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(一)提高電腦應用水平和審計業務素質
在會計電算化條件下,開展審計工作能否順利進行則取決于審計人員的計算機技能、網絡知識和較系統的審計理論等多方面的綜合運用水平。在會計電算化條件下,不懂得電腦的審計人員因審計數據的異化就無法有效地進行審計;不懂得電算化會計系統的特點和風險就不能識別和審查其內部控制;不懂得使用計算機,就無法對計算機內存儲的會計資料進行審查或利用計算機進行審計。這就要求審計人員不僅要具備會計、審計理論和會計實務知識,而且要掌握計算機和電算化會計方面的知識和技能。由于會計電算化不斷在向前發展,審計人員必須經常更新知識結構,以適應新形式下新技術應用的企業審計工作的需要。
(二)引進審計電腦輔助軟件
在會計電算化條件下,會計資料的歸集和反映與手工處理系統時發生了巨大變化,使得傳統的內部安全控制方式有所減弱,這就要求引進電腦輔助軟件的應用,完善企業內部控制職能。
審計電腦輔助系統較之于會計電算化系統,二者既有聯系又相互獨立。會計電算化系統主要是為企業內部的管理人員提供財務信息,審計電腦輔助系統主要是輔助審計人員完成內部審計工作。二者的服務對象不同,但二者的內部功能是有聯系的,并且是相互影響的。比如,二者既可以使用共同的數據庫,但又有不同的軟件包。二者既可以調閱、查詢某些相同的數據資料,但又有不同的軟件接口和不同的操作權限。都重視憑證數據庫、明細賬庫、總賬庫及報表數據庫等數據結構和內容的合法性、正確性、可靠性。會計電算化系統功能的強弱、數據庫的標準化與開放性、是否保留處理過程和審計痕跡以及預留審計測試通道等對審計電腦輔助系統的設計和實施影響很大。同樣,審計電腦輔助系統的軟件水平越高,越能及早發現會計電算化系統的內部控制及處理過程中出現的問題。
二、電算化會計條件下的審計內容
電算化會計系統與手工會計系統不同,它是由會計數據體系,計算機硬件和軟件以及系統工作和維護人員組成,所以電算化會計的審計內容與手工會計系統也存在著較大的差別,電算化會計審計的內容主要包括以下內容:
(一)對會計電算化系統的內部控制的審計
一方面是企業的內部控制能在多大程度上確保會計電算化系統中會計記錄的正確性和可靠性,如輸入、輸出的授權控制,業務處理的審核等;另一方面是內部控制的有效執行能在多大程度上保護資產的完整性通過以上兩方面的評價,可以判斷企業內部控制系統能在何種程度上防止或發現會計報表中的錯誤及經營過程的舞弊。
(二)對會計電算化系統程序的審計
會計電算化系統的核心就是會計軟件會計軟件程序質量的高低,直接決定了會計電算化系統整體水平的高低,在這部分里主要審計會計軟件程序對數據進行處理和控制的及時性、正確性和可靠性,以及程序的糾錯能力和容錯能力。會計軟件程序的審計可采用通過計算機審計的方法及利用計算機輔助審計中的數據轉換功能的方法來完成。
(三)對會計電算化系統的處理對象即會計數據的審計
會計數據處理的真實性、正確性、可靠性,直接影響到會計信息的真實性、正確性和可靠性,所以這一部分的審計是至關重要的,審計人員可采用抽查原始憑證與機內憑證相對比,抽查打印日記賬和機內日記賬相核對等方法,同時也可采用利用計算機輔助審計軟件的功能來完成審計,從而降低審計風險。
三、電算化會計條件下的審計程序
按照《審計法》的規定,一般審計程序可分為四個階段,即準備階段、實施階段、審計結論和執行階段、異議和復審階段。電算化會計審計結合自身的特殊要求,運用本身特有的方法也可以分為這四個階段。
(一)準備階段
在此階段主要是初步調查被審計單位會計電算化系統的基本狀況并擬定科學合理的計劃。一般包括以下主要工作。
1.調查了解被審計單位電算化系統的基本情況,如電算化系統的硬件配置系統軟件的選用應用軟件的范圍,網絡結構,系統的管理結構和職能分工、文檔資料等;
2.與被審計單位簽訂審計業務約定書,明確彼此的責任、權利和義務;
3.初步評價被審計單位的內部控制制度,以便確定符合性測試的范圍和重點;
4.確定審計重要性、確定審計范圍;
5.分析審計風險;
6.制定審計計劃。在審計計劃中除了對時間、人員、工作步驟及任務分配等方面作出安排以外,還要合理確定符合性測試、實質性測試的時間和范圍,以及測試時的審計方法和測試數據。
(二)實施階段
實施階段是審計工作的核心,也是電算化審計的核心。主要工作是根據準備階段確定的范圍、要點、步驟、方法,進行取證、評價,綜合審計證據,借以形成審計結論,發表審計意見。實施階段的主要工作應包括以下兩個方面的內容。
1.符合性測試。進行符合性測試應以系統安全可靠性的檢查結果為前提。如果系統安全可靠性非常差,不值得審計人員信賴,則應當根據實際情況決定是否取消內控制度的符合性測試,而直接進行實質性測試并加大實質性測試的樣本量。在會計電算化系統的符合性測試項目中,主要內容應該是確認輸入資料是否正確完整,計算機處理過程是否符合要求。如果系統安全可靠性比較高,則應對該系統給予較高的信賴;在實質性測試時,就可以相應地減少實質性測試的樣本量。
2.實質性測試。實質性測試應該是對被審計單位會計電算化系統的程序、數據、文件進行測試,并根據測試結果進行評價和鑒定。進行實質性測試須依賴于符合性測試的結果,如果符合性測試結果得出的審計風險偏高,而且委托人有利用會計電算化系統進行舞弊的動機與可能,并且委托人又不能提供完整的會計文字資料,此時審計人員應考慮對會計報表發表保留意見或拒絕表示意見的審計報告。進行實質性測試時,可考慮采用通過計算機和利用計算機進行審計的方法,具體包括:a.“測試數據法”,就是將測試數據或模擬數據分別由審計人員進行手工核算和被審計單位電算化系統進行處理,比較處理結果,作出評價;b.“受控處理法”,就是選擇被審計單位一定時期(最好是12月份)實際業務的數據分別由審計師和會計電算化系統同時處理,比較結果,作出評價。
3.利用輔助審計軟件直接審查會計電算化系統的數據文件。審計人員可利用通用或專用審計軟件直接在會計電算化系統下進行數據轉換,數據查詢,抽樣審計,查賬,賬務分析等測試,得出結論,作出評價。
(三)審計結論和執行階段
審計人員對會計電算化系統,進行符合性測試和實質性測試后,整理審計工作底稿,編制審計報告時,除對被審單位會計報表的合理性、公允性、一貫性發表意見,作出審計結論外,還要對被審單位的會計電算化系統的處理功能和內部控制進行評價,并提出改進意見。
審計報告完成后,先要征求被審單位的意見,并報送審計機關和有關部門。審計報告一經審定,所作的審計結論和決定需通知并監督被審單位執行。
(四)異議和復審階段
[關鍵詞]電算會計審計問題對策
一、引言。
電算化會計下的審計的本質是審計與現代信息技術(主要是計算機技術)融合的一個發展過程。其目標是通過審計與現代信息技術的有機結合,評價控制會計信息系統,實施審計監督服務,以促進經濟發展和社會進步。
隨著被審單位管理信息系統和會計信息系統的普及,審計人員所面臨的審計環境由手工處理、部分的計算機處理逐步發展到全面的計算機處理,從而對傳統的審計技術方法,以至于對審計行業形成了沖擊。它對審計工作的影響,己引起了越來越多審計工作者的重視。
二、電算化會計環境下審計工作面臨的問題。
1.新環境下的審計內容發生了變化。
在傳統的手工會計系統中,從原始憑證到記賬憑證再由登記賬簿到財務報表的編制,每一步都有文字記錄,審計的對象就是這些文字記錄。但在電算化會計系統中,會計處理集中由計算機完成,會計信息集中存貯在磁性介質上。那些手工會計中常會發生的記賬、算賬差錯幾乎不會發生,但如果電算化會計系統的應用程序出錯或被人非法篡改,則計算機只會按給定的程序以同樣錯誤的方式處理有關的會計事項,從而得出錯誤的結果,其后果將是不堪設想的。所以,在電算化會計條件下,審計的內容應包括以下的主要內容:
(1)對會計電算化系統的內部控制的審計。一方面是企業的內部控制能在多大程度上確保會計電算化系統中會計記錄的正確性和可靠性,如輸入、輸出的授權控制,業務處理的審核等。另一方面是內部控制的有效執行能在多大程度上保護資產的完整性,通過以上兩方面的評價,可以判斷企業內部控制系統能在何種程度上防止或發現會計報表中的錯誤及經營過程中的舞弊。
(2)對會計電算化系統程序的審計。會計電算化系統的核心就是會計軟件,會計軟件程序質量的高低,直接決定了會計電算化系統整體水平的高低。會計軟件程序的審計可采用通過計算機審計的方法及利用計算機輔助審計中的數據轉換功能的方法來完成。
(3)對會計電算化系統中會計數據的審計。會計數據處理的真實性、正確性、可靠性,直接影響到會計信息的真實性、正確性和可靠性,所以這一環節的審計是至關重要的,審計人員可采用抽查原始憑證與機內憑證相對比、抽查打印日記賬和機內日記賬相核對等方法,同時也可采用利用計算機輔助審計軟件的功能來完成審計,從而降低審計風險。
2.傳統的審計技術已不再適應新的環境。
在手工會計條件下,審計可根據具體情況對會計資料進行順查、逆查或抽查,這些審查工作基本都是由人工進行的。在電算化會計條件下,由于審計的內容擴大到電算化系統程序、系統的設計與開發、數據文件于內部控制等方面,迫使審計人員在采用傳統的審計技術的同時,還要采用計算機輔助審計技術,用日益先進的計算機審計軟件去對付單機、網絡、多用戶等各種工作平臺下的會計軟件。
3.新環境下審計線索發生了中斷。
在手工會計條件下,從編制記賬憑證、登記會計賬簿到編制會計報表,每一步工作都有文字記錄,都有經手人簽字,審計線索十分清楚。實施了電算化會計會導致審計線索的中斷甚至消失。
4.缺乏足足夠的全面開展電算化會計審計業務的人才隨著社會信息化程度的提高,信息系統審計越來越受到社會的重視,與信息系統審計相關的專業組織和職業資格不斷出現和擴大,但人不能滿足現有的需求。
5.現有的審計標準和準則已不能適應新環境下的審計要求在我國,信息系統審計尚未被業界所接受,主要原因是:缺乏相應的信息系統審計標準。我國目前還沒有正式的信息系統審計準則,而原有的審計準則,已不能完全適用于信息系統審計的需要。
三、加強電算化會計下的審計工作。
電算化會計的實施使得會計系統本身發生了很大的變化。對電算化系統的審計與對手工賬簿的審計相比,在審計內容、方法上都發生了變化。無論是對購置的會計軟件還是對自行開發的會計軟件,審計內容上都需要對其系統內控進行審計,以及對其電算過程和結果進行審計,審計方法或措施有所不同。
1.為電算化審計創造良好的審計環境。
創造良好的審計環境包括:①建立良好的審計監督法律環境,特別是要建立和完善有關的計算機審計的法律、法規。②通過建立和完善審計工作質量控制制度和審計人員后續教育制度,創造一個良好的審計質量控制環境;③建立良好的其他監督形成相配合的環境。
2.更新審計方法,加強對會計信息的審計。
(1)加強對系統內控的審計。對系統內部控制的審計,一般經過以下幾個步驟。
①對內部控制進行描述。審計人員可以通過與被審單位有關人員座談、實地觀察、查閱系統的文檔資料等辦法,必要時可編制內部控制情況問卷,了解系統的內部控制,將它用圖示描述出來。
②對內部控制進行初步評價。側重于評價內部控制的健全性和合理性。
③對內部控制的執行情況進行符合性測試,主要是對內部控制措施是否得到認真執行而采取的測試。對計算機內部控制可以利用計算機進行輔助測試,對手工控制則可以采取如觀察法,實驗法等手工測試方法。
④對內部控制進行總評。主要考慮系統內部控制中有哪些比較滿意的措施,是否能夠通過符合性測試,符合程度如何,內部控制是否可以信籟等。
(2)做好系統電算過程和結果的審計。在系統中,輸入的原始數據、處理的中間結果和最后結果都是以數據文件的形式存貯于電、磁介質或打印輸出在紙質賬頁上。要對系統電算過程和結果的真實性、正確性、合法性等進行評價,必須對數據文件進行審計。數據文件審計可以是對打印輸出的數據文件進行審計,也可以是對存貯在電、磁介質上數據文件進行審計。
首先,我們可以由審計人員進入企業調用企業的會計軟件中的數據實施審計。在調用數據時,對于不同的會計軟件采用的方式也不同。
①對于自行開發的會計軟件,審計人員可以復制它的數據庫直接用計算機語言或采用計算機語言編制輔助審計程序訪問數據庫;可對整個數據庫或選定的數據進行復核;可有效地執行大量數據的驗算重新分類及匯總工作;可詳細地檢查數據庫的內容,按指定的標準查找記錄。
②對于購置的電算化會計系統,由于軟件公司對其軟件的設計過程、數據結構采取嚴格的防范和保密措施,直接打開其數據庫的困難較大。但較完整的電算化會計系統一般都建立了查詢、對賬、統計或財務分析、通用報表等功能。審計人員在對被審系統的數據文件進行審計時,可利用這些功能完成部分審計任務。
(3)努力開拓網站認證業務。由于網絡的開放性、交易場所虛擬性和交易的信息和證據的無紙性,人們對網上交易顧慮重重。
電子商務通常依賴于網絡,顧客只能通過其網頁了解有關情況,無法確定網站的安全性、交易的有效性和交易中機密信息的保密性。
因此,開拓網站認證業務具有現實意義。
3.積極培養具有復合型知識結構的審計人才。
審計發展的關鍵是人才的培養和加快審計人員的知識更新以適應審計發展的要求。為此可采取對原有審計人員在計算機知識、電算化會計系統的控制及計算機審計方法等方面進行培訓或開展審計的正規教育,借助高校的師資力量,加強計算機審計配套課程的教育。
4.制定和完善新的審計準則。
由于審計對象、審計線索、審計方法和技術手段發生較大變化,現有準則中的某些內容已不適應實際情況。在制定新的審計準則時,在考慮我國國情的前提下大力借鑒國外的先進經驗,側重于對審計人員應具備的資格、審計證據的收集、計算機審計過程及相關的審計技術、審計工作的質量控制等方面進行規范。
5.實行審計軟件商品化大力發展審計軟件專業公司,實行審計軟件商品化。
四、結論。
隨著電子技術的飛速發展和電算化信息系統的普及應用,審計工作中的新問題和新課題將不斷出現。對其深入研究,必將開成新的會計理論和方法,而新的會計理論和方法的確立,又將使電算化會計在新的基礎上獲得進一步完善和發展,也使得電算化會計環境下的審計工作不斷的高速改善。真正做到保證會計數據的可靠性和真實性,提高企業的經濟效益。
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關鍵詞:會計電算化;舞弊;防范措施
一、會計電算化環境下舞弊的方式
(一)電腦硬件方面
會計電算化環境下對電腦硬件的要求比較高,硬件是保證會計電算化正常進行的基礎。有些系統操作人員為了謀取個人利益,不按規定使用硬件設備,比如,非法插入硬件裝置,截取會計數據和商業機密,有的出于非法意圖,通過網絡遠程連接,實時監控電算化系統,獲取會計數據,還有的通過破壞傳輸系統,使系統癱瘓,毀滅舞弊證據等等。
(二)電腦軟件方面
會計電算化環境下,有些財務人員對業務流程熟悉后,就會在計算機程序中做手腳。比如,篡改非法指令,將未經授權的內容變為授權內容,或者篡改授權的額度,這些非法程序具有很大的隱蔽性。還有些加入非法程序,截取會計數據,或者獲取合法用戶的口令等驗證信息,然后以合法的身份登錄系統進違法活動。
(三)會計數據方面
首先,篡改數據,這是較為簡單和常見的舞弊方式,即在進行賬務處理時,輸入虛假的會計數據,虛構經濟業務,改動經濟業務發生的金額等。其次,修改會計數據,有時候為了粉飾某些指標或者利潤等項目,對原有的會計數據進行適當的修改。或者在數據輸出時對報表數據進行隨意的修改。再次,偷竊和泄露數據。在會計電算化環境下,信息多數存儲在于硬盤、光盤等磁質介質上,有些不法分子會采用私自拷貝等方式,竊取會計數據。
二、會計電算化環境下舞弊的成因
(一)電腦硬件和軟件本身的缺陷
硬件方面,會計電算化環境下硬件主要由儲存器、輸入輸出設備等組成,這些硬件設備需要日常的更新、維護,很多企業在實施會計電算化后,對硬件的后續投入不足,部分設備老化,有些不能支持軟件的更新,導致安全性不強,運行效率較低等問題。
軟件方面,目前,我國的會計核算軟件以商品化軟件為主,由軟件公司研制并銷售。隨著會計電算化的發展和競爭的加劇,財務軟件的水平參差不齊,有些財務軟件在安全性等方面存在問題,不符合《會計核算軟件基本功能的規范》要求,軟件設計上的漏洞也給不法分子提供了舞弊的機會。
(二)會計電算化法規制度構建不完善
近幾年來,我國的會計電算化事業發展很快,但相關的法律制度建設比較滯后。目前,我國還沒有針對會計電算化的專門法律,多數是用管理辦法和基本規范來約束會計電算化工作。由于缺少相關法律法規的約束,致使人們對會計電算化環境下的舞弊行為認識不足,缺乏相應的懲罰措施,不法分子違法違規成本較低,導致舞弊現象屢禁不止。
(三)企業內部控制不夠
1、內部控制制度不健全
會計電算化環境下需要相配套的內部控制制度來支持。不少企業雖然實行了會計電算化,但是缺少完善的內部控制體系,或者內部控制體系得不到良好的執行,導致會計電算化無法正常的發揮作用。內部控制的缺陷往往會導致不法分子超越管理權限進行軟件或者硬件的舞弊。有些崗位分工不夠明確,授權制度不夠合理,操作人員在未經授權的情況下,竊取、篡改會計數據等等。
2、內部審計和監督不力
企業的內部審計和監督是杜絕舞弊行為的最后一道屏障。目前,很多企業會計電算化條件下對會計數據、會計流程的審計力度不夠,會計實現了電算化而審計工作還停留在手工階段,造成審計工作的滯后性,審計發現舞弊時已給企業帶來了很大的損失。另外,內部審計人員的素質有待提高,會計電算化下的內部審計需要審計人員掌握信息技術和網絡技術,但內部審計人員對于這些技術的不熟悉,在審計時不能發現舞弊的跡象,無法解決存在的潛在問題。
(四)財務人員素質不高
會計電算化集信息技術和財務核算、管理等知識于一體,對財務人員的素質提出了更高的要求,不僅需要會計人員掌握會計核算流程,還要具備計算機方面的知識。有些財務人員知識陳舊,不能適應會計電算化條件下的核算流程的要求,對會計軟件運行過程中出現的問題不能及時解決,對于舞弊行為也不能及時發現,致使企業發生巨大損失。還有些財務人員道德素質低,利用手中掌握的技術,謀取私利,或利用會計軟件的漏洞和其他方式,篡改、竊取、損毀會計資料。
三、會計電算化環境下舞弊的防范措施
(一)加強對硬件軟件的管理
首先,從電腦硬件入手,硬件是會計電算化系統運行的基礎,企業要不斷優化硬件配置,要根據企業組織的特點和業務的需要,嚴格硬件設備的管理,非操作人員不得越權接觸硬件設備。企業要加大對硬件設施的投入,對硬盤上的數據定期備份, 選擇性能較好的磁質介質,系統發生問題時能將損失降至最低。其次,在軟件方面,要以會計核算軟件的基本要求為依據,會計核算軟件要符合國家標準要求,增強會計人員崗位及權限設置功能,防止舞弊,減少風險。同時,還要具有較強的數據安全性,最大限度防止操作漏洞,另外,還要配備和升級殺毒軟件,防止不法分子利用系統的漏洞對系統和數據進行攻擊和破壞。
(二)完善相關的法律法規建設
盡快實現會計電算化的法制化和制度化。完善針對會計電算化的法律,并增強可操作性,特別要對舞弊行為的懲罰做出明確的規定,加大不法分子的違法成本。企業也要根據相關的法律法規,盡快完善本企業的電算化管理制度。在實施會計電算化的過程中,企業嚴格按照國家的會計準則和會計制度,提高會計信息質量,杜絕各種形式的舞弊行為。
(三)完善企業的內部控制體系,加大內部審計力度
1、建立建全內控制度
良好的內部控制體系是推動會計電算化正常運行的必要條件。關于會計電算化的內控制度建設,在管理方面主要有:
(1)人員管理制度。主要是單位認真選聘會計電算化信息系統職員.對其任職資格進行考核;選好后根據各自的情況安排崗位,進行職責劃分。
(2)操作管理制度。包括操作規程、操作權限、操作記錄、管理制度及內控制度。比如,對操作權限,單位可以讓職員指紋簽到和簽退。這樣可以避免一個職員身兼數職,避免其他人員進入操作等。
(3)數據管理制度。主要是數據輸出的管理、備份數據的管理、存檔數據的管理和保密制度。比如,應將備份的文檔存放在不同的地方等。
在內控方面主要有:
(1)不兼容權限、職務必須分離。這個是內部控制的關鍵點。如,系統開發職務與系統操作的職務必須分離;數據錄入和審核的職務必須分離;系統操作的職務和系統檔案管理的職務必須分離等。
(2)會計電算化人員相互制約、監督。計算機會計和手工會計一樣,對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業務,不能由一人全部經手,必須有幾人承擔等,相互監督制約。
(3)文檔安全、保密。如在電算化系統內的財務信息不能被人隨意刪除,防止備份資料丟失等。
2、加大內部審計力度,強化監督機制。
加強審計監督是防范會計電算化環境下舞弊行為的重要保障。企業要對會計電算化環境下的每個環節不定期的進行核查監督,推行審計的信息化,努力實現審計軟件與會計軟件的接軌,對會計數據和信息實現實時跟蹤監督,還要對會計電算化環境下的內部控制的建立和執行情況進行檢查,及時發現內部控制弱點,將可能出現的舞弊行為消滅在萌芽之中。此外,要加大審計人員素質的培養,對審計人員進行計算機技術和會計業務的培訓,增強其對會計電算化環境下舞弊手段的鑒別能力,提高風險防范意識。
(四)培養復合型的財務人員
會計電算化的發展對會計人員的素質提出了更高的要求。企業要提高會計電算化環境下的的工作效率,就需造就一大批既精通計算機信息技術,又擅于財務管理,能夠熟練地進行財務信息加工和分析的人才,滿足各方對財務信息的需求。同時還要提高財務人員的職業道德素質,使其樹立正確的價值觀和人生觀,敬業愛崗,實現自我約束。努力提高財務人員的道德水平,從根本上防止會計舞弊行為的發生。
四、結束語
隨著市場經濟的發展,我國會計電算化的普及率不斷提高,對會計電算化的要求也越來越高,會計電算化呈現出向“核算、管理和決策一體化”的方向發展。在會計電算化發展的進程中,要完善相關的法律法規,建立健全企業內部控制制度,加大企業內部審計力度,提高會計人員的綜合素質,避免會計電算化環境下發生舞弊行為。
參考文獻
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[論文摘要] 隨著計算機技術的進步,會計電算化得到了迅猛發展,但由于會計環境的改變,導致電算化審計工作面臨嚴峻挑戰。本文主要闡述目前電算化審計工作中面臨的一些新問題新挑戰,并針對這些新問題進行分析,提出相應的對策。
電算化審計是審計人員針對電算化方式下的電子憑證、賬簿、報表和內部控制制度等進行客觀評價,從而判斷會計電算化數據真實性、合法性和可靠性等方面信息與既定標準的符合程度。由于在計算工具、存儲介質和內部控制制度等方面與傳統手工會計方式存在差異,導致目前的電算化審計工作出現了許多新問題,面臨新挑戰。
一、目前電算化審計面臨的主要問題
1.缺乏適應電算化審計環境的電算化審計標準和準則
在電算化環境下,審計人員一方面要花費大量時間精力審查不同電算化軟件系統的功能結構,了解該系統在業務數據處理方面的合法性、真實性和完整性。另一方面,由于電算化審計環境的變化,基于手工會計系統的審計標準和準則已不適應電算化環境,而我國現有的國家審計和社會審計,也只是對電算化審計工作形成了一些零散的規定,尚缺乏科學規范并適應電算化審計環境的審計標準和準則,從而增加了電算化審計難度,很容易產生審計風險。
2.審計線索日益模糊
傳統手工會計方式下的審計線索主要是紙質憑證、賬簿和報表中記錄的相關數據信息,審計線索肉眼明顯清晰可見,審計人員可以通過這些書面記錄進行審計。而在電算化方式下,會計信息的存儲由紙質介質改為磁性介質, 減少了審計過程中發現錯誤的機會,同時,存儲在磁盤上的數據信息很容易被不留痕跡地修改、刪除、隱匿或轉移,平時肉眼可見的審計線索逐漸減少并日益模糊,導致會計數據檢查難度增大。
3.內部控制制度不適應電算化審計發展要求
手工會計方式下的內部控制主要表現為人與人之間的相互牽制,審計人員利用紙質信息進行手工檢查核對,明確相關人員的職責。而在電算化會計方式下,內部控制措施以程序文件形式建立在電算化財務軟件系統中,實行權限管理,即根據不相容職責分離原則規定每個不同等級用戶的菜單權、制單權、審核權和查詢修改權等,但計算機財務軟件系統內控功能是否恰當有效直接影響系統輸出信息的真實和準確,內控制度的局限性也使舞弊行為有機可乘,增加了出現錯誤與弊端的風險。如何科學規范地建立適應電算化審計的內部控制,是電算化審計面臨的又一新問題。
4.審計內容的變化
在會計電算化條件下,電算化審計的對象不但包括打印輸出的紙質憑證、賬簿和報表等,還包括存儲在磁性介質中的相關數據信息。但隨著電算化會計軟件功能愈來愈強大,結構越來越復雜,再加之各財務軟件公司編制財務軟件時,從來沒有考慮電算化審計公開數據信息的要求,希望數據越保密越好,也沒有提供財務軟件的標準數據接口,數據結構不開放,從而給電子數據的自動轉換帶來困難,電算化會計系統中的會計數據按照軟件程序自動運行,如果應用程序被不知不覺嵌入非法舞弊程序,則完全可能為不法分子侵吞企業的財物大開方便之門,增加了電算化審計人員對會計電算化軟件系統處理和控制功能審查的工作量。
5.審計技術的改變
在手工會計方式下,主要運用審閱、查證、核對、比較、分析等方法進行審計工作。而在電算化方式下,會計數據的存儲變為磁性介質,會計記錄的修改痕跡在磁性介質中不再保存,但由于審計人員對財務軟件不熟悉,目前的審計還停留在繞過計算機審計階段,使得審計工作缺乏系統性,難以做到各底稿間的有機聯接,一些敏感性信息可能被人為隱藏,審計結果具有片面性,給審計人員的審計工作增加了復雜性。
6.審計人員的計算機應用水平亟待提高
從目前審計人員的業務素質來看,大部分審計人員都精通手工審計業務,面對會計電算化條件下的電算化審計新環境,有些無所適從。主要原因是大部分審計人員缺乏計算機知識的系統全面學習,缺少融合計算機、會計和審計知識的復合型人才。隨著電算化的實行和推廣,審計的內容更多更復雜,審計人員得出的審計結論有可能偏離被審計單位電算化系統的實際,電算化審計質量不高,造成審計風險。
二、電算化審計對策探討
審計環境的變革是電算化審計產生發展的推動力,會計電算化的實施,改變了會計信息存貯方式、核算形式及內部控制,電算化審計必然要求新的審計標準與技術方法,從而采取切實可行的對策,更好地進行審計工作,提高審計工作質量。
1.加快電算化審計理論研究,完善電算化審計標準與準則
電算化審計準則是衡量審計工作的標準,提高審計質量的保證。在會計電算化系統中,由于數據存儲的磁性介質化和數據處理過程的自動化,使得被審計單位財務系統的可視線索逐漸減少,電算化系統中的審計證據更具易逝性,會計數據更具隱蔽性,審計難度更大,風險更高。由此可見,必須不斷開展電算化審計理論研究,制定適應電算化會計信息系統的新審計標準與準則,從而指導電算化審計工作,維護審計的獨立性、客觀性和公正性。
2.加強內部控制制度建設
健全的內部控制制度可以有效維護企事業單位資產的安全,電算化會計系統的控制由手工會計方式下對人的控制轉變為對人、機的控制。控制的對象從原來的對環境、人員和文檔的管理擴大到財務軟件系統的收集、輸入、處理、輸出等全過程控制,只有通過建立會計電算化軟硬件管理制度、會計電算化崗位責任制度、上機操作管理制度,以及會計檔案管理制度等內部控制措施,進行被審單位職責分離控制,建立相應職責分工,制定一套嚴謹的會計數據處理流程標準規程,保證系統的安全可靠性和會計數據的真實性和正確性。
3.努力開發集成度高的審計軟件
為了給電算化審計打開通道,必須不斷研發集成度高的審計軟件, 開發設計有統一數據結構、統一輸入要求和一定強制性的審計通用數據接口,這種接口容易訪問被審計單位不同介質、不同編碼、不同數據庫類型的數據庫,從中采集審計所需的原始數據。借助電算化審計軟件,保證審計通用數據接口文件中的數據永遠與會計軟件內部生成和輸出的數據一致,保留下可利用的數據線索,這樣,既可以提高審計的效率,又能夠有效地控制和降低審計風險。
4.開展電算化全程審計,有效規避審計風險
由于電算化審計對象包括財務軟件、內部控制及運用財務軟件后的電子數據信息等,所以,必須開展電算化全程審計,才能有效規避審計風險。
(1)事前審計。主要是對財務系統進行的審計,審計人員通過對會計軟件的學習、實地觀察及查閱財務系統的文檔資料等辦法,審查財務軟件系統設計功能的合法性、安全可靠性和可維護性。特別要求審查系統是否建立了恰當的程序控制,是否充分保留了審計線索,是否留有審計接口等,并進行總體評價。
(2)事中審計。主要是指對財務系統電算化運行過程中的數據真實性和正確性進行的實時審計,打印輸出的憑證、賬簿及報表數據等可以運用手工審計方法進行審計,存貯在磁性介質上的數據文件則宜運用穿過計算機審計的方法,把系統中正在運行的數據實時拷貝出來進行審查,對財務系統電算化運行過程中數據的真實性、正確性、合法性等進行評價,有效降低審計風險。
(3)事后審計。事后審計主要是對財務部門會計電算化工作結束后的會計數據進行的審計,主要核實被審查單位財務數據的真實正確性,同時還要進行資金審計和經濟效益審計等。
因此,審計人員要全程參與會計電算化系統的調查、分析、設計、調試、檢測和驗收工作,并根據系統提供的測試數據和比較標準進行系統測試和評價,盡可能及早發現系統的問題,并及時提出改進意見。
5.加強審計人員培訓,提高電算化審計水平
我國的審計人員特別擅長手工審計工作,主要原因是手工方式下的審計線索明顯可見,而對于電算化審計往往“望機興嘆”,只好采用繞過計算機審計方法。會計電算化不但改變了手工方式下的內部控制,導致企業原有的賬證、賬賬、賬表核對功能失效,而且還增加了財務軟件審計的內容,這些都要求加強審計人員信息技術的培訓與知識更新,將審計知識培訓與計算機知識教育相結合,在掌握財務軟件的基礎上學好審計軟件和一些輔助審計軟件,培養一大批具有豐富審計經驗又能熟練操縱計算機審計軟件的復合型人才,提高審計工作質量和效率,更好地為審計工作服務。
由此可見,在電算化方式下,只有審計人員根據電算化審計標準及相應規范,掌握好電算化審計過程中所需的財務軟件、審計軟件和計算機輔助審計技術方面的知識,并且加強對被審單位財務軟件數據的全程審計和內部控制審計,才能提高電算化審計工作質量和效率。
參考文獻:
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[2]帥志芳:電算化審計初探[j].會計之友(中旬刊),2007,(08)
[論文摘要]在信息化和工業化融合的新世紀中國,經濟的持續高增長和全球經濟一體化趨勢的日益加深,信息技術的日新月異,都給傳統的會計管理提出了更高的要求和挑戰,建立與國際趨同并符合我國現代企業管理需求的新型會計電算化系統已經刻不容緩, 本文通過對我國會計電算化發展現狀的分析,展望了新形勢下會計電算化未來的發展趨勢,同時提出了發展會計電算化的主要對策。
人類文明社會的每次騰飛都離不開新技術革命的推動,以微電子和信息技術為標志的第四次科技革命更是將人類社會帶進了嶄新的“信息時代”,而“會計”這一人類古老的經濟活動在信息技術和全球經濟一體化的推動下,也必將不斷演變和發展。
一、我國會計電算化的發展現狀
我國的會計電算化工作從20世紀70年代末期開始,至今已30年,基本上經歷了兩個發展階段,即70年代末至80年代末的“緩慢的自發發展階段”和80年代末至今的“有組織的穩步發展階段”。目前我國已初步形成了會計軟件產業,從上世紀80年代末到現在的20年里,會計軟件產業主要為會計工作解脫手工繁雜勞動而努力,那時會計軟件的應用主要局限在賬務、報表、工資三個模塊上(稱為“老三樣”),其中在90年代后期經歷了會計軟件向erp軟件的橫向發展,使會計軟件成為了erp軟件的一部分,初步探索企業管理一體化的應用模式,“資金管理、預算管理、成本控制”成為會計軟件重點嘗試的“新三樣”。在會計軟件的使用上,會計地區、部門行業之間發展很不平衡,沿海地區普遍使用率較高,可有的地方才剛剛開始;在已實施會計軟件的單位中,大部分單位開發和應用的是部分會計核算子系統,其中尤以“老三樣”和單機應用為主,只有很少的單位全部會計核算工作實現電算化并徹底甩掉手工記賬。
二、我國會計電算化的發展趨勢
我國會計電算化的總體發展趨勢經歷三個大的發展階段,即會計核算電算化;財會管理或企業管理的網絡化;決策支持的智能化。
(一)完全電算化
完全電算化不僅是指手工會計的完全解放,還應是會計電算化與審計電算化的交叉融合才能真正實現會計管理信息化。電算化會計系統查詢功能的強弱、數據庫的標準化與開放性、是否保留處理過程和審計痕跡以及預留審計測試通道等對電算化審計系統的設計和實施影響很大。只有電算化會計和電算化審計達到相互交融,才能真正實現會計信息系統的完全電算化。
(二)完全網絡化
財務和企業管理計算機化是會計電算化最有意義的戰略決戰階段,建立并實際運行以管理為重心的、網絡化的、完整的會計或企業管理信息系統將顯著提高企業財務管理水平,會計電算化長期的、隱含著的經濟效益和社會效益將大量地迸發出來,在這個階段將實現財會和企業管理現代化。此時會計電算化已融入到整個企業管理現代化的洪流之中,可稱其為會計及企業管理信息化、計算機化,同時這個階段的系統也必然是網絡化的。
(三)完全智能化
會計電算化的高級發展階段是建立并實際運行會計或企業決策支持系統,這個階段是以管理為重心的會計信息系統或企業管理信息系統的自然進化或更高級的發展階段,像國外那樣用它來輔助解決那些數據不規范、變化因素多、具有不確定性的高級會計或企業管理決策問題。
三、解決會計電算化發展問題的主要對策
(一)要重視電算化工作
我國電算化事業起步較晚,人們的思維觀念還未充分認識到電算化的意義及重要性。多數單位電算化都是僅僅從減輕會計人員負擔、提高核算效率方面入手,使現有會計提供的信息不能及時、有效地為企業決策及管理服務。我們必須認識到會計電算化不僅改變了會計核算方式、數據儲存形式,數據處理程序和方法,而且改變了會計內部控制與審計的方法和技術,轉變會計工作職能,提高整個會計工作水平。進而推動了會計理論與會計技術的進一步發展完善,促進了會計管理制度的改革,是整個會計理論研究與會計實務的一次根本性變革。
(二)要重視電算化理論的研究
理論是行動的先導,會計電算化事業的發展依賴于電算化會計理論的發展,電算化會計理論研究的滯后,會制約會計電算化軟件的成熟與發展,因此電算化會計理論是指導、推動會計電算化在新的基礎上不斷完善和發展的實踐指南。當前隨著計算機網絡技術的大規模應用和發展,這就要求我們必須加強電算化會計理論的研究,建立較完備的電算化會計理論體系,以適應會計電算化迅速發展的需要。
(三)加強復合型人才的培訓
拓寬渠道,培養人才,是提高會計電算化人才素質的關鍵。要進一步改革人才教育培養的相關制度,多方面、多形式、多渠道培養會計電算化所需各個層次的人才。相關的大、專院校,要根據時代需要,及時調整專業設置和培養方向,把握人才市場需求的發展趨勢。為社會培養既懂計算機知識,又懂會計和企業經營管理的復合型人才,重點掌握會計電算化應用軟、硬件的開發、改進、維護等問題。
(四)加強從業人員的再教育
一是要求會計人員樹立會計信息化的觀念。新的財務管理模式和與之相適應的會計電算化理論和實務,要求會計人員充分理解會計作為管理信息系統子系統的含義,樹立會計信息化的觀念。二是要求會計人員掌握更豐富的會計電算化相關知識。隨著網絡技術的革新和電子商務的發展,財務軟件也向網絡化和管理型的方向發展,因此,掌握必要的網絡知識和管理知識將成為時代對會計人員的必然要求。
(五)提高軟件的智能化水平
要提高軟件的智能化水平,向會計決策支持系統和會計專家系統方向發展。會計電算化的發展是由核算型到管理型最終到預測決策型。會計決策是指根據會計資料,使用會計模型,運用會計分析方法對未來的生產、經營活動的各種備選方案進行優選,從而達到事前決策的目的。會計專家系統就指能模仿專家,并發揮同樣作用的計算機會計信息系統。
(六)加強法制建設及社會環境的形成
會計電算化信息系統的安全保密問題在很大程度上是法律、政策、道德等問題。因此,會計電算化信息系統的法律保護是相當重要的。它對于提供準確、完整、可靠、合理的會計數據,保護資產和資源,防止違法行為的產生,提高企業的競爭能力,提高管理決策的正確性,有著相當重要的作用。國家需要成立專門機構,對會計電算化信息系統的安全保密制定法律和政策法規,以法律的手段保護會計信息系統的安全運行,從而保證會計信息系統的安全性。只有實現了會計電算化信息系統的法律保護,才能放心大膽地使用它,使之發揮最大的功效。
在當今經濟全球化,企業信息管理一體化,國際會計準則趨同化的浪潮下,我們要不斷完善現有體系的會計電算化,加強與現代管理信息系統的交融,向會計信息管理現代化邁進,讓我們這些所有會計電算化工作的參與者以現代會計電算化為新的起點,為實現會計信息管理現代化而努力,共同見證我國會計電算化美好的明天。
參考文獻
[1]姚曉宇:《淺析目前我國會計電算化存在的問題及對策》,科技信息,2007年第27 期
關鍵詞:前提;審計內容;審計程序
一、會計電算化條件下,審計工作開展的前提(一)提高電腦應用水平和審計業務素質在會計電算化條件下,審計工作能否順利進行取決于審計人員的計算機技能、網絡知識和較系統的審計理論等多方面的綜合運用水平。在會計電算化條件下,不懂得電腦的審計人員因審計數據的異化就無法有效地進行審計;不懂得電算化會計系統的特點和風險就不能識別和審查其內部控制;不懂得使用計算機,就無法對計算機內存儲的會計資料進行審查或利用計算機進行審計。這就要求審計人員不僅要具備會計、審計理論和會計實務知識,而且要掌握計算機和電算化會計方面的知識和技能。由于會計電算化在不斷向前發展,審計人員必須經常更新知識結構,以適應新形式下新技論文術應用的企業審計工作的需要。(二)引進審計電腦輔助軟件在會計電算化條件下,會計資料的歸集和反映與手工處理系統時發生了巨大變化,使得傳統的內部安全控制方式有所減弱,這就要求引進電腦輔助軟件的應用,完善企業內部控制職能。審計電腦輔助系統較之于會計電算化系統,二者既有聯系又相互獨立。會計電算化系統主要是為企業內部的管理人員提供財務信息,審計電腦輔助系統主要是輔助審計人員完管理會計軟件商品化通用化比較困難,只能有針對性地開發研究。但是,管理會計電算化是以財務會計電算化為基礎的,因為它們的數據同源,財務會計電算化能為管理會計電算化提供所需的財會信息。因此,企業應在實現財務會計電算化的基礎上不失時機地推進管理會計電算化,解決管理會計手工操作難的問題,這樣才能促進管理會計在企業中的推廣應用,真正實現會計的核算職能、管理職能和控制職能。同時,也為企業管理信息系統的開發奠定扎實的基礎。(五)在發展電算化會計的同時更要重視對電算化審計的研究,使二者相互配合相互促進,共同發展特別在網絡時代,網絡技術的應用給電算化審計的發展帶來了契機與挑戰,網絡時代審計的創新遠遠不應局限于審計對象、審計技術、審計業務上,應是整個審計理論框架與實務的全方位的創新。網絡時代號召審計理論和實務工作者,在互聯網連接起來的全球化經濟中,掌握現代化信息技術(包括計算機技術、通信技術、信息處理技術),對網絡時代的審計創新進行全方位的開拓,以保證與電算化會計的發展同步。(六)隨著管理會計電算化的發展,財務軟件智能化必將提到議事日程上來利用決策支持系統,在系統中除了設計有數據庫外,還有方法庫,其中預先放置了各種決策方法,可以快速運用這些決策方法處理數據庫中的數據,得出在不同決策方法下的系統運行結果,從而為用戶得出決策提供參考信息。從理論上未說,如果方法庫中放置了足夠多的方法,那么,系統便能提供足夠多的決策幫助。(七)加強網絡環境下電算系統的管理設立防火墻、電子密鑰,采用網上公證,分高監控與操作等辦法來實現系統內部的有效牽制。
三、會計電算化的發展要順應信息時代潮流(一)會計電算化向網絡化的進一步發展會計軟件的網絡化目前大多限于局域網,信息傳輸的范圍小,制約電算化會計效能的發揮,未來的電算化會計將向著廣域網的方向發展,信息傳輸范圍大大增加,使會計數據的異地共享成為可能。會計電算網絡化將從原來企業內部的會計信息共享,上、下級單位之間的財務信息的傳遞轉變到與外部相關機構的信息共享、與全世界進行信息交流。網絡會計環境是一個集供應商、生產商、經銷商、用戶和銀行等機構為一體的網絡體系。(二)會計電算的發展要適應電于商務發展的要求電子商務指利用計算機網絡和各類電子工具進行的一切商業貿易活動。電于商務是21世紀貿易方式發展的方向:企業經濟活動中的業務數據能夠自主地進行雙向交流,企業建設自己的電子賬簿和電于銀行賬戶劃撥資金,企業采購、發貨可以通過網絡直接進行確認。它正以其低成本、高效率等特征吸引著大多數企業。電算化會計就是要充分利用計算機及網絡技術,從不同的來源和渠道收集企業經營活動中的會計數據、會計資料,按照經濟法規和會計制度的要求予以存儲、加工,并生成會計信息,向企業內外部各方面傳遞,以幫助信息使用者改進經營管理,加強財務決策和有效控制經濟活動。在網絡時代,電算化會計在實現其基本目標的基礎上將順應電子商務的發展。(三)會計電算化新領域———在線財務報告在線報告是指企業在國際互聯網上設置站點,向信息使用者提供定期更新的財務報告。其特點是利用國際互聯網作為傳播媒體,將網絡頁面數據采用“超文本”的形式,增強了會計信息的時效性、交互性。在線報告的出現改變了傳統的財務報告順序結構,它的各個組成部分之間建立了超鏈接,人們可以借助相關鏈接主動而迅速地搜尋所需信息,企業還可根據不同用戶的要求提供更加個性化的財務報告。在線報告改變了信息披露方式。由于信息鏈的建立并不局限于財務信息本身,其范圍可以覆蓋所有與企業經營有關的方面,提高了不同信息處理部門之間信息資源共享的程度。在線報告在美國應用較為廣泛,從其現有的在線報告來看,它們往往不是作為一個獨立的部分出現在互聯網上,而是融合于整個企業的經營情況介紹之中,與各種營銷統計數據及其他非數量化信息一起向關心企業的公眾展示企業的綜合經營情況,有利于準確地把握企業的財務脈搏以及業務活動。總之,在線報告實現了會計信息的實時追蹤,便于財務報告的需求者及時掌握相關企業的第一手資料,為本企業的理性決策提供了方便,實現了企業的在線管理,并利于會計信息系統的社會監督和政府監督。二、會計電算化條件下的審計內容電算化會計系統與手工會計系統不同,它是由會計數據體系、計算機硬件和軟件以及系統工作和維護人員組成,所以電算化會計的審計內容與手工會計系統也存在著較大的差別,電算化會計審計的內容主要包括以下內容:(一)對會計電算化系統的內部控制的審計一方面是企業的內部控制能在多大程度上確保會計電算化系統中會計記錄的正確性和可靠性,如輸入、輸出的授權控制,業務處理的審核等;另一方面是內部控制的有效執行能在多大程度上保護資產的完整性。通過以上兩方面的評價,可以判斷企業內部控制系統能在何種程度上防止或發現會計報表中的錯誤及經營過程的舞弊。(二)對會計電算化系統程序的審計會計電算化系統的核心就是會計軟件,程序質量的高低直接決定了會計電算化系統整體水平的高低,在這部分里主要審計會計軟件程序對數據進行處理和控制的及時性、正確性和可靠性,以及程序的糾錯能力和容錯能力。會計軟件程序的審計可采用通過計算機審計的方法及利用計算機輔助審計中的數據轉換功能的方法來完成。(三)對會計電算化系統的處理對象即會計數據的審計會計數據處理的真實性、正確性、可靠性,直接影響到會計信息的真實性、正確性和可靠性,所以這一部分的審計是至關重要的,審計人員可采用抽查原始憑證與機內憑證相對比,抽查打印日記賬和機內日記賬相核對等方法,同時也可采用利用計算機輔助審計軟件的功能來完成審計,從而降低審計風險。三、會計電算化條件下的審計程序按照《審計法》的規定,一般審計程序可分為四個階段,即準備階段、實施階段、審計結論和執行階段、異議和復審階段。電算化會計審計結合自身的特殊要求,運用本身特有的方法也可以分為這四個階段。(一)準備階段在此階段主要是初步調查被審計單位會計電算化系統的基本狀況并擬定科學合理的計劃,一般包括以下主要工作。1.調查了解被審計單位電算化系統的基本情況,如電算化系統的硬件配置、系統軟件的選用、應用軟件的范圍、網絡結構、系統的管理結構和職能分工、文檔資料等。2.與被審計單位簽訂審計業務約定書,明確彼此的責任、權利和義務。3.初步評價被審計單位的內部控制制度,以便確定符合性測試的范圍和重點。4.確定審計重要性,確定審計范圍。5.分析審計風險。6.制定審計計劃。在審計計劃中除了對時間、人員、工作步驟及任務分配等方面作出安排以外,還要合理確定符合性測試、實質性測試的時間和范圍,以及測試時的審計方法和測試數據。(二)實施階段實施階段是審計工作的核心,也是電算化審計的核心。主要工作是根據準備階段確定的范圍、要點、步驟、方法,進行取證、評價,綜合審計證據,借以形成審計結論,發表審計意見。實施階段的主要工作應包括以下兩個方面的內容。1.符合性測試。進行符合性測試應以系統安全可靠性的檢查結果為前提。如果系統安全可靠性非常差,不值得審計人員信賴,則應當根據實際情況決定是否取消內控制度的符合性測試,而直接進行實質性測試并加大實質性測試的樣本量。在會計電算化系統的符合性測試項目中,主要內容應該是確認輸入資料是否正確完整,計算機處理過程是否符合要求。如果系統安全可靠性比較高,則應對該系統給予較高的信賴;在實質性測試時,就可以相應地減少實質性測試的樣本量。2.實質性測試。實質性測試應該是對被審計單位會計電算化系統的程序、數據、文件進行測試,并根據測試結果進行評價和鑒定。進行實質性測試須依賴于符合性測試的結果,如果符合性測試結果得出的審計風險偏高,而且委托人有利用會計電算化系統進行舞弊的動機與可能,并且委托人又不能提供完整的會計文字資料,此時審計人員應考慮對會計報表發表保留意見或拒絕表示意見的審計報告。進行實質性測試時,可考慮采用通過計算機和利用計算機進行審計的方法,具體包括:(1)“測試數據法”,就是將測試數據或模擬數據分別由審計人員進行手工核算和被審計單位電算化系統進行處理,比較處理結果,作出評價;(2)“受控處理法”,就是選擇被審計單位一定時期(最好是12月份)實際業務的數據分別由審計師和會計電算化系統同時處理,比較結果,作出評價。3.利用輔助審計軟件直接審查會計電算化系統的數據文件。審計人員可利用通用或專用審計軟件直接在會計電算化系統下進行數據轉換,數據查詢,抽樣審計,查賬,賬務分析等測試,得出結論,作出評價。(三)審計結論和執行階段審計人員對會計電算化系統進行符合性測試和實質性測試后,整理審計工作底稿,編制審計報告時,除對被審單位會計報表的合理性、公允性、一貫性發表意見,作出審計結論外,還要對被審單位的會計電算化系統的處理功能和內部控制進行評價,并提出改進意見。審計報告完成后,先要征求被審單位的意見,并報送審計機關和有關部門。審計報告一經審定,所作的審計結論和決定需通知并監督被審單位執行。(四)異議和復審階段被審單位對審計結論和決定若有異議,可提出復審要求,審計部門可組織復審并作出復審結論和決定。特別是被審單位會計電算化系統有了新的改進時,還需組織后續審計。總的來看,隨著會計電算化的快速發展,同樣要加快審計電腦輔助軟件的引用和應用,努力提高審計人員的會計電算化及審計電腦輔助軟件的應用水平。及時地、準確地、全面地對企業的財務信息和業務信息作出審核和評價,監督企業管理和經營活動,使其得以良性運行和發展。
【參考文獻】
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論文摘要:電算化的發展,改善了審計信息質量,降低了審計工作的勞動強度。但電算化環境下內部審計工作存在原有紙制審計證據減少,審計難度增大,審計人員不會掌握和運用新的審計技術手段等問題。應加強對內部控制的審計,做到一般控制審查和應用控制審查相結合;加強動態在線審計;強化內部審計人員對計算機使用的熟練程度,使之能充分利用計算機輔助審計技術和工具。
會計電算化是企業采用計算機及網絡技術對企業內部產生的會計數據、信息進行加工、處理和分析。企業利用電子商務和會計電算化的迅速發展使企業的經營環境、經營方式和管理模式都發生重大變化:改變了會計的基本假設、會計原則、會計記錄、會計系統安全控制,同時也改變了審計環境,從而引起了審計理論和實務的變化。
一、會計電算化環境下審計與監督工作中存在的問題
(1)電算化環境下,無紙化數據和無紙化交易減少了數據的重復輸入、重復處理,使會計處理程序化。但是,由于數據的可靠性、原有紙制審計證據的減少,內部控制體系(會計處理及業務處理流程)的變化成為內部審計必須面對的問題。
(2)網絡應用和企業全面信息化的實現改變了電算化初期那種單一的、獨立的業務處理模式,企業按照高效原則進行業務重組、業務處理流程重構。業務數據、財務數據、業務處理、財務處理集成在一起,使管理審計和財務審計相互融合,無形中擴大了審計范圍,提高了審計的難度和對審計人員專業知識的要求。系統集成化使很多企業改變了管理模式。由于信息系統可以在不留任何痕跡的情況下用后面的處理結果直接覆蓋前面的處理結果,這就為審計評價數據完整性和可靠性增加了難度。系統集成化還使業務數據之間、財務數據之間,業務數據與財務數據之間的直接對應關系變得更加模糊、復雜,使從報表、賬簿結果追查到原始業務變得非常困難。
(3)電算化環境下企業的內部控制發生了很大變化。雖然原有手工處理環境下的一些內部控制措施被取消,但針對信息系統的特點又增加了一些新的內部控制措施。由于內部控制技術(如密碼控制技術、防火墻技術等)不斷發展,如何了解,測試、評價信息系統的內部控制情況便成了審計的難題。
(4)電算化環境下審計證據大多存儲在數據庫中審計人員必須采用新的審計技術和手段,開展工作因而如何掌握并運用新的審計技術和手段無疑成為內部審計人員工作中遇到的又一新問題。
二、會計電算化環境下審計和監督工作的措施
1.提高會計電算化系統可靠性的審計
系統的可靠性有兩層含義:一是指處理過程正確,輸出信息準確無誤;二是指系統運行穩定,不易發生故障,且便于擴充和修改。為了使開發出的會計電算化系統達到可靠性的要求,其開發和設計必須遵從一定的理論方法和規范,并對其過程實施嚴格有效的審計和監督控制。系統開發的方法主要有結構化生命周期法、原型化方法和面向對象的方法。但無論采用哪種方法,系統的開發過程都被劃分成了許多階段,而每一階段都必須制定一定的審計規范,并按照規范的要求開發審計工作。會計電算化系統的可靠性審計主要體現在:審查數據流程圖對經濟業務流程的描述是否正確;審查系統設計是否科學、模塊的劃分是否合理;檢查系統對輸人數據是否進行了必要的檢測,系統的輸出是否滿足目標的要求;系統設計和程序設計是否采用易于修改和擴充的結構化設計方法或面向對象的方法;審查處理過程及程序對處理過程的描述是否準確無誤;各種說明資料是否齊全等。對會計電算化系統的可靠性進行審計的目的,就是要對系統的可靠性做出評價并提出改進建議,從而提高系統的可靠性。
2.提高會計電算化系統安全性的審計
(1)對系統安全性保證措施的審計。對系統的安全性保證措施進行審計是十分必要的,只有這樣才能保證會計電算化系統資源不受自然的或人為的破壞,使計算機系統能得以正常運行。
(2)對系統的運行環境及使用的審計。 為了保證會計電算化系統的安全性,不僅要對系統的開發和設計過程進行安全性審計,同時,還要對系統的運行環境及使用進行安全性審計。1會計電算化系統的開發設計過程審計。主要應審計數據與程序的加密手段;系統保密口令字功能是否已設計;軟件中內部控制制度功能是否具備;是否具有數據備份的處理功能;是否具有計算機掉電后的數據恢復功能。2會計電算化系統的運行環境及使用審計。主要應檢查系統在物理方面是否具備必要的措施。
3.提高會計電算化系統的效率
影響會計電算化系統效率的因素主要有:系統開發方法的選擇及系統開發各階段進度的控制;系統的人力資源、硬件資源、軟件資源和數據資源的利用程度;數據輸人、處理的速度;輸出信息的質量;查詢的響應時間;健全的規章管理制度和內部控制制度。由于在開發階段系統目標不明確,缺少細致的調查與分析,在還沒有明確管理要求的情況下就急于購置各種硬件設備,花巨資建造機房,就很容易造成硬件設備得不到合理使用,浪費資源;如果系統的開發單純模仿手工的處理過程,肯定會使得會計信息的處理效率及會計的管理職能效率受到很大影響。在對會計電算化系統的效率進行審計時,要審計系統的開發方法是否合理;對系統開發計劃執行情況進行檢查;檢查系統的各種軟件硬件資源是否得到了充分利用;系統提供的各種信息是否準確及時;輸出信息的質量是否能滿足管理的要求;用戶的使用是否方便;是否節省了人力;輸出信息是否有過剩現象等。
四、對會計電算化管理工作的監督
1.操作管理
是否建立一套完善的操作管理制度,使系統平穩安全運行。其內容應包括:無關人員未經許可不得進人財務軟件系統進行操作;在財務軟件程序運行中,操作人員不得擅自離開現場,對數據有疑問,應及時核對,不得擅自修改;維修人員不能獨自操作系統;做好必要的數據及文件的備份工作,應做到軟盤、硬盤雙重備份。
2.安全管理
系統的安全管理至關重要不容忽視。應監督其是否做好以下幾點:
(1)設置用戶權限。從系統的安全性和財務人員具體業務范圍出發,可以將系統的用戶進行分級管理,第一級為系統管理員,第二級為會計員、一般查詢用戶、系統維護員等,不同的操作權限只授予相應級別的用戶。
(2)建立系統日志。系統日志是對用戶使用財務軟件系統的運行記錄起始號、登錄時間、退出系統時間等及時跟蹤所形成的記錄,其閱讀權只授予具有最高權限的系統管理員,不允許任何人擅自刪除自身對日志中的操作記錄。
3.維護管理
系統的維護也很重要,監督其是否做好以下幾點:
(1)環境維護。主要解決計算機正常運行環境下,操作人員未能掌握的技術問題,如計算機內存不夠,系統不能安裝在計算機上等現象,需要通過維護來解決。
(2)意外事故維護。系統在運行時,會發生意外事故,如由于停電原因導致系統數據混亂或丟失,這樣的故障需要通過維護加以解決。
(3)病毒的預防和消除。計算機病毒的預防,首先要清除計算機病毒的滋生地,然后切斷病毒的傳播途徑。
參考文獻:
當前全國各地都在積極地推行會計電算化,但由于我國會計電算化工作起步較晚,目前仍還處于生長期。因此在發展過程中,或多或少地出現了一些不可忽視的問題,急需解決。經濟形勢的日益發展,會計電算化必須與之適應,才能促進工作的高效率。從會計系統的情況看,各級各部門運用會計電算化的程度不一,當前會計電算化的現狀如下:
(1)一部分單位沒有實行利用電子計算機進行會計核算和管理;已使用的部門、單位大多數只停留在簡單的應用階段,如工資的發放、報表的簡單匯總等;(2)會計電算與手工核算并存,不具備“甩賬”條件;(3)所使用的會計核算軟件的規范性、適用性差,不能滿足會計核算工作的需要;(4)缺乏既懂會計又能熟練掌握電子計算機的“復合型”人才;(5)會計核算軟件的開發進展緩慢。總之,會計電算化培訓工作跟不上需要,操作人員素質有待提高。部門管理不夠科學、安全,相應的管理措施明顯與現實不符,存在漏洞;優質商品化的會計軟件少,性能不完善,使用說明書不規范,不詳盡;會計軟件之間缺乏兼容性,致使重復開發過多,造成資源浪費;會計軟件頻繁升級,無法保證會計數據處理的相對穩定性;當前會計軟件無法滿足會計數據保密性的要求;先進的計算機技術在會計電算化中未充分應用,商品化軟件開發推廣與實際應用存在差距。
二、會計電算化存在的問題分析
(一)對會計電算化的認識力度不夠
對會計電算化認識存在偏差主要有以下幾方面:首先,是部分財務人員錯誤地認為實行會計電算化只是一個形式,較為方便,沒有意識到實現會計電算化的重大意義,在實際操作中對于會計軟件的使用只局限在核算上,對于其他作用、功能不加以使用推行。其次,由于傳統的手工記賬方式長期被人們所接受,加上目前各項管理都是建立在手工記賬的基礎之上,要改變人們長期形成的習慣方式,有較大難度。再次,是許多企業領導對會計電算化存在片面認識,僅把會計電算化認為是企業現代化管理的標志,把計算機作為主要因素,把財會人員作為次要因素,不重視財會人員的培訓;最后,由于一些財務負責人對電算化知識不掌握,對電算化管理很陌生,只習慣于手工記賬的管理。尤其對會計電算化的保密性、安全性存在空白,因而對會計電算化數據可靠性發生質疑,造成不會管,不敢管的混亂局面,嚴重影響了會計電算化的普及和推廣。
(二)缺乏會計電算化所需要的專業人才
由于會計電算化涉及會計和計算機兩種專業知識,在崗的會計人員雖經過計算機等級培訓,但與實際要求水平還有較大差距。表現在:(1)會計人員知識不全面。許多年齡較大的會計人員對會計業務比較熟悉,但對計算機知識了解有限,而年青人則相反。要使計算機知識和會計工作經驗有機結合,還有待時日。(2)計算機培訓教材老化。計算機技術發展很快,幾年時間,計算速度提高了幾十倍。軟件操作系統也有質的變化。而現在的教材大多是幾年前的,所介紹的知識陳舊,實用性不強,經過這樣培訓并通過考試的人員實際操作能力差,只是拿個證書為而已。(3)缺乏對會計人員的再培訓和定期考核,培訓沒有系統性。
(三)會計電算化軟件系統的安全性、保密性不夠
會計軟件的質量是會計電算化工作的物質基礎,目前財政系統使用的軟件還存在著諸多的問題和不足。財務上的有些數據是企業的秘密,在很大程度上關系著企業的生存與發展,但當前大部分的軟件系統都在為完善會計功能和適應財務制度上大傷腦筋,卻沒有多少軟件公司認真研究過數據的保密問題。系統一旦癱瘓,或受病毒侵襲,系統恢復起來比較困難,要恢復原來的數據就更成問題。尤其是隨著網絡經濟時代的到來,給企業帶來無限商機的同時,也給企業帶來了風險,這些風險主要來自泄密和網上黑客的攻擊等,所以,對于新興的網絡財務軟件,更應當重視其安全保密性。
三、解決會計電算化存在問題的對策探討
(一)逐步完善會計電算化的相關法規政策
目前,我國頒布的有關法規中存在著阻礙其發展的規定。例如,有些涉及軟件技術開發上的具體細節規定,不能起到推動的作用,反而因規定的太死抑制了軟件的自我發展,影響了會計電算化的普及。隨著會計電算化的普及與財務軟件功能的不斷增加,針對會計電算化工作出現的新問題,對現有的相關法規進一步補充和完善,通過準則法規對會計電算化進一步約束,使會計電算化工作走上規范化的道路。同時,對實現會計電算化的單位內部也應根據財政部的有關規章,結合單位的實際建立單位內部會計電算化的管理制度,以確保會計電算化的正常運作。
(二)加大對會計電算化人才的培養力度
會計電算化的應用,對會計人員提出了更高的要求。既要求會計人員要掌握一定會計專業知識,還要掌握相關的計算機知識,財務軟件的使用技術、保養和維護、管理等多方面的專業知識。所以要積極推進會計電算化進程,就必須大力加強人才培訓的力度,提高會計人員綜合業務素質。對電算化管理人員的培訓工作要經常進行,并結合經驗交流,使培訓收到實效。只有普及型的速成人才培訓,難以提高會計電算化的水平。在吸納高校會計電算化畢業新生的同時,還應選拔具有一定計算機知識的會計業務骨干到高校進修計算機專業。這樣新老結合,高中低結合的會計電算化人才隊伍就會形成,必將推動會計電算化工作的進一步提高。
(三)會計軟件信息系統的開發
會計電算化的有序發展離不開會計軟件信息系統的開發,由于目前實施電算化還屬初級階段,會計軟件的開發應立足于會計人員素質的現狀,盡力開發“傻瓜型”軟件,簡化操作和去掉不必要的功能。建立起完善的會計軟件服務體系,對用戶使用中存在的問題及時解決,并針對用戶反饋的意見和要求對軟件進行修改和完善。
隨著經濟的發展,會計電算化已成為當前會計工作的主要工具,是提高工作效率,運用計算機技術代替手工記帳的基本方式。會計電算化以其高效、自動、方便、準確、及時等優點正日益受到廣大會計人員的歡迎。
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【關鍵詞】會計電算化 內部控制 問題 策略
內部控制興起于上個世紀40年代中期,隨著幾十年的不斷發展,現代國際上比較有名的內部控制模式有美國的COSO內控模式、英國的Cad—bury內控模式和加拿大的COC0內控模式。電算化會計信息系統內部控制是企業內部控制的一種相當特殊的形式。而這些變革與發展,提高了工作效率,帶來巨大效益的同時,也給企業內部控制帶來了巨大挑戰。
一、傳統手工記賬系統與電算化信息系統的內部控制的比較
(一)傳統手工記賬系統與電算化信息系統的內部控制的主體不同
傳統手工記賬系統的內部控制的主體是人,記賬、結賬、轉賬等都是由人工來完成,財務處理工作比較繁瑣。而電算化信息系統的內部控制的主體是人和計算機,記賬、結賬、轉賬等由計算機自動完成,大量節約了人力、精力和時間。
(二)傳統手工記賬系統與電算化信息系統的內部控制的控制對象不同
在傳統手工記賬系統中,企業財務處理的不同階段是由不同的責任人負責記錄的,所有的會計資料都是以紙張介質為載體儲存,以備查驗,則其控制對象主要是人,其次還有會計處理程序等。而在電算化信息系統中,很多財務工作都是電算化信息系統自動完成,會計資料是記錄在計算機的磁性介質上,則其控制對象主要是計算機與人。
(三)傳統手工記賬系統與電算化信息系統的內部控制的內容不同
傳統手工記賬系統的內部控制的內容主要是對企業發生的經濟事項本身的業務交易處理。而電算化信息系統的內部控制的內容不僅如此,而且還包含了對電算化信息系統的安全、維護以及升級,專業的系統維護人員的管理等新內容。
(四)傳統手工記賬系統與電算化信息系統的內部控制的形式不同
在傳統手工記賬系統下,對于企業的每一項經濟業務,它的每一個財務處理環節都要經過具有相應權限的責任人的審核與簽章,會計處理工作的明確分工,崗位職責與權限明晰。而在電算化信息系統下,傳統的職權分離控制近乎消失。
(五)傳統手工記賬系統與電算化信息系統的內部控制的風險控制不同
傳統手工記賬系統主要是對企業財務處理具體執行人員的授權、批準等進行控制,實行的是崗位職責的相互分離與相互牽制制度,同時實行稽核檢查的制度。而在電算化信息系統下,財務處理業務由計算機自動完成,會計資料是儲存在計算機的磁性介質上,數據比較容易修改,且修改會不留痕跡,數據高度集中,如果控制不當,可能會導致企業重要數據被其他未經授權的人在網絡上進行瀏覽,甚至復制、偽造、銷毀等,風險也來源于此。
二、電算化會計信息系統對企業內部控制面臨的問題
(一)控制環境——組織結構扁平化,信息系統的執行主體與保存介質存在潛在隱患
會計電算化的引進,導致企業的內部組織結構呈現扁平化,內部控制的層次相對減少了,職權進一步集中,內部控制的中心發生了轉移。企業會計核算實行了無紙化,儲存在計算機的磁性介質上,記賬、財務報表等全部自動生成,體現了其數據的高度集中性,而這些可能會導致未經過授權的人員對企業系統數據和信息處理進行不留痕跡的篡改、偽造等非法操作,并且計算機磁性介質在受熱、受潮等因素的影響之下就會被損壞,容易造成企業重要的會計資料的損壞與丟失,使得企業面臨巨大風險。
(二)風險評估——思想認識不到位,會計信息的保密性和安全性存在潛在威脅
我國會計電算化的起步相對于西方國家來說比較晚,雖然我國目前已經有90%的行政事業單位、大中型企業集團都采用了會計電算化,但是對于目前情況而言,我國不少企業還沒有充分認識到企業實行會計電算化的意義以及重要性,企業領導者只是片面的看到了會計核算工具的改變,而沒有意識到電算化會計信息系統對企業的會計職能、管理方法與流程以及內部監督等產生的重大影響,導致會計信息的保密性和安全性存在潛在威脅。
(三)控制活動——內部控制程序化,錯誤發生的連續性與重復性成為可能
在電算化會計信息系統環境下,所有的財務數據都來源于憑證庫,則人們對電算化會計信息系統產生了嚴重的依賴性,加上程序運行具有重復性,因此,一旦某個環節發生了差錯,此差錯往往會重復出現多次,可能出現企業財務系統發生連續的、反復的大范圍差錯,并且有可能長期不被發現,使得企業會計信息失真,導致嚴重后果。
(四)信息與溝通——財務崗位合并化,職權不相容與系統授權存在漏洞
實行會計電算化后,高度集中的計算機操作就會使得企業原本的眾多崗位失去作用,眾多會計崗位可以實行合并,降低了企業內部人員相互牽制的效果。原來實行的簽字和蓋章以及會計人員的職責分工,轉變成為了現在的計算機授權文件和口令。然而計算機口令授權存在于計算機內部,不能隨身攜帶,容易被他人竊取,導致企業重要重要會計數據流失與失真,可能會造成企業巨大的經濟損失。
(五)監控——系統運行自動化,管理與監督缺乏有效性
有些企業未經過批準就實行了會計電算化,但是該企業實際上還未達到使用會計電算化的水平,缺乏有效的管理機制,即使建立了企業管理機制,但是由于種種原因,未得到有效實行,尤其是在人員分工管理與檔案資料管理上不完善。傳統的可視化監督線索轉變成了電子化監督線索,缺乏數據接口,導致內部監督的內容與難度進一步加大,尤其是內部審計監督。
三、完善電算化會計信息系統內部控制建設的對策
(一)控制環境——完善企業內部控制環境
1.完善企業組織結構。企業應該從根本上來對企業內部的財務人員及其相關職能之間的關系做出重新的界定,企業更應該對原來的企業內部組織機構進行相應的調整,以適應電算化會計信息系統的新要求。
2.妥善保管會計信息的保存介質。企業應將機房設立在防潮、防磁以及恒溫的環境下,將儲存有企業重要的會計數據的磁盤放在防潮和防磁的容器內,企業實行數據備份措施,會計數據檔案要定期以計算機打印的書面形式儲存。
(二)風險評估——實施新型風險評估機制
1.提高思想認識。企業管理者以及財務處理人員要意識到,企業實行電算化后,不僅僅只是會計核算方式改變了、財務處理效率提高了、數據存儲形式發生改變了等表面上的改變,而且還改變了企業經營決策和財務分析方式,進一步完善了企業會計技術,促進企業內部控制制度改革,企業必須對原有的內部控制根據實際情況進行調整。
2.強化風險意識。企業必須要建立更加嚴密的風險內部控制制度以及防范風險機制,有效實施企業風險控制措施,加強會計電算化軟件的開發、更新以及維護;關鍵性的硬件設備以及重要財務數據使用階段性雙系統備份;在非常容易引起差錯與舞弊的環節進行特殊管理;對企業電算化使用的用戶、設備、文件分別設置不同的訪問權利,財務人員只能根據自己的用戶身份和密碼進入系統進行相關財務處理,不能超越權限;規定會計核算軟件的修改,財務數據的拷貝、修改等處理要經過主管領導的批準等措施加以防范電算化給企業帶來的風險,降低給企業帶來的經濟損失。
(三)控制活動——建立高效內部控制制度
1.完善內部控制結構。(1)將各種功能性職責分離sisi。(2)輸入輸出數據控制。(3)數據通訊控制。
2.會計電算化人員培訓。企業必須重視對內部財務人員以及管理層的管理人員的選用與系統培訓,培養具有復合型知識結構的財務人員、管理人員以及財務人員。
(四)信息與溝通——加強企業信息溝通力度
1.建立職位不相容制度。電算化信息系統環境下,企業應該要建立一套相互稽核、相互監督以及相互制約的有效機制,確保企業各個部門之間分工明確、責全匹配,減少錯誤和舞弊發生的可能性。
2.嚴格系統授權管理制度。企業應該要建立一個良好的信息與溝通系統,嚴格系統授權管理制度,使企業中各個財務人員明確自己的職責與權限,營造良好的工作環境與人際關系,還能使企業領導層及時、全面、正確地掌握企業實際營運情況。
(五)監控——提高企業內部有效監控
1.加強基礎管理工作。企業應該建立健全的計算機硬件、軟件和數據管理制度、計算機維護管理制度、計算機病毒防治制度、會計電算化崗位管理制度、內部授權管理制度、會計電算化操作管理制度、崗位職能分割制度、數據輸入輸出管理制度、數據存儲管理制度、重要財務數據保密管理制度等來加強企業內部基礎管理工作。
2.加強企業內部審計。(1)企業應該要對內部重要的會計資料進行定期審計和不定期審計。(2)企業內部審計人員應該定期對電子數據與書面資料的一致性進行審查。(3)企業內部審計人員應該采取定期和不定期相結合的方式,對企業重要財務數據的存儲方式的安全以及合法性進行檢查。(4)企業內部審計人員還應該對電算化會計信息系統的各個環節進行審查,尤其是容易出錯的關鍵環節,以防止出現差錯。
四、結束語
會計電算化是會計工作現代化發展的必然趨勢,但是目前而言,電算化會計信息系統還存在眾多問題,原來的內部控制已經不能適應會計電算化信息系統,完善電算化會計信息系統建設刻不容緩,只有建立新的適應會計電算化信息系統的內部控制系統,才能使企業安全、有效、快速運行。
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