時間：2023-07-25 16:50:53
導語：在電子政務檔案管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
關鍵詞：電子政務；檔案問題；反思
一、對前端控制和全程管理理論的反思
（一）前端控制和全程管理理論之間的矛盾
在電子文件時代，前端控制和全程管理的思想和理念已經被普遍認同，尤其是前端控制的理念更是被認作新時代、新思維的代表管理理念。筆者要在這里探討的是前段控制和全程管理的不合理之處。
首先，前端控制和全程管理理念在實施過程中遇到現實的尷尬。兩種理念都是從檔案管理的角度出發來進行理論構建和設想的，強調對電子文件整個生命周期實施全面管理，這本沒有任何缺陷，但是上述兩個理論在實施的過程中本身就存在著矛盾和分歧：如果對電子文件的生命周期實施了全過程管理，那么就意味著檔案管理部門需要對檔案管理的全過程實施參與，那么所謂的前端和后端也就沒有了意義，因為不管是前端管理還是后端管理都是檔案管理的共同部門，只是分別起到規劃和管理的作用而已，那么前端和后端受到的重視程度是一樣的，強調前端和后端顯得非常沒有必要，在這種情況下重視前端管理是難以實現的一件事情，這兩個理論在實踐的過程中本身存在著邏輯上的矛盾，經事實證明，在實際運行的時候確實存在著尷尬之處。
其次，前端控制和全程管理在實踐中喪失可行性。在電子檔案時期，從電子文件形成電子檔案管理的的整個生命周期中，文件的形成這和檔案的保管者共同承擔著管理的職責，這讓檔案管理工作能夠各司其職、各有其職，也就是前端管理和后端管理是不存在誰被誰領導的問題的，不同階段的管理者分別承擔著將電子文件轉化成電子文檔的職責。我國的機關檔案室在工作流程上前邊承接文件形成部門，后邊連接檔案館，機關的檔案室和各個部門之間的關系應該是平等的，在不存在領導關系的前提下，機關檔案室是沒有權利干涉前端的文件形成工作的，與后續的檔案管理工作之間也僅僅是業務承接的關系，其對檔案館工作的干預力度幾乎可以忽略不計，讓機關檔案室對檔案管理全過程進行監督無疑是異想天開。筆者認為機關檔案室要認清自身在檔案管理整個生命周期的核心地位，發揮自身承前啟后的重要作用，做到各謀其政、相互促進，這樣才能讓電子文件和電子檔案工作管理的全過程順暢、安全。
（二）認清機關檔案室在整個電子檔案生命周期中的作用和地位
不論是從理論還是實踐上，檔案部門都難以實現對檔案管理全過程的監督和指導，電子政務系統中機關檔案室是非常重要的一環，也是接收永久電子檔案、形成數據檔案館的重要平臺。我們對其要有明確的定位。
首先，建立一個檔案管理系統，使之具有極強的包容性。電子檔案系統應該和各個業務系統之間都要有接口，這樣才能保證電子文件在形成伊始就被歸檔，將單位內部需要移交的文件最大限度地接收和保存下來，后續的檔案管理工作才有實施下去的可能性，所以機關檔案室建立的檔案系統應該具有很大的包容性，能夠將前端形成的文件完整地、真實地、可靠地接收和保存下來，并保證數據的可用性。
其次，檔案管理工作應該專業化。機關檔案室在工作中一方面提供完善的檔案檢索和檔案應用服務，讓機關的各項職能活動和管理活動能夠獲得能夠在檔案信息的支持下運行下去，發揮自身在信息化建設上的優勢，為單位內部專業化的檔案管理提供自己的見解和意見；另一方面則要負責向檔案館移交需要永久保存的檔案資料，確保移交工作的完整性和連續性，為檔案館的工作提供必要的基礎支持。當前我國數字檔案館的建設還處于起步的階段，很多問題和制度還處于設想階段，機關檔案室作為信息化檔案建設的引領者，可以為數字檔案館的建設提供一些具有參考意義的實踐經驗，使得數字檔案館建設能夠少走一些彎路。
二、電子檔案的真實性問題反思
在我國電子政務系統中所牽涉的真實性問題包含兩個方面的含義，一方面是文件在形成過程中的真實性，另一方面是文件在形成過后的真實性。兩方面真實性的要求涵蓋了對業務活動真實、客觀地進行反應的要求以及在文件生命周期不被擅自篡改、保持原本面貌的需求。這也就引發了以下兩個管理問題：
第一是文件形成部門直接決定了數據真實性。前端文件形成部門負責維護文件在形成和辦理過程中的真實性和完整性，避免其被篡改和損壞。這是其系統維護和建設工作中最重要的一個環節，也就意味檔案部門是不能保證文件在形成過程中是否沒有被損壞或者篡改，只能保證文件在歸檔之后不被破壞。另外，文件內容是否和客觀真實相符更加是文件形成部門的職責，檔案部門更是難以干涉。如果前端工作部門都難以決定文件的形成是否真實、客觀地反映了業務活動的真實情況，那么檔案部門就更沒有辦法追究前端文件系統中形成文件的可信性。這就意味著各個文件形成單位給了檔案部門什么樣的文件，檔案部門在原則上就要盡自己的本分和職責將文件保持在接收來的狀態，不可因為文件在真實性上可能上的瑕疵而不予歸檔。檔案部門在文件形成部門送來的文件是真實的情況下需要接收，即便是不完全真實的，也有義務將其保存在接收的原始狀態下，不真實的電子文件歸檔工作就是當前檔案工作的真實狀況。
第二是檔案部門需要負責檔案歸檔之后的真實性。文件只有在歸檔之后，檔案部門就有責任和義務保證檔案歸檔之后的文件具有真實性，如果在其管理過程中出現了篡改和錯誤使用的情況，檔案部門需要對此全權負責。所以我們了解到保證COPY電子文件的真實性并為電子檔案的保存提供合適的環境成為檔案管理部門必須要思考的問題，也就是說維護電子檔案的原始性與真實性才是檔案部門的職責所在
在這種情況下，檔案部門需要對自身的職責進行全面地梳理。總體上來講，檔案部門需要固守檔案本來的屬性，對于電子檔案的真實性全面負責，這是檔案部門最根本的職責，電子文件的真實性與否并不是檔案部門的職責。我們在這里還需要明確的是檔案部門不僅僅需要在檔案保存的過程中維護其真實性，還需要在向客戶提供檢索服務的時候保證檔案的真實性。
參考文獻：
[關鍵詞]電子政務；電子檔案管理；必然聯系
在網絡飛速發展的今天，各級政府部門利用計算機處理政務已相當普遍，這就出現了電子政務。電子政務是信息技術與現代管理體制的有機融合，其本質是以網絡為工具，以用戶為中心，以應用為靈魂，以便民為目的的現代化政府管理模式。從長遠來看，電子政務的根本意義并不在于其表現形式，而在于其能否為公眾提供實用的信息和服務。電子政務的功能不能僅僅停留在與政府有關的靜態信息上，而要最終實現政府信息資源與社會信息資源的無縫集成，從而使政府真正實現辦公自動化、管理信息化和決策科學化的新型管理模式。然而，從我國目前情況看，電子政務信息資源普遍存在著信息內容少、信息質量不高、信息流通慢等方面的問題。另一方面，作為一種重要的原生性資源，檔案信息資源的建設卻長期不為社會所重視。因此，實施檔案信息資源與電子政務信息資源的合作開發，共建我國高水平的基礎信息資源庫，是電子政務信息資源建設的合理途徑與方法。
一、電子政務與電子檔案及之間的必然聯系性
電子政務與電子檔案管理之間存在著密切聯系，同時決定了電子政務與電子檔案相互依托的關系。
1.電子政務與電子檔案的定義
電子政務是指運用計算機、網絡和通信等現代信息技術手段，實現政府組織結構和工作流程的優化重組，超越時間、空間和部門分隔的限制，建成一個精簡、高效、廉潔、公平的政府運作模式，以便全方位地向社會提供優質、規范、透明、符合國際水準的管理與服務。
電子檔案是指經過鑒定，具有保存價值的已歸檔的電子文件。
2.兩者之間的必然聯系性
檔案是國家機關、社會組織、企事業單位以及個人在社會實踐活動中形成的具有保存價值的歷史記錄。電子政務信息按來源可以分為兩大部分：第一部分是傳統政府部門在政務管理活動中形成的各種歷史記錄和文件信息，包括各級政府頒布的法律法規、政策、各種統計信息等；第二部分主要是在電子政務環境下政府部門在各種中形成的各種電子化、數字化政務信息。由此可見，政府部門是電子檔案的重要形成者，政務電子信息是電子檔案的重要來源，經過鑒定具有保存價值的電子政務信息就會轉化為電子檔案。因此，兩者之間是密切聯系的兩個主體，兩者的聯系是必然選擇。
二、電子政務下的電子檔案管理
1.要進一步解放思想，與時俱進，營造電子檔案管理與電子政務的同步發展的良好環境
各級政府機關檔案管理部門要敢于參與，積極主動爭取參加到本部門的電子政務建設中，為電子政務與電子檔案合作獻計獻策。因此，1要樹立創新意識，按電子政務建設的程序有規律地介入其中，提出與之配套管理的規范標準和電子文件形成運轉、留存與開發設計原則；二樹立市公眾意識，堅持以政府信息公開位原則，以不公開位例外，滿足社會需求的政府行為；三樹立學習意識，要學習國際上電子政務建設的先進管理方式，勇于嘗試或應用最新適用技術和規范標準，加速檔案管理在電子政務建設中的國際化進程，今早實現電子政務更廣范圍內的使用。
2.對電子政務文件實行前段控制
電子文件有易改性、易逝性等特點，如果還按照過去的樣子，展昭文件的存檔順序按部就班的管理電子檔案，那電子檔案的真實性就無法保證了，電子文件的流失也是不可避免的，不且還會造成部分重復工作。因為電子文件在歸檔之前就有可能已被改動，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時就已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進行標引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，政務工作中的電子文檔必須貫徹“前段控制”的原則，即要求將原來紙質文件管理系統中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。具體來說，在文件系統設計階段，檔案人員就要參與設計、進行指導；就應該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關信息作為一個整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個流程之后，將相關文件實時歸檔。
三、關于電子政務與電子檔案管理關系的思考
從以上的分析中，我們可以看出電子政務與電子檔案關系至少可以歸納為以下幾點：
1.電子政務是電子檔案管理的源頭；電子檔案管理是電子政務的效率所在。
2.電子檔案管理是電子政務建設不可缺少的重要內容；電子政務建設在本質上涵蓋了電子檔案的管理。
【關鍵詞】電子檔案；服務；高職院校；行政管理工作
隨著現代社會的積極發展，科學技術得以充分應用，保證各個發展領域的有效執行。在高職院校檔案管理工作中，基于傳統的管理方式無法符合現代社會發展需求，整體上存在較多缺點。在大數據時代下，需要實現檔案電子化，并應用到行政管理工作中，能維護整體的安全性。
一、電子檔案
電子檔案是社會組織在實際辦公以及管理工作中，基于對計算機等電子設備的利用，通過視頻、圖像以及音頻等多個形式進行傳輸、儲存。與傳統檔案是相對的。在社會實踐發展中，電子檔案的使用，具備更高的參考價值。在整體上，具備一定特點。如：電子檔案信息為我國的大數據信息，需要利用現代化設備才能對其使用。如：電子檔案需要通過計算機等設備才能對信息進行傳輸，消除了時間與空間上的界限。對電子檔案進行保存期間，不需要為空間提出更高要求。
二、電子檔案服務的優勢
（一）電子檔案的服務，能促進工作效率的穩定提升。基于信息化發展要求，計算機的使用具備更大優勢。將電子檔案應用到高職院校行政管理工作中，能保證工作效率的提升。比如：使用傳統檔案，在信息錄入的時候將消耗大量人力，還需要利用文字進行儲存和統計，無法在整體上維護其準確性。但是，電子檔案的使用則不同，基于現代信息技術，實現信息采集和儲存，簡化了檔案的錄入和管理工作，也能在整體上增強其可靠性，將其引入高職院校行政管理工作中，將為整體提供較大幫助。（二）檔案分享效果得以增強。將電子檔案應用到高職院校中，促進行政管理工作的積極發展，也能展現良好服務。對于傳統檔案，在信息搜索以及提取工作中，將更為復雜，不僅發展中規模更大，實現的長距離檔案調節工作也很不方便，從而導致檔案損傷等問題的產生。因此，轉變傳統檔案，實現檔案電子化，能促進管理工作的高效發展。基于現代化辦公軟件的應用，各個人員進行檔案搜索的時候更方便，增強其準確性，也能獲得良好的檔案分享效果。（三）降低檔案的管理成本。在高職院校中，使用電子檔案能為信息保存工作提供方便，也能在一定程度上降低使用成本和實施要求。使用傳統檔案對周邊環境溫度要求高，當處于比較潮濕和干燥環境下，將引發檔案問題的產生，并造成更大損失。同時，為了實現綠色校園建設，使用電子檔案也能達到資源的節約性，保證檔案信息在更安全的環境下保存。（四）提升檔案的傳輸速度。當文件資料數量巨大的時候，基于傳統的方式，需要使用車對其運輸。但是，電子檔案的使用存在較大不同，僅需要利用儲存卡，能實現信息資料的傳輸。所以，在現代化信息技術發展下，實現檔案管理工作，并對電子檔案進行應用具有十分重要的作用，能提升其傳輸速度，也能保證整體的安全性。將其應用到高職院校中，進行信息傳輸工作更為普遍。一般情況下，傳統檔案信息傳遞需要郵遞方式，在對其傳輸過程中，受多個因素的影響，將引發文件的丟失或者損壞，也會在整體上造成更大損失。因此，電子檔案的使用，不僅能提升傳輸速度，也能保證信息的安全性。
三、電子檔案容易產生的風險
（一）安全性。電子檔案儲存期間，占據的空間小，能實現更快的傳輸速度。但是，該特點也導致電子檔案面臨損壞和丟失的風險，并造成不良后果。在大數據信息化發展時代，對信息數據進行儲存，都是字體和標識。在該情況下，將產生相同的檔案，當無法對其真實性進行區分的時候，將給人們帶來較大損失。同時，隨著網絡普及速度的加快發展，導致很多工作存在信息修改現象，所以，其安全性要更加重視。（二）完整性。傳統檔案中，將其應用到行政管理工作中將出現一些錯誤，無法對其進行有效修改。對于電子檔案，能對大量的行政管理信息進行處理，實現批量工作，能促進工作效率的穩定提升。當發現其存在問題的時候，也能對其有效修改。盡管如此，電子檔案儲備的環境更為開放，如果無法實現信息更新，將引發信息不足等問題，對其使用期間能導致資料不完整。（三）長期性。在大數據發展下，電子檔案成為主要發展趨勢，也展現其新的發展領域。將電子檔案應用到高職院校行政管理工作中，將發揮十分重要的作用，在整體上，是需要設備來實現的。但是，隨著科學技術的不斷更新，設備也需要進行更新，當設備產生問題的時候，很難找到適合的硬件對信息資料進行讀取和儲存，從而影響電子檔案的使用壽命。
四、傳統檔案向電子檔案轉換，服務好學校行政管理
（一）構建電子檔案。在高職院校實際發展過程中，為了促進行政管理工作的積極執行，需要在工作中，為其建立相關的檔案目錄數據庫。檔案目錄數據庫的成立，能將電子檔案和傳統檔案進行結合，也能在管理工作中，保證人力管理工作的規范性。所以，在實際建設和發展下，需要基于相關要求，為每個文件設計一個電子文件鏈接，也要為紙質檔案設立合理的存放位置，保證檔案目錄數據庫在使用的時候更合理，為行政管理工作的信息查詢、檢索工作等創建條件。在為其建立電子檔案的時候，需要使用更為專業的軟件，以促進電子檔案使用期間獲得更大方便。根據現代大數據的發展要求，可以在使用期間，提供計算機軟件，并在計算機中為其設立幾個目錄，以達到電子檔案的存放目的。對于紙質檔案和電子檔案的接收工作，要以數碼照相或者掃描的方式對其儲存。當將紙質文件進行轉化后，電子檔案會在是數據庫中產生。針對現存的電子檔案，還需要對其備份，以免受各個因素的影響導致丟失等問題。對于電子檔案中目錄的設立，需要根據其級別和權限，禁止他人對其修改，以維護檔案信息的真實性。在這種發展形式下，高職院校師生不僅能查詢電子檔案，也能維護行政管理工作的有效執行。（二）實現電子檔案的應用。為了在高職院校中對電子檔案充分應用，需要根據實際發展情況，分析學校的具體條件以及行政管理情況、檔案的服務情況和建設情況等。并通過校園網、公共網以及政府服務網等對其服務，保證在最大程度上促使電子檔案價值充分發揮。第一，對學校局域網的應用。電子檔案能為高職院校行政管理工作進行服務，所以，在實際使用期間，基于對學校局域網的應用，能為其開展服務平臺，保證學校的師生都能基于網絡訪問電子檔案，達到信息的共享化。當打開檔案目錄后，可以輸入文件名，以最快的速度對目錄進行查詢，保證能獲得檔案信息。第二，政府服務網的使用。在高職院校實際發展過程中，實現行政管理工作，都促進學校的穩定發展。基于政府服務網的使用，為其構建服務平臺，能提高學校的實際發展地位，增強其影響力。比如：在服務平臺中，教師共享學生的學業情況，實現檔案信息的在線使用和在線查詢，能為工作的執行提供指導意見，也能根據實際情況促進行政管理工作的合理性，從而為高職院校的積極發展提供保障。第三，公眾網的使用。高職院校的積極發展是對社會進行服務，為其構建交流平臺，構建電子信息檔案，是其中的主要途徑。基于公眾網的使用，在服務工作中，不僅能滿足社會大眾的發展需求，也方便學校在開展行政管理工作時，對社會信息進行采集與收集，保證信息資源得以充分應用。同時，在服務工作中，也能有針對性地對行政管理進行調整，維護學校的積極發展方向。當前，通過對電子檔案和傳統檔案進行分析可以發現，電子檔案在服務發展中具備更大優勢，高職院校也在逐漸轉變。但是，電子檔案在高職院校行政管理工作中的應用還存在一些問題。在大數據發展時代，電子檔案的應用能滲透到高職院校的各個環節中，也能對行政管理工作中的多個問題進行應對，但并不是短期內才能完成的，還需要實現高職院校內各個部門之間的聯系，對電子檔案充分應用，保證在高職院校行政管理工作中實現電子化工作，從而為高職院校的積極發展提供服務。（三）實現辦公自動化系統和檔案信息化管理系統的結合。辦公自動化系統的應用，是基于計算機技術的使用，實現管理工作，促進工作效率和水平的提升。該系統中為技術資源與信息資源，能在整體上對信息進行自動采集和處理，也能與互聯網進行結合，實現信息的綜合處理能力。在高職院校實現的自動化發展背景下，電子檔案成為學校改革發展過程中的重要資源，面對這些復雜信息，需要將辦公自動化與電子信息檔案進行結合，以促進電子檔案信息管理工作的規范性，也能符合當前的行政管理需要。
五、總結
基于以上的分析和研究發現，在大數據發展時代，基于工作中的實際要求，實現電子檔案的應用，能更好地服務高職院校行政管理工作，也能為工作整體提供方便，滿足當前的發展需求，也實現傳統檔案向電子檔案的轉變。
【參考文獻】
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電子政務是針對政府部門之外的各大企業和用戶的，針對的對象不同。電子政務的發展是順應了計算機的發展而發展的，是全球經濟發展的必然產物，只有具備了網絡平臺，才能更好地發展電子政務。電子政務是與其他相關的技術相結合的，電子政務的辦事效率比較高，質量也比傳統的檔案管理要高出很多，這都是電子政務的優勢。當下運用電子政務就是為了提高政務部門的辦事效率，電子政務可以高速地傳輸信息資源。現在，怎樣開發資源、整合資源、優化資源，以及發展信息相關產業，是電子政務發展的關鍵任務。電子政務的發展是一個長遠的目標，涉及到的范圍是比較廣泛的，可以涉及到社會當中的各個方面，特別是信息量比較多的地方。電子政務的發展，慢慢會從政府部門擴展到社會的各個層面上去。如今，高校的人數和知識量都是非常密集的，所以電子政務在高校中的運動也是非常廣泛的，需要高校在平時的工作中大量地使用電子政務技術，以達到高校工作的優質化，從而減少工作用時，跨過很多物質上的障礙，最終達到信息的精準、公開，權利也更加透徹，工作更加到位、周全、高效。但是，伴隨著電子政務的不斷發展，現在電子文件的數量越來越多，這些電子文件對于高校來說是非常珍貴的資源，是需要謹慎保管的，不能丟失。如果一旦丟失對于高校和社會都是非常重大的損失，所以要慢慢地把電子文件轉換成電子檔案進行妥善地保存和管理。電子檔案和傳統的紙質版的檔案相比，電子檔案有以下特征：①電子檔案在儲存和保存的方法上是紙質版檔案做不到的，電子檔案主要用光碟、硬盤等工具進行保存。這樣看來，電子文件是傳統的紙質文件沒辦法做到的；②電子文件的信息不會和制定的載體相聯系，相關聯的僅僅是一些特定的承載物體；③電子文件可以直接利用計算機技術進行快速地傳遞，并且在修改的過程中是沒有痕跡可尋找。
2電子政務運用到高校檔案中的各種問題
2.1電子文件的去處
雖然說電子檔案是一種比較集中的保存方式，是比較方便快捷的，但是電子文件有太多的信息需要建立和傳輸，而現在電子文件還沒有做到完全以電子檔案的形式進行保管，導致的后果就是，現在很多的文件有人處理，但是在處理完之后就沒人保管了，在傳輸之后做不到及時保存，處在無人監管的狀態下。此外，現在要對電子文件進行管理是比較難的，因為現在的保管技術方面還不是非常完善，需要尋找新的方法。所以，現在很多的電子文件是沒辦法做到穩妥保管的，目前迫切的任務就是建立完善的系統，對電子文件進行有效地整理保管。
2.2電子文件的前期處理
傳統的檔案整理和管理是在處理完之后直接交給檔案管理人員就可以的，這份檔案從交給檔案管理部門開始就算被保管起來了。而如今的電子檔案管理擺脫了紙質版的管理方式，進入到計算機的應用中來，實現了電子化自動管理的模式。從紙質版的檔案管理到電子版的檔案管理是從被動轉為主動的過程，是一個很大的轉變過程。
2.3檔案保管過程中的資源利用
電子檔案的管理和保管是需要借助軟硬件來實現的，可是對于現在的高校來說，具備相關的技術性的資源畢竟是有限的，在這樣資源有限的情況下，就需要檔案管理部門既要使用本部門的資源，也需要借助整個高校的技術資源，一起來完成這件事情，一起來解決這個問題。
2.4電子檔案的定位
因為電子檔案本身的一些特征，導致對于電子檔案的定位出現了很大的難度，確定電子檔案的原始性是確保電子文件的重要環節。電子檔案的可變更性和消息的可分割性，導致電子檔案在產生或者傳送中有很被動的現象存在，還導致電子檔案的改變沒有跡象可尋找。修稿后的檔案是不是和原來的檔案一樣，也是很難區分的。所以，電子文件的定位是現在面臨的比較大的一個難題。
2.5電子檔案的公開性
如今是一個信息時代，人們的生活是比較多元化的，這就需要更加準確的信息服務。電子檔案信息是政府部門開放的、主要的消息來源，政府部門的消息公開對于消息共享是很有好處的。政府部門是電子消息使用最多的部門，所以電子信息化應該從機關開始實施。同時，政府機關應該在消息開發使用上進一步完善，需要政府機關之間的消息溝通和群眾之間的信息交流，才能讓電子檔案發揮到極致。
3高校電子檔案的電子政務化的想法
3.1變更傳統紙質版檔案的管理方式
加速電子文件管理的更改，首先要做的事情其實不是技術方面的，而是工作人員想法上的改變，說白了就是需要先改變檔案工作人員的思想問題，讓傳統的檔案工作人員接受電子版的檔案管理方式，慢慢地適應電子檔案的工作方式，一步一步地從傳統的紙質版檔案轉化成電子版的檔案工作，從開始的重視文件的保管力度轉化成重視檔案的利用度。雖然說傳統的紙質版的檔案管理已經有了成型的管理方式，但正是因為這樣，我們需要抓緊時間從紙質版的形式轉化成電子版的形式，如果不先從工作人員的思想上進行改變的話，就很難做到體制的改變。
3.2檔案管理部門對檔案需要統一管理
檔案的整理和歸檔是很重要的一個工作環節，目的就是能夠妥善地保管檔案，不出現丟失的情況。在進行電子檔案管理的時候，歸檔也是非常關鍵的一個部分，如果做不到嚴謹地保存檔案，將會有很多的檔案出現安全隱患。所以在具體工作中，需要各部門認清楚自己的職責和任務，做好自己的工作。檔案工作人員需要進一步深入到現有的檔案管理上面去，對于電子檔案的接件、處理和保存工作進行指揮，保管好電子檔案的原始資料，做到電子檔案的一致管理，提高檔案管理的質量。
3.3落實與電子檔案相符合的制度
要想做好電子檔案的建立和保管，是需要很多部門一起努力的，這不僅與文件保管部門相關，還需要與網絡技術部門相配合。檔案的管理無論是紙質版還是電子版都應該嚴格地規范，避免不規范的現象出現。檔案保管的原則就是雙管齊下，制度和原則缺一不可，由國家統一管理。進行檔案電子化建設是一項很重大的事情，必須加入我國的信息建設中，共同發展。
3.4增大人才團隊，加強人員素質
在當前的環境下，電子檔案想要進一步發展，最緊迫的任務就是需要將檔案工作人員的水平提上去，需要有更加嚴格的要求，工作人員不僅僅需要學會檔案管理的正常工作，還需要學會計算機應用，掌握電子技術，并且要學會接收文件、整理、歸檔等工作，以及做好檔案管理時間內的護理工作，這些都要求檔案工作人員多學習相關的知識，對于檔案工作人員要定期進行專業知識的培訓，讓工作人員掌握更多的知識，盡快地適應電子檔案的管理和維護，這樣才能真正地做好檔案管理工作。電子檔案建設的最重要因素就是不能離開人才這個因素，要針對電子檔案的專業知識培養專業化的人才，學習計算機知識及電子檔案管理方面的知識，才能達到電子檔案建設的要求。高素質的專業人才培訓是電子檔案建設的必要因素，由于電子檔案工作的特殊性質，對于檔案工作人員的要求比較高，電子檔案的建立和相關技術知識是密不可分的，所以一定是需要專業的知識的。
4電子檔案建設需要腳踏實地
要堅持科技是第一生產力，堅持科學的方式建立電子檔案工作，電子檔案工作是一項比較新穎的工作，這就更加需要嚴謹的態度來對待。電子檔案與傳統的紙質版檔案相對比，電子檔案的保管需要更加謹慎和嚴格，而且現代科技是快速發展的，電子版檔案的管理方法要隨著時間的變化不斷地創新，這樣才能更好地發展下去，這就更加需要檔案管理人員團結作戰。電子檔案的建立過程也需要嚴格地遵守法律法規，讓電子檔案更加的合法化。還有，就是要把最先進的科技加入到電子檔案的管理中來，電子檔案隨著科技的不斷發展，正在迅速地發展和發揮著作用。當然，伴隨著快速地發展也將出現很多不同的問題，所以我們需要仔細地分析新問題，采取好的管理方式，處理好電子檔案保管的問題，讓電子版檔案和傳統的紙質版檔案都能有作用可以發揮。電子檔案轉變了我們舊的觀點，讓新的科技進入我們的生活中，是一件很好的事情。
5結語
1.推動高校檔案信息化建設腳步
我國檔案信息化建設，必須要保證檔案電子化建設過程有法可依、有據可循。有效提升我國高校檔案電子化管理水平，是當前我國高校的一個重要發展方向和難題。《檔案法》以及國家、地方以上的法律法規構建了一種互相促進、互相制約的法律法規，這是當前我國檔案信息化建設發展的重要保證。
2.推動我國電子網絡的安全管理
網絡安全問題是當前網絡技術需要克服的重要難題，這也是網絡發展過程中遇到的一個很大的難題。當前網絡發展速度非常快，網絡在給人們帶來便利的同時，也是一把雙刃劍，帶來了很多的負面不良影響，甚至引起了很大的信息威脅，當前利用網絡技術處理檔案信息已經成為了一種應用廣泛的處理方式。在計算機完成檔案信息處理后，需要靈活地同步開展檔案文件、電子化管理、網絡信息保密工作，這是我們充分實現、保證電子政務網絡安全開展的重要前提條件。
3.促進檔案系統數字資源搭建
檔案管理系統實現數字資源管理，主要需要開展兩方面的工作，一方面就是對現行系統歸檔文件的收集和整理，另一方面就是對館藏檔案實施數字化信息收集和整理。對現行系統檔案歸檔處理，需要對辦公自動化過程中出現的各種電子文件進行系統管理。館藏檔案數字化，主要是利用高端掃描儀設備，對檔案館內的各種文件、圖片信息、影視媒體等實施有效處理，以數字化電子文件形式將檔案館內的各種文件、圖片信息、影視媒體等加以呈現和保存，從而實現電子文件替代紙質文件的效果。檔案數字化建設可以對現有的檔案管理系統完善處理，使檔案資源體系更加健全，使電子信息更加全面。實現檔案管理系統優化處理，查閱人員在查閱檔案過程中，可以通過搜索方式快速獲取，使得查閱、搜索、保存等各項工作開展更加方便、效率，提升了檔案工作管理效率，從而更好的為社會提供相應的信息服務。
4.提升檔案信息化管理人才的綜合素質水平
檔案信息化建設是我國當前面臨的一項比較復雜的工作，對于人才的要求也是多方面的。就當前檔案管理部門的人才素質水平情況來看，可以從幾方面加以解決。第一步就是針對當前從業人員培養情況進行認識和分析，開展各項培養活動和教育活動，幫助這些工作人員有效提升檔案管理理論；第二是幫助學生更加熟練地掌握電子信息化檔案管理方面的相關操作技能和操作步驟，使其對整個操作流程更加熟悉，具備更加有效的管理理論和操作技巧，熟練掌握檔案信息化電子建設過程中的相關知識和內容；第三是對本部資源實施持續優化和改善，吸引更多高技術專業性人才；第四是積極組織更多的工作人員加強學習和接受培訓指導，邀請資深專家進行指導和講解，及時對相關工作人員的工作情況進行總結和匯報。
5.電子政務環境下優化檔案管理
在當前電子管理環境下，需要對檔案格式進行統一優化處理。電子信息網絡應用廣泛，文檔格式需要根據具體需要設置不同的標注格式。這是提高電子檔案管理水平的重要保證。高校在完成檔案信息化管理過程中，需要不斷推動電子政務實施，積極參與到相關的電子政務管理條例制作過程中，將高校電子政務建設和檔案電子信息化管理相結合，從而更好地開展高校檔案信息化建設工作，提升信息化建設效率。
6.結束語
2、加強制度建設，建立約束機制。自20*年機構改革以來，我局認真貫徹執行有關文件精神，結合自身實際情況，重新制定了各股室的工作職責，加大了對檔案調閱工作的管理，做到調閱檔案由分管領導親自審批。同時，加強了對廣大干部職工的宣傳教育，增強了大家的檔案意識和自覺遵守檔案工作制度的自覺性。通過建立健全工作職責和檔案管理制度，我局檔案管理工作逐步走上了規范化的管理軌道。
3、加強硬件建設，創造必要的物質條件。為了檔案的規范化管理，我局在原有設施的基礎上，添置了檔案柜、空調、打印復印掃描一體機、照相機、吸塵器和專用電腦，極大限度地改善了檔案保管條件，為檔案的管理、利用提供了良好的硬件支持。
4、加強軟件建設，實行了科學、規范的管理。我局檔案管理工作始終堅持高標準嚴要求，幾年來，堅持不懈地做好以下幾方面的工作：一是在檔案部門的指導下，機關文書材料均按照新的歸檔要求進行整理。二是推行各股室業務檔案資料由兼職檔案員預先組卷，綜合檔案在接收時嚴格把關，認真逐卷審查，對不完善的待完善后再上交。文書檔案方面，20*年歸檔文件永久類7盒，定期類7盒，其中黨群類文件3盒，行政類文件6盒，業務類文件5盒;20*年歸檔文件永久類8盒，定期類5盒，其中黨群類文件2盒，行政類文件5盒，業務類文件6盒;業務檔案方面，地籍資料目前按照省國土資源廳的要求，正在建設城鎮化地籍數據庫，預計年底將完成“數字國土”的基礎工作;三是認真落實八防措施，堅持測量并記錄庫房溫濕度，添置防蟲、防霉藥劑，定期進行安全檢查，發現問題及時處理;四是在正常管理的同時注重檔案的開發利用，編制各類案卷目錄等多種檢索工具。嚴格按規章辦理借閱手續，填寫利用檔案登記簿，建立了利用效果登記簿。
5、檔案工作的努力方向。我局在檔案管理工作中做了一些扎實有效的基礎性工作，取得了一定的成績，但與檔案工作業務規范化要求還有不少差距。我們將進一步加強領導，克服人員緊張的困難，加強檔案建設。一是加大《中華人民共和國檔案法》的宣傳貫徹力度，提高全體工作人員的檔案意識，明確檔案工作的地位和作用，確保檔案工作的順利開展;二是抓好檔案人員的政治業務培訓工作，進一步提高他們的檔案管理水平和實際工作能力，及時解決工作中存在的問題;三是繼續做好每年的資料收集、整理、組卷、建檔、保管和開發利用工作，開創檔案管理工作的新局面。
二、保密工作情況
1、加強組織領導，落實工作責任。我局歷來重視保密工作，成立了由局長為組長、分管領導為副組長、各股室負責人為成員的保密工作領導小組，對全系統的保密工作統一部署安排。并強調各股室，尤其是要害股室、要害部位要認真組織本股室工作人員深入學習上級文件精神，組織安排好宣傳、落實，認真開展好自查活動。
2、認真開展保密工作教育和宣傳。經常組織主要人員集中學習《保密法》及有關制度，采取以會代訓的方式，傳達保密工作會議精神，學習保密法規及文件，總結工作，布置任務，并就全局保密工作的現狀及問題進行研討，探索行之有效的保密工作方法和措施，使大家進一步明確了當前保密工作的重點、難點和工作要求，保密工作意識進一步增強，更加深入地把握了新形勢下保密工作常識，提高了對保密工作的警覺性。
3、加強保密工作硬件設施的建設。各部門計算機實行專人管理，設置隔離卡，實現外網與局內網完全隔離，規范了計算機網絡管理。我局局域網包括政務內網和政務外網兩套網絡，嚴格按照國家保密要求建設內、外網，每個辦公室均鋪設內網點，根據工作需要鋪設外網點，內、外網用物理隔離卡進行物理隔離，不存在內、外網交叉接入現象。政務內網用于運行內部辦公系統、基礎數據和業務數據的存儲管理，通過路由器和網閘接入國土資源信息專網，實現省、市、縣三級國土資源信息共享和交換;在內部網絡的建設方面，我局根椐上級要求，采用安全審計，內網安全管理、防火墻、物理隔離網閘等，在需要的內、外網點，使用硬盤隔離卡，有效的控制內、外網的數據隔離，保證內網資料的安全性;在內部網絡管理方面，我局采用內網智能防護系統，以網絡物理隔離為主，內網智能防護系統為輔的結構，對u盤、移動存儲設備等進行安全管理，目前已禁止全局內網u口的使用，特殊情況須使用時，先對移動存儲介質進行殺毒，以保證內部資料的安全性。內網智能防護系統我們選用××內網防護系統。通過與內網核心交換機相連，可實現用戶桌面監控、管理、補丁分發、外設及接口管理、資產管理、接入管理等功能，對網絡內的機密文件的使用情況，包抱文件的拷貝、刪除、修改、上傳、用郵件附件發送、用即時聊天軟件傳輸等行為進行監控;限制和管理主機各種外設的使用。不存在在外網計算機中處理內部工作文件現象，并通過內網向縣委辦、政府辦報送信息。同時，對重點部位都配置了“三鐵”(鐵窗、鐵門、鐵柜)、“四防”(防盜、防火、防潮、防鼠)。強化國家秘密載體治理，全面執行《國家秘密載體保密治理規定》，密件文件在收發、傳閱、使用、保管和清退等各個環節做到登記明確、手續清楚，不擅自擴大知悉范圍。加強計算機信息網絡保密治理，堅持誰上網誰負責的原則有效地加強了載體的保密治理工作。
4、加強機要文件的管理，堅持雙向登記制度。配備和確定了專(兼)職保密人員，逐步建立完善了保密工作制度。培訓了新上崗人員，對文件及保密廢資料回收銷毀工作做了具體檢查部署，建立了文件保密廢資料登記銷毀程序。及時登記、傳閱、清理和回交機要文件，自查中未發現一起違法事件。
5、重要會議和重大活動的保密管理。在重要業務中要求保密工作機構進行保密治理和監督，及時組織、指導、協調開展好本單位的重大事項中的保密工作，建立健全了相關保密規章制度。在會議和活動前制定有保密工作預案，明確專人負責每次會議和活動中的保密工作，按照保密要求對參加人員范圍進行了嚴格控制，并提出明確的保密要求，會議結束時做到了及時清場，重要會議文件印制、分發、清退、銷毀等環節符合保密要求。對信息的、上網和新聞報道都嚴格規范的保密審查程序。
三、電子政務建設情況
實施和推行電子政務，是深化行政體制改革的一項重要舉措，是促進依法行政和實施政務公開的重要途徑。近幾年來，在縣委、縣政府和上級主管部門的正確領導和大力支持下，我局高度重視國土資源電子政務建設，加強組織領導，明確目標任務，配備專業人員，加大資金技術投入，并與實際應用緊密結合，本著以建設帶動應用，以應用促進發展的原則，全面推進國土資源電子政務建設。
(一)、電子政務建設基本情況
1、網絡基礎設施建設。我局電子政務建設工作按照全省的統一部署，投資××余萬元采購了服務器、路由器、交換機、防火墻、智能防護系統等設備，按照標準新建了中心機房，完成了政務內網網絡設備配置、機房設備、系統軟件安裝等工作，于20*年底基本建成兩套并行、完全物理隔離的網絡線路，分別應用于政務網與互聯網，實現了省、市、縣縱向網絡的互連互通。
2、應用系統建設。一是電子政務平臺建設。為確保在年底前全面實現電子政務應用，進行了電子政務建設前期準備工作。目前已安裝電子政務平臺，并對各股室人員進行了配置，現正對各股室業務流程進行摸底。二是門戶網站建設。門戶網站是電子政務的重要組成部分，是實現政務公開的窗口。我局門戶網站于20*年正式開通，今年我們又對門戶網站進行了改版。三是公文傳輸系統。實現了省、市、縣級橫向和縱向傳輸，局電子政務管理員能嚴格按照內網的應用要求，做到每天××次以上進內網查看接收文件、信息，及時做好登記備查工作。
3、制度建設。我局認真執行省、市關于信息化建設的各項制度，并根據我局的實際情況制定了《計算機應用管理辦法》、《計算機機房管理規定》、《網絡保密規定》、《電子政務內網管理實施細則》等制度，并在工作中把各項制度落到實處，做到制度規范，操作嚴謹。
(二)、存在的困難與問題
我局信息化和電子政務工作仍處于起步摸索階段，信息化水平低，信息資源的開發利用率較差，電子政務應用領域不寬，存在著不少不足。一是一些部門認識不到位，重視程度不夠;二是門戶網站共建機制尚未較好建立，信息來源少，更新不及時，應用層次不高;三是部門業務系統未能有效整合，資源不能共享，產生“信息孤島”，造成了資源浪費等現象;四是電子政務建設的資金投入力度不夠，資金籌集難;五是技術力量弱，信息化專業技術隊伍的建設和培養工作需要進一步加強。
(三)、下一步工作計劃
1、十月份計劃全面實行電子政務，業務全面網上運行。
2、十一月份計劃對各相關股室電子政務應用情況進行摸底，進一步優化、完善電子政務系統建設。
3、全面推進電子政務縱向網絡建設，計劃把××個鄉鎮國土所接入電子政務網，實現鄉鎮電子政務應用，目前已制定鄉鎮國土所聯網方案。
4、建設好視頻會議系統，已安排視頻會議場所，可容納××人，實現在本局參加視頻會議。
5、加強門戶網站建設，按照國土資源部縣級政務網站評比細則對網站進行改版并完善，建立完善網站信息報送制度，保證網站信息及時更新，做好網站的運行維護工作，整合信息資源。
關鍵詞：檔案數字化；前置掃描；后置掃描；優化模式
1、引言
隨著電子計算機技術、網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展，檔案的管理、查詢、保存等各個環節都出現了革命性的變化。通過掃描、OCR識別、數字攝影等高新技術將紙質檔案轉化為計算機可識別可處理、順序固定的數字檔案信息資源庫，以實現資源共享，這就是檔案數字化。數字化建設是信息化時代信息數字化發展的產物，是檔案工作現代化在網絡時代的必由之路，是提高檔案管理水平的必然要求。
按照《全國檔案事業發展“十二五”規劃》要求，貫徹落實國家有關電子文件管理、數字檔案館建設的文件精神，推進檔案信息化建設，傳統載體檔案必須數字化，配套建設電子檔案接收系統，以實現便捷查閱。
在行政事業單位業務檔案的管理中，結合日常工作的特點，一般采用前置掃描和后置掃描兩種模式進行傳統紙質檔案的數字化。
2、后置掃描
目前，大多數國土資源局都采用年度歸檔的方式。流程為：各部門在規定時間之內，將相關文檔匯總至檔案管理機構。由檔案管理機構組織，集中進行掃描入庫。這種方式行業上一般稱之為“后置掃描”。
年度將檔案統一掃描錄入系統，有利于最大限度的保存紙質文檔，檔案內容完整、排列有序，便于使用者查閱，為領導決策提供參考。后置掃描的優點如下：
（1）檔案齊全，不多不少
各部門都已經對檔案進行了梳理和清理，保證了檔案資料的齊全。同時，剔除了收件材料中不需要歸檔的資料，可以確保要掃描的材料都是要歸檔的。
（2）無需調序，一一對應
由于歸檔時都按照檔案規定編好了頁碼，后置掃描的時候不用考慮調整案卷內順序，只需要按照紙質材料的順序掃描入庫，提高了掃描的效率。
（3）服務外包，質量可靠
后置掃描可以委托外包，嚴格按照歸檔要求掃描、制圖、質檢入庫，確保符合江蘇省“特一級”規范。檔案室可以集中精力檢查質量，確保歸檔數字化成果合格。
然而，一年一度的集中掃描在實時性方面有所欠缺，無法給業務系統提供實時材料審批。
3、前置掃描
目前電子政務系統上，有很多單位提出在收件時即將相關材料進行掃描，進入辦公自動化系統輔助審批審核，然后結合后期審批材料，或補掃，或自動生成影像文件，直接將電子件導入檔案系統。這種方式行業上一般稱之為“前置掃描”。
前置掃描在實時性上表現突出，在大廳收件時即掃描，可以提供給業務系統實時審批，是審批、辦公流程中的重要環節。然而，受制于掃描設備等客觀條件，前置掃描在圖像的質量、掃描效率等方面仍然存在一定欠缺。
（1）影像質量難以保證
由于是大廳收件掃描或拍照，圖像很難嚴格達到國標的200DPI，或能滿足OCR的300DPI。為了提高收件效率，圖像傾斜、去污等工作一般很難同步實施。掃描的材料既不美觀，也無法作為合格的影像文件歸檔，容易形成“數字垃圾”。
（2）一次掃描不全，需要多次補掃，難以控制成本
由于僅是大廳收件掃描，整個審批發證環節中的補充材料以及審批材料無法掃描，都需要在后置時補掃。而如果補掃，又牽涉到收件文件順序和檔案編目不同的問題，需要花費很大精力和時間來調整頁序，判斷是否掃描過。
（3）需要頻繁調整實體檔案和電子檔案的順序，極易出錯
工作人員還要同時調整紙質和掃描件的頁序，極易發生錯誤。而類似將審批材料直接輸出成JPG格式的圖像文件，又不符合檔案管理上要求的真實性，與原件直接掃描產生的文件有較大差異。
4、傳統紙質檔案數字化的優化模式
一般情況下，大家都認為，權源材料在窗口收件時掃描過了，為什么在檔案歸檔時還要再掃描一次。應該根據業務流轉逐漸形成材料，在事件辦理完時，補掃描一下最后的材料就可以歸檔了。
但實際上，很多時候不能采用后置掃描的原因是因為有存在以下三個困難：
第一，真實的歸檔成本未必是“前置掃描”更低，也就是存不存在重復勞動的問題。收件的材料中，有很多是不必歸檔的；而歸檔的材料中，又一定要收件后審批的過程以及結論性的材料，這些都是收件時沒有的。所以，無論前置掃描做不做，“二次掃描”都是必然的。只是針對收件收過的材料，是不是需要重復掃描的問題。
這里面真正的問題是：從收件的全部材料里，整理出真正檔案上必要的材料，并按照檔案的要求和排列順序排列。然后還要等審批流程走完后，再把審批結論和過程材料插到總的待歸檔材料的前面，重編相關頁碼。如果前期掃描后，這里需要插入的就是紙質和影像兩種，同時著錄材料的順序還要一并調整。
在這種情況下，前置掃描和后置掃描的區別就在于，前置掃描要對著錄、紙質和影像做三次篩選和排序，而后置掃描是把紙質整理好，去除不需要歸檔的材料后，一次錄入掃描，不用擔心順序和對應。客觀地講，前置掃描未必比后置掃描節省工作量，實際情況是在大多數情形下，更容易產生對應錯誤。
第二，是歸檔材料的內部順序。收件上是從權源到結論逐步形成的，而檔案上是要求“結論在前”的。這導致前置掃描的頁序與真實歸檔的頁序差別很大，最后歸檔的人員需要同時整理紙質材料，還要再在軟件里調整掃描文件頁序，極容易造成錯亂。
我們要認真份析收件材料中不需歸檔的，和需要調整順序的理清楚，不能只羅列兩種材料的不同，這是無助于解決歸檔的實際工作的。
第三，是如何將收件材料與歸檔的編目自動結合的問題。這里的問題是，即使解決了材料內部的篩選和排序問題，收件材料如何按照業務規程和檔案室管理要求歸入對應的目錄號和分類又是一個問題。
更重要的是要明確，這些收件材料在歸檔前，是按照什么規則，歸到哪個目錄號上，按什么順序編目。這個問題不解決，是無法考慮檔案軟件和業務系統接口的。
5、建議采用的模式
為了適應無紙化辦公的要求，既能夠支持電子審批，又能夠有效地控制成本，提高檔案的管理水平，就必須將前置掃描與后置掃描結合起來。具體流程如下：
（1）收件時采用前置拍照設備，滿足審批需要
在電子政務收件時，配備USB口的攝像頭或其他設備，直接在收件對紙質檔案拍照進入電子政務系統，全力滿足無紙化審批需要。這種設備與平板掃描儀相比，前置拍照設備的效率大為提高，成本也顯著降低。
（2）后期按年度嚴格按檔案標準實施
以年度為單位，由檔案館組織專門隊伍，或聘請專業檔案數字化團隊，借助高速掃描儀等專業設備，嚴格按照國家相關檔案數字化標準，對紙質檔案進行后置掃描。
（3）檔案數據共享聯通
隨著《全國檔案信息化建設實施綱要》以及《檔案事業發展“十一五”規劃》的陸續出臺，加快檔案信息電子化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。
1.檔案管理信息電子化建設的必要性
隨著計算機和網絡技術的發展和普及，信息電子化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。檔案管理信息電子化可沖破檔案利用的局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。其次，檔案管理信息電子化可用詳實的檔案信息是否完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證，這樣才能決策的及時、正確，以保障管理措施的適當。對此，檔案信息化有著獨特的優勢，可以發揮重要的作用。第三，實現檔案管理信息電子化，可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。檔案信息化，可一次投入，多次產出，遠程服務，資源共享，同時，亦可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性。
2.如何實現檔案管理信息電子化
首先，要實現檔案部門基礎設施建設。主要包括計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器，以及操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等。只有建設先進的計算機網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工。并要建立和完善局域網，使各項工作網絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。
其次，要實現檔案管理信息電子化項目的試點與推廣工作。制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，建立、規范、聯通各局域網絡，并選取一定數量的具有行業代表性的單位進行信息化建設的試點，并提供相應的資金和技術資源支持。檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個環節都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。
第三，要實現檔案管理信息電子化標準規范建設。需要加強頂層設計，通過業務流程、生命周期、信息技術和資源描述等多重視角把握檔案信息化建設標準，做到框架合理、體系完整，能夠覆蓋電子文件和檔案管理的全過程。管理規范包括數字檔案相關要領定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等，業務規范包括數字檔案的術語標準、資源描述、數字檔案文件格式、元數據、對象數據格式標準等，技術規范包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、存儲壓縮格式、數字水印、加密算法等。這是檔案信息化快速、有序、健康發展的保障。第四，要實現檔案管理信息電子化人才素質培養。信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，因此針對檔案管理信息電子化人才應積極進行思想教育，有計劃有組織地進行培訓，使其掌握信息技術的新知識。檔案人員還要邊學習邊實踐，不斷提高檔案信息化管理的水平，這樣才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發展對檔案工作的需求。
3.目前檔案管理信息電子化工作中存在的問題
3.1 戰略定位不準確，理論研究不深入。在2006年編制的《檔案事業發展“十一五”規劃》中提出“以檔案信息化建設為重點”的工作任務，但檔案管理信息電子化工作仍然存在中長期的總體指導思想、戰略目標、基本原則、主要任務與發展架構尚不清晰，檔案信息化在檔案工作發展與改革的地位與作用還不十分明確，檔案信息資源在國民經濟與社會發展中的基礎性戰略信息資源地位尚未確認等等問題。雖然目前關于檔案管理信息電子化的理論著作較多，但都只停留在了實踐方法和技術應用的層面上，理論研究不夠深入，并未形成系統的檔案管理信息電子化理論研究。
3.2 法律支持空缺，地位認識不足。檔案管理信息電子化已日益成為社會發展的趨勢，但國家相關檔案法規中尚無檔案信息化概念與要求的相關表述，這與檔案信息化發展的現狀、規律及其檔案事業發展、社會發展的要求不相吻合，造成檔案信息化建設、管理的法律失據現象，大大地阻滯了檔案信息化的發展進程。除此之外，雖然這幾年各級檔案部門對檔案信息化的認識有所提高，但是總體上檔案部門對檔案信息化在新時期檔案事業發展中的戰略地位認識不足，危機意識和機遇意識不強，嚴重影響了檔案信息化的推進，也影響了檔案事業的改革與發展。
檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統一體。然而，隨著檔案存放數量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現檔案管理信息化。所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。那怎樣才能實現檔案管理的信息化呢？
1必須加快檔案管理基礎平臺建設
檔案管理信息化基礎設施的建設，是檔案管理實現現代化的基礎和前提，是檔案信息資源建設的保障，是成功建設各項檔案應用系統的先決條件，檔案管理信息化基礎建設的優劣，直接影響到檔案管理現代化的成敗和整體水平。檔案信息化基礎設施建設整體規劃主要包含了以下兩大部分，即檔案信息化建設的平臺和網絡。首先，我們要加強檔案的網絡化建設，使檔案覆蓋到網絡的每一個節點。其次，要加強檔案管理軟件的開發，使其較好地應用于檔案網絡之中，建立起穩固的檔案信息資源共享的支撐平臺，實現信息傳輸的網絡化。再者，要對現有檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具備較強的開拓創新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引?M，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調整檔案信息管理人員的知識結構。同時，需要建立各種規范化、標準化的目錄和內容數據庫，提高檔案信息服務的整體水平。
2檔案管理信息化與電子政務建設同步發展
檔案信息資源是人類社會發展的歷史產物，是對歷史的一種真實的、有效的記錄，是國家的一種原始的、惟一的、無可取代的信息資源，是建設電子政務過程中不可缺少的重要信息資源。我們應當把檔案信息化建設融入于國家電子政務建設的大環境內，在依法行政、政務公開的大局中去思考，合理建設，合理規劃。這樣，才能使檔案信息化建設、檔案信息資源的應用真正成為電子政務的重要組成部分，發揮其真正的作用。我們不僅要把檔案信息化建設作為檔案部門目前和以后的一項重點工作來做，而且同時也要把檔案信息化建設工作作為政務信息化建設的重要組成部分。兩者合一，穩步推進電子政務建設與檔案信息化建設的協調發展。
3提高檔案管理現代化水平
在信息資源洶涌澎湃的當今社會，高品質、高層次的信息管理手段就變得尤為重要，是信息化建設能否良好運行的條件，提高管理現代化水平已經刻不容緩，是檔案部門能否順利進一步發展的關鍵所在。我們要借鑒當代管理學中優秀的科學理論依據和方法，結合檔案管理的實際工作，在實踐中摸索、總結和發展，最終形成一套趨于完美的、符合我們的檔案管理現代化理論體系。我們還要不斷將現代社會中先進的技術設備、技術手段和成果引入到檔案管理之中來，利用這些現代化的手段和方法，有效地提高檔案管理的專業化和自動化。
4加強檔案管理中信息技術人才的培養
在信息化社會中，決勝的關鍵所在是人的受教育程度及其綜合素質高低。目前，在檔案管理中，能夠掌握檔案管理同時又懂得計算機技術的復合型人才十分缺乏。所以，檔案部門首先要重視對這種復合型人才的培養，加大其培養力度，采用科學的、優質的培養手段，強化人才培養體制，建立起以管理人才為基礎、復合型人才為重點、高科技人才為骨干的檔案管理隊伍，以滿足檔案信息化建設的需要。另一方面，必須對現有檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具備較強的開拓創新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調整檔案信息管理人員的知識結構。
5統一檔案信息資源管理規范