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【關鍵詞】高校 檔案管理 服務創新 探究
檔案管理是我國檔案事業運行過程中的重要環節之一，相關人員對檔案資料進行安全有效的管理，并為有需求的人提供切實的服務。而目前我國高校檔案管理工作開展的現狀并不樂觀，服務意識的缺乏、服務內容的匱乏，勢必降低高校檔案管理工作的質量，正因如此積極對高校檔案管理工作的服務模式進行創新，是檔案管理者首要落實的工作任務，也是檔案事業工作中急需探究的問題。
一、分析高校檔案管理服務的實際情況
1.對檔案管理工作缺乏重視
一直以來，高校管理者都將本校檔案管理工作視為對檔案資料的儲藏和保管，只有達到資料不遺失、內容不外泄、信息能夠查詢到以及可以外調的效果就可以了，這是對檔案管理工作現實價值的埋沒，此時很多高校檔案管理工作形成了“重在說，檔案資料的排列、管理以及應用流于形式化”的格局；
2.管理方式與手段滯后，管理力度不足
目前，我國大部分高校檔案管理者都不是專業人員，也沒有被定期的去組織參加專業技能培訓活動，此時他們對檔案資料管理的方法缺乏科學性與先進性也是必然的，再加上對檔案管理工作重要性認識得不夠充分，因此，在對檔案資料進行采集、鑒別、整理、歸檔等工序之時漏洞百出，有的管理員可能會因為錯過最佳的資料采集時間而沒有將關鍵性的檔案資料收集到檔案館內，這對高校檔案事業的發展與運行造成阻礙；
3.高校對檔案管理工作投入的經費不夠
這主要表現在高校檔案館內硬件設施不足，難以滿足檔案管理者的工作需求，最終造成檔案管理工作效率低下的后果；此外經費投入不足還體現在高校沒有對檔案館內設施進行定期的檢查、維修以及保養，設備的更新更是無從談起，那么經費投入量不夠便成為了高校檔案管理事業發展的重大制約因素之一。
二、高校檔案管理工作服務創新的對策
1.轉變管理觀念是服務創新的基礎
半封閉檔案資源管理環境的建設，導致檔案管理者出現觀念陳舊、死板、服務理念弱化與淡薄的思維模式，因此，為了實現檔案管理工作服務創新的目標，使管理者觀念發生轉型是必要的，只有這樣建檔、管檔、查詢以及歸檔工作環節才不會生硬化，管理者積極的對檔案資源進行挖掘；為了全面優化檔案資料的開發與利用效率，應該積極的運用開放式、個性化等多樣化的服務手段。
檔案管理者管理理念的轉變可以在以下幾方面體現：一是思維方式上的創新，不再是坐等用戶上門，而是堅持“用戶至上、主動效勞”的服務原則；二是以開放式的服務觀念代替封閉化的服務觀念，強化檔案管理部門內部合作關系的基礎上，把檔案管理工作與高校各項活動相互滲透，不斷地拓展檔案資料推廣的范圍，將為社會群體和廣大公眾提供高校檔案資源這一服務內容看做是分內職責；三是為了使檔案管理服務工作實現創新的目標，管理者不應該僅僅憑借傳統經驗開展管理工作，依據工作職能變化的情況，對服務領域進行拓展同時對服務對象提出全新的標準；
2.建設健全現代化服務體系是檔案管理服務創新的關鍵
此時要求檔案管理者具有標準化的執業技能，同時對計算機系統能有效的操控，這樣就可以在計算機與網絡技術的輔助下，使傳統的手工管理模式轉型為現代化管理方式，此時檔案管理服務的質量勢必會大幅度的提升；
為了建立健全現代化服務體系，可以從以下兩方面入手：一方面是加快對高校檔案網頁構建的速率，不斷的填充網站的內容，而檔案網頁的構建是建立在用戶需求基礎上的，適時的為使用者提供切實的服務，例如信息介紹的服務內容，主要包括高校檔案館的實況、具體服務項目以及方案管理程序等，現代化服務體系中的信息咨詢服務可以使用戶在檔案管理網頁上借助E-mail等渠道，能夠與檔案管理者實現信息溝通的目標；服務內容還包括對信息的開發、網絡導航等；另一方面是全面落實高校檔案數字化管理工作，首先做好對現有館藏檔案的數字化管理工作，檔案管理者對檔案資料有序整理，分級鑒別；繼而落實檔案進館的數字化建設工作，在高校校園網的輔助下，使電子檔案文件在網上落實傳遞、保管、立卷、歸檔以及查找等工作更具便捷性。
3.完善檔案管理方式以及實現服務內容的創新
此時要求高校檔案管理者明確不同階段檔案管理工作存在的意義以及發展的特點，有針對性的對本校檔案管理服務提出有效的策略，使檔案管理人員應用不同的管理方式去達到共同追求的目標，服務內容上的創新是指高校檔案管理的結構參照實際狀況做出科學的調度與改進，擴大檔案資源征集以及接納的范疇，最終落實高校檔案結構體系框架的完善工作，此時多樣式的服務形式并存，共同推進高校檔案事業的快速、有效發展。
三、探究高校檔案管理工作服務創新發揮的意義
概括的講，高校檔案管理的服務創新是高校教學以及管理等各項工作順利運轉的基礎條件，服務的創新是檔案管理工作效率提升的重要保障。管理者在對高校檔案管理工作服務改革與創新進行研究的進程中，勢必會面臨很多新問題、新挑戰，但是在高校教育改革的進程中，檔案管理模式就會逐漸的與本校教育管理形式建立有效的紐帶，此時檔案管理工作就會切實的為高校教育服務，那么高校檔案管理工作彰顯服務性與創新性的光輝，為高校整體事業的發展添磚加瓦。
服務理念是高校檔案管理工作不可缺少的組成成分，也是推動其自身穩定而有效發展的關鍵性因素。本文作者對現階段高校檔案管理工作的面貌進行全面的分析，并闡述了管理服務創新發揮的現實意義，認為高校檔案管理工作的服務創新將會成為未來教育事業發展與建設的重要保障之一，因此在這條任重道遠的檔案資源管理的歷程中，管理者應該樹立時刻創新的思維理念，在實踐中不斷的應用新興的管理手段，有放矢的服務內容進行調整與創新，使高校檔案管理工作散發出異樣的光輝。
參考文獻：
關鍵詞：信息化時代；檔案管理；創新
中圖分類號：G271文獻標識碼：A
隨著高科技的迅猛發展，我們已進入一個電子化、信息化、網絡化、數字化的新時代，以電子信息為核心的高科技突飛猛進并日益深入地影響到人們生活、學習和工作的方方面面。在新的歷史時期，高校檔案事業作為社會主義文化建設的重要組成部分，務必迅速、有效地提供檔案材料，為學校的教學、科研和黨政管理工作服務，充分發揮學校檔案在教育事業中的作用。
1.信息時代高校檔案管理的特點
第一，高校的館藏模式由傳統單一的紙質檔案向電子檔案轉化。過去，紙張一直是信息傳遞的主要載體和媒介。隨著計算機網絡的出現與應用，產生了電子檔案，電子文件是依賴計算機數字設備、傳輸和處理的文件，電子檔案是電子文件歸檔保存的形式，它必須滿足檔案的一切要求。這種電子檔案真正實現了海量存儲。
第二，高校檔案管理正在逐步實現信息化。由于各高校辦學條件、經費狀況千差萬別，從而影響著設備的合理配備，檔案網絡建設參差不齊，隨著信息技術的發展，各高校不同程度地開展了檔案網絡化建設工作，根據自身的需要、特點及條件自主進行高校檔案館（室）局域網與校園網、互聯網等的鏈接。
第三，高校檔案館（室）檔案服務模式多樣化。這表現在，從檔案實體管理向檔案信息管理轉變，管理范圍擴大化、管理方法智能化，由此帶來服務模式的多途徑拓展。但仍有部分檔案工作者觀念陳舊，“重收集輕開發”、“重保管輕利用”，滿足于“閉架借閱”、“你查我調”等傳統做法。
2.當前高校檔案管理服務模式與信息化建設的差距
經過近些年來的研究和實踐，檔案工作者對文件與檔案間的聯系、文件的生命周期理論、文檔一體化管理的必要性等問題，基本達成了共識:認為檔案的管理應該涵蓋文件的生成、流傳到歸宿的全過程;檔案人員的視角和職責應該從文件的歸宿拓展至文件的“源”與“流”。檔案界的同仁們也正在努力實踐與探索。但目前大多的檔案管理工作仍是處于以檔案實體管理為主要內容的后端管理方式。而歸檔前的文件管理工作由文書處理部門進行管理。這種管理模式產生了以下問題:
第一，文件的制成材料問題。如紙張的質量不符合要求，規格大小不一;油墨等書寫材料達不到質量標準;書寫或修改文件使用圓珠筆、鉛筆等，造成歸檔后的檔案材料規格不統一、質量不達標。
第二，信息要素記錄的規范化和完整性問題。有些文件在形成過程中，領導的簽發日期與文件的落款日期不一致;文件的附件未在文件中注明或雖有注明但歸檔時只把正文歸了檔，而附件卻下落不明;一些重要的文件報表到歸檔時只留下了報表通知，而報表中的數據卻早已不見;還有的重要會議記錄的記錄項目不完整等等。
第三，文書處理程序混亂問題。文件的運行路線不明確，造成一些文件運轉途中擱淺;文件的登記制度不健全，致使歸檔時賬物不符。
第四，歸檔材料不齊全。由于不了解學校教育、科研及其管理工作動向，因此無法掌握文件信息產生、運轉的過程、范圍及其時間，只能被動地“收集”檔案，因此歸檔率受到了影響。
第五，電子文檔的原始性、可靠性和安全性問題。電子文件的出現，使檔案存在形式與管理內容發生了根本性的變化，它具有信息與載體相分離的特性，而多媒體技術的應用更使檔案信息存在的形態呈多樣化趨勢。因此，電子文件的內容是相對獨立的，不僅內容易于修改，而且失去了固定形式，從而使得電子檔案的原始性和憑證作用受到了巨大的沖擊。由于日常的檔案管理工作尚不能對其進行過程監控和管理，使得電子文件隨意性大，無論是其內容的真實性還是其數據的可靠性均得不到保障。
3.高校檔案管理服務模式創新發展策略
第一，創新服務手段，滿足社會需求。首先，加強檔案資源建設，服務民生。高校檔案管理服務部門把全面加強檔案資源建設作為檔案事業可持續發展的基礎，采取多途徑接收、征集檔案和主動記錄等多項措施并舉，使館藏檔案大幅度增長，館藏結構不斷改善，尤其是加強照片檔案、多媒體檔案、實物檔案接收與管理，建立以教學、科研檔案為主體，兼顧 其他類別檔案的內容結構體系，教學名師、學術帶頭人、科研檔案、畢業論文等漸漸構成高校檔案體系的主要內容。為廣大教職工申報職稱、學術交流服務。為用戶提供養老保險、出具學生在校成績、補辦學歷證明等有償服務。
其次，建立檔案館(室)網頁，開展網上服務。這應該成為高校檔案管理服務的一種重要形式。高校檔案管理服務要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案信息管理法制化。再次，建立電子文件(檔案)數據管理中心。電子文件(檔案)數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。再次，電子文件的自動上傳收集。目前由網絡版形成的電子文件的收集工作，與傳統紙質檔案收集有很大的差異，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，高校檔案管理服務可以改變傳統工作模式，在第一時間收集到電子文件的歸檔。最后，開展在線服務。高校檔案管理服務可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館(室)利用電子郵件在網上進行快速通信，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資訊服務。
第二，拓展服務領域，適應社會發展。首先，積極開展信息服務的社會化。由主要為高校內部的服務轉化為向社會全方位服務。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越來越復雜，同時也越來越離不開信息服務。對檔案信息的單一需要必然將被檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。其次，轉變高校檔案管理服務的重心。從信息資源開發的角度出發，高校檔案管理服務的重心應該體現在工作理念、工作悟性、工作方法、工作手段和工作效率之中，應該是檔案信息財富的擁有者和提供者，而不再是單純的檔案保管員。檔案館(室)也不再是單純的收藏機構，而應該是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。應建立以檔案信息搜集、加工、儲存、檢索、服務為主要內容的工作實體。再次，加強橫向聯合，實現檔案信息資源共享。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在劇烈增長，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄實現資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。通過建立聯合目錄，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高館藏資源的利用率，避免不必要的重復和浪費。
最后，構建新的檔案網絡與檢索系統。充分利用現有計算機和網絡資源在部門局域網或Internet中實現檔案的遠程服務，應充分發揮高校檔案管理服務在國家信息化進程中的應有作用。高校檔案以其獨特的歷史性、直觀性和原始性，成為宣傳教育的重要材料。利用館藏精心籌辦校史展覽，已成為高校檔案管理服務開展檔案宣傳、開發檔案信息資源的重要載體形式。
4.結束語
高校檔案管理的創新，是信息化時代對檔案工作提出的必然要求。高校辦公自動化和信息化建設將不斷有新的突破，新的管理模式會進一步推動高校數字化檔案館建設，作為高校檔案工作者以時不待我的精神狀態抓緊自身的學習提高，抓住機遇，迎接挑戰，加快高校檔案管理的創新。
參考文獻：
[1] 徐蔚.網絡環境下高校檔案服務創新的措施[J].檔案時空.2013(08)
（赤峰學院 科技處，內蒙古 赤峰 024000）
摘 要：高校檔案管理工作作為推動高校發展、加強高校建設過程的基礎和不可或缺的一部分，它對高校維持高效的可持續發展具有重大意義.根據目前我國大多數高校檔案管理工作的現狀，依然存在著不少的問題和阻礙，而最大的問題就是在服務方面缺乏充分的研究和創新.其中包括：缺乏服務意識；管理、方式等等的研究和創新，導致整個高校檔案管理工作受到阻滯，拉低工作效率，影響其工作質量.因此，本文就服務意識下的高校檔案管理工作進行探討與研究，從高校檔案管理工作的現狀入手，分析其在服務方面面臨的問題和存在的不足，提出相應的解決對策，從多方面進行創新，促進高校檔案管理工作的可持續發展，推動高校整體教學質量的發展.
關鍵詞 ：服務意識；高校檔案管理；解決對策；服務創新
中圖分類號：G273文獻標識碼：A文章編號：1673-260X（2015）02-0142-03
檔案管理作為我國檔案事業的一部分，它通過檔案室工作人員對檔案資料的管理，為有需求的人或團體提供相應的服務.為了充分體現高校檔案管理工作的價值，高校領導以及所有工作人員需充分明白服務意識的必要性和重要性，在提高檔案管理工作的效率，充分加強管理工作的同時，也要對相關服務意識、服務內容、服務手段進行創新和研究，將服務工作做到最好.
但就目前高校檔案管理工作的現狀而言，它的情況并不理想，由于高校對服務意識缺乏創新，從而導致檔案管理工作服務意識落后、服務設備的不完善與缺乏、高校檔案的循環利用性極低.這些情況的出現，在一定程度上對我國高校檔案管理工作造成影響，阻礙了其可持續發展.因此，為了解決這些問題，應從理論知識研究出發，首先制定相應的解決方案，再通過實踐來得出相關結論，將理論和實踐相互融合，提高高校檔案管理工作的服務意識和服務水平，促進高校檔案管理工作的發展.
1 高校檔案管理工作現狀分析
高校檔案管理工作是將教育教學過程中所創造的具有價值性的內容進行記錄和保存.從而變成一種具有高校歷史性見證的產物，為師生對學校的認知提供有利條件.就目前我國高校檔案管理工作的現狀而言，它包括如下四個方面：
1.1 高校檔案管理工作缺乏重視，在高校管理中地位不高
高校檔案管理工作是高校管理工作中不可或缺的一部分，但是卻存在不受重視、地位不高的問題，與其他高校管理工作相比，毫無地位可言，因此容易被人忽視.這在一定程度上，造成了我國高校檔案管理工作的阻滯.
1.2 傳統管理方式的局限性
隨著社會的不斷進步、科技的迅速發展，電子化、信息數字化等技術已經在人們的生活、學習、工作中得到普及，然而少數高校的檔案管理形式，仍局限于傳統的紙質管理形式，使得檔案管理工作難以進行，存在局限性.其局限性主要體現在:（1）由于高校的不斷發展，檔案資料信息也越來越多，紙質檔案所需的保存空間也越來越大，這在一定程度上，造成了高校資源的浪費，且不利于進行有效管理.（2）紙質檔案不利于長期保存，將會影響高校檔案資料的完整性，造成高校檔案資源的丟失.（3）紙質檔案的整體與收集耗費人力、物力以及時間，且在一定程度上，降低了檔案管理工作的工作效率.
1.3 檔案管理工作人員現狀
1.3.1 人員分配不合理
大多數高校在檔案管理工作的人員分配環節，缺乏科學性，為檔案管理工作安排的工作人員數量太少，甚至只安排一個工作人員，影響整個檔案管理工作的工作效率.
1.3.2 缺乏基本職業素養
在高校檔案管理工作中，大多數工作人員管理意識不夠，對檔案管理工作重視程度不夠，缺乏工作基本素養.主要表現在：對工作不負責任、工作態度懶散、不夠仔細認真、耐心不夠等等方面.這在一定程度上導致了對工作的疏忽，造成檔案遺失、檔案信息記錄錯誤等現象，無法實現檔案管理工作的價值，讓其變得可有可無，導致檔案管理工作無法被學校領導、師生們所重視.
1.3.3 缺乏專業性人才
隨著社會的不斷進步、科技的迅速發展，電子化、信息數字化等技術在眾多領域已進行了普及，高校檔案管理工作也不例外.為了順應社會的發展，計算機網絡技術在高校檔案管理中被廣泛應用，由于其具有的高效、技術性特征，一般的工作人員無法進行實際操作，因此專業的技術人員必不可少，但是就目前大多數高校而言，它們缺乏專業技術人才，無法將檔案管理工作的知識理論與計算機網絡等技術進行完美融合，拖慢檔案管理工作的進程，阻礙其進行有效發展.
2 高校檔案管理工作在服務方面存在的問題不足
2.1 服務意識不夠
服務意識不夠是當前高校檔案管理工作在服務方面存在的主要問題，就目前大部分高校而言，它們仍處于被動服務狀態，浪費服務對象們的時間、精力.沒有做到“以服務對象為主”的原則，無法體現自己的工作職責和價值.這類問題的成因包括以下三個方面：（1）工作人員缺乏基本工作素養，工作意識不足，導致其態度馬虎，行為懶散；服務意識不夠，無法遵守服務原則，缺乏主動服務意識；責任意識不足，對工作不負責任，對自己不負責任，沒有體現自身的工作價值.（2）高校領導對高校檔案管理工作的服務需求不清晰，造成工作人員無法順利開展服務工作.（3）高校師生不及時給予有效建議，助長工作人員懶散的氣焰.
2.2 服務管理不夠完善
服務管理，即對高校檔案管理工作人員服務對象提供的服務進行管理，其中包括對服務態度、服務質量、服務效率等的管理.由于檔案管理工作不被重視，造成檔案管理工作的服務管理不到位、不完善，具體體現在：（1）缺乏一套完整的服務管理體系.原本的服務管理體系無法支撐目前的管理，缺乏針對性，導致整個管理流程不夠規范，影響在服務過程中，對工作人員的管理.（2）服務管理缺乏具體化.目前大多數高校對檔案管理工作的服務管理太過形式化，缺乏具體的管理模式，平常太過簡單化，抱著草草了事的心態，僅僅為了應付上級領導的監督檢查，而稍稍重視，之后又維持現狀.（3）服務思路不清晰.高校檔案管理工作人員自身服務思路不清晰，影響工作的正常落實，缺乏主動意識性，無法給予服務工作有效性建議.使得服務管理工作無法進行具體落實，缺乏具體化.
2.3 服務方法不全面，太過單一
就目前現狀而言，高校檔案管理工作的服務方法，以人工服務為主，以信息搜索、查詢為輔，但這僅僅針對于網絡設備完善、基本網絡服務已啟動、高校檔案資料已完整入庫的高校，少數無法適應社會變化、沒有及時進行資料更新的高校就只能依靠單一的服務方法進行服務管理工作的開展.
然而，由于紙質檔案種類數量繁多且信息量過大，而檔案管理工作人員的人數和能力都存在一定的局限性，導致無法給予服務對象優質的服務，無法確保服務質量，達不到服務對象的目的，無法滿足其需求，造成服務管理工作的失職.
2.4 未開展服務研究
服務工作本身就需要不斷進行研究，使之不斷優化和進步，然而部分高校檔案管理工作，仍然沒有為其開展服務研究，這在一定程度上，無法提升其服務管理水平，無法促進高校檔案管理工作的發展.造成這種情形出現的原因如下：（1）對高校檔案管理工作不夠重視.（2）服務管理不到位.（3）工作人員工作意識不夠.
因此，高校檔案管理工作的服務研究需要高校的每一個人相互配合、共同努力，在完善服務方式的同時，還需進一步加強對工作人員服務意識的培養，同時，也要對服務管理進行更深層次地研究，為促進高校檔案管理工作的發展作貢獻.
3 高校檔案管理工作中服務方面的有效措施
3.1 提高工作人員的服務意識
為了讓高校檔案管理工作更好地進行，第一個需要強化提升的就是檔案管理人員的服務意識，其中包括責任認知意識和工作意識.首先工作人員應明白自身所肩負的職責所在，明白檔案管理工作的必要性和重要性，改變原本懶散的工作度，提高主動積極的服務意識，然后用最大工作熱忱去創造自我價值，為服務對象提供最全面的服務.最終達到促進高校檔案管理工作發展的目的.
3.2 建立健全的服務管理制度
為了方便高效管理工作中服務管理的有效進行，應建立一套完整的服務管理制度，方便檔案管理人員在有效開展服務工作的同時，進一步強化自己的服務意識，以達到促進高校檔案管理工作發展的目的.通過服務管理制度，對工作人員進行監督，同時也可設立合理的獎懲制度，提高工作人員的工作熱情.方便服務管理的有效進行.
3.3 創新服務思路，采用多種服務方式
為了迎合社會的發展和科技的進步，高校檔案管理工作的服務管理也應該不斷地發展和完善，這樣才能創新服務思路，運用不同的服務方式進行工作.（1）提高工作人員對服務管理的相關認知.（2）引進外校先進的服務方式.（3）強化、完善工作人員的服務思路.（4）利用計算機網絡等技術，進行服務創新.
3.4 引進國外高校先進的服務管理方式，時常進行人才交流
國內高校的檔案管理工作遠不如國外的先進，導致這種情況的最主要因素是國外對檔案管理工作的重視程度比國內高，他們將高校檔案管理作為學校的榮譽體現和辦學成果體現，為學校營造了良好的檔案管理氛圍.且國外的檔案管理人才充足，他們在一定程度上，推動了檔案管理工作的發展.因此，時常與國外盡心個人才交流必不可少，在交流的過程中，不斷取長補短，引進他們的先進技術和管理方式，完善我國高校檔案管理工作的服務管理制度，同時，促進我國高校檔案管理工作的發展.
3.5 增加基礎設備方面的資金投入
結合高校檔案管理工作的實際情況，提升自身的基礎設備水平，不斷進行更新.用最全面的基礎設備結合理論知識，將高校檔案管理中的服務管理做到最好，提高檔案管理工作的服務質量.
4 高校檔案管理服務方面的創新
4.1 高校檔案管理服務意識的創新
隨著社會、科技的發展與進步，高校檔案管理工作也在不斷完善和發展，為了與時俱進，迎合現代化的教育潮流，就必須對高校檔案管理進行不斷創新，而意識創新作為管理創新的基礎，因此只有通過對高校檔案管理服務意識進行創新，才能實現高校檔案管理服務的創新.
為此，應將創新精神貫穿在高校檔案管理工作的每個環節，加強工作的創新性和主動性，從行為認知上改變人們對檔案工作的了解，將原本被動的服務意識變成主動，對檔案信息資料進行不斷完善和更新，不斷強化創新能力，提高創新意識，促進高校檔案管理事業的可持續發展.
4.2 高校檔案管理服務內容的創新
在進行檔案管理工作的過程中，必須跟上時代變化的腳步，不斷地進行檔案資料和信息的更新，并加入全新的檔案內容和信息，保證檔案的完整性和全面性，有計劃地對檔案資源進行實時收集和更新，使其更實時、高效地為服務對象提供需求和服務.
4.3 高校檔案管理服務方式的創新
改變原先傳統的服務形式，進行改革創新，充分發掘高校自身的潛能，結合自身所有的技術設備和管理理論，不斷進行完善、創新，采用多種多樣的服務方式去滿足用戶的需求，將服務內容提升等級，以達到促進高校檔案管理工作快速發展的目標.
4.4 高校檔案管理服務手段的創新
4.4.1 利用計算機網絡技術，建立健全的現代化管理機構
充分利用高校原有的有利因素，應用計算機網絡等技術，建立健全的現代化管理機構，將最全面、完整的高校檔案資料信息上傳到自身的局域網內，設置網絡查詢系統，方便用戶快速及時地進行信息查詢，讓網絡變成檔案管理服務的重要方式.提高檔案管理的工作質量和效率，另外還需加強網絡的安全建設，確保高校資源信息的安全性和保密性.
4.4.2 利用現代化技術，進行現代化管理
為了與時俱進，應和社會發展，檔案管理工作，應利用現代化技術，進行現代管理，建立科學的檔案系統，不斷更新現代化基礎設備，如：打印機、掃描儀、投影儀等等基礎設備，為學校的發展奠定基礎.
5 結束語
服務意識是高校檔案管理工作中必不可少的一部分，也是促進其可持續發展的重要因素，本文通過高校檔案管理工作現狀分析，以及在服務方面面臨的種種問題進行深入探討，提出相應的解決對策，并結合高校檔案管理服務方面的創新，提高檔案管理工作的服務意識和服務能力，促進我國高校檔案管理工作的可持續發展.
參考文獻：
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（一）信息化服務是人事檔案管理服務工作的重要手段和發展方向。人事檔案的信息化有利于提高檔案管理服務工作效率，實現查詢快速化、信息管理標準化、證明出具規范化、數據統計準確化等目標。有利于推進檔案數字化，為跨地區檔案信息的共享和管理服務水平的提升奠定基礎。
（二）以人為本理念始終貫穿于人事檔案信息化管理與服務的整個過程。人事檔案管理與服務是針對組織或個體獨立的信息化服務工作，堅持以人為本的理念，提高人事檔案的信息化管理與服務水平有利于充分利用現有資源，服務更多的人群，進而真正做到以人為本。
（三）信息化服務是傳統人事檔案管理體制機制的有益補充。傳統的人事檔案管理與服務工作中存在的諸如棄檔、篡改檔、保管不嚴及管理與服務水平不高等弊端日益凸顯，這嚴重影響了人事檔案管理的整體質量及檔案信息參考價值的有效發揮等。因此，通過對人事檔案信息化管理與服務工作的探討，有利于完善我國傳統的人事檔案管理工作體制機制，更好地為我國經濟發展服務。
二、我國人事檔案信息化管理與服務的現況
（一）人事檔案信息化管理與服務體系基本形成。按照人事檔案管理相關規定，我國的人事檔案是由各級組織人社部門實行集中統一和分級負責的管理體制。伴隨著人事檔案管理體系的形成，我國由各級檔案管理部門組成的人事檔案信息化管理與服務體系框架初成，他為各級各部門在人力資源管理與開發中提供了重要的信息依據，對人力資源的合理配置奠定了基礎性作用。
（二）人事檔案正在由傳統的管理服務模式向信息化管理服務模式發展。人事檔案的信息化管理與服務，就是通過先進科學技術的有效利用，達到提高檔案的管理水平、服務效率及質量和充分發揮人事檔案開發與利用價值的目的。具體的說就是利用計算機及互聯網等技術對人員檔案信息進行記錄及跟蹤，并進行綜合分析，正是由于這項技術的廣泛應用,大大提高了人事檔案的信息化管理與服務水平，有效摒棄了傳統人事檔案管理薄弱、內容陳舊、信息不準確、服務效率低等弊端。
三、我國人事檔案信息化管理與服務中存在的問題
（一）工作人員綜合素質不高。從我國各級人事檔案管理部門人事檔案管理工作的實際來看，部分單位存在著招聘檔案管理工作人員隨意、專業化程度低、管理混亂等現象，這影響了檔案管理整體水平的提高及人事檔案價值作用的有效發揮。
（二）管理與服務體制不健全，服務意識不強。當前許多部門（機構）尤其是一些企事業單位對人事檔案管理工作不夠重視，管理體制不健全，檔案管理設施、場地等不符合規定，服務意識不強，信息化服務水平低，而人事檔案管理與服務工作是人事工作的重要組成部分，檔案管理服務水平低下的現狀，已不能適應當今社會快節奏的人事工作和國家發展的新要求，影響著檔案管理人與記載人整體工作進展與個人的事業發展。
（三）信息化管理與服務水平低，檔案價值功能弱化。人事檔案管理與服務的信息化，需要一套完整的工作制度、設施設備、信息技術等與之相匹配，而許多單位這些都不健全，導致了材料收集歸檔不全、不能及時更新、信息可靠性降低、管理與服務水平不高等現象的發生。服務模式在很大程度上還停留在過去的那種紙質信息記錄，現代信息技術利用水平低，即使部分利用了也只是滯留在低水平運轉，缺乏先進的信息技術管理系統，不能充分發揮人事檔案的應有功能。
四、以人文本，加強人事檔案信息化管理與服務的幾點思考
（一）大力優化工作人員綜合素質，廣泛宣傳人事檔案工作重要性的社會知曉度。一是要強化工作人員的檔案意識。各級人事檔案管理部門既要強化對人事檔案管理工作的領導及重要性的認識，更要注重培養提高檔案管理工作人員自身的政治素養與業務素質，使工作人員充分認識到人事檔案在工作中的重要作用。二是要建立嚴格的工作人員錄（聘）用制度，選拔具有一定專業素質的人員從事檔案管理工作，以提高檔案管理工作水平。三是要通過采取多種舉措廣泛宣傳人事檔案管理工作的重要性，營造社會認知檔案工作的濃厚氛圍。
（二）充分利用現代信息技術，整體提高人事檔案信息化管理與服務水平。為實現人事檔案管理工作的整體推進，要定期開展專職人員的技能培訓，不僅是檔案專業知識方面的，還要包括計算機及互聯網等應用技能，以滿足新時期檔案信息化管理與服務工作的需要。
事業單位檔案管理工作是事業單位管理工作的重要組成部分，是提高事業單位工作質量及工作效率的必要條件。在現代事業單位的發展中，檔案管理是及時、全面掌握單位整體情況的基礎，是分析事業單位運行情況基礎。隨著現代檔案管理工作理論研究及經驗的豐富，事業單位必須加快檔案管理的創新與改革。以此滿足地區經濟發展中對事業單位工作的需求，滿足新時期事業單位改革后的運營管理需求。
2事業單位檔案管理的創新途徑
2.1以事業單位檔案管理現狀及問題的掌握確定工作方向
在事業單位檔案管理的創新與完善中，首先需要對事業單位檔案管理現狀及問題進行調研與分析，以此為基礎確定檔案管理創新途徑及內容，促進工作質量的提高。因此，事業單位應首先對自身的檔案管理進行調研與分析，發現事業單位檔案管理工作中存在的不足，以此為基礎確定工作方向。以具有針對性對策制定與執行，保障檔案管理創新途徑的科學性與適用性。目前，我國事業單位檔案管理中主要存在如下問題，檔案管理工作不重視、檔案管理人員專業素質不高、現代化管理方式應用不足、檔案檢索及利用效率低等問題。因此，檔案管理的創新途徑及方向應針對檔案管理現狀及問題進行制定，促進事業單位檔案管理能力的提升。
2.2創新檔案管理制度，強化事業單位檔案管理能力
針對事業單位檔案管理現狀及問題，事業單位需要對自身的檔案管理制度進行分析與評價。針對事業單位檔案管理需求及管理制度評價結論，確定檔案管理制度創新方向與內容。針對事業單位檔案內容及崗位機構設置情況，對檔案管理制度進行完善與改進。同時，對檔案管理制度中的內容進行創新，結合數字化檔案管理技術應用情況，提高事業單位檔案管理能力。
2.3創新檔案管理服務手段，提高事業單位檔案利用率
在我國事業單位的檔案管理中，檔案利用率較低，影響了事業單位對檔案管理工作的重視，影響了檔案管理工作質量。因此，事業單位檔案管理中應注重服務手段的創新，利用事業單位內部局域網制作檔案部門網頁，并增強網上信息檢索功能。模仿數字化圖書館的建立與運用方式，提高事業單位內部檔案使用率、提高檔案服務手段及服務水平。另外，事業單位檔案管理部門還需要建立在線服務系統，針對現代辦公自動化現狀，提供在線服務功能，促進檔案管理水平及服務水平的提高，促進事業單位領導對檔案管理工作的重視。
2.4創新檔案資源共享，提高檔案管理服務能力
在我國事業單位的運營過程中，許多事業單位需要信息的共享提高工作效率及工作質量。因此，現代事業單位的檔案管理創新中還需要加強檔案資源的共享。針對事業單位間的合作需求、建立聯合目錄及共享體系。通過聯合目錄方式的應用，使事業單位間能夠了解相互檔案資源情況。并以互聯網數字化檔案管理實現信息的互通，促進事業單位檔案管理服務能力的提高。
2.5創新事業單位檔案管理人員培訓機制，提高檔案管理能力
針對我國事業單位數字化檔案管理需求、針對事業單位檔案管理人員素質現狀，我國事業單位還需要創新檔案管理人員培訓機制。結合事業單位信息化檔案管理實施現狀、結合檔案管理工作時間，建立以網絡培訓為主、實體培訓為輔的培訓機制。以此為基礎，實現對檔案管理人員綜合素質及管理技能的培訓，促進事業單位檔案管理水平及綜合管理能力的提高。
2.6強化保密機制創新，促進事業單位檔案管理能力的提升
在事業單位檔案管理中，保密工作是檔案管理的重要內容。隨著數字化、現代化、信息化檔案管理技術應用的不斷深入，事業單位面臨著檔案管理保密工作創新需求。根據數字化、信息化檔案管理帶來的安全需求，事業單位必須建立相應的保密機制。通過信息拷貝、信息傳輸等相關制度的建立，規范檔案管理人員保密工作。同時，對數字化檔案管理的計算機的使用等進行強化，避免數據庫及網絡安全問題帶來保密問題，促進事業單位檔案管理能力的提升。
3完善事業單位檔案管理創新方案評測體系，保障檔案管理工作的有效開展
在事業單位檔案管理創新中，必須建立創新方案評測體系。通過創新方案評測體系的建立，對檔案管理工作的創新途徑、創新內容等進行評測分析。確保創新途徑及創新內容的科學性及適用性，避免創新方案編制不合理、內容不合理等影響事業單位檔案管理工作的開展。通過檔案管理人員、檔案使用人員、單位精英管理人員的參與，保障評測體系能夠對創新方案進行有效評測，確保檔案管理及使用目標的實現。另外，事業單位還應加強創新獎勵機制的建立，以獎勵刺激使基層檔案管理人員能夠根據自身實際工作積極發揮創新主動性，保障創新方案及創新內容符合實際需求，促進事業單位檔案管理創新能力的強化。
4結論
論文摘要：隨著電子計算機、電子載體和網絡技術的應用和發展，高校檔案管理服務模式的創新要實行“三個轉變”：一是服務內容的創新，從檔案數量要求向質量要求轉變；二是服務方式的創新，由被動服務向主動服務轉變；三是服務手段的創新，由傳統的手工管理模式向現代化管理模式轉變。
隨著高科技的迅猛發展，我們已進入一個電子化、信息化、網絡化、數字化的新時代，以電子信息為核心的高科技突飛猛進并日益深入地影響到人們生活、學習和工作的方方面面。在新的歷史時期，高校檔案事業作為社會主義文化建設的重要組成部分，務必迅速、有效地提供檔案材料，為學校的教學、科研和黨政管理等項工作服務，充分發揮學校檔案在教育事業中的作用。因此，高校檔案管理服務模式的創新已是勢在必行。
一、高校檔案管理的最終目的決定了服務創新的必然性
檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發利用價值。加強檔案信息資源的開發利用，對經濟發展和社會建設具有重要的推進作用。高校作為國家科研的重要基地、培養高級專業技術人才的搖籃，在廣大教學、科研人員的實踐中產生了大量的科研成果，并成為高校檔案部門保存的數量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發利用起來，才能體現它們應有的價值。
高校檔案形成于高校各個時期、各個方面，是反映學校歷史面貌和發展變化的真實記錄。實踐證明，高校檔案對于推動教育改革、提高教育教學質量、科學管理學校、開展教學研究、提高工作效率、維護學校權益、展示學校輝煌業績等具有重要作用。檔案工作是辦好高校的一項基礎性工作，是高校管理不可缺少的環節，也是衡量一所高校管理水平高低的重要標志。這個環節的好壞，直接關系到學校建設的整體風貌。檔案工作者的任務就是科學地管理檔案，有的放矢地開發檔案信息資源，以滿足學校各類人員對檔案信息的需求。然而，目前傳統的檔案管理模式在高校仍占主導地位，各高校的檔案利用率仍很低，多數珍貴的檔案資料處于“養在深閨人未識”的階段，掩埋在歷史的灰塵之下。
高校檔案作為一種客觀實體，它的作用發揮并不是主動的，而是潛在的，需要通過人的勞動，通過一定的科學的工作方法來管理、開發才能發揮出來。為此，高校檔案管理部門必須以新時期高度發展的電子科技為依托，實現檔案管理服務模式的創新，從社會需要、學校需要的角度出發，以學校內外的利用者為服務對象，以庫藏檔案信息為服務內容，以多種服務方式為手段，為檔案的開發利用創造一個廣闊的空間，實現高校檔案信息資源的共享。
二、電子時代的到來為高校檔案管理服務模式的創新提供了技術支撐
一是計算機的應用和普及。檔案的手工操作速度慢，不能適應人們的要求。當今時代，計算機已深入到社會生活的各個領域，在檔案工作中，計算機的介入改變了檔案工作完全靠手工操作的歷史，大量簡單、重復的手工勞動逐漸由計算機取代，大大提高了工作效率。此外，網絡技術、復印技術、縮微技術、激光掃描技術也為檔案工作的創新提供了強有力的技術支持。
二是新的電子載體（材料）的出現和應用。紙張在一段時間里幾乎是檔案工作唯一的載體，錄音帶、錄像帶只是鳳毛麟角。20世紀80年代后，新型載體大量出現，如磁帶、磁盤、激光視盤、電子文件以及數碼相機拍攝的圖像數據等。電子載體的應用使檔案管理的手段從紙質走向電子媒介，過去的一些紙質資料被現代的計算機磁盤、光盤等存儲介質所替代。充分發揮計算機存儲量大、處理速度快、輸出形式多樣的強大功能，使檔案信息服務更完善、更便捷。
三是網絡技術的發展和應用。高校的優勢在于具有完善的校園網，校園網的產生使檔案工作發生了質的變化，一改傳統的手工操作為電子文件，變被動工作為主動工作，利用先進的設備、科學的方法和手段，極大地提高了檔案信息管理和利用的效率。與傳統的檔案管理工作相比，電子時代的高校檔案工作者不再始終面對檔案本身實施一系列管理活動，而是直接運用計算機網絡來進行電子檔案信息的收集、整理和傳輸，真正體現“信息數字化、傳輸網絡化、館藏超時空化、服務有線化”，利用者足不出戶便可查閱有關的目錄、索引和全文，既方便又快捷，實現了檔案信息的共享。
三、高校檔案管理服務模式創新的對策與措施
服務內容創新，從檔案數量要求向質量要求轉變。檔案管理服務模式創新的內容是多方面的，高校檔案工作者不能只是將檔案收集起來便萬事大吉，而是要充分挖掘自身潛能，通過不斷完善、豐富、創新工作內容，推動服務工作向高水平、高層次發展。近年來，隨著我國高等教育事業的蓬勃發展，高校的檔案工作也逐步走上了規范化、科學化管理的軌道。檔案工作從傳統的檔案實體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務方向轉變，已成為一種必然的趨勢。檔案的價值在于被利用，高校的檔案資源就像一座寶庫。高校檔案工作者要實現服務模式的創新，很重要的一點就是要堅持“以利用為中心”的檔案工作指導方針，加大檔案編研的工作力度。檔案編研是檔案管理的重要環節，以服務方式的主動性、提供信息的系統性、編研成果的創造性等優勢在經濟建設中的很多領域發揮了突出作用。檔案編研工作就是充分挖掘和發揮檔案資源作用，適時把相關的信息轉化成編研成果，直接為高校的中心工作服務，從而使編研成果發揮出最大的社會效益和經濟效益。
服務方式創新，由被動服務向主動服務轉變。新時期高校檔案部門應立足館藏、面向未來，大膽改革現有的高校檔案管理模式，在檔案管理的現代化、信息化、服務化、開放性上下大力氣，建立管理科學、反應敏捷、運行靈活的管理體制，改變“重保管、輕利用”的做法，將重點放在檔案資源的開發利用上，努力實現服務方式的社會化、多元化、優質高效化。檔案管理者要強化參與意識，在校領導的重視和支持下，緊緊圍繞學校的中心工作，積極參與學校的重大活動，及時了解、掌握學校發展動態，經常深入教學、科研第一線，熟悉教研業務工作的流程和具體內容，了解和掌握教職工對檔案信息的利用和需求，有針對性地開展信息服務工作。同時，在檔案主管部門的協調下，加強高校檔案館和地方綜合檔案館之間的聯系與協作，廣泛開展聯機檢索等業務，互通信息，促進交流，改變各自為政的局面，優化檔案信息資源配置，聯合搞好信息資源開發，實現資源共享。
服務手段創新，由傳統的手工管理模式向現代化管理模式轉變。服務手段的創新是檔案服務工作創新的載體，隨著計算機和多媒體網絡技術的加速融合發展，數字化檔案館的建設是21世紀檔案業務建設的必然發展趨勢。因此，必須加快檔案信息化建設步伐，把現代科學技術手段運用到高校檔案管理工作中去，改變傳統的手工操作管理模式，實現現代化管理。檔案工作人員要借助現代計算機技術及網絡通訊技術，對文字、聲音、圖像等各種形式的信息統一進行處理、存儲，實現同一事物的多種形式表現，從而改變傳統的檔案信息利用只能著眼于紙張文字材料的單一表現方式，將更加豐富多彩的編研形式呈現給讀者。同時，加強檔案館信息網絡建設，在因特網上建立檔案信息主頁，搞好網絡化服務，讓“死檔案”變成“活資源”，為利用者提供豐富鮮活的檔案信息；按照信息化標準建成的檔案館，能夠存儲大量各種形式的信息，用戶可以通過網絡方便地獲得這些信息，并且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制。這種檔案館信息網絡能把包括多媒體在內的各種信息的數字化、存儲管理和查詢集成在一起，使這些信息得到最大限度的利用，從而改變過去那種信息量少、傳播速度慢、覆蓋面窄、信息利用局限于資料發放圍墻之內的不利狀況。
參考文獻
[1]盧慧軍.淺談數字化時代檔案信息資源的開發與利用[J].寧波廣播電視大學學報，2007，(3).
[2]李華.對高校檔案管理創新的思考[J].佳木斯大學社會科學學報，2003，(4).
論文摘要:隨著電子計算機、電子載體和網絡技術的應用和發展,高校檔案管理服務模式的創新要實行“三個轉變”:一是服務內容的創新,從檔案數量要求向質量要求轉變;二是服務方式的創新,由被動服務向主動服務轉變;三是服務手段的創新,由傳統的手工管理模式向現代化管理模式轉變。
隨著高科技的迅猛發展,我們已進入一個電子化、信息化、網絡化、數字化的新時代,以電子信息為核心的高科技突飛猛進并日益深入地影響到人們生活、學習和工作的方方面面。在新的歷史時期,高校檔案事業作為社會主義文化建設的重要組成部分,務必迅速、有效地提供檔案材料,為學校的教學、科研和黨政管理等項工作服務,充分發揮學校檔案在教育事業中的作用。因此,高校檔案管理服務模式的創新已是勢在必行。
一、高校檔案管理的最終目的決定了服務創新的必然性
檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一,匯集著大量的信息,且是最原始、最可靠的信息,具有不可估量的開發利用價值。加強檔案信息資源的開發利用,對經濟發展和社會建設具有重要的推進作用。高校作為國家科研的重要基地、培養高級專業技術人才的搖籃,在廣大教學、科研人員的實踐中產生了大量的科研成果,并成為高校檔案部門保存的數量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發利用起來,才能體現它們應有的價值。
高校檔案形成于高校各個時期、各個方面,是反映學校歷史面貌和發展變化的真實記錄。實踐證明,高校檔案對于推動教育改革、提高教育教學質量、科學管理學校、開展教學研究、提高工作效率、維護學校權益、展示學校輝煌業績等具有重要作用。檔案工作是辦好高校的一項基礎性工作,是高校管理不可缺少的環節,也是衡量一所高校管理水平高低的重要標志。這個環節的好壞,直接關系到學校建設的整體風貌。檔案工作者的任務就是科學地管理檔案,有的放矢地開發檔案信息資源,以滿足學校各類人員對檔案信息的需求。然而,目前傳統的檔案管理模式在高校仍占主導地位,各高校的檔案利用率仍很低,多數珍貴的檔案資料處于“養在深閨屈a href=//shici.7139.com/2654/ target=_blank class=infotextkey>宋詞丁鋇慕錐?掩埋在歷史的灰塵之下。
高校檔案作為一種客觀實體,它的作用發揮并不是主動的,而是潛在的,需要通過人的勞動,通過一定的科學的工作方法來管理、開發才能發揮出來。為此,高校檔案管理部門必須以新時期高度發展的電子科技為依托,實現檔案管理服務模式的創新,從社會需要、學校需要的角度出發,以學校內外的利用者為服務對象,以庫藏檔案信息為服務內容,以多種服務方式為手段,為檔案的開發利用創造一個廣闊的空間,實現高校檔案信息資源的共享。
二、電子時代的到來為高校檔案管理服務模式的創新提供了技術支撐
一是計算機的應用和普及。檔案的手工操作速度慢,不能適應人們的要求。當今時代,計算機已深入到社會生活的各個領域,在檔案工作中,計算機的介入改變了檔案工作完全靠手工操作的歷史,大量簡單、重復的手工勞動逐漸由計算機取代,大大提高了工作效率。此外,網絡技術、復印技術、縮微技術、激光掃描技術也為檔案工作的創新提供了強有力的技術支持。
二是新的電子載體(材料)的出現和應用。紙張在一段時間里幾乎是檔案工作唯一的載體,錄音帶、錄像帶只是鳳毛麟角。20世紀80年代后,新型載體大量出現,如磁帶、磁盤、激光視盤、電子文件以及數碼相機拍攝的圖像數據等。電子載體的應用使檔案管理的手段從紙質走向電子媒介,過去的一些紙質資料被現代的計算機磁盤、光盤等存儲介質所替代。充分發揮計算機存儲量大、處理速度快、輸出形式多樣的強大功能,使檔案信息服務更完善、更便捷。
三是網絡技術的發展和應用。高校的優勢在于具有完善的校園網,校園網的產生使檔案工作發生了質的變化,一改傳統的手工操作為電子文件,變被動工作為主動工作,利用先進的設備、科學的方法和手段,極大地提高了檔案信息管理和利用的效率。與傳統的檔案管理工作相比,電子時代的高校檔案工作者不再始終面對檔案本身實施一系列管理活動,而是直接運用計算機網絡來進行電子檔案信息的收集、整理和傳輸,真正體現“信息數字化、傳輸網絡化、館藏超時空化、服務有線化”,利用者足不出戶便可查閱有關的目錄、索引和全文,既方便又快捷,實現了檔案信息的共享。
三、高校檔案管理服務模式創新的對策與措施
服務內容創新,從檔案數量要求向質量要求轉變。檔案管理服務模式創新的內容是多方面的,高校檔案工作者不能只是將檔案收集起來便萬事大吉,而是要充分挖掘自身潛能,通過不斷完善、豐富、創新工作內容,推動服務工作向高水平、高層次發展。近年來,隨著我國高等教育事業的蓬勃發展,高校的檔案工作也逐步走上了規范化、科學化管理的軌道。檔案工作從傳統的檔案實體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務方向轉變,已成為一種必然的趨勢。檔案的價值在于被利用,高校的檔案資源就像一座寶庫。高校檔案工作者要實現服務模式的創新,很重要的一點就是要堅持“以利用為中心”的檔案工作指導方針,加大檔案編研的工作力度。檔案編研是檔案管理的重要環節,以服務方式的主動性、提供信息的系統性、編研成果的創造性等優勢在經濟建設中的很多領域發揮了突出作用。檔案編研工作就是充分挖掘和發揮檔案資源作用,適時把相關的信息轉化成編研成果,直接為高校的中心工作服務,從而使編研成果發揮出最大的社會效益和經濟效益。
服務方式創新,由被動服務向主動服務轉變。新時期高校檔案部門應立足館藏、面向未來,大膽改革現有的高校檔案管理模式,在檔案管理的現代化、信息化、服務化、開放性上下大力氣,建立管理科學、反應敏捷、運行靈活的管理體制,改變“重保管、輕利用”的做法,將重點放在檔案資源的開發利用上,努力實現服務方式的社會化、多元化、優質高效化。檔案管理者要強化參與意識,在校領導的重視和支持下,緊緊圍繞學校的中心工作,積極參與學校的重大活動,及時了解、掌握學校發展動態,經常深入教學、科研第一線,熟悉教研業務工作的流程和具體內容,了解和掌握教職工對檔案信息的利用和需求,有針對性地開展信息服務工作。同時,在檔案主管部門的協調下,加強高校檔案館和地方綜合檔案館之間的聯系與協作,廣泛開展聯機檢索等業務,互通信息,促進交流,改變各自為政的局面,優化檔案信息資源配置,聯合搞好信息資源開發,實現資源共享。
服務手段創新,由傳統的手工管理模式向現代化管理模式轉變。服務手段的創新是檔案服務工作創新的載體,隨著計算機和多媒體網絡技術的加速融合發展,數字化檔案館的建設是21世紀檔案業務建設的必然發展趨勢。因此,必須加快檔案信息化建設步伐,把現代科學技術手段運用到高校檔案管理工作中去,改變傳統的手工操作管理模式,實現現代化管理。檔案工作人員要借助現代計算機技術及網絡通訊技術,對文字、聲音、圖像等各種形式的信息統一進行處理、存儲,實現同一事物的多種形式表現,從而改變傳統的檔案信息利用只能著眼于紙張文字材料的單一表現方式,將更加豐富多彩的編研形式呈現給讀者。同時,加強檔案館信息網絡建設,在因特網上建立檔案信息主頁,搞好網絡化服務,讓“死檔案”變成“活資源”,為利用者提供豐富鮮活的檔案信息;按照信息化標準建成的檔案館,能夠存儲大量各種形式的信息,用戶可以通過網絡方便地獲得這些信息,并且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制。這種檔案館信息網絡能把包括多媒體在內的各種信息的數字化、存儲管理和查詢集成在一起,使這些信息得到最大限度的利用,從而改變過去那種信息量少、傳播速度慢、覆蓋面窄、信息利用局限于資料發放圍墻之內的不利狀況。
參考文獻:
[1]盧慧軍.淺談數字化時代檔案信息資源的開發與利用[J].寧波廣播電視大學學報,2007,(3).
[2]李華.對高校檔案管理創新的思考[J].佳木斯大學社會科學學報,2003,(4).
【關鍵詞】金融檔案外包管理
隨著金融體制改革的不斷深化，金融業務迅猛發展，隨之產生了大量內容豐富、載體多樣的金融業務檔案。如何對金融檔案進行合理的管理，使其便于利用，防范和化解金融風險、金融犯罪等，成為金融檔案工作面臨的亟待解決的重要課題。
一、檔案在金融機構管理中的重要作用
金融檔案是指各金融機構在工作中形成的具有保存價值的歷史記錄。包括：各金融機構文書部門產生的文書檔案；會計、基建部門產生的各類專業檔案；信貸部門產生的信貸檔案；客戶辦理業務時留存的各類表單、資料、合同以及其他工作中產生的文字、圖表、光盤、磁盤等材料。金融機構的文書檔案中有工作計劃、目標、規章制度、會議記錄、總結、業務文件材料等等，具有一定的機密性，對金融機構的管理起著重要的指導作用。金融機構的會計檔案種類包括會計報表、會計賬簿、會計憑證及其他類，是金融機構籌措資金、發放貸款或內部財務管理產生的，真實反映了金融機構的經營管理活動的過程，反映了金融機構內部經營管理的狀況，這些重要的會計資料如發生丟失、損毀等現象，將會給國家和金融機構帶來不可彌補的損失。金融機構的信貸檔案是金融機構在辦理信貸業務過程中形成的，記錄和反映信貸業務的重要文件和憑據，它是金融機構防范信貸風險、依法收貸、化解不良資產和減少損失的重要依據。金融機構其他各類檔案也是金融機構的重要歷史資料，對金融機構的經營管理起著舉足輕重的作用。
金融是經濟的核心，金融檔案是金融機構運營發展的歷史記錄，它與金融機構的各項管理活動是緊密相連，相互作用，相互影響的。隨著金融業務的不斷發展，金融犯罪、詐騙、違約等也大量產生，而金融檔案在為防止這些不良行為給金融機構帶來的資金風險中，有著不可替代的作用。
二、金融機構檔案管理現狀
（一）基礎設施不達標
檔案庫房是保存檔案的場所和基礎設施，是一種特殊性建筑，要求具有防高溫、防潮、防光、防有害氣體等功能。庫房內還要求配備設施包括消防設施、空氣調節設施、專用檔案裝具、監控防盜設施等，這些都直接影響檔案的保管效果。而目前絕大多數金融機構沒有符合檔案管理標準的檔案庫房，而如果金融機構自行建造符合檔案管理要求的檔案庫房，需要大量的財力、物力，因此金融機構往往利用辦公用房作為檔案庫房，導致有的金融機構現有的檔案庫房面積偏小，防火、防盜、防潮等設施不全；有的金融機構檔案庫接近水源，檔案受潮、霉變情況時有發生；有的金融機構辦公、閱檔、庫房合并使用，用紙箱、麻袋來裝重要的檔案資料；有的金融機構甚至將檔案和雜物堆放在一起，導致重要的檔案資料被當作廢品賣掉等情況的出現。
（二）管理機制不健全
金融機構的各項業務活動都是為金融機構的經營活動服務的，在各項業務活動中產生的檔案應該是一個不可分割的有機整體，是金融機構多方面、多層次信息的體現，反映了金融機構經營活動的全過程。如果把這些檔案分成若干塊管理，既不科學又不利于金融機構發展的需要，因此檔案的集中管理是十分必要的。但目前除少數金融機構實現了檔案的真正集中管理，大多金融機構各類檔案往往按形成部門和檔案來源分散保管，比如：文書檔案由辦公室保管，會計檔案由會計部門保管，信貸檔案由信貸部門保管，其他檔案也由產生部門自行保管，分支機構產生的各類檔案也由分支機構的內設各部門分頭保管，沒有將本單位所形成的檔案按整體來進行管理，更缺乏統一檔案管理的標準和制度。這些情況勢必造成檔案管理和使用的不便，檔案的安全性和保密性相對較弱，也容易出現人為方面的問題。因此制定統一的檔案管理發展規劃，采用統一的檔案管理模式，有利于保障檔案管理的科學化、規范化，有利于檔案的保管和保密，有利于提高檔案工作水平。
（三）制度建設滯后
檔案工作制度的建立和健全，是單位建立檔案工作的重要標志之一。金融機構制定規范的檔案工作制度，對自身檔案工作起著約束和導向作用，可以減少檔案管理的隨意性，保證自身檔案管理工作的健康、持續發展。由于金融行業的特點，目前金融機構各類檔案的具體要求各不相同，各門類檔案的管理也處于各自為政的狀況。在制度建設上，有的單位雖然制度有檔案管理辦法，但存在內容不全，沒有涉及檔案的統計、保密、利用等方面內容的情況；有的單位照抄照搬其他單位現成制度的情況，不符合本單位實際，不便于執行；有的單位長期以來沿用老的檔案管理制度，不注意對制度的完善修改，使制度的規定脫離了實際，不能起到規范行為的作用。在檔案整理上，有的金融機構檔案管理執行上級單位的標準，有的金融機構則執行地方檔案局的標準，有的金融機構則執行了長期以來形成的習慣做法，使得檔案規范化管理步履艱難。
（四）檔案人員素質不高
檔案人員的素質如何，直接影響到檔案質量的好壞。金融機構檔案管理人員大多都是身兼數職，變動頻繁，新手多，沒有經過專業培訓，缺乏專業的檔案理論知識，沒有更多的精力投入到檔案管理中,檔案管理都是一個人摸索著干，無法對檔案進行科學有效的管理，加上制度建設不完善的問題，在檔案整理上往往出現分類、整理規則前后不一致的情況，前一年度和后一年度檔案整理方法完全不同，無規律可循，檔案編號錯號、漏號、跳號現象時有發生，應該歸入上一年度的檔案卻歸入下一年度，檔案隨意查閱，只滿足于檔案不丟失，裝進袋子、鎖進柜子，停留在你查我調的階段，更不要說去對檔案進行現代化的管理，研究檔案的開發利用等了。
三、解決金融機構檔案管理困境的途徑
隨著現代經濟金融的不斷發展，金融機構檔案管理工作不斷遇到新矛盾、新問題。紙質檔案海量增長，受到場地與資金限制，檔案堆積如山,金融機構每年需花費大量的人力、物力去整理、維護;由于庫房緊張,檔案占用辦公室的面積，為此金融機構要付出昂貴的租金或同值的機會成本；由于人手不足、無專業人才等問題導致了金融機構對其自身產生的金融檔案無精力進行標準化的管理；檔案的管理不善，導致重要的檔案文件損壞、丟失，從而造成經濟損失，影響金融機構的業績和管理。而要建立一個規范的，符合檔案管理要求的檔案庫房，對于單個的金融機構來說是一項耗時、耗力且艱巨而繁瑣的工作，增加非核心業務的檔案管理人員也將直接影響金融機構的競爭能力。因此，無標準檔案庫房、整理不規范、大量積壓、查找困難，利用率低，是現階段金融機構檔案管理普遍存在的問題。
“新木桶理論”主張經濟主體要找準自己的經營優勢，也就是做你最擅長的，其余的則交給別人。追求低成本高回報是最基本的商業操作規則，國際金融業正通過金融服務外包的方式實踐著這一規則。金融服務外包作為一個新興行業，正在全球化的背景下迅猛發展。追求低成本高回報是最基本的商業操作規則，國際金融業正通過金融服務外包的方式實踐著這一規則。專業化的外包服務分工與運作可以產生規模效益，對客戶而言，從外包中得到的利益主要有成本的節約、質量的提高、服務速度的加快，以及使企業更多關注于核心業務，更有效地分配和使用資源。
金融機構可以將其非核心業務中的檔案管理業務交給專業的中介服務機構來進行集中管理，中介服務機構全面地、綜合地運用各種方法、手段、工具，將金融檔案管理中的人力、物力等軟、硬資源按照集中的模式進行整合，使得金融檔案管理規范、便于利用，使金融機構可以節約成本，集中優勢資源發展核心業務，優化其市場戰略，在市場競爭中取得優勢。金融機構檔案的外包管理，最大優勢在于通過一定的專業分工，獲得外部規模經濟效應，讓金融機構更多關注核心業務，繼而實現節約生產成本，獲得利潤最大化的目標。因此檔案外包集中管理成為解決金融機構檔案管理難題的唯一出路。
四、國內外先進經驗
在國外，檔案中介業已經發展得相當成熟，并形成了一套公認的運作規則和模式。美國的商業性文件中心就是由私人創辦的檔案寄存機構，配有現代化的文件存儲設施，專門為企業提供檔案的寄存服務，尤其可為新型載體文件提供良好的保管條件。2000年11月由美國銀行、摩根大銀行與IBM公司共同合資設立的Viewpoint Archive Service公司可以說是應運檔案管理業務外包而產生的一種新型檔案中介服務機構，它專門提供支票影像檔案的存儲與查詢服務。2002年底，美國第三大信息管理與檔案文件保管企業Guarantee公司進入中國市場，向社會提供全方位的檔案文件保管寄存服務。
在國內，也有不少檔案中介組織為社會提供檔案的整理、裝訂、保管等服務。1993就已成立的上海檔案咨詢服務中心，是我國較早的一家檔案中介機構；北京碧海蘭臺咨詢有限公司、福建省文件檔案管理服務中心、深圳市檔案寄存中心等檔案中介機構也承擔了大量的檔案勞務性工作。西安銀博科技發展公司數據信息中心是主要從事銀行、政府機構和大中型企事業單位文件檔案的數字化工程及后續維護與加工服務的機構。近年來，他們先后為多家單位提供檔案數據的掃描錄入服務，包括建行陜西省分行會計稽核中心的掃描補錄、個人住房檔案合同收件及掃描、個人貸款檔案掃描錄入等外包服務。
五、南京金融檔案管理中心檔案管理與利用模式
雖然上述檔案中介機構的成立解決了一些單位、部門檔案外包的需求，但專門為金融機構服務的檔案中介機構還是寥寥無幾。金融檔案由于存在著安全性、保密性、穩定性等問題，對將重要的檔案資料交給社會上一般的檔案中介機構，金融機構也還存在著擔憂與顧慮。2008年，具有金融服務職能的人民銀行南京分行營業管理部所屬南京金融票據中心為南京地區金融機構建立了金融檔案管理中心這一檔案中介服務平臺，積極主動開展金融檔案管理服務，為金融機構提供了較更完善的金融檔案外包服務。
（一）為金融機構提供多種檔案管理服務
金融檔案管理中心提供的檔案管理服務包括寄存和托管兩種模式。檔案的寄存，是指由檔案管理中心提供符合檔案管理要求的庫房和裝具進行存放，并負責庫房的日常管理，檔案的整理、調閱等由寄存者負責。檔案的托管，是指由托管單位按檔案管理要求進行裝訂后，將檔案交檔案管理中心管理，檔案檔案管理中心提供整理編號、編制目錄、檔案調閱以及日常管理等服務。
（二）檔案寄存、托管的程序
金融檔案管理中心接收寄存、托管檔案的原則一是要有保存價值，二是要自愿。接收的程序是：金融機構提出申請，檔案中心對金融機構的檔案數量、種類、寄存或托管時間以及費用等進行確認并接受申請；雙方根據國家有關法律規定，訂立檔案寄存、托管協議并簽名蓋章，明確雙方權利與義務；清點檔案數量、檔案的所屬年度、種類、保管方式、密級等進行清點檢查，生成電子目錄并注明存放的位置；根據移交方確定的檔案數量、種類、移交時間辦理交接手續。
（三）檔案的管理
1.檔案庫房硬件設施符合要求。檔案管理中心檔案庫房按照《中華人民共和國建筑工業行業標準檔案館建筑設計規范》乙級檔案館標準進行建設，配備了檔案密集架、空調機、去濕機、滅火器、溫濕度計、防蟲防霉藥物、防鼠板等設備和物品，并在庫區內設置24小時數字化視頻監控錄像系統和防盜報警裝置及消防設施，達到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲“八防”要求。
2.建立了檔案管理各類制度。根據國家及省市各級檔案管理規定，檔案管理中心先后制定了《檔案寄存、托管服務管理辦法》、《檔案管理制度》、《檔案人員崗位責任制》、《會計檔案管理辦法》、以及《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱、利用制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案移交制度》、《庫房管理制度》、《庫區安全制度》等十幾項制度辦法；同時還在日常工作中建立了檔案查閱借閱登記簿、庫房溫濕度登記簿、庫房檢查登記簿、庫房出入登記簿等一系列工作臺賬，將工作臺賬責任到人，保證了檔案管理的規范、安全、保密。
3.注重檔案管理人員素質培養。目前檔案管理中心全部檔案管理人員均為大專以上學歷，全部取得了南京市檔案局的檔案人員上崗資格證書和會計人員從業資格證書。每年檔案管理中心還對檔案管理人員進行保密教育，簽訂保密協議書，并組織他們參觀學習具有先進管理檔案工作經驗的單位，提高檔案管理業務水平。
4.科學合理保管檔案。按金融機構行業特征，檔案管理中心將托管檔案按機構、年度、類別等要素對檔案進行整理、編號、造冊、裝盒、登記等，并生成電子目錄，檔案上架后還要將存放的位置進行登記，保證檔案能夠迅速準確地查找到檔案。對寄存的檔案，實行封箱管理。金融機構將檔案按年度分門別類分別裝入專用檔案箱內，每箱填寫四張標簽貼在箱子四面，標簽內容為寄存寄存單位名稱、檔案種類、箱號、箱內卷數，備注等內容。
（四）檔案的合理利用
寄存、托管在檔案管理中心的檔案，其所有權并未發生改變，只是將檔案暫時存放到了檔案管理中心。因此，對于寄存、托管的檔案，檔案管理中心有責任將保護好，同時也有義務保護檔案所有者的合法權益。
金融檔案管理中心為金融機構提供的檔案查閱方式有現場查閱和遠程網絡查閱兩種。現場查閱時，金融機構查閱人必須攜帶單位介紹信和本人有效證件，經檔案管理中心工作人員核驗無誤后方可查閱。檔案查閱需在安裝有監控設施的閱檔室內進行，查閱過程中，檔案管理中心的工作人員有權監督查閱人員使用檔案的全過程，查閱人員也不能隨意抽取檔案或在檔案上進行修改、涂改等。查閱、復印檔案都必須進行登記。遠程網絡查閱需要金融機構首先要向檔案管理中心提出申請，登記用戶名使用人、身份證件及號碼、經所在單位蓋章確認后由檔案管理中心為其分配用戶名和初始密碼。在進行遠程查閱時，首先填寫遠程查閱單，由檔案管理中心對需要查閱的檔案進行掃描后存入檔案管理系統并通知查閱者進行查閱，遠程查閱時需要對該份檔案的查閱有效期做出規定。已經寄存、托管的檔案一般不得帶離檔案管理中心，特殊情況需要帶離的，必須經金融機構相關負責人簽字并經單位蓋章，規定歸還時間后方可帶離。非檔案寄存、托管單位需要查閱檔案必須經過寄存、托管單位同意，開具寄存、托管單位介紹信并由寄存、托管單位人員陪同才能進行查閱，確保金融機構檔案的絕對安全。
六、建立檔案管理外包中心應注意的問題
建立統一的檔案管理中心，可以發揮規模優勢，采用高科技的檔案管理手段，降低檔案管理成本，從而使金融機構從繁瑣的檔案管理工作中解脫出來、專注于核心業務，這是南京金融票據中心最初建立檔案管理中心這一服務平臺的初衷。經過三年的發展，檔案管理中心目前已為南京地區十三家金融機構提供了檔案管理的外包服務，檔案的品種從最初的單純的金融會計憑證管理發展到了會計檔案中的會計報表、會計賬簿以及信貸檔案、客戶資料等，檔案的數量也達到了四百多萬卷。由此看來，對于檔案管理的外包，金融機構的需求量還很大。自南京金融檔案管理中心這一服務平臺建成以來，已有全國各地多家金融票據中心前來參觀學習。金融服務是人民銀行的重要職責之一，各地金融票據中心應抓住這一契機，建立統一的檔案管理外包中心，向各金融機構提供包括會計檔案在內的各種檔案管理服務，切實解決金融機構的后顧之憂，真正體現央行金融服務內涵。
一、檔案管理服務意識的轉變
社會變革和生產方式的改變促使我們必須進行改變，一改以前服務模式轉變為讓用戶自主選擇提出需求，在平臺的端口界面設置篩選項目，方便用戶選擇，更快、更精準的查找所需信息，并能夠通過用戶習慣進行一定的推測，挑選一些用戶感興趣的信息。產出具有創新特色的信息服務，能夠更好地博得用戶喜愛。
二、檔案管理服務方式和功能的轉變