時間：2023-05-30 15:13:50
導語：在檔案管理基本情況的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
關鍵詞：人力資源檔案；信息化；考核；使用率
Abstract: with the continuous development of market economy, our country enterprise human resources system is also constantly reform, the traditional human resource file management mode has been unable to adapt to the needs of social development, the traditional archives management of human resources has many problems, seriously restrict the work of archives management of human resources in the new period. It is imperative to improve enterprise management level of human resource files into things. At first, this paper analyzes the necessity of improve enterprise human resources archives management level, and then summarizes the current problems existing in the enterprise archives management in human resources, the system is discussed from seven aspects effectively improve enterprise human resources records management level of countermeasures, so as to provide reference for industry human resources managers.
Keywords: human resources files; Informatization; The inspection; usage
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：2095-2104(2013)
提升企業人力資源檔案管理水平的必要性
（一）是企業持續發展的需要
1、有助于企業了解人才基本情況
企業的人力資源檔案管理是企業對人才的基本情況進行了解和掌握的基本依據。對于企業而言，把好人才的進出關、做到人才的選用工作、全面了解員工特長，通常采取的辦法就是通過查閱人力資源檔案，對人力資源檔案材料中所記錄的個人素質、思想品行、業務水平等基本情況進行了解，然后進行用人分析和確定。
2、便于企業內部考核
而在企業的內部考核上，企業可以通過對員工的定級、調資、任免、晉升、獎懲等情況的檔案材料匯總，來作為考核的重要依據。
優化企業人力資源配置
人力資源配置是實現人與物相結合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源并不是靜止的，它隨著時間的推移，內外環境的變化，會出現人員流動、崗位變化、優勝劣汰等情況，人事檔案可以實現人力資源信息的共享，科學預測人力資源的需求，促進人才在各地區、行業、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳的配置。
4、為企業人力資源發展戰略提供依據
人力資源檔案管理可以為企業制定用人計劃和發展戰略提供支持。所以說，企業認真做好人力資源檔案材料的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠為現代企業的人力資源管理和利用提供良好的條件，也能夠為企業的人事數據和信息管理提供依據，進而為企業的人力資源規范化管理提供基礎保障。
（二）是個人價值得以體現的途徑
對于個人來說，不管是調動工作、評定職稱、調整工資，還是入黨或者離職等，所有手續和證明都會以檔案的形式進行保存，并成為其審核的重要依據。企業的人力資源檔案就是每位員工的歷史實踐證明，并通過職業生涯進行不斷的補充。近年來，國家的各項改革政策使得人力資源檔案的重要性更加突出，加強人力資源檔案管理也成為當今企業管理的重要工作任務。比如國家退休待遇調整以后，一些具有高級職稱的科技人員或者退休較早的人員，就需要進行職稱和工齡材料的確認。這就需要人力資源檔案來作為依據。所以說，加強人力資源檔案管理在現代的企業人事管理中仍然非常重要，人力資源檔案是伴隨每位企業員工一生的重要材料，且能夠在其人生中發揮重要的作用。
目前企業在人力資源檔案管理中存在的問題
（一）人力資源檔案內容缺少真實性
近年來，個人信息內容失真現象屢屢出現，假年齡、假工齡、假學歷之風愈演愈烈，面對真假難辨的信息，人力資源檔案管理人員往往沒有渠道來進行有效的鑒定工作，只能被動接收信息，而不真實的信息導致人力資源部門無法正確評估職工。
（二）人力資源檔案管理技術落后
傳統的人力資源檔案大都以紙質檔案管理為主，隨著人員的流動性的加強，會出現當事人去了另一個單位或城市，但他的檔案卻還在原單位或原城市，人力資源管理部門要想查閱這個人的檔案就要去別的單位或另一個城市去查閱，給人力資源管理部門帶來很大不便，造成大量時間和人力的浪費，降低了工作效率。
（三）檔案管理人員減少
當前社會價值取向較以往發生重大變化，從事檔案管理的人員既不能獲得社會所推崇的高薪、高位，又不能得到應有的價值肯定。在企業中，機構撤并、人員裁減等工作中，首當其沖的就是檔案部門和檔案管理人員。長期下來，檔案人員逐漸減少，管理工作水平日益下降，整體管理工作逐步弱化甚至惡化。
（四）企業人事檔案的內容不夠完備
現代企業制度最明顯的特征是“產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”，人力資源檔案管理制度作為其中的一項內容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經歷、德才情況等。企業是以最大限度激發員工創造力，達到最佳的經濟效益作為目標，這跟一般的機關干部的做法還是有很大的區別，所以企業的人力資源檔案除目前的基本內容以外，還應結合企業自身管理需求充實一些內容。同時，通過調整企業人力資源檔案的內容構成，才能形成具有企業自身特色的人力資源檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人力資源檔案管理體系。
（五）信息系統中的人力資源檔案信息資源開發利用有待深化
企業員工人力資源檔案信息的錄入、修改、存儲、瀏覽、查詢及統計等功能，是人力資源管理信息系統最基層的要求，而合理配置人力資源、最大限度地實現人力資源的價值、為企業提供科學的決策支持才是人力資源管理信息系統的精華所在，是開發人力資源管理信息系統的最終目標。但由于企業在人力資源檔案信息資源地開發利用上意識淡薄，“重藏輕用”現象普遍存在，客觀限制了人力資源檔案信息資源的充分開發與利用。如何加強人力資源檔案信息資源深度開發利用，切實發揮人力資源檔案信息的作用，是企業人力資源管理信息化管理工作中迫切需要解決的問題。
提升企業人力資源檔案管理水平的途徑
（一）明確企業人力資源檔案管理的內容——基礎前提
1、員工的測試與甄選材料
現代企業招聘員工一般都要經過層層篩選，采用多種方法對應聘人員進行考核。一旦一個應聘人員被企業錄用，企業面試考核小組對應聘人員儀容儀表、應變能力、表達能力、判斷分析能力以及其它考核項目的評語、鑒定等材料，在經人力資源部門整理以后，應該歸入企業員工人力資源檔案。如果企業對應聘者有筆試考核，筆試成績與試卷等資料也應歸檔保存。
員工基本情況檔案
這里主要是指有關員工的受教育狀況、專業知識、能力特長、政治面貌、身體狀況、業余愛好、家庭情況等基本資料。有些資料企業可能無法保存原件，如員工的學位學歷證書、黨團資料、職業技能資格證書等，但是企業人力資源部門在核實這些資料以后，必須對每個員工建立起相應的基本情況檔案。
員工培訓檔案
員工培訓檔案至少應該包括以下兩個方面的內容：一是以員工本人為主擬定、經員工本人上級認可、并交企業人力資源部門備案的員工個人職業生涯規劃；二是由企業人力資源部門根據員工個人的職業生涯規劃，結合企業的業務發展、人才需求以及員工培訓規劃而制定的員工培訓和使用資料。
員工績效檔案
員工績效全面反映了企業對員工的認可程度，或者說是員工的表現被企業認可的程度，績效評價材料不能僅僅用于當期的獎勵、表揚、晉升或者獎金發放，過后就棄置不顧，而必須作為重要的人力資源檔案保存下來。員工績效檔案主要包括績效考核表，員工的自我鑒定和上級鑒定，考核面談情況記錄，員工受到的表揚、獎勵以及處分情況等材料。
（二）建立健全科學合理的人力資源檔案管理制度——制度保障
在人力資源檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人力資源檔案管理制度，使得人力資源檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全;檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。
（三）推廣信息化人力資源檔案管理——新興手段
利用現代化工具使人力資源檔案管理資源信息化，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫，以實現人力資源檔案管理信息傳輸的網絡化和人力資源檔案管理信息資源的共享化，提高人力資源檔案管理的使用價值，為企業的經濟發展提供必要的服務。
信息化人力資源檔案應增加記錄個人學習能力和工作能力，動態反映人才職業經歷、職業能力、職業信譽等的記錄，主要包括人才的基本信息、教育培訓經歷、工作履歷、工作業績、成果榮譽和業績評估等。
（四）利用數據挖掘技術對信息系統中的人力資源檔案信息數據進行挖掘。——科技方式
當前數據挖掘技術日趨成熟，它可以從大量的、有噪聲的、不完全的、隨機的實際應用數據中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的、可信、有效的、并能被人理解的、但又是潛在有用的信息和知識的高級處理過程。我們可以將數據挖掘技術應用于人力資源管理信息系統，突破傳統的人力資源管理內容多為定性內容的局限，發現海量數據背后隱藏的具有決策意義的關系和模式，根據現有的數據預測企業未來的發展趨勢。通過對企業人力資源管理信息系統中人事檔案數據的挖掘能夠保證系統決策支持的實現，從而拓寬企業人力資源管理信息系統的利用領域。
（五）提高檔案管理人員的專業素質和自身素質——關鍵因素
眾所周知，人力資源檔案管理工作的特點是專業性、保密性、政策性。要推進檔案管理工作的發展，就要努力提高檔案管理人員的專業素質和自身的素質，努力培養員工之間的團隊合作意識。對檔案管理人員的職業技能、職業道德進行專業化的培訓，用現代化的科學知識武裝檔案管理人員的頭腦，使得檔案管理人員一最好的狀態適應新時期新形勢對他們的要求，進而更好的為企業服務，為社會服務。
（六）改進和完善檔案功能——重要補充
對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，如涉及養老保險、醫療保險、失業保險等內容；側重對工作業績的評價；增加一些其他諸如勞動技能、學習獎懲、專業特長等方面的材料，以便使所具有的功能更加適合用人單位對人才的需求；三是補充其他有關求職者和用人單位都十分需要的功能，從而更好地為選拔人才服務，減少“棄檔”現象。
（七）要逐步提高我國目前人力資源檔案管理的使用率——核心要求
人力資源檔案管理的利用價值通過為使用者提供有效準確、多層次多方位的信息資源而體現出來。這就要求檔案管理者對檔案記錄內容進行有效的整合，保證人事信息的完整性以及條理性。同時，檔案管理人員應當隨時對數據庫進行維護和更新，還應該做好信息保密與信息使用之間的關系。在保證人力資源檔案資料的安全性的前提下，同時也要提供相應的信息服務，提高檔案信息的利用效率。
結語
綜上，隨著社會發展以及就業制度的不斷完善，人力資源檔案在人們的生活中勢必會起到越來越重要的作用，因此做好檔案管理工作就極為重要。在新形勢下，人力資源檔案管理工作要不斷與時俱進，開拓思維方式，利用先進科學的信息技術，培養高素質的管理人才，提高人力資源檔案信息的利用效率，是企業人力資源管理工作能夠科學可持續的向前發展。
參考文獻
[1]王新亞.解析當前人事檔案管理存在的問題[J].辦公室業務，2011.10.
[2]張斌.對我國企業檔案管理困惑的思考[J].北京檔案，2007.2.
關鍵詞：檔案教育培訓；調查；檔案人員
一、檔案職業教育培訓調查的基本情況
為了深入了解基層檔案工作者職業教育培訓情況,筆者于2017年6月至8月間，依托省、市檔案局，對廣東省參加檔案職業教育培訓班的機關、企業、事業單位的一線檔案館（室）工作人員發放了調查問卷，問卷分為兩個部分：一是調查對象個人信息，包括專業、學歷、職稱、年齡、性別；二是調查對象參加檔案職業教育培訓情況及需求。通過對調查問卷進行篩選整理，最終數據基本完整齊全、回答屬實的有118份問卷，視為有效問卷。從調查基本情況可以看到，目前基層檔案管理隊伍的專業化程度較低，72.9%的人所學專業與檔案專業及計算機專業無關；一些單位不太重視檔案工作，檔案干部中兼職檔案管理人員偏多，占調查者的59.3%；檔案管理隊伍流動性較大，隊伍不太穩定，調查中有64.3%的檔案管理隊伍從事檔案工作不足10年。
二、檔案職業教育培訓中存在的主要問題
（一）沒有規范的培訓機制
基層單位的實際情況是檔案管理人員以兼職為主，一人兼多崗的情況較為普遍。由于沒有一定的培訓機制作保障，有些單位領導以工作較忙為理由不支持檔案管理人員離崗培訓，導致有些檔案管理人員參加培訓教育的機會偏少，一般一年或幾年才參加一次教育培訓。
（二）檔案培訓方式比較單一
目前的培訓方式以大培訓班、大型會議培訓為主。這種短時間內不分層次的上大課的培訓形式，學習效果不明顯。
（三）培訓內容針對性不強
一般以公共“通識”理論教育為主，與檔案工作的具體實際有一定的距離。缺乏針對不同行業特點、業務水平等情況進行的培訓，特別是缺乏檔案現代化管理方面的培訓。
（四）沒有專職的培訓教師
培訓教師一般是在培訓前臨時抽調的，主要是由檔案行政管理部門的業務指導人員兼任，這些兼職老師的教育技術水平和授課藝術與專職老師相比有所欠缺，講課吸引力不足[2]。此外，師資來源比較單一，缺少優秀的一線檔案工作者參與教學。
三、加強檔案職業教育培訓的主要措施
“事業的發展需要人才的支撐”，“檔案專業人員是推動檔案事業發展的基本依靠”[3]。在目前檔案從業人員素質參差不齊，流動也比較頻繁的情況下，檔案職業教育培訓尤顯重要。因此，進一步強化教育培訓機制、改革培訓形式、增強培訓效果是檔案行政機關面臨的任務。
（一）建立全員化的檔案教育培訓的機制[4]
首先是規范化崗前培訓，崗前培訓能為新聘檔案管理人員在正式上崗后開展工作奠定一定的基礎，同時也是檔案管理人員從零開始并逐步適應本崗位要求而接受檔案教育的一個過程。因此，新聘檔案管理人員無論學歷高低、專業背景如何都應該接受崗前培訓。其次是強化業務提高培訓，檔案行政機關和檔案協會、學會組織應根據檔案管理人員的構成狀況和崗位工作的實際需要舉辦各種短期培訓班，通過不斷的知識更新，使檔案管理人員可以適應不斷變化的工作要求。除了上述崗位培訓外，有關單位還應重視檔案管理人員的職業發展，支持檔案管理人員參加在職教育，如專業證書班、學歷教育班、繼續教育班的學習，為檔案管理人員的職業發展提供助力。
（二）拓展多元化的培訓形式
基層檔案管理人員很多是兼職人員，工作較多，很難抽出時間脫產參加學習培訓。針對這種情況，檔案行政機關和檔案培訓機構應改變單一的課堂講授培訓形式，提供一些人性化、多樣化的培訓方式，例如在線培訓課程、面對面培訓、案例研討會、工作實習等培訓方式，以滿足不同的需求，解決“工學”矛盾。
誠信是社會和諧發展的基礎，大學生信用檔案是社會信用評價體系的重要組成部分，是一個大學生的社會認同的標志。建立大學生信用檔案，提高大學生的誠實守信意識，就是加強對大學生的思想政治教育中的有效途徑，促進高職院校誠信教育機制和完善的形成，為學校工作整個社會發展和進步具有重要意義。
1 高職院校建立學生誠信檔案的作用
誠信是現代人才素質的基本要求，是市場經濟的道德基礎建設，誠信是大學生的基本道德素質必須具備的，高職院校在學生誠信檔案管理中的誠信教育，主要目的是監督學生的行為，誠信鑄就人生道路不可缺少的競爭力，告訴學生，如果個人誠信問題，將對就業和社會生活帶來了不便，誠信是一種品德，不是單純的個性要求，關乎一個人，甚至整個社會。學生失去了誠信不僅不能申報學校的獎學金，更不能辦理個人貸款，學校還可以公布因違反誠信學生行為，讓他們了解社會輿論的壓力的嚴重性，在一般情況建立誠信意識，有利于督促學生重視信用，自覺維護良好的信用。高職院校學生獲得良好的誠信教育，學校還為學生提供了信用檔案，這將大大降低單位用人的工作量，有利于用人單位、學生的雙向選擇，有效地遏制了學生使用假文憑，證明作弊現象。
2 大學生誠信檔案的含義及內容
誠信是現代人才素質的基本要求，是市場經濟的道德基礎建設，誠信是大學生的基本道德素質必須具備的，高職院校誠信教育的主目的是為了督促學生的誠信行為，大學生信用檔案是指大學生在校期間的生活記錄，能反映其在誠實信用狀況的全面信息，對在校學習期間記錄的獎懲，志愿服務，參加活動情況，其內容包括學生的思想道德，經濟活動和日常生活，工作和學習等諸多方面。
大學生個人信用檔案客觀評價作為真實記錄的輔助部分，其具體內容包括個人基本信息、學習評價、學校綜合評價、實踐承諾四個部分。個人基本信息，包括個人基本情況，家庭情況，家庭成員基本情況，身體檢查的情況，入學后由學校統一組織學生工作人員收集上述信息，根據學生的個人成長過程中，不斷補充更新。
學習誠信評價關于學生參加各種學習，考試，借閱等活動中的信用評估，包括獎學金獲得，計算機等級考試，護士或護理人員通過資格審查、考試違紀、紀律處分等，特別是對學生存在的學習問題都如實記錄，如：考試作弊、抄襲、上課遲到、早退等。
學校全面完整的評估，可以細分為以下四大類的記錄：道德誠信記錄，具體包括：每年道德素質綜合評價的評價、違反學校的紀律處分的紀錄、獎勵和日常生活誠信狀況的評價等。經濟信用記錄的完整性，個人經濟的基本情況，交學費，助學貸款，勤工助學，社會支持的誠信記錄，如學生貸款，包括無條件和理由不償還、弄虛作假、騙取生活困難的津貼。社會實踐誠信評價，學生在校期間的記錄，以參與社區活動，公益活動，如：愛心捐贈、扶老助殘和在體育、科學和技術等方面的各種榮譽等。畢業生就業記錄：在學生畢業前誠信求職，學校將畢業生在校期間，個人信息細致、全面的記錄，求職期間給予每個學生完整詳細的記錄，畢業生的簡歷也要經過嚴格的審核部門簽字，這樣也能形成一個嚴密和完整的個人簡歷。
踐行誠信承諾是大學生信用檔案的必要補充，根據《大學生誠信行為規范細則》編制，是在校期間學生有關行為的承諾。大學生自愿申請建立信用檔案，并在誠信承諾書簽字，同時，學生應切實保障嚴格的恪守誠信校規。
3 大學生誠信檔案管理體系運行模式
大學生信用檔案的基礎工作，以收集，歸納、分類、整理、鑒定、利用等工作流程為主要線索，首先，要明確信用檔案的收集范圍，在數據收集過程中整理文件，學校各部門和個人應當對有關誠信檔案信息的活動予以重視。其次，建立信用檔案資料3級收集機制。第一階段由在校大學生基層管理人員對學生的信用信息的采集，建立了專門的學生個人信用檔案；第二階段由高校將所有的學生檔案匯總一起，利用計算機網絡技術匯總到學校檔案館；第三階段由檔案館為每位學生接收，存儲，歸檔，誠信記錄，以確保完整的庫文件的完整，隨時以備將來參考。
同樣，學生信用檔案的材料，必須進行動態管理，并堅持以下四點。
（1）嚴格鏈接學生信用檔案管理信息。大學生信用檔案的基本內容是復雜的，每個學生的信用記錄都是獨立的文件類型，形成學生個人的自我活動，如果學生信用檔案，可根據學生―― 年級、性別、籍貫，各部門細化分類內容，將對讀取檔案提供極大的方便。
（2）規范文件管理工作流程的處理。作為檔案管理部門，高校檔案館在高校學生信用檔案管理中發揮著重要的作用。不僅要對學生信用檔案，收集數據和初步審核，整理，同時也要科學分類和歸檔數據，使信用檔案作為一個真正的實體，能達到識別和利用安排的完整性地步。
（3）科學借閱審查程序。信用檔案，因為該材料的組成是在不斷的變化，信用檔案及時識別是必要的，在校大學生信用檔案價值鑒定，直接關系到學生的個人信用問題，是一個非常嚴肅的工作，確定信用檔案，要堅持實事求是的科學態度，遵循其真實性，普遍性，由學生事務處，學校誠信紀律辦公室等職能部門組成學生信用檔案評審組，以確保信用檔案的綜合性和真實性。
（4）建立一個數據平臺，方便查詢閱讀網上信用檔案制度。因此，將學生誠信檔案管理工作實現網絡管理的自動化，大學生信用檔案和開放式管理的規范，將有助于進一步發揮大學生信用檔案系統的作用。
4 繼續加強高校學生誠信檔案建設
一、檔案工作基本情況
我局順利晉升為省檔案工作規范化管理省三級單位后，我局加強了對檔案工作的領導，成立了以局長為第一責任人，各科站長為第二責任人的檔案管理領導小組。并將責任層層落實到科（站）、室，由辦公室落實專人負責具體工作，年終進行全面考核，根據考核結果，對管理人員實施獎懲，調動了檔案管理人員的工作積極性，推動了我局檔案管理工作的順利開展。
二、檔案工作規范化管理
結合工作實際，我局設有專門的檔案室1間，并按要求配備了排風扇，溫濕度計、消防器材、照相機、計算機等設施，檔案柜數量基本能滿足需要，能適應檔案工作的發展，落實了防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防鼠、防蟲等措施，周圍無安全隱患。檔案管理工作嚴格按照《檔案法》和《實施辦法》的要求進行，文書檔案及時立卷歸檔，無積存；無破損、變質；無拒不向檔案室移交應立卷歸檔的文件材料；無拒不向檔案館移交應當接收進館的檔案；應立卷歸檔的文件材料收集齊全完整。不斷完善檔案的管理、借閱、登記制度，既保證了檔案不丟失、不損壞，有效地保護了密級檔案，又保證了檔案為我局的各項工作服務。至2013年，我局沒有出現私自帶走、留存、轉移、銷毀檔案等違法亂紀現象。
三、檔案管理水平提高
按照區檔案局的要求，我局參加了區檔案局主辦的檔案繼續教育培訓，認真學習貫徹檔案法律法規、文書與檔案管理、檔案工作規范化管理、檔案編研等工作；每季度利用政治學習時間組織全局職工學習檔案法有關內容，以板報、會議、局內文件、訂閱檔案書刊等形式對全局職工進行宣傳教育，提高了全局職工對檔案管理的法規意識和重要性的認識，提高了檔案管理人員的業務素質。
檔案信息得到有效開發利用，檔案人員熟悉檔案內容，開展工作及時有效，能滿足本單位各項工作需求，并堅持做到檔案借閱登記和利用效果登記，各類檔案檢索工具齊全完整。
【關鍵詞】慢性腎臟；檔案管理；數據
0 概述
不管是在企事業單位還是在政府工作部門，檔案是各個單位都必不可少的信息資源。檔案中包含了與企業發展息息相關的重要信息，企業各項工作的資料管理都是通過檔案的形式來實現的，并以檔案文件的形式進行存儲。傳統的檔案管理工作大多數是依靠工作人員手工地完成檔案的記錄與管理，通常通過紙質媒介進行保存。在對慢性腎臟病人檔案的方式上，本單位工作人員只是機械地將檔案資料的內容整理、錄入到計算機中，從某種程度上說，這一方式并未對檔案管理工作達到明顯的提升效果，整體的管理水平還有待提高。為了便于檔案信息得到安全可靠的管理，提高工作效率，同時避免因人為因素所造成的錯誤，因此，開發一套符合單位實際現狀的慢性腎臟病人檔案管理系統有著重要的實際意義和應用價值。
1 系統分析
本單在對慢性腎臟病人的管理過程中，為了確保能夠清楚的掌握每個病人的情況，為每個慢性腎臟病人進行建立檔案，并且不斷的更新檔案，以掌握病人的最新情況。
在β性腎臟病人健康檔案管理工作中，首先需要確定建檔的對象，一般要求對所有的慢性腎臟病人建立檔案，無論他的性別和年齡。本單位會定期對這些慢性腎臟病人進行走訪，到他們的家中了解他們的病情。同時，還會開展定期的免費身體檢查工作，這樣能夠掌握慢性腎臟病人的身體的整體情況。對所開展的這些工作都需要通過系統來進行處理，例如進行體檢之后，需要將體檢的信息錄入到系統中并保存，再由專門的醫生對其身體的健康情況作出一定的判斷。
在確定要建檔的慢性腎臟病人之后，需要對他們進行建立檔案，檔案中需要包括兩大類信息，一類是居民的基本信息，另一類是居民的健康狀況信息包括所患慢性腎臟病的情況。
用戶最主要的業務是對慢性腎臟病人健康檔案進行管理，除此本單位還組織一些針對慢性腎臟病人的健康教育活動，通過這些活動讓他們更加了解自己的病情并更好的配合醫生的治療。
2 系統結構設計
本系統在軟件架構自上而下分為表現層、業務層以及持久層。表現層主要是由HTML、頁面等組成。而業務層主要是由通過接口來完成用戶發送的訪問請求，系統中所有的控制類和實體類都被存儲在該層中。持久層由各種框架以及數據庫等組成，其基本功能是完成對數據庫中的數據進行各種操作。系統的軟件架構如圖1所示。
3 功能設計
本文根據對系統的需求分析，將系統功能劃分為檔案基本信息管理模塊、慢性腎臟病管理，健康教育活動管理模塊、查詢統計分析模塊和系統管理模塊，如圖2所示。
1）檔案基本信息管理，設計對慢性腎臟病人的基本信息和健康基本情況進行管理，掌握每個慢性腎臟病人的具體情況。
2）慢性腎臟病管理，對患慢性腎臟病人的病情建立詳細的檔案信息。包括慢性腎臟病人每次看病的診斷信息、檢查信息和診斷信息。對本單位為病人所開展的病人隨訪情況進行維護管理。
3）體檢管理，登記并維護對慢性腎臟病人開展的定期體檢的基本信息以及每個參加健康體檢的病人的檢查結果。
4）健康教育活動管理，對本單位針對患有慢性腎臟病的并所組織的健康教育活動情況的維護和管理，同時記錄慢性腎臟病人對每次所開展的健康教育活動的滿意程度和建議。
5）查詢統計分析，對慢性腎臟病人的信息及健康信息進行統計查詢和統計分析
6）系統管理，對使用系統的用戶及其角色信息進行管理，對系統數據庫中的數據進行管理。
4 數據庫設計
數據庫設計是整個系統設計中的核心環節，其設計質量將直接對軟件的質量起著重要的影響。在數據庫進行設計的過程中需要將要處理的現實世界與數據庫原理知識相結合完成設計，本系統在數據庫設計的過程中遵循的原則為：
1）處理的原始單據與實體之間的關系。
在為數據庫建立實體聯系模型是，要將現實中處理的實際單據與實體之間進行對應，為系統建立實體并分析實體之間的聯系，實體之間的聯系就是現實中分析出來的聯系。這種聯系可以一對一或一對多或多對多。
2）主鍵與外鍵
對每個實體都必須要有一個實體標識符，該實體標識符又來唯一識別每個實體，不同的實體之間要通過外鍵來發生聯系。不僅如此，主鍵與外鍵還能夠分別保證數據庫中數據的實體完整性和參照完整性。
3）基本表需滿足原子性、原始性、演繹性和穩定性的性質。
4）范式標準
基本表中字段的相互依賴關系，應至少滿足第三范式，最好能達到BCNF。更高一級別的范式可以更好的避免數據庫中數據的冗余、插入異常、刪除異常。
5）正確處理實體之間的多對多的關系
在將實體轉換為表時，要注意必須為其聯系也建立一張獨立的表。該表中的主鍵是由兩個實體的實體標識符共同組成，再加上聯系本身的屬性構成表的所有字段。
6）完整性約束的三個方面
數據庫設計時需要充分考慮數據的完整性約束，分析并設計表之間如何聯系，表中字段需要滿足的條件。
根據對慢性腎病病人健康檔案管理各項功能的需要，系統中設計的主要的表有慢性腎臟病人信息表、體檢表和健康檔案表。
1.1一般資料
本院是隸屬于武威市的三級乙等腫瘤專科醫院，目前開放床位500余張，臨床護理單元12個，特殊護理單元11個，護理人員370人，其中本科學歷56人，大專202人，中專112人；副主任護師3人，主管護師29人，護師89人，護士249人。
1.2方法
1.2.1傳統紙質檔案管理
2010—2011年護理部將所有護士的畢業證、身份證、執業證、資格證復印件按科室裝訂成冊并定期更新，將榮譽證、進修結業證等復印件按類別分別裝訂成冊，并定期更新。
1.2.2電子技術檔案管理
2012—2014年護理部按來院時間為護理人員編寫檔案號，以護理人員的姓名及檔案號為名稱建立文件夾，將畢業證、身份證、執業證、資格證、榮譽證、進修結業證等各類證件的掃描件以子文件夾形式保存于其中；將護理人員基本情況登記表（包括護理人員的基本信息，學歷，職稱，家庭情況，獎懲記錄，科研及論文情況，每月護理部理論、操作抽考成績，進修情況等）存入文件夾內，形成電子技術檔案。護理部定期或不定期更新技術檔案并保留備份。
1.3評價指標
對比分析兩組管理方法更新、整理一次花費的時間，資料保存的完整性以及護理管理人員對兩種管理方法的滿意度。
1.4評價方法
工作人員分別記錄更新一次檔案所需時間，每月一次；每月統計科室、個人審核資料保存是否完整；采用自行設計的滿意度調查表，每季度對護理管理人員進行滿意度調查，并匯總結果。
1.5統計學方法
采用SPSS17.0統計軟件進行數據處理，計量資料采用t檢驗，以x±s表示，計數資料采用χ2檢驗，P<0.01為差異有顯著性。
2討論
2.1節省時間，提高工作效率
在電子技術檔案中，可以通過計算機搜索功能，快速查找相關人員的資料，方便護理部對全院護理人員進行培訓、考核，同時還可以客觀了解護士繼續教育以及科研論文等情況。觀察組在更新、整理技術檔案時消耗的時間較對照組明顯減少（P<0.01）。通過電子技術檔案，護理管理人員可隨時了解護士個人的工作表現及晉升情況，動態掌握護理人員資料，改變了以往因人員資料繁多查詢困難的局面，節省了時間、人力、物力，提高了管理人員的工作效率。
2.2資料保存完整
紙質版檔案在辦公室搬遷、借閱、保存不當等情況下可能會遺失，而電子技術檔案管理充分利用了計算機的優點，彌補了紙質版檔案管理的諸多不足，使得資料保存更完整。觀察組資料保存較對照組明顯完整（P<0.01）。護理部對全院護理人員的電子技術檔案存有備份，要求科室管理人員對科室護理人員的技術檔案也存有備份，保證了資料的完整性，減少了資料遺漏、丟失等現象。
2.3提高管理人員工作滿意度
護理部存有全院護理人員的電子技術檔案信息，并由專職人員管理，負責完善基本情況登記表，各類證件掃描件的存儲，理論、操作考核成績的錄入，并負責定期更新；各護理站及特殊護理單元均有科室護理人員電子技術檔案，由護士長或護理組長負責。電子技術檔案的實施減少了管理人員整理、更新技術檔案的時間，且方便查閱，增加了管理人員與護士、患者溝通交流的時間，提高了護理管理人員工作滿意度。表3顯示，觀察組管理人員滿意度明顯高于對照組（P<0.01）。
2.4體現人文關懷
護理人員家庭關系的建立便于緊急情況下護理管理人員查找其相關信息，了解護理人員的家庭背景，方便護理部主任、護士長與護士間的溝通，幫助護士解決生活中的困難。對護理人員的人文關懷，可激發護理人員工作積極性，提高護理質量。
2.5節約人力及資源
改變了以往各類證件復印件由各科室護理人員復印、上交護理部、護理部工作人員按類別順序排列的工作方式，電子技術檔案管理由護理人員將各類證件的掃描件通過QQ等方式傳至護理部，護理部按技術檔案號入冊，節省了護理人員復印、上交檔案所花費的時間，節約了護理部工作人員整理、更新技術檔案的時間，同時也降低了紙張的消耗，節約了人力及資源。
3小結
一、強化各級管理者對檔案信息化的重視
（一）加強領導對檔案信息化的重視
企業領導應該認識到檔案信息化建設的重要性，其目的在于提高企業領導的決策和管理水平，并且應認識到建設一支檔案信息化人才隊伍是企業檔案自動化的客觀要求，同時，加大力度推廣檔案信息化建設，要求全體員工積極配合。
（二）強化法制意識
樹立法制意識，是做好企業檔案工作的基礎。搞好企業檔案工作要從“提高認識、強化制度”上下功夫，使依法治檔深入人心。首先是提高執法認識，要大力宣傳《檔案法》等國家法律法規，做到知法、懂法，明確執法的嚴肅性，提高工作的自覺性，從而解決和杜絕檔案工作可有可無等錯誤思想。其次要提高重要性的認識。企業領導和檔案工作人員對檔案工作重要性的正確認識是推進和搞好檔案工作的重要基礎。第三要加強檔案工作的制度建設和管理網絡建設，把檔案工作列入企業發展規劃和年度計劃，保證檔案工作專項經費，落實各級領導檔案工作責任制，使依法治檔工作落到實處。
二、做好信息化建設管理布局
（一）依托企業單位局域網，構建本單位信息管理平臺
在局域網上，檔案管理信息系統與各業務信息應用系統（OA、PDM、ERP等）互相聯通，資源共享。通過系統間的數據接口，可以解決電子文件及元數據的采集、加工、鑒定、歸檔、管理和維護問題，對各系統產生的電子文件實施前端控制和全程管理，實現文檔一體化管理，可以保障檔案信息資源類別的豐富和總量的增加，并保證數據真實、完整、有效;同時，整合各類檔案信息資源，建設一批專題數據庫，對其實施統一管理，既可避免出現信息孤島，又方便信息管理和利用。
（二）以檔案綜合資源管理系統為平臺，管理館藏傳統和各門類檔案信息
檔案綜合資源管理平臺建設以檔案信息資源共享為目的，以現場技術資料控制為重點。其基本構成檔案信息網頁，檔案管理系統、文檔一體化系統，網上遠程檢索系統、電子文件和檔案全過程管理系統。其上流轉的文件資料信息以電子文件形式存在，設計、試驗、制造各個環節的電子文件實現了有效傳遞交換和共享，突破了信息管理孤島，形成了集成化的檔案管理業務環境。在該平臺上，可對檔案數據實行動態管理，包括動態采集、動態更改、動態跟蹤、動態。
（三）以綜合辦公系統（OA）為管理平臺，對煤炭企業事務信息實施全電子化管理
綜合辦公系統對企業單位公文實施收發管理的同時，實現了全面、系統地記錄企業單位各項事務活動。充分發揮綜合辦公系統效率高、權限分明、自動歸檔、檢索準確、使用方便的優勢，按照文檔一體化原則，對政務工作中的電子文件實施全過程管理，即在文件形成、收集、鑒定、歸檔、保存和利用的全過程發揮作用，實現各項工作的記錄和電子文檔緊密相連和對文件實施全程閉環管理，確保信息渠道暢通。
（四）以檔案網站為核心，建立各類檔案信息資源平臺
建立企業單位檔案網站的首要目的是向單位內部提供檔案信息的查詢服務，可使用戶借助網絡實現方便的檔案信息查詢、分類查詢和專題查詢等多種方式查詢檔案目錄信息，也可以實時了解文件資料借閱的更改狀況，進行電子文件歸檔，查看照片檔案，瀏覽檔案全文等。
三、做好檔案信息化管理的數據管理
（一）要積極推動網絡化歸檔工作
利用煤炭企業的網絡化辦公平臺，實現檔案管理的網絡化歸檔。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統籌規劃和在專職檔案人員的指導下，根據自己的權限范圍將所在部門產生的需要歸檔的文件備注處理意見，通過自動化辦公平臺傳輸到檔案館數據庫，年終時只要向檔案科移交一份組卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計算機輸入工作。檔案科只需要對數據進行一些深層次的處理開發，便可完成檔案的及時、準確歸檔。
（二）建立重要檔案數據庫，保證重要數據的安全
進入到二十一世紀以來，各地社區檔案部門根據國家檔案局關于社區檔案管理工作的總體要求與部署，根據實際情況采取措施，并通過整合社區檔案資料及對社區建檔等各種方式，主動積極的進行社區檔案管理工作，取得了較大的成績。但是因為受到許多相關體制、實際條件以及傳統觀念的約束，社區檔案管理工作或多或少的存在著一些問題及相對薄弱的地方。首先是思想上認知不夠，對社區檔案管理的重視程度不足。許多社區根本沒有將社區檔案管理工作納入日常議事日程，在實際工作的安排上，過于偏重處理繁雜事情及完成上級布置的任務，往往忽略了收集整理檔案資料的相關實物及圖像以及積累檔案管理的資源；其次基礎設施落后，檔案散失嚴重。由于社區辦公經費緊張，基礎條件不到位，缺乏專人統一管理，檔案資料分散保存問題突出，造成檔案材料散失甚至損壞；最后是檔案業務不熟，管理缺失。由于社區整體工作起步遲，工作人員由街鄉基層單位選派，多為新手，業務能力參差不齊，特別是對檔案基礎知識和基本要求了解不夠，對檔案資料的收集、整理、分類、歸檔不甚規范，許多有價值的文件材料不能及時歸檔，檔案收交、查閱、利用等管理制度不健全，缺乏約束力。
二、社區檔案管理規范化措施
（一）強化宣傳，加強檔案意識
社區檔案管理工作關系到社區居民委員會的種種工作的開展，僅僅依靠檔案部門來工作是不夠的，必須應用多種多樣的方式，積極組織社區居民委員會工作人員學習與宣傳《中華人民共和國檔案法》，加強社區居民委員會工作人員的檔案觀念，將社區檔案管理工作與領導責任掛鉤，以此來保證社區檔案的完整。
（二）健全檔案管理，建設合理的社區檔案管理制度
根據社區檔案管理工作的需求，制定并健全社區檔案管理的相關制度，促進社區檔案管理工作納入法制軌道。加強對檔案管理辦公用品的投資，完善社區檔案管理條例，要將制約社區檔案管理工作發展的因素一一解決。
（三）加大對檔案人員的業務培訓與指導工作
積極組織各個社區檔案部門的工作人員參與關于檔案的培訓，讓其了解檔案整理與立卷等規范的工作形式，同時還需要對社區工作相關知識有一定的了解。社區檔案管理工作人員只有熟練掌握社區檔案工作的詳細步驟以及了解社區工作的相關職能與性質，才可以在日常工作中做好社區檔案管理工作。
（四）加大檔案管理的信息化建設
社區檔案管理工作要提升檔案管理人員的綜合素養，就必須加大檔案管理信息化建設的步伐。當今世界計算機和網絡信息技術的迅猛發展，國內計算機檔案管理的網絡程度也在持續強化。而檔案人員必須要通過現代化的先進技術以及先進的管理觀念來強化社區檔案管理工作，并改善檔案管理中存在的那些不合理的手段和方式。要落實好電子企業檔案的網絡安全工作，針對一些十分重要的檔案文件，需要應用非常嚴格的保密方式，實施重點保護。另外，要盡量保障一些關系到商業機密及知識產權的檔案文件的完整。與此同時，社區檔案部門的工作人員要積極學習，拓寬知識面，掌握工作所相關的知識以及行業的現狀與未來，提升自己的綜合素質，應用現代化的科學裝備與技術，應用先進的管理方法進行指導及改善檔案工作，這樣才能做好社區檔案的管理工作。
（五）明確社區檔案管理工作的職責，加大監督力度
1、鄉低保申請人在向其所屬村委提出低保申請時，必須同時申報家庭基本情況。
2、申報的內容包括家庭基本情況和共同生活的家庭成員基本情況。家庭基本情況重點包括共同生活的家庭人口、住房狀況等；家庭成員基本情況重點包括有勞動能力的家庭成員就業及收入情況、健康狀況等，并提供相關證明材料。
3、鄉低保申請人必須按要求填寫《縣城鄉居民最低生活保障待遇申請書》。要求內容完整、字跡清楚、填寫規范。
4、《申報書》必須由低保申請人填寫。申請人因故不能填寫的，由村委會指定專人代為填寫。對申報表內的相關內容申請人必須如實填報，對不如實填報家庭人口和故意瞞報家庭成員就業及收入情況的，低保管理服務機構有權在6個月內不再受理該申請人提出的低保申請。
二、城鄉低保入戶調查制度
1、城鄉低保工作堅持三級入戶調查制度。村委在接到低保申請人的書面申請和申報材料后，要在規定時間內安排低保專干或指定專人對申請人的家庭情況進行調查核實。重點調查家庭人口和家庭收入。鄉民政辦在接到村委上報的相關材料后，要及時進行審核，對有爭議和有疑問的要入戶調查。縣低保監管中心在接到鄉民政辦上報材料后，要按照20%的比率進行抽查。
2、入戶調查必須由2人或2人以上同時入戶進行。
3、入戶調查可以詢問當事人、也可以通過鄰里走訪等方式了解相關情況，特殊情況可以通過信函索證的方式進行。
4、調查人員要認真填寫《縣城鄉居民最低生活保障入戶調查表》，做到內容準確、記錄完整。《調查表》應由調查人和被調查人共同簽字。
5、城鄉低保入戶調查嚴格執行“誰調查誰簽字，誰簽字誰負責”的原則。對調查不細致、不深入造成調查結果不真實或故意更改調查內容造成工作失誤的，視情節追究當事人的責任。
三、城鄉低保聽證、民主評議、評審制度
1、鄉設立城鄉低保評審委員會，由鄉長任評審委員會主任，分管領導任副主任，相關部門負責人為成員；村委會設立城鄉低保聽證、評議小組，由村黨（總）支部書記或村委會主任兼組長。
2、聽證、民主評議人員要兼顧到各個方面，由文化素質較高的村組干部、村民代表、人大代表、政協委員、黨員代表、優撫對象、退休人員等組成，一般不得少于20人，其中居民代表不得少于總人數的三分之二。（聽證、評議小組人員以每村民小組至少2人為宜，現任村組干部不得超過4人）。
3、新增（明察暗訪或有群眾舉報不符合低保條件）保障對象，在完成村委入戶調查后，提交低保聽證、評議小組進行聽證和評議。被聽證對象及其左鄰右舍參與聽證會。聽證、評議小組成員有同意、不同意的權利。聽證、評議小組全體人員按照被聽證人陳述、調查人介紹情況、聽證小組成員質疑詢問，認真討論并采取無記名投票的方式進行投票，現場記票、公布結果，得贊成票三分之二以上的新增（調整）對象，方可進行公示。對公示后群眾無異議的由村委簽署意見上報鄉民政辦公室審核。對評議及公示未通過的對象應告知申請人并書面說明理由，同時退還全部申報材料。
4、每次出席的民主評議人員不固定，要采取隨機抽樣的辦法，確定此次評議人員9至13人（奇數為好）。如果抽取的評議人員中與被評議對象有親屬關系或其他利益、利害關系的，應實行回避。
5、鄉民政辦公室在接到村委的上報材料后應及時進行審核，并提交評審委員會評審。對審核、評審通過的對象經公示無異議后上報縣城鄉低保監管中心審批，對評審及公示未通過的對象應將相關資料退回村委并書面說明理由。
6、鄉和村委應建立評審、評議記錄檔案。對象參加評審、評議的人員，評審、評議的對象及評審、評議意見作好詳細記錄，并存檔備查。
四、城鄉低保信息公開、公示制度
1、村委會應設立城鄉低保公示欄，或直接使用村務公開欄公示。公示欄應設置在村部及本轄區范圍內人口較為集中的地方，方便群眾監督。
2、城鄉低保實行“四項公開”、“三榜公示”制度。四項公開即：保障政策公開、工作程序公開、保障對象公開和保障金額公開；三榜公示即：村委會在對申請城鄉低保的對象初審合格上報前進行第一次公示，鄉鎮對申請的對象審核合格上報前進行第二次公示，在縣民政局審核批準后再次公示一次。公示時間分別為5天、7天、5天。
3、保障對象應長期公示，公示的內容包括戶主姓名、共同生活的家庭人口、月家庭收入、居住地址等。對調整保障金額的對象、取消保障待遇的對象實行定期公示，公示時間不少于15天。
五、低保工作人員及申請低保家庭承諾制度
1、村委主要負責人與鄉民政辦主要負責人分別簽署《城鄉低保工作人員實施廉潔辦理誠信承諾書》，層層承諾，級級負責，確保低保審批工作公開、公平、公正。
2、申請低保家庭要簽署《城鄉居民最低生活保障對象誠信承諾書》，確保申請對象符合低保對象條件，同時承擔應盡的義務，以及違規時自愿接受相應的處罰措施。
六、城鄉低保舉報設訴制度
1、各村低保管理服務機構要指定專人負責城鄉低保舉報投訴工作，負責來信來訪接待，切實保護舉報投訴人的合法權益。
2、各村低保管理服務機構要設立舉報箱或舉報投訴電話，舉報投訴電話的號碼應向社會公開。
3、建立舉報投訴登記簿，準確記錄群眾反映的問題和要求。
4、建立舉報投訴工作責任制，舉報一起，查處一起；投訴一起，查實一起，做到件件有結果，事事有回音。
七、城鄉低保公益勞動制度
1、在勞動年齡段內有勞動能力且尚未就業的城鄉低保對象要自覺服從低保管理服務機構的安排，積極參加公益勞動。
2、公益勞動主要包括治安巡邏、綠化保潔、低保政策學習宣傳和其它適宜低保對象從事的相關勞動。
3、村委、鄉民政辦公室應制訂年度低保對象公益勞動計劃，做到長計劃、短安排，并做好低保對象參加公益勞動記錄。
4、保障對象參加公益勞動的時間視實際需要而定，保障對象每月參加公益勞動的時間一般為1－2個工作日。
5、對續二次以上無正當理由不參加公益勞動的保障對象應取消其本人的保障待遇。
八、城鄉低保分類施保、定期回訪及動態管理制度
1、低保管理審批機關在批準申請人享受城鄉低保時，應準確界定其類別。保障對象共分為三類：一類為“三無對象”即：無生活來源、無勞動能力、無法定贍（扶、撫）養人；二類為特困人群：家庭無勞動能力、一級二級殘疾人（包括傷殘軍人）且完全喪失勞動能力、因成員患重病導致家庭生活難以維持的；三類為因自然災害致使年內無自救能力的居民。
2、保障對象檔案必須張貼類別類識：一類對象標識為綠色，二類對象標識為黃色，三類對象標識為紅色。
3、各村應制定、組織并落實村委會定期對城鄉低保對象進行分類核查：一類對象每年度核查一次，二類對象每半年核查一次，三類對象每季度核查一次。
4、回訪也是村委干部一項重要職責，原則上每季度不少于一次且二人以上，通過回訪及時了解掌握低保家庭實際變化情況，也可以走訪左鄰右居，對了解情況及時登記在回訪薄中，并根據不同情況分別提出變更戶主、調整保障金額、停發保障金待遇等意見，經鄉民政部門審核后，報縣民政局審批。
5、鄉民政辦根據工作安排，每年組織一次年度集中核查，各村應積極支持配合。
6、按不同類別落實限期保障。一類對象為長期保障對象，不限定保障時間；一次批準二類對象享受低保的時間為12個月；一次批準三類對象享受低保的時間為6個月。
7、按規定落實重點保障。對低保對象中的三無、孤兒、70歲及以上老人、單獨生活的、少數民族居民、持有縣級以上殘聯核發的《中華人民共和國殘疾人證》的殘疾人以及經當地二級甲等以上醫院認定患有尿毒癥、白血病、腎移植、惡性腫瘤等重癥病且喪失勞動能力的人員，每人每月可增發保障標準全額的10－20%保障金。
九、城鄉低保審批制度
1、城鄉低保實行低保集體審批制度。城市低保按月、農村低保按季度召開一次審批工作會議，特殊情況由分管領導臨時召集。
2、城鄉低保報批對象必須符合下列條件：
⑴證明材料齊全；
⑵表格填寫完整規范；
⑶按規定的工作程序執行到位。
3、鄉調查人員應逐一匯報入戶調查情況，并提出審批意見。
4、保障對象的審批事項包括審定保障金額、劃分對象類別、明確保障期限。
5、每次審批工作會議均應做好會議記錄，并整理存檔備查。
十、年檢報告制度
鄉民政辦于每年12月1日至20日對已享受低保待遇的家庭進行年檢，確定其是否繼續享受，并填寫年檢報告單，報縣民政局審批備案并存入低保對象檔案。
十一、低保檔案管理制度
1、城鄉低保檔案實行分級管理、以基層管理為主的原則；堅持完整、準確、集中管理的原則；堅持既統一標準又結合實際，在操作上簡便易行的原則。
2、建立低保一戶一檔制。由縣民政局，鄉民政辦，村委三級建立低保對象檔案，進行信息化管理。
3、檔案管理人員必須恪盡職守，精通業務，熟悉低保檔案的內容、數量及存放的位置，減少查找的盲目性，確保檔案的有效利用。及時根據提標或家庭人口、收入的變化做好登記備案，同時確保檔案的安全，并要定期認真填寫和收集低保工作的各種文件、資料、信息，不得隨意改動，按要求歸檔入庫。
4、低保檔案室必須有防火、防盜、防蟲、防鼠等防護設施。對保管的檔案必須定期進行檢查，發現問題及時妥善處理，保證檔案的完整、真實、準確。
5、低保檔案主要供低保管理部門使用，其他部門因工作需要查閱，需出示相關證明、證件，或經領導同意批準，由檔案管理人員負責查閱并解答。
6、檔案管理人員應做好檔案進、出和臨時查閱的登記工作，不得丟失、銷毀和涂改。
7、檔案管理期限：在冊低保戶檔案要永久保存；停發低保戶檔案保管期限為5年；低保培訓會議記錄和走訪資料保管期限為10年；低保文件制度匯編、低保審批通知、低保金發放名冊和低保統計報表保管期限為20年；涉及低保的照片、錄像、錄音等特殊載體檔案永久保存。
8、對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經鄉民政辦和縣低保中心共同核定，縣局和鄉分管領導共同會簽意見后，按規定銷毀。銷毀檔案由鄉民政辦具體組織實施，縣民政局派員監銷，監銷人、銷毀人應在銷毀清冊上簽字。
十二、城鄉低保工作人員責任制度
1、申請人進入村委會、鄉及相關單位辦理低保事宜，應根據職責分工，認真履行職責，提供優質的服務，不得以任何理由或借口回避和推諉。
2、城鄉低保工作人員在低保調查取證過程中，所出具的證明必須情況真實，無虛假內容。