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在英國郵政體系中,不可忽視通信工人聯盟(Communication Workers Union)的力量,該聯盟建立于1995年,現有25萬成員,代表郵政工人與皇家郵政就薪金、養老金、工作時間等事宜進行談判,影響力不可小覷。另外,直銷協會(Direct Marketing Association)是英國最大的通信業協會;郵政業聯合會(Mail User Association)則涵蓋了直郵、郵政金融、通信以及其他郵政相關事業;郵政競爭理事會(Mail Competition Forum)亦有一定的話語權。
風險既包括行業風險,也包括企業風險。下文將從這兩方面分別展開論述。
二、英國郵政業整體風險的法律規制
風險規制是郵政服務委員會監管工作的重要組成部分,郵政服務委員會的戰略只有在確定和評估風險的基礎上才能展開。郵政服務委員會建立了風險管理框架(management of risk),規定了各類處理危機事件的程序。郵政服務委員會行政長官和項目委員會在風險管理中起領導作用。該項目委員會承擔風險審查職能,并為郵政服務委員會提供整體的決策制定和風險應對方案。風險管理官(Risk Manager)負責郵政服務委員會監管過程中的風險分析和風險管理流程。審計委員會(Audit Committee)則負責審查內部控制系統,內部審計人員作出風險審計報告后,外部審計人員可以以信函或報告的形式進行評論。作為未來工作規劃程序的一部分,郵政服務委員會還會根據實際需要隨時調險規制的目標[2]。下文將就幾種風險應對機制進行詳述。
(一)緊急權力行使的法律安排
英國2000年《郵政服務法》第10條規定,政府有處理郵政業外部風險的緊急權力,但不得超過6個月的最長期限,也不能超過特定的范圍。而2000年《郵政服務法解釋》(Explanatory Notes to Postal Services Act)中規定,政府可以為國家利益暫停一段時間的郵政業準入許可,時間不超過6個月,非許可持有人亦可在預設區域內投遞信件而不受處罰。遇到突發的特殊困難情形,譬如洪水、降雪、火災、安全警報、疾病暴發等,可以短期暫停皇家郵政的普遍服務義務。但正常的降雪與季節性洪水不應成為皇家郵政不履行普遍服務義務的理由。
暫停服務的程序為:第一,在特殊情況被證實后,由相關部門進行風險評估;第二,將暫停服務進行書面通知;第三,通知顧客有尋求救濟的權利和途徑;第四,經皇家郵政審查并告知其裁決;第五,皇家郵政須向郵政用戶理事會與郵政服務委員會備案。
(二)信息安全的政策與程序
對于郵政監管機構而言,信息是一種極具價值的資源,必須加以保護。科學的決策必須依賴信息的準確性、及時性、相關性、完整性、保密性和關鍵性。如果沒有可靠的信息,郵政監管機構將無法有效地進行決策。
與此相關的政策和程序有:第一,符合規制與立法要求(這也適用于記錄保存,包括立法要求,例如郵政服務法和數據保護法);第二,企業的連續性計劃會被妥善保存(以確保用戶需要時可以提供信息和關鍵);第三,應妥善進入、應用、管理網絡;第四,對所有職員進行信息安全的必要培訓;第五,針對信息安全的所有實際或疑似違規行為,都必須向資源主管(Director Resource)報告,資源主管的職責是進行事件評估,確保符合安全信息調查程序;第六,資源主管必須在信息安全的限制下進行決策[3]。信息安全需要大家的共同參與(包括顧問和臨時工作人員)。
(三)火災與爆炸物預警的應對規則
針對郵政企業最常見的風險,郵政服務委員會對火災與爆炸物預警進行了專門規定。
郵政服務委員會采取一切手段防范或盡量減少火災的可能性。郵政監管范圍內的火災風險會每年進行一次評估。這項評估工作由郵政服務委員會內部的健康與安全風險評估部門主持。郵政服務委員會承認,風險評估與預警并不能確保火災不會發生。但處理不測事件的系統已建立,并會定期審核,危險發生之時即能保證可及時處理,如進行消防疏散演習,培訓如何逃離火場,完善火災預警系統并對滅火設備定期進行檢查維修。為此,應對所有郵政工作員工給予基本的防火措施指導。這項工作由信息中心(Central Office of Information)負責,發現任何火災隱患均可立即向其報告,以使郵政服務委員會能夠盡快解除隱患。
如果發現火災應立即報警。無論火看上去有多小,在郵政場所,這都是必須要采取的首要措施。郵政服務委員會反對只在發生大火時才應當拉響警報的作法。所有員工都可以在認為有火警發生時拉響警報,任何人不得因其善意的誤報而受到責罰。郵政服務委員會并不要求任何人冒生命危險去滅火。一個必須謹記的原則是,發生火警時,生命是第一位的,生命高于一切,包括救火與財產。
為了盡量減少發生火災的危險,最重要的三點是:第一,確保足夠的安全,防止縱火的風險;第二,定期檢查、測試和維護所有電力裝置和電器;第三,限制指定的吸煙區。
對于爆炸物預警,一旦得到炸彈威脅的消息,信息中心將會立即通過特定程序公布。任何發現蛛絲馬跡的人都可以立即向當值主管人員或健康與安全委員會成員報告,郵政服務委員會將立即采取措施消除危險。
多數爆炸物的危險很難當場排除,一定要對風險控制有所準備。制訂一項緊急計劃是至關重要的:第一,由特定的專門人員對緊急行動負責,他們必須是經過特別訓練能夠勝任這項工作的人員;第二,確保不負有特殊責任的工作人員毫不遲延地撤離現場;第三,進行排除危險的演習[4]。
三、寄遞企業生產經營中的風險規制
寄遞企業在生產經營中面臨的風險主要包括內部風險和外部風險兩種,它們的成因不同,表現各異,應對方法也殊有不同。
(一)內部風險控制
寄遞企業面臨的內部風險主要是指寄遞企業在進行公司管理和資金運作時,由于自身的原因導致公司管理和資金運作出現問題,從而造成管理混亂、運行困難以及市場份額丟失的可能性。產生內部風險的主要原因在于內部技術資源與控制處理能力的不足。內部風險具體又可分為經營風險與違規風險。
1.經營風險控制
對于寄遞企業而言,經營風險預警的第一步就是要控制投資風險,建立完善的風險評估系統。英國郵政企業處理經營風險的體系相當周密。
首先,皇家郵政通過嚴格計算投資回報率來控制風險。雖然皇家郵政是毋庸置疑的領軍企業,但它在改革之后很長一段時間是虧損的,皇家郵政已經在近年內扭虧為盈,但來自私人企業的競爭,仍使國有的皇家郵政面臨巨大的市場壓力。因此,對每筆投資精打細算則成為規避風險的必由之路。
租賃是降低英國皇家郵政固定資產投資與經營風險的又一項舉措,除倫敦以外,英國的所有郵件處理中心全部采取租用場地的方式,由此大大節約了場地的購置費,也方便了郵件處理中心布局的調整及搬遷。英國皇家郵政的郵車每兩年更換一次,全部采用集中批量采購方式,皇家郵政以極優惠的價格大批量購置郵車,使用兩年后,撤掉這些郵車的郵政標志再出售給中小企業及個人。
此外,為降低內部系統運行與管理風險,英國皇家郵政委托日本富士通公司和EDS電子資料系統公司合作開發了英國郵政支局計算機系統,這是歐洲地區最大的電子化網絡,15 500個郵政支局中的45 000個柜成了一個整體,提供實時的郵局零售服務、銀行業務和金融交易,客戶可以使用信用卡和借記卡進行支付。皇家郵政集團的數據中心、電腦和網絡則外包給了由英國電信公司(BT)、美國CSC電腦科學公司和Xansa公司(主營IT管理及商務咨詢)三家組建的合資公司――Prism聯盟。這些舉措大大優化了郵政的內部系統,提高了管理的效率和能力。
2.違規風險控制
為降低違規風險,英國郵政企業采取了多種有效舉措:第一,它以委托代辦的形式降低了普遍服務義務的成本;第二,在郵件服務中心配備名址識別系統,并開通了郵件追蹤系統,以減低郵件錯投的風險;第三,在郵件處理中心設置了效率工程師,以降低郵件延誤與丟失風險;第四,頒布《郵件完整性規范》,以規范郵政企業的寄遞行為。
郵政企業負有普遍服務義務是國際慣例,英國郵政業也不例外,具體而言,在英國擔負普遍服務的企業是皇家郵政。從前,皇家郵政能夠獲得巨額的政府補貼[5],但從英國開放郵政市場之后,任何來自政府的補貼都有可能被視為不正當競爭,被認為是政府在支持壟斷,所以皇家郵政必須依靠更為成熟的商業運作來降低經營風險,否則便難以從連年的虧損中解脫出來。由于規制者的首要任務是保證普遍服務,為此,郵政服務委員會與皇家郵政緊密合作進行風險管理,確保公司有足夠的現金來持續運行[6]。為了在偏遠的農村以最低的成本履行普遍服務義務,皇家郵政最終采取了委托代辦的形式開辦業務。自辦郵政局所都分布在人口稠密、業務繁忙的中心城市,其余的郵政局所全部為委托代辦點。絕大部分的委托代辦點設在商店,方便顧客在購物的同時辦理相關郵政業務,對于商店來說,代辦郵政業務不是負擔,而是有利可圖的事情。英國皇家郵政則和這些委托代辦點簽訂了服務標準、規范等方面的協議,這樣皇家郵政既完成了普遍服務的任務,又節約了大筆資金完成普遍服務義務確須大量的投資,但是,這樣的變通作法也并不是完美無缺的,根據MORI的調查,有5%的英國農村居民認為到達最近的郵局并不容易。參見RAND Europe,Cost-benefit analysis of rural post office branches, A Final Report to the Postal Services Commission, http://psc.gov.uk/post-offices/research/NeraFinalRprt.pdf。然而,即使在公共服務體系較為完善的歐洲,英國郵政業的普遍服務標準也是公認最高的國家之一,給皇家郵政帶來了巨大的經濟壓力,使其不得不依靠這些方法來預防經營風險,即使如此,虧損仍常常發生。參見Postcomm’s Second submission to the independent review of the postal sector, http://psc.gov.uk/postcomm/.../independent-review/Postcomm_Second_submission_to_the_Independent_review.pdf。。
為降低郵件錯投風險信件或包裹的錯投或投遞遲延是郵政普遍服務義務的對立面之一,參見Consignia Licence Condition 1-Exceptions to the Universal Service Obligation, http://psc.gov.uk/postcomm/.../011002responsestogeoexcepcondoc.pdf。,所有的郵件中心都配備了名址識別系統。它可以識別一個完整的名址,甚至是手寫體名址,同時識別和修正部分錯誤名址、補充遺漏的郵編。該系統1小時可以識別3萬至4萬個地址,在英國皇家郵政數據庫的2 700萬個名址中,如果該系統不能識別某個名址,該郵件就被送到視頻標碼中心,皇家郵政在全國共建有3個視頻標碼中心,中心員工會為郵件添加正確的名址。相比原來的光學字符識別系統,這一識別系統的效率提高了50%。
皇家郵政借助全球衛星定位系統和手持式設備,開通了郵件跟蹤系統。這使得全球包裹公司的員工在投遞時可以獲取收件人的電子簽名,客戶在任何時間(郵件跟蹤系統每周7天,每天24小時全天候服務)都可以在線查詢郵件所處的位置。自2003年開始,皇家郵政啟用24小時語音識別系統,客戶可以通過電話使用這一系統,要求包裹公司投遞郵件,或要求皇家郵件公司提供專門的投遞服務。
為降低郵件延誤與丟失風險,在英國的郵件處理中心設有效率工程師,專門負責測算機器和人員的生產效率,進行郵件流量流向分析,并向中心負責人提出提高效率的建議。這些測算數據被用來進行成本核算、分析與控制,并對郵件流量流向進行預測以及和別的郵政部門進行內部結算。中心負責人可以根據郵件流量流向數據進行生產管理和作業組織,合理安排運能和組織運力。
英國自2006年1月1日頒布《郵件完整性規范》后,規定各郵政企業都必須保證郵件的安全送達,采取行動以避免在郵政場所、交通工具和設備方面發生問題,并制定出具體的實施細則與程序[7]。皇家郵政的首席執行官亞當克羅澤曾說過,“每一個字母是重要的”[8]。
除卻傳統信件與包裹外,混合郵件(hybrid mail)對郵件安全的內部控制提出了更高要求。所謂混合郵件,是指用戶只需使用個人電腦完成信件,通過網絡鏈接發送至最近的郵局站點,在那里他的信件會被打印、裝入信封與郵寄。此類信件服務最早流行于地廣人稀的澳大利亞,之所以會在英國推廣,得益于其方便與快捷。
(二)外部風險控制
郵政業面臨的外部風險包括安全事故、經濟危機和信任危機等。為應對這些風險,寄遞企業采取了進行常規風險評估、拓展經營范圍、推出新商業保險、開展反向物流業務等措施,取得了一定的成效。
1.防范安全事故
在外部風險的控制上,如何防范安全事故、確保郵遞員的健康與安全,是非常重要的議題。這就需要建立健全風險評估系統、工作安全系統以及事故調查程序和危險貨物特殊配送程序。法律要求皇家郵政為其雇員提供一個安全的工作環境。皇家郵政對健康及安全風險的評估載于英國皇家郵政的《內部風險評估手冊》上。風險評估每年至少必須進行一次,在某些特定的情況下則會更為頻繁。
皇家郵政與通訊工人聯盟共同致力于推動郵政環境的建設,皇家郵政專門設有郵遞健康與安全部門(Health and Safety of Delivery Personnel)。英國郵政每月都會出具雇員健康與安全月度報告。此外,英國郵政服務委員會也在積極推動引入新的雇主法律責任認證體系。
2.應對經濟危機
經濟危機對各個行業都會造成影響,郵政企業當然也不可豁免。英國皇家郵政的財務報告曾提及:“由于英國經濟萎縮,其經營也是雪上加霜……企業用戶和私人用戶采取了一些降低成本的措施,直接導致在全部郵件總量中占有重要地位的商函業務量迅速下降。”
萬國郵聯的經濟學家安森提出,應對金融危機,郵政擁有一件有力的武器,即它的美譽度――許多人認為,郵政是值得信任的。安森說:“用戶重視速度和可靠性,但目前的危機使得可靠性成為用戶的第一考慮,很多不滿意銀行的客戶投向了郵政。”[9]
3.克服信任危機
電子媒介的興起對傳統服務形式構成了極大的挑戰。人們逐漸將原本依托于郵政的服務需求轉向其他媒介,譬如使用互聯網方式付費。
不過,互聯網給郵政業帶來的除了挑戰亦有機遇,譬如網上購物給郵政帶來的契機。對此,英國郵政提供的反向物流服務大大提高了公眾對郵政與網上購物平臺的信任,實現了雙贏的局面。英國郵政的反向物流服務是在ReTurn物流有限公司美國物流公司,開發了DART軟件系統(直接自動退貨跟蹤系統)來跟蹤反向物流過程中從貨物信息的每次掃入到貨物最終處理的全過程中的每個細節。成果的基礎上開發出來的。該項服務的主要對象是生產廠商、批發商、零售商以及書籍、CD、錄像帶、DVD等商品的直銷商,所有這些商家在有效地管理退貨、降低成本、騰出資金進行投資等方面正面臨著挑戰。英國郵政發揮自己的網絡優勢,推出了獨特的反向物流服務,成立了專業的物流部門,利用自身的人力資源、現代化的網絡以及由英國包裹公司和皇家郵政提供的技術保障,為新老用戶提供一條龍物流解決方案。