時間：2023-07-25 16:50:45
導語：在簡述采購管理的重要性的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
關鍵詞:采購;成本;分析;控制
中圖分類號:F27文獻標識碼:A
一、引言
在傳統思維里,采購就是拿錢買東西,目的就是以最少的錢買到最好的商品。但是,隨著市場經濟的發展、技術進步、競爭的日趨激烈,采購已由單純的商品買賣發展成為一種職能,一種可以為企業節省成本、增加利潤、獲取服務的職能。在企業的產品開發、質量保證、供應鏈管理及經營管理中起著極其重要的作用。采購成本是企業成本管理中的主體和核心部分,采購是企業管理中“最有價值”的部分。正確確定采購的地位,是當今每個企業在全球化、信息化市場經濟競爭中賴以生存的一個基本保障,更是現代企業謀求發展壯大的一個必然要求。
二、采購成本分析的內容
采購成本包括訂購成本、存貨儲備成本和品質構成成本。
1、物料的訂購成本。包含以下成本:請購手續成本,包括請購的人工費用、用品費用和主管的審查費用;采購成本,包括估計、詢價、比價、議價、采購、通訊聯絡和用品等費用;收貨驗收成本,包括驗收的人工費用、交通費用和儀器儀表費用;進庫成本,主要是物料的搬運費用;其他成本,包括會計入賬、支付貨款等花費的費用。
2、存貨儲備成本。包括以下費用:資金成本,存貨的品質維持需要拖入大量資金,投入的資金便喪失了其他使用這筆資金的機會。如果每年其他使用這筆資金的投資回報率為20%,那么每年存貨資金成本為這筆資金的20%。搬運成本,存貨數量增加,搬運和裝卸的機會也增加,搬運工人與搬運設備同樣增加,其搬運成本相應增加;倉儲成本,包括倉庫租金、維護和管理等費用;折舊及陳腐成本,存貨容易發生品質變異、破損、報廢、價值下跌和呆滯料,造成相應的費用損失其他成本,包括存貨的保險費以及其他管理費用等。
3、品質成本。設計品質成本:指企業為保證產品的設計品質適合用戶要求和生產要求所投入的費用,以及設計缺陷所造成的損失;采購品質成本,指為促使和鑒定采購物達到合同規定的品質要求所支付的費用,以及采購物未達到品質要求給采購方造成的損失;邊際品質成本,指品質成本對產品品質特性最小單位變化的變動成本;用戶品質成本,指用戶為了獲得品質滿意的產品所支付的費用,以及產品品質不能滿足用戶要求給用戶造成的損失;社會品質成本,指國家品質監督機構、環境保護機構、用戶權益保護組織等在鑒別和促使改進產品品質、環境保護等方面投入的費用,以及產品品質不良造成危害給社會帶來的經濟損失;全壽命品質成本,指產品從市場調研、研制、生產、使用到報廢、銷毀的全過程中,缺少的對實現全壽命品質控制所投入的費用,以及產品品質不良造成的損失;作業品質成本,指企業為促使品質人員提高作業效果所支付的費用以及作業差錯造成的損失。
三、采購成本結構分析
應用ABC管理分類可以有效地反映企業采購成本的結構。ABC管理法根據事物的經濟、技術等方面的主要特征,運用數理統計方法,進行統計、排列和分析,抓住主要矛盾,分清重點與一般,從而有區別地采取管理方式的一種定量管理方法。又稱巴雷托分析法、主次因分析法、ABC分析法、分類管理法、重點管理法。它以某一具體事項為對象,進行數量分析,以該對象各個組成部分與總體的比重為依據,按比重大小的順序排列,并根據一定的比重或累計比重標準,將各組成部分分為ABC三類,A類是管理的重點,B類是次重點,C類是一般。習慣上常把主要特征值的累計百分數達70%～80%的若干因素稱為A類,累計百分數在10%～20%區間的若干因素稱為B類,累計百分數在10%左右的若干因素稱C類。
ABC分析和哲學中抓主要矛盾的理論還是有一定區別的,主要區別在于,ABC分析用數量的研究方法來分析出“關鍵的少數”,這就使這種分析手段更容易排除假象而認識到事物本質,更容易排除主觀隨意性而客觀地認識問題。由于采用了數量的研究方法,才使千百年來人們頭腦中“主要、次要”、“關鍵、一般”、“綱、目”等認識,轉變成了具有較強科學性的現代管理方法。
四、采購成本的控制
在現在大多數企業里,多頭對外,分散采購,信息渠道不完善,采購數量多、品種多,不能準確了解供應商成本的高低,市場競爭激烈,造成企業采購成本一直居高不下。因此,控制采購成本是亟須解決的問題。
1、對于A類項目的采購成本控制。建立、完善的采購制度,做好采購成本控制的基礎工作。采購工作涉及面廣,并且主要是和外界打交道,因此如果企業不制定嚴格的采購制度和程序,不僅采購工作無章可依,還會給采購人員提供暗箱操作的溫床。完善采購制度要注意以下幾個方面:建立嚴格的采購制度。建立嚴格、完善的采購制度,不僅能規范企業的采購活動、提高效率、杜絕部門之間扯皮,還能預防采購人員的不良行為。建立供應商檔案和準入制度。對企業的正式供應商要建立檔案,供應商檔案除有編號、詳細聯系方式和地址外,還應有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質評級、銀行賬號等,每一個供應商檔案應經嚴格的審核才能歸檔。建立價格檔案和價格評價體系。企業采購部門要對所有采購材料建立價格檔案,對每一批采購物品的報價,應首先與歸檔的材料價格進行比較,分析價格差異的原因。
2、對于B類項目采購成本的控制。確定適宜的采購時機與合理的采購批量采購過早、庫存過多都會增加庫存費用。采購過晚、庫存過少,會引起缺貨損失。采購批量過大,有可能產生積壓;采購批量過小又會增加采購次數、增加采購的固定費用。所以,企業應根據庫存和銷售情況確定適宜的采購時機與合理的采購批量。優化整體供應商結構及供應配套體系,這包括通過供應商市場調研等尋找更好的新供應商、通過市場競爭招標采購、與其他單位合作集中采購、減少現有原材料及零部件的規格品種進行大量采購、與供應商建立伙伴型合作關系取得優惠價格等。
3、對于C類項目采購成本的控制。實行戰略成本管理來指導采購成本控制。估算供應商成本的高低,這是影響采購價格的最根本的。在與供應商的談判過程中,只有了解對方的成本,才能在價格上占主導地位,因此要加強與供應商的聯系和溝通,多了解哪些材料成本的比重大,哪些少,才能制定出合理的采購價格,使雙方都滿意,從而達到雙贏的目的。在競爭中,了解競爭對手的情況。只有清楚地知道競爭者的優勢和劣勢,才能更好地爭取到供應商,通過對現有供應商的改進來降低采購成本,如促使供應商實施即時供應、改進供應商的產品質量以降低質量成本、組織供應商參與本企業的產品開發及工藝開發降低產品與工藝成本。通過運用采購技巧和戰術來降低采購成本,提高談判技巧和對策,以及采購方案,使采購的商品的成本達到最低化。
五、結語
總之,在現代企業里,由于采購成本分析不夠準確,造成企業采購成本過高,也有一些企業只關注企業的某一項成本,而忽略了整體成本,使企業的經濟效益一直都上不去。企業只要廣開思路、明確方向,完善采購管理工作,創造性地開展工作,用科學的物流系統理論指導采購工作,做到理論和實踐相結合,就能在激烈的市場競爭中逐步發展、壯大。
(作者單位:長江大學管理學院;指導老師唐立新)
主要參考文獻:
[1]鞠頌東,徐杰編著.采購管理.機械工業出版社,2005.
關鍵詞：財務分析 農業企業 財務管理
一、新農村建設背景下農業企業財務管理的現狀
（一）財務管理生存基礎較弱
在新農村建設的背景下，競爭日趨激烈的農產品市場，農業產業化已成為必然趨勢。公司將在農業市場進行選址，有必要改善提高農業企業的農業產業化經營的發展趨勢的經濟效益。財務管理是提高經濟效益，提高財務管理水平，有效控制成本，獲得最大的經濟利益的重要手段，是幫助的農業龍頭企業以提高資金的利用率的重要方式。就目前的情況來看，一些農業企業損失或不明確的業務面臨著兩個目標破產的困境，并且沒有相應的預算管理，給財務管理的工作方向和財務管理系統的規范帶來困境。
（二）財務管理人員沒有發揮應有的作用導致企業盲目投資
在新農村建設背景下，我們的國家政策將加大對農業龍頭企業的支持。農業企業在多方面得到更多的支持優惠政策，但是一些農業企業的經理屬于管理，財務管理人員因為職業素質不高，提供的投資報告存在虛假信息。并且國家的獎勵計劃并沒有在實際的財務管理工作理念中真正意義的實施，導致企業財務管理實踐工作帶來了一定的困難，導致農業企業投資過大，資本結構發生變化，不能夠合理安排生產和經營的事業資金嚴重不足，給企業帶來了沉重債務的負擔。
二、農業企業財務管理工作現狀
包括資本預算，財務管理，資本配置和應用程序，日程安排的重點農業龍頭企業，盡管參與范圍廣，各種各樣的財務管理問題，主要表現在以下幾個方面實現：
（一）缺乏財務管理意識
大多數經理以及相關管理人員，都不是專業的農業專業人員，在其他行業從事管理工作，又或者按照管理層的積極的基層農民的具體工作的經驗來看，缺乏這樣的指導，往往會出現不同程度的偏差的公司而不是從企業融資的農業專業的科學有效管理的角度;此外，質量管理標準和相關的問責制相應的財務管理制度的制定，或適當和有效的未履行相關的財務管理系統，因為財務管理制度，避免低水平強，農業企業的一部分管理人員的培養它最終會造成不同程度的財政問題，影響了正常經營企業的可持續發展，已經失去了其有效性。
（二）未明確財務人員的職權
農業企業的財務管理是財務管理和公司治理的一部分，大多數員工都知道財務管理風險的必要性，甚至一些公司財務管理人員的對企業財務狀況直接或間接地掌握，并且如果一個高層次的財務管理欠缺經驗，從而導致理財的損失，在大多數情況下，獲得了深入了解企業融資的核心也難以打擊員工積極性和外資財務管理人員的工作，因此影響整個企業融資管理水平;此外，企業和社會的資產和國家負責所有的企業財務人員的基本職責，但盡管農業企業和相關管理人員和農業企業的停滯未履行責任人的義務，財務管理水平的財務管理相對欠缺。
三、強化中小農業企業財務管理的建議措施
（一）進一步強化財務管理意識
在實際的工作中有效的對生產管理和技術管理、質量管理和采購管理進行有效協調，以解決財務管理中出現的問題。財務管理中的一些因素是企業資金取得的正常需求的必要手段，它是為了確定農業生產中的不足，提高財務績效管理活動的依據。農業企業應該避免進行單純的財務資金管理的管理模式，應該以財務管理為中心的進行全方位的管理模式，幫助經濟實現業務目標。農業公司供應商和市場是提升內部和外部資源的最重要因素。
（二）建立健全財務風險管理機制
財務風險管理機制其中的一個新經濟時代的一個高風險的主要特征。農業企業的管理控制適當，良好的財務管理機制帶給企業高效的發展和農業公司的長期健康發展，并可以確保需要解決的所有風險類型和公司管理層的風險管理。加強農業企業的財務風險管理可以從以下幾個方面進行：加強明確風險管理目標，消除金融風險的系統實施，充分財務公司及相關系統的基本任務，企業目標確保金融風險的管理，并根據不同的技術，以防止金融風險。
（三）積極推進農業企業財務管理的信息化建設
現如今是新經濟和信息時代，財務管理以適應新的經濟環境下，我們必須推進財政管理信息化建設，并連接到一套完整的硬件和軟件，加大財務管理信息化中電子表格應用的重視。農業企業信息化財務管理，促進有效利用財務管理，以降低財務數據的共享和成本系統，按照財務管理信息，加強財務管理人員是網絡的信息化水平和改善公司財務管理的整體管理的作用，可提高財務管理的效率和效益。
四、結束語
綜上所述，農業企業的財務管理是由兩部分組成的，分別是企業內部和外部分析。本文通過分析投資過程中農業企業相關的財務分析的基礎上，對進行投資活動進行了簡要的分析，再一次表明了正確的投資和科學的控制操作可以給企業帶來更大的經濟效益，從而最優化農業企業的利益。通過對農業企業財務管理的重要性分析，財務分析在農業企業的實際應用中，發現存在于公司的財務管理在當時的問題，以促進可持續發展，并提出了相應的解決措施。
參考文獻：
關鍵詞：建筑；工程；施工；管理
中圖分類號： TS958 文獻標識碼： A
前言
隨著我國社會經濟的迅速發展，建筑行業在時代的背景下快速崛起，國內的建筑施工企業不斷的總結經驗提高技術水平。建筑工程不斷的發展也代表了時代文明的新標志。然而，一個能夠提高建筑企業利潤，能夠提高建筑物質量，能夠提升建筑物技術含量的完美工程，是取決于建筑施工工程的管理。施工管理是指建筑企業從施工任務開始直到工程竣工的全面過程中，實現工程項目要求的質量、竣工時間和成本的全方位設計、規劃、組織管理、協調管理和監督監控。施工管理需要在規定的時間做好前期規劃、設計，并完成施工，并保證建筑物的質量安全達標。同時要減少企業的成本，為企業爭取最大利益化的管理方式。下面將詳述建筑工程施工管理整個過程。
一、施工管理的前期工作
做好施工管理的前期規劃非常重要，在現如今市場化、經濟化的今天，建筑行業競爭非常激勵，很多建筑企業的負責人拿到項目后喜歡馬上施工，在施工過程中遇到問題，再想辦法來解決，這樣的施工方式不但會延誤施工時間，而且會增加企業的施工中的投入成本，所以施工管理前期的規劃非常重要。
1、總體規劃管理
根據項目的要求，建筑企業應該提前做好總體設計規劃，繪制好建筑工程的整體布局圖，分清各工序的施工需求及原材料，分配好各工序的負責人。同時，制定好建筑施工的操作規章制度，將相關要求及施工要點、難點詳細的介紹給施工人員，分清各個工序的施工順序，這樣從整體上制定方針可以有利于工程施工后的管理。
2、原材料采購管理
在建筑行業里，原材料的質量以及價格直接關系著建筑工程的質量和企業的成本。所以，在建筑施工準備工作中要積極的聽取工序施工負責人的需求，根據開發商對建筑的要求進行采購，要多了解原材料市場行情，盡量采購質量好、價格低的原材料。
表1 建筑施工參考表
小高層11~12層 高層17~18層 搞成30層
鋼筋（kg/m2） 50~52 54~60 65~75
砼(m3/m2) 0.35 0.36 0.42~0.47
3、設計計算管理
建筑施工是根據施工圖來進行施工的，建筑工程圖的設計在建筑施工中起到最重要的部分，一項目工程的建筑施工都是根據施工圖紙的設計來完成的，圖紙的設計好壞直接影響到工程的整體質量。因此，在建筑工程施工的前期要選擇資質優秀的設計單位，也要考慮到施工企業的成本問題，但是一定要減少采用個人或者個體所設計的圖紙，以免在竣工后建筑出現質量問題。
4、各工序施工隊伍管理
在建筑行業中，施工隊伍的整體素質高低直接影響整個工程的質量好壞。所以，在項目立項施工前要慎重選擇各環節施工隊伍，進行招標投標或者議標的方式來確定施工隊伍，一般在施工隊伍里人員比較混雜，很難對每個操作人員實施有效的管理。因此，只有聘用一支富有創造力、紀律嚴明且個體素質文化較高的施工隊伍，才能夠在日后的施工管理工作中實現有效的控制和管理。
二、建筑工程施工過程管理
在經濟市場化的今天，建筑工程在施工中需要加強管理以提高建筑工程的質量，減少企業的投入成本，并能夠在規定的工程時間內完成施工任務，就需要管理層加大對施工過程進行管理和規劃。對于建筑工程施工過程的管理，首先要熟悉施工圖紙、有關技術規范和操作施工規程，掌握各個施工隊伍的負責人信息及各個工序施工順序、施工方式、技術措施、施工所需原材料的供給以及施工現場總平面布置的要求。同時要抓好施工過程中的安全管理工作。
1、施工過程的質量管理
總而言之，建筑工程的施工最終目標是高質量的完成項目施工，而做好質量的施工管理工作非常重要，工程質量是建筑工程的根本，要管理掌控好工程質量，要根據質量的圖紙總體設計要求和國家施工質量驗收標準進行管理和控制。實施各工序施工自檢和互檢工作，嚴格按照施工規章制度施工，保證原材料的質量和總體工程進度的質量，對各個施工工序進行抽查嚴把質量關，確保建筑工程施工的質量。
2、施工過程成本管理
在施工過程中，要優化成本管理體制，提高建筑企業的經濟效益，管理分配好各個工序中的原材料使用情況，提高和采用建筑施工新技術、新工藝、新材料，增加企業的收入，減少企業的資金投入，提高施工人員的成本意識，科學合理的選用機械設備，充分發揮機械設備的效能，減少機械設備的維修和清退。總之，在確保建筑工程的質量前提下，要控制和節約建筑企業的成本。
3、施工過程進度控制
施工進度對于整個施工項目和建筑企業的信譽有較大的影響力，加快施工進度要根據科學組織、工程管理、經濟技術等相關方面采取對應措施，減少在施工中出現無法意料的問題，各工序要責任到人，統籌規劃各工序的施工計劃，有效的協調各個工序施工的作業面，充分的做好機械設備、原材料、人員的供給工作，以提高工程施工的進度。
4、施工過程中的安全管理
在建筑工程施工過程中，安全管理也非常重要，要求管理層認真制定和落實在整體項目施工中的安全施工規章制度，嚴格管理在施工中的操作方式及安全設備的配置工作，嚴格要求各個施工單位采取安全措施，提高施工人員安全意識，責任到相關負責人，定期對各個工序施工單位在施工過程中的安全問題進行檢查和管理，防止出現意外事故，造成不必要的經濟損失。
表2 建筑材料參考表
混凝土 鋼筋 干沙 石子
重量 2500kg/m3 0.00617xdxd 1500kg/m3 2200kg/m3
三、建筑工程施工物資管理
在建筑施工中，工程使用的原材料、機械設備、安全防護設施等相關物資都要認真進行檢查，做好管理維護工作，以免在物資的使用中造成對施工單位不必要的損失。
1、施工過程原材料質量管理
建筑原材料的質量直接影響了整體項目工程的質量問題。因此，在工程施工過程中要實時監控原材料的質量問題，進行科學合理的管理，嚴格按照原材料使用的配比進行使用，工程施工對原材料的需求種類繁多，在管理原材料時要將數量、品牌、規格、生產廠家都要標識清楚，入庫做好質量管理檢查工作及原材料的分堆堆放工作，嚴格管理原材料的發放工作，根據施工額定需要有計劃的進行發放，做好原材料管理工作使原材料能夠充分合理的使用。
2、施工過程中機械設備的管理
對于建筑施工過程中所采用的機械設備要進行實時監控管理工作，協調好各個工序使用機械設備的時間點，在施工過程中要注意機械設備的管理維護工作，一旦機械設備出現故障要及時維修，做好機械設備的日常保養工作，要減少機械設備出現故障，以免延誤工程施工進度。
表3 建筑設計工人效率情況
工種 抹灰工 磚工（紅磚） 磚工（空心磚） 磚工（瓷磚） 掛白工
工作效率（每天） 35m2 1000~1800塊 800~1000塊 15m2 300m2
四、建筑工程施工收尾管理
建筑工程收尾時的管理工作對整體工程項目的管理以及企業的信譽都具有重要的影響。嚴格來說，收尾施工管理面臨著工期緊，工序多，工種多，投入的勞動力多，機械設備多，材料規格品種復雜，管理工作涉及的面廣、工作量大幅度增加。因此，做好收尾管理工作，確保整個施工項目的質量合格，并按期交工是收尾管理工作面臨的問題。因此，要從組織、技術、管理、經濟等方面采取措施，統一管理層的思想，參與收尾管理工作的監督工作。在收尾施工過程中實施動態控制，做好材料和機械設備的供應，及時檢查各個工序的質量問題，做好各個工序的交接檢查工作，處理好施工時的安全防護和文明施工問題。
五、結語
建筑工程施工管理工作具有生產力，管理工作在項目工程控制中發揮著舉足輕重的作用。在市場經濟化及科學的不斷發展下，建筑施工管理要從整體出發，嚴格管理和控制施工前期、過程、收尾、交工的相關工作，減少建筑企業的成本，為建筑企業提高最大利益化，嚴格掌控施工過程的質量問題，優化施工團隊操作意識，增強原材料的充分利用率，掌握好施工的進度管理，使建筑項目在規定的時間內高質量的完成。
六、參考文獻
[1]曾龍驤. 簡述建筑施工企業工程質量管理工作的基本內容和制度建立. 安徽建筑. 2004 (4)
[2] 賴葉華.如何搞好建設項目的施工管理. 四川建材. 2007 (1)
[3]方倩. 對建筑工程管理重要性的分析. 城市建設. 2010 (3)
關鍵詞:現代項目管理;公安IT項目管理;研究
中圖分類號:G642 文獻標識碼:B
隨著公安工作進入信息化時代,全國上下興起了一股科技強警的浪潮。“金盾工程”一期建設的順利完成,有力地支撐了公安中心工作,為全面實現公安工作信息化奠定了堅實基礎。2004年以來,公安部科技部相繼開展了第一、二批科技強警示范城市建設,將公安科技工作水平推向了新的高度,向科技要警力、向科技要戰斗力已經成為一種共識。
現代項目管理理論和方法是各行各業提高管理水平的重要知識內容,但相關內容的應用與研究在公安科技項目管理中尚屬起步階段。為適應公安科技快速發展形勢的需要,開展現代項目管理理論在公安科技項目管理中的應用研究,并將項目生命周期理論運用到公安IT項目管理中的工作已刻不容緩。
1簡述現代項目管理基礎理論
1.1項目管理的概念
項目管理是指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和技術,使項目能夠實現或超過利益相關者的需要和期望。即把各種系統、資源和人員有效地結合在一起,采用規范化的管理流程,在規定的時間、成本和質量的目標范圍內完成項目。項目管理可以歸納為“做正確的項目,把項目做正確”兩件大事。
1.2現代項目管理的知識領域
美國項目管理學會 (Project Management Institution, PMI)把現代項目管理知識體系劃分為九大知識領域。這九大知識領域包括:項目綜合管理、項目時間管理、項目成本管理、項目范圍管理、項目質量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風險管理以及項目采購管理等。
1.3項目生命周期的各個階段
項目生命周期描述了項目從開始到結束所經歷的各個階段,一般包括項目啟動、項目計劃、項目實施、項目控制和項目收尾等,其中控制階段超越項目生命周期的其他階段(圖1)。項目生命周期中有兩個與時間相關的重要概念:檢查點、里程碑。其中檢查點是指在規定的時間間隔內對項目進行檢查,比較實際與計劃之間的差異,并根據差異進行調整。里程碑是指完成階段性工作的標志,每個階段結束時,都要進行評價,這些工作非常重要,決定項目是否繼續。
2通過案例分析公安IT項目管理問題
通過對現代項目管理理論的學習和理解,結合近年公安部門在眾多IT項目建設中暴露出來的一些問題,我們以某市公安局牽頭建設的“派出所綜合信息管理系統”(以下簡稱“派出所系統”)這一IT項目作為典型案例,以項目生命周期的5個階段為主線,對該系統建設中的各個過程進行分析,希望起到一定的借鑒作用。
2003年,為實現基層派出所管理的信息化和規范化,某市公安局啟動了派出所綜合信息系統的建設工作。基于當時基層派出所信息警務的現狀,確定派出所系統建設的目標是:建立派出所綜合錄入應用平臺,使派出所民警一次登錄即可辦理所涉及的全部業務,實現“一點錄入,多點應用”的信息應用模式,達到信息共享的目的。
2.1啟動階段
系統從啟動之初,專門組織相關業務處室人員赴外地某市公安局考察派出所系統建設應用情況,并決定以該派出所系統為基礎啟動某局派出所系統的建設。而治安部門作為主管派出所業務管理和工作指導的部門,也是本項目直接的利益相關者,卻沒有直接派人參與此項工作,從而給以后系統需求調研的充分性和確定性帶來了缺陷。日后的事實證明,領導重視固然重要,但沒有直接業務管理人員的積極參與,沒有明晰的系統需求,想要項目取得成功,完成既定的目標那是非常困難的。因為,技術只是系統的表現力,而業務才是系統的生命力。
2.2計劃階段
原項目計劃書中存在一些缺陷,考慮因素不全面,單純以為將原派出所系統進行簡要的修改后直接在某局使用即可,沒有充分考慮到本地公安派出所工作與大城市派出所工作的實際差異,致使項目進度安排不大合理;同時,由于業務需求的變化和不清晰,使得計劃書一改再改。
2.3實施階段
在實施階段,由于一些原先無法預見到的外部因素,如原采集的數據需要轉換到新系統數據庫,需原開發方提供原系統的數據結構信息,還需考慮與省級應用系統的融合性。
2.4控制階段
為了解決與省廳打防控主干應用系統的融合和適應公安新業務的變化,系統在2005年3月恢復啟動,此次的主要工作內容是改變系統的技術架構,從原來的客戶端/服務器(Client/Server,C/S)方式,改為瀏覽器/服務器方式(Browser/Server,B/S)來適應省廳打防控主干應用系統。對系統研發人員來說,改動工作量很大,代碼編寫工作幾乎是從頭再來。項目變動如此之大,造成原定的項目進度計劃基本失效,無法進行有效的控制。2005年初,經過半年多的努力,總算實現了與省廳打防控系統的融合,達到了省廳無縫銜接的要求。雖然將系統從C/S模式改為B/S確實方便了系統推廣使用,但是由于時間緊迫,系統升級后沒有經過全面測試,就倉促推廣試用,基層民警普遍反映升級后的系統不如原來的好用,并提出了一大堆的修改意見。
2.5收尾階段
到了收尾階段,系統仍然會不可避免的涉及到需求方面的變更,業務流程是隨時間而變化的,這也從另一個側面證明了需求變更是各方面的,且不可避免的。影響需求變更的主導因素是時間,次要因素是人員的更迭,包括用戶方和開發方兩方面的人員變化。由于該系統無法取得終端用戶即治安部門和基層派出所最終用戶的完全認可,該項目的最終驗收也就無從談起了。
3改進公安IT項目管理的幾點思考
公安IT項目管理作為公安科技管理不可分割的一部分,與傳統的項目管理既存在某些共性,又體現出全新的理念,主要表現在:巨大投入對管理效益層面帶來的壓力,對管理效果的要求更高;對各級管理者和全體民警的素質及能力提出了更高的要求;管理活動受到外部環境、內部條件等因素的制約更為明顯,特別是其科學性必定經受嚴峻考驗。所以,掌握工作規律,提高應用水平,開創公安IT項目管理的新局面,仍然是今后一個時期必須認真研究、慎重對待的重大課題。下面,筆者結合溫州市公安局實際工作,借鑒上海、南京等公安部門在科技項目管理中的成功經驗,就如何開展公安IT項目管理提出一些膚淺的認識。
3.1實行立項審核和專家論證制度
啟動階段是項目生命周期的第一個階段,項目是否支持主要業務目標是決定該項目獲得財政支持的關鍵因素,啟動IT項目時必須了解項目與組織目前和未來需求的關系,這一點至關重要。因此,針對本案例派出所系統,應該在啟動伊始,由業務歸口單位治安部門向科技處提出立項申請,提交包括項目背景、目的、利益相關者分析、初步需求文件和進度計劃等的立項申請書和可行性研究報告,并最好提供與系統相配套的應用機制。然后,由科技處負責先期進行審核,審核要依據部省市公安科技強警發展規劃、金盾工程總體設計方案等要求,以“資源共享、統籌考慮、避免重復建設”為原則,用協同的理念考慮信息資源的開發。一般應做到同一信息只錄入一次,這就要求在系統規劃上立意要高,不能站在部門、警種的角度,避免IT項目建設中的短視和短期行為,而是要站在整個公安工作的角度思考。項目審核通過后,組織專家進行必要性、可行性論證,通過評估項目的規模、范圍和風險等,以決定這些項目是否支持明確的公安業務目標,為領導的最終決策提供一個科學依據。
3.2引入項目跟蹤與監理機制
就IT項目而言,建議對于投資規模較大、技術較復雜的項目,可實行項目監理制,聘請專業的IT項目監理公司對項目的進展情況進行全過程跟蹤與監督,以確保預定的業務目標得以實現。監理不僅是項目完成時驗收的保障,也是控制階段的保障。除此之外,還要落實項目跟蹤機制,要求項目建設單位每月向科技部門遞交項目開發進度報告,科技處要指定人員定期對項目進行檢查,聽取項目建設單位的匯報,及時發現、糾正和協調解決項目開發中存在的問題,督促其按時完成開發任務,因為任何一項信息系統不可能在規劃和實施階段就十全十美,又一成不變。這就要求定期地進行跟蹤與監理,發現問題,及時解決,以適應新的環境變化和業務需求。通過項目跟蹤與監理,保證信息化過程的每個環節都處于可控之中,以規避信息化建設所帶來的風險。在本案例派出所項目監理公司的聘請上,筆者建議可通過招投標方式確定一家具有信息系統監理資格的有公安IT項目管理經驗的第三方IT監理公司,對派出所系統建設周期的全過程進行跟蹤與監理。
3.3加強項目溝通管理
信息化建設需要花費大量的錢,但不是花錢就可以辦成信息化的。原因很多,最重要的一點是軟件開發涉及到大量復雜的利益協調工作,這是一項最為困難的工作。與IT項目成功有關的三個主要因素是:用戶參與、主管層的支持和需求的清晰表述,所有這些因素都依賴于擁有良好的溝通技能。但在系統研發中一些主管人員卻沒有真正意識到協調與溝通的重要性,沒有充分估計到它的難度,所以很多公安信息化建設項目其實只是交給技術部門在推動。這反映了認識上的一些誤區:信息化建設主要是一個技術問題、設備問題,只要資金落實,交給技術人員辦就可以了。其實在項目管理中,經常用到的一種能力是溝通技能,失敗的溝通是導致項目失敗的主要原因。本案例在建設中之所以出現這些問題,主要原因也是在于溝通的失敗。作為系統開發牽頭單位與派出所業務歸口單位之間的溝通,用戶與開發商之間的溝通,需求調研人員與具體編程人員之間的溝通都有問題。當然讓溝通技能發揮作用,必須建立完善的溝通與協調機制,加強項目溝通管理。比如,在啟動時建立派出所系統建設團隊,由分管治安業務的局領導擔任組長,成員可由治安、信通和開發商組成,明確工作職責,定期召開例會,同共研討、解決系統在研發過程中存在的一系列問題。 3.4制定項目風險計劃
對IT項目進行風險評估,應從以下幾方面進行考慮。(1)項目技術風險,如采用的技術與現有軟硬件的適應關系等;(2)項目啟動階段的需求過程風險,如充分的調研以及準確的需求等;(3)項目實施開發階段的風險,如開發過程是否會因為某些潛在的因素而反復、是否符合標準等;(4)收尾維護階段的風險,如開發公司的人員流動頻繁等。派出所系統由于涉及多警種、多部門,重新研發必須考慮可能的風險,并制定項目風險計劃,列舉通常的系統風險因素以使風險識別更加明晰。
我們認為可從三個方面來評估項目風險:(1)考慮新舊系統之間的數據轉換問題。舊版系統采集了約180萬條基礎業務數據,這些業務信息不能因為系統升級而丟棄,在系統設計時必須考慮如何將這些數據導入到新系統中。(2)與省廳統一推廣應用的打防控系統、常住人口、暫住人口等已建系統的融合問題。派出所系統必須考慮與這些已建系統數據之間的銜接問題,達到系統之間靈活調用數據的目標。(3)必須考慮其他公安局已建的派出所系統對系統建設可能的沖擊。作為地市級公安機關應用的很多系統都是公安部、省廳組織研發并統一推廣使用的,對派出所系統來說這個風險也確確實實存在,上級部門一旦推廣,對系統的打擊將是致命的。
3.5強化項目驗收與效益評估
近年來,公安科技投入逐年增加,但仍不同程度地存在著資源配置不盡合理、資金損失和浪費的現象。按現行科技項目管理方法,科技項目只要通過專家的立項評審,都能得到財政資助,不論完成的科技成果質量高低,基本上都能通過驗收。所以,為確保項目質量,(1)要嚴把驗收關,落實驗收工作的各項規定。在組織專家驗收前,首先要做好系統功能與性能的驗收測試,測試必須由具有相應知識的測試人員根據需求說明書,依據實際運行環境,來設計測試方案和測試用例。測試通過后的項目,由科技處負責邀請專家成立驗收專家組,采取召開驗收會的形式對建設項目進行驗收,對建設項目的資料、設備、功能及各類指標進行核驗。未通過驗收的項目,要限期整改,整改完畢后組織復驗。(2)要強化項目中、后期建設管理,開展項目效益評估工作,出臺相應的項目評估指標,對項目的應用情況進行跟蹤檢查,對項目的投資效益、社會經濟效益等進行分析評估,為后續項目建設和其它相關項目建設奠定基礎。目前,社會上對科技建設的績效評估已經形成了一套比較成熟的系統,只是公安系統對此還比較陌生,但“他山之石,可以攻玉”,公安系統完全可以借鑒和引進。
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