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導語：在檔案管理建議的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
一、檔案管理機構及職責
1、檔案工作由公司總裁統一領導，辦公室負責接收、下發、整理、歸檔、匯總，由指定的辦公室人員負責檔案的保管和提供其利用的工作，并監督公司各部門及其員工對檔案的使用過程。
2、辦公室應逐步完善檔案管理制度，確保檔案安全和方便利用，并且及時糾正檔案管理中的疏漏。
二、檔案的保存
1、保存地點：辦公室檔案柜
2、保存內容：包括過去和現在的公司各部門及員工從事業務、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有辦存價值的各種文件、賬冊、憑證、報表、技術資料、協議合同、電腦盤片、音像制品、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
3、保存方法：
3.1分類
3.2匯總
（1）辦公室資料：根據文件的編號或日期匯編成冊，分為兩大部分：接收文件和下發文件（分別記錄），形式如下：
接收文件下發文件
日期:__年*月*日（編號：__*）日期:__年*月*日（編號：__*）
接收自：__*下發至：__*
主題：__*主題：__*
公司人事資料匯總形式如下：
姓名：__（個人基本資料）學歷：__所屬部門及職位：__
客戶資料匯總形式如下：
國家：__客戶名稱：__主要業務：__聯系人及方式：__
工廠資料匯總形式如下：
類別：__工廠名稱：__（地址）聯系人及方式：__
（2）技術性資料匯總形式如下：
日期：__年*月*日
產品名稱（類別）：____
最終報價：____*（工廠：____*）
（3）財務資料：根據時間（月、季度、年）匯總，在月末、季度末、年末收集、整理各種財務資料，按照編號登記入冊。
（4）國際業務資料
以合同為線索整理，按照合同號登記成冊，形式如下：
合同號日期客戶名稱業務內容其他單據是否齊全
__________________________________
（5）樣品資料匯總形式如下：
外來客戶樣品公司生產樣品
樣品編碼：________樣品編碼：________*
樣品描述：________樣品描述：________*
（6）成員公司資料匯總形式如下：
公司名稱：__*主要業務：__*
聯系人及方式：____相關資料包括：__*
三、檔案的借閱
因公司需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損等，更不能隨意亂放，以免遺失。
四、處理規定
公司各部門及員工有保護檔案的義務，有下列行為之一，據情節輕重，給予50-300元扣薪處理，若構成犯罪依法追究:請記住我站域名刑事責任：
1.毀損、丟失、擅自銷毀公司檔案
2.擅自向外界提供、摘抄公司檔案
3.涂改、偽造公司檔案
4.未及時上報、歸檔或管理不善
5.未按手續就借閱、外帶者（檔案管理者同罰）
1.1檔案管理信息化水平低
目前，大部分企業檔案管理信息化水平低，主要體現在以下幾個方面：第一，部分企業仍采用傳統檔案管理模式，對計算機及科學技術利用不足，導致檔案管理效率低下。第二，部分員工沒有正確認識檔案信息化建設的內涵，錯誤地認為信息化即數字化，導致檔案管理的信息化建設水平較低。
1.2檔案管理不能為公司服務
傳統檔案管理模式分為檔案的搜集和整理鑒定，只要保證企業檔案的歷史記錄完整即可。但是，這種檔案管理模式不能為提供良好企業服務。好的企業檔案管理能在企業中起到積極的促進作用，在檔案中找到企業發展的興衰點，找到發展的不足并尋求新的解決方案，作用于企業發展，為企業服務。
2信息化時代檔案管理的建議
2.1科技存檔
當前的檔案管理工作應該向數字化靠攏，從實體檔案管理轉變為對信息資源的科技化管理。科技化管理檔案主要運用現代化手段對檔案信息資源進行管理，以基本信息為管理對象，對各個部門信息行進數字化處理。在進行電子存檔時，首先，要建立相關檔案的網頁，建立數字化視頻檔案數據庫檢索模式，以便于檔案的查找與利用。其次，要充分利用相關部門網站制作網頁，使檔案管理服務于系統互聯網，并形成科技化的電子檔案數據庫管理中心。在電子檔案建立中，要保證檔案內容的真實性和安全性，且快速實現資源共享。在互聯網上，應實現檔案管理的自動化和法制化，真正做到檔案信息交流和利用。
2.2信息化管理
傳統檔案管理模式是以圖片、手寫信息、影像等為載體進行管理，檔案管理人員主要以手工操作的形式完成檔案的收集和整理，最后完成存檔。隨著信息化程度加深，特別是國外先進檔案管理技術的引進，奠定了檔案管理科技化基礎，電子化檔案管理模式使檔案從人工手寫變為計算機存檔，這是辦公手段的歷史性改變，為檔案管理提出了更高要求，使檔案管理走向現代化和科技化。也從另一個角度要求檔案工作者加強學習檔案管理技能，適應新形勢下的工作方式變更，更加快捷、準確地為社會創造經濟效益。
2.3工作重心向信息偏移
在傳統檔案整理實踐中，主要工作是檔案實體數據整理。在實際檔案管理中，檔案實體管理是對檔案的流程化控制。而計算機存檔技術給傳統檔案管理模式帶來巨大挑戰，傳統檔案管理無法應對電子信息時代的數字化處理要求，因此，檔案實體化管理越來越弱化。檔案管理事業的關注焦點從文件實體化向文件形成化發展，使文件整理和保管與科技有機聯系起來。
2.4培養信息化檔案管理人才
在檔案管理中，應著重引進和培養現代化管理人才，全面提高工作人員素質，積極改善檔案管理設備，提高檔案管理手段。為此，首先，要努力培養檔案管理的數據庫開發人才，只有優秀的人才儲備，才能更好地服務于檔案管理工作。其次，企業要積極地為檔案管理人才提供提升能力的機會，設立專門的培訓機構，提高檔案管理人員的知識結構和整體水平，加強工作人員的理論研討和學術交流。最后，要引進了解信息化的技術人才，具有現代化管理水平的管理人員，切實提升檔案管理部門的服務質量。
3結語
關鍵詞：醫院；人事檔案管理
人事檔案管理作為醫院管理的重要環節，對于醫務人才隊伍建設有效推進方面揮著愈來愈重要的基礎性作用。在人事管理工作中，提升人事檔案管理水平，深入了解個人履歷、業務水平、專業特長等人才信息，有利于推進適才適所，實現人力資源科學配置，促進醫療從業人員工作積極性與主動性的提升。當前，伴隨著醫藥衛生改革的不斷推進，對于醫院人事檔案管理管理質量的要求日益提升，然而由于醫院對于人事檔案管理工作的重要性認識不足、管理制度欠缺等原因，導致醫院人事檔案管理中存在許多問題，難以適應醫院醫療、教科研等方面的現實需要。
一、加強醫院人事檔案的現實意義
醫院人事檔案是對醫務工作人員工作履歷、政治信念、醫療水平與業務專長的客觀記載。加強人事檔案管理，可以更加全面、有效的掌握醫務工作人員的全面表現，使醫院在醫務人員錄用、日常考核時對人才的綜合素質進行更直觀、更全面地了解。通過對人事檔案信息進行綜合分析，把查閱檔案材料與實際考察的思想言行、個人素質、業務水平等原始材料有機結合起來，從而對其德、能、勤、績等情況進行全面考察，不僅為醫務人員晉升、崗位津貼發放、職稱評定、競聘上崗、成果獎勵和申報等提供主要依據，而且為醫院選拔人才、培養人才、評價人才能夠有效參考，進一步提升醫院人才管理的科學化、規范化水平，從而為醫院發展壯大提供堅實的人才保障。
二、醫院人事檔案管理中存在的問題
1.管理意識不強，責任機構有待明晰
人事檔案是進行醫務人員管理工作的重要資源。一般而言，雖然對人事檔案重視程度不斷提升，但是由于對于人事檔案管理現實價值認識不高、《檔案法》等制度宣傳不足等原因，許多醫院缺乏人事檔案管理與建設意識，導致醫院人事檔案開發與利用不足，人事檔案管理質量難以提升。并且在許多醫院，檔案管理政出多門，即便在形式上掛靠于人事科管理，但是依然沒有形成權責明確、集中統一的檔案管理機制，缺乏科學、規范的檔案管理標準，導致人事檔案管理的主管部門缺乏，人事檔案管理難以有效到位。此外，醫院作為提供醫療服務的部門，缺乏既了解人事工作，又熟悉檔案業務的綜合性和專業性的人才，很多人員往往是兼職管理，往往只是憑經驗將相關材料進行簡單整理，與科學化和規范化的人事檔案管理在質量上差距較大。
2.管理制度落后，管理規范存在欠缺
隨著醫院人事管理體制的變革，選才用才的機制轉變、醫療人才流動頻繁，人事檔案管理內外環境發生了巨大轉變，給人事檔案管理的帶來了新的挑戰。由于檔案管理“終身制”等客觀的體制性束縛，導致人事檔案管理的審核、審批、建檔等制度存在缺失，導致相關管理缺少制度保障，降低了檔案管理的規范化、科學化水平。同時，人事檔案管理具有較強的政治性、專業性與機密性，關系到相關人員的切身權益，在相關管理中必須要按照一定的工作流程進行嚴謹規范的操作。然而在當前的人事檔案管理中，相關材料的收集的過程依然較為粗放，很多檔案材料收集不齊而且難以及時歸檔，對相關材料更新緩慢，不能隨著人員情況的變動而實現及時調整，無法全面反應現實情況。相關材料在移交時，缺少對于檔案材料嚴謹細致檢查梳理，降低了檔案材料的質量，模糊了材料的責任歸屬，不利于后續的補充與更新，導致人事檔案管理的脫節。
3.檔案內容管理落后，管理技術亟待提升
伴隨著醫療衛生改革的推進，醫療工作人員在市場化配置的作用下，流動日益頻繁，在其由“社會人”取代“單位人”的身份轉變中，各種因為人檔分離、棄檔不用、檔主遺失等現象越來越多，“死檔”、“棄檔”、“廢檔”出現頻次不斷提升。同時，在當前的人事檔案材料中，內容的真實度與可信度有所欠缺，雖然醫院人事檔案對象主要是醫療系列的專業技術人員，但材料往往集中在政治歷史性方面，對于其專業能力記載相對較少，不能針對性的反應其存在的問題，甚至存在前后記載不一致、與事實存在偏離的現象。此外，伴隨著信息技術發展，人事檔案的數字化、無紙化程度與日俱增。但是在很多醫院對于人事檔案硬件投入不足，檔案管理中的先進技術手段不足，信息化的管理平臺沒有建立起來，導致醫院人事檔案管理效率不高，不能對醫務人員的專業能力做出準確判斷。
三、醫院人事檔案管理的改進對策
1.強化工作領導，提升工作人員素質
醫院應提高對于對人事檔案管理的重視程度，將其作為醫療隊伍建設的關鍵內容進行完善落實。不僅要在年度計劃中予以體現，而且要在日常作為常規性工作納入議事日程。要成立人事檔案管理專責機構，設立領導小組，并由醫院人事科統籌協調，做好常規管理事務，強化對于人事檔案管理工作的領導。著眼人事檔案管理政策性、業務性強的特點，為了更好的體現其服務性、保密性，醫院應該根據自身院情，選擇既了解醫院人事管理特點，又熟悉檔案管理業務的專職人員負責人事檔案管理工作，為提升人事檔案管理的專業化、規范化水平提供人才支撐。對于這些人事檔案管理人員，醫院應積極創造機會與條件，通過業務培訓、交流學習、網絡授課等途徑為其掌握人事檔案的新技術、新知識提供良好條件與幫扶，增強其工作責任心與能力水平。檔案人員也應積極學習相關知識，加強業務自修，熟悉醫院人事檔案管理的特點與規律，為更好的開展人事檔案管理工作提供知識與能力保障。
2.加強制度建設，提升基礎建設水平
醫院人事檔案工作復雜瑣屑，只有建立起體系科學、內容完備、環節清晰的管理制度，才能使各項工作有規可依、有章可循。在制定時，要根據《檔案法》等法律規定的要求，結合醫院人事檔案管理的現狀，借鑒其他醫院的管理實際，形成合規合法，又具有自身醫院特色的制度體系，對審核、審批、建檔、借閱、流轉等環節提出明確要求。庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經常檢查。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。
3.改進檔案整理，優化檔案基礎功能
醫院在加強人事檔案管理工作中，應根據其形成特點、來源及渠道，采取分類處置的收集辦法，并且結合人事檔案形成長期性、過程性、持續性的特點，應保證收集工作常態化。具體而言主要包括以下幾種方式。一是根據醫院人事檔案的信息內容、時間節點等情況，及時進行收集；二是結合醫院的工作實際，按季度收集一定階段內容的檔案材料；三是根據醫療人事檔案的應用需要，不定期的進行收集。以上方式各有應用的現實條件與具體要求，應根據具體情況相關配合、相互補充，在具體實施時擇機使用，確保檔案整理有序推進。同時，為了使醫院人事檔案能夠發揮其應有效果，應該對人事檔案的主體功能進行優化完善。具體而言，也就是在保留原有人事檔案的核心要件基礎上，根據上級文件要求與精神，將新的政策要素融入到檔案管理中，完善養老和失業等內容，對工作業績進行清除的界定，將關系醫療工作的醫療技能、專業成長等內容補充進去。此外，要根據當前人才流動的現實需要，根據醫療工作者及醫院的現實需要，完善相應的職能，從而更好的服務于人才服務。最后，對于檔案內容應客觀真實，建立多方聯動的記錄與責任體系，將同事評價、科室評價等內容原原本本的記錄到職工認識檔案中。全面補充關于醫療工作人員的業務檔案，將包含學歷、專業技術、支農支鄉的基礎性材料，專業技術資格認知材料，課題研究、典型病例、手術分析等技術成果材料，醫德醫風評價等其他材料，予以補充完善，使其全面反應醫療工作人員的醫德狀況與技能水平，充分發揮醫療人事檔案的現實效用。
4.加強溝通協調，提升檔案信息化水平
伴隨著醫療衛生體制改革的推進，醫院人事管理也發生了巨大變化，由“單位人”向“社會人”轉變的渠道不斷增強。因此，在推進人事檔案管理的過程中，應強化服務意識，根據醫療工作人員的現實要求，加強與工作人員的溝通對話，使其更加契合醫療工作人員的現實需要。要加強與人才服務結構的業務對接，全面了解新形勢下醫療專業技術人才，特別是流動人員的檔案整理與管理要求，力爭在第一時間就其全面工作表現進行準確記錄，為其發揮檔案實效奠定堅實基礎。人事檔案管理部門也需要采取切實可行的方法和措施，有效地減少人檔分離現象的發生。同時，結合當前檔案信息技術發展的現實狀況，積極將相關技術應用于人事檔案管理中。利用計算機、掃描儀等先進設備，做好圖文視頻的科學存儲，推動無紙化、數字化轉變，實現醫療人事檔案紙質與數字格式并存。強化醫療人事檔案的網絡化建設，構建相應的網絡信息體系，將不屬于秘密內容的檔案信息，按照相關規定與程序進行公布，推進醫療人事檔案資源合理共享，達到“一方收集，多方共享”，推動檔案管理開放化，提升醫療人事檔案的利用效率與質量，更好的實現為臨床、教學與科研服務。醫療人事檔案是醫院人才隊伍建設的重要組成部門，是對于醫療工作者德能勤績等方面的全面記載。提升醫療人事檔案管理水平，能夠獲得更加全面的鑒別、評價與使用人才的依據。因此，在日常的管理中，要強化問題導向，根據醫療人事檔案管理中存在的問題，進一步提升檔案管理的科學化、規范化、精細化、信息化水平，從而構建其符合上級契合與意愿管理需要的人事檔案管理體系，為促進醫院事業發展提供人才保障。
參考文獻：
[1]紹興，陳智為.檔案管理學[M].北京:中國人民大學出版社，2013.1
關鍵詞：檔案管理；問題；對策
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
引言
檔案管理的系統對我國來說，它是我國的信息資源系統的重要組成部分同時也是我國家社會科學中組成的重要部分。所以，在我國改革開放促進經濟的這個新的歷史大背景下我國的事企業以及機關單位的檔案管理工作必須要聯系這個新的時展的要求，要從觀念上對檔案管理工作有所更新，而采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，促進我國的和諧社會建設。
一、科學化管理檔案的重要意義
檔案管理作為企業單位的一個重要基礎性環節，應予以高度重視，檔案出現混亂必將給單位帶來管理上的隱患。當前，一些企業單位的人員流動較快，導致檔案出現在流動的個人手里或個別部門，這就容易造成單位秘密泄露，甚至導致知識產權流失等嚴重后果。首先，在企業單位中，檔案還承擔著信用管理的重要作用，檔案是信用資源的有效印證，科學的檔案管理能有效印證企業單位的科技成果及管理水平的高低，在社會的信用體系建設中，檔案管理建設也承擔著重要的角色。其次，檔案是企業單位文化建設的一個重要源泉，文化建設都是從源遠的歷史發展中提煉獲得的，而檔案就是一個最好的反映載體，它能全面真實的反映出單位的歷史狀況、發展規律、文化特點等元素，為文化建設提供有力支撐。
二、企業檔案管理中存在的問題
1、檔案管理工作執行力不夠
企業的檔案管理工作對企業部門活動具有輔助作用，對檔案的重視程度，決定了企業檔案工作的開展，檔案工作到位與否，從一個側面能反映出一個企業的整體素質。但是大多數企業將檔案建立以后，很少查閱，并且在執行過程中，也存在一些難度。特別是工程建設檔案，存在著重建設，輕檔案的現象。工程的前期圖紙資料還能上交檔案室，但在工程的施工過程中產生的檔案資料就不能及時上交檔案室，如工程的變更，竣工驗收等資料。檔案人員在企業的基本建設工程中參與性不強，檔案的管理工作不能與工程的建設同步進行，造成一些工程資料的丟失，影響歸檔率。有的雖然有資料，但有很大部分是復印件，影響了檔案的質量。
2、檔案管理人員專業素質和管理水平不高
檔案管理人員的素質對檔案工作質量有決定性作用，檔案管理人員既要有很高的業務素質，又要有強烈的責任心，還要有踏實肯干的實干精神和科學嚴謹的工作態度。但是在實際工作中，由于對檔案管理工作沒有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，在業務水平、文化程度、專業素質上都有很大的差距，在管理手段方面，也比較陳舊，與時展脫節。這已經不能適應新形勢下企業檔案管理的需要，如果企業想要提高檔案的管理水平，必須把提高管理人員的素質放在第一位。
3、檔案硬件設施老化
隨著現代信息技術的發展，計算機網絡技術應用于企業管理的諸多環節之中，管理水平在不斷的進步。但是只有少數的企業利用計算機網絡技術進行檔案管理，多數還是采用手工整理。信息量小，檢索進來也比較困難，利用和開發的價值不高。企業的檔案室建設不規范，檔案柜也老化，保密性大大降低，保管條件也極其簡陋。引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發生，從而對檔案利用產生了不利影響。
三、新時期加強企業檔案管理的幾點建議
1、加強培訓，提高企業檔案管理人員的素質
現代化的企業對檔案工作管理人員的政治素養、專業技能的要求越來越高。檔案管理的門類也在不斷的增加，檔案介質也由紙質迅速過渡為電子文檔與實物方案一體化保存；文書檔案由卷為保管單位到以件為保管單位等。新的情況將導致新的問題層出不窮，檔案人員也要加強自身的學習，提高自身的政治素質，為檔案事業的發展奠定堅實的思想理論基礎。要博學多才，既懂檔案專業知識，又要懂行業管理知識，努力提高專業素質及開拓創新能力，把握機遇，解放思想，以新思維對待新問題，以新思路和新對策解決出現的問題，努力把檔案管理工作提高到一個新水平。
2、建立科學的檔案管理體系，加強企業檔案管理標準化
檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。規范檔案的管理機制，完善檔案的管理制度，是檔案管理的重中之重。隨著現代信息技術的飛速發展，檔案管理的科技含量和管理水平在不斷提高，所以有必要建立一個能與之相適應的管理體系，并嚴格遵守企業檔案管理流程。將各個部門、不同用途的檔案進行統一的管理，讓檔案管理能與企業決策、管理同步發展。
3、加強對電子文件的管理
一是將部分傳統的以紙質文件資料轉變成電子文檔的形式，這樣數據生成以后，馬上會貯存在企業的數據庫之中，被檔案管理人員和其它部門技術人員所共享，能夠讓信息在企業內部流通更暢通。二是在企業的管理活動中，電子文件比傳統紙質文件更方便，快捷，失誤率低，而工作效率會大大提高，電子繪圖會比手工繪制有更大的優勢，它的設計、修改、查詢比手工更方便、更準確。三是企業傳統的檔案分類方法被打破，如聲像檔案、人事檔案、技術檔案等等，可以被企業的信息集成系統分成幾個管理模塊和流程。一份檔案信息可以被幾個管理系統所分享，計算機可以依照規定的指令，依據工作目的隨時設置和更改類目。
4、擴寬榮譽檔案的歸檔范圍
建立榮譽檔案，首先要確定歸檔范圍。一個單位的榮譽檔案主要是反映本單位各項工作在各個歷史時期所取得的成績，它的歸檔范圍應以本單位或本單位內部機構的名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作活動中獲得的獎狀、錦旗、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物為主。其歸檔范圍主要包括：以本單位名義參加各項活動獲得的榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等；上級領導知名人士來本單位參加表彰獎勵活動的題詞、書畫、照片、錄音帶、錄像帶等；本單位參加和召開的各種表彰大會所形成的錄音帶、錄像帶、照片、底片、光盤等，主要包括領導接見頒獎視察慰問獲得榮譽的集體和個人，有先進集體和個人介紹經驗、載譽歸來、外地外系統、取經學習的活動等內容；本單位的科研成果證書及獎牌等；其他與表彰獎勵有關的實物等。
5、統籌兼顧，做好檔案的保密與利用
日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。檔案的價值是通過利用來實現的，檔案管理人員的管理價值也要在利用檔案的效果中體現出來。檔案人員在提供利用的同時，要跟蹤利用效果，分析檔案的投入與產出的經濟效益，并加以廣泛的宣傳，使公司領導和員工認識到企業檔案也是生產力，是寶貴的資產，同時對提高全員的檔案意識有積極的作用。檔案人員要勤于思考，多動腦筋，分析、加工編研二次信息，服務企業中心工作。檔案主管部門也應每年定期召開一次編研工作研討會，開展業務探討，交流檔案管理經驗，努力實現檔案管理工作綜合效益的最大化。
結束語
綜上所述，檔案管理是一個單位的重要歷史財富和信息源泉，事業單位領導應高度重視起此項工作的重要性，建立完善起相應的檔案管理制度，加強科學化管理水平，努力提高檔案管理人員的綜合素質，多措并舉提高檔案管理的科學化水平，以促進事業單位管理的高效化。
參考文獻
[1]張萍.對檔案管理現狀及對策的幾點思考[J].孝感學院學報，2011.
[關鍵詞]事業單位 檔案管理 問題與對策
中圖分類號：F2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）10-0330-01
1.事業單位檔案管理的價值
1.1 檔案管理可以提高事業單位的工作效率
加強事業單位檔案的管理，可以大大提高事業單位的工作效率。事業單位可以通過檔案了解員工的工作情況。在以后工作過程中的問題，都可以通過檔案進行匯總，從而使事業單位能夠及時的了解問題，解決問題。
1.2 檔案管理可以促進單位更好發展
加強事業單位的檔案管理，可以促進單位更好的發展。隨著社會的不斷進步，事業單位建設都在不斷地發展。對于事業單位而言，檔案是事業單位的歷史記錄，事業單位要想發展，就必須通過檔案，找到制約自身發展的原因，從而找到解決方法，讓事業單位迅速發展。檔案是事業單位發展的縮影，事業單位只有認識到檔案的重要性，才能獲得長期的進步和發展。
2.事業單位檔案管理存在的問題
2.1 事業單位領導對檔案管理工作重視不夠
當前事業單位對檔案管理的重視度往往不夠，很多事業單位認為事業單位的任務就是工作，從而忽視了事業單位其他方面的管理。檔案管理從表面上看，與研究工作沒有直接聯系，所以校領導往往忽視了檔案管理工作，使事業單位的檔案管理水平低下。
2.2 檔案管理缺乏專業人員
許多事業單位的檔案管理工作水平低，檔案人員多是兼職，沒有固定人員來整理檔案。甚至許多管理人員，并沒有經過相關的培訓，對檔案管理一竅不通。檔案管理并不是簡單地對于信息的收集和整理，而是一門科學。因此，對于檔案管理必須配備專業的檔案管理人員。
2.3 缺乏檔案管理硬件設施
檔案管理工作不僅要求有專業人員管理，同時還應該配備相應的硬件設施。想要做好檔案管理工作，硬件設施是必不可少的。有相當一部分事業單位對于檔案管理的投入不足，從庫房建設到檔案硬件的投入都不足。由于對檔案管理重要性認識不夠，導致了檔案管理設備的缺乏。由于缺乏相關的硬件設施，事業單位檔案管理工作往往很難順利進行。
3.事業單位檔案管理的改善措施
3.1 提高事業單位領導對檔案管理工作的重視
事業單位檔案管理工作，必須由事業單位領導親自組織，并且領導對于檔案管理負有直接責任。將管理工作納入事業單位的整體規劃和發展，事業單位在發展自身的同時，也要強化檔案管理意識，認識到檔案管理工作，對事業單位發展進步具有重要意義。強化檔案管理工作不只是，喊口號，開講座，還要真正的落實到日常工作當中，從思想上認識到檔案管理工作的重要性。事業單位領導要積極地推進檔案管理工作的開展，將其納入事業單位日常辦公事務之中。實行檔案管理常態化，系統化。此外還應該加強對于基層檔案管理人員思想教育，使他們清楚地認識到檔案管理的重要意義。牢固的樹立以檔案管理建設為本的理念，認真負責的，對待日常的檔案管理工作。
事業單位領導應該重視檔案建設，利用檔案資料統管事業單位各項工作。檔案管理人員應該主動爭取領導對檔案工作的支持，把檔案管理納入事業單位整體發展規劃，即納入事業單位計劃和規劃、納入有關人員職責范圍、納入管理制度。在經費和辦公條件等方面加強投入，事業單位要制定專門的管理制度。制定管理人員職責，建好、管好、用好檔案資料。做好檔案資料的交接工作，防止由于人員變動，造成檔案資料丟失。
3.2 提高檔案管理人員的專業素質
要想做好檔案管理工作，就必須擁有一支專業素質過硬的檔案管理人員，來負責檔案管理的日常工作。檔案管理是一門專業學科，不是簡單地信息收集和整理，因此檔案管理工作需要配備專業人員。很多人認為檔案管理工作和事業單位發展沒有太大的關系，因此沒有給予足夠的重視。這就造成很多信息缺乏及時的收集、整理、歸類和反饋。只有具備相關的專業知識的人員，才能夠對檔案進行科學的整理和歸納，將檔案管理工作順利的進行下去。專業人員更加明白檔案管理工作的重要意義，所以要想做好檔案管理必須加強對檔案管理人員的專業素質要求。
對于檔案管理人員，要強化他們的檔案意識，使他們從思想上和行動上自覺配合檔案部門的各項工作。工作評估不僅包括事業單位的整體發展，也關涉到每位員工的切身利益。因此應該發動員工積極參與檔案建設，強化檔案意識。在平時的工作中自覺收集、整理檔案資料，并提交檔案室保管，合理使用。
3.3 完善檔案管理的硬件設施
事業單位應該通過完善相關的硬件設施，推進檔案管理工作現代化。要想更好地發展檔案管理工作必須完善各方面的硬件設施，例如：檔案管理室的建設，檔案管理信息化的建設等等很多方面。將計算機信息化與檔案管理工作的復雜化結合起來，從而簡化檔案管理工作，方便檔案的收集、整理、查閱。總而言之完善檔案管理相關硬件設施，推進檔案管理現代化進程，具有十分重要的意義。
4.小結
綜上所述，當前事業單位檔案管理工作存在諸多問題，這在某些方面制約了事業單位的發展。因此，事業單位應該認識到檔案管理的重要性，樹立正確的檔案管理意識。由單位領導指揮，監督檔案管理，全體員工積極參與，做好檔案的，收集、整理、保存、使用工作。另外對于檔案管理人員要加強培訓，提升素質。完善檔案管理硬件設施建設，增加在檔案管理方面的投入，積極推進檔案管理信息化，現代化。檔案管理工作對于推動事業單位發展，具有十分重要的意義。
參考文獻
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[3] 秦艷梅，周玉英.淺談電子檔案管理中幾個關鍵問題及其對策和建議[J].黑龍江史志，2009，（15）.
1.事業單位的檔案管理工作混亂。
由于事業單位的領導以及工作人員對事業單位檔案管理工作的認識還局限在比較低的層次，因此沒有制定比較規范的條例和規程來使檔案管理規范化。很多工作人員認為事業單位的工作重點并不是檔案管理工作，對相關的日常安排僅僅是草率記錄。再加上部門領導的不重視，不能夠有事業單位監督檔案管理工作，更加導致了檔案管理工作的混亂。因此，檔案管理工作的混亂狀態，嚴重制約著事業單位的服務質量，不利于事業單位的進一步發展。
2.事業單位的檔案管理人員技能偏低。
從事業單位檔案管理工作的專業性和技術性等角度分析來看，該項工作的工作難度和對從業人員的技能要求并不落后于事業單位的其他工作。但是由于部門領導和工作人員傳統認識的不足，對檔案管理工作并不上心。很多工作人員的專業素質和責任心都不能滿足檔案管理的需要。即使工作人員進行了相關的技能培訓，也由于其自身不能充分認識到檔案管理工作重要性，也導致檔案管理工作出現了的很多錯誤，嚴重影響了事業單位檔案管理工作的開展。
3.事業單位進行檔案管理的設施簡陋。
俗話說，巧婦難為無米之炊。隨著現代信息技術的發展，計算機技術必將助力事業單位的檔案管理工作，也只有充分利用計算機技術使檔案管理工作信息化、現代化，才能保證事業單位的檔案管理工作跟上時代的步伐，促進事業單位的發展。但是，從目前的情況來看，很多事業單位的辦公條件簡陋，不能夠進行有效的檔案管理工作。有的部門即使配備了計算機，工作人員也僅僅是簡單的文字錄入，并沒有發揮計算機的優點將檔案管理信息化。
4.事業單位的檔案管理資源得不到有效利用。
很多事業單位受傳統觀念的影響，在進行檔案管理時，僅僅是進行資料的收集、整理和保管，并沒有認識到檔案管理工作的真正目的。檔案管理的目的在于檔案資源的開發利用，即根據已有的信息，為事業單位的下一步發展提供參考資料。由于事業單位對檔案管理工作認識上的偏差，缺乏對檔案資源的開發利用的意識，導致檔案管理的資源利用率比較低。
二、新時期事業單位檔案管理工作的建議
1.提高事業單位對檔案管理工作的認識水平。
若想實現檔案管理工作的高效運轉，必須改變事業單位的領導以及工作人員對檔案管理工作認識上的偏差，使他們認識到檔案管理工作的重要性，才能保證事業單位檔案管理工作的質量。第一，應該使事業單位的領導明確檔案管理工作對事業單位的發展所能起到的重要作用。只有領導對檔案管理工作足夠重視，相關的工作人員才會加強檔案管理工作。第二，要對進行檔案管理的工作人員進行相關的培訓，提高他們對檔案管理工作的認識水平，讓他們以極大的熱情的投入到工作當中去。總之，為了加強事業單位的檔案管理工作，必須從根本上改變工作人員的傳統觀念，讓他們明白檔案管理工作的重要性，明確自己身上所肩負的責任。
2.健全事業單位的檔案管理制度。
之所以當前的檔案管理工作非常混亂，原因之一在于沒有與檔案管理相配套的管理制度。因此，加快建立健全事業單位的檔案管理制度，能夠有效保證事業單位檔案管理工作的順利進行。事業單位的領導要加大對檔案管理工作的重視程度，促進相關管理制度的制定和完善。只有在科學有效的管理制度下，才能促進檔案管理工作向著科學、合理的方向發展。
3.提高事業單位進行檔案管理工作的技能水平。
事業單位的檔案管理工作并不僅僅是單純的資料錄入、整理和保存，它對相關工作人員的專業技能要求極高。為了提高檔案管理工作的水平，必須嚴格挑選從事檔案管理工作的人員，并對他們進行全面的技能培訓。第一，事業單位的領導應挑選技能過關的人員從事檔案管理工作，并對他們進行定期的培訓，以適應新的發展要求。第二，做好新進員工的培訓工作，讓他們熟悉檔案管理的工作流程，對培訓不及格的人員不允許上崗工作。第三，鼓勵員工進行大膽創新，提出新的工作思路，借助先進的管理思想提高整個團隊的服務水平。總之，在對檔案管理人員進行培訓時，還要結合本單位的具體情況，用行之有效的方法提高工作人員的技能水平。
4.合理配置事業單位的檔案資源。
事業單位進行檔案管理的目的是通過記錄、保存日常的工作安排，對事業單位以后的發展做出指導性的意見。因此，必須要改變事業單位檔案管理的模式，優化檔案管理的結構，以便于進行分級管理，提高檢索率。通過分級管理，簡化了繁雜的檔案管理系統，便于事業單位進行信息檢索，進而提煉出可以利用的重要資源，從而提高了事業單位檔案資源的利用率。
三、總結
張增堂 哈爾濱物業供熱集團有限責任公司
摘要：本研究從供熱企業檔案管理的實際出發，提出了加速供熱企業檔案管理工作發展的理念，對供熱企業檔案管理存在較為典
型的重視程度、保密性、管理制度、經費投入和人員素質等問題展開了討論，并提供了加強認識，規范檔案制度，完善管理機制，強
化檔案管理責任，以現代化的供熱企業檔案管理和高素質供熱企業檔案管理人才作為支撐，形成對供熱企業檔案管理工作的發展性保
障，為供熱企業檔案管理進一步走向科學化和正規化而努力。
關鍵詞：供熱企業；檔案管理；檔案制度；管理機制；管理創新；管理人才
1.供熱企業檔案管理存在的典型問題
1.1 供熱企業整體上對檔案管理的重視程度不足
供熱企業檔案管理是基礎工作也是管理工作，對于供熱企業
其他工作的開展和各項業務的進行有著是否重要的支撐作用，是
供熱企業社會和經濟效益取得的保障。但是，以供熱行業為著眼
點，我們不難發現無論從供熱企業領導層還是從檔案管理層上
看，供熱企業工作存在著重經濟效益和生產，忽視基礎工作和檔
案的實際問題，并且由于宣傳和教育出現不到位的情況，導致供
熱企業的員工對于檔案管理的認知也不足，造成檔案管理出現了
重視范圍和程度上的不足，造成供熱企業檔案信息資源開發的問
題，形成供熱企業檔案管理障礙，影響供熱企業檔案的利用效率
和效果。
1.2 供熱企業檔案管理保密制度不嚴格
供熱企業檔案管理工作需要具有一定的保密性，是企業商業
活動中的核心信息，具有一定的知識產權的性質，是企業核心的
機密，對于企業生存和發展有著直接地影響，而供熱企業檔案管
理工作如果不能得到保密制度的保障，那么會很容易造成企業核
心機密的泄露，出現企業對市場的不利局面，造成巨大的經濟和
社會信譽損失。
1.3 供熱企業檔案管理制度不完整
供熱企業檔案管理是一系列具體的管理措施構成的，例如：
供熱企業檔案資料的收集、加工、借閱、存儲和保密都應該有嚴
格的制度作為基礎，但是一些供熱企業檔案管理工作中存在著制
度不健全、不完整的問題，出現檔案原始資料堆積如山，檔案信
息整理不及時，檔案資料缺失，檔案資料被涂改會銷毀，導致供
熱企業檔案出現真實性問題，進而產生供熱企業檔案資料的利用
價值降低。
1.4 供熱企業檔案管理的經費保障不足
當前供熱企業檔案管理正在逐步走向科學化、系統化和信息
化，特別在網絡技術和多媒體技術廣泛運用在各項工作的背景
下，供熱企業檔案管理具有了形式和內容上的巨大改變。供熱企
業檔案管理工作的信息化和網絡化需要大量的經費保障和資金
投入，而很多供熱企業對于檔案管理的硬件投入出現資金量上的
不足，導致現代化供熱企業檔案管理工作的物質基礎得不到保
障，不能根據現代化要求和標準進行設計和建設，出現檔案硬件
陳舊，檔案保管條件惡劣，不能適應供熱企業檔案管理發展的新
形勢。
1.5 供熱企業檔案管理人員素質不高
供熱企業檔案管理人員專業能力和理論素質決定了供熱企
業檔案管理的高低，可見管理人才對于供熱企業檔案管理工作的
價值。當前供熱企業中檔案工作人員和管理人員存在素質、水平
上的問題，特別在文化程度和專業知識上還存在不少欠缺，導致
供熱企業檔案管理人員的科學知識水平、現代管理意識、檔案專
業水準都存在不小的差距，難于適應新形勢下供熱企業檔案管理
的發展需要。
2.提高供熱企業檔案管理的建議
2.1 提高供熱企業對檔案管理工作的重視程度
供熱企業要從全面和發展的眼光看待檔案管理工作，要形成
對檔案管理的正確認知，在增強供熱企業檔案管理人員職業責任
感的基礎上，進一步解放思想，做好意識上的轉變和創新，達到
對供熱企業檔案管理工作的重新理解和定義，為供熱企業檔案管
理的順利進行找到扎實的思想基礎。
2.2 完善供熱企業檔案管理機制
供熱企業應該強化檔案工作的責任，形成供熱企業檔案管理
的體系，建立供熱企業檔案管理的機制，完成供熱企業檔案管理
的規章制度，給供熱企業檔案管理工作一個可靠、可行的制度環
境。供熱企業檔案管理機制的建立必須以明確職能、統一體系為
基礎，將各種供熱企業檔案工作整合在一起，實現同步管理、同
步發展。
2.3 推進供熱企業檔案管理的現代化
一方面要增強供熱企業的檔案管理意識，要求管理人員既要
有高度的工作責任感，涉獵廣博的專業知識，開拓視野，優化知
識結構，提高綜合素質，才能適應新時期的企業檔案管理工作。
另一方面，供熱企業檔案管理人員要掌握現代化管理技能，要注
重計算機知識、信息文化的學習掌握上，努力使自己具備信息知
識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。此外，供熱企業檔案管理
工作中要利用現代化技術，減少手工操作，提高工作效率，更好
地服務于社會。
2.4 推進供熱企業檔案管理創新
一方面，供熱企業專職檔案人員應當重視觀念更新，要一改
守攤看點、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，
不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉變觀念，
讓檔案創造出更豐厚的社會效益和經濟效益。另一方面，供熱企
業專職檔案人員應當練就過硬的業務技能，適應新形勢，敢于向
傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打
破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新。此外，
供熱企業專職檔案人員應當拓寬視野、豐富知識。作為檔案工作
主體的專職檔案人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、
新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進和創
新。
因此，創造積極向上的學習氛圍非常重要。專職檔案人員要
把學習作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，
努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現
狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案
工作，實現由供熱企業檔案管理人員單一專業型向多樣復合型轉
變。
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關鍵詞：信息化 事業單位 檔案管理
事業單位無疑是一個國家和一個政黨的命脈，無論在哪個國家，它都是重要的思想宣傳部門和管理部門，而在事業單位中的檔案管理工作更是重中之重，因為它不僅關系到事業單位內部工作的林林總總，更是包含了全國各個方面工作運行的數據和資料，與全國各行各業的工作內容息息相關，因此，強化事業單位檔案管理信息化工作具有重要的現實意義和時代價值。
一、建立明確管理目標，進行科學的檔案管理規劃
隨著現代化科技手段的不斷更新，管理手段也伴隨著日新月異的科學技術發展在不斷的更新換代，同時電子信息也逐漸被應用到各個領域，并日益成為工作中不可缺少的工具和手段，那么把事業單位當中的檔案管理信息化作為目標就是至關重要的了，信息化的管理方式可以大大減少檔案管理中數據的錯誤和材料的損失率，同時，它也是更加安全和可靠的一種管理手段，但是現如今的事業單位檔案管理工作部門，仍有很多工作人員在使用傳統的管理手段，例如紙質的、人工的計算方法和計算工具，這不僅費時費力，且易出現錯誤，保存起來也不方便，這就需要對檔案管理工作進行調整，尤其是要進行科學的管理規劃，把信息化的工作方法和處理方式應用到實際的工作當中，與時俱進，運用先進的科學手段和科學方法對檔案信息進行錄入和檢索，這樣才能在保證數據和信息的安全性的同時，也使事業單位檔案管理工作變得快捷、豐富和方便。
二、提高事業單位檔案管理工作人員的素質
在很多事業單位中，由于檔案管理工作人員的素質不高，能力偏低，導致了信息化檔案管理工作無法正常實施，所以要想把檔案管理工作的信息化實際應用到事業單位的工作中去就要提高管理工作人員的自身素質和能力，使其不斷學習，不能只滿足于現有的知識水平和理解水平，要不斷學習新的知識，適應時代的發展，緊抓先進科學技術的脈搏，用科學的知識和工作方法武裝自己，并把它應用到檔案管理的實際工作中去，而事業單位要定期對工作人員進行培訓，尤其是對新入職的工作人員，更要把好質量關，凈化員工隊伍，根據工作的需要對工作人員定崗定位，使其在自己的崗位上發揮自己獨特的優勢，為單位貢獻自己的力量，另外，也要對工作人員進行定期的考核，鞏固其知識的理解，增強其對信息化管理工作的能力，并把它實際應用到檔案管理工作中去，只有加強了檔案管理部門中工作人員的自身素質，才能構建一個合理的科學的信息化檔案管理平臺。
三、打造實用性平臺，加強基礎性建設
信息技術無疑是各個領域工作的核心部分，它不僅可提高工作的速度和安全性，更逐漸成為各個行業工作中必不可少的工作手段，行之有效的信息化檔案管理手段可以加強檔案的錄入、檢索、整合和保存等多項工作，同時，也可以使繁瑣的數據和材料傳送工作變得簡約方便，例如在實際工作中，會遇到信息交流不便，消息閉塞等多種情況，那么信息化的管理方式就可以拓展消息渠道，加強各方面工作的協調和溝通工作，合理解決數據交流困難的問題，這樣就節約了人力和時間，使工作步驟變得簡約，在事業單位的檔案管理中，如果出現實際困難，可以利用信息化的平臺，使困難共享，工作人員通過網絡信息這個領域共同解決問題，交換意見，同時可以及時調整、檢閱、查找信息，形成良好的集成接口，使信息管理工作更加系統、科學和規范，由此可見，打造實用型的信息交流平臺可以全面地加強事業單位的檔案管理工作，把信息技術應用到實際的工作當中去。
在事業單位檔案管理信息化建設中，更要注重基礎性建設，因為信息化建設是檔案管理數字化建設的前奏，那么如果想達到數字化的目標，就更要加強信息化建設的基礎性部分，從大局著眼，小處入手，不忽略每個細節，構建完善的信息管理體系和管理制度，把檔案合理歸類，科學分配，明確分清文書型檔案、基礎性建設型檔案、人事部檔案、科技類檔案等，另外，可以利用計算機技術的優勢，把檔案合理地保管，提高管理和保存的安全性，為信息技術在檔案管理工作中的深入利用做準備。
四、結束語
現如今事業單位檔案管理工作中仍存在很多問題，領導者和決策者在對這些問題進行整理和反思的同時，要加強檔案管理信息化在實際工作中的運用，這樣才能使事業單位內部的檔案管理工作日趨規范和合理，從而建立一個健康的檔案管理體系，最終使事業單位的檔案資源得以最大限度地利用和保護。
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關鍵詞：辦公自動化；檔案管理；電子化
一、基層檔案管理工作現狀及存在的問題
近幾年來，隨著電子信息技術的飛速發展，辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善，基層央行辦公自動化管理系統已逐步代替以往手續繁雜的辦公行文，許多來往函件，公文處理直接在計算機和網絡上辦結，文件從產生到歸檔幾乎可以不使用紙和筆，隨之產生了大量的諸如電子郵件、磁盤、光盤、圖片錄像及數碼聲頻視頻等電子文件資料。但由于對此類文件的重要性缺乏足夠的認識，相應的配套管理措施和有效的技術支持不到位，使基層央行的電子文件檔案管理工作存在諸多問題和漏洞，主要表現在：
一是電子文件檔案管理意識不強，文件丟失問題嚴重。由于基層央行檔案管理人員存在思想認識上的誤區，認為只有書面紙張類的文件資料才是檔案，非紙化文件的管理不是自己的事，對電子文件缺乏管理意識。在工作中形成的大量電子郵件、磁盤、照片錄像及數碼聲頻視頻等電子文件資料，一般都是由制作者、使用者或收件人自行保管，認為拍攝完成、看完用完就算完成任務了，不需要歸檔保存；由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，致使部分電子檔案長期在個人或業務部門內部保存，特別是由于電子文件的可刪除性和電子文件信息與載體的可分離性以及機構調整、人員變動等原因，造成電子檔案被刪除或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了電子檔案的長久保護和開發利用。
二是電子文件檔案管理制度不健全，操作不規范。基層央行雖然健全了相應的檔案管理制度，然而對非紙化文件資料的管理操作卻是空白，使管理人員無章可循；有的同志對電子文件的重要性缺乏足夠的認識，在使用完之后亂丟亂放或隨意刪除，完全處于自主管理、自由處理狀態；也有的單位雖有管理制度，但落實不夠，執行不嚴，歸檔不及時，交接無手續，保管不規范，缺乏行之有效的管理措施。
三是檔案管理工作存在"一重一輕"現象，基礎設施建設相對滯后。由于部分領導存在思想認識和管理理念上的偏差，認為紙張化文本檔案易管理、易操作、易出成績，且投資少、見效快、效果明顯，因此，非常注重傳統檔案管理的人財物投入，而對電子類文本檔案則相對忽視，存在"重傳統檔案管理，輕電子檔案管理"的現象，使檔案管理電子化建設進程發展滯后。
四是管理人員專業素質不高，缺乏現代化檔案管理專業知識和技能。目前基層檔案管理人員大多都是兼職，管理水平參差不齊，檔案綜合管理能力有待提高，部分檔案管理人員對《檔案法》及有關檔案管理規定和要求知之甚少，對檔案的形成、收集、整理及歸檔等管理環節和程序也是一知半解，尤其是對檔案管理標準化、電子化的專業知識、技能更為缺乏，致使檔案管理水平停滯不前。
二、大力推進基層央行檔案管理電子化建設勢在必行
一是加強領導，提高認識。基層央行檔案管理工作的電子化建設是順應潮流、適應形勢發展的新舉措、新要求，是實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為人民銀行中心工作任務提供高效、優質服務的有效措施，是推進基層央行工作全面協調可持續發展的基本要求。基層央行檔案管理電子化建設要堅持以科學發展觀為指導，緊密結合基層央行工作實際，堅持實事求是，既要精心組織、真抓實干，又要做到統籌規劃、科學謀劃，為長遠發展打下良好基礎。
二是著力實現檔案管理標準化、規范化，大力提高檔案管理基礎工作水平。加強基礎工作是實現檔案管理電子化的前提和條件，基層央行首先要對原有檔案進行廣泛收集、分類整理，并依照檔案管理規定對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發、銷毀等各個環節要求，全面普查案卷，去糟取精，剔除無用和過期的文件；將歷史形成的檔案資料，按照檔案裝訂歸檔要求，進行重新分類整理、裝訂和歸檔，并明確各類檔案的裝訂順序和歸檔時限，對檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等環節認真加以規范。然后按照標準化、規范化管理要求，重新分類組合，歸檔立卷，編目著錄。使原有檔案全部實現標準化和規范化，為檔案管理電子化提供了充分準備。
三是建立健全相關管理制度，保證檔案管理電子化沿著標準化、制度化、規范化的軌道發展。要依據《檔案法》、《機關檔案業務建設規范》等有關規定，結合基層央行工作實際，進一步充實完善《檔案管理制度》、《檔案保密制度》和《檔案操作規程》，建立電子化檔案管理措施，規范工作程序，從檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、檢索、借閱，直到最后的鑒定、銷毀，每個環節都要做到有章可循。同時進一步明確檔案管理負責人，專職、兼職檔案員的崗位職責，對歸檔范圍、保存期限、保密文件收發、存檔、銷毀等各個環節工作程序，做到定期或不定期監督檢查和考核評價，發現問題，及時整改，以確保各項制度落到實處。