時間：2023-03-10 14:47:12
導語：在人事檔案室工作計劃的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
1.1人員配備不足，素質不高
目前，絕大部分檢驗機構都沒有配置專職的檔案管理人員，基本上都是由辦公室一人兼數職來管理人事檔案。由于思想上的不重視加上業務眾多，往往使人事檔案的管理處于“被遺忘的邊緣”。另外，由于人員流動和培訓滯后，人事檔案管理人員往往不是檔案專業科班出生甚至缺乏基本的檔案管理常識。具筆者所知，未經過檔案知識專業學習就匆匆上任管理人事檔案的情況時有發生。這種情況導致人事檔案管理人員素質低下，甚至連基本的裝訂程序還未完全掌握，更缺乏檔案收集意識。
1.2場地不足，設施缺乏
目前，檢驗機構普遍未設置專門的人事檔案管理場所，僅僅是在檔案室設立一個柜子和其他檢驗報告存放在一起，無法達到三室分開的要求（即檔案庫房、檔案查閱室、檔案管理人員辦公室）。另外，雖然目前大部分檔案室都配備有空調，但防盜和防火設施仍普遍存在不足。
1.3人事檔案材料不全，材料制作不規范
由于目前社會上很多公司企業普遍不重視人事檔案，造成人事檔案的材料不全，當一些新進人員由外面的企業調入檢驗機構時，往往導致所缺的材料很難不全。另外，由于人事檔案管理人員的業務素質較低，材料的制作往往達不到國家的要求，這直接影響到整份檔案的質量和價值。
2、新時代的人事檔案工作的建議
2.1提高意識，加強管理
一件事必須重視了才有可能把它做好。特別是在檢驗機構中，只有領導重視了才有可能把事情做好。人事檔案管理是一項細水長流的工作，不可能一蹴而就、功畢一役。必需將人事檔案管理工作常態化，列入日常工作計劃中，成立人事檔案管理小組，在檢驗機構班子成員中明確人事檔案的分工，建立有關的檢查制度，定期對該項工作進行檢查、指導、獎懲。具體經辦人員應建立常態化的匯報渠道，直接將存在問題和一些有益的建議上報至檢驗機構領導層。
2.2加強人事檔案管理的信息化水平
傳統的紙質化管理人力成本高并且容易損壞檔案的原始資料，已經不能適應時代的發展。因此，應加大人事檔案信息化建設的投入，提高科學管理的水平才有可能提高效率。利用現代化的工具，例如掃描儀、錄音筆、計算機、照相機、錄像機等完整而真實地記錄下人事檔案的信息，代替呆板的紙質材料。這樣就可以在保密的前提下，通過網絡實現人事檔案資源的共享，提高人事檔案的利用率、實用性、時效性。
2.3加強培訓、提高人員素質
檔案管理中，人的因素往往起決定性作用，只有提高了人員的素質才能做好人事檔案工作。雖然，要在目前的檢驗機構中配備專業的檔案管理人員是比較困難，但加強培訓還是完全可以做到的，而且也是必須做到的。對此，檢驗機構因建立相應的人員培訓和考核制度。根據自身的情況，檢驗機構應加大這方面的培訓交流，特別是與一些檔案管理較好的單位開展由針對性的交流，這無疑是提高人員素質的一條捷徑。
2.4加大檔案管理的基礎建設投入
再好的管理都必需有硬件的配套，良好的硬件投入是管理基礎。人事干部應積極爭取單位甚至上級部門的的支持。完善庫房的“六防”設施，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。
2.5重視人事檔案材料的收集工作，提高材料制作水平
材料是人事檔案的骨肉，只有將材料收集完整了，整個檔案才真實可靠。對于檢驗機構來說，人員的職稱經常發生變化。另外，由于檢驗機構的技術水平要求越來越高，人員參加各種學歷和非學歷教育也相當普遍，還經常參加各種執業資格考試。作為檢驗機構的人事檔案管理人員應特別留意收集這方面的材料，及時豐富人事檔案的內容，只有這樣的人事檔案才能真實反應個人的情況，發揮人事檔案的作用。另外，由于各種材料的尺寸不盡相同，但按國家要求都必須使用16開規格的辦公用紙，這就涉及到材料的后期加工，包括折疊、剪裁及裱糊等步驟。筆者建議使用專業檔案制作設備，從而降低人力成本，提高工作效率，保證材料制作水平。
3、結束語
為完善公司的管理體系，規范公司的經營行為，促進全公司的持續健康發展，根據企業管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強公司檔案工作，更好地為公司提高經濟效益服務，依據有關法律、法規及政策規定，結合實際，制定本辦法。
一、總則
1.目的：為加強檔案的管理工作，維護檔案的完整與安全，便于公司各部門人員的利用，充分發揮檔案在生產、管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和《科學技術檔案工作條例》，特制定本辦法。
2.適用范圍：本辦法適用于公司在行政管理、生產建設、經營管理等過程中所形成的具有保存價值的文件材料。
二、檔案整理及分類標準
公司的檔案是公司在各項活動中形成的全部檔案的總和。主要分為文書檔案、基建工程檔案、儀器設備檔案、財務人事檔案、函等類型：
1.公司設立、變更的申請、審批、登記、公司章程、股東名簿、組織規程及辦事細則等方面的文件材料；
2.公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料；
3.行政類文件：政府機關核準文件，本企業對外的正式發文與相關機構來往的批復。
4.黨團工青婦方面的文件；
5.財務、會計及其管理方面的文件材料；
6.勞動工資、人事、技術職稱審批、獎懲、法律事務管理方面的文件材料；
7.經營管理方面的文件材料；
8.儀器、設備方面的文件材料；
9.基本建設、工程設計、施工方面的文件材料；
10.聲像制品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。
11.電子文件：指在數字設備及環境中生成，以數碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸的文件。
12.其它具有利用和保存價值的文件材料。
三、檔案管理歸檔工作
1.設立檔案管理員，隸屬總經理辦公室，對公司內的檔案資料實行統一管理。
2.各部門設立二級(兼職)檔案員，二級（兼職）檔案檔案員對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱負全責。
3.總經理辦公室負責組織各部門做好檔案管理工作，檔案室負責對檔案文件進行驗收、整理、保管和提供利用，并對各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進行組織、指導和監督。
4.人事檔案、財務檔案分別由人力資源部、財務部設專人配合總經理辦公室檔案管理員進行管理。
5.歸檔各部門應于次年2月底前，將整理好的檔案移交公司檔案室。
6.歸檔范圍及管理：
（1）各類資質文件、規章制度、人事檔案、會議記錄紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃、工作總結、設備及資產的登記資料等由總經理辦公室負責歸檔。
（2）涉及到的有關工程資料、項目合同、工程圖紙等與工程施工有關的資料由匯新環?？萍加邢薰矩撠熣砑皻w檔，并按規定及時向檔案室移交。
（3）各類證件：如營業執照正、副本；組織機構代碼證正、副本由總經理辦公室負責歸檔。如IC卡、貸款卡；國稅、地稅稅務登記證副本；開戶許可證等及各類財務憑證、帳薄、報表等均由財務部負責歸檔。
(4)涉及黨團青工婦等各種文件材料，由黨群辦公室負責歸檔。
（5）凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料，由各部門二級檔案員按規定進行整理、保管。
四、文書檔案歸檔基本要求
1.歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。（文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復）無缺頁、破損現象。即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
2.在歸檔的文件材料中，每份文件的正件（原件）與附件（復印件、掃描件）分別立在一起，文電應合一歸檔。
3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。
4.下發文件要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔。重要文件如部門需用可進行復印。
6.工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交總經理辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
五、檔案保管制度
1.各門類檔案由公司檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4.庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。
5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6. 庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7.與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規則
1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。
2.凡到公司檔案室查閱檔案者，要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室。
3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料。
4.對于違反保密規定，泄露公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理并追究其責任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。
2.凡借閱檔案，復印、抄寫檔案資料者，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經董事長或總經理同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時歸還。
3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借或復印檔案資料給他人。
4.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。
5.借閱檔案時，不得刪改、涂寫、拆損案卷，閱后要及時歸還。
八、檔案銷毀制度
1.檔案是企業的寶貴財富，是企業的真實歷史記錄，檔案的銷毀，必須嚴格執行國家有關規定。
2.對已超過保存期限的檔案，由檔案管理人員提出銷毀意見，相關利害關系部門需對上報銷毀的檔案進行全面，認真的鑒定，并寫出書面報告，提出存毀意見上報主管領導審定。
關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題；優化
1 事業單位檔案管理優化的必要性
機關檔案工作是檔案事業的基礎，我國的機關檔案管理工作是以機關檔案室為主要模式開展的。當前的機關檔案管理工作始建于上世紀50年代，主要是依據1983年頒布的《機關檔案管理工作條例》（以下簡稱《條例》）建立起來的。隨著我國國民經濟、民主政治、社會文化快速發展，檔案事業也得到長足發展。但從現實來看，檔案管理水平還遠遠落后于經濟發展水平，這是因為固有的管理方式自身存在著難以適應時展的局限性，使檔案管理水平難以持續提高。事實也證明，時代快速發展的今天，《條例》在指導機關檔案工作方面已顯示出一定的局限性。當前，事業單位的改革在不斷深入進行，事業單位通過轉型、重組、重構及轉制等獲得了新的發展。在保證事業單位高效、協調、有序運行過程中，檔案管理發揮了巨大的作用。因此，進一步規范事業單位檔案管理對當前事業單位的建設發展具有重要意義。
2 當前事業單位檔案管理存在的問題分析
（1）檔案工作的重視程度不平衡
行政事業單位檔案工作的重視很不平衡，個別單位對檔案工作重視還不夠，檔案意識薄弱，監督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，雖然各部門把檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負責抓落實，但真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機制來抓等方面還存在缺陷。
（2）檔案管理模式有待提高
多數單位還達不到檔案管理要求，與整齊、規范統一的要求還有一定的差距。少數單位綜合檔案室變成了雜物室，設施設備老化，有的綜合檔案室設施設備不齊全，檔案柜也五花八門不統一，比較零亂。個別單位檔案室設防意識不強，設施設備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。
（3）檔案人員業務素質還相對薄弱
檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業性技術性很強的工作，檔案人員要有較好的專業素質，才能勝任檔案管理工作。有的單位檔案人員因一崗兼多職疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業務素質欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續性和穩定性。此外，檔案人員因業務不精，導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發生。個別檔案人員對檔案工作重要性和責任性認識還不夠，存在隨意應付了事思想，對各科室必須要形成的檔案資料及時整理歸檔監督指導力度不夠，思想上存在著為難情緒。
（4）檔案管理基礎設施建設滯后
當前，我國的現代化的辦公設備相對落后，檔案管理的硬件設備并沒有隨經濟的增長而有及時的更新。事業單位不能充分發揮檔案的作用，且不談利用高科技設備進行檔案的科學化和規范化。既不重視信息資源的開發，也忽視對現代檔案資源的利用與管理，不善加利用當代的網絡與計算機技術。總之，事業單位傳統的檔案管理方式和管理設備對檔案的信息保護作用甚微，收效甚小。
（5）檔案資源的開發利用工作不夠完善
許多事業單位只注重檔案的收集、整理、保管工作，認為只要保證檔案不破損、不丟失就算盡到了責任，而忽視了對檔案資源的開發利用。檔案是國家寶貴的歷史文化財富，檔案部門應該想方設法的開發利用這些資源，最大限度地發揮檔案應有的作用。
3 優化途徑探討
（1）加強人事檔案管理宣傳工作
提高人們對人事檔案管理整體，加快人事檔案管理制度改革的速度，首先就要結合人事檔案管理工作實際，通過各種途徑擴大對人事檔案管理重要性的宣傳工作。通過教育和宣傳工作的開展，使大眾清晰地認識到，在市場競爭日益激烈的大背景下，無論是區域之間還是企業之間的競爭，從根本上來說都是圍繞人才進行的競爭。
（2）促進事業單位檔案管理的深化發展
對于我國而言，現階段各類型事業單位均需要借助于規范的組織學習以及定期的思想宣傳方式強化有關單位內部檔案管理的重要性認知。從這一角度上來說，要想在事業單位經營管理過程當中落實檔案管理的重要地位，其前期在于構建一支優秀的領導團隊，發揮領導團隊的引導及榜樣職能，以定期或是不定期的方式針對事業單位檔案管理工作的執行情況進行嚴格的監督與檢查。在此基礎之上，各類型事業單位還應當結合自身經營管理的實際情況，構建一套與本單位經營管理實際情況相結合的檔案管理工作考核達標機制，以事業單位檔案管理工作的落實程度作為考核達標機制的關鍵衡量指標，通過級別或是薪資升降的方式實現對整個檔案管理工作考核達標機制的動態化管理。更為關鍵的一點在于：事業單位還應當依托于單位自身發展使勁，構建有關檔案管理工作質量的評價標準，通過評價標準的落實明確事業單位檔案管理在工作過程中存在的問題與應采取應對措施，從而規范檔案管理發展。
（3）事業單位檔案管理應當著眼于對檔案管理工作人員綜合素質的提升
在知識經濟時展進程不斷推進的背景作用之下，檔案管理工作人員作為檔案管理的工作主體，其自身素質狀況直接關系著檔案管理工作質量的高低，這對于事業單位檔案管理而言同樣如此?？紤]到事業單位檔案管理工作有著較強的實踐性與專業性，若從事檔案管理作業的工作人員缺乏豐富的工作經驗，勢必會導致檔案管理工作無法有效開展，事業單位有關檔案管理的收集與整合需求也就無法得到充分實現。從這一角度上來說，事業單位一方面需要強化對職業道德的完善，引導檔案管理工作人員明確與樹立科學化的職業道德基本觀念，一方面需要借助于對現代化信息技術的綜合應用，重點關注對事業單位檔案管理工作人員文字駕馭能力以及綜合分析能力等專業水平的有效提升，通過對復合型事業單位檔案管理人才的培養確?，F代化事業單位檔案管理工作綜合需求能夠得到有效滿足。
（4）引進先進設備，加快其現代化進程
伴隨信息時代的來到，加快檔案管理的現代化刻不容緩，目前事業單位檔案管理引進計算機，充分利用信息技術的優越性，結合檔案管理和信息技術對檔案進行統一的管理。從而極大地提高檔案的利用水平與管理水平。同時，引進先進的管理方式，利用高科技加強管理效率與其現代化進程。
（5）提高檔案作為信息資源的服務能力
機關單位檔案管理工作不僅僅是對材料的保管，更加重要的是提高檔案服務能力。盡管機關檔案的服務能力是隱蔽的，看似無足輕重。實際上，檔案為機關各項工作提供利用所發揮的作用不可估量。而且政務公開的逐步推進，機關檔案管理部門要改變傳統工作模式，提高服務能力。機關可以建立檔案館網頁，開展網上利用服務，要進一步加快檔案信息資源數據庫建設，實現檔案信息和數據的高效使用。
【摘要】醫院中的檔案建設是醫院在管理及醫療服務中形成的最能反映醫院工作狀況的歷史記錄，是醫院等級評審工作的重要依據。通過醫院等級評審，發現并改進醫院工作中的不足，推動醫院標準化管理，提升醫院工作質量。本文主要對黔江區婦幼保健院在等級醫院創建過程中檔案建設工作作了分析探討。
關鍵詞 醫院；檔案建設；等級評審；保健院
一、檔案建設在醫院等級評審中的作用和意義
（一）在醫院等級評審中開展檔案建設工作的重要意義。醫院評審的目的和意義在于通過等級醫院評審，不斷促進醫院加強管理，促使醫院不斷提升、強化醫療質量和服務水平，為廣大人民群眾提供優質的醫療服務。醫院等級評審是衛生行政部門對醫院實行監督管理的最基本手段，也是醫院尋找差距、尋求自身發展的必然途徑。在醫院等級評審中，醫院檔案建設具有重要的作用。醫院中的檔案建設是醫院在管理及醫療服務中形成的最能反映醫院工作狀況的歷史記錄，是醫院管理質量的具體體現，是醫院發展最真實、最權威的寫照，具有憑證性的價值，同時它直接關系到醫院評審專家組對醫院概貌的了解，是醫院等級評審工作的重要依據。因此，我們要重視醫院檔案建設工作，做好技術檔案、行政管理檔案、人事管理檔案等醫院檔案工作。
（二）在醫院等級評審中開展檔案建設的具體工作。一是技術檔案建設。醫院技術檔案管理的重要任務是全面管理各級技術人員的業務技術信息及全院性技術信息，技術檔案的建設工作主要分為兩類：第一，技術人員技術考核情況、技術職稱變更情況、進修、培訓、發表的論文、取得的科研成果及帶教情況。第二，進修人員信息、本院開展的各類學術講座情況、科研成果、開展的新技術、新設備信息。技術檔案為醫院現代化管理提供了可靠的依據，使醫院管理在現代醫學模式轉變中，由單純經驗型、粗放型向科學型、集約型轉變，促進了醫療技術水平和醫療服務質量的不斷提高，增加了社會效益與經濟效益，提高了醫院的競爭實力。充分利用開發科技檔案，有利于醫學科研成果的開發、推廣和應用。在生命醫學研究工作中，按照客觀事物的運動規律，要想加快科學研究的進程，取得更多的科研成果，就必須擁有大量充分可靠的資料。二是行政管理檔案建設。行政管理檔案主要包括常規的編制部門文件、醫院對內、對外的各類正式公文，醫院年度工作計劃、各種醫療合同文件、院級領導主要日程安排、記錄、工作記錄等材料。在醫院檔案建設工作中要做好行政檔案的管理工作。三是人事管理檔案建設。在醫院等級評審中，醫院、醫生的醫風、德風是重要的評審依據，是體現醫院服務質量的重要指標，因此要建立健全醫德醫風的建設，健全人事檔案管理，采取有效的措施，充分發揮醫術精湛、醫德高尚的醫務人員的模范帶頭作用，樹立良好的醫院形象。四是建立醫院檔案規章制度。醫院每年都要派人到檔案部門進行培訓學習，提高檔案管理綜合素質，根據《檔案法》及《重慶市檔案管理條例》的相關要求，搞好制度化建設，主要有《歸檔制度》《人事檔案管理制度》《檔案保管制度》《檔案工作保密制度》《檔案室安全防范制度》等。
二、通過開展檔案建設工作所取得的主要成就
（一）通過開展檔案建設工作，使日常檔案再創新突破。通過加強檔案日常管理，切實做到檔案資料整齊有序，聘請專職檔案員全面負責檔案整理歸檔工作。明確每類文件材料整理規范、排列順序、移交時間等，做到文件材料“月月清、年年清”。同時，指派專人參加由市檔案局舉辦的檔案人員繼續教育培訓。通過檔案基礎編研材料撰寫、檔案登記備份工作和數字檔案室建設、檔案分類與管理等方面的學習，全面系統掌握檔案管理理論知識，為提高檔案管理水平打下扎實的理論基礎。
（二）通過醫院檔案建設，服務于醫院醫療工作。醫院檔案建設應結合等級醫院評審的具體情況，積極挖掘綜合檔案室有利用價值的檔案信息，開發醫院現有資源，服務于醫院醫療工作，從而服務于醫院等級建設。
（三）通過開展檔案建設工作，醫院的重要部位流程得到了規范，醫院分區更趨合理。積極向先進檔案管理單位學習，規范工作流程，提高工作效率。
（四）通過開展檔案建設工作，健全并落實了制度職責，院內管理更加規范。通過二甲創建，規范了行政質量管理、公共衛生婦幼保健管理、財務及后勤服務管理、醫療保健質量管理、護理質量及院內感染管理、門急診管理等。
（五）通過開展檔案建設工作，社會經濟效益得到同步增長。通過二甲婦幼保健院建設，黔江區群體保健管理進一步加強，孕產婦系統管理、兒童系統管理及各項重大公共衛生服務管理更加規范，婦女兒童健康水平明顯提高。
綜上所述，醫院中的檔案建設是醫院在管理及醫療服務中形成的最能反映醫院工作狀況的歷史記錄，它直接關系到醫院評審專家組對醫院概貌的了解，是醫院等級評審工作的重要依據。通過醫院等級評審，發現并改進醫院工作中的不足，推動醫院標準化管理，提升醫院工作質量。黔江區婦幼保健院在“二甲”創建過程中，是對醫院的管理水平、醫療技術水平、服務水平的一次“大閱兵”，通過檔案建設工作，使黔江區婦幼保健院在醫院等級評審過程中更加完善，從而使醫院的醫療水平和工作質量得到更大提高。
參考文獻：
一、立卷歸檔受政策法規變化的影響大
近年來，國家、省、市組織部門都對干部人事檔案管理工作進行統一法規性文件指導，這些文件的實施使得干部檔案的管理工作在一定時期、一定程度上基本實現了制度化、規范化。但有的法規文件要求不統一、變化相對快，有的條款只是暫時的并多次改變，如工資級別登記表1992年以前立卷歸檔時沒放，1992年以后要放，并只須放九類1-1號，可是20__年又發文規定新整檔案工資級別登記表不要放。這不僅給檔案立卷工作造成一定難度，也在一定程度上影響了檔案的美觀。如審計材料，入黨積極分子考察表，預備黨員考察表，20__年下文要求歸檔，而要求從1996年收集，這樣收集起來就有一定難度。
二、干部檔案立卷不規范
1、歷史遺留問題多。以前大部分管檔人員專業程度普遍偏低，且又多屬兼職，有的自身要求不嚴，對立卷歸檔的材料沒有認真把關、鑒別，再加上部分單位領導干部對檔案管理工作重視程度不夠，使許多該歸檔的材料，有的沒歸檔，有的填寫不全，不該歸檔的材料混入了檔案內，造成了案卷質量低。近年來對干部檔案進行目標考核，干部檔案管理部門為保證檔案材料的完整，雖多次催交，但有的材料年代本文來源：文秘站 久遠，原件無法找到。責成有關部門補辦的材料雖經認真鑒別，但有失歷史原貌，影響了檔案的完整性、系統性和真實性。
2、紙張不統一，表格不規范。雖然明文規文秘雜燴網定檔案材料要統一使用十六開規格辦公用紙，不得使用圓珠筆、紅筆、鉛筆等書寫，但材料形成過程中，有的紙張大小不一，大的要切，小的要糊，有的表格印制超過裝訂線等，無形中給干部檔案立卷歸檔工作帶來了麻煩。檔案目標管理要求紙張必須19×26.5規格，組織部門印制的表格都達到了此要求，但人事、教育、公檢法等部門形成的材料大部分用a4紙，如報送的學歷材料絕大部分都是用a4紙。凡此種種問題的出現，又必將影響到將來的檔案立卷工作，影響案卷質量。
3、檔案意識淡薄，部分材料散失嚴重，歸檔不及時。隨著人們檔案意識的增強，大多數檔案都能及時立卷歸檔，但立卷中發現，有的檔案材料短缺，如表彰材料散失嚴重。
三、檔案管理人員不穩定，素質有待提高
干部檔案立卷工作是一項專業性、知識性較強的工作，需要有一定業務知識的人才能做好。但現實并非如此，檔案管理人員身兼數職，疲于應付，沒有足夠時間和精力從事檔案管理工作，再加上有的基層領導重視程度不夠，還有些檔案人員認為“政治上沒奔頭、搞檔案無盡頭”，導致了干檔人員調整頻繁，剛剛熟悉業務，又被調到其它崗位。新的檔案管理人員又開始新一輪熟悉業務的過程。
以上問題已經影響到干部檔案立卷工作和案卷質量。為切實加強理檔案立卷工作，提高檔案管理水平，針對檔案立卷管理工作中出現的問題，基層檔案管理部門和上級部門要高度重視。
首先，統一標準，強化管理。要建立健全各項規章制度，統一標準，強化管理。文件的類別、條款等盡量少改動。要求形成干部檔案材料單位的紙張規格要用a4紙，特別是高校的一些學籍材料。這樣會避免少拆卷，少改動，少切紙，避免浪費過多的人力、物力，同時也有助于保持檔案的美觀，使干部檔案立卷工作在統一的法規文件指導下，走上健康發展的道路。
集中統一管理本單位形成的全部檔案，是企業檔案工作的基本原則，是檔案法律法規對企業檔案管理的基本要求，也是做好檔案工作的前提和重要基礎。集中統一管理有三層含義，一是檔案實體集中，企業各部門形成的各種門類、各種載體的檔案，都要集中到本單位綜合檔案室統一管理；二是人員集中，各部門檔案管理人員都要納入本單位檔案管理部門管理；三是管理集中，各單位的檔案、人員要在檔案部門的統一管理下開展檔案工作，提供檔案利用。建立健全企業檔案工作管理體制，包括建立檔案工作機構，成立檔案工作領導小組，明確檔案工作的領導和直接負責人，建立健全專兼職檔案管理網絡，制定本單位檔案管理辦法、歸檔范圍、分類方案、保管期限表、各項檔案管理制度及“三納入”、“四參加”、“四同步”制度，這是《企業檔案工作規范》中明文規定企業必須建立的制度。如果一個單位沒有落實“三納入”制度，就難以保證檔案工作的組織領導與健康發展，使檔案工作無法與企業的改革和發展同步。如果不落實“四參加”“四同步”制度，就無法把企業生產經營管理活動所形成的重要檔案全部保存下來，無法保證歸檔文件材料的齊全、完整、準確、系統。
要搞好檔案工作標準化、信息化建設。檔案工作信息化，是促進企業信息資源全面收集、整合、開發的重要基礎，通過檔案信息化建設，能夠實現對企業信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持企業決策和各級信息服務，潛在的經濟和社會效益難以估算。而檔案信息化的基礎是檔案工作的標準化，沒有經過標準化整理的檔案不可能實現信息化。近年來，公司領導非常重視檔案管理工作，在公司領導班子會上多次提出加強檔案管理工作，建立了以公司黨委書記負責制，公司辦公室為中心的檔案管理網絡，將檔案工作發展目標列入公司年度工作計劃，檔案管理要上新臺階，使其達到檔案法規的要求。公司檔案管理工作取得了很大的發展，真正實現了文書、科技、會計、聲像電子、實物、人事檔案的集中統一管理，并于2010年8月通過了河南省檔案工作目標管理先進單位，檔案管理工作步入正規化、法制化、標準化、信息化，充分發揮了檔案在企業經濟活動中的作用。
要加強檔案保護，包括對紙質檔案、電子檔案的保護：一是對紙質檔案，要加強庫房“八防”設施的配備，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現象及各類事故的發生；二是對電子檔案，一方面要采取必要的措施，加強對電子檔案的載體保護，另一方面要加強對電子檔案的信息保護。新時期檔案工作的發展為檔案人員提出了新的、更高的要求。檔案工作者要努力學習，具備較強的綜合分析、文秘寫作、規劃組織協調能力，成為一專多能的復合型人才。要結合當前的中心工作，為科學決策提供參考。
關鍵詞：檔案管理；醫院發展
醫院檔案管理對醫院發展、醫學研究等方面有著極其重要的作用，是現代醫學進步和發展的關鍵因素。醫院檔案形成于醫院的醫療、教學、研究、藥品管理、衛生管理、行政管理以及各項其它活動，醫院檔案包括病歷、科研、圖書、基建、設備、財務、文書文件、人事等方面，它是醫院歷史發展進程最好的記錄和見證，也是醫院管理工作中的一個重要組織部分，是具有保存和研究價值的各種文字、圖表、聲像等各種不同種類的載體和不同形式的歷史記錄。
醫院檔案不僅涉及到醫院的歷史發展，更關系到廣大人民群眾的各種健康資料。它是指導協調醫院各項工作正常運行的重要參考資料，更是醫院在進行工作計劃和決策時的可靠依據。因此，加強醫院檔案管理在醫院管理中有著極其重要的意義。
1加強檔案管理工作的重要意義
醫院面對醫療改革的日益深入和競爭，如何加強醫院檔案管理，如何更好地為醫療、教學、科研服務，實現檔案管理現代化，是目前醫院檔案管理人員應該思考的問題。
1.1 檔案管理人員的綜合素質醫院檔案管理人員一般來自臨床或其它非檔案管理專業的人員，人員素質參差不齊。檔案管理水平和檔案服務質量的提高，檔案事業的健康發展，以及今后檔案工作逐步全面實現專業化、規范化、統一標準化管理，特別是現代化管理，都需要擁有一定數量的學歷高、素質高、多功能的復合型檔案專業人才。這種檔案專業復合型人才，精通檔案專業知識并能掌握現代高科技知識；精明強干，以少勝多，能一兼數職，辦事效率高；能靈活運用電子計算機和光盤刻錄技術；有較強的應變能力。首先，在檔案管理人員的選擇上，要注意將思想素質好，社會關系較簡單、檔案管理專業技能較強的人員選任在檔案管理崗位，并且保持檔案管理人員的相對穩定。其次，對現有檔案管理人員，按其所具有的專業技能層次，舉辦各種檔案專業技能培訓，定期實行嚴格的專業理論與實踐測驗。
1.2 檔案管理的標準化、信息化醫院綜合檔案部門是醫院保存和管理本單位各種門類檔案的獨立部門，要建立健全歸檔工作體系，實行文件處理部門立卷制度。辦理完畢應當歸檔的各種形式和載體的文件材料，由文件材料承辦部門負責收集和整理后，送交醫院綜合檔案管理部門或檔案工作人員進行歸檔保存。檔案管理部門或檔案工作人員負責檔案質量檢查和驗收。
檔案工作的標準化，就是要符合檔案的各項標準化內容，做到標準化管理，實現檔案管理信息化問題就迎刃而解了。
檔案管理信息化，就是將現代計算機技術、信息技術、通信技術充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。醫院檔案管理信息化程度的高低，直接影響到檔案資源開發利用的水平。如何利用計算機技術對檔案進行信息存儲、檢索，進而實現網絡化管理，成為醫院檔案管理工作的重要議題。這要求醫院盡快建立檔案數據庫，特別是醫院人事檔案，要使人事檔案的管理實現數字化；有計劃地把縮微、光盤技術應用于檔案的應用管理；充分利用局域網及辦公自動化網絡系統，實現檔案管理系統網絡化。
1.3加強檔案管理的作用
1.3.1加強檔案管理工作在醫院管理中起著關鍵作用，它是衡量一個醫院是否積極發展現代化醫院管理的重要標準，更是衡量一個醫院醫學水平的一個標準。
1.3.2加強檔案管理工作有利于醫院的綜合發展。有利于院長做出長遠準確的決策，為醫院現代化管理打下堅實基礎；有利于醫療技術與醫療質量的有效管理，對調整各項醫療指標、技術指標提供準確、真實、可靠的依據；有利于醫院的各種設備設施的管理，通過對其使用性能、使用率的準確分析，能夠保證醫療設備的有效利用效果。
1.3.3醫院檔案管理是醫院各種形式的醫療數據的收集、匯總、加工、儲存、分析的過程。檔案管理能夠形成科學的、有效的、準確的醫療數據。
2醫院檔案管理工作中存在的問題
2.1檔案管理格局混亂，管理機構不健全，管理職能不明確。醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責。由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業務部門管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局。
2.2檔案管理制度不健全，檢查督促考核不落實。在醫院管理中，一般都按照衛生部要求制定了適用于本院的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核。
2.3檔案專業人員素質參差不齊。目前我國檔案專業人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時展的要求懸殊較大。隨著檔案事業的規模日益擴大，檔案數量日益增多，檔案內容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進，對檔案專業人才的素質建設提出愈來愈高的要求。檔案管理人員的素質影響檔案管理水平。在醫院人才培養中，重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高和繼續教育沒有納入計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統的經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展，缺乏創新和活力。
2.4對醫院檔案內容界定不清，管理范圍不明。隨著科技的進步，社會的發展，檔案的內涵和外沿都在發生變化。特別是在醫院，檔案的范圍由當初的文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等發展到今天的科研檔案、膠片檔案、病理切片檔案、各種設備檢查的圖文檔案、實物檔案、印模檔案、聲像檔案、計算機磁盤檔案、計算機數據檔案等等。由于對納入檔案管理的內容沒有明確的要求，各醫院根據自己的理解和實踐在進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。
2.5未將檔案管理與醫療業務建設同步規劃、同步發展。在醫院近期和遠期規劃中，一般對醫院規模、醫療設備、技術水平、人員結構等都作了比較詳盡的規則。而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與醫療業務同步發展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫院管理水平的提高，影響業務技術的發展。
2.6醫院檔案管理水平不高，現代化管理手段應用較差。隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中的廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。
3加強檔案管理工作更需科學化
3.1 科學配備現代化管理設備，提高管理效率檔案管理使用現代化設備必不可少。需改變傳統的紙質檔案管理模式，轉變為現代的電子檔案模式，充分發揮計算機和網絡資源的優勢，利用計算機網絡進行醫院檔案的收集、整理、保管、鑒定和統計等工作。實行文檔一體化管理，順應現代計算機網絡技術多媒體發展的趨勢。利用計算機網絡技術，把檔案管理工作做到細致化、精確化、現代化和高效化。通過構建網絡電子檔案服務平臺，把收集整理好的眾多檔案構建成檔案查詢系統，實現資源共享，共同促進現代化醫學的進步。
3.2 配備專業檔案管理人員，提高工作效率檔案管理人員應具備檔案管理的專業知識、技能及相關的現代科學知識。能夠很好的做好檔案的收集、保管、統計、檢索、利用和編研工作。檔案管理人員必須具備電子計算機應用技術，防止檔案的丟失、破壞和篡改。
3.3 不斷改進檔案管理方法，提高檔案利用率運用計算機技術可以實現文書和檔案工作的全程自動化管理，其功能包括檔案信息的采集、處理、存儲、利用和數字管理全過程。計算機技術的使用使得檔案由紙質版向電子版轉化，計算機管理是檔案信息存儲數字化的前提條件。
4加強檔案管理，促進醫院持續發展
在現代的科學發展下，醫院檔案管理工作已經成為了醫院檔案管理的發展趨勢。不管是醫院領導，還是醫院檔案管理人員，都要認真研究科學檔案管理的有效措施，結合創新理念，運用現代化技術和設備，適應現代社會的要求，把檔案管理科學化，真正為現代醫學提供豐富有效的數據，真正為廣大醫院工作者、患者服務。
5結論
綜上所述，科學規范的醫院檔案管理只有改革創新，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。加強檔案管理可以不斷地提升醫院管理水平，才能促進醫院的發展，才能適應現代化醫院的發展趨勢，才能真正有利于現代醫學的發展和進步。
參考文獻：
關鍵詞檔案管理；藥檢機構；問題及對策
作者簡介 孫紅兵，玉林市食品藥品檢驗所檔案室館員，廣西玉林537000
中圖分類號 G271 文獻標識碼 A 文章編號 1672―2728(200s)08―0149―04
藥品檢驗所是國家藥品監督質量保證體系的重要組成部分和技術依托部門，是《藥品管理法實施辦法>規定執行國家對藥品監督檢驗的法定專業機構，其中心工作是承擔依法實施藥品審批和藥品質量監督檢查所需的藥品檢驗工作，主要職責是依法對藥品在生產、流通、使用等環節的質量實施技術監督檢驗。隨著藥品質量監督檢驗工作的不斷深化，使搞好藥檢所檔案管理工作成為了搞好當前藥檢所整體管理工作的基礎。
藥檢檔案即藥品檢驗、鑒定檔案，是藥檢機構在藥品檢驗實踐、科研、培訓和管理活動中直接形成的，反映了藥檢機構的檢驗實力和檢驗水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價值”的屬性，還具有材料分散性、時效性強等自己的特性。其內容主要包括藥檢管理和藥檢業務兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計劃、總結、教學管理有關通知、決定、檢驗事故、差錯、糾分處理等，這些材料是帶有文書材料性質的檔案；藥檢業務部分檔案材料主要有：檢驗(測)報告、藥品標準、中藥材質量標準、產品批文、原始數據資料等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區別導致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的獨特個性的檔案。藥檢檔案是指導藥檢、促進藥檢、發展藥檢事業、保障和服務民生，為藥監工作提供堅強有力的技術支撐的寶貴財富。
一、當前藥檢所檔案管理中存在的主要問題及原因分析
主要表現在以下一些方面：
1 領導檔案管理意識及重視不夠。廣西于2003年對藥檢機構進行體制改革，撤銷除自治區藥檢所外的其他原按地(市)、縣行政區劃設置的91個各級藥檢所，重新設置由自治區食品藥品監督管理局直接管理的南寧、桂林、玉林、柳州、梧州、北海、百色、河池等8個相當于副處級的區域藥檢所至今，雖基本設置有檔案庫房，卻只有桂林、玉林兩個藥檢所實現了符合檔案管理要求的大集中統一保管并通過了檔案行政管理部門評審驗收(其中。桂林藥檢所綜合檔案室于2004年取得了檔案室合格證，玉林藥檢所綜合檔案室于2005年達標定級)。
2 檔案管理基礎設施較差，保管條件落后。大部分藥檢所因建所時間短，檢驗及辦公場地小、場所少，故未設檔案室或檔案專人、專庫，檔案放在辦公室的柜子里，有的還是木柜；沒有落實防火、防盜、防潮等“八防”安全措施，沒有空調、除濕機等設備。有個別原在已獲得“科學技術事業單位檔案管理自治區級”的市級藥檢所基礎上組建的區域藥檢所，在近年檔案管理工作普查及現場復查時就因檔案庫房條件簡陋、專用檔案存放空間未保證等硬件問題而未能得以更名換證。
3 檔案管理格局不明晰。管理機構不健全，管理職能不明確。藥檢所檔案管理一般由行政辦公室負責。由于歷史沿革等原因和藥檢所行業管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(測)報告書檔案、人事檔案、會計檔案、圖書檔案等分屬各個業務科室管理，在一個單位內形成多部門管理檔案格局。
4 檔案管理制度不健全。檢查督促考核未認真落實。在藥檢所管理中，一般均按照《產品質量檢驗機構計量認證／審查認可(驗收)評審準則》及其繼承和發展準則――《實驗室資質認定評審準則》要求，制定了適用于各所較為健全的《質量手冊》《程序文件》《作業指導書》《記錄管理冊》等質量保證體系、管理制度手冊和各科室、各類人員的崗位工作職責，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施。雖然自治區食品藥品監督管理局對各藥檢所的《年度工作目標管理考評細則》要求各單位設立專門的檔案室并規范化、認真抓好檔案管理工作，但藥檢所卻未真正認真實施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。
5 對藥檢機構檔案內容界定不清，管理范圍不明。隨著科技的飛速進步，社會的發展，檔案系統的內涵和外延也隨之發生變化。藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(測)報告檔案、人事檔案等發展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(測)設備及其使用時產生的圖文、數據檔案、實物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數字化檔案等等新型檔案。由于未對納入檔案管理的內容賦予明確要求，各藥檢所根據自己的理解和實踐“因地制宜”管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。
6 檔案管理工作人員素質參差不齊。檔案專業人員隊伍在學歷層次、理論水平、專業素質等方面參差不齊，與時展要求懸殊是目前我國檔案專業人員隊伍的普遍現象，很多檔案部門是隨便可以往里塞人的地方，是安排老弱病殘的地方。在藥檢系統中還有表現為專職少、兼職多，專項管理經驗不足，管理觀念不強；在人才培養中，重視藥檢技術人員素質及動手能力的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高和繼續教育沒有納入培訓計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時展，缺乏創新和活力。
7 檔案管理水平不高?，F代化管理手段應用較差。隨著計算機及網絡信息技術在藥檢所管理中的廣泛運用，藥檢所管理手段在不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現代化技術設備的手段，不利于檔案的收集、編研、修史編志、開發和利用，不利于發揮藥檢檔案更大的、應有的技術支撐作用。
8 未將檔案管理與藥檢業務建設同步規劃、同步發展。在藥檢所近、遠期規劃中，一般對檢驗(測)設備、人員結構、技術水平、質量目標、檢驗項目及能力等都會作比較詳盡的規劃，而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業務同步發展。藥檢檔案管理水平的滯后，必將影響藥檢業務技術的發展，影響藥檢所整體管理水平的提高，影響實驗室資質認定和能力認可。
9 監管關系的變化，使藥檢檔案受到較高重視。一方面藥品檢驗報告是判定一個藥品是否符合規定的法律文書，若該被檢藥品被判不符合規定，監管相對人輕者被課以小額罰款，重者被處幾萬、幾十萬乃至上百萬巨額罰款，甚至是取消經營許可證、生產許可證或是藥品批準文號的嚴厲處罰，超出了一般藥品生產、經營和使用機構的承受能力，使監管相對人存在戒心；另一方面隨著我國
市場經濟的發展，民眾購買被稱作特殊商品的藥品比日用品還方便，致使常規意義的消費者觀念被引用至治療活動中，由于藥品費用居高不下，當藥品治療效果不理想時，就怪罪藥品質量、怪罪藥品生產和經營單位，要求賠償。這其中，具有仲裁性和公正性的藥品檢驗報告就成為了雙方裁決質量爭議的焦點。而藥檢報告質量尚有一定缺陷，使提高藥檢報告書寫質量及其可溯源性，完善藥檢報告管理成為了藥檢檔案管理的重要內容。
10 藥檢檔案開發利用少。主要是由于檔案的內向性、封閉性，加上決策者及檔案管理員本身缺少對檔案價值的認識，檔案室在單位中又處于弱勢地位，館藏建設被作為檔案室的后臺工作、傳統工作，主要精力放在前臺，重保管、輕利用，編研成果不多，檔案利用實例不匯編、不發表，使其應有的文化功能沒有得到充分發揮，很少直接影響大眾的生活品質。
綜上所述，藥檢所檔案管理已面臨深刻的變化，出現的問題既是我國現代體制出現的一種轉折，也是科技不斷發展的必然。隨著經濟全球化、信息化時代和我國新一輪大部委制、“大衛生”形勢下衛生、藥監機構改革的到來，藥檢所須正視現實，調整管理思路以改進檔案管理方法，重視藥檢檔案管理工作以應對新形勢要求。
二、做好當前藥檢所檔案管理工作的主要對策
1 依法治檔是搞好藥檢檔案管理工作的根本。可采取多種形式，大力加強和廣泛開展《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《廣西壯族自治區檔案管理條例》和《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《廣西壯族自治區檔案人員崗位培訓管理辦法》等法律法規的宣傳教育、學習貫徹活動，實施《藥品檢驗檔案管理規范》，增強藥檢所干部職工的檔案法制意識，特別是領導干部的檔案管理意識，依法編制本單位的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，使藥檢檔案從形成、收集到整理、編目、歸檔、保管、借閱、保密、利用等各個環節都得到保障，做到依法治檔。
2 領導高度重視是搞好藥檢檔案管理工作的關鍵。一個單位檔案工作的好壞，與單位領導的重視程度有著直接的關系，尤其是藥檢檔案管理工作面對新形勢下存在的難度增大問題，領導重視與否起著決定性作用。因此，改變檔案工作的從屬地位，需強化各級領導對檔案工作的領導，本著“對歷史負責、為現實服務、替將來著想”的態度，提高對加強檔案資源建設重要性、必要性的認識，把綜合檔案室建設特別是檔案室基礎設施建設、設備配置、檔案保護、人員培訓等列入本單位發展規劃，并根據財政經費經常性增加情況適時予以遞增，任何情況下不占用綜合檔案室設施、設備，不改變檔案室及其庫房用途。此外，各級領導還應明確：對檔案“實行集中統一保管”原則只是加強檔案工作的第一步，而確保檔案收集齊全完整、豐富室(館)藏，進而提高檔案對藥檢、藥監事業發展服務的效能，才是檔案管理工作的目的。
3 建立健全藥檢檔案管理網絡是搞好藥檢檔案工作的前提。應進一步加強藥檢檔案管理網絡建設，重視平時材料的積累和歸檔，可在全區食藥監管系統各藥監局及其所轄各行政、業務科室、稽查大隊和各藥檢所明確專、兼職檔案人員，使每個單位從橫向(藥檢――藥監)到縱向(檔案室――各業務、檢驗室，稽查隊)組成一個檔案管理的整體網絡，并將管理工作納入單位、科室、個人的目標責任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內容結構模式，確保無論是在藥監局、還是藥檢所的各行政、業務檢驗科室還是稽查工作的各個階段、各個環節，都能從組織上保證檔案、文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。
4 加強制度建設是搞好藥檢檔案管理工作的保證。第一，建立健全相應的檔案工作管理機制和各項規章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，明確崗位責任制，確保檔案業務規范執行；完善檔案工作程序，理順單位、科室和檔案室之間的關系，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統一綜合管理，使檔案工作的每一個環節和每一個方面都有規范化的要求，保證檔案管理工作的各個環節不脫節。
第二，堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。因為藥檢檔案是藥檢所科學技術和藥品檢驗工作的歷史，它不僅真實地反映本單位科技活動的現狀，說明整個科技工作歷史的進程。還為當前的業務工作和科研工作服務，為今后的工作服務，是珍貴的科技資源和科技儲備。
第三。將檔案工作同業務工作放在同等重要的位置，同樣作為藥檢所質量管理體系的組成部分，納入單位年度目標管理責任制，與業務工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實，不但與各科室、各崗位人員的經濟利益掛鉤，做到獎罰分明，還要在評優、晉升、進修政策上給予一定傾斜，以促進檔案工作人員和專兼職文檔人員主動收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統性。
第四，設立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎勵基金(或勞務費)和藥檢科研項目中明確一定比例(或數額)的檔案保證金，保證業務和科研檔案及時形成并在完成后按時向所綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統、準確和相互配套。
5 提高檔案人員素質是搞好藥檢檔案管理工作的基礎。針對藥檢系統檔案人員絕大部分是半路出家、從事檔案工作時間和素質參差不齊，且基礎管理薄弱、人員變動性大、檔案業務生疏等現狀，著重在提升檔案室的軟實力、檔案工作的生命力、檔案事業的保障力、檔案隊伍的戰斗力上下功夫，切實加強和提高檔案人員素質。
第一，以人為本，加強藥檢檔案人才隊伍建設。一是重視智力引進工作，可采取引進檔案專業人才或通過向社會公開招錄所學專業為檔案學、歷史學、漢語言文學或計算機專業人才的辦法，吸收一些基本素質好、愿意從事檔案工作的大學本科畢業生充實到藥檢檔案工作隊伍中來，壯大藥檢檔案人才隊伍。二是拓寬人才培養渠道，有重點、有方向地培養造就藥檢檔案事業發展急需的人才，如對單位內部綜合素質好、有發展潛力、志愿獻身檔案事業的同志進行專業培養和深造，促使他們施展才華，促進人才脫穎而出。
第二，注重教育，努力提高檔案工作人員的政治思想水平。一是要改變舊傳統。樹立新觀念，用“三個代表”重要思想、科學發展觀、構建和諧社會的理念和改革開放、市場經濟的思維方式指導檔案工作；二是要改變以往的封閉管理，由重視管理轉變為重視利用；三是要改變傳統的靜態管理，由坐等、送交轉變為主動收集。
第三，加強培訓，不斷提高檔案人員的專業知識水平、業務能力和管理水平。加強檔案業務培訓，提高檔案人員的業務素質，是一項需要持之以恒的工作。一要組織檔案人員認真學習《檔案法》及其《實施辦法》和《管理條例》等法律法規；二要辦好崗位培訓、信息技術培訓、相關標準規范和藥檢檔案基礎業務知識培訓，加強經濟、歷史、文化、法律等檔案傳統方面管理知識和系統工程原理和方法、縮微技術和數碼復印新技術應用等現代管理、現代科技實踐技能和新技術的學習，吸取和總結新經驗，優化知識結構，以達到理論知識和實踐能力有機結合；三要與時俱進加強檔案上崗和崗位繼續教育，建設新檔案管理模式，使全系統檔案工作人員適應檔案工作特別是新形勢下藥檢檔案工作發展需要；四要多走出去參加培訓或開展學術講座，學習一些院?；虬l達地區先進的工作經驗，拓寬工作思路，促進管理科學化，提升檔案管理水平。
關鍵詞： 學校； 歸檔資料； 收集
中圖分類號： G647.2 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2013）02-0060-01
隨著社會的不斷發展與進步，檔案在各項工作中的作用越來越明顯，對學校檔案管理工作也提出了更高的標準和要求。作為一名在校的檔案管理工作人員，我更加深刻地理解歸檔資料的收集工作是學校檔案管理及利用的一項重要的基礎性工作，為科學、及時、準確地做好這項工作，更好地為學校的管理、發展和建設提供決策，結合我工作實際談以下幾點看法。
一、積極宣傳，提高學校歸檔資料的收集意識
歸檔資料的收集工作是學校檔案管理及利用的一項基礎性工作。作為一名檔案管理工作者，必須立足現實、不斷探索，吸收和借鑒優秀的歸檔資料收集管理者的工作經驗，結合學校的實際情況，不斷完善歸檔資料的收集工作，一定要在思想上重視起來，認真組織好《檔案法》學習與宣傳活動，提高檔案管理工作人員素質，經常與學校黨政辦、各年級組辦公室及學校其它科室保持密切的溝通與聯系，盡量將全校的歸檔材料收集齊全，確保檔案材料的準確性和完整性。同時還可以利用學校的展板、政務宣傳欄、黑板報、簡報、電子郵箱、QQ群、各種集會等宣傳工具積極宣傳相關的檔案知識，并要求學校廣大教職工及各科室相關工作人員自覺把歸檔材料上交到檔案室來，宣傳工作要創新思路，轉變觀念，多挖掘、多思考，不斷提高信息宣傳的深度和廣度，最終達到通過大力宣傳，提高廣大教職工歸檔文件的收集意識，確保文件材料收集工作有條不紊地進行。
二、加強領導，健全學校的檔案資料收集制度
我校把檔案資料的收集工作作為檔案管理及利用的重點事項來抓并把檔案管理工作列入重要議事日程。為確保我校檔案資料收集的齊全、準確和完整性，一是成立了以分管學校檔案管理的副校長任組長、專職檔案管理員任副組長、各科室領導和各年級組長任成員的檔案資料收集領導小組，加強領導，密切配合、共同協作，克服工作中的隨意性，按照目的性、有效性、及時性的原則，實現歸檔的規范性。做。二是建立健全學校的檔案資料收集制度。制度是收集工作必須嚴格遵守的辦事規律和行為準則，它是實現學校檔案材料收集工作科學化、規范化的必要手段和重要保證。因此我們學校根據實際情況制定了《檔案收集歸檔制度》、《收、發文登記制度》、《學校發文留存制度》、《文件傳閱制度》、《部門和個人定時主動移交材料》、《催收索要材料制度》、《材料收集聯絡員制度》、《收集材料鑒定入檔制度》、《材料轉遞登記統計制度》等。
三、科學劃分，明確學校歸檔文件的收集范圍
學校檔案大體上可分為如下幾類：教職工檔案、教師業務考績檔案、學生檔案、文書檔案、科技檔案（包括設備檔案、基建檔案）、聲像檔案、實物檔案和財務檔案。以我校教師業務考績檔案為例，可分為以下條目：一是教師每學期的教學工作計劃，工作總結、教師工作業績、獲獎材料及證書等；二是教改、課后反思、教學實踐等方面的材料；三是優秀教案、課件、教學研究活動、各專業教師自編教材等方面的資料。
學校歸檔文件的收集范圍是指檔案管理工作人員對本學校文件材料的收集后形成的各種門類與載體的歷史記錄。凡是具有查考利用價值的文件材料均屬收集范圍，其中那些記錄和反映本單位主要職能活動及基本歷史面貌的文件材料應進行重點收集。具體來說，主要有四個方面：一是上級來文；二是本單位形成的各類文件材料；三是平行單位的往來文件材料；四是下級單位報送的文件材料。但在文件材料的具體收集工作中應注意鑒別各類文件材料的價值，絕不能有文就收，這樣會給后期的整理歸檔帶來不必要的麻煩。
四、文件收集的方式
學校文件的收集工作是一項細致而又繁瑣的工作，收集人員要主動開展工作，做到腦勤、手勤、腿勤、嘴勤，立足平時收集，適時定期收集，年末清理收集。一是平時收集。根據各類文件材料的形成和運轉的實際情況，在辦理完畢之后，平時能收集的要注意及時收集，并有規律地放入預先準備的相應文件盒中。二是定期收集。對于那些在短時間內沒有處理完畢的或不便于隨時收集的文件材料，擬定一個具體的、固定的收集時間進行收集。三是協同收集。學校產生的檔案多而雜，特別是各年級部、各學科教師產生的檔案，若僅靠檔案管理工作者去完成是很困難的，這就需要各學科之間建立一種聯動機制，協同檔案管理工作人員完成檔案的收集工作。四是建立檔案收集聯絡員制度。要求各科室、各年級組選派一名工作能力強、思想素質好、工作認真細致的工作人員作為檔案收集工作的聯絡員，負責對個科室、年級組的檔案收集工作。
五、學校歸檔文件在收集過程中存在的問題
一是檔案意識淡漠。由于歷史的原因，教職工中普遍存在檔案意識淡漠，對檔案工作的重要意義和作用認識不足，不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，不懂得人事檔案是組織了解和選拔任用自己的重要來源等情況。二是材料缺漏嚴重。隨著近幾年人事制度的改革，我校通過遴選引進了一部分學科緊缺的教師，引進的這些人當中大部分檔案材料缺漏，不是缺入黨（團）材料，就是差年度考核表、學歷學位材料、專業職務申報表、工資變動表等。三是檔案管理人員業務不精。檔案管理工作者對檔案的重要性認識不深，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務缺乏了解，出現一些人事檔案材料填寫用紙不規范，裝訂順序比較混亂等現象。
六、應對的措施
（一）提高檔案管理人員素質。首先是增強檔案管理人員政治思想和職業道德的培養。檔案管理人員要提高政治修養和黨性修養、忠于職守、愛崗敬業、堂堂正正做人、清清白白做事、不為名利，以一顆平常心，默默奉獻。應積極發揮檔案人員的主觀能動性，積極開展職業道德教育，發揚敬業奉獻精神，檔案管理人員只有真正理解自身的責任，才能適應社會的需求，才能做到愛崗、敬業、奉獻。其次是增強檔案管理人員業務能力的培養。檔案管理人員可以積極利用業余時間閱讀檔案業務書籍、積極上網查詢、瀏覽、搜集檔案業務資料并加以學習研究、努力豐富自己的檔案管理業務知識，不斷提高自己的檔案工作業務理論水平，才能在檔案管理工作當中開創出新局面。
（二）提高全體師生的檔案意識。學校各部門和每位師生員工都與檔案有著或多或少的聯系，因此，提高全體師生對檔案工作重要性的認識是非常有必要的。檔案管理人員可以充分利用展板、政務宣傳欄、黑板報、簡報、工作通訊等大力宣傳與全體干部職工切身利益相關的檔案知識，并利用各種集會組織他們對《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規的學習，普及檔案知識，使單位領導及廣大職工都能充分認識到檔案的重要性和它的利用價值。
資料收集工作就是檔案工作的起點，沒有文件資料的收集工作，就沒有完整、科學、系統的檔案，因而加強學校歸檔資料的收集工作，對于全面貫徹黨的教育方針，深化學校內部體制改革，優化教師隊伍，提高辦學水平都具有十分重要的意義。
參考文獻：
[1] 陳智為，鄧紹興，劉越男.檔案管理學 第三版[M].北京：中國人民大學出版社，2008.