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導語：在檔案管理優化的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
關鍵詞：文書處理；檔案管理；策略
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）07-0-01
一、前言
文書檔案管理工作是各企業、公司檔案工作的核心內容，文書處理整體工作質量對檔案管理服務發揮著重要影響作用。優質的檔案管理工作則離不開公文科學、有效處理的完善支持。因此，作為通信精英企業的鐵通公司，只有秉承系統、科學、規范原則，優化文書處理，開展現代化檔案管理，才能真正提升實踐工作水平，令優質的檔案工作有針對性地令鐵通遼寧分公司在鐵通公司的持續發展中作出相輔相成的重要貢獻。
二、提升文書處理規范性，優化檔案管理
良好的文書處理需要依據規范程序開展各項工作，針對遼寧分公司經營規模龐大、業務豐富廣泛、涉及較多現代化、網絡信息技術的現實特征，文書處理工作更應依據科學規律，統籌安排工作流程，推進各個工作環節的良好銜接、文件檔案在公司內部的順暢流轉、共享傳遞，進而綜合應用于細化管理。遼寧公司應由文書工作具體形式進行處理流程的科學設計，確保各類檔案文件的高效處理，有效利用，提升工作效率，規范工作秩序。文書處理具體流程包括內部發文、編撰、收文、日常檔案管理等流程。其中收文與發文處理又劃分出更周密的處理程序，并體現了各個工作環節的緊密聯系、互相滲透、有效制約與環環相扣。不同分公司對具體的檔案管理、文書處理環節則會呈現不同做法，而基本的處理環節卻不應隨意的增減或省略，應遵循客觀規律、流程安排進行規范處理，只有這樣才能優化檔案管理。確保文書檔案的合理快速運轉，并在公司內部營造良好的工作環境與暢通的工作秩序。
三、科學制發公文，優化文書處理
公文是檔案形成的基礎，其制發科學性對于自身質量與整體檔案水平均產生了至關重要的影響。因此制發實踐應秉承科學標準原則，摒棄注重公文內容、忽視制發形式的不良意識。應科學依據我國公文格式相關要求，針對行文目標、發文權限、行文關系，合理選擇公文類別，體現文種應用的合理時效性。其具體內容應包括發文機構、秘密級別、文號、簽發方、具體題目、主送方、內容、印章、抄送機構、時間以及附件等。同時應注重的原稿公文的有效整理與科學收集，令其良好的映射文件形成公文的具體流程，并做好原始憑證歸檔保存。工作人員對于經過幾次修改的文稿均應全面收納，良好保存。對于字號的編制，應依據文件形式進行統籌編制，不應出現某某字或第的字樣，同時不應編制字號虛位。對于主題詞內涵的解析應體現準確規范性，即應依據詞表規定進行選擇，對于特殊應用的自擬詞則應用三角符號進行清晰標識。為體現公文制發的良好時效性，應按行文公司負責人具體的簽發時期進行編制。作為正文內容的有效補充并提供一定參考依據，公文附件也不可缺少，不應將其隨意略去。應位于正文后進行附件題目及順序的標注，體現公文制發完整有效性，進而為優質的文書處理打下良好的基礎。
四、人性化實施歸檔立卷，契合現代化檔案管理目標
現代化檔案管理目標要求，對于相似公文不應重復歸檔立卷，同時應實施有序化的組合歸檔管理，這樣才能體現檔案信息的廣泛利用價值、令其發揮優質應用效果，體現立卷管理的規范整體性，便于工作人員的個性化檢索應用。因此，遼寧分公司在開展歸檔立卷工作中，應基于自身發展需求，面對龐大豐富的檔案信息、文件、資料科學把握以我為核心的實踐工作原則，有效區別各類資料與文件，注重內容、核心價值與具體形式的有效劃分，進而明確核準各類高度相似的資料與文件。同時應確保卷宗處理的一致完整性，應依據鐵通公司發展特征、經營業務類別、經濟發展形勢明確主次，樹立人性化管理目標，將不應歸檔文件合理篩除，并注重預防價值化文檔信息的不良丟失，進而科學實現現代化檔案管理目標。
五、引入現代化文書檔案管理手段，提升工作效率
為顯著提升工作效率，應科學引入現代化文書檔案管理手段，借助網絡系統平臺、計算機、信息化管理技術，創建文書檔案優質管理體系，實現前文后檔單次錄入、廣泛應用的科學目標。應借助計算機系統、自動化管控手段，一體化開展文書處理、檔案管理工作，利用往來平臺，實現文件檔案的快速、穩定傳輸。同時可將檔案文書之中具有一定聯系、性質同樣的工作做一體化連接，實現數據共享與高效轉儲。再者，可引入多媒體實踐技術，采用圖文并茂、聲像具備的手段令檔案文書工作靈活開放，實現自動化的信息整理、文檔分類、檔案立卷、文書鑒定、規范錄入、細化標引、綜合統計與快速打印，進而令工作人員可由機械化的操作管理中脫離出來，有精力從事更高技術含量的文書檔案工作，發揮核心服務價值。
六、結語
總之，基于文書處理、檔案管理科學重要性，互相作用影響特征，我們只有依據鐵通公司經營業務特征，開展規范性文書處理、科學制發公文、實施人性化歸檔立卷、引入現代化檔案管理手段，才能優化文書檔案管理實踐效果，提升工作水平，令優質的檔案信息管理、文書處理為促進鐵通公司的持續健康發展提供優質保障。
參考文獻：
隨著現代化信息技術的不斷發展，其在檔案管理領域的應用越來越廣泛，較之以往傳統的檔案管理方式有著明顯的優越性。隨著檔案管理工作的日益復雜，利用現代化信息技術進行管理檔案已是大勢所趨。所謂檔案管理現代化，主要是指把計算機技術以及網絡技術運用到檔案管理工作之中，進而改變傳統的檔案管理模式，從而實現高效的檔案收集、整理以及檔案管理水平與利用效率的提升，從而為相關的檔案管理工作提供更為有效的服務。
關鍵詞：
現代化信息技術；檔案管理；優化
隨著計算機快速發展的腳步，現代化信息技術在各行各業都得到了廣泛的應用，當然在此其中檔案管理也不例外。現代化信息技術在檔案管理中的應用，提高了工作效率，同時降低了工作人員的勞動強度，更加方便了檔案信息的利用。在網絡信息化的時代，以往傳統的檔案管理方式已無法滿足工作的需求，只有運用信息技術來進行檔案管理工作，才能真正滿足現代化辦公的需要，進而適應現代信息化社會的發展趨勢。
一、當下的傳統檔案管理方式已經無法適應現代化辦公的需要
我國傳統的檔案所采用的都是紙質作業方式，在日常的收集與整理的過程中，不僅需要大量的工作人員參與其中，而且耗時耗力效率低下，還極易出錯。因為紙質檔案的日常保管會受到許多外在因素的制約，所以在對紙質檔案的保管過程中，對其所涉及到的具體辦公用品和相關設施都有著更高的要求，這也在很大程度上增加了管理工作的難度。從事過相關工作的人都知道，對傳統的檔案進行統計、查詢和利用等，在工作流程上極為復雜且任務繁重，根本無法滿足現代化的快節奏辦公的需求，從而也就不能完全發揮出檔案內在的真正價值。
二、應用現代化信息技術對檔案管理工作實施優化
（一）現代化信息技術運用到檔案管理工作中的可行性
現代化信息技術在日常檔案管理工作中的應用，不僅涵蓋了初始的檔案收集和整理工作，還涉及到對檔案信息進行全面的歸納、自動完成檔案信息的分類以及進行分析等工作內容，就日后的查詢和提取檔案而言也是一個高效的選擇，通過大量的實踐表明信息技術在檔案管理中的應用是可行的，在檔案管理工作過程中的各個方面都起到了巨大的作用，從根本上對傳統的檔案管理工作進行了優化。
（二）現代化信息技術對檔案管理的必要性
檔案作為一個單位最為主要的參考和借鑒的重要資料來源，有助于幫助單位各項工作的順利開展。與此同時，對以后的工作也有著啟示和借鑒作用。為了使傳統靜態的檔案資料變得更加靈活且方便利用，就必須借助現代化信息技術，這也充分發揮了檔案的利用價值。想要實現檔案的信息化，首先應該將傳統紙質的檔案進行數字化，也就是把原本的紙質檔案文件生成為電子文件，在這一過程中要對大量的信息進行計算機錄入作業，實體照片等一系列的實物資料也要掃描成電子照片，從而來建立檔案資料的數據庫，進而做到資源的有效整合以及統一的體系化管理。數字化的檔案數據庫的建立，不僅解決了紙質檔案的數字化問題，同時在日后也可對原有的紙質檔案進行封存處理，從而更好地對源文件進行保管，有效地避免了反復使用過程中對檔案原件的損毀，也就大大延長了檔案的使用壽命。此外，現代信息技術也方便了檔案的查閱，極大地簡化了檔案使用的流程。
（三）現代化信息技術對檔案管理工作的重要意義
先進的現代化信息技術在檔案管理工作中的有效利用程度，其是檔案管理整體水平的一個重要衡量標準。具體的檔案管理水平在一定程度上反映了一個單位的整體管理水平，同時其也是一個單位文化精神展示的重要窗口之一。因此，有效地利用現代化信息技術對一個單位而言至關重要。充分結合現有的信息傳輸網絡平臺，高效開展檔案信息資源的共享，檔案信息化平臺的搭建有利于資源共享，也有利于檔案的便捷使用。先進的信息化技術的融入，使得檔案信息在單位各部門間互通共享，有效地提高了整個單位的工作效率。
三、現代化信息技術優化檔案管理工作過程中的具體措施
（一）建立健全檔案管理機制
無規矩，不成方圓。要想檔案管理工作有序、健康地進行，最根本的措施是要建立健全的管理制度，從源頭上找到“病根子”。嚴格的管理制度是規范管理行為的根本保證。因此，在基層檔案管理中，建立健全的檔案管理制度迫在眉睫。例如，在進行資料交接和保管過程中，建立嚴格的問責制度，保證人在崗、責在身，營造人人守崗、人人在崗的工作氛圍，防止在關鍵資料和數據上掉鏈子。建立健全的管理制度，更傾向于對執行能力的考核，各檔案管理機構，應該加強自身管理執行能力建設。只有讓管理工作有據可依，才能調動管理員工的積極性和能動性，在主觀上加強自身的創造思維，為檔案管理工作添磚加瓦。
（二）簡化經費申報程序，推進檔案管理建設
各級領導應當提高對檔案管理工作的認識，在政策上給予支持，在經濟上給予扶持，在財政預算中建立起檔案管理專項資金，以保證檔案管理工作的日常經費支出。同時簡化申報程序，讓檔案管理工作的經費報銷減少必要的申報流程，讓工作人員能及時報銷支出經費，解決財政不足的問題。與此同時，優化資源配置，設立專項基金，及時修繕保管的庫室，積極購進專業設備，緩解庫室資源緊張、設備陳舊落后的難題。積極推進檔案管理信息化建設，逐步引進電子信息保管技術，建立獨立系統的電子數據庫，促進電子文檔資料的保存，實現資料保管方式的多元化與多樣性，以適應現階段政治、經濟、文化條件下的檔案資源環境。
（三）加強規范、服務意識，引進和聘用專業技術人才
檔案管理人員的專業素質決定檔案管理工作的質量。因此，注重引進專業人才，培養綜合素質強的技術員工，是做好檔案管理工作的關鍵。各級檔案管理部門應加強落實薪酬制度，首先解決員工的后顧之憂，才能放心踏實地提升自身素質，積極投入到建設中去。對于各級管理層來說，要扭轉傳統意識，積極營造良好的職業氛圍，加強員工的基層服務意識，組織和聘請相關專業技術人員進行培訓講座，讓員工從開始熟悉業務流程到積極創造新思路，為檔案管理信息化建設作出貢獻。
隨著當下現代化信息技術的快速發展，實現檔案管理現代化的進程中，在進行相關技術優化的同時，還要充分進行管理思想現代化方面的學習。只有對其有了一個正確的認識，才能在具體檔案管理的工作中做到系統且高效。在轉變觀念的同時強化管理現代化意識也是必不可少的，現代化的信息技術檔案管理絕不是單純的配備計算機而已，有了計算機技術的介入與實現檔案管理現代化兩者之間有著本質的區別。在運用信息化技術的同時進行不斷的技術優化是日常工作當中必不可少的一步，同時也是檔案有效管理中重要的一項工作內容。
作者：李麗芳 單位：廣東省惠州市第二人民醫院
參考文獻：
[1]趙飛.用現代信息技術建設人事管理檔案[J].人力管理，2014(8).
關鍵詞：人才市場；檔案管理；有效策略
一、人才市場檔案管理的現狀
1.1收費不合理。人才市場對檔案的保管、傳遞等業務都需要支付一定的費用，來作為人才市場的主要收入來源，支撐人才市場的正常工作[1]。例如，2013年開始人才市場個人檔案的托管年費的國家標準需要120元[2]，而有些城市的收費高于國家標準，這并不統一的收費使得流動人員的負擔加重。1.2檔案功能遭到弱化。由于社會人員在新的經濟環境中有著快速的特點，檔案個人履歷的記載功能的靈動速度不如真實人員流動快速，這導致了檔案并不能真正反映流動人員的真實經歷和對社會的有效貢獻，不僅僅阻礙了流動人員的發展，也削弱了人才市場的誠信，使得檔案的實際功能進一步弱化。必須通過科學的思想體系以及有效的方法，保證檔案管理工作的有效性[3]。1.3歸屬關系不明確1.3.1檔案的管理歸屬關系不明確。用人單位和人才市場對有關流動人員資料的一系列責任，如收集、整理、歸檔，傳遞、審核等事務互相推脫，責任不明確，無法有應對突發事件應急措施，犧牲的是流動人員的時間和精力。1.3.2檔案管理手續繁雜。對于在單位產生的一系列活動中，員工的績效考核、工資核定，各種等級證書等資料的收集、整理和移交工作都會順利在單位進行再交接給人才市場檔案管理部門。而其余事項則需要通過反復在雙方間確認和查閱，檔案的管理手續復雜，這樣不僅給經手手續的工作人員和檔案所屬人帶來麻煩，也降低了工作效率。1.3.3缺乏時效性。由于個人與所屬單位不能理解檔案工作的重要性，導致在處理檔案文件時，不能專業科學地進行，導致了檔案和真實的個人經歷相錯亂，不能全面反映一個人對社會的貢獻，不利于檔案的核對和未來就業的準備。1.3.4管理手段待更新。由于市場經濟的活躍，流動人員的流動頻率明顯增加，需要人才市場檔案管理部門在管理檔案的時候不能滯后于目前狀況。而舊時管理手段已經不能滿足現時需求，只能在基礎設施、資金投入、管理人員上加強投入，才能提高總體服務水平。
二、優化人才市場檔案管理的有效策略
2.1 完善檔案管理制度。只有在優秀的制度下進行管理，人才市場檔案管理才能凸顯它的作用。有好的檔案管理制度才能合理地錄入和安排流動人員的信息，建立有效的檔案，避免因制度不明確而導致的權責糾紛等問題。人才市場檔案管理制度應該簡明有力，考慮到和各個部門的結合度，不需要過于繁瑣的流程，對接方便。這樣既可以在檔案的錄入、管理、審核、查閱等過程中降低成本，提高服務質量，也有效的約束了整個流動人員的檔案管理。由于市場競爭的激烈，提升檔案管理的有效性保證了公平和公正，讓流動人員以及內部管理人員處理事務方便快捷，在與其他人才市場中的競爭得到突出。2.2提升管理人員素養。由于檔案管理的主要經手人為檔案管理的工作人員，若要使得人才市場的檔案管理有規矩又行之有效，重心都在工作人員處理檔案的基本能力上。傳統的管理逐漸被淘汰，這則要求管理人員不僅僅有檔案管理的相應專業知識，對檔案管理內容的熟知，還需要跟隨時代腳步，培養信息化技能，如軟件的使用以及相關計算機知識。人才市場可以通過固定的培訓來對現有人員進行素質上的提升，強調學習的重要性。2.3現代信息化應用。信息時代的來臨，傳統的檔案管理方法對在人才市場進行有關檔案的錄入、移交、查閱等內容時，必須要從專業的網站上，通過查詢獲得權限有效權利，并獲準合法利用。并且在信息技術的支持下，電子數字檔案可以有相關法律證明真實性。如果不更新新型的檔案管理制度，則直接制約了流動人員檔案信息傳遞的速度和共享的便捷性。
三、結論
綜上所述，由于市場經濟的發展和現代社會信息化的完善，人才市場的檔案管理工作在面臨各種新時代、新環境問題時需要通過完善制度、優化功能、提高素質等策略優化自身，使得人才市場檔案管理工作發揮其應有的社會作用，實現資源配置的最優化。
作者:葉龍峰 單位:黑龍江省黑河市五大連池風景區人才交流服務中心
參考文獻
[1]程超.芻議新形勢下人才市場人事檔案管理[J].黑龍江史志,2015(5).
（一）醫院文書檔案管理的投入過低
由于醫療用房的緊張，醫院存放檔案的地方也十分有限；醫院文書檔案職責不明,管理不完善，醫院文書檔案與醫療病歷檔案的存放于檔案庫房的存放相混合，與檔案管理的標準相差甚遠。醫院文書管理的信息效率過低。
（二）醫院辦公室文書檔案意識薄弱
長久以來醫院多偏重病案檔案，醫院文書與文書檔案相對于病案檔案來說,醫院文書檔案的相對重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認為文書檔案沒有存在的價值,相關的科室對于文書檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費程度極其嚴重，不能達到預想的可觀狀況。
（三）醫院在文書與檔案工作中存在的不規范現象
現下的檔案管理模式下存在這許多的不規范現象。例如：版記不全、文件使用不當、分類不明確、用紙不達標、辦理程序不規范、原稿文件缺損、裝訂不規范等現象。
（四）醫院文書檔案管理工作人員的專業素養有待提高
目前，我國的檔案專業人員隊伍在理論水平、文化水平、專業素養等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書檔案管理方面的必要專業知識，責任心主人翁意識的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現象，不符合辦公室文書檔案管理的規范準則。
二、針對醫院辦公室文書檔案管理工作的一些優化措施
（一）強化醫院文書檔案管理工作的規范銜接
實現文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質量關，實現標準化和規范化，在公文辦理完畢后，應及時整理立卷及歸檔。
（二）提高醫院文書檔案管理人員的專業技能和管理意識
醫院辦公室文書檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，充實和提高自己的檔案管理專業知識。做到與時俱進，辦公現代化是社會發展的必然趨勢，信息社會必然導致大量的電子文件的出現。實現醫院文書檔案管理的現代化。文書檔案管理人員則需要努力成為管理型、復合型和技術性的專業辦公室文書檔案管理人才。
（三）提高醫院文書檔案管理工作人員的積極性
健全相關的規章制度，加強檔案整理工作的檢查與監督，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作。把握好人員的變動和調入關，增強文書檔案管理工作人員的責任感。充分調動辦公室文書檔案管理人員的工作熱情，提高實事求是的工作態度，及時對從事相關文書檔案管理的人員進行相關的待遇到位。
（四）建立醫院文書歸檔的制度
具體到一個立檔單位，不僅要真實、客觀，要有歸檔的時間、范圍、要求，保證文件的完整。文書檔案整理的內容：檔案的系統化（檔案的分類、案卷的排列、檔號的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。
三、結束語
一、醫院綜合檔案管理存在的問題
（一）缺乏對綜合檔案管理重要性的認識
人們對事物的認知直接影響事物的發展方向，正確的認知有利于促進事物的發展壯大，而錯誤的認識勢必會成為事物發展的重大阻力。目前來說，我國部分醫院對綜合檔案管理的認識不足，特別是在建設電子檔案的過程中，不少醫院存在諸多誤區。例如，有的醫院管理者認為檔案信息化發展是勞民傷財，是盲目追新的項目，有的醫院管理者認為數字化開發只是技術人員的任務，等等。上述誤區的存在成為醫院綜合檔案發展的絆腳石。之所以會出現上述誤區，一是由于檔案管理人員尚未全面認識到自己在綜合檔案管理中的社會職責，尚未意識到這一工程的復雜性、系統性。二是由于檔案管理人員對綜合檔案管理的重要性認識不到位，缺乏主動管理意識，再加之缺乏具體經驗，從而導致多種管理行為問題的出現。
（二）檔案管理制度不完善
目前來說，我國部分醫院的綜合檔案信息均由不同部門分別保管，醫院缺乏明確的檔案管理手段與方案，容易導致檔案管理出現混亂。再加上醫院缺乏細化、可操作性的管理制度，不同部門對自身的檔案管理職能認識不到位，缺乏標準的檔案收集范圍，導致多種重要數據、信息的流失。此外，醫院綜合檔案管理需要復合型人才的支持，但目前來說，我國檔案管理人員的平均素質還有待提升，部分檔案人員缺乏檔案管理基本知識與技能，一部分檔案人員不了解檔案管理的重要性且缺乏檔案信息化建設的科學技術，嚴重阻礙了檔案綜合管理的健康發展。
（三）電子檔案不完善
現階段，我國部分醫院電子檔案建設力度比較薄弱，尚未充分發揮電子檔案的優勢。例如，缺乏完善的電子檔案建設標準，導致視頻、聲音、文字等檔案的格式轉化均不合理，某些紙質文件在轉化過程中也會出現部分信息無法被讀取等多種問題。部分單位尚未對電子檔案進行檢索，沒有按照要求對紙質檔案進行編號，兩者之間無法做到一一對應，這勢必會影響到對醫院檔案的利用。
二、醫院綜合檔案管理問題的解決策略
（一）提高檔案管理意識
提高檔案管理意識，加強領導支持，是做好醫院綜合檔案管理的基礎。在新形勢下，醫院各級領導必須高度重視，加大檔案建設力度，在提高認識的基礎上，加快標準化體系建設力度，并積極與國際社會接軌。與此同時，醫院應通過會議、宣傳、活動等方式，全面提升醫務人員對檔案管理重要性的認識，使其認識到自己的任務與職責，更好地促進綜合檔案管理工作的開展。另外，還應完善檔案管理獎懲機制，將檔案管理效果與質量直接與醫務人員的考核結果相掛鉤，全面提升相關人員的檔案管理主動性與積極性。
（二）加強檔案管理制度建設
加強檔案管理制度建設，完善檔案管理機制是醫院發展的重要保證。醫院管理人員需結合醫院發展實際以及先進的檔案管理經驗，建立健全檔案管理體制，明確醫院綜合檔案管理的具體工作辦法與方案計劃，進一步明確不同職能部門的權限、職責以及檔案管理流程，進而使得各項檔案管理工作的開展有章可循。與此同時，還應加強醫院綜合檔案工作手冊的編制，針對性細分不同檔案的目錄標準、收集單位以及保管權限，在保障檔案資料完整性與真實性的基礎上，方便對檔案的查閱、使用。
其次，在檔案管理制度建設過程中，必須遵循一定原則。具體來說：第一，安全性原則。只有保證檔案資料的安全性，才能充分發揮綜合檔案管理的重要作用。第二，實事求是原則。在法律標準制定過程中，不同部門必須結合自身實際情況制定符合自身醫院發展的標準策略，切忌一刀切。第三，利益平衡原則。必須堅持利益平衡原則，對不同檔案的信息權利進行確認，按照權利義務相平衡原則，尋找電子、紙質檔案的平衡點，進而促使兩者利益最大化。第四，透明性原則。在具體管理法規建設過程中，應遵循公開、民主、科學的原則，積極征詢社會各界意見，增強信息立法的公開性與透明度。
（三）加強電子檔案建設力度
對于綜合檔案管理發展來說，電子文件信息管理平臺是非常重要的組成環節，相關部門必須加強電子文件的保存以及前端控制，從而為系統功能的實現提供強有力的支撐。各級檔案部門必須積極參與到管理平臺建設過程中來，積極提出自己的意見，加強與技術開發人員的聯系，進一步提升平臺功能的合理性與效率。
在信息化高度發展的今天，我們必須加強電子檔案建設力度，強化電子檔案原始記錄性。具體來說，可從如下方面入手：第一，嚴格執行電子檔案管理規范等國家相關法律標準要求，嚴禁越權操作，進一步提升檔案管理的完整性與安全性。第二，加強計算機網絡安全配置管理，定期進行網絡維護，及時查殺病毒，保證網絡完全。第三，做好電子文件保存工作，保證計算機庫房溫度、濕度合理。筆者建議，將電子文件保存在塑料保護套中，并將其放在安全、穩定的環境中保管，從而保證電子文件不受有害氣體、灰塵、外界磁場等干擾。重視原始記錄，保存檔案原始記錄是我們的首要任務，其直接關系到檔案憑證的法律價值。在日常檔案管理工作中，必須嚴抓這一工作并形成長效運行機制。
1 醫院檔案管理中存在的問題
1.1 忽?檔案管理的重要性
醫院在檔案收集、歸置等方面重視程度不足，對于檔案資源對醫院規范管理、業務發展的作用缺乏有效認識。醫院將醫療設施升級、人才團隊建設作為管理核心，檔案管理則被邊緣化，甚至有些醫院尚未建立獨立的檔案部門，將全部檔案資料推擠一室，缺乏規范管理。由于院方重視程度不足，造成檔案管理積極性不高、隨意性較強。
1.2 老舊檔案保存管理不當
在檔案管理方式上難以跟進時展。當前，不少醫院醫療設備全面升級，但是檔案管理仍采取傳統方式，不少老舊檔案仍以紙質資料方式存在。隨著歸檔時間的延長，陳舊檔案可能發生紙質霉變、字跡模糊甚至腐爛等問題，為后續檔案適應帶來很大不便，檔案安全性、完整性受到嚴重威脅。尤其是紙質檔案在搬動、轉移過程中容易損壞丟失，進一步影響了檔案的完整規范性。
1.3 檔案管理制度缺失
雖然不少醫院在檔案管理中制定了相應制度，但是在實際管理中這些制度往往難以落到實處。管理者對于醫院的職能定位于“治病救人”上，認為在檔案管理中投入人力物力屬于資源“浪費”，進而導致檔案管理制度難以真正落到實處。檔案管理難以發揮應有成效。在醫院整體管理日系內普遍存在一種“怪相”，就是醫務人員異常繁忙，而檔案管理崗位則分外清閑，形成鮮明對比。而檔案管理也被視為醫院的“閑差”不受重視，工作人員積極性不足，工作態度被動消極。
1.4 管理人員素質偏低
由于醫院對檔案管理不夠重視，制度不是不嚴、日常管理散漫，造成檔案管理缺乏專業性，而且在人員配置上多為非專業人員。甚至有些醫院將閑置人員調到檔案室進行管理工作，工作內容僅限于清潔和保管。這些人員對檔案管理缺乏有效認識，而且對檔案管理作用認識不清，管理技能落實，這些都影響檔案的服務質量和應用效率。
2 醫院檔案管理的優化策略
2.1 積極轉變檔案管理理念
作為醫院管理者，需要積極轉變檔案管理理念，認識到檔案管理與醫院發展的密切聯系，檔案不僅是醫療業務的記錄和發展，同時也關系到醫學研究的進步和應用。通過檔案能夠了解具體醫療案例的救治細節，并且能夠和更多同類案例進行比對和參考分析，從而制定更科學的治療方案，減少臨床病癥診斷排除時間，提高診斷準確率和治療有效率。通過醫院檔案資料增加與同行和專業研討會的交流探討，實現有效資源共享，促進醫療水平的進一步提高。
2.2 優化檔案存儲方式
上世紀八、九十年代，醫院積累了大量紙質檔案。隨著時間不斷積累，這些檔案變得字跡模糊，甚至有些文本已經腐爛，進而造成檔案數據不全，尤其是一些珍貴檔案的丟失和損壞，其價值損失難以衡量。雖然醫學技術一直在進步，但是珍貴的案例資料仍有其價值，無論專業性檔案還是行政性檔案，都是醫院的寶貴財富，記載著醫院的發展。尤其是一些醫學檔案對于各種病患類型、治療手段的記錄，能夠為后人提供借鑒和參考，有利于醫療工作者根據現有條件開展科研。尤其是在信息化環境下，檔案也要實現信息化管理，將紙質文本轉化為電子檔案，不但有利于數據的保管存儲，同時還能建立起清晰的檔案管理體系，方便工作人員進行查閱。而且在網絡環境下，學術檔案資源能夠實現共享，將一些有價值的檔案資料進行匯總，能夠形成系統的專業學術價值。在信息化管理模式下，檔案管理將節約大量人力物力，管理效率將進一步提高。
2.3 強化管理制度
制度是組織管理中不可獲取的約束基礎，只有制度科學嚴明，才能起到有效的激勵和約束作用。隨著醫改步伐不斷加快，醫院需要在檔案管理中引入嚴格的監管制度，并將制度落實在工作第一線，形成從上到下協調聯動作用。每一個科室都需要對科室內醫療、管理檔案進行及時匯總，由專人整理審核后遞交醫院檔案管理部門。在檔案管理中引入專項管理制度，如果條件具備，醫院則要設立專項檔案管理人員，提高檔案管理的針對性和實效性。在全院樹立起檔案管理意識，認識到檔案管理制度執行的重要性和必要性，強化檔案部門管理和績效監督，從而明確制度管理重心。
2.4 提高檔案管理人員的綜合素質
對檔案室工作人員進行專業培訓，提高專業素養。改變以往將檔案管理視為閑差的片面認識，增加檔案管理隊伍的穩定性。針對檔案管理需求制定培訓計劃，確定培訓內容，從而提高管理人員對工作重要性的認識，通過專業知識講解，提高其管理能力。只有具備人才優勢才能促進檔案管理能效的發揮，在檔案專業知識講解中結合信息技術知識，著力培養專業素質過硬、信息素養良好的檔案管理人員，以此提高檔案管理質量。
2.5 各部門之間相互協作
檔案管理并非孤立的管理體系，而是需要多部門聯合協作，利用信息技術構建獨立的檔案信息庫，各科室也要建立起單元式檔案管理體系。為了減少檔案人員工作量，科室人員需要對本科室檔案進行提前梳理，做好檔案跟蹤記錄。如掛號處是建立患者檔案的第一個環節，其后患者在不同科室間的就診記錄都能在檔案中有所反應。尤其是在網絡環境下部門間信息得到聯通，檔案管理人員能通過醫院后臺數據對檔案信息進行核對整理，有利于較少存檔負擔。科室間的協調合作能夠形成更完備的檔案信息網絡，實現檔案資源共享。合理的人員配置有利于提升檔案跟蹤質量和記錄效率，增加了檔案管理的規范性和針對性。
一、水務局檔案管理特點
水務局屬于政府的水行政主管部門，主要負責水利工程建設管理、防汛抗旱、水資源管理等工作。水務局檔案管理特點主要表現為兩點：一是周期長，就以水利工程建設為例，受技術、資金、施工條件等因素的影響，水利工程從初始規劃到竣工驗收，周期為幾年到幾十年不等，有的工程還可能受地質條件影響，需要重新規劃設計，這無疑就使得建設周期更長了。二是檔案種類繁多，水務局涉及的檔案種類繁多，單水利工程而言就包含了現場勘察、測量、規劃、設計方案等環節的檔案資料，再加上防汛抗旱、水資源管理等工作形成的檔案資料，不僅形成的檔案種類繁多，數量也是極其龐大的[1]。
近幾年來，水利工程的建設、各地洪澇災害的發生、水資源短缺等使得水務局不得不面臨更多的工作壓力，需要解決的問題和難題也層出不窮，同時形成的檔案資料也越發多元化，數量也越來越多。加之，水務局檔案管理工作本就存在不足之處，因此，水務局有必要積極探索檔案管理工作的優化策略，確保檔案管理工作能順利、高效開展，能夠為水務局各項工作的開展提供可靠、真實、完整的信息支撐。
二、新時期水務局檔案管理工作優化策略
1.優化檔案管理意識。良好的檔案管理意識是開展檔案管理工作的前提。水務局一方面應優化檔案部門工作人員的檔案管理意識，讓他們明確自身崗位職責，全身心投入到檔案管理工作中，做好檔案管理工作的整體規劃；另一方面應優化其他部門人員的檔案管理意識，讓他們認識到檔案管理工作并不只是檔案管理部門的責任，而是需要大家共同努力和相互配合的，促使他們積極參與檔案管理工作。只有雙管齊下，才能真正創建一個完善的檔案管理網絡，才能為檔案管理工作的后續開展奠定堅實基礎。
2.優化檔案管理制度。完善的制度是檔案管理工作的保護屏障。水務局有必要結合實際工作和檔案管理需求，優化檔案管理制度，提高檔案管理工作的效率。具體而言，在設置內部管理機構時，有必要強調檔案管理部門的獨立性，給檔案管理部門提供足夠資源；在內部管理時，檔案管理部門也必須嚴格進行自我監督，完善并落實檔案歸檔制度、整理制度、崗位人員責任制度、考核制度、檔案保管制度、借閱制度、保密制度等相關制度。只有這樣，才能確保優化的檔案管理制度能真正發揮作用，進而確保任何一項檔案管理工作的開展都能有相應的制度作支撐。
3.優化檔案管理人員。即便在新時期各行各業在檔案管理工作方面都或多或少融入了信息化技術和設備，大大提升了檔案管理工作的便捷性，但歸根究底信息化技術的使用及設備的操作還是要依靠人。因此，檔案管理人員的優化是檔案管理工作質量的重要保障。具體而言，檔案管理人員必須明確檔案管理工作的重要性，不斷警示自己要實事求是、盡職盡責；熟練掌握部門職責、規章制度、檔案分類標準等；積極參與相關培訓，不斷提高自身專業知識、技能和素養；敢于正視自身不足，不斷學習和改進。此外，水務局還可定期對檔案管理人員進行考核，通過者才能繼續從事原崗位工作，確保檔案管理隊伍整體質量。
4.優化檔案管理設施。在新時期水務局必須不斷優化檔案管理設施設備才能滿足檔案管理工作需求。如檔案管理室應避免陽光直射，若需人工照明也應使用防爆燈，以免長時間用電造成火災；檔案管理部門應配備專門的庫房、閱覽室和辦公區，同時安裝必須的設備與器具；相關區域必須定期清潔打掃，保持干燥整潔；定期檢查和維護設施設備，及時修理或更換損壞零件或設備等。此外，檔案管理室的濕度、溫度、通風也應有所保障，做好通風措施，溫度應控制在14-24℃，濕度應控制在45-60%，最好安裝濕度測量儀器，以便實時掌握檔案管理室的濕度變化，及時做好調節[2]。
5.優化檔案管理模式。在新時期信息網絡技術的迅猛發展促使各行各業的檔案管理工作都逐漸步入信息化建設軌道，水務局檔案管理工作也不例外。要優化檔案管理模式，實現信息化建設，首先必須認清電子檔案管理的發展趨勢；然后著重培養和引進信息化管理人才，以及信息化設備的購進，但在此階段必須確保檔案資料的保密和安全工作到位，防止資料外泄、損壞等，尤其要做好電子資料的安全工作，如設置登錄密碼、安裝防火墻、定期殺毒等；最后要緊密結合實際情況和需求，及時更新檔案資料，提高檔案資料的利用率，確保檔案資料能更好地為水務局工作的開展提供服務[3]。
關鍵詞：任職教育；教學檔案管理；流程優化；全壽命周期
一、任職教育教學檔案管理需求分析
（一）任職教育教學檔案特點
任職教育以崗位任職能力需求為牽引，施訓對象具有明顯的層次性，施訓周期具有明顯的階段性，施訓模式具有明顯的多樣性。任職教育施訓教學形式靈活、內容豐富、方法創新，常運用案例式、研討式、想定式、啟發式、任務驅動式、理實一體化等多種創新教學方式。因此，任職教育教學檔案產生周期短、內容豐富多樣、形式種類廣、參考價值高、收集范圍大，這對教學檔案的收集和管理提出了很高的要求。
（二）任職教育教學檔案管理問題
教學檔案管理是任職教育教學工作的重要環節，各級教學單位設有檔案管理員，負責教學檔案的收集、保存、匯編、裝訂等工作，目前教學檔案管理存在的主要問題有：一是歸檔不及時、不完整、不規范。由于某些教學活動組織參與者檔案管理意識不高，教學檔案選取范圍不準確，教學檔案歸檔不及時，教學檔案內容不統一，檔案格式標準，會造成檔案遺漏、遺失、質量不高等問題，影響了檔案完整性、實時性、可信性。二是檔案管理工作任務量大、效率低。任職教育教學檔案產生的源泉多，大多院校教學檔案保存采用臨時案卷和定期案卷形式，臨時案卷主要收集平時產生教學檔案，實時的放置在文件盒內。待學期或學年結束再進行檔案選取、目錄編排、裝訂封存等工作后轉為定期案卷。檔案員進行檔案收集和整理時，持續周期時間長，檔案篩選、補交、修改工作多，部門間檔案管理協同程度低，一個檔案可能存在多種格式和重復收集等問題，給檔案提供者和管理員帶來很多費時費力工作。三是不滿足數字化建設要求。目前大多院校教學檔案存檔采用紙質版，紙質文檔在打印、排版、裝訂、保存、借閱等過程存在諸多不便，而且若在教學評價、教學監察或和各種評比競賽活動中需要提供教學檔案電子版，則需要對紙質版進行掃描、拍照、圖像處理等，過程極其繁瑣。隨著院校數字校園推廣使用與大型教學活動數字化程度普及，傳統教學紙質檔案已經不能滿足檔案數字化建設的需求。
（三）教學檔案管理系統應用現狀
傳統檔案管理模式存在種種弊端，廣大院校教學檔案管理者對教學檔案數字化管理進行了研究，提出了多種數字化檔案管理模式，開發了不同技術類型的數字化檔案管理系統，解決了教學檔案管理系統數據存儲、檔案檢索、數據處理、系統構建、網絡化應用等問題。這些檔案管理系統檔案處理流程如圖1所示，教學檔案管理中的產生、收集、錄入、篩選等工作量大的部分由人工完成，沒有融入到管理系統中，不能滿足數字化檔案管理自動化、簡潔化、系統化的要求。
二、教學檔案全壽命周期管理
（一）全壽命周期管理思想
在教學檔案管理的全壽命周期各階段，各職能部門既是獨立的，又是相互傳承的。全壽命周期管理是一條不可分割的管理鏈，各階段的管理是管理鏈中的一環，越是前端的環節，起到的決定性作用越強，它不但要管理好本環節，還要全面系統地為下一環節的管理著想，直至末端環節。而下一環節則須承襲上一環節的原則和設想，根據本環節在全壽命周期內的功能制定更有效的更符合實際的管理方案和措施。只有如此，一環扣一環地延續下去才能達到周期內管理目標的最大化。
（二）教學檔案全壽命周期系統
教學檔案全壽命管理系統是指覆蓋檔案產生、篩選、收集、編存、修改、流轉、刪除等全壽命過程，以高質量檔案內容和高效化管理模式為目標的檔案信息計算機管理系統。全壽命檔案管理系統檔案管理流程中包含了檔案全壽命周期前段的建立文檔、檔案判斷、檔案錄入等環節，這些環節在由系統引導用戶進行，也就是用戶建立文檔時就已經納入到了檔案管理流程，解決了傳統檔案管理系統教學文檔產生、收集、錄入等工作脫離系統單獨進行工作繁雜的問題。
三、教學檔案全壽命管理系統設計
（一）系統設計思想
1.全壽命管理流程優化采用全壽命流程化處理設計，對教學檔案全壽命周期中的“產生、分類、編號、傳遞、編排、借閱”等環節，基于流程管理方式進行協同優化，避免了傳統檔案管理中人為操作的工作量大、管理效率低、不協同問題，保證了檔案質量，提高檔案管理效率。2.編程易實現、操作簡單構建與實現采用B/S互聯網架構，基于SQLServer數據庫開發系統與ASP.NRT網絡設計系統編程實現，人機交互界面良好，操作方式簡單，用戶可以通過校園網登錄系統進行教學文檔的編寫、收發、查閱等基本辦公處理，檔案收集、目錄編排、數據處理等復雜環節則系統自動進行。3.數字化推廣實用性好建立了一種全面、全員、網絡化教學檔案收集、共享、傳遞途徑，滿足各部門檔案管理及使用要求。同時，教學檔案數字化管理系統也可以嵌入到數字校園系統中去，推廣實用性好。
（二）系統功能設計
教學檔案全壽命管理系統主要有文檔編寫、檔案判斷、檔案保存、檔案管理、檔案流傳五大功能。文檔編寫主要通過嵌入各類辦公應用程序應用，建立或上傳各類格式的教學文檔；檔案判斷主要是依照各部門出臺的檔案歸檔標準，對所建立、上傳、接收的文檔進行是否屬于教學檔案，如果不是則建立文檔先保存在文檔庫，如果是則需進一步判斷屬于哪類教學檔案；檔案保存主要是在建立在檔案分類后，由系統根據檔案類別和日期，依據數據庫和檢索要求進行文件編號和命名后保存到檔案數據庫；檔案管理主要是修改檔案內容、分類，生成檔案目錄，檔案管理員還可以對檔案進行刪除；檔案流傳主要是系統不同用戶之間進行檔案傳遞、接收。
（三）用戶與職能設計
系統用戶主要分為兩類：第一類是普通用戶，主要職能是進行教學檔案初步判斷，建立新檔案，編排本人檔案，接收他人檔案，查閱部門檔案等，但普通用戶沒有刪除檔案權限；第二類是檔案員用戶，檔案員用戶除了具有普通用戶所有權限與職能外，還承擔著對被普通用戶篩除掉的非檔案的文檔進行再次判斷與選取。另外，管理員具有刪除更改部門所有檔案的權限。
四、教學檔案全壽命管理流程優化
教學檔案數字化管理全壽命周期所包含工作主要有建立檔案、檔案保存、檔案編輯、檔案傳遞、檔案刪除等工作，系統采用“全員參與、協同合作、優化流程、自動處理”設計思路，根據不同用戶職責規劃系統功能模塊，優化不同功能模塊之間處理流程，保證教學檔案收集范圍大、歸檔專業強、管理自動化、使用效率高。所有教學文檔在建立時必須先進行教學檔案判定，若屬于教學檔案進行檔案編號、保存、數據生產等流程化處理，從檔案收集信息源頭上保證了教學檔案的完整性；普通用戶與檔案員雙重篩選檔案模式，從收集信息范圍上保證了教學檔案的標準性；基于數據庫管理技術、互聯網訪問技術的設計，人人可以通過校園網登錄系統進行檔案編寫、查閱、傳遞、管理，從信息使用途徑上，保證了教學檔案的利用率。系統功能框架與處理流程圖設計如圖4所示。系統進行檔案建立、檔案管理、檔案傳閱的工作流程如下
（一）檔案建立流程
系統進行檔案建立時主要進行的工作有建立文檔、檔案判斷、檔案分類、檔案編號、入庫保存。
（二）檔案管理流程
檔案管理主要進行的工作分為普通用戶和檔案員有兩種，普通用戶進行的主要工作有檔案修改、檔案查詢、目錄生成，檔案員進行的主要工作有檔案修改、檔案查詢、目錄生成，同時還有可以進行檔案刪除以及對系統普通文檔庫檔案再次檔案判斷選取。
（三）檔案傳閱流程
檔案傳閱流程主要包含檔案傳遞和檔案接收兩部分工作，
五、檔案全壽命管理系統使用制度
（一）用戶端使用控制
院校機關出臺系統使用管理規定，強制要求所有教學活動參與者必須通過該系統進行教學文檔處理。信息管理部門則對辦公計算機進行office等辦公軟件的限制使用，同時視情將該系統融入到數字校園管理系統中，培養用戶的良好使用習慣，避免脫離檔案管理系統處理教學文檔現象發生。
（二）制定檔案參考標準
院校級教學檔案管理部門，制訂出各部門教學檔案收集范圍、檔案格式等標準，為用戶在進行檔案選取和檔案編制提供指導，提高檔案質量。
（三）定期組織檔案數據評比
定期組織對各部門系統檔案系統數據進行公示與評比，重點是檔案內容、用戶使用、檔案數量、查閱次數等方面內容，配套相關獎懲制度，提高全員檔案管理規范化、自覺化意識。
參考文獻
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[論文摘要]文秘工作是以為領導機關工作運轉和領導者決策服務為宗旨，在文件、會議、辦事等方面所從事的輔、參謀性、事務性工作。文秘工作既不同于領導工作，又不同于業務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有自己質的規定性，將對如何做好文秘工作促進檔案管理工作展開討論。
[論文關鍵詞]文秘工作檔案管理
一、提高對文秘工作重要性的認識
文秘工作是以領導機關工作有效運轉和為領導者決策服務為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務性工作。文秘工作既區別于領導工作，又不同于業務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領導機構的。它的活動內容主要是圍繞著領導機關和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設計或客戶前來咨詢工民建或城市規劃設計等相關問題，及時與領導、工作人員聯系或直接給予解答；需要做出積極的反應，抓住商機，為領導機關的工作運轉和領導者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務或收發傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協調上下級事務，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變為主動了。
三是文秘工作的服務性。文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點
二、加強檔案管理勢在必行
文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業的工作效率；能夠使企業更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經濟效益。可以說，文秘工作的優質服務對墾區的經濟和社會建設都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規范有序地健康發展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。
三、文檔工作要更好地為經濟建設服務
文秘部門要加強檔案管理，更好地為經濟建設服務，應從以下幾個方面入手：
一要建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規范的研究制定工作，保證為領導決策提供信息的方向性和準確性。
二要加快檔案信息化建設步伐，提高檔案工作現代化水平，努力做好檔案“三網”（局域網、黨政網、互聯網）“一庫”（數據庫）建設，保證為領導提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。
三要及時做好電子歸檔及規范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領導工作和決策服務的科學性和安全性。
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴把工程檔案歸檔質量關。這是做好竣工檔案管理的關鍵。高質量的工程檔案來源于領導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領導重視的良好基礎上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設備購進開箱是“三參加”的重要內容，也是加強重點工程檔案管理的關鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務就是明確質量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質量。黑龍江省農墾建筑設計院建筑設計具備國家甲級資質、城市規劃具備省乙級資質、公路行業具備省丙級資質。該院領導十分重視設計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設到竣工驗收都層層嚴格把關。
其主要內容是按合同要求，在合同任務書、地質報告、設計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質檢、檔案、設計資質等方面，要求建筑設計師、結構設計師、水暖電氣設計師、城市規劃設計師都必須肩負起責任。
四、結束語
作為一名文檔工作人員必須嚴把設計竣工檔案的歸檔質量，歸檔的設計竣工檔案必須達到完整、準確、系統的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內容的歸檔資料從建設項目的提出、立項審批、勘察設計、到竣工驗收全過程形成的應歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術數據可靠，簽字手續完備，施工中的設計變更按有關規定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯系，進行科學分類和系統排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領導和部門有效的服務，更好地優化檔案管理，做好文秘工作。
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