時間：2023-07-04 16:26:49
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關鍵詞：企事業單位、會計電算化、檔案管理、方略
中圖分類號： C29 文獻標識碼： A
一、前言
隨著信息技術的進步，計算機在我國企事業單位領域得到了普及應用。會計電算化在越來越多的企事業中得到應用。成為企事業會計工作現代化和規范化的重要手段。伴隨著會計電算化產生的會計電算化檔案也成為了會計工作中一個不可缺少的重要方面。而對企事業會計電算化檔案管理的研究也成為了一個重要的會計學術研究課題。
二、會計電算化后會計檔案的特點
眾所周知，傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性、不得隨意篡改。各級企、事業單位實行會計電算化以后，由于產生了許多依附于磁光介質的數據與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，隨之而使會計檔案產生了許多新的特點。筆者根據工作的實踐，總結出會計電算化后會計檔案具有的特點，具體如下:
1、會計檔案的載體現代化。會計電算化檔案的物理性質與傳統手工會計檔案相比發生了重大的變化,會計電算化檔案不僅是通過打印輸出的紙質會計檔案,更重要的是有磁性的介質或光盤。備份或者復制會計檔案都非常容易。
2、載體的性質變化的新特點。傳統手工會計檔案是紙質的,具有直觀的可視性的特點。
3、傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁光介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，也才具有生命力。即會計電算化后檔案的調用需要一定的軟硬件環境。
4、會計電算化后檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤。即會計電算化后，不僅要保管作為會計資料信息載體的紙張，而且更重要的是磁性介質或光盤。
5、會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即會計電算化檔案對安全性、完整性要求更高。
6、實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多，即會計電算化檔案更需要實施嚴格管理。
三、電算化會計檔案方略
為了更有效地做好電算化會計檔案工作，我們必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。
1、電算化會計檔案的收集。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度)，把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好，萬一計算機硬件系統發生損壞，還能在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等；計算機操作系統以及漢字操作系統；財務軟件的編程語言、數據庫系統類型；財務軟件的系統名稱、版本號；財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。
2、電算化會計檔案的管理與保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份，即采用“AB備份法”進行數據的備份，并且每份都要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。此外，還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同，這就有可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。因此，筆者建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務數據外還應保存對應版本的會計電算化軟件系統版本，二者的一致性是非常必要的。顯然，其收集與管理工作也是比較艱巨的。
3、電算化會計檔案的調閱。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統的不斷升級，我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況:(l)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致，此時只需將您所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進行調閱即可；(2)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然后再進行調閱。
四、會計電算化檔案的管理應注意的問題
1、要注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理。
這些軟件文檔是進行會計信息系統維護必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設計思路和編制的源程序代碼，同時一個軟件系統由于主客觀的原因不可避免地會產生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統的維護將非常困難，甚至不可能。
2、要注意對電算化會計檔案存儲介質和保管的管理。
電算化會計檔案受質量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞。在管理時應注意如下問題：
（1）在選用保存會計檔案的存儲介質時，應特別注意選用質量較好、可靠性較高的介質，存儲介質的質量關系到會計檔案能否被使用，而紙張的質量只會影響到使用效果；
（2）對存放在存儲介質上的會計檔案應寫好“保護”字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所；
（3）對存放往年會計檔案的介質應定期復制，如每半年復制一次且最好復制雙份存放在不同的地點，各種備份軟盤均要標明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關標識，以便查找；
（4）對使用時間較長的存儲介質應定期進行替換；
（5）對硬盤上的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上。系統管理員以及會計電算化操作員應及時制作數據備份；
（6）需要對備份磁盤進行操作而又可能危及該磁盤的完整性時，應制作復制件，使用復制件進行操作。
3、要是注意對電算化會計檔案數據防范的管理。
進入網絡以后，會計信息的安全性又受到了更大的挑戰，主要表現在電腦黑客、病毒、一些網絡管理不善和硬件自身的損毀等問題上。在會計領域中電腦黑客主要是指競爭對手和專門竊取商業秘密的機構。它們通過捕獲、查卡、信息轟炸、電子郵件轟炸、違反義務條款等方式非法侵入網絡，竊取數據或破壞數據。
因此，電算化網絡系統必須要有相應的防范措施。電腦病毒除了通過軟盤、光盤、磁帶等途徑進行傳播外，還大量通過網絡環境進行傳播。在網絡環境下，電腦病毒隱蔽性更強、破壞性更大、傳播速度更快，不僅能對會計數據進行毀滅性地破壞，甚至破壞電腦硬件。
四、結語
電算化會計檔案通過整理有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。通過整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行會計數據的比較，從而為本部門的決策者提供可靠的決策依據，另外還可以得出本單位，本部門，甚至某一地區過去、現在與將來的情況與發展趨勢，使決策者在遵循市場的前提下，制定出適合自身發展的策略，改善經營管理、提高經濟效益。還可以利用會計電算化會計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型，建立一整套比較完善的決策支持系統，以實現會計電算化會計檔案的再利用。實行會計電算化之后，除了日常的事務外，還應對整個計算機系統的安全性、穩定性做一定的工作，如計算機病毒的防范。做好了以上工作，有理由相信會計電算化檔案的管理工作也一定會更出色，會計電算化事業也將會蒸蒸日上。
參考文獻：
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知識產權檔案的特點
知識產權是指權利人對其所創作的智力勞動成果依法所享有的專有權利，它是一種無形財產，具有專有性、時間性、地域性、需要法定程序等特點，企業知識產權檔案是知識產權的真實記錄和重要載體，其特點是由知識產權的性質和活動規律所決定的。
1 從產生的范圍來看，企業知識產權檔案內容多、涉及范圍廣。按照知識產權的客體，知識產權檔案包括商標檔案、專利檔案、著作權檔案、商業秘密檔案等。按現行的企業檔案十大類分類方案，知識產權檔案包含了科研檔案，涉及產品檔案、文書檔案、會計檔案、人事檔案等多個門類。
2 從內容上看，企業知識產權檔案具有成套性的特點，包括知識產權活動在創造、申請審批和登記、轉化、保護、維權等各個環節形成的全部有保存價值的文件資料，這些工作一環緊扣一環，具有系統性，是不可分割的有機整體。
3 從形成的過程來看，企業知識產權的權利獲得及有效期時間跨度大，具有漸全的特點，有一個動態的不斷增加的過程，這是由知識產權的時間性、需要法定程序的特點決定的。知識產權的研發、創造與取得都需要歷時一段時間，有些需要幾年甚至十幾年。知識產權取得后，它只有在法定的期限內才是有效的，我國專利法規定：發明專利權的期限為二十年，實用新型和外觀設計專利權的期限為十年，在這期間，每年定時都需續繳年費。商標注冊證為了保持其有效性，每滿十年需要續展。商標注冊證許可使用、注冊信息的變更、爭議裁定、商標侵權、商標的使用等情況，都會形成新的檔案，而且時間上會不斷地延續下去。
4 從管理和利用的方式來看，企業知識產權具有專有性的特點，因此檔案有保護性要求。很多知識產權檔案都屬于企業的技術秘密和經營秘密，它們是眾多競爭對手極為關注、競相爭奪的目標，可以為企業帶來巨大的經濟效益，秘密性是其最根本的特征，失去秘密也就失去它的競爭價值，因此應做好知識產權檔案保護工作。
知識產權檔案管理的措施
劍南春集團公司現有各項專利、商標、商標注冊證、國際商標注冊證及其他知識產權檔案合計萬余件。面對數量如此豐富的知識產權檔案，分析其特點，加強科學管理顯得尤為重要。
1 企業知識產權檔案具有漸全的特點，應在知識產權管理工作中做到“三納人”、“四參加”和“四同步”，根據歸檔范圍將知識產權各階段形成的文件材料收集齊全，包括電子文件的收集，并與對應的紙質文件同時歸檔。在知識產權立項時就應有檔案人員參與，屬于合作開發及技術引進項目的應將文件的歸檔要求寫入相關合同；在該項目完成后，檔案還會有增添或修改，應與檔案形成的相關部門多交流、溝通，及時收集補充歸檔。
2 保持企業知識產權檔案的成套性、完整性。整理檔案應遵循文件材料的形成規律，保持卷內文件的有機聯系。屬于同一知識產權的文件材料應集中在一起，不得隨意分割開來，從而保證知識產權檔案與知識產權活動的一致性，按檔案形成時間先后順序或重要程度排列，一案一卷或數卷。整理檔案時，檔案盒不宜裝得過滿，例如，商標注冊證每十年就需要面臨續展等情況，新增加的檔案就無法放在同一檔案盒內。若該盒實在已裝滿，可再組一卷，并在卷內備考表說明，使同一知識產權檔案信息發生關聯，方便查找。
3 科學分類。有的檔案同行建議在企業檔案十個大類后，再增加第十一類“知識產權檔案類”，但筆者認為，對于知識產權檔案形成時間久遠、檔案數量龐大的企業，這種方法并不可行。以劍南春集團公司為例，近萬件知識產權檔案已于過去二十多年規范地整理于企業檔案的十個大類里，如果檔案分類上發生變化，則牽一發動全身，引起相應工作的一系列變化，很多檔案都需要整改，有些工作甚至需要從頭做起，實在是一種浪費人力、物力和時間，又傷害檔案實體的無效勞動。檔案的分類方案宜保持長期的相對穩定，應盡量執行原有檔案分類框架，可通過建立專題目錄及在分類方案局部做一些微調處理來促使知識產權檔案信息相對系統、集中。
商標、專利類檔案概念明確，獨立性較強，可放在產品檔案類下綜合類或在綜合類下新增加一個類目，按知識產權檔案的客體，設為商標類、專利類；著作權類檔案對于企業來說包括學術論文、專著、工程圖、計算機軟件開發等；商業秘密類檔案涉及范圍廣，我國《反不正當競爭法》規定，“商業秘密是指不為公眾所知悉，能為權利人帶來經濟利益、具有實用性并經權利人采用保密措施的技術信息和商業經營信息。”因此企業應根據生產經營管理需要，明確商業秘密的歸檔范圍。通常包括企業財務狀況、投資計劃、分配方案、客戶名單、原材料進貨渠道、產品銷售網絡、生產工藝、產品配方、新技術研究等需保密的各種文件材料。這些檔案材料分散在文書、會計、人事、科研等各類檔案中，可繼續按原有分類方案將檔案歸人相應檔案類別，隨各類檔案統一分類編號、整理編目，再通過建立專題目錄，將屬于不同職能領域的檔案信息集中起來；科研類檔案自身就是一個獨立的一級類目，它包含于商業秘密檔案，因此其分類整理和以前一致。
4 加強知識產權檔案的保護。首先，完善企業檔案的保密規章制度，增強員工的保密意識。將知識產權檔案的保密管理措施寫入企業檔案管理制度，包括檔案密級的劃分，借閱的范圍、權限和時間，查閱、利用的各項審批程序和手續，確保知識產權檔案在管理和利用中不失密、不泄密。條件許可的話，宜將知識產權檔案特別是商業秘密類檔案進行專庫專柜專人保管。同時應加強檔案管理人員對知識產權相關法律、法規的學習及企業員工的保密教育，樹立大家自覺保護企業知識產權檔案的意識。其次，妥善處理保密與利用的關系。知識產權檔案規范管理的目的是為了更好地利用，若只單純地為了保密而將檔案長期束之高閣，影響信息資源的有效開發利用，也就失去了其保密的意義，因此應將二者有機地結合起來，才能有效地推動企業發展。不是所有的知識產權檔案都需要保密，只要檔案內容的公布不侵害知識產權所有人的利益，就不需要保密，需保密的信息也有保密等級的劃分、保密期長短的區別，應綜合判斷各種文件材料，該保密的必須保密，不該保密的不能借口保密影響利用。知識產權具有時效性，隨著社會的發展和環境的變化，知識產權檔案保密的等級、范圍等也在不斷發展變化，對超過時效期限的檔案應組織鑒定，降低或取消密級，從而減少繁瑣的利用、審核手續，方便檔案利用者的正常利用。如劍南春集團公司為了保護自己的主營商標，避免不法商家搶注相似名稱誤導消費者，造成企業經濟損失和形象破壞，注冊了大量的保護性商標注冊證，知識產權部門與公司溝通，這些注冊證名稱需要嚴格保密，但現在可以通過國家工商行政管理總局商標局網站查詢已注冊的商標信息，那么其名稱嚴格保密的價值也就隨之而降低。
【關鍵詞】醫院辦公室；文書檔案；電子化管理
文書檔案整理是醫院辦公室的重要工作之一，記錄了上級及本院政策的變更與發展、人員的交替、榮譽以及財務歷史賬單等，是醫院的寶貴財富。長期以來，辦公室文書檔案工作一直停留在手寫及手工整理階段，對計算機的應用較少，遠遠落后于醫院臨床電子檔案的電子化應用水平，更不符合辦公室文書檔案管理的現代化要求，醫院文書檔案實現電子化管理勢在必行。
一、醫院文書檔案管理現狀
（一）存檔方式單一。以本院為例，作為市級專科醫院，本院文書檔案量相對較少，一直以紙張為主要存儲方式，沒有進行電腦掃描存儲也沒有電子文檔資料，重要文件亦沒有備份，檔案原件被反復借閱、使用不可避免出現原件受損或遺失，而很多20年前的紙質存檔文件則已經出現發黃、破損等問題。
（二）文件缺失嚴重。醫院很多文書資料需由不同科室提供，又有很多文件歸檔之前也經由多科室傳閱，由于沒有電腦掃描存儲，只能等各科室傳遞完畢之后歸檔，通常原件已經出現污損，甚至部分文件在傳閱中丟失；存檔之后，由于都是由檔案人員結合相關檔案文件要求然后根據個人理解對檔案資料進行分類，確定是否應該歸檔，是否屬于永久文件、30年文件或20年文件，檔案人員的專業水平決定檔案整理水平，不可避免出現文件歸檔類別有誤以及某類文件缺失。
（三）查詢困難重重。目前的查閱文件的方式費時費力，通常是：詢問年限―查找收發文登記本―逐條尋找―查找登記號―逐件翻找文件―復印，遇到缺失的檔案或年份不詳的檔案甚至要將臨近所有檔案查找一遍，極大地增加了辦公室人員的工作量。
二、醫院辦公室文書檔案實現電子化管理的必要性
（一）實現存檔方式多樣化，最大限度地保護檔案原件。應用電腦掃描、照相等手段，實現檔案備份，防止檔案丟失無法彌補，改變傳統檔案只有紙質化的方式，以電子方式對檔案進行收藏、管理可以有效地保護檔案原件，防止檔案原件因過多借閱查找而損壞或丟失。
（二）辦公室文書檔案電子化可以更好地體現醫院文書檔案的價值，實現檔案資源的整合和共享。辦公室文件經院領導批示后需相關科室傳閱，文件不僅經常拖遲歸檔而且易丟失，很多需全員知曉的政策性文件也難以傳達到全院，檔案實行電子化管理后，對于需相關科室閱讀的檔案文件及可以共享的檔案文件可以利用醫院局域網實現院內共享，提高了檔案的時效性、應用價值以及應用范圍，同時也保證了文書檔案的完整性。
（三）大幅度提高辦公室工作效率，文件查找快捷。文書檔案電子化不僅使文件資料的存儲、分類以及統計等方便有序，而且再次查閱時即使年份不詳，只需要關鍵詞查找，然后打印即可，檔案人員也不需要再在成堆的檔案中逐一翻閱查找，節省時間，提高工作效率。
三、實現辦公室文書檔案管理電子化的障礙
辦公室文書檔案的電子化建設是一項長期任務，隨著醫院發展及辦公自動化水平的不斷提高，越來越需要檔案管理擺脫現有傳統方式，利用材料提交系統、文件管理系統、數據庫管理系統等應用軟件及計算機自帶的關鍵詞查找功能等實現檔案的收集、管理、歸檔、查詢的規范化管理，建立全面的檔案數據庫，但在實現電子化的過程中還面臨著許多阻礙，這主要涉及到主管文書檔案人員專業素質、人力物力財力以及檔案存儲安全等問題。
（一）主管文書檔案人員的專業素養與計算機應用水平無法滿足檔案電子化后的要求。特別是年長者，他們的專業水平毋庸置疑，在長期的辦公室工作中也已形成一套自己的檔案管理方式，不過對計算機技術的應用尚難以熟練掌握，在心理上甚至排斥，不愿改變現有狀態，而年輕的辦公室人員雖然可以熟練應用計算機技術但在專業素養上又有所欠缺，無法將紙質檔案與電子檔案合理地融合歸納。
（二）初始的人力物力財力支出大。在電子檔案建立之初，首先必須對辦公室人員進行相關的技術培訓，并隨著技術的更新需要M行定期的相關知識培訓，其次上網絡系統、信息管理系統等都需要大量的資金投入，而后期的軟件細節規范化和軟件升級等都需要相關人員跟進服務。
（三）檔案電子化后，由于存儲設備易破壞，文件安全問題必須予以重視。一旦計算機出現故障，就可能造成系統無法工作，丟失部分資料，與此同時設備的更新也為電子檔案的長久保管帶來困難，特別是有時文件在，但讀取設備損壞，便無法獲取文件。
四、實現辦公室文書檔案電子化的對策
辦公室電子文件檔案建設比紙質文件整理的技術性要求更高、工作更細致。在做好紙質檔案的整理、分類、歸檔之外，辦公室人員在進行電子檔案的建立時，必須熟練掌握電子檔案的數據化系統，通過不定期的培訓與交流，取長補短，結合本醫院的實際，結合數據化系統與紙質檔案的分類標準，對全部文件進行分類劃分，集中處理，此外計算機安全的維護，亦必須制定一套科學合理的管理制度，這就要求：
（一）工作中懂得思變。就以我院辦公室為例，今年以來我們以三級評審為契機，辦公室工作開始實行精細化管理、電子化辦公，堅持寫每日工作日記，以詳細記錄辦公室日常工作及明日計劃，對于上級發文與本院發文實行電子目錄登記與紙質版登記雙管齊下，并將上級發文按QQ通知與郵箱通知分類存放以備相關科室查詢，對于本院發文按發文科室分類存放，并利用一年時間將我院建院以來的60年檔案進行了電子目錄的整理，辦公室、檔案室各存一份，從而有效地保證文件完整性、工作系統性，文件查詢更便捷。
（二）加快文書檔案信息化、網絡化的步伐，爭取領導在人力物力財力方面的最大支持。實現部分檔案資源在內部局域網資源共享，通過建立web為基礎的服務體系，將分散的檔案信息資源連接起來，開發利用豐富的檔案信息資源，以快速、安全、可靠的途徑提供服務，適時與院內外相關機構進行交流與合作，為院內職工提供更便捷的信息渠道，最大限度體現電子檔案價值；此外，還需要做好各科室的檔案歸檔意識，加強宣傳，由下而上轉變思維，爭取醫院領導支持，使相關科室充分認識和了解檔案的重要性，主動配合辦公室人員做好醫院檔案材料的收集歸檔工作，尤其是電子資料，及時通過掃描、照相等信息化手段，實現紙質檔案和照片、實物檔案的數字化處理后，以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，既可有效保護原件，更有利于檔案信息資源的整合和共享，讓領導看到電子檔案更規范更便捷更有利用價值，從而爭取最大限度的人力物力財力支持。
（三）實現辦公室工作人員隊伍年輕化，轉變舊思維觀念，樹立新的管理理念，推進辦公室工作電子化進程。辦公室人員是檔案工作的直接推動者，他們能否認可并熟練掌握電子檔案，關系檔案電子化能否順利進行，所以對辦公室工作隊伍應該逐步年輕化，增添新血液，在職稱晉升方面建立激勵機制，實現文書檔案管理理念的創新、管理流程的規范、管理團隊的重組以及管理手段的革新，實現文書檔案管理的網絡化、電子化、信息化。
（四）完善安全制度，做好辦公室電子檔案的存儲、維護工作。建立檔案信息網絡和信息安全管理制度，對檔案計算機要專管專用，及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，對檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限進行安全設置，對移動存儲安裝嚴格把關，定期檢測系統，多重加密備份，對于整理的電子文件在不同磁盤中各保存一份；對于保存文件的計算機要及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中的安全、穩定，此外，對電子文件和計算機設備的保管設施和環境也要嚴格按照檔案保管要求選擇，預防計算機突然損害造成的電子文檔無法修護。
五、Y語
綜上所述，隨著我國醫療衛生事業的發展和醫院信息化的迅速發展，醫院辦公室文書檔案走向電子化是必然趨勢，對醫院文書檔案的電子化建設需要我們積極分析現階段存在的問題及困難，努力尋求解決方法，重視人的因素，亦要加快辦公室管理理念創新，提高對電子文書數據化系統的應用能力，從而盡快實現醫院文書檔案管理的電子化、現代化。
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Abstract: At present, the growing popularity of computer technology to make some of the traditional document vector keep disappearing, computer office automation is gradually promote the use of many companies. Office automation, the most obvious sign is the establishment of information files, this means to record information for enterprises and institutions more convenient and faster, to avoid the drawbacks of traditional paper files input print error. But good foundation, the computer itself, there are also some defects, leading enterprises in the information file means there are some risks, address this issue, risk prevention measures in the use of this technology thing to do, and strive to make minimize risk. Based on this, the main electronic information file management, risk control methods are discussed. Keywords: automation, electronic information; records management; risk control
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2013）
隨著信息化的發展，傳統的檔案管理模式已不能適應數字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，在信息化條件下如何改進檔案管理工作是檔案工作者面臨的新課題。目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業的辦公帶來了巨大的變革，使企業辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業在高科技方面的創新發展意義重大。但是根據具體情況來看，電子信息檔案并不全是優化，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業的數據被盜，所以，企業在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
一、電子信息檔案管理中提前避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式，也是最經濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：
1．積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2．制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。
3．及時消除風險。為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4．及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、電子信息檔案管理中緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解？目前，許多企業開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案；后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。需要強調的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發生危險，那么不管是什么情況，企業都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。
三、電子信息檔案管理做好分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進，創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、電子信息檔案管理評估風險的措施
當風險來臨后，企業最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內，還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是：發生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業防范風險的最大弊端在于，許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環節的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發現，并把其扼殺在萌芽狀態，對于已經發生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。
簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規避風險和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻
[1]馮惠玲．論電子文件的風險管理[J]．檔案學通訊．2005（3）：8～11
[2]王兆新，裘潔．淺議電子文件信息的安全與保密[J]．浙江檔案．2004（1）：36～37
[3]鄒生．開放網絡環境下的信息安全問題[J]．信息安全與通信保密．2004（4）：28～29
【關鍵詞】公路檔案；信息化建設；管理
【中圖分類號】G271【文獻標識碼】A【文章編號】2095-2066（2015）32-0161-02
隨著科技信息的快速發展，電子文件因快捷方便等優勢逐漸取代傳統紙質文件受到了人們的歡迎，同時公路檔案管理也開始朝著信息化的方向發展，不僅可以復制拷貝，還可以利用網絡進行傳輸，還能為人們提供技術上的保障，因此加強公路檔案信息化建設，提高公路檔案管理效率，目前已經成為急需解決的問題，這種情況下針對公路檔案信息化建設管理展開分析顯得很有必要。
1公路檔案管理信息化建設的必要性
公路檔案管理應與時展相適應，不斷提高為社會服務的能力。近年來隨著電子時代的快速發展，檔案管理信息化建設成為一種趨勢，但是在實際工作中用電子文件取代紙質文件始終存在一個過程，不僅需要人在思維上發生改變，同時還要提升各方面的能力。2014年我局全部采用無紙化辦公形式，OA辦公自動化系統得到全面應用，檔案管理工作中也出現了一些改變，很多文件開始以機讀文件的形態存在，因此需要我們對這些文件和檔案提供電腦空間，對其進行分類的存放，并且能夠隨時將這些信息提供出來，保證檔案的真實性、價值性以及系統性，隨時為各部門工作提供幫助。但是目前很多公路檔案管理是非常落后的，例如目前很多地方重視紙質檔案，缺少檔案信息化方面的意識，管理人員信息化素質也需要提高。此外，檔案管理工作的規范化、標準化程度不夠，所以采用信息化管理尚存在一定難度，同時檔案管理、整理、分類方法都是因人而異，嚴重制約了檔案信息電子化的發展進程。實際上公路檔案信息化主要是指公路檔案數據信息庫建設、檔案信息共享等的實現，對現代化科學技術手段進行合理運用，完成工作服務方式的轉變。因此，公路檔案管理工作只有不斷追求信息化與現代相結合，才能使公路建設得到順利發展。
2目前公路檔案管理信息化中存在的問題
隨著社會經濟的快速發展，辦公自動化及無紙化辦公開始受到人們的普遍歡迎，這在無形之中促進了檔案管理工作方式上的轉變。公路檔案是否能夠得到妥善保存，直接關系到公路工程完成之后公路養護及改建的順利進行，可以為其提供重要的信息依據，對大量公路信息進行記錄與保存之后，可以得到長期的保存。但是目前我分局信息化公路檔案管理建設中始終存在一些問題，因此應及時發現問題，并采取措施對問題進行解決。
2.1檔案管理模塊不健全
公路檔案管理必須建立于完善和規范的工作基礎之上，但是目前公路檔案管理的基礎業務不強，很多公路檔案管理質量并不高，同時不同時期與類型的公路檔案之間不能做到相融。此外，公路檔案管理標準不統一，缺乏共同的標準與規范，因此公路檔案信息化建設過程中受到了一定的阻礙。2000年國家檔案局“文檔一體化”管理方法，我分局就開始使用科易檔案管理軟件進行檔案管理，目前我分局已使用OA辦公自動化系統化，后者沒有檔案管理系統這塊，沒辦法進行實現電子文件歸檔，只能手工把文件目錄輸入科易檔案管理軟件。
2.2人員素質水平不高，歸檔意識淡薄
在公路檔案信息化管理工作中，需要管理人員具有非常高的專業能力，同時要有足夠的知識，這樣才能保證信息化管理建設的順利進行。但是現階段很多公路人員專業素質水平不高，沒有深入了解信息化檔案管理的工作內容與形式，同時具備檔案管理、收集的新型人才更是少之又少。個別人員習慣于傳統紙質文件的工作，發文底稿還需要將打印紙送領導審批，然后由秘書講領導手簽意見錄入到辦公自動化系統中，供網上進行歸檔，在發文過程中會出現很多變化，因此會出現多個版本，嚴重影響了文件的真實性。
2.3公路檔案管理方式不統一
在公路檔案管理部門，各分局存在著一定的差別，在檔案分類、整理以及標注時的習慣也存在差異，這種情況下公路檔案管理很難得到統一。不同公路局人員的檔案管理記錄方式不同，這為其他工作人員在閱讀檔案時造成了困難，不同公路局之間管理檔案的難度增加，這為公路檔案管理信息化建設帶來了一定的負面影響。
3公路檔案信息化建設有效管理的措施
3.1完善檔案管理機制，建設數字檔案館
公路檔案管理信息化建設應該嚴格按照相關規章制度執行，對公路檔案信息管理建設的安全性進行保證。在檔案管理體系中相關規章制度是必須遵守的，因此，公路檔案信息管理部門應該制定完善的管理制度，進一步優化現有的公路檔案管理機制。為了對日益增長的檔案資料進行管理，需要建立起一條與檔案規范相符合的公路數字檔案館，對公路全部檔案實施數字化管理，對公開的檔案信息進行共享，以滿足社會對檔案利用的需求。
3.2提升管理人員素質，把好文件歸檔關
檔案管理人員的素質高低將會對公路檔案管理工作的有效性產生直接影響，各級交通公路主管部門應組織公路檔案管理人員展開培訓，吸收新的知識點通過培訓提升檔案管理人員的素質，使其熟練掌握相關業務知識，提高整體業務水平，最終成為優秀的檔案管理人員。隨著辦公自動化的不斷深入，大量電子文件開始出現，這就需要檔案管理人員對電子檔案管理知識進行學習，跟上時代步伐，為企業樹立良好的形象，同時對于行業競爭力的提升也存在直接影響。此外，應注意把好文件規黨管，注意電子文件鑒定不僅包括介質文件的密級等相關內容，還包括文件的完整性和真實性的鑒定，真實定鑒定是指對電子文件的內容、背景信息等是否與原始狀態一直進行檢查，完整性是指針對電子文件的內容、背景信息等是否完整進行檢查。
3.3充分重視公路檔案管理信息化
在公路檔案信息化建設過程中，管理人員應積極轉變自身的傳統觀念，充分重視公路檔案管理信息化，切實履行自己的職責，從而加快公路檔案信息管理建設的步伐。這就需要相關部門與工作人員展開大力宣傳，不斷增強工作人員對檔案管理信息化工作的重視程度。此外，管理人員應該在工作中注意自身素質的提高，積極學習與公路檔案管理信息化相關的知識，勇于摒棄原有的傳統思想，進一步明確信息化檔案管理對檔案管理人員的要求，進行積極的學習和改變，從而更好的為公路檔案信息化建設提供有力支持。檔案管理部門應該積極完善信息化檔案管理體系，使檔案管理人員認識到目前檔案管理工作的實際情況，充分重視公路檔案管理信息化建設工作。
3.4實現公路檔案信息共享
數字化改革是公路檔案管理信息化建設的首要前提，不僅要將紙質文件改變成電子文件，還要積極建設公路檔案信息庫，這樣不僅解決了紙質文件占用面積大、工作效率低下的問題，同時還能充分滿足相關部門對信息的需求，最終有效解決相關問題。此外，信息庫得到建立以后應及時補充資料，對信息庫進行及時的更新和完善，這樣才能保證信息庫中信息的有效性和全面性。同時，公路檔案管理部門應該對互聯網通訊優勢進行充分利用，不僅要保證信息的安全性，同時還應建立起資源信息共享網絡平臺，實現資源共享。這種方式的采用可以使信息獲得渠道大大拓寬，人民群眾還能夠在共享平臺中充分了解公路工程建設的相關信息，有助于人民對政府信賴感的提升，對管理部門人員工作效率的提高也有重要作用。
4結語
綜上所述，隨著社會經濟水平的快速發展，對公路檔案管理工作的要求也越來越高，這種情況下必須充分重視公路檔案管理信息化建設，這就需要公路檔案管理人員不斷提高自身的素養，提高對公路檔案信息化建設的重視程度，利用規范的操作展開信息化檔案管理建設，最終促進我國公路檔案管理工作的順利進行，保證我國公路交通事業可以得到持續的發展。
參考文獻
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[4]張英奎，王曉.面向全球生產網絡的企業檔案信息化管理研究[J].北京化工大學學報（社會科學版），2013（2）：36~40.
透過這次生產實習，使我在生產實際中學習到了電氣設備運行的技術管理知識、電氣設備的制造過程知識及在校園無法學到的實踐知識。在向工人學習時，培養了我們艱苦樸素的優良作風。親愛的讀者，小編為您準備了一些實習生工作總結，請笑納!
實習生工作總結1在學校學了兩年的書面知識，最后一年終于要出來實習了，還真有點舍不得在學校輕松自在的生活。在這一年的實習中學到了很多在學校學不到知識，使我受益非淺。
一、實習崗位的基本業務流程與工作要求
做施工資料，包括基儲地下室、主體、屋面、抹灰等;收集整理各個專業的技術員質檢員測量員各自做好的自己的部分資料;用軟件的時候非常多，施工到哪步，就得做相應的檢驗批等資料，并填寫好(包括監理資料)及蓋章報送監理簽字蓋章，收回整理。做好每次驗收所需資料，配合項目部驗收工作;竣工后進行不同的歸檔整理，分別移交檔案館、業主、公司;負責一部分文件的收發。
二、崗位所需知識技能與自身適應情況
工程資料的收集、整理、立卷、歸檔、保管; 2.施工過程中各種質量保證資料的收集、檢查、匯總等;
3.施工中各種會議的記錄、整理、會簽、復英分發等;
4.施工中各種試塊、試件的取樣、送檢、結果回索、上報、分類保管等;
5.各種工程信息的收集、傳遞、反饋，必要時及時向領導匯報等。
在專業比較對口的實習崗位上，努力將所學的理論知識與實際工作密切結合，并能靈活應用，使自己的專業知識、專業技能及工程實踐能力均得到一次全面的提升。積累定的工作經驗和社會經驗，在職業道德、職業素質、勞動觀念、工作能力等方面都有明顯的提高，逐步掌握從只會在教室里讀書的學生到服務員工的角色轉換，為將來走上崗位有很大的幫助。
三、實習過程
1、要負責工程項目的資料檔案管理、計劃、統計管理及內業管理工作。
即負責工程項目的所有圖紙的接收、清點、登記、發放、歸檔、管理工作：在收到工程圖紙并進行登記以后，按規定向有關單位和人員簽發，由收件方簽字確認。負責收存全部工程項目圖紙，且每一項目應收存不少于兩套正式圖紙，其中至少一套圖紙有設計單位圖紙專用章。
竣工圖采用散裝方式折疊，按資料目錄的順序，對建筑平面圖、立面圖、剖面圖、建筑詳圖、結構施工圖等建筑工程圖紙進行分類管理。收集整理施工過程中所有技術變更、洽商記錄、會議紀要等資料并歸檔：負責對每日收到的管理文件、技術文件進行分類、登錄、歸檔。
負責項目文件資料的登記、受控、分辦、催辦、簽收、用英傳遞、立卷、歸檔和銷毀等工作。負責做好各類資料積累、整理、處理、保管和歸檔立卷等工作，注意保密的原則。來往文件資料收發應及時登記臺帳，視文件資料的內容和性質準確及時遞交項目經理批閱，并及時送有關部門辦理。
確保設計變更、洽商的完整性，要求各方嚴格執行接收手續，所接收到的設計變更、洽商，須經各方簽字確認，并加蓋公章。設計變更(包括圖紙會審紀要)原件存檔。所收存的技術資料須為原件，無法取得原件的，詳細背書，并加蓋公章。作好信息收集、匯編工作，確保管理目標的全面實現。
2、參加分部分項工程的驗收工作，負責備案資料的填寫、會簽、整理、報送、歸檔：負責工程備案管理，實現對竣工驗收相關指標(包括質量資料審查記錄、單位工程綜合驗收記錄)作備案處理。
對樁基工程、基礎工程、主體工程、結構工程備案資料核查。嚴格遵守資料整編要求，符合分類方案、編碼規則，資料份數應滿足資料存檔的需要。監督檢查施工單位施工資料的編制、管理，做到完整、及時，與工程進度同步：對施工單位形成的管理資料、技術資料、物資資料及驗收資料，按施工順序進行全程督查，保證施工資料的真實性、完整性、有效性。
按時向公司檔案室移交：在工程竣工后，負責將文件資料、工程資料立卷移交公司。文件材料移交與歸檔時，應有“歸檔文件材料交接表”，交接雙方必須根據移交目錄清點核對，履行簽字手續。移交目錄一式二份，雙方各持一份。負責向市城建檔案館的檔案移交工作：提請城建檔案館對列入城建檔案館接收范圍的工程檔案進行預驗收，在竣工驗收后將工程檔案移交城建檔案館。
指導工程技術人員對施工技術資料的保管：指導工程技術人員對施工組織設計及施工方案、技術交底記錄、圖紙會審記錄、設計變更通知單、工程洽商記錄等技術資料分類保管交資料室。指導工程技術人員對工作活動中形成的，經過辦理完畢的，具有保存價值的文件材料;一項基建工程進行鑒定驗收時歸檔的科技文件材料;已竣工驗收的工程項目的工程資料分級保管交資料室。
3、負責計劃、統計的管理工作，負責對施工部位、產值完成情況的匯總、申報，按月編制施工統計報表：在平時統計資料基礎上，編制整個項目當月進度統計報表和其他表要按現場實際完成情況嚴格審查核對，不得多報，早報，重報，漏報。
負責與項目有關的各類合同的檔案管理：負責對簽訂完成的合同進行收編歸檔，并開列編制目錄。作好借閱登記，不得擅自抽娶復制、涂改，不得遺失，不得在案卷上隨意劃線、抽拆。負責向銷售策劃提供工程主要形象進度信息：向各專業工程師了解工程進度、隨時關注工程進展情況，為銷售策劃提供確實、可靠的工程信息。
4、負責工程項目的內業管理工作，協助項目經理做好對外協調、接待工作：協助項目經理對內協調公司、部門間，對外協調施工單位間的工作。
做好與有關部門及外來人員的聯絡接待工作，樹立企業形象。
負責工程項目的內業管理工作：匯總各種內業資料，及時準確統計，登記臺帳，報表按要求上報。通過實時跟蹤、反饋監督、信息查詢、經驗積累等多種方式，保證匯總的內業資料反映施工過程中的各種狀態和責任，能夠真實地再現施工時的情況，從而找到施工過程中的問題所在。對產生的資料進行及時的收集和整理，確保工程項目的順利進行。
有效地利用內業資料記錄、參考、積累，為企業發揮它們的潛在作用。負責工程項目的后勤保障工作：負責做好文件收發、歸檔工作。負責部門成員考勤管理和日常行政管理等經費報銷工作。負責對竣工工程檔案整理、歸檔、保管、便于有關部門查閱調用。負責公司文字及有關表格等打櫻保管工程印章，對工程蓋章登記，并留存備案，信息統計資料。
四、實習任務完成情況
很好的完成了實習任務，沒有辜負老師和學校的教導和期望，在學習和工作中會不斷提高自己，充分展示自己的個人價值和人生價值。
五、實習感受和收獲
要想做好資料，決定不能和現場脫離，要時常去現場了解施工情況，以便及時收集整理資料，保持同步。通常我會同技術員到現場，一方面使我近距離的觀察了整個房屋的建造過程，了解施工現狀;一方面可以讓我學到了很多很適用的具體的施工知識，這些知識往往是我在學校很少接觸，很少注意的，但又是十分重要基礎的知識。
在現場，要非常注意安全，每次去現場我們既要踏上用鋼管和鐵網搭接成的梯子又要乘坐施工電梯，開始覺得很危險，不過習慣了就不覺得，但是危險意識不可忽視。實習中獲得的實踐經驗使我終身受益，在我畢業后的實際工作中將不斷的得到驗證，我會不斷的理解和體會實習中所學到的知識，在未來的工作中我將把我所學到的理論知識和實踐經驗不斷的應用到實際工作來，為實現自我的理想和光明的前程努力。
六、自身的不足
1、俗話說身體是革命的本錢，在施工現場工作一定要有過硬的身體素質，所以在日后的生活中要提高身體素質，更好的去完成工作任務。
2、在辦公室的人際關系也很難把握，尤其是對于我們這些初出茅廬的實習生。
有些同事之間的關系非常微妙，親近或疏遠任何一方都會給自己帶來一些不利的影響，所以要提高自己的交際能力，做一個受歡迎的人。
3、不能滿足于現在的知識水平，要不斷的提高專業素養，豐富經驗，提高自己的綜合能力。
實習生工作總結2在實習期間，我找到了一份工程資料員的工作，雖然這份工作和我的專業不是很對口，但是我還是將自己定位在這個行業里了，所以為了能讓我更好的做好這份工作，我也在空閑的時間做了一些關于資料員工作的資料收集，大概了解了所作的工作內容:
1.工程資料的收集、整理、立卷、歸檔、保管工作;
2.施工過程中各種質量保證資料的收集、檢查、匯總等;
3.施工中各種會議的記錄、整理、會簽、復印、分發等;
4.施工中各種試塊、試件的取樣、送檢、結果回索、上報、分類保管等;
5.各種工程信息的收集、傳遞、反饋，必要時及時向領導匯報等。
6.領導交辦的一些其它工作。
到了工作單位，領導為我分配我了需要做的工作:
工程資料員崗位職責
一.負責工程項目資料、圖紙等檔案的收集、管理。
1.負責工程項目的所有圖紙的接收、清點、登記、發放、歸檔、管理工作:在收到工程圖紙并進行登記以后，按規定向有關單位和人員簽發，由收件方簽字確認。
負責收存全部工程項目圖紙，且每一項目應收存不少于兩套正式圖紙，其中至少一套圖紙有設計單位圖紙專用章。竣工圖采用散裝方式折疊，按資料目錄的順序，對建筑平面圖、立面圖、剖面圖、建筑詳圖、結構施工圖等建筑工程圖紙進行分類管理。
2.收集整理施工過程中所有技術變更、洽商記錄、會議紀要等資料并歸檔:負責對每日收到的管理文件、技術文件進行分類、登錄、歸檔。
負責項目文件資料的登記、受控、分辦、催辦、簽收、用印、傳遞、立卷、歸檔和銷毀等工作。負責做好各類資料積累、整理、處理、保管和歸檔立卷等工作，注意保密的原則。來往文件資料收發應及時登記臺帳，視文件資料的內容和性質準確及時遞交項目經理批閱，并及時送有關部門辦理。確保設計變更、洽商的完整性，要求各方嚴格執行接收手續，所接收到的設計變更、洽商，須經各方簽字確認，并加蓋公章。設計變更(包括圖紙會審紀要)原件存檔。所收存的技術資料須為原件，無法取得原件的，詳細背書，并加蓋公章。作好信息收集、匯編工作，確保管理目標的全面實現。
二.參加分部分項工程的驗收工作
1.負責備案資料的填寫、會簽、整理、報送、歸檔:負責工程備案管理，實現對竣工驗收相關指標(包括質量資料審查記錄、單位工程綜合驗收記錄)作備案處理。
對樁基工程、基礎工程、主體工程、結構工程備案資料核查。嚴格遵守資料整編要求，符合分類方案、編碼規則，資料份數應滿足資料存檔的需要。
2.監督檢查施工單位施工資料的編制、管理，做到完整、及時，與工程進度同步:對施工單位形成的管理資料、技術資料、物資資料及驗收資料，按施工順序進行全程督查，保證施工資料的真實性、完整性、有效性。
3.按時向公司檔案室移交:在工程竣工后，負責將文件資料、工程資料立卷移交公司。
文件材料移交與歸檔時，應有“歸檔文件材料交接表”，交接雙方必須根據移交目錄清點核對，履行簽字手續。移交目錄一式二份，雙方各持一份。
4.負責向市城建檔案館的檔案移交工作:提請城建檔案館對列入城建檔案館接收范圍的工程檔案進行預驗收，取得《建設工程竣工檔案預驗收意見》，在竣工驗收后將工程檔案移交城建檔案館。
5.指導工程技術人員對施工技術資料(包括設備進場開箱資料)的保管:指導工程技術人員對施工組織設計及施工方案、技術交底記錄、圖紙會審記錄、設計變更通知單、工程洽商記錄等技術資料分類保管交資料室。
指導工程技術人員對工作活動中形成的，經過辦理完畢的，具有保存價值的文件材料;一項基建工程進行鑒定驗收時歸檔的科技文件材料;已竣工驗收的工程項目的工程資料分級保管交資料室。
三.負責計劃、統計的管理工作
1.負責對施工部位、產值完成情況的匯總、申報，按月編制施工統計報表:在平時統計資料基礎上，編制整個項目當月進度統計報表和其他信息統計資料。
編報的統計報表要按現場實際完成情況嚴格審查核對,不得多報,早報,重報,漏報。
2.負責與項目有關的各類合同的檔案管理:負責對簽訂完成的合同進行收編歸檔，并開列編制目錄。
作好借閱登記，不得擅自抽取、復制、涂改，不得遺失，不得在案卷上隨意劃線、抽拆。
3.負責向銷售策劃提供工程主要形象進度信息:向各專業工程師了解工程進度、隨時關注工程進展情況，為銷售策劃提供確實、可靠的工程信息。
四.負責工程項目的內業管理工作
1.協助項目經理做好對外協調、接待工作:協助項目經理對內協調公司、部門間，對外協調施工單位間的工作。
做好與有關部門及外來人員的聯絡接待工作，樹立企業形象。
2.負責工程項目的內業管理工作:匯總各種內業資料，及時準確統計，登記臺帳，報表按要求上報。
通過實時跟蹤、反饋監督、信息查詢、經驗積累等多種方式，保證匯總的內業資料反映施工過程中的各種狀態和責任，能夠真實地再現施工時的情況，從而找到施工過程中的問題所在。對產生的資料進行及時的收集和整理，確保工程項目的順利進行。有效地利用內業資料記錄、參考、積累，為企業發揮它們的潛在作用。
3.負責工程項目的后勤保障工作:負責做好文件收發、歸檔工作。
負責部門成員考勤管理和日常行政管理等經費報銷工作。負責對竣工工程檔案整理、歸檔、保管、便于有關部門查閱調用。負責公司文字及有關表格等打印。保管工程印章，對工程蓋章登記，并留存備案。
五.完成工程部經理交辦的其他任務
在所有工作正式開始的前期，我必須要對所有公司的在建工程有一個清楚的了解，所以，我利用了大概一個星期的時間來熟悉了解，這也為我以后的工作有了很好的幫助，我負責的資料的建設項目為二期建設工程。本項目分為兩個部分:一是宿舍樓建設，二是廠房的建設。這個建設項目的資料是很簡單的，所以我必須自己一個人學習工作，參考以前的建設項目資料，我很快就進入到了工作的的熱情中，通過自己的努力，也可以把自己的工作做好。每天除了完成分內的工作后，要寫日記，記錄下每天的所做所聞，這樣不僅可以當作日記用，同樣也可以多了一個備忘錄。
(二)畢業實習的體會、收獲:
1.任何工作任何崗位都應該認真細致，尤其是工程資料員更需要有嚴謹的工作態度。
這個崗位需要經常與文檔打交道，經常要處理大量數據，要求精確，任何一點細小的錯誤都會影響到整體的結果。在單位的任何部門都應該保持著嚴謹的工作作風。如果將這一工作作風聯系到企業當中，也可謂是企業文化的一大體現。
2.講究分工合作，分工合理，工作程序詳細具體，每一步驟都有一定的操作規范。
各道工序都互相關聯，每一步都關系到整體結果，必須大家一起分工合作，才能最后完成工作任務。分工合作不是吃大鍋飯搞平均主義，而要結合每個同事的實際工作能力，合理的分配工作，盡量發揮每個員工的潛力。真正做到優劣互補，互相幫助，互相學習。
3.與同事的相處與交流以及和公司其他兄弟部門的協調非常重要。
由于一個完整的任務需要大家分工合作來完成，所以同事之間的溝通與交流突顯關鍵。各個部門的工作關系互相牽制、互相影響，任何一個部門都不可以單獨運作。
但是在工作過程中難免會出現一些差錯，給其他部門的同事造成不便;或者由于某些客觀原因，雖然不應由某個人完全負責，但確實影響到其他同事的工作。這時一定要用正確的方法與同事交流，盡快地解決問題，大家才能齊心協力地搞好工作。另外在辦公室的人際關系也很難把握，尤其是對于我們這些初出茅廬的實習生。有些同事之間的關系非常微妙，親近或疏遠任何一方都會給自己帶來一些不利的影響，我在這方面的經驗是少說話，多做事，這方面的技巧，書本上是學不到的，要在工作中慢慢地學習與積累。
5、相信，此次實習將是我今后人生的一個良好開端。
最后，十分感謝老師們這些年來的培養給我的指導，讓我對社會、對工作、對學習都有了更深一步的理解和認識，讓我在即將結束的大專生活中留下了美好的一頁.謝謝!我也要對班主任說一聲謝謝，感謝他們對我的栽培我要對同學說一聲謝謝感謝這些年來對我的照顧!
實習生工作總結320__年x月 經老師介紹我們來到__乙烯工程的工地進行了為期一個月的畢業實習，我在這一個月的實習中學到了很多在課堂上學不到的知識，使我受益非淺。__乙烯工程是項大工程，雖然我所在的實習單位承攬的工程只是其中的一小部分，但作為一個新手來說還是有很大挑戰性的，我只有些理論知識，沒有現場實踐的經驗，更沒有出現在施工現場經驗，這就使得我的資料處理工作增加了難度。
我從一開始就感覺比較難著手，在各位師傅們的支持與幫助下，我不斷地學習和探索，不斷地學習新技術、新工藝和新規范，在短短幾個月的時間里我學到不少東西也積累了不少經驗，也可以很熟練的做資料、整理資料了。我所在實習單位現只進行土建與鋼結構的施工，以下是土建與鋼結構部分各施工階段需做的資料：
一、土建部分
1、開工前(具備開工條件的資料)：施工許可證(建設單位提供)，施工組織設計(包括報審表、審批表)，開工報告(開工報審)，工程地質勘查報告，施工現場質量管理檢查記錄(報審)，質?a
href='//xuexila.com/yangsheng/kesou/' target='_blank'>咳嗽貝右底矢裰な?收集報審)，特殊工種上崗證(收集報審)，測量放線(報審)。
2、基礎施工階段：鋼筋進場取樣、送樣(圖紙上規定的各種規格鋼筋)，土方開挖(土方開挖方案、技術交底，地基驗槽記錄、隱蔽、檢驗批報驗)，墊層(隱蔽、混凝土施工檢驗批、放線記錄、放線技術復核)，基礎(鋼筋原材料、檢測報告報審，鋼筋、模板、混凝土施工方案、技術交底，鋼筋隱蔽、鋼筋、模板檢驗批、放線記錄、技術復核，混凝土隱蔽、混凝土施工檢驗批，標養、同條件和拆模試塊)，基礎磚墻(方案、技術交底，提前做砂漿配合比，隱蔽、檢驗批，砂漿試塊)，模板拆除(拆模試塊報告報審，隱蔽、檢驗批)，土方回填(方案、技術交底，隱蔽、檢驗批，土方密實度試驗)。
3、主體施工階段：一層結構(方案、技術交底基礎中已包含，鋼筋原材料、檢測報告報審，閃光對焊、電渣壓力焊取樣、送樣，鋼筋隱蔽、鋼筋、模板檢驗批、模板技術復核)。
4、裝飾裝修階段：地磚、吊頂材料、門窗、涂料等裝飾應提前進行復試，待檢測報告出來報監理審查通過后方可施工(方案、技術交底，隱蔽、檢驗批)。
5、屋面施工階段：防水卷材等主要材料應提前復試，待復試報告出來報監理審查通過后方可進入屋面施工階段(方案、技術交底，隱蔽、檢驗批)。
6、質保資料的收集：材料進場應要求供應商提供齊全的質保資料，鋼筋進場資料(全國工業生產許可證、產品質量證明書)，水泥(生產許可證，水泥合格證，3天、28天出廠檢驗報告，備案證，交易憑現場材料使用驗收證明單)，磚(生產許可證、磚合格證，備案證明、出廠檢驗報告，交易憑證，現場材料使用驗收證明單)，黃沙(生產許可證，質量證明書，交易憑證現場材料使用驗收證明單)，石子(生產許可證，質量證明書，交易憑證現場材料使用驗收證明單)，門窗(生產許可證、質量證明書、四性試驗報告，交易憑證現場材料使用驗收證明單)，黃沙(復試，600t/批)，石子(復試，代表數量：600t/批)，門窗(復試)，防水材料(復試)，飾面材料(復試)
7、應做復試的材料：鋼筋(拉伸、彎曲試驗，代表數量：60t/批)，水泥(3天、28天復試，代表數量：200t/批)，磚(復試，代表數量：15萬/批)。
8、回填土應做密實度試驗，室內環境應做檢測并出具報告。
9、混凝土試塊：混凝土試塊應每澆筑100m3留置一組(不足100m3為一組)，連續澆筑超過300m3的可適當減少，每一澆筑部位應相應留置標養、同條件和拆模試塊，標養是指將試塊放置在標準溫度和濕度的條件下養護(室內溫度恒定在120℃±3℃)28天送試，同條件是指將試塊放置在現場自然養護或當累計室外溫度達到600℃天，拆模試塊是指在自然養護的條件下養護7天。
10、砂漿試塊：每天、每一樓層、每個部位應分別留置一組，標養條件下28天送試。
11、檢驗批：建筑工程質量驗收一般劃分為單位(子單位)工程，分部(子分部)工程，分項工程和檢驗批。
在首道工序報驗前應進行檢驗批的劃分(可按軸線等進行劃分)。
二、鋼結構部分
1、鋼結構工程開工應具備的資料：施工組織設計(包括報審表、審批表)，開工報告(開工報審)，質量人員從業資格證書(收集報審)，特殊工種上崗證(收集報審)。
2、鋼結構制作階段：對照圖紙，重要構件的主材應進行復試，一、二級焊縫應進行外觀檢查(全數)，還應做超聲波無損探傷檢測(抽查10%)，待無損探傷速報出來報監理后方可進行構件的制作工作的報驗(組裝、焊接、涂裝)，所有材料必須在工序報驗前報監理審查通過，否則監理可能會拒簽涉及到的所有工序報驗。
3、鋼結構安裝：出具一、二級焊縫無損探傷檢測報告(正式報告)，做好基礎軸線的校核和標高的測量工作，并報監理(請監理驗收)，所有加工好進場的構件必須應有構件出廠合格證并經加工現場監理驗收簽字。
不同規格的大六角高強度螺栓應按批量做摩擦面的抗滑移系數試驗(3000t/批)，當設計結構安全等級為一級，大跨度鋼結構中主要受力構件所采用的鋼材(如角鋼、H型鋼等)，設計有要求復試的鋼材都應進行原材料檢測，復試合格后方可使用。防火涂料應進行復試。
4、鋼結構材料：焊材(檢查焊接材料的質量合格證明文件、中文標志及檢驗報告等。
重要鋼結構采用的焊接材料都應進行抽樣復驗，復驗結果應符合現行國家產品質量標準和設計要求。
大六角高強度螺栓(10.9級高強度螺栓其硬度應為HRC32-36且不得有裂紋或損傷。焊接球(焊縫應做超聲波無損探傷檢測，應符合設計要求，如設計無要求時應符合《GB50205-2001》規范的二級標準)，防火涂料(檢查產品的質量合格證明文件、中文標志及檢驗報告等。
在這一個月的實習中，我不斷學到了許多專業知識，電腦水平也有所提高，對Word、Excel辦公軟件及CAD制圖軟件更加熟悉，應用更加熟練。同時對人際關系的處理也有了更深的認識。感謝老師給了我這個學習的好機會，同時也感謝實習單位的老師們，謝謝你們教給了我很多現場實際知識，在以后的工作中，我會好好運用，認真做好本職工作，不讓你們的教導白費。
實習生工作總結4時間總是在不經意間悄悄流逝，原本以為遙遙無期的三個月工作時間轉眼就過去了，好像還來不及細細體會就已經結束。想來是工作的日子過得太充實，充實的時光總是短暫的，所以才會覺得如此之快就要畫上句號。
經過這三個月的學習和工作，我告別了青澀，逐漸走向了成熟，實現了從一個稚氣未脫的學生到真正成為資料員的轉變。在這實習的日子里，我的收獲是多方面的。作為一個資料員，在專業上的收獲是巨大的。在實崗場地的學習完全和實際工作結合在一起，學東西就要在實際中確實能夠使用它，這是我對現在工作的最大的體會。
實際工作中的收獲在課堂上得不到的，在這幾個月中我認為在業務能力上的收獲分為資料軟件使用上和專業知識上兩大方面。
首先，專業技能上，我對施工過程中的資料軟件的使用得到了較大的實際應用鍛煉，可以比較自信熟練地使用它們。
而資料軟件的使用主要體現在內業處理過程中了。原本自己認為學習過使用方法，明白如何使用就可以了。但是在實際的工程項目處理過程中，我發現軟件的使用說明和我們內網上的作業指導書一樣，貌似可以解決所有問題，其實要真的做事情還要我們自己去好好摸索。
專業技能上的成長不僅體現在對資料軟件的使用，也在知識的增長上。往往，往往有些東西中有的知識和經驗不是我先前所學可以完
全應付的，這時我就需要去查找一些參考資料，有時還要請教一下他人。這樣一來，對我專業知識的擴充很有好處。我們往往不夠勤奮，不會主動去學習日常工作外的知識點，有這些工作任務，我在完成任務的同時對自己來說也是一個學習的過程。
在現場工作中總有學不完的知識。在內業過程中看似簡單的重復電腦操作，其實包含了我們竣工資料工作的嚴謹規范和專業知識的應用，在實際工作中不斷實踐，不斷積累，是我的最大收獲。
除了專業技能，我們在工作中還需要做一個有心人，不要單單完成了自己的任務就算完成使命了。平時將自己看到的值得積累的東西記錄下來才能有更好的收獲。相信每一年的經歷會對我以后的工作都會有幫助，能讓我更好地為測繪院服務。
充實的時光總是短暫，這段時光是我迎接未來的最大動力。我覺得自己曾經做的不夠好，所以將來的日子我更有理由去努力提高;我要感謝各位領導們、師傅們，所以我更要努力工作。
回首這小半年，我感慨萬千，這小半年是我學習積累的小半年，在這小半年中，我不僅學到了作業的專業知識，而且我還在師傅們的身上學到了一絲不茍的工作態度，這些都讓我受益匪淺，在今后的工作和學習中這些都會引導我做好工作，少走彎路，今后我會更加嚴格要求自己，不斷學習和積累，挖掘自己的潛能，一定可以邁出成功的第一步!
實習生工作總結5實習是大學生踏入社會的一個踏腳石，經過了實習工作，那么就離參加社會工作不遠了。學校安排學生外出實習為的就是，讓學生將學到的理論知識結合到工作當中去，提高學生的動手能力，社會交際能力，擁有一定的工作經驗，在以后的工作中也會簡單好多。在學校的安排下。我到一家建筑工程才資料檔案部門實習，我主要是負責工程項目的資料檔案管理、計劃、統計管理及內業管理工作。
社會在不斷的發展，各種工作崗位的技術工人文員等職業，層出不窮。現在大部分的公司企業都在招聘工作人員，這對于我們這些大學生來說也比較好找工作。
而我的工作內容主要是，負責工程項目的所有圖紙的接收、清點、登記、發放、歸檔和管理等工作。這些工作說起來相當簡單，可是做起來就相當難了，因為這些資料圖紙都太多了，如果不花點心思，真整理不過來，還有人經常把圖紙弄掉的，這又不是圖書，掉了還能在買。所以管理起來也是很費勁。
第一天來到資料檔案部門上班，還有一位師傅帶著我工作，開始時，他就讓我整理一些文件，在是讓我看看那些文件的歸處，將他們整理好。然后再師傅的帶領下，我們就開始整理上面發下來的圖紙，這些都要發到那些包工頭的手上，然后他們再按照圖紙進行施工。他們來領圖紙時，都要一一記上姓名，然后簽字，以便日后的工作。在這里還有好多的檔案，有公司的有員工的，這些對于建筑商來說都很重要。
有的時候設計變更，那么以前的圖紙都要原件存檔，所收存的技術資料須為原件，無法取得原件的，詳細背書，并加蓋公章，作好信息收集、匯編工作，確保管理目標的全面實現。這些都是很重要的步驟，以后出現什么狀況翻查起來也會一清二楚。