或工程例會,參加工程安全質量檢查,參加工程驗收,檔案資料做到“圖、表、物”相符、數據準確,填寫、審批、簽章手續要完備,無擅自修改、偽造和后補現象,達到完整、準確、系統,符合歸檔要求,使檔案人員了解工程動態,及時收集、整理原始檔案資料。
參考文獻:
[1] 黃小林.談施工企業工程項目資料的管理[J] .山西建筑,2006 ,32 (2) :13214.
[2] 李金.高速公路施工檔案管理中的幾點體會[J].山西建筑,2006 ,32 (2) :18219.
元壩氣田是西南油氣分公司響應國家“西部大開發”、貫徹落實“中部崛起”的重大舉措。有利于優化能源結構，改善大氣環境，實現社會經濟可持續發展。通過川東北-川西聯絡線進入川氣東送管道，加大國內天然氣供應力度，減少管道氣和進口LNG的壓力。為沿線提供優質原料和燃料，是提高天然氣上下游一體化效益的重要舉措。本項目實施后，可將元壩地區豐富的天然氣資源優勢轉化為經濟優勢，促進西南油氣分公司的跨越式發展。但是，西南油氣分公司在石油工程建設項目檔案規范化管理上才開始起步，正處于摸索期，存在的問題比較多。分析其原因，西南油氣分公司石油工程建設項目檔案管理體制不健全；石油工程建設項目實施周期長、項目跨越種類繁雜、項目涉及部門多，管理頭緒容易混亂，基本上從項目實施的開始就一直處于趕工期搶進度的狀態；受社會環境、工期等客觀因素影響，項目參與者急于運營或終結的心理也很普遍，所有的一切都可能深切影響到項目檔案管理工作的正常開展。隨著元壩氣田產能建設項目的運行，西南油氣分公司擁有的石油工程建設項目數量劇增，但基層單位對石油工程建設項目檔案工作的認識還不夠到位；石油工程建設項目檔案收集、驗收制度還不健全；石油工程建設項目檔案的保管設施、保存方式還不系統不完善；加上石油工程建設項目檔案的管理意識還比較薄弱，導致石油工程建設項目檔案利用意識尚欠缺，造成無專人系統建立、保管石油工程建設項目檔案，無專用石油工程建設項目檔案庫房，石油工程建設項目檔案信息無法實現內部共享等一系列問題產生。
二、現階段搞好石油工程建設項目檔案管理的工作建議
由于石油工程建設項目檔案管理、保管、利用條件與成果地質資料有很大的不同，筆者認為現階段分公司石油工程建設項目檔案管理急需做好以下工作：
1.石油工程建設項目管理者，尤其是領導者的檔案管理意識必須提前建立。從石油工程建設項目開始的設計階段起，項目的總負責人就要積極部署建設項目的檔案管理工作，這是做好石油工程建設項目檔案管理工作最重要的一個環節。
2.檔案管理部門的檔案管理人員要提前介入項目管理中。加強工程建設項目檔案的源頭環節控制，強化檔案服務生產、服務科研的意識。檔案管理部門的檔案管理人員要以主人翁的姿態，履行好自己的管理職責，參與項目的質量控制過程，及時配合協助相關部門解決工程中出現的問題。
3.要統一項目資料歸檔的標準，積極與相關部門協商，嚴格執行國家項目管理標準。
4.在項目設計、采購、施工及運行中，檔案人員要認真學習項目驗收規范和質量檢驗標準，熟悉項目的各個環節。首先，在工程建設項目實施前，資料管理部門開展的歸檔培訓也很有必要，提前強化工程建設項目參與人員對石油工程建設項目檔案歸檔的認識，明確按時按質歸檔是項目工作人員必須履行的義務和法定的職責，同時也為施工單位交付技術文件提供標準化、規范化奠定基礎。其次，邀請檔案管理專家對項目歸檔、工程質量以及重要環節進行剖析，從項目實施起就牢固地樹立“完整、準確、系統”的觀念，以強化項目參與者的文件管理意識和質量意識，在思想上為后期項目歸檔做好思想準備。石油工程建設項目檔案形成、收集保管的質量，往往取決工程建設過程中石油工程建設項目檔案文件的形成、積累的質量。石油工程建設項目檔案及時性、真實性、完整性、系統性都要求從工程項目準備階段的立項文件起，把涉及工程建設用地文件、征地文件、拆遷文件、勘察測繪設計文件、招投標文件、開工審批文件、建設施工監理機構及負責人文件、監理文件、施工文件、土建建筑與結構工程文件、地基處理記錄文件、工程圖紙變更記錄文件、施工材料預制構件質量證明文件及復試試驗報告、施工試驗記錄、隱蔽工程檢查記錄文件、施工記錄文件、工程質量事故處理記錄文件、工程質量檢查記錄文件、電氣-給排水-消防-采暖-通風-空調-燃氣-建筑智能化-電梯工程文件、設備-產品質量檢查-安裝記錄文件、隱蔽工程檢查記錄、施工實驗記錄文件、工程質量事故處理記錄文件、室外安裝文件、室外建筑環境文件、竣工圖、室外專業圖建筑竣工圖、結構竣工圖、裝修工程竣工圖、電氣工程（智能化工程）竣工圖、給排水工程（消防工程）竣工圖、采暖通風空調工程竣工圖、燃氣工程竣工圖、竣工驗收文件、項目聲像檔案等尤其是有完整并經過權威部門簽署的工程竣工相關資料，收集齊全，作為石油工程建設項目檔案管理的依據。
5.勘查、設計、施工、監理等單位簽署確認的工程質量合格文件，是在漫長的項目實施不同階段檔案管理工作重點收集的材料，也必須要管理好它們；項目使用的主要建筑材料、設備進場的資質證明及試驗報告都是工程建設項目檔案的重要依據，在日后的工程項目建設檔案利用中至關重要。
6.施工單位簽署的工程質量保修書和設備經銷商簽署的設備保修文件，也是在工程建設項目竣工時，檔案部門按規定接收并保管的重要文件。以便在項目工程設施使用和維護過程中，及時與施工單位與設備廠家取得聯系并及時得到對應的幫助。當項目運營中產生的諸多索賠、糾紛時，都會反復用到工程建設項目檔案中的這部分重要檔案，所以我們必須高度重視。
三、總結
1.基于項目管理的工程檔案管理體系的構建。
基于項目管理的工程檔案管理體系既要求對工程檔案實施全過程的動態管理，也對其質量控制提出了一定的標準，簡單的說就是以項目施工計劃及其進度紐帶，按照檔案規范及時收集每個環節的工程檔案信息，并加以分類和歸檔，以及有效的挖掘利用，以此實現檔案真實、完整、高效。具體可從下述幾點著手：一是全過程管理工程檔案，既要基于工程項目的施工計劃明確文件的收集時間，強化薄弱環節和關鍵環節的檔案收集，同時應就工程項目的立項審批、規劃設計、招投標、征地安置、施工過程、竣工驗收等各階段的文件進行分類收集；二是強化控制工程檔案質量，這就要求應按照一定的標準和規范進行歸檔，而且力爭以用戶利益為核心，全面整理、科學分析、主動挖掘檔案信息，并注重收集、整理、分析反饋信息，以此為工程檔案使用者提供高層次、個性化的優質服務。
2.基于工程檔案管理的項目管理體系的構建。
因項目管理是工程檔案管理的基本前提，而工程檔案管理又是項目管理的重要內容，可見兩者相輔相成，不可分割，因此也應基于檔案管理促進兩者的共同發展。具體應以記錄的工程財務信息為參考，掌握并分析費用收支，結合工程的實際進度，有效控制工程造價；以記錄的工程施工情況為參考，合理配置施工資源，確保在合同規定的日期內完成項目施工；以所有的工程檔案作為控制工程質量的重要參考，以此減少不必要的損失，保質保量完成工程建設。
二、系統運行保障
1.制定統一規范的工程檔案標準。
通常工程項目規模浩大，涉及面廣，其檔案必然數量眾多，種類繁雜，因此制定統一、規范的檔案標準是實現檔案完整、真實、有效的基礎保障，具體應注意下述幾個方面：工程施工組織設計文件中應具備編織者、技術主管、建設單位、監理單位等參建各方的簽名、審批，其內容應明晰、具體；圖紙會審文件中應涵蓋工程名稱、地點、參建人員、會審內容、時間等信息及相關部門的簽字蓋章；材料合格證、質檢報告等文件應合法、齊全；合同、協議等內容應公平，嚴謹，全面，不存在漏洞；技術交底文件應符合質量驗收規范，如管道安裝應詳細記錄管件的大小、位置，支架方法等，驗收描述要詳細；分項、分部等資料劃分應明確且正確，內容真實不存在重項、漏項，施工日記應真實、全面等；此外針對檔案信息管理系統中的文本、圖片、聲像等不同類型的檔案應予以分類管理，其規范應以相應的數據庫要求為重要依據。
2.構建完善的工程檔案管理系統。
合理的工程檔案管理信息系統對于提高其管理績效具有重要的推動作用，在此筆者認為應以核心服務器為中心，為建設、設計、施工、監理及其他單位的溝通與合作提供一個公共平臺，以此為其查閱、使用、管理、分析工程檔案提供便利。但其應以統一文件格式、設置工作流程、定義訪問權限、完善數據庫建設、規范數據接口等為前提，建立數據、項目、服務集成的管理系統，以此便于收集、分類、歸檔、分析、應用工程檔案信息，如可以切實掌握待復核、履行期、已終止等不同類型的合同信息，核對和統一財務信息、施工材料等賬目，查詢設計變更等重大事項，以此為控制工程造價、質量、進度提供服務平臺，尤其利于順利完成工程驗收，以及合理解決經濟糾紛等問題。此外也可利用工作會議、匯報總結等豐富的信息反饋渠道，挖掘價值信息，用于為解決方案的制定等提供幫助。
3.明確劃分工程參建各方的權責。
工程檔案來源繁雜，其全面收集并非一項易事，僅靠單方力量顯然難以實現，因此必須強化工程參建各方的聯系，明晰其權責，以此促進工程檔案收集和管理工作有序開展，也為工程隱患的責任歸屬奠定基礎。如建設單位應負責工程項目申請，獲取土地、建設、規劃審批書、許可證等資質，可行性報告、施工組織設計、施工圖紙、招投標文件、承包合同等文件，其在城建檔案館、施工、設計、監理等各單位之間的檔案管理中起著承上啟下的作用；勘察單位應負責提交準確、可靠的工程勘察報告；設計單位應提交合理的施工圖以及技術方案；監理單位主要負責對施工現場的管理監督，并提交現場簽證、施工進度等相關文件；施工單位則主要負責工程質量，即提交材料、配件、機械、隱蔽工程等質檢報告。為進一步規范工程檔案管理活動，還應基于單位實況選擇項目式、強/弱矩陣式等組織形式。
4.形成有效的工程項目組織文化。
為切實推進工程檔案管理規范化、高效化，工程參建各方都應提高對工程檔案管理的認知，并自覺參與、配合檔案收集、管理和利用。其中工程檔案管理部門應身先士卒，認真貫徹檔案意識，并通過廣泛宣傳，形成自上而下管理工程檔案的良好局面；應立足于工程項目和工作需求，明確工程檔案管理目標，并在管理制度和檔案規范的約束下，加強部門之間、檔案形成者之間的溝通與合作，進一步完善檔案數量、種類、標準規范等；檔案管理者應切實強化自身的職業素養，掌握科學、實用、先進的檔案管理理論知識和方法技巧，熟練使用檔案信息管理系統，規范檔案操作，保證其完整、真實、標準，學會善于挖掘有效信息，并加以提煉和總結，以此為檔案使用者提供有力參考，提高工程檔案的時效性。
三、結束語
關鍵詞：工程項目；施工；檔案資料；管理；措施
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A
在世界以進入信息時代的今天，作為重要的信息資源，檔案以成為企業的無形資產。建筑施工企業的檔案管理人員必須了解項目工程建設施工的具體操作程序和工作流程，掌握每一施工階段可能形成的檔案資料。
一、工程項目施工檔案資料管理的意義
1、資料的收集整理工作為追究責任提供了保證
施工企業項目管理如果沒有相應文檔資料，缺少施工過程中的原始記錄和各種有說服力的數據，發生問題時不能為查明原因、解決問題，及時、準確、有條理地提供分析資料和證據，從而導致各部門這問互相推諉、扯皮，爭執得不到及時解決，責任難以追究。
2、資料管理工作，是項目考核的基礎
施工企業建立以工程項目為核心的生產經營管理體制，確定了項目管理目標和衡量標準，要使責任制真正落實下去，約束人們的行為必須有嚴格的考核制度、完善的監督手段、公平的獎罰措施。技術資料就是制訂這些制度的最根本依據，是進行考核評比、給項目打分的第一數據，最有說服力。
3、資料管理是目標控制的基礎
由于工程施工受外部環境以及各協作部門和單位的影響，常使工程實施過程偏離目標要求，因此必須對工程實施過程進行目標控制。要進行目標控制，首先必須依據目標要求確定各計劃，并按計劃進行工程施工；其次必須全面了解工程實施的實際情況，根據實際情況與目標要求的對比，判定目標偏離程序，制定相應對策，實現目標控制。工程文檔資料可以全面反映工程情況，如各分項工程進度、各種材料進場檢驗情況、質量檢查驗收記錄、試驗報告等，若對工程實施過程中文檔資料不及時準確收集、整理、分析，則項目經理、企業負責人無法全面了解工程實際情況，難以判定目標是否偏離程序，及時采取調整措施。
二、工程項目施工檔案資料管理存在的問題
1、檔案信息資源分類不能體現企業發展需求
許多企業的檔案資料主要局限在企業發展的歷史記錄以及行政責任記錄方面。因此大多將企業檔案分為“文書檔案、科技檔案、聲像檔案、會計檔案”四類。文書檔案主要指各類公文；科技檔案主要指竣工資料；會計檔案主要包括會計憑證、賬簿、財務報告和其他會計核算資料；聲像檔案主要指各類會議影像資料、工程照片等等。這些內容與公司改革前基本一致。而真正有益于企業改革發展的大量檔案資料被當成一般的企業信息資料，沒有納入檔案管理，如；企業市場開發檔案、科技開發檔案、工程技術檔案、企業管理創新檔案、安全質量環境保護檔案等等，企業檔案館沒有發揮企業檔案資源最終歸集地的作用。
2、企業精簡機構，檔案人員縮編，而現代化的管理設備與手段又跟不上
檔案管理工作在企業中常常被看成一項輕松簡單的工作，檔案員視同倉庫保管員，不被重視，使得檔案員不安于本職工作，調動頻繁，工作不能正常開展。另外，有的檔案員兼職過多，因此只能應付日常工作，無力進行深層次的檔案管理。
3、不能嚴格執行規章制度
不能嚴格執行規章制度，導致文件材料收集不全，降低了利用效果：或整理混亂，保管不善，有文件查找不到，失去利用價值。
二、工程項目施工檔案資料管理措施
1、建立健全施工資料管理部門
施工檔案控制等級分三級： 項目經理向公司分管生產的經理簽訂責任制； 技術員向項目經理簽訂定責任制； 資料員向技術員簽訂責任制。各相關人員也須簽訂資料工作協調負責制。只有建設、施工管理人員責任到位， 各部門工作人員相互積極配合， 真正認識工程檔案在工程建設中的重要性， 就不難杜絕資料和進度不相適應，資料滯后于進度的問題， 確保檔案的及時性與完整性。
2、認真貫徹執行新規范新標準
新規范、新標準的頒布是隨著我國基本建設的發展而發展的， 施工資料管理規程也作了較大的修改與補充。為了增強建筑工程施工資料的規范化管理， 使之真實反映工程實體質量與技術管理水平，統一建筑工程施工資料的編制內容與要求， 建立準確、真實、完整的工程檔案， 就需要各級施工資料的管理部門配備工程技術人員， 經培訓考試合格具備崗位資格證后， 才能從事施工資料的編制、收集、整理與歸檔工作。
3、重視工程資料形成過程的管理工作
在項目實施過程中，應將檔案工作融入工程建設的整個過程，對工程檔案的管理，項目部除開展自查外，集團公司職能部門應定期、不定期結合工程質量、工程進度、安全檢查、文明工地考核、貫標等工作對工程檔案資料的形成、管理情況進行跟蹤檢查，針對檢查出的問題，要求限期整改。除此之外．還應注意做好歸檔文件材料的成套性、系統性整理工作，要求竣工文件材料以工程標段、項目幢號為單位進行收集、整理、歸檔。為了提高檔案管理的時效性，還必須制定保證金制度，要求必須在工程竣工驗收之日起三個月內向有關檔案管理部門移交一套完整的工程檔案資料。待工程檔案資料如數移交完畢后，再撥付施工單位的保證金。
4、嚴格竣工檔案的審核工作
工程項目竣工驗收后，各施工項目部根據集團公司工程檔案收交范圍和內容，將工程前期準備階段形成的文件、施工過程形成的文件以及竣工驗收的文件進行整理，送交集團公司有關職能部門進行審查。職能部門根據歸檔范圍和內容進行認真對照審核，主要圍繞以下內容進行重點審核：工程檔案移交是否齊全、完整，分類是否科學、系統；工程檔案的內容是否真實，能否準確地反映工程建設活動和工程實際狀況； 工程檔案的立卷是否符合現行《建設工程文件歸檔整理規范》標準；竣工圖繪制方法、圖式及規格等是否符合專業技術要求，圖面是否整潔、蓋有竣工圖章；文件的形成、來源是否符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續是否完備；文件材質、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等是否符合要求。如發現漏、缺部分，應立即要求補缺補漏。
5、切實加強檔案信息化建設
企業檔案資料的信息化建設是改進目前檔案管理中一切問題和缺陷的關鍵，沒有信息化建設，檔案資料的有效歸集、集中統一管理、檔案資源的共享等等就無法實現。全面提升建筑類施工企業檔案管理信息化水平，首先應統籌規劃和建立集團公司與子分公司協作一致的檔案信息網絡服務體系，暢通檔案資料歸集和使用渠道。其次要改進檔案信息資料服務方式，拓展服務范圍，提高檔案資料開發利用水平和網絡化服務能力。
建立施工企業最有效的檔案資料信息服務平臺就是分布式歸集，統一服務門戶的構架，由機關各部門、各區域事業部、各子分公司、各項目指揮部負責收集、整理、編輯、和更新，通過服務集群的方式集成到集團檔案資料信息共享服務平臺，形成統一的檔案資料服務出口，連接到企業的門戶網站，提供統一的檔案資料信息網絡服務，包括檔案資料目錄查詢服務、公開檔案信息瀏覽、部分檔案資料的下載服務、申請下載服務等，滿足企業內部人員在各個不同區域接收數字化檔案資料服務的需求。
總之，要做好施工單位的項目檔案資料管理工作．領導重視是關鍵，明確職責是前提，建立健全規章制度是基礎，落實項目檔案管理考核機制是手段。強化過程控制是保證，這樣才能確保項目檔案管理有序地向前推進，才能確保項目竣工檔案的真實、完整、準確、系統，才能為各項工作提供更加有效的服務。
參考文獻：