時間：2023-03-21 17:03:20
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【摘要】檔案信息化實質就是數字化、網絡化,是利用電子計算機技術,將大量的檔案信息用數字來表達、存貯,再通過網絡來傳輸交流,實現檔案資源高度共享的時代。檔案信息網絡化建設是檔案工作在網絡時代的必由之路,是深化檔案社會化服務的必然要求。
【關鍵詞】檔案信息網絡化
一、檔案信息網絡化的必要性
作為檔案信息化,我認為就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃組織下,在檔案管理活動中全面應用現代信息、網絡技術,對檔案信息資源進行處置、管理、開發和提供利用服務的過程。據報道,保存大量珍貴檔案文獻的美國國會圖書館將館藏的“大事材料”轉換成了便于下載保存的圖像、文本等形式,通過現代網絡技術進行傳遞與交流,以滿足社會利用者的多樣化需求。而在我國,利用網絡技術環境開展的檔案信息服務方式仍然主要以館藏介紹、目錄查詢等為主;館藏檔案的全息上網、檔案信息的網絡利用在國內較為鮮見。同國外一些國家相比,差距顯得尤為突出,這說明我國目前檔案信息服務的可獲得性水平還有待于提高。因此,《全國檔案事業發展“十五”計劃》明確提出將檔案信息化建設作為今后較長時間內檔案事業發展的戰略重點之一。
二十一世紀,是一個網絡的時代。但隨著科學技術的迅猛發展,檔案工作始終還處于從屬的地位。究其原因,主要有如下三方面:一是檔案信息形式多樣、年代跨越大、內容寬廣,很難把握,同時從事檔案工作的人員少、事情雜、整天忙于簡單的瑣碎的工作之中。而對所藏檔案價值也不完全了解,更不可能去研究,所以就無法超前地為社會開發提供服務,利用率就不高;二是檔案面對的利用者,是一群要求各異又是及其復雜的需求者。檔案人員很難預見利用者的利用意圖,顯然就不能按需主動提前編輯提供利用,也就只能是被動的要什么找什么的服務方式。就主動而言,也只是簡化查閱手續、熟練查閱工具的一種初級形式,而不能象計算機網絡那樣真正實現檔案查閱快捷、準確、高效化;三是檔案傳統利用方式決定了檔案的從屬性。檔案的價值是早已在經濟效益和社會效益中體現出來,但是不被人們所重視,故而人們在檔案發展上投入不足,造成人為的制約檔案工作的發展。
信息網絡時代能夠改變這一現狀。打開計算機,網上瀏覽一圈,就知天下事。這是信息網絡時代的突出特點。人們在小小的電腦前,可以快捷、準確、高效,遠距離地實現自己的愿望,真是方便又明了。這就是信息網絡時代對檔案利用者帶來的優越,也是檔案工作的一種變革,更是一種挑戰。隨著科學技術的迅猛發展,信息網絡的連通,檔案工作者只有隨時代的發展而提高自己,實現網上辦公、網上用檔,才能準確、高效地為利用者服務,才能讓檔案信息體現出真正的有效價值。
二、檔案信息網絡化的必備條件
隨著網上政府工程的完善,電子文件的運作將成為辦公的主體,作為政府直屬的部門來說也不例外,也要積極地響應政府的號召,努力實現檔案信息化和辦公自動化,把檔案信息和網絡化融為一體。2001年,重慶市政府已開始利用政府辦公網并向區、縣政府、市各委局發電子文件,要求上傳的文件等均須以電子文件的形式上報。2002年,我區政府也實行了網上辦公。實現檔案信息網絡是一項復雜的系統工程,必須具備一定的條件才能實現。其主要條件是,一要有儲存和傳輸信息把紙質檔案轉換成數字檔案并傳輸上網的硬件設備;二要有檔案信息上網、利用、組織等系統的法律、法規和規章;三要有過硬的編輯和操作檔案信息的高技術人才。現在就對這三個條件分析如下:
1.檔案信息網絡基礎設施的配置。檔案信息上網,一要有輸入、輸出的終端設備計算機;二要有儲存、管理檔案信息的中央處理器;三要有編輯檔案信息的管理軟件;四要有將紙質文件轉換成數字信息的掃描輸入器。這是四個基本設備。這四個設備的配置,關鍵就是領導的認識、重視和資金的投入。實現計算機的普及,互聯網的開通,從大環境上講,這些條件容易實現。但對于檔案界這個小環境而言,還擺不上席位,檔案工作的資金完全來源于財政,一些黨政領導對這項工作還沒有足夠的重視,因此,在本來財政資金就困難的情況下,投入就更少,根本就無法購置現代化設備。人為的因素和資金的短缺制約了高科技在檔案管理和利用中的運用,所以許多檔案管理還處于手檢檔案的低級階段。
2.制定統一的檔案信息網絡化管理規范。第一,檔案信息是一個內容十分豐富,形式極其復雜的信息源。要保證人們輕松、快捷的在網上查檔,就必須在全國范圍內統一上網目錄標準。否則,形式各異的檢索目錄,就會影響利用者快速、準確的查閱檔案。第二,檔案具有保密性,必須建立一個完整的管理體系,對文件的產生到永久保存或銷毀的整個生命周期應進行全程管理,涉及到文件的流程、管理規劃、管理方法以及質量要求,對重要的、保密的程序和數據要加密并備份,隨時進行病毒檢測、制定系統運行安全管理和電子文件管理制度,規范重要的場所(如機房、庫房等)的出入規則,制定保護政策、管理規劃、管理方法以及質量要求,從而建立一個涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法體系。第三,檔案信息資源保管單位利益的保護,也應有一定的規則。因此檔案信息的編輯、保管、轉載等都需要大量的人力和物力的投入。由于網上用檔、利用者與管理者不直接接觸,該收取的一切費用,就只好在網上進行,這樣就應該建立檔案信息利用收費網站。國家制定統一的收費標準和自動計費軟件。對每次的訪問收費,都必須有一個系統而詳細的規定。這樣才能保證利用和管理人雙方利益均等或不受損失。
3.建立一支會計算機編輯、會操作計算機網絡的高技術管理人才隊伍。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作,信息化的實現不是檔案館(室)某一部門的工作,也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的,它需要所有檔案人員的積極參與與配合,檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用,因此,檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。
三、實現檔案信息網絡化的對策
隨著網上辦公、網上用檔的普及,檔案部門還有許多工作要做,針對網上用檔的條件,我們還必須做好以下幾方面工作,為檔案實現信息網絡化奠定堅實的基礎。
1.加強網上用檔管理理論研究。為了更好地開展網上工作,保證提供系統、完整、真實的電子文件信息給利用者,我們必須加強歸檔電子文件的理論研究,其探討的理論主要包括:(1)用文字處理技術形成的電子文件,歸檔時應有文字存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料。(2)用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究。(3)檔案信息上網后信息如何管理、利用的理論研究。(4)檔案信息源如何系統編輯上網的理論研究等等。
2.加強檔案部門網上辦公先進設備的配置。現階段檔案部門設備十分落后,現代化程度不高。因此,我們要加強宣傳,爭取社會的支持,爭取政府加大對檔案事業的投入。再就是要把檔案事業推向市場,讓檔案體現其經濟價值,把檔案信息作為一種特殊商品經營,增加社會對檔案事業的投入。總之,要采取多種方式來解決檔案資金的不足,以便檔案界配置先進的管理設備。
3.加強檔案管理人才的培養。人才確定事業成敗,檔案事業發展與否,關鍵在人才。網絡時代,檔案管理人才必須重新更新自己的知識,爭做檔案信息網絡管理軟件的編輯開發人才,爭做網絡檔案信息管理人才,爭做網絡檔案信息源組織編研人才和其它載體形式的管理人才。
4.加強網上用檔的法律、制度的制定。必須加強風上用檔工作立法和制度的建設,用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。為此,需要從以下幾方面進行規范:(1)加強網上用檔的立法規定,對那些非授權訪問,冒充合法用戶破壞數據完整性、干擾系統正常運行、利用網絡傳播病毒、線路竊聽等形式的犯罪分子,要以法律為武器進行堅決的打擊。(2)制定應急計劃,進行安全檢查和審計,撰寫安全情況匯報的規定;(3)嚴格進行權限管理,包括授予完成工作所需最小特權、回收特權的規定。(4)網上查閱檔案信息目錄的規定。(5)定期進行安全評估,不斷改進、優化系統的規定。
【關鍵詞】非政府組織，社會管理創新
一、非政府組織參與社會管理存在的問題
首先，我國的非政府組織發展滯后，難以滿足社會管理的要求。截止到目前為止，我國已經登記的非政府組織數量達到了近42萬個，但是從總體實力上來說依然非常薄弱，數量相較于西方發達國家數量也偏少。經過調查研究發現，美國每萬人擁有的非政府組織的數量達到了53個，而中國只有1.1個，這種差距是非常懸殊的。另外，美國非政府組織的收入占GDP的比重也遠遠超過中國，這說明了我國的非政府組織的發展還有很長一段路需要走。從橫向比較來看，我國的中小企業的數量是非政府組織數量的3倍之多，非政府組織在我國經濟發展和社會發展中只是一種輔助的、次要的形式，其滯后的發展步調導致其難以在社會管理領域發揮應有的作用。
其次，我國非政府組織的社會管理能力較差。非政府組織在我國掌握的經濟資源是有限的，其在發展過程中沒有形成合理的人力資源結構，最終導致其在社會管理上顯得捉襟見肘，能力不足。非政府組織的資金來源渠道比較狹窄，主要靠政府的自主和幫扶進行組織規模的擴大和組織結構的完善，而西方發達國家的非政府組織主要依靠民間志愿捐款得到主要的資金，對政府的依賴性很小。根據2008年的調查研究發現，我國非政府組織當年獲得社會捐款和捐助金額為103億元，按照全國十三億人口來計算，平均沒人捐款不足8元，而美國當年人均捐助非政府組織的金額為460美元，巨大的差距說明了我國非政府組織發展的先天不足。我國非政府組織資金來源過度依賴于政府，這使得非政府組織發展的獨立性受到很大阻礙。在經濟環境發生波動或者國家面臨經濟危機時，政府對非政府組織的關注和捐款必然會減少，在這種情況下，非政府組織發展受到資金有限的制約，難以開展各項社會管理活動，自身將處于生存危機之下。總體來看，非政府組織參與到社會管理的能力和水平都比較差。
最后，我國非政府組織普遍存在著誠信問題，導致其參與到社會管理的威信比較低。非政府組織參與到社會管理， 利用在政策上的優勢對科技、文化、教育、衛生等社會公益事業投資項目進行管理，在服務社會的過程中獲得相應的回報，以此獲得長久的發展，由此可見，非政府組織的職能決定了其發展中公益性和非營利性特征比較明顯，但是我國的非政府組織大多只在條文中列出非營利性字樣，但是卻對非營利性的含義和界限沒有明確的規定，指望民間組織能夠自覺遵守非營利性要求的可能性比較小，捐款人和非政府組織之間存在著信息不對稱現象，非政府組織可能利用這個“優勢”做出背離組織宗旨和公益性標準，使其不僅不能完成自身的使命，降低了其社會公信力，也無法彌補“政府失靈”與“市場失靈”，加重了資源獲取的難度，組織發展面臨著誠信危機。
二、完善非政府組織參與到社會管理創新的建議和對策
第一，我們要非政府組織在社會管理中的地位。非政府組織在社會管理中之所以吸引力比較低，主要原因在于其在社會管理中地位低下。我們可以在黨代會、人代會和政協會議中分配名額給非政府組織，使其具備政治發言權，非政府組織可以委派精英人物作為候選人參與到人代會、黨代會和政協會議之中來，提高非政府組織參與到社會管理中的能力，另外，在制定重要的法律法規和行業政策時，政府可以咨詢非政府組織的建議和意見，給予其投票權和否決權。在實際工作中，我們可以選拔那些優秀的、又能力的非政府組織人才到事業單位、國有企業之中擔任領導職務，在工資待遇、職位晉升和檔案管理上做好配套相關工作，改變傳統的以法人登記制度判斷非政府組織合法性的膚淺工作態度。在主觀上改變由既有意識形態、社會管理制度路徑依賴所形成的對非政府組織的不信任或一定程度的敵視。
第二，我們要提高非政府組織參與到社會管理中的能力。現階段是我國政府職能轉變的關鍵階段，政府可以將一些社會管理職能轉交給社會組織，使其為社會提供群眾性、服務性、社會性和公益性的社會管理服務，建立完善的政府授權、合同管理和評估兌現機制，使得社會管理機制變為非政府組織協同政府共同管理的新格局。對政府委托社會組織承擔的社會管理和公共服務事項，通過政府采購的方式，向符合條件的社會組織購買。各部門委托或授權非政府組織開展服務性工作，應以政府購買服務的方式，提出年度購買服務事項及要求，財政審定后納入部門年度財政預算。
第三，加強非政府組織的誠信建設是提升非政府組織參與到社會管理之中的有效措施。非政府組織應該不斷完善內部制度建設，以健全的規章制度不斷提升管理效率，不斷完善董事會、監事會的職能，以完善的法人治理機構提升組織的運行效率。另外，非政府組織應該發揮其對本行業的監管作用，以有效節約政府的監管成本，使得本行業的監管水平進入到專業化的階段，對于抑制行業壟斷和不正當競爭有很大的推進作用。非政府組織在維護群眾的利益上應該快速反應，維護好政府的信譽和誠信，減少社會摩擦，促進社會主義社會的穩步、健康發展。
第四，構建非政府組織的參與管理管理的長效機制。參與社會管理的長效機制能否建立，要看非政府組織自身建設是否得到完善，社會公眾的參與度是否較高，只有自身建設得到完善，非政府組織在加大對自身的社會宣傳時才能更加吸引公眾的注意力，才更具有社會公信力。非政府組織自身的內部建設，需要建立健全內部各項制度，建立和完善內部人事招聘管理制度，制度企業和組織的行為章程，定期公開自身業務活動的有關信息，要加強與政府、其他社會組織的相互信賴與合作，強化社會責任。要依托各自的專業優勢和資源優勢，積極開展形式多樣的公益活動，為社會提供優質服務，樹立良好的社會形象，不斷提高社會對自身的信任程度，加大社會對自身的了解。
參考文獻：
[1]鄧寧華.我國非政府組織能力：資源狀況檢視[J].閩江學刊，2011