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【關鍵詞】檔案管理;問題;措施
檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，隨著各項制度的改革，檔案管理工作如何主動順應時展的要求，更新檔案管理的內容、范圍，檔案收集的方式、方法以及檔案服務的對象等，是各級管理部門需要面對和認真思考的問題。要充分認識到該項管理工作的重要性，加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題。現就檔案管理現狀、存在的問題和解決辦法進行分析。
1.檔案管理現狀及存在的問題
1.1對檔案的重視程度不夠
長期以來，相當一部分人包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，因不能直接產生經濟效益和社會效益，所以不被看重。
1.2缺少專職人員
負責人事檔案工作的人員通常兼任其他工作。這樣檔案管理未必是檔案員工作的重心，兼職檔案員沒時間熟悉人事檔案業務，更沒有時間學習和補充人事檔案專業知識和相關的業務知識，工作中難免出現紕漏。尤其在離崗或調動工作時，移交檔案、手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。
1.3管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后
大部分工作人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現實情況，導致人事檔案的不完整。
1.4檔案管理人員對檔案重要性認識不足
認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認為自己的檔案不應在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導致人事檔案材料不全或缺失。
1.5人事檔案管理手段落后
在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應用。
2.提高檔案管理科學工作法的措施
2.1各級領導要重視支持檔案工作
檔案工作是企業各項管理工作的基礎，各級領導一定要重視支持檔案工作，要以對歷史高度負責、對職工高度負責的態度，切實加強對檔案工作的領導，做到對檔案工作重視到位、投入到位，對檔案工作人員關心到位。要定期聽取檔案工作匯報，及時研究解決檔案工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展創造良好環境；加大對檔案工作的經費支持力度，為檔案工作的開展提供必需的物質條件。
2.2收集收齊歸檔文件材料
做好歸檔文件材料的收集工作，是確保檔案齊全、完整、準確、系統的基礎。要做好收集工作，檔案人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好檔案形成過程中各個環節、各個部門的關系，對檔案形成的全過程進行動態監督與檢查，同時要不斷提高全員檔案意識，實現全方位的有效管理，采取各項有力措施，做好企業檔案材料的收集工作，檔案的歸檔率、完整率、準確率、查全率、查準率才有可能達到高標準。
2.3建立健全企業檔案工作管理體制
建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。
2.4采用信息化管理手段
信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多，實現檔案管理計算機輔助管理勢在必行。
2.5強化檔案保管條件及措施
加強檔案保護，包括對紙質檔案、電子檔案的保護：一是對紙質檔案，要加強庫房“八防”設施的配備，使檔案庫房做到防火、防盜、防高溫、防濕、防光、防蟲、防有害氣體、防塵的安全防護要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現象及各類事故的發生；二是對電子檔案，一方面要采取必要的措施，加強對電子檔案的載體保護，另一方面要加強對電子檔案的信息保護。
2.6提高檔案人員素質
作為檔案工作人員，要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的資源。
2.7做好檔案管理工作,強化服務意識,提高服務水平是很有必要的
檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。要明確服務方向,端正服務態度,樹立創新意識,提高服務質量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度,發揮好檔案信息資源的作用,使其充分地為社會主義現代化建設服務,是我們檔案工作者義不容辭的責任。
總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯系時展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創新，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應檔案事業的發展，并為實現檔案管理的科學化、規范化、現代化作出應有的貢獻。
【參考文獻】
［1］李多．市場經濟下的信用檔案及其管理和利用[D].安徽大學，2005．
［2］樂利珍.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].科技風，2008．
學生的學籍檔案是一個學生連接學校和社會的紐帶，它真實的反映了學生在校期間的情況，是每一個學生以后就業發展的一個保證，也是用人單位選用人才的一個重要依據，所以具有很重要的價值，目前，國內學校的學生檔案管理普遍存在一些問題，比如檔案管理人員的意識淡薄、缺乏先進的檔案管理經驗等等。下面本文簡要分析幾點學生學籍檔案管理中的問題及措施研究。
1.學生學籍檔案管理存在的問題
1.1 管理人員意識不到位。大部分檔案管理人員甚至是上級領導都不夠重視檔案管理，有的學校還將檔案管理工作從屬于別的部門，只看重教學過程的管理，不看重學生學籍檔案的管理，這就使一些檔案管理人員出現消極的工作態度，散漫的工作狀態，產生上級領導都不重視自己又何必認真的思想，致使一些學生的學籍檔案資料的準確性出現嚴重的偏差，這就直接影響到了學生以后的學習和就業等問題。
1.2 管理不夠專業規范。前面說了，因為一些學校不夠重視學生學籍檔案管理工作，所以就沒有一套相對規范的標準，這就導致了另一個問題，學生學籍檔案管理工作不夠專業規范，所以在收集、整理、保管等等這些過程中，管理人員也就隨心所欲按自己的喜好管理，加之工作量大，過程又比較繁瑣，時常出現混亂的局面，造成學生檔案管理的丟失等等。主要有以下幾個方面：
1.2.1 收集方面。目前，許多學校并不是單一的一種教學模式和教學課程，比如一些高校里面有研究生、本科、大專這些基本的教學形式，還有專升本、函授、培訓、遠程教育等等形式，比較多樣，這種多樣的教學形式就給學生學籍檔案管理的收集工作大大的增加了復雜性，進而影響到它的準確性和完整性。
1.2.2 整理方面。整理工作是學生學籍檔案管理中至關重要的一環，所謂整理，顧名思義就是將前期收集來的學生學籍檔案的原始資料按照一定的類別進行分類和排列，然后組卷。在這個過程中，一定要做到分類明確、編排要統一有序，如果有的按照年份編排、有的按照學生的專業編排、有的又按照系部編排，沒有一個統一的標準，這樣就給以后的查找增加了難度。近年來，國家出臺了一系列關于規范學校檔案管理方法的文件，但是具體針對學籍檔案管理的還是比較少，正是由于這樣，沒有法規約束，沒有一個統一的建檔標準，檔案管理人員的個人隨意性就比較大，因此在整理方面就容易出現混亂的現象。
1.2.3 保管方面。由于一些學校對檔案管理工作不夠重視，缺少專門的管理學生學籍檔案的檔案室和專業管理人員，只是像雜物一樣簡單的堆放在一起，不僅給以后的查找造成了不便，而且在一定程度上會造成檔案資料的紙張發潮、泛黃、磨損。
2.應對措施研究
2.1 轉變態度，增強認識。造成學生學籍檔案管理出現問題，最根本的一個原因就是學校領導和學生學籍檔案的管理人員沒有認識到檔案管理的重要性，所以，首先就是要轉變態度、增強意識，讓從事相關工作的人員必須認真的學習《檔案法》以及相關的法律法規，明白學籍檔案管理的重要性，；其次是學校領導要意識到學生學籍檔案管理是關系著學生前途的，不能敷衍了事，必須從行動上支持，比如建設標準的檔案室等。
2.2 制定學籍檔案管理制度、規范管理人員。
2.2.1 建立統一規范的學生學籍檔案管理的標準。由于一個學校存在多種教學形式，每個檔案管理都按照自己的標準，勢必會給檔案管理造成混亂，所以，這就要求一個學校應該制定一套統一的標準，各個學院系部都能做到有章可循，并且嚴格要求執行，這樣在極大的程度上減少了學籍檔案管理的混亂。
2.2.2 從傳統管理向數字化管理轉型。隨著社會的進步和發展，數字化、信息化已經成為我們生活的絕大部分，學籍檔案管理利用互聯網數字化也是一個必然發展的趨勢，目前，部分學校的學籍檔案信息管理系統還不夠完善，檔案管理人員的信息專業技術水平也還僅僅局限在簡單的錄入、查詢、修改等，還不能很好的利用互聯網對學籍檔案管理進行一個信息化得改造，使得數字化管理并沒有發揮其真正的作用。
關鍵詞：事業單位 檔案管理 相關問題 措施
隨著我國市場經濟的迅速發展，我國事業單位也對機構精簡、行政體制與人事管理等多個方面進行了升入的改革，也因此發現了單位內部的檔案收集、歸檔、流向等管理工作存在著非常多的問題，現就此對事業單位檔案管理軟件中存在的問題進行分析，尋找相應的措施解決。
1.檔案管理概述
檔案管理是對檔案的實體和檔案信息進行收集、整理、保管、鑒定、統計并提供利用服務的活動總稱。
隨著當前經濟的飛速發展，事業單位的改革也在不斷地深入進行，事業單位期待通過轉型、重組，重構及轉制等獲得了新的發展。為此，對于事業單位的運作來說建立系統、科學、民主的管理制度是非常必要的，其在事業單位的建設發展中具有極為重要的意義，它能有效的保證事業單位高效、協調、有序的運行。事業單位的檔案管理是包含非常多方面的，其中包括人才的選拔、考核及單位的其他工作的記錄，這些信息的存檔可以讓工作人員通過查看檔案就可以得到相應的信息，更便于下步工作的實施。
2.當前事業單位檔案管理存在的問題
檔案管理基本性質是一項包括管理性、服務性、政治性的工作，而事業單位的檔案管理還存在很多問題，這些問題不同程度地影響了事業單位工作的進行與發展，同時也會影響到經濟社會服務功能的發揮。當前主要在以下幾個方面存在問題：
2.1從思想意識上
很多單位對檔案管理工作沒有足夠的重視，對國家頒布的《檔案法》及《檔案管理辦法》等相關法律法規認識不足，認為檔案工作僅是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，致使單位內對與檔案管理工作相關的各項措施執行不到位，檔案管理人員在工作過程中抱應付態度、缺乏責任心、管理混亂。
2.2從人員管理上
檔案管理工作其實是一項技術性很強的工作，但事實上，很多事業單位卻忽視了檔案工作的專業性，檔案管理的工作人員缺少專業知識，相當多工作人員均未接受過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、歸檔要求、檔案材料收集、整理、歸檔、裝訂等工作了解不多，檔案收集的意識薄弱。一人兼多職或者人員隊伍不穩定變動頻繁，這些都是直接影響檔案管理工作的持續性與穩定性。
2.3從管理設施上
雖然科學信息技術發展迅速，很多新近的技術手段已被逐漸應用廣泛，但因為很多事業單位的重視度不夠，檔案的更新緩慢，時代在變化、科技在發展，而檔案卻更不上時代的發展，長期停留在一個階段。且在檔案管理工作上，計算機技術還未被完全運用，很多單位僅僅只是利用計算機作錄入輸出的工作，還是采用老式紙質閱檔的方式。甚至有的單位檔案室、辦公室、接待室均是同一間，檔案室環境簡陋、辦公條件差、設備老化、缺乏檔案保護設備，很可能嚴重地損壞檔案，且不利于檔案的收集、整理與讀取，使其失去了提供利用服務的職責。
3.對當前檔案管理的改進措施
針對以上事業單位在檔案管理工作上存在的問題，我們應進一步完善與強化事業單位檔案管理工作，并著重對以下四方面進行改進：
3.1強化人員管理、培訓
首先，大力地宣傳做好檔案管理工作的好處，學習檔案法律、法規及有關管理規定，提高員工的檔案意識，使之對檔案有充分的認識；其次，穩定檔案管理人員，做到管理人員專精于此，有豐富的時間工作經驗；最后，對人員進行培訓，加強其職業道德修養、樹立正確的人生觀價值觀，同時也提高其專業知識水平，使其熟練掌握信息技術。
3.2做好檔案保護工作
事業單位應當做好對檔案的保管工作，加強工作人員的工作意識，定期檢查檔案的完好情況，發現問題及時進行補救。檔案的保管其實是非常復雜，非常需要工作人員耐心細致地去工作，只有這樣才能做好檔案的保管。對于那些原先檔案保管條件相對較差的單位，應向上級請示，申請給予經費支持，對現有的檔案工作條件與設備進行改善，逐步實現利用現代化設備來進行管理。
3.3建全檔案管理制度
事業單位的檔案管理需要制定嚴格健全的工作制度。事業單位可以學習一些世界上先進的檔案管理辦法，并結合部門自身的特點，切實制定一套合理、科學、系統的檔案管理規章制度，并要求制度程序化、規范化、標準化和科學化，有效落實檔案工作，保證工作有序進行。并且，隨著時代的發展與當下的工作需求，不斷對現有的檔案管理制度進行總結、完善、改進。
3.4采用現代化的管理
檔案管理工作實現現代化是當前社會對檔案信息管理需求日益增強的客觀需求。通過計算機、掃描儀等現化的設備對現有的檔案進行處理，將紙質的資料轉化為數據資料，并利用普及化的網絡向社會提供有價值的檔案信息服務，以實現信息共享。利用先進的科學技術手段，合理開發利用檔案資源，盡可能地延長檔案的使用壽命以及提高工作效率。
參考文獻：
[1]吳清越.農業事業單位檔案管理存在的問題與改進對策[J].廣西農學報，2010,9(1):1198-1200.
1 文書檔案管理工作中存在的問題
（一）文書與檔案工作銜接不合理
在??前各行各業發展過程中，文書檔案管理工作的重要性不斷突顯出來。在實際工作中，文書工作與檔案工作之間存在十分緊密的聯系，因此在文書檔案管理工作中，需要正確處理好文書工作和檔案工作兩者之間的關系，確保文書檔案管理工作的質量。但在日常文書檔案管理工作中，文書工作與檔案工作之間缺乏有效的銜接，在管理體系和制度方面也不完善，這對文書檔案管理工作的規范性帶來了一定的制約，不利于文書檔案管理水平的提升。
（二）文書檔案管理工作人員素質有待提高
近年來文書檔案管理工作的重要性越來越突顯出來，這也對文書檔案管理人員的整體素質提出了更高的要求。但在當前很大一部分單位文書檔案管理工作中，部分文書檔案管理人員綜合素質都不高，不僅檔案管理人員專業技能有所欠缺，而且工作中存在較強的隨意性，缺乏標準性和規范性。在當前檔案管理現代化水平不斷提高的新形勢下，需要文書檔案管理人員努力提高自身的綜合素質，更好的促進文書檔案管理工作的持續發展。
（三）對文書檔案管理工作不重視
當前在各行業中文書檔案管理工作中普遍得不到重視，這主要是由于人們對文書檔案的重要性缺乏有效的認識，因此在實際工作中，人力、物力和財力投入普遍不足，這就對文書檔案管理工作的質量和工作效率帶來了較大的影響，很難發揮出文書檔案的真正效率和價值。
2 提高文書檔案管理工作的強化措施
（一）重視文書與檔案工作的銜接效果
文書檔案管理水平的高低與文件的質量具有直接的關系，因此在實際工作中，需要重視文書工作與檔案工作之間的有效銜接，從而為文書檔案管理水平的提升創造良好的條件。這就需要在日常工作中在重視文書檔案的宣傳工作，使人們對文書檔案管理工作的重要性有一個深入的認知，準確對文書材料進行歸檔和立卷，實現文書與檔案工作的一體化發展。嚴格對文件進行審核，及時對文件材料進行收集，為文書檔案工作的順利開展奠定良好的基礎。
（二）建立現代化的文書檔案管理制度
強化文書檔案的制度化建設，對于提高文書檔案管理效率具有重要意義。現代化文書檔案管理制度與技巧的結合，可有效保護存儲文書檔案。建立現代化的文書檔案管理制度，要求機關企事業單位應當摒棄過往傳統的管理制度與體系，以國家文書檔案管理基本原則為指導，結合組織內部的管理體制和組織架構等實際情況，建立起符合自身實際情況的文書檔案管理制度，所建立的制度應當與時俱進，且具備鮮明的科學性、靈活性與合理性，如堅持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質檔案與電子檔案共存等。現代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應當注重文書檔案編修制度的規格與健全。在文書檔案管理工作中，有計劃對文書檔案的編修制度進行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質量。同時，還有必要建立文書檔案管理績效考評制度，強化對工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當中，增強制度的實效性。
（三）采用現代化的文書檔案管理技術
在文書檔案現代化管理過程中，應當注重管理工作和管理手段的層次性與多功能性，如此方法可確保現代文書管理工作的高效開展。因此在文書檔案的現代化管理中，應當加大資金技術投入，強化網絡體系建設，購買相關軟件和設備，提高文書檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書檔案網絡安全管理上可采取的現代化管理技術包括設置登錄權限、信息查詢權限、密匙技術和系統部保護密碼等，這些技術的應用對于文書檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時，ASA和GFW等技?g的應用，還能在文書檔案信息管理系正常運行的前提下，對各類數據信息進行深層次的分析過濾，試圖穿越防火墻查閱相關資料的用戶必須在得到實名認證通過后才能進入系統。可見，現代化技術和設備在文書檔案管理中的應用與推廣，不僅能夠促進文書檔案管理工作的規范化、信息化發展，還能切實提高文書檔案的開發利用價值，最終促進單位的可持續發展。
（四）打造高素質的文書檔案管理隊伍
在文書檔案現代化管理工作中，對于檔案管理人員整體素質提出了更高的要求，需要打造一支專業化和高素質的文書檔案管理隊伍。因此在實際工作中，需要重視文書檔案管理人員的培訓工作，通過專技能、信息技術和現代管理方法等多項針對性的培訓有效的提高文書檔案管理人員的綜合素質。同時還要重視計算機網絡信息技術人才的培養工作，努力提高文書檔案管理的現代化和信息化水平。另外，還要對文書檔案管理人員進行多種形式的學習和培訓活動，使檔案管理人員樹立良好的服務理念，增強檔案管理人員的競爭意識，使喚其能夠更好的掌握各種現代化管理技術，全面推動文書檔案的現代化管理水平。
一、電子檔案管理存在的問題
第一，安全性問題。
檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲介質對信息安全因素的影響。電子檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復雜，性能不穩定，可能出現檔案失真的問題。而且對環境溫度、濕度、防磁、防機械損傷等條件要求較高，易損壞變質，保存年限低于傳統紙質檔案。傳輸安全性也就是網絡安全性，網絡的發展使電子檔案在更大的范圍內得到共享，同時，無孔不入的網絡黑客和防不勝防的計算機病毒也給電子檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內容進行了刪改，是難以發現和確定。
第二，傳統的紙質檔案處理問題。
在多年的管理過程中形成各類紙質檔案是最原始、最直接、最真實、最權威的記錄和依據，是彌足珍貴的資源。然而電子檔案的產生并非是紙質檔案的消亡之日。不可能全面拋棄傳統檔案的運行方式，因此絕對不可忽視傳統檔案工作的統籌安排，需要盡快實現紙質檔案的數字化。使電子檔案和紙質檔案盡快接軌。
第三，辦公自動化在電子檔案管理中的應用。
在新的辦公模式下，辦公自動化慢慢站主導地位，每天處理的公文數量急劇增加，雖然電子文件有逐漸替代紙質文件的趨勢，但在現階段，文件的歸檔依然應以紙質文件為主。由于設計和開發人員手段不統一，使得電子檔案系統和辦公自動化系統不能無縫結合，電子文件歸檔相對滯后，即使歸檔后文件的準確性也無法保證。
二、電子檔案管理的措施
第一，加強電子檔案的保管。
電子檔案的存貯內容具有不穩定性，存儲介質易受磁場、溫度、濕度、細菌等因素影響，電子文件本身還易受到計算機病毒、電腦黑客的破壞，必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案，配備專業電子檔案機房和較高的安全性的電腦設備。使用一次性寫入光盤較好，比磁盤、磁帶、硬盤等有更好的穩定性，又只有只讀性。保持良好的溫度和濕度，并能滿足避光、防塵、防蟲、以及防機械磨損和強烈震動等條件。
第二，做好電子檔案數據備份恢復工作。
備份技術是一種安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個非常重要的技術手段。備份對象主要為文書、照片音頻、視頻等電子檔案和傳統檔案數字化后的文件，最好實行雙備份制，一份封存，一份提供借閱。針對網絡的不安全性，要建立數據備份和恢復系統，確保關鍵信息能在計算機和網絡發生災難性故障后得以恢復。
第三，要加強網絡的安全管理。
通過驗證用戶信息、輸入調閱口令和限制訪問、閱讀權限。安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。積極采用密匙管理、數字式簽名等先進技術手段，保證電子檔案管理網絡的正常運行。同部門、不同人員的查閱權限，并對所利用的電子檔案進行全程監控并自動記錄，防止電子檔案被篡改而造成不可挽回的損失。
第四，對文件進行安全監控。
在一般電腦系統中，文件內容若有任何改變，電腦并不會加以記錄，因此更改文件的動作會不留痕跡，這使得事件發生后，追查毫無線索。因此有不要讓電腦詳細記錄在存取電子文件時候留下的所有異動記錄。
第五，處理好檔案管理的投入問題。
電子檔案的應運而生是現代化的標準，然后現代化的辦公就要求有現代化的設備，檔案工作要適應新的形式、滿足計算機網絡辦公條件下的信息接受、處理、存儲和利用，就必須又相應的現代化的設備投入。與傳統檔案管理相比，現代環境下的檔案工作的自覺投入超出以前一倍以上甚至幾倍。
第六，提高檔案工作人員綜合素質和創新能力。
隨著檔案信息進程推進和現代檔案事業的發展，對檔案工作人員的要求也越來越高，電子檔案在操作過程中存在很大隨意性，難免出現一些失誤，所以要樹立檔案工作者的風險意識，提高政治素質、職業道德水平，強化保密意識、加強對密碼、口令、機房安全管理及應用軟件、數據庫管理的維護工作，系統掌握現代管理知識和檔案專業知識，努力優化知識結構，以適應信息時代檔案工作的需要。同時電子檔案管理作為檔案事業發展進程中的新生事物，注定了它的發展要“摸著石頭過河”。因此只有檔案工作人員勇于探索、敢于創新，才能探索出一條新時期電子檔案管理工作發展的新路子，取得新的成果。
三、結語
論文摘要:隨著信息技術的發展，大量的信息處理已經脫離了手工操作，在圖書檔案管理方面，傳統的手工檔案存檔、歸類、整理及查詢遠遠不能滿足現在學校發展的需要。本文針對目前中職學校圖書館檔案管理工作中存在的問題，提出一些改進措施，便于更好地為圖書館的日常管理、學校的教學與科研提供服務。
一、中職學校圖書館檔案管理工作中存在的問題
(一)重視不夠
長期以來，相當一部分人員對檔案管理的認識都存在一些誤區，認為檔案管理就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是學校的主要工作，不能給學校創造經濟效益，只要“守好攤”就行了。輕視檔案管理的思想都表明了一些人對檔案管理缺乏了解，忽視檔案管理已無法適應現在的管理需求。
(二)設備太落后
學校圖書館大多沒有實現設施、設備的現代化，圖書檔案的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者對文獻的檢索等等工作還是原始的傳統的手工操作，不論是圖書檔案管理員、還是讀者，要完成一項任務都需要花費很長的時間，耗費很大的精力。
(三)制度不健全
中職學校在管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的教育、教學等方面的管理制度和各級各類人員工作職責，但涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有建立一套科學的檔案管理制度，沒有統一祿準，缺乏統一管理，很多文件材料沒有進行系統整理歸檔，管理棍亂。中職學校的檔案形成于學校日常管理、教研活動和教研成果的開發推廣中，檔案材料涉及面廣、內容繁雜，如果沒有健全的檔案管理制度，是很難保證檔案材料收集完整。
(四)管理不到位
在中職學校，圖書館檔案管理工作并沒有受到應有的重視，主要表現在幾個方面:一是缺乏專職檔案員負責圖書館檔案的收集、整理工作。中職學校圖書館檔案管理大都是辦公室人員兼職，并沒有安排專人負責此項工作，而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案管理精力投人不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。檔案管理是一項復雜的工作，是長期日積月累形成的，沒有專人管理會使多數應歸檔的文件散落于各個部門或個人手中，導致檔案材料不完整和不系統;二是檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄;三是少數中職學校沒有專用檔案室，檔案無法集中管理，缺乏保護措施，不利于檔案的管理。有的學校檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。
(五)結構不合理
中職學校圖書館的文書檔案材料較多，紙質檔案最多，其它檔案如電子檔案的種類和數量很少，甚至沒有。
(六)利用不充分
圖書館是中職學校的窗口部門，圖書館的工作會產生的大量具有保存價值的檔案材料，為領導決策、業務工作和科研的重要資料。充分利用已收集的檔案資料，對圖書館的發展有著十分重要的作用。但由于檔案管理意識落后，許多學校的圖書館的檔案管理基本上都屬于重藏輕用，造成了圖書館檔案資源的浪費。
二、改進中職學校圖書館檔案管理工作的措施
圖書館檔案是中職學校圖書館工作的一個重要組成部分，它真實地記載著一個學校圖書館在每一個歷史時期的發展軌跡，具有很強的信息利用價值。因此，學校的檔案工作應著眼于今后的發展，既要適應今后管理的基礎工作，又要盡快運用現代化管理理論和科學技術，實現檔案管理現代化。
(一)領導重視
領導重視是搞好中職學校圖書檔案管理工作的重要條件。一個學校檔案工作管理得怎么樣，與學校領導的重視程度有很大的關系。要做好圖書館檔案工作，首先要積極爭取領導對檔案工作的支持。
(二)指定專職檔案管理人員并提高其素質
學校一方面要指定有責任心、能吃苦的同志專職負責檔案管理工作;另一方面也要加強檔案工作隊伍建設，加強對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。 (三)配備先進的軟硬件設施設備
硬件是提高中職學校檔案水平的基礎，也是檔案管理質量的重要保障。把檔案設施建設列入學校基本建設的總體規劃，配置足夠的檔案庫房，庫房內可適當配備空調、去濕機以及防蟲、防火、防盜等基本設備;按需配置計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、攝像機等現代化辦公設備。以提高工作效率。
在軟件方面，應安裝檔案管理軟件，把檔案錄人計算機，建立電子檔案，極大地提高圖書館檔案管理中存儲、處理、開發利用檔案信息的能力，以實現圖書館檔案管理的現代化。
(四)建立健全檔案管理制度
建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。圖書館應根據國家有關檔案文件規定，結合學校圖書館的實際情況，制定出科學的檔案管理制度，建立科學的檔案組織管理和運行機制，建立檔案管理工作責任制，建立健全各項規章制度，使檔案管理工作做到按章辦事、按規操作、妥善保管。
建立健全檔案管理制度必須遵循以下要求:第一，規章制度要體現合理性、科學性;第二，簡明實用;第三，堅持制度約束的雙向性，既約束領導又約束職工;第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。
(五)科學分類
科學分類就是按照檔案部門的要求，根據圖書館的實際情況，按部門、內容等，分成不同類別。一是黨群類。包括上級文件、校內文件、計劃、總結、規章制度等。二是業務類。包括各業務部門的報表、工作日志、各類活動等。三是人事類。包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓及進修情況等。圖書館的檔案收集通過科學分類，便于系統地查找利用。
(六)電子歸檔
檔案信息化建設是當今社會發展的一大趨勢，也是現代檔案管理的基礎，是檔案管理現代化的必經之路。為此，中職學校圖書檔案管理中，要逐步實現技術現代化，采用計算機等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務質量。它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理
(七)提高服務水平
【關鍵詞】疾控中心 檔案管理 信息化 問題
疾控中心承擔著對殘疾、疾病和傷害的預防的重要使命，在創造健康環境、維護社會穩定、保障國家安全、促進人民健康方面發揮著重要作用。可見，疾控中心在我國疾病防控和保障人民健康的舉足輕重的作用。而各級疾病中心中所保管的檔案資料是疾病中心工作的基礎，雖然十分龐大但也十分珍貴。但由于我國檔案管理工作起步晚，欠發達地區設備、人才不足等問題，疾控中心檔案管理工作有很多不如人意的地方。而這種種問題正阻礙著檔案管理工作向信息化現代化前進的步伐。
1疾控中心檔案管理工作中存在的問題
1.1缺乏對檔案管理的重視
盡管疾控中心每年都會向檔案管理投入一定資金，但由于受傳統思想的影響，上級領導并沒有認識到檔案管理工作的重要性。雖然有專門的檔案管理室，但很多工作依然由辦公室來完成，對于相關工作人員的要求也不高，缺乏專業管理者，一般都由辦公室人員兼任。
1.2檔案管理人員素質差
由于上級領導并不重視檔案管理工作，也就沒有在檔案管理上投入過多精力，現有檔案管理人員多數都是醫療水平差，文化程度低的人員，即便是在檔案管理逐漸實現信息化的今天，檔案管理工作也沒有得到應有的認識，現有從業者不僅不能做好日常管理工作，更不懂得如何運用信息化技術進行管理，很多工作人員都表現出難以勝任該工作的情況。此外，不少檔案管理人員工作積極性較差，對自己的工作也不能正確認識，認為只要檔案信息不丟失即可。
1.3檔案管理機制不健全
疾控中心的檔案管理中還存在管理機制缺乏的情況，很多檔案資料都不能及時歸檔，更沒有按照科室的不同劃分檔案，這樣一來就導致很多檔案資料不能被充分利用，如果要利用檔案就需要花費很長時間，大量人力查找。這樣一來就降低了檔案管理的作用。此外，由于信息化管理能力差，很多電子檔案出現了損壞，不能被利用。
1.4疾控中心檔案管理模式落后
我國檔案管理工作較西方發達國家起步較晚，而仍有部分地方的疾控中心沿用著從前傳統的管理模式，檔案的保存、分類不科學，無法滿足現今信息化、現代化的要求。而近年來公共衛生事件的頻繁發生，傳染病、人畜共患病等疾病譜的改變等問題的出現，又給疾病控制檔案管理帶來新的挑戰。使疾控中心檔案管理模式落后的問題日益突出，無法滿足現階段醫學研究、疾病控制等領域對檔案信息的需求。而現階段的檔案也多以文字，圖片等靜態資料為主，缺乏重要的聲像資料 ，影響了檔案的完整性，從而間接影響著檔案管理的現代化和信息化。而現在多地基層疾控中心實驗室的建立，實驗室的檔案管理又成為需要妥善管理的信息。種種變化迫使疾控中心檔案管理模式進行升級。
2解決疾控中心檔案管理工作問題應對措施
2.1強化對檔案管理的重視
為做好疾控中心檔案管理工作，首先要讓領導部門重視檔案管理工作，了解檔案管理對疾控中心工作的作用，盡量為檔案管理部門提供一定的資金與人力，并在集體會議上宣傳與強調檔案管理的重要作用，讓所有人正確認識檔案管理工作，這也是為檔案管理部門在中心樹立威信的有效措施。
2.2提高相關工作人員的素質
檔案管理工作是疾控中心一項十分重要的工作，一旦檔案管理出現問題，將直接影響到疾控中心各項工作的開展。因此，一定要為檔案管理部門配備合適的管理人員，經常為檔案管理人員進行培訓，全面提高他們的管理能力，并從社會上招聘專業檔案管理人才，同時也要注意信息化技術的應用。上級領導也要聯系實際情況，適當提高檔案管理人員的薪資待遇，為其提供一定的晉升機會，調動他們的工作積極性，讓檔案管理人員正確認識自己的工作，這樣他們就會在工作中展示自己的能力，創新管理模式。
2.3構建完善的檔案管理機制
為保證檔案管理工作有序進行，就需要構建挖山的檔案管理機制，明確檔案管理人員的工作責任與工作范疇，將檔案管理工作落實到具體人員身上。同時，也要構建完善的績效考核機制，將員工工資與工作情況聯系在一起，按照檔案的用途確定分類，逐步優化檔案管理機制。此外，還要重視信息化管理，妥善保管電子檔案資料，經常檢查電子檔案情況，如發現播放受影響應立即重新刻錄，更要做好檔案資料的通風工作，防止潮濕。
2.4改進疾控中心檔案管理模式
隨著信息技術的發展，傳統的檔案管理模式已經無法滿足現在檔案管理的需求。信息時代，疾控檔案管理現代化已經是不可避免的發展趨勢，而要推進檔案現代化建設就必須要更新觀念，實現管理思想現代化。而現今的檔案來源、保存形式與以前也已經大相徑庭，若想實現檔案管理工作的信息化，探索出適應現代社會的新的管理模式勢在必行 。我們應當在檔案管理工作中充分應用先進的管理設備與思維，建立一個以計算機技術為基礎的智能化和自動化地管理模式，以充分得發揮信息化管理地優勢。
3結語
疾控中心的檔案管理工作十分重要，這就需要得到疾控中心上級領導的重視，并聯系實際情 況提出有效整改對策，只有這樣才能解決檔案管理工作中存在的問題，真正做好檔案管理工作。
參考文獻：
[1]許鵬.疾控中心檔案管理工作中存在的問題及對策[J].改革與開放，2015，08：121-122.
一、當前我國檔案管理面臨著的難點問題
（一）檔案管理流程的不明確
檔案從收集一直到錄入檔案，這中間需要的步驟是相當多的，而這些步驟的處理，對于今后檔案的使用率以及利用率存在著很大的影響。而就目前的檔案管理來說，存在著流程不清楚的情況，從檔案資料的收集，到檔案資料的整理，到檔案的堅定，再到檔案的保管與管理以及檢索工作的建立，最后到檔案的標引。這些繁瑣的工作是不可缺少的，也是能夠幫助檔案管理建立流程的過程。但是當前檔案的管理流程的不明確，在檔案的整理過程中僅僅重視檔案資料的收集等等一些重要的步驟，未能對一些小細節的重視，檔案的管理工作也未能夠深入的開展，最終也將影響到檔案資料的使用價值。
（二）檔案管理人員的重視程度不夠
就目前來說，檔案的管理需要的更多的是專業人員能夠對相應的資料進行科學的整理。二就目前來說，檔案人員管理首先在思想上的不重視，會造成在資料的收集以及最終的整理過程中都存在著障礙的。而在另一方面，檔案管理人員重視不夠也體現在專業素質上，為具備較高的專業素質，未能夠對檔案資料的管理提供專業的檔案的管理能力，從而保證檔案的管理的有效性。一方面是思想上的不重視，另一方面是專業能力未能夠達到時代的要求，這兩者情況的出現，都影響了檔案資料的最后作用的正常的發揮。
（三）檔案管理方式的簡單化
隨著經濟的不斷發展，各個組織之間的各項活動逐漸增多，所形成的檔案資料是相當多的，而這對于檔案管理的壓力是相當大的。所以說，采用科學化的管理的方式，對于檔案資料的管理是相當有意義的。其實就目前來說，很多地方的而管理方式未能具備實現計算機管理的條件。很多檔案管理仍舊是采用人工歸檔的方式，這樣的檔案管理，影響了檔案管理的有效性，在一定程度上影響了基礎檔案的工作效率。同時依靠人工進行的檔案管理，對于檔案的編排以及最后的查找都形成了一定的阻礙。并且此時他們的檔案管理僅僅停留在保證資料的完整性上，已經忽視了檔案其他的參考價值。
二、提高我國檔案管理的解決措施
（一）進一步完善檔案工作的制度建設
對于檔案工作的管理，首先應該建立明確的制度流程，保證檔案從收集到最后的錄入檔案，能夠有一個流程制度，去保證工作的的順利進行。而在這其中，需要從業人員具備專業的素質，能夠對當前的工作流程了然于胸，從資料的收集、保管、鑒定等流程制定相應的工作標準流程規范。與此同時還應該加強，檔案工作的校核力度，這樣能夠保證檔案資料的正確性。而一旦出現資料的錯誤，也能夠及時的挽救，從而保證了資料的有效性。當然要在這個過程中，仍舊是需要一定的監督機制的。因為這是檔案管理工作出現問題追責機制的基礎，也能夠更好去規避在檔案管理中可能出現的問題。
（二）不斷提升檔案管理人員的專業素養
隨著計算機技術的不斷發展，越來越多的管理方式受到了計算機技術的影響，當然了，檔案管理工作也不例外。就目前來說，我們需要通過培訓以及資料的宣導等多種方式去幫助檔案管理人員去建立一個高效的、專業的檔案管理素養，提升他們的檔案管理技能。首先，要讓他們從思想上重視檔案管理工作，檔案的管理不僅僅是簡單的資料的保存，其中還是需要其他很多的方面的，比方說資料的查閱、資料的總結等等，都是需要檔案管理從中發揮作用的。在思想上的重視，接下來便是需要提升從業人員的專業素質，可以通過日常工作的總結，還有一些先進經驗的學習。
（三）加快檔案管理工作的現代化
計算機技術的使用，能夠更好的幫助我們進行檔案的管理，不斷提升檔案管理工作的效率。提高檔案管理工作的效率，需要加快檔案管理工作的現代化，應該積極推行以及使用各類新型計算機信息技術，幫助在重新組合案卷、統一分類號、規范檔案等方面的作用，同時建立以計算機檢索為核心技術的檔案信息化管理系統。
【關鍵詞】建筑設計；檔案管理；地質勘探報告；人員素質
【 abstract 】 architectural design not only to the project file management of the use of late, decorate and expansion has a very realistic guidance significance, but also can is later the same type of engineering construction process to provide certain reference. The architecture design in the process of file management main existence filing work not comprehensive, classification process is not standard, the drawings damage phenomenon the common, backward management, related management personnel to change minds, the perfect system, using scanning technology prolong the service life of the map, USES the many kinds of architectural design file management, and then strengthen personnel training, improve the quality of the archives management, so as to ensure file management of the orderly.
【 key words 】 architectural design; File management; The geological prospecting report; Personnel quality
中圖分類號：TU2文獻標識碼： A 文章編號：
緒言
建筑設計是指在建筑者建造之前，建筑設計師根據相關的建設任務，對施工過程中可能遇到的一系列問題進行詳細的考慮之后，所制定的解決問題的辦法。這些辦法通常都會通過圖紙和文件集中的表達出來，同時為施工者施工組織活動提供一定的參考，也可以作為各個工種在施工過程中相互配合的依據。一般的工程都有自身的投資限額和范圍，而建筑設計則可以保證整個工程能夠在這個范圍之內，按照預定的方案順利穩定的進行，也能夠在很大程度上保障最后竣工并投入使用的建筑物能夠滿足使用者和社會期望的相關要求。隨著我國經濟的不斷發展，建筑業也不斷發展，而隨之而來的就是建筑設計量的增加，如何加強對建筑設計檔案的有效管理，以求其能為以后的建筑設計提供一定的幫助，是擺在我們面前的一個重要問題。本文根據現時建筑設計檔案管理過程中存在的一系列問題，提出了相應的解決方案，以供參考。
現時建筑設計檔案管理存在的問題
建筑設計檔案具體是指在工程建筑的全過程中所形成的有關工程規劃報建、設計直至竣工驗收使用的具有保存價值的文件、圖紙等資料，作為工程建設過程中所不可或缺的依據，它對項目后期的使用、裝修和擴建都有著非常現實的指導意義，更為重要的是，建筑設計檔案可以為以后同類型的工程建筑過程提供一定的參考。
建筑設計檔案主要由文件和圖紙兩部分組成。主要包含地質勘探報告、立項批文、任務設計書等資料。設計檔案具備廣泛意義上的原始記錄性，它以單個的工程項目為一個單元，并且按照專業來進行分類，使用率較為頻繁，而且數量龐大。正是由于建筑設計檔案的這些問題，使它在保存的過程中遇到一定的障礙，加上很多項目的技術負責人不太重視對建筑設計檔案的保存，因此，雖然我國的建筑工程發展非常迅速，但在建筑設計檔案的保存方面，依然存在很多的問題，主要表現在以下幾個方面：
2.1 歸檔工作不夠全面
由于相關的設計人員歸檔意識不夠強烈，再加上歸檔制度不夠健全，而相關的制度在執行力上也非常的差，檔案的歸類往往不夠全面。建筑設計檔案本來就包含許多內容，比如地質勘察報告、預算和計算書、項目的立項批文以及圖審意見書等等，收集和整理過程一般都非常繁瑣，也很難在很短的時間內全部整理完成，所以，現時建筑設計檔案的整理過程中出現了很多少歸和漏歸的情況，這些情況的存在嚴重的影響了建筑設計檔案的完整性，對檔案在以后的再利用也非常的不利。
2.2 歸類過程不夠規范
由于工程建筑設計的特殊性，所以建筑設計檔案的歸類必須遵循一定的歷史聯系特征，歸類整理過程也要體現這種內在的聯系性，絕不能僅僅只是按照偶然的需要進行隨意的放置和歸類。建筑設計檔案的歸類必須考慮到它所體現的實際建筑過程中的固有聯系性，從而按照檔案形成的規律進行劃分和歸類，這有這樣，檔案才會以一種科學有機的狀態存在著。事實上，在實際的建筑設計檔案整理過程中，圖紙和設計文件經常會被隨意的分開放置，而相關的設計文件則由于歸檔的混亂以及載體的不同被放置在密集架上，至于其他的一些紅頭文件，則由別的部門進行歸類，使同一個項目的檔案被認為的拆散開來，極大的破壞了檔案之間的聯系性。[1]
2.3 圖紙損壞現象普遍
在檔案歸類的過程中還存在另一個較為普遍的問題就是設計底圖的破損。底圖的破損主要是由兩個方面的原因導致的，其一是由于圖紙和檔案抽屜的尺寸存在差異，需要對大的圖紙進行折疊，在折疊的過程中很容易出現破損，而對圖紙進行排列、搬運和借閱的過程中，也很容易出現破損。其二則是由于自然因素，眾所周知的是，圖紙資料的長期存放需要一定的溫度和濕度配合，但受庫房條件的影響，很多圖紙在存放的過程中，溫度與濕度變化多端或者達不到存放要求，就會使圖紙出現老化以及發黃、發脆等極易破損的狀況，給圖紙的再度利用造成了很大的阻礙。
2.4 管理手段落后
隨著時代的發展，很多建筑設計單位都引入了辦公自動化系統，但是在檔案管理的問題上，很多單位還停留在手工操作的階段。這其中有體系方面的原因，更多的則是由于相關的檔案管理人員素質不高，對檔案管理的軟件不夠熟悉和了解，而市面上也缺乏一些實用性強的檔案管理軟件，多種原因造成了當下建筑設計的檔案管理手段的落后。[2]
3.提高建筑設計檔案管理水平的對策
3.1 轉變思想，健全制度
樹立正確、積極的檔案管理意識是保障檔案管理工作穩定開展的思想前提，如果沒有檔案管理意識，那么再好的檔案管理制度和條例都不可能得到有效的執行，而只能算是一紙空文，因此，要從相關的領導做起，切實提高自身的檔案意識，繼而推動相關檔案管理人員的意識的提高。其次，要建立完整、有效、執行力強的檔案管理制度。首先，要明確歸檔內容和歸檔日期。什么材料應該歸檔，應該在什么時候歸入檔案，都應該有詳細的規定；其次，要明確相關的檔案歸類負責人，要責任到人，從而避免實際歸類過程中由于權責不明而出現的一系列問題；再次，由于施工過程復雜，所以檔案的管理部門要切實做好檔案的催歸工作，將有關的歸類工作詳細記錄在案，使工作更具有針對性；最后，加大檔案歸類的行政介入強度，引入獎金制度，從組織上保證檔案歸類人員能夠認真負責的開展工作。
3.2 利用掃描技術延長底圖的使用壽命
由于底圖的重要性和難于保存性，所以管理人員應該采用一定的措施來加強底圖的管理工作，在底圖移動和使用的過程中盡量做到輕拿輕放，同時最大可能的避免底圖的折疊，對于一些常借不還的行為，要加緊催歸，避免底圖的破損與遺失，而在底圖的儲存過程中，要保障底圖儲存環境的干凈整潔，同時做好濕度以及溫度的控制，防止圖紙的老化與變色。除此之外，檔案管理部門還要積極的開展底圖的掃描工作從而在一定程度上延長底圖的使用壽命。底圖的掃描工作可以將紙質的底圖轉換成便于儲存的電子信息，也能從根本上解決底圖在利用和保存過程中出現的一系列問題。[3]
3.3 采用多種建筑設計檔案的管理手段
辦公自動化技術可以在很大程度上提高辦公效率，因此較為普遍的運用在了現時企業管理的各個方面。在設計檔案的管理過程中，也要積極的引入計算機網絡技術以及辦公自動化技術，同時還應該加強人員的培訓，使他們能夠熟練的操作計算機，從而利用計算機技術靈活的進行檔案的歸類和使用工作。
3.4 加強人員培訓，提高人員素質
人才是檔案管理工作能否順利進行的保證，因此，要加強檔案管理人員的培訓，培訓內容不僅僅包括上文中提到的計算機技術的掌握，還應該包括建筑設計檔案的相關知識，加強他們對于檔案管理工作的認識與了解，最為重要的是，要培養他們的責任心，使他們以飽滿的熱情、正確的態度投入到日常的建筑設計檔案的整理活動中去，從而保證建筑設計檔案管理活動的順利開展。
【參考文獻】
[1]高小惠.對建筑設計檔案管理的探討[J].科技創新導報，2009，（9）