辦公室檔案管理研究3篇

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辦公室檔案管理研究篇1

信息時代的發(fā)展與進步對單位辦公室檔案的信息化管理提出較高要求，傳統(tǒng)意義上的檔案管理方式已愈發(fā)彰顯不足，不能滿足社會發(fā)展與技術日益更新的要求。唯有對傳統(tǒng)復雜而又繁瑣的檔案管理方式進行轉(zhuǎn)變，用高效率、高質(zhì)量的信息化管理方式將其替代，才可以實現(xiàn)對辦公室檔案管理中各種問題的有效解決，提高檔案資料的管理效能，對辦公室檔案管理工作乃至整個單位的發(fā)展產(chǎn)生推動作用。

一、信息時代辦公室檔案管理概述

（一）檔案管理信息化定義。目前，人類社會已經(jīng)步入信息化時代，檔案信息化亦隨之而出現(xiàn)，其要求在單位辦公室檔案管理工作的開展中對信息技術進行融合，以更加高效地收集、整理、歸檔及保存各種檔案資料。不僅如此，信息時代的檔案管理部門同樣肩負著將有用的檔案信息資料及時提供給檔案需求人員的重要職責。相較于傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案管理工作而言，以信息化技術與手段為支撐的檔案管理有相應不同表現(xiàn)，將數(shù)字化與智能化作為發(fā)展的重要方向，不過，其具體工作的開展同樣需要以健康、有序的管理為支持。

（二）信息化檔案管理的重要意義。加強辦公室檔案管理有非常重要的意義。一方面，高效的辦公室檔案管理可以為正確決策的制定提供幫助。辦公室檔案記錄的信息十分豐富，包括工作人員基本情況、資金運轉(zhuǎn)情況以及產(chǎn)品質(zhì)量等，其匯總對于決策制定具有積極意義；另一方面，加強對辦公室檔案的管理，能夠在必要時提供有力證據(jù)，助力知識產(chǎn)權糾紛等相關問題實現(xiàn)更合理的解決。通常，辦公室檔案會將一些科技創(chuàng)新內(nèi)容記錄其中，如記錄初期所作的相關探索以及后期取得的各種成果等，當出現(xiàn)產(chǎn)權糾紛時，相關方可在檔案中找尋相應證據(jù)，并以此維護自身合法權益。近年來，我國經(jīng)濟呈現(xiàn)突飛猛進式的發(fā)展，在辦公室檔案管理工作中進行信息化方式的滲透更顯重要，可將便捷化優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，以計算機軟件為支持對檔案工作起到高效收集和歸檔作用。基于此，檔案管理工作人員可以更加便捷地進行檔案資料的增減與變更，極大地提高工作效率。另外，檔案信息化管理方案的順利與有效落實能夠?qū)k公室檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展形成推動，實現(xiàn)對成本與資源的節(jié)約。分析目前發(fā)展情況，如果想在較短的時間內(nèi)達到辦公室檔案管理和信息化的同步協(xié)調(diào)，信息化建設的強化是必要手段與措施，這對辦公室乃至整個單位綜合實力與競爭力的提升具有積極意義。所以，提高辦公室檔案管理信息化建設水平與質(zhì)量，不僅可以實現(xiàn)對信息的有效利用，亦能夯實單位全面發(fā)展的基礎。

（三）信息時代辦公室檔案管理的主要內(nèi)容。1.軟件技術方面。應用信息技術及相關系統(tǒng)，可以在較大程度上支持辦公室檔案管理工作實現(xiàn)信息化管理目標，所以，信息時代辦公室檔案管理工作的開展需要明確一個基礎方向，即加大力度進行高效信息化管理平臺的構建，為全部類別管理軟件的良好運行提供保證。2.管理標準方面。結(jié)合當前社會科學技術的實際特點及其今后走向，從整體層面上把握檔案管理單位的實際情況，制定具體而又具有針對性的管理標準，切實保證標準的可行性。3.管理內(nèi)容方面。細化分類所有的辦公室檔案信息資源，并對每一類資源實施科學與有效的保存及管理，提高檔案信息資源建設質(zhì)量。4.應用平臺方面。辦公室檔案信息化管理的主要方式為對各種類型的應用系統(tǒng)進行合理與有效使用，對此，需要盡可能地保證信息建設平臺設計的完善性，使其充分滿足相應的兼容性與規(guī)范性要求。5.人員方面。在檔案信息化管理的建設過程中，人員管理的重要性尤為突出。對于任何一個行業(yè)而言，所有的先進技術都無法與人工的操作及管理相脫離，必須強化對工作人員的培養(yǎng)，提高其專業(yè)技能與綜合素養(yǎng)。

二、辦公室檔案管理在信息時代存在的問題

（一）管理理念較為落后。目前，部分領導未將科學、正確的管理認知樹立起來，導致整個辦公室成員沒有科學的檔案管理意識，忽視了辦公室檔案管理工作的重要性，對檔案資源原本價值的充分體現(xiàn)與發(fā)揮形成制約。正是因為個別領導的忽視，導致辦公室檔案管理工作得到的人力、物力支持明顯欠缺，管理系統(tǒng)的有效運轉(zhuǎn)難以得到切實保證，這亦成為辦公室檔案管理信息化發(fā)展的制約因素。另外，目前很多辦公室檔案管理工作的開展依舊對傳統(tǒng)檔案管理理念予以遵循，檔案存放與管理很難做到對各類檔案資料的充分與有效利用。檔案管理信息化要求將先進的技術應用至檔案管理工作之中，一旦有需求，在第一時間將檔案資料調(diào)出，保證其利用的充分性。很顯然，落后的檔案管理理念制約了檔案管理信息化目標的實現(xiàn)，致使管理工作依舊在對資料的粗略收集及存放管理上停留，加之管理人員沒有足夠高的業(yè)務能力和職業(yè)素養(yǎng)，這些均成為對辦公室檔案管理水平與質(zhì)量產(chǎn)生不利影響的原因。

（二）管理機制不夠健全。辦公室檔案管理普遍存在如下問題：檔案管理具體部門難以明確，很多單位辦公室檔案管理工作的開展都是由會計人員或行政人員兼職負責。進入信息化時代以后，原本的辦公室檔案管理表現(xiàn)出較多的不合理性，各種要素均在一定程度上制約著檔案管理工作的有序開展。盡管部分單位已經(jīng)進行了專門的辦公室檔案管理部門的設置，但是未制定健全的管理制度，相應的責任落實不到位，使得辦公室檔案管理工作的實際開展更多時候都是流于形式，信息丟失、篡改或泄露等不良現(xiàn)象時有發(fā)生。對其原因進行分析，很重要的一點在于檔案管理工作的實際開展未嚴格做到以具體制度及標準為依據(jù)，在此形勢下，檔案收集、保管等難免欠缺規(guī)范性與約束性。

（三）信息建設力度薄弱。信息化技術運用層次不夠?qū)拸V，這是辦公室檔案管理存在的另一重要問題。雖然部分單位已經(jīng)開始對信息化檔案管理手段的應用，但所用管理設備依舊以傳統(tǒng)型式為主，針對辦公室檔案管理所做的信息化建設多數(shù)存在空間不足、資金投入少、規(guī)范與管理權限統(tǒng)一難度大等問題，由此一來，信息技術很難在檔案管理工作的開展中得到充分與有效的運用。在目前信息化時代背景之下，辦公室檔案管理并未制定統(tǒng)一規(guī)劃，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法應用率依舊很高，人工錄入與編輯方式依然常見，弊端日漸凸顯。第一，全部的檔案資料不能在較短時間內(nèi)得到高效的更新與匯總；第二，有用的檔案資料不能得到及時調(diào)用，其作用難以得到應有的發(fā)揮。以上均對信息時代要求的辦公室檔案服務功能發(fā)揮形成制約。

（四）信息化檔案管理存在安全威脅。雖然近年來我國確實有一些單位為辦公室檔案管理工作的開展營造了開放式的環(huán)境，在理念層面上有過創(chuàng)新與突破，以迎合信息時代特點與要求，但有一點需要承認，即所有的事物都會表現(xiàn)出兩面性，互聯(lián)網(wǎng)等信息化技術的“雙刃劍”特點十分明顯；一方面，相關信息技術的應用能夠在較大程度上為辦公室檔案管理工作的更好開展提供便利；另一方面，給了網(wǎng)絡黑客可乘之機，在各種不良分子的蓄意破壞下，辦公室檔案信息管理面臨的安全隱患不容忽視。通常，辦公室檔案涉及非常多的重要信息，若是遭到泄露，會造成很大損失。但是從目前情況看，不少單位的辦公室檔案管理工作人員，特別是兼職人員對檔案管理工作并沒有足夠?qū)I(yè)的認知，檔案信息安全管理意識也比較薄弱，無法顧及檔案信息管理的安全問題。

三、信息時代辦公室檔案管理問題的解決路徑

（一）轉(zhuǎn)變辦公室檔案管理理念。首先，相關領導應轉(zhuǎn)變以往落后的思想觀念，更深層次把握辦公室檔案管理工作的內(nèi)涵，肯定這一工作的重要性，將信息化辦公室檔案管理工作納入日常的工作中，進行專職崗位的設置，向?qū)I(yè)人員發(fā)出聘請，讓其履行好信息化檔案管理職務。其次，以各種互動模式為依托，加強教育培訓工作的開展，與辦公室檔案管理的實際情況相結(jié)合，向?qū)＜遗c教授發(fā)出邀請，組織檔案管理人員參加專家和教授的講座，聽他們講述最新的檔案管理動態(tài)與信息化時代的發(fā)展趨勢，學習各種管理技術與方法，在此基礎上拓寬視野，更新理念，通過對新知識的積極與主動學習實現(xiàn)自身素質(zhì)與管理工作技能的切實提升。再次，加大《檔案法》的宣傳教育力度，通過座談會、知識競賽或展覽等各種相關活動的組織，循序有效地提高所有檔案管理人員的法律意識以及保密意識，助力檔案管理規(guī)范性的切實增強。針對具備較高專業(yè)水平以及能力較為突出的檔案管理人員組織學術性研討及交流會，把握信息時代辦公室檔案的特點及規(guī)律，分析信息化檔案管理工作開展過程中存在的各類問題，明確后期主攻方向，為辦公室檔案管理工作更加順利與高效地開展發(fā)揮鳴鑼開道的作用。最后，創(chuàng)新管理理念，真正將其落實于“服務”之上。將以往落后的辦公室管理理念摒棄，以經(jīng)濟學為視角對信息化檔案管理創(chuàng)造的顯著效益進行分析，增強檔案管理人員的服務意識，最大限度地將檔案利用率提高。

（二）建立健全檔案管理機制。為更好地推動單位辦公室檔案管理工作實現(xiàn)信息化發(fā)展，今后具體工作的開展應將資源與使用建設作為關注重點。1.成立專門的辦公室檔案管理部門，與單位實際發(fā)展水平以及經(jīng)營狀況等相結(jié)合進行人員結(jié)構的設置；2.以管理部門相關內(nèi)容為依據(jù)進行具體機制的建立，將管理人員獎懲機制與考核機制包括其中，落實全面管理制度，發(fā)揮對檔案管理人員行為的有效約束作用，為工作質(zhì)量提供切實保證；3.檔案管理工作的開展以信息化技術的運用作為切入點，以資源與使用體系作為基本建設點，加快數(shù)字化管理的實現(xiàn)進程；4.檔案管理機制的建設應與單位文化及其他相關規(guī)章制度相結(jié)合，從真正意義上助力信息化檔案管理目標的實現(xiàn)。

（三）構建檔案信息資源管理系統(tǒng)。加快辦公室檔案信息資料向數(shù)字化資料方向發(fā)展的進程，將數(shù)字化檔案信息存儲至檔案信息資源系統(tǒng)中，助力辦公室檔案快速檢索、高效傳輸以及檔案信息資源實時共享等目標的順利實現(xiàn)。辦公室信息化檔案管理工作的開展需要提高對創(chuàng)新重要性的認識，各單位應以對自身實際情況的充分把握為基礎，結(jié)合具體的信息時代發(fā)展要求，調(diào)整并完善檔案信息資源體系。在檔案信息資源系統(tǒng)的支持下，辦公室檔案管理人員可根據(jù)各檔案的內(nèi)容和性質(zhì)做好檔案分類與編號，不僅能保證全部檔案存放的準確性與嚴謹性，還可以為后期文檔的查找提供便利，基于系統(tǒng)的運行極大地縮短類別編號的查找時間。針對新收集記錄的檔案，系統(tǒng)還應具備及時備份功能，規(guī)避文件丟失造成的經(jīng)濟效益受損問題的發(fā)生。

（四）提高檔案管理工作安全性。安全且完善的檔案管理體系能有力保障辦公室檔案管理工作順利與有效開展，對此，應結(jié)合檔案資料的公眾性與保密性，做好對檔案信息資源內(nèi)網(wǎng)及外網(wǎng)的隔離工作，進行辦公室檔案防護體系的構建，在計算機系統(tǒng)上安裝防火墻與殺毒軟件，強化檔案管理安全性。整個檔案管理過程中，一些特殊原因會使檔案記錄不夠清楚，在一定程度上影響檔案信息的安全性。對此，要加快對檔案管理方式的改革，讓每一位檔案管理人員充分明確自身職責，對檔案管理工作的具體開展進行科學與合理地規(guī)劃，將文件出錯的可能性控制在最低，若是管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，在第一時間采取有效措施加以處理。另外，還要提高辦公室檔案管理工作的保密強度，針對各種類型的檔案資料，做好嚴格而又清晰的分類，通常情況下，辦公室檔案資料有一般形式、秘密形式、機密形式與絕密形式的劃分，需要以保密程度為依據(jù)施以對應級別的保存管理。同時，加強對檔案管理人員的監(jiān)督，尤其是針對秘密等級較高的檔案管理，具體的管理人員必須達到對應的管理資格，為檔案管理工作安全性提供切實保證。

四、結(jié)語

在我國經(jīng)濟飛速發(fā)展的背景之下，人類社會已進入信息化時代，辦公室運行管理體系呈現(xiàn)出日漸完備的發(fā)展之勢，而其檔案管理作為內(nèi)部管理中的環(huán)節(jié)之一，在業(yè)務管理中的重要性越來越突出，必須采取有效措施提高辦公室檔案管理質(zhì)量與效率。對此，需要轉(zhuǎn)變辦公室檔案管理理念，建立健全檔案管理機制，構建檔案信息資源管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作的安全性，這些對于檔案管理工作的更好開展以及其他相關工作的正常運行發(fā)揮著尤為重要的作用。

作者:俞志蘭單位:江蘇省無錫市錫山區(qū)檔案史志館

辦公室檔案管理研究篇2

辦公室檔案管理工作關系著整個單位的資料及檔案資源管理，從而也完全可以影響公司的發(fā)展進程。有效開展辦公室檔案管理工作，對單位是否能夠有序開展其他部門工作，以及是否能夠正常實現(xiàn)單位正常運作都起著至關重要的作用。在實施檔案管理工作的同時，注重檔案資源開發(fā)利用是體現(xiàn)檔案管理資源的價值所在。單位各部門應緊密配合進行工作，提高檔案管理工作的效率，更好地服務于單位的運作及今后發(fā)展。

一、做好辦公室檔案管理工作的必要性

（一）有利于相關工作的開展檔案管理在單位的發(fā)展過程中具有極其重要的作用與影響，能夠?qū)Y料內(nèi)容進行詳細的記錄。對于單位的發(fā)展來講，只有提升檔案管理的安全性，加強對于保密文件的管理，才可以促進單位的順利進行。基于此，單位的檔案管理人員只有意識到檔案管理的重要意義，并保障各項管理工作能夠準確實施，才能夠推動單位的健康運行。

（二）做好檔案資料管理工作加強重要檔案的管理，有利于提升單位工作的整體效率。辦公室的資料屬于指導性文件，能夠?qū)Ω鱾€部門的工作內(nèi)容進行有效的指導。只有加強辦公室的檔案管理力度，才可以保障單位工作內(nèi)容的有序進行，防止違規(guī)行為的出現(xiàn)。做好辦公室的檔案管理工作，還可以提升信息化管理水平，提升檢索的效率，為后期查閱提供更加便捷的服務，使資料查閱的功能更加健全。

（三）提高檔案資料的安全性在對檔案進行管理的過程中，必須要有針對性地解決檔案的安全問題，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的健康運行，使檔案管理具備更強的可靠性與安全性。通過提升檔案的安全性，有利于提升檔案管理的整體效率，有利于提升檔案的保密性，滿足現(xiàn)代化管理的實際需求。

二、現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作存在的問題

我國辦公室檔案管理工作時間較短，發(fā)展跟不上社會發(fā)展速度，一些舊思想、舊觀念依然存在。為了順應新時代的發(fā)展，辦公室檔案管理改革勢在必行。現(xiàn)階段檔案管理工作問題主要存在于以下幾個方面：

（一）檔案管理工作方向不清晰現(xiàn)階段的檔案管理工作為了跟上時代發(fā)展的腳步，應該積極順應市場經(jīng)濟發(fā)展方向，努力發(fā)展自身單位的檔案管理的工作方法及形式，明確自身檔案管理的目標和發(fā)展方向。但是在現(xiàn)實工作中，大部位單位的檔案管理工作都是混亂的，缺乏統(tǒng)一標準的管理方式，不能夠根據(jù)職工的具體情況進行分類管理。比如一些單位檔案管理既管理固定職工的檔案還管理合同職工的檔案，不能將兩種職工檔案分開，能做的只是簡單的混合管理，這會使相關部門如果需要調(diào)取檔案或者調(diào)節(jié)用人時，有一定困難。

（二）檔案管理保存制度不完善在一個單位中，檔案管理工作是需要各職能部門相互配合以保證在有需要時候，可以方便快速地尋找到相關資料，并且保證找到的資料是完整、全面的。但是在實際工作中，往往并不能這樣理想化，因為沒有一套完整的檔案管理保存制度。比如在單位中，辦公室的檔案管理是需要人事部門、財務部門加上相關統(tǒng)計部門將自身的相關數(shù)據(jù)統(tǒng)一上報給辦公室，然后在整合材料后形成一個完整全面的材料。但是這些部門與辦公室都是同級別部門，沒有上報義務，而且各科室部門為了能夠方便自己部門的相關數(shù)據(jù)統(tǒng)計和資料查找，更是不愿意將自己統(tǒng)計好的數(shù)據(jù)外借給其他部門。這種情況就需要有一個完整的保存制度，要求所有職能部門統(tǒng)一上報自己部門掌握的相關資料，由檔案管理辦公室統(tǒng)一整合后在下發(fā)給各部門，保證每個部門手里掌握的資料都是全面完整的。這種方式可以避免職工相似資料重復上報的情況，給下屬職工及其他部門也減輕了工作壓力。

（三）檔案管理人員配備不合理在檔案管理工作中，辦公室檔案管理人員應具有較強的專業(yè)性，需要很強的責任心和嚴謹態(tài)度，并且能夠熟練掌握信息化系統(tǒng)的操作方式。但一些企事業(yè)單位對檔案管理人員配備不是很重視，會安排一些年齡較大或者返聘的員工來承擔相關工作，雖然這些年齡較大的員工對待來查閱資料的群眾會態(tài)度和藹并且耐心細致，但是由于他們受年齡和知識限制，對計算機使用方式不熟練導致查閱資料過程繁瑣化，不會很快找到相關資料，長此以往下去，查閱資料的群眾愈發(fā)減少，如此惡性循環(huán)，導致相關檔案只有人整理沒有人查閱，失去了辦公室檔案管理的初衷。

三、提升辦公室檔案管理工作效率的具體途徑

（一）提高管理理念，加強職工責任心作為單位的領導人員，應該加大對待檔案管理工作的重視程度，并且保證持續(xù)不斷地提高單位對于檔案管理的重視程度。根據(jù)檔案管理的實際情況，設立明確的獎罰制度，積極調(diào)動職工的工作熱情和工作積極性，根據(jù)實際工作情況，設立業(yè)務考核管理制度，將具體工作責任到人，加強職工責任心，增加嚴謹態(tài)度。檔案管理人員本身也要不斷經(jīng)過定期學習以及培訓，提高對檔案管理工作的重視程度。尤其在信息化發(fā)展快速的社會背景下，更需要根據(jù)發(fā)展的特征不斷改變現(xiàn)狀，使實際工作迎合信息化時代的發(fā)展，提高自身業(yè)務水平，提高整體工作效率，為單位的長久發(fā)展、可持續(xù)進步作出貢獻。

（二）確定檔案工作方向，優(yōu)化辦公室檔案管理工作辦公室檔案管理工作作為記錄單位重要發(fā)展軌跡的主要方式，也影響著單位今后發(fā)展方向，是單位提升發(fā)展水平的重要依據(jù)，更是單位職工了解企業(yè)文化、發(fā)展方向以及企業(yè)理念的主要途徑。好的辦公室檔案管理方式對于重要文件起著保護性的作用，除了紙質(zhì)資料外，電子資料的保密與設置權限也是有效保證檔案安全的一種方式。而良好的檔案管理工作更是為其他相關部門的工作提供了便利條件，辦公室的各種相關記錄文件都可以或多或少地客觀反映當時單位的發(fā)展具體情況以及政策，而這些都對相關部門的工作以及思考方向有著不可替代的指引作用。在實現(xiàn)全信息化管理檔案后，也可以通過檢索的方式快速查找相關資料，不需要被傳統(tǒng)繁瑣的翻閱來限制查找欲望。

（三）實現(xiàn)并完善信息化管理系統(tǒng)在信息化時代，檔案管理工作應不斷順應時代大環(huán)境的改變，不斷發(fā)展創(chuàng)新，逐漸向著信息化的方向發(fā)展。憑借先進的信息化系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的整合錄入，將不同的檔案類型進行自動化分管，將不同的數(shù)據(jù)文檔進行合理化分類，錄入人員根據(jù)文件機密情況和實際需要設置調(diào)取權限以及調(diào)取時間段等，從而提高辦公室檔案管理的整體工作效率。同時需要檔案管理部門定期培訓職工，提高職工信息化管理意識，加強保密意識，提升管理效率。

（四）完善辦公室檔案管理保存制度想要提高檔案管理工作的有效方式，重要途徑就是健全且完善檔案管理保存制度。就當前單位檔案管理工作來講，無論文件方式還是文件內(nèi)容都有一些不完善的情況，都會存在或多或少的缺陷與不足。而對于設立檔案管理部門時間不長的單位來說，他們對檔案管理工作意識不夠，特別是領導層對檔案管理工作的認識還停留在人工管理檔案階段，認為檔案管理只是單純的資料統(tǒng)計或者做好資料儲備就可以了。這樣的傳統(tǒng)觀念導致檔案管理方式落后，不能及時學習到新的管理方法，引發(fā)許多隱患問題。而檔案管理的實際是非常重要并且特殊的，檔案管理制度也是需要細化的制度。首先，應該重視檔案管理人員根據(jù)管理經(jīng)驗提出的相關意見，采納他們提出的意見才能有針對性地補充和完善檔案管理的相關規(guī)章制度。其次，需要管理人員在管理過程中不斷探索，多角度觀察檔案管理工作，不斷完善相關制度。再次，要設計反饋機制，在反饋信息中定期進行討論，結(jié)合實際情況，提取寶貴合理化的意見，不斷改善相關制度。因為在檔案管理整個流程中，最有直觀感受的就是群眾，他們提出的意見能有效促進檔案管理工作的進步，他們的反饋是最直接的改善意見。當然，也不免有一些無理的要求，這就要求領導根據(jù)實際情況進行討論、審核后將相關意見提出，由相關部門評判審核后才能進行改善。

（五）不斷創(chuàng)新管理理念單位的領導人員要充分發(fā)揮自身的職能優(yōu)勢，加強對檔案管理的重視程度，特別是在工作的決策以及部署方面要不斷對目前的管理內(nèi)容進行完善與優(yōu)化。只有按照檔案管理的實際情況，積極通過業(yè)務考核對傳統(tǒng)的管理理念進行更新，才可以實現(xiàn)管理理念多元化發(fā)展。同時要完善檔案管理的獎懲制度，通過各種激勵機制提升工作人員的主動性，使其能夠結(jié)合當前的工作環(huán)境進行創(chuàng)新，為管理工作提供更加便捷的渠道。除此之外，也要做好監(jiān)督管理的各項工作內(nèi)容，使管理人員能夠結(jié)合信息技術的發(fā)展，不斷加強對于管理工作的重視，以此帶動檔案管理的健康發(fā)展。只有使管理人員具備更強的創(chuàng)新意識與實踐能力，并能夠在實踐過程中及時總結(jié)管理經(jīng)驗，積極學習先進的管理理念，實現(xiàn)與當前管理理念的有效融合，才可以進一步提升檔案管理的科學性與先進性。

（六）強化管理人員素質(zhì)提升檔案管理水平的因素有很多。例如工作人員的專業(yè)素質(zhì)、設備的精細化水平、管理人員的監(jiān)督力度等，但影響最大的便是管理人員的專業(yè)素質(zhì)。只有使管理人員具備更強的責任感與綜合素質(zhì)，才能夠為檔案管理提供源源不斷的動力。對于辦公室的檔案管理來講，由于具備較強的專業(yè)性，只有使管理人員熟練掌握相關設備的操作方式，才可以提升檔案管理的效率。通常情況下，在提升管理人員素質(zhì)的過程中，可以為管理人員定期開展培訓工作，使其具備更強的職業(yè)道德素質(zhì)，能夠以更加嚴格的標準規(guī)范自身的工作行為。與此同時，也要對管理人員進行相應的考核，建立健全獎懲機制與考核機制，提升管理人員的工作積極性，針對表現(xiàn)優(yōu)異的人員要及時給予物質(zhì)獎勵與精神獎勵，將激勵政策進行有效的落實，以期提升管理人員的思想水平與綜合能力。

（七）構建意見反饋機制在對辦公室檔案進行管理的過程中，為了進一步對管理方式進行優(yōu)化，也要重視反饋機制的運用。只有構建更加合理的反饋機制，才可以使管理工作朝著更加科學的方向發(fā)展，解決實際管理過程中存在的具體問題。在提升管理效率的同時，也要注重管理機制的改革與完善，使反饋機制能夠有效落實。加強管理工作的監(jiān)督與管理力度，能夠結(jié)合存在的問題有針對性地提出合理化意見，使管理人員能夠結(jié)合實際情況進行優(yōu)化。在建設反饋機制的過程中，要提升相應的重視程度，加強管理人員之間的配合，使管理人員具備更強的凝聚力，為辦公室的檔案管理創(chuàng)造積極的工作氛圍，提升管理人員的工作積極性與主觀能動性，從而最大程度地提升檔案管理工作的整體效率。

作者:徐柳萱 單位:昆明煤炭科學研究所

辦公室檔案管理研究篇2

智慧校園通過信息化建設提升校園綜合管理水平，而智慧校園背景下高校辦公室檔案管理工作的優(yōu)化應當充分運用信息技術構筑完善的線上檔案管理體系，然后與線下的使用場景深度融合，滿足不同人群的檔案使用需求，實現(xiàn)對于高校辦公室檔案管理的改進優(yōu)化。

一、優(yōu)化高校辦公室檔案管理工作的意義

（一）智慧校園概述。智慧校園是指通過將物聯(lián)網(wǎng)的概念融入校園管理體系建設的過程中，以信息技術為基礎,打造校園管理、生活、學習的一體化環(huán)境。從實際角度來看，智慧校園主要是高效地融合信息技術及教育教學，進而將提高教學效果作為主要目標，提供網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)、智慧一體的管理教學體系，同時對教學過程及管理過程進行預先測定或推測的一種學習環(huán)境。

（二）智慧校園背景下高校辦公室檔案管理工作優(yōu)化的意義。1.提升高校辦公室檔案管理水平。基于智慧校園視域下對于高校辦公室檔案館管理工作進行評價，會發(fā)現(xiàn)高校辦公室檔案管理存在諸多不足：首先，是人力因素對于管理效果有著嚴重負面影響，部分工作者思想認知不足，在實際工作中欠缺責任感，不能較好地適應檔案工作在實施過程中的各樣需求。其次，是管理體系落后于高校檔案管理需要，檔案管理機制不健全以及檔案管理數(shù)據(jù)構建層面存在較為滯后等狀況，致使綜合管理效果不佳，這些因素均會影響高校檔案管理工作效果。在智慧校園背景下對于高校檔案管理進行優(yōu)化，能夠通過信息系統(tǒng)建設降低人力因素對于管理工作的影響，同時起到完善高校檔案管理體系的效果，使得檔案管理工作更加適應檔案管理工作發(fā)展需求，從而進一步提升高校辦公室檔案管理水平。2.轉(zhuǎn)變高校辦公室檔案管理的理念。傳統(tǒng)檔案管理過程中普遍存在工作理念失衡的現(xiàn)象，即過度重視對于檔案的整理保存，忽視了對于檔案的高效利用，這種現(xiàn)象一定程度上制約了高校檔案管理工作的開展。智慧校園背景下對于高校辦公室檔案管理工作進行優(yōu)化，能夠通過完善的信息化管理平臺降低辦公室檔案使用的難度，突出高校辦公室檔案管理工作的服務性質(zhì)，滿足高校不同群體的多樣性檔案使用需求，充分挖掘高校辦公室檔案管理工作的應用價值。我國教育改革的逐步深化使得智慧校園建設的普及程度不斷提升，給教師和學生帶來了多方面的便利。針對高校辦公室檔案管理的改進優(yōu)化工作，應當融入智慧校園建設背景和具體要求，提升高校辦公室檔案管理工作水平。智慧校園建設能夠?qū)τ谵k公室檔案管理工作產(chǎn)生積極指導作用，同時，可以運用物聯(lián)網(wǎng)對現(xiàn)有檔案進行電子化升級，有效提升檔案保存時間和安全性。除此以外，將檔案管理融入智慧校園的建設體系中，能夠使得檔案信息和校園信息體系更好連通，高校的教師和學生通過運用物聯(lián)網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)等查看有關的檔案信息，避免傳統(tǒng)檔案借閱過程復雜的弊端，實現(xiàn)對于檔案信息的高效管理和使用。

二、高校辦公室檔案管理工作存在的問題

檔案管理是高校管理服務中一項重要的工作。在長期的運行實踐過程中，高校辦公室已形成了比較完善的檔案規(guī)范管理制度及管理模式。但是面對智慧校園建設的具體要求，檔案管理工作仍舊存在一些欠缺之處。

（一）對于檔案管理工作重視程度不夠。高校辦公室檔案管理內(nèi)容包含高校重要的發(fā)展歷史、學生數(shù)據(jù)等多樣化信息。目前，管理人員對于檔案管理的重視程度明顯不足，管理人員大多將工作重心集中于行政工作當中，忽視對于檔案管理方法技術的研究。檔案管理人員無法清晰認識到檔案管理工作的重要性，在具體的工作中運用的管理方式比較陳舊，長此以往，會出現(xiàn)兩方面問題：一方面，會導致檔案管理工作效率更低；另一方面，因為檔案數(shù)據(jù)的不斷增加導致管理內(nèi)容工作量遞增，員工的工作積極性受到影響。與此同時，檔案管理工作涉及多個不同的部門，因此需要部門間協(xié)同管理。但是在實際管理過程中，有非常多的部門不重視該項工作，對于提高檔案管理的效果非常不利。

（二）檔案管理機制不完善。建立良好的管理機制對于檔案管理工作具有重要的意義，完善的檔案管理機制能夠?qū)n案管理的流程進行規(guī)范，進而使檔案管理的工作取得更為理想的效果。目前我國很多高校缺乏完善的檔案管理機制，檔案管理機制體系缺少及時更新，對檔案管理效果造成一定程度的影響。比如：檔案管理工作缺乏明確的制度規(guī)范，個別高校的檔案管理混亂，一方面是沒有建立明確的索引，另一方面基礎條件完備，但是缺乏及時管理，導致紙質(zhì)檔案雜亂堆放，影響檔案管理效果。

（三）高校檔案管理設備有待換新。高校辦公室檔案管理以往主要以紙質(zhì)文件作為載體，實際管理中把檔案存儲在一些檔案柜中便可。智慧校園背景下，高校辦公室檔案內(nèi)容以及形式得到擴展，面對檔案形式的不斷演變，高校辦公室必須擴展自身的檔案管理技術以及設備，應用現(xiàn)代化的軟件系統(tǒng)與硬件設備對辦公室檔案實施有效管理，其中包含硬件設備，例如計算機、移動智能終端設備等，以及相應的軟件系統(tǒng)，例如針對辦公室檔案建立的在線管理平臺等，并且將這類信息化設備應用于高校辦公室檔案管理機構日常工作中。當前階段，高校辦公室日常檔案管理中應用到的硬件設備較為陳舊，同時缺乏相應的軟件平臺，嚴重制約高校檔案管理工作效率的提升以及流程改進。

（四）檔案管理人員技能有待提升。管理人員的技術能力直接影響高校辦公室檔案管理水平。目前，我國高校辦公室普遍存在檔案管理人員專業(yè)技能不足的問題，在管理工作中，檔案管理人員主要應用紙質(zhì)檔案的管理技術以及理念，導致針對電子檔案的管理效果不佳。同時，檔案管理人員缺乏專業(yè)的計算機操作能力，無法通過計算機提升檔案管理水平以及效率，導致高校檔案管理的信息化水平受到嚴重影響。同時，很多高校辦公室檔案管理工作缺乏專業(yè)的管理人員，管理工作由其他人員兼職完成，管理隊伍不穩(wěn)定，相應的檔案管理技能缺乏，在管理工作中不能準確按照檔案內(nèi)容進行分類，影響檔案總體管理效果。

三、高校辦公室檔案管理工作優(yōu)化對策

（一）增強檔案人才隊伍建設。檔案管理人員技能水平嚴重影響檔案管理效果，因此高校辦公室檔案管理應該強化管理隊伍建設，重視對工作人員的業(yè)務培訓，使得工作人員專業(yè)技能滿足智慧校園背景下高校辦公室檔案信息化管理需求。首先，需要強化智慧校園背景下高校辦公室檔案管理人員的專業(yè)技能。檔案管理包含對于檔案的存檔管理以及借閱利用這兩個方面。檔案管理人員要按照檔案類型科學制訂索引。檔案索引的建立能夠幫助管理人員提升管理水平以及管理效率，管理過程中，人員可以在電腦系統(tǒng)中按照索引對于檔案內(nèi)容進行快速精確的檢索。此外，可以按照建立多樣性的檢索目錄，在以日期為單位的檔案索引目錄下，擴展以部門、會議、人員為標準的檢索信息目錄形式，通過多樣性的檢索目錄設定，進一步提升檔案管理效率。高校辦公室檔案包含多樣性的信息，因此需要建立相應的保密級別，保障檔案信息的安全性。保密級別可以同檔案借閱系統(tǒng)協(xié)同建設，檔案管理人員按照人員的不同級別為其賦予不同的權限，有效提升高校辦公室檔案管理的安全性。其次，通過強化人才隊伍建設提升檔案管理人員的服務意識，進一步提升檔案管理服務使用體驗。檔案管理人員要為高校師生提供更加便利的檔案使用方式。例如通過校園網(wǎng)、圖書館信息發(fā)布平臺等多樣性的方式宣傳檔案使用規(guī)范，確保能夠滿足高校師生的檔案使用需求。除此以外，還可以廣泛征集使用者的需求，擴大檔案收集管理的范圍，滿足師生多樣性的檔案借閱需求，提升高校辦公室檔案利用水平。

（二）加大檔案管理信息化建設。智慧校園背景下，對于高校辦公室檔案管理工作進行優(yōu)化需要加大對于檔案管理工作的投入，通過軟硬協(xié)同建設的方式提升高校辦公室檔案管理的信息化水平，進而實現(xiàn)對于高校檔案管理工作的優(yōu)化。對于檔案管理的信息化建設，有兩方面需要注意：一方面，是提升高校辦公室檔案管理的硬件水平。首先，要在檔案管理工作中搭建由計算機終端構成的一體式硬件系統(tǒng)。硬件系統(tǒng)可以通過手持終端實現(xiàn)檔案信息錄入等功能，然后通過計算機設備對于整理的檔案文件分區(qū)信息、內(nèi)容信息等進行管理。同時，應當順應檔案形式的變化，擴展多樣性的檔案管理技術，例如針對音視頻檔案文件、電子文檔檔案文件等要建立完善的數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)對于電子檔案的科學管理。針對電子數(shù)據(jù)庫服務器運行安全進行針對性考量，例如建立備份服務器等，避免突發(fā)事故影響電子檔案數(shù)據(jù)的安全。其次，要重視對于檔案保存庫房的硬件建設。紙質(zhì)檔案文件對于保存環(huán)境有著較高的要求，因此對于庫房內(nèi)部溫度進行把控，確保檔案室內(nèi)部溫度能夠保持在14～24攝氏度的合理區(qū)間內(nèi)，濕度條件不超過60%，通過智能溫控系統(tǒng)為檔案設置合理的保存條件。除此以外，針對檔案柜智能化改造也十分重要，要通過自動化系統(tǒng)實現(xiàn)檔案柜的移動控制，在電腦系統(tǒng)中輸入檔案要求，然后終端會顯示出檔案位置信息，檔案柜則自動開啟。最后，要通過物聯(lián)網(wǎng)技術實現(xiàn)對于檔案的電子管控，通過對于檔案標簽、索引信息的科學記錄，然后運用物聯(lián)網(wǎng)技術對于標簽的查找實現(xiàn)檔案入庫、出庫的詳細記錄。另一方面，要構建完善的軟件管理體系。針對高校辦公室檔案管理進行的管理平臺建設，需要從檔案管理平臺、檔案使用平臺這兩方面進行。針對檔案管理平臺的建設，主要為了實現(xiàn)三方面的作用：一是通過物聯(lián)網(wǎng)技術實現(xiàn)對于檔案信息的高效錄入分類以及使用者權限的管理；二是管理人員可以借助平臺對于檔案的分類類目等信息進行調(diào)整；三是要通過大數(shù)據(jù)技術對于檔案信息進行高效整合，然后不斷提升檔案管理水平，滿足人們多樣性的使用需求。檔案使用平臺則需要重視信息發(fā)布、檔案使用、意見收集這三方面內(nèi)容。可以在檔案使用平臺中明確信息發(fā)布欄目，針對當期可以借閱的檔案信息進行公示。信息發(fā)布欄目應當同校園信息發(fā)布平臺進行合作，例如校園公眾號、官網(wǎng)等渠道，提升檔案信息發(fā)布的覆蓋范圍。檔案使用功能可以滿足具體的借閱需求，使用者可以通過學生學號、教師工號等信息登錄平臺，然后直接查看電子檔案，或者預約紙質(zhì)檔案的使用，從而進一步提升檔案利用水平。如果使用者沒有明確的檔案信息，可以輸入關聯(lián)詞，通過大數(shù)據(jù)技術進行模糊數(shù)據(jù)挖掘，不斷縮小檔案范圍，直至查找到自己想要的檔案文件。意見收集欄目可以針對使用者的使用體驗進行收集，幫助檔案管理平臺進行不斷優(yōu)化，提升使用者的借閱體驗。

（三）完善高校辦公室檔案體制建設。智慧校園背景之下，高校必須優(yōu)化并完善對自身的檔案管理機制，保證其與目前高校的發(fā)展趨勢相互吻合，促進辦公室檔案管理工作水平的提升。要對高校辦公室檔案管理體系進行完善：首先，要重視對于自身平臺的智慧化建設。通過軟件平臺實現(xiàn)信息化檔案管理，通過硬件建設實現(xiàn)自動化檔案管理，綜合提升辦公室檔案管理的智慧化程度。依靠對于材料最初的整理、搜集、歸納類型以及后續(xù)的信息整理、深度挖掘等，提高檔案管理的標準化及專業(yè)化程度。通過創(chuàng)新檔案管理機制，真正將高校辦公室檔案管理工作落到實處，進而使該項工作更加專業(yè)和科學。其次，完善高校辦公室檔案管理體系。需要將檔案管理系統(tǒng)融入校園綜合信息系統(tǒng)之中，進一步優(yōu)化檔案管理流程體系。智慧校園建設過程中，高校一般會按照行政業(yè)務、科研業(yè)務、教學業(yè)務等建立多樣性的電子信息化平臺，不同平臺涉及多樣性的檔案文件。傳統(tǒng)過程中，針對這些檔案文件的歸檔處理需要進行專門的操作，極大損害檔案管理的效率以及質(zhì)量。通過將檔案管理系統(tǒng)接入不同業(yè)務平臺，實現(xiàn)對于不同信息平臺生成檔案數(shù)據(jù)的自動分類、收集管理。通過區(qū)塊鏈技術，確保檔案管理系統(tǒng)在不同信息平臺中進行數(shù)據(jù)收集、歸類的過程中，對于電子檔案的類目、真實性等進行準確記錄，免去人工進行檔案信息上傳的操作。同時，檔案管理系統(tǒng)與校園綜合信息系統(tǒng)的連通還可以進一步提升檔案文件的利用水平，使用者可以在不同的業(yè)務平臺中通過單獨接口直接訪問檔案管理系統(tǒng)，避免在多個平臺中進行重復登錄認證的步驟，進而實現(xiàn)檔案文件信息的高效共享。

四、結(jié)語

總而言之，智慧校園背景對于高校辦公室的檔案管理工作提出了更高的要求。辦公室檔案管理工作作為高校日常運行管理的重要內(nèi)容，能夠直接影響高校整體管理水平。可以通過強化隊伍建設、加強信息化建設以及體制機制建設這三方面入手，提升高校辦公室檔案管理的信息化水平，為高校整體管理水平的提升貢獻力量。

作者:吳政 單位:建東職業(yè)技術學院

辦公室檔案管理研究篇3

醫(yī)院辦公室檔案管理工作面向醫(yī)院的整體管理需求，對歷史檔案、會議記錄、科室檔案等多項信息資料進行整合與管理，將其按照不同的性質(zhì)和用途分類歸檔，不僅方便醫(yī)院管理者和相關信息使用者的使用需要，并且合理的檔案管理工作對于醫(yī)院的有序運轉(zhuǎn)和規(guī)范發(fā)展也起到積極作用。現(xiàn)階段，醫(yī)院對辦公室檔案管理工作的重視度還不夠，因此在實際工作中還缺少一定的規(guī)范性，對檔案信息資料的應用產(chǎn)生影響。改進辦公室檔案管理的工作形式和工作措施，規(guī)范和完善辦公室檔案管理，適應新時代對醫(yī)院發(fā)展提出的要求，提升醫(yī)院辦公室的檔案管理服務質(zhì)量和效率。

一、醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化的必要性

1.滿足醫(yī)院醫(yī)療服務的改革需求現(xiàn)階段，在社會和經(jīng)濟全面發(fā)展的背景下，各行各業(yè)都面臨改革需求，其中醫(yī)院同樣也需要順勢進行改革，以便于更好地適應社會的發(fā)展，滿足人們的現(xiàn)代醫(yī)療需要。推進醫(yī)療服務改革中醫(yī)院管理工作是改革的重點，其中檔案管理是不可忽視的一部分內(nèi)容。通過開展落實醫(yī)院辦公室檔案管理工作，滿足醫(yī)院醫(yī)療服務的改革需求，以辦公室模式綜合管理醫(yī)院運行過程中產(chǎn)生的檔案資料，使其醫(yī)療服務工作得以有序進行，并有據(jù)可依。同時，有序推進醫(yī)院辦公室檔案管理工作，不僅能夠滿足醫(yī)療改革內(nèi)在要求，而且可以提升檔案管理水平，還能夠提高醫(yī)院的整體管理水平，為就醫(yī)患者提供更好的醫(yī)療服務。對此，醫(yī)院管理層在改革發(fā)展需求下要提高對辦公室檔案管理工作的重視，不斷優(yōu)化其管理工作模式和方法，充分運用各種措施，打造高質(zhì)高效的辦公室管理模式，為醫(yī)務人員和患者提供質(zhì)量、效率更高的醫(yī)療服務。2.提升醫(yī)院醫(yī)療服務水平提升醫(yī)院醫(yī)療服務的水平是醫(yī)院推進改革的主要目的，并且對于醫(yī)院整體管理成效具有促進作用。當醫(yī)院的醫(yī)療服務水平提升后，其社會效益，即對人們的健康保障效能也會隨之提高，為社會公眾提供更好的醫(yī)療服務和治療。醫(yī)院辦公室檔案管理是提升醫(yī)院醫(yī)療服務水平的途徑之一，通過對各科室檔案資料的整理匯總，以及對各項會議記錄的存檔，可以為醫(yī)療工作積累更多的實踐經(jīng)驗，為醫(yī)療科研工作提供真實有力的數(shù)據(jù)支撐，進一步推動醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的研究發(fā)展，為醫(yī)療服務質(zhì)量的優(yōu)化奠定基礎。另外，辦公室檔案管理也負責對醫(yī)院文件流傳情況的存檔以及對醫(yī)院歷史檔案資料的收集存檔，合理有序的管理工作同樣能夠助力醫(yī)院醫(yī)療服務的質(zhì)量提升。比如，資料使用者需要使用某項檔案時，如果已被其他人員所使用，這時辦公室管理人員就可以直接查詢其流傳情況，方便其對文件資料的獲取。3.醫(yī)院缺乏對辦公室檔案管理的重視從醫(yī)院目前的運行管理現(xiàn)狀分析來看，在所有檔案管理工作中，醫(yī)院管理者更加側(cè)重于對病例檔案和人事檔案的管理，將檔案管理與具體的業(yè)務和人員職級相聯(lián)系，而忽視了對醫(yī)院歷史檔案資料、會議記錄資料、科室檔案資料等信息管理的重視，導致醫(yī)院辦公室檔案管理工作的質(zhì)量和效率較低，不夠規(guī)范。并且，由于辦公室檔案管理工作的不規(guī)范，容易將其所管理的各種信息資料混雜在一起，既沒有做好檔案的明細歸類，也沒有做好檔案的完整歸檔，當使用者調(diào)用檔案遇到難題時，就會制約檔案資料應用價值的發(fā)揮，也會對醫(yī)院的運行發(fā)展產(chǎn)生不利影響。因此，探討辦公室檔案管理的規(guī)范化建議是非常必要的，明確規(guī)范辦公室檔案的方法措施，為檔案管理員提供詳細的工作指導，發(fā)揮辦公室檔案管理工作的現(xiàn)實價值，提高其管理質(zhì)量。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理中存在的問題

1.檔案管理方法應用不當醫(yī)院在辦公室檔案管理中依然存在運用傳統(tǒng)方式的情況，其耗時耗力，且工作效率無法滿足真正的管理需要，限制了辦公室檔案管理工作的開展。并且，在傳統(tǒng)管理模式下，對檔案的處理方式比較松散，不夠集中，在檔案資料的歸類、歸檔、立卷等環(huán)節(jié)中都存在問題，難以發(fā)揮檔案應用的實際價值。雖然有的醫(yī)院也引入了現(xiàn)代化檔案管理方式，如計算機系統(tǒng)的運用，但工作人員對其操作性不強，缺乏智能化檔案管理的專業(yè)操作技術，在實際管理工作中時常出現(xiàn)技術問題，影響到檔案管理的有效性，不利于辦公室檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。2.檔案資料收集缺少篩選環(huán)節(jié)辦公室檔案管理工作人員負責對醫(yī)院的檔案資料進行收集整合，由于醫(yī)院是持續(xù)運轉(zhuǎn)的，因而其檔案資料也是不斷增多的，如會議記錄方面的資料信息是隨著會議開展次數(shù)而愈來愈多，但并不是所有的資料都是有價值的。如果在資料信息中存在一些以往的數(shù)據(jù)資料以及不具備使用價值的信息，這些資料就無保存意義，不需要進行歸檔。但實際上，在辦公室檔案管理工作中，由于工作人員的資料篩選意識不強，將收集的所有資料都作為處理對象，導致檔案內(nèi)容過于繁雜，既影響使用者的檔案調(diào)取使用，也在一定程度上增加了檔案管理人員的工作量，制約辦公室檔案管理工作效率的提升。3.檔案通訊員工作積極性較低在醫(yī)院檔案管理工作中部分檔案通訊員的工作積極性較低，作為檔案管理的主要負責人員，其工作態(tài)度直接影響到辦公室檔案管理的質(zhì)量。相比于醫(yī)院的其他業(yè)務工作而言，辦公室檔案管理工作具有一定的枯燥性和重復性，長期在辦公室中處理檔案資料容易造成工作人員興趣降低，因而在工作中出現(xiàn)懈怠，并且隨之會引發(fā)工作失誤，如在檔案分類和歸檔等工作環(huán)節(jié)中出現(xiàn)問題，影響辦公室檔案管理質(zhì)量。此外，檔案通訊員的專業(yè)性不足也會影響其工作積極性，如當工作人員沒有掌握相應的檔案管理知識和技巧時，其在工作實踐中的就會遇到各種各樣的問題，不斷地向其他人尋求幫助，久而久之失去工作信心，致使辦公室檔案管理質(zhì)量下降。

三、醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化建議

1.合理選擇檔案歸檔和立卷方法醫(yī)院辦公室檔案管理工作中應選擇合理的檔案收集和歸檔方法，做好對檔案的分類，以提升辦公室檔案管理的規(guī)范性。一是應確定各項檔案資料的收集時間，注重資料的日常積累。例如，以月為單位對文件資料進行定期整合收集，避免時間過長造成資料容積，確保資料收集的延續(xù)性。對日常性的資料文件，如各個科室的檔案資料應隨時處理收集，防止檔案文件的遺漏。二是應嚴格做好檔案資料的登記工作，對于會議記錄、各科室資料等都一一登記，包括文件名稱、存檔時間以及所涉及的人員等信息，方便檔案的查閱。三是對所收集的檔案文件進行仔細檢查，包括對文件完整性、有效性的檢查，保證原文件資料全部收集完畢，并確定同一事項的文件集中在一起。四是對所收集檔案進行分類，先按照檔案文件的性質(zhì)進行分類，如按照醫(yī)院歷史、科室文件等標準劃分為專門存檔醫(yī)院發(fā)展歷史的卷宗以及專門存檔科室文件的卷宗，其中科室文件再繼續(xù)按照不同科室進行細分，如呼吸科、門診科、外科等。之后，按照時間順序?qū)⑺诸惖臋n案進行時序整理，更易于檔案查閱使用。五是完成立卷，妥善保管。將檔案資料分類整理后，對完整檔案進行裝訂和裝盒處理，放入檔案柜；而尚未收集完整的檔案也放入文件盒中進行儲存，隨著文件的逐漸完整補充到文件盒中，待收集完整再進行裝訂處理。信息化管理設備和軟件如今已被應用于辦公室檔案管理中，在對紙質(zhì)檔案的收集和歸檔管理工作中，同時將所涉及的信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式儲存在計算機系統(tǒng)中，按照信息技術的管理操作對各項檔案資料進行記錄、分類和歸檔。2.有序篩選有價值的檔案材料辦公室檔案管理雖然是針對相關資料文件的收集歸檔工作，涉及的信息量較多，但并不是所有的檔案文件都需要歸檔立卷，其中包括有保存價值和無價值的，管理人員在工作實踐中應有序篩選其中有價值的檔案資料，并對其進行處理。那么應該如何判斷檔案信息是否具有存檔價值呢？通常從以下幾個方面進行判斷分析：首先，從檔案文件的來源、內(nèi)容和形式等方面評估其保存價值。例如，以醫(yī)院歷史檔案資料為例，它是隨著醫(yī)院的發(fā)展建設而逐步積累形成的，其中記錄了醫(yī)院從最初建成直到現(xiàn)在規(guī)模的全過程，而歷史檔案資料中不僅包括文字性敘述，還包括圖片和視頻等形式的記錄，是醫(yī)院發(fā)展的歷史見證。歷史檔案資料的歸檔管理可以豐富院內(nèi)文化內(nèi)涵，利于拓展醫(yī)院對外宣傳的交流渠道。其次，從不同主體對檔案的使用需求評估其保存價值。比如，想了解醫(yī)院呼吸科的季度工作情況和業(yè)務情況，需要瀏覽和查閱外科科室的檔案資料，從中獲取信息；又如，研究醫(yī)院黨委會關于醫(yī)院黨建工作所商討的情況，需考查黨委會的會議記錄以獲得信息。3.充分調(diào)動檔案通訊員工作積極性辦公室檔案管理也是醫(yī)院整體管理工作的重要組成部分，做好檔案管理工作要從工作人員出發(fā)，提高其工作能力和專業(yè)性，更好實踐于檔案管理工作之中。醫(yī)院領導層需積極組織檔案管理人員參與專業(yè)培訓，為其提供學習專業(yè)檔案管理技能的機會，掌握扎實的檔案管理知識，用規(guī)范化、專業(yè)化的手段執(zhí)行檔案管理工作，有效提升辦公室檔案管理質(zhì)量水平。強化檔案管理人員的專業(yè)性還要構建一支足夠?qū)I(yè)的檔案管理隊伍，由外部管理機構對其開展專業(yè)指導，整體提高管理人員的專業(yè)能力，從而保證檔案管理工作的順利推進。同時，要充分調(diào)動檔案通訊員的工作積極性，最有效的方法就是創(chuàng)新傳統(tǒng)管理方式，積極引用信息化檔案管理系統(tǒng)，轉(zhuǎn)變工作模式，讓檔案管理人員借助于智能化方式完成對檔案資料的錄入、整理分類以及保存工作，并與其他部門做好信息對接溝通，如在各科室中同步設置信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對科室檔案資料的實時記錄與對接，再傳輸至辦公室檔案管理系統(tǒng)中，達到更精準的管理自動化，簡化檔案通訊員的工作量，進而調(diào)動其工作積極性。4.科學明確各類卷宗的保存年限對于所歸檔整理的各項卷宗還需加強規(guī)范管理，不同檔案的保存價值不同，由此也決定了不同檔案的保存年限不同。在醫(yī)院辦公室檔案管理工作中，工作人員需科學明確各類卷宗的保存年限，及時處理失效文件，不僅可以提升其管理規(guī)范性，還能夠減少檔案處理工作量，讓辦公室檔案管理更加有序。不同類別的檔案卷宗保存年限有所不同，如醫(yī)院黨組織工作計劃和工作總結(jié)的年度文件通常為永久性保存；黨小組工作計劃和工作總結(jié)至少保存10年；醫(yī)院專項工作會議記錄至少保存30年；醫(yī)院重要行政會議記錄和會議紀要為永久性保存；而醫(yī)院歷史資料則需延續(xù)性的永久保存。此外，其他類別的檔案卷宗也需按照相關標準進行保存和處理。5.發(fā)揮辦公室檔案管理的指導作用為進一步提升辦公室檔案管理的規(guī)范性，需做到“物盡其用”，將所歸檔的檔案文件應用在必要的方面，充分發(fā)揮辦公室檔案對實際工作的指導和借鑒作用。而發(fā)揮辦公室檔案的應用價值，要求檔案管理人員必須掌握規(guī)范的檔案查詢和調(diào)取方法，以黨委會或者辦公會的會議記錄為例，其一般具有機密性，特別是關于醫(yī)院發(fā)展和建設方面，這些內(nèi)容僅為部分人員所使用，而其他基層人員不具備獲取該項檔案的權利，對此應確保在有效保密的情況下查閱檔案。檔案管理人員認真核對查閱檔案的人員信息，了解其檔案應用目的，在完整登記以及信息符合的基礎上再為其提供檔案文件。若使用信息化檔案文件，應在檔案管理系統(tǒng)中設置加密機制，按照檔案的機密等級賦予不同工作人員不同的檔案查詢、調(diào)用權限。此外，為更快速調(diào)取出所需檔案文件，應將各個類別的檔案做好標記，紙質(zhì)檔案柜上標明文件事由和保存時間，方便使用者直接用事件或者年份時間進行索引；電子類檔案文件則可以直接通過鍵入搜索方式按照文件事由和年份進行索引，并且也可以將紙質(zhì)檔案信息與電子檔案信息相結(jié)合，在電子檔案之后標明紙質(zhì)檔案的保存位置，方便快速索引查閱。

四、結(jié)束語

綜上所述，社會和經(jīng)濟的發(fā)展推動了醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)療服務改革是當前醫(yī)院發(fā)展的重要任務之一，在醫(yī)院改革進程中檔案管理是不容忽視的改進要點，完善并規(guī)范醫(yī)院辦公室的檔案管理工作，既滿足醫(yī)院改革的需求，也有益于提升醫(yī)院服務的質(zhì)量水平。從醫(yī)院辦公室檔案管理工作的實際實行情況來看，一些突出的問題影響了其規(guī)范性，并間接影響著醫(yī)院的服務水平。對此，需要從現(xiàn)實角度考慮積極完善辦公室檔案管理工作，達到規(guī)劃管理的目的。合理選擇檔案歸檔和立卷方法、有序篩選有價值的檔案材料、充分調(diào)動檔案通訊員工作積極性、科學明確各類卷宗的保存年限、發(fā)揮辦公室檔案管理的指導作用，真正規(guī)范醫(yī)院辦公室檔案管理工作，提升醫(yī)療服務質(zhì)量，推動醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展。

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作者:梁婷 單位:濰坊市人民醫(yī)院