時間：2022-08-02 02:15:39
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XX分公司檔案管理工作在2021年將以“夯實基礎工作，規范檔案管理、提高服務水平”為主導思想，全面強化檔案管理各項工作，使檔案管理進一步科學化、規范化、標準化。為進一步提升檔案管理水平，有效使檔案管理工作順應公司內外形勢要求，特制訂2021年XX公司檔案管理工作計劃。
一、年度目標：
增強檔案管理工作相關人員的責任感，有序推動檔案管理人員素質和業務水平的提升，規范流程，重視保密，不出遺漏，加快編制分類大綱工作和相關配套設施的補充完善工作，要超前主動工作，將創建省檔案室AA級標準工作提上日程，堅持相關標準化工作的開展，全面適應公司在新形勢下的各項工作需要。
二、工作計劃：
（一）細化領導分公司，健全規章制度
調整檔案管理工作領導小組，負責解決檔案工作的人員配備、檔案室等基礎設施建設和經費保障等問題，特別是明確基層一名科級以上領導對口負責檔案工作，進一步明確基層檔案責任人，切實將建設省級檔案室AA級標準相關檔案工作提上日程。
（二）對標省級檔案室AA級管理要求查漏補缺
1、切實將建設省級AA級檔案室標準列入年度主要工作計劃。切實做到“三專”“八防”“十不準”。“三專”：專柜和專室；“八防”指防盜、防火、防潮、防蟲、防暑、防塵、防高溫、防光；“十不準”即不準檔案手續不全者查檔，不準借閱手續不全者借閱，不準翻看與查閱范圍無關的內容，不準私自抄寫檔案內容，不準在明碼電話上傳遞檔案內容，不準與無關人員談論檔案內容，不準公開郵寄檔案或檔案材料，不準涂改檔案材料，不準攜帶檔案進入公共場所，不準把檔案柜鑰匙交給非管檔案人員。
2、對照省AA級檔案室管理標準，進一步完善檔案工作的基礎設施，在上半年努力完成各級短板查找整改工作，要在落實組織領導、人員設置“八防”設施各項配套設備是否符合省級檔案室AA級標準上一一查看，進行整改完善、檔案密集架、除濕機、掃描儀、打印機、復印機、移動硬盤、煙霧報警器等設施要提前申請配備，密集架不能使用的要及時更換。
（三）繼續加強檔案信息化、標準化建設
1、發揮公司內網的作用，以發供電分公司一站式辦公系統為依托，加強公司檔案專欄網頁的建設，豐富網頁內容，逐步實現內部目錄信息檔案資源共享、方便各單位無紙化檢索作用。
2、做好檔案信息系統及檔案數據庫保密、安全、備份工作，確保檔案信息安全、可靠。
3、按照集團公司檔案工作要求，利用好現有檔案軟件，做好電子文件收集、歸檔和管理工作，建立和完善電子公文歸檔工作辦法，探索電子檔案保存、保密、保真的技術方法和手段，逐步實現電子公實時歸檔，科學保管和有效利用。
（四）做好年度綜合開發利用提升工作
一、總體目標
全面完善規范脫貧攻堅以來產生的所有檔案資料，做到以事實為根據，以精準識別、精準幫扶、精準退出和鞏固脫貧成果為主線，以原始資料為基礎，以印證性資料為要件，確保各項資料齊全真實，實現貧困戶進出軌跡隨時可查、隨時追蹤，檔案管理達到規范化、標準化。村戶檔案資料要能充分印證錄入全國扶貧開發信息系統中的村戶數據信息的真實性、準確性和完整性，實現內容真實、過程真實、數據真實，防止弄虛作假、編造資料等行為，確保檔案資料齊全完整、真實可信、經得起檢驗。
二、主要內容
（一）貧困戶家庭檔案資料。以戶為單位建立貧困戶檔案資料，存放于貧困戶內。檔案封皮要寫清楚戶主姓名、聯系電話、家庭住址、脫貧狀態，并根據戶內實際情況對清單目錄進行如實勾選，貧困戶家庭檔案資料主要包含4類18項。
1.基礎工作方面：包括貧困戶幫扶連心卡，《扶貧手冊》、分年度家庭收入測算表。
2.精準幫扶方面：包括“一戶一策”精準脫貧計劃（需上墻），義務教育階段適齡人口接受義務教育情況證明，居民養老保險繳費（代繳）憑證，基本醫療保險繳費票據，住房安全等級認（鑒）定表（或竣工驗收表），住房安全達標認定書。
3.精準退出方面：包括貧困戶退出驗收達標證明。
4.其他方面：包括建檔立卡貧困人口患者住院報銷憑證（或醫療費用報銷明白卡），精準扶貧專項貸款合同和還款憑證，公益性崗位聘用合同（協議），合作社帶動協議，入股配股帶貧協議（或入股分紅憑證），入股協議書、股權證及分紅記錄表，農業實用技術或就業技能培訓證書，扶貧政策到戶到人明白冊。
（二）村級檔案資料。村級檔案資料要體現精準識別、精準幫扶、精準退出全過程，按照要求分類裝檔，檔案盒標簽要醒目清楚，便于查閱；村級檔案資料重點包含4類9項內容。
1.基礎工作資料：貧困村2018-2020年脫貧攻堅規劃。村級常住人口花名冊、駐村幫扶和結隊幫扶花名冊。
2.貧困人口動態管理資料（按年度規范）：貧困人口識別、退出程序性資料。
3.精準幫扶資料：農村飲水安全花名冊，義務教育階段適齡人口接受教育情況花名冊，基本醫療保險和享受參保資助花名冊，住房安全、危房改造、易地扶貧搬遷、不需改造的危房等臺帳，產業和就業扶貧臺帳。
4.貧困識別退出資料：貧困村退出程序性資料。
（三）駐村幫扶工作隊資料。工作隊要在積極配合村“兩委”做好村戶脫貧攻堅檔案資料的基礎上，及時規范運轉駐村幫扶工作隊各項臺賬資料；駐村幫扶工作隊資料主要包括8項內容。
1.文件類檔案資料：省、市、縣印發的脫貧攻堅文件資料。
2.出勤請休假資料：考勤簽到簿、請銷假記錄、工作隊職責分工、輪流值班計劃表。
3.學習會議類資料：學習計劃、會議記錄、黨小組會議記錄、工作日志。
4.工作臺賬、花名冊：駐村工作隊工作臺賬、幫辦實事好事臺帳、幫扶干部進村入戶臺帳、群眾來電來訪記錄、幫扶責任人與幫扶戶結對幫扶花名冊。
5.公示公開臺帳資料：督促村“兩委”扶貧資金項目公示公開臺賬、工作交接清單、工作隊經費使用報銷臺賬。
6.總結整改類臺帳資料：工作隊工作總結、季報表、幫扶單位臺賬、問題整改臺帳。
7.上墻張貼資料：駐村工作隊員信息公示牌，駐村工作公示欄，駐村工作隊工作職責、隊內分工，扶貧政策宣傳材料等。
8.其他資料：“一戶一策”精準脫貧計劃村內留存備份，工作亮點，其他階段性工作臺帳資料等。
（四）鄉鎮檔案資料。按照《省<精準扶貧檔案管理辦法>實施細則》文件和村級脫貧攻堅檔案資料管理要求，分類梳理歸檔，嚴格規范管理。
三、工作要求
脫貧攻堅檔案資料規范整理工作采取全面核查的方式開展。以村為單位，對全鎮范圍內所有貧困人口的村實行村村過、戶戶清、項項核。由鎮扶貧站進行業務指導，嚴格對照規范標準進行脫貧攻堅檔案規范整理，實現檔案資料分類清晰、信息真實準確、填寫規范詳細。
（一）提高思想認識。檔案資料是精準扶貧工作的重要組成部分，是“踏石有印，抓鐵留痕”的體現，更是開展精準幫扶的基礎；各村要充分認識脫貧攻堅檔案管理工作的重要性，加強組織領導，強化目標責任，采取有力措施，進一步增強檔案管理責任意識、精準意識，要深入村戶，與群眾“面對面、心貼心”算細賬、核準賬，確保脫貧攻堅檔案資料收集齊全、信息準確、利用高效。
這不僅是客觀要求，更能有效保護原始檔案，優化檔案查閱利用的信息服務功能，提高機關檔案工作管理科學化水平。
抓緊做好的幾項工作
機關檔案信息化建設應抓緊做好如下幾項工作：
一是做好基礎網絡和設備配套工作。在機關辦公內網基礎上搭建檔案專用服務器和存儲陣列設備，配套圖形工作站、高速掃描儀、聲像采集轉換工具等設備，按照安全保密的要求進行設備軟硬件裝配、網絡及安防布線施工。
二是做好檔案數字化工作。按照國家標準和技術規范做好紙質檔案的整理、掃描、OCR文字識別、圖像處理、圖像存儲、建立條目，將歷年領導講話錄音、會議活動錄像采集并轉換格式，做好檔案數字化過程中的原始檔案保護、檔案數據掛接、驗收和備份，以及檔案數字化成果管理等工作。
三是做好檔案管理和查閱利用系統的網絡化應用開發。做好檔案管理系統應用開發，與機關辦公業務系統實現應用整合，通過接口程序實現電子公文及處理箋等文件的辦結歸檔，實現檔案的接收、保管、查詢利用和審批等工作流程網絡化管理，采用全文檢索技術和數據挖掘技術提高檔案數字化信息資源的查閱利用效率。
需處理好的幾個問題
一是檔案信息化與機關電子政務同步建設問題。將檔案信息化作為機關電子政務建設的重要內容，實行統一規劃、同步發展，是貫徹落實黨和政府加強和改進新形勢下檔案工作意見精神的重要舉措；機關電子政務各個應用系統應建立辦結歸檔接口，與檔案管理系統實現網絡化對接，提高歸檔工作效率，形成機關檔案知識庫系統，實現機關辦公業務信息資源的高效利用，提高政府決策支持服務能力。
二是檔案信息化與現有檔案工作制度相適應的問題。檔案信息化必然要改變舊的檔案工作方法和管理模式。因此，要建立和完善適應檔案信息化發展要求的機關檔案工作規章制度，建立單位電子文件歸檔與管理制度、檔案數字化工作流程及規范、數字化檔案查詢利用管理制度，以及與檔案信息化相適應的保密管理制度等，明確檔案信息化與機關檔案工作的職責，優化檔案管理工作流程，徹底改變過去機關檔案工作的老觀念和老思想。
關鍵詞：檔案征集；規范化；管理
作者簡介：楊彩虹（1978-），女，五常人，大學本科，副研究館員，檔案管理
隨著社會的進步，檔案工作顯得愈發重要，我們要不斷發展檔案館中的檔案類型，促進檔案事業的發展，要想做到檔案資源的豐富，就要進行檔案的收集工作。在我國的眾多地區，都已經逐步開展了檔案征集工作，并且取得了明顯的效果。本文通過借鑒一些省市的檔案收集工作的經驗，進一步探討了如何對檔案的收集工作進行規范化的管理，希望在今后的收集工作中，相關人員能夠不斷提升工作效率，為我國的檔案事業作出應有的貢獻，豐富檔案館內的收藏。
一、檔案征集工作的涵義
要相對檔案進行有效的收集，首先我們要明確檔案征集工作所具有涵義，這樣才能使人們重視起檔案的收集工作，將這一工作作為發展檔案事業的重點任務。檔案征集就是將檔案進行收集整理的工作，這些檔案散落在各處，需要相關工作人員進行細致的分析，進行查找，最終將遺落在民間的檔案回收進檔案館內。檔案具有重要的意義，不僅能夠體現出一個國家發展的狀況，還能預示今后國家的進一步發展，所以我們要加強檔案的征集工作。但是要注意的是，本文中所提及的檔案征集，主要是指收集的行為，并不包含在完成收集后對檔案進行的進一步整理或是保管工作。
二、檔案征集工作的流程
在檔案征集的過程中，我們應該從如下幾個方面開展，大致的流程可以分為五個部分，其中又可以細化為多個步驟，下面我們來進行大致的了解。首先，要想進行檔案的收集，就要制定合理的計劃，這樣才能有序的進行工作，在完成規劃的制定后，我們就可以廣泛對檔案的征集提出意向了，在此基礎上，對檔案的規劃進行評估，看使其否符合檔案征集的相關要求，并且召開專家會議，對檔案征集的可行性進行詳細的探討，在完成上述步驟后，就可以進行檔案的審批了，如果審批通過，我們就可以開展檔案征集工作了。其次，從全國各地進行檔案的收集過程中，篩選出有價值的檔案進行接收，將這些收集到的檔案交接給其他部門進行整理，同時要對檔案的捐贈者進行一定的獎勵，在完成檔案的整理后，就可以移送至庫房進行保管了，在保管的同時，還應該建立專門的業務檔案，以便做到有據可依，也便于對檔案進行查找。
三、檔案征集工作流程規范化管理探討
檔案的征集工作每一個環節、每一個步驟都要設立相應的制度，以便在今后的檔案查找過程中具有一定的依據。只有進行規范化的管理，才能將我國的檔案事業發展得越來越好，同時也能夠促進檔案征集工作的進一步發展，下面我們對其中的幾個環節進行一定的分析。
1、“檔案的征集規劃”是保證檔案征集工作順利實施的基礎，工作人員在對檔案進行征集的過程中，都是以該規劃為向導而開展工作的。對檔案征集進行規劃其中包含了較多的內容，以征集原則為基礎，涵蓋了各個方面的內容，例如征集的方式，對不同的檔案信息進行不同方式的征集工作，還有從經費的方面進行考慮，進行經費的預算等。其中征集原則是十分重要的，因為其涵蓋了檔案征集工作的重要內容。要在檔案館的收藏范圍內進行檔案的征集，并不是所有的檔案信息都要收藏進館的，如果將所有的信息都收集進檔案館內，其空間也不能夠滿足相應的要求，所以我們應該從實際出發，充分考慮到檔案館內所需要的資源。除此之外，對檔案收集的信息來源要明確，工作人員要對檔案的相關信息進行詳細的記錄，以便在今后的工作中向貢獻檔案的人員進行一定的獎勵。
2、“召開專家鑒定會”并不是檔案征集工作必需的程序，只有當單件或批量征集金額超過規定金額，或對征集對象的真偽或者價值存在爭議的時候，才由檔案館或者征集對象持有人提請召開專家鑒定會。“征集檔案移交整理”，整理人員可以由檔案征集人員兼任，也可以是獨立于征集人員的其他人員。筆者認為，為了保證征集檔案及時交到檔案館，及時完成整理工作進入庫房，由獨立于檔案征集人員的其他人員來完成征集檔案進館后未能進入庫房這一暫存時期的管理，更為穩妥。
3、“獎勵捐贈”。獎勵僅適用于持有人無償向檔案館捐贈檔案的行為。為了達到規范的目的，在控制流程的基礎上，需要制定系列配套的制度和相應的文本。
四、規范檔案征集人員行為
1、現有的行政規章，如某省《檔案征集辦法》對征集人員的行為做出了規定“：檔案館征集檔案，應當有2名以上工作人員共同進行。征集檔案時，檔案征集人員應當主動出示表明身份和工作任務的證明文件。檔案征集人員應當自征集完成之日起10日內將征集到的檔案交檔案館。檔案館應當將征集的檔案登記造冊。檔案征集人員將征集的檔案據為己有的，由縣級以上地方人民政府檔案行政管理部門責令其交檔案館，并依法給予行政處分；造成損失的，依法賠償損失；構成犯罪的，依法追究刑事責任。
2、征集工作是一項政策性、技術性都很強的工作，檔案館可以在行政規章的基礎上，依據《檔案工作者職業道德準則》和《國際博物館協會職業道德準則》等，制訂《檔案征集人員行為規范》，對檔案征集人員提出道德、行為方面的要求：一是平等坦誠地對待征集對象持有人。征集人員不能以欺騙等不良手段從持有人手中取得征集對象；二是必須認真收集、科學記錄擬征集對象的原始資料；三是嚴格執行新征集檔案移交制度；四是不得開展與職務工作領域相同的私人收藏活動；五是嚴格執行保密制度。
3、加強檔案征集工作，是檔案館豐富館藏的重要途徑之一。全國各級各類檔案館積極開展檔案征集工作，這些行政規章的出臺，對加強、規范檔案征集工作，有效地保護和利用檔案是十分必要的。《檔案法》、《檔案法實施辦法》等檔案法律法規雖然對檔案征集有所規定，但涉及條款不多且較為原則，各省出臺的行政規章則較為具體。筆者工作在檔案征集崗位上，深感為了規范檔案征集工作，有必要在上述法規規章的基礎上進一步認真梳理檔案征集工作流程，制定工作規范。
五、結語
綜上所述，檔案的征集工作是檔案事業進一步發展的重點環節之一，為了不使眾多具有價值的檔案流落在民間，我們要加強檔案的征集工作，使檔案征集工作順利、規范的進行，促進檔案征集工作的發展。
參考文獻：
[1]李林森.走出檔案征集工作的困境[J].山西檔案.2007(S2)
[2]菅春梅.檔案征集工作的探討[J].職大學報.2007(03)
一、廣泛宣傳、統一認識新規則的實施不僅僅是對傳統立卷方法的改變，更是對目前檔案管理方式和思想觀念的變革。為保證改革工作的順利進行，首先必須讓廣大檔案工作人員對這次改革有清醒的、統一的認識。因此我們最早從去年下半年始就利用開會、業務指導和創先評優等各種機會對機關檔案工作者進行宣傳。并把此項工作作為今年*區檔案工作創新的一項重要年度目標加以部署與落實。通過廣泛的宣傳，不僅統一了廣大檔案工作者的思想，還增強了他們實施改革的自覺性，為改革工作的順利進行提供了良好的思想保障。
二、充分調研、制訂方案為讓改革工作少走彎路，我們在反復學習國家檔案局制定的《歸檔文件整理規則》和省檔案局印發的《江蘇省〈歸檔文件整理規則〉實施辦法》的同時，還組織部分業務骨干赴深圳、南通等地參觀學習。尤其是參加省局組織的歸檔整理培訓班后，使我們對如何開展改革工作有了比較清晰的思路。在深入領會“強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用”十六字方針的前提下，我們結合*區的實際情況，制訂了*區貫徹實施《歸檔文件整理規則》的詳細方案。為保證積極穩妥地推行立卷改革，我們在充分調研的基礎上又數易其稿，力求完善。由于前期準備工作充分，同時也是為了爭取時間，我們大膽提出“縮短進程、雙管齊下、一步到位”的設想（即不搞試點，直接面上推廣和實體整理指導與軟件升級同步進行），這一想法很快得到領導的支持。另外鑒于今年是立卷改革的第一年，且絕大多數單位歸檔文件采用了集中收集方式，所以在這次改革中我們確立了“新老銜接、平穩過渡”的工作思路，即雖然歸檔文件統一采用“年度——保管期限”的分類方法，但在同一保管期限內，文件材料適當兼顧問題或部門集中排列，這樣不僅符合多數檔案人員按問題或部門分類的習慣，從一定程度上也方便了目錄的手工檢索，給檔案人員思想觀念的轉變和整理方法的改變一個“緩沖區”。我區立卷改革工作能在短短四個月內取得成效正是對這一實施方案的最好證明。
三、強化服務、措施落實今年是實施文書立卷改革的第一年，本來困難就很多，又適逢“非典”，真是難上加難。但是我們沒有畏懼，而是按照既定方案，強化服務，采取多種積極有效的措施，確保了我區機關立卷改革工作的順利進行。
1、培訓及時為了讓廣大檔案工作者及時了解掌握新的歸檔整理方法，我們排除一切困難，在三月底舉辦了機關文書立卷改革培訓班，培訓班上我們不僅講解一般整理方法、具體操作程序，還現場演示升級檔案管理軟件，強化檔案人員對計算機和軟件的應用能力。我區絕大多數單位的文秘檔案人員和檔案目錄輸入人員參加了培訓，為新規則的順利實施打下了扎實的業務基礎。
2、指導深入作為實施改革的第一年，業務指導的工作量是相當艱巨的。為了讓有困難的單位及時得到指導，我們業務指導科一方面內部作適當分工，另一方面對全區的重點、難點部門和新手單位進行排查摸底，認真制定指導計劃，進行上門指導。對其它單位，我們也通過電話及時了解進展情況，必要時進行口頭指導和督促。在指導中我們重點對各單位的部門歸檔率、文件完整率及歸檔目錄著錄的規范化程度進行檢查，確保應歸檔的文件材料齊全完整和電子歸檔目錄的準確性。為增強有關業務標準的可操作性，保證整理歸檔質量，我們根據國家檔案局1987年制定的《機關文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》，結合我區各鎮實際情況，修訂了《*區鎮級機關文件材料歸檔范圍和保管期限表》。由于深入的業務指導，今年我區各單位歸檔工作的完成質量有了很大提高。
3、服務到位我們一直堅持“以服務樹形象”，牢固樹立服務意識。只要基層有困難，隨叫隨到，有問必答，答無不盡。我們在耐心細致地做好業務指導的同時，還積極主動的幫助基層檔案部門做好方方面面的協調工作。如有的檔案人員在材料收集中遇到困難，我們就向該單位領導宣傳、爭取他們的支持或讓檔案人員帶著我們一個部門一個部門的跑，取得他們的理解和幫助。根據調查和有關反映，有的檔案部門計算機等硬件設備不能到位，影響了整理歸檔工作的順利開展，對此我局領導專門向區分管領導匯報，由“兩辦”專門發文，要求各單位為檔案工作配置專用計算機等現代化設備，促進了機關檔案工作的現代化建設。
四、加強監督、鞏固成果全區機關立卷改革的工作雖然取得了階段性勝利，但為了及時總結經驗、克服不足，不斷完善改革方案和擴大新規則的實施范圍，我們沒有止步，而是加大了對各單位檔案管理情況監督檢查的力度，主要是從三個方面來完善鞏固已取得的成果。一是繼續執行歸檔目錄報送審核制度，即各單位完成本單位20*年度文書檔案歸檔工作后要在規定時間內把這次整理歸檔工作中形成的紙質和電子版的歸檔文件目錄各報送一份給*區檔案局業務指導科，以便在檢查統計各單位歸檔完成情況的同時，及時發現問題反饋整改；二是實行歸檔完成情況通報制度，即定期對各單位歸檔工作中存在的問題和未按時完成歸檔工作的單位進行通報，增強單位和檔案人員完成整理歸檔工作的緊迫感和責任感。三是開展自查、互查和抽查活動，即各單位先根據標準對本單位的歸檔工作完成質量和整個檔案管理的現狀進行自查自糾，接著由各協作組長組織互查，在這個基礎上*區檔案局再組織抽查。通過三個層次的檢查，不僅可以提高各單位歸檔工作的質量，促進檔案人員的相互交流，也讓我們及時了解掌握到各單位改革實踐中的各種反饋信息，為下一步廣泛深入的推行新規則提供了參考。
五、存在問題及今后設想辯證唯物主義認為對新事物的認知是有一個“從認識到實踐、再認識再實踐”的客觀過程。立卷改革對于我們來說是一個新事物，在認識、實踐的過程中筆者也發現了一些問題，對今后的再實踐也有一些初步的設想。
1、加強溝通、實施監管。在新規則的推廣實施過程中，我們遇到的最大阻力來自某些垂直管理部門。上級垂直管理部門對檔案工作重視從總體上看是促進檔案工作發展的，但由于他們缺少和檔案主管部門的溝通，造成他們制定的部分檔案工作規章制度和業務標準存在不規范、甚至錯誤的現象，這給基層檔案工作的規范化、標準化建設帶來很大負面影響。如某一金融機構，上級業務主管部門從去年就要求下支機構實行文書立卷改革，本為好事，但由于其標準過于繁瑣且存在明顯錯誤，缺乏實際操作性。我們曾多次請示和協調，終因上級行堅持而不了了之。因此筆者在此呼吁上級檔案行政管理部門要主動加強與其它專業主管部門的溝通和聯系，強化檔案部門在檔案工作業務標準和行政規章制定方面的監管力度。
2、完善配套制度、強化后續管理。新規則實施后，絕大多數檔案工作者認為文書檔案的整理方法簡化了，但同時也有部分檔案人員擔心今后檢索不方便、檔案利用不安全。這種現象正好驗證了新規則的實施不僅僅是檔案整理方法的改變，更是一次思想觀念和檔案管理方式的變革。新規則強化了計算機等現代化技術在檔案工作中的應用，對檔案管理方式提出了更新更高的要求。這些也敦促著檔案人員必須及時轉變觀念，提高現代化技術應用技能，適應新形勢下檔案工作的發展要求。而檔案的統計、庫房管理和提供借閱等檔案管理制度也要相應修改和完善，檔案整理的后續管理要強化，只有這樣才能使改革不致于“功虧一簣”。
3、規范電子歸檔、推進文檔一體化。隨著時代的變遷、科技的發展和現代化辦公設備的普及，日常工作中形成的電子文件越來越多，如何整理、保管電子檔案已擺在廣大檔案工作者面前。新規則是為了適應新時期檔案工作的發展而應運而生的，但筆者發現新規則對電子文件整理歸檔只字未提，因此在此建議上級檔案管理部門進一步加強對電子文件整理歸檔工作的研究，盡快制定完善這方面的方法和標準。另外新的歸檔文件整理方法為實現“文檔一體化”提供了實踐可能，因此我們已對各單位2003年度文件歸檔整理工作提出“隨辦隨歸”的要求，以加快我區“文檔一體化”建設的進程。
關鍵詞 計生 檔案管理 細化 研究
中圖分類號：G270 文獻標識碼：A
人口計生檔案，縱掛橫聯，牽扯到千家萬戶。在實施科學化微機管理的今天，加強人口計生檔案的細化管理工作，對于有效地進行宏觀調控與微觀操作，處理好工作中的突發問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導向作用與依據作用。
人口計生檔案的管理工作，也經歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進的具有科學化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于《中外教研期刊》上以《加強人口和計劃生育檔案管理工作面臨的問題與對策研究》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有十多個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應變為認識到位、得心應手。各級部門領導，各個層面的工作人員也從思想的根本上認知了人口計生檔案工作在人口和計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內容。明確專人，落實責任，加強管理，實現了人口計生檔案工作管理系統網絡化，有效地促進了人口計生工作的正常運轉。
然而，我們也不難看到，目前的人口計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。比如，在職責明化，制度細化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在從事檔案管理工作近幾年來的所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。
一、明確人口計生檔案管理工作的目的與任務
確保檔案的及時性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責與任務，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯”“二要”“一保證”等逐一加以落實。“四不”即確保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯”即聯絡其他科室，聯絡其他部門，聯絡上級指導機關和管理部門辦公室，以防漏統漏報；“二要”即要工作經常化，持之以恒，要規范人口計生網絡的基本體系；“一保證”即保證人口計生檔案準確無誤、萬無一失。
二、完善工作制度，加強規范約束
檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規范約束。多年來的實踐告訴我們，要保證人口計生檔案的準確無誤，就要首先抓好各級、各部門人口計生統計專干和檔案管理人員等業務素質，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統一要求，統一標準，操作規范，準確及時。同時，還要建立聯絡服務制度，暢通反饋渠道，各級的人口計生檔案管理人員要定期與計生服務對象溝通，以取得準確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當日的資料不漏收，月報之前統計好，做到上報及時，統計準確，只有這樣，人口計生檔案才能完整安全。
三、樹立法制意識，強化檔案管理
檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發生，以保持人口計生檔案工作的純潔性，以達到檔案入檔、存檔的準確性，完整性與安全性。
四、提高檔案管理人員素質，提高檔案管理水平
檔案工作者掌握知識和技能的水平，直接影響到檔案工作水平，必須做好檔案人員的素質培養工作，努力提高檔案的水平。要重視高素質復合型人才的培養和檔案人員的在職培訓，積極支持、鼓勵檔案人員不斷學習，注重知識積累。
信息時代檔案工作的特點要求檔案人員應該是既善于檔案管理，又具有較高的計算機水平和良好的信息處理能力、合理的知識結構，掌握現代信息技術的高素質“通才”。為此，檔案人員的素質培養工作應該著重提高檔案人員的管理能力、創新能力和對新技術的吸納、整合能力，在提高全面素質上下功夫。提高人員素質的根本途徑是抓好培訓和繼續教育，因此要積極組織檔案人員參加業務培訓和新技術學習班，提高檔案人員的知識結構和整體水平，并注重增強檔案信息觀念和提高檔案信息服務的能力。將不同專業、學歷、年齡、職稱的檔案人員進行科學整合，充分發揮各類人才的整體優勢，形成合理的人才結構。由此可以使不同層次的檔案人員互相配合、互相影響，以利于整體效能的發揮。
總而言之，人口計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點、每一步才會達到理想的效果。
（作者單位：湖南省永州市計劃生育干部培訓中心）
參考文獻:
關鍵詞：基礎工作 檔案管理 現代化
一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析
1、檔號不規范，一卷多冊且沒有目錄號現象較多。
2、案卷標題不規范，不能反映主題內容甚至沒有案卷標題等現象比較普遍。
3、大部分案卷缺少卷內目錄，以致于部分內容永遠無法檢索而不能利用。
4、許多案卷未標注頁碼，一旦使用中掉頁便很難發現。
5、案卷組卷混亂無序現象比較嚴重。
6、案卷厚薄不一，有的幾頁紙一文一卷，有的幾百頁紙一類一卷。
二、提高檔案管理基礎工作水平，實現標準化、規范化管理。
公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉化而來。可以說公文制發的如何，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。所以要求檔案管理的各個環節都要統一有序和科學進行。
1、全面普查案卷，去糟取精。
實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作就是普查案卷。對于綜合性檔案館來由于說很少進行全面的清查，難免存在許多無查考價值的文件，所以首先要將這些文件剔除，才能避免使用計算機管理時出現重復與效率低的情況。
2、重新組合案卷實現案卷規范化
對于那些相互存在某種聯系的文件要盡可能將其組合在一起。同時對那些無頁碼、無案卷標題以及無卷內目錄的，還要重新加工填寫，以保證全部案卷更加規范，內容完整。重新組卷可以優化館藏，同時還可提高計算機管理檔案的利用效率。案卷要求：一是公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準。二是要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限。三是公文字跡要牢固清晰，不要使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，有利于日后長久保管利用。四是要合理使用文種，擬制格式要規范，以利于實施應用標準化、現代化檢索手段。
3、實施“以我為主”的立卷歸檔原則
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。應從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求實施“以我為主”的立卷歸檔原則，這是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節。要注意解決好三個問題：
（1）要準確把握文件立卷歸檔的時效性，在完成現行文件階段任務的情況下，才能進行立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂
（2）明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。
（3）堅持貫徹“以我為主”歸檔原則，分清主次，把住全宗的入口關，在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
4、統一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。首先根據《中國檔案分類法》進行分類，再根據情況制定出一些具體細則。在分類的過程中還應及時校正分類人員的某些錯誤。提高校正人員業務水平，增強其責任心，從而達到標準化和規范化管理。
5、規范題名保證檢索查準率
檔案的分類號是檢索查全率的保證，而題名準確才能保證檢索的查準率。要做到即保證查全率又保證查準率。因此，在著錄時要統一規范題名，防止在檢索時出現文不對題、含混不清的情況發生。
三、提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證
在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于分類和檢索，促進檔案標準化管理。還要注意提高案卷裝訂質量，以有利于檔案規范化管理。
四、加快數據準備推進檔案現代化管理進程
1、分清輕重緩急，循序漸進
檔案為社會所用是檔案管理的一個重要目。而實現計算機管理檔案的目的則是提高檔案的利用率。要加強計算機的維護和使用，大力推進計算機管理檔案，并在使用過程中從卷宗的整體出發，對所有全宗進行排隊，分清主次和輕重緩急，對于可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案，予以側重考慮，進行優先加工整理。這樣有利于加快提高檔案的社會利用率。
2、分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎
著錄時要分類標引，對特殊形式的檔案可用計算機程序直接錄入人名、地址、時間及使用案卷目錄，然后分類號用計算機統一給出。這樣可以使著錄環節減少，使著錄速度明顯地提高。
關鍵詞：檔案管理 現代化 基礎 做起
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2015）05-0029-01
隨著計算機在高校檔案管理工作中的全面普及，計算機在檔案管理中發揮的作用越來越凸顯，檔案管理的智能化水平也越來越高。但計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的工具，前提是我們必須保證錄入信息的準確性和科學性，否則，再先進的管理工具也不能達到我們期盼的管理效果。因此，高校檔案管理的現代化必須從檔案數據的收集、整理、著錄等基礎性工作做起。
一、高校檔案管理基礎工作情況現狀
從我校檔案管理的實際情況分析，高校檔案管理普遍存在案卷數量繁多、內容龐雜、時間跨度較長等特點，且由于處于封閉式管理狀態，案卷僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，加之不同時期對檔案的整理質量要求不同，整理的規格不統一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面，一是存在檔號不規范、沒有目錄號、一卷多冊現象；二是案卷標題不規范。有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象；三是存在部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容無法檢索而難以利用；四是存在部分案卷未標頁碼現象；五是存在組卷混亂現象，有按時間組的，也有按職能部門管轄權限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一。總之，作為高校檔案管理部門，建校時間越長，管理檔案越多，館藏量越大，存在類似問題的情況就越嚴重。
二、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
高等學校要想提高檔案管理的現代化水平，就要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行。
一要全面普查案卷，去糟存精。這是實現高校檔案管理標準化、規范化的第一步工作。由于高校檔案管理史料繁多、年代久遠，時間跨度長，尤其是有些高校經歷了多次并校整合，勢必存在部分檔案過期、重復保存、或無查考價值的文獻等情況，所以，在實行計算機管理，必須首先剔除這些無用的文件信息，從而避免今后出現重復與低效率的情況。
二要重新組合案卷，實現案卷規范化。重新組卷就是將那些相互存在某種關聯的文件組合在一起。在重組案卷的過程中要將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新整合，同時，還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證案卷規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
三要結合學校館藏實際規范著錄工作。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，首先必須保證錄入信息的準確性和完整性，信息錄入要嚴格按照《檔案著錄規則》進行，同時，也要緊密結合所在學校檔案管理工作實際，保證信息著錄的規范、完整。
四要統一分類號，保證檢索查全率。計算機檢索的主要優勢就是能夠快速滿足人們族性檢索的需要，因此，為確保檢索的完整性，我們在分類過程中，必須根據“檔案分類法”進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。另外，在分類的過程中還應加強校審力度，以便及時校正各種分類錯誤，保證檔案檢索的標準化和規范化，保證檢索的查全率。
五要規范題名，保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。因此，在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題或計算機識別不清的情況發生。實際著錄工作中，我們要結合計算機檢索需要將題名中責任者、事由、文種等相關信息，必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，則要補齊，如果題名冗長則刪除多余的修飾語，這樣就可以在檢索中區分出每份文件的實質作用。
三、加快數據材料準備，推進檔案管理的現代化進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中，計算機數據著錄是一項繁瑣工作，也是一項最基礎的工作，尤其是對于那些建校時間較長的綜合性大學的檔案館來講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大，而且復雜。如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，就會影響檔案管理工作現代化的進展速度。因此，要保證計算機著錄工作多、快、好，就要從以下幾個方面入手。
一要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為人所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。高校檔案館在推進計算機管理的過程中應根據各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低等情況進行排序，分清輕重緩急，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
二要分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能較完整的揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力，又提高了著錄效率。
三要分門別類，充分利用檔案原基礎。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案，如“人員編制檔案”可用計算機程序將人名、地址、時間、用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大提高著錄速度。
一、什么是家庭檔案？
家庭檔案，就是一個家庭的各個成員，在從事家庭事務和某些社會活動的過程中，記錄并保存起來以備日后查找使用的各種資料。如日記、書信、手稿、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤、證件、發票、憑據、各種文件等等。
二、建立家庭檔案的作用和意義
在社會生活中，把在家庭生活和社會活動中形成的具有保存價值的檔案材料，分類妥善整理保存，對增加家庭經濟收入、提高家庭生活質量有著十分重要的作用：一、家庭檔案是社會檔案財富的組成部份二、家庭檔案是落實政策、處理糾紛的重要依據三、家庭檔案是家庭日常生活的得力助手四、家庭檔案是休閑文化的一個重要組成部份五、家庭檔案能夠反映時代背景，社會變遷的真實情況…
三、我是怎樣建立家庭檔案的？
每個人每時每刻都與檔案聯系在一起，家庭雖小，但家庭是社會的細胞，建立家庭檔案，讓檔案貼近生活，會給我們帶來諸多方便和快樂。那么，家庭究竟建立哪些檔案呢，根據我家實際情況我分為了以下幾種：
（一）我的榮譽檔案。自從我從事社區工作以來，經歷了第五次全國人口普查,獲得了秦皇島市優秀普查員、秦皇島市xx區優秀普查員榮譽證書；全國第一次經濟普查,獲得了國務院頒發的國家級先進個人榮譽證書；河北省第一次經濟普查先進個人榮譽稱號；連續四年優秀人大代表榮譽稱號以及各種榮譽證書、獲獎證書、各種聘書。我的各種獲獎證書以及有紀念意義的獎品有幾十本、幾十樣，有時翻閱這些榮譽證書重溫獲獎經歷時的場面，不但能夠回味那光彩的時刻，又能激勵自己以后的人生。
（二）我家的理財檔案。我的家庭人口多，孩子們都很成才，我的家庭收入很高，每月的收入、支出、存款單、債券、發票、借條、合同、協議、保險單、工資卡、收據、各種交費的憑證、家庭各種家用電器的發票、合格證、保修卡、維修單、電路圖及維修點地址、聯系電話等。有時家電壞了，卻因找不到購物發票而無法享受保修待遇;買的東西不好用，卻因沒有發票而無法退換，因此，建立家庭檔案方便了我的生活。
（三）健康檔案。家庭成員的病歷、診斷書、化驗單、心電圖、b超、血型報告、住院記錄以及醫院處方、體檢表等，還有我孫女的出生證實和預防接種卡。
（四）照片、底片、聲像檔案：我一生愛好照相，我老公是遠洋船員，我保留著他在世界各國游覽的照片，各個時期的照片，我三個兒子，孩子們的結婚照、全家旅游觀光照片、各種聚會保險等活動的照片、錄像帶、保險光盤等資料。并按照日期進行了排列，底片和像片分別保管，我還制作成虛擬影集和幻燈片保存在保險里，分類制作成光盤，標寫上簡單的文字說明，歸檔后裝入檔案盒。這樣給自己多點回味及增添人生的風采，閑暇時翻閱欣賞一番，能夠引起美好的回憶。
（五）證件檔案。包括家庭保險證、戶口簿、家庭成員的學歷證、出生證、學生證、畢業證、學位證、工作證、退休證、結婚證、身份證、職稱資格證書、聘書、獨生子女證、技術資格等級證書。學習成績單、錄取通知書、糧證、代表證、等一些參與社會活動的證件。
（六）學習檔案。包括家庭成員在各個時期的日記、旅游記載、手稿、/article/dangtuan/" target="_blank">事跡材料，工作總結，述職報告，演講稿，媒體刊登的文字、照片，各種活動的照片，工作照片，并制作成了電子相冊保存。
四、家庭檔案的保管：
我的家庭檔案由我保管，并有專用的小柜櫥，專門放置家庭檔案，所有照片都裝入相冊。做到了檔案的妥善保存，并告訴我的家人注重防火、防塵、防霉、防蟲、防曬。