時間：2022-12-05 21:28:06
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關鍵詞:高校 基建檔案 信息化
高校基本建設項目檔案是在基本建設工程項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等。基建檔案作為一個獨立的高校檔案管理門類，隨著高校基礎設施建設的蓬勃發展，也越來越為高校的管理部門所重視和利用。其檔案價值主要體現在學校基礎設施的新建、擴建;學校基建處對基礎設施的維護和修理以及房屋的翻新改造;后勤服務公司對公房的出售，還有工程質量事故處理和經濟糾紛的調解等方面。隨著學校建設規模的不斷擴大，產生了大量的基建檔案，這些基建檔案資料是學校檔案的重要組成部分，不僅記錄了學校建設發展的歷史軌跡，更是籌劃未來發展規劃的可靠依據。
一、抓住高校基建檔案的特點
是提高其檔案信息化管理工作的核心
檔案的利用日益頻繁，基建檔案的作用也越來越重要。這就同時要求基建檔案管理也應跟上形勢，因為高校投資主體的多元化和管理的多重性增添了檔案管理工作的復雜化和社會化，對于高校基建檔案自身的質量、項目的齊全性、數據的準確性、查找的方便性等都提出了更高的要求，所以基建檔案管理要進行現代化方向的改進。基建檔案管理現代化，是應用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法管理檔案信息資源，是全方位、多形式地提供高質量、高效率的檔案信息服務的一個綜合性的系統工程。抓住基建檔案特點，是基建檔案管理現代化的關鍵所在①。構成基建檔案的載體材料主要有文字、圖表、聲像等，基建檔案是隨著基本建設工程的進展陸續產生的，其特點表現為:
1.基本建設項目檔案材料來源的廣泛性
基本建設項目從提出項目建議書到工程全面竣工驗收，基建檔案的材料來源涉及到政府部門審批、設計部門的論證設計、施工單位建設、監理單位監理、質檢部門質量評定過程，以及材料、設備供貨單位等，使基建檔案的材料來源具有廣泛性。
2.基本建設項目全過程的完整性
基建檔案在基建項目建設過程中，包含了從提出項目建議書、進行可行性研究、編制初步設計、編制設計文件、進行地質勘察、設計招標、簽訂有關合同、工程施工、竣工驗收等全過程形成的文件、資料，以把整個工程的來龍去脈清楚地顯現出來。
3.基本建設項目檔案數量的龐大性
基本建設項目由于投資規模大，參與單位多，涉及專業廣，以及項目歸檔文件套數多等因素，使得最終形成的基建檔案數量遠比其他專業技術活動形成的檔案多。如我校新校園建設、體育館建設等工程所形成的基建檔案數量就有300余卷。
4.基本建設項目專業內容的復雜性
基建檔案涉及地質、氣象、環保、建筑、結構、給排水、供變電、采暖、空調、電信、自動控制、消防等多種專業內容，這些專業的有機融合形成了基建檔案專業內容的復雜性。
5.基本建設項目檔案形成相對于工程進度的滯后性
基建檔案是在基建活動中產生的，它真實地反映基建工程內容、過程和特征，相對于所反映的基建項目有著一種必然的滯后關系。同時，作為基建檔案的特殊性，一般建設項目在竣工驗收時，多數只按竣工檢查整理好的資料用于驗收，當驗收工作完成后，經過整改，還需按高校檔案管理細則對基建項目的歸檔要求進行進一步的整理，因此，這也反映出檔案的全部形成與工程完成相對滯后。
6.基本建設項目檔案的長久性和不可替代性
一份完整的基本建設工程(項目)檔案，是建設工程(項目)使用、維護、管理、改建、擴建必不可少的依據，因此它可以在很長一段時間內發揮作用。又由于基建檔案中存有大量的圖紙，可以更為直觀地反映建筑物的內部構造，所以在利用時是其他文件所無法替代的。
二、原始的基建檔案在管理利用中存在的問題
真實地體現出基建檔案信息化管理的必然性
長期以來，受檔案保管和利用環境的制約，許多高校的基建檔案管理基本上處于封閉、半封閉狀態。檢索手段落后，豐富的檔案信息寶藏“鎖在深宮無人識”，檔案館“門前冷落鞍馬稀”，館藏逐年遞增，但檔案利用率卻沒有同步增長，大量的基建檔案信息與檔案利用率之間存在著巨大落差，可以反復利用的檔案信息資源得不到有效的流通與共享，長期以來這種狀況不但嚴重影響基建檔案價值的發揮和對現實工作的支撐，而且嚴重影響檔案工作的作用和地位，不利于基建檔案事業的可持續發展。 其問題簡單概括為以下兩個方面:
1.建檔質量不高
有些檔案管理人員對基本建設工程信息的來龍去脈認識不清，對收集到的資料不能及時進行整理、分類，往往簡單裝訂、隨意放置，這樣不能保持其成套性、準確性、系統性，直接影響了檔案的內在質量②。
2.紙質檔案利用存在弊端
檔案的利用是檔案工作的最終目的，檔案的價值也在一次次的利用中體現出來。一般來說，提供檔案利用的方式有三種:第一，以檔案原件提供利用。第二，以檔案復制件提供利用。第三，根據檔案內容編寫參考資料提供利用。基建檔案主要以前兩種利用方式居多。從基建檔案現存狀況看，由于長期原件提供利用，許多圖紙破損嚴重，且已無其他備份可供復制。再有些高校的檔案管理員在整理檔案的過程中，考慮到檔案的完整性及避免日后利用過程中的遺失問題，通常把一棟樓的同種圖紙用線裝訂在一起，這樣雖然其完整性保證了，但是利用起來很不方便，圖紙又大又多，給復印帶來極大的難度。
三、健全制度、依法治檔、合理利用、積極創新
是基建檔案信息化管理的運作方式
基建檔案信息化其實也是一項系統工程，其實施也將按照工程建設模式來進行，作為一項工程其各項建設內容有著內在的邏輯關系。因此，其運作方式應該分步進行:
1.根據基建檔案信息化總體規劃擬訂具體的分期實施方案。分期實施方案要充分考慮國家信息化戰略實施進程、檔案管理和發展需求、經費投入保障、技術支持能力、人力資源狀況以及工作環境等因素。
2.建立基建檔案管理制度和業務標準。即按照基建檔案信息化的要求制定電子文件和數字檔案的管理辦法和標準，確定搭建系統平臺的功能要求和技術規范，制定網絡及信息安全管理制度，從依法治檔的高度為基建檔案信息化建設提供制度保障。例如制定電子案卷質量標準，使分類組卷達到或接近最佳水平;制定數字接收檔案標準，以確保電子歸檔質量;制定計算機網絡整理、鑒定、著錄、標引、檢索、利用等標準，使檔案信息管理工作統一化、規范化。
3.基建檔案歸檔自動化、館藏數字化。即在自動化網絡辦公的條件下，其管理形式以電子文件的創建和流轉為特征，其檔案的形成必然以電子文件的形式出現，對電子文件的歸檔管理必須實現自動化。在這方面，我校是運用的OA辦公軟件系統和南大之星檔案軟件(B/S)，我們檔案管理員在OA辦公系統中對學校的收發文進行歸檔處理，然后以word、excel、PDF、html和txt文件形式再將文件上傳到南大之星檔案軟件中，形成數字檔案，以邏輯歸檔形式通過網絡運行實現文檔一體化。
4.隊伍建設和業務培訓。檔案信息化對檔案管理人員來說是新事物，為了確保技術應用和檔案信息的知識化、社會化開發，不僅要求檔案員有檔案管理方面的知識，又要有企業管理方面的專業知識，并能熟練操作和應用計算機，所以專兼職檔案人員要多參加一些專業知識培訓、業務學習、研究專家寫的優秀檔案論文，盡快提高自身各方面的素質，成為一名出色的檔案工作管理員、現代的檔案管理和信息開發者。
5.開放基建檔案共享信息和開發輔助決策支持系統。基建檔案信息化的根本目的一方面是深入、廣泛地開發利用基建檔案資源，最大限度地提高基建檔案利用價值;另一方面是有效提升基建檔案管理的基礎性作用和地位，充分發揮基建檔案信息在工程建設方面帶給決策者的輔助決策作用。因此，基建檔案信息化的核心工作便是檔案共享信息系統的建立和開發，輔助決策管理系統的開發和應用，但共享的同時一定要高度重視保密鑒定和授權管理，實現基建檔案的真正利用價值。
總之，隨著高校規模的不斷擴大，高校的基本建設將會加速發展，所產生的基建檔案是學校的寶貴財富，是學校基本建設的歷史記錄，也將反映學校基礎設施的整體水平。基建檔案工作是一項管理性極強的工作，它的信息化管理水平高低，與學校現代化程度休戚相關，所以我們應從檔案事業的發展趨勢來對待學校基建檔案管理的現代化問題，進一步做好學校基建檔案的信息化管理工作，適應形勢發展，滿足學校整體需要。
注 釋:
①杜映池，陳堅.淺談高校基建檔案的現代化管理.山西高等學校社會科學學報，2004.5(增):111—112.
②羅丙軍，易志堅.論高校基建檔案的建設與管理.重慶交通學院學報，2006，12，(4):143.
參考文獻
1.薛四新，彭榮，陳永生.檔案信息化應用系統建設.北京:機械工業出版社，2006:31—32.
關鍵詞：電算化：會計檔案：新挑戰
一、電算化促進了會計檔案內涵的拓展
電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。電算化會計檔案除傳統概念上的會計檔案外，還包括會計電算化過程中形成的紙質文件、電子文件以及系統軟件。其中系統軟件檔案又可分文字材料與計算機軟件程序兩部分。主要由下列內容組成：（1）計算機硬件型號、存貯空間大小、外部設備類型；（2）計算機操作系統（或網絡操作系統）型號；（3）財會電算化軟件系統的編程語言、數據庫系統類型；（4）軟件系統名稱、版本號；（5）與財會電算化軟件系統相配套的各說明書與使用手冊。可見，會計電算化條件下，由于計算機技術的應用和會計信息的數據化和程序化，會計檔案的載體本身發生了巨大的變化，它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，還包括電算化會計系統中的所有系統軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。
根據財政部、國家檔案局財會字（1998）32號文件，1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計數據，而且應當保存打印出的紙質會計檔案，在制度上確立了從電算化會計檔案是雙重的會計檔案載體，即傳統意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、以其他磁性介質或光盤存儲的會計數據等形式在內的電子會計檔案。
二、電算化提高了會計檔案的技術和知識含量
實行會計電算化以后，所有的會計核算業務都是通過計算機來完成的，由于計算機是一種特殊的操作工具，財務人員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行會計核算。處理。由于這些程序文件、數據結構文件以及各種代碼既是使電算化會計信息系統能夠運行的前提條件，又是保證電算化會計信息系統正常運轉的故障維護查詢資料，因而這些資料雖然不是會計核算活動的產物，沒有具體的數據和表格，但是由于沒有它們的支持，整個會計核算過程就無法進行，所以必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。所以，與傳統會計檔案相比，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才能運行，而且電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關，會計電子檔案必須在相應的軟件環境支持下使用，現代科學技術日新月異，計算機不斷推陳出新，電腦操作系統不斷更新換代，財務管理和會計電算化應用軟件也不斷升級，這說明會計檔案也在不斷技術化、知識化和信息化。
三、電算化條件下，會計檔案的信息的真實性和安全性要求更高
準確、真實和安全是會計檔案的生命所在，是對會計工作提出的最基本的要求。由于會計檔案主要對財務收支進行價值量的記錄和描述，反映經濟活動的質的變化，要求極準確的資料。會計檔案是在會計核算過程中通過設且賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、及編制會計報表等一系列專門方法，進行連續、系統、完整的記錄、計算、反映和監督而形成的，要求較強的嚴密性和準確性。
然而，在會計電算化條件下，由于會計數據被記錄在磁盤或光盤等磁性介質上，在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡，若被修改，就很難辨別出經濟業務的“原貌”，會計信息的真實性就難以保證；再者，電算化條件下，會計數據的高度集中在磁盤、光盤等磁性介質上，未經授權的人員出于私利和不正當的目的有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷毀一些重要的會計數據，會計信息的完整性、安全性也因此受到挑戰。由于這種通過計算機技術手段實施的信息篡改、修改復制、偽造、銷毀等違法行為具有很強的隱蔽性和社會危害性，相對手工會計系統而言，發現利用計算機舞弊和違法的難度更大，但所造成的危害和損失更大。加之，電算化會計檔案又受載體的質量、存放環境、存儲信息的有效期等條件的影響。因此，對檔案的安全性要求也就更高，在保密性和安全性等方面都比傳統的會計檔案要求要高。可見，由于磁性材料易被遺失、污染、竄改、復制、銷毀等，因此，防潮、防盜、防塵、防火、防竄改、防過期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了電算化會計檔案管理的重要內容。這就為會計檔案的管理提出了新的課題。
四、電算化條件下的會計檔案管理的科學性要求更高
不論機關，還是各企事業單位，凡是實行獨立經濟核算的，都會形成會計檔案。所形成的專業材料也是相同的，都是會計憑證、會計賬簿和會計報表。每個單位每天在處理會計各項業務事項時，都會產生會計材料，小單位每天幾件，大單位每天形成幾十件甚至幾百件，全年就會形成較多的會汁憑證，具有廣泛性。加之，電算化會計檔案更有存貯價值，電算化會計檔案通過計算機系統的運營使用起來更方便、更快捷、更直觀，而且通過計算機數據處理系統的處理也更容易產生一些有決策參考價值的分析結果，可以為管理和決策提供較好的支持。
事實上，會計檔案是機關、團體和各企事業單位的財會部門在會計核算活動中自然形成的，并按一定規律科學的集中保存備查的專業文件材料，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和年終決算等會計核算專業材料。這些專業材料內犯了大量的有價值的信息。在經濟預測和經濟決策中有重要的作用。首先，會計檔案是會計活動的產物，反映經濟業務的歷史記錄。由于會計檔案與經濟活動緊密相關它通過會計核算的專門方法，對經濟活動和財務收支，予以連續的記錄、反映和綜合分析，具有連續性和制約性的特點。從會計憑證到會計賬簿，最終產生會計報表，構成了一個完整的體系，直接反映機關、企事業單位的各項經濟業務，這種內容的特殊性，賦予會計檔案較強的專業性。因此可以說會計檔案是總結經營管理經臉的重要資料。其次，會計檔案是預測、決策經濟活動開展會計分析等項工作的不可缺少的重要依據。會計檔案完整地記載了經濟活動中各項指標，作為會計分析的工具，對貫徹黨和國家的財經方針，編制預算、決算，節約經費，加強內部的經濟管理等都具有重要作用。再次，會計檔案是打擊經濟領域犯罪活動和落實黨的各項政策的重要的依據，是檢查、監督經濟活動的重要工具。會計檔案客觀地記錄了會計各項活動中的情況，在打擊經濟犯罪活動中會計檔案無可辯駁地揭穿了一些經濟犯罪活動的事實。從而維護了財經紀律保護了國家財產。會計檔案在落實黨的各項政策中也起到了重要的憑證作用。最后，會計檔案是經濟科學研究的可靠史料。它記錄了經濟活動的事實經過，記錄了經營活動的經驗及教訓，是有重要價值的史料。
會計檔案的作用是客觀存在的，而會計檔案作用能否發揮，取決于一定的條件下能否對會計檔案實行科學的管理。在會計電算化條件下，要管理好會計檔案信息，必須配備專兼職檔案管理人員，有效控制會計檔案信息源頭質量。另外在利用會計信息時，要嚴格辦理利用手段。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數就越多。需要科學地對不同版本的軟件和相應的檔案進行科學的分類、存儲、調用。檔案應專人專室管理；應制定嚴格的會計電算化檔案管理制度，如硬盤數據保管期限、軟盤備份保管和賬表打印輸出后裝訂、保管等方面管理制度。因而，為了更有效地做好電算化會計檔案工作，必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、調閱、移交、銷毀等方面的工作。從電算化會計檔案的收集工作來看，電算化會計檔案的收集是指在一定的時間內，把計算機財務軟件系統中的所有會計數據備份到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件儲存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等、計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統、財務軟件的編程語言、數據庫系統類型、財務軟件的系統名稱、版本號、財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。
從電算化會計檔案的各運行環節的管理與保存來看，應設置會計電算化檔案管理崗位，專職負責會計電算化檔案管理，負責系統內各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。出納員不得擔任會計電算化檔案的管理職務。會計電算化檔案要存放在專門的檔案室。所有記賬憑證、上機日志、會計賬簿、財務報表（包括月度、季度、年度及不定期會計報表、附表）應定期打印。其中，現金日記賬和銀行存款日記賬必須每日打印。打印輸出的各種會計資料必須按規定整理保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應實行“ab備份法”進行數據的備份，即對所有的會計數據進行雙備份。每份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護封簽，存放在兩個不同的地點，以防止意外事故發生引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。檔案應保存在遠離磁場的位置，注意防磁、防火、防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。此外，還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有所不同，就可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。因此，筆者認為電算化會計檔案除保存各版本的備份財務數據外，還應保存對應版本的會計電算化軟件系統版本，二者的一致性是非常必要的。
從電算化會計檔案的調閱來看，調閱的會計檔案會有兩種情況：（1）所調閱的會計檔案版本號與當前會計電算化系統版本號一致，此時只需將所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱（或數據恢復）功能進行調閱即可；（2）所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致，此時只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然后再進行調閱。
從電算化會計檔案的移交因工作崗位調整而更換會計電算化檔案管理員時，要辦理移交手續。編制會計電算化檔案移交清冊，列明應當移交的檔案名稱、編號、數量、起止年度、應保管期限、已保管期限等內容。移交會計電算化檔案要由單位財務負責人監交，交接雙方經辦人和監交人要在移交清冊上簽字。從電算化會計檔案的銷毀來看，保管期滿的會計電算化檔案，由檔案保管人員向單位負責人提出銷毀意見，編制會計電算化檔案銷毀清冊，列明應當銷毀的檔案名稱、編號、數量、起止年度、應保管期限、已保管期限等內容。單位負責人在會計電算化檔案銷毀清冊上簽署意見。實施銷毀時，應當由單位檔案機構、會計機構和上級主管部門派員監銷，并將實際銷毀內容與銷毀清冊進行準確核對。銷毀后，監銷人員要在銷毀清冊上簽字，并將監銷情況報告單位負責人。
從電算化會計檔案的庫房管理來看，一般情況，接收入庫的磁性介質電算化會計檔案要裝入特制的軟件盒內，且要做好防磁、防火、防潮和防塵的工作。電算化會計檔案的庫房一定要避開磁場，如遠離大功率的發電機等，軟盤不要接觸永久磁鐵；電算化會計檔案的庫房必須防火，禁止任何火源進人庫房，還要配備有滅火設備；為使盤片不變形，庫內溫度要保持在15℃-25℃，相對濕度保持在45%-60%為宜，庫房應配有溫、濕度測量儀器和空調器，嚴格監測，及時調整；電算化會計檔案的庫房必須保證衛生清潔，為此要配備吸塵設備，嚴防灰塵對磁性介質的污染破壞。
參考文獻：
[1]張前。電算化環捷對會計檔案的影響及管理要求[j].交通財會，2001，（10）。
關鍵詞 檔案 信息資源 開發
中圖分類號：G273.5 文獻標識碼：A
1檔案信息資源開發的含義與內容
1.1信息資源
信息資源是經過人類選取、組織、序化的有用信息的集合。信息資源是信息的一部分，是信息世界中與人類需求相關的信息，信息資源是可利用的信息，是當前生產力和研究水平下人類所開發與組織的信息；信息資源是通過人類的參與而獲取的信息， 人類的參與在信息資源的形成過程中具有重要作用，特別是人類步入信息時代，科學的進步、社會的繁榮已離不開信息，信息資源的貧富狀況和開發利用程度已成為衡量一個國家或地區文明水平的標準，是檢驗其經濟、文化、科技乃至綜合國力的重要指標。 因此， 重視與加強信息資源建設已成為人類的共識。
1.2檔案信息資源開發
檔案信息資源的開發，簡單來說就是在檔案工作領域運用現代信息技術采集、處理、傳遞和使用信息資源，提升檔案工作質量的過程。開發屬于檔案管理工作范疇，是信息社會條件下檔案管理工作的重要變革和檔案管理各個工作環節的重新組合。它是立足于豐富的檔案信息資源貯藏基礎上的一種信息的研究和再生產活動。開發的任務是生成有用信息，通過信息的生產來確保信息的供給。在信息技術快速發展、檔案信息化程度日益提高的形勢下，檔案信息資源開發又呈現出許多新的特點：一是技術含量高，工作程序復雜，信息資源從感知、收集到加工處理和傳輸交換，需要復雜的技術手段；二是信息種類多，工作量浩大，隨著知識的爆炸性增長，海量信息會造成工作量無限地擴大，無論是處理文書檔案數據還是科技、專門檔案數據，都是一項長期、復雜的系統工程。
1.3檔案信息資源有效開發的內容
在網絡環境下，人們不再重視對信息載體的獲得，而是注重對信息的有效吸收。為了適應這種變化，檔案部門不能只局限于向利用者和訪問者提供本部門檔案，而應本著檔案資源管理的特有屬性和原則，提供包括網絡信息在內的所有可能得到的信息。因而檔案信息資源開發的對象不再僅僅是傳統的館藏，而應是包括傳統館藏、文獻資料、電子出版物和網絡信息在內的涵蓋范圍甚廣的信息資源。但目前，由于對檔案信息資源開發的概念還沒有統一說法，所以關于開發的具體工作內容不免各持己見。比較突出的有兩種意見：一種認為開發包括檔案業務工作的許多環節，即收集、整理、編目、鑒定、編研、利用等；另一種認為開發包括檔案信息加工和輸出兩部分，即編目、編研和提供利用、咨詢服務等。筆者認為，網絡時代檔案信息資源開發，應該是檔案管理部門根據社會需要，采用專業方式和現代計算機技術、遠程通信技術和網絡技術，從所收藏的檔案資料或網絡信息上發掘有用的信息材料，有選擇地進行編目或制成檔案加工品，提供給檔案利用者使用。確切地說是以生產各種形式、不同層次的新型檔案信息產品為目標，以累積的檔案資料上的信息資源貯藏為開發對象，以組織鑒別、引導交流、編纂研究等為主要手段，有效地傳遞信息，提高信息的利用程度。
2檔案信息資源有效開發的條件與原則
2.1檔案信息資源有效開發的條件
2.1.1檔案信息資源的合理配置
它是制約檔案信息資源開發的重要條件，關系著新型信息產品的質量和信息服務的質量。要搞好檔案信息資源的合理配置，首先要根據檔案館面對的利用者和訪問者對信息需求的范圍、未來需求的變化確定檔案信息資源的配置原則和館藏結構模式，形成多載體、有層次、有重點、有特色的綜合性檔案信息資源體系。其次，要根據檔案的性質、任務和服務對象的需求，有選擇地存貯一些相關學科或專題的文獻資料、報刊等，并使之具有較強的針對性、系統性和完整性，增大文獻資料信息資源在檔案館藏中的比重，豐富檔案館藏內涵。再次，根據信息來源渠道、檔案館自身的技術條件以及利用者的需求層次，引進相關學科的數據庫，存貯網上有用的信息。
2.1.2高智能的投入
開發人員智能是制約信息資源有效開發的關鍵，實現高智能的投入，是提高信息源和信息產品質量及信息傳遞速度的根本保證。因此，有效地開發檔案信息資源需要聚集有較高素質的開發和管理人才，即掌握檔案專業管理知識，熟悉館藏，有較高的計算機技術和網絡技術，能準確判斷利用者現實和未淼男畔⑿棖螅具有較高的的信息研究、編纂和宣傳的能力。這些能力是指檔案部門的團隊能力。有了這樣的人才隊伍，才能確保對檔案信息資源實施有效開發，提供高質量的信息服務。
2.1.3高信息技術應用水平
即利用現代化通信設備和計算機網絡設備，及時準確地獲取、處理、貯存和傳遞信息以及信息標準化的技術水平。先進的信息技術是提高信息資源開發效率、擴大信息交流范圍、加速信息傳遞、提高信息資源再生產水平的根本保證。
2.2檔案信息資源有效開發應遵循的原則
2.2.1針對性原則
規劃檔案信息資源開發的內容和形式，應緊緊圍繞利用者信息需求這個中心，深入基層調查研究，制定出當前或階段性資源開發計劃，并根據利用者信息需求變化隨時進行調整。
2.2.2及時性原則
了解利用者現實信息需求，及時對相關信息資源進行整序、研究，并在較短時間內加工成利用者所需要的信息產品，使檔案信息的作用最快、最好地發揮出來。
2.2.3安全性原則
要依據《檔案法》制定檔案的解密和劃分使用范圍，開發出的信息產品必須真實可靠。保證檔案的完整與安全，使檔案的知識產權不受侵犯。
2.2.4效益性原則
正確處理好社會效益與經濟效益兩者之間的關系，把社會效益放在首位。注重研究把檔案信息資源盡快轉化為生產力，滿足黨政機關領導決策和社會各方面的檔案信息需求。在此基礎上，合理收費，創造一定的經濟效益，借以改善檔案信息資源開發的條件。
3實現檔案信息資源有效開發的策略
3.1深入開展檔案信息的增值服務，實行大膽嘗試
要解決滯后的檔案管理及利用工作與信息需求日益全球化、多樣化與及時性之間的矛盾，就要求我們面向社會，結合實際，積極主動豐富館藏，開拓檔案信息社會化服務的新領域、新方式，拓展檔案信息的增值服務。目前，利用社會服務深入群眾這一特點，把檔案信息服務與社會服務緊密結合起來，在內容上針對需求開展定向服務，方式上嘗試公眾展出、咨詢服務、宣傳教育等多種模式，時間上可以定期與隨機結合，范圍上則可采取定點或流動性，真正做到走出檔案館的狹小空間，主動出擊，深入群眾。
創建文件中心，也是一個有效的手段。目前檔案館與利用者之間的突出問題是檔案館保存的多數是10年前的文件材料，不是社會公眾所廣泛需要的，而社會公眾要查詢的現行文件材料卻保存在各單位的檔案室內。一是分散管理利用不便。二是單位檔案室本身業務繁忙，既沒有時間，也沒有面向社會提供利用的義務和條件。建立檔案文件服務中心，將各單位面向社會公布實施的有關文件，提前復制集中起來，面向社會統一提供利用。對未收集到中心的公開文件，負責提供代為查詢服務，不失為檔案部門提供社會化信息服務的一個好方法。
3.2積極開展智力型服務模式，實行信息服務
今世界，知識創新和技術創新的速度越來越快，高新技術對經濟增長的貢獻率越來越大，世界范圍內的信息產業化程度的增強，對檔案信息的要求和依賴也越來越大，從而帶來檔案信息服務方式的重大變革。因此應該及時更新觀念，明確檔案工作在市場經濟條件下的服務導向和工作重點，牢固樹立以經濟建設為中心的思想。在此基礎上，檔案部門要從實際出發，大膽改革現行管理體制和運行機制，努力適應市場對檔案要求的新特點，檔案部門應及時了解檔案信息的需求，制定切實可行的檔案利用工作計劃，根據活動的需要，檔案利用價值等有選擇、有目的地積極開展編研服務、定題服務、咨詢服務。向利用者提供指南，根據科技人員的研究課題，從檔案文獻中選擇有用的檔案資料、信息進行加工編輯，把有用的檔案信息資源開發出來，主動地為利用者提供服務，并充分運用現代化管理設備，采用計算機檢索手段，提高服務效率。
3.3完善檔案管理機制，實行前端控制
要提高檔案工作的“快速反應能力”，必須提倡前端控制的做法。在檔案收集方面，要從源頭抓起，接收時間提前，對一些重要材料，尤其科技、政策性檔案信息要及時歸檔并提前收集進館，實行集中統一管理，使其及時發揮更大的作用。同時可以擴大接收、征收的范圍，加強與經濟、法律等聯系密切部門的專門檔案的收集，使館藏檔案更貼近大眾的需要。在方式上，可建立檔案征集信息員網絡等制度。在管理機制上，加強重點建設項目和重大科研項目建檔工作的監督指導和檢查，參加重要會議和重大活動籌辦組織機構，做好重要會議、重大活動建檔和檔案進館的協調服務和監督指導工作，重視黨建工作、機構改革、民營企業發展和城鎮建設等方面建檔工作的指導和服務。
參考文獻
[1] 陳艷紅.30年來檔案信息資源開發利用研究述評[J].檔案學研究，2010（2）.
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