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導語：在企業檔案信息化的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
0引言
在全國檔案工作“十一五”規劃中，檔案信息化建設已放到突出位置，得到高度重視，但按現狀看，檔案信息化建設至今仍未全面普及推廣，目前只限于政務公開、民生檔案建設等層面，中小型企業對檔案信息化建設工作的實際推廣實在太少，這種發展的不平衡現象眾所周知，不容忽視，現結合本單位（小型企業）的實際情況，淺析企業檔案信息化建設中存在的問題及對策：
1企業檔案信息化建設存在的問題
1.1領導重視不夠。每件事情要大力推廣，領導們的高度重視是離不開的，但目前大部分中小型企業的領導都沒有認識到檔案信息化建設的重要性，經費上不予以支持，使企業檔案信息化建設進程緩慢。
1.2軟件不適用。本企業也在推行“無紙化”辦公，設立OA平臺，把檔案的基本信息錄入電腦，通過搜索關鍵字查找所需文件。但由于本企業的OA系統較適用于文書檔案，對于科技檔案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。
1.3存儲設備落后。本企業的檔案室是2001年建成，當時并未考慮對電子檔案進行管理，缺少專門的磁介質檔案存儲設備，而數字檔案對設備的依賴性是比較強的，這對電子檔案的管理帶來了一定困難。
1.4電子文檔管理不完善。本企業已使用局域網，電子文件可儲存在“資料庫”，全體員工根據各自權限讀取文件。本來這是一個很好的溝通渠道，但由于管理不夠完善電子文件存放的位置（路徑）沒有明確規定，甚至有部分員工把文件只存本機，造成檔案的不完整，查找不便利。
1.5人員素質未能適應需求。目前本企業的2名檔案工作者均為兼職，只通過市檔案局的上崗培訓，對電子檔案處理并無深入學習及參加市檔案局組織的培訓。檔案知識不夠專業，對新規定新要求了解不夠，信息接收不夠及時。這樣，不利于檔案信息化建設的實施。
2企業檔案信息化建設的對策。
2.1加強領導對檔案信息化建設的重視。企業領導應認識檔案信息化建設的重要性，其目的在于提高企業領導的決策和管理水平，并且應認識到建設一支檔案信息化人才隊伍是企業檔案自動化的客觀要求，同時，加大力度推廣檔案信息化建設，要求全體員工積極配合。
2.2選擇適用于本企業的檔案管理軟件。目前，市面上的檔案管理軟件種類繁多，有的偏重于文書檔案，有的偏重于科技檔案，應根據本企業的實際需要選擇，最好能與開發商協商，量身訂造合適的軟件。
2.3完善存儲設備。檔案的收集、保管、利用都是同等重要，缺一不可，因此，檔案裝具要齊備、充足，符合規范要求，各門類、不同載體的檔案存放科學、合理、有序，既方便日常查找，又能保證突發事件中的及時搶救。
2.4完善電子文件的管理。首先應制定電子文件的管理規范，要求全體員工嚴格執行，并且要確保檔案信息安全，定期刻碟保存。
摘 要 檔案不單是工作中關鍵的參考根據與經驗的結晶，也是人們在進入社會后工作、生活、學習的第一手資料。因此檔案管理工作是企業、事業單位的一項關鍵的結構部分。現在國有煤炭企業依然處于信息化建設的發展階段，需要從信息化建設目的規劃與體系整合等方面提高信息化水平。
關鍵詞 檔案管理 檔案管理信息化系統 檔案工作人員
引言：這幾年來，大力倡導精細化管理的是國有煤炭企業。在邁向精細化管理的經過中，煤炭企業怎樣充足整合與運用企業內外部信息變得特別主要。加快煤炭企業檔案信息化建設，有利于改變全新的檔案管理模式，掌握檔案信息的數字化存儲并提供優質服務，從而完成檔案管理網絡化。所以，只有加快煤炭企業檔案信息化建設，才可以推動煤炭企業的安全高效發展。
一、國有煤炭企業信息化現狀
（一）國有煤炭企業信息化的關鍵進展
為了把粗放的發展模式擺脫，這幾年來在信息化方面投入了大量資源的國有煤炭企業，并獲得了很大的進步。信息技術漸漸使用于煤礦開采加工、運輸與銷售、企業結構管理等幾個程序。詳細來看，不少的大型國有煤炭企業都建設了比較完善的信息網絡，在礦井綜合自動化體系在生產程序時使用比較多，在流通程序中運用了運輸管理信息體系，在銷售步驟中運用了國有煤炭企業信息化，在企業管理程序中運用了OA辦公體系、工程管理體系、財會體系和企業網站等幾種方式的現代信息技術。
（二）國有煤炭企業信息化存在的問題
首先，不高的國有煤炭企業信息化建設程度。就算國有煤炭企業對于信息技術發生了充分的注重，但是對于很多企業而言，對于信息技術的配置與運用依然處于初級階段。一方面，很多國有煤炭企業對于信息化建設的投入總體不足，讓信息化的全體水平不高；另一方面，很多國有煤炭企業的信息技術專業人員不夠配置，很難有效的運用與發揮目前的信息技術功能。其次，國有煤炭企業信息化建設缺少全體規劃。現在國有煤炭企業信息化建設的基本思路，是依據煤炭企業對信息技術的現實要求來配置對應的信息技術設備與人員。最后，國有煤炭企業信息化滯后的管理水平。對于很多國有煤炭企業而言，現在普遍只有財務體系與生產監控體系可以完成集團統一的信息化管理，而生產經營中的其他職能部門對于信息的管理依然是割裂的。
二、加快煤炭企業檔案信息化建設的高效途徑
（一）檔案數據庫和檔案網絡要完善
這階段，檔案信息自動化體系還停留在由文件解決向信息管理體系的過渡階段，對數據庫的信息化建設導致嚴重阻礙。完成檔案信息化的關鍵前提在于完成高效的數據庫管理，加強檢索服務體系的時效性。經過運用計算機對檔案信息的解決技術，能靈活捕捉照片、紙張檔案材料，而且把全部的檔案信息轉換為數字方式，方便長期保存。
（二）完成優化的專業結構，加強隊伍建設
檔案工作發展與日俱進，不斷提高對檔案工作人員專業水平的要求。所以，檔案工作人員一定要繼續更新知識構造，主動參加在職培訓等每一種方式的再教育活動，以適應新技術的發展要求。單一的檔案管理人員構造已經不能滿足檔案工作信息化的發展趨向，所以，一定要繼續加強信息技術、網絡技術等方面人才的培養和引進。
（三）優化煤炭企業檔案數據庫系統，實現檔案全文數字化
為了完成檔案的數字化發展，一定要做好下面幾點的工作：首先，建設收藏檔案目錄數據庫。在企業檔案信息化建設中，依據單位每一類檔案狀況，經過著錄標引，在計算機中錄入單位收藏的文本類、圖形圖像類與影音類檔案型號等，從而建設基本數據庫。其次，建設基層報表數據庫。在建設煤炭企業檔案數字化管理體系經過中，繼續健全狀態數據庫和基層報表，同時，經過網絡體系把每一個部門需要報送的數據、反饋信息錄入建設的數據庫中，并實施適當的調整。
（四）以人為本，通過提升檔案工作者的素質來提升檔案管理信息化水平
檔案管理工作者第一要具備必須的語言文字能力和科學文化素養。只有站在對于每一種知識有所認識的前提下，依據本身的語言能力，才可以簡明扼要的對于每一種檔案實施分析與歸類，才可以第一在入庫的經過當中做到“去其糟粕取其精華”的結果。檔案管理的宗旨是提升各種信息資源的運用率，因此在面對較為龐大的信息檔案資料的時候，檔案人員一定要具備檔案的分析，檢索，篩選的功能才可以打好檔案信息化建設的基礎。在信息化管理當中，檔案工作人員的工作是很辛苦的，常常要付出很大的腦力勞動，因此必須要加強他們的責任感，充足發揮他們的主觀能動性，不然假如他們的主動性不高，在疲憊的狀態之下，也許會造成整個體系運行與更新的停滯，甚至還有安全的隱患。因此作為領導者，與他們實施主動溝通與交流是一定要的，讓他們意識到自己責任的同時，也必須要讓他們感覺得到自己在整個管理事務體系中的主要性。在實施培訓與學習的時候，必須要提升培訓的規范化程度。
三、結語
煤炭企業檔案信息化建設屬于一個長期的經過，牽涉的內容比較廣泛。它可以反映出一個企業的全體教學教育水平。假如在信息化的前提下對于檔案資源實施了充分高效的運用，有助于企業管理提高，對于更好的服務于廣大職工，有著巨大的推動作用。
參考文獻：
關鍵字：標準化問題、業務流程、技術性、職能分類、信息安全、經費、管理體制
近幾年來，中國企業連續不斷地跨越了工業化、市場化，然后進入了信息化階段，而檔案信息化工作又是企業信息化建設的極其重要組成部分，且信息時代檔案事業的一個重要分支就是企業檔案信息化建設。數字化時代下的企業檔案信息具有三個特點：普遍性、集成性和動態性。為適應我國信息化社會的發展形勢，企業對企業檔案信息的管理工作越來越重視，信息技術為檔案信息化帶來了很多機遇，同時相隨而來的也有一大堆問題。
一、檔案的信息化進程中所產生問題的探究
1、標準化問題
數字化和信息化的檔案的前提是標準化的規則。數字化后的檔案信息在該行業中通行無阻則需要建立起來行業統一認證共同認可的規則。因此，需要在業務、技術和管理三個方面進行改進。
（1）業務流程規范化。業務流程規范化不僅可以大大地提高檔案信息系統的工作效率，而且對行業內處理事務的能力的提高也有極大的幫助。計算機作業，任務是多通道和多對象，這樣極大地提高了信息管理工作的效率，并且對于部門和多余人員進行精簡和整合。
（2）技術性的規范化。對于技術性的規范化要求，需要在檔案信息化過程中軟件和硬件兩面方面著手。軟件方面，包括系統和平臺的建設指標和相關的操作規范，軟件所需要達到的功能和軟件開發進展的規劃等信息。另外，檔案信息化過程中數據的精度、存儲格式及所建的檔案網站平臺的技術參數等等都需要進行詳細的規定。
（3）企業信息化管理應遵循“先搭臺子后唱戲”的法則。傳統檔案管理由于歷史局限存在許多問題，如傳統檔案收集整理需要大量的專業人才且還要大量的時間。另外，傳統檔案的保存不僅占據較大的空間，并且存量增長的需求得不到保證。還有一點，傳統檔案的安全性保障很低，那些紙質記錄時間久了會遭受蟲咬鼠啃、火情、雨情、盜情等一系列事情。因此，檔案資料進行信息化管理勢在必行。
2、檔案職能分類面對的處境分析
（1）類目層次過多，分類過細且職能分類給文件準確定位帶來困難。比如，某類文件數量很少，但也需要設一個數據庫，而這樣計算機的批量檢索效率就會大大降低。另外，由于現代企業職能分工越來越細化，因此有時候無法涵蓋一些新的職能活動。
（2）檔案職能分類法容易造成企業檔案與文件歸屬管理事實上的沖突，因此職能分類法有礙文檔的一體化管理。文件分類其實是按照文件傳閱、辦理對象來分的。對此，有兩種分類方法，一種是完全的組織機構分類法，另一種是組織機構與職能聯合分類法。在面臨分類困境時，要進行仔細考量，對這兩種方法擇優而行。
3、檔案工作職能定位不準確
（1）檔案人員，尤其在企業，不少檔案工作人員是兼職的，很多時候由于不了解文件的使用價值屬性，因此無法準確判定文件保管期限，所以，檔案人員劃分單位文件的保管期限和密級，不科學，不合理。
（2）鑒定工作在極大的程度上還是盲區，鑒定工作客觀性和技術內涵有所欠缺。在分類過程中，對文件沒有開展價值的鑒定與分析，檔案人員無法從專業技術角度對文件進行全面、真實性的鑒定。
（3）檔案管理要求與專業領域規定脫節。例如財務報表的保存，一般月、季度報表，除財務分析報告外，財務部門的規定是三年，但是許多檔案管理卻要求一律規定為永久保存。
二、企業檔案信息化建設中存在的問題分析。
1、企業領導重視程度不夠，經費不到位
檔案信息化需要消耗大筆資金的硬件和軟件的支持，例如：信息化管、理技術的提升、檔案數據庫、管理系統及安全的防護等等，這些都離不開一定的經費的支撐。還有，檔案的信息化和數字化也需要一大批多媒體設施的配合。企業領導往往對此不加以重視，在檔案建設信息化建設中，減少經費或將一些經費投資在其他部門，而硬件設備以及軟件投入滯后則阻礙了企業檔案信息化建設。
2、企業檔案信息化建設處于弱勢
電子計算機和網絡技術的廣泛應用，產生了越來越多的電子文件。電子文件的產生不僅意味著一種新型載體檔案的誕生，而且也標志著人類記錄信息、承載信息、傳達信息、留存信息和開發信息的方式發生了深刻的革命。這場革命是紙張發明和近現代檔案學理論的產生，它直接影響著檔案工作的運作方式、基本理論及思維觀念。目前，不少企業對檔案人員配備不全，很多是兼職管理，這些企業檔案管理人員雖然在檔案信息化建設中做了大量工作，但可以說與信息時代計算機發展的驚人速度相比，仍處于弱勢。
3、信息安全有待提高
隨著信息化的快速發展，檔案信息的安全也面臨著巨大的挑戰。在開放性的網絡環境下，家喻戶曉的病毒入侵、黑客入侵，造成了檔案信息的泄密以及相關資料信息損毀等后果。設備本身就要避免那些存在的安全漏洞，然后更加注意的是網絡環境和操作過程中的安全防范措施，這就要求一定的技術。
4、企業檔案信息化建設發展不平衡，相應的標準規范欠缺
對于一些中小企業的檔案信息化建設，在各種因素的影響下，檔案部門的生存和發展面臨著一系列威脅，檔案工作倍受冷落，比如企業的檔案部門受到企業的減員增效所波及。另外，我國的檔案信息的建設相應的標準規范欠缺。就我國現在情況，不遵守相應制度的行為已經對檔案信息的數字化進程產生了不小的障礙。因此，制定相應標準、規范、法規，館藏檔案數字化和電子文件接收，都應該堅持所制定的規范性原則。企業各個部門之間應加強交流協作的精神以及信息資源的共享手段。各個部門之間實現無成本的即時的信息交流，會大大加快企業檔案數字化的進程，提高管理軟件的通用性。
三、關于企業檔案信息化建設的建議。
1、企業要在信息化建設上加大投入，檔案信息化的軟硬件基礎設施建設是前提，尤其是對于對于開放型企業來說，它們生存發展的基礎就是檔案信息化建設。企業發展需要檔案支持，而企業規模和效益決定了其信息化水平。
2、檔案數據庫和檔案管理系統是實現檔案信息化的軟件保證，企業檔案主管部門要加強對企業檔案信息化建設的指導和協調。并且，企業應不定期地對檔案人員進行培訓，提升各種知識結構，掌握信息和網絡運用技能。
3、企業要把檔案信息化工作列入重要工作日程，強化檔案管理，實現檔案管理系統的信息化和檔案業務管理自動化。檔案信息化管理系統的目標是升級強化檔案管理。
4、改革檔案管理體制，充分發揮企業主體檔案的優勢。企業檔案主管部門應該掌握主營業務知識人員的專家團隊。專家往來靈活機動，處理問題目的性強，效率高，十分有利于企業檔案信息化建設。
參考文獻
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關鍵詞：企業檔案；信息化；管理
一、落實企業檔案信息化管理的必要性
（一）檔案信息化管理是企業發展的必然需求
科學技術的飛速發展給信息資源網絡化帶來了新的契機和挑戰。信息資源突破了過去傳統意義上的數量較少和內容單一的問題，已發展為信息存儲量大、內容涵蓋面廣的基本現狀。這樣引起更多的企業對于信息資源的依賴性也越來越高，從單純的查找、存檔和備案等，已轉化為對信息化資源的全方面的綜合需求。要想實現信息資源的時效性和準確性為企業發展服務，勢必需要采取信息網絡化、資源共享等現代化管理手段。因此，傳統的檔案管理已根本不能滿足于企業發展的需求，檔案信息化管理勢必成為企業發展的必然需求。
（二）檔案信息化管理是企業日常管理模式的重要手段
由于受傳統管理模式的限制，檔案管理難以突破工作環節以及工作步驟的束縛，使檔案管理單純地停留在以業務活動為主的固化式工作流程，導致企業檔案管理的工作水平和工作效率低下。而實現檔案信息化管理的深化和創新，以信息化管理系統為依托，加快文檔一體化的進程，能極大地提高企業檔案管理的工作效率。在檔案信息化管理系統中，業務流程是其中不可分割的組成部分，文件是信息化系統運作中重要的信息基礎，應將兩個流程系統有機地融于一起，也就是在文件信息中將業務信息得以體現，亦或將業務信息直接嵌入文件信息中，最終達到企業檔案信息化管理的有效實現。
二、目前企業檔案信息化管理的基本問題
（一）傳統觀念使企業檔案信息化管理的開展受到局限
基于傳統檔案管理觀念的束縛，使企業對于檔案信息化管理缺乏足夠的重視，仍存在一些認識誤區，認為可以短期內比較顯性地實現預期效益。在過去傳統管理觀念的指引下，對于企業檔案信息化的管理，重產出輕投入，由于對企業檔案信息化管理缺乏一定的科學認知，而和現代企業管理理念嚴重脫離，導致企業檔案信息化管理處于岌岌可危的發展境地。
（二）信息化管理軟件已不能滿足檔案信息化管理的要求
企業信息化管理軟件仍不能完全滿足于各種性質、職能不同的企業檔案信息化管理的基本要求，目前還未開發和應用完全適用于各企業發展的文檔一體化管理系統軟件。在實際的檔案信息化管理中，由于各企業獨立開發的軟件系統具有不規范的數據接口，不能實現共用和互用，使文件和檔案管理的信息化資源在不同階段得不到互換和共享，嚴重影響了信息資源成果全方位的互通。
（三）基礎工作缺乏規范性，制約了檔案信息化進程
檔案信息化管理涵蓋了檔案工作的各方面和各環節，其中主要是檔案標準的建立和實施，以及業務流程的規范化管理。目前在企業檔案信息化管理工作中，仍存在檔案標準和規范相對滯后的現象，檔案信息化系統嚴重脫離于網絡化建設的形式，使信息化資源達不到層次的統一、規范，導致服務性和共享性較差，尤其是各種類型的檔案細則缺乏足夠的相容性，嚴重制約了企業檔案信息化進程。
（四）企業檔案信息化管理與企業體制改革、創新缺乏協調性
很多企業的檔案信息化管理是在傳統的管理體制下運作的，由于企業人事管理部門缺乏先進的檔案信息化管理觀念，尤其是缺乏與企業體制改革、創新協調一致的思想意識，使檔案信息化管理不能與體制改革、創新保持同步，嚴重影響了企業檔案信息化管理對于提升企業綜合競爭力的基礎性作用的發揮。
（五）企業缺乏檔案信息化管理的長遠規劃
企業檔案信息化管理的長遠規劃是企業為實現企業信息化管理的目標而做出的戰略性規劃方針和政策，由于目前很多企業的信息化規劃方案都停留于技術規劃的角度，沒有與企業核心競爭戰略做到切實有效地結合，使企業的檔案信息化管理缺乏明確的目標和方向。
三、強化企業檔案信息化管理的具體措施
（一）摒棄傳統觀念，追求檔案工作的創新
檔案工作的創新就是突破傳統觀念的束縛，開拓適合時代要求的信息化管理工作的新局面。一般來講，主要包含理論的創新和實踐的創新，以理論創新為指導，加強和實踐創新有機的結合，最終促進檔案信息化管理工作的順利開展。實現檔案工作的創新，應遵循檔案工作發展的客觀規律，認真分析檔案工作的發展目標和方向，嚴格遵守國家對于檔案工作制定的規程和規范，不能和企業的實際發展情況產生嚴重的偏離。創新需要企業進行反復的研究和驗證，創新成果必須經得起實踐的切實檢驗，確保符合企業自身檔案信息化管理的基本要求。
（二）建立和健全檔案信息化管理制度
企業檔案信息化主要是通過技術、制度和管理等各方面的創新，并建立科學合理的現代化企業管理模式。企業檔案管理要充分利用檔案信息化的新思路和新模式，采用先進的技術措施和手段，積極實現企業檔案信息化制度的管理和創新。建立和健全符合現代化企業發展需要的檔案信息化管理制度，確保企業檔案工作在競爭激烈的市場環境下得以健康有序的發展。第一，建立企業文件材料管理制度，完善文件的電子化歸檔方法，使企業在信息化發展過程中形成具有較強保存價值的電子文件信息資料。第二，擴展企業檔案信息化管理的收集范圍，依據企業發展要求及時調整檔案信息的接收范圍，尤其要確保對于企業可持續發展具有潛在價值的文件資料的收集工作。第三，建立和健全數字化信息檔案管理制度，嚴格電子檔案信息的數據安全和存儲安全的相關規定。將企業檔案工作和信息化管理進行全方位的銜接，加強對各種類型文件信息資料的有效監控，以確保電子文件和紙質文件的一致性。
（三）建立符合信息化要求的檔案管理系統
隨著信息化技術的高速發展，目前很多高科技的手段已被廣泛應用于企業檔案信息化管理中。企業檔案信息化管理應迎合時展的需求，在企業檔案管理中將現代高科技手段得以科學的應用。第一，計算機系統的應用。充分利用檔案管理的硬件和軟件系統，比如，檔案館管理系統和小型檔案室管理系統等，以確保信息資源整理和歸檔的實現。第二，縮微技術的應用。通過各種現代化高科技手段，對具有潛在價值的文件檔案資料，進行微縮處理和編輯。能有效節約人力和儲存空間，且能確保長期保存。第三，光盤存儲技術的應用。基于光盤本身存儲量大和信息處理便捷的特點，完全適用于檔案信息的檢、參考和查詢等各種綜合服務。第四，現代網絡、通訊和視聽技術的應用。充分利用現代網絡化技術，各種通訊技術，廣播、電視等視聽技術，通過多種渠道將檔案信息資源得以，以實現使用者在不同地域達到資源共享的目的。
（四）加強企業檔案信息化管理人才隊伍的建設
檔案管理人員素質的高低直接關系到檔案信息化進程的發展。檔案管理人員應具備嚴謹的工作態度、完善的檔案管理知識以及先進的管理技術，這是對于檔案管理人員的基本要求。定期或不定期地組織學習和技術培訓以及企業間進行經驗交流等手段，加強業務知識和技術方法的改進，這樣才能做好檔案信息化管理工作，以避免出現失誤而引起檔案刪除或丟失的現象。應加強理論和實踐有機地結合，檔案管理人員需要具備豐富的理論知識，還要將理論知識付諸于實踐中的得以實施，不斷積累綜合的實踐技能。理論與實踐有機結合的培訓方式是提高人員素質的一個重要手段。另外，加強信息化管理的培訓，并嚴格檔案管理系統的熟練使用，以確保檔案信息化管理健康、平穩的運行。
（五）檔案信息進行網上開發，并確保檔案信息網絡的安全防護
配置現代化的各種辦公設備，積極開發和應用符合行業性質特征的檔案管理軟件，并實現檔案信息的網絡化建設，通過網絡實現全方位的信息資源共享。進行檔案信息化管理工作，將各種類型文件、檔案資料等以文字、數據和圖表等載體形式傳輸入網，并制定訪問和檢索的權限，以及文件瀏覽和借閱利用等功能，讓各級領導以及廣大員工都能通過網絡獲取參考信息，也能進行各類載體文件的歸檔，構建信息網絡化高速運作系統。另外，企業檔案信息化管理網絡化系統僅供內部人員被授予權限的情況下使用，建網時應設置安全防護機制，以確保網絡的安全穩定。積極建立檔案信息網絡化的安全管理制度，將檔案信息網絡設置防火墻，安裝防病毒軟件等，并對主機采取高科技的防護措施。同時，應實現級別控制，將用戶訪問權限進行級別確認設置，依據級別的不同規范檔案信息查閱的具體規定范圍，以防止未授權者的違規違章操作。
四、結語
總而言之，企業檔案信息化管理是檔案管理工作上的重大突破和技術創新，給檔案管理工作帶來了新的契機和挑戰，并產生了積極深遠的影響。作為企業檔案管理工作者，應加強思想和行動上有效的配合，積極采取各種先進技術和手段加強企業檔案資源信息化管理的改進和創新，不斷推進檔案信息化管理工作健康、持續發展。隨著科技的發展和時代的進步，在實現資源共享的同時，一定要加強信息資源的安全保密性。我們要切實保證理論知識和實踐有效地結合，迎合現代化信息化發展的要求，將檔案管理工作做的更加完善和具體，以期為企業的健康、高效發展提供快捷的服務。
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企業檔案信息化是指企業在法制的軌道上，依靠科學的思想和組織管理方法，憑借信息技術、網絡技術等高科技手段，對企業的文件、檔案等信息進行發掘、整合，使信息獲取、處理、傳輸和應用數字化、網絡化，實現資源共享，提高企業檔案信息的利用效率，為企業和社會提供檔案信息服務。
二、企業檔案信息化建設的作用
1.企業檔案是企業重要信息資源，檔案信息化建設是企業信息化建設的組成部分，也是企業檔案管理創新的重要方面。企業應采取有效措施，加大投入，確保企業檔案信息資源的完整、安全和有效開發利用，全面推動企業檔案管理現代化。
2.企業檔案信息化建設是企業信息化工程的一部分,關系到企業的發展。面對龐大繁雜的企業檔案信息,要想提高管理水平和服務質量,必須加快信息化建設,減輕檔案人員重復進行的體力勞動，提高工作效率。將企業檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來,促進企業檔案工作由傳統管理模式向現代管理模式轉變,充分發揮企業檔案信息資源的價值,實現檔案信息資源共享。
3.企業檔案是企業基礎管理工作的一個重要組成部分,不僅是維護企業利益、合法權益和歷史真實面貌的有效證據,更是一種十分重要的信息資源，是關系企業經濟和發展的重要戰略資源。完整的檔案是反映企業發展、技術、成果、經營、資源及歷史概貌的重要資料。利用檔案已成為企業生產、經營中必不可少的一項有效手段。
三、當前企業檔案信息化建設中存在的問題
1.企業檔案信息化建設發展不平衡。有些企業開展了檔案信息化建設,有些則沒有,特別是一些中小企業。同時,企業的減員增效也波及到企業的檔案部門,相當數量的企業檔案部門的生存和發展受到了威脅。企業檔案部門的生存受到威脅,信息化建設也就無從談起,即使已開展信息化建設的企業在發展中也很不平衡。
2.企業檔案信息化的基礎條件薄弱,技術、資金不足,人才缺乏。當前,企業檔案信息化建設的總體狀況是認識不足,重視不夠,基礎條件薄弱,信息化程度低。許多企業面臨轉型,認為檔案信息化作用不大,不愿增加額外投資。總體上看,缺乏應有的設備和技術支撐,對企業檔案信息資源開發的深度不夠,數字化信息資源少,企業檔案網站建設質量良莠不齊,信息化管理人才缺乏,對檔案信息資源數字化和網絡化可行性研究開展不夠3.企業檔案信息管理與其他信息管理沒有實現有效銜接。文檔一體化管理是企業檔案信息網絡化管理的發展方向,使生產活動、文書處理與檔案管理工作有效銜接,提高信息處理的能力,實現檔案信息的無縫交接和有效管理。由于我國企業檔案信息化程度低和管理機制上的障礙,檔案工作很難在系統上實現與各生產環節、管理環節之間聯絡,未能實現檔案信息管理與其他信息管理的有效銜接,進行文檔一體化管理。
四、加強企業檔案信息化建設的對策
1.加快企業檔案信息化標準規范的制定。標準規范是檔案信息化建設的基礎,是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設的法律保障。目前，有些標準還不明確,有的還沒有標準，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標準規范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標準規范體系。
2.重視企業檔案信息管理系統的設計和管理軟件的選擇與開發。企業檔案管理系統應與企業有關管理系統(如設計、生產、經營、財務、材料、管理、服務等)相銜接,確保檔案部門對本企業各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。檔案信息管理系統設計,應遵循模塊設計、分層實現、循序漸進的原則。建立符合信息化要求的檔案管理系統是企業檔案信息化建設的關鍵。
3.領導重視和支持是加快企業檔案信息化建設步伐的關鍵因素。各級檔案行政管理部門應加強對企業檔案信息化建設的引導;中央企業檔案部門應加強對所屬及控股企業檔案信息化建設的規劃和指導，保證企業檔案信息化建設順利進行。對檔案部門來說，信息化建設是一項全新的工作，是一項較為復雜的系統工程，既是發展機遇又是挑戰。
4.加強企業檔案信息化管理人才隊伍建設。加強信息技術人才的引進和檔案人員信息技術知識的培訓，提高檔案人員運用信息技術的技能，引導檔案人員適應信息化要求。要認真研究信息化條件下企業檔案管理現代化的新要求，積極推進企業檔案信息化建設。加強信息化人才培養。檔案信息化是一項技術性很強的工作,科技人才是檔案信息化建設的關鍵。
5.檔案信息化基礎設施是企業檔案信息化建設的基礎和前提。企業檔案部門可借鑒網絡建設已有的成果和經驗,與辦公自動化、政府網、互聯網等系統相連，建立基于企業網的電子文件歸檔及電子文件接收應用系統,構筑企業信息網絡報送及應用平臺,推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用,做好電子文件的積累、歸檔和管理工作。
[摘要]當今信息社會，必須以加強企業信息化建設，建立完善的信息系統和快捷的信息交流來作為促進企業經濟發展、科技進步、事業發達的戰略舉措。作為企業基礎管理工作的檔案事業，也應該緊跟時展的步伐，與時俱進，加強和完善企業的檔案管理工作，建立健全信息化的檔案管理理念，利用好檔案這種企業經濟和發展的重要戰略資源。
[關鍵詞]網絡環境企業檔案信息化建設
參考文獻:
[1]胡生龍:如何加快企業檔案信息化建設進程[J].北京檔案,2003,(10):32
[關鍵詞] 網絡環境;企業檔案;信息化;建設
企業檔案信息化是企業進行管理、生產和原始依據和憑證,對企業的生產和經營活動具有重要的作用。隨著我國企業改革的進一步推進,企業對檔案信息的需求越來越大,要求企業檔案部門能夠方便、快捷地為企業決策提供檔案信息。而傳統的檔案管理方式與企業發展嚴重脫節,表現為:檔案部門大多還處于半封閉狀態,檔案管理方式以手工經驗管理方式為主;檔案管理設施落后、管理手段陳舊,計算機、網絡等新技術在檔案工作中還沒有得到應用。檢索速度慢、查全率低,難以適應企業對檔案信息的需求;檔案管理人員思想觀念陳舊,只重視檔案的收集、整理、保管,對檔案信息情開發利用力度不夠;坐等利用者上門來查閱檔案的被動服務方式,使檔案利用率低下,難以發揮檔案信息資源的價值。在新形勢下,如何加強檔案信息化建設,已成為當務之急。
一、加速檔案信息化進程是信息社會和企業發展的必然要求
一是在辦公自動化條件下,電子文件的數量和類型不斷激增,磁盤、光盤等新型載體的生成、保存和利用都與計算機緊密相連。電子文件的管理依賴于信息化的軟、硬件平臺。而長期以來企業檔案工作一直建立在手工管理紙質檔案基礎上,而今轉變為以電子文件管理為主要內容,在操作方法、管理流程上對傳統檔案工作模式提出了挑戰,對企業檔案信息化建設提出了迫切要求。二是電子文件的立卷歸檔環節不再是過去傳統的固定程序,即一年歸檔一次。電子文件一經形成,就可以馬上存儲到辦公信息數據庫中,不再需要一年一次的立卷歸檔,而是需要構建電子文件環境下的新的檔案收集模式。三是電子文件的保管方法發生了重大變革。傳統檔案的保管方式是手工整理,要求裝訂整齊。而在辦公自動化系統中產生的電子文件是在計算機中產生和處理。只有建立一個信息化的檔案管理平臺,才能使于電子文件的管理和運行。隨著檔案信息化進一步的推進,電子文件將成為檔案管理工作的主體,企業檔案信息化管理系統的建立已經成為企業檔案管理的必然發展方向。
二、企業檔案信息化的實踐優勢
1.檢索查詢更為方便。傳統的檢索方式是檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的案卷目錄,信息到庫房中查找,費時、費力。實現檔案管理信息化,檔案的檢索與查詢只需要通過網絡就可以實現即時查詢,無論在時間還是空間上都顯得更為方便快捷。管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式,檢索出需要的檔案信息,并到網上。企業公司內部的工作人員,可以根據檔案管理權限從網上自行查詢檔案信息,大大減輕了檔案管理人員的工作強度。
2.信息存儲量更大。現代科學技術的發展,特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用,大大增加了檔案信息的存儲量,如一個保存30萬卷檔案的中等規模的檔案館,其紙質檔案的排列長度一般在4~5公里,如果將其文字信息錄入計算機,用CD―R刻錄保存,僅需400片,用DVD的密度刻錄保存,僅需60片,完全可以裝在一個公文包里。而且,紙質載體的文件一般只能記錄文字、圖形、圖表等信息,但電子文件卻可以在一份文檔里同時記錄文字、圖形、圖表、聲音、動畫等各種媒體信息,具有直觀性、選擇性、易操作性,便于開發利用。
3.有助于檔案的保護。許多價值珍貴的檔案,由于利用頻繁,長時間使用和復制,容易造成紙張發黃、變脆,不利于檔案的保護。而檔案通過數字化加工,把重要檔案掃描輸入計算機,轉換成電子文件形式,進行信息化管理,有利于檔案原件的保護。
三、加速企業檔案信息化建設的措施
1.領導重視是檔案信息化建設的基本前提。企業檔案形成于企業各個時期、各個方面,是企業的寶貴財富,它對于維護企業的權利、展示企業的輝煌業績和發展歷程具有重大作用。隨著社會信息化的發展,檔案工作也面臨著新的挑戰。因此,要讓企業領導充分認識檔案管理信息化的重要性,認識到檔案信息化對企業各項事業創新與發展的重要性,切實把檔案信息化提高到企業發展的高度把檔案工作納入企業主要領導的議事日程,納入部門的考核,納入檔案人員的職責范圍,做到領導保證、人員保證、時間保證、經費保證,這是加快企業檔案信息化的關鍵。
關鍵詞：企業 檔案 管理 信息化建設
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：
1.前言
加強檔案管理信息化建設是檔案工作的重中之重，是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎，是做好檔案工作的關鍵。
2.我國企業檔案管理信息化建設的現狀
2.1檔案管理信息化建設的發展概況20 世紀90 年代中期以來，中國企業的信息化進程不斷加快，各種各樣的信息系統紛紛建成、運行。企業開始建立使用辦公自動化（OA）系統、ERP 系統、財務管理系統、人力資源管理系統等。信息化建設使得企業在各項生產、經營、管理活動過程中形成的實體文件越來越少，取而代之的是電子文件。而傳統的檔案實體管理模式無法有效地收集、管理易逝的、流動的和脆弱的電子文件。許多企業檔案機構和人員面對電子文件的涌現，沒有及時應對，結果造成大量的檔案資源流失。曾經發生企業員工離職時隨意拷貝甚至刻意刪除公司電腦中的電子文件的惡性事故。
2.2檔案管理信息化模式實效不高一些企業檔案機構和人員面對信息化浪潮，也開始積極行動起來，他們一方面脫機或聯機接收電子文件進館保存，另一方面對實體檔案進行數字化處理。然后，借助檔案管理系統提供檔案信息的網絡檢索或瀏覽。但是，不少企業檔案機構只是盲目地進行檔案信息化建設，缺乏先進的思想理念作為指導，對檔案信息化建設的根本目的沒有深刻的認識，重藏輕用，重視檔案管理系統的建設而忽視檔案信息資源的開發利用，結果導致檔案信息化建設效益低下。
2.3檔案管理信息化標準、規范工作不足早在1971 年國際上就開始探討電子檔案的管理模式，然而中國檔案界直至1996 年第十三屆國際檔案大會在北京召開之后，才開始關注電子文件管理理論。有效的電子文件管理實踐則更晚。檔案信息管理工作標準尚不完善，這制約了企業檔案信息工作的進程。
2.4檔案信息管理人員的素質有待提高檔案信息電子化就需要現代化的人才，管理人員要有較高的知識層次和先進的技術，不能只滿足于計算機簡單操作。
2.5企業歸檔方式的現狀2001年1月1日施行的《國家行政機關公文處理辦法》規定：公文發文處理應遵循草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序；收文處理應遵循簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。這能系統地體現檔案工作流程，但是隨著政務信息化建設步伐的加快，電子郵件等形式的無紙公文使得網上辦公變成現實，如果運用網上辦公，一個文件可同時發送多個主送單位，一個單位也可以接收各級部門的電子文件。這樣，《國家行政機關公文處理辦法》所規定的收文與發文程序將發生變化，公文處理更為直接快捷。收文中的簽收、登記程序，發文中的繕印、用印以及分發程序將由鍵盤和鼠標來完成。以傳統的紙質材料為載體的檔案工作要應對多樣化的文書工作，必將由單一的歸檔方式向多樣化轉變。
3.加強企業檔案管理的信息化建設
3.1加強企業檔案管理信息化的益處
1．大多數基層檔案室，計算機的應用單一，有的僅用于檔案目錄的錄入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。檔案信息化就可充分利用和發揮現有計算機的潛能，提高利用率。
2．檔案信息化管理使利用者可直接利用機讀文件的檔案，縮短了二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。
3．檔案信息化，是一次投入，多次產出的，這樣改變了信息加工受經費限制的局面。
4．檔案信息化，信息成果可進行多份拷貝，這樣就拓寬了服務范圍，擴大了社會影響。
5．檔案信息化有效減少了紙質檔案保管時所遇到的庫房面積的壓力。
3.2加強企業檔案管理信息化的基礎設施建設針對企業傳統檔案管理問題現狀，企業的檔案管理應建立更為高效而有序的檔案管理模式，隨著信息技術的發展和計算機技術的提高以及企業現代化管理和信息化建設的新型高效企業管理模式，企業應建立擔綱管理的信息化模式，從而為企業的檔案管理建立更為有效的管理模式。
3.3實現傳統檔案的電子化和信息化企業的信息化的檔案管理應在建立了信息化建設的基本設備的基礎之上實現傳統紙質檔案的電子化和信息化，實際上檔案管理信息化基礎設施建設建立了企業檔案管理信息化建設的管理平臺。信息化的檔案管理建設建立和電子化的企業檔案，通過計算機技術的使用實現了對傳統檔案文件信息載體的轉換、實現了企業檔案的收集整體、篩選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們的使用。
3.4實現企業信息檔案的網絡化企業傳統檔案在建立了電子化和信息化的管理模式后還應建立企業檔案的共享和利用網絡平臺，實現企業傳統檔案的網絡化和共享化，提高企業檔案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企業還可建立電子檔案的數據庫，即企業檔案庫，通過互聯網的實現了檔案的共享。當前企業的檔案管理系統沒有建立統一的信息管理和網絡建設和共享模式，其共享性和服務性較差，難以適應企業現代化檔案管理的需要。現代企業應建立網絡化和共享化的企業電子檔案，提供電子檔案的管理和共享模式，從更大程度上減少了電子檔案的重復建設，從而建立高效的企業檔案管理模式。
3.5要樹立文檔一體化意識我們認為文檔一體化的實質是：把現代文秘工作和檔案工作從組織制度到具體程序交融在一起，加強對文本管理的超前控制，使文檔工作流程科學化、合理化。檔案是人們社會實踐的歷史記錄與憑證。文書工作是檔案工作的源頭，搞好檔案工作必須從文書工作抓起。文檔一體化的基礎性工作是文書工作，文書工作人員由于直接參與公文的收發，比較完整地把握工作流程，對于文件的歷史與現實價值有深刻認識，文書工作人員必須具有較強的檔案意識，每一個文秘人員不僅僅只是為當前工作服務，更要站在對歷史負責的高度，按文檔一體化的要求，強化文書工作即檔案工作的理念，在文書流轉的過程中及時保存、上繳各種文本。檔案工作人員也要經常性對文書工作人員進行檔案業務指導，使其明確歸檔范圍。
4. 加強檔案管理體制的創新
4.1檔案管理機制創新主要在于精簡任何企業，精干是必然趨勢，企業檔案管理也要跟上企業管理的腳步，檔案管理的方法要創新，要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作內涵，將單一的檔案管理擴大成信息集中的企業檔案管理。通過計算機網絡將各種信息資源集合，形成資源共享，使檔案管理成為一個集團化的信息綜合體，這樣才能高效率、自主地、靈活地進行檔案管理。
4.2檔案管理的機制創新的關鍵是高效企業就是要創利潤，無論經濟體制改革、轉換機制，都是為了經濟利益和社會效益。檔案管理也應該是以此為目標的，從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉換，提高辦事效率, 讓檔案資源成為企業科技創新、技術改造的保障之一。
5.結語總之，為了適應國家信息化建設和檔案工作可持續發展要求,各企業應以網絡建設為基礎，以檔案信息資源開發為中心，以提高檔案利用率為目的，把檔案信息建設納入到公司信息化建設的總格局，把網絡技術應用于檔案信息管理工作中，為公司檔案信息管理工作全面實現自動化、數字化、網絡化開辟了更加廣闊的道路和美好的前景。
參考文獻
[1]郭志敏檔案管理信息系統建設應注意的幾個問題
一、企業檔案信息化建設的必要性
企業檔案信息化建設就是將企業的檔案管理從傳統的實體方式轉向現代化數字方式，將現代信息技術與檔案管理相結合。檔案信息化建設是以科學的管理方法為前提，以現代科學技術為手段，對檔案工作和信息資源優化管理，形成信息網絡體系，進而實現資源共享，使之更好的為提高企業的社會效益和經濟效益提供服務。
企業檔案信息化建設是企業從傳統管理模式向現代化管理轉變的基礎，傳統的實體檔案管理模式已經不能適應企業信息化的要求。隨著企業的不斷發展壯大，檔案資源越來越多，紙質檔案不利于查閱者查找材料，且易于磨損，不易保存。企業管理以檔案管理為基礎，只有改變傳統的紙質檔案管理模式，運用網絡技術，對檔案信息進行數字化儲存、自動化處理以及網絡化的服務，最大限度地發揮檔案資料的價值，才能適應企業信息化建設的需求。
我國企業傳統的檔案管理只是將文件材料進行收集、整理、記錄、保存，供人們查閱，企業對檔案管理的重視程度不夠，其信息意識、法制意識、服務意識以及效益意識相對單薄，只是將檔案資源管理看成是簡單的保存工作。受傳統思想影響，對檔案的管理觀念相對保守，缺乏資源共享意識，結果造成信息資源不能流通，不能更好地為企業經濟效益的提高提供服務。
二、我國企業檔案信息化建設的現狀
我國企業檔案信息化建設在企業現代化管理中發揮了重要價值，具有重要意義，但是也存在一些問題。首先，我國企業檔案信息化建設發展不平衡。一些大型企業對檔案信息化建設的投入力度較大，已經初步具備檔案信息化建設的基礎性設施，重金引進技術人才開發檔案信息數據庫，逐步進行紙質檔案信息的網絡化、數字化管理，并以企業的網絡建設為依托，實行資源共享，使檔案信息的服務網絡化，從而優化企業信息管理，為企業經濟效益和社會效益的提高創造了有利條件。例如寶山鋼鐵集團，它配備了齊全的硬件、軟件設施來進行檔案信息化建設，引進并培養專業人才進行企業信息網絡建設，開設了專門的網頁來管理企業信息資源，為企業的建設發展提供便利的服務和全面的信息，適應了市場競爭的需求。一些效益差、規模小的企業在企業檔案信息化建設中相對落后。其次，我國企業進行檔案信息化建設的資金技術不足，缺乏專業人才。總體而言，我國企業對檔案信息化建設的重要作用認識不足，企業面臨著向現代化管理轉型，卻不夠重視檔案信息化建設。缺乏資金和技術的支撐，企業對檔案信息資源的開發和利用的力度不夠。再次，企業檔案信息化建設缺乏統籌規劃。我國企業檔案信息化建設存在盲目跟風的現象，沒有進行合理科學的統籌規劃，導致企業檔案信息化建設的程度和質量參差不齊，無法實現檔案信息管理與其他信息管理的有機結合，無法實現企業文檔管理的一體化。
三、我國企業檔案信息化建設的措施
企業檔案對企業生產、企業管理等信息資源進行整理保存，對企業的發展和建設有著不可替代的重要作用，但是，傳統的檔案管理模式已經不能滿足現代化企業管理的需求，因此，必須加強企業檔案信息化建設。
1.充分認識企業檔案信息化建設的重要作用
企業檔案信息化建設是企業現代化建設的重要組成部分，是企業在激烈的市場競爭中立于不敗之地的軟實力。因此，必須重視企業檔案信息化建設，加大資金、技術的投入，推進和完善企業檔案資源的信息化建設，樹立服務意識、信息意識以及效益意識，使網絡化、數字化的檔案信息在企業現代化建設中最大限度地發揮其價值和作用。作為一名企業檔案管理人員，必須充分認識到電子文件檔案管理的重要性，轉變傳統紙質檔案管理的思維模式，樹立起新型電子文件檔案管理的思維模式，強化相關電子文件管理專業知識與技能的學習，在電子文件檔案管理工作中自覺做好各項工作，使電子文件檔案管理工作更好地促進企業或者高校各項工作的順利進展。
2.建立健全電子文件檔案管理的規章制度
電子文件檔案管理的規章制度可以使企業在進行檔案管理工作時有章有據，使檔案管理工作有條不紊地進行，避免在管理工作中出現檔案混亂的現象，如果出現問題，也能根據相關的規章制度及時進行處理。新時期背景下，電子信息技術不斷進步，以電子信息技術為載體的電子檔案被擺到了前所未有的高度，但在企業中，電子檔案的管理依然缺乏必要的規章制度，致使電子檔案管理工作中出現混亂的現象。對此，企業應該依據實際情況，制定電子檔案管理的相關規章制度，比如制定電子檔案的收集制度、集中管理制度以及歸檔制度等等。電子檔案管理的規章制度還應該包括檔案管理人員的考核制度，加強對檔案管理人員的監督。在電子檔案管理工作中，建立責任追究制，明確檔案管理人員的職責，使檔案管理人員自覺地將各項工作做好。
3.企業檔案信息化建設應當與檔案信息資源的開發利用有機結合
企業檔案信息化建設在給查閱保存以及利用檔案資源帶來便利的同時，也給檔案工作帶來了挑戰。因此，檔案信息管理的建設應當和信息資源的開發利用結合起來，使檔案信息化建設與企業的經濟基礎和企業的信息需求以及企業的技術發展相協調，使信息資源能夠產生更為廣泛的社會效益和經濟效益。在對檔案信息資源進行開發利用的同時，應當重視檔案數據庫和網絡傳輸的安全問題，使企業檔案信息資源具有長期的真實有效性，從而確保企業檔案信息化建設的健康發展。
4.加強企業檔案信息化建設的基礎性工作
檔案信息化建設的前提是基礎設施的配備，企業檔案部門應當建立企業信息網絡應用與服務平臺，將紙質檔案資源數字化，將檔案資源的網絡建設與政府網、辦公自動化等系統相連，使檔案信息有效發揮其作用。
5.規范檔案信息化建設的標準
檔案信息化建設的法律保障是標準規范，是不可替代的重要條件。就目前而言，我國相關檔案信息化建設的標準還不是很明確，檔案行政管理部門應當健全完善檔案信息化建設的標準規范和檔案工作制度。應當規范電子檔案的格式、標準等，使數字化檔案的保管有法可依，能夠按照統一的標準歸檔電子文件，從而推進企業檔案的信息化建設。
6.培養管理型信息化人才
專業人才是檔案信息化的關鍵。因此，企業的檔案管理人員為了適應信息化建設的需要，應當轉變觀念，主動學習，提高自身的綜合素質。企業也應當加大資金的投入，建立一支以復合型人才為核心，管理型人才為基礎的隊伍來滿足企業檔案信息化建設的需求。
【關鍵詞】企業；檔案；信息化
信息化是當今世界發展的大趨勢，是推動經濟社會變革的重要力量。上個世紀末和本世紀初興起的信息化浪潮，正在改變著數千年的經濟形態，改變著生產和銷售模式，改變著全球的交往和交換模式，改變著人類的生產和生活方式，改變著人類幾千年來的思維定式。在這個以信息科學為主要應用技術之一的新時代里，整個人類社會和生活都發生或正在發生著巨大變化。人們生活再也不能離開現代信息技術手段，信息化成為了人們日益關注的問題。
在檔案界，信息化的呼聲也越來越高，特別是在信息化最活躍的企業，“檔案信息化”更成為擺在企業檔案部門面前的一個重要課題。
企業檔案是有價值的信息資源和重要的企業資產。對于機構和社會來說，為了保護并保存活動的證據，采用系統的方法對檔案進行管理是必要的。檔案管理系統是業務活動的信息源，這些信息可以為業務決策及其后續活動提供支持，也可以確保對當前和未來的受益人的責任承諾。
一、檔案信息化管理的必要性
企業檔案對于經濟發展的推動具有十分重要的意義，主要表現在兩個方面：一是作為管理要素參與管理活動，可有效提高經濟管理、生產管理的水平。根據經濟學原理，經濟增長的三要素是指資本、勞力和綜合要素，其中綜合要素是科技、教育、管理等軟要素的集成。檔案是科技、教育和管理活動中最具有影響力和輻射力的關鍵性要素之一，它是科學決策的依據，是知識共享的承載，是科技創新的基礎，是組織和調動物質、資金、人才等其他資源合理流動的“引擎”。因此，充分挖掘檔案的價值，對于提高經濟管理水平，提高綜合要素貢獻率，進而提高企業經濟發展水平是一個必要而有效的途徑。如通過利用檔案信息而降低技術開發、產品設計、生產過程的成本，以充分的檔案信息支持決策，降低或消除因為信息失靈而導致的市場缺陷和決策失誤，實現資源配置優化等。因為完全競爭市場是理想的市場結構，而這種市場結構的假設條件之一就是生產者和消費者都擁有充分、準確的信息，這其中當然包括作為原始記錄的文件和檔案信息。
二是作為生產要素進入產品化和產業化的過程，獲取經濟收益。近年來世界各國信息資源產業迅猛發展，全球年增長率高達33%，成為一大經濟增長點。如美國年產值達7000億美元，年增長率40%，成為第一大出口產業；歐盟年產值4300億歐元，已超過電信和IT制造業；日本內容產業年產值1600億美元，超過鋼鐵業的兩倍，相當于汽車業的一半。檔案作為信息資源的組成部分，完全有可能獨立的，或與其他信息資源聯合形成具有市場需求的產品，擴展我國信息資源產業的發展空間，進而擴展信息服務業的發展空間，推動國民經濟信息化進程和新型工業化道路的實現。
二、企業檔案管理必須走信息化管理之路。
企業檔案信息化建設是企業信息化的重要組成部分。企業檔案信息化建設，實現企業檔案信息知識資源的建設、共享、創新利用，有利于促進企業檔案創新管理和提升企業的核心競爭力。
企業檔案信息化調研現狀分析表明，企業信息化的加速發展，必然要求企業檔案信息化。近年來，企業信息化和電子商務發展較快，尤其是大型企業的信息化，已經從簡單的數據處理發展到實現企業資源計劃管理的信息化，將信息技術應用到了研制和生成的全過程，有力地推動了信息技術對傳統產業的改造和提升。對于那些已經實現資源計劃管理和生產全過程信息化的企業來說，生產和主要業務管理就像高速公路上疾馳的汽車，如果作為基礎保障的檔案工作還是停留在手工管理階段，就像推著一輛手推車在高速公路上行走，如何能趕上疾馳的汽車并為之提供服務？實踐表明，檔案管理信息化可以給企業帶來顯而易見的效果和效益。
從長遠來說，信息時代下的檔案工作如果不實現信息化，將可能出現“斷檔”現象，進而影響企業的可持續發展。現代企業特別是已經實現無紙化辦公的企業，如果不能充分認識檔案信息化建設的重要性和緊迫性，不僅會使檔案管理與其他各項工作脫節，還有可能造成大量已生成電子文件的流失，導致文件歸檔不齊全、不完整甚至“斷檔”，給企業的可持續發展造成無可挽回的損失。
三、科學開發檔案信息資源。
信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從社會各個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不彰顯其獨特的魅力，也成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。
檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個環節都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各局域網絡，建立企業檔案信息網絡，實現企業館藏檔案數字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。
電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高企業檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網。使各項工作網絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。
四、加強檔案信息化人才隊伍建設