時間：2023-09-15 17:14:29
導語：在關于檔案管理的知識的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
關鍵詞：無紙化辦公，檔案管理，方法
進入20世紀以后，隨著以電子計算機為核心的數字化辦公技術的普及和運用，電子文檔及部分音像制品進入了檔案領域，盡管沒有能夠動搖傳統紙質檔案的地位。但是，我們可以看到，數字化檔案已經越來越多地代替了傳統的紙質檔案，辦公逐步實現了無紙化。美國未來學家托夫勒在《在第三次浪潮》里預言：“后工業社會將必然進入無紙化辦公的時代”。這是現代科學技術在辦公領域的一次革命，帶來了人們觀念、制度、乃至生活和工作方式上的巨大變化，無紙化辦公已然成為現代化辦公的一種標志。現有的傳統紙質檔案工作的管理體制及其收集、整理、鑒定、保管和提供利用等工作模式，已經很難適應新技術下檔案管理工作的新要求。本文結合齊齊哈爾職業學院無紙化辦公與檔案管理工作實際情況探討如何在無紙化辦公條件下開展檔案管理工作。
一、實現無紙化檔案管理的好處
（一）無紙化辦公與檔案管理實現無縫連接，能夠減少檔案管理工作成本，提高檔案管理工作效率。
（二）檔案資料的收集、整理等工作變得非常方便，使得檔案資料實現高密度永久保存。
（三）檔案資料的目錄和索引生成快捷，在查詢和利用方面也是傳統檔案管理所不能比擬的。。
（四）能夠實現檔案資料更加安全的加密保護。
（五）可以實現基礎數據的快速統計和分析。
二、齊齊哈爾職業學院檔案管理現狀分析及實現無紙化條件下檔案管理的途徑
（一）檔案管理現狀分析
今天數字技術的高度發展，電腦日趨普及，互聯網全面開通，人們在逐漸習慣電腦上辦公，政府機構、社會團體、企業單位都已逐步建立起自己的電子政務系統、網絡協同辦公系統和門戶網站，數字化電子文件在現代化辦公中大量出現，辦公越來越多的實現了無紙化，人們可以在互聯網上非常便捷地查詢和閱讀所需要的文件檔案。現代科學技術開創了電子文件生成和閱讀的多元化以及文檔合一的全新管理方式，為適應這一發展方向，齊齊哈爾職業學院在2008年下發了《關于實行無紙化辦公的通知》，文件要求根據學院辦公特點，推進辦公現代化和辦公自動化水平，提高工作效率，節約辦公成本，決定從2008年3月1日起所有部門的各類文件材料，通過辦公平臺，實行無紙化辦公，根據工作實際情況盡量采用電子存檔、網上傳送、網上交換等形式，一般不得再印制紙質文件進行流轉。在此種情況之下，勢必會對檔案管理工作產生很大的影響，各部門產生的檔案的形式會變的更加復雜。在工作程序、工作方法、管理制度上都是對傳統檔案工作的挑戰，隨然現在顯現的還不是很明顯，但隨著辦公現代化程度逐漸深入，由此產生的矛盾和工作瓶頸會逐步加劇。。
傳統的檔案管理方式難以適應現代化辦公方式，做到檔案收集、檔案管理、檔案利用等方面能夠適應新形式，那么只是探索一套新的檔案管理模式，如管理制度、工作程序、工作方法、利用手段等，為齊齊哈爾職業學院教育教學工作提供更加優質的服務。。
（二）實現途徑
1.必須擁有一支適應時展的檔案管理人才隊伍。我們傳統的檔案工作以紙質載體為主的檔案管理工作，按照檔案管理相關工作制度和工作方法開展工作，通過多年的工作已經建立了一套完善的檔案管理制度，積累了豐富的工作經驗。而在現代化辦公條件和方法下，檔案管理工作也已逐步向著現代化和數字化方向發展，面對檔案管理工作中產生的新問題，那么能夠擁有一支適應時展的檔案管理隊伍是更好地完成檔案管理工作的關鍵。因此，當前檔案管理工作需要培養一批年輕化、專業化隊伍。一是要做好專門人才的引進、吸納；二是對原有檔案管理人員進行定期專業培訓，學習掌握新知識，盡快適應現代化檔案管理工作；三是合理的組織形式。
2.修訂完善檔案管理制度是保證檔案管理工作有序開展的基礎。現在齊齊哈爾職業學院檔案管理各項制度共十四個，主要包括《檔案管理制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱管理制度》、《檔案室工作制度》等，這些工作制度都是建立在紙質載體為主的形式之下，已經不能適應現代化檔案管理工作。需要我們根據檔案管理工作現狀，充分進行調研和分析，建立和完善一套適合檔案管理工作現狀制度體系，保證在學院推進無紙化辦公條件下檔案管理工作順利開展。主要面向電子文檔、聲像、圖片等數字信息，要從形成、收集、鑒定、管理、利用等環節入手，依據國家相關規定和已成熟的經驗，自上而下逐步展開。規范制度不能自搞一套，要建立科學化、規范化和兼容性強的工作制度來指導檔案管理工作實際。
3.檔案載體的變化給檔案工作方法和程序帶來了新問題。自從紙張的誕生檔案載體就從原始的石頭、行簡、青銅等逐步轉向為紙質載體，并形成了現在的關于紙質檔案的一套完整的管理體制與工作程序。過去我們一直著重檔案的實體性，因其作為歷史的見證，它具有原始性、唯一性,可以說“原件”就是傳統檔案的靈魂。但隨著科學技術的發展，無紙化辦公以高工作效率、低成本逐步推廣開來，以至于在日常工作中大量的產生電子文檔等以磁盤和光盤等介質保存的文件，這些以虛擬形式存在的文件，在編輯、修改、傳遞、復制等方面相當方便和快捷。
四、具體工作方法
一、以人為本，注重人才引進和培養。并將電子文檔的收集、分類、整理、歸檔、保管、利用納入文字處理人員崗位職責之中。按照電子文件處理的要求保證歸檔電子文件的真實性。
二、檔案管理應是實行紙質檔案與電子檔案并存管理。紙質檔案具有直觀性和法律效力的原始憑據。而電子檔案具有不確定性，但其形成、傳遞和數據共享相對于紙質檔案更加便捷，能夠大大提高我們的工作效率。作為現代化辦公發展的方向，我們應該加強對紙質檔案的管理，同時要更好的開發電子檔案的價值。
三、電子檔案的形成應有一套規范的制度和程序。在電子檔案形成時就應確定其是否在歸檔范圍，在歸檔時將電子檔案制成光盤或其它數字承載形式，上交檔案室進行歸檔，上交時要上交二份，一份進行永久保存，一份備查利用。
四、檔案室在接收時要認真檢查。檢查電子檔案的完整性、有效性和原始性，保證接收電子檔案是否有信息破損或是被非正常改動。
五、電子檔案保管應符合國家相關規定和標準。配備電子檔案保管設施和設備，達到防寫處理，豎立存放，避免擠壓，遠離磁場和強熱源，并與有害氣體隔離，環境溫度和相對濕度達到國家標準，確保電子檔案的安全與完整。
參考文獻：
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[4]張海洋 從檔案管理角度看“無紙化辦公”[J]《中國檔案報》 2006年第3版
一、電子檔案的優點和缺點
（一）電子檔案優點
1、效率高
電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統向特定對象予以，節省了大量文件印發、轉送、通知等，節省了時間、人力和物力。此外，經過計算機系統整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、綠色環保
利用互聯網絡進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質的使用，節約了紙張不但能夠節省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。
3、空間占用少
電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸的過程中極易發生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經過不同格式的轉換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網絡上會出現被病毒攻擊或被盜的風險。因此，在電子檔案的技術難點是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優點和缺點
（一）紙式檔案的優點
紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質檔案通常經人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經篡改，如果篡改也容易發現，便于確保檔案的原始性和真實性。
（二）紙式檔案的缺點
隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發現紙式檔案很容易受條件影響。紙質檔案的紙張在高溫、較潮、發霉、蟲蛀等環境下，容易對紙質檔案產生破壞，再被化學分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補性
無論是電子檔案還是紙質檔案都是為社會發展提供信息服務的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：
（一）重視紙式檔案向電子當轉轉化的質量
紙質檔案的內容經過掃描和轉換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質量也是由紙質檔案的質量決定的。因此，在對紙質檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質檔案的質量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質檔案的歸檔應該是按照科學的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發揮優勢互補紙式檔案的不足，在工作中應當避免機械相加等現象，制定科學合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學制度指導才能保證管理的規范和有章可循。
（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平
目前辦公檔案管理人員很多都是非專業出身，對檔案的管理只停留在基礎的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學的管理方法，使得檔案管理在發生重大變革上沒有應對能力，容易出現檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統，缺乏軟件硬件的維修維護人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質并具有各方面專業技能的檔案管理團隊是提高檔案管理水平的有效途徑。
當今社會已邁入到數字時代，隨著現代網絡和計算機技術的迅猛發展，檔案的信息化管理已成為檔案管理的必然發展方向，檔案的信息管理就是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。20世紀后期以來，全球開始從工業經濟時代步入知識經濟時代，知識經濟最顯著的特征是，知識對社會發展的貢獻率占有主導地位，知識經濟呼喚知識管理，現代知識管理正是在知識經濟的背景下應運而生的一種全新的管理理論與管理方法，它主要應用于企業管理中，隨著知識經濟的發展，知識管理也被引入到檔案界，英國檔案與文件管理專家邁克爾?庫克在2001年11月17日至18日于中國人民大學檔案學院主辦的“21世紀的社會記憶――中國首屆檔案學博士論壇”時指出：我們可以宣布自己已步入知識管理領域，知識管理也是整個檔案界未來的重要發展方向。可以說檔案管理在經歷了檔案實體管理、檔案信息管理、檔案信息資源管理后必然步入到知識管理的階段。那么到底什么叫知識管理？有人認為，知識就是信息，知識管理就是信息管理，這是典型的對知識管理的狹隘理解，筆者認為要明確知識管理的概念，首先要區分一下幾組不同的概念。
二、區分知識與信息
首先，知識并不等于信息。信息只是知識的一部分。根據1996年經濟合作與發展組織（OECD）的《以知識為基礎的經濟》報告，知識包括四大類：1，“知道是什么”的事實知識（know-what）；2，“知道為什么”的原理知識（know-why）；3，“知道怎樣做”的技能知識（know-how）；4，“知道是誰的”人際知識（know-who）。由此可見，知識的概念比信息的概念要廣泛的多。信息僅限于“知道是什么”、“知道為什么”，即是記錄于一定物質上的知識，我們稱之為“顯性知識”。而“知道怎樣做”、“知道是誰”，是存儲于人們大腦的經歷、經驗、技巧、訣竅、體會、感悟等尚未公開的秘密知識，或者只可意會而難以表達的知識，我們稱之為“隱性知識”。這些隱性知識不屬于信息的范疇。
其次，知識是有用的信息，信息分為正確信息和虛假信息，有用信息和無用信息，而知識都是正確的、有用的信息。
三、區分檔案管理和知識管理
首先，從管理層面來看，檔案管理主要是一項專業管理活動、一系列管理技術方法；而知識管理不僅是一項專業管理活動、一系列管理技術方法，而且屬于價值觀念、管理范式、管理理念范疇，還包括了組織更高層面的管理體系和方法論。
從管理深度來看，傳統檔案管理主要是對文件、檔案實體（載體）的管理；而知識管理更重視對文件、檔案內容（信息、知識）的管理。
從管理范圍來看，檔案管理的對象限于文件、檔案；而知識管理不僅要管理文件、檔案這種內源顯性知識，還要管理圖書情報之類的外源顯性知識以及員工大腦中的隱性知識。
從管理側重點來看，檔案管理更側重于確保文件、檔案的完整性、真實性與可靠性，確保文件、檔案的憑證性價值、長遠價值與保存價值；知識管理則更關注文件、檔案及其他類型知識的可用性，關注文件、檔案及其他類型知識的情報性價值、現實價值與利用價值。
從管理特點來看，檔案管理更強調對文件、檔案進行嚴格的規范化、制度化、程序化管理；知識管理則鼓勵一種較為寬松、便于創新的管理體系。“文件管理關注自身的良好定義的政策和可審計的程序，而知識管理致力于以一個不受約束的、寬組織的創造力和知識交易的方式忽視組織傳統。”
四、區分知識管理與信息管理
信息管理只是知識管理的基礎和重要組成部分，知識管理不僅僅是信息管理的發展和延伸，更是對信息管理的變革和超越。
1.信息管理僅僅注重對顯性知識的管理，而知識管理更注重對隱性知識的管理。知識連線有限責任公司的首席執行官榮.楊（Ron Yang）說：顯性知識可以說是冰山的尖端，隱性知識則是隱藏在冰山底部的大部分。隱性知識是智力資本，是給大樹提供營養的樹根，顯性知識不過是樹的果實。而且隱性知識往往具有獨占性，開發利用價值比較高，管理難度更大。
2.信息管理僅僅側重于對現有信息的收集、整理，而知識管理更側重于對新知識的生產、創造。
3.信息管理僅僅重視對信息本身和信息技術的管理，而知識管理更重視信息、知識活動的過程和人員的管理。
4.信息管理僅僅關注在適當的時候，以適當的方式、向適當的人員提供適當的信息，將信息簡單地視為免費資源，未能對知識進行資本化運作以實現知識增值；而知識管理將知識視為最重要的戰略資源，追求知識的增值。
可見，知識管理不是信息管理的簡單延伸和發展，而是對信息管理的一種變革和超越。
五、檔案信息管理與知識管理融合的可行性
1、從檔案信息屬性的角度分析檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態結晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。
2、從知識管理的現有研究成果分析，知識管理已經有了自己的一套管理理論、技術與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應滿足以下條件：一是實踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導檔案信息管理是有理論支持與技術支持的。
3、從檔案信息管理的困境分析。目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現是：伴隨著信息技術、網絡技術的發展，傳統檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產出低的內耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓、引進管理設備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發。現實的困境迫使我們尋找檔案信息事業發展的新出路。
4、從二者管理的目標和動機分析。檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內容信息的開發利用”。內容信息的開發利用則專門指向檔案的內容信息，其目的和動機是使檔案的內容信息在社會生活中發生作用，實現價值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內容的開發為宗旨和方向，為組織的各項工作提供憑證和參考作用。
知識管理的主要目標是管理組織的顯在知識，發掘組織的隱含知識，實現隱含知識向顯在知識的轉化，在組織內實現知識共享，鼓勵知識創新，實現知識的增值，從而提高組織的競爭力。檔案中蘊藏著大量顯性知識，對組織的經營決策、生產管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊藏著大量可待開發挖掘的隱含知識。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發檔案的信息內容，為各項工作服務，更為重要的是發掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉換成顯在知識，實現知識共享和知識創新。從這個角度來說，組織的檔案管理和知識管理具有共同的目的和動機。知識經濟時代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術的知識管理無疑為現代化的檔案信息管理指明了出路，是對傳統檔案信息管理的創新。
六、知識管理對檔案信息管理的創新
1、知識管理可以完善檔案信息管理職能。作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰略、管理模式、業務流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產生不同程度的影響。隨著知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案信息管理的職能也在發生相應的轉變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應這種需要。其職能的根本轉變，我們認為主要體現在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理；強化對檔案知識的開發利用；實施檔案信息管理的智能化服務；實現檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規劃下完善檔案管理職能。職能的轉變賦予檔案職業更新的內容，同時也帶來檔案人員角色的轉變即從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。
2、知識管理可以實現檔案管理業務流程再造。業務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現知識管理的重要手段。在知識經濟時代，組織的結構將從傳統的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產生大量的電子文件，電子文件與傳統紙質文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業務流程再造。對檔案管理業務流程再造，應依據文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現企業文件檔案一體化，在業務流程上進行統一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業務管理工作的服務功能，提高了整個文檔工作的工作效率。
關鍵詞：人事檔案；檔案管理；制度改革
中圖分類號: D630文獻標識碼：A文章編號：1672-3791(2011)03(a)-0000-00
1要加大宣傳工作的力度
要結合普法教育、結合人才資源開發工作、結合本地區、本單位人事檔案管理的實際，充分利用報刊、廣播電視和網絡等多種輿論工具，廣泛宣傳人事檔案管理在人才資源開發中的重要地位和作用。通過宣傳教育，使大家都認識到，在市場經濟條件下，無論是企業的競爭，還是一個地區經濟實力的競爭，最終就是人才的競爭。一個不重視人事檔案管理的部門和單位，一個對人事檔案所蘊藏的豐富的人才信息資源沒有充分認識的領導，就不可能更多地發現人才、更好地使用人才，更不可能在激烈的競爭中立于不敗之地。要使干部職工自覺增強檔案意識，牢固樹立價值觀念、信息觀念、法制觀念和服務觀念，真正把人事檔案管理工作列入議事日程，擺上重要位置，切實抓好。
2要加大體制創新的力度
人事檔案應逐步從“單位檔案”向“社會檔案”轉變。實行人事檔案的社會化管理。長期以來，由于受計劃經濟體制的長期禁錮，“人是國家的、地區的、部門的、單位的”的傳統觀念根深蒂固，從上學直至畢業分配，個人選擇的余地相當小，人事檔案也隨之成為地區所有、單位所有，人事檔案變成“單位檔案”。隨著計劃經濟向市場經濟的轉變，人的屬性己經發生了根本性變化:人是屬于全社會而不僅僅屬于某個地區、部門或者單位。只是在某個時段區間里，人與單位訂有勞動合同，存在勞動關系，而一旦勞動關系解除，人自然而然又回歸社會。人的屬性己經從“單位人”轉變成為“社會人”，人才‘流動已經成為個人與社會發展的必然。所以，人事檔案管理也應順應這一變革，實行社會化管理，變“單位檔案”為“社會檔案”。只有這樣，才能與人的社會化屬性相一致，也只有這樣，才能適應市場經濟的發展規律。我們可以看到，人事檔案制度的人本化必然以承諾個人的自由與流動、發展的權利為前提，只有實現檔案關系與勞動關系的分離，實現人事檔案的社會化管理，才能實現人力資源的最優組合。至于社會化管理的具體模式，可以借鑒美國、加拿大等國的經驗，先建立地區性的人事檔案管理中心，由政府賦予專門的職能，集中管理一個地區的人事檔案，在條件相對成熟后，再建立全國性的管理機構。這樣，既可解決目前人事檔案多頭管理的問題，也可以擺脫“死檔”、“棄檔”現象大量存在的困境。
3要加大政策創新的力度
社會化是人事檔案管理的方向，但它的實施涉及改革的深層次矛盾和高層次決策問題，而且需要其他社會改革配套進行，不可能一墩而就，因此，在大力推進人事檔案管理社會化進程的同時，必須抓緊進行政策創新。就當前來說，當務之急就是各地方黨委組織和政府人事等有關部門要負責牽頭相關組織對各級各單位是否具有人事檔案管理權限進行資格認定，并實行年審制度，符合條件的發給資格證書，年審不合格的，限期整改合格，否則取消其檔案管理資格。其次是要規范人事檔案的內容，盡量減少陳舊、不合時宜的信息。第三是要貫徹公開、公平、公正原則，揭開多年來籠罩在人事檔案頭上的神秘面紗，尊重和維護公民個人的知情權，將人事檔案作為社會信息源之一，有條件地向社會開放，特別向本人開放，讓公民有依法維護個人檔案的權利，對違反有關規定的行為，要有責任追究制度。只有令人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障人事檔案當事人的合法權利得到保障，也才能使現有制度的既得利益者在公共平臺上實現共贏。第四是要把人事檔案管理納入行政執法責任制考核的內容，加大考核力度，及時發現問題、處理問題，確保各項政策法規的落實。對違反有關規定的行為，嚴格責任追究制度。
4要加大個性化管理的力度
真實性是人事檔案的本質要求。人事檔案的真實性有兩個層面。第一個層面是人事檔案的客觀性、完整性、合法性，這是真實性的基礎層面，維護人事檔案的真實有效，來滿足對人事檔案主體的管理和一般了解；第二個層面是人事檔案的個性，是人事檔案的縱深面，體現人事檔案的價值，來滿足對人事檔案主體的篩選和使用。真實性的第一個層面是前提和基礎，而第二個層面則是對前者的補充和深化。人事檔案失去第一層面的真實，人事檔案就失去了存在的基礎，失去基礎則個性和權威都無從談起；而人事檔案失去真實的個性，則意味著失去了重要的內容特質和價值要素。兩個層面相互依存，有機結合，共同作用于人事檔案主體，彰顯人事檔案鮮活的生命力。但在現實生活中，人們對人事檔案真實性的認識大多停留在第一個層面上。不可否認，第一層面確系首要的，也是必須的，但對真實性的理解如果僅僅停留在第一個層面上，也顯而易見是不妥的，人事檔案的個性化同樣不容忽視。缺乏個性的人事檔案盡管客觀真實，但因它缺乏實用的信息，其價值、作用便大打折扣。真實的人事檔案需要由個性的內容來支持，個性鮮明的人事檔案才是完整意義上的真實。人事檔案個性化管理正是要求人事檔案形成部門和形成者需要兼備政策觀念、責任觀念和創新觀念，在客觀公正、實事求是的基礎上，，去體現出不同人事檔案主體的特點和個性，檔案內容要與主體多元化、社會職能多樣化相適應，根據不同類型人員，可采用不同的歸檔標準、內容，尤其是需要增加反映個人綜合能力、專業素質、科研水平等實際材料；處于社會轉型期，人事檔案內容更應與建立市場經濟條件下的個人信用體系相聯系，增添諸如個人身份證明、履約情況、銀行信用記錄、涉案情況等信用記錄材料。更通俗而言，也就是對不同類型的人才提供不同的檔案服務。檔案信息數字化是一種新型的檔案信息形態，是信息時代檔案管理領域的一場革命，它能夠把分散于不同地區、不同單位、不同載體的人事檔案資源，以數字化的形式貯存起來，以網絡化的形式互相聯接起來，是提高檔案利用率，實現人事檔案資源社會共享的最有效途徑。
結語
人事檔案管理制度作為一項公共政策，在社會轉型的大背景下，面對傳統人事檔案政策老化失效這一現實情況，必須做出積極回應:探索良性的政策替代方案，選擇科學的最佳路徑，本著“以人為本”和“以民為本”的基本理念進行合理而有效的改革與創新。可以想見，人事檔案管理制度只有走更科學、更富實效的創新改革之路，才能最大限度地發揮人力資源的積極性、主動性和創造性，使我國人口資源的潛在優勢轉化為現實的人才優勢，促進人力資源的有效、優化配置。
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關鍵詞：房屋拆遷 產權檔案管理 關系
一、產權管理部門在房屋拆遷之前要積極配合有關單位的工作
在拆遷工作進行的前期，產權的相關管理部門要積極的配合有關單位的工作，并主動的介入到管理工作中去，協調有關部門做好拆遷范圍內的房屋調查工作。
第一，對房地產的權屬檔案進行查閱。城市房屋拆遷范圍內的房屋一般處于城市的繁華地帶，其產權形式具有多樣性的特點，再加上產權關系的復雜性，只有通過查閱房地產權屬檔案才能夠了解其真實的內容。對此，產權管理部門應該與拆遷單位以及評估機構等進行協調，對房地產權屬檔案進行查閱，明確房屋的合法權屬、建筑面積、設計用途朝向等，這樣，就能夠對將要拆遷房屋的狀況有一個全面的了解，有利于拆遷工作的有效開展。
第二，做好現場的勘測調查工作。雖然房地產的產權檔案能夠對房屋的基本情況有一個準確的反映，但是仍會有一部分的房屋因為受各種因素的影響而沒能夠確權登記，在這些沒有確權登記的房屋中，甚至還有一部分房屋是違章建筑以及臨時建筑的簡易房屋。此外，經過確權登記的房屋中，有一部分在登記發證以后又重新的翻修和擴建，這些房屋在修建后也沒能夠及時的申請變更登記，這就導致產權檔案中所登記的內容與實際情況不符。要想解決以上所提到的問題，還應該要求產權管理部門與評估人員以及拆遷當事人在現場進行實地勘測來獲得較為準確的數據，從而確定符合實際情況的拆遷補償標準。
二、強化強拆范圍內房屋的產權限制管理工作
一旦房屋被列入拆遷范圍內，當拆遷公告時，其土地的使用權就已經被收回了或者由其他機構進行拍賣、轉讓，這就使得拆遷范圍內房屋在產權處置上受到了一定的限制。對此，相關的管理人員應該熟知《城市房屋拆遷管理條例》、《城市房地產轉讓管理規定》、《城市房屋抵押管理辦法》等，并在進行管理工作的過程中，能夠靈活的運用，從而有效的提高其工作效率。
如，在《城市房地產轉讓管理規定》的第六條第三款中就有規定“依法收回土地使用權的房地產不得轉讓”，以及在《城市房屋抵押管理辦法》的第八條第四款中規定的“依法納入拆遷范圍的房地產不得抵押”等。
三、做好對已拆遷房屋的消籍以及新房屋登記的工作
第一，對于拆除房屋的滅籍工作。在房屋拆遷結束以后，被拆遷的房屋就不存在了，所以要對這一房屋原有的產權檔案進行滅籍處理。在開展這一工作的過程中，相關人員應該按照《城市房屋權屬登記管理辦法》中第二十四條規定的內容進行處理，其內容主要為：“因房屋滅失、土地使用權屆滿、他項權利終止等，權利人應當自事實發生之日起30日內申請注銷登記。”但是在拆遷的過程中，許多當事人最為關心的是拆遷補償的問題，其在取得拆遷補償安置之前是不會主動到產權登記部門辦理注銷等級的。針對這一現象，產權登記部門的相關人員應該根據《城市房屋權屬登記管理辦法》中第二十五條規定內容的要求，將注銷被拆遷房屋權屬證書的書面說明送到產權人的手中，并收回原房屋權屬證書。此外，還要對登記簿冊上的一些資料進行修正或更改，使得產權資料所體現出的內容與實際情況相符。
第二，對于新建房屋的登記工作。房屋拆遷過程中的補償安置是非常重要的，其中一部分的補償安置可以采取原地補償的方式進行，所以，新建成的房屋產權關系相對來說就會復雜一些。而為了有效的減少產權糾紛的發生，保障拆遷雙方當事人的切身利益，產權管理部門還應該及時的通知房屋產權人辦理相關的產權登記手續。
四、完善房屋拆遷范圍內的產權檔案收集與管理工作
第一，產權檔案的收集工作。在《城市房屋權屬登記管理辦法》中的第八條規定中就明確提出了拆遷過程中工所產生的房屋所有權證、房屋拆遷的批準文件、補償安置協議書等都是對被拆遷房屋進行滅籍的依據，同時也都屬于房屋權屬檔案歸檔的范圍之內。但是，由于現階段拆遷管理工作中的一些體制還不夠完善，產權管理部門和拆遷管理部門之間缺乏溝通和交流，從而阻礙了產權檔案收集工作的開展。對此，產權管理部門應該與拆遷管理部門取得聯系，并在產權檔案收集工作方面達成協議，提高產權檔案收集工作的效率。此外，拆遷改造后新建房屋在辦理登記手續的時候，產權部門還應該要求產權人提供拆遷許可等相關的證明材料。
【關鍵詞】知識服務；檔案管理模式；理論探索
在最近幾年里，隨著我國現代化的不斷創新，使我國知識產業不斷的發展，而且不同行業都在日益完善，以往的檔案管理形式已經不能符合當前社會發展的方向，不能適應知識發展的形式。而對于檔案管理體系的提出，是在不同企業發展需要的基礎上，是通過相應的理論依據而提出來的。
一、基于知識服務的檔案管理模式的提出背景
（一）時展潮流提出的要求
隨著我國社會的飛速發展，我國的經濟已經朝著市場化的道路前進，而企業屬于我國市場經濟的重要組成部門，不同部門的發展都會對市場發展帶來影響。檔案管理在企業管理中扮演重要的角色，對企業未來的發展有著重要意義。自從我國邁入21世紀的道路上，知識產業的飛速發展促使對社會的依賴性逐漸加深，知識經濟的產生愈來愈對信息的生產、分配等方面來促進社會的發展，而且知識管理是知識經濟所達到目標的基礎上建立的，它是為了使用知識的改變而體現經濟價值，所謂的核心內容就是促進社會不斷的發展。在這種形勢的發展下，相關企業以往檔案管理形式早已經不滿足社會發展的方向，這樣就要求相關企業應當不斷的創新，要對檔案管理體系進行開發，在實踐中積累經驗，從而促進我國經濟的飛速發展。
（二）市場競爭壓力帶來的要求
我國社會經濟的繁榮富強，使我國信息化技術也得以提升，企業的發展緊跟社會的腳步。從當前的發展形勢上看，相關企業是在市場制度下不斷發展的。因此，企業之間所產生的競爭力就會隨著時間而逐漸加深，為了符合這樣的發展形勢，也為了可以開拓出更好的空間，就需要對相關企業的內部情況進行適當的完善。然而檔案管理對企業的發展有著重要的意義，隨著經濟和市場不斷作用下，已經做出了適當的改革，從而形成了新型的管理體系，為企業的發展做出貢獻，為我國經濟市場的不斷發展起到推動作用。
二、基于知識服務的檔案管理模式的內涵
想要對企業的檔案管理的模式進行不斷的改進，就一定要對檔案管理的內涵進行深入的了解，基于知識服務的檔案管理實質上就是通過對檔案的數據進行有有效的編碼，并在此基礎上建立系統的檔案管理的模式，將用戶的需要作為檔案建立的依據，做到以客戶的需要為根本出發點，保證客戶的利益不受到損害，將客戶的信息當做是檔案管理的重要的內容，將客戶的這些檔案看做是企業發展的知識資產。進而使得企業的檔案的管理人員證自身對于檔案管理工作的重視。基于知識服務的檔案管理的模式的出現，使得傳統的檔案管理模式在很大的程度上得到了完善，刺進了企業的檔案管理模式的變革，形成對檔案的信息的評價的管理模式的創新，這種管理模式就是將客戶的基本信息進行重新的編排，然后就還要實現對檔案管理的服務系統的完善，加大企業對于檔案管理的人力資源的投入，不斷地對檔案管理的計算機技術進行創新，進而促使我國企業的檔案管理的工作在不同層面上有所提高。
三、知識服務的檔案管理模式的理論依據
（一）知識編碼
知識編碼就是指利用精確的表現形式來實現對知識的展示與共享，最終達到使得雙方都受益的交流與溝通的目的。這種理論依據實現了對知識的不斷的創新與改革，使得知識的發展逐漸的顯性化，還有就是促使了知識的結構的有序化的形成。可以說，知識編碼實際上就是為檔案管理建立了一個知識的平臺，將各種與客戶有關的信息進行有效的收集與整理，這樣就會方便了檔案管理人員的工作，他們可以直接進行經驗的總結，為企業的管理者的決策提供有力、有序的指引，為企業的策劃部門的方案的設計提供有效的數據。
（二）人性化服務
相關企業采取人性化的服務形式是在檔案管理工作的基礎上實施的，其根本因素就是服務客戶為主要核心內容，從而為客戶制定不同的服務內容，使用戶能夠體驗到親切的感受，然后用戶就會在自己的腦海里形成評價，最終可以使企業能夠得到最大化的經濟利益，使企業能夠在市場競爭中站穩腳步。除此之外，就企業發展來看，采取人性化的服務形式是除了人才之間的競爭情況是屬于重要的組成部分。因此，倘若企業希望可以在市場競爭中站穩，那么就應當將人性化服務的品質加以提高。
四、知識服務型檔案管理工作順利開展的建議
（一）對檔案管理的理念與模式進行創新
相關企業應當對打破傳統的管理密實，是促進企業和同行之間的有效手段，使管理人員能夠將用戶作為主要服務對象，并且對檔案做好相應的整理工作，促進管理工作能夠起到靈活的效果，從而提升管理人員的工作水平。除此之外，相關企業在摸索道路的同時，應當遵循科學發展觀，采取合理的方式來對檔案工作進行制定，只有這樣做才能夠為以后的發展打下堅實的基礎。
（二）實現知識型檔案管理工作技術和方法的不斷創新
倘若想要實現檔案管理效率，那么相關企業就應當對管理工作不斷的研究、創新。相關人員應當在具體工作中，應當利用合理的手段來加強檔案管理工作，將篩選能力加以提高，確保用戶能夠順利的找到想要的檔案。相關部門利用信息化技術不斷改善電子文件的管理。
五、結語
通過以上內容的論述，可以得知：隨著我國社會經濟的不斷繁榮，檔案資產在企業發展中占有重要的地位。因此，相關企業應當加強檔案管理工作，不斷的創新。通過知識服務下管理體系的出現，能夠很好的推動檔案管理工作的不斷發展，為企業帶來益處，確保管理工作的整體品質。
參考文獻
1 高校檔案管理的概述
檔案是歷史進行社會活動的產物，檔案保存的形式多種多樣，記載方式也形式各異。高校檔案管理是高校教育工作的一項重要內容，承載著優良的校史文化，對高校教育事業的發展具有重要意義，高校檔案管理的主要內容包括收集、整理、研究、編輯、保管和服等內容，知識經濟時代下高校檔案管理工作側重收集、研究、利用三個方面，緊跟時展變化。高校檔案管理主要是對校園歷史事件、人物、文化、思想進行檔案管理，其中的資源信息為高校發展實踐工作提供指導，與高校發展建設密不可分，尤其是在知識經濟時代下，兩者相互影響，相互促進。
2 高校檔案管理存在的問題
2.1 依然延續傳統檔案管理方式
高校依然延續傳統的檔案管理方式，無法適應知識經濟時代帶來的機遇與挑戰，管理工作的局限性越來越大，管理方式仍然以紙質記載為主，無法適應信息時代下科學的管理技術。在傳統的檔案管理工作中，需要大量的相關人員參與收集、整體、編輯、研究的管理工作中，造成了嚴重的人力、物力、財力的浪費，而且占用教育工作者的大量時間，高校教育系統十分龐大，檔案資料信息來源范圍大，傳統的管理方式以及無法適應這一龐大的教育系統。在檔案后期的利用階段，使用人員往往都是到檔案室進行借閱，檔案資料繁多，用戶會浪費大量時間去尋找，無法及時地滿足學生和教育工作者的需求，不僅浪費時間，而且極易打消他們學習的積極性。傳統檔案管理以紙質為主，在保存這些檔案時占據檔案室大量空間，運送、排序、陳列等過程十分繁瑣，造成了嚴重資源負擔，嚴重阻礙檔案管理工作的有效進行，紙質檔案十分不利于保存，無法抗拒外界的影響因素，遇到如水患、火災、偷盜時極易造成檔案的損失。
2.2 管理意識薄弱，開發利用工作落后
高校檔案作為高校教育工作的重要組成部分，關系學校教學、科研、黨政的建設工作，這就要求檔案管理人員高度重視檔案管理工作。在高校檔案管理工作中，普遍存在管理人員意識淡薄的現象，工作人員對資料信息系統歸納意識薄弱，極易造成檔案材料缺失、信息數據統計失準。與此同時，高校上層領導忽略檔案管理的重要性，致使檔案管理工作人員人數較少，管理工作人員懈怠，檔案管理創新性不強，無法跟隨時展變化，嚴重阻礙了學校的發展。高校檔案管理開發利用較其他教育基礎業務相比也十分落后，甚至有的高校檔案管理工作一直處在“休眠”狀態，很少對外開放，對檔案重要性的教育工作不足，無法提高高校老師、學生、其他人員的認識，根本沒有發揮檔案參考價值和育人價值，檔案開放利用十分落后。
2.3 管理人員缺乏專業素養和穩定性
高校檔案管理是一項科學、系統、專業的工作，需要大量檔案管理專業人才。但是，目前高校對檔案管理工作重視不足，無法將檔案管理工作提到工作章程上來，致使大多數高校檔案管理工作缺乏專業管理人才，而且現有的管理工作人員文化素養、道德思想、專業水平存在問題，無法將檔案進行合理地分類，忽略校史資源信息的多樣性，導致檔案缺乏完整性、規范性、系統性，因此檔案管理工作無法有效進行。高校檔案管理人員嚴重缺乏穩定性，人員流動性大，高校往往都是臨時選用管理人員，檔案管理人員構成比較復雜，而且在其他教育基礎業務增加時，會抽調檔案管理人員，部分高校甚至存在只由輔導員兼任，輔導員管理學生學習、生活工作繁重，無法顧及檔案管理工作，而且相應的檔案管理專業技能不足，嚴重影響高校檔案管理工作的開展。
2.4 檔案管理軟硬件條件不足
近幾年，網絡信息技術雖然被應用到各項教學管理工作中，但是高校檔案管理卻嚴重缺乏專業設備，嚴重阻礙知識經濟時代下高校檔案管理工作的信息化發展。高校檔案管理所應用到的信息技術無法跟隨現代高新技術的更新發展，依然存在很大落差，檔案管理的計算機軟件落后與硬件設備，這些硬件設備雖然應用到檔案管理工作中，但是大部分檔案管理工作者缺乏使用技能，極易造成檔案資源信息的浪費。
3 強化高校檔案管理的策略
3.1 轉變傳統檔案管理模式，有效利用知識管理
知識經濟時代要求高校檔案管理工作必須探索新型的管理模式，高校立足于檔案管理工作的實際情況，展望時展變化的形式，分析新時代下檔案管理工作將要面對的機遇和挑戰，并與社會發展相接軌，轉變傳統的檔案管理模式，強化檔案管理工作，以促進學校教育事業的有效發展。傳統檔案管理將重點單一放在對“物”的管理上，而忽略對“人”的管理重要性，轉變這種管理模式，充分發揮管理人員的積極性、主動性、創造性和敬業精神。與此同時，高校檔案管理工作要緊隨信息時代的發展趨勢，充分利用互聯網信息技術對檔案進行管理，轉變傳統紙質檔案管理模式，但不要忽略紙質檔案的重要性，紙質檔案的一些優點是無法替代的，對于校史上的一些實物和真人真事要有效利用網絡進行資源共享和利用，不僅促進校園教育事業發展，而且強化了校園的外部影響力。
3.2 構建專業檔案管理團隊
隨著知識經濟時代的到來，我國全面進入信息化時代，信息技術被廣泛應用到各行各業當中，高校檔案管理人員應不斷提高管理的專業水平、文化修養、信息服務能力和現代化管理水平等，有效利用信息知識管理，將信息技術在高校檔案管理工作中，以提高高校檔案管理人員和教職人員的工作效率，減少人力、物力、財力的浪費。高校定期開展檔案管理人員培訓工作，以提高工作人員的道德修養為首要任務，在進行管理工作人員的管理與服務能力的培養，確保檔案管理人員“以德為本”開展檔案管理工作，高校在對檔案管理人員前期選用階段，對即將任職檔案管理工作人員嚴格把關，缺乏相關人員持證上崗，高校切勿隨意選調檔案管理人員，強化專業檔案管理團隊建設。
3.3 強化檔案管理意識，構建完善的檔案管理系統
高校領導與檔案管理人員要高度重視檔案管理工作，增強適應時展的意識。高校可以建立相檔案管理獎勵制度，對于工作效率和工作質量較高的管理者，給予精神、物質方面的獎勵，調動所有檔案管理人員的積極性、主動性、創造性，以提高檔案管理的意識，有效地將網絡信息技術運用到檔案管理工作中，提高檔案管理工作效率和質量[6]。此外，高校檔案管理人員應該注重創新，加強對檔案管理的開放，使教學檔案更加真實、可靠，這能夠為創新提供源泉與基礎，作為檔案管理者來說，應該注重對當前教學科研工作的關注，挖掘有價值的資料內容，對具有重要保存價值的檔案進行科學、合理管理，從而有助于知識時代下高校檔案管理工作的發展。與此同時，高校需要構建完善的檔案管理系統，加快知識經濟時代下檔案現代化進程，科學利用網絡信息技術進行檔案管理工作，使用電子文件存儲檔案資源信息，建立檔案網絡信息數據庫，以促進知識經濟時代下高校檔案管理工作效率和質量。
總而言之，高校檔案管理具有重要意義。知識經濟時代高校檔案管理遇到新的機遇與挑戰，高校教育工作者要提高對檔案管理工作的重視，結合學校檔案管理的實際現狀，及時發現管理工作中存在的問題，探索促進檔案管理工作的有效策略，轉變傳統檔案管理模式，不斷提高管理工作人員的技能和修養，完善檔案管理工作的基礎設施，創新檔案管理的方式方法，確保知識經濟時代高校檔案管理工作有效進行，為高校自身的教育事業良性發展奠定基礎。
人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以學校領導對人事檔案工作的重要性仍然認識不足,“重藏輕用”現象比較普遍。
1.人事檔案管理制度相對落后
隨著人事制度不斷改革發展，人才流動，單位選拔和使用人才的手續不斷簡化。前幾年，筆者學院引進了數位高級專業技術人才，在整理人事檔案時，發現有兩名同志因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續。他們的原始檔案至今沒有轉到學院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位的人事審核、工資審批工作帶來不便。
2.人事檔案管理方式和手段相對落后
人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。如學院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數多，資料復雜，但多年來檔案室一直是庫房，比較狹小。由于單位人事管理人員不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
二、 高校人事檔案管理的設想
隨著高校規模的不斷擴大，人事制度改革和人員模式改變，給高校帶來了管理多元化的特點，這也對人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的高校人力資源管理系統就體現了高校人事管理(含檔案)的整體管理水平。
1.加強和完善人事檔案管理制度
實行人事檔案的社會化管理制度，制定《人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、教學部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以只有加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效地利用人才資源。
（1）建立專業技術人員業務檔案。建立專業技術人員檔案，對專業技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。專業技術人員檔案包括:①基礎材料:個人基本情況，學歷、學位證明，繼續教育及專業技術進修證明、證書，專業技術工作總結等工作。②專業技術資格任職材料:專業技術職務任職資格呈報表、申請表、考核表和審批表，專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。③專業技術成果材料:著作專題研究報告，學術論文(分級)，專業技術成果鑒定書，優質課件、研究立項等。專業技術人員業務檔案的建立，為專業技術人員提供了有效的服務，為高校管理提供了準確及時的信息。
（2）實行人事，促進人事檔案的社會化開放式管理。人事是在我國市場經濟體制建立過程中出現的新事物，是在社會主義市場經濟條件下誕生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化。隨著知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才的流動數量和質量會逐步增強。而隨著政治體制改革的深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開發式管理模式將成為一種通用的管理模式。
3.提高檔案管理人員的素質
在新形勢下，要提高檔案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業技術水平，培養“創造、復合、協作”等多類型人才。
4.強化人事檔案管理現代化手段
增加資金投人，引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理。提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監控系統。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保高校在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為高校的可持續發展奠定堅實的基礎。
關鍵詞：電子標簽；RFID；實體檔案；管理系統；Lab VIEW
中圖分類號：TP393.02 文獻標識碼：A 文章編號：2095-1302（2013）10-0023-03
0 引 言
雖然檔案管理中已經有計算機、掃描儀、檔案管理軟件等設備的投入，但檔案管理已經遠遠跟不上信息化時展的需要。傳統管理手段和技術存在種種弊端：檔案存放次序易被打亂，查詢耗時長，盤點操作不科學，失效檔案管理滯后，文件共享時效性差[1]。
針對當前傳統實體檔案管理的缺陷和現有的技術條件，在熟練掌握RFID技術的基礎上，設計一種基于RFID技術的智能檔案管理系統，實現對檔案的自動化、智能化管理，實現檔案的存放、查閱、盤點和失效檔案管理等，能夠有效縮短管理者的作業環節，提高作業效率。
1 RFID系統的組成原理
1.1 RFID系統的組成
最基本的RFID系統由RFID標簽、天線和閱讀器組成[2]，大部分的RFID系統還要有數據傳輸和處理系統，用于對讀寫器發出命令以及對讀寫器讀取的信息進行處理，以實現對整個系統的控制管理。圖1所示是RFID系統的組成原理圖。
圖1 RFID系統的組成原理圖
1.2 RFID系統的工作原理
在最常見的被動射頻系統中，當附有電子標簽的物體接近閱讀器的有效查詢范圍時，電子標簽會將標簽中的數據信息發送給讀寫器，讀寫器經過內部處理器后可將標簽內儲存的信息讀取出來，從而射頻識別系統實現了非接觸物體的識別[3]。在主動射頻系統中，標簽中裝有電池并可在有效范圍內被識別。
2 總體系統方案設計
智能檔案管理系統主要由RFID電子標簽、館員終端設備、智能安全檢測門等設備構成。總體結構圖如圖2所示。RFID電子標簽作為信息存儲媒介并粘貼在檔案袋上，在其芯片中存儲該檔案的基本信息和借用、歸還記錄；利用RFID讀寫設備與后臺數據庫管理系統相配合，可以實現檔案的智能化管理。同時，出入口處的智能安全檢測門有自動防盜和檔案出入庫確認功能。系統網絡的拓撲結構如圖3所示。
2.1 檔案電子標簽的選擇
電子標簽的選擇應該避免在基于RFID技術的智能檔案管理系統的開發過程中牽涉到過多的射頻識別電子標簽的驗證數據所需要的細節，以保證檔案管理系統能夠以最簡單的方式通過閱讀器讀寫射頻識別電子標簽的數據。考慮成本的原因，本系統選用NXP公司ICODE SLI-SY標簽，該標簽價格低廉，其工作頻率也不受政府約束，為檔案文件專用 。
2.2 館員終端設備設計
館員終端設備主要包括中距離讀寫器和館員工作站。中距離讀寫器具有快速防沖突解析和讀寫能力，讀寫距離可達35 cm以上。館員工作站以管理電腦、管理軟件為基礎，具有對進、出檔案信息的識別和數據處理的系統設備，自動識別貼有標簽的檔案是否合法出入，為館員提供流通檔案操作平臺。
2.3 智能安全檢測門設計
RFID智能安全檢測門是一套RFID智能門禁系統，該系統能夠對檔案出入門口自動識別，并具有聲光報警功能；同時，自動開啟和關閉通道，并能自動統計和顯示人員進出次數，將出入口的控制變為主動監控， 從而加強對檔案安全的管理，達到了防盜和監控的目的。
3 管理系統的軟件設計
經過充分的調研和詳細的分析，智能檔案管理系統主要包括檔案入庫、檔案出庫、檔案盤點、檔案修改、實體利用等模塊 [4]，圖4所示是一個人事檔案實體管理系統的組成圖。
圖4中的幾個部分除了其各自的主要分工不同以外，具體的操作人員及操作對象也不同，現將各個部分的具體功能進行說明。
3.1 檔案入庫模塊設計
讀卡器接收到RFID標簽卡的卡號數據之后，自動對比人事檔案表格中的卡號數據。如果卡號不存在人事檔案表格中，就自動跳轉到檔案入庫的選項卡中，然后通過在輸入框輸入數據、點擊 “添加”將需要的檔案數據添加進入人事檔案表格。
3.2 檔案修改模塊設計
與添加不同的地方是，修改是其自動搜索到人事檔案表格中的序號是已經存在于表格中的，其也是自動跳轉到修改所在的選項卡中，由人手工輸入修改完成后，點擊“修改”，就將修改的數據整理為數組輸入到人事檔案表格中，并且提示修改成功，然后自動清除輸入框數據。
3.3 檔案刪除模塊設計
刪除就是通過找出總覽表中的索引，然后刪除掉這一行，最后寫入人事檔案表格，并且刪除掉輸入框的數據，來達到刪除該份檔案數據的方法。
3.4 檔案表格總覽模塊設計
在初始化的過程中，程序會對人事檔案表格信息進行第一次的讀寫，對本VI同目錄的路徑下的一個“人事檔案表格.xls”文件進行讀取電子表格，然后生成了檔案表格的總覽。
3.5 檔案批量查詢模塊設計
在使用程序的時候，點擊“查詢”，會出現所要輸入的參數，包括姓名、部門、職務、性別、民族、學歷、入職起止年份和位置，都可以進行搜索查詢。其原理就是在人事檔案表格里面讀到了查詢部分的每一位的字符數據，然后對比那個查詢部分的輸入數據看看有沒有。如果有的話，不管哪一個部分存在的，就會把存在的那一行的數據停留記錄下來，最后顯示在查詢結果的界面。
4 系統實現中的關鍵技術
4.1 基于Lab VIEW技術的上位機界面
開發智能管理系統的語言很多，比如VB、JAVA、android和Lab VIEW等，其中Lab VIEW不僅簡單易學，而且具有更高的效率[5]。
系統上位機的主界面是圖形用戶界面，也是VI的前面板。該界面上有交互式的輸入和輸出兩類對象。系統主界面主要分為3個區域：選項卡區域、顯示區域和功能按鍵。圖5所示是系統的主界面圖。
圖5 系統主界面
選項卡區域主要包括了主界面上方的選項卡，主要實現的是各個功能之間的切換使用，如檔案查詢、修改與刪除、檔案入庫、檔案批量查詢、檔案總覽等等。
顯示區域主要包括主界面中間部分的大片區域框圖，用來觀看基礎信息，包括序號、工號、姓名、性別、職務、所在部門、學歷、民族、檔案分數、籍貫、存放位置等基礎信息的顯示和記錄。
功能按鍵主要包括主要界面的右邊部分的一些功能按鈕，主要用來實現對不同功能的使用，包括修改、離職、添加和查詢等等。
4.2 串口通信的實現
首先要初始化端口號，從init.ini中讀取端口，然后還要初始波特率、數據位、校驗位和停止位。在設置發送和接收的波特率時，對于通信這一塊，則首先要配置串口，如圖6所示的第二步，可通過Lab VIEW中的 VISA Serial函數進行配置。接下來是通過VISA清空I/O的緩沖區，再由VISA讀取串口信息，進行一定時間的延時等待后寫入信息到上位機。而對于下位機，則要在上位機向系統發送更改波特率的命令。雙方同時默認的數據格式為：波特率 9 600 b/s， 1位起始位、8位數據位、1位停止位，無奇偶校驗位。最后如果初始成功了，就可以正常通信；初始不成功，就會提示無此串口或該串口被其他軟件占用。
圖6 串口讀寫框圖
如果改變了串口號，就會進入open，將會再一次對一個新的串口進行打開，就好重復化，函數是一模一樣的。如果端口、校驗位、數據位、停止位的值改變，即沒有關閉的情況下直接換了參數，就會進入這個部分。退出就是關閉串口，也會關閉VISA。
4.3 數據庫的設計
數據庫是智能管理系統的基礎， 數據庫在智能管理系統的支持下完成信息的搜集、整理、存儲、檢索、更新、加工、統計和等功能[6]。 數據庫設計的主要任務是根據用戶的信息需求、處理需求以及運行環境的特性，設計出合理的數據模式，確定數據庫類型，確定數據庫的安全保密措施和共享機制。
4.3.1 數據庫的連接
LabSQL與數據庫之間是通過ODBC連接的。使用LabSQL 之前，需要在 Windows 操作系統中的ODBC數據源中創建一個DSN（data source name，名）。LabSQL與數據庫之間的連接就是建立在DSN基礎之上的。否則，LabSQL 將無法正常訪問數據庫。其連接流程如圖7所示。
圖7 LabSQL與數據庫連接框圖
4.3.2 數據庫的操作
使用LabSQL進行數據庫操作[7]的流程如圖8所示。
圖8 數據庫操作流程
利用第三方軟件LabSQL對數據庫訪問時，其操作步驟可簡單概括為：與ADO建立連接；打開數據源；執行數據寫入、查詢、刪除、修改等操作；關閉與數據庫的連接。
5 結 語
通過對檔案管理的現狀和存在的問題進行分析，設計了基于 RFID 智能檔案管理系統。本系統投入到廣東石油化工學院人事處檔案管理工作中，較好實現了檔案管理智能化，提高了檔案管理的工作效率和管理水平，為檔案管理工作注入新的活力。
參 考 文 獻
[1]魏鳳梅. 基于RFID技術的檔案管理系統[J].中國檔案，2013（4）：66-67.
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[4]楊玉梅，黎仁國.基于RFID物聯網的檔案管理研究于設計[J].檔案學研究，2012（4）：62-64.
[5]夏紅梅，胡柏青，潘華.基于LabVIEW開發環境的圖書館管理系統設計[J]. 科學技術與工程，2007（3）：402-405.