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當前，在相當一部分檔案部門及其工作人員中，對于關注改善民生、強化“民生檔案”管理的實際舉措存在著模糊認識，甚至主張將“民生檔案”作為專門檔案的屬類去認識與管理，極易造成對“民生檔案”管理實踐工作的混亂。究其原因，主要在于對“民生檔案”內涵與“民生檔案”管理實質存在著認識偏差。檔案部門在關注改善民生，強化“民生檔案”管理，參與和諧社會建設的實踐中，分析研究“民生檔案”的內涵、進而準確把握“民生檔案”管理的實質，對于統一認識、探求檔案工作與社會發展需要的結合點、更好地開展“民生檔案”管理實踐具有重要作用。
“民生檔案”既是一個非實體表述性的概念，也是一個整體集合的概念。這是由社會實踐中“民生問題”本身的特點與檔案管理的特殊要求兩方面的因素所決定的：
從檔案管理實踐的特殊業務要求分析：所謂“專門檔案”是指在某些專業范圍內產生，具有比較穩定的文件名稱、格式與形成規律，具有各自不同的整理與管理方法的各種門類檔案的總稱。也就是說能否成為“專門檔案”的一種屬類，是有著具體專業要求的。在此我們拋開“具有比較穩定的文件名稱、格式與形成規律，具有各自不同的整理與管理方法”等業務管理要求，僅從社會發展實踐中“民生問題”本身諸多因素的影響分析，記錄、反映“民生問題”的“民生檔案”必將面臨記錄對象復雜、涉及領域寬泛、材料整理失衡等實際困難的制約。因此，強求將“民生檔案”按照“專門檔案”的屬類進行管理與建設，在理論上難以確立、實踐上阻力甚多，還必將擾亂檔案管理實踐的有序進行，也難以達到對“民生檔案”進行科學管理、開發利用與信息服務的目的。
關鍵詞:醫院;公積金檔案;規范;基數;歸檔
中圖分類號:F83文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)28-0088-02
中國住房公積金起步晚,規范管理更晚,全國至今沒有統一規范的管理制度,與之相對應的公積金檔案管理,更沒有明確的規定。各地市住房公積金管理中心憑經驗,制定了一些簡要的檔案管理方面的制度,既缺乏全面性、系統性,也缺乏約束力。
近年來,隨著衛生事業的快速發展和人才流動,在房地產不斷升溫的社會大背景下,公積金檔案管理成為醫院不可忽視的一項重要工作,各醫院每年新職工公積金開戶、職工調進調出、職工退休等公積金匯繳以及公積金提取等,形成了大量公積金檔案。本文結合醫院公積金檔案管理的業務特征,就公積金檔案管理的現狀及如何規范管理談些認識,以促進醫療系統公積金檔案管理的健康、有序發展。
一、醫院公積金檔案管理的現狀
1.領導重視程度不夠,檔案管理存在安全隱患。一些醫院,尤其是綜合性醫院分科細,病員多,醫療用房非常緊張。本著一切為醫療讓步的原則,公積金檔案庫房無法保證,設施及其簡陋不規范,或是閣樓或是地下,根本達不到各種材質檔案對光線、溫度、濕度、氣體、灰塵的控制要求,使得部分檔案在自然作用下出現老化、退色和信息失真。
2.檔案管理人員非專業化。醫院住房公積金檔案管理往往是本單位從事管理的人員來做,鮮有專職檔案員。且公積金檔案管理者常身兼數職,既管理檔案又是單位的公積金經辦人,進行業務憑證及檔案的整理歸集存檔中缺乏檔案管理的基本理論和工作經驗,難以對檔案實施有效的管理和利用。
3.住房公積金業務檔案管理不規范,難以保證其準確性完整性。當前,各醫院除對組織人事、財務審計等檔案資料有專人重點保存外,對住房公積金日常業務檔案的歸檔和保管隨意性較大,只是大體將各項業務憑證按日期順序歸檔裝訂成冊存放,沒有進行科學的立卷和專門的分類整理,造成資源浪費和工作效率低下。
二、如何規范管理醫院住房公積金檔案
(一)公積金檔案管理人員的從業素質要過硬
1.思想素質過硬。要進一步解放思想,提高對住房公積金檔案地位和作用的認識,依法進行管理,變被動為主動,積極為廣大職工服務。加強《中華人民共和國檔案法》和《住房公積金管理條例》等有關法律法規的宣傳,讓職工了解住房公積金檔案工作,并把有關資料及時傳遞到廣大職工手中,方便職工了解有關公積金方面的信息。
2.業務素質過硬。一般來說醫院職工住房公積金經辦人也就是公積金檔案管理人員,不但要了解庫藏檔案內容,清楚檔案成分的構成,檔案的門類、檔案的分類、保管期限、存放位置及多種查找方法,還要有科學的工作態度、高度的工作責任心和熟練掌握住房公積金的有關法律法規,以便在盡可能短的時間內向人們提供最佳服務,以提高工作效率。比如:職工提取公積金,需要了解是公積金貸款、商業貸款還是組合貸款;是住宅還是商用;房產共有人情況等等,根據不同的類型提交不同的檔案材料,準確填寫住房公積金提取申請審核表,順利完成每一筆公積金的提取。檔案人員必須堅持不懈地學習,除需要了解公積金信貸檔案外,還要熟悉計算機的知識與使用技能,掌握復制、縮微、監測等現代技術,不斷適應信息社會對專業檔案人員的要求,做一名合格的公積金檔案管理人員。
(二)公積金管理要規范化
1.公積金檔案存放要規范:安排防火、防盜、防潮、防蟲、防曬的設施;對住房公積金檔案進行集中統一保管。根據職工公積金繳交、補繳、變更、轉移、基數調整以及公積金提取等業務,設置檔案類別、門目、卷號;收集、整理、裝訂檔案資料,以便開展材料文獻檢索和咨詢服務。
2.公積金辦理程序要規范:(1)加強檔案管理,防止憑證遺失,確保信息數據真實準確。對人事部門下達的工資通知單要逐一逐筆予以核實計算,并復印保留,確保每一位職工每一筆公積金數據準確無誤。(2)公積金文件材料及時整理歸檔,做好數據整理和備份工作。住房公積金業務要日清月結,及時做好業務憑證及檔案的整理歸檔和交接手續,在條件允許的情況下,基礎信息數據要按日做好多項備份以防止信息丟失。(3)建立健全公積金檔案借閱制度、公積金領取雙簽字制度,公積金查詢制度,保證業務檔案管理的完整性、準確性、安全性。如醫院職工較多,每月因退休、購房提取公積金的業務量較大,為保障職工所提交材料的安全性,應分別建立退休職工公積金領取登記表和在職職工公積金領取登記表,內含相關材料簽收明細,實行雙簽字,按年度裝訂成冊存檔,方便職工查詢,杜絕管理隱患。
(三)公積金檔案管理要科學化
1.明確住房公積金業務檔案管理的目的,明確公積金業務檔案的保存期限,銷毀程序。住房公積金業務檔案數量多,時效性強。及時、準確地銷毀無效檔案,是有效管理、利用好有效檔案的有效措施。
2.采取住房公積金業務檔案數字化管理模式,將住房公積金業務檔案資料全部制作成電子檔案,利用電子檔案存儲量大、便于備份、利于檢索、隨時上傳、下載的優勢和可還原性,實現住房公積金業務檔案資料的永久性保管。應開辟公積金管理中心的網上電子平臺,擁有公積金繳存管理系統,隨時記錄存儲職工的公積金匯繳變更、公積金基數調整和公積金繳存比例變更資料,以提高工作效率和管理質量。
3.公積金檔案管理人員要定期進行培訓,加深對有關法律法規的了解,熟練掌握業務知識和技能,做到收集的檔案材料“數量足、門類齊、內容全、質量好”;保管檔案材料“不壞、不丟、不散、不亂”;服務職工“應其所需,無所不能”。新的行業和領域不斷形成,這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰。作為檔案工作主體的檔案管理人員,面對高科技浪潮、全面信息化,要不斷更新管理意識和知識,不斷“充電”,拓寬視野,了解所涉及工作領域的現狀及發展動態,運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作,實現由單一專業型向多樣復合型轉變。
參考文獻:
[1]王焱.淺談公積金檔案的特點[J].蘭臺世界,2008,(7):24.
一、經濟科技檔案科學管理的主要標志
（一）收集要完整、準確
一切單位保管的經濟科技檔案，能反映出本單位技術活動的基本歷史面貌，經濟科技檔案完整、準確就能保證本單位生產、建設和科研等技術活動的正常運行。為保證經濟科技檔案的完整、準確，必須從經濟科技文件材料的形成和積累做起，把需要歸檔的收集齊全，核對準確，達到完整歸檔。
（二）整理要科學、系統
經濟科技檔案整理的科學、系統就是指經濟科技檔案的分類系統化，符合檔案學的基本原理，符合學科的分類規律，保持經濟科技檔案的內在聯系，反映本單位工作特點，使經濟科技檔案便于管理，便于利用。
（三）保管要安全、條理
保管安全是指通過科學的管理，必要的設施，做好防火、防盜，避免人為的破壞因素。同時采用檔案科學保護技術，防止自然破壞，最大限度地延長檔案的“壽命”。重點保護價值大的重要經濟科技檔案，建立健全檔案保管制度，把安全責任制落實到個人。條理是指經濟科技檔案保管存放有科學規律，便于調卷、回卷、檢查、核對，并要保持檔案、檔案庫房、檔案設備的整潔、美觀，以及保持二個優美的環境和良好的秩序。
（四）統計要簡便、準確
對檔案數量的統計（歸檔數、移出數、銷毀數、實存數等）和保管期、密級的統計應簡便、迅速，對檔案利用情況的統計（利用效果、查閱量、采用率、借用人次等）應全面、及時，并根據不同利用者的要求，提供準確的數據，并對統計的數字與成果進行分析研究，從中找出規律，不斷改進和提高統計工作的質量。為保證統計精確性，需建立統計制度，編制必要的、切實可行的檢索工具，包括登記簿、統計簿、登記表、記錄簿和利用效果登記簿等。
（五）鑒定要制度化、標準化
制度化就是要配備專人，定期進行檔案的鑒定工作，對失效檔案文件必須嚴格履行銷毀審批制度；標準化就是必須根據國家制定的經濟科技檔案管理標準，鑒別經濟科技檔案的保存價值，把有效檔案和無效檔案分開。
（六）服務要迅速、有效
利用者查閱經濟科技檔案時，無論從什么角度查找（按項目、專業、階段等），都能迅速而準確地查到其所需的經濟科技檔案。
（七）設備要先進、配置合理
“廣、快、精、準”是信息化社會人們對經濟科技檔案信息需求的特點，為了滿足這一要求，在很大程度上還必須借助于先進的技術設備和手段，即運用計算機技術、遠程通信技術和網絡技術實現經濟科技檔案的現代化管理，實現檔案信息保存無紙化、檔案信息傳遞網絡化和檔案檢索的自動化。
二、經濟科技檔案科學管理的主要措施
（一）必須有一支過硬的科技檔案干部隊伍，這是實現經濟科技檔案科學管理的主導因素
科學管理十分強調人的作用，所以，經濟科技檔案的科學管理，必須有一定數量懂科學技術的科技人才，必須努力學習和研究檔案管理知識，以檔案學理論為指導，結合本單位工作性質和專業特點，不斷總結經驗，提高自身的素質和檔案專業技術水平。要培養經濟科技檔案專業隊伍的應變能力，以適應錯綜復雜的市場經濟發展環境對經濟科技檔案工作的影響。另外，還要創造條件提高經濟科技檔案工作人員的待遇和地位，調動他們的積極性和主動性，保證經濟科技檔案干部隊伍充滿活力，從而最大限度地發揮科技檔案的經濟效益和社會效益。
（二）建立健全經濟科技檔案工作的各項規章制度，是實現經濟科技檔案科學管理的重要保證
“沒有規矩，不成方圓”，只有健全的規章制度，才能使經濟科技檔案工作有章可循，才能保障經濟科技檔案的管理工作按照統一的規范協調一致的發展。建立健全一套合理的經濟科技檔案工作規章制度，是一項原則性、科學性、系統性較強的工作，它也是經濟科技檔案科學管理工作中一項重要的基礎性工作。其內容應包括收集、整理、保管、統計、鑒定、利用等，其中收集、整理和利用應視為是經濟科技檔案管理制度的重點。在執行制度過程中，還應注意積累經驗，以便修改、完善，保證科技檔案工作朝著良性的方向發展。
在現代的檔案管理過程中推進檔案信息化管理體系構建就要深入分析檔案管理機制，依據檔案管理模式來構建信息化檔案服務體系。因為信息化檔案管理體系的建設，一方面要建立多元化的信息管理機制，另外一方面要開發相應的信息管理系統來提升檔案管理效率。所以就要借助信息技術來開發檔案信息服務平臺，依據檔案信息交互的特點建立多元化的檔案信息共享機制。既可以依據微信、QQ等社交平臺來開發移動檔案信息客戶端滿足社會各領域檔案信息的使用要求，也可以借助網絡技術來開發符合檔案信息管理特點的固定網站，讓使用者通過網站來查詢自己所需要的檔案信息，滿足檔案信息多元化使用的要求。
2 推進信息化檔案管理體系建設要突出服務職能
在信息技術的影響下，推進檔案管理體系信息化建設，還要注重突出檔案管理體系的信息服務職能，檔案信息管理體系的信息服務職能是針對檔案信息的使用范圍和使用幅度而做出的統籌規劃，只有合理搭配各種信息資源，將各種信息檔案資源運用到檔案服務管理當中，建立高效化的服務模式才能促進檔案信息化建設，同時建設者要根據信息技術和檔案服務要求來建立完整的檔案信息數據庫，將各種檔案信息資源有效地納入數據庫當中方便用戶的檢索和信息收集。另外，作為檔案信息管理人員，不僅要加強自身的服務意識，轉變自身的工作思路，還要對各種檔案信息詳細的分類整理，并建立無紙化檔案信息存儲機制，對各種紙質檔案信息要進行電子化處理，將電子化檔案信息存儲到檔案信息數據庫當中，及時地滿足使用者對檔案信息使用的需求，保證檔案信息的及時共享。最后，作為檔案管理人員也要掌握一定的網絡安全技術，因為伴隨著信息技術的快速發展，各種各樣的網絡威脅出現在人們的視野當中，檔案管理人員只有緊隨技術的發展，跟隨技術的潮流，掌握網絡安全技術，才能保障檔案信息的安全，對檔案信息管理體系進行有效的維護方便社會各個領域檔案查詢需求。
3 加強檔案信息化建設要注重電子文件的運用
在現代的檔案管理過程中推進信息化檔案管理體系建設，要注重檔案信息管理體系的數字化建設以及軟件開發。因為信息系統是保障檔案高度共享、及時存儲的關鍵所在，而信息管理軟件是保證信息系統正常運行的核心。所以在現代檔案信息管理體系的建設過程中，建設者要依據檔案信息高效管理的需求開發出符合檔案綜合處理的系統軟件，滿足信息系統的建設要求。同時，檔案信息管理體系建設的重點要放在對電子文件的收集歸檔與管理上，既要努力地收集各個單位和社會各領域產生的電子文件，也要對以前所收集的電子文件進行科學化的分類和系統存儲，與檔案信息數據庫系進行信息交互，方便檔案信息的及時存儲。
4 檔案管理人員要將創新思維進行檔案管理
在檔案管理過程中，除了要注重檔案管理體系的信息化建設之外，作為檔案管理人員還要將創新的思維融入到檔案服務的過程中。創新性的檔案利用辦法，要求檔案管理人員要在立足社會檔案信息服務的前提下，充分提升檔案信息的附加價值，注重檔案信息服務系統的軟件建設以及基礎設施建設，通過對各種檔案信息資源進行合理的劃分來促進檔案信息的合理使用。可以通過建立移動化的檔案信息服務平臺來促進移動檔案信息共享機制的形成，最大程度上突破時間和空間的限制，讓廣大用戶可以隨時隨地查詢和使用檔案信息。同時作為檔案信息管理人員，還要對各種檔案信息，進行有效的分類，加工，整理，不僅要在檔案工作過程中對檔案信息資源進行綜合，推進用計算機管理控制系統來對檔案信息進行綜合管理，提升檔案管理的信息化水平。
5 建立檔案信息規范管理機制
在檔案信息綜合管理體系的建設過程中，檔案管理人員還要依據電子檔案信息的綜合使用需求，建立規范的信息管理機制。因為檔案信息化建設需要用現代信息服務理念，新的設備，新的方法來規范對業務流程規范管理，要對原有的檔案信息管理模式從根本上進行改變，所以檔案管理人員要調整檔案管理工作方法，運用創新性信息服務理念來提升檔案管理效率，滿足檔案信息多元使用的需求。同時檔案管理部門也應該根據檔案信息化建設的需要制定相應的管理制度，標準和規范檔案管理流程，制定新的技術標準，新的服務標準來規范檔案信息的使用，確保檔案信息高效使用。另外，檔案信息管理部門還要依據檔案信息化服務體系建?O招聘具有檔案管理和信息技術專業能力的人才從事檔案信息化工作，利用人才的專業技能推進一體化檔案信息管理體系的建設，滿足檔案信息化建設的需要。對于一些已經從事檔案工作的人員來說，檔案管理部門要注重其專業技能的培養，既要加強人員的培訓學習，也要根據檔案信息服務規范來提升人員的專業技能，能夠讓檔案管理人員及時了解檔案管理的信息化發展趨勢以及工作新模式，轉變其原有的工作思路，能夠以互聯網思維來看待檔案工作模式產生的變革，學會用信息化檔案管理系統來處理各種檔案信息，對各種檔案信息進行分類和歸檔，提升檔案信息的共享效率。
6 建立檔案信息共享機制
在現代檔案管理信息化建設的過程中，檔案管理也要依據自身的管理模式建立符合檔案信息高效使用的信息共享機制。因為檔案信息作為集中性的信息使用模式，對各種事件有著高度的記錄功能。而檔案信息的存儲就是在滿足社會各單位對以往事件記錄查詢的需求上衍生出的信息保存機制，所以在檔案館要依據檔案服務特點來建立有效的檔案數據交互體系，要以集中性的信息共享為基礎，通過將各種檔案信息資源進行有效的整合來提升信息系統的交互效率，滿足檔案信息及時傳播，快速傳遞的需要。檔案館要建立行之有效的數據化管理體系實現高效率精準化的數據圖書信息輸出服務，其數據化管理模式的主要思路是基于基礎數據庫平臺優勢與信息使用端口進行數據化對接，在保障數據化信息共享的前提下將檔案信息進行數據化模型分析，及時的了解檔案信息的使用狀態，以此來保障檔案信息的高度共享。
關鍵詞：檔案；文件中心；管理模式
Abstract:Manypeopleinquestionsandsoondocumentandfileconceptanddocumentlifecycletheoryhavethedifferentview,Ithoughtthatnomatterthedocumentorthefilearethedocumentmovementdifferentperiods,isonlythedifferentperiodhasthedifferentmodeofadministration.Byformstheunitinourcountrypresentdocumenttomanage,halfpresentdocumentbyvariousbasicunitsarchiveofficemanagement,thenon-presentdocumentmanagesbythearchives.Thiskindofloosemanagementpatternalreadycouldnotfollowthesocialdevelopmentthedemand,themanagementmalpracticetobegettingmoreandmoreprominent,alreadybecamethefileworkdevelopmenttheshackles.
keyword:File;Documentarycenter;Managementpattern
一小而全的管理模式，浪費嚴重
市縣絕大多數立檔單位規模比較小，文件、檔案形成數量比較少，但麻雀雖小五臟俱全，每個單位都要設立檔案室，這樣就需要至少占用1-2間辦公室，添置設備、配備人員，建立-整套的管理程序和方法。僅以石景山市為例，目前共有170多個-、二級檔案室，檔案室面積3970多平方米，190名檔案工作人員。各個單位都要在人力、物力、財力方面投入，這種多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、財力的重復投入，浪費嚴重。
二市縣檔案局、檔案館工作壓力大，很難提高工作水平
由于基層單位檔案工作隊伍不穩定，專業素質有待提高，檔案局不加強培訓和具體的指導就無法開展工作。因此基礎業務培訓和業務指導擠占了檔案局絕大部分時間，使他們無法深入開展業務工作，提高工作水平。同樣由于檔案工作隊伍專業素質有待提高，很大一部分重復和價值不大的檔案被劃定為進館范圍，因此，檔案館在接收進館檔案時工作壓力非常大。
三工作不到位，管理水平低
從目前情況看，檔案室工作的水平完全取決于該單位領導者的檔案意識、重視程度和檔案工作人員的素質。檔案工作是-門專業，但絕大多數的檔案員是兼職的，缺少檔案專業知識，工作隊伍不穩定。如石景山市93％的檔案工作人員是兼職的，99％的檔案員無專業知識，專業素質有待提高，雖經多次專業培訓，但距工作要求仍相差甚遠，工作人員經常調換，每年調換率均在20-30％左右。這些因素造成了檔案工作水平較低。現代化管理是檔案工作的必然趨勢，但目前狀況對實現現代化管理阻力很大。
四現代化管理進程緩慢
文件、檔案現代化管理需具有“同一性”和“互換性”，只有工作水平基本統一才能達到資源共享。而分散管理，各單位檔案室管理水平參差不齊，要達到資源共享難度非常大，且需要的時間也很長。
五文件社會化難度大
隨著社會不斷前進，人們的檔案意識不斷加強，自我保護意識不斷加深，這些都會促進文件、檔案利用需求的不斷增加。分散管理給社會利用工作增加很多麻煩和不便。管理分散，也很難達到科學管理的要求，因而不能滿足利用者優質、快捷的服務要求。
建立文件中心，半現行文件脫離形成單位，直接由文件中心管理，能做到人員專業化、經費專項化、設備專門化、管理科學化；既能減少文件形成單位多方位投入，又能滿足方便利用；既節省人力、物力、財力，又能減少檔案局、檔案館的工作壓力，使檔案局、館的工作正常開展；既能實施科學的鑒定、合理分流文件，又能保證檔案館收藏檔案的質量，將管理活動真正按其規律納入科學管理軌道。文件中心突出的優勢是符合高效、精簡、節約的原則，能將松散的“小而全”的機關檔案室管理模式迅速向具有集約化、科學化、社會化、規模化的管理模式轉化，大大提高工作質量，為檔案工作更廣泛地為社會服務創造了條件。文件中心還可以通過各市域網，逐步實現檔案信息網絡化，達到資源共享，并可為今后電子文件網絡傳輸做好準備。
檔案工作生命力的所在就是利用，因此檔案工作的出發點和落腳點都必須是檔案的利用工作。舊的管理模式已經不適應需要，就應該建立新的模式。建立文件中心逐步取代各單位檔案室是市縣檔案工作的發展方向。
二、市縣文件中心的體制、職能
一文件中心的體制
文件中心應為政府職能。當初美國建立文件中心的目的是為了實現經濟上的節約，是-種政府行為，而今我們建立文件中心仍應為政府行為，這也與當前我國現行和半現行文件檔案管理體制相吻合。市縣文件中心應是政府直屬機構，在市縣政府的領導下，接受市縣檔案局的監督與指導。
二文件中心的職能
文件中心負責現行文件和半現行文件的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀、向檔案館移交等項工作，具體包括：
1、文件中心的收集工作
文件中心的收集工作面對的是全社會，不僅包括黨政機關、人民團體、事業單位等立檔單位，還應包括不同所有制企業及個人所形成的不同門類、不同載體的現行文件。
2、文件中心的整理和管理工作
文件中心負責將接收的文件進行編目、排列、上架、保管等工作。其整理、管理條件和要求應與檔案館的要求一致。
3、文件中心的鑒定和銷毀工作
鑒定和銷毀工作指對已到保管期限的文件進行鑒定和銷毀，其鑒定和銷毀工作由文件中心和文件形成者共同完成。
4、文件中心的利用工作
文件中心的利用工作應面對全社會，遵守我國文件、檔案利用的規定和要求，面對機關、團體和個人。利用的形式也應是多樣的，但主要取決于文件中心發展的規模和工作水平。
5、文件中心定期向檔案館移交文件
向檔案館移交文件是文件中心的義務，文件在文件中心保管10-20年后向檔案館移交。究竟多少年移交更合適，可根據文件中心的發展和社會的利用需求逐步確定。
三、市縣建立文件中心的步驟
市縣建立文件中心取代各基層檔案室，可以說是檔案工作管理體制的改革，必然要有-個過程，我認為可分三步走：
第一步：建立文件中心取代市委、市政府、市人大、市政協、市紀檢五套班子的檔案室，開展市首腦機關的檔案工作。
第二步：取代市委、政府下屬局處單位的檔案室，為市委、市政府工作服務。
第三步：面向社會、企業、個人，開展全方位的服務，并考慮有償服務。
任何改革都會有一個痛苦的過程，從眼前利益看，建立文件中心政府要投入一筆資金。過去是各單位分散投資，現在將分散資金、多方位投資變為統一投資，看似一筆大投入，而實際上比分散投資要節約得多。
文件中心取代檔案室，各單位不再配備檔案員，而檔案員大多是兼職，從眼前看，也沒有減少工作人員，但工作量減少了，工作人員可以統籌安排。總之，工作專一了，質量提高了，工作面更廣了，現代化水平高了。
引 言
現階段，我國大部分事業單位正推行各項改革，對原有的人事管理模式形成了巨大的挑戰。如何提高人事檔案的真實性和可靠性，為用人單位提供可靠地人才資源，這是管理人事檔案需要注意的問題，而我國事業單位檔案管理工作存在著較多問題，人事檔案管理情況不甚樂觀。
1.人事檔案管理制度現存問題
1.1對人事檔案管理沒有足夠的認識
很多事業單位輕視人事檔案的管理，大部分管理員只認為員工其它方面的表現重于個人檔案的收集，所以不重視了人事檔案工作的開展，盡管有進行管理，也只是形式上的，沒有落到實處。在應付相關部門檢查和員工調動中能過得了關就行，因此，人事檔案管理自然而然就不能為事業單位的建設起到很好地推動作用。
1.2檔案管理人員水平有所欠缺
檔案工作是一項比較復雜繁瑣的管理本文由收集整理工作。如果沒有一定的人力、物力、財力投入，檔案管理難以順利進行。我國目前檔案管理人員整體水平較低，在檔案管理事宜上保留著傳統的思想和落后的方法，沒有進行相對應的改革和創新。隨著人事制度改革向縱深推進，機構調整、內部科室重組，人員競聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動，大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓就直接上崗，對檔案的重要性、管檔要求不太了解。大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作往往心有余而力不足，造成大部分員工檔案流失，嚴重地影響了事業單位檔案管理水平。
1.3檔案管理缺乏科學性和時代性
隨著時代的發展，信息化管理體系已經相當普及，人事檔案信息管理系統也得到了廣泛的使用，但是由于一些先進的信息技術沒有充分的在人事檔案管理中使用，因此有些單位仍采用原始的辦法，將員工的個人信息，調動資料等人工錄入，沒有使用電腦進行資料檢索或閱讀檔案，而無紙化閱檔更是無法實施。這大大的降低了工作效率，也影響了人事檔案的管理。
1.4人事檔案利用率低
檔案管理者收集人員檔案，無非就是要給人事部門在決策時提供參考，一些檔案管理員對檔案的開發、利用僅停留在一些簡單信息的使用，例如職工的成長經歷、受教育情況、技術職稱、工作經歷等，檔案管理人員往往只是在有需要的人找上門來才提供人事檔案的服務，處于較被動的服務狀態，沒有真正的服務于人事。導致檔案沒有發揮出真正的作用。
2.人事檔案管理工作的對策
2.1提高對檔案管理工作的認識程度
不斷完善人事檔案管理的制度建設 為使檔案管理工作有章可循，確保人事檔案的安全保密、合理利用、規范整理，建立人事檔案收集、鑒別與歸檔、整理、查找、檢查與核對、查閱、轉遞、保密等各項制度，人事檔案管理領導小組，協調解決人事檔案工作中的困難和問題。完善人事處內部人事檔案管理的崗位、人員和工作職責，并將人事檔案工作列入工作計劃，定期提出任務要求，使人事檔案管理工作始終擺在重要的議事日程。
2.2提升檔案管理人員專業素養
首先加強人事檔案管理隊伍自身素質建設，各級在聘用檔案管理人員時需再三篩選，只有思想政治覺悟高、有較高職業道德、富有責任心、耐心、細心的人才能從事檔案管理工作。同時，要制定培訓計劃，讓檔案管理人員深入了解這項工作的性質和意義，并具備一定的現代教育技術及創新理念，各級還需要建立一定的激勵政策，提高檔案管理員的積極性和行動力。腳踏實地、做好各項工作，從而推動事業單位檔案事業的發展。
2.3充分發揮信息化技術作用
人事檔案管理工作的信息化是檔案管理工作的必然要求，也是提高檔案管理效率，實現人事檔案管理現代化的必由之路。因此，建立人事檔案數據庫系統，實施人事檔案動態管理。利用電腦、掃描儀、傳真機等現代設備和先進技術，將檔案資料整理、錄入，通過一番技術處理后，原來的文字圖片甚至聲像資料轉變成數據資料，一旦檔案發生變化時，可以隨時更新信息，保證檔案信息的時效性、真實性和準確性，最大限度地減輕檔案工作的工作量。不僅有利于檔案工作效率的提高，也提升了檔案的利用率。
2.4完善檔案信息量
為了使檔案發揮真正的作用，要重新界定檔案的功能。首先，對于機密、重要檔案加以保留；其次檔案的范圍要不斷擴大。可以根據需要增設一些如獎懲情況、獲得的技能證書、個人特長等材料，豐富的檔案資料有助于用人單位選拔人才；最后還可以針對一些用人單位以及求職者的特殊需要，不斷完善檔案的功能，從而提高檔案的利用率，盡可能減少廢檔現象。
一、圍繞中心政務，完善信息建設
今年以來，黨政辦緊緊圍繞中心任務，突出重點亮點工作，及時有效報送有價值的信息，尤其注重輿情預警類、苗頭類等信息的上報工作，為下情上達、讓區領導及時掌握我街道工作，以及區、街道聯動做好維穩工作發揮了積極的作用。一季度（注：二季度錄用情況尚未公布），我街道區政府信息錄用112分，提前超額完成全年目標任務的112%；區委信息錄用62分，完成全年目標任務的41%。下半年，我們將更注重信息的深度開發和提煉加工，主動走出就信息抓信息，編信息純粹為了上報信息的習慣作法，讓信息工作的定位重新回歸到為領導服務、為決策服務、為發展服務上來。構建上下貫通、縱橫交織、傳遞快捷的信息網絡。堅持全方位、多視角報送信息，使信息得到升華利用，總結經驗及時推廣。
二、把握中心，提高工作效率和質量
黨政辦的實質就是街道的服務中樞，工作的核心就是服務。
1、做好日常工作，提供更優質的服務。在下步工作中，要自覺找準工作定位，把服務作為自己的情感所系、職責所在、事業所求，寓服務于工作，寓工作于服務，不斷提高服務水平，把優化服務作為自身工作的主攻方向和根本要求。在辦事上力求做到快捷、高效、無誤，做到上傳下達快捷有序，在全年各類指示、通知等信息傳遞中，做到無一差錯。不斷增強綜合協調能力，在工作中做到忙而不亂，根據不同階段的工作需要，分清主次先后和輕重緩急，一項一項地把各項任務抓落實。搞好與同級部門的協調，共同推進工作；注重辦公室內部的配合，相互合作完成任務。工作中要認真細致，時時處處多留心，多思考，不忽視每一個細節，不輕視每一件小事。堅決杜絕“門難進，臉難看，話難聽，事難辦”的不良作風，以良好的精神面貌和熱情周到的服務使領導和群眾滿意。
2、做好會議和活動的組織保障工作。組織好各類會議的召開是黨政辦重要工作之一。要嚴格按照會議的標準和要求，從會務安排、會議材料準備、會場布置等方面做到嚴謹有效、周密細致，為黨委政府及時傳達會議精神、順利開展工作提供保障。力爭做到對重要公務活動提前協調，努力把工作做到前頭；對領導臨時交辦的任務及時協調，隨叫隨辦，對重要活動安排統一協調，綜合權衡，統盤考慮。
3、做好文件的上傳和下達。傳閱文件是黨政辦最基本的職能之一。今年以來，黨政辦共處理上級來文共計1700余份，接收和下達電話通知上千次。及時對上級文件進行收取、登記、傳閱、存檔，凡上級來文，及時交由各級領導批閱，做到急件急辦，特件特辦，密件專辦。嚴格按照行文規定制發文件，所有文件均能及時送到有關單位或有關人員。在收文、辦文、制文、發文上做到程序化、規范化、時效化。
對于當前檔案的管理制度來說，最主要的是加強對檔案的合理管理化。我們都知道檔案是跟隨我們一生的主要學業事業的項目工作憑證。檔案是所有信息的主要來源，管理好檔案才能利用其中的作用為資源的合理開發做基本的準備。本文就從檔案的重要性和當前檔案管理中存在的問題做了簡單的敘述，并就問題的出現提出了有建設性的建議。
一、檔案管理的重要性
檔案是人類從出生到發展成為社會上有用之才的主要記錄本，它是文明發展的產物。在不同世紀中充當著人類記憶的存檔器。中國五千多年的文化史是借助檔案傳承下來的，所以說做好檔案的管理工作對于人類發展的文明史來說是至關重要的。檔案在各個不同的年代起到一個承上啟下的作用。我們可以通過對檔案的查詢知道很久以前發生的史實，了解中國博大精深的文化發展過程，中華民族創造的偉大歷史。另外從小的方面來說，我們也可以從檔案的記錄中知道一個人的成長經歷，或者說主要的學歷、工作經驗等。從某一方面來說，檔案存在的本身就是一部簡史，記錄時代變遷的過程。在一定意義上檔案是當前來說最為寶貴的無形資產。作為無形資產存在的另一種形式，它也在為資產的增值、保值、維護起到重要的法律憑證作用。
檔案管理的工作性質主要是機密性、政策性、專業性等。對于各級的檔案管理部門來說，檔案的管理不僅要合理還要有意識到檔案安全的重要性。檔案存在的性質是其他物資所不能替代的。檔案的特殊性主要是在人們的社會活動中貢獻的力量是無窮大的。它主要起到法律憑證、參考的作用。憑證的作用是指在現實社會活動中的檔案是歷史存在的依據，，并且是有法律性質的存在體。在這一層面上不同于其他學術性的文獻。參考作用體現在檔案作為一種歷史的依據是最重要的基本存在證明。每一時期的檔案都記錄時代的人物、實踐活動、風俗人情等，從不同的層度記錄了實踐活動的深度。向人們呈現一個真實的認識自然、改變自然的經驗和事件。
二、檔案管理工作中存在的困境
當前檔案管理工作中存在的主要問題主要有以下幾個方面：
第一、檔案管理意識不強、水平和方式不成熟。大部分企業或者說人力資源市場檔案管理部的人才多是沒有經過專業技能的培訓而直接上崗的。所以說工作人員對檔案的管理意識不夠強、收集檔案的概念薄弱。對檔案的及時收集、歸檔、整理、裝訂等基本業務流程不太清楚。這就造成檔案的安全管理工作得不到基本的重視。甚至有些檔案管理人員并不是專業的管理人員，對待檔案的管理就是將拿到的材料放入到檔案盒中，并沒有對檔案及時的整理和歸檔，影響了檔案的管理安全性。
第二、部分地區和企業對檔案的管理重視度不夠高。長久以來，部分地區對檔案的管理意識不夠強，企業對檔案部門的管理工作也不夠重視。很多工作人員認為檔案的管理只是簡單的記錄、保管、抄寫等工序就完成了檔案的歸檔工作。不重視檔案的意識也造成很多人認為的只要做好檔案的存放工作就能應付對外的查檔、外調行動了。
第三、檔案管理的外部條件不完善。當前對檔案的管理工作并沒有進入到真正的重視，基本的管理設備并沒有配備齊全。有些單位甚至沒有專門存放檔案的科室，還有些單位存放檔案的地方環境條件惡劣、空間狹小、潮濕、基本配備不齊全。
三、檔案管理中解決問題的方法
1、把檔案管理人員的素質提高。首先要對干部的檔案建設工作進行隊伍建設，并選擇安全可靠、作風嚴謹、有責任心的工作人員來從事有關的檔案管理工作，最好是黨員身份的人員參與檔案的管理工作。定期對管理人員進行專業培訓，再就是對他們從政治上、行為上進行教育和培養。在實際的生活和工作中關心員工，從另一方面鼓勵他們的工作積極性。檔案管理的妥當與否與他們的工作態度有很大的關系。作為工作中有建設性意義的管理行為，檔案的管理人員要注重對自身專業性質進行考量。通過不同的方式在增強自己的學習主動性。最后從自學、參與培訓等方式加強自身的管理素質，對檔案管理中的各個環節能做到安全妥放的要求。積極探索新型的檔案管理模式，使得工作效率不斷的提高和改善。
2、不斷探索新的檔案功能。為了使得檔案的作用更加明顯我們從不同的角度對檔案的功能做了全新的定位。一是要對檔案原有的功能進行分析、保留、升華，使其記錄的內容夠全面、真實、可靠。二是對檔案的定義要更加的廣泛化。把更新換代的檔案信息功能不斷的增加到新的服務要求中去，為把單位的服務功能完善好而努力。
3、建立健全的檔案管理制度。當前的檔案管理制度尚且不夠完善，必須建立一個健全的檔案管理制度才能全方位的解決檔案中存在的問題。首先有關部門要對制度的制定體現出合理的需求性、科學可見性。企業內部對檔案的管理規定，必須按照實際的情況來規范，以適應企業的管理要求。再次制度必須是具有可操作性，要體現出制度對檔案管理簡約、得當、可操作。然后是堅持制度的雙向標準約束，建立的檔案管理制度必須是既能約束員工，又能讓領導受到制度的管理。
4、采用現代化的手段管理檔案。時代的發展是現代化的，隨著信息化時代的趨勢迅猛而來，我們在對檔案的管理中建立了新的要求，就在管理中運用新的科技手段對檔案進行管理，從而提高工作效率和服務水平。在當代是信息社會發展的時代，我們要快速實現檔案的信息化管理，才能跟上時展的腳步。計算機輔助管理檔案的手段已經越來越盛行，所以說當代人管理的制度主要是計算機使用輔助管理檔案。
5、有檔案的管理意識。檔案的管理工作實際上是服務性的工作，在管理中有必要對工作人員的檔案意識和管理意識的提高，同時要強調服務態度的重要性。要培訓檔案管理人員的服務意識，心中要有工作就是服務的態度。積極的增強在實際中的主動服務意識，禮貌微笑服務等細節。
結語
總而言之，在新時代的發展趨勢下，檔案建設的工作勢在必行，我們要時刻關注時代的變化，在觀念上更新措施，積極采取管理的新模式，把檔案的作用發揮到該有的作用。
參考文獻
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1.1 改善了檔案工作管理手段和信息環境提高工作效率。
首先，網絡檔案以新的技術與手段改變了文件寫作、傳輸、接收、存儲、檢索、拷貝、加工控制等手段，利用網絡與各單位聯結，為檔案進行數字轉化提供高速、便利的信息通道，實現跨越時間與地域獲取資料。檔案實現網絡化管理，改善了傳統的管理手段，提高了管理質量和效率。其次，檔案實現網絡化管理，將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，全部檔案信息實現計算機管理，大大節省了時間，極大提高了工作效率。
1.2 為企業組織實現動態創新提供了機遇。
隨著計算機網絡的出現，及網絡環境的變遷，組織的傳統經營模式發生了巨大改變，環境對組織的影響也日益擴大，為生存于網絡環境中的企業帶來了前所未有的機遇和挑戰。網絡環境是由技術層面和社會層面構成。技術層面是由信息技術發展帶來的互聯網網絡環境，通過企業內部網和外部網將企業生態系統內各成員企業或相互聯系的不同企業生態系統聯結起來，實現信息在企業組之間的流動；社會層面是企業生態系統獲取信息、資源及社會支持的社會網絡，各種資源是聯結成員企業之間、系統和環境之間的紐帶。所以，企業生態系統也是一個由多種關系聯接交織而成的多重復雜的社會網絡關系。這兩個層面相互依賴、相互影響，技術層面是社會層面的依托和基礎，社會層面是技術層面的升華。技術層面的變革，使企業組織間信息高效流動，進而促使企業組織向更具有動態性、開放性和自學習性的方向演進，最終帶動社會層面的變革。其中，網絡信息流是重要的作用力，網絡環境將對企業生態系統的價值鏈、資源配置方式、組織結構、競爭戰略和運作方式等產生巨大的影響。
1.3 網絡環境為企業提供了更為先進的硬件技術平臺。
網絡環境使企業的競爭方式和手段的轉變成為可能。同時，基于網絡外部性的網絡環境又使得企業必然轉變競爭方式，以求得在激烈環境中生存與發展。企業順應信息的網絡化已成必然趨勢，具體表現在以下幾個方面：信息的普遍性和分布性，有用的信息到處可見，知識的流淌與外溢效應愈加顯著，關鍵是如何正確地判斷和應用；技術進步日益加速，新技術產生越來越快，大大增加了企業間的相互依賴性；技術更具有的可獲取性，技術的交流渠道多樣化，只有不斷地創新、合作，才能保持優勢；全球經濟一體化，國內市場成為全球市場的一部分，中國企業也可以利用全球市場；受環境和資源限制，增強資源的有效利用，擴大可利用資源的來源，從資源依賴型向知識依賴型轉移成為迫在眉睫的問題；日益增加的服務期望，個性化的產品與個性化的服務不斷增長的要求，擴大了企業與客戶關系的內涵；計算機網絡技術的快速發展，網絡通信系統具有高度的開放性、可靠性和可縮放性；網絡服務系統具有以不同服務質量傳輸不同數據類型的集成服務能力，在其上傳輸的信息和數據具有良好的操作性和一致性語義。
1.4 帶動企業組織變革，推動企業經營模式變革。
首先，網絡經濟正在改變著每一個企業與外部聯系和交往的方式，同時也對企業自身的組織結構和組織形態提出了挑戰。知識和信息改變著企業管理的理念，拓寬了企業管理的范圍和內容，網絡技術必將改變企業管理的環境，創造一種新的共同工作的方式方法。而所有這些都將從根本上影響和改變著未來的企業組織。企業組織結構將趨于扁平，企業組織規模將趨向兩個極端，企業組織的邊界將趨于模糊和虛擬，企業組織的職務設計將趨于團隊任務。其次，企業組織利用網絡環境，跨越不同企業之間存在的空間障礙，通過企業之間的信息集成、業務過程集成、資源共享，對企業開展異地協同的設計制造、網上營銷、供應鏈管理等提供技術支撐環境和手段。為實現敏捷制造和虛擬企業的運作提供支持，形成具有數字化、柔性化、敏捷化等基本特征的優勢互補的協同企業。通過網絡環境下企業間信息、過程、資源的集成，實現協同制造過程中物流、信息流、資金流、工作流的優化運行，使整個網絡系統中的制造企業群體以較低的成本和較短的開發周期，制造出符合市場需求的高質量產品。
2、檔案管理網絡化措施提升創新是提高檔案管理的動力源泉
2.1 更新服務理念。在現代管理中，思想觀念是否適應現代化至關重要。
傳統的檔案管理在對待為企業服務、為社區服務、為“三農”服務方面沒有主動去思考、去聯系、去實踐，而是等著別人找上門，或者是上級下的硬任務。這種不積極、不主動的做法，已經不適應提倡信息化高速度、高質量的信息服務要求，勢必造成公眾對檔案工作的遺憾及不滿。要利用信息技術實現檔案管理服務創新，管理人員首先要有適應現代社會發展需要的創新思想，要跟上時展，防止思維定式，克服一切按習慣做事、經驗來想事、處世的思想，勇于接受新思想、新技術、新方法。在這個基礎上樹立現代服務理念，以創造性的思維，突破以往傳統的服務思想，開拓新思路。注重服務的現實性，通過了解需求來確定服務方向；擴大服務范圍，把本單位、本系統外的所有潛在用戶也作為服務對象，要考慮為解決利用者的現實需求提供服務。同時，要把握服務的規律性。要研究近年現行文件利用者的情況；分析利用現行文件目的，提供多種途徑為他們利用本單位檔案提供便利，做到引導服務、主動服務，而不是傳統的被動服務。
2.2 創新服務手段。
網絡化化的建設為我們的檔案信息服務創新提供了基礎。計算機在檔案管理信息化過程中處于主導地位，其信息存儲量大，信息檢索迅速、準確，尤其是其網絡化功能，使計算機在整理、檢索、開發利用等方面發揮了異乎尋常的作用，可使收集、歸檔、管理一體化，還可使全省乃至全國檔案、信息資源共享（不公開的檔案資料除外），有效提高檔案的使用效率，使檔案管理人員從繁重的手工勞動中解脫出來，而且加快了檔案歸檔進度和服務效率，并能確保檔案的完整性、準確性，避免了人為在檔案整理、服務過程中造成的失誤。因此我們必須充分利用信息化的優勢創新我們的服務手段。