時間：2023-05-29 16:02:12
導語：在檔案管理基礎與實務的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
摘 要 基建會計在基礎建設領域內廣泛應用的一種專業會計，是我國社會主義會計的重要組成部分。而基建會計中的檔案管理服務于我國的基礎建設，對發展社會主義經濟具有非常重要的作用。本文旨在對基建會計中檔案管理的現狀及存在問題進行分析，并進一步提出在實務操作中加強基建會計檔案管理的有效措施。
關鍵詞 基建會計 檔案管理 現狀及存在問題 措施
一、基建會計檔案收集管理范圍
根據我國的《會計檔案管理辦法》，會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報表等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：第一，會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證；第二，會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿；第三，財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告；第四，其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
二、基建會計檔案管理的現狀及存在問題
與企業會計、行政事業單位會計等一般的專業會計相比，基建會計具有其特殊性。最主要的特殊性體現在會計主體的特殊上。一般專業會計的會計主體一般均為法人主體，但基礎建設會計則以一個獨立會計核算的建設項目作為會計主體，來反映和監督投資項目的資金來源、項目資產的形成和運用情況。基建會計核算的特殊性及有些單位的主管財務人員對基建項目的業務核算掌握不透徹，對基建會計的核算工作無從下手。根據基建會計檔案管理的收集范圍，會計核算工作的障礙也會給會計檔案的管理工作帶來問題
（一）忽視收集與管理
根據我國的《會計檔案管理辦法》，各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。然而在實務操作中，一方面由于部分財務人員對基建會計知識、規定較為陌生，一旦企業發生了基礎建設項目，對會計核算業務就無從下手，不能及時與施工隊伍核對往來賬目；另一方面由于財務人員意識上沒有跟上，對檔案管理的重要性認識不足，未能及時收集材料，更談不上最資料進行認真歸檔，對發生的混亂現象聽之任之。兩方面的原因造成基建會計的檔案管理的混亂、不規范，嚴重影響了基建會計的正確反映。
（二）檔案管理不規范
在上文中已經提到大多數企業都沒有專職的會計檔案管理人員，一般均為企業會計來兼任檔案管理人員。一人分擔兩職，導致會計檔案整理歸檔不及時、管理滯后和混亂，欠缺規范性。檔案管理的混亂，最嚴重的后果就是查找困難和會計憑證丟失，對于基礎建設來說，業務支出多數都較為龐大，一旦原始資料丟失，影響項目的真實核算，造成的經濟影響是十分慘重的。另外，《辦法》規定各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損和泄密。這對大部分企業來說，也是沒有做到的。
（三）檔案管理制度不健全
企業基建會計的檔案管理制度主要是參考2001年財政部、國家檔案局聯合制定的《會計檔案管理方法》。雖然《方法》中對我國企事業單位的檔案管理作出了詳細的規定，但在實際運行過程中，許多企業的財務部門并沒有制定具體的管理辦法，管理制度并沒有形成。甚至都沒有一個專業的檔案管理人員，會計人員兼任檔案管理，檔案的存放就隨隨便便的與雜物堆放在一起，沒有設定專門的檔案室。而對會計檔案電算化管理，也沒有制定相應的管理方法，電子文件、數據等散落在各部門人員的計算機中，沒有形成磁介質的會計檔案。
（四）檔案管理人員業務素質不高
財務人員對基建工程情況了解較少，導致基建工作于財務的鏈接不揭秘，直接影響了基建會計核算的質量。有一些工程已開工并支付了首期工程款，財務人員還沒有收到該項目的工程批復、設計批復、施工合同等材料，那么就只能根據經驗來進行核算，這必然會使得平常的核算與竣工時“工程概預算執行情況表”的概算項目核算不能完全匹配，報表的準確性得不到保證。根據錯誤的報表編制的會計檔案準確性肯定會受到影響，結果并不能準確反映真實情況，項目建設中財務監督的作用沒有得到發揮。
三、加強基建會計檔案管理的措施
（一）提高思想認識，安排專人負責基建會計檔案的管理工作
對企業來講，不管做什么事情，領導重視關鍵。基建企業會計檔案管理工作之所以會出現管理混亂、不規范、業務人員素質低等問題，歸根結底是企業領導對檔案管理的重要性認識不夠，在人力、財力、物力、時間諸多方面沒有給與檔案管理必要的投入和支持，檔案管理制度處于缺失狀態。所以，做好基建會計檔案管理工作的當務之急就是提高企業領導和財務人員的思想認識，使其充分認識到檔案管理工作的意義所在。安排專職人員負責檔案管理，同時根據基建項目的規模分配相關責任人的工作，保證會計資料的收集、整理、歸檔有序進行，并做好財務檔案的日常管理、查閱接待、登記等工作。只有領導重視財務檔案的管理工作，底下的財務人員的檔案意識才能得到強化，工作態度才能更加認真負責，才能自覺的按照企業檔案管理規定，積極主動地做好檔案收集整理工作。因此，提高領導及財務人員對會計檔案管理工作的認識，增強對其的重視程度，是會計檔案管理工作順暢進行的重要保證。
（二）建立內部相關職能部門網絡平臺，實現基建會計檔案信息化管理
隨著計算機的高速發展，電算化會計在企業的應用越來越普遍，財務檔案信息化和檔案工作現代化是現代檔案工作的大勢所趨。對基建會計而言，規模大、工期長，資金往來頻繁，會計核算不同于一般企業會計，會計核算對基建項目起到關鍵的財務監督作用，因此，做好基建會計的檔案管理是非常重要的。首先，應明確基建會計信息化管理的主要內容：1監督、保證按要求生成各種檔案；2保證各種檔案的安全與保密；3保證各種檔案得到合理有效地利用。[1]其次，加強會計信息化檔案的安全管理制度。這主要是指：1檔案管理的權限設置，要明確哪些人進行維護操作，防止數據和軟件的非法刪除和修改；2重視操作日志管理，通過對操作日志的管理，檔案管理人員可以清楚地掌握查閱人員對檔案的使用情況，一方面可以監督、控制非法操作，另一方面對發生的錯誤進行追蹤，以便對破壞的數據進行及時修復。
（三）根據實際情況，可適當延長基建會計檔案在財務處的保存時間 [2]
根據我國的《會計檔案管理方法》規定，財務檔案在財務處存放時間滿一年后就應該進行檔案移交，而基建項目的特點之一就是工期較長，一般來說一個基建項目兩年之內基本上完工并決算完畢，原財務處可臨時申請檔案室延長基建會計檔案的保存時間，筆者認為基建項目會計檔案在財務處的保存時間可以適當延長至兩年。基建會計與事業會計實行不同的會計準則，在會計處理上表現為分開的兩套賬，在裝訂成冊、編號等問題上兩者互不影響，并且延長基建會計檔案的移交時間也不會對事業會計檔案的移交期限產生影響。這樣一來，不但沒有對企業造成不好的影響，反而方便了基建會計人員的查賬工作，大大提高了基建會計的工作效率，為企業領導提高及時、準確的基建項目財務信息。
（四）建立健全基建會計憑證的管理制度，提高會計檔案管理人員的業務素質
對檔案管理而言，最重要的就是準確、完整、安全以及查閱方便。因此，建立健全基建會計檔案管理制度，理應從做好這幾個方面的工作著手。在遵守相關法律、法規規定的基礎之上，基建會計根據基建項目的特點制定適合本企業發展的基建會計檔案管理制度，如基建會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱保管期限、移交時間等。原則上，基建會計檔案不得隨便對外借閱，未經負責任同意，更不能對外泄露基建會計檔案的內容，否則，應追究相關人員的法律責任。如果由于司法需要或者經負責任同意，需對外借閱基建會計檔案時，必須履行登記手續。
一些企業的財務人員對基建會計知識的欠缺，影響了基建會計的順利核算，進而影響基建會計檔案的管理工作。針對此情況，企業有必要采取必要措施（如相關的培訓或是提高對應聘人員的業務要求等）提高基建會計人員、基建會計檔案管理人員的業務素質，以保證基建會計檔案管理工作的順暢進行。
青海省心腦血管病專科醫院 青海西寧 810012
[摘要]為了充分發揮現代醫院檔案管理工作的作用，使之朝著有特色、有高度的方向發展，進而更好地為醫學研究事業服務，造福于民，本人結合自己的工作經驗，撰寫此文。本文在分析現代醫院檔案管理工作現狀與問題的基礎上，闡述現代醫院檔案工作的創新思考。
[
關鍵詞 ]醫院；檔案管理；創新
引言
我們所說的醫院檔案指的是醫院的工作人員在其日常工作中逐漸形成的各種各樣的門類或載體的檔案，可以是電報、圖表、簿冊、書信、盤片等。我們都知道醫院的醫療檔案是一個醫院最寶貴東西，如果能夠將其管理好，不僅可以促進醫院的建設，而且對醫院中的領導進行有效決策起著不可替代的作用。創新醫院檔案管理工作，可準確把握現代醫院的發展趨勢，及時調整醫院發展策略，促進現代醫院又好又快發展。
一、醫院檔案管理工作現狀與存在的問題
1、現狀
隨著社會的發展，醫院中各項工作不斷完善，人們越來越認識到現代醫院管理工作的重要性，日新月異的醫院改革逐步深入。醫院中的工作人員對醫療檔案管理的認識日益提高，與此同時，醫院檔案管理的相關政策不斷完善，不僅對醫院檔案管理加大了工作的投入，而且對相關人員開陣培訓，這都在很大程度上提高了醫院檔案管理水平。醫院檔案管理工作的成績有目共睹，但是它依然存在一些問題，有待我們解決。
2、存在問題
第一，檔案意識弱，檔案利用率不高，醫院中檔案管理的工作人員，尤其是醫院領導，對檔案管理的意識極弱。對于他們而言，醫院的經營更重要，以致很多人忽視對醫院檔案的管理，這促使醫院檔案利用率低，更談不上開發。
第二，檔案管理格局較混亂。一般而言，醫院檔案管理由綜合檔案室負責，但是由于受到醫院行業管理辦法的限制，管理會計檔案、科技檔案、文書檔案、部分音像檔案和實物檔案只由綜合管理室負責，然而，一些重要的、具有代表性的檔案由各個業務部門管理。一個醫院中實行多個部門同時管理檔案的格局，這不僅會導致醫院檔案管理缺乏統一的管理標準，而且會使各部門根據自己的認識與理解采用不同的方式進行管理，最終在整個醫院中營造一種管理混亂的氛圍，不利于醫院的長遠發展。
第三，檔案管理工作人員素質整體偏低。據調查，大部分醫院管理工作人員學歷偏低而且并非專業出身，大部分老師缺乏管理檔案的知識，以此同時，醫院不重視對管理檔案人才的培養，這就使得絕大多數的醫院檔案管理人員的管理素質偏低，主要體現在他們的思想觀念與管理水平落后，不能滿足醫院檔案管理工作的需求。
第四，檔案管理設備投入不足。一部分醫院的用房緊張，他們便擠兌檔案庫房，使得檔案庫房的面積不能使其正常運營。再加上，檔案管理設備陳舊與管理技術落后，不能滿足檔案管理工作的有效開展，嚴重制約著醫院檔案管理工作的進一步發展。
二、現代醫院檔案管理工作的創新思考
1、管理理念的創新
隨著社會的不斷發展，醫院檔案管理工作的要求也逐步提高，如何建立一個科學有效的醫院檔案管理理論成為我們研究的焦點之一。檔案管理學理論應該在適應當代科學理論的發展規律的基礎上，揭示檔案管理的本質的理論，為了使其升華，可以運用現代化的科學技術，建立并完善醫院檔案管理的制度。創新的管理理念，不僅有助于檔案管理工作人員采用新的觀念解決實際問題，而且可以在很大程度上提高實際工作的效果。
2、管理機制的創新
隨著社會的發展，一些新問題，新情況不斷涌現，一部分現有的管理機制已不再適應醫院的發展，甚至在一定程度上阻礙著醫院的進一步發展。為了進一步提高醫院檔案管理水平，檔案管理人員要認真反思自己的工作，檢查哪些機制是需要完善的，哪些機制是完全不對的，哪些機制有待建立等。例如，在采用電腦管理檔案的情況下，一些卡片檢索已失去其現實意義，我們就沒有必要花費大量的時間去整理，我們可以把大量的精力花到更有意義的事情上；當今社會信息更新迅速，我們是否要堅持滿30年的文件才可以向外開發的規定，結合本人自身的工作經驗認為，在不涉及醫院機密、個人隱私的情況下，很多信息資源是可以共享的，這些信息在一定程度上可以為醫院的發展服務。管理機制創新，不僅可以延伸檔案管理的范圍，而且有助于實現其真正的價值。
3、檔案服務的創新
檔案服務的創新，要求檔案管理工作者樹立起服務意識，改進服務的方法，進而強化服務功能，本人結合自身實踐總結出以下幾種創新服務。第一，做足檔案征集工作。在管理檔案的過程中，要保證數據信息的安全，在此基礎上，整合信息資源，使醫院中的電子檔案、醫療收費系統、醫院的財務數據、醫院積累的病案、醫院相關輔助科室檢查的數據以及醫院附屬下的社區居民健康檔案等電子數據庫都包含其中，使得工作人員查詢相關檔案時更加方便。第二，把工作的重點轉移到檔案服務管理上面來。醫院在重視管理的同時兼顧服務，促進檔案管理在信息管理與服務方面的作用得到充分發揮。第三，主動開展業務指導。把以前接受各部門歸檔的材料變為主動到各部門開展指導檔案整理工作，依據檔案管理的要求適時對醫院的重點項目開展跟蹤調查，及時收集相關材料，預防材料丟失。創新醫院的檔案服務，不僅讓醫院檔案管理工作更加務實，讓更多的人受益，還讓其變得更有意義，實現其真正的價值。
結語
當今，市場經濟迅速發展，醫院檔案管理工作在醫院管理的作用更加重大，只有在充分了解當代醫院檔案管理工作特點基礎上，依據醫院對檔案管理工作的要求，不斷創新工作方法，才有可能發揮其真正的價值，促使該醫院朝著更好的方向發展，更好地造福于民。
參考文獻
關鍵詞 ：水利工程 竣工資料 整編與管理
引言：
水利工程竣工資料是指在水利工程建設管理工作中直接形成的、有保存價值的各種表格、文字、圖紙、圖片、報告等不同形式與載體的各種記錄。它真實的反映了整個施工過程的歷史，它是工程驗收與工程管理運行的重要技術文獻資料，也是衡量施工質量的重要依據。在建設過程中，工程資料主要用于質量評定、竣工驗收，有時還會對工程索賠與反索賠提供重要的證據性資料。項目建成后，竣工資料對于工程的運行管理具有重要的作用，是工程運行、改擴建等工作的重要依據。因此，作為建設單位，做好工程竣工資料的整編，將為水利工程的建后管理提供可靠依據。下面筆者根據自身多年工作經驗，就工程資料的收集、歸檔與管理談幾點粗淺認識。
一、 系統完整的資料收集是做好整編工作的前提
在一個水利施工項目中，資料的內容涵蓋量較廣，必須了解資料形成的程序，在收集時，明確哪些是應該的以及清楚一個水工項目資料所囊括的內容都有哪些，才能更加完整準確的整理好竣工資料。竣工資料的歸檔范圍包括工程建設項目提出、籌備、勘探、設計、施工到竣工投產等全過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等資料。歸檔關鍵要注意其完整性、準確性、系統性。一般來說，水利竣工資料歸檔應從項目的立項、可行性研究、初步設計階段、施工圖設計階段施工建設階段、竣工驗收階段及與項目建設有關的批復文件，參考資料等方面著手。對一些中小型水利工程，可在工程結束后，一次收集整理歸檔，而對于大型水利工程，由于規模大，投資大，周期長，就應該按可研前期準備，設計、施工和竣工驗收等幾個時期進行同步歸檔整理。
二、科學規范的資料歸檔是做好整編工作的關鍵環節
（一）應據不同的資料形式建立不同的資料庫（分類）
隨著檔案內容不斷豐富，各種載體不斷出現，應該根據不同的資料形式、載體形式，建立不同的資料庫，包括：對工程建設中的評定表格、檢驗表格、施工日志等各種資料，可直接建立保存到相應的資料目標（文件夾）;對于照片、圖紙、攝像等資料可通過數碼相機、掃描儀、數碼攝像機傳入計算機，存入相應的資料庫;對于工程文件，如：工程建設的有關單位批文、工程批復文件、征地用地批文等，用掃描儀可對文件原件進行掃描，存入相應的文件夾中。
（二）電子檔案不可缺少
竣工資料歸檔是應有全套分類清晰、過程完整的文件檔案電子版。電子檔案中的工程照片按各階段形象進度、重要會議、現場監理工作照、檢查驗收、領導視察以及竣工后的工程全貌共6類分夾存放，并且每張照片應在文件名后進行標識說明。
三、 嚴謹規范的資料管理是做好資料整編工作的重要保障
竣工資料從完整的收集到規范的歸檔，最后交付檔案管理部門，形成便于今后查詢利用的科技檔案資料，對于工程管理部門，整編工作由此告一段落，但是對于建設單位而言，完整的資料整編并未結束，還涉及到對收交的資料進行系統、規范的立卷和管理。
（一）嚴格遵守資料管理制度，按要求進行立卷、歸檔
水利竣工檔案管理過程中，建設單位須建立健全檔案收集、歸檔、借閱、鑒定、銷毀等各項規章制度，把水利工程技術檔案工作進行分解，責任落實到人，確保水利工程技術檔案的完整、準確、系統和規范，使水利工程技術檔案達到標準化。歸檔的竣工資料應嚴格按照水利部《水利科學技術檔案管理規定》，及時進行分類、編目，對保管期限進行科學合理的劃分，同時加強對水利科技檔案的保密管理，建立健全保密制度。
（二）加強檔案人員培訓，提高檔案人員業務技能
目前，按照統一領導，分級負責的管理原則，許多建設單位建立了綜合檔案室專職檔案員和各部門兼職檔案員各負自責的管理體系。在實際工作中，往往存在檔案專業與工程技術專業的知識對接不夠理想的情況。對于專職檔案員來說，在工程技術專業知識方面有所欠缺，在立卷歸檔時對保管期限等要素的劃分上容易憑主觀或經驗而定，影響了立卷歸檔的科學性。而對于兼職檔案員來說，欠缺的可能是檔案專業知識，在資料收集時容易遺漏，資料整理時雜亂無章。因此，需要根據檔案管理的實際情況，進行檔案整理實務操作培訓及各層次檔案專業技術培訓，對專職檔案人員加強計算機應用、軟件操作等業務知識培訓，加強檔案編研、基礎數字匯編等業務能力的學習培訓;對兼職檔案人員進行檔案收集、立卷整理等方面的知識培訓，使專職和兼職檔案人員逐步實現專業的對接，提高檔案人員的實務操作能力和電子檔案管理技術水平。
（三）注重對檔案管理硬件設施的投入和維護
首先檔案庫房的設計與建設應該滿足資料存放的防火、防盜、防曬的標準要求，配備必須的通風設施、防潮機或去濕機，保持庫房溫度、濕度等各項指標均達到標準要求;其次添置檔案專用柜。目前，有相當的建設單位的檔案柜還是老式的木質柜，不符合檔案資料管理的要求，特別是防鼠、防火的要求無法保證。因此，需要加大經費投入，購置符合檔案存放要求的鐵皮柜或者密集柜，包括存放聲像檔案資料的防磁柜，存放圖紙資料的底圖柜等。第三，應該配備檔案現代化所必需的計算機、掃描儀、刻錄機等辦公設備。隨著計算機和網絡技術飛速發展，原有的傳統檔案管理工作的調整勢在必行，應該充分利用縮微技術、光盤技術在檔案管理中的作用，加強電子檔案的管理，實現檔案信息收集、管理、儲存、檢索等過程的標準化、數字化、網絡化管理。
四、 結語
水利水電工程施工資料全面體現了工程實體質量狀況、過程管理與質量控制情況，是工程永久性技術文件，是工程竣工驗收的必備條件，是工程交付使用后進行維修、改建、擴建的重要依據。隨著城建檔案數字化管理工作的逐步推進，水利水電工程施工資料的記錄、計算、統計等工作將逐步應用計算機進行，這就對施工資料編制和管理提出了更高的要求。因此建設單位管理層、資料管理操作層要高度重視這項工作，使水利水電工程施工資料的收集、整理、著錄、歸檔等編制和管理工作達到規范化、標準化。
參考文獻：
關鍵詞：檔案信息化；網絡化；服務
1 開展檔案信息化建設的成功經驗
1.1 把檔案信息化納入單位信息化建設的總體目標
《全國檔案信息化建設實施綱要》明確把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程。信息化建設開創初期，即將檔案信息化納入單位信息化建設的總體目標，為檔案管理配強專業設備、專業軟件，開展檔案人員的計算機操作培訓，并率先在全國檢察機關中開發了帶有檔案管理模塊的辦案信息系統。在每兩年召開的單位信息化工作會議中，始終把檔案信息化作為信息化建設的重要內容，專題回顧，認真展望，使加強檔案信息化建設的認識深入人心。
1.2 檔案信息化基礎設施建設初具規模
近年來，在辦公用房緊張的情況下，我單位始終高度重視檔案管理工作，專門建設了檔案管理的專用庫房。整個檔案庫房設計引入了先進的檔案管理理念，管理系統采用自動化的密集架管理系統，庫房的溫度、濕度控制均可由樓宇管理信息集成系統（BMS）直接控制；并配備了專用空調設備，保持檔案保存要求的恒溫、恒濕條件。整個基礎設施的不斷加強，為我單位檔案信息化建設的進一步發展奠定了堅實的基礎。
1.3 檔案管理應用系統建設初呈網絡化
檢察機關的檔案按照國家有關規定，主要分為七類：訴訟檔案、文書檔案、聲像檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、榮譽檔案。目前，我單位的文書檔案歸檔軟件采用神夾軟件，采用B/S構架，實行文書檔案的網絡化目錄級管理；訴訟檔案歸檔采用我單位自行開發的檢察業務辦案軟件，跟訴訟流程保持同步，有效地提高了歸檔效率。以上兩個軟件今后均可與密集架管理軟件實現無縫連接，并通過應用軟件開啟或關閉密集架。聲像檔案的研發工作也已進入實戰階段。上述三類檔案的軟件實現，初步構建我單位立體化、網絡化的檔案管理應用體系，為深入應用、檔案信息資源開發打下了良好的應用基礎。
1.4 檔案信息化配套機制初步完善
1.制定了較為完善的規章制度。為了加強單位檔案信息化工作，先后制訂并實施了我單位訴訟檔案立卷歸檔暫行規定等文件制度，保證了檔案信息化工作持續、健康、穩步的向前發展。
2.形成了全員參與的工作局面。訴訟檔案歸檔軟件的開發和應用，改變過去少數人參與歸檔的局面，使檔案信息化成為全員參與的工作。檔案信息化的質量直接由內勤、書記員、檢察官等所有訴訟流程參與人員決定，而且環環相扣，責任更加明確，促使人人參與。
3.形成了與技術部門相互依托的銜接機制。基層單位檔案室和技術部門在開展信息化建設的過程中，客觀上存在著技術上、工作上相互依托、優勢互補的關系。檔案部門具有檔案專業知識的專業人員，是信息資源的匯聚地，具備一套完整的信息收集的機制和體制，是技術部門開展信息化建設所要尋找的理想的合作伙伴。而檔案部門在開展檔案信息化建設中，設備、人員等技術力量都較為薄弱，必須依托技術部門的信息技術裝備和計算機專業人員，兩者形成一種緊密合作、優勢互補的態勢是檔案信息化建設成功的要件之一。我單位檔案部門和技術部門通過多年合作，基本實現了所有檔案的案卷級目錄機檢、部分檔案的文件級目錄機檢和部分檔案的全文機檢，積累了大量的電子信息，也積累了電子檔案生成、整理、移交、歸檔、利用等實踐經驗，為我單位檔案管理的高效優質運行提供了技術保障。
2 對今后開展檔案信息化建設的展望
2.1 總體規劃，分步實施
檔案信息化在我國是一項新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個檔案現代化、信息化的指標體系。國家檔案局《全國檔案信息化建設實施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設為核心、信息網絡建設為基礎、信息法規、標準為保障的綜合體系，是一個很復雜的系統工程，絕非輕而易舉。需要資金，需要人才。我們要科學地進行檔案信息化建設首先必須對其有一個基本正確地的認識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。我們要認真分析研究，按照上級和單位信息化總體目標和階段要求，著手調研、制定未來的檔案信息化建設目標和發展規劃，使檔案信息化與單位信息化保持同步發展。同時，要清醒地認識到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細、周全的實施方案，分批分階段地實現。
2.2 突出重點，務求實效
當前檔案信息化建設的重點應放在電子文件的管理上。國家檔案局全國檔案工作會議上指出：“十三五期間，檔案信息化建設的重點是加強電子文件和電子檔案的管理，”這樣有利于把數字檔案信息資源建設前移至文件形成部門。對庫藏檔案的數字化要防止急于求成、片面追求結果、淡化過程、對困難估計不足的傾向。國家檔案局《全國n案信息化建設實施綱要》后，各地都在加快檔案信息化建設的進程。市單位條線考核、區檔案局的督導中都體現了這一要求。因此，我們要立足檢察機關的實際，對于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應用系統，要在引進成熟軟件的基礎上，主要做好與現有辦公軟件的數據接口工作。對于訴訟檔案的信息化應用系統，要充分利用辦案軟件全市推廣的契機，進一步做好需求調研工作，力爭在市單位職能部門的指導下，積極探索出基層單位業務檔案信息化的新路。
關鍵詞 海河二道閘；檔案管理；信息系統；功能；設計
中圖分類號 G276 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739（2014）15-0229-02
海河二道閘于1985年建成，經過多年的升級改造和維護保養，擁有大量的有價值的資料，但是二道閘管理所檔案管理仍使用文字記載目錄，查詢不方便，借閱、統計、計算等工作全靠人工完成，工作量大，效率較低，經常發生遺漏現象。隨著水務管理、現代化和信息化水平的提高，現有的管理方式已越來越不適應現代化辦公的需要。因此，建立基于網絡的檔案資料管理系統，將大大提高辦公效率，并解決上述問題。
1 海河二道閘檔案管理系統原理
二道閘檔案管理系統基于計算機技術和通信網絡技術，將檔案集中存放在服務器的數據庫中，經過授權的使用者可以通過賬號和口令對檔案進行訪問和操作，訪問者根據不同權限看到不同的內容。該系統將利用網絡建立起一個安全封閉的信息交流環境。該系統設計將結合二道閘已有的檔案模式對檔案數據進行統一集中管理與共享。優化了管理模式，提高了工作效率，實現遠程查詢及辦公自動化，為提高業務管理提供技術支持。
2 系統的功能
該檔案系統通過檔案錄入、查詢、統計、編輯和保管等操作功能實現對文書、科技、財會、實物、聲像和照片等檔案一體化管理[1-2]。該模塊具有用戶管理模塊、文件收集整理、檔案管理、檔案查詢、統計管理、系統管理等模塊。支持PDF文件格式，可進行分類檢索和模糊查詢功能實現了電子檔案網上錄入、網上查詢、網上檢索等操作，將大大提高工作效率。
2.1 用戶管理模塊
新用戶可以通過局域網，申請注冊賬號，經系統管理員分配權限后即可登錄，直接閱讀指定檔案。用戶可以按照檔案的名稱、檔案日期進行查詢，支持模糊查詢。擁有相關權限的用戶還可以實現下載功能，將文件保存至客戶端。
2.2 文件收集整理模塊
該模塊主要是實現資料的歸檔工作，歸檔人員登陸檔案管理系統后，通過點擊信息錄入按鈕，把文件信息錄入，包括工程項目、文件名稱、保管期限等，再上傳相應的電子文件，完成歸檔工作。
2.3 檔案管理模塊
二道閘管理所檔案分為文書檔案和工程檔案，其中文書檔案按照閘所行政職能分為3類：綜合組、水閘組和河道組，主要包括行政文件、管理文件和業務制度等。工程檔案分為工程檢查、工程觀測、日常養護、專項工程、閘門運行等。檔案管理員根據歸檔的資料按照上述類型完成分類、立卷和整編工作。
2.4 檔案查詢模塊
該功能模塊主要是為了給用戶查詢、借閱檔案提供方便的。用戶可以按照檔案名稱、檔案類別、日期等條件進行查詢。模塊支持模糊查詢，用戶如果不清楚資料名稱，咨詢要輸入資料的關鍵詞即可查詢。當用戶查詢到文件后，經申請后即可瀏覽電子文件，也可登記借閱紙質文件。
2.5 檔案統計模塊
這一功能模塊用于統計歷年檔案立卷歸檔的數量、歸檔的電子文件的數量、紙質檔案和電子借閱情況，這樣可以更清楚、更快捷地掌握不同類別檔案的需求率。通過了解檔案信息的需求量，檔案工作人員能夠更有效地做好檔案歸檔和利用工作[3]。
2.6 檔案借閱審批模塊
用戶想要借閱實物檔案或電子文件需向檔案管理人員提出申請，檔案人員同意后方可查閱。
2.7 系統管理模塊
該模塊主要用于完成系統的配置和維護功能，包括檔案員和用戶權限設定、欄目配置、密碼、系統日志等內容。
3 系統運行環境
客戶端需要安裝.Net Framework；服務器端需安裝數據庫軟件SQL Server 2000 SP3和系統Windows Server 2003 Enterprise Edition；網絡采用TCP/IP協議。
4 系統工作流程
根據職責和需要，需要由歸檔人員、檔案使用人員、檔案管理人員和系統管理人員組成，由這些人員完成用戶管理、文件收集整理、檔案管理、檔案查詢、檔案統計、檔案借閱審批和系統管理等功能。具體流程圖見圖1。
5 系統的安全構成與用戶限制
系統安全問題應該從網絡環境、系統功能及系統的信息內容加以考慮。而且安全問題不僅僅是一個技術的問題，需從技術和管理2個方面加以考慮。在網絡方面檔案系統的安全應側重于技術問題，而系統數據安全應側重于管理。檔案系統可以根據不同使用者制定不同的權限[4]。
6 結語
隨著水務管理方式從傳統向現代、可持續發展的轉變，水務檔案管理的現代化變得越來越重要。本系統依據海河二道閘管理所檔案管理實際情況，實現了文件級管理和訪問，代替了傳統的紙質檔案管理及閱讀模式、大大方便了檔案的管理者和使用者。基于網絡的檔案管理系統在檔案的創建、管理、和傳閱過程中的完整性、安全性，同時將提高電子檔案的協作和管理效率。該系統的建成，實現了二道閘管理所檔案信息化管理，提供用戶遠程客戶端的瀏覽、查閱和管理[5]。
7 參考文獻
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本文以建構主義學習理論為基礎，結合文秘專業的培養目標和檔案管理職業技能發展特點，重構了檔案管理課程的內容。重構的課程內容以工作任務為載體，圍繞企事業檔案管理工作重點，按照職業技能發展的邏輯順序組織內容。突出課程學習的情境性、能力發展的遞進性和職業要求的切合性。
關鍵詞
建構主義；高職文秘；檔案管理；課程內容設計
檔案管理課程是高職文秘專業的必修課程，隨著高職教育改革的深入，檔案管理課程改革也逐漸成為熱門話題，并且主要集中在課程內容的改革上。在課程內容體系上，有老師提出要擺脫本科為黨政檔案部門培養專職檔案管理人員的學科知識體系，而建立符合高職文秘專業培養企業行政辦公文員的檔案管理知識體系，強調必須圍繞基層企事業單位對檔案管理人員的要求，重點培養學生檔案收集、鑒定和整理能力，其次培養學生的保管與利用能力，而檔案管理檢索、編研和統計能力只做一般性訓[1]66。在課程內容的組織上，有老師提出檔案管理課程的內容要緊貼檔案管理的工作過程。樓淑君認為課程內容應根據企事業單位檔案管理工作任務來組織課程內容，每個任務作為一個學習項目，從而構建起以工作任務項目為主體的課程內容，即以工作任務來組織課程內容[2]21。林蘇則將檔案管理整個流程劃分為幾個工作環節，然后為每個工作環節歸納或創設出典型工作任務，最后通過“序化”來組織課程內容，即以工作過程來組織課程內容[3]10。以上對課程內容的改革無疑對高職檔案管理課程發展起到積極作用，打開了建構符合文秘專業培養目標的檔案管理課程內容的思路，但是這些改革也存在著重“工作”而忽視“學生”的問題，即當前的檔案管理課程內容改革只注意了依據企事業單位的檔案管理工作內容與流程來設計內容，而沒有考慮課程的學習主體—學生這一重要變量。學習心理學認為，學生的學習過程是一個心理變化的過程，要讓學生進行有效的學習必須讓學習對象、學習過程和學習方法符合學生的學習心理。因此檔案管理課程內容的改革除了要依據檔案管理的工作任務與工作過程外，還要考慮學生學習心理規律。建構主義學習理論是21世紀教育改革的重要指導理論，被譽為“當代教學心理學的一場革命”。在職業課程領域，建構主義學習理論多次被列入教育部組織精品課程評審指標當中，尤其是在2008年精品課程評審指標中，明確提出，職業課程要基于專業人才培養目標，以典型工作任務來展開，要求對課程內容進行宏觀、中觀和微觀設計。其中微觀設計就是指課程內容的組織與教學要符合學生認知建構特點，教學設計要以行動導向展開。下列以建構主義學習理論為基礎闡述檔案管理課程的內容重構與設計。
一、建構主義學習理論與課程內容的篩
建構主義學習理論認為學生不是憑空進入學習活動，學生在進入學習時，他已經獲得的知識與經驗會參與到新知識的學習過程中，即使有些問題他以前從來沒有遇到過，或者沒有現成的經驗，當問題呈現在他們面前時，他們也會用已有的知識與經驗，依靠推理與判斷，對其做出某種解釋。所以建構主義學習理論認為教師教學時不能無視學生已有的經驗，簡單地從外部將知識灌輸給學生，而是要把學生原有的經驗和知識作為新知識的生長點。依據這個理論，我們在篩選課程的內容時要與學生已有的經驗保持一定的聯系。當前文秘專業的學生普遍認為檔案課程枯燥又抽象，其中主要原因是教師對課程內容的選擇，沒有考慮到學生已有的經驗。高職學生多數是從高中直接升學而來的，對檔案管理工作多是一無所知。再者，很多教師開發課程時，直接搬用或創設工作項目作為學生學習與訓練的任務。這些項目對于一個沒有工作經驗的學生來說，肯定無法產生“共鳴”。因此，檔案管理的課程內容不宜一開始就采用企業真實任務。高職教育要求課程內容與企業的工作任務相匹配，而建構主義學習理論要求學生的學習建立在他已有的經驗與知識基礎上，我們可以通過以下兩條路徑將兩者協調起來。一是在學習之初讓學生獲得某些檔案管理工作經驗，一是利用學生已有的與檔案管理相關的生活經驗。對于前者，可以讓學生參觀校內檔案室或企業的檔案資料室；對于后者，充分挖掘學生與檔案管理核心工作能力相似的生活經驗。比如學生對自己電子文件的整理、學生對自己照片的歸類和利用、學生對自己作業的收集、整理和利用等生活經歷，都包含了檔案管理的成分，只是與真實的檔案管理相比顯得不夠規范、不夠科學罷了，但是這些經驗可以作為學生學習新知識的基礎。因此我們在篩選檔案管理課程內容時，可以將圖像檔案管理、電子文本檔案管理和紙質文件檔案管理作為課程的主要學習內容。有人會擔心，學生只學這些內容，無法“接軌”文秘職業崗位。其實這種提心是多余的，一方面，學生掌握了這些檔案管理知識與技能，可以觸類旁通了；另一方面，文秘職業崗位在各行各業都有，學生畢業后負責的檔案管理任務也不盡相同，要在有限的教學時間內（多是周課時2—4節或全學期70學時），學習所有類型檔案任務，是不現實的，也沒有必要。
二、建構主義學習理論與課程內容的組
建構主義認為個體對世界的理解是基于個體學習者自身經驗背景建構起來的，建構主義提出學習應與情境化社會實踐活動結合起來，學習者通過參與社會實踐來掌握社會規則、工具和活動程序，即所學必須與所從事活動結合起來。職業教育理論專業斯克萊本納對牛奶加工廠300名雇員關于知識的工作結構表征研究也印證這個觀點[4]232。依此，檔案管理課程學習應是讓學生置于檔案管理工作情境中，引導學生建構知識與工作任務的聯系，通過完成具體的檔案管理工作，形成檔案管理所需要的知識和技能。建構主義學習理論代表人物皮亞杰認為，學習過程是學習者通過同化與順應來達到與周圍環境平衡的過程。當學習者能用現有認知結構去同化新信息時，他處于一種平衡的認知狀態；而當現有認知結構不能同化新信息時，平衡即被破壞，為了獲得新的平衡，需要修改或創造新圖式（順應）。學習者的認知結構就是通過同化—順應—同化—順應……循環往復，從平衡－不平衡－平衡—不平衡相互交替中螺旋性發展起來的，并且每一種已經達到相對平衡狀態認知結構都會為新的不平衡創造前提，提供可能。因此，檔案管理課程的內容排列應按照從易到難，從簡單到復雜順序來排列。
三、一種基于建構主義學習理論的課程內容設計
1.課程內容設計。
依據上述建構主義學習理論，結合高職教育的特點以及文秘專業的培養目標，檔案管理課程的內容安排如下：
2.課程內容安排說明。
（1）檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等檔案工作環節作為學習重點。高職文秘專業主要培養企事業單位的行政辦公人員，他們的檔案管理工作職責主要是收集、整理、歸檔和保管單位檔案，并為需要檔案的部門提供支持。本課程內容設計中緊緊圍繞收集、整理、歸檔、保管和利用等檔案管理工作環節來訓練。（2）本課程依據建構主義學習理論，強調已有經驗對新學內容的“支架”作用。項目一安排學生參觀檔案室以及采訪檔案人員，其目的是讓學生對檔案管理工作有初步認識，為學習后面的檔案管理內容“儲備”前知識。項目二沒有直接使用企業的紙質文書檔案而是讓學生整理個人相片，其主要原因是90后的學生喜歡拍照，在電腦和手機中有大量沒有整理或整理不規范的照片，讓學生收集整理照片一方面可以激發他們興趣，另一方面可以充分利用學生已有的經驗。在項目三中，選擇“整理工學結合材料”這一訓練載體，也是考慮這些材料有相當一部分就是出自學生本人（如實訓總結、實訓成果等）。學生在完成這些任務時不會感到完全陌生。（3）本課程內容設計強調在“做中學”。整個課程內容以工作任務作為學習載體，將知識的學習安排在訓練過程中。其用意是為學生創設一個良好的學習環境，以便于學生進行“情境學習”，另外讓學生在“做中學”，容易調動學習的積極性。（4）按螺旋式上升安排檔案管理技能的訓練。職業技能是職業教育的發展核心之一，技能需要通過多次反復訓練才能獲得。因此本課程內容通過完成照片收集、整理、編目、保管和利用，紙質檔案的收集、整理、編目、保管和利用，企業客戶檔案的收集、整理和利用等工作子任務，來訓練學生職業能力，讓學生在反復訓練中獲得檔案管理的職業能力。（5）本課程安排了40學時課內學習，比較符合當前大多數文秘專業檔案管理課程周時2學時的現實，另外安排一周獨立生產性實訓，也體現了檔案管理課程作為文秘專業核心課程的地位。
作者：焦名海 單位：深圳信息職業技術學院
參考文獻
[1]王曉紅等《.文書檔案管理》課程教學模式構建研究[J].蘭臺世界，2013（6）.
[2]樓淑君.高職《檔案管理實務》課程內容設計[J].職業技術教育，2009（29）.
【關鍵詞】企業人事檔案；現狀；措施
企業人事檔案是關于企業員工個人信息的記載，是個人學歷、資歷、經歷等方面的證據，為企業決策者開發和管理人力資源、作出人事決策提供科學依據，企業人事檔案管理工作的開展情況會對企業的經營管理狀況產生一定的影響。就目前企業人事檔案管理現狀而言，仍有許多棘手的問題亟待解決。
一、人事檔案管理的現狀
（一）基礎性管理工作的問題。當前企業人事檔案的基礎性管理工作呈現出一些漏洞和弊端，主要體現在以下幾個方面：
1.認識誤區，重視不足。一方面，企業管理者對人力資源的認知，決定了人事檔案管理工作的開展力度，如果企業管理者只是著眼于企業與員工的雇傭關系，而不貫徹以人為本的用人理念、開發和利用人力資源，就會導致對人事檔案管理工作流于形式，而非投入實際的支持。長此以往，人事檔案管理工作處于被忽視、被動應付的狀態，造成人事檔案管理制度不健全，難以發揮為人力資源管理工作服務的效能。另一方面，經濟效益是衡量企業經營狀況的重要價值尺度，一些企業目光短淺，只著眼于短期的經濟效益，忽視長遠發展，認為人事檔案對企業的貢獻小，因此不予重視，導致檔案散亂、丟失、篡改等違規現象的出現。
2.缺乏監督機制。定期的檢查、監督對人事檔案管理工作的順利開展大有裨益，否則就會造成人事檔案管理環節產生不必要的漏洞，如檔案資料收集不齊全、缺乏連續性，甚至造成遺失檔案等嚴重后果。而在人事檔案管理實踐中，由于缺乏相應的監督機制，導致企業人事檔案的混亂、無人問責，給后續工作的開展設置了不必要的麻煩，人事檔案的價值未能得到充分利用。
3.檔案管理人員素質、能力有限。一方面，受客觀因素的影響，如崗位變動、崗位輪換，一些人事檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識、尚未積累足夠的工作經驗、也未經歷系統的培訓學習，不明確檔案管理工作的基本要求，沒有達到檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等基礎性業務能力。檔案管理人員是具體檔案管理工作的實施者，其專業能力的高低直接影響日常檔案管理工作的進展狀況；另一方面，檔案管理人員的素質，包含敬業態度、責任感、人格品質等，一些檔案管理人員對工作的重視度不夠、投入精力不足、態度不端正、缺乏責任感，只是在被動應付差事，檔案管理人員的素質制約了檔案管理水平的提升。
（二）企業人事檔案質量差，參考價值低。企業人事檔案在質量方面存在不足之處，主要體現在：
1.收集歸檔工作制度不健全，收集的內容不翔實，執行力度不足，收集歸檔工作被動、不及時；
2.人事檔案資料缺乏真實性、準確性、完整性；
3.企業檔案管理人員在進行具體操作時，工作態度不夠嚴謹，隨意性大，甚至出現修改檔案內容的現象。
人事檔案是人力資源管理過程中用于選人、用人、開發人力資源的重要依據，關系到員工的晉升、薪酬以及職業發展，如果企業人事檔案本身在質量上出現問題，就會降低其參考價值，影響企業在人力資源方面的決策效率。
（三）人事檔案管理方式陳舊。傳統的企業人事檔案管理采用手工編輯、檢索等方式，這種管理方式耗時、費力、效率低、準確度低。人事檔案管理的陳舊方式，難免出現紕漏，給一些人以可乘之機，偽造檔案資料，弄虛作假、隱瞞實情等，致使人事檔案權威性大打折扣。隨著檔案管理技術手段的革新，人事檔案管理軟件在技術上已經比較成熟，并得到一定范圍的應用。計算機在日常生活中的普及程度已相當高，但尚未在人事檔案管理中得到廣泛運用，相關的技術手段還沒得到全面挖掘和充分利用，制約了人事檔案管理朝著科學化、信息化的方向發展。
二、人事檔案管理措施
上述企業人事檔案管理現狀所呈現出的問題不容忽視，必須采取相應的措施，提高人事檔案管理效率，使其發揮最大效能，人事檔案管理措施需從以下幾個方面加強：
（一）加強對人事檔案管理工作的認識。提高人事檔案管理工作的認識，根據主體不同，分為四個方面：1.人事檔案管理工作人員，做到人盡其責、加強工作的責任感，嚴守規章制度、轉變思想認識，重視人事檔案管理工作，明確其重要性，踏實認真地服務于本職工作。2.其他相關部門，積極配合人事檔案管理工作，提供切實的幫助，明確人事檔案管理工作與本部門工作之間的聯系與影響，相互協調、優化業務往來。3.企業員工，人事檔案與企業員工的利益息息相關，員工應該作為檔案監督系統中的一個環節，建立檔案保護意識，及時向有關部門和人員反映情況，監督人事檔案的真實性、客觀性、有效性。4.企業管理者，明確人事檔案管理工作影響企業戰略目標的實現，不應忽視人事檔案管理工作的重要性，建立并逐步完善人事檔案監督機制，定期對人事檔案管理工作開展檢查、指導、督促，并及時解決問題。
（二）提高檔案管理人員的素質與能力。企業的發展、科技的進步，對人事檔案管理人員提出了新的要求：1.企業需為檔案管理人員制定針對性的培訓方案，通過系統的專業技能培訓，檔案管理人員需掌握過硬的專業知識、（下轉第167頁）（上接第162頁）實踐操作技能，提升綜合文化素養。2.培育和引導檔案管理人員的素質，如敬業奉獻、忠誠協作、踏實務實、好學精進等。良好的個人素質與過硬的專業能力形成合力，才能塑造出優秀的檔案管理人員。3.引入考核機制，定期對檔案管理人員的素質和能力進行考核與評估，及時發現問題，并采取切實有效的措施予以改進。
（三）規范人事檔案管理制度。每個企業的經營狀況、發展戰略都有所不同，企業應依據自身的實際情況來開展人事檔案管理工作，同時要以檔案管理領域內的科學理論與方法為指引，規范人事檔案管理制度，如檔案保管制度、企業人事檔案管理條例、檔案管理部門職責等，人事檔案管理制度是開展人事檔案管理工作的規范性說明、操作依據，完備且科學的人事檔案管理制度，規范了人事檔案管理的收集、整理、歸檔、查閱等工作環節，有利于實現人事檔案的真實性、準確性、權威性，促使人事檔案在人力資源管理與企業發展中實現效用最大化。
（四）人事檔案管理現代化與信息化。1.傳統的人事檔案管理手段已不能適應當下的實際需求，借助計算與現代通信設備等現代化的辦公設施，提高檔案信息傳遞的速率，減少工作人員處理信息的時間和工作負荷，提升工作效率和服務質量。2.引入計算機網絡系統、人事檔案信息系統等現代化的網絡資源，構建動態的、完備的、準確的人事檔案管理體系，實現人事資料及相關數據的高效整合，確保人事檔案資源的合理配置和高效利用。
三、結語
企業人事檔案管理現狀呈現出諸多問題，應當及時、有效地予以解決，從思想認識、管理人員素質、監督體系、制度規范性、管理方式現代化等方面循序漸進地實現企業人事檔案管理工作的優化升級。從而使企業人事檔案更具適應性、科學性和靈活性，更好地服務于企業管理、人力資源管理以及整體發展戰略。
【參考文獻】
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關鍵詞：高速公路；檔案管理；意識；信息化；人員素質
中圖分類號： U412.36+6 文獻標識碼：A
一、高速公路項目檔案的特點
（一）專業性強
高速公路建設項目檔案是公路工程專業技術活動的產物，在工程科研、設計、施工等過程中產生的文件材料，包括工程設計、施工工程記錄、工程質量檢查、驗收記錄和報告、試驗測量等技術型工作，集中反映了公路工程專業的技術內容和相關方法，具有鮮明的專業特點。因此，要做好高速公路檔案工作，不僅要有檔案管理方面的知識，而且要有工程方面的知識。
（二）流轉時間長
高速公路建設項目建設周期從項目提出、立項、審批、招投，到施工、建成通車，最后竣工驗收，歷時 3 年以上。建設手續要求完備，程序復雜，從資料形成到歸檔時間較長。
（三）形成單位、部門多
在整個高速公路建設項目中，要涉及到政府部門、勘察、設計、施工、建設、監理、運營使用單位等，常常多達數十家。各參建單位要按照相關標準和要求，完成各自職責范圍或合同規定的項目文件形成、收集、整理、歸檔工作。
（四）載體多樣性
高速公路建設項目檔案有著多種載體形式檔案，不僅有紙質檔案，還有聲像、實體、電子檔案等。
高速公路建設項目檔案管理的主要目標
（一）工程檔案管理達到協調統一性
高速公路工程建設項目管理過程中對于資料收集、檔案形成等內容，嚴格要求相關檔案管理人員在進行工作時接受工程檔案管理培訓，熟悉高速公路工程檔案管理條例，以此確保工程檔案歸檔的完整性和統一性。
（二）工程檔案管理達到計劃前瞻性
高速公路建設項目是一個逐步推進的過程，項目建設本身具有較強的計劃性，工程在每一個階段需要工作的內容十分明確，一定程度上為高速公路建設項目檔案資料收集、整理等工作打下堅實的基礎，除此之外，高速公路建設項目管理工作者進行工作之前必須對整個工程計劃進行分析和研究，并根據其實際情況制定目標，同時，有效地完成資料收集和整理的工作。
當前高速公里建設中檔案管理存在的主要問題
（一）檔案管理意識不強
檔案意識不強，沒有足夠重視檔案管理工作。很多單位領導常常只重視工程建設的質量、施工進度、資金投入和生產安全，認為檔案與經濟效益無關，重不重視都無所謂。
（二）檔案工作與建設工作不同步
長期以來，在建設項目中，一直存在著“重外輕內”的思想，搶工期，抓進度，重安全，往往忽視了對工程文檔產生過程的控制和管理，造成“內外業不同步，內業資料缺乏及時、準確、真實和完整性。
（三）檔案管理機構和人員不到位
考慮到人員和經費等因素，許多工程項目單位沒有設立檔案專員以及專門的檔案管理部門，管理網絡沒有建立，檔案室和相關設施設備缺乏，無法保障檔案的質量、安全; 還有些單位雖然成立了相應的機構，但未落實到具體工作中，形同虛設。
（四）人員素質有待提高
從實際情況看，對高速公路建設項目檔案管理人員要求很高。從事高速公路工程檔案的人員要懂工程專業方面的技術，還要要懂得檔案管理知識。在工程建設中，填寫施工技術表格、整理竣工圖紙及對資料的專業分類組卷、往來文件的歸檔等工作都需要專業技術知識。因此，提高項目檔案管理人員的綜合素質是非常必要的。
完善高速公路建設中檔案管理的策略
（一）強化檔案管理意識
高速公路建設項目的檔案工作是由建設、設計、施工、監理單位的專兼職檔案人員來完成的，同時也需要各級領導和全體員工的大力配合，因此，要想做好檔案管理工作，就必須要強化全員的檔案意識。
1、培養全體員工的檔案意識
檔案工作收集和整理，很多并不是由專業的檔案部門來完成的，而是由一些基層單位來完成的，因此，必須要加大檔案管理的宣傳工作，增強全體人員的檔案意識，以便做好檔案的收集整理工作。
強化檔案工作人員的責任意識
高速公路檔案工作是一項既枯燥、繁瑣，又細致、認真的工作，需要檔案工作人員既要具備檔案意識和服務意識，又要具備較強的事業心和責任感。能夠靜下心來鉆研檔案業務，沉下身去做好指導檢查，在檔案管理崗位上有所作為、不負職責。
（二）推進檔案管理的信息化和智能化
1、確立檔案工作現代化發展思路
信息化、自動化是檔案管理工作現代化的重要內容和主要路徑。從事高速公路檔案管理工作的人員，必須要具備現代檔案管理學、科技檔案管理學、檔案保護技術學等專業知識，具備高速公路建設過程中質量、安全、環保、科研、協調等各個方面的相關知識，同時，還要具備計算機和網絡等方面的相關知識。
努力實現檔案管理工作的“數字化”
努力推進計算機技術、網絡技術在檔案管理工作中的最全面、最廣泛的應用，實現計算機網絡系統下對電子文件的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、編纂等，推進文件和檔案一體化管理技術、磁介質技術、縮微技術和檔案保護技術等。
努力實現檔案管理工作的“智能化”
將高速公路檔案管理人員更新與知識結構更新、檔案管理技術更新緊密結合起來，培養具有現代檔案管理知識、現代科學技術的年輕隊伍，推進現代電子技術在檔案管理工作中的普遍運用。
（三）加強高速公路檔案管理制度建設
1、建立完善的文書處理制度
首先建立文件收發登記制度，把好收、發文關，根據掌握的信息和工程項目的特點、規律，確定可能形成的文件材料，及時編制初步的歸檔目錄，使檔案部門和公路參建單位對將形成的工程檔案材料做到心中有數；
其次，建立跟蹤制度，跟蹤收集要求檔案人員經常深入到各部門和施工單位，及時獲取準確信息，時刻緊追工程文件變化情況和運行過程，達到收集齊全、完整的目的；
再次，建立督促和催辦制度，在文書處理過程中，文書檔案人員要關注文件運行過程，跟蹤督促辦理，對處理完畢的文件、會議評論、工程文件、圖紙要積極主動上門收集；建立限時辦結制度，各部門每年形成的文件材料要求次年 3～4 月內整理、立卷移交檔案室，工程項目技術檔案要在竣工驗收后三個月內整理、立卷移交檔案室，否則，按限時辦結制度獎罰兌現。
建立科技檔案保證金制度
科技檔案是公路養、建、管以及舊路改造的依據。目前，科技檔案流失和收集不全已成為檔案管理工作中比較突出的問題。因此，應建立保證金制度，在各項目計劃中列支一定比例的保證金，在項目竣工驗收后，移交驗收檔案材料時，按驗收得分情況返還檔案保證金。以保證科研項目和工程檔案的完整、齊全、系統、準確和相互配套。
堅持科技檔案檢查驗收制度
嚴格按照國家有關檔案法規、政策，堅持檔案部門參與工程驗收和科技項目鑒定，做到下達任務與提出歸檔要求同步、檢查進度與檢查檔案形成同步、驗收鑒定成果與驗收鑒定科技檔案同步、評獎成果與檔案部門出具歸檔證明同步的“四同步”管理。這是確保檔案資料齊全、完整、準確的有效措施。
（四）大力提升檔案管理者的業務素質
1、突出專業化方向
加強高速公路系統專業人才的引進、培養和儲備，要引進一批經過具有檔案專業理論素質和有一定的文化素養的人才隊伍，對于其它專業的人才，要加強檔案管理學相關知識的系統培訓、學習和掌握，熟練運用現代檔案管理技能，對于檔案信息能進行深層次的研究和深入的發掘，并能較好推進檔案工作的組織與管理，使高速公路建設檔案管理工作符合檔案工作自身的發展規律。
突出行業化方向
在高速公路建設過程中，檔案管理工作必須緊密結合建設的實際，服務建設大局，在精通檔案管理規律的同時，要精通高速公路管理規律，打造適合高速公路建設需要的具有行業特征的高素質檔案工作隊伍。
突出專職化方向
要不斷提高職業素養，要制定并貫徹執行好符合高速公路建設特點的檔案工作發展規劃，培養一批熱心檔案工作、鉆研檔案業務、把握檔案工作要點、主動搞好服務適應高速公路建設事業發展需要的專職檔案工作人員，確保做好檔案素材的收集、鑒別和整理歸檔工作，搞好檔案業務建設和業務指導，完成檔案工作的各項工作任務，為高速公路建設事業提供優質的服務。
結語
綜上，高速公路建設項目檔案是工程建設過程中必不可少的組成部分，具有十分重要作用。同時還能夠有效地反映出工程建設的實際情況，給整個建設工程項目后期營運管理工作提供基礎條件，由此可見，必須加強對高速公路檔案管理工作的重視。只有優化管理，才能促使檔案管理工作更好地為高速公路事業服務，更好地發揮其經濟效益和社會效益。
參考文獻
[1]曲文莉.談高速公路檔案管理與行業文化建設[J].山西檔案，2010.6.
[關鍵詞]人事 檔案管理 網絡技術 效率 數據 資源共享 節約成本
中圖分類號：TU741.1 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）27-0396-01
當今時代，計算機能夠幫助人事檔案管理人員在記錄、調配、工資、更新等管理方面提高效率、提高數據的準確性，為領導科學決策提供依據。我單位編制居多，更應加強計算機在人事檔案管理方面的應用，使計算機為人事檔案管理工作發揮更大作用。
1.計算機網絡技術在人事檔案管理工作中的作用
1.1 什么是計算機網絡技術
計算機網絡是指以能相互共享資源的方式互連起來的獨立計算機的集合。計算機網絡技術是通信技術與計算機技術相結合的產物。
計算機網絡在網絡操作系統和網絡管理軟件及通信協議的管理和協調下，實現資源共享和信息傳遞。資源共享指共享硬件、軟件和數據資源，信息傳遞指對共享數據資源集中處理及管理和維護。
計算機網絡技術的最大貢獻是實現了資源共享，如此便極大地提高了工作效率，促進了辦公自動化的發展，因此這個當前最活躍的高新技術，被廣泛應用于政府、機關、學校等不同部門。
1.2 什么是人事檔案管理
人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。
1.3 計算機網絡技術在人事檔案管理工作中的作用
1.3.1 提高管理效率
單位人事檔案儲存著員工個人履歷、德能勤績、人事關系變動、工資、獎懲等重要信息，是日常工作中領導和相關部門需要經常查閱的材料。計算機網絡技術使這些信息共享變得輕松容易，增強了實時性、準確性，節省了時間，提高了管理工作效率。
1.3.2 節約成本
人事信息屬性繁多，因性質不同而情況復雜程度不一。包括不同編制下的工資統計、編制歸屬情況、老干部情況統計等方面，其涉及的面之廣，數據量之大可想而知，若利用手工進行統計，將花費大量的人力、物力、財力等。多媒體信息網絡系統建立以后，我們就可以快速準確調取信息，信息一經錄入，便可以共享，而且利用專業輔助軟件還可自動生成審批表等材料，節省了成本。尤其是，利用計算機存儲的電子信息，使紙質稿檔案可以減少翻閱次數，從而降低了原稿的磨損度，進而降低成本。
1.3.3 多媒體信息的擴充
信息可以分為文字、圖像、聲音、影視、動畫等多種形式，稱為多媒體信息。隨著時代科技的發展，多媒體技術日漸成熟。人事資料可以通過多媒體技術采集聲、像、視頻等方式進行擴充，使人事信息更加全面、直觀和生動，在深度和廣度上有了進一步拓寬。而計算機網絡技術則使多媒體信息的儲存、傳輸和處理成為了可能。
1.3.4 減少失誤率
由于計算機具有運算速度快、存儲容量大、計算精度高的特點，在管理工作中使用計算機就可以減少許多由人工抄錄引起的失誤，使數據更加準確。
2.人事檔案管理工作已實現的網絡技術
隨著計算機的應用和普及，運用計算機網絡技術實現檔案管理現代化乃大勢所趨。應用計算機網絡的情況總結如下：
2.1 建立了基本信息查詢數據庫
只要輸入某種類別關鍵字，如“姓名”或“職務”等，就可以快速查閱到信息。
2.2 建立了材料接收登記數據庫
人事檔案材料原件的接收、登記、歸檔、日期、接手人等信息通過計算機錄入成為電子信息，使檔案接收管理工作有序有據。
2.3 建立了與上級管理部門關聯的網絡版數據庫
隨著網絡技術的發展與進步，上級人事管理部門統一了信息管理系統，便于信息的共享與交流，公文、郵件材料等更是通過網絡進行交互。
2.4 建立了人事檔案目錄數據庫
人事檔案原件的編號、存放柜號是查找該檔案的關鍵信息，我院將所有員工檔案按職稱分類存放，建立了以“姓名”和“職稱”為檢索關鍵字的數據庫，使查找人事檔案存放位置變得更為快捷。
3.需要解決的網絡技術問題
在人事檔案管理工作上實現了基本的存儲和查詢等操作技術，但仍有許多問題需要解決。
3.1 思想觀念較落后
隨著計算機網絡技術的發展，人事檔案管理工作由手工化轉為自動化、網絡化是必然趨勢。但往往由于檔案管理人員的思想觀念未發生轉變，仍固守于原有的手工化處理的習慣，使這項現代化進展緩慢。在管理工作中，墨守成規的思維方式決定了人仍像以往一樣手工處理問題，而想不到計算機的快捷，明明知道用電腦寫更快，但還是愿意手寫，以至于最后還要做重復工作。所以提高管理人員的素質，加快思想觀念的轉變很重要。
3.2 軟硬件建設跟不上
由于思想觀念的落后，導致經費投入不夠，進而導致設備不夠先進、管理人員的操作技術水平不受重視、技術培訓跟不上等問題是檔案管理現代化的阻礙。
3.3 資源無法實現更大范圍的共享
由于網絡技術應用水平的限制，人事檔案管理的信息共享僅限于人事部門與上級和同類部門之間，需進一步提高計算機網絡應用水平，開發網絡數據庫軟件，使信息資源實現更大范圍內的共享，使領導和廣大員工更易查詢到自己想要的信息。
總結
人事檔案管理是一項數據量大而繁瑣的工作，計算機網絡技術在人事檔案管理中的應用將會隨著科學技術的發展、管理者素質的提高越來越深入，信息資源也將得到越來越廣泛的共享和應用。
參考文獻：
[1] 陳兆、和寶榮、王英瑋主編《檔案管理學基礎第三版》，中國人民大學出版社。
[2] 傅榮校著《檔案管理現代化》，浙江大學出版社。
[3] 馮惠玲主編《電子文件管理教程》，中國人民大學出版社。