時間：2022-03-10 08:29:46
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（一）城建檔案是城市規劃工作的依據
城市規劃是對城市各種要素、現狀條件和基本特點等方面的動態變化進行全面、綜合、科學的預測和設想，通過論證制定規劃的方案，經審批后付諸實施。城建檔案為城市基本建設提供了有力依據，不僅能縮短規劃設計時間，也能大大縮短施工期，全面提高了工作效率。
（二）城建檔案是城市建設工作的基礎
城建檔案是城市建設發展過程的真實記錄，是長期和永久保存的資料，也是城市建設和維護工作必不可少的重要依據，為城市拆遷、修建、擴建工程各方面的工作提供大量真實準確的數據。合理地利用城建檔案，能促進城市建設順利有序的健康發展。
（三）城建檔案是城市管理工作的憑證
隨著城市的飛速發展，城市的現代化建設突飛猛進、日新月異。如今的城市地上高樓林立，鐵路、道橋縱橫交錯；地下給排水、煤氣、通訊、人防等工程管線密集如織。要對這些城市基本設施實施有效的管理與維護，就必須有完整、準確、系統的城建檔案做依據。如在城市突發自然災害和工程事故中，城建檔案資料提供的可靠依據和憑證有著不可替代的重要作用。
（四）城建檔案是編研工作的參考文獻
城市建設檔案的編研資料只有依賴于大量完整、系統、準確的原始城建檔案，將相關信息逐一列出登記、匯總，編研工作才能順利進行。在解決征用土地、地界糾紛等方面的問題時，城建檔案是重要的法律依據，也是城建和規劃部門重要的參考文獻資料。
二、城建檔案的特征與特點
（一）內容豐富，綜合性強
城建檔案從歸檔范圍上看，有工程前期準備階段形成的資料，如可行性研究、勘察設計等內容；有在建設過程中形成的材料，如施工技術資料、監理資料;有在工程竣工后形成的材料，如各個專項驗收資料以及有關的照片、錄像等內容。顯而易見，城建檔案的內容和范圍是相當廣泛的，且具有極強的綜合性。
（二）歸檔周期長，連貫性強
建設工程從立項、規劃、決策等先期準備工作經工程施工到竣工驗收，基本上要經歷一年甚至幾年的時間。每一階段形成的檔案資料，既類別分明，又環環相扣，形成各自獨立且相互聯系的有機整體，從而真實、連貫、系統地反映出工程各階段的建設進程。
（三）涉及部門多，資料來源廣
城建檔案工作不只是城建檔案管理部門的工作，還涉及到城市規劃、電力系統、給水排水、通信、環衛等諸多部門，其來源廣泛，管理起來難度較大。除了上述城建檔案自身具備的特點，作為科技檔案的一部分，它還具有動態性、精確性等其他特點。
三、依法科學管理，做好城建檔案管理工作
（一）牢固樹立法制觀念，加強城建檔案管理
城建檔案是城市建設發展歷程的真實記錄，是研究城市發展歷史及發展規律的重要參考依據，是整個社會構筑現代化建設事業的堅固基石。所以，必須強化法制觀念，科學管理，充分發揮城建檔案作用。各職能部門要共同參與，齊心協力，使城建檔案工作逐步走向規范化、制度化、法制化，更好地為改革開放和經濟建設服務。
（二）抓好組織落實，建立有效檔案管理網絡
抓好組織落實是所有工作成敗的關鍵。在工程的施工過程中，檔案管理人員經常會發生變動，為使檔案管理工作的具有組織性、連貫性，應建立一個與工程相對應的完整的檔案資料管理網絡。在這個網絡中，最重要的就是要在建設行政管理部門成立綜合檔案室，城建檔案管理部門派駐專人監督指導檔案工作。
（三）全程跟蹤和嚴格控制
在工程的建設過程中，通常會發生設計變更、項目增減交替進行等情況，為此，對工程檔案資料的形成、積累、變化必須全程跟蹤嚴格控制，進行有效地監督和檢查，確保變更、修改或補充的工程資料有序、完整，使工程檔案管理工作做到滴水不漏。
（四）按階段有序歸檔
在工程開工前，就應把可行性研究報告、立項批復、用地規劃、工程規劃、勘察設計等相關資料收集、整理歸檔；在工程施工階段，注意變更修改、技師事故記錄、施工記錄等技術資料的收集整理；工程竣工后，將完整的竣工圖紙、各專項驗收報告及上述階段的檔案資料統一立卷、歸檔。這樣收集整理的城建檔案就可真實、完整地反映工程建設的全過程，從而有效地為施工服務，也為工程竣工后各個主管部門的檢查驗收工作提供了系統可靠的依據。
四、充分發揮城建檔案作用，促進其又好又快的發展
城建檔案只有通過利用才能體現其價值，為了開發利用城建檔案資源，充分發揮其作用，筆者認為應采取以下措施：
（一）充分利用城建檔案資料匯編
城建檔案資料匯編是以年度或專業類別為單位，依據城建檔案資料內容進行的分類匯編，是現行城市基本建設管理的法規、規范標準的文集，是編制城建檔案的聯合目錄，是揭示全市城建檔案館和各個城市建設管理部門檔案室全部館藏的大型檢索工具。城建檔案管理部門只有主動提供匯編，提供利用服務，才能真正發揮城建檔案的作用，有利于實現城建檔案信息的“資源共享”。
（二）主動提供城建檔案信息利用服務
現代的檔案利用服務，必須實現由被動服務向主動服務方式轉變，采取多種形式、多種渠道向工程設計和施工單位提供城建檔案中存儲的設計理念、工藝技術等信息，以供參考。如在拆遷、改建工程中，可將已存檔的地質勘察報告資料提供給施工單位，幫助其了解地質情況，這樣可以節省重新勘測的費用，保證工程順利有序地開工。
（三）積極改變城建檔案利用服務方式
城建檔案長期處于封閉、半封閉服務狀態，必須向開放型、開拓型服務轉變，面向全社會，為方方面面的城市建設提供檔案利用服務。特別是在體制改革和對外開放的今天，開展國內、國際間城建檔案學術交流活動，是促進城建檔案科學技術發展的重要手段。隨著技術市場的開放，城建檔案作為科技信息的成果和載體，已帶有商品的性質并具有商品價值。企事業單位之間可實現有償的技術轉讓。這就進一步發揮了城建檔案作為科技交流工具和實體的作用。
（一）檔案信息化建設投入不足。
文化藝術檔案資源開發利用的基礎是檔案工作信息化，這是“十五”期間一項戰略性任務。檔案信息化設包括硬件設施、軟件建設、標準規范建設，特別是檔案數字庫建設，需要把傳統載體的海量檔案電子化，投入的人力、物力、財力不可低估，很多單位因為在資金方面欠缺，只能暫緩檔案工作信息化進程，而這無疑也影響了檔案資源的開發再利用。
（二）編研課題經費不足。
文化藝術檔案編研工作是檔案信息資源開發利用的重要方法，文化部門承擔著本地區史志、地方志、三集成、名人檔案以及非物質文化遺產檔案的整理任務，每項編研課題都要經歷選材、加工、編排、撰寫等一系列工作程序，有時候需要組建一個專門的編寫委員會，花上很長一段時間，期間卻往往因為經費不足而陷入停滯甚至流產。
（三）數字檔案室建設經費不足。
當前我們提出加快檔案信息“三大體系”建設（檔案信息資源體系、檔案信息服務體系、檔案信息安全保障體系），而這必然需要大量的基礎設施投入，做好文件接收歸檔、傳統載體檔案數字化、數字檔案資源整理、數字檔案資源庫建設都需要大量資金，網站建設、軟件外包，隊伍建設更是長期投資，而這些明顯不是一朝一夕可以具備的，需要長期規劃實施。
二、解決藝術檔案資源開發工作資金問題的途徑
（一）依法申請檔案事業經費。
在正常“人頭經費”的基礎上，依法申請檔案資源開發經費。根據《中華人民共和國檔案法》中有關經費保障問題的規定，在每年度單位經費預算中充分考慮檔案工作各項經費需求，包括硬件、軟件以及基礎設施建設等方面，報請財政部門同意撥款。
（二）爭取信息化項目建設經費。
統籌規劃藝檔信息化項目建設，爭取檔案信息化建設經費。把檔案信息化工作納入單位工作長期目標，分階段實施項目安排，逐步建立健全檔案信息化標準規范建設，每年初確立檔案工作信息化進程，做好經費預算保障以及專項經費申報，協同各部門有條不紊開展工作。
（三）積極爭取專項課題資金。
在免費開放的背景下，在建設公共文化示范區的過程中，要努力做好藝檔為人民服務的工作，積極爭取專項課題資金；在城市重大文化項目建設上，要把檔案建設經費考慮進去；在社科聯課題研究中，前期確定藝術檔案創研項目，爭取專項課題資金。
（四）用編研成果換取經費。
根據藝檔工作的實際情況可知不可能完全靠行政部門出錢補貼，藝檔的作用和地位很容易被領導“輕視”，大家應該轉變思路，用編研成果去引得領導重視，讓編研成果換取獎勵經費，促進藝術檔案的開發利用。成果可以是圖書，可以是音像制品，也可以是帶有檔案特色的文化產品，讓這樣的成果發揮商品價值，滿足特殊人群的文化需求，進而收獲創研投入資金。
（五）創特色品牌爭取財政支持。
文化部門僅靠自身很難大規模開發檔案資源信息化項目，如果創立自己的文化特色品牌，就有可能得到地方財政的鼎力支持。譬如2011年，慈溪市文化館就依靠地方特色項目“慈溪農民畫”，爭取到宣傳部的專項資金，31幅具有濃郁鄉土氣息的作品在波蘭華沙維斯瓦大學展出并被收藏，這也是檔案信息資源開發利用的成功范例。
（六）市場化運作尋求合作資金。
檔案資源開發利用工作的發展前景，呈現社會化多方合作的趨勢。在市場經濟的大背景下，藝檔的開發利用也要嘗試走市場化路線，尋求各館之間、不同行業、多部門的縱橫聯合，開發豐富的系統文化產品，把檔案信息資源轉化為有形的特色文化產品，在市場化背景下形成產業鏈，獲取經濟和社會效益的雙豐收。
三、結語
1.1檔案是企業文化建設的基礎和依據，并服務于企業文化建設。
檔案記錄著企業的成長，是企業發展的歷史長卷，記述和反映了企業文化建設的歷史，包含著企業發展過程中做形成的價值觀念、經營哲學和拼搏奮進的精神取向，而這些都是企業的文化建設的前提和依據。企業檔案的有效管理為企業文化建設提供了大量的歷史文獻和各種有效資料和素材，可為新時期企業文化建設提供借鑒和依據，同時營造了濃厚的文化氛圍并樹立了了企業良好的形象。而企業文化也是以檔案為依托，企業文化以檔案形式為表現，檔案多年的文化沉淀形成了企業文化，可以說，企業文化的建設離開企業檔案管理是無法完成的，二者相輔相成，相互促進。
1.2企業文化的發展也影響著企業檔案收集整理和鑒定工作。
企業文化作為整個企業的精神和靈魂所在，體現了企業的個性特征和獨特魅力，是企業管理活動的重要組成部分，指導著企業發展的方向。企業檔案是企業文化的組成部分，其存在價值在于滿足企業的發展需要。隨著企業的不斷發展，企業文化也會隨之不斷地完善，企業文化所體現出的價值取向的改變和發展也影響著檔案管理工作，也就是說企業文化若發生變化，企業員工受到企業文化的影響，在收集和整理企業檔案過程中，對企業檔案在收集管理和主觀鑒定，也會隨之發生相應變化。
1.3二者對企業的發展有著相同之處。
企業檔案管理和企業的文化建設都共同服務于企業管理工作，是企業管理工作的組成部分，他們共同致力于引導企業員工形成積極的價值取向，共同影響著企業的決策方向，對企業的發展有著推動作用。
2檔案管理對企業文化的作用和功能
2.1檔案管理工作促進了企業文化發展，企業檔案在企業的文化建設中體現了重要的價值和作用。
首先，企業檔案記錄了企業發展的成長史，是企業發展歷程的載體。它以文字、圖片、影響資料等呈現著企業成長的點滴，是企業可持續發展的重要資源和精神財富。其次，企業檔案突出了企業文化與眾不同的特色，使企業文化個性的塑造更具針對性。每個企業的發展，都有著自身與眾不同的發展過程，檔案沉淀著不同企業的不同的文化精髓，繼承者本企業的優良傳統，因此，各企業文化形成也各具特色，可以說企業的個性設計和形象塑造都離不開企業的檔案工作。最后，企業檔案為企業員工的文化教育培訓工作提供教材。檔案，取其精華去其糟粕，包含大量的歷史知識，是企業寶貴的精神財富，企業檔案最真實的記錄了企業在發展過程中的相關資料，如企業財務、材料工藝、經營狀況、文化建設等等重要內容，為企業對員工培訓和教育提供了必要的教材資料。也提高了員工的綜合素質，調動了員工的積極性，增加員工對企業的熱愛。
2.2企業檔案與企業文化具有相同的功能，他們工作服務于企業管理工作，是文化與經濟結合的產物，共同組成企業的精神文明建設
企業檔案對企業文化具有以下功能：a.導向功能，檔案工作收集之際便取其精華，擇取積極價值觀資料，將職工引導到企業的發展目標上來，因此企業檔案對企業文化具有導向功能。b.約束功能，企業檔案是企業文化的一部分，是企業的一種無形的文化力量，企業檔案的收集影響著企業文化的建設，并影響著企業的價值觀、行為準則、道德規范等，企業檔案和企業文化共同約束著員工和公司的行為。c.融合功能，檔案管理的收集工作，會將符合公司價值觀的信息搜集起來，使之融合，共同體現企業文化，同時融合職工的思想、行為，使之達成共性。d.凝聚功能，檔案工作推進企業文化，得到員工認同并凝聚人心，團結員工，使員工有歸屬感，從而使員工團結一心，共同為企業發展而奮斗。e.輻射功能，企業檔案使企業形成不同的企業文化，對外則代表不同的形象，并使其對外部有一種輻射力，既樹立了自我形象，又對整個文化建設產生了極大的影響。
3如何有效發揮企業檔案管理在文化建設中的作用
首先，做好檔案的收集工作，企業檔案的收集和累計是檔案管理的最基礎工作，也是企業檔案發揮作用的前提條件。檔案的本質屬性是它的原始記錄性，內容則是它的文化性，檔案資料要求真實、豐富。其次，規范檔案管理，改變傳統的檔案管理觀念和工作方式，增強管理人員的管理意識，重視企業各種檔案管理技術的開發利用，加強檔案的信息化管理，要充分利用當達的電子信息技術，提高管理效果和工作效率。積極引進專業的檔案管理人才，加強對檔案管理人員的培訓，提升檔案管理工作人員的素質，使檔案管理工作更專業化。最后，要定期的反饋工作，定時公開企業檔案。使其自身不斷完善，檔案部門有必要定期對自身工作進行反饋，而企業是由每一個員工的辛勤勞動構成的，因此員工有權利了解企業檔案的內容。要加強企業檔案工作的透明度，是企業的每一個員工都能定期的了解到企業檔案和企業的發展狀況。員工在了解的相關信息后對企業的信任度加強，工作時會更加努力。此外，檔案的管理方法也應當與時俱進，開拓創新，并始終堅持以人為本的原則，在對大意義上實現檔案管理工作對企業經濟發展和員工利益最大化服務。
4總結
1學校檔案與文獻管理的特點
1.1學生信息檔案數量巨大
學校的檔案大多數都是以紙質形式進行保存，而且即使有電子檔案也依舊以紙質為準。規模較大的中高等院校的檔案管理工作中，有很大一部分是學生、教職員工的人事檔案，另外則是各類資料、圖書。中等學校每三年就畢業一批學生，而高等院校與較大的中高職校動輒就是數千人的在校生規模。因此，學校需要保存的學生檔案的數量巨大。綜合類的高校以及較大規模的高中等學校，基礎教育與專業教育對教育資源的需求量也十分巨大。
1.2檔案及文獻的重要程度高
規模較大的學校，比如一些高等院校保存的檔案的重要程度都很高，尤其涉及學歷檔案與科研資料。當前雖然教育部也有電子數據可以查詢學歷信息，但是一旦學歷學位證書遺失，最終回到學校補辦時，還是要以學校存底的檔案信息為依據。而高等院校中還保存有大量重要的科研信息，包括碩博士的論文原本、科研項目資料、科研成果等，因此更是不容有失。
1.3重要文獻資料使用頻繁易破損
學校的文獻資料主要集中在圖書館，尤其是高等院校，其圖書館的藏書規模往往很大，老牌院校還保存著一部分數十年甚至上百年歷史的珍貴文獻和圖書。當前中學以下的學校圖書館基本是完全開架，學生們能夠隨意借閱，不過多數都是較為常見的普通書籍。高等院校圖書館則采取開閉架并行與研究層次權限分級的方式。不過，紙質的重要文獻還是直接借閱，因此依舊容易使之破損。
1.4檔案與文獻查閱不便
由于檔案與文獻的數量巨大，為了有序保存與整理，往往需要一套復雜的分類與存放管理制度。因此在查閱時，往往需要耗費較多的時間進行查找。而直接借閱紙質檔案與文獻，當歸還時需要重新入庫，又需要逐冊進行歸類，一去一回十分繁瑣，不僅查閱者不便，還需要檔案管理人員大量的精力。
2檔案與文獻信息化管理系統概述
國家在1997年召開了全國第一次的信息化工作會議，并于2006年以后開始全面大力推廣，其信息化管理體系主要是包括以下幾個方面的內容：
2.1檔案及檔案信息數字化
將借閱頻率高、信息量大、重要程度高的紙質檔案進行數字化保存與借閱。主要還分為兩個方面，即人事方面的檔案信息和教育科研方面的文獻資料。人事檔案如教職工履歷信息、職稱信息、畢業學生的學歷、學位信息等；教育科研方面的文獻資料包括利用率極高的通識基礎教育書籍、專業書籍、科研資料、科研成果、論文等。數字化的形式有多種，常利用掃描技術、計算機圖形文字處理技術等將紙質檔案轉化為電子檔案存儲。檔案資料進行數字化后，還必須將檔案資料的信息進行數字化，即建立目錄與索引，才能將體系完善。
2.2檔案文獻管理的自動化
主要的方式是建立檔案數據庫，方便人事檔案信息的查詢、傳輸、存儲。現在已經建立較完善信息化檔案管理系統的學校，一般是利用數字圖書館與檔案數據庫的形式進行自動化管理實現查詢、借閱的自助化。數字圖書館一般只在校內可用，為了防范社會上的破壞與惡意利用，一般配合權限、賬戶與登錄線路的限制。利用計算機搜索技術，實現快速查詢，利用VPN通道等實現安全下載與上傳，配置專門的服務器進行數據的存儲。
3當前學校檔案文獻信息化管理中存在的問題及對策
3.1管理制度落后
當前，有不少學校，即使已經引入了信息化管理系統，仍然采用陳舊的管理系統，多數情況下還采取傳統模式與信息化體系并存的方式，尤其是借閱登記等管理，紙質登記與電子記錄并存，常常發生兩者不符的現象。因此，應該在管理制度上，將能夠信息化的手續實現信息化的管理。
3.2管理人員計算機技術水平較低
利用信息化系統進行檔案的管理，要求具備一定的計算機技能，比如熟悉電腦數據庫軟件的操作，維護人員更要有信息安全與計算系統維護方面的專業技能。同時，他們還應該具有較高的職業操守，對待檔案管理的工作能夠認真細致、耐心謹慎。不過，當前多數學校數字化圖書館與檔案數據庫依舊是原來管理傳統檔案的人員進行管理，計算機數據庫技能上普遍偏低，難以發揮信息化系統管理上的優勢，而且在信息安全上存在一些漏洞。
3.3缺少通用性較強的數據庫系統軟件
1.1各級部門對計劃生育檔案管理認識不到位
各級部門對檔案管理沒有給予足夠的重視使其成為形式上的工作。往往是領導下達命令下級部門執行但是后續工作無人問津工作質量無人監察。這種問題造成計劃生育檔案管理的滯后無發展、無創新成為一潭死水。
1.2檔案內容不真實
由于管理不嚴謹下級工作不認真常常造成檔案丟失、錯誤、遺漏。為了達到檔案要求標準編造數弄虛作假據使資料不真實。
1.3工作人員技術水平低
現在從事計劃生育檔案管理的工作人員肩很多沒有接受過相應專業的培訓,使檔案管理成為一項人人都能干的工作。
1.4管理制度不健全
計劃生育檔案管理的要求并不是很高加上計劃生育發展的每個階段對檔案整理的質量要求不一樣使目前的管理制度缺乏規范化統一化。沒有統一的檔案號、目錄號段有規范的案卷題名特殊案卷沒有標記等等造成計劃生育檔案比較混亂。
1.5數據庫建設水平低
已經建立的數據庫紙質資料過多查找不方便,電子數據庫長期不更新降低了工作效率。
2.計劃生育檔案管理的創新
創新是根本肩創新才能有進步。創新是一個民族進步的靈魂是一個國家興旺發達的不竭動力要發展就要有創新檔案事業也是如此。計劃生育的檔案管理工作應當不斷創新,并且只有不斷創新才能使檔案事業適應和服務于社會跟上當今和未來世界發展的步伐適應社會主義市場環境對檔案工作的需要。在工作實踐中不斷的提高自身的適應性從而更好地為社會服務,并在今后的發展中更好地適應社會主義市場環境。各級部門應加大對計劃生育檔案的管理,認識檔案管理在計劃生育工作中的重要性。全面提升工作人員知識素質和業務素質定期組織工作人員學習檔案管理相關專業知識確保工作質量、提高工作效率。可以對資料進行科學地采集并熟練掌握計算機收集、整理、鑒定、著錄的操作。能夠在工作中發現問題并解決問題肩創新的意識與觀念。
3.計劃生育檔案管理數字化勢在必行
3.1檔案信息時展的要求
首先計劃生育檔案管理數字化、網絡化是提高檔案的管理效率的有效手段。檔案信息網絡化的利用,為計劃生育檔案工作提供了極大的便利。其將計生檔案工作推進了一個嶄新的工作環境使計生工作的開展進入了良性循環之中。其次檔案數字管理化為計劃生育檔案工作者提供了更加方便、快捷、高效的工作方式。檔案數字管理化可以將檔案及時歸檔為使用者提供便利。
3.2計劃生育檔案信息數字化是計算機大量應用于計劃生育管理的必然結果
計劃生育工作需要查閱和建立工作地區范圍內所有人員檔案和戶籍檔案計算機網絡化管理的出現使計算機從輔的工具很快發展成一種工作環境并伴隨著應用的普及而演變為一種工作方式。
4.計劃生育檔案管理的數字化
計算機現代化的標志將計算機應用于檔案管理中不僅可以提高工作效率同時還可以提高工作質量、節約成本。檔案管理的數字化將成為未來計劃生育檔案管理的發展方向。首先建立全國統一的計算機檔案管理軟件整理以前積累的檔案將其按照軟件要求分類錄入做到格式統一、規范、準確率高。這樣方便數據的儲存以及各部門間的數據傳送。其次建立統一計算機數據管理制度根據檔案的重要性、利用率以及價值進行分次著錄。首先錄入反映問題單一或查考價值不高的檔案其次錄入同一內容的檔案最后錄入反映問題復雜的文件或一些重要文件。
這一點主要從檔案管理人員的角度出發，就如何提高檔案管理人員的工作責任心，幫助檔案管理人員明確工作任務等問題提出解決方案。檔案管理工作是推進社會發展的重要因素，是單位尋求進步和發展的需要，是單位或部門日常工作的一部分，是衡量工作人員的職業素質，是企業或個人發展歷程的記錄，也是評價個人素養的依據。檔案管理工作的規范化，既可以滿足檔案工作在現代社會發展的需要，也可以為決策者在制定工作規劃時提供詳實的資料，幫助決策者做出科學合理的適合單位長期使用的發展規劃。同時，檔案也是決策者了解單位現階段發展狀況，總結以往的經驗教訓，了解各人員的綜合素質，改進發展規劃，調整工作結構的重要依據。目前，規范檔案管理工作，可以起到促進市場經濟發展，提升單位形象以及增強企業市場競爭力的作用。因此，在我國經濟市場的經營形式面臨著嚴峻挑戰的條件下，如何有效地發揮檔案管理工作的作用，提升其社會功能和價值，完善檔案管理的工作方式，真實地反映單位的具體情況尤為重要。
2現階段檔案管理工作建設中存在的主要問題
隨著信息技術的不斷發展和網絡時代的來臨，檔案管理作為一種傳統化的工作，已經慢慢淡出了人們的視線，造成大部分人都形成了檔案管理工作不重要的認知，認為這是一個可有可無的工作。這一現象的出現，一方面是因為大多數人不知道檔案管理工作的具體內容和作用，在了解度和認知度上存在誤區；另一方面是由于檔案管理人員素質不高、職業素養較低，在對檔案管理這一工作沒有足夠的重視，缺乏責任心和職業道德素質，工作不認真、做事馬虎，沒有敬業精神的奉獻精神，對待事情敷衍了事，對于專業知識的掌握少，造成檔案管理無法發揮出其應有的積極作用。因此，需要單位領導者從根本上給予高度的重視，不斷改進管理模式，完善管理制度，對管理人員嚴格要求，強力清除影響檔案管理工作進步的毒瘤，防止檔案管理觀念繼續弱化。
3新形勢下檔案管理工作規范化的主要方法
3.1完善檔案管理工作的規章制度要想更好地規范檔案管理工作，首先應該使檔案管理的基礎工作穩定可靠，這不但是檔案管理工作法制化的要求，也是提升其科學化、合理化、規范化的保證。雖然我國政府針對檔案管理工作頒布了一系列的法律，保證了檔案管理工作發展的基礎不動搖，也為檔案管理在收集、整理和管理等過程提供了有力的幫助。但隨著社會的不斷發展、檔案管理工作的進步、管理設施的不斷優化以及檔案種類的不斷增多，檔案管理的方法也需要改革創新、與時俱進。要求檔案管理的工作人員必須存有憂患意識，工作上有緊迫感，不斷學習相關知識以提高自身的職業素養，加強法制教育，幫助管理人員明確相關法律法規，保證其工作行為的合法化。單位領導者應該不斷完善制度建設，從單位檔案管理工作的實際出發，因地制宜，制定出一套行之有效的管理辦法，最大化地發揮檔案管理在社會發展中的作用。
3.2制定出符合時展要求的檔案管理方案現階段屬于信息技術高速發展的信息時代，隨著計算機技術的普及，網絡被廣泛地應用于人們的生產生活中，這就為檔案管理工作在新時代的繼續發展帶來了巨大的挑戰，如何做好新時期的檔案管理工作以及如何推動檔案管理工作的創新發展是管理人員現階段的首要達成目標。這就要求管理人員要結合以往的工作經驗，分析并歸總出工作的特點，提高管理者的服務質量和知識儲備量，加強管理人員的專業技能和管理能力的培訓，以現代化的管理方法取代傳統的管理方案，以機器歸整取代手工操作，提高檔案利用率，實現其價值。但是，網絡信息也具有一定的不安全性，這就需要管理人員要加強日常的管理、鑒定和保管等相關工作，保證檔案的完整性和真實性。
3.3采用科學的管理方法，提升檔案管理職能檔案管理工作是為了國家和社會服務的一項工作，加強檔案管理工作，可以推進國家的經濟建設和社會發展的進步，并且對于企業來講，優秀的企業管理者可以通過檔案來把握市場經濟的基本活動規律和發展方向。檔案管理工作的管理內容就是檔案，而檔案具有被利用的價值，這同時也是檔案管理工作存在的價值，作為檔案管理工作者，只有做好合理開發，有效利用檔案的價值，才能夠更好地完成本職工作。因此，檔案管理者應該掌握科學的管理方法，學習先進的檔案管理技術，以科學的方法和先進的管理手段來完成對于檔案的收集、整理、保管、鑒定等一系列工作，平時在工作中，要明確工作條理，掌握工作重點。例如，檔案管理中最基本的編目、檢索等工作，雖然只是檔案管理的前奏，但如果完成的良好，則可以讓后續工作進行得更加順利；對于一些利用價值比較高的檔案，應該復制、備份，且原件不得外借，保證檔案的安全性。同時，檔案管理人員也應該結合本單位實際的工作情況，對于檔案管理工作中不完善的地方及時地改進，更正管理錯處。
4結語
[
關鍵詞] 文書檔案；電子化；管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119
[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02
文書檔案是企業檔案的一個重要組成部分，是我們了解國家和行業政策法規，執行上級任務以及內部工作上傳下達、互相溝通的主要載體之一，也是一個單位工作業績與管理水平的歷史記載與再現。隨著信息技術、計算機網絡技術的迅猛發展，在辦公環境不斷電子化的趨勢下，組織機構的各類業務文檔直接在計算機和信息系統撰寫和傳遞的比例越來越高，檔案工作的重點從面向檔案實體管理為主，逐漸向實現檔案信息數字化、網絡化的方向發展。為適應文書檔案數量的與日俱增以及檔案載體和記錄方式的多樣化，文書檔案電子化管理模式應運而生。
1 文書檔案電子化的理論基礎
（1）文書檔案電子化的涵義。文書檔案電子化管理就是檔案管理理念要實現從傳統的紙質文件管理向電子化管理的轉變，管理方式以辦公系統的計算機自動化和網絡為依托，以電子文件的形式把以往手續繁雜的辦公行為轉變為容易儲存、查找的電子信息。簡言之，是一種手工模式向智能模式的轉變。
（2）文件生命周期理論。指文件從產生直到因喪失作用而被銷毀，或者因其具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程。是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運動過程，是研究文件屬性與管理者主體行為之間關系的一種理論，是對文件到檔案運動過程和規律的客觀描述和科學抽象。文件生命周期理念提示了文件運動的3個階段，即現行階段、暫行保存階段和永久保存階段。
（3）前端控制理論。是根據文件生命周期理論和全程控制原則，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統一規劃、統一要求，把可以預先設定的監控功能和檔案管理功能，嵌入協從辦公系統（OA系統）和各業務系統，對文件、檔案工作的業務流程進行重組，并在文件形成和維護階段進行有效地監督，從而實現對電子文件的超前控制和全程管理。
（4）文檔一體化。以文件的生命周期理論為主要理論基礎，通過對文件處理環節和檔案處理環節的有效銜接，借助計算機等現代信息技術，把“文書處理”和“檔案管理”這兩個管理系統看成是一個系統工程中的兩個子系統，從組織制度、管理方式到工作程序都實現科學、真正的統一管理，確保文件在整體運動過程中實現全面控制和綜合管理。文檔一體化的實施必須依賴于規范化的公文處理，從文書處理工作開始實行規范化，對文書檔案進行超前控制，使文書檔案在經過規范化的處理后，形成一個最終歸宿和最長久的價值體現，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化，充分發揮檔案的真正效果。
2 文書檔案電子化的管理辦法
（1）文書檔案電子文件的收集與歸檔。隨著文檔一體化管理模式的運用，文書電子文件的收集與積累往往是在計算機網絡系統上進行的，其收集與歸檔比紙質文件更為困難和復雜。由于電子文件從形成到歸檔有一段時間間隔，因此電子文件就有被更改的可能，而且任何修改、刪除都可以做到不留痕跡，所以電子文件的收集要由形成部門及時收集并歸檔，然后移交綜合檔案室集中管理，不得由個人分散保管。此外，電子文件歸檔時還要有附屬于每一份文件的靜態數據信息和動態數據信息。靜態數據信息包括滿足普通用戶查詢的原件屬性信息，以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環境的記錄；動態數據信息包括創建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件的一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用。同時，電子文件的數據信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進行核對、審驗的依據，不符合要求時發回歸檔人。數據信息應該以系統自動提取為主，減少人為干預。
（2）文書電子檔案的存儲與備份。電子檔案是現代科技產物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產品和軟件產品。對歸檔的各種類型的文件，應采取通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應提供格式轉換功能。對電子檔案的存儲設備應考慮其成熟性和發展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應具有脫機保管的能力。電子檔案備份、恢復是檔案管理系統運行的安全保障，應建立一個從系統備份、數據庫備份、網絡備份到電子原件備份的有效備份及恢復系統。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁光介質上，至少一式兩套，一套封存，一套供查閱利用，必要時復制第三套，異地保存。
（3）文書電子檔案雙套制保管模式。檔案的本質屬性是原始記錄性，雖然電子檔案的利用有很多優點，但由于電子檔案便于修改、拷貝和難以防偽的特點，以及在計算機網絡環境下，電子檔案傳遞帶來的檔案信息丟失、失真、泄密等問題，容易使人們對電子檔案的原始性失去信任，而認為紙質檔案的原始性則更具有說服力。因此，文書電子文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“雙套制”，即紙介質與磁光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案，這就很好地解決了如果文書電子檔案信息丟失，那么也會有紙質的檔案內容存在。可以預見，紙質文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續相當長的一個時期，隨著技術的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉化為檔案，多種介質并存的狀況將長期存在。
關鍵詞：檔案知識發現公安數據庫
在當前的社會轉型期，社會治安形勢日益復雜，突出表現是犯罪率明顯上升，新型犯罪不斷涌現，大案、要案層出不窮，犯罪的滋生速度快速遞增。這一嚴峻形勢使公安機關面臨著極大的壓力，而公安機關檔案管理信息化建設，對于警務創新、提高執法效率、更有效地打擊與制止犯罪具有不可估量的作用。檔案工作是公安工作的一個重要組成部分。隨著社會日益進入信息化時代，公安檔案作為一種重要的信息資源，在公安機關打擊各種違法犯罪活動、維護社會治安穩定的過程中，發揮著越來越重要的作用。改革開放以來，黨和政府高度重視檔案資源的管理和利用，公安機關的檔案工作取得了很大進步。但是，我們也應該看到，由于種種原因，目前的公安檔案管理工作還存在一些問題，應在實踐中努力解決。
1公安檔案信息化的現狀
目前，公安部正在實施金盾工程，大力進行信息化建設，從而使公安機關的檔案存儲方式發生了根本變化，由紙質檔案轉變為電子檔案。各地各警種分別建設了各自的數據庫來存儲相關的檔案信息，不僅刑事案件檔案資料(包括犯罪痕跡物證、被盜搶車輛或物品、犯罪嫌疑人等信息)，而且居民戶籍、旅館流動人口、出入境人員、在逃人員、重點監管人員、機動車、駕駛員、道路交通、消防管理等檔案資料都以電子檔案的形式加以存儲，并在維護社會治安、打擊犯罪等工作中發揮了重要作用。如根據在逃人員數據庫進行網上比對來抓捕通緝犯，極大地提高了抓捕效率。
另一方面，由于公安檔案信息系統建設中存在以下問題，警方目前只能從這些檔案信息中進行簡單查詢和統計匯總等工作，從而制約了檔案信息效能的發揮，阻礙了警方工作效率的提高。
1．1各警務數據庫彼此缺乏聯系，警方各部門間的檔案信息不能共享。刑偵、治安、戶政、消防、邊防、交通等各部門分別投入大量的人力、物力、財力建立了自己的一套信息網絡，然而由于種種原因，這些網絡未能有效互連，導致檔案信息不能在數據庫之間互相貫通、共享，以致形成了一個個的“信息孤島”。
1．2警務數據庫中檔案數據的異構性問題突出。各地警方一般根據本地財力等條件進行金盾工程建設，信息化的標準、水平不一。目前各警務數據庫中檔案信息的種類繁多，且信息標準、信息存量、運行方式乃至軟件版本等也都存在著一定的差異，兼容性不強，成為制約檔案信息共享的一大障礙。
1．3許多公安應用軟件不能充分滿足業務需要。表現在軟件開發環境不成熟，功能比較單一、運行不穩定，時常造成檔案信息丟失、泄密，甚至貽誤正常業務工作：有的公安機關投入了巨額資金建設信息網絡，卻因應用軟件不配套，只能進行簡單的檔案文件傳輸，從而使整個系統的運行效率很低。
2知識發現技術對公安檔案信息化建設的意義
不可否認，公安檔案信息化建設取得了巨大成績，各警務數據庫已存儲了大量的檔案信息。能否充分發揮這些檔案信息的作用，是衡量公安檔案信息化建設成效的重要標準，也是提高警方工作效率的關鍵。如果將知識發現技術應用于警務數據庫系統，則能從海量的檔案數據中自動發現令人感興趣的知識，如自動發現原本需經領域專家分析才能得到的案件線索等，從而為警方進行科學決策提供必要的支持，這對于提高公安檔案的利用效果和警方工作效率，進而提高公安檔案信息化建設水平都具有重要的意義。知識發現技術的作用具體體現在以下幾個方面：
2．1在案件偵破方面，總結各類案件的發生規律，預測未來的防范重點，指出可疑人的特點，劃定犯罪嫌疑人的范圍，對案件進行串案并案，為案件偵破提供偵查方向和線索。
2，2在交通管理方面，監測路面狀況和交通流量，總結交通事故的發生規律，及時制定對策，有效疏導交通，以及減少交通事故的發生。
2，3在警力配置方面，科學、合理地安排警力，以應對突發事件：在消防調度決策中對人員、車輛配置、水源安排、最佳路線選擇等提供最佳方案。
3知識發現技術發展與應用概況
數據庫中的知識發現(Knowl-edgeDiscoveryinDatabases，KDD)，又稱數據挖掘(DataMin-ing,DM)，是從海量的檔案數據中提取出需要的知識的技術，當今的世界正處于一個“數據爆炸”的時代，但是要從浩如煙海的檔案數據中獲取真正有用的或感興趣的知識卻非易事，即所謂“人們被數據淹沒了，卻饑餓于知識”，于是數據庫中的知識發現(KDD)技術應運而生。KDD一詞首次出現在1989年8月由美國人工智能協會組織的第11屆國際人工智能聯合學術會議上，此后，KDD研究吸引了越來越多的研究者。近年來，國內外高校以及IBM、Microsoft、NASA等公司、機構競相投入大量資金以推動KDD的理論和應用研究，眾多企業也正在或將要實施以知識發現為基礎的商務智能項目。一個著名的例子是美國加州WalMart超市對長期積累的顧客購物檔案數據進行數據挖掘，結果發現購買紙尿布的顧客通常也會購買啤酒。經進一步調查發現，這一地區的不少已婚男子常在下班回家的路上幫太太買紙尿布，順便會買一些啤酒，于是銷售主管立即進行貨架調整，將紙尿布和啤酒的貨架擺在一起，并在附近擺放了許多佐酒的小食品，結果幾種商品的銷售量都顯著上升。
在警務領域，美國警方使用通用或商務數據挖掘工具，已實現了對知識發現技術的初步應用。如FBI將MicroStrategy商業智能平臺的報表及分析軟件應用于反恐及調查工作，以及警方將地理信息系統(GIS)與犯罪信息中心(NCIC)相結合，從中發現犯罪線索、總結發案規律和進行犯罪預防等。
我國警方現已初步建成了一些警務檔案信息系統，但目前這些系統并不支持真正意義上的知識發現任務，國內在警務領域對知識發現技術的研究離實際應用尚有相當遠的距離。
4實現警務領域知識發現所要解決的關鍵技術問題
知識發現研究的發展趨勢是強調面向領域、面向最終用戶和面向實際應用，在警務領域應重點研究解決以下問題：
4．1數據倉庫和元數據技術。通過運用數據倉庫技術來集中各個孤立的數據庫中的數據資源：通過元數據來管理異構的數據，最終可實現各部門的數據共享。
4．2適合警務應用的數據挖掘技術和算法。特別是能夠適應不同數據質量和融合語義的知識發現算法，在知識發現中對新技術的應用，以及分布、并行算法的設計與實現等是決定知識發現質量的關鍵。
關鍵詞：檔案信息化；理論體系建設；時機；措施
檔案事業的發展，為了能夠科學管理，則信息化建設作為其重要的前提條件，同時也是檔案功能進一步拓展的重要路徑。特別是在當前踐行科學發展觀的新形勢下，通過加快推動檔案管理信息化，有利于促進社會主義和諧社會的建設進程，為檔案事業的快速發展奠定良好的基礎。目前我國檔案信息化建設還處于較低的水平，這就需要我們在檔案工作中要不斷的強化理論和實踐研究，以科學性作為重要依據，從而確立檔案信息化建設的目標、任務和方法，確保更好的推動我國檔案信息化建設的健康、有序發展。
1檔案信息化理論體系建設的時機
當前檔案信息化建設過程中會受到較多因素的影響，從而導致檔案信息化建設過程中存在著各種各樣的問題及矛盾，這就需要不斷的積累經驗，以科學性作為重要依據，進一步對檔案建設工作進行完善。特別是當前檔案信息化建設的時機和條件越來越成熟，構建檔案信息化理論體系具備了多種發展機遇，因此需要抓住這一有利時機，更好的推動我國檔案信息化建設的進程。
1.1需要具備條豐富的經驗，同時還要明確檔案建設的目標、任務及標準
在構建檔案信息化理論體系過程中，各級檔案管理部門需要加強工作經驗的積累，制定完善的檔案信息建設的目標、任務和標準，進一步明確檔案信息系統的內容。在國家信息建設工程中，需要相關建設部門能夠給予更明確的引導，確定檔案信息化建設的主要方向和基本目的，只有這樣才能確保檔案信息建設理論系統的科學性和合理性。
1.2各級檔案管理部門具備技術推廣與人才技術優勢
各級檔案管理部門在不斷發展過程中，充分的與自身的實際情況進行結合，在檔案信息技術及人才培養方面積累了豐富的經驗，檔案管理人員隊伍整體素質有了較大程度的提升，這為檔案信息化理論體系建設提供了重要的人才保障，檔案信息化理論體系建設有了人才和技術上的優勢，有利于建設工作的順利推進。
1.3檔案信息資源的綜合利用
隨著社會的快速發展，在當前檔案信息化體系構建過程中，不僅具備了寬松的環境空間，而且信息技術十分成熟，發展速度較快，這在一定程度上促進了電子政務的發展，檔案信息資源綜合利用的能力不斷增強，這對檔案信息化理論體系的建設的未來的發展起到了非常好的促進作用。
1.4檔案信息化體系建設模式創新與發展
在當前社會和經濟快速發展的新形勢下，傳統的檔案信息建設模式越來越無法跟上我國信息化建設的步伐，不利于當前各級檔案館業務能力的鞏固，因此需要進一步加強檔案信息化理論體系建設，加快開發與檔案信息資源有效的能力，對信息建設過程中的服務渠道建設內容進行拓寬，努力提升檔案信息服務水平，確保檔案信息化體系建設模式的創新，使其保持良好的靈活性，為其長遠發展注入新的活力。
2檔案信息化理論體系建設的措施
2.1將檔案信息化實證研究與檔案信息化理論研究有效的結合
目前,學術界對建立檔案信息化理論體系的總體闡述過于單薄、零散,大多采取“概而述之”的研究模式,顯得零散雜亂、單薄乏力、歧義頻出、難以把握。事實上,建立與完善檔案信息化理論體系,必將受到我國現階段的基本國情與檔案信息化實踐發展兩方面因素的制約影響,也決定了建立檔案信息化理論體系將面臨著兩條不同的研究途徑:一是側重于我國檔案信息化實踐過程中存在問題的實證研究;二是側重于我國檔案信息化發展前景的理論研究。對此,在檔案信息化理論體系建設過程中,應當有明晰認識與基本抉擇:必須從檔案信息化理論體系與檔案信息化作用實效相結合的思維角度出發,兼顧二者的有機結合,以我國基本國情實際為主。
2.2需要檔案理論和業務方面的工作人員和信息技術專家的共同努力
在檔案信息化理論體系建設過程中，由于對技術具有較高的要求，因此需要檔案理論工作者要在工作中與檔案業務工作者及信息技術專家有效的進行合作，充分的體現出檔案信息技術專家的主導地位，特別果對信息技術專家的聰明才智及主動精神進行突出，并將其作為檔案信息化理論體系建設的重要內容之一，因此需要加大力度培養檔案復合型人才，使其能夠更好的勝任檔案信息化理論體系建設工作，更好的促進檔案事業的健康有序發展。
2.3需要各級政府部門的大力支持
國家需要在制定信息化政策時給予檔案信息化理論體系建設給予必要的傾斜，同時還要加大人力、物力及財力上的投入力度，各級政府需要為檔案理論和業務工作者及檔案信息技術專家提供良好的工作環境，為檔案信息化理論研究提供經受實踐檢驗的機會。建立健全信息化建設的基本方針，使其不僅能夠與當前我國的國情相符合，而且能夠與發達國家檔案信息化理論成果具有良好的銜接，確保檔案信息化理論體系具備良好的導向性、綜合性和可操作性，在各級政府部門的大力支持下更好的推動檔案信息理論體系的建設和發展。
2.4進一步完善組織體制和決策機制
在建立檔案信息化理論體系的實踐過程中,各級政府業務主管部門,要注意逐步培育在檔案信息化理論指導下進行檔案信息化實踐的組織體制和決策環境:一方面,在建立檔案信息化理論體系過程中力求做到檔案信息化建設要有新認識、檔案信息化規劃要有新思路。結合檔案信息化管理、業務、技術等規范的制定與實施,堅持用檔案信息化理論指導檔案信息化實踐。另一方面,在建立檔案信息化理論體系過程中力求做到檔案信息化推進要有新體制、檔案信息化執行要有新舉措。
在當前新形勢下，建立健全檔案信息化理論體系建設，這不僅是檔案事業建設過程中的一項重要內容，而且是促進我國科學發展的重要保障，因此各級政府及相關主管部門需要在檔案信息化理論體系建設上要具有全局性觀念，從戰略角度出發，充分的調動各方面的資源和有利條件，進一步提高檔案工作者的綜合素質，為我國檔案信息化建設水平的提升起到積極的推動作用，確保我國檔案事業的健康、有序發展。
作者:李丹 單位:齊齊哈爾市公共資源交易中心
參考文獻
[1]王波.淺議影響檔案信息化理論體系建設的幾個問題[J].黑龍江科技信息,2011，9，15.