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導語：在畢業生檔案管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
【關鍵詞】高校學生；檔案管理；成長成才
高校畢業生檔案是大學生在校期間學習、經歷、品行、能力等方面文字材料的真實記錄，是國家人事檔案的組成部分，是學校考察、培養、教育學生的第一手材料，是大學生就業以及社會選拔考核人才的重要依據。是用人單位錄用畢業生時不可缺少的參考依據和重要憑證。對高等學校畢業生檔案管理工作進行系統研究，深刻認識高校畢業生檔案管理工作的重要性、存在的主要問題以及解決措施，有利于確保畢業生檔案的機密性、安全性、準確性、嚴肅性，對建立健全高校畢業生檔案管理有效運行機制具有重大意義。
一、加強高校畢業生檔案管理工作的必要性
（一）學生檔案管理工作是衡量學校內部管理水平的重要標志是學校進行科學化、系統化、規范化管理，培養合格人才的重要保證。畢業生檔案概述了學生乃至學校管理日常工作的全貌，歷史地反映了每一個時期學校學生管理工作的進程和具體內容，是學生管理工作內容的存在形式和存儲手段，是客觀、真實的學校管理信息，是形成學生在校期間個人信息的憑證和參考。學生檔案管理的好與壞，直接影響整個學生畢業后將來的成長與發展。所以大學生檔案信息只有真實、明確，才能為大學生就業打下良好的基礎。
（二）為畢業生和用人單位提供檔案查閱服務。大學生就業中檔案起著非常重要的作用，有著不可替代的地位。大學生檔案經過了收集、整理、歸檔等環節，匯集了大學生在校期間的學習生活、社會實踐活動等情況，是學生過去人生經歷的記錄。從中能夠看出學生在德智體美勞等方面的綜合素質情況，畢業生可以用此來向用人單位推薦自己，是最權威的憑證；對用人單位來說，可以此為主要依據來選拔人才，也可以為以后人事部門選拔人才提供參考依據。高等院校通過大學生檔案管理工作，提供檔案查閱服務，使畢業生、學校、用人單位、人事部門等能夠得到畢業生信息，促進有效交流與溝通，有助于畢業生就業。
二、加強高校畢業生人事檔案管理工作的思路與對策
（一）適應社會，提高對大學畢業生檔案工作重要性的認識
1. 強化宣傳力度，提高畢業生對其人事檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業生宣傳有關檔案的管理知識，要讓廣大畢業生充分認識到，在改革開放的今天，畢業生檔案并不是可有可無的，它對畢業生今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。檔案是反映畢業生綜合素質的一個重要方面，是企業或用人單位對畢業生本人進行定位的重要參考，即使不設人事檔案的企業、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。
2. 加強自身學習，提高檔案管理人員素質。新時期檔案工作面臨許多新問題，同時也給畢業生人事檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理人員要充分認識到畢業生檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，開發、管理和利用好畢業生檔案這一信息資源。使學生檔案管理工作達到規范化、制度化和標準化；學生檔案管理工作要貫徹“為人事工作服務，為經濟建設服務”的基本原則，實行統一管理，堅持維護真實性和完整性的工作方針，嚴守秘密的保管方法，加強對學生的思想教育和各方面的管理，更好地了解、考察和培養學生為學生畢業后用人單位的錄用起到積極的作用。
（二）加強對畢業生人事檔案的規范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環節科學規范
1. 各院校結合國家相關法律法規以及當前社會形式制定出統一的規范化的檔案管理工作。高校在新生入學之后，就要注重抓檔案歸入工作，觀察學生的各項表現并如實記載，做到及時記錄，確保材料的連續性和完整性，這能為后續的檔案整理工作減少麻煩，又能增加學生檔案信息的豐富程度，保障檔案的完整性與及時性，使檔案真正成為用人單位選拔人才的可靠依據。
2. 加強收集工作，完善檔案內容。高校畢業生檔案的管理人員要經常主動地與形成畢業生檔案材料的部門和各院（系）主管畢業生檔案的負責人聯系、協商，及時收集各部門形成的檔案材料。遇有學生入黨、獎懲等涉及學生誠信的信息，要及時歸檔，同時注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，了解其近期經歷，將其培訓進修登記、科研成果、等新記錄補充進檔案內容，準確、客觀地反映畢業生的綜合素質與現實表現，提高檔案的利用價值。
3. 實行專門統一管理。不論畢業生檔案是放在招生就業處、學生工作處，還是放在綜合檔案室管理，一定要有專人負責畢業生檔案的管理工作，一定要根據畢業生檔案的數量配備適當編制的專業人員。
（三）創新檔案管理模式，實現現代化管理
1. 增強創新意識，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發現的問題，搞一些小創造、小革新，起到事半功倍之效。
2. 加強現代化技術在檔案管理工作中的應用，提高管理效率和水平。目前計算機已應用于人事檔案管理工作當中，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。其實，它在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。同時大大提高管理效率和管理水平。
總之，大學生檔案管理是國家人事檔案的重要組成部分，對促進大學生就業有著重要的作用。因此，高校大學生檔案管理部門要改革檔案管理制度，使檔案在大學生就業中發揮出應有的作用，服務于大學生就業，服務于社會與用人單位的需求。
參考文獻
[1] 李紅.淺談高校學生檔案管理與大學生就業[J].濰坊學院學報，2010（2）.
引言
檔案管理不僅能夠起到保護檔案的作用，更能夠延長檔案的使用壽命，進而使檔案存在價值得到發揮。檔案管理工作中需要進行分類、編號，以便于管理和使用。高校畢業生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是記錄高等人才信息的第一手資料。新時代背景下人才已成為最為寶貴的資源，人才能夠為企業創造更多利潤和財富，是企業持續發展的源動力，畢業生檔案是人才選用的重要參考。但隨著近些年我國高校擴招政策的實施，高校畢業生人數越來越多，畢業生檔案數量和信息量越來越大，高校畢業生檔案管理、轉遞工作面臨挑戰。當前我國高校畢業生檔案管理、轉遞工作現狀并不理想，各方面都有待完善。
一、高校畢業生檔案管理、轉送工作的意義
高校畢業生檔案屬于既要文件，記錄了學生主要經歷、政治面貌、社會關系、學歷職稱、個人信息、工作履歷表等信息，具有法律效益，是畢業生社會活動的重要依據。畢業生檔案由學籍檔案轉換而來，由學校交轉遞畢業生就業單位或人才交流機構管理，若無就業單位則由學校免費保存兩年。畢業生檔案轉遞需要按照《就業協議書》簽發《報到證》，完成轉遞檔案[1]。若就業單位是國有企業或企業事業單位那么檔案轉遞到工作單位。如果是非公有企業，那么檔案轉遞到人才交流機構。若離校未就業，則轉遞到戶籍所在地。對于高校畢業生來說不論考研、出國、就業都需要用到檔案，如檔案丟失便無法辦理相關證明。對于企業來說，通過畢業生檔案，用人單位可以對學生基本情況有一個初步了解，是用人的重要依據。可見做好高校畢業生檔案管理、轉遞工作的重要性和必要性。
二、當前高校畢業生檔案管理、轉遞工作存在的問題
（一）缺乏對高校畢業檔案特殊性的重視
高校畢業生檔案與其他檔案不同具有一定特殊性，有著流轉速度快、流動性強等特點，管理復雜性要遠遠大于傳統檔案。通常情況下畢業生檔案多保存在生源地、用人單位或人才交流中心。但近些年，我國畢業生跳槽率明顯增大，檔案管理、轉遞工作面臨著新問題、新情況[2]。但當前我國在高校畢業生檔案管理方面并沒有正確認識到畢業生檔案的特殊性，工作開中存在著不重視、敷衍應付等現象，管理方式粗放，一些時候甚至不能保障畢業生檔案完整性。
（二）不規范
雖然我國已了《高等學校檔案管理辦法》，但仍沒有具體且具有可操作性的高校畢業生檔案管理規定，當前我國在高校畢業生檔案管理、轉遞工作方面，管理體制十分混亂，并且缺少專職檔案管理人員，管理人員多沒有接受過專業檔案管理的系統培訓，并不具備專業檔案管理技能和知識，這嚴重影響了檔案管理、轉遞工作效率和質量，在檔案收集、整理、歸檔等工作中時常造成學生檔案的遺失、損壞。
（三）管理方式落后
隨著我國高等教育招生范圍的不斷擴大，高校畢業生數量大幅度增加，檔案信息量越來越大，檔案管理、轉遞工作復雜性也隨之提高。但當前大多機構在高校畢業生管理中仍停留在老模式、老思路當中。當前不僅學生檔案信息化程度不高，且管理中也缺乏對信息技術的運用[3]。傳統人工管理模式已無法適應新形勢下日益復雜的檔案管理工作需求，傳統人工管理方式不僅效率低下，也較容易出現紕漏。
三、高校畢業生檔案管理、轉遞工作改進思路
（一）正確認識高校畢業生檔案管理、轉遞工作
想要提高我國高校畢業生檔案管理、轉遞工作質量，就必須正確認識高校畢業生檔案管理、轉遞工作的特殊性，提高對畢業生檔案管理、轉遞工作的重視，積極改革畢業生檔案管理、轉遞工作，為其開展創造有利條件，加大投資力度強化對信息技術的應用，構建現代化管理工作模式，從而實現高校畢業生檔案信息化。信息化管理不僅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可備份，不易丟失。
（二）健全管理制度
高校畢業生檔案管理體制混亂，檔案管理、轉遞工作有效性差和缺乏必要的管理制度有著直接關系。想要提高高校畢業生檔案管理、轉遞工作水平，就是建立起科學、合理、規范，符合畢業生檔案管理特征的管理制度，通過制度保障畢業生檔案管理、轉遞工作的順利展開，利用制度增強工作人員責任心，提高工作有效性。制度不僅能夠為畢業生檔案管理、轉遞工作開展提供依據，更能夠有效協調各相關部門工作，使畢業生檔案管理、轉遞工作有條不紊的開展。
（三）提高管理工作人員綜合素質
檔案管理人員是畢業生檔案管理、轉遞工作開展的核心力量和前提基礎。如果管理人員自身不具備過硬的專業知識，便很難保證工作的順利開展。提高高校畢業生檔案管理、轉遞工作質量，必須要從工作人員抓起，工作人員素質直接決定管理效果和管理有效性。所以必須要先提高工作人員自身素質，通過多種學習方式，使其熟練掌握畢業生檔案管理技能和知識，保障畢業生檔案管理、轉遞工作的有效落實。
近些年來，隨著高校擴招力度的逐步加大，畢業生人數日趨增多，其檔案數量也在迅速膨脹，傳統落后的檔案管理方式已難以適應高校管理與發展需求，極大地制約了畢業生檔案管理效率的提升。隨著網絡信息技術快速普及，借助于ASP技術的應用，構建畢業生檔案管理信息系統，不僅極大地提高了管理效率，便于畢業學生隨時關注檔案去向，還推動了高等院校畢業生檔案管理工作迅速邁入新臺階。
1 ASP 技術
ASP是微軟公司所開發的類似于HTML、Script、CGI三者的結合體。較HTML而言，ASP程序編寫更靈活方便，是在Web服務器端運行之后，將結果通過HTML的方式傳至客戶端瀏覽器中，因而較其他腳本語言要便捷、更可靠。通常而言，ASP技術的開發工具很多，有助于迅速開發系統。此外，較CGI而言，ASP包含HTML標簽，可對數據庫進行直接存取。ASP是一項十分實用的技術，屬于發展較為成熟的開發技術。核心技術支持組件、對象技術，采用ASP組件及對象技術，用戶可直接采用ActiveX 控件，就對象方法、屬性等進行直接調用，繼而實現各種功能。
2 系統需求分析
畢業生檔案管理信息系統主要針對的是畢業生信息加以管理和分析，以便為管理人員提供必要的支持。系統特征如下。
1）要求系統界面直觀而優化，便于操作和使用，能夠最大限度地減少用戶數據輸入，富有親和力，使畫面輸入盡量接近實際情況，保持界面的一致性，使用戶始終采用相同的方式進行操作，并能夠結合用戶的需求，把握好任務的進展；界面必須具有容錯功能，以免由于操作失誤致使數據錯誤錄入。
2）具有復雜的信息結構。畢業生管理均以信息工作作為主要內容，而畢業生檔案信息較繁雜，因而導致信息結構復雜。
3）面向對象的多層次化。畢業生檔案管理信息系統，主要服務對象即畢業生管理人員，但實際開展畢業生管理的人員具有多層次性，從校長、學生工作處到各院系管理人員、輔導員等，要求系統面向多層次服務
對象。
4）具有安全災難恢復功能。系統應利用授予權限，對程序使用加以控制，保障用戶正常操作，利用備份、恢復等方式，確保數據的安全性。還必須加強日志管理及病毒防范等。
3 系統框架的構建
畢業生檔案管理信息系統采用的是B/S結構模式實現的，見圖1所示。
首層，即客戶瀏覽器，屬于連接用戶與系統的接口。用戶利用諸如IE等通用瀏覽器進入系統；第二層屬于Web服務器，用以啟動進程，對用戶端請求加以響應；第三層是數據庫，利用ASP技術，對數據庫內所動態產生的HTML代碼加以調用，并將處理結果嵌入系統，傳送至用戶端瀏覽器中。
B/S模式將三層結構分別劃分為三個獨立單元，即顯示層、邏輯層、數據層。其中，顯示層同用戶開展交互，將用戶請求利用中間層組件，傳遞至邏輯層，邏輯層組件借助于SQL等方式，向數據層發出數據或資源請求。由數據層將數據傳至邏輯層，再由邏輯層傳至表示層。各層均有相應的功能，各層均可獨立加以修改，也不會對其他層造成影響。各軟件在B/S結構的基礎上進行開發設計，利用邏輯層，實現界面與數據訪問之間的相互獨立。顯示層、邏輯層、數據層分別在客戶端瀏覽器、Web服務器及數據庫服務器上進行運行。
4 功能模塊的開發與設計
在需求分析基礎上，結合系統設計目標，最大限度地提高畢業生檔案管理信息化水平，以便其對自身檔案情況進行查詢，或同檔案管理人員展開交流。具體而言，畢業生檔案管理信息系統包括如下模塊。
1）權限管理模塊。系統借助于ASP技術，于Internet網絡上進行運行，因此，要求系統具有良好的安全性。系統開發過程中對數據的安全性出發，構建了該模塊，由管理人員負責對其他用戶授權與操作加以科學管理。
2）信息查詢模塊。基于網絡基礎，對畢業生信息，如就業協議書編號、學號、姓名、籍貫、畢業時間等信息進行查詢，以便用戶及時掌握檔案情況，例如，檔案是否仍為學校保管、檔案寄送單位等情況以及畢業生檔案保管期限、郵寄途徑及時間、相關資料借還，等等。
3）檔案咨詢與留言模塊。該模塊實現了檔案的科學化管理，以便畢業生及時針對檔案政策進行咨詢和留言，例如，如何進行檔案托管或辦理傳遞手續等。
4）檔案信息錄入模塊。由管理者將畢業生檔案信息及數據錄入該模塊，錄入過程中，在Web頁面可結合情況將檔案信息加以輸入，使用戶于客戶端對信息進行查詢。
5）檔案查詢模塊。該模塊便于管理人員對檔案信息加以管理，也為畢業生開展檔案信息查詢，明確管理情況提供了支持。
6）檔案信息修改模塊。該模塊為管理者及時更新、檔案管理信息提供了支持。
7）咨詢管理模塊。用于管理者同畢業生展開信息交流，實現有問必答，及時對常見問題及意見加以反饋，以便提高檔案管理水平。
8）信息備份模塊。定期對檔案管理信息進行備份，要求管理者必須定期將數據刻錄于光盤，實現異地備份。
5數據庫設計
函授畢業生的檔案，重要性和身份證幾乎相當，函授檔案作為函授畢業生的第一份檔案，今后定級轉正、申報職稱、辦理養老保險、以及職務晉級等都得用函授檔案。過去許多函授檔案沉寂多年，畢業生不理會檔案，也不來辦任何手續。但近年來，簽勞動合同必須檔案跟隨，這樣促進了檔案的流動。但還有極個別馬大哈學生漏掉自己的檔案，等到用檔案時找不到。現在函授檔案有三種現象：一是許多畢業生工作不穩定，為圖方便將檔案留在自己身邊，最終成了“死檔”。二是檔案隨畢業生到了新單位，因為換新單位，檔案無人管理，漏了自己的檔案，最終使自己檔案成為了“棄檔”。三是存放在人才交流中心檔案管理中心，費用高，提取方便。市人社局有關負責人提醒畢業生應根據自己的實際情況落實檔案，如果在民營企業或是合資企業工作，無論本地籍或是外地籍最好將檔案放到正規單位管理，在外地工作的學生也應將檔案轉移至工作地檔案管理中心，以免造成棄檔。
二、做好函授畢業生檔案工作的幾點建議
鑒于目前函授畢業生人事檔案工作的現狀，各高校函授點應強化函授檔案管理工作的就業服務功能，使得新的單位通過個人檔案全面了解畢業生的自然資料，增強畢業生的就業競爭力。一是應該實現檔案的信息和網絡化。符合條件的用人單位可以通過檔案管理平臺賬號及時查詢不涉及隱私的檔案信息。各檔案部門也應加強各式檔案包含函授檔案征信網、誠信檔案網、學籍信息網等系統。如果國家能夠將這些數據統一整合起來，把各種個人信息庫相銜接，就可以建成全面的個人檔案信息系統，既有利于各部門信息共享，也使函授畢業生受益。二是做好畢業生檔案轉交工作。有些高校要求高校函授點必須嚴格執行檔案傳遞制度，并要求畢業生盡快將檔案轉至單位或就業服務部門、人才機構等人事部門，避免給自己未來的工作單位和生活帶來不便。對于有就業單位的函授畢業生，要搞清楚單位性質。如果是政府機構、全額撥款事業單位、國營單位，應該有主管單位，主管部門是有人事管理權，可以接納檔案。其他單位工作就應交當地人才交流中心檔案管理中心，到時提取方便。函授畢業生一定要重視自己的檔案。對于打算把檔案暫時存放在學校的畢業生，第一時間要提出申請，在找到新的工作單位之后及時遷入新單位，以免給以后的生活工作帶來不必要的麻煩。
三、對函授檔案工作的思考
隨著物質水平的提高，教育水平也越來越高，函授學歷在社會上往往被忽視，函授檔案更是無人問津。我們如何改變這種現狀？使我們的函授工作上一個新臺階呢？
首先，我們要提高認識，函授作為上世紀八、九十年代的產物，國家并沒有廢掉它，說明它就有存在的價值，例如：評職稱、簽合同等等都必須用函授檔案。既然有存在的價值，我們就應該給它成長的空間。讓我們攜起手來，共同關注函授，重視函授檔案。函授畢業生更應該愛護自己的檔案，就象保護自己的眼睛、鼻子一樣。不要不聞不問，不理不睬。
關鍵詞：報到證 檔案管理 思想教育 就業指導
中圖分類號：G641 文獻標識碼：A
1 高校畢業生報到證現狀及其利弊
報到證的歷史是一個不斷發展的過程，它源于統包統分就業體制下的“派遣”，走向“雙向選擇”就業體制下的“報到”，因而兼具服務性、政治性和管理性。
1.1報到證的社會作用
面臨畢業的高校畢業生要想順利離校走向社會，除了拿到畢業證、學位證外，還需要用心管理好自己的報到證、檔案、戶口，而這個報到證就是管理自己檔案、戶口的重要依據，否則即使畢業了，也不能順利走向工作崗位或不利于今后發展。很多畢業生畢業時忙于論文答辯、找工作等，根本沒有認識到報到證的重要作用，認為它只是一張無用的“介紹信”而已，殊不知，報到證雖然是計劃經濟體制下的產物，很多重要作用都已經隨著歷史漸漸淡化，但在如今市場經濟體制下仍然發揮著一定的社會作用：一是記載畢業生初次參加工作的時間，二是用人單位、人才機構接收畢業生的有效文字證明，三是便于畢業生主管部門準確掌握各地學生的就業情況，更好地制定出促進高校畢業生就業的相關政策，四是為畢業生落實自己的檔案和戶口提供依據，五是檔案材料的重要組成部分。
1.2報到證的弊端
報到證的前身“派遣證”還有很多其他作用，比如干部身份證明、國家統招計劃內的學生、計算工齡、轉正定級、規定時間報到等。隨著市場經濟的發展和“自主擇業，雙向選擇”政策的深入，這些作用基本不復存在，報到證也因此衍生出了很多問題，其弊端日益明顯。一是我國并無相關報到證的法律依據，其合法性受到質疑；二是干部身份無法證明，除非是考入編制的學生才能享有；三是國家統招的全日制畢業生這個作用其實在畢業證上已經充分證明，并且全國聯網有據可查，報到證這個作用顯得多余；四是報到證期限現在并沒有嚴格規定，很多畢業生畢業后一兩年都沒有去報到；五是絕大部分回原籍的報到證與工作單位不是同一個地方，報到地也根本不看畢業生的報到證，很多學生的工作單位也不知道報到證是什么，因而履行報到手續也失去了它應有的意義；六是改派報到證手續繁瑣，攜帶材料多且不易找齊，因為報到證白聯在檔案袋里面，解約證明在原用人單位，加上新簽約單位證明、學校介紹信、畢業證等原件材料很難一次找齊，如果是外地工作學生為了一次改派至少得耗費2個工作日，并且改派還要收取150元的費用，加上路途費用等，無疑又是一筆經濟和精力負擔。
2 畢業生檔案管理的作用及方法
2.1畢業生檔案管理的作用
高校畢業生檔案管理工作其本質上是一項政治性的工作，它必須遵循國家檔案辦法，依照集中統一、便于利用、維護檔案完整與安全的原則，按規定執行管理。畢業生檔案主要包括高考錄取材料，黨團材料、畢業生登記表、體檢表、成績單、獎懲材料、就業通知書、年度鑒定表、實習材料等。主要記載了畢業生在校期間的思想表現、學習情況、家庭情況、社會實踐等內容，是用人單位錄用畢業生的重要參考依據，也是補辦相關畢業或學歷證明等的重要證明材料，同時也在職稱晉級、購買醫保社保、落戶、升學、出國、移民等方面發揮重要作用。
2.2畢業生檔案管理的方法
很多畢業生在畢業時都對檔案一無所知，甚至不聞不問、隨意處置，畢業后根本不清楚自己檔案在哪里，直到需要時才恍然記起，然后四處尋找補辦，給生活和工作帶來了很多麻煩。按照國家政策規定，現階段對畢業生的檔案管理主要有如下方法：
一是落實了工作單位且用人單位有人事管理權的畢業生可以直接將檔案從學校寄送至工作單位。其優勢是日后辦理保險、職稱轉正定級等十分便捷，劣勢是有些用人單位存在扣留n案問題，束縛人員自由流動。
二是沒有落實工作單位的畢業生，可以將檔案留校2年，兩年后若學生未對檔案作任何處理，學校會直接將檔案寄回生源地。其優勢是學校保管畢業生檔案安全可靠、不收費用，劣勢是存在學校的檔案永遠是學籍檔案，不是人事檔案，涉及工作工齡等人事證明就沒辦法出具。
三是畢業時無論就業還是未就業都可以將檔案轉回生源地，優勢是辦理手續簡便，適合在生源地就業的畢業生，劣勢是如果以后不在生源地就業的話就需要重新轉遞檔案，重新改辦報到證。
四是把檔案存放在人才機構，其優勢是便于隨時調取檔案，適合創業和靈活就業的學生，劣勢是畢業生與人才機構交流少，信息不暢。自從2015年《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》出臺后，檔案存放在人才機構不再收費，導致很多人才機構拒絕收外地生源畢業生檔案。
3 畢業生報到證與檔案的關系
畢業生檔案去向和報到證去向既存在關系，又不完全相關。報到證是檔案投遞的依據，是檔案的重要組成部分，檔案包含有報到證，檔案憑借報到證寄送。然而，“檔案存放地”和“報到證抬頭”是兩碼相關的事，一般報到證抬頭就是用人單位名稱，也是檔案存放單位，但有很多特殊情況。
一、高校畢業生檔案轉遞的重要性
人事檔案管理是我國人事管理制度的鮮明特色之一，而高校學生檔案是真實記錄了大學生在校期間的學習、生活以及各種社會實踐活動，是社會用人單位篩選人才的重要依據。伴隨著社會對于檔案管理重要性的不斷增強，高校必須重視并及時處理數量眾多的高校畢業生檔案， 按照國家相關人事管理制度進行規范化轉遞，將高校畢業生檔案及時準確轉遞到相關接收單位，以免影響畢業生就業升學報到時間，更好的保障高校畢業生合法權益。因此，做好高校畢業生檔案轉遞和查詢工作，是我國人才強國戰略的物質基礎和重要保障，具有十分重要的作用。
二、高校畢業生檔案轉遞工作存在的主要問題
（一）高校管理人員對畢業生檔案轉遞工作不夠重視
目前，我國高校管理人員將主要時間和精力放在對學生的教學管理上，而對于大學生檔案管理工作仍然缺乏足夠的重視，尤其是對于高校檔案管理工作的最后一個流程，即畢業生檔案轉遞工作更加不重視。與此同時，高校學生檔案管理工作人員本身對畢業生檔案轉遞工作的意識較為淡泊，錯誤地將其作為一項輔工作，認為只要在學生畢業之后將其檔案轉遞出去就和自己沒有任何關系了。
（二）高校畢業生檔案管理工作無序而發生各種錯誤
在高校畢業生檔案轉遞工作中，大部分學校都會嚴格按照國家相關規定進行學生檔案轉遞。由于許多高校基層單位并沒有專人負責學生檔案管理工作，一般都是由輔導員和部分學生負責畢業生檔案轉遞工作，再加上畢業生數量眾多且時間倉促，從而使得許多學生的檔案材料出現不齊、錯放、錯寄的現象。同時，許多學校違反相關管理規定，讓畢業生私自查看和自帶檔案材料，進而影響了檔案材料的保密性、嚴肅性和真實性。最后，由于許多畢業生提供給學校的檔案轉遞單位和地址不蜃既罰使得畢業生檔案投遞工作難以正常開展，容易發生檔案材料丟失的情況。
（三）檔案接收單位檔案管理工作不規范而帶來不便
由于高校畢業生檔案轉遞工作都是集中在一個時間段轉寄給畢業生檔案接收單位，從而使得檔案接收單位尤其是人才交流中心的工作量巨增，加上許多單位檔案管理工作人員普遍缺乏相應的專業檔案技能，從而降低了畢業生檔案管理工作的規范化程度，進而給日后檔案查詢和利用帶來諸多不便。與此同時，由于畢業生檔案查詢時間相對集中，再加上檔案信息化水平不高，從而使得人才交流中心在工作效率和服務效果一時難以完全滿足社會公眾的需求。
（四）高校畢業生檔案轉遞與查詢管理手段相對落后
目前，許多高校在進行畢業生檔案轉遞和檔案查詢時仍然使用原始的手工操作方式，不僅費時費力而且容易出錯，尤其是一旦碰到畢業時間較久的同學回來查找檔案材料時更加困難。這種落后的管理手段不僅消耗大量的人力財力，而且在一定程度上制約著畢業生人事檔案資料的開發利用。應該說，計算機等先進技術在畢業生檔案轉遞與查詢中的潛力并沒有得到充分發揮。
三、新形勢下完善高校畢業生檔案轉遞工作的優化策略
（一）不斷加強高校學生檔案意識的宣傳力度
為了更好地幫助高校畢業生正確認識到檔案的重要性，學校應該重視并不斷加強檔案宣傳工作力度。在高校畢業委，學校應該通過講座、班會、印發手冊以及宣傳欄等多種有效途徑對畢業生進行強化宣傳，幫助畢業生正確認識檔案對于自身以后發展的重要作用、檔案材料需要包括那些詳細材料、畢業生檔案的保管和轉遞等檔案常識，從而使畢業生形成正確的檔案意識，從而更好的配合學校開展畢業生檔案轉遞工作。與此同時，政府主管部門也應重視普及全民檔案意識，對畢業生檔案接收單位以及檔案管理部門開展各種形式的培訓，從而不斷增強全民檔案意識以保證高校畢業生檔案轉遞工作的順利開展。
（二）不斷完善高校畢業生檔案法律法規建設
近年來，伴隨著國家對檔案管理工作的不斷重視，相關的部門陸續制定了《高等學校檔案管理法》等法律法規。但是，目前對于高校畢業生檔案轉遞問題并沒有相應的法律法規加以管理和規范，使得各個相關部門仍然按照自己的習慣做法開展畢業生檔案轉遞工作。為此，相關部門應在《高等學校檔案管理法》的指導下，從實際情況出發，盡快出臺專門的法律法規，或者對現行法律法規進行合理的修訂，以確保高校畢業生檔案轉遞工作有法可依、有章可循。
（三）逐步完善高校畢業生檔案管理規章制度
針對當前我國高校畢業生檔案投遞工作中存在的諸多問題，高校應從學生檔案的特點出發，進一步和各地市人事部門和人才交流中心進行合作，對已經出現的問題進行查找，并提出相對應的解決策略，逐步建立和完善高校畢業生檔案管理規章制度。進一步明確高校檔案管理人員的工作職責，從而保證高校畢業生檔案轉遞工作做到有據可依、有規可循，確保每一個畢業生檔案的完整性及投遞的準確性。
（四）對檔案管理人員開展專業檔案業務培訓
作為高校畢業生檔案轉遞工作主體的檔案管理人員，其本身的檔案綜合業務能力對于做好畢業生檔案的收集、整理和傳遞工作的順利完成起著決定性作用。目前，負責高校畢業生檔案轉遞工作主要由學校檔案工作人員以及學生輔導員來負責完成，而檔案接收單位則通常由臨時聘用人員來負責完成，由于大量的非專業檔案管理人員介入到這項工作中，因此有必要對這些參與者開展專業檔案業務培訓，在加強他們的責任心的同時提高其檔案管理業務能力。
（五）加強高校和人事機構間交流與溝通
因為高校畢業生檔案最終會轉遞給社會人事機構進行人事管理，因此應該在不改變畢業生檔案管理主體的情況之下，不嗉憂扛咝5蛋腹芾聿棵藕蛻緇崛聳麓理機構之間的交流與溝通，使兩個不同檔案管理主體可以在畢業生檔案料、管理方法、轉遞形式以及交接流程等方面進一步達成共識，從而使得高校畢業生檔案交接工作方便及時，進而有力保障轉遞工作的順利開展。
（六）建立畢業生檔案轉遞信息管理查詢系統
伴隨著高校信息化水平的不斷提高，作為學校公共服務體系重要組成部分的學生檔案服務管理部門，必須緊跟時展潮流，加快檔案管理工作的信息化建設進程，建立高校畢業生檔案轉遞信息管理查詢系統，從而實現檔案管理的電子化數據對接轉換，提高畢業生檔案轉遞工作的準確性和及時性。在學校檔案管理部門或者學校就業網站設置畢業生檔案轉遞信息管理查詢窗口，每一個畢業生可以在任何時間和地點隨時登陸網站進行實時查詢，從而極大地方便畢業生跟蹤查詢自己的檔案去向。
（七）建立健全畢業生檔案轉遞查詢反饋機制
首先，高校應及時催促畢業生檔案接收單位在收到學生檔案材料之后及時將檔案接收回執寄回學校檔案管理部門，同時對于返回的檔案接收回執應進行及時進行整理和收集，對沒有及時寄回檔案接收回執的用人單位應想辦法督促其盡快辦理。同時，學校還應對于那些被退回的畢業生檔案進行及時歸檔，并錄入到畢業生檔案轉遞信息管理查詢系統，以方便畢業生進行網絡查詢。其次，畢業生檔案接收單位如果出現“人檔不符”等問題時應及時和高校檔案管理部門取得聯系，及時查明問題的原因并采取措施。最后，畢業生到就業單位報到之后，應主動查詢自己的檔案是否已經順利寄到，如果在畢業三個月之后仍然沒有寄到的話就應及時和學校進行聯系，以查詢自己檔案的去向。
綜上所述，不斷完善和規范高校畢業生檔案傳遞工作是保障畢業生合法權益的大事，同時也直接影響著畢業生人事檔案積極作用的充分發揮。新形勢下高校畢業生檔案相關管理部門應不斷加強高校學生檔案意識的宣傳力度、不斷完善高校畢業生檔案法律法規建設、逐步完善高校畢業生檔案管理規章制度、對檔案管理人員開展專業檔案業務培訓、加強高校和人事機構間交流與溝通、建立畢業生檔案轉遞信息管理查詢系統和畢業生檔案轉遞查詢反饋機制，切實把高校畢業生檔案轉遞及查詢服務工作做好。
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關鍵詞： 管理現狀；困境；理性選擇
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）19-0269-02
0 引言
隨著1999年我國高校開始擴大招生規模，高校畢業生數量迅速增加，高等教育正實現著跨越式大發展。新疆高校也在從外延發展向內涵發展的轉變過程中積極探索新型管理模式，而有效提升學生檔案管理工作的效能已逐漸成為提高高校管理質量的重要增長點，高校學生檔案管理工作涉及面較廣，關系到每一位學生的切實利益，關系到高等教育發展和學校穩定。本文立足于新疆高校學生檔案管理的實際狀況，對新疆大學、新疆師范大學、石河子大學、新疆農業大學、新疆財經大學和新疆警官高等專科學校進行了詳實而全面的調研，闡析了新疆高校學生檔案管理現狀和存在的問題，并對如何解決這些問題做出理性的選擇。
1 高校學生檔案管理的價值分析
學生檔案是高校檔案群中的一個分支，也是學生個人成長過程中人事檔案的重要組成部分。它以獨特的形式和內容，在學生隊伍的建設中發揮著無可替代的作用，越來越引起人們的關注。高校學生在學生管理中的主體地位，決定了抓好學生隊伍建設，是辦好一所大學的關鍵。而學生管理又與高校學生檔案管理密切相聯。高校學生檔案真實地記載了一個學生從高中到大學整個學習期間德、智、體、美、勞等各方面的情況，反映了每一位學生學習成績優劣、水平高低、能力大小，既方便又實用，不論在質方面還是量方面都有較強的可比性，為學生入黨、畢業就業等方面都提供了具有科學性和準確性的依據，避免了憑印象、聽反映、靠關系等日常管理中的弊端。高校學生檔案的建立，對充分調動學生的積極性，提高學生隊伍的整體素質。培養學生的競爭意識，激勵學生奮發向上，不斷進取，以豐碩的成果來書寫自己的歷史，充實了自己學生時代的檔案，起到積極的促進作用。
2 新疆高校學生檔案管理的現狀透視
2.1 學生檔案的基本特點
2.1.1 過渡性 高校學生檔案材料反映的是學生在校學習的過程，以及伴隨這一過程而產生的品德表現和身體健康狀況等，如因考試作弊而受到處分；因身體健康狀況的休學、復學等，這些變化都是今后形成完整檔案的基礎。與此同時，隨著學生的畢業就業，最終其學生檔案將移交就業單位等部門。因此，學生檔案具有過渡性。
2.1.2 周期性 高校學生檔案隨學生畢業就業而去，在學校僅存放3或4年，最長不超過6年。學制越長，學生在校時間也越長，學生檔案流動的周期就長，相反，學制越短，學生在校時間就越短，學生檔案就流動得較快，周期就短。可見，學制決定了學生檔案的周期性。
2.1.3 私密性 每份檔案都記載了學生的很多個人情況，如家庭情況、成績記載、獎懲情況等，這些都屬于個人隱私，必須要按照國家有關規定嚴格管理，在一定的范圍內需要保密。所以，學生檔案具有私密性。
2.1.4 頻繁性 在實際工作中，學生檔案的使用非常頻繁，學生報考研究生、參加就業、出國留學、參軍入警、報考公務員等，均需利用在校期間的檔案。因而，學生檔案的運用非常頻繁，使用率較高。
2.1.5 多樣性 就生源而言，主要來源于以下幾類學生：即普通高校招生、自主招生、保送生、小語種招生、單招、高水平運動員、體育特長生、藝術特長生等。學生的來源豐富，同時生源地區的多樣性和差異性決定了高校學生檔案的多樣性。
2.2 檔案管理的基本模式 新疆各高校的學生檔案管理機制不同，主要有以下幾種模式：①校院兩級共同管理模式。學生檔案管理工作由學生處宏觀管理和調控，負責學生各類歸檔材料的最終審核工作，各學院（系部）對學生檔案進行集中管理。這種模式有效地將學生檔案管理工作系統化、責任化。石河子大學自2008年起開始采取這種管理模式。②職能部門聯合管理模式。學生檔案由學生處和招生就業處共同管理。其中，在校生檔案的材料歸檔工作主要由學生處負責管理，畢業生檔案的發送及留存畢業生檔案的調取和服務工作由招生就業處負責管理。新疆農業大學就采取了這種管理模式。③學管部門集中管理模式。由學生處負責在校生和畢業生檔案的全程管理工作，學生各類檔案材料的歸檔、整理、調閱等工作都由學生處的學生檔案管理工作人員責任。如：新疆師范大學、新疆財經學院、昌吉學院的管理模式都屬于此類。
2.3 畢業檔案的發送保存 新疆各高校畢業生檔案的發送和保存方式各不相同。各高校對應屆畢業生的檔案管理原則上是按照就業方案發送，在此基礎上，對畢業生檔案的轉遞和存留方式不盡相同，主要為：
①統一發檔與院校留存相結合。畢業生歸檔材料入檔完畢后，按照就業方案發送畢業生檔案，尚未就業的畢業生檔案留存學校。如新疆農業大學和昌吉學院。②統一發檔與檔案轉存相結合。在畢業前夕，畢業生自愿將檔案存放在人才交流中心的，學生處將這部分學生檔案抽出轉往人才交流中心，并代收檔案保管費。剩余的已就業畢業生檔案按照就業方案發送，尚未就業畢業生檔案留存院校。新疆大學近年一直采取這種方式。③統一發檔與個人提取相結合。畢業生在畢業離校前憑報到證或單位調檔函在調檔期集中調取個人檔案。調檔期結束后，不再允許個人調檔，統一按照就業方案發送，未就業的畢業生檔案留存學校。此后，定期將超期保存的歷屆畢業生檔案發往生源地。這種方式可大大減輕歷屆畢業生檔案的留存壓力。如新疆財經大學、石河子大學在2008年以前采取這種方式。
目前人力資源服務中心的大學生檔案管理存在以下幾個問題，首先是大學生畢業后對檔案的認識不足，他們不知道檔案在未來的職業生涯中的作用，缺乏對檔案的重視。目前的情況是大學擴招，大學不在是培養精英的機構，而是普通人接受高等教育的機構。大學畢業后就失業的現象比比皆是，他們有的自己創業，有的應聘到給公有制和國有企業中，也有機關和事業單位的，但是這一部分是非常少的。這部分人的檔案會隨著工資關系而轉移到工作的單位及主管部門，而那些應聘到非公有制企業和自己創業的畢業生，他們的檔案就可有可無，因為目前一些私有企業招聘員工不要檔案，只要應聘者提供簡歷，這就使得大部分人的簡歷虛設，所以也導致很多人對檔案的忽視，認為沒有也一樣。有的是在畢業后由學校直接轉到了人力資源服務中心，長期無人問津，無名檔案和無人索要的檔案有很多很多。同時，檔案保管每年也收費，這也是導致檔案無人要的一個原因。既然檔案沒有，那么還要花錢找個地方保管，根本不值，這是檔案無人問津的原因。面對這樣的情況，人力資源服務中心的工作人員要通過創新手段提高檔案保管的質量。
二、樹立畢業生對檔案的重視理念
通過宣傳提高大學生畢業后對檔案的重視意識，將檔案和自己的人生經歷聯系起來。重視檔案對自己職業生涯的影響，從而重視和保管好自己的學生檔案也就是后來的人事檔案。通過對社會宣傳，引起學生家長的重視，進而引起社會的廣泛重視。同時人力資源服務中心要樹立對學生的服務意識，通過檔案的保管掌握學生的就職方向，通過組織關系，給學生推薦相應的工作崗位，在企業是學生之間，建立起一座橋梁和紐。通過這樣的實踐案例，提高學生對檔案保管后的結果有所期待，進而重視自己的檔案管理工作。
三、提高工作質量和為學生服務的質量
首先要樹立服務意識，為高校畢業生提供最為優質的服務，改變以往等靠的工作作風，嚴格規范人才交流和檔案管理工作，為大學生的就業和發展提供幫助。簡化流程，為大學生提供高質簡便的檔案保管工作，為大學生就業牽線搭橋。強化全體員工的服務意識。為畢業生服務就是為社會服務，就是為經濟服務，就是為人才交流服務。樹立這樣的服務意識后，才能給大學畢業生提供最為合理和優質的服務。其次是強化管理，加強中心領導，中心以主要領導為首，積極踐行群眾路線，體現工作的透明度。強化對于工作人員的管理，在提高服務意識的同時，要強化工作人員的業務能力，對大學生的檔案建立和完善做好一切工作。實施責任制，將責任落實到人，各部門和個人都要對保管的檔案負責，出現問題追究相關人的責任。
再次是提高檔案管理信息化水平，在計算機技術飛速發展的今天，人才交流中要進一步提高中心檔案管理信息化水平，方便畢業生對檔案的查詢，運用VisualBasic構建的管理系統，實現檔案的錄入、修改、查找、刪除、統計、查詢、預覽、編輯電子化。在畢業生檔案管理中也要實現搜集、完善、調轉、管理等信息化，建立數據庫，對學生的信息檢索實現自動化和信息化。從而提高對學生的服務質量，實現優質服務。
最后科學完善檔案的內容。對畢業生的檔案管理不是目的，主要目的應該是建立中心的人才庫，為學生的就業提供最好的幫助。在人才和企業之間做好媒介，為學生就業搭橋。做好畢業生的就業工作，不僅是為經濟發展做出貢獻，更主要的是為家庭接觸負擔，為社會穩定哦和諧做出貢獻。所以工作人員要認真整理和完善畢業生的檔案工作。對畢業生的信息資料全面熟悉，比如將學籍、行為表現和身體素質等檔案材料進行完善，以表格的形式整理出來，豐富畢業生推薦材料的內容，為畢業生聯系工作提供一套客觀、全面反映學生德、智、體、美諸方面情況的綜合推薦材料，而且這樣也便于檢索學生的資料，以便學生在新的就業形勢下公平競爭，自立擇業。
一、大學生檔案管理在大學生就業中的重要作用
（一）為畢業生和用人單位提供查閱服務
大學生檔案記載著大學生在校期間的學習、生活和社會實踐等情況，反映學生的綜合素質，是學生過去人生經歷的記錄，是畢業生用來向用人單位推薦自己最有權威的資料；而對用人單位而言，完整的大學生檔案可以為用人單位的人力資源管理奠定基礎，用人單位在選拔人才時，可以用來作為重要的參考依據。
（二）做好畢業生檔案傳遞工作
大學生檔案管理工作中比較重要的一個環節就是畢業生檔案傳遞工作。當畢業生畢業時，大學生檔案通過轉遞工作與學生就業實現同向流動，實現“人檔合一”的檔案管理要求。轉遞工作結束后，意味著學校對畢業生的管理工作也就此告一段落。
二、大學生檔案管理工作中存在的問題
（一）大學生對檔案的重要性認識不到位
筆者了解到在很多高校，大學生平時沒有關心檔案去向的意識，只在用人單位要調檔時，才去想辦法查詢其去向。學生的建檔意識也比較薄弱，平時老師讓學生填寫各種表格時，會出現用圓珠筆填寫，身份證號碼填錯等問題。很多學生平時不注意收集材料，對于自己入團、入黨時間不清楚，何時擔任什么職務，獲得什么獎勵，也沒有記錄。
（二）大學生檔案管理缺乏標準，不規范
檔案材料不健全，如畢業登記表沒有畢業生本人的簽名，學生成績單沒有教務處的蓋章，甚至有很多是復印件。檔案材料沒有標明日期，導致排序工作無法進行。
（三）大學生檔案管理的技術相對落后
在這個信息技術高速發展的時代，雖然有很多高校已經采用了電子檔案管理模式，當大學生檔案大部分還是以手抄為主，這就導致檔案的收集、查詢和傳遞工作變得不是很便利。
（四）缺乏專業性的檔案管理人才
目前，大學生檔案管理工作，大部分是由高校輔導員兼任的，這些人缺乏專業的檔案管理知識，而且還要從事其他的學生工作，對于檔案管理工作很難投入全部的時間和精力。有些大學有專門的檔案管理人員，但都是安排的家屬和閑置人員，不懂得專業的檔案管理工作，更別提信息化管理檔案了。
三、加強大學生檔案管理的應對措施
1、加強大學生檔案自我管理意識教育。一方面把培養大學生檔案自我管理意識作為“大學生素質擴展計劃”的內容，把檔案基礎知識學習列為大學生必選課，從而系統而又全面地對大學生進行檔案基礎知識教育，讓大學生明白檔案的價值，提高檔案自我管理的意識。另一方面，在高校要大力開展《中華人民共和國檔案法》的宣傳教育活動，開設檔案知識的講座，傳授檔案知識，提高學生的檔案意識。
2、加強法律法規建設，使檔案管理工作有法可依、有章可循。高校相關部門可以根據實際需要，依照《檔案法》制定本校的《大學生檔案管理工作》細則，使大學生檔案管理工作能夠順利開展。