時(shí)間：2023-07-17 16:30:49
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案管理四性原則的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
一、醫(yī)院綜合檔案管理存在的問(wèn)題
（一）缺乏對(duì)綜合檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)
人們對(duì)事物的認(rèn)知直接影響事物的發(fā)展方向，正確的認(rèn)知有利于促進(jìn)事物的發(fā)展壯大，而錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)勢(shì)必會(huì)成為事物發(fā)展的重大阻力。目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)部分醫(yī)院對(duì)綜合檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，特別是在建設(shè)電子檔案的過(guò)程中，不少醫(yī)院存在諸多誤區(qū)。例如，有的醫(yī)院管理者認(rèn)為檔案信息化發(fā)展是勞民傷財(cái)，是盲目追新的項(xiàng)目，有的醫(yī)院管理者認(rèn)為數(shù)字化開發(fā)只是技術(shù)人員的任務(wù)，等等。上述誤區(qū)的存在成為醫(yī)院綜合檔案發(fā)展的絆腳石。之所以會(huì)出現(xiàn)上述誤區(qū)，一是由于檔案管理人員尚未全面認(rèn)識(shí)到自己在綜合檔案管理中的社會(huì)職責(zé)，尚未意識(shí)到這一工程的復(fù)雜性、系統(tǒng)性。二是由于檔案管理人員對(duì)綜合檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，缺乏主動(dòng)管理意識(shí)，再加之缺乏具體經(jīng)驗(yàn)，從而導(dǎo)致多種管理行為問(wèn)題的出現(xiàn)。
（二）檔案管理制度不完善
目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)部分醫(yī)院的綜合檔案信息均由不同部門分別保管，醫(yī)院缺乏明確的檔案管理手段與方案，容易導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)混亂。再加上醫(yī)院缺乏細(xì)化、可操作性的管理制度，不同部門對(duì)自身的檔案管理職能認(rèn)識(shí)不到位，缺乏標(biāo)準(zhǔn)的檔案收集范圍，導(dǎo)致多種重要數(shù)據(jù)、信息的流失。此外，醫(yī)院綜合檔案管理需要復(fù)合型人才的支持，但目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)檔案管理人員的平均素質(zhì)還有待提升，部分檔案人員缺乏檔案管理基本知識(shí)與技能，一部分檔案人員不了解檔案管理的重要性且缺乏檔案信息化建設(shè)的科學(xué)技術(shù)，嚴(yán)重阻礙了檔案綜合管理的健康發(fā)展。
（三）電子檔案不完善
現(xiàn)階段，我國(guó)部分醫(yī)院電子檔案建設(shè)力度比較薄弱，尚未充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)。例如，缺乏完善的電子檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致視頻、聲音、文字等檔案的格式轉(zhuǎn)化均不合理，某些紙質(zhì)文件在轉(zhuǎn)化過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)部分信息無(wú)法被讀取等多種問(wèn)題。部分單位尚未對(duì)電子檔案進(jìn)行檢索，沒(méi)有按照要求對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)，兩者之間無(wú)法做到一一對(duì)應(yīng)，這勢(shì)必會(huì)影響到對(duì)醫(yī)院檔案的利用。
二、醫(yī)院綜合檔案管理問(wèn)題的解決策略
（一）提高檔案管理意識(shí)
提高檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)支持，是做好醫(yī)院綜合檔案管理的基礎(chǔ)。在新形勢(shì)下，醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，加大檔案建設(shè)力度，在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，加快標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)力度，并積極與國(guó)際社會(huì)接軌。與此同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)通過(guò)會(huì)議、宣傳、活動(dòng)等方式，全面提升醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到自己的任務(wù)與職責(zé)，更好地促進(jìn)綜合檔案管理工作的開展。另外，還應(yīng)完善檔案管理獎(jiǎng)懲機(jī)制，將檔案管理效果與質(zhì)量直接與醫(yī)務(wù)人員的考核結(jié)果相掛鉤，全面提升相關(guān)人員的檔案管理主動(dòng)性與積極性。
（二）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)
加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，完善檔案管理機(jī)制是醫(yī)院發(fā)展的重要保證。醫(yī)院管理人員需結(jié)合醫(yī)院發(fā)展實(shí)際以及先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，建立健全檔案管理體制，明確醫(yī)院綜合檔案管理的具體工作辦法與方案計(jì)劃，進(jìn)一步明確不同職能部門的權(quán)限、職責(zé)以及檔案管理流程，進(jìn)而使得各項(xiàng)檔案管理工作的開展有章可循。與此同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案工作手冊(cè)的編制，針對(duì)性細(xì)分不同檔案的目錄標(biāo)準(zhǔn)、收集單位以及保管權(quán)限，在保障檔案資料完整性與真實(shí)性的基礎(chǔ)上，方便對(duì)檔案的查閱、使用。
其次，在檔案管理制度建設(shè)過(guò)程中，必須遵循一定原則。具體來(lái)說(shuō)：第一，安全性原則。只有保證檔案資料的安全性，才能充分發(fā)揮綜合檔案管理的重要作用。第二，實(shí)事求是原則。在法律標(biāo)準(zhǔn)制定過(guò)程中，不同部門必須結(jié)合自身實(shí)際情況制定符合自身醫(yī)院發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)策略，切忌一刀切。第三，利益平衡原則。必須堅(jiān)持利益平衡原則，對(duì)不同檔案的信息權(quán)利進(jìn)行確認(rèn)，按照權(quán)利義務(wù)相平衡原則，尋找電子、紙質(zhì)檔案的平衡點(diǎn)，進(jìn)而促使兩者利益最大化。第四，透明性原則。在具體管理法規(guī)建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)遵循公開、民主、科學(xué)的原則，積極征詢社會(huì)各界意見，增強(qiáng)信息立法的公開性與透明度。
（三）加強(qiáng)電子檔案建設(shè)力度
對(duì)于綜合檔案管理發(fā)展來(lái)說(shuō)，電子文件信息管理平臺(tái)是非常重要的組成環(huán)節(jié)，相關(guān)部門必須加強(qiáng)電子文件的保存以及前端控制，從而為系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)提供強(qiáng)有力的支撐。各級(jí)檔案部門必須積極參與到管理平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中來(lái)，積極提出自己的意見，加強(qiáng)與技術(shù)開發(fā)人員的聯(lián)系，進(jìn)一步提升平臺(tái)功能的合理性與效率。
在信息化高度發(fā)展的今天，我們必須加強(qiáng)電子檔案建設(shè)力度，強(qiáng)化電子檔案原始記錄性。具體來(lái)說(shuō)，可從如下方面入手：第一，嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案管理規(guī)范等國(guó)家相關(guān)法律標(biāo)準(zhǔn)要求，嚴(yán)禁越權(quán)操作，進(jìn)一步提升檔案管理的完整性與安全性。第二，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全配置管理，定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，及時(shí)查殺病毒，保證網(wǎng)絡(luò)完全。第三，做好電子文件保存工作，保證計(jì)算機(jī)庫(kù)房溫度、濕度合理。筆者建議，將電子文件保存在塑料保護(hù)套中，并將其放在安全、穩(wěn)定的環(huán)境中保管，從而保證電子文件不受有害氣體、灰塵、外界磁場(chǎng)等干擾。重視原始記錄，保存檔案原始記錄是我們的首要任務(wù)，其直接關(guān)系到檔案憑證的法律價(jià)值。在日常檔案管理工作中，必須嚴(yán)抓這一工作并形成長(zhǎng)效運(yùn)行機(jī)制。
1醫(yī)院開展文書檔案管理工作需遵循的原則
醫(yī)院在開展文書檔案管理工作的過(guò)程中必須嚴(yán)格遵循以下原則:首先，標(biāo)準(zhǔn)化原則。多數(shù)文書檔案均是由公文轉(zhuǎn)化過(guò)來(lái)，因此在文書檔案管理中必須先要做好公文管理，通過(guò)制定具有統(tǒng)一性的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)公文進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。其次，規(guī)范化原則。在醫(yī)院文書檔案管理中，必須對(duì)立卷進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一歸檔，規(guī)范管理工作流程，規(guī)范相關(guān)管理技術(shù)操作。最后，保密性原則。在醫(yī)院文書檔案管理中必須保證文書檔案的原始性，提高電子檔案的加密性，保證所有文書檔案的安全性。
2醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新措施
2．1加強(qiáng)信息化建設(shè)
二十一世紀(jì)最典型的特征就是高度的信息化，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用給各行各業(yè)都帶來(lái)了巨大的變革。在當(dāng)前環(huán)境下，所有的醫(yī)院都配備了計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行辦公操作。因此，在條件允許的情況下，應(yīng)該把計(jì)算機(jī)計(jì)算應(yīng)用到對(duì)醫(yī)院文書檔案管理過(guò)程中去，這樣不但能夠有效地提高文書檔案管理工作的效率，還能夠在很大程度上保證文書檔案管理工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。在后信息化時(shí)期，醫(yī)院在發(fā)展的過(guò)程中一定要針對(duì)自身的發(fā)展特點(diǎn)，在工作的過(guò)程中提高信息化建設(shè)的水平，在醫(yī)院系統(tǒng)內(nèi)部建立、完善信息化管理系統(tǒng)，對(duì)醫(yī)院的文書檔案管理方式做出根本性的變革，從而保障文書檔案管理工作能夠同世界接軌［2］。利用信息化管理主要可以實(shí)施三方面的工作:(1)對(duì)以前普遍擠壓的文書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，組織專門的人員將這些文書檔案掃描成數(shù)字化數(shù)據(jù)，這樣可以有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的收集和備案工作，有利于保存，提高了文書檔案查閱、使用的高效性，促使文書檔案的價(jià)值獲得了提升;(2)實(shí)現(xiàn)文書檔案的數(shù)據(jù)化管理后，每一個(gè)醫(yī)院都有一個(gè)專門的數(shù)據(jù)庫(kù)，醫(yī)院可以根據(jù)自己的情況同其他醫(yī)院建立聯(lián)合數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣可以實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)資源的檢索，提高了資源利用的效率，也促進(jìn)了信息的傳遞，有利于促進(jìn)整個(gè)行業(yè)水平的提升。
2．2對(duì)文書檔案進(jìn)行歸口管理
在醫(yī)院的文書管理工作中，主要涉及財(cái)務(wù)、人事、醫(yī)務(wù)、設(shè)備等眾多科室。管理工作內(nèi)容較為復(fù)雜，有效管理的難度較大。因此，醫(yī)院可將辦公室設(shè)置為一個(gè)重要部門，主要復(fù)雜對(duì)醫(yī)院相關(guān)文件進(jìn)行收集和運(yùn)轉(zhuǎn)。將醫(yī)院的文書檔案歸口于醫(yī)院辦公室管理工作中，將傳統(tǒng)的多頭管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｒ还芾恚⑴蓪Ｈ藢?duì)各科室文件資料的上交情況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，避免文件堆積、文件散亂等現(xiàn)象發(fā)生。該種管理模式可實(shí)現(xiàn)從源頭上確保醫(yī)院文件資料的安全性、完整性和保密性，為醫(yī)院文書檔案管理工作質(zhì)量及工作效率的提高奠定良好的基礎(chǔ)，同時(shí)也可促進(jìn)醫(yī)院文書檔案的價(jià)值得到更加充分的利用。
2．3完善信息保障體系
隨著信息化檔案管理的不斷深入，檔案信息管理的安全性面臨更多的問(wèn)題。安全性目前已經(jīng)成為制約信息技術(shù)的主要發(fā)展瓶頸，越來(lái)越多的人開始關(guān)注信息的安全性。在當(dāng)前情形下，很多醫(yī)院根據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求都先后建立起屬于自己的文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并且也體驗(yàn)到了文書檔案數(shù)字化管理的便捷性，但是在管理和應(yīng)用的過(guò)程中必須保證文書檔案的安全性［3］。所以，醫(yī)院應(yīng)該組織專門的技術(shù)人員完善信息保證體系，促使文書檔案管理向著安全的方向發(fā)展。首先，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)自己的發(fā)展情況建立屬于自己的電子檔案管理規(guī)章制度，使用電子檔案的過(guò)程中必須嚴(yán)格的要求，建立使用登記制度;其次，必須頂起對(duì)文書檔案的載體進(jìn)行硬件安全性掃描;最后，強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其管理水平和職業(yè)道德。增強(qiáng)其工作責(zé)任心，提高其文書檔案保密意識(shí)。
3結(jié)束語(yǔ)
（一）為動(dòng)物疫病防控工作的日常需要提供保障
由于對(duì)動(dòng)物疫病的防控具有延續(xù)性，在防控工作中進(jìn)行動(dòng)物疫病監(jiān)測(cè)或者科研時(shí)，經(jīng)常會(huì)用到之前的動(dòng)物疫病檔案來(lái)進(jìn)行對(duì)比和分析，為科學(xué)地判斷和解決當(dāng)下的動(dòng)物疫病工作中出現(xiàn)的問(wèn)題提供依據(jù)。因此，對(duì)動(dòng)物疫病防控檔案進(jìn)行科學(xué)完善的管理是動(dòng)物疫病防控工作能夠順利進(jìn)行的重要保障。
（二）有利于改善動(dòng)物疫病防控檔案繁雜無(wú)序的現(xiàn)狀
動(dòng)物疫病防控工作需要不斷地進(jìn)行監(jiān)督檢測(cè)和分析，因此每年都會(huì)產(chǎn)生數(shù)量很多的檔案資料，如果不對(duì)其進(jìn)行歸類整理，只是簡(jiǎn)單地存放在檔案室，長(zhǎng)此以往，檔案的數(shù)量將會(huì)越來(lái)越多，對(duì)檔案的查詢和使用也帶來(lái)了很多不便。對(duì)動(dòng)物疫病防控檔案進(jìn)行管理，對(duì)其進(jìn)行歸類和整理，對(duì)無(wú)效的檔案資料進(jìn)行注銷或舍棄，從而進(jìn)一步改善當(dāng)下動(dòng)物疫病防控檔案管理的現(xiàn)狀。
（三）能夠促進(jìn)動(dòng)物疫病防控工作整體水平的提高
第一，進(jìn)行動(dòng)物疫病防控檔案的管理可以及時(shí)有效地反映歷史和現(xiàn)實(shí)工作情況，對(duì)動(dòng)物疫病防控工作全局的掌握和做出正確的決斷提供強(qiáng)有力的后盾。
第二，在對(duì)檔案管理的過(guò)程中對(duì)監(jiān)督檢測(cè)材料的整理和加工，形成科學(xué)的分析報(bào)告，可以為以后的查閱和運(yùn)用帶來(lái)很大便利。另外，通過(guò)檔案室人員對(duì)檔案材料的整理和加工，可以更好地為當(dāng)?shù)貏?dòng)物疫病的防控工作服務(wù)，推動(dòng)動(dòng)物疫病防控科研工作的進(jìn)展和防控工作水平的提高。最后，完善有效的動(dòng)物疫病防控檔案管理還為當(dāng)?shù)厣踔潦侨珖?guó)的防疫信息交流提供便利。
二、動(dòng)物疫病防控檔案管理的原則
（一）完整性
檔案管理的重要原則之一就是保證檔案材料的完整性。由于在動(dòng)物疫病防控的過(guò)程中產(chǎn)生了很多的疾病防治、監(jiān)督監(jiān)測(cè)檔案材料，繁多復(fù)雜，因此對(duì)這些檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔從而保證檔案材料的完整性就很有必要。完整的動(dòng)物疫病防控檔案資料可以為以后疑難問(wèn)題的查閱和解決提供參考，也可以為以后動(dòng)物疫病規(guī)律的總結(jié)和分析提供資料。
（二）有序性
做好檔案管理工作不僅僅是要保證檔案資料的完整性，還要根據(jù)動(dòng)物疫病的方向以及工作的科室進(jìn)行分類，并本著分析性和學(xué)術(shù)性的原則對(duì)檔案進(jìn)行劃分和區(qū)別保存保管，為工作人員的查閱帶來(lái)方便。
（三）科學(xué)性
動(dòng)物疫病防控的檔案管理工作必須具備科學(xué)性。由于動(dòng)物疫病防控的檔案是在工作實(shí)踐中日積月累形成的，集中體現(xiàn)了動(dòng)物疫病防控的監(jiān)督檢測(cè)結(jié)果，不但是日常記錄的體現(xiàn)，還為以后的檢測(cè)和監(jiān)督做為參考標(biāo)準(zhǔn)。而且可以通過(guò)幾年來(lái)對(duì)檔案材料的總結(jié)對(duì)動(dòng)物疫病的特點(diǎn)、其疾病流行和防治方案進(jìn)行探索，發(fā)現(xiàn)和分析得出其中的規(guī)律，促進(jìn)動(dòng)物疫病防控工作的科學(xué)健康發(fā)展。
三、動(dòng)物疫病防控檔案管理方式的探索和研究
（一）建立和完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也越來(lái)越廣泛得應(yīng)用到人們的工作和生活中，在動(dòng)物疫病防控的檔案管理工作中，可以采用與時(shí)俱進(jìn)的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案人員對(duì)檔案材料進(jìn)行整理和編列，需要查閱的工作人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)快速查詢到，提高工作效率。另外，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳和分享檔案資料，讓工作人員更加便利地瀏覽和分析檔案材料。
（二）建立科學(xué)的檔案管理制度
只有建立完善的動(dòng)物疫病檔案管理制度，科學(xué)地指導(dǎo)和規(guī)范對(duì)數(shù)量繁多、種類多樣的動(dòng)物疫病檔案管理工作，才能有效地將檔案管理的科學(xué)性落到實(shí)處。第一，了解在深入和詳細(xì)了解動(dòng)物疫病防控檔案的材料范圍之后，根據(jù)實(shí)際情況和歸檔范圍建立和完善動(dòng)物疫病防控的檔案管理制度。第二，對(duì)于不同科室和不同范圍的檔案要實(shí)行統(tǒng)一管理，但是可以使用標(biāo)識(shí)進(jìn)行區(qū)別，便于查閱。最后，嚴(yán)格執(zhí)行動(dòng)物疫病防控的檔案管理工作，切實(shí)將檔案材料保管和利用好，嚴(yán)禁任何損害動(dòng)物疫病防控檔案管理工作的行為出現(xiàn)。
（三）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和提升
檔案管理人員一般都是在檔案整理和歸檔的實(shí)踐中有積累了豐厚的經(jīng)驗(yàn)，而傳統(tǒng)的檔案管理工作也主要是依靠經(jīng)驗(yàn)的重復(fù)使用。而由于動(dòng)物疫病防控的特殊性，有必要對(duì)相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行再教育和培訓(xùn)，增加他們對(duì)動(dòng)物疫病防控專業(yè)知識(shí)的了解和認(rèn)識(shí)，全面提高工作能力，也為推動(dòng)動(dòng)物疫病防控工作的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
（四）以考核做監(jiān)督，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)
對(duì)動(dòng)物疫病防控檔案的管理工作還需要以科學(xué)合理的考核制度做監(jiān)督，對(duì)檔案管理人員的工作內(nèi)容和工作效果定期進(jìn)行考核，這樣不但能加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，還能通過(guò)考核發(fā)現(xiàn)工作中的不足并加以改進(jìn)，促進(jìn)動(dòng)物疫病防控的檔案管理工作向著正確的方向發(fā)展。
【關(guān)鍵詞】信息化管理；檔案管理信息化
一.引言
檔案真實(shí)的記錄著一切活動(dòng)，既有歷史資料，也有成長(zhǎng)過(guò)程的見證。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的逐漸成熟和擴(kuò)展，信息化技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理活動(dòng)中，提高了檔案管理的科學(xué)性和合理性。在信息化檔案管理?xiàng)l件下，要求館員的素質(zhì)能力得到提升，以滿足信息化檔案管理需要。
二.檔案信息化管理概述
1.檔案信息化管理系統(tǒng)的組成
信息化檔案系統(tǒng)由檔案采集系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)以及網(wǎng)上查閱系統(tǒng)三部分組成。
（1）檔案采集系統(tǒng)：該系統(tǒng)的主要功能是能夠?qū)堎|(zhì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化采集處理。其具體功能主要為檔案采集、目錄整理、系統(tǒng)維護(hù)、檔案審核四方面，同時(shí)能夠在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)多個(gè)客戶端同時(shí)對(duì)不通材料檔案進(jìn)行采集，大大提高了信息采集的效率，在實(shí)際應(yīng)用中非常方便、快捷并且高效。
（2）檔案管理系統(tǒng)：該系統(tǒng)的主要功能是能夠?qū)θ耸聶n案材料進(jìn)行收集、整理、鑒別、統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)遞、保管、查閱等，主要由信息管理、管理工具、業(yè)務(wù)管理以及系統(tǒng)維護(hù)四個(gè)部分組成。
（3）網(wǎng)上查閱系統(tǒng)：該系統(tǒng)能夠讓人事檔案資料信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)瀏覽查閱，使人事管理更加明朗化。同時(shí)，為了保證單位人事檔案資料信息的安全，該系統(tǒng)也采用了多種加密處理方式，能夠保障系統(tǒng)內(nèi)的資料不被破壞或竊取。
2.檔案信息化管理的價(jià)值和意義分析
檔案信息化管理是我國(guó)現(xiàn)代化高科技不斷發(fā)展的必然結(jié)果。隨著科技的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)對(duì)人們工作和生活的影響越來(lái)越大，它是人們獲取信息的重要途徑。且隨著計(jì)算機(jī)專業(yè)軟件的開發(fā)和使用，很多專業(yè)的管理軟件層出不窮，且在實(shí)際工作中得到很多的利用。在整個(gè)工作流程當(dāng)中需要制定出健全的政策制度，結(jié)合當(dāng)前相關(guān)信息檔案管理工作的難點(diǎn)和原則，同時(shí)對(duì)今后工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)遵循的核心原則，以及基本的指導(dǎo)方向等進(jìn)行全面和系統(tǒng)化的分析，旨在以此為基礎(chǔ)更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)工作和政策理念的健全完善。
三.信息化檔案管理對(duì)高素質(zhì)館員的要求
1.檔案管理信息化對(duì)檔案工作者提出了新的技能要求
檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是檔案工作的必然趨勢(shì)。經(jīng)過(guò)實(shí)踐證明，檔案信息化可以讓每一個(gè)檔案信息的利用者在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)利用網(wǎng)絡(luò)在檔案管理系統(tǒng)中獲取所需要的檔案資料和信息。檔案信息化一方面能最大限度的提高檔案信息的利用效率，另一方面能有效的提高檔案信息的管理效率。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理檔案可將傳統(tǒng)的文本圖件方式的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，并可使用u盤等不同的存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)起來(lái)，從而使得需要存儲(chǔ)時(shí)間較長(zhǎng)的檔案信息，通過(guò)電子科技的方法，存儲(chǔ)在存儲(chǔ)介質(zhì)中，避免了傳統(tǒng)信息存儲(chǔ)的缺陷，進(jìn)而讓每一位信息利用著都能準(zhǔn)確快速的獲取所需要的信息。
2.檔案信息化中檔案工作者的信息素養(yǎng)要求
隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息化的快速發(fā)展對(duì)于促進(jìn)檔案信息化有了全面的探究，引出了信息素養(yǎng)的概念，信息素養(yǎng)在檔案信息的管理和利用過(guò)程中的意義也變得越發(fā)重要起來(lái)。怎樣在信息化的環(huán)境當(dāng)中提高檔案工作者的信息素養(yǎng)也成為檔案工作中需要重視的方面之一。對(duì)信息素養(yǎng)的理解主要包括：對(duì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性具備精確的判別能力；能夠做到對(duì)信息的高效管理和利用。概括起來(lái)就是能夠識(shí)別需要什么信息，并且知道怎么獲取信息，怎么管理和利用獲取的信息。信息素養(yǎng)的相關(guān)領(lǐng)域很廣泛，是需要具有特定的素養(yǎng)的，它涉及范圍很寬的知識(shí)，包括社會(huì)上的、經(jīng)濟(jì)上的、法律上的、資源上的、電子科技方面等，和很多種學(xué)科領(lǐng)域都有著莫大的關(guān)系。
四.信息化檔案管理館員素質(zhì)培養(yǎng)策略
1.提升綜合素質(zhì)
首先從提高管理人員綜合素質(zhì)開始，管理人員要不斷強(qiáng)化信息化管理工作意識(shí)，在工作中積極努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，掌握基本的操作方法，這樣才能開展實(shí)踐工作。單位要定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，并且要開展培訓(xùn)評(píng)估工作，對(duì)于進(jìn)步明顯的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，實(shí)現(xiàn)工作人員內(nèi)部的優(yōu)勝劣汰，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作的同步管理控制，同步的建設(shè)相關(guān)措施，嚴(yán)格的進(jìn)行項(xiàng)目的審核與研究，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)在技術(shù)的發(fā)展過(guò)程之中增強(qiáng)資金的投入力度，依靠技術(shù)的支持，依靠規(guī)范化的管理和運(yùn)行，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的分析。需要注意的是當(dāng)前檔案信息安全管理是相關(guān)項(xiàng)目建設(shè)的重點(diǎn)和難點(diǎn)，在實(shí)踐的工作之中應(yīng)當(dāng)結(jié)合傳統(tǒng)工作的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于相關(guān)技術(shù)文件，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行一定程度上的修改和補(bǔ)充，常見的諸如工作檔案以及人事檔案等等，在存儲(chǔ)的過(guò)程之中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的遵循方便后期修改的基本原則，而對(duì)于一些合同性的文件，在實(shí)踐當(dāng)中不僅需要對(duì)其中的關(guān)鍵層面內(nèi)容進(jìn)行分析同時(shí)還應(yīng)當(dāng)結(jié)合今后的改革方向?qū)崿F(xiàn)對(duì)政策的完善和補(bǔ)充，更好的促進(jìn)檔案信息化管理邁向新局面和新階段。則應(yīng)當(dāng)保證其存儲(chǔ)格式的科學(xué)性，保證后期查閱資料的方便與快捷，這一點(diǎn)是當(dāng)前檔案管理工作的基本原則。
2.檔案工作者要再提高認(rèn)識(shí)
檔案工作者要切實(shí)提高認(rèn)識(shí)，真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，切實(shí)意識(shí)到提高自身素質(zhì)對(duì)檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)鍵作用。要全面認(rèn)識(shí)檔案特別是信息化社區(qū)檔案的價(jià)值作用，擺正心態(tài)、樹立責(zé)任意識(shí)，切實(shí)找差距、補(bǔ)不足，轉(zhuǎn)換角色應(yīng)對(duì)信息技術(shù)帶來(lái)的挑戰(zhàn)，要自覺(jué)學(xué)習(xí)先進(jìn)知識(shí)、信息技術(shù)以及現(xiàn)代管理等知識(shí)，努力掌握好外語(yǔ)和應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，堅(jiān)持長(zhǎng)時(shí)間多種類學(xué)習(xí)，讓自己可以順利應(yīng)對(duì)檔案管理信息化的要求。
3.在職檔案人員培訓(xùn)要再?gòu)?qiáng)化
檔案工作者素質(zhì)的提高除自身因素之外，也需要領(lǐng)導(dǎo)多提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。領(lǐng)導(dǎo)者要多渠道、高頻率為檔案工作者提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)：第一，檔案工作者座談會(huì)，通過(guò)定期或不定期組織不同社區(qū)的檔案工作者進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，讓經(jīng)驗(yàn)多的、技術(shù)能力好的檔案管理員帶動(dòng)經(jīng)驗(yàn)少的、技術(shù)能力不好的檔案管理員。第二，組織檔案管理人員到高校學(xué)習(xí)檔案采集、處理與數(shù)據(jù)庫(kù)加工、信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與開發(fā)等技術(shù)知識(shí)。
一、高校圖書館檔案管理的原則
高校圖書館的檔案管理工作應(yīng)該有它所固有的原則作為指導(dǎo)，這樣才能更好的開展工作，推動(dòng)高校圖書館的進(jìn)步與發(fā)展。
（一）靈活實(shí)用的原則。高校圖書館所開展的工作是為了更好的為學(xué)校師生提供服務(wù)，因此檔案管理工作的開展就必須遵循靈活實(shí)用的原則，以便更好的構(gòu)建圖書館的服務(wù)體系。對(duì)檔案的管理是為了方便將來(lái)主要管理人員對(duì)已有信息的查找和利用，若在檔案管理中存在著很多繁瑣的問(wèn)題將影響管理者的決策。
（二）存儲(chǔ)信息真實(shí)的原則。信息以決策的依據(jù)，正確真實(shí)的信息是管理者做出科學(xué)決策的前提，保證信息的真實(shí)性也是圖書館社會(huì)責(zé)任的體現(xiàn)。在檔案中若存在著虛假的信息，不僅會(huì)使決策失誤還會(huì)嚴(yán)重影響圖書館的社會(huì)形象。
（三）信息全面的原則。信息的全面包括大范圍的全面也包括小范圍的全面。所謂大范圍的全面就是指檔案需要有各個(gè)部門的信息，各個(gè)主體的信息。比如圖書館自身的文化建設(shè)信息、圖書館的招商政策、每一年采購(gòu)計(jì)劃的制定、圖書館人事檔案的管理等。小范圍的檔案管理是就一個(gè)具體的責(zé)任主體而言的，比如對(duì)圖書館工作人員每個(gè)季度的業(yè)績(jī)考核的信息的管理等。
二、高校圖書館檔案管理的問(wèn)題
高校圖書館與信息現(xiàn)代化的發(fā)展似乎并不矛盾，但是高校圖書館必須做好信息的現(xiàn)代化管理，即對(duì)圖書館檔案的管理，但是就目前的情況來(lái)看，大多數(shù)高校圖書館在檔案管理上還存在很多問(wèn)題。
（一）對(duì)檔案管理的意識(shí)薄弱。部分高校圖書館的規(guī)模較小，認(rèn)為對(duì)檔案進(jìn)行管理是不必要的工作，只會(huì)浪費(fèi)圖書館的財(cái)力和時(shí)間。在中國(guó)領(lǐng)導(dǎo)起著決定作用的社會(huì)，管理層對(duì)圖書館檔案管理的不重視，是圖書館檔案管理存在問(wèn)題的根本原因。而高校圖書的流動(dòng)性較大，圖書館檔案類型的多樣也是圖書館管理者認(rèn)為檔案管理不重要的另一個(gè)原因。
另一方面，檔案管理問(wèn)題的潛伏期較長(zhǎng)，檔案管理的漏洞所帶來(lái)的危害通常在數(shù)年甚至是十多年之后才會(huì)出現(xiàn)，因此在短時(shí)間內(nèi)管理者無(wú)法意識(shí)到檔案管理存在的必要性。我國(guó)開始推行檔案管理的時(shí)間較短在這個(gè)方面的成熟度還不夠，宣傳的力度較小，缺乏法律體制的約束等等原因，最終導(dǎo)致了圖書館管理者對(duì)檔案管理意識(shí)的薄弱。
（二）管理方式的單一性。雖然說(shuō)大部分高校圖書館開展了檔案管理的工作，但是就他們的管理模式上而言，存在著過(guò)度單一管理不科學(xué)的問(wèn)題。部分高校圖書館為了盡量的節(jié)約成本，受經(jīng)濟(jì)條件的限制并沒(méi)有引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，在檔案管理上還是采取的比較傳統(tǒng)的手段，以紙質(zhì)資料藏館的方式對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行管理。這種方式的工作量較大，一般還是需要人工進(jìn)行填寫，修改與查找，在工作的過(guò)程中工作量較大，而且還容易出現(xiàn)遺漏，導(dǎo)致人事資料和客戶信息的遺漏，將會(huì)嚴(yán)重影響圖書館的發(fā)展。
檔案管理的方式缺乏正對(duì)性，目前高校圖書館的檔案管理一般都是按照國(guó)家現(xiàn)有的有關(guān)規(guī)定所指定的，在管理上存在著籠統(tǒng)性。但是高校圖書館是多樣的，規(guī)模上有大有小、類型上變化多端，他們各自需要的是相對(duì)具體的管理方式，這樣才能更好的針對(duì)本圖書館的實(shí)際情況開展檔案管理工作。
（三）管理體系的不完善。管理意識(shí)的缺乏必然會(huì)導(dǎo)致管理體系的混亂與缺失，一個(gè)圖書館需要進(jìn)行檔案管理的信息很多，包括圖書館的戰(zhàn)略信息、人力資源的招聘、圖書館文化、客戶資料的管理等多個(gè)方面。絕大多數(shù)的圖書館始終一味的堅(jiān)持“以圖書為中心”的思想或者是“以學(xué)生為中心”的思想而顧此失彼，導(dǎo)致管理的內(nèi)容不完整。
管理過(guò)程缺乏嚴(yán)格的程序規(guī)定，在管理上沒(méi)有嚴(yán)格的程序界定，按部就班。根據(jù)河南省檔案局對(duì)高校圖書館檔案管理的調(diào)查顯示，在已建立檔案管理的高校圖書館中有72%的圖書館并不清晰檔案管理的嚴(yán)格程序，在對(duì)的檔案管理的效果的考核上也缺乏行之有效的機(jī)制。
（四）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)。據(jù)河南省檔案局的調(diào)查顯示，河南省高校圖書館里從事檔案管理工作的人員有64.5%并不是檔案管理專業(yè)的人才，甚至還有部分人員并不是管理類專業(yè)畢業(yè)的人才，也有一小部分管理人員并不具備高等教育的學(xué)歷。在現(xiàn)代化的檔案管理要求下，僅僅依靠過(guò)去的管理經(jīng)驗(yàn)是遠(yuǎn)不夠的，必須具有現(xiàn)代化的管理知識(shí)與思想才能做好現(xiàn)代的檔案管理。專業(yè)素質(zhì)的不足所造成的危害會(huì)在圖書館的逐漸發(fā)展中顯現(xiàn)出來(lái)，比如說(shuō)不能按時(shí)完成檔案管理工作，最終將會(huì)影響圖書館各個(gè)辦公室正常工作的開展。有的高校圖書館檔案庫(kù)房設(shè)施陳舊落后、環(huán)境差，完全不符合檔案的保管要求，對(duì)圖書館的經(jīng)營(yíng)和形象有很大的損失。
三、圖書館檔案管理的優(yōu)化
為了適應(yīng)現(xiàn)代化圖書館發(fā)展的需要，必須對(duì)圖書館檔案管理的模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，使圖書館在競(jìng)爭(zhēng)中處于優(yōu)勢(shì)地位。
（一）擴(kuò)大宣傳、促進(jìn)重視。教育部門要幫助高校圖書館樹立檔案管理的危機(jī)意識(shí)，讓高校圖書館的管理者認(rèn)識(shí)到圖書館檔案管理的缺陷會(huì)造成的問(wèn)題，擴(kuò)大檔案管理的宣傳力度。比如在當(dāng)?shù)碾娨暶襟w上以公益廣告的形式提醒高校圖書館的管理者重視檔案管理；在報(bào)紙傳媒上以專版的形式介紹高校圖書館的檔案管理，可以是成功的經(jīng)驗(yàn)也可以是某一圖書館失敗的教訓(xùn)；在政府的網(wǎng)站上公布加強(qiáng)高校圖書館檔案管理的要求，并向各高校圖書館下發(fā)文件，強(qiáng)制其做好檔案管理，定期對(duì)高校圖書館的檔案管理工作進(jìn)行考核，對(duì)于不合格的給予一定的處罰。
針對(duì)檔案管理中管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)比較低的情況，政府部門需要組織高校圖書館對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，由政府部門來(lái)組織專家來(lái)開展工作，參與培訓(xùn)的費(fèi)用給予一定的補(bǔ)貼。另一方面鼓勵(lì)高校圖書館招聘具有專業(yè)素質(zhì)人才的檔案管理者開展檔案管理工作，使檔案管理專業(yè)化。
（二）運(yùn)用現(xiàn)代化的管理設(shè)備。現(xiàn)代高校圖書館的檔案管理已基本上不再是對(duì)人的依賴，而是對(duì)信息化技術(shù)的依賴，因此高校圖書館必須購(gòu)入現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備增強(qiáng)管理的可靠性。在傳統(tǒng)的模式中，對(duì)檔案的管理完全依賴于管理者，當(dāng)這名管理者離職之后，對(duì)現(xiàn)有檔案的查詢就會(huì)帶來(lái)很大的困難，而且管理的效率也極其低下。
采用現(xiàn)代化的管理設(shè)備之后不僅可以對(duì)不同的檔案進(jìn)行分類管理，還大大提高了檔案管理的效率。建立一個(gè)檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)之后，所需要的資料只需要在電腦上查詢即可獲得，使得對(duì)檔案信息的利用更加方便有效。
（三）優(yōu)化管理方式。不同規(guī)模的高校圖書館可以采取不同的管理方式。大型圖書館可以采取集中統(tǒng)一管理模式和協(xié)作式管理模式，開展時(shí)間久，管理高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，相應(yīng)的管理理念及方式更科學(xué)完善，這樣的管理模式可以更好的為大型高校圖書館的檔案現(xiàn)狀服務(wù)，大型高校圖書館檔案管理基礎(chǔ)堅(jiān)實(shí)，大型高校圖書館作為管理榜樣需要嚴(yán)格認(rèn)真對(duì)待管理模式的選擇；中型高校圖書館可以采取分散管理模式，根據(jù)中高校圖書館自身的實(shí)際情況和對(duì)經(jīng)濟(jì)效益追求的總體目標(biāo)，分散管理模式管理形態(tài)獨(dú)特的共存性與漸進(jìn)性，可以使檔案資源的實(shí)體管理、檔案信息管理與檔案知識(shí)管理等科學(xué)化、系統(tǒng)化，將檔案管理的責(zé)任和權(quán)力都交給下級(jí)部門，責(zé)任明確的對(duì)檔案進(jìn)行管理，不但符合中型高校圖書館的綜合實(shí)力，還滿足中小型高校圖書館的現(xiàn)狀及對(duì)社會(huì)效益追求的近期目標(biāo)，為圖書館的管理和利用服務(wù)；小型高校圖書館可以采取社會(huì)化管理模式，社會(huì)化管理機(jī)構(gòu)擁有科學(xué)系統(tǒng)的管理規(guī)范及制度，具有高素質(zhì)的專業(yè)從業(yè)人員，相關(guān)管理設(shè)施及設(shè)備也與時(shí)俱進(jìn)的更新，小型高校圖書館的檔案存放在這樣的機(jī)構(gòu)中可以得到專業(yè)管理，由于中小型高校圖書館無(wú)論是檔案資源的數(shù)量、類型，還是檔案管理的實(shí)力都是其檔案工作開展的障礙，檔案意識(shí)的提高使小型高校圖書館必須根據(jù)圖書館的這種現(xiàn)狀找到與之相符的檔案管理模式，社會(huì)化檔案管理模式無(wú)論是對(duì)圖書館規(guī)模、圖書館實(shí)力的要求都與小型圖書館實(shí)際情況相符合。
現(xiàn)如今，隨著信息化建設(shè)在各個(gè)領(lǐng)域的不斷運(yùn)用，在提高管理效率的同時(shí)，還促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。尤其是對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)的工作效率是否到位直接影響醫(yī)院中的服務(wù)質(zhì)量與管理效率。從傳統(tǒng)的角度出發(fā)，進(jìn)行檔案管理能讓現(xiàn)代企業(yè)準(zhǔn)確地掌握內(nèi)部的人事狀況與財(cái)務(wù)等狀況。
二、在醫(yī)院檔案管理中信息化建設(shè)的地位
就現(xiàn)代醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理來(lái)說(shuō)，人們開始對(duì)醫(yī)療服務(wù)越加重視，因此要想提升醫(yī)院中的服務(wù)水平，融洽醫(yī)患關(guān)系，就必須做好檔案的管理工作，增強(qiáng)醫(yī)院中檔案的信息化建設(shè)。在醫(yī)院的檔案管理工作中，檔案信息化建設(shè)地位日趨重要，所以要建立起系統(tǒng)化的管理平臺(tái)，合理地進(jìn)行檔案調(diào)用，實(shí)現(xiàn)資源共享，擴(kuò)大醫(yī)療服務(wù)項(xiàng)目，提升醫(yī)院在社會(huì)中的影響力。
三、提升醫(yī)院檔案管理中信息化建設(shè)的核心策略
無(wú)論從哪一層面出發(fā)來(lái)分析檔案的信息化建設(shè)，對(duì)醫(yī)院的內(nèi)部管理來(lái)說(shuō)都有著極為重要的意義，同時(shí)也已成為了現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理中不可缺少的一部分。從檔案管理中的執(zhí)行上來(lái)看，進(jìn)行信息化建設(shè)能促進(jìn)醫(yī)院中檔案的管理工作，對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，在選擇需要的檔案資料時(shí)，就能更加方便快捷，保證醫(yī)院中整個(gè)管理工作的順利進(jìn)行。
（一）注重做好檔案信息化建設(shè)中的關(guān)鍵之處。進(jìn)行信息化建設(shè)的主要步驟就是要將以往的一些紙質(zhì)資料錄入到系統(tǒng)中去，并對(duì)醫(yī)院內(nèi)部中的人事資料以及各種醫(yī)療設(shè)備檔案進(jìn)行信息化管理，這樣不僅可以延長(zhǎng)保存的期限，還能便于后期的查找與翻閱。其次是要將各類病例以及檢測(cè)化驗(yàn)檔案等進(jìn)行信息化處理，這樣就能保證日后在調(diào)用這些資料的過(guò)程中有跡可循。
（二）堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理工作中的原則。通過(guò)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性進(jìn)行分析可以看出，在實(shí)際的信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)要堅(jiān)持以下幾項(xiàng)原則，這樣才能確保在醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)更加的完善與具體。1.規(guī)范性。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，要堅(jiān)持以規(guī)范性的原則來(lái)構(gòu)建醫(yī)院中檔案信息化系統(tǒng)。2.歸檔雙軌制。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，要盡可能的執(zhí)行歸檔雙軌制，不能認(rèn)為紙質(zhì)的檔案管理在信息化建設(shè)下就沒(méi)有作用了。3.長(zhǎng)期管理。在醫(yī)院的檔案管理上，要堅(jiān)持長(zhǎng)期的管理。經(jīng)過(guò)實(shí)踐可以看出，只有在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中做好信息化的管理。才能凸顯出醫(yī)院檔案信息管理的價(jià)值，才能在原有的基礎(chǔ)上，真正改變醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量。
（三）提高醫(yī)院管理者的信息素質(zhì)，提升管理效率。隨著信息化建設(shè)的不斷深入，在醫(yī)院中也要及時(shí)組織人員進(jìn)行信息技術(shù)的培訓(xùn)，提高管理人員以及管理者對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)與運(yùn)用，提升人員的綜合素質(zhì)。所以，醫(yī)院檔案管理人員要注重提升以下幾個(gè)方面的認(rèn)識(shí)：首先，身為檔案管理人員，就要注重提高自我意識(shí)，增強(qiáng)自身服務(wù)能力，形成良好的自我觀念，提升對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用能力。其次，要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)與一定的專業(yè)技能，這樣才能在進(jìn)行檔案信息化管理的過(guò)程中提高工作質(zhì)量與效率。再者，身為檔案管理人員，還要具備一定的知識(shí)底蘊(yùn)與良好的心理素養(yǎng)。最后，在日常的管理工作中，要注重細(xì)節(jié)，并堅(jiān)持以細(xì)節(jié)來(lái)提高管理，在管理工作中，保持充足的精力與熱情。
（四）注重提升醫(yī)院檔案管理中的內(nèi)在要求。隨著信息化的不斷發(fā)展，各類管理制度與規(guī)章流程也在不斷地完善中，因此也就提高了醫(yī)院中檔案信息化水平。現(xiàn)如今在我國(guó)的各大醫(yī)院中，都在進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)。所以在管理模式上，也要不斷的更新，這樣也就提高了醫(yī)院管理效率以及醫(yī)療服務(wù)的水平。
（五）加強(qiáng)醫(yī)院中檔案信息的安全管理力度。由于醫(yī)院中的檔案種類比較復(fù)雜，因此，從醫(yī)院的角度出發(fā)，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中就要做好信息的安全與保密工作。對(duì)于檔案信息的保密來(lái)說(shuō)，醫(yī)院中也存在一些機(jī)密性的文件，如：醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案以及病人的病例檔案等，都是不能進(jìn)行外泄的，否則將嚴(yán)重影響醫(yī)院的長(zhǎng)久發(fā)展以及信譽(yù)度。所以，在對(duì)這些文件進(jìn)行管理的過(guò)程中，就要安排專業(yè)的人員進(jìn)行管理，或可以建立出一些信息的公開級(jí)別，從根本上加強(qiáng)醫(yī)院中檔案信息的保密性。而對(duì)于醫(yī)院檔案信息的安全來(lái)說(shuō)，首先要考慮的就是由于在醫(yī)院中進(jìn)行信息化管理還處于剛剛起步的階段。因此在進(jìn)行管理的過(guò)程中，不可避免的會(huì)發(fā)生一些技術(shù)上的問(wèn)題，如病毒的侵染以及黑客的惡意攻擊等。所以，在醫(yī)院享受信息化管理帶來(lái)便捷的同時(shí)，還要做好紙質(zhì)檔案的管理工作。
四、結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：高校檔案；管理體系；績(jī)效管理；應(yīng)用策略
高校檔案管理一直以來(lái)都是高校管理工作中重要組成部分。當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理體系存在一些不足和弊端，無(wú)法適應(yīng)信息社會(huì)的發(fā)展需求。應(yīng)用匯總績(jī)效管理理論，有利于構(gòu)建更加合理的檔案管理體系，提高檔案管理工作效率，促進(jìn)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)。
一、匯總績(jī)效管理理論
匯總績(jī)效管理即PerformanceManagement（PM），是一種以提升個(gè)人及團(tuán)隊(duì)組織的管理績(jī)效為根本目的，實(shí)現(xiàn)組織單位的管理戰(zhàn)略及目標(biāo)的實(shí)用性極強(qiáng)的科學(xué)管理模式。這是以提升單位組織成員的工作效率及相關(guān)業(yè)績(jī)?yōu)橹苯庸芾砟繕?biāo)，以此開發(fā)個(gè)人和單位組織的工作潛能。實(shí)質(zhì)上匯總績(jī)效管理是一個(gè)系統(tǒng)性管理流程，其具備極強(qiáng)的邏輯性和目標(biāo)控制性等特點(diǎn)。匯總績(jī)效管理理論應(yīng)用的實(shí)踐過(guò)程包括多方面內(nèi)容，首先是績(jī)效管理計(jì)劃的和管理目標(biāo)的制定，在此基礎(chǔ)上確定績(jī)效匯總管理的具體實(shí)施步驟和詳實(shí)過(guò)程，在相關(guān)績(jī)效考核信息已集中匯總之后，進(jìn)入科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)評(píng)估階段，同時(shí)在績(jī)效評(píng)估結(jié)果完成之后進(jìn)行有效的反饋，將績(jī)效評(píng)估結(jié)果應(yīng)用至單位組織的團(tuán)隊(duì)建設(shè)之中，以此總結(jié)工作實(shí)效方面的弊端和不足，為組織經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的優(yōu)化提供重要參考依據(jù)。在整個(gè)匯總績(jī)效管理過(guò)程中，需要注意的是，在績(jī)效管理考核之前要明確考核的意義，針對(duì)考核指標(biāo)、考核要素以及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，保障績(jī)效管理的科學(xué)合理性和客觀公正性。這樣才能真正保證績(jī)效匯總考核的實(shí)效價(jià)值，同時(shí)也能提高系統(tǒng)單位的運(yùn)行效率。
二、當(dāng)前高校檔案管理體系的建設(shè)現(xiàn)狀
針對(duì)高校系統(tǒng)的綜合管理能力評(píng)估方面，高校檔案管理的效率和水平一直以來(lái)都是重要的評(píng)估部分。高校檔案是指高校系統(tǒng)在教學(xué)科學(xué)、運(yùn)行管理工作過(guò)程中形成的具備一定憑證參考價(jià)值的文字、圖表、實(shí)物以及影像等多類型歷史信息記錄，能真實(shí)反映高校在長(zhǎng)期教學(xué)實(shí)踐中形成的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，記錄了高校教育事業(yè)發(fā)展信息，為高校未來(lái)的教學(xué)工作和管理運(yùn)行提供了重要參考依據(jù)，能促進(jìn)高校整體管理工作的科學(xué)發(fā)展。經(jīng)歷了幾十年以來(lái)的漫長(zhǎng)發(fā)展歷程，我國(guó)的高校檔案管理工作取得了相當(dāng)程度的進(jìn)展，規(guī)范管理檔案的相關(guān)基本機(jī)制已經(jīng)建立，針對(duì)檔案管理的硬件設(shè)施和軟件建設(shè)都已相應(yīng)的改善和發(fā)展，但就當(dāng)前高校檔案管理體系的建設(shè)現(xiàn)狀而言，還是存在一定不足，同時(shí)也具備很大的優(yōu)化空間。
（一）高校檔案管理專業(yè)意識(shí)不強(qiáng)
高校檔案管理往往集中于科研成果信息資料的收集部分，對(duì)于高校系統(tǒng)的檔案管理范圍和管理工作意義缺乏全面的認(rèn)識(shí)。傳統(tǒng)檔案管理觀念單純集中于針對(duì)紙質(zhì)檔案的收集和整理分類的簡(jiǎn)單功能，因此對(duì)于檔案管理工作的人力物力支持相對(duì)比較匱乏。同時(shí)高校檔案管理工作重保管輕使用，偏重于檔案的保密性管理，缺乏現(xiàn)代化的服務(wù)理念，這從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)說(shuō)不利于檔案工作科學(xué)系統(tǒng)的發(fā)展。
（二）高校檔案工作績(jī)效管理缺乏科學(xué)性
當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理工作中的績(jī)效管理主要注重績(jī)效評(píng)估職能，其評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)遵從于上級(jí)部門所涉及的相應(yīng)考核表，一般情況下是從德能勤績(jī)等方面入手，根據(jù)打分情況區(qū)分優(yōu)秀、合格和不合格等方面，將評(píng)估結(jié)果匯總至人事部門。這樣單純注重績(jī)效評(píng)估的績(jī)效管理模式往往會(huì)流于表面，忽視了績(jī)效管理工作的多方面系統(tǒng)層次內(nèi)容。高校系統(tǒng)中績(jī)效管理應(yīng)包括三個(gè)層次：高校層面績(jī)效管理目標(biāo)、檔案管理部門績(jī)效目標(biāo)、檔案管理人員績(jī)效目標(biāo)。績(jī)效管理的目標(biāo)計(jì)劃設(shè)置應(yīng)遵循自上而下的原則，結(jié)合工作實(shí)際，以發(fā)揮檔案管理工作人員的自主能動(dòng)性為主要目標(biāo)，提高高校檔案管理工作的實(shí)效性。
（三）高校檔案管理方式缺乏創(chuàng)新
當(dāng)前高校檔案管理過(guò)程中，對(duì)于檔案管理工作意義的認(rèn)識(shí)不夠清晰，認(rèn)為檔案管理工作僅僅是針對(duì)紙質(zhì)資料的收集、裝訂和整理保存，忽視了高校檔案對(duì)于高校本身運(yùn)行管理、教學(xué)改革、科研創(chuàng)新等方面的積極促進(jìn)作用，因此對(duì)于高校檔案工作的投入支持較少。高校檔案管理方式依舊停留于傳統(tǒng)管理模式上。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案信息化管理進(jìn)程的發(fā)展也是必然趨勢(shì)。在當(dāng)前高校檔案管理工作中，相應(yīng)的數(shù)字化目錄檢索系統(tǒng)已得到初步建立，但當(dāng)前高校檔案管理的信息化應(yīng)用程度并不高。
三、應(yīng)用匯總績(jī)效管理理論的建設(shè)目標(biāo)
我國(guó)高校檔案管理體系在建設(shè)過(guò)程中，因傳統(tǒng)管理模式的不足，很難適應(yīng)現(xiàn)代化信息社會(huì)的發(fā)展，因此應(yīng)用科學(xué)的匯總績(jī)效管理理論，有利于促進(jìn)檔案管理工作的效率提升，更好發(fā)揮檔案管理工作的職能同時(shí)，確保檔案管理體系的科學(xué)性和合理性。績(jī)效管理理論作為學(xué)科管理模式，應(yīng)用至檔案管理體系中，其建設(shè)目標(biāo)為改善檔案管理工作人員的業(yè)績(jī)表現(xiàn)，優(yōu)化開發(fā)工作人員與單位組織的雙向潛能，從而實(shí)現(xiàn)高校組織的管理戰(zhàn)略目標(biāo)。應(yīng)用匯總績(jī)效管理理論，構(gòu)建科學(xué)化的檔案管理體系，需要注重檔案工作的系統(tǒng)性，同時(shí)還需要堅(jiān)持公正客觀的管理原則，選擇量化的統(tǒng)一績(jī)效管理指標(biāo)，定量與定性原則有效結(jié)合，讓高校檔案為高校運(yùn)行管理和科研創(chuàng)新進(jìn)行服務(wù)的同時(shí)，高校檔案管理工作也能成為高校建設(shè)過(guò)程中的重要組成部分。
四、匯總績(jī)效管理理論在高校檔案管理體系中的應(yīng)用策略
（一）高校檔案績(jī)效管理目標(biāo)的科學(xué)化設(shè)置
就高校檔案管理體系構(gòu)建而言，應(yīng)用匯總績(jī)效管理理論需要從管理目標(biāo)的科學(xué)化設(shè)置角度出發(fā)，根據(jù)高校層面的績(jī)效管理整體目標(biāo)，檔案管理部門的管理目標(biāo)和檔案工作人員的績(jī)效目標(biāo)等不同層面，自上而下進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。高校檔案管理工作的績(jī)效管理目標(biāo)應(yīng)包括管理體制建設(shè)目標(biāo)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)目標(biāo)、檔案管理人才建設(shè)目標(biāo)、檔案服務(wù)利用效率建設(shè)目標(biāo)等。在這些基礎(chǔ)績(jī)效目標(biāo)設(shè)置基礎(chǔ)之上，還要考慮高校檔案管理職能的深層次拓展目標(biāo)，只有應(yīng)用匯總績(jī)效管理理論，對(duì)于高校檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)化的目標(biāo)設(shè)置，才能明確管理工作的發(fā)展方向，為管理模式的建設(shè)指明相應(yīng)指導(dǎo)性方向。
（二）高校檔案績(jī)效管理指標(biāo)的明確制定
如果說(shuō)高校檔案績(jī)效管理目標(biāo)是宏觀調(diào)控范疇，高校檔案績(jī)效管理指標(biāo)則是更為詳實(shí)的考核標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建。績(jī)效指標(biāo)的制定要考慮管理工作的層級(jí)性，首先是一級(jí)績(jī)效管理指標(biāo)的制定，這包括組織管理、檔案保管、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案開發(fā)利用這四個(gè)層面的指標(biāo)設(shè)置。在此基礎(chǔ)上是二級(jí)績(jī)效管理指標(biāo)的制定，這包括更加具體的管理機(jī)制、人才建設(shè)、檔案管理硬件和軟件設(shè)施的構(gòu)建、檔案開發(fā)和利用相關(guān)制度的完善等多方面內(nèi)容。需要注意的是，隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理的硬件和軟件設(shè)施構(gòu)建要適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需求，完善硬件設(shè)施，同時(shí)優(yōu)化軟件條件的儲(chǔ)備。
（三）高校檔案績(jī)效管理的激勵(lì)目標(biāo)設(shè)置應(yīng)用
匯總績(jī)效管理理論至高校檔案管理體系之中，可極大發(fā)揮績(jī)效管理的激勵(lì)職能。這同樣需要設(shè)置科學(xué)化的激勵(lì)目標(biāo)。例如在績(jī)效管理與薪酬管理進(jìn)行有效結(jié)合的過(guò)程中，可以適當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的激勵(lì)空間，給予檔案管理工作人員相應(yīng)的自主能動(dòng)發(fā)揮空間。當(dāng)前我國(guó)檔案管理人員的薪酬組成體系中，基本薪酬采用全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，但績(jī)效部分的薪酬管理體系則可以根據(jù)績(jī)效評(píng)估結(jié)果來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的激勵(lì)和獎(jiǎng)懲，這與檔案管理工作人員的晉升和降級(jí)直接相關(guān)，堅(jiān)持優(yōu)勞優(yōu)酬的績(jī)效管理原則。這樣的應(yīng)用策略不僅能夠激發(fā)檔案工作人員的工作熱情，促進(jìn)其工作的效率提升，還有利于整體檔案管理人才隊(duì)伍的科學(xué)建設(shè)。
（四）應(yīng)用匯總績(jī)效管理促進(jìn)高校檔案管理信息化進(jìn)程
隨著社會(huì)信息化程度的不斷加深，檔案利用的信息化進(jìn)程也亟待得到相應(yīng)的重視。我國(guó)當(dāng)前高校檔案管理工作中，信息化應(yīng)用程度并不完善，主要應(yīng)用于信息化檢索等方面，在檔案開發(fā)和利用服務(wù)等方面的信息化開發(fā)程度并不高。在新形勢(shì)下，檔案管理工作的核心不再是傳統(tǒng)的注重保管及收藏職能，檔案管理將更加注重開發(fā)和服務(wù)功能。這就需要建立更加科學(xué)的檔案利用信息平臺(tái)，應(yīng)用現(xiàn)代化管理理念，提高檔案檢索、檔案利用以及檔案開發(fā)的效率，利用現(xiàn)代化信息工具更好地進(jìn)行查檔工作，增強(qiáng)檔案績(jī)效管理的功能發(fā)揮，以能更加滿足廣大師生的檔案利用需求，實(shí)現(xiàn)推送式檔案服務(wù)的創(chuàng)新職能。
五、結(jié)束語(yǔ)
高校檔案管理是高校事務(wù)管理工作中的重要組成部分，同時(shí)也是一個(gè)實(shí)效性極強(qiáng)的系統(tǒng)工程。高校檔案管理的水平對(duì)高校管理起著極大的影響作用。應(yīng)用匯總績(jī)效管理理論有利于提升高校檔案管理的工作效率，促進(jìn)檔案工作向更加科學(xué)化和系統(tǒng)化的方向發(fā)展，從而促進(jìn)高校管理工作的順利進(jìn)行。在應(yīng)用績(jī)效匯總理論的過(guò)程中，需要注重管理目標(biāo)及相應(yīng)指標(biāo)的科學(xué)設(shè)置，同時(shí)有效地將績(jī)效管理與薪酬管理進(jìn)行科學(xué)結(jié)合，為檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)提供相應(yīng)的激勵(lì)和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，另外還能促進(jìn)檔案信息化進(jìn)程的科學(xué)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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我國(guó)對(duì)于人事檔案管理的研究起步較晚，所以，在很多因素的影響下，人事檔案所面臨的主要問(wèn)題就是很多檔案找不到主人，就是我們稱之為的“棄檔”現(xiàn)象，這種現(xiàn)行嚴(yán)重的影響了人事檔案管理的工作，根據(jù)不完全的統(tǒng)計(jì)，全國(guó)有將近65萬(wàn)的人事檔案至今無(wú)人問(wèn)津，這還不包含遠(yuǎn)離家鄉(xiāng)外出打工的學(xué)生族。從這些“棄檔”的現(xiàn)象中，我們不難發(fā)現(xiàn)我國(guó)傳統(tǒng)人事檔案管理所具有的弊端，在傳統(tǒng)人事檔案管理中，檔案是要跟隨人員的調(diào)動(dòng)而轉(zhuǎn)走的，就是所謂的“人檔不分離”，這種管理模式嚴(yán)重的與如今信息化社會(huì)相互矛盾，同時(shí)，在傳統(tǒng)人事檔案中，提供個(gè)人思想教育、家庭背景以及社會(huì)關(guān)系方面的內(nèi)容較多，而對(duì)于工作的能力、經(jīng)驗(yàn)以及特長(zhǎng)等方面內(nèi)容涉及的很少，總的來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)人事檔案管理中，重學(xué)歷、資歷，輕能力、業(yè)績(jī)；重歷史，輕現(xiàn)實(shí)；重抽象，輕具體。因此，要想適合我國(guó)干部人事制度的改革以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，就必須要?jiǎng)?chuàng)新人事檔案管理制度與模式。
二、創(chuàng)新制度人事檔案管理制度應(yīng)遵循的原則
1.人事檔案在職能上，要以確立服務(wù)機(jī)制為主要原則，人事檔案的記錄內(nèi)容要以單位管理為出發(fā)點(diǎn)，不僅要具備個(gè)人的自然信息，也要具備相關(guān)的工作信息，這就要求人事檔案的管理要符合市場(chǎng)流動(dòng)人才的使用、管理和流動(dòng)。
2.人事檔案的內(nèi)容要具備一定的完整性，檔案記錄的內(nèi)容一定要做到詳實(shí)和準(zhǔn)確，因此，新型的人事檔案記錄的內(nèi)容，一定要完整、全面和豐富，能夠真實(shí)的反應(yīng)一個(gè)人真實(shí)的精神面貌，從而，為社會(huì)提供一個(gè)準(zhǔn)確的檔案存檔。
3.人事檔案管理一定要實(shí)現(xiàn)通用的原則，實(shí)現(xiàn)通用的人事檔案，首先，就是要確保人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，這種標(biāo)準(zhǔn)化要根據(jù)國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)以及地方人事檔案的編制規(guī)則進(jìn)行。其次，就是要實(shí)現(xiàn)人事檔案的規(guī)范化，就是要保證檔案的內(nèi)容要實(shí)行統(tǒng)一規(guī)范，最后，就是要求人事檔案的制定還要符合網(wǎng)絡(luò)化的要求，從而便于人事檔案的流通。
三、變革人事檔案管理的模式
1.美國(guó)人事檔案管理的制度與模式。在人事檔案管理模式和制度中，不同的國(guó)家，由于人事管理制度的不同，其檔案管理模式也存在著不同，本文以美國(guó)人事檔案管理的特色進(jìn)行分析，以此探究符合我國(guó)的管理模式。在美國(guó)人事檔案管理系統(tǒng)大體分為兩種，一種是公立系統(tǒng)，一種是私立系統(tǒng)，在公立系統(tǒng)中，人事檔案的管理是由人事部門和檔案管理機(jī)構(gòu)相互配合進(jìn)行的，這種緊密的聯(lián)系，在很大程度上便于人事的調(diào)動(dòng)和流動(dòng)。在私利系統(tǒng)中，其管理的特點(diǎn)是進(jìn)行“人檔分離”，這種管理將就職人員與退休離職人員的檔案進(jìn)行分開管理，就職人員的檔案有就職單位和有關(guān)部門進(jìn)行保管，離職和退休人員的檔案則由另例的其他部門進(jìn)行統(tǒng)一的管理。此外，在美國(guó)檔案管理機(jī)構(gòu)中，還存在著一個(gè)較為權(quán)威的機(jī)構(gòu)，就是社會(huì)保障署所建立的社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)和人事檔案記錄表。這些保險(xiǎn)號(hào)和檔案記錄表成為了美國(guó)公民的另一種身份的象征，通過(guò)保險(xiǎn)號(hào)，很容易查看人員是否存在一些違法和違紀(jì)的行為，因此，這種檔案形式，成為了很多企業(yè)用人審核的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。
2.建立社會(huì)化、開放式的人事檔案管理的新模式。由于我國(guó)人事檔案管理方面的不足，本文建議借鑒國(guó)外一些先進(jìn)的檔案管理模式，建立一個(gè)社會(huì)化、開放式的人事檔案管理新模式。實(shí)現(xiàn)我國(guó)人事檔案管理的社會(huì)化，就是要強(qiáng)化建立具有社會(huì)性質(zhì)的檔案管理機(jī)構(gòu)，從而解決一些人員檔案無(wú)法保管的問(wèn)題，在原來(lái)很多企業(yè)和機(jī)構(gòu)都是保管自身單位人員的檔案，這就造成其他一些待業(yè)者和退休人員的檔案無(wú)人保管，建立社會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)，在很大程度上會(huì)解決這種矛盾。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)我國(guó)人事檔案管理的開放性，就必須要采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，同時(shí)，在保障安全的情況下，實(shí)現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化共享，積極的促進(jìn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理的形成，這樣可以從傳統(tǒng)單一的人事檔案管理手段中，解脫出來(lái)，實(shí)現(xiàn)一個(gè)開放式的管理模式。
四、結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞 成人教育 學(xué)檔案生 檔案管理
中圖分類號(hào)：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
1 加強(qiáng)成人學(xué)生檔案管理的必要性
成人學(xué)生檔案管理的內(nèi)容主要有學(xué)生個(gè)人基本情況表、學(xué)籍變動(dòng)情況、教學(xué)計(jì)劃表、入學(xué)注冊(cè)登記表、學(xué)習(xí)期間注冊(cè)表、學(xué)籍卡片、各科成績(jī)、考試試卷、教學(xué)計(jì)劃表、畢業(yè)資格審核、畢業(yè)生鑒定等，基本上囊括了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)離校期間的所有第一手資料。加強(qiáng)成人學(xué)生檔案管理，主要是由成人教育的特征所決定的。
1.1 成人教育的特征
第一，成人教育對(duì)象的廣泛性。我國(guó)當(dāng)前成人教育對(duì)象十分廣泛，不論其受教育程度、職業(yè)、年齡和性別，只要愿意和有學(xué)習(xí)能力，都可以接受教育。因此，從某種意義來(lái)講，只要有愿意學(xué)習(xí)的人，就必定會(huì)存在成人教育。
第二，成人教育領(lǐng)域的開放性。作為我國(guó)教育體系的重要組成部分，成人教育依附于社會(huì)而存在，具有很強(qiáng)的社會(huì)性。特別每一種生產(chǎn)活動(dòng)，都存在成人教育，每一個(gè)社會(huì)組織中，都存在一些成人學(xué)習(xí)者，每一種公共文化教育設(shè)施和傳播媒介，都可以成為成人教育的地方。成人教育具有很強(qiáng)的開放性，面對(duì)全社會(huì)，服務(wù)全社會(huì)，依附全社會(huì)。
第三，成人教育內(nèi)容的豐富性。成人教育對(duì)象較為復(fù)雜，往往是帶有一定目的而進(jìn)行的學(xué)習(xí)。因此，成人教育不僅有一些包含聽說(shuō)讀寫等基本課程，而且還包括心理調(diào)適、休閑娛樂(lè)、職業(yè)禮儀、政治法律等擴(kuò)展課程。
第四，成人教育過(guò)程的終身性。與階段性的在校教育不同的是，我國(guó)成人教育時(shí)間不限、周期不限，是終身的，只要還有學(xué)習(xí)能力，都可以接受成人教育。在其從學(xué)校畢業(yè)，走上工作崗位以后，可能會(huì)彌補(bǔ)“本領(lǐng)恐慌”、“知識(shí)恐慌”，就可以繼續(xù)接受成人教育。
1.2 加強(qiáng)成人學(xué)生檔案管理的必要性
第一，基于學(xué)生的角度來(lái)看，學(xué)生檔案管理是學(xué)校的重要資源，也會(huì)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生管理的重要手段。學(xué)生在接受一定階段的成人教育以后，可以通過(guò)檔案對(duì)比，分析其能力提升和知識(shí)增加的重要依據(jù)，是評(píng)價(jià)學(xué)校教育質(zhì)量的重要方式。
第二，基于學(xué)校的角度來(lái)看，加強(qiáng)對(duì)成人學(xué)生檔案的管理，是不斷提升學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)成人學(xué)生檔案的管理，可以有效檢驗(yàn)出學(xué)校在教學(xué)管理中是否還有漏洞，這對(duì)成人教育的發(fā)展具有重要作用。
第三，基于檔案管理自身角度來(lái)看，我國(guó)當(dāng)前成人學(xué)生檔案管理中，還存在檔案意識(shí)不強(qiáng)、管理不到位等問(wèn)題，直接導(dǎo)致成人學(xué)生檔案管理中存在諸多問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)成人學(xué)生檔案管理，一方面對(duì)于推進(jìn)成人學(xué)校學(xué)生管理的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化具有重要意義，同時(shí)還可以將成人教學(xué)方法和教學(xué)水平放在一個(gè)更加全面的角度進(jìn)行比較，形成良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師在這種競(jìng)爭(zhēng)氛圍中，將會(huì)投入更多精力轉(zhuǎn)變教學(xué)理念、教學(xué)模式、教學(xué)方法，促進(jìn)成人教育教學(xué)水平和管理水平。
2 我國(guó)當(dāng)前成人學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題
2.1 成人學(xué)生檔案管理制度不健全
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，我國(guó)各個(gè)成人院校更加注重教育的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，但是對(duì)于成人學(xué)生檔案管理存在重視程度不夠、認(rèn)識(shí)模糊等問(wèn)題，在硬件檔案管理辦公條件和設(shè)施硬件投入不夠，檔案管理手段落后、管理方法混亂等問(wèn)題。甚至一些成人院校中，至今還在沿用著傳統(tǒng)手工檔案管理方式，還沒(méi)有上升到信息化管理的高度。檔案管理手段的落后，直接導(dǎo)致成人學(xué)生檔案管理效率較低，難以及時(shí)促進(jìn)成人教育事業(yè)發(fā)展。也有的部分成人院校中，缺乏完善的檔案管理制度，在建章立制過(guò)程中，未能根據(jù)成人教育特點(diǎn)，導(dǎo)致成人學(xué)生檔案管理規(guī)范性較差、材料雜亂無(wú)章，在學(xué)生檔案資料搜集中浪費(fèi)大量人力物力和財(cái)力。近年來(lái)，一些成人院校采取多樣化教學(xué)手段，學(xué)生檔案管理內(nèi)容和種類更加多元化、復(fù)雜化，而且在具體學(xué)生檔案管理過(guò)程中，可能涉及到多頭管理，不同部門掌握等問(wèn)題，學(xué)生的鑒定材料和在校表現(xiàn)情況由班主任掌握，學(xué)生管理部門負(fù)責(zé)學(xué)生的注冊(cè)和畢業(yè)離校手續(xù)辦理、學(xué)籍變動(dòng)、信息更改等，教務(wù)部門負(fù)責(zé)學(xué)生考試試卷和成績(jī)等，在溝通不暢、職責(zé)不清、協(xié)調(diào)不統(tǒng)一等情況下，成人學(xué)生檔案容易出現(xiàn)失真和不完整等問(wèn)題。
2.2 成人學(xué)生檔案管理意識(shí)淡薄
我國(guó)成人教育特征，直接決定了成人院校和普通高等院校學(xué)生檔案管理的不同，也絕對(duì)了與普通高等教育相比，成人學(xué)生檔案管理的重要性并非特別明顯，也造成了成人院校對(duì)于學(xué)生檔案管理管理人員隊(duì)伍建設(shè)和人員培訓(xùn)的忽視。學(xué)生檔案管理具有很強(qiáng)的原則性、準(zhǔn)確性和計(jì)劃性，但是許多成人院校領(lǐng)導(dǎo)卻忽視了對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，其學(xué)生檔案管理意識(shí)的淡薄，重視的不到位，重要性認(rèn)識(shí)的不足，很難將那些高效、先進(jìn)、科學(xué)的檔案管理理念引入到成人學(xué)生檔案管理領(lǐng)域，檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)滯后，檔案管理人員素質(zhì)和能力參差不齊。
2.3 成人學(xué)生檔案材料搜集不及時(shí)
目前，我國(guó)成人學(xué)生檔案內(nèi)容主要有畢業(yè)證、學(xué)位證、畢業(yè)證明和學(xué)生證書，學(xué)生學(xué)籍考試試卷和成績(jī)，學(xué)生學(xué)籍證明和學(xué)籍變動(dòng)等材料，其檔案主要是由招生部門、教學(xué)管理部門、學(xué)生管理部門和各個(gè)院系產(chǎn)生的。檔案的根本原則是真實(shí)性、完整性和原始性，原始材料的收集是學(xué)生檔案管理的基礎(chǔ)，只有將這些文件資料全部搜集完整，才能夠?qū)W(xué)生檔案進(jìn)行有效管理。在一些成人院校的學(xué)生檔案管理實(shí)踐中，由于沒(méi)有及時(shí)搜集整理相關(guān)資料，導(dǎo)致檔案資料不完整現(xiàn)象較為普遍。首先是招生資料搜集整理的不及時(shí)。伴隨成人院校辦學(xué)招生規(guī)模的擴(kuò)大，補(bǔ)錄周期的延長(zhǎng)，客觀上為學(xué)生檔案的搜集整理工作帶來(lái)較大難度。其次是學(xué)生成績(jī)資料搜集整理不及時(shí)。在學(xué)校學(xué)生人數(shù)不斷增加的同時(shí)，教師和學(xué)生管理人員隊(duì)伍沒(méi)有相應(yīng)增加，導(dǎo)致教師工作量在不斷增加，再加上現(xiàn)階段學(xué)生考試形式更加多樣化，為學(xué)校教務(wù)管理帶來(lái)較大難度，難以對(duì)學(xué)生成績(jī)記錄冊(cè)進(jìn)行及時(shí)收集，甚至因?yàn)殚L(zhǎng)期沒(méi)有搜集和整理，出現(xiàn)成績(jī)單和考試試卷丟失等。第三是學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)情況搜集整理不及時(shí)。伴隨我國(guó)普通高等教育的發(fā)展，成人院校面臨生源枯竭問(wèn)題十分明顯，生源質(zhì)量不斷下降。學(xué)生在學(xué)習(xí)過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、降級(jí)等，學(xué)籍變動(dòng)較為頻繁。如果對(duì)學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)情況沒(méi)有及時(shí)搜集整理的話，將會(huì)導(dǎo)致學(xué)生管理部門、教學(xué)部門、教學(xué)院系在對(duì)學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)時(shí)候，數(shù)據(jù)不符等問(wèn)題，直接影響學(xué)生檔案管理質(zhì)量。
3 成人教育中學(xué)生檔案管理改進(jìn)措施
3.1 要強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)
成人學(xué)生檔案管理存在問(wèn)題，首先在于思想沒(méi)有重視起來(lái)，責(zé)任沒(méi)有落實(shí)到位，因此要加大對(duì)成人學(xué)生檔案管理的思想重視程度，從根本上解決認(rèn)識(shí)不足、重視程度不夠的問(wèn)題。第一，要盡量爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)生檔案管理的重視，盡可能在人力、物力和財(cái)力分配中給予傾斜，盡可能多的配備那些具有一定檔案管理知識(shí)和技能、責(zé)任心較強(qiáng)的檔案管理人員，專職從事成人學(xué)生檔案管理工作。第二，要加大對(duì)成人學(xué)生檔案管理人員的技能培訓(xùn)，要能夠?qū)⒋隧?xiàng)工作與招生、教學(xué)放在同等位置，加強(qiáng)教學(xué)部門與學(xué)生之間的溝通交流，提高學(xué)生對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)、理解、支持，形成人人關(guān)心檔案管理工作、人人支持檔案管理工作、人人參與檔案管理工作的良好氛圍。
3.2 要建立完善成人學(xué)生檔案管理規(guī)章制度
加強(qiáng)成人學(xué)生檔案管理工作，前提是要有一個(gè)科學(xué)的、規(guī)范的學(xué)生檔案管理規(guī)章制度。第一，要堅(jiān)持以人為本的原則和要求，探索建立健全適合成人院校的學(xué)生檔案管理制度，要在學(xué)生檔案管理實(shí)踐中做到有章可循。要緊隨檔案管理形式發(fā)展要求，不斷修訂完善學(xué)生檔案管理制度。例如，在充分考慮成人院校學(xué)生大多數(shù)是在職，工學(xué)矛盾較為突出，可以在修訂學(xué)籍管理過(guò)程中，制定出免修不免考、倒班聽課制度等。第二，要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則和要求，建立健全成人學(xué)生電子檔案管理制度。例如，可以制定學(xué)籍電子檔案保密制度、學(xué)籍檔案電子存儲(chǔ)介質(zhì)管理制度、學(xué)籍電子檔案?jìng)浞葜贫取５谌瑥?qiáng)化制度執(zhí)行落實(shí)。“一打綱領(lǐng)不如一個(gè)計(jì)劃”。各類成人學(xué)生檔案管理制度制定以后，就要抓落實(shí)，要不斷規(guī)范成人學(xué)生檔案管理制度運(yùn)行程序，做到制度有部署、有審查、有結(jié)果。要及時(shí)發(fā)現(xiàn)制度實(shí)施中存在的問(wèn)題，堵塞檔案管理工作中存在的漏洞。第四，要制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制。加強(qiáng)對(duì)成人學(xué)生檔案管理工作的定期考核，做到有誤必罰、有好必獎(jiǎng)，不斷提高檔案管理人員的工作積極性。
3.3 要強(qiáng)化成人學(xué)生檔案管理投入
第一，要強(qiáng)化對(duì)成人學(xué)生檔案管理的硬件資金投入。在辦公條件和辦公設(shè)備配置上，給予更多資金投入。隨著檔案管理信息化的發(fā)展和要求，成人院校必須要投入更多的資金，改善其硬件辦公設(shè)備，增添路由器、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、復(fù)印件、打印機(jī)、電腦等辦公設(shè)備，提高信息化管理水平。第二，要強(qiáng)化成人學(xué)生檔案管理的庫(kù)房資金投入。檔案管理對(duì)于庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度、濕度等方面都有較高要求，必須要有專業(yè)的防灰塵、防潮除濕設(shè)施，專門的檔案柜和檔案架，而且電子檔案還要有專業(yè)的防震動(dòng)、防磁防電設(shè)備。第三，要強(qiáng)化成人學(xué)生檔案管理的軟件資金投入。學(xué)生檔案管理信息化，不僅是要配置專業(yè)的辦公設(shè)備和儀器，同時(shí)還要有相應(yīng)配套的學(xué)籍檔案管理軟件，這也是提高成人學(xué)生檔案管理的關(guān)鍵所在。成人院校必須要加大對(duì)學(xué)生檔案管理軟件的資金投入，強(qiáng)化軟件開發(fā)，提高檔案管理效率和信息化水平。
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