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自我國社會主義市場經濟體制確立以來，新時期社會進步飛快，城市建設也獲得了廣闊的發展空間，城市化腳步越來越快。城市化進程的不斷推進中，建筑工程規模和數量不斷增加，為了確保城市建設活動有序開展，需要全面開展城建n案管理數字化建設活動，實現數據的高效、安全和便捷存儲，為城市建設規劃提供更為科學合理的參考依據，推動城市化建設和發展。由此看來，加強城建檔案管理數字化建設研究是十分有必要的，對于后續理論研究和實踐工作開展具有一定參考價值。
一、城建檔案管理數字化建設的意義
城建檔案數字化建設是一個具有十分廣闊發展前景的行業，在建設和發展過程中，仍然有許多缺陷和不足有待進一步完善。在城建檔案數字化建設中，由于傳統的城建檔案管理方法需要耗費大量的人力、物力和財力，需要人工對紙質檔案進行管理和檢索，需要占有大面積空間，檔案資料查閱速度較慢，效率不高。與此同時，由于檔案資料自身具有分散性特點，所以對信息資源的整合和查找只能依靠人工實現，一旦紙質檔案出現損壞，將造成大量的珍貴資料丟失，產生嚴重的危害和影響。城建檔案資料完整性和系統性不高，而在廣度和深度上同樣存在著局限性，而且很多城建檔案館分布在不同區域，檔案館之間的檔案資料調度和查閱較困難，需要占用大量的存儲空間。數字化城建檔案能夠有效改善此類問題，利用先進的信息技術和數字化技術實現資源共享和存儲技術，充分發揮檔案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。
二、城建檔案管理數字化建設中存在的問題
城建檔案管理中，主要工作內容在于如何長期地保存和查閱。伴隨著我國科學技術水平的快速提高，越來越多先進技術涌現，并被廣泛應用在城建檔案管理中，能夠實現信息的高效、安全和長期存取。城建檔案信息數字化主要是在物質載體上記錄，物質載體性能越好，存儲時間越長。所以在城建檔案數字化建設中，檔案信息存儲物質載體直接影響到數字信息的存取期限，保證物質載體的穩定性是尤為必要的。
城建檔案由于自身性質較為特殊，所以除了記錄城建的相關信息以外，還具有一定的法律價值。傳統的紙質檔案管理中，檔案信息存儲載體是紙張，很難被改變，可以更有效地確保信息完好。但是對于電子檔案而言，檔案信息很容易被刪改，可能造成數據信息的丟失和不完整，法律價值需要在長期驗證中才可以肯定其原有價值。
數字檔案資源共享，首要前提是建立一個統一標準，利用統一的格式和規范，實現更大范圍的檔案資源共享。但是就當前城建檔案管理數字化現狀來看，仍然缺乏一個統一的標準，在不同程度上制約著資源的共享，影響到信息資源的大范圍交換。
三、城建檔案數字化建設對策
（一）做好全面規劃。城建檔案數字化建設中，前期規劃工作是一項十分重要的工作，將大量的紙質檔案資料信息轉化為數字化檔案，工作量十分龐大，需要耗費大量的時間和精力。數字化建設中，需要對檔案館內部的信息資源儲藏量具有一定的了解，深入調查分析后，才可以突出工作重點，根據檔案類型有針對性地開展數字化建設活動。
（二）建立城建檔案數字化建設標準。數字檔案的資源共享，需要在相關標準和規范的支持下，實現檔案信息的數字化。建立城建檔案數字化標準，主要是包括對數字化檔案管理規范和信息化標準規范，通過對數據信息的收集和整理，為檔案信息提供更為安全的保障，并做好網站管理的相關說明。數字化檔案管理規范化建設，可以為后續的城建檔案數字化建設工作提供更為充分的參考依據。
（三）建設統一的信息系統。城建檔案數字化管理不僅僅需要依靠計算機網絡開展工作，還需要建立統一的信息系統，利用相配套的設備和軟件，搭建一個網絡平臺，實現數字化檔案信息資源的共享。
四、結語
綜上所述，城建檔案管理數字化建設是應時展需求，提高城建檔案管理水平的主要途徑，在建設過程中需要充分考慮到數字化檔案信息管理的安全問題和系統穩定性，有針對性地開展工作。
【參考文獻】
[1]袁志海.城建檔案管理數字化建設問題的思考[J].城建檔案，2012，6（1）：35-36.
[關鍵詞]城建檔案；數字化
一、新形勢下城建檔案數字化工作出現的問題
（1）全面收錄的問題。城建檔案管理部門收錄數字化信息的程度，是下一步工作的基礎。就目前的收錄狀況而言，存在著很大的不足，收錄的城建檔案數字化程度很低，大部分還停留在紙張的階段。這就為數字化的著錄工作設置了很大的障礙，浪費了大量的人力物力資源。
（2）有效利用問題。城建檔案全面數字化工作的終極目的就是使人們充分地利用這方面的信息，從而更好地為城市建設服務。隨著工程建筑的大量增加，新形勢下這個問題表現得更為明顯，總體而言，城建檔案的利用效率一直是偏低的，出現這種情況的原因是多方面的，宣傳力度不夠是其重要的原因之一。
（3）計算機網絡傳播技術應用與發展為全面數字化工作提出了新要求。在計算機網絡環境下開展城建檔案全面數字化是新時期城建檔案管理部門面臨的一個全新的課題，計算機網絡的應用與發展不僅給原有的工作帶來新的影響，而且還將使某些舊的觀念發生根本性的變化。
二、新形勢下城建檔案管理全面數字化的必要性
（1）城建檔案管理全面數字化是信息時展的必然走向。信息經濟時代的來臨已成為不可逆轉的潮流，信息產業正逐漸成為經濟發展的支柱產業。城建檔案館運用現代數字技術，增加科技含量并結合本身的優勢，保證工程竣工檔案的完整、準確、及時歸檔，豐富館藏量、豐富原始信息，在市場條件下，把城建檔案工作作為信息產業來管理、開發和經營，走上科技強檔之路。充分利用現代化的科技設備和手段，建立檔案信息，方便對各地用戶隨時對檔案目錄、數據進行查詢，消除時間、區域的限制，實現資源共享，使其在城市可持續發展中發揮重要價值。
（2）城建檔案管理全面數字化是檔案異地備份的前提條件。城建檔案對于應對突發事件、保障居民生命財產安全具有十分重的意義，一旦遇到地震、洪水等自然災害，或者遇到煤氣泄漏等應急事件后，城建檔案資料的完整可以為實施營救、制定對策提供重要的參考依據。鑒于我國一些地區自然災害發生頻繁，國家建設部提出城建檔案異地備份的思路，即有計劃地將本地區的城建檔案進行全面數字化加工以后，與相隔較遠的另一區域相互備份，具體的是采取省與省、城市與城市之間相互一一映射，比如說黑龍江省對應的是河南省，哈爾濱對應鄭州，齊齊哈爾對應開封，牡丹江對應洛陽等。因而，城建檔案全面數字化勢在必行。
（3）城建檔案管理全面數字化是高效提供利用的必然要求。城建檔案數字化是對傳統檔案管理方式的發展，使傳統的檔案由本冊式檔案變為蘊藏豐富的現代化信息資料，使檔案內容變得廣泛和多樣，給檔案信息賦予新的內涵。數字化技術已成為經濟發展的重要推動力，城市經濟建設給檔案工作帶來了無限的發展機遇與挑戰，對城建信息管理提出新的要求。社會各階層對城市建設信息的利用日益頻繁，社會理念由封閉變為開放，城建檔案的現代數字化管理可以為各企事業單位、各機構以及廣大市民最高效率地提供準確的檔案資料，有利于最大限度地避免重復建設，減少經濟損失。
三、新形勢下城建檔案管理全面數字化的實施策略
（1）思想上重視。城建檔案主管部門要把檔案管理與城市建設工作放在同等重要的位置，一同謀劃、一同部署、一同推進，在開展城市規劃建設管理的各項活動中，應將城建檔案管理內容納入城市建設管理序列，把是否具備完整的技術檔案資料、檔案管理部門是否驗收合格，作為能否進行工程竣工驗收的必要條件之一，為工程檔案的接收把好關。另外，還要及時對采集的數據、收集的文件采用自動化的電子掃瞄等方法，進行輸入、校對、管理，對能形成檔案的資料進行嚴格梳理，層層檢查，保證原始材料的完整性、準確性和實效性，為檔案管理工作全面轉向數字化奠定基礎。
（2）資金上投入。資金是加強城建檔案管理的基本保障，在具體運作過程中，財政部門要充分考慮新形勢下城建檔案管理的重要性，在資金上加大投入力度，不斷更新現代化設備，為檔案的數字化提供硬件上的保障。同時，要避免長期一成不變，應該建立年度遞增機制，隨著政府財政收入的增長和城建檔案管理的實際要求，每年遞增財政投入，確保設備的更新與時代信息技術發展同步。當然，也要提高資金的使用效率和效益，避免出現重復購置等問題。
【關鍵詞】 建設工程；電子檔案；數字化平臺
建設工程檔案簡稱工程檔案，是指在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值和利用價值的文字、圖表、工程價款結算書、審計結論、聲像等各種形式的歷史記錄。隨著信息技術的快速提高，醫院各個項目的檔案管理也從以往的紙質管理提升為電子檔案管理，管理模式也發展為多形式、多方面、多層次的模式，強化和提高檔案收集、整理、保管和利用等各環節的手段和效率，跟上社會信息電子化發展的步伐，經濟社會各項工作提供優質、高效、便捷的服務。加強檔案管理的現代化建設，是醫院檔案實行現代化管理的根本任務[1]。現通過對醫院工程建設電子檔案管理數字化建設中存在的問題進行探討，提出相應應對策略，從而提高醫院建設工程電子檔案管理的質量。
1 醫院建設工程電子檔案的特點
醫院建設工程項目時，組成相應的檔案管理部門，使內部各部門承擔相應自己的職責的檔案責任，對于外部根據相應的檔案管理條例，明確承接單位與本單位之間的檔案事務關系以及本單位與涉及到的工程項目單位簽定的各種合同得到有力的執行的重要保證。電子檔案是檔案管理部門通過數字電子設備生成以數碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依靠計算機設備進行閱讀處理，并可在通信網絡上傳送的電子文件，它具有一般檔案的特性，即記錄的原始性。其本身是含有科學技術信息的資料，如果能正確的利用好這些資料，將會提高工作效率和質量、在人力、物力、財力上也能節省，甚至于可以縮短整個工程設計、工程施工及工程結算周期；因此工程電子檔案為醫院的工程建設提供詳盡的治療信息，為醫院基建領導果斷正確地決策提供有價值的參考。對工程電子檔案充分的認識和正確的科學的使用醫院工程建設檔案管理中提供的信息及其使用價值，就能體現出電子檔案管理的社會效益和經濟效益，更好的服務于醫院建設。建設工程電子檔案是檔案的一種，建設工程電子檔案歸納起來有專業性、成套性、階段性、動態性、依賴性等特點。
2 醫院建設工程電子檔案的作用
醫院建設工程電子檔案比紙質檔案更具有優勢，因為電子檔案具有幾乎不占據物理空間的優點，建設工程檔案隨著醫院規模的飛速擴大，文件資料愈來愈多，運用電子文件及電子檔案可縮小占用儲存面積，解決檔案庫房不夠的問題。電子檔案的建立、處理和保存都比紙質檔案方便，備份管理得當，也不會丟失，更不會老化，隨著電子計算機及網絡的普及，越來越多的文件會以電子文件的應用形式產生和存儲。通過拷貝到移動u盤或刻錄成只讀光盤等方式多份備份，以提高建設工程檔案抵御自然災害、應對突發事件的能力，確保建設工程檔案的安全，充分發揮建設工程檔案在醫院擴建重建和房屋日常維修等工作中的重要作用，建設工程檔案的作用自然也就得到認可和提高。
3 建設工程電子檔案的歸檔管理
在歸檔時間上有一定的要求，要求要在竣工驗收后的三個月內，將所有文件移交給檔案部門；建設工程電子文件檔案應與紙質工程文件歸檔的檔案內容完全一致，例如文本文件、圖樣文件、各類表格文件等等。在實際工作中因為各方面的原因電子檔案管理中也存在一定的問題，由于對這個專業的重視程度不夠，往往工作人員都是非專業的，從而缺乏建設工程檔案的專業知識導致在檔案資料整理中出現一些不完整，不夠真實嚴謹的資料，甚至將電子檔案信息資源隨意丟失、損毀，這樣給檔案的管理帶來了許多困境，還有檔案管理人員的管理水平底下、思想觀念陳舊都是直接影響檔案管理水平提高的不利因素；再次檔案管理的重視度不夠，硬件資金投入不足，電子檔案管理的設備匱乏，掌握網絡技術人員相對較少，這些因素都是導致電子檔案管理不能滿足要求的重要原因。
4 醫院工程建設電子檔案數字化平臺建設
醫院基建工程電子檔案可以重復利用，也可作為日常保養維護提供依據，在突飛猛進的信息化時代，現代科技的發展為醫院電子檔案數字化管理提供了便利的條件，也搭建了這樣一個平臺，當然也對檔案管理提出了更高的要求，也面臨著嚴峻的挑戰。鑒于醫院建設工程檔案管理的重要性，認真搞好建設工程檔案的建設，就是要把建設工程的檔案收集、整理和管理提到相應的工作日程上，我們急于做好以下幾個方面的工作。①制定完善的健全的電子檔案數字化管理制度，也就是要建立電子檔案保管制度、歸檔范圍、歸檔保管期限等規定，使醫院的基建工程電子檔案按規范化、合理化的流程進行管理。②加大人力資源力量，加強電子檔案管理人員素質的培訓，采取積極措施要讓檔案人員更新知識、提高技術人員的水平，使其適應信息技術和檔案事業的發展的需要。因此，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作者迎接信息技術革命最根本的對策[2]。③加大財力即資金的投入，改善硬件設施，配備性能能滿足需要質量可靠的計算機、軟件，刻錄儀器等設備，在應用方面要選擇科學合理的存貯方式，引進現代化檔案管理技術，為電子化提供技術支撐。可要求設計單位提供電子版竣工圖紙，把設計變的更完整地在圖紙上進行反映，對以前大量的有保存價值的圖紙檔案，可通過掃描轉化為電子檔案，如有條件可進一步對文件進行矢量化，以便于直接利用[3]。
綜上所述，隨著科學技術的不斷發展，醫院的檔案管理也發生相應的改變，醫院建設工程的檔案管理要提高管理意識、改變管理方法、采用更便捷、更科學的管理手段不斷的創新，建立建設工程電子檔案為的工程建設提高完整的、科學的、真實的記錄，為以后工程的維護保養提高詳盡的資料，醫院建設工程電子的檔案的管理可以反映一個醫院工程建設的整體水平，可見工程建設的電子檔案數字化管理的重要性，只有不斷地加強其建設，加大對檔案管理工作的投入，認識在醫院建設中的重要作用，以使更好的發揮其作用，更好的實現和應用建設工程電子檔案數字化管理。
參考文獻
[1] 蔣莉君.談醫院檔案管理[J].西部醫學，2008，02（20）：444-445.
關鍵詞：城建檔案；數字化；途徑
中途分類號：TU984文獻標識碼：A
前言
城建檔案的數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息管理方式，它把城建檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。
一、城建檔案數字化的意義
由于以前的紙質檔案存在紙張老化發黃變碎的現象，時間久了就不能對外提供利用，為使其更好的為城市建設提供參考，將多年前的紙質城建檔案進行數字化處理，可以為塵封的歷史再上一道“保險”。城建檔案的數字化只是“智慧城市”中的最前端環節，諸如“地下管網”圖紙掃描成數字圖像后，添加地理信息，便可生成三維圖像，使查詢使用更方便、更直觀。還可根據管線使用年限，提前預告管線壽命，便于維護和修理。數字檔案館全部建成后，只需輸入相應工程的名稱，輕點鼠標便可快速檢索查詢該工程全部檔案資料，真正實現“一分鐘”查檔，從而大大的提高了工作效率和管理水平。城建檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求，且具有不可替代的先進性，可以提高經濟效益、提高辦公效率及加強對檔案原件保護。
二、城建檔案數字化的步驟及方法
從城建檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數、區分高掃、平掃材料，然后進行數據采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數據進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數據進行歸檔，從而為檔案的利用提供準確可靠的數據信息。在整個過程中，各環節相互配合，協同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。具體方法是采用平板掃描儀或高速掃描儀掃描單頁紙張；對于已經裝訂好的文件檔案，或者那種珍貴的歷史文件，利用掃描儀掃描會破壞歷史文檔的原始面貌，強光也會損害原始文檔。而且掃描時間很慢，很麻煩。高拍儀可以代替普通掃描儀、DV、相機、攝像頭、等等很多設備，能快速的實現文檔數字化。文視通是最近市場上出現的新產品，它具備了高拍儀的所有功能，能夠輕松實現了文件數字化歸檔。而且它比高拍儀的操作更加方便，能輕松實現文件數字化歸檔。
三、實現城建檔案數字化的途徑
按照相關制度要求做好城建檔案的數字化工作。在檔案數字化過程中，嚴格按照相關制度和要求，把保管期限鑒定、數字化掃描、檔案數據庫錄入和建立檔案管理信息系統作為檔案數字化專項工作的重點，努力做到保管期限鑒定準確，整理紙張規整、頁號清晰，目錄和備考表規范完整，電子掃描圖像清晰，檔案數據庫錄入條目和電子掃描件掛接準確，行政執法類業務檔案收集完整，分類合理，檢索有效。同時，在檔案數字化工作過程中，按照相關規定嚴格做好安全保密、數據備份和自檢工作，并隨時接受上級單位的檢查與指導。完善數字化加工的技術要求，確定檔案數字化的加工對象和加工重點。針對城建檔案的數字化現狀，加大支持力度，加強人、財、物等資源的配置，擴大庫房面積，滿足未來發展需求；采取有效的措施加快檔案數字化的工作進度，明確工作重點；進一步做好規劃，盡早建成數字檔案館；要拓寬工作廣度，整合檔案資源，注重收集各種載體的檔案；要提高服務程度，充分發揮互聯網絡的作用，提高城建檔案的綜合服務質量。在實現城建檔案計算機管理的基礎上,實現檔案存儲數字化、檢索自動化、利用網絡化。以信息網絡為基礎,以數據庫建設為重點,開發城建檔案信息資源,充分重視應用軟件的開發和信息技術的推廣應用，推動城建檔案信息化建設工作健康、持續、快速發展。當前,數字城市、網上審批、OA辦公等一系列的電子政務項目正在實施，城建檔案的管理工作要有緊迫感和責任感，要將數字城建檔案館的立項納入政府電子政務建設的一部分,將現行電子文件的管理納入城建檔案信息化建設的一部分。提前介入城建電子文件的管理,對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實行全過程的管理與監控,保證城建電子檔案的質量；當前在辦公、設計、管理等工作中形成了大量的電子文件,如果不能對這些電子文件加以有效的收集和管理，將來再把紙質的文件還原成電子文件,所花費的代價相當大。針對目前城市建設現狀做好規劃，做好本地區的城建檔案信息化建設規劃工作，統一省、市、縣城建檔案信息化建設的實施，因地制宜，避免重復投資浪費現象的發生。加強各級城建檔案管理部門之間、城建檔案管理部門與相關政府機關及企事業單位之間的橫向交流與合作,通過資源共享、業務協同、優勢互補等措施，形成合力，共同推進信息化工作的順利開展。城建檔案信息化建設中的軟件開發要嚴格執行統一的數據開放等標準,數據建庫要嚴格城建檔案的著錄標準,規范主題詞、各項數據的錄入標準。只有這樣才能保證建立的信息系統的開放、真實、可讀、可用性等。提高城建檔案管理人員的業務水平,尤其是信息化工作水平，把城建檔案信息化建設工作需要的計算機基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識等列入業務學習計劃,普及信息化技術知識。建立安全穩定的計算機系統,各地要把信息系統的安全、穩定和保密放在首位,確保所建立的數據不被破壞和損毀；非公開的城建檔案信息一律不得上英特網；在英特網上提供已公開檔案目錄查詢服務的,要認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施,采取必要的計算機病毒防范措施,確保計算機系統和數據的安全保密。
關鍵詞:城建檔案館;館藏;數字化;鑒定
中圖分類號:G272.3
文獻標識碼:B
文章編號:1008-0422(2009)11-0091-02
1引言
城建檔案是城市記憶的凝結,是城市夢想的元素。城建檔案信息資源建設是城市規劃、建設和管理以及數字城市建設的一項基礎性工作,也是國家檔案信息資源建設的重要內容。隨著全社會信息化進程的廣泛推進,采用數字技術和網絡技術手段整合檔案信息資源,構造檔案信息化體系,已是信息社會發展的必然要求。作為社會信息化重要組成部分的數字城市建設,其基礎就是城市建設信息的數字化和數字信息資源的共享共用。在此背景下,城建檔案館館藏檔案數字化的建設已成為當今城建檔案管理信息和數字城市建設工作的核心。近年來,一部分城建檔案館開始對部分館藏檔案進行數字化處理,面對數字龐大、類目繁雜的館藏檔案,檔案館面臨著將是進行部分檔案數字轉化還是全部館藏數字轉化?首先選擇什么檔案進行數字轉化?紙質檔案數字轉化前如何開展鑒定工作等等諸多問題。轉化規模與投資經費、使用設備成正比,數字化鑒定工作該如何進行至今尚無確切的理論依據,因而擺在我們面前的是一個值得研究探討的問題,本人想結合工作實際粗淺地分析探討一下影響館藏檔案數字化鑒定的幾方面因素,以期對館藏檔案數字化鑒定工作提供有益參考。
2城建檔案館館藏檔案數字化的理論導向及背景
2000年12月在全國檔案工作會議上通過的《全國檔案事業發展“十五”計劃》,把接收電子檔案進館,加快現有檔案的數字化進程列入檔案信息化建設的主要工作內容和奮斗目標。城建檔案館作為國家的科學文化事業機構,是永久保存國家在城市建設當中形成的各種重要的歷史技術資料的專業部門,其內容涵蓋了城市建設的方方面面,實用性非常強。至今,全國660多個設市城市中,已建立了近500個城建檔案館,區(縣)城建檔案室達1000多個,館藏量在4000萬卷以上。據不完全統計,1998年至2004年,全國各城建檔案館(室)共接待查閱利用150萬人/次,提供城建檔案269萬卷(件),產生可測算的經濟效益約7億元。在當今城市建設迅猛發展的態勢下,為提高城市建設工作的技術含量,提高建設工程質量,提高城市建設管理的品位,建設數字化城建檔案館具有非常重要的歷史意義與社會現實意義。將館藏檔案數字化,其目的是為了改進檔案資料利用手段,提高檔案資料利用效率,加強對檔案資源的保管保護,減少紙質利用成本,使通過計算機終端查閱、打印和下載檔案資料成為現實,為查閱利用者提供遠程服務,使檔案信息廣泛深入地為社會利用,快速準確地查閱所需資料,更充分地發掘城建檔案信息資源的內在價值,直接為城市建設和城市公共管理提供優質服務,達到資源共享的目標。
3城建檔案館館藏檔案數字化鑒定的主要因素
3.1 優化館藏在數字化鑒定工作中的重要性
由于歷史原因,20世紀80年代以前,包括80年代后各城建檔案館創建的初始階段,我國各城建檔案館均以“豐富館藏”為原則進行檔案館的建設。那時館藏總量少,各地檔案館新建庫房都有一定的空余度,為了豐富館藏,不限制移交單位和控制進館資料的范圍,造成了進館檔案有價值的文件和毫無利用價值的文件“魚龍混雜”在一起,案卷龐雜臃腫,毫不精練。本人在實際工作中所能觸及到的現狀就不勝枚舉:主體內容細節上不存在任何差異的文件,其正稿、草稿組卷時在一起;重復的文件圖紙一同組卷;庫房保存著上世紀五、六十年代的臨時建筑、雜項建筑和一些建筑的初步設計等至今已不存在建筑的檔案和毫無利用價值的一些檔案資料等等。另一方面,因為各地經濟發展水平,城市建設規模和行政管理歸口劃分有很大的不同,80年代以后,特別是進入21世紀以后,隨著新一輪城市建設波及全國,城建檔案信息資源建設內容和發展水平出現了很大差異。依據《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》(國家檔案局1997)和《城市建設檔案管理規定》(國家建設部2001年修正)等法規,從歸屬和流向上講,房地產檔案、國土檔案無疑屬城建檔案,但除了極少數城市城建檔案館能收集本市房地產、國土檔案外,絕大部分城市都是房地產檔案館(室)、國土檔案館(室)和城建檔案館并存,許多城建檔案館因不在規劃口,連規劃報建檔案都難以收集,更不用說環境保護、勘察測量、水文地質、電力管線、人防軍事等資料了。隨著國家體制改革,建設職能在城市一級驟然分化,日益復雜化、詳細化、條塊化,使得歸口于建設、規劃或市政職能部門管理的城建檔案館在檔案收集上出現很大差異,面臨很多困難,有的城建檔案館漸漸成為工程竣工資料檔案館,有的城建檔案館漸漸蛻化為規劃局內部資料室,館藏單一,城建檔案信息資源的保存價值和利用率正在迅速下降。應該對現有館藏現狀進行鑒定研究,對趨同性太強、利用價值不高的檔案進行分門別類的清理。如果在檔案數字化前不進行優化鑒定,檔案數字化的工作量以及數字化后的檔案數據庫容量將會數倍增加,電子轉化費用及實際轉化工作量將會相應提高很多,數字化后的城建檔案利用價值也會大打折扣。所以,為了減少數字化電子設備投入的成本,降低不必要的工作負荷,同時能更多地保存有價值的文件資料,優化館藏檔案是非常重要的。
3.2 數字化鑒定工作人員的心態和責任
檔案在數字化之前的鑒定工作有別于傳統檔案的價值鑒定工作。檔案數字化鑒定是一個對館藏的原始檔案進行去粗取精、化繁為簡、充實精練的工作過程,這項鑒定工作涉及到檔案的存毀和工作人員的責任及心態問題。長期以來,檔案部門都難下決心,在具體的鑒定工作中不敢動手鑒定檔案,甚至銷毀檔案。經過鑒定確為無價值的檔案或過期檔案,均采取封存保管的方式,而不敢按鑒定程序處理后執行銷毀,這是因為檔案的內在價值鑒定是具有主觀性、時代性和不確定性的。如果主觀上單純為減少數字化投入成本,剔除的文件是某一時期內發生的重要歷史記錄,那么,這是需要做出慎重決定的工作,檔案鑒定人員責任重大,一旦處理不當,造成失誤將是無可挽回的。但檔案數字化鑒定工作,并不涉及檔案的銷毀處理,只是要對檔案數字化與否進行輕重緩急的甄別,對未列入數字化名單的檔案一律按原模式歸庫管理,原來的查閱利用模式不變。如果日后還是需要數字化,再從庫房調出來也可以。當然,盡管數字化鑒定不需要因為承擔檔案資料銷毀責任從而導致工作人員過于謹慎從事,但工作人員的業務素質和理論水平仍是影響鑒定工作成果的重要因素。我們應加強學習和工作交流,統一工作人員的認識,統一工作標準和要求,還要做出經常性的總結和講評工作。
3.3 組織計劃科學周全是數字化鑒定的關鍵
檔案數字化鑒定的組織工作包括數字化鑒定細則的制定、業務人員的培訓、鑒定流程的建立、鑒定質量的審核等,是一項工作責任心要求強,業務技術要求高,在業內長期缺乏實踐經驗積累和理論創新的指導的新課題。科學周密地組織計劃是數字化鑒定達到預期效果的關鍵。首先進行館藏檔案的調查,確定出進行數字轉化的檔案,符合利用率高有價值的、適合向公眾開放查閱的、能產生較大經濟效益等條件的檔案應列入數字化的首選類型。同時還應考慮到反映社會歷史發展變化進程或某一階段變化的具有參考價值的聲像檔案資料,其利用率也是很高的。我們應該建立檔案數字化鑒定工作制度,提出數字化的標準、工作紀律和責任追究機制。盡量減少主客上的隨意性,使數字化鑒定工作有章可循、有規可依。為了加強鑒定工作管理,建議采取“三審制”,即初審、復審和決議。初審和復審由不同的工作人員進行,實行交叉作業,對初審和復審意見不一致的部分檔案資料,由城建檔案館建立專門決議機制,采取會議討論、投票決定,并對最后未列入數字化名單的檔案資料進行登記說明,以備日后檢索,提高今后數字化工作效率。另外,在數字化鑒定過程中,也可以實行工作進度控制過程管理,設定回頭自查自檢程序,反復核驗,杜絕各種錯漏,以精細化管理手段,提高城建檔案數字化鑒定工作的科學性。
3.4 明確檔案價值鑒定標準,提高鑒定工作可操作性
城建檔案數字化鑒定工作即是一項長期性的工作,也是一項大任務量工作,必定會牽涉大量的人力、物力和財力,明確城建檔案價值鑒定標準,提高鑒定工作可操作性尤其重要。檔案部門收藏的檔案文件的內容質量不完全取決于管理水平,與其資料的來源有直接關系,如果文件形成部門粗心造成資料不齊全,即使檔案部門在管理中投入大量的工作,也是徒勞的。目前,我國檔案資源歸檔鑒定標準規范還是偏重于文書檔案,而針對于科技檔案、特別是城建檔案還是相當薄弱,僅有的是歸屬流向、保管期限和保管密級的管理規定,規定中的期限、密級檔次劃分較粗,條款過于簡略,城建檔案部門在實際工作中不易掌握,容易產生主觀臆斷而操作失當。在全國檔案事業發展“十五”計劃中加強法制建設中一條就是調研論證鑒定銷毀檔案的程序與辦法。筆者認為,應該從全國高度加強城建檔案鑒定銷毀程序與辦法研究制定工作,包括數字化鑒定工作的標準規范的研究制定工作,加大對檔案法規、標準貫徹實施的監督指導。目前,關于城建檔案接收和歸檔管理的法律法規比較健全了,包括《城市建設檔案管理規定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》、《建設工程文件歸檔整理規范》和《建設電子文件與電子檔案管理規范》等,但城建檔案鑒定的法律法規和技術規范還是空白。特別是隨著數字城建檔案館建設工作的深化,很多城建檔案館已經開始探索直接接收建設工程電子文件并直接并入數據庫了,這一操作模式省略了數字化掃描環節,更要求我們出臺建設工程電子文件鑒定管理的規范。相信隨著時代的發展,社會需要的推動,檔案鑒定的理論依據會相繼出臺,城建檔案工作在新時期內開展數字化鑒定會更加科學、更加規范。
4結論
城建檔案數字化和數字城建檔案館建設是城建檔案館現代化建設發展的必由之路,是數字城市建設的基礎。而館藏檔案數字化鑒定工作是數字化城建檔案館建設的基礎和前提,對降低系統開發成本,提高數字化工作效益,凸現城建檔案利益價值有著重要的作用。我們必須從優化館藏結構,提高對鑒定工作的認識,加強鑒定工作管理,建立健全鑒定工作規范標準體系等方面做好工作,才能有效提高館藏檔案數字化鑒定工作水平,從而更好地為城建檔案數字化和數字城建檔案館建設服務。
參考文獻:
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關鍵詞：電子檔案 虛擬檔案 城建檔案
隨著社會信息化進程的加速發展，網絡信息資料正逐漸成為人們獲取信息的主要來源。在網絡信息的發展下，城建檔案信息管理的手段、管理體制與城建檔案管理的環境都在發生深刻變化。在這些變化中，新型城建檔案館類型的出現尤為引人注目。在傳統城建檔案館的基礎上，必將出現一些保存新載體、開展新服務、利用新技術的一些新型城建檔案館類型。對此，國內有不少學者將其稱為電子城建檔案館、數字城建檔案館或虛擬城建檔案館，而且，在使用上述相關概念時，不少學者是交叉混用，更有一些學者明確提出電子城建檔案館、數字城建檔案館與虛擬城建檔案館就是指同一事物。對當前出現的這些關于新型城建檔案館的不同稱謂和認識觀念上存在的混亂，我們有必要在認真和深入討論的基礎上形成科學認識。這不僅是城建檔案學術術語規范化的要求，更是科學界定不同城建檔案館之間相互界限和相互關系的需要，對能否保證網絡環境下城建檔案管理工作的順利開展有著重要意義。本文試就電子城建檔案館與虛擬城建檔案館之間的區別及其相互關系等作初步探討。
1、電子城建檔案館與虛擬城建檔案館的區別
1.1 存在方式不同
國內有學者認為，“電子城建檔案館并非一個典藏城建檔案的實體，而是以用戶為中心組織城建檔案信息的虛擬電子信息系統；是以數字形式存儲和處理城建檔案信息的城建檔案館。”這一觀點可謂是近兩年來城建檔案界有關電子城建檔案館與虛擬城建檔案館問題認識的代表性看法之一。分析其中的關鍵性限制，可以發現，該觀點是認為，電子城建檔案館不是一個“實體”，而是一個“虛擬”的系統。對此筆者不能茍同。
從最通俗的意義上看，電子城建檔案館是管理電子文件與電子城建檔案并提供檢索利用的城建檔案業務機構。在電子城建檔案館中，雖然其保存的城建檔案不再是以紙質載體來存貯信息，而是以磁帶、磁盤、光盤等作為存貯載體，但這些磁帶、磁盤等電子信息的存貯載體仍然是物理意義上的有形載體。而收藏這些有形載體的電子城建檔案館，也必然是物理存在的實體。從我國現有的發展情況來看，由于電子文件與電子城建檔案的數量雖在增長但還為數不多，同時加上電子文件與電子城建檔案管理中的很多理論問題的最終解決還有待時日，因此，對電子文件與電子城建檔案的收藏與管理還基本上是以現有的“傳統”城建檔案機構作為依托來進行的，隨著電子城建檔案數量的不斷增多，這些過去主要收藏紙質城建檔案的傳統城建檔案館可能會轉變成為以收藏電子城建檔案為主的電子城建檔案館。但無論它如何發展變化，它都無法改變其仍然是物理意義上的有形城建檔案館這一存在形式。
虛擬城建檔案館是“利用電子網絡遠程獲取城建檔案文件信息的一種方式。”該定義重點突出了虛擬城建檔案館是在計算機通訊網絡上對分布于各地的各種城建檔案信息進行動態搜尋的實質。它強調的是在虛擬城建檔案館環境下用戶開發利用城建檔案信息資源的便利。因此，可以認為，虛擬城建檔案館是一種假設的、虛構的、無形的城建檔案館，它不是一種物理存在的實體，而只是利用網絡技術，將分布于不同電子城建檔案館中的數字化城建檔案信息資源，以網絡化方式加以互相連接，提供及時利用，實現城建檔案信息資源共享，其實質是形成一個有序的信息空間和資源共享的信息環境。因此，從這一意義上看，虛擬城建檔案館不是一種具體的城建檔案館形態，而是一種無形的信息組織與利用環境。
1.2 基本特征不同
電子城建檔案館的基本特征是收藏城建檔案信息的數字化。由于收藏的電子城建檔案信息越來越多，或是因對紙質城建檔案進行數字化處理，電子城建檔案館的城建檔案信息主要是以數字化形式存在。在現階段我國對電子城建檔案信息主要是單機或局域網閱讀利用。當然，電子城建檔案館也可通過計算機網絡將其向其它城建檔案館或用戶提供遠程利用，同時，該館也可通過計算機接受另一個電子城建檔案館的服務。只有在這種不受時空限制的情況下實現城建檔案信息存取與利用，電子城建檔案館才形成了一種虛擬的城建檔案館環境。由此，我們也不難看出電子城建檔案館與虛擬城建檔案館之間的相互依賴與遞進關系。
虛擬城建檔案館的基本特征是存取城建檔案信息的網絡化。虛擬城建檔案館存取的城建檔案信息是各類電子城建檔案館提供的數字化城建檔案信息，從這一意義上看，電子城建檔案館是虛擬城建檔案館環境得以存在的基礎。但與電子城建檔案館明顯不同的是，在虛擬城建檔案館環境下對電子城建檔案信息利用，側重追求的不是單機狀態下對某一電子城建檔案館收藏城建檔案信息的利用。而是對分布在各館或不同數據服務器上的電子城建檔案信息在搜尋組織基礎上進行利用。存取城建檔案信息的網絡化這一基本特征決定了在虛擬城建檔案館這一信息環境組織過程中可能將主要面臨下列困難：城建檔案信息數字化處理的共同標準；傳統城建檔案館網絡化基礎設施的構建與完善；城建檔案信息資源共享中的相關協議等。
1.3 功能定位不同
電子城建檔案館與虛擬城建檔案館在各自的運行管理中應存在不同的功能定位。電子城建檔案館不僅應成為開發利用城建檔案信息資源的中心，而且其首先應該是一個城建檔案信息資源的積累與保存中心。隨著電子文件與電子城建檔案的不斷增多，雖然我們還不能肯定其是否會取代紙質城建檔案，但隨著相關技術問題的解決與管理方法的成熟和穩定，電子城建檔案的信息積累與信息憑證功能將會逐步顯現。電子城建檔案館對城建檔案信息資源的“擁有”將產生如下積極作用：第一、保證電子城建檔案信息的真實性與可靠性，并為虛擬城建檔案館環境中的城建檔案信息“存取”服務提供數字化城建檔案信息資源保證。第二、可以明確城建檔案信息資源的公布權、處分權、獲益權等基本權利歸屬，維護我國城建檔案信息資源開發利用的良好秩序。
虛擬城建檔案館將其功能定位在對城建檔案信息資源的“存取”將會產生如下積極影響：第一、將使我們長期以來迫切希望實現的城建檔案館網建設邁出實質性一步。利用網絡技術，根據用戶動態變化的城建檔案信息需要，在虛擬城建檔案館這一信息環境上，用戶可以獲取已經公布利用的城建檔案信息原文和各類城建檔案信息線索。第二、將進一步提高城建檔案服務水平和城建檔案信息資源開發利用的水平。應該看到，從城建檔案形成特點、形成狀況出發組織城建檔案部門的館藏是城建檔案管理區別于其它各類信息管理的基本特色之一，也是維護城建檔案信息原生性特征的基本策略。解決館藏局限與用戶需要之間的矛盾不能以犧牲城建檔案館積累文化遺產的功能和城建檔案信息的原生性、真實性與可靠性特征作為代價。
1.4 中心任務不同
現階段我們國家還沒有出現完全意義上的電子城建檔案館，這主要表現為電子城建檔案館的建立基本上都是以傳統城建檔案館作為依托，電子城建檔案館所管理的城建檔案信息，除一部分是在其形成過程和前期運動階段中就采用了數字化記錄形式以外，相當部分是要依靠于傳統城建檔案館對現有紙質城建檔案進行數字化處理，而且傳統城建檔案館對所保存的紙質城建檔案進行數字化處理也是有選擇性的。因此電子城建檔案館的中心任務是：第一、對電子城建檔案進行有效管理，保證電子城建檔案的安全，特別是在管理工作中要突出對電子城建檔案進行全方位的鑒定，針對電子城建檔案信息易逝性、可變性、流動性以及對讀寫系統的依賴性等特點，從內容、程序和方法上變革電子城建檔案的鑒定工作。第二、對紙質城建檔案信息資源進行數字化處理。對電子城建檔案館而言，承擔對紙質城建檔案進行數字化處理的任務既是進一步改變其館藏城建檔案結構的需要，同時更是利用網絡技術和虛擬技術實現城建檔案信息資源共享的關鍵性環節。
虛擬城建檔案館與電子城建檔案館在中心任務上有著根本不同。虛擬城建檔案館運行的實質是根據用戶城建檔案信息需要，構建一個虛擬的城建檔案信息環境。這種以用戶為中心而構建的虛擬城建檔案信息館藏，可以打破傳統城建檔案館、電子城建檔案館及其館藏的物理界限，使城建檔案館可以成為在網絡上能夠靈活方便地搜尋、選擇和聯結城建檔案信息資源的動態信息系統。這一運行過程的中心活動是根據用戶需要進行網上數字化城建檔案信息資源的“動態搜尋與組織”。對數字化城建檔案信息的“動態搜尋與組織”是保證虛擬城建檔案館館藏質量的關鍵性環節。
1.5 城建檔案信息的來源范圍不同
對電子城建檔案館來說，其城建檔案信息的來源主要有兩個渠道：一是已有紙質城建檔案信息的數字化處理；二是接受一定范圍內數字化城建檔案信息的移交。這里所指的“一定范圍內”，是為了突出電子城建檔案館以傳統城建檔案館為依托的現狀。電子城建檔案館在接受有關數字化城建檔案信息的移交時，也應考慮現行城建檔案館工作的基本原則，體現區域、行業或專業城建檔案信息移交的范圍限制。只有這樣，才能維護現行城建檔案館工作規范和發揮已有的城建檔案館業務建設優勢，保證電子城建檔案館建設的良性循環。
而虛擬城建檔案館根據用戶需要對相關城建檔案信息資源的“動態搜尋與組織”則可以發揮網絡聯結的優勢，對數字化城建檔案信息資源進行大面積的、跨空間的、跨行業的搜尋與組織。這種大面積的城建檔案信息資源搜尋與組織與電子城建檔案館館藏建設的難度相比毫不遜色。具體表現在：網絡城建檔案信息資源數量會逐步增多，而且其類型多、跨時空、跨行業，因此對其進行選擇與組織的復雜性與多樣性將會逐步增加；網絡城建檔案信息資源雖然是由各類傳統城建檔案館或電子城建檔案館提供，但因城建檔案館工作水平參差不齊，因此，其提供的數字化城建檔案信息質量也可能會存在這樣或那樣的問題，這給虛擬城建檔案館進行城建檔案信息選擇也增加了難度。
2、電子城建檔案館與虛擬城建檔案館的聯系
電子城建檔案館與虛擬城建檔案館的關系主要表現在：
（1）電子城建檔案館是虛擬城建檔案館環境營造和開展城建檔案信息動態搜尋的關鍵主體，同時它也為虛擬城建檔案館的跨時空服務提供數字化城建檔案信息資源保障。由于傳統城建檔案館又是現階段電子城建檔案館的設置基礎，因此，我們可以將傳統城建檔案館、電子城建檔案館和虛擬城建檔案館看作是城建檔案館體系構成的一種新組織形態，而且這三種城建檔案館形態還將表現出共存和階梯式發展模式。
摘要：本文從城建檔案館自身存在與發展的要求方面論述了建設數字化、開放型城建檔案館的必要性，以及數字城建檔案館的特點，并提出了在建設數字化城建檔案館時如何保證網絡的安全。
一、引言
據《中國現代化報告2004))公布：對經濟發展、社會發展、人居環境、信息化四大類指標共27個評價指數分析統計，2001年我國綜合現代化水平在108個國家中排名第60位，比1990年上升26位，預計2050年前后將達到世界中等發達國家水平。這標志著在新世紀，我國綜合現代化水平與世界先進水平差距正在縮小，我國城市的現代化進程明顯加快。
城建檔案是城市建設的真實寫照，在城市規劃、建設與管理中發揮著日趨重要的作用。隨著舊城改造、市政基礎設施的日臻完善以及重點工程建設力度的不斷加強，我國城建檔案的收集、管理與利用問題日漸突出，建設數字化城建檔案館將是城建檔案部門的頭等大事。
二、建設開放型數字城建檔案館符合城建檔案事業的發展需要
二十一世紀隨著信息科學技術的突飛猛進，將進入全新的信息時代。電子計算機和網絡技術具有的海量存儲、超強的計算和自動化處理能力、瞬時和方便的網絡溝通將被廣泛地應用于信息量浩大的城建檔案工作中。把城建檔案館建設成為開放型的城建檔案館，既是城建檔案事業發展的需要，也是城建檔案館自身存在與建設的客觀要求，主要由三方面因素所決定：
一是城建檔案館的任務。主要是城建檔案信息的收集，經過整理后，向用戶提供利用。在收集中首先要控制檔案信息的質量，其次是城建檔案信息的全面性。在目前社會檔案意識不太強，有關法規還不健全的情況下，關起門來，坐等其送“檔”上門，且保證質量和數量，實踐證明是不可能的。
二是城建檔案館的特殊職能，即不僅負責城建檔案的收集、管理和提供利用，還要行使地方城建檔案行政管理職能，傳達、貫徹有關城建檔案方面的方針、政策和法規，對本區域內城建檔案工作進行業務指導、監督和檢查等。這就要求城建檔案館要參與城市建設的有關活動，及時了解和掌握城建檔案工作的情況，并進行指導和研究解決遇到的問題。
三是城建檔案工作經驗告訴我們必須走開放之路。過去城建檔案館工作基本處于封閉的狀態，關起門來搞業務，城建檔案館不了解社會，社會也不了解城建檔案館。由于封閉造成了城建檔案工作徘徊不前，束縛了自身的發展，影響自身社會地位的提高，更不利于城建檔案作用的發揮。
總之，為了城建檔案事業的發展，發揮城建檔案信息中心的地位，發揮城建檔案在城市規劃、建設和管理工作中的作用，只有建設開放型城建檔案，在增加城建檔案館透明度的同時，開闊視野，才能不斷提高社會地位，并被社會所認識。數字城建檔案館是城市數字化工程的需要，中國的“城市數字化工程”已經啟動，國家建設部主持的《城市規劃、建設、管理與服務的數字化工程》已納入國家“十五”重大科技攻關項目中，數字城建檔案館是數字城市工程的一個子系統。數字地球、數字城市乃至數字社會將有力地推動數字城建檔案館的建設。
三、數字化城建檔案館的特點
數字城建檔案館是指對有高度價值的圖紙、文件、聲音、影像等多媒體信息進行收集，組織規范性加工，進行高質量保存和管理，并提供在網絡上高速橫向跨庫連接的電子存取服務技術。數字城建檔案館建設是以統一的標準和規范為基礎，以數字化的各種信息為底層，以分布式海量資源庫群為支撐，以智能檢索技術為手段，以寬帶高速網絡為傳輸通道。它涉及數字信息資源的生產、加工、存儲、檢索、傳遞、保護、利用、歸檔、剔除等全過程。與傳統的城建檔案館相比，建立在多媒體技術、計算機存儲技術、網絡通訊技術等之上的數字陳建檔案館有自己的獨特之處，具體體現在以下方面：
1、檔案信息資源數字化。這是數字檔案館的重要特征，也是數字檔案館提供各種服務的前提，幾千年來，紙張一直是信息保存與傳遞的主要載體與媒介，傳統檔案的收獲對象主要是各種紙張檔案與膠片檔案，而檔案館各項功能和發揮也正是以這些載體的檔案來獲取、傳遞利用。隨著多媒體、超媒體、計算機技術及網絡技術的日益成熟，檔案的載體形式已打破了傳統載體一統天下的局面，逐步向以磁介質、光介質等為載體的新型信息媒體轉化。數字檔案館以統一的數字化形式存儲各種檔案，包括文本、圖像、聲音、視頻等。并且數字檔案館中的檔案從搜集、組織、存儲，到提供各種檢索服務、傳輸服務的整個過程中，都是以數字化形式存在的。在城市規劃、勘測、設計、施工諸環節中產生的大量的電子文件，極大地豐富了數字城建檔案館的檔案信息來源。
z.檔案信息檢索計算機化。在傳統的檔案館中，人們通常利用手工檢索館藏目錄的方式查找所需檔案很費時費力。數字檔案館中的檔案檢索，用戶只要根據一定的語法規則，構造合適的檢索表達方式，就可以通過計算機快速、準確地查到所需信息。
3.檔案信息傳輸網絡化。過去，人們如果需要歸檔或查檔，他必須親自到檔案館辦理。而在數字檔案館環境下，一切檔案都可以通過網絡進行傳輸，用戶不必親自“登門拜訪”檔案館。
4.檔案資源利用自由化。人們對傳統檔案館的利用，受到檔案館所在位置的制約，因此，對于一個館藏豐富的檔案館來說，其用戶也同樣是限定在一定的地理范圍之內的。同時由于檔案館的工作時間有限，因此人們也不可能在任何時候訪問檔案館。然而，由于數字檔案館檔案資源存儲的數字化，信息檢索的計算機化以及信息傳輸的網絡化，使得人們對數字檔案館的使用突破了時間、空間的限制。世界各地的人們可以通過聯網計算機訪問任何一個數字檔案館，對其檔案信息進行自由使用。數字檔案館真正實現了檔案資源在合法范圍內的充分共享。
正由于數字檔案館具有這些特點，因此，與傳統檔案館相比，數字檔案館有明顯的優勢：它便于將各種檔案用數字化形式保存下來，永不褪變，便于實現檔案資源的共享，而且這種共享不受時間限制；便于實現快速檢索和所需檔案的快速定位，使用戶以更快的速度獲取所需檔案，更好地服務于社會。
四、如何建設一個數字化開放式且安全有效的城建檔案館，這是放在我們當前的一個大任務，針對這個任務，本文僅從安全性這點來說明。
根據黨的十六大報告提出的“大力推進信息化加快建設現代化”的要求和《全國建設事業信息化規劃綱要》的有關精神，結合城建檔案事業信息化現狀，建設部于2004年6月頒發了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》。（以下簡稱《綱要）｝）《綱要》提出了城建檔案信息化的發展戰略是：在實現城建檔案計算機管理的基礎上，積極推進城建檔案數字化工作，逐步實現檔案存儲數字化、檢索自動化、利用網絡化。……以信息網絡為基礎，以數據庫建設為重點，開發城建檔案信息資源，……推動城建檔案信息化建設工作健康、持續、快速發展。《綱要》給全國數字城建檔案館的建設提出了實質性的目標和要求。
隨著城建檔案館信息化建設的深入，網上的應用越來越多，各種業務的運營和控制強烈地依賴于大規模的計算機信息系統，而且依賴程度會越來越強。怎樣在保證網絡可用性的前提下，保證網絡足夠安全，使得網絡能夠抵御來自各方面的威脅，保證重要數據安全，避免造成災難性的后果，已成為各城建檔案館信息部門的工作重點之一。
在提到網絡安全時，很多人認為：在網上加個防火墻就解決了網絡安全問題，這其實是一種很狹隘的安全思路。防火墻僅僅是一個訪問控制、內外隔離的安全設備，在底層包過濾，對付超大ICMP包、IP偽裝、碎片攻擊，端口控制等方面的確有著不可替代的作用，但它在應用層的控制和檢測能力是很有限的，是整個安全體系的一個方面。
一個完整的安全體系結構主要由四個層次組成：實體安全、網絡安全、應用安全和管理安全。
實體安全主要保證網絡中單個結點設備的安全性；如保證計算機、服務器、交換機、路由器等安全性。可以通過增加操作系統的安全性來增強主機的安全性；可以安裝防病毒軟件來保證主機系統不受病毒破壞。
網絡安全主要保證整個網絡的數據傳輸和網絡進出的安全性。如可以在網絡中增加鏈路層加密機和網絡層加密機來，使網絡中的所有數據信息以密文傳輸，以保證數據傳輸的安全性；可以通過設置防火墻或安全服務器來對非法用戶對網絡的非法訪問進行限制。
應用安全主要保證各種應用系統內部的安全性，如身份認證、訪問控制等。如CA安全認證系統就可以很好地解決各種應用系統的安全性；在應用系統中增加結點式加密機或加密讀卡器將保證交易數據的完整性、交易活動的不可抵賴性、交易雙方的身份認證等。
管理安全主要保證整個系統包括設備、網絡系統以及各種應用系統的運營維護時的安全性。如可以通過入侵檢測系統實時監控網絡和動態保護網絡：可以通過安全審計系統來保證系統發生安全問題以后進行分析調查等安全管理工作。
在TCP/IP協議簇中，將網絡結構分為五個層次：物理層、鏈路層、網絡層、傳輸層和應用層；每一層都有可能存在安全隱患，每一層的傳輸數據均有可能被黑客或網絡非法人員截獲或監聽到；因此為了保證高強度的網絡安全性，針對不同層次均有不同的安全解決方案。
對于鏈路層，可以采用異步密碼機或DDN密碼機或幀中繼密碼機來保證鏈路層傳輸數據的安全性；在網絡層，可以采用IP密碼機來保證IP層數據傳輸的安全性，也可以采用防火墻、VPN技術在IP層次上來保證用戶對網絡的訪問控制；在應用層，可以采用結點式密碼機來保證應用數據的保密性。
關鍵詞：信息化；城建檔案；檔案管理；
中圖分類號：C93文獻標識碼： A
一、信息化下城建檔案管理存在的問題
當前，城建檔案管理的現狀不容樂觀，還存在著諸多亟待解決的問題，致使城建檔案管理陷入困境。城建檔案管理的困境，主要是由于檔案管理法制建設不健全、城建檔案管理信息化薄弱和城建檔案管理工作不規范，其具體內容如下：
1、檔案管理法制建設不健全
檔案管理法制建設不健全，致使城建檔案管理工作陷入困境。在城建檔案管理中，城建檔案執法細則有待進一步完善，檔案管理法制建設不健全制約著城建檔案事業的發展。2008年1月1日，《城鄉規劃法》的頒布實施，從法律條款上進一步對城建檔案工作給予了支持，同時也拓展了城建檔案的服務地域，如：城市、鄉村都納入了城建檔案的業務范疇，但相應的實施細則尚無進一步修訂或完善。另外，城建檔案管理的法律意識較低，使得城建檔案的行政執法過緩，也造成了檔案管理法制建設的不健全。
2、城建檔案管理信息化意識薄弱
城建檔案管理信息化意識薄弱，也是城建檔案管理工作的瓶頸。在城建檔案管理的過程中，信息化建設的現狀不容樂觀。具體說來，城建檔案管理信息化薄弱主要表現在三個方面，一是城建檔案管理的信息化建設的觀念亟待轉變。在城建檔案管理信息化建設中，由于管理人員的信息化意識不足，在城建檔案管理實際工作中沒有發揮信息化的優勢，仍然停留在傳統的城建檔案管理的階段，不利于現代城建檔案管理工作的進行。二是城建檔案管理信息化的硬件投入滯后。在城建檔案管理工作中，由于對信息化建設的硬件投入不足，使得城建檔案管理的硬件設施落后。三是城建檔案管理的軟件系統開發過于緩慢。城建檔案管理的信息化建設，軟件系統開發至關重要，當前城建檔案管理的軟件系統無法滿足檔案管理人員的需要。
3、城建檔案管理工作不規范
城建檔案管理工作不規范，也是城建檔案管理工作迫切需要解決的問題。在城建檔案管理中，城建檔案管理工作不規范，主要表現在三個方面，一方面，檔案收集來源不均衡。總的來說，在城建檔案管理工作中，檔案資料的收集管理環節還比較薄弱。另一方面，在管理權限上，專業部門內部檔案收集較多，而外部收集較少，檔案資源收集容易存在漏項、空白的地方。另外，在檔案資源處理方面，城建檔案工作也存在著不規范的地方。盲目收集和沒有分類管理，都不同程度地造成城建檔案管理人力和物力的浪費。因此，優化城建檔案管理工作勢在必行。
二、信息化下城建檔案管理的對策
1、意識到位是檔案數字信息化管理的前提
城建檔案工作人員要樹立城建檔案信息意識，檔案管理工作的信息化，應是以人為主體的信息化，歸根到底要依靠“人”來推動，同時也是為了促進“人”的更好發展，從而實現檔案事業的可持續發展，這就要求檔案管理人員的思想意識必須到位。城建檔案工作人員是城建檔案信息化建設的基本力量，其能動性事關信息化建設的成敗，只有讓城建檔案工作人員在思想上樹立城建檔案信息的意識，認識到城建檔案信息化建設的重要性，城建檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心城建檔案信息化建設事業，認真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻信息系統中各種文獻信息的滲透和融合，促使城建檔案信息化建設與其他社會信息事業相互結合，共同發展。那么社會城建檔案意識在城建檔案信息化建設中必然有能動的影響，成為城建檔案信息化建設的基本推動力，提高城建檔案信息化技術水平。
2.設備配置是檔案數字信息化管理的保障
城建檔案數字信息化發展，是推進城建檔案管理更好地為經濟社會發展服務的有力抓手，最大限度發揮人力資源和數字化加工設備能力，進一步提升城建檔案的資源優勢，服務經濟社會發展大局。檔案室存放著豐富的信息資源，卻因管理方式落后導致利用效率不高，面對使用者的多樣化要求，很難高效地開展提供服務。隨著信息化設備、技術的廣泛應用，檔案管理的方式必須跟上信息化的步伐，需要投入大量的資金來配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀、聲像防磁柜、微波消毒柜、自動報警器和消防器材，以及各種安全監控等措施軟件系統、人員技術等等配套設備來保障，在檔案管理過程中，通過計算機系統軟件的操作及推廣，建立檔案的信息資源操作平臺。城建檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優點于一身，是疏通信息化建設管理脈絡，提高城建檔案工作質量和效率的關鍵環節，在很大程度上決定著城建檔案信息化建設的成敗。在傳統紙質檔案的管理方式建立在手工操作的基礎上，實現檔案實體和檔案信息載體分離，而現代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應計算機技術、聲像技術、網絡技術迅速發展的新形勢，才能實現簡化立卷、深化檢索的目的，使檔案實體只作為保管單位進行簡易組合，以便于保管、保護和統計，便于作深層次加工、貯存，從而實現檔案管理數字信息化。城建檔案中心目錄及全文的數字化，城建檔案信息數據輸入是目錄中心的基礎性工作，對各單位部門每年移交大量的城建檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統一的數據格式標準，實施紙質城建檔案和數字城建檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節約人力和財力，而且也會大大加快了城建檔案信息數字化的進程。
3、規范服務模式是檔案數字信息化管理的核心
檔案服務是檔案工作的核心，檔案工作通過服務才能發揮其應有的作用，使檔案事業充滿生機與活力。城建檔案的數字信息化發展，可以使各項工作更趨于規范化運行，按統一的標準與規范，形成城建檔案數字資源庫集群，并通過高速網絡及數據互操作技術，將這些數字資源庫集群連接起來，建立數字城建檔案的數據倉庫與交換中心，實現數據共享，更好地為城市建設服務。這些數字化的城建檔案信息關乎城市未來的運轉，既影響相關決策機構的判斷與決策，更會影響到經濟社會發展的各個環節。城建檔案的數字信息發展可以使城建檔案的管理更加規范有序，更加高效快捷，更能發揮效益。城建檔案數字信息化發展有利于城建檔案的開發，城建檔案的數字化給城建檔案信息的開發與利用提供了更加便利的條件，為深層次服務提供可能，應當著重把握檔案服務模式創新。如何更好地創新服務方式，需要我們在實踐中不斷發現新的檔案需求和更好滿足需求的服務方式。建立檔案網頁，開展網上利用服務，用戶可以通過網絡直接登錄城市基礎設施信息服務平臺進行信息查詢，不僅可以滿足用戶對查率、查準率的要求、還可以對查詢結果可進行顯示、排序、轉存、打印輸出等功能。同時，城建檔案數字化還可以支持社會各部門開發專業應用系統或建立其他專業的信息服務平臺，如支持城市道路交通智能化、城市環境保護智能化、住宅小區智能化、城市建設管理智能化、城市生態建設或改造虛擬現實等實現信息資源共享，實現檔案信息資源數字化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。
結束語
城建檔案數字信息化管理的發展應分階段、分步驟穩妥實施，重點加強對珍貴、重要、易損和利用頻率高的城建檔案和現行公開文件的數字化轉換工作，逐步實現館藏紙質檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數字化，建立數字資源庫。實現檔案管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設與全社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，維護社會政治穩定提供快捷有效的檔案信息服務。
參考文獻:
[1] 姚萬軍.淺析新時期檔案的管理、構建及組卷工作探討［J］.中國誤診學雜志，2007(09)
【關鍵詞】城市建設檔案信息化建設
中圖分類號：F291.1 文獻標識碼：A 文章編號：
城建檔案館信息化是指城建檔案館利用現代信息技術, 通過信息資源的深入開發和廣泛利用, 不斷提高城建檔案接收、指導、管理、決策的效率和水平, 進而提高城建檔案館的經濟效益和社會效益的過程。檔案信息化就是要實現檔案管理各環節的自動化, 管理方式的網絡化, 決策的智能化和檔案信息利用的電子化。我國城建檔案館大多在20 世紀80 年代初建立, 因此城建檔案館信息化總體應用水平低, 信息化建設還處于初步發展階段。
隨著信息社會的到來, 現代科技發展的不斷進步, 傳統的系統檔案管理模式面臨著越來越嚴峻的挑戰。為順應時展的潮流, 充分發揮檔案工作在城市管理中的重要作用, 檔案工作人員應積極地將現代信息技術與檔案管理技術和方法結合起來, 本著資源共享, 優勢互補的目的, 為檔案數字化、檔案信息化打下堅實的基礎。
一、城市建設檔案信息化建設面臨的主要問題
1、重視程度不夠
城建檔案信息化工作的順利開展需要一定的基礎設備和網絡通訊設施，而作為城市建設事業單位的檔案部門，財政預算是其主要經費來源，信息化建設資金非常有限，根本無法滿足購置大量信息基礎設備的要求。同時，由于城建檔案工作受重視程度不高，人力、物力、政策支持也有限，鮮少有專項投入。因此，投入不足成為制約城建檔案信息化建設的重要問題。
2、前期準備不足
要想實現城建檔案信息化，必須做好前期工作，但目前城建檔案信息化前期工作還存在準備不足之處，主要體現為：一是城建檔案資料不齊全、不準確、質量不高。城建檔案工作是涉及多種學科、專業技術性較強的工作，需要檔案編制人員具備相應的專業技術能力。目前，城建檔案中多數工程檔案是由施工單位進行編制，由于施工單位重視的是施工技術與質量，對于竣工檔案的編制，多數是臨時指派一些未經過專業培訓的人員來做，使得報送的檔案標準不統一、整理不規范，最終導致進館檔案質量較低。二是電子文件收集不齊全、不及時。目前，大多數城建檔案部門都偏重于文本文件的收集，而對電子文件、圖像文件、聲音文件等則不夠重視，對于電子文件的歸檔時間也沒有明確規定。
3、技術水平滯后
隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在城建管理中廣泛運用，城建管理手段不斷進步。但目前我國運用OA 辦公系統管理檔案的城市仍然較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。城建檔案管理水平的滯后，必將影響城建管理水平的提高，影響業務技術的發展。
4、人員素質偏低
城建檔案工作人員中檔案專業出身的較少，學歷普遍偏低，現代科學知識貧乏。在城市規劃建設過程中，對檔案管理人員的素質提高和繼續教育也沒有納入人員培訓計劃，導致許多城建檔案工作人員的思想觀念、管理水平跟不上信息時代的腳步，缺乏創新和活力，影響著整個城建檔案信息化的進程。
二、加強城市建設檔案信息化建設的有效措施
1、從數字化著手，著力加強信息化內容管理
開展城建檔案館館藏檔案數字化，城建檔案館應根據實際需要和經濟能力，采取全部館藏檔案數字化、重點選擇某類檔案數字化、珍貴檔案數字化、高使用頻率檔案數字化等方式，把現有的實體檔案資源轉變成數字信息資源，積極、務實地推進城建檔案館館藏檔案數字化工作。積極開展、探索電子檔案接收與管理，一方面應積極開展電子檔案接收、保管、利用的技術方法研究，制訂電子城建檔案管理辦法。另一方面，應加強電子文件歸檔管理，加大對電子城建檔案的接收力度，從源頭上解決檔案數字化問題，充分利用電子城建檔案的優勢，變檔案為信息，做好利用服務。在城建檔案特色數據庫方面有所突破，為更好地提供專業信息和專業化服務，構建具有專業特色的城建檔案基本數據庫，包括基礎地理信息數據庫、地下綜合數據庫、規劃審批成果數據庫、重要竣工項目檔案數據庫、城市規劃方案數據庫、聲像資料數據庫等各種專題數據庫。這可以提高城建檔案信息的專業性與效用度，是提高城建檔案館生命力和競爭力的有力措施之一。在建設示范性數字城建檔案館中，數字城建檔案館是城建檔案信息化工作的又一個里程碑，要認真總結近幾年城建檔案館數字建設的經驗，確定一個或幾個試點，在數字城建檔案館試點實踐的基礎上，進一步帶動數字化城建檔案館的建設，為城市規劃、建設和管理提供科學決策依據，為城市經濟、社會、文化發展提供有效的服務。
2、從人員上加強城建檔案管理
傳統檔案工作以紙張為工作對象，信息化檔案管理的模式下，大量新技術、新設備的應用，新系統的開發，對人員素質的要求發生了重大變化。隨著存儲介質的不斷變化，在同等設備的情況下，檔案工作效率的高低越來越依賴于操作者的技術水平，每個環節的技術問題都會影響到工作的整體進度。檔案工作對復合型人才特別是計算機人才的需求更為迫切。人才匱乏成為一個嚴竣的問題，加快建設適應信息化要求的檔案人才隊伍迫在眉睫。目前，檔案人員隊伍普遍存在著知識面窄、知識老化、知識結構不合理的情況。實現電子信息化管理，要求檔案專業人員既具備檔案管理基礎知識，熟練地掌握檔案工作的原則和方法，又要熟練掌握電子計算機軟硬件技術和數字通信技術。必須重視檔案工作隊伍整體素質的提高，必須配備負責檔案信息化系統開發和維護的專業人才。檔案館工作人員的知識結構和專業結構必須適應信息化的要求。檔案管理人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施加強知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案管理人員能夠適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。
3、實施城建檔案的分級管理以及保密管理
按管理權限，以解決好使用權和管理權為突破口，堅持誰管理誰負責，逐層逐級建立城建檔案局域網，通過局域網之間的相互連接，實行城建檔案的網絡化管理，從而保證項目業主根據不同的工作需要，隨時設立所需要檔案資料，提高信息利用的效率。加入公共信息網使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會性，最大限度地發揮檔案館的社會功能。建設業主單位只能閱讀無法更改，從而進一步減輕檔案工作的工作量，減少紙質案卷因磨損而造成的毀壞，并有效減少棄檔、死檔和無檔現象。不斷完善城建檔案信息化管理的保密制度，傳統的城建檔案紙質管理便于檔案管理人員做好檔案的查閱、登記、轉移工作，信息化管理之后，保密工作重要性將突顯出來，必須在制度上加以約束，確保電子文件和信息查詢系統只能在被授權的情況下使用，這在國際上也是通行的做法。
在當前整個社會快速信息化的背景下，城建檔案部門力求在信息化建設上與社會同步發展的愿望是正確的，但是目標必須準確，階段性目標更應切合實際。同時還要注意處理好速度與效果的關系，在追求速度中要注意信息加工質量，例如數字化城建檔案與電子文件的著錄標引是否規范、能否滿足網絡條件下對信息的檢索與利用、管理軟件數據結構與功能結構的標準程度等。實現城建檔案信息化管理，必須明確任務，針對各項工作，加強各項內容建設才是城建檔案管理的最終手段。
參考文獻：
[1] 杭建周.數字化城市管理系統的研究與實現[J]. 科技風. 2011(12)