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導語：在檔案管理數字化的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
一、當前我國檔案管理的主要問題分析
管理制度的發展滯后致使棄檔、死檔等現象已成為檔案管理中普遍的一個難題。從長遠的角度來看，我國制度的改革以及社會的發展隨著人才流動壁壘的減少。我國檔案實施社會化管理成為最終的必然方向。當前我國檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現象較為嚴重。甚至出現一些“自持檔案”的現象。隨著社會的發展，檔案本身的嚴肅性、準確性以及唯一性，逐漸已經被很多人視同為“雞肋”。
（一）“人檔分離”。因為傳統檔案管理存在較多的問題，加上目前的檔案流動性比較大，因此檔案內容和個人之見出現了一定的偏差，部分檔案，比如認識檔案就不能夠對當事人的實際情況進行體現，作為人事檔案應該要能夠對當事人的各項基本資料體現。檔案一旦何其主體之見失去了聯系，就會出現人檔分離的情況，檔案的價值自然就沒有了，因此檔案必須要和實際相符，這是其特質也是其要求。
（二）“棄檔死檔”。在我國各類人力資源以及社會保障單位網絡上，已經長期開始定期公示“長期失去聯系超過5年的流動人員的人事檔案名單”。每年我國在各類社會保障網及人力資源網站將很多這樣失去聯系超過5年且被公示又無人認領的檔案最后都被入庫封存，成為“死檔”。當前我國面臨的該類棄檔現象已經成為全國各地人才檔案管理部門的普遍遭遇。2002年我國人事部全國人才流動中心就做過一項不完全統計，當年在全國范圍內就至少有超過60萬的“棄檔族”[3]。自從90年代以來，我國的新用工制度就讓流動人口的數量變得更大了，企業單位對檔案的管理也開始采取了分離模式，一些單位公職人員的檔案從單位中分離出去，因此檔案的管理工作開始產生了變化。加之，我國自九七年開始在全國逐步建立統一的城鎮企業職工基本養老保險等制度，辦理退休以及養老保險也逐漸開始與人事檔案脫鉤。
目前社會的流動性比較大，很多的地方都有了相應的服務機構以及檔案管理機構，這樣檔案就會逐漸的和其主人失去聯系，導致了目前的很多檔案均是沒有用的“死檔”，而檔案管理機構對于這些聯系不到本人，無法收取檔案費用的部門也是比較嚴重的損失，檔案是不能夠隨意的丟棄的，即便是當事人不進行手續的辦理亦是如此，所以檔案部門只能夠將這些檔案進行封存，隨著檔案的積累越來越多，這樣的棄檔也在增加。導致了檔案價值的喪失，其實檔案在我國來說，因為國企和事業單位的存在，要在這些單位工作必須要有檔案。
二、我國人事檔案發展的方向和趨勢展望
（一）人事檔案管理向信息化方向發展。因為人事檔案中對個人的過往記錄比較多，雖然是紙質的，也是具備了唯一性，其管理會有問題，增加了風險性，而且遺失后的補辦也是比價困難的，這是目前檔案管理比較常見的問題。我國的檔案事業發展后，政府部門對于檔案信息化管理和數字化管理的關切也是比較多的，但是實際的情況卻并不樂觀，并沒有取得比較好的發展和利用。但要在全國范圍內盡快形成統一的信息化、數字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國人事檔案管理的硬件設備、檔案人員管理的問題以及人事檔案信息化軟件發展的制約不足，但我國人事檔案管理實施的信息化、數字化進程已初現成效，并在全國各地逐步開展各類“社會人才人事檔案電子化服務”項目，這些項目將分類整理的紙質檔案進行電子掃描等信息化處理，形成與實物檔案內容相對應和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過進入到“數字檔案庫”中查詢當事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時為當事人或查詢單位開設證明。
（二）電子化、數字化、信息化是其主要的方向。我國的電子技術獲得了比較大的發展，而數字化、信息化的檔案管理模式也讓我們看到了新的方向，其更加的高效，應用前景更加廣闊，加上我國的人口多，檔案信息資源也比較多，比較復雜，如果不進行數字化管理，將會是非常龐大的工作，因此電子化在很多的地方都相繼的投入使用，在部分的單位、企業中也是使用比較多的，數字化人事檔案管理是單位對檔案個人進行了解的一個窗口，實際的應用價值比較大。
長期以來由于種種客觀原因，計算機技術在檔案工作中沒有發揮其應有的作用和價值，檔案利用需要與檔案所提供的檔案信息，利用方式之間的矛盾遲遲難以解決造成。檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發展。檔案管理的數字化建設已經成為加快國家信息化步伐和發展我國檔案事業的需要。如果不重視檔案室數字化檔案館的建設，不能在網絡上有效的傳遞檔案信息，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被信息社會淘汰。
檔案管理數字化是經濟社會信息交流的必然需求。隨著經濟社會的發展，社會各階層對檔案信息的需求日益增大，對檔案信息的要求也更加復雜，社會各階層，各部門之間對檔案信息的交流也更加頻繁。人們渴望足不出戶就能隨時隨地享受到便捷的檔案信息服務，迫切要求檔案管理部門之間建立一種檔案信息交流平臺。實現檔案館之間的檔案信息資源共享。檔案管理數字化是實現檔案管理現代化的重要手段，當今信息時代，如果檔案工作不能緊跟社會步伐。瞄準社會對檔案信息資源的需求和加快創新，提高服務水平和管理效率，一味停留在傳統檔案管理止步不前，守著金山找飯吃，無疑是不現實的。因此檔案工作只能堅持與時俱進。
由于傳統的檔案大都保管在檔案室、檔案館、又大都以紙張為載體，造成用戶利用不便。數字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準確的查找到自己需要的檔案，網絡化的實現，更使用戶可以不受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用率。
數字化檔案管理使資料能及時歸檔，盡快提供利用，按照以往的傳統管理，必須歸檔后才能查找，而通過網絡計算機管理的數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，數字化檔案事實上成為了無墻界檔案，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供方便信息控制中心。
數字化檔案管理將有利于檔案信息資源的開發，與傳統載體的檔案相比，數字化檔案的最大特點是能夠通過網絡迅速流動，數字化檔案的管理，研究和建設將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從保管，利用職能向信息采集、管理和信息服務智能轉變。今后隨著計算機，網絡的進一步發展，信息高速公路的進一步拓寬，數字化檔案管理將會得到更好的發展。
各國檔案館都在尋求相適應的現代化檔案運作模式以增強自己在網絡社會中的競爭力，更好的為社會和讀者服務，成為未來社會的公共信息中心和樞紐。在我國，檔案館大部分已經完成檔案業務管理自動化建設，未來的重點應該是檔案的數字化和網絡化建設。
檔案數字化系統分為日常業務管理、檔案數字化采集系統和數字化閱讀系統三大部分組成。每個部分縱向和橫向的各個節點都應到達一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力，部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成是不現實的，不可能齊步走。
日常業務管理包括文件查閱借閱登記，上級來文登記，公文處理擬稿等檔案室日常辦理的業務，這些有些部分已經形成數字化管理，但是還有一些依然用傳統的紙質記錄。為了實現數字化檔案管理就要一步一步盡量利用計算機進行日常檔案管理工作，慢慢形成一套日常業務管理工作的體系，依照體系將常用日常業務綜合起來，保證信息化數字化處理的時候能做到安全、準確、無誤。
檔案的數字化采集系統指的是檔案在收集的時候把紙質文件轉換成數字信息存儲在電腦中進行保管，轉化的途徑有專業的掃描儀，數碼相機，攝錄機等數字設備。實質是檔案信息的數字化，它是指將檔案信息內容轉換為計算機所能識別的數字代碼的過程。檔案數字化通常包括檔案數字化輸入；檔案數字化轉換；數字化檔案接收。將傳統檔案信息輸入計算機，由計算機提供檔案信息為社會服務。
數字化閱讀指的是，將數字化保存的文件提取，進行閱讀。最重要的就是通過網絡進行檔案文件的檢索和查閱。如果能做到這一步就真正的實現了檔案數字化信息化的建設。
檔案網絡化是充分利用現代網絡技術，將各種數字化檔案信息融為一體，進行管理、傳輸、檢索和利用，真正實現檔案信息資源的共享。檔案網絡化管理改變了傳統管理模式下各類信息資源自立門戶、分而治之的狀態，它是檔案信息化的重要標志。現代網絡技術的快速發展，已經形成了融開放式與互動式于一體的信息網絡環境。在此環境下，一方面檔案作為一種信息，融入信息社會化的浪潮是必然趨勢；另一方面檔案管理可以突破傳統時空的局限，在空問上實現異地歸檔、查詢，在時間上真正實現全天候服務。
數字化檔案管理的好處：
1、提高整個部門的工作效率
實施檔案管理的信息化后，部門管理員工可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率。
2、提高整個部門的技術水平
企業的信息化、數字化、網絡化是發展的大方向，每個部門都這方面投入很多的精力。只有實現檔案工作的信息化，才能和礦業公司的發展相協調，適應不斷變化的外部環境。
3、有效的進行檔案的收集工作
檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動；檔案的分類、整編同樣需要付出辛苦的勞動，如果沒有一個好的管理平臺（管理工具），檔案的收集和整編只能是零星的和不完整的。
4、有效的為科研服務
檔案管理的信息化，將檔案在網絡上共享，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發，提高了研究院整體的工作效率和競爭力。
5、有效的為決策服務
科技檔案是研究院最寶貴的無形資產，是研究院投入大量資金、經過科技人員辛勤勞動，由檔案管理人員分類、編目，最終成為研究院的核心競爭力是研究院領導決策的依據。而文書檔案通常是由院領導親自起草，親自下發的，是領導決策的具體體現。所以檔案的信息可以更好的對檔案進行利用，為決策提供依據。
6、部門職能變保管為服務
檔案管理信息化以后，公司的無形資產（企業檔案，包括文書檔案、科技檔案等）可以在網絡上方便瀏覽（有相關的權限控制），為公司領導和設計部門提供優質服務，這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門，而是公司內部信息的信息中心。
檔案數字化技術是為了順應新時代新發展的時代潮流，是加強檔案管理效率提升的重要途徑，同時其也是目前檔案事業機構應值得推廣的一項先進技術。另外為了使信息數字化檔案的使用價值更為高效，相關檔案管理機構應該積極學習計算機信息應用的先進技術，從而使檔案資料的使用價值能更好的為社會服務。
參考文獻：
【關鍵詞】檔案管理；數字化；特征
檔案管理的數字化建立在現代網絡技術與檔案管理理念的基礎上，即為數字化的檔案處理，也是檔案管理工作由人為化向數字化的系統轉變。利用檔案管理的數字化建設可實現信息載體的革新，還可實現數字化檔案管理體系的建立。優化資源建設，規避物理載體儲存信息的弊端。全部以數字形式記錄于磁盤等計算機信息存儲器中的處理辦法，更有利于構建數字化檔案管理體系。其中數字化的檔案管理工作又可看作是信息化的收集與保管以及現代化的規章制度。
一、數字化檔案管理的特點
（1）經濟效益高。即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統紙質為載體的檔案信息。這樣不僅節省了占地面積，節省了保管費用。而且方便查閱，因此也避免了重復印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。
（2）辦公效率高。數字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進廠，退休，流動性等，要想準確了解統計這些情況，傳統的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進行查詢。數字文件通過網絡計算機管理，能夠準確地反映當前情況。數據查詢通過數字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數字文件實際上已經成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉變。
（3）檔案利用率高。由于傳統的檔案大都以紙質為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網絡的實現大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。
二、提高檔案數字化管理的建議
（1）提高檔案信息管理的創新服務意識。單位領導的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應該進一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數字化管理工作。在網絡信息社會條件下，檔案管理者應該充分認識到檔案數字化管理工作所面臨的嚴峻挑戰和新形勢，檔案管理工作者應該要加強自身的職業素養，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創新意識及服務意識。
（2）加強檔案管理人員數字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應該提高職業技能，進一步加強對數字化檔案信息系統的操作的技巧，應當鼓勵檔案管理者積極參加以計算機信息網絡數字化技術為核心的技能學習和培訓，并給予必要的支持。檔案管理者還應熟練掌握檔案專業知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進網絡信息數字技術精通的專業人才，并對在職員工定期培訓，使之成為檔案數字化管理的堅強后盾。基于此，不僅可以提高檔案管理團隊的網絡信息技術現代化技能，而且為檔案管理數字化的實施創造了良好的條件。
（3）推進檔案管理工作的標準化體系建設。檔案管理數字化的真正實現要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個檔案館所能獨立完成的，檔案信息數字化管理的真正實現，不僅要確保信息資源的共享，而且各級檔案管理主管部門要及時制定和更新檔案管理的標準規范，積極促進檔案數字化管理工作的有效實施，進一步加強檔案工作標準化體系的建立，實現檔案管理與時代和信息科技的同步發展。檔案數字化管理與傳統以紙質為載體的檔案相比，其最大特點就是能夠通過網絡迅速查詢，其流動性也更快。檔案數字化管理的實現有利于檔案管理信息資源的開發。隨著數字化檔案管理的不斷深入研究、創新發展，數字化檔案管理將徹底代替傳統的檔案給管理方式。
參考文獻：
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關鍵詞：檔案管理 數字化 應用
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）11（c）-0150-01
信息技術的發展對檔案管理工作提出了新的要求，為適應信息化發展和滿足檔案管理需求，提高檔案管理水平，改善服務質量，數字化技術被廣泛地應用在檔案管理工作中。傳統的手工檔案管理模式具有工作效率不高、檔案易破損且無法實現資源共享的缺陷，而數字化技術具有存儲空間大、誤差小、可實現資源共享等優點，將其應用在檔案管理中，能夠有效彌補傳統檔案管理模式的空白。
1 檔案數字化管理概述
檔案數字化管理是指通過網絡技術、掃描技術、多媒體技術、存儲技術和數據庫技術的有效結合，將檔案信息以數字化的形式存儲起來，最終構建一個使用效率較高的檔案信息數據庫，進而實現資源共享。檔案數字化管理主要是指對檔案原件和檔案數據的管理，檔案原件、掃描件和數據是數字化檔案的主要存儲形式。
2 檔案管理特征
2.1 日常網絡化管理
檔案日常網絡化管理能夠快速地進行信息的搜集、整理和移交等操作，檔案一旦受理，就能夠在網絡上對其進行綜合利用，這不但能夠充分利用信息，還便于檔案統計、檢索工作的進行，并節省一定的時間。網絡能夠將檔案中的文字信息和圖像信息有效地結合起來，借助網絡完成所用的工作，能夠最大限度地提高工作效率。
2.2 內容數字化
在傳統的手工檔案管理模式中，檔案內容以紙質的形式存放，它的內容和載體是一個整體，不可分割。而檔案數字化管理通過計算機設備、多媒體技術等將檔案以數字化的形式存儲，不但完整地保留了檔案內容，還實現了內容和載體的分離，檔案的實際載體作為初始依據保存下來，只要查閱存儲在計算機中的信息就能夠實現日常管理。
2.3 服務社會化
數字化技術在檔案管理中的應用，有效彌補了傳統手工檔案管理模式的空白，實現了資源共享。用戶只要通過計算機網絡就能夠自主、快捷查詢和下載自己所需要的內容，這種服務具有社會化的特點，代表著社會的進步。
2.4 全面服務
檔案數字化將文字和圖像存儲在計算機中，人們借助互聯網通過身份確認后，能夠在網絡上查詢到所有信息，這種以網站為載體的檔案管理模式，使得檔案服務呈現多元化、全面化。
3 檔案管理數字化建設幾種容易出現的問題
3.1 資料搜集和記載的漏洞
近年，社會各界更加關注檔案管理工作，相關法律法規也日益完善，然而在此之前的檔案資料搜集并不完整。另外，檔案信息的記載與實際情況也存在一定差別。
3.2 缺少服務創新理念
一直以來，檔案管理工作單純地停留在為用戶提供證明或者咨詢服務，缺少對檔案的實際利用效果的進一步分析，并較少研究信息資料上網服務的可行性，在一定程度上阻礙了檔案的開發利用。
3.3 條件制約
在原有的檔案數字化管理模式中，主要依靠手工操作，輔以計算機來管理檔案的原始載體，卻不是對檔案信息的數字化處理。計算機數據存儲、歸檔信息，導致無法完整顯示紙質材料中的全部內容，最終查詢的信息也缺少完整性。
4 檔案數字化管理措施
4.1 加強檔案人才的培養
創新是檔案管理人才需要具備的基礎素質之一，要實現檔案的開放、多元化發展，檔案人才需要更新觀念，不斷探索，勇于創新。檔案人才還應熟練操作計算機，具體是指能夠熟練地應用辦公自動化軟件、全面掌握現代通信、網絡技術，并能夠有效進行計算機設備的維護。另外，檔案人才還應了解自己行業檔案管理的基礎知識。加強對檔案人才的培訓和建設，使其掌握最新理念和技術，樹立積極的服務理念，增強業務能力。
4.2 規范檔案資料
滿足社會需求是數字化技術應用在檔案管理的根本初衷，若檔案資料信息殘缺、不完整，則會失去檔案數字化管理的價值，并會給用戶帶來不便。因此，要保證檔案資料的完整、準確、規范。
4.3 構建檔案標準體系，不斷完善
統一的標準和規范能夠約束檔案數字化管理工作的有序、規范進行。現階段，個別部門存在忽略檔案管理工作，缺少檔案管理標準化體系的現象，這阻礙了檔案管理工作的發展進程。
4.4 建立檔案信息數據系統
現階段，紙質檔案仍是主要實體，紙質檔案數字化制作方式是指借助計算機完成人工錄入或者使用掃描儀掃描，這種制作方式在有限的存儲空間內，能夠存儲大量的數據信息，真正實現了檔案全部內容的數字化。然而檔案記錄方式的多樣性削弱了計算機識別的真實性。另外，人工錄入又降低了工作效率，這縮減了數據信息的使用價值。對于通過掃描儀逐頁掃描，并繪制成圖形，實現了檔案初始文件的信息數字化。這種方式與人工錄入相比具有一定的優勢，能夠縮減數據信息的錄入時間，大大提高了工作效率，且誤差較小。因此，掃描儀掃描具有更廣闊的應用前景。
4.5 建立檔案信息傳輸平臺
檔案信息傳輸平臺，能夠顯著提高數據庫的利用效率，這主要是因為檔案信息只有在傳輸過程中才能最大限度地發揮自身價值。在檔案數字化管理中，檔案信息以數字的形式存在，而數字網絡系統是其傳輸數據的主要平臺，檔案信息傳輸平臺的建立，使得信息數據的遠程傳輸擺脫了時間和地點的束縛，這便于檔案信息的快速流動，并充分發揮了核心數據庫的功能。
5 結語
檔案的數字化管理已經成為社會發展的必然。雖然，現階段數字化管理過程中仍然存在一定的問題，但是與傳統的檔案管理模式相比，具有使用效率高、占用空間小等優點，它代表了社會科學技術的進步，并伴隨著國家相關法律法規的出臺和完善，將不斷創新檔案數字化管理模式，有效解決存在的問題，從而提高檔案數字化管理水平，充分發揮檔案信息的價值，使其更好地服務于人民群眾。
參考文獻
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[關鍵詞]城建；檔案管理；數字化建設
中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0178-01
前 言：在我國城市化建設水平不斷提高的當下，城建工作所涉及的道路橋梁、地下管線、房屋建筑和基礎設施等工程項目的數量也越來越多，給城建檔案管理工作到來了一定的挑戰。城建檔案作為城市發展進程研究的重要依據，傳統的紙質檔案管理方式已經無法適應現代化的發展需求，特別是在以互聯網為代表的信息時代中，無法滿足人們對信息實現傳遞和共享的實際要求，且存在調閱困難、占用空間大、管理效率較低等缺點，如何以計算機技術為依托，大力推進城建檔案管理數字化建設已經成為城市發展中的重要內容，因此必須要亟待解決的實際問題。
一、 檔案管理數字化概述
檔案管理數字化的實現是通過掃描儀、數碼相機等圖像采集設備，對原始紙質檔案信息進行完整的采集，進而形成能夠被計算機系統所識別的文件類型，最后存儲到磁帶、光盤等信息載體之中，以提高對檔案的管理效率，實現資源共享。檔案管理的數字化建設是一項復雜且系統的工作，主要涉及到了資料整理、數據備份、設備選擇、存儲與建庫、掃描錄入等多方面的工作內容，在科學技術水平不斷發展的現階段主要呈現出以下兩方面的的態勢：一是在全社會范圍內都開展了檔案管理數字化建設工作，在高校、城建、企業等各個行業領域中都嘗試了檔案管理方式的轉變；二是初步形成較為合理的管理體系，雖然紙質檔案仍是主要的保存方式，但數字化建設已經成為檔案管理的必然發展趨勢。
二、 城建檔案管理數字化建設的意義
（一） 符合時展的需要
在城市現代化發展的過程當中，推進城建檔案管理數字化建設，創新傳統管理模式，是是到發展的必然趨勢。依托計算機信息技術，在城建各部門中建立起檔案管理的數字化平臺，一方面徹底改變了以往分散式管理的模式，使得檔案的查詢統計等工作的效率實現了提高，另一方面又為檔案資料信息的共享提供了實現的可能。
（二） 利于城建檔案管理的規范化
推行城建檔案管理的數字化建設，將城市建設中的所有工程項目都納入到數字化管理的體系當中，通過網絡和數據操作技術等，按照統一的標準對城建檔案進行管理，確保了其工作的安全、準確和高效，使得檔案管理各項工作的開展都更加的規范化，從而為城市建設提供更好的基礎服務。
（三） 利于城建檔案的開發
城建檔案管理數字化建設，對于城建檔案的開發產生了極大的促進作用。城建檔案管理數字化建設為用戶構建了信息資料查詢的平臺，用戶只需要直接登錄到城市基礎設施建設信息服務平臺，就可以進行相關的信息搜集和業務申請，并與社會其他行業領域之間形成合作，進而形成了集成化管理的運行模式，實現了數字化資源的整合。
三、 城建檔案管理數字化建設的內容
城建檔案管理數字化建設是城市實現現代化規劃和建設的重要參考，對于城市的可持續發展具有著十分重要的現實意義，開展和完善城建檔案管理數字化建設的工作，應該對原有的思維定式進行突破，并從以下幾方面內容進行著手：
（一） 規范城建檔案管理數字化的指標和要求
規范城建檔案管理數字化的指標和要求是推動其工作開展的前提條件和主要方式，特別是對檔案資料信息的收集、整理、加工和存儲等一系列工作而言，進而實現對城建檔案管理的規范化和標準化控制。在參考國家和行業標準的基礎之上，對以下工作要求進行明確：①城建檔案信息資源的數據格式要保持一致，以保證信息傳遞的有效性，消除交流障礙；②城建檔案業務處理的要求要實現各部門的統一，特別是檔案數據統計口徑的統一設計，以保證檔案數據的實用性；③對檔案管理工作者的行為進行規范性指標的要求，盡可能的避免因人為原因而出現的工作漏洞，以保證城建檔案的安全性和真實性。
（二） 合理設計檔案信息數據庫存儲功能系統
城建檔案管理系統通常是由專業的軟件開發企業來承擔建設的，但是為了保證系統建設的科學合理性，其檔案管理部門的工作人員也應積極參與到前期的方案設計工作當中，使得管理系統的網絡建設中的硬件平臺和軟件平臺都具有穩定性和可靠性；其次，要對數據庫進行合理的設計，主要涉及到文檔庫、空間庫和影像庫三方面，且三者之間存在相互聯系，對其進行資料編碼，以保證用戶能夠準確的調取所需要的內容；再次要創建高效的檢索系統，利用多媒體技術對不同載體的檔案信息進行高效整合，實現對檔案資源的多層次開發，以保證檔案數據信息的安全性。
（三） 加大城建數字化檔案館建設的力度
城建檔案館的建設是實現城建檔案管理數字化建設工作中的重要環節，其是對城建檔案進行集中管理的主要場所，是社會資源消費的系統之一。數字城建檔案館的建設應該以信息資源的高效利用為最終目的，以數字信息系統平臺為途徑，以面向館內的“統一管理平臺”和面向館外的“統一門戶網站”為核心，實現信息服務從“被動”向“主動”模式的轉化。加大城建數字化檔案館的建設力度，實際上就是在城市中建立較為完善的信息化網絡，將城市建設項目、發展規劃等多方面實現綜合，在城市建設部門、審批部門和管理部門等實現資源共享和協調配合，實現城市科學合理化的未來發展。
（四） 發展城建檔案數字化管理的人才隊伍
檔案管理工作人員的自身素質和水平能力是影響其管理工作質量和效率的直接因素，因此為了保證城建檔案管理數字化建設的有序性，必須要建立檔案數字化管理的專業人才隊伍。一方面要通過開展多種渠道和形式的業務培訓活動，使得工作人員能夠熟練的掌握現代化信息技術，提高其運用計算機網絡平臺的技能；一方面要通過開展多種形式的教學教研活動，向其介紹最新的科技動態的應用現狀，以提高城建檔案管理人員的素質；另一方面還要對領導層人員的知識結構和領域進行更新，確保城建檔案管理數字化建設具備優秀的領路人。
結束語：綜上所述，城建檔案管理數字化建設是一項系統且復雜的工程，要想切實發揮出城建檔案管理的重要功能，提高城建檔案管理工作的效率和水平，就必須要轉變工作人員陳舊的管理理念，打破傳統紙質檔案管理的模式，從發展信息化人才隊伍、完善檔案管理制度體系、設計數據庫存儲系統等方面來實現城建檔案管理的數字化建設；當然，由于城建檔案管理數字化仍然處于一個探索的階段，還需要工作人員對其進行不斷的深入研究，以推動城市經濟的可持續發展。
參考文獻
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[關鍵詞]數字化；檔案管理；必要性
隨著社會的日趨進步，我國的檔案事業也隨之發展。從最初的手工檔案管理，到公文、檔案一體化管理，不僅繁冗、復雜，浪費了很多的人力物力以及存儲空間，而且不可避免的是紙質的檔案不能長期完好的被保存下來。新技術革命的到來，計算機的廣泛應用，使檔案領域進入電子時代。全國檔案信息化建設正在掀起新的熱潮，為檔案管理建設注入了新的活力，加快了檔案進入信息社會的腳步。檔案信息化是在加強檔案信息數字化管理基礎上，逐步向網絡化發展，通過網絡最大限度的開發利用已開放檔案資源，使之更好地為經濟和社會發展服務。
一、檔案數字化是信息時代的必然要求
檔案信息數字化是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。
（一）提高經濟效益
社會經濟的飛速發展使機關落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成了尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
（二）提高辦公效率
數字化檔案管理能夠使資料及時歸檔，盡快提供利用。以人事檔案管理為例最有說服力，由于其管理對象繁多，且具有很強的流動性，如職工人數、退休、調動等，要想正確統計，動態了解這些情況，按以往傳統管理方法，必須“歸檔”后才能查知，而通過網絡計算機管理的數字化檔案卻能準確反映當前的情況。同時數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。出于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供方便的信息控制中心。
二、實現檔案數字化管理的主要困難
由于檔案數字化管理在我國還屬于新興事物，并且在目前我國生產力水平不高，科學技術相對落后的條件下，數字化檔案管理還存在著各種問題，主要有以下四個方面。
（一）資源浪費
電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源浪費。“雙套制”保存是指將具有相同內容的紙質文件和電子文件一并保存。在—些單位的辦公自動化網絡系統中，各部門在網上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發紙質文件歸檔保存。這樣就形成了相同內容、不同類型的文件并發、保存的局面，造成了人力、物力、財力的浪費。
（二）電子文件歸檔困難
辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，各自為政，給電子文件歸檔造成困難。據了解，目前很多大型企業都采用了以電子計算機及網絡技術為基礎的辦公自動化系統，這一系統絕大部分是由本單位或上級主管部門設計的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統則是檔案行政管理部門為使檔案現代化管理標準化、規范化、實現資源共享而推廣的檔案現代化管理軟件。由于這兩套系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數據的收集和錄入造成了一定的困難。
（三）管理的長期保存有困難
電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優點，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數據易丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。
（四）數字化檔案的利用率不高
雖然辦公自動化系統推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當成一項緊迫的任務來抓，仍延續傳統觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計算機僅限于文字錄入、編輯和打印，成為名副其實的“高檔打印機”。人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網絡形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力、物力，而且使得電子文檔由于沒有得到合理的開發利用而造成雙重的浪費。
三、實現檔案數字化管理需要注重把握的環節
（一）建設系統工程，實現信息共亨
檔案電子化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案管理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統。由于各大型機關、企業日常工作中，每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統應采取雙服務器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢及文檔網絡上傳，達到資源共享的目的。
（二）建立橫向通道，銜接辦公系統
針對電子文件與紙質文件“雙套制”保存問題，建議在紙質文件和電子文件之間建立個通道，將電子文件和紙質文件以文本方式或映象方式共存，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規章制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度等，從而有效地保障數字化檔案建設安全、有序地開展。其中，尤為值得一提的是電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面應嚴把信息存儲載體的質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。軟件方面，要通過采用多級權限、密碼管理、多層結構、加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。
（三）建設專職隊伍，提高管理水平
人才是檔案信息數字化的保證，科技人才是檔案數字化建設的關鍵。檔案信息數字化是一項技術性很強的工作，這對檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作者除了掌握檔案基礎理論知識和檔案管理知識外，還應掌握計算機技術、網絡技術等現代技術知識。檔案管理部門一方面要積極引進具有計算機等專業知識的專門人才；另一方面要加大對現有檔案干部隊伍素質的提高，舉辦各種信息技術培訓班，為檔案工作者綜合素質的提高創造條件。盡快建立管理型人才為基礎，復合型人才為重點，高科技專門人才為骨干的檔案干部隊伍體系，以滿足檔案信息化建設的需要。
檔案信息數字化建設是一項復雜的系統工程，牽涉到技術、政策、法律、管理等方方面面，許多問題需要深入探索研究。我們必須抓住國家信息化建設和“加強信息資源開發利用工作”的契機，創新工作機制，加快檔案信息數字化建設的步伐，促進檔案信息化建設的進程，充分發揮檔案信息資源的作用，推動檔案事業的新發展。
參考文件：
[1]陳勇.論電子政務系統中的電子公文管理[J].辦公自動化。2006（9）.
[2]呂元智.數字檔案館信息資源建設管理研究[D].武漢大學，2004.
[3]李曙光.電子政務信息保障問題研究[D].湘潭大學，2004.
關鍵詞：電子政務 電子文件 電子文件中心 檔案
Abstract：As age advances,E-government's popularization and the development have produced the massive electronic documents. These electronic documents will be the final destination of the file. Electronic documents differ from files. It is must to establish a digital archives for the unification management. It is the electronic documents center.
Key Words：E-government; electronic documents; electronic documents center
[中圖分類號] G270 [文獻標識碼]A[文章編號]
目前信息技術和檔案管理理論的不斷發展，人們對電子文件管理的意識也逐步加強，并提出了文檔一體化管理的概念。按照文件的生命周期理論，電子文件的最后歸宿是檔案館[1]。電子文件與傳統的檔案資料有很大不同，它在計算機內部均是以數字編碼的形式存在的，即便是圖像或聲音信息，在存儲介質上也只是一些二進制編碼而已，對其進行管理也要有特別的設備，電子文件中心就是專為管理電子文件檔案而生的，是數字化時代的檔案館。
1電子文件的特點
1.1電子文件對設備的依賴性
電子文件從形成、傳輸到存儲都是通過計算機實現的，所以電子文件與計算機系統中的各種設備有著密不可分的關系，也可以說計算機是電子文件必不可少的前提和基礎，這就決定了電子文件對設備的嚴重依賴性。這一特性，對電子文件保管和長期保存帶來很多問題：例如設備發生故障、系統癱瘓，電子文件就讀不出來；技術設備更新時，不及時解決格式轉換問題，就無法讀取。
1.2電子文件信息與載體的可分離性
紙質文件的內容與載體是密不可分的一個整體，電子文件存放位置不是固定的存儲介質，而是可以變化，甚至從一種載體轉換到另一種載休，其內容卻不會發生任何變化。在一些對保密有特殊要求的網絡中，還采取把電子文件的內容分解后分別通過不同的路徑傳遞、存放在不同的地點不同設備的存儲介質上，只是在需要時才臨時把文件的內容裝配起來。一份電子文件沒有固定的載體，就很難通過載體來判定電子文件的原始性。
1.3電子文件載體的非直讀性
存儲在某種載體上的電子文件，在制作時是把可識別的文字、圖形等輸入計算機中轉換成二進制代碼來表示的，再加上信息密度極大，因此其內容不能直接觀看，只能是通過相應的計算機設備才能為人所看見。人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，所以也無法從字跡上分辨其某些特性。
1.4電子文件的易更改性
電子文件在起草過程中或作其它處理時的突出優點是增刪改十分容易，且改后不留任何痕跡。電子文件的易更改性給其歸檔后形成的電子檔案保管工作帶來了紙質文件所未遇到過的新問題，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。此外，網絡上傳遞的電子文件有可能被非法截獲或更改，為確保其安全、準確，需要我們在技術上做很多處理[2]。
2電子政務與電子文件的關系
電子政務是利用電子計算機和信息技術為主要手段，建成一個覆蓋黨政機構各部門和相關企業的信息管理系統，為領導決策和機關辦公提供服務，實現機關辦公自動化和決策科學化，從而提高辦公效率和管理水平。檔案的主要來源就是政府部門，不斷完善的電子政務帶來的是大量的電子文件，可以說是催生電子文件中心的主要力量，這給檔案工作帶來了新的機遇與新的挑戰。
政務電子文件的收集異常簡單、快捷，一旦文件形成后被確認為有保存價值，系統就會對其進行自動歸檔，通過網絡傳遞的形式，處于檔案部門的全面監控之下。因此，傳統的“解決檔案分散性與檔案要求集中利用之間的矛盾”在電子政務環境下，幾乎可以忽略不計了[3]。政務電子文件具有信息存儲的高密度性，采用了磁、光介質等新型載體材料，體積變小，儲密容量卻大大提高。隨著存儲技術的發展，電子文件的存儲密度將會繼續提高。超大容量硬盤、藍光光盤的出現，改變了以往信息存儲受制于存儲空間容量的局面。但是電子政務系統的安全管理體制尚不健全，并存在可攻擊點多、病毒干擾等問題。
3電子文件中心的建立
如何有效管理好這電子文件檔案，是數字化時代檔案館的重要工作。檔案工作是政府行為的一個組成部分，構建基于電子政務的電子文件中心本身也就是電子政務的一部分，可以實現電子政務建設與檔案管理的雙贏。
3.1電子文件的收集
電子文件的收集與積累工作必須從電子文件的形成階段開始，貫穿于辦公自動化或計算機輔助設計等電子信息處理工作的全過程。電子文件的收集積累往往是在計算機網絡系統上進行，由于記錄系統有自動記錄的功能，可用它來記載電子文件的形成、修改、刪除以及責任人、存入數據庫的時間等。計算機系統運行和信息處理過程中所涉及的種類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。用載體傳遞的電子文件，要按規定進行登記、簽署，更改處要填寫更改單，履行更改審批手段，并存有備份件防止出現差錯。
3.2電子文件的整理歸檔
電子文件的整理是指按照一定的原則和方法，將收集、積累的電子文件分門別類進行清理，為歸檔做好準備工作。首先是分類、標引與排序，使得電子文件存儲處于一種有序狀態；其次是建立數據庫，將電子文件分門別類地存入相應的數據庫中，并且切記任何環境條件下都要拷貝一份備份保存。
電子文件的歸檔是將應歸檔的經過整理的電子文件，確定檔案屬性后，從計算機或網絡的存儲器上拷貝或記錄到可移動的磁、光介質上并移交到電子文件中心，以便長期保存的工作過程。電子文件的歸檔必須按照相關檔案制度進行。
4電子文件中心對電子政務的影響
4.1電子文件中心是電子政務的后盾
在電子政務這個大環境下，如何收集整理政府及其職能部門在電子政務平臺上形成的電子文件，建立一個相對穩定、覆蓋面廣的文件資料收集絡和運行機制。確保各單位形成的電子文件“隨時形成、隨時收集、隨時”，將有保存價值的電子文件完整、安全、永久地保存下來，并提供利用，顯得尤為重要。而電子文件中心就是一個可以實現這些功能的系統，它是電子政務系統的堅實后盾。電子文件中心通過對電子文件的實時接收和采集，不僅能從源頭上控制和管理電子文件，還能進行全程跟蹤管理和服務。
4.2優化政府組織結構
傳統的檔案收集要通過各單位的檔案室開始，進而轉到上一級的檔案館，最終有的檔案還要轉到國家檔案館去，檔案機構是分布廣泛，從業人員也比較多。電子文件中心主要通過網絡進行收集電子文件，速度快，人工參與減少，從而使得小而全的機關檔案室顯得多余而低效，取消一些中間檔案機構成為發展的必然。因此，構建電子文件中心可以優化政府組織結構。
4.3電子文件中心有利于政府信息公開
實施電子政務就是要推進政務改革，提高政府的服務水平，按照WTO原則增強政府行為的透明度，實行政府信息公開。在電子政務系統中建立電子文件中心，對電子文件進行實時收集、恰當處理后，可以提供多角度的政府信息公開服務。一是現行電子文件可以把處理同一過程中形成的電子文件組織在一起，以文件全宗的形式提供服務；二是數字文件中心可以提供有層次的政務信息公開和信息服務，即不僅可以為社會公眾提供服務，還可以為電子政務系統和政府各職能部門提供個性化服務[4]。
結束語
建立電子文件中心，大多數工作都將是計算機自行處理，文件管理人員的角色主要是電子文件的審計者、監督者[5]。這要求在電子文件中心工程實施時不能忽視對文件管理人員的培訓，要通過對目前年紀輕、業務能力強的文件檔案管理人員的再教育和再培訓，為電子文件中心的建立與運作提供合格的人才。總之，電子文件中心的建立是一個涉及到人、財、物互動的系統工程，需要檔案學理論與實踐者共同探討、推動它的發展。
參考文獻
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數字化檔案的憑證價值，取決于元數據的整體性，如果對于某份數字化檔案的元數據整體中某一項元數據缺失，那么該份數字化檔案的憑證價值也就喪失。因此元數據的實施一定要標準化，要想保證元數據在實施中的整體性，只能依靠標準化。
1數字化檔案管理元數據需求分析的內涵
在現有的國際、國內、行業等標準的基礎之上，才能實現數字化檔案管理元數據的需求分析，這些是針對具體的數字化檔案類型、用戶、業務管理流程等采用科學的方法所進行的元數據模型中元數據功能項的設置分析及對其描述的過程。這個功能的意思是要基于元數據元素、元數據模型。根據這一定義，應該明確的是，數字化檔案管理元數據的需求首先是一種功能需求，需要確定需求分析的信息源并施以科學的方法。
2 數字化檔案管理元數據需求分析的信息源
數字化檔案管理需求分析的信息源，是以數字化檔案管理元數據需求分析的信息來源范圍為主要的另外包含權威性文獻、數字化檔案本身、用戶等。
就其本身而言的話，數字化檔案的分類豐富，有多媒體數字化檔案、視頻檔案、音頻檔案、圖像、圖形檔案盒數字處理檔案，因此，其信息源范圍可以是關于字處理檔案、圖像檔案、圖形檔案、音頻檔案、視頻檔案以及多媒體數字化檔案的管理元數據范圍的需求分析。
針對權威性文獻而言，權威性文獻可以分為法規、標準、政策、規范、最佳實現及理論等，因此，其信息源的分析范圍可以是國內外的有關文件管理、檔案管理和數字化檔案管理的法規、標準、規范、最佳實踐及理論中存在著的有關對數字化檔案管理元數據需求的分析。
針對用戶而言，信息源的分析范圍可以是對文件管理者、檔案管理者、數字化檔案管理者、計算機系統管理員以及數字化檔案利用者所提出的分析方法。
3 數字化檔案管理元數據需求的分析方法
在數字化檔案管理元數據領域中，對數字化檔案管理元數據進行需求分析，要采用科學的方法才能保證其分析的科學性和準確性。筆者認為，有兩類方法：一類是自上而下演繹分析法；另一類是自下而上歸納分析法。
3.1自上而下演繹分析法
3.1.1文獻參考法
文獻參考法，以“文獻”形式表述有關法規、標準、政策、規范等，以保證符合現行法律的規定，是從“文獻”的抽象到具體數據元的確定的方法。主要是從所涉及文件管理的文獻中概括出數字化檔案元數據的需求。美國匹茲堡大學的元數據項目是運用此法的主要代表項目，該項目主要研究文件管理的中憑證要求（簡稱《baC項目》）。
3.1.2理論推導法
從文件管理理論出發進行歸納演繹，以層層遞進的邏輯來驗證數字化檔案管理元數據的合理性，即是理論推導法。
目前流行的文件管理理論主要有：文件連續體理論、文件生命周期理論和文件運動理論。不論采取哪種理論作為我們的研究依據，都對數字化檔案管理元數據的需求均具有一定的指導意義。
以澳大利亞元數據研究項目《教育、研究與產業合作項目》（SPIRT project）為例，他們所制定的元數據主要依據澳大利亞所獨創的“文件連續體理論（records continuum thinking）”；而加拿大不列顛哥倫比亞大學研究項目《數字化檔案完整性保存項目（UBC）》則依據的是文件運動理論理論。按照我國目前的檔案管理相關理論，我們要采取在我國比較流行的文件生命周期理論。
3.2自下而上歸納分析法
3.2.1調查訪問法
通過對文件創建人員、文件管理人員等相關的專業人員等進行跟蹤訪談和數據分析，按照用戶的實際需要，在大數據的基礎上得出數字化檔案管理元數據需求。另外用到此方法的是在跨國聯合項目――文件永久性憑證性問題在電子系統里的應用（簡稱INTERPARPES）。
3.2.2流程實際法
按照檔案實際管理的業務流程為基礎，通過數字化檔案在管理過程中的運動為分析的切入點進行需求分析。研究者持有這類分析方法會認為文件管理流程和元數據是分不開的，所以，要理解元數據，就要緊緊聯系數字化檔案管理流程實際，值得注意的是，不是傳統的手工管理業務流程。
以上方法各有優劣，如文獻參考法，可以從宏觀上保證建立的數字化檔案管理元數據具有合法性和憑證性，但建立的標準過于寬泛；理論推導法，可以保證其合理性和系統性，但建立的標準偏向理論性，實用性不強；基于用戶訪問法建立的標準，其實用性和操作性較好，但缺乏完整性與系統性；流程實際法，即使具有可行和運用性范圍依舊被局限。所以說，數字化檔案管理元數據的需求分析時，需要綜合作用各類所學多種方法分析需求，而不是孤立、單一的只作用一種方法，這樣做才可能滿足數字化檔案元數據更全面和客觀的需求。
4關于數字化檔案管理元數據需求分析體系模擬建構
在以上探討數字化檔案管理元數據需求分析的內涵、信息源及方法的基礎上，筆者嘗試模擬建構需求分析體系。
首先，根據具體行業、應用領域的目標與特點，確定數字化檔案管理元數據需求分析的信息源；需求分析的信息源主要包括，文獻（規范、標準）、數字化檔案本身、用戶、數字化檔案管理業務流程等方面。其次，對需求分析信息源進行分類整理、審讀，綜合采用科學的方法對信息源進行分析，簡練出數字化檔案管理數據的需要并形成需求陳述。再次，針對各需求陳述進行元數據的提煉，將提煉到的元數據進行分類，再將具體的元數據納入到分析框架。最后，判斷元數據元素項的設置，形成數字化檔案管理元數據體系模型。
參考文獻：
[1]陰龐龍，何景武. 大型客機構型管理研究[J]. 民用飛機設計與研究，2009（S1）
關鍵詞：公路系統；檔案管理；創新研究；數字化研究
1 我國公路系統檔案管理工作中存在的問題
1.1 公路系統工作檔案管理的制度不夠完善
在我國公路系統工作的檔案管理體系中，檔案管理人員不重視檔案管理工作，認為檔案管理工作只是抄寫信息的簡單工作，導致公路系統工作檔案的總體制度混亂，而且對檔案管理工作人員進行制度管理的重要性缺乏相應的理解和重視，導致了公路系統工作檔案管理制度不夠完善，從而造成在公路系統檔案管理上出現漏洞，引發一系列的問題。在我國公路系統檔案管理中制度方面的問題主要是安全管理制度的不完善，我國公路公路系統檔案安全管理制度遠遠不夠健全，僅僅進行檔案庫的歸納與整理，不重視對數據庫的防護，缺乏嚴格有效的安全防護管理制度與之相配套。
1.2 公路系統檔案管理工作的防護管理力度不夠
現如今出現了各種各樣的新式檔案管理方案，電子檔案便是其中之一，公路系統檔案也利用這種檔案管理手段，但這都是建立在網絡與電腦的基礎上，網絡上是存在風險的，簡單的檔案防護會導致網絡上的病毒與黑客進行攻擊，我國現有的公路系統檔案工作安全技術不全面，缺少在保密方面的安全防護技術，在查殺公路系統工作檔案系統本身的漏洞技術方面也存在著不足。前幾年的公路系統檔案管理還止步于人工手寫的方式，現如今科技發展速度增快，檔案管理中也需要相應增加了信息技術的因素，但是對公路系統工作檔案管理人員的技術培訓還沒有達到專業的地步，導致公路系統工作檔案管理的系統安全防護技術不足。
2 探究加強我國公路系統檔案管理工作創新的手段與措施
2.1 公路系統檔案管理數字化是創新的必要措施之一
近幾年來，我國的網絡技術與計算機技術不斷發展，誕生許多新的產物，公路系統工作的檔案管理就是其中之一，公路系統檔案管理利用互聯網上現有的資源與空間，對公路系統的名額與文件條例進行整合與共享，形成網絡上的公路系統檔案管理，方便公路系統部門的工作需求，但是互聯網作為公共平臺，會存在公路系統信息丟失盜竊的現象，所以現如今對公路系統檔案管理數字化的主要任務是建設網絡信息安全防護管理，保護公路系統檔案安全與用戶的信息安全。
2.2 建立健全我國公路系統工作檔案保護管理的制度
穩定的檔案管理機制必須要有健全的管理制度作為保證，由公路系統部門內部專門的管理機構進行檔案管理的保護，對檔案管理的工作人員制定有效的管理制度，在執行過程中嚴格遵守規章制度，這樣才能使檔案保護管理的可靠性大大增強。公路系統應該設立專門的技術部門負責檔案系統內部的安全管理與漏洞維護，并建立檔案保護管理培訓班，對檔案保護管理人員進行檔案保護意識的培訓工作，使得檔案保護管理達到與國際同步的水平，健全檔案保護管理制度有利于對公路系統內部檔案管理人員形成制度上的約束，推動檔案保護管理機制的建設。雖然健全檔案保護管理制度有利于公路系統檔案管理的安全，但是更重要的是數字化檔案管理專業技術的合理運用，配合檔案管理人員嚴格的技術審核，使我國公路系統工作的檔案安全管理可靠而穩固。
3 探究我國公路系統檔案管理數字化的問題及措施
3.1 分析我國公路系統檔案管理數字化過程中存在的問題
3.1.1互聯網本身存在著威脅
互聯網本身作為一個用戶交流體驗平臺，是開放式的交流系統，本身的安全防護系統很薄弱，對現有的互聯網威脅很難起到根本性的作用。互聯網的網絡協議在設計時的目的只是為了進行更方便的用戶體驗，而對互聯網本身的安全方面考慮不全面。隨著網絡技術的快速發展，網絡協議的漏洞也隨之顯現出來，互聯網的用戶急劇增加，導致對互聯網用戶的信息安全難以保障，逐漸暴露的漏洞使得一些黑客與不法分子對公路系統檔案信息進行竊取，導致公路系統檔案的信息丟失，嚴重的還造成了經濟損失。
3.1.2公路系統檔案管理數字化本身的安全防護技術不全面
現如今在國際上存在各種各樣的檔案管理數字安全防護技術與手段，我國也在積極的引進這類技術。我國原有的公路系統工作中檔案管理的安全技術不全面，缺少在用戶方面的安全防護技術，在查殺公路系統工作數字系統本身的漏洞技術方面也存在著不足，前幾年的檔案管理數字技術還屬于先進行列，但是由于近幾年來互聯網用戶的急劇增多，導致公路系統檔案管理工作的系統安全防護技術不足，影響了正常的檔案管理工作，對公路系統檔案的數字系統破壞很大，所以引進優化公路系統檔案管理安全防護技術的改革迫在眉睫，保護公路系統工作的數字系統安全是當下的核心問題。
3.2 探究強化我國公路系統檔案管理數字化的措施與對策
3.2.1要強化公路系統檔案管理數字系統的網絡安全防護意識
現如今我國的公路系統中數字信息安全防護手段多偏向于技術方面，而忽略了對公路系統檔案管理人員與廣大用戶的安全防護意識的強化。強化安全意識一直以來都是數字系統安全建設的重要手段與步E，公路系統檔案管理的數字化是為廣大網絡用戶提供了方便的網絡體驗，一旦公路系統工作的數字網絡安全受到威脅，廣大網絡用戶的公路系統信息安全也會面臨著威脅。強大有力的網絡安全防護技術系統固然有著重要的作用，但是也需要管理人員敏銳的安全意識以及網絡用戶的防范安全意識來配合使用，所以公路系統檔案管理工作的數字化應該對下屬的工作管理人員進行定期的安全意識培訓工作，提高檔案管理人員的安全意識，更好的利用公路系統數字系統的網絡信息安全防護系統進行防范危險，為進行更好的公路系統檔案管理工作做出貢獻。
3.2.2全面完善我國公路系統檔案管理的數字化技術
在我國的公路系統檔案管理數字系統中，包括管理人員的訪問控制程序，檔案信息的加密程序，以及掃描漏洞的防漏程序。管理人員訪問控制，是公路系統檔案管理數字系統的第一重保護鎖，它能夠辨別用戶是否有資格進入公路系統檔案庫，很好的實現了對公路系統檔案的管理與控制，從根本上減少管理人員方面對公路系統檔案系統的威脅。檔案信息加密技術，是應對公路系統檔案信息遭受盜竊的一種安全手段，通過加密技術，可以防止非公路系統部門內部用戶對公路系統檔案數據的竊聽，防止不法分子對公路系統檔案信息的破壞，是非常穩固與常用的檔案保護手段，檔案管理人員要時刻注意數字系統的正常運轉情況。最后是檔案系統漏洞掃描修復的技術，在公路系統檔案系統運轉到一定的程度與時間要對檔案管理系統進行系統漏洞掃描，并對出現的漏洞進行修復，保證檔案管理數字系統整體的完好。通過這幾項技術，保護公路系統工作的檔案管理正常進行。
4 結束語
我國公路系統檔案管理需要加以高度重視，對于檔案管理中的問題需要妥善處理，并積極進行創新工作，數字化是我國公路系統檔案管理的重要創新手段，因此要積極進行網絡安全技術的更新換代，保證我國公路系統檔案管理工作的順利進行。
參考文獻
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