時間：2023-06-08 15:16:18
導語：在檔案管理工作現狀的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
一、當前學校檔案管理存在的問題
（一）系統老化，網絡構建不全面。近年來，各大學校的檔案管理都呈現出了系統老化、無法滿足現代化管理要求的趨勢，究其根本原因，是缺乏先進管理軟件而導致的。許多學校檔案管理軟件還處于較為初級階段，使得檔案信息的錄入和調取等工作較為繁瑣，且無完整的系統審批程序，極大降低了工作效率，不利于學校的現代化建設。就目前情況而言，我國只有高校建立了“學信網”，使高校在校生能夠在網上查詢到自身資料。而其它學校沒有在這方面作出規劃，學生在檔案調取過程中還需專門找校檔案管理員查尋，這使得許多外地學生在調取檔案的過程中費時、費力，不符合現代社會發展對檔案管理工作的需求。
（二）檔案管理制度缺陷。我國在2014年出臺了最新檔案管理條例。其中對人事單位、尤其是學校這類事業單位進行了重點要求。要求指出，在無批文的情況下任何人不得隨意調閱檔案；學校檔案管理員只有錄入權利、不具取出權；檔案管理員必須嚴格保證所經手的檔案信息不泄露。但就這幾點上來看，我國當前雖已推行了檔案信息管理系統，但許多學校仍然存在諸如檔案隨意調取等問題，沒有完整、系統的檔案管理制度，使得檔案管理條例形同虛設。
（三）管理人員素質參差不齊。除高校外，當前很多學校沒有設定專職的檔案管理崗位，一些學校的檔案管理人員不是臨時配備就是由教師兼職。這類檔案管理人員因不具備專業的檔案管理知識，且沒有接受過系統培訓，有些甚至連基本的信息錄入培訓都沒有接受過，更不具備服務意識及保密思想，這些均易導致檔案管理過程中出現疏漏，嚴重制約了學校檔案管理工作的發展。高校的檔案管理人員也存在一些問題，如對國家相關法律法規了解不足、工作積極性不夠等現象也隨處可見，所以管理人員素質問題也是當前學校檔案管理的一個重要問題。
二、完善學校檔案管理工作的具體措施
（一）增強信息化建設。新時期，學校檔案管理工作必須與時俱進，運用先進的管理手段來進行檔案管理工作，以適應現代學校發展的要求。信息化檔案管理已經在我國實行多年，最初的系統數據錄入方式過于復雜，但經過多年的開發，當前的信息化檔案管理系統已經有了較為全面的發展。如我校當前使用的“人事達”，在最大程度上解決了之前信息錄入工作繁瑣的問題，且增強了管理模式，進一步加強了信息化檔案管理。隨著科技的進步，學校檔案管理的信息化、辦公自動化的普及已經是時代需求。學校檔案管理工作需要與時俱進，依托現有的信息化建設進行系統、有重點、分步驟地對計算機信息技術進行開發利用，將檔案的收集、錄入、存儲、傳播及審批程序等納入到系統管理之中，改變當前學校檔案管理技術落后的局面。同時，還應加強高校外學校檔案管理網絡的構建，為學校和社會提供更快捷、到位的檔案信息化管理服務。
（二）專員管理，強化檔案管理基礎。需要設置專門的檔案管理人員，因檔案管理最終行為是靠人來進行，所以該人員必須有較高的思想政治素質、具備專業的職業道德，且對檔案管理業務工作熟悉、精通。學校要對現有的檔案管理人員進行檔案專業理論知識培訓。學校要在做好檔案的收集、整理、統計、保管等工作基礎上，形成一套完整的檔案體系，并改善服務手段，如檔案外借、檔案閱讀服務及外借服務等，將死檔案變成活檔案，提高檔案信息資源的利用率，以此促進學校各方面工作的發展與進步。
關鍵詞 醫保 檔案管理 現狀及對策
醫療保險檔案管理工作是醫保機構一項重要的基礎性工作，它貫穿于醫療保險參保人員登記、醫保基金征繳、個人帳戶管理、定點醫療機構（藥店）資格確定、參保人員住院、轉診轉院醫療費用審核及報銷等項業務的全過程，體現著醫保機構的管理水平，代表著醫療保險部門的服務質量，關系著廣大群眾的切身利益。因此，認真分析當前醫保檔案管理工作的現狀，充分認識加強醫保檔案管理工作的重要性，不僅是檔案管理工作的必然要求，而且是提高醫保機構科學管理水平和服務質量的重要途徑。
一、醫療保險檔案管理工作的現狀
1、領導重視不夠，檔案意識淡薄。就醫保檔案管理工作而言，雖然各級醫保機構都加強了領導，提高了認識，配備了專（兼）管理人員，加大了投入，但由于對檔案工作認識不高、宣傳力度不夠等原因，個別領導存在著重業務工作、輕檔案管理工作的傾向，在思想上仍然覺得檔案管理是檔案部門和檔案管理人員的事情；加之不少工作人員檔案法規知之甚少，檔案管理整體意識仍然薄弱，以致在日常檔案工作中，普遍存在檔案資料殘缺、行文不規范、收檔不及時、紙張大小不一、電子文檔儲存方式雜亂等現象，嚴重影響了檔案的質量，也嚴重制約著醫保事業的健康發展。
2、資料收集不及時，歸檔不齊全。由于醫保工作專業性強，特別是自覺不自覺地形成的條塊分割的業務現狀，使日常醫保檔案管理工作往往存在著各自為陣、獨自存留的現象，致使檔案資料收集不及時，入檔不齊全，甚至還有一些有價值的必須歸檔的檔案資料被遺漏或遺失。例如，因為流動人口參保檔案未及時建檔或歸檔不夠及時，直接造成了跨年度移交歸檔和查閱困難的問題；還有為了查詢方便，個別業務經辦人員不及時移交資料，致使這些有利用價值的資料常常散存在各業務承辦部門，有的甚至流落到個人手中，造成了部分檔案空缺或散失，影響著檔案的完整性，影響了檔案的利用，更影響著提高醫保的社會化服務水平。
3、管理人員業務素質不高，管理不規范。近年來，雖然各地醫保機構按照上級部門的有關要求，配備了專（兼）職檔案員，形成了較為完整統一的檔案管理工作網絡。但在實際工作中，不少檔案管理人員沒有受過檔案專業教育，往往是只經過短期檔案培訓或未培訓的非專業人員，業務素質不高。這些人員檔案知識貧乏，管理水平有限，有的甚至連哪些資料應該及時收集歸檔、整理檔案資料有什么要求也不清楚，更談不上規范管理。
4、管理手段落后，管理方式陳舊。在科技快速發展的今天，仍有不少醫保機構還在運用手工抄寫的檔案立卷歸檔工作，重紙質檔案，輕電子檔案的現象依然存在。在日常發文收文、收集整理、立卷歸檔、保管利用等方面仍沿用傳統的陳舊管理方式，既耗時費力，又影響著檔案工作的達標升級和科學規范。
5、環境較差，硬件設施不齊全。主要表現為檔案室環境條件較差，個別醫保機構沒有專用檔案室，有的醫保機構雖有檔案室，但簡陋狹窄，“六防”設備不配套，現代化設備少，難以適應社會發展的需要。
6、檔案管理軟件系統不配套。近年來，隨著醫保范圍的不斷擴大，醫保業務檔案急劇增加，但由于醫保機構檔案管理軟件落后或不配套，出現了電子檔案與手工紙質檔案并存，且手工重復抄寫、超負荷勞動高于計算機處理信息的現象。如在辦理新參保人員登記手續時，業務人員要憑借紙介質參保資料，一字一筆地將每個參保者的基本信息錄入計算機生成參保人員的基本信息；在整理歸檔時，又要按照檔案管理電子目錄的要求再重新錄入形成檔案資料，這種繁重的手工操作不但費時費力，而且阻礙著檔案管理信息化、現代化的發展。
二、加強醫療保險檔案管理的對策
1、大力宣傳檔案法規，不斷提高檔案意識。一要領導重視，真正將醫保檔案管理工作放在重要地位，納入日常工作規劃，列入年度目標管理考核之中，做到經常檢查、定期考核、獎懲兌現；二要加大宣傳，大力宣傳檔案工作的重要性，不斷提高廣大干部的檔案意識。三要積極動員和組織全體工作人員參與檔案工作，加強對日常檔案資料的收集、保管、整理和歸檔工作。
2、建立健全檔案工作網絡，配齊配足檔案管理人員。要建立由一名領導專人負責的檔案管理工作領導小組，使醫保檔案工作做到橫向有人抓，件件有人做，確保各項檔案工作任務的完成。同時要適應新形勢下檔案管理工作的需要，配齊配足責任強、業務精的管理隊伍。
3、完善各項規章制度，打好檔案工作基礎。在抓好組織領導、配備人員和業務建設的同時，要高度重視檔案工作的制度建設，進一步完善諸如《醫保檔案工作崗位責任制》、《文件材料歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案資料保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案設備維護使用制度》等，并強化檢查落實，把各項工作落到實處。
4、制定切實可行目標，實施統一管理。醫保機構要因地制宜，制定檔案達標升級規劃和具體措施，加大對檔案工作的管理力度，實現對各種門類和載體形式的檔案進行統一管理，做到各種檔案資料集中保管，統一規范管理。
5、加強檔案基礎設施建設，努力實現檔案管理現代化。在醫保檔案管理工作中，要努力做到硬件和軟件同步發展，配置先進的計算機、復印機、檔案柜等設施，即使檔案盒、資料袋等也要在尺寸、規格、材質等方面符合檔案行政管理部門的規定要求，使檔案管理工作達標不升級，逐步實現檔案管理的現代化。
6、提高檔案利用率，增強檔案的社會服務功能。檔案的利用是形成檔案的終極目的，醫保檔案更是如此。因此，要充分利用方便快捷的自動化檔案檢索系統，實現檔案在數據統計、科學論證、糾正偏差、動態調整、參保帳戶查詢、費用報銷明細等方面的作用，不斷擴大服務面，提高醫保檔案的利用率。
總之，醫保檔案管理工作只有加強領導，健全制度，科學管理，服務社會，積極適應時展的要求，才能實現檔案管理的科學化、規范化、現代化，才能推動醫療保險事業的健康發展。
參考文獻：
關鍵詞：新時期；城建檔案；管理
一、城建檔案管理現狀及問題
（一）城建檔案管理工作從無到有、由小到大，為城市建設和經濟社會發展作出了重要貢獻
城市建設檔案管理工作的現狀，總體上是令人滿意的。城建檔案管理人員在工程建設檔案資料的采集、整理、儲存、利用等方面作了大量卓有成效的工作。為城市規劃、城市建設和城市安全提供了較為詳實的原始資料作為參考和保障。但我國的城建檔案管理工作起步較晚，發展歷程不長，雖經實踐摸索、博采眾長、快馬加鞭，取得了較大成績，但與發達國家和地區比，還有許多亟待加強和完善的地方。
（二）依法建檔、依法治檔的法律法規、體制機制需要完善，有效監督及執行的力度有待進一步加強
城市建設的實踐證明，無論是房屋、道路、橋梁，還是水利、電力、燃氣等城市基礎工程建設，它們的質量問題都涉及人民群眾的健康和生命財產安全。如何做到事前、事中、事后的科學、有效監管，依法實行全過程的城建檔案管理是重中之重。但目前城建檔案管理的法律依存度和強制力都不足，對工程建設部門和包括城建檔案管理人員在內的城建監管服務部門的約束力都不夠。重點體現在法律法規的不夠完善，法律法規、文件規定等的宣傳、解釋、執行力度還不夠。
（三）對城建檔案管理的重視力度不夠，檔案管理的人才不足，人員的業務能力亟待提高
城建檔案管理工作是一項系統性、專業性較強的工作，需要一定數量的專業人才去完成。城建檔案的業務指導以及檔案的整理、保管、利用和對外服務都需要足夠的人手去完成。從對城建檔案管理的調研情況看，地市級建設部門對城建檔案管理工作重視程度比較高，但是縣區在一定程度上還存在著重建設、輕管理的現象。特別是對城建檔案的價值判斷不清，對城建檔案管理對城市發展的長遠作用和重大意義認識不足。具體表現在：部分縣區在城建檔案管理方面的組織機構不健全，城建檔案館掛靠某個政府部門或者事業單位，不是單獨的機構，沒有專職的管理人員，經費也沒有單獨納入縣級財政編制。很多檔案管理部門雖然掛了牌子，但是一直與相關單位合并辦公。有的縣區城建檔案由建設主管部門內設的檔案室監管，很多城建檔案資料零散地保存在檔案室內。由于沒有完善的保管環境和設施，大量的城建檔案得不到系統規范的整理、儲存和利用。
（四）城建檔案管理所需資金不足做好任何一項工作都離不開資金的支持和投入。在目前城建檔案管理的體制機制下，城建檔案管理部門的檔案保證金和技術服務費被政府主管部門強制取消。政府此舉為企業減負，對城建檔案管理部門更好地發揮服務職能具有重要意義。城建檔案管理所需資金都由財政撥付，財政撥付資金內還包括人員工資，這樣用于投入城建檔案的建設、管理和使用所需的資金捉襟見肘，就需要加大財政的支持和投入力度。
二、解決城建檔案管理工作問題的辦法及對策
（一）依法授權、依法履責、依法治檔，城建檔案工作要做到有法可依、有規可循、違法必究
法制是社會主義市場經濟的內在要求，是社會主義市場經濟建立和完善的基礎和保障。沒有健全的法制，就沒有完善的市場經濟，更不會有完善的城建檔案管理。應從城市建設為民利民、造福一方的戰略高度入手，想方設法做好城建檔案管理法律法規的制定和完善工作。千方百計多渠道做好法律法規、文件精神的宣傳、解釋和落實工作。使城建檔案管理的法律法規、文件規定等在城市管理、城市規劃和城市建造等部門中家喻戶曉，深入人心。特別是通過大力宣傳，為依法治檔營造良好的輿論氛圍。應從法律法規制定和體制機制完善入手，賦予城建檔案管理人員依法建檔、依法歸檔的權力，并履行相應的責任和義務。在城建工程的招投標、開工、建設、驗收、交付等方面，實行全過程的依法建檔、依法歸檔。建檔要采用文字、圖紙、聲像等多種科學、規范、準確的手段進行。既要有原始資料，又要建電子信息資料，二者具有同等法律效力。工程建設的每個環節都要有工程負責人和城建檔案管理人簽字，并依法履行工程披露義務，承擔工程質量責任，使城建規劃有圖可循，城建質量有法可依，城建安全有責可究。
（二）從健全完善體制機制入手，充實城建檔案管理人員力量，全面提升城建檔案管理人員素質，建設一支德能兼備的城建檔案管理人才隊伍
隨著新時期城市建設和現代科學技術日新月異的飛速發展，要適應檔案管理現代化、信息化的需要，必須加強檔案管理人才的選用和培養。應從全面建成小康社會、提升人民群眾幸福指數、保障城市建設質量和安全的高度，增強對城建檔案管理工作的重視力度，解決制約城建檔案管理工作的核心問題:人員不足及人員業務能力不強的問題。在組織機構上，單獨設立縣級城建檔案管理部門，單獨劃定機構和人員編制，單獨設立辦公處所，辦公處所要滿足城建檔案的整理、儲存和使用的需要。在上級主管部門的指導下，獨立開展城建檔案的監管和服務。縣級城建檔案管理部門，應配備至少3到5名專職人員，實行逢進必考。面向社會，本著公開、公平、公正的原則招考熱心檔案管理事業、有檔案管理專業和經驗的人才進入城建檔案管理部門。對檔案管理人員經常進行法律法規、業務理論和技能等方面的學習培訓。建立健全考核、評價、獎罰、晉升、流轉等激勵約束機制。充分調動城建檔案管理人員學習、工作的積極性和主動性。
（三）政府應加大對城建檔案管理工作的財政支持力度，解決制約城建檔案管理工作開展所需的資金問題，做好資金使用方面的監管
資金不足是制約城建檔案管理工作有效開展的又一重要因素。政府應加大對城建檔案管理工作的財政投入力度，解決城建檔案的采集、整理、儲存、使用等方面所需費用問題，解決城建檔案管理人員在學習、工作中發生的合理性支出。財政主管部門在加大財政支持力度的同時，也要加強對資金使用的監管，定期對財政資金的使用情況進行科學有效的檢查。確保財政的每一筆錢都能得到合法、合理地使用。對于濫用資金、濫發獎金等情況要聯合政府相關部門采取限制財政資金撥付等辦法嚴肅追究、嚴肅查處。城建檔案管理部門更要自覺做到對資金的合理使用，開展經常性的自查自糾，確保每一筆財政資金都能用之所需，落到實處。
三、結語
關鍵詞 聲像檔案；電視臺；記錄
中圖分類號G276 文獻標識碼A 文章編號 1674-6708（2011）48-0063-02
聲像檔案可以很方便地收集、存貯、整理、傳遞信息，以其生動、活潑的動態展現在人滿面前深受人們的喜愛，在電視臺中更是節目記錄的重要載體，是電視專題、新聞背景的資料組成部分。如《開國將帥》就是使用了大量的珍貴的歷史鏡頭，聲情并茂的回憶了當時的真實情景，全面，客觀，真實的展現了一代開國將帥的一生豐功偉績。隨著科學技術的發展，聲像檔案管理存在混亂的現象，諸多問題也隨之產生，影響了聲像檔案的價值。因此，有必要加強聲像檔案的管理，特別是對于電視臺來說，具有更重要的意義。
1 聲像檔案管理的現狀
1.1 檔案意識不強
對檔案管理的意識不強是引起檔案管理混亂的主要原因， 聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求，但是大部分單位都不重視檔案管理，對聲像檔案沒有進行及時的整理和歸檔，檔案管理的意識不強，導致很多重要的聲像檔案資料丟失。據相關調查，從錄音、錄像帶的歸檔狀況來看，相當一部分單位都存在同一盤磁帶（碟）反復使用的情況，原始錄音（像）并未保存下來。檔案意識模糊，聲像檔案難以及時、完整歸檔。
1.2 設備陳舊，聲像檔案保管差
如今科學技術已經飛速發展，多媒體技術得到了廣泛的應用，在聲像領域，例如數碼相機、攝像機等現代化設備越來越多地運用到我們的實際工作中，但是實際工作中還是存在用老方法進行聲像檔案管理，僅有少數單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余單位普遍現象是將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求，導致聲像檔案難以長久保存。
1.3 管理手段落后
對于電視臺的檔案管理，音像資料必須緊跟形勢需要，圍繞社會重大事件、重大活動，以音像資料為媒體，主動為電視宣傳提供服務。但是管理水平落后會制約聲像檔案的保存，在聲像檔案管理中存在各個單位之間的管理水平各異，有的單位沒有聲像檔案設備配置、專職人員隊伍建設，或者有設備無聲像檔案、有聲像檔案未能集中統一管理。
1.4 聲像檔案管理制度不健全
對于部分單位而言，管理制度不健全，沒有進行集中的管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施，形成隨時移交的現象，科室分散保管或個人保存，各科室一年一次移交檔案室，或是存在無歸檔的現象，聲像檔案的管理有的單位處于無章可循的自由形成、處理狀態。
2 加強聲像檔案管理工作的思考
2.1 加強宣傳，增強人員的檔案意識
聲像檔案管理的工作要要對涉及產生聲像檔案部門的工作人員進行培訓，做到認識到位，責任明確，工作落實，加強有關人員的管理意識，加強對領導干部的宣傳，爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出良好的檔案工作氛圍，對于電視臺的管理意識，要加強人員進行音像資料管理的書籍及報紙、雜志方面的新信息的學習，發揮文化優勢，加強同行交流，結合各個臺的特色，開展多種形式的交流，并以音像資料為媒介，體現電視臺自身的風韻，展現電視宣傳的勃勃生機。
2.2 加強聲像檔案資料的保管
要加強聲像檔案的管理就首先就要對檔案資料進行妥善保管，要設立專門檔案室、陳列柜，對聲像檔案進行接收、分類、整理、編目、保管和提供利用。音像資料通過先進的科學技術制作而成，各單位應設置專門的聲像檔案室，配備聲像檔案消磁柜、電腦、光盤刻錄機、防潮柜、倒帶機等，使聲像檔案達到控濕、恒溫、防磁和防震、防光、防火的保存要求。結合實際，創造條件，力求妥善保管，以使其達到能夠長期保存。電視臺聲像資料的來源大概可分為自辦新聞、新聞專題播出帶、自攝資料帶、收錄資料帶等，可根據出品地進行編目，還可根據劇名字數編目，根據電視劇開頭一個字的拼音字母分類，如a、《愛又如何》，b、《包青天》，d《大上海》，隨時為本臺制作重大新聞和新聞專題提供可用的歷史資料。聲像檔案的保管中的錄音（像）帶要采取定期倒帶檢查等保護措施，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放，盡量延長聲像檔案的壽命。
2.3 實行集中統一管理
聲像檔案要提高管理水平，首先積極培育提高聲像資料工作者整體素質的支撐點。現代化的管理手段只有與具備現代化管理思想和現代科學技能的管理人才相結合，才能發揮出它的最大優勢。管理人員要定時或不定時的對聲像檔案形成部門的相應工作進行檢查、督促、指導，加大對聲像檔案的監督指導力度。電視臺的聲像檔案管理，要著眼于樹立形象，形成特色，提高電視臺本身的知名度進行專題素材的開發，音像資料室通過對音像資料的收集整理，可更好地滿足制作部門的需要，為他們提供所需要的專題素材，使節目更具有縱深感和歷史感。對于歸檔的音像成品，要進行系統整理，制定有效的配套措施，按照分類方案科學規范地排列檔案。針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。
2.4 建立健全聲像檔案管理機制
要改變聲像檔案管理混亂的情況要建立健全聲像檔案管理制度，上級領導部門應出臺相關政策，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定出一套嚴格的制度，強化規范管理。并要求在此基礎上進行落實，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，使之逐步變成自覺的行動，防止分散流失，杜絕歸為己有，電視臺要將每天播出的新聞按內容分成工業、農業、交通運輸、城市建設等類別，各臺再根據實際建立一個規范實用的數據庫，確保聲像檔案歸檔質量。
3 結論
聲像檔案是單位記錄歷史的重要文件，是今后工作研究的重要依據，我們一定要加強聲像檔案的管理工作，確保檔案的齊全完整。
參考文獻
一、中學檔案管理工作現狀
（一）學校對于中學檔案管理工作不夠重視，檔案利用率過低。雖說國家對學校的檔案管理的工作設置了相關的法律法規，但是中學自身對于該項工作并不重視，同時也導致學校的檔案管理工作崗位缺乏人手，相關的工作人員的工作意識也比較淡薄，大家都沒有深刻認識到中學檔案管理工作的重要性和必要性。
（二）中學檔案管理人員缺乏經驗，工作開展起來有難度。因為中學學校對于檔案管理工作的忽視，因此，很多學校在檔案管理工作崗位配備的相關管理人員普遍業務素質都不高，對該項工作也不了解，不用心，沒有相關的工作經驗，另外，學校也沒有對這些工作人員進行檔案管理工作的系統培訓；要么就是中學臨時在該崗位配備一個兼職教師或是臨時工作人員對學校檔案進行管理。由于相關的工作人員對中學檔案管理工作都不了解，因此，工作人員都缺乏經驗和檔案管理專業知識以及手段，檔案管理的工作就很難開展起來。
（三）硬件設施不達標，檔案資料不完整。中學的檔案起到幫助中學客觀公正真實地記錄學校發展建設的歷程的作用。但是我們發現很多中學的對于檔案管理的硬件設施都比較缺乏或者是不達標，都不能真正有效地?l揮保存管理中學檔案的作用。另外，很多中學對于檔案進行管理存儲的空間設施，都不具備通風換氣、防潮、防霉、防火、防盜的功能，檔案在這樣的環境下存儲很容易被損壞。還有就是，若中學檔案管理的設備沒有及時更新換代，就不能滿足當前檔案需要按照多樣化的方式進行分類歸納，檔案也容易被放錯、歸類錯、出現存檔隨意、資料不完整等問題，這也加大了中學檔案管理工作的難度。
二、改進中學檔案管理工作現狀的對策
（一）加強學校領導檔案管理的意識，完善中學檔案管理工作體系。首先是學校領導要加強中學檔案管理工作的意識，在各個方面都設立起完善的規章制度。校領導可以充分利用中學的櫥窗、宣傳黑板、校報、廣播、校園網等一系列校宣傳工具和手段來向大家普及中學檔案管理的相關法律規定、規章制度及其意義，充分增強學校各級領導和教職員工還有學生們的檔案意識。建立以校長作為組長，各個科室為成員的檔案管理小組，全部積極參與到檔案管理工作中去，養成自覺維護檔案的安全性和完整性的意識。相關領導還要按照《綜合檔案室工作職責》《檔案工作管理規定》《檔案利用制度》等相關工作管理規定制定本校的管理制度和標準，創造一個學校中人人關心檔案管理、人人參與檔案管理的良好氛圍，完善本校的檔案管理工作體系。
（二）設置專員管理，強化中學檔案管理工作基礎。中學要將檔案管理工作列入各個部門的日常工作，需要選取優秀的檔案管理相關專業人才來從事本校的檔案管理工作，其不僅要具備較高的專業能力，思想覺悟、職業道德方面也要通過檢驗才能夠錄用。錄取人才本身要足夠優秀，學校也要定期地對這些檔案管理工作人員進行培訓和成果驗收，督促檔案管理人員不斷提高自身能力和素質，積極學習相關知識。檔案管理人員要按照中學自身的特色和相關的規章制度，分工合作，齊心協力，共同努力，有序開展檔案管理工作，為學校的檔案管理工作貢獻出卓越的力量，幫助學校健康穩步發展。
（三）更新硬件設施，保證中學檔案管理的質量和現代化。設置專門進行檔案管理的檔案室，該檔案室必須保證能夠正常通風、防潮、防霉、防光、防蟲、防盜等條件。同時學校還需要不斷與其他學校交流，分享和借鑒彼此的經驗，實現共同進步。另外還要投入一定資金去引進購置檔案管理的設備，對不符合標準的設備也要及時更新，實現用戶搜索檔案資料的自動化、高效化，保證檔案管理的安全、便捷， 打開中學檔案管理工作的新局面。
關鍵詞：教學檔案；電子檔案；管理平臺
反映學校教學實踐活動和教學管理工作的教學檔案是學校管理工作的重要組成部分。教學檔案管理者必須結合本校教學實際情況，把教學管理和教學活動過程中形成的能反映教學管理、教學活動的全過程以及對學校今后開展教學工作具有參考價值和憑證作用的文件材料及時收集、歸檔。高校教學檔案管理工作應保證質量和規范的同時，具有靈活創新、與時俱進的特色。在檔案管理工作中要重視檔案材料的收集、整理和保管，同時把檔案信息資源開發出來，提高檔案利用率，為學校的教學管理、教學改革與建設發揮重要的作用。但是，目前高校教學檔案管理工作在不斷發展的同時仍然還存在著不少問題，需要檔案管理者在日常工作實踐中不斷發現問題、解決問題，從而改進檔案管理工作。
一、目前高校教學檔案管理的現狀及存在的一些問題
1.從檔案管理模式上來說，我國高校檔案管理方面逐步走上規范化道路
隨著眾多高校辦學規模不斷擴大、辦學層次逐步提升，大部分高校已經逐步實現教學檔案的分級管理和分類管理。一方面在校級檔案部門下，設立各院系教學檔案分管部門，形成教學檔案的校、院兩級管理，使檔案管理更加系統化；另一方面將教學檔案分類進行管理，比如，項目檔案、科研成果檔案等，便于查閱參考，更好地體現檔案收集工作的價值。雖然大部分高校檔案管理模式已經實現分級管理和分類管理，但在實際管理過程中仍然存在不少問題。
（1）檔案分級管理體系松散
在分級管理模式中，由于高校教學活動眾多繁雜，其相應產生的教學檔案資料可能出現沒有及時歸檔、整理匯編的情況，從而造成院系級教學檔案人員歸檔不全、材料質量不高等現象發生，
使校級檔案管理出現錯誤及遺漏。在分類管理模式中，由于各級管理部門檔案分類標準不統一，使檔案類別混雜，不利于上下級之間的檔案統一管理以及查閱使用。
（2）檔案管理制度不健全
如，在查閱、借閱檔案時，登記措施不完善，出現借閱使用期間不妥善保管、用后不及時歸還等情況，造成重要檔案時有流失。
2.從檔案管理技術手段上來說，計算機網絡新技術的應用極大地革新了教學檔案管理工作
隨著信息技術飛速發展，教學檔案數字化、網絡化建設已經成為知識經濟時代檔案管理發展的必然趨勢。近年來高校通過引進先進的檔案管理軟件，將傳統的紙制檔案轉化為電子檔案，實現教學檔案的科學管理。然而在教學檔案管理信息化進程中，對計算機網絡的依賴也逐漸突顯出一些問題，值得我們重視和思考。
（1）電子檔案的數據兼容性
隨著眾多檔案管理系統的不斷引進，很多高校忽視了各類信息管理系統的兼容性問題。高校各部門各自引進不同的檔案管理系統，缺乏統一管理平臺，造成資源浪費，重復勞動，不能實現信息共享，束縛著檔案信息化的發展。
（2）電子檔案的安全性
目前網絡信息安全問題是全世界關注的熱點問題之一。檔案管理日益依賴計算機網絡，電子檔案信息的保密問題值得我們重視。當電子檔案信息通過網絡進行傳遞時，在管理者和用戶在方便地利用檔案信息的同時，應避免檔案信息泄密。存儲于服務器上的檔案信息如何防止其發生不確定變化甚至丟失等是計算機網絡應用于教學檔案管理以后需要重點考慮并及時解決的問題。
（3）電子檔案的利用率
隨著電子檔案管理系統的不斷發展，使大量檔案信息可以充分得到有效利用，不再是堆積成山的死板紙質文檔，而是可以隨時調用及時呈現的活躍知識庫。然而，目前面對如此豐富的電子檔案，大多數檔案管理者對其利用率并不是很高。多數院系對教學檔案的利用局限于應付各種評估和檢查，沒有根據教學研究需要對檔案進行有效收集、篩選、加工，使之轉化成不同形式的科研成果，因此，對檔案的有效利用亟待開發。
二、如何加強高校教學檔案管理
1.健全教學檔案管理規章制度，貫徹分級管理和分類管理模式，建立完善的監督管理和考核制度
（1）按照《檔案法》等文件制定出符合實際的管理規章制度， 指導檔案建設、運行和管理工作
高校各個部門應貫徹分級、分類管理模式，確定各教學管理部門、各學院、教研室的歸檔范圍，把檔案工作納入教學計劃，提出明確的歸檔要求，將崗位職責劃分到位，杜絕檔案管理工作中的拖沓、疏漏。
（2）建立完善的監督和考核制度
學校定期檢查各部門教學檔案管理工作，并且將其列入年度考核，優獎劣罰，實行年度檢查評比制度，確保教學檔案管理工作不斷得到提高，保證教學檔案建設和管理的質量，使教學檔案的管理工作向制度化、規范化、標準化的方向發展。
2.實現電子檔案標準化建設，建設統一的電子檔案管理平臺
（1）電子檔案的建設要注重數據的兼容性
形成標準統一的檔案格式，使其不受操作平臺、軟件系統的影響而能被識讀，方便導入導出數據，然后進行研究分析。
（2）建立統一的檔案管理平臺
實現檔案系統內部的連接以及與互聯網的連接，真正實現信息資源共享，使師生方便迅速地查詢所需的檔案信息資料，為高校的教學改革和發展服務，保證檔案資源的高效利用。只有在共同的檔案管理平臺的基礎上，才能夠真正實現檔案信息從收集、整理、歸檔到開發利用的無縫銜接，最終體現檔案管理的價值。
3.拓展檔案管理工作內容，提高檔案的利用率
傳統的檔案管理工作的主要內容是進行檔案信息的收集、整理、歸檔等工作，由于管理技術限制，對龐大的紙質文案資料不能進行很好的全局統籌分析。隨著電子檔案管理系統的不斷發展，各類教學檔案不斷更新，使檔案管理者擁有大量及時有效的一線教學數據，這些檔案數據庫內容區別于以往傳統的紙質檔案，可以通過軟件快捷地進行調取，篩選，統計分析，因此，檔案管理者可以根據教學、研究需要對文檔文件進行分類收集、篩選、加工，編制資料，充分發揮教學檔案的功能，為教學管理研究提供大量的支撐材料，使檔案管理工作更加豐富，實現檔案利用率最大化，服務教學第一線，進一步提升檔案管理的內涵價值。
4.加強電子檔案的信息安全管理，紙質檔案和電子檔案管理相結合
網絡環境越來越復雜的信息時代，檔案管理工作中對電子檔案信息系統的依賴越來越大，因此，檔案管理的信息安全性問題得到了普遍關注和重視。一方面由于電子文件采用電子編碼技術，內容可以任意修改且不留痕跡，使文件的原始性和真實性受到挑戰；另一方面由于網絡傳輸過程中可能由于病毒侵害等原因造成檔案信息的變化甚至丟失，因此，加強電子檔案管理的信息安全建設是檔案管理新時期的重要挑戰。
（1）加強電子檔案安全性管理
電子檔案在形成過程中應利用高科技手段防止攻擊和入侵，特別注意隨時進行數字簽名、信息認證和加密保護，避免檔案在傳輸和處理過程中出現錯誤。
（2）在不斷完善電子檔案管理系統的同時，不能忽視傳統檔案的管理工作，做到紙質檔案和電子檔案相結合的管理模式
傳統紙質檔案充分發揮傳統檔案的基礎和保障作用是電子檔案系統發展的重要保證；電子檔案系統則可以通過視頻、圖片等不同文檔格式，做到紙質檔案難以企及的多視角、多方位的綜合豐富的檔案內容收集。
5.提高檔案人員的業務素質，適應檔案管理角色變化，從單純的收集者轉變為管理者、研究者
不管是實現檔案標準化建設，建設電子檔案數據庫，形成統一的檔案管理平臺，還是進行創新思維，與時俱進地提高檔案利用率，都需要檔案管理者腳踏實地地在實踐中完成，因此，高校教學檔案管理工作對檔案管理人員的知識素質提出了更高的要求，除了必須具備一定的專業理論知識，還應具有多學科的知識體系結構。檔案員應努力提高自身的檔案業務素質，學習檔案的專業知識和管理技能，不斷更新自己的知識結構，創新思維模式，從傳統的資料收集者轉變為管理者和研究者。
參考文獻：
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關鍵詞：檔案管理作用、現狀、建議
中圖分類號：K206文獻標識碼： A
學校檔案是學校的教職員工在從事教育活動、教學管理和學生學習等活動中生成的具有保存或參考價值的檔案資料，它反映了學校在各個歷史時期的工作和活動情況，分析利用學校檔案，能有效幫助提高教育教學管理水平。做好學校的檔案管理，對于學校的工作有著十分重要的作用。
一、學校檔案管理工作的重要作用
1、學校檔案作為歷史的記錄，分為干部人事檔案、文書檔案、教育教學檔案、教科研檔案、學籍檔案、聲像檔案、照片檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案等，真實客觀地記錄了學校發展的歷程，記載著全體教職員工的德、能、勤、績，匯集著最原始、最可靠的大量信息。對學校具有重要的推進作用，學校檔案是學校重要的信息資源，
2、學校檔案匯集了學校現有的知識成果，是學校發展和努力的歷史沉淀，具有很大的開發利用價值。對學校檔案進行綜合分析，可以全面掌握學校教育教學工作等方面的延革和演變情況，為新的時期學校工作提供歷史借鑒和依據，推動學校自身工作的發展。
二、學校檔案管理工作的現狀分析
《青島市中小學檔案管理辦法》中規定，“學校檔案工作是辦好學校的基礎工作之一，是學校管理工作的組成部分，也是衡量教育質量和管理水平的重要標志。”在工作中，學校已經把檔案工作納入學校整體發展規劃和工作計劃，列入領導議事日程。但實際情況是，仍然存在不夠重視檔案工作，檔案管理資源不足和管理手段不高等問題，其主要表現在以下幾方面：
1、檔案管理意識不強，利用率不高。
雖然人們已經認識到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性，但是在具體工作中如何合理的利用檔案仍有不足，管理工作得不到重視是一個重要原因。
2、檔案管理人員業務素質不高，檔案管理工作開展難度大。
一般學校沒有設定專職檔案管理崗位，或有的學校的檔案管理人員雖有專人，卻是兼職。另外，這些檔案管理人員多數不是檔案專業出身或者不經過培訓就上崗，缺乏系統培訓，檔案管理手段落后，嚴重制約學校檔案管理工作的發展。
3、硬件設施不達標，檔案資料不全。
一是受學校的校舍環境所限，有的檔案室的設立不太符合檔案管理的要求。或庫房面積過小，或分散保存，有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，容易缺失或遭受破壞。
二是檔案保管設備不齊全，規格不一，不能滿足新時期檔案多樣化的需要。由于歷史原因，有些時期的檔案缺失，造成資料不全的現象，也使得學校檔案管理工作的開展進一步加大難度。
三、加強學校檔案管理工作的一點建議
學校檔案工作由各級教育行政部門和有關業務主管部門領導，同時接受國家各級檔案行政管理部門的指導、監督和檢查。
1.領導重視，完善檔案管理工作體系。
學校領導應高度重視檔案管理工作，要確定一名校長分管檔案工作，并定期研究和及時解決檔案工作中存在的實際問題。各科室派出專人參與檔案工作領導小組，建立完善的檔案管理工作制度，形成檔案管理體系機制，積極推進學校檔案管理工作發展。
2、專人管理，強化檔案管理工作基礎。
學校各部門要安排一名專(兼)職檔案員負責本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。實行文書處理部門立卷制度。
專業的檔案人員必須具有較高的政治思想素質和職業道德修養，做到精通業務。要加強檔案人員自身業務素質建設，積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業理論知識；建立檔案工作網絡，運用現代化管理技術和先進技術設備，提高管理水平，跟上辦公自動化步伐。
3、全員參與，增強檔案管理工作意識。
近些年，隨著各項工作的細致開展，檔案材料廣泛應用于安全檢查、督導檢查等學校工作中。以此為契機向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性，來提高教職工的檔案意識，促使各科室人員都重視并支持學校檔案管理工作。學校各科(組、處)室設兼職檔案員，積極參與和配合學校檔案管理工作，開展檔案的收集、整理、歸檔，從組織上保證檔案工作的順利開展。
4、硬件支持，保證檔案管理工作質量。
硬件建設是提高檔案水平的保障，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。學校要有專用檔案庫房，添購檔案管理設施設備，分類存放，編檔管理。檔案庫房必須符合檔案管理要求，做到防盜、防火、防光、防高溫、防塵、防潮、防蟲鼠。確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。
5、實現管理現代化，拓寬服務領域 。
隨著社會科技的進步，檔案管理正走向現代化、信息化。一方面利用電腦、掃描儀等現代化高科技手段提高檔案工作效率，使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。另一方面利用現代化管理手段將檔案信息及時提供給學校領導、各教研組和各相關部門，提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。
[關鍵詞]醫院基建檔案管理；作用；措施
隨著醫院改革的進行和深入，醫療業務不斷的擴大，基建檔案也越來越體現出它的重要性。當務之急是必須高度重視醫院基建檔案的歸檔率、完整率、準確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財富，是我們每個基建檔案工作者義不容辭的責任。
1基建檔案在醫院管理中的作用
1.1對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義
醫院基建檔案是醫院建設活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設、改建、維修、使用過程和結果的技術狀態記錄。基建檔案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種類的資料，由于醫院基建項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數量多、保存價值高。這些檔案既是醫院工程建設的真實記錄，也是整個醫院檔案的重要組成部分，它既為醫院的建設、維修、管理、改擴建服務，又為醫院的經濟建設和醫療事業的不斷發展服務。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義。
1.2為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據
基建檔案涉及工程的規劃、設計、施工、監理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據。它不僅反映了該建筑物的變化和發展，為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據，也對醫院發展和經濟建設發揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設單位和醫院管理者的重視。
1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院的財富
隨著醫院總體規劃的逐步進行，近年來我院的基本建設可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院和社會的財富。收集、管理和保護好這種資源是每個職工的義務和責無旁貸的職責。例如我院基建處的老處長張乃云，他在兒童醫院辛辛苦苦工作了幾十年，上對醫院的每項建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫院總平面圖上仔細、認真地在每個建筑物旁都標注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節省了寶貴的時間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時使用復印件，而且還將上面的數字以電子表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和計算了，特別是每年向衛生局做報表時，這一表格是我們最可靠的依據。
2醫院基建檔案管理工作中存在的問題
2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導
隨著我國社會主義市場經濟體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變化，我們經歷了改擴建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學習的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質的了解和指導。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。
2.2檔案知識缺乏
由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學專業與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業知識的學習。
2.3全員檔案意識不強
基建檔案資料應該力求完整、正確、真實、嚴謹，在工作中發現與施工單位和相關單位簽訂的合同、協議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復編號的；請示報告之類的函件有的沒有標題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時也很麻煩。
3對醫院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議
3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫院基建檔案管理工作的保證
基建檔案的科學管理直接影響到工程項目的維修、改造、擴建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務宗旨，進行多項改革，隨著新建、擴建、改建工程的日益增多，邊建設、邊報批、邊設計的事情常有發生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應制定相應的基建檔案工作管理制度，并嚴格執行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準確率。
3.2加強文件形成者、檔案管理者的業務培訓
開展宣傳教育，增強全員檔案意識是發揮檔案價值作用的前提。一套完整、準確、系統的檔案，必須發揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規律，對項目檔案工作進行統籌規劃。樹立科學的檔案觀，讓科室內每個工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項工作，各負其責，大家盡量配合把好自己的關口。這是做好基建檔案和醫院檔案工作的有力保證。
3.3提高業務素質和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平
隨著基建檔案管理向現代化、科學化、系統化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學習新技術，努力提高自己的業務素質和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平。現代醫院管理中基建檔案管理人員應具備熟悉基建專業知識，掌握電子文檔管理和網絡技術、現代管理理論的技能。以業務素質的提高為著重點，可以爭取各種機會參加有關基建政策文件、檔案知識的學習，拓寬知識面，優化知識結構。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。
[參考文獻]
一、檔案管理工作的現狀
（一）缺乏完善的制度。當前，很多檔案人員工作不夠認真，思想懈怠，對檔案的收集、整理、歸檔和利用等業務不夠了解，尤其是在制度不健全的情況下，操作不夠規范。這樣將造成檔案資料出現遺漏、丟失等問題，為檔案的利用帶來了不利影響。對于檔案管理部門而言，相關職責未明確下來，造成檔案管理工作容易出現錯位、越位和缺位的情況。因為缺乏足夠的人員，導致檔案的分類、歸檔及管理不規范，從而影響了檔案資料的準確性和完整性。
（二）硬件設施陳舊。為提升檔案管理工作水平，需要建立專門的檔案室，讓檔案資料得到妥善保存，為今后的利用提供方便。但是當前很多單位為了省事，隨意堆放檔案，從而經常造成資料丟失并出現損壞。很多單位沒有專門的檔案室，為檔案管理工作的順利開展帶來了不利影響，檔案保管與查閱也很難進行。甚至有很多單位還沒有配置計算機等設備，也沒有做好防火、防盜、防潮等措施，給檔案資料造成了巨大的安全隱患。
（三）檔案查閱方式落后。對于檔案管理工作而言，很多地方還做的不夠規范，如未能及時立卷與歸檔，也沒有按照規定進行銷毀，造成很多過了保管期限的檔案仍然占據庫房空間，這讓單位付出更多成本。而在檔案查閱中，很多都通過手工完成，導致一些珍貴的文件、案卷在反復調閱的過程中，將難以避免出現損壞。此外，很多單位對檔案管理信息化建設缺乏正確的認識，認為僅僅需要將紙質信息輸入到計算機內即可，仍然以人工方式開展檔案的歸類、查詢等工作。
（四）人員素質有待提升。當前，檔案管理人員素質還需要進一步提升。對于檔案管理工作而言，很多單位思想上不夠重視，未安排專職的檔案管理人員，現有人員基本上是兼職的，很難將全部時間與精力投入檔案管理工作中。此外，很多檔案管理人員未通過相應的培訓工作，不能完全勝任檔案管理工作，如文件的收集、整理、歸檔、利用等，這樣對檔案管理工作帶來了一定影響。很多檔案人員業務能力不高，給檔案信息的查詢與利用帶來不便，容易出現檔案信息遺漏的問題。
二、檔案管理工作的對策
（一）完善檔案管理制度。檔案管理工作涉及事項眾多，工作任務重，專業性較強，需要按照《檔案法》中的相關規定，與實際情況結合起來，盡快制定科學、合理的檔案管理制度，并嚴格監督落實，確保檔案管理工作能夠有章可循。需要建立的制度包括歸檔、保管、借閱等內容，將具體的要求明確下來，這樣檔案管理人員的操作才更加規范，不僅能夠保證檔案資料的完整性與安全性，同時也提升了工作效率，為今后資料的查閱與使用提供方便，將檔案的作用最大限度地發揮出來。還要做好檔案管理檢查工作，對資料收集及時、制度落實到位的部門或個人，應給予一定獎勵，而對疏忽大意，不履行自身職責的部門或個人，應給予嚴厲的批評，并要求其盡快整改，避免對檔案管理工作造成影響。對檔案管理人員而言，也要提起重視，正確認識做好檔案管理工作的意義，而單位要規范檔案管理體制，并把這項工作納入議事日程，并制定相關規定，加大對相關工作人員的監管力度，督促他們履職盡責，能夠不斷規范自己的行為。
（二）增加投入，購置設備。要充分考慮到實際情況，建立標準化的檔案室，并配置掃描儀、計算機、復印件、防磁柜等設備。在當前信息時代下，以往人工操作的模式已經逐步被淘汰，要加大對先進技術、設備的應用，加快檔案管理軟件的開發，確保檔案的立卷、編目、檢索、統計以及借閱等可以正常開展。要轉變以往手工操作的方式，使用計算機進行管理，可以有效提升信息儲存量，提升檢索的速度，讓檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來，實現了工作效率的提升，讓檔案得到更加充分的利用。要建立專門的檔案室，用于保存管理檔案，并安排專業人員負責管理，嚴格規定進入權限，做好防盜、防火、防潮、防蟲等措施。除外，如果條件允許、資金充足，還要建立局域網，以此共享檔案信息資源，為查閱提供方便。并設置專門負責檔案管理的機構，安排專人管理，將專用箱柜等基礎設施配置完善。明確保管期限。對于已經超過保管期限的檔案，應按照規定進行銷毀，
（三）主動提供檔案服務。第一，對檔案實行精細化管理，讓檔案資料的收集、整理、歸檔等工作更加規范、高效。第二，充分發揮先進設備的作用，如利用計算機、光盤等，讓檔案管理工作再上新臺階。第三，要有正確的檔案服務意識，改變以往被動的狀態；要主動了解檔案利用者的需求，（下轉第162頁）（上接第135頁）以便提供相應的服務。第四，要在檔案資料的收集、整理、保管等工作的基礎上，認真開展分析工作，全面掌握各方對檔案的需求情況，確保能夠將有價值的檔案資料準確、快速地提供給查閱者，滿足他們的需求。第五，檔案管理人員要根據相關流程與規范，將檔案資料及時收集起來，防止出現混亂、丟失、損壞的問題，盡快整理成卷，為之后的查詢與利用創造條件。
（四）加強檔案信息化管理。在社會發展與變革的過程中，檔案管理工作出現了翻天覆地的變化，這需要抓住歷史機遇，逐步提升檔案管理信息化水平。檔案管理人員要充分發揮計算機的優勢，真正做好檔案的整理、編目、保管、鑒定以及檢索等工作，從而更加科學合理地配置檔案信息資源。此外，還要將各種先進設備用好，發揮出其作用，這樣一來，不僅能夠有效提升檔案管理工作的效率，還確保了檔案資料的完整性，無論是之后的檢索、查閱還是利用，都可以高效進行。還要將自動化辦公系統利用起來，在檔案管理工作中，能夠實現自動檢索，確保利用者可以準確、快速查找到所需信息，讓檔案信息有更高的利用率。要注重運用正規的信息管理平臺，讓檔案信息更加完善，從而有效共享信息資源，提升檔案管理工作的信息化水平。
（五）提升檔案管理人員素質。檔案管理人員要及時轉變觀念，加強學習，跟上時展步伐，掌握更多先進的知識與技術，如檔案管理知識、計算機網絡技術等，確保檔案管理工作能夠順利進行。同時要不斷拓寬知識面，懂得檔案的標引、檢索、編研等業務，并能夠自覺落實各項檔案管理制度。此外，也要重視對檔案管理人員的培訓工作，加強檔案相關法律法規的宣傳，切實增強檔案管理的責任感，能夠主動完成各項檔案管理任務，避免檔案資料出現損壞、丟失等問題。要精通業務，做好檔案服務工作。