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法律法規對鄉鎮檔案工作的職責要求
《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及各省市的“檔案條例”，對鄉鎮檔案工作的職責要求都做了相應規定，明確了鄉鎮政府負責管理本機關的檔案和對本鄉鎮所屬單位和組織的檔案工作實行監督和指導，并為基層和群眾提供檔案利用服務。長期以來，按照檔案法律法規要求，鄉鎮的檔案工作一直作為鄉鎮黨政機關的重要工作，落實了分管領導、責任部門和檔案人員。
《中華人民共和國政府信息公開條例》已于2007年年初公布，自2008年5月1日起施行。條例要求各級人民政府“應當建立健全本行政機關的政府信息公開工作制度，并指定機構負責本行政機關政府信息公開的日常工作”。同時要求鄉(鎮)人民政府應當在其職責范圍內確定主動公開的政府信息的具體內容，明確規定了需要重點公開的八個方面的政府信息。
已經于2004年施行的《上海市政府信息公升規定》也規定了檔案部門為政府公開信息受理點，同時要求“有條件的政府機關應當設置公共查閱室或者公共查閱點，配備相應的設施，方便公眾對相關政府信息的檢索、查詢、復制”。
綜上所述，檔案相關法律法規明確的鄉鎮政府檔案工作職責歸納起來有四大任務：管理好本機關檔案；監督指導本鄉鎮所屬單位和其他組織的檔案工作；為基層單位和人民群眾提供檔案利用服務；進行政府信息公開并提供公開信息的公共服務。
鄉鎮檔案監管和服務職能分離的必要性和迫切性
檔案政府監管和檔案公共服務兩種職能的屬性小同。上述鄉鎮檔案工作四大職責任務中，管理和監督指導職責歸類為政府的監管職能；檔案利用服務(應包括檔案實體的接收、整理、保管、開發利用等工作內容)和政府信息公開及提供信息的利川服務屬于公共服務事業性質。以上兩種不同屬性的職能分類，在我國檔案行政管理體制中，縣(區)級以上的機構由于檔案局和檔案館兩個機構的同時設置已經做了明確分工。然而在鄉鎮一級未能從根本上得到解決，成為長期以來鄉鎮檔案事業發展的最大難點。
鄉鎮行政區域的成倍擴大和新農村建沒事業的發展迫切要求拓展鄉鎮檔案的公共服務職能。在農村綜合改革過程中，經過鄉鎮區劃調整，行政區域成倍擴大，使鄉鎮檔案工作的對象和工作范圍成倍增加。以上海市奉賢區為例，從2002年以來進行了兩次大的區劃調整，由原來的22個鄉鎮最后撤并為7個鎮，管轄范圍和對象是原來的3倍。如區政府所在地的南橋鎮，轄區內需要對檔案工作直接進行監管指導的行政村、居委會、直屬企事業單位就達70多家。同時新農村建設事業的發展使檔案服務的工作內容不斷增加。政府在建設親民政府，打造法制政府、責任政府、服務政府中為民做實事做好事，形成大量的涉民檔案，這些檔案材料與群眾利益密切相關，在保護群眾利益、調解群眾糾紛、提供科技信息支持等方面將會發揮不可替代的重要作用，但努力做好這些涉民檔案的收集、整理和開發利用等服務工作既是政府的責任，又是一件十分繁重而困難的事情。
現行的鄉鎮檔案管理體制檔案公共服務職能的發揮十分薄弱。我國經濟和社會各項事業越發展，對檔案公共服務的需求越廣泛，檔案工作的任務越繁重。當前，阻礙鄉鎮檔案工作健康發展的主要原因是目前的體制、機構和人員狀況與檔案事業的發展要求不相適應，鎮機關明確的檔案人員身兼數職，無法承擔起鄉鎮檔案工作的各項法定職能，檔案公共服務職能的發揮十分薄弱。在鄉鎮機構改革中，機關編制的壓縮更嚴重影響了檔案公共服務職能的發揮并制約了鄉鎮檔案事業的發展。
新出臺的鄉鎮機構編制設置方案不同程度地存在著鄉鎮檔案公共服務職能的缺失。不管是現行的鄉鎮檔案行政管理體制還是部分地區新出臺的鄉鎮機構編制設置方案，都不同程度地存在著鄉鎮檔案公共服務職能的缺失。比如在新批準的上海市奉賢區各鎮機關職能配置、內設機構和人員編制方案中，鎮黨政辦公室的主要工作職能有關檔案工作方面明確了“檔案管理和檢查、指導本鎮各類單位的檔案工作”兩大職能，這樣的原則規定從積極的意義上看體現了政府機關的職能轉變。然而，屬于公共服務事業性質的“檔案利用服務、政府信息公開和提供服務”等公共服務職能在機關和同時出臺的鄉鎮事業單位機構設置方案中，都沒有作出明確規定，這就會造成在鄉鎮這一層面上檔案公共服務職能的缺失。
強化鄉鎮檔案政府監管和拓展公共服務職能的對策
提高對鄉鎮檔案工作監管和服務職能分離重要性的認識。鄉鎮檔案監管和服務職能分離對拓展和落實鄉鎮檔案公共服務職能具有十分重要的意義。首先，鄉鎮檔案監管和服務職能分離是鄉鎮機構改革的基本方向。建設小政府大社會管理體制的要求勢必讓那些政府機關無力承擔的公共事務性工作從政府機關中分離出去，確保政府部門把有限的人員編制，集中精力加強依法行政，強化政府監管，推進各項事業的全面發展。其次，鄉鎮檔案監管和服務職能分離是發展檔案服務事業、推進新農村建設和維護群眾利益的重要保證。只有建立專門的檔案公共服務事業機構，才能有效地保障各項社會事業發展和群眾利益對檔案公共服務的各項需求。
推廣試行地區的成功經驗和做法。據了解，山東省膠州市營海鎮改革鄉鎮檔案管理模式取得新成果。該鎮建立的檔案信息中心于2006年5月投入使用，為正股級事業單位，編制4人，其職能集檔案收集與整理、檔案信息查閱、現行已公開文件利用、鎮政務信息公開、鎮情村情教育、檔案業務監督指導等多種功能為一體。150平方米的庫房集中保管鎮黨委、政府和27個鎮直部門的檔案。400平方米的展覽大廳，圍繞中心工作定期舉辦各種形式的展覽，進行愛國主義教育。湖南省雙峰縣在1989年作為全省農村機構改革試點縣，由原來的64個區、鄉、鎮合并成16個鄉鎮。他們抓住機遇，經縣委、縣政府聯合發文，由縣編委認可全部建立了鄉鎮檔案館，為股級單位，管理人員列入公務員或事業編制，檔案館的工作經費列入了鄉級財政預算。
以上兩種做法共同的特點是為鄉鎮檔案工作建立了專門機構，配備了人員編制，拓展了服務功能，實現了鄉鎮檔案政府監管和公共服務職能的分離。其中山東營海鎮的經驗更具有時展特點，對沿海經濟較發達地區在鄉鎮機構改革中更具有參考價值和推廣意義。
一、將現代化檔案資源體系建設作為檔案館的基礎工作
為將現有的檔案“資源”逐步轉變成發展“資本”，從而進入檔案“資訊”時代，檔案局在過去的一年里，進行了孜孜探索，并創新性地提出“內生驅動、創新轉型”的發展戰略，以及推進檔案質量標準、技術服務、資源管理、資訊平臺等體系建設，為現代化檔案資源體系建設總體構架的提出，進行了充分的研究和論證：一是加大特色檔案的收集力度。實行主動收集、創造收集，創新載體，建立網絡，多渠道、全方位地收集、征集具有地方文化特色的檔案資料，構建系統完善的文化資源中心。二是開展檔案資源集約化管理試點。選定一個城市區作試點，對區內機關、企事業單位所有門類、載體的檔案資源實行集中統一管理，探索紙質檔案移交、寄存、電子文件即時歸檔的集約化管理服務模式。三是自主開發檔案管理軟件，逐步構建檔案資訊平臺。在全縣推廣規范檔案管理軟件的安裝使用，2012年建成10家縣直機關數字檔案室，強化檔案網站的資訊服務功能，實現數字檔案信息的安全存儲、永久保存及檔案信息資源網上利用和社會共享服務。
二、檔案信息的合理利用
1.打破舊觀眾，樹立新理念
各級綜合檔案館，要徹底打破守舊思想觀念，轉變檔案工作中重機關團體利用、輕個人利用，重為機關團體服務，輕為群眾服務的傳統觀念和認識，樹立人民群眾是歷史創造者的唯物史觀、樹立以國家綜合檔案館為主體、樹立人民群眾是檔案所有者三種新的理念。
2.探索檔案管理體制創新之路
檔案行政管理部門要走出一條制度創新之路，進一步強化國家綜合檔案館和檔案行政管理部門的職能以及兩者的良性互動機制，及時修訂與現實需要不適應的法規、技術標準。同時，在全社會開展與新時期檔案管理與利用相適應的檔案普法宣傳教育工作，以創造一個有利于新時期檔案管理與利用的社會環境。探索檔案管理體制創新之路，從體制上調整部門綜合檔案室、專門檔案館與同級綜合檔案館的關系，將其他檔案室作為為綜合檔案館的分室。這樣的體制創新不僅有助于制止綜合檔案館功能弱化的勢頭，增強綜合檔案館核心地位，而且對于提高綜合檔案館在我國檔案事業中的主體地位來說也是必需的。如有些地區將城建、土地、房產檔案并入綜合檔案館，就是為順應新形勢下對檔案工作要求而作出的大膽嘗試。
3.建立覆蓋人民群眾的檔案資源利用服務體系
建立方便人民群眾的檔案利用服務體系，檔案資源建設是主體。對檔案資源進行整合就是要突破其來源（各種所有制、級別的機構法人或自然人而形成）的限制，充分集聚各種檔案資源的特殊優勢，最終實現區域范圍內檔案資源的高度系統性要求，在見證歷史、傳承文化和維系國家的長治久安方面會具有廣泛而長久利用價值，成為對區域可持續發展所必需的信息資源，成為公共信息資源的重要組成部分。綜合檔案館作為縣委和政府直屬的文化事業機構，亟須在國家檔案資源整合方面唱好集聚與輻射這臺重頭戲。要以館藏檔案“全覆蓋”為預期目標，打破檔案資源部門分割的局面，將各類專業檔案和其他領域的民生檔案，按一定方式集中到檔案館統一管理、統一利用，建立以國家檔案資源為主、非國家檔案資源為輔的公共服務資源庫，最大限度地集聚國家檔案信息資源，為綜合檔案館發揮全方位的輻射作用，使檔案館成為真正意義上的檔案集聚中心和檔案信息社會共享平臺。
4.在增強開放、服務上實現創新突破，提高利用服務效率
（1）建立方便快捷的檔案信息開發體系。建立方便人民群眾的檔案利用服務體系，檔案信息化建設是手段。縣級綜合檔案館要以檔案信息化建設為重點，強化檔案信息開放開發功能，大力推進檔案信息化建設，本著“利用優先、分步實施”的原則。一是要進一步完善檔案目錄數據庫、重要檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設，各單位檔案建成檔案目錄中心，有序推進數字檔案館工程，逐步建立起區域內、多層次、分布式、規范化的各類檔案數據庫群，并通過各類信息網絡平臺實現檔案信息資源共享；二是制定一個致力于以社會效益為價值取向的文化發展和文化創新策略，積極推進檔案信息產品的專題開發和加工，深化檔案信息資源的開發和利用；三是提升檔案網站服務功能，建成自己的檔案網站，配合已公開現行文件中心的建設，實現已開放檔案的微機檢索，逐步做到各單位實現電子文件歸檔，各級各類檔案館實現電子檔案的接收保管和利用。
1 我國對投資項目檔案管理的要求
1.1 依法建立健全的檔案
依據《中華人民共和國檔案法》和《國家重大建設項目文件歸檔要求與整理規范》要求，每項投資項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工階段的全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件建立全面、系統的檔案。檔案管理人員要依法對檔案進行管理，嚴格履行自身的職責，如果發生違規事件，需要按照相關規定進行處罰。
1.2 重視檔案管理工作
由于投資項目屬于公共品的投資，是百年大計，關系到國計民生的大事，需要通過檔案的方式記錄整個項目實施的過程，檔案管理人員需參與項目的管理工作，如果領導、項目參與人員及檔案管理人員不重視檔案管理工作，勢必會造成檔案記錄方面和整理方面的失誤，這對于整個投資項目來說都會造成很大的影響，甚至會造成項目無法實施下去，無法實現項目的可追索性，因此，重視檔案管理工作是非常必要的。
2投資項目檔案工作的特點
2.1 收集過程復雜
由于投資項目一般工程量都較大，涉及到的內容非常多，實施時間非常長，而在檔案管理過程中，收集檔案的過程比較復雜，收集檔案的時間長且分散[1]。另外，在進行檔案收集的過程中，由于收集人員常發生變動，也增加了收集過程的復雜性。
2.2 參與部門多
在進行投資項目檔案管理的過程中，還具有參與部門多的特點，其主要是每一個投資項目在實施的過程中，會有很多的參建單位，并且每個參建單位都會有很多的部門，檔案收集工作非常的繁重，在收集檔案的過程中，需要與每一個部門進行良好的溝通與協調，才能保質、保量及時的收集整理好完善的檔案資料。
2.3 整理難度大
整理難度大主要是由于投資項目規模較大，專業性強，材料較多導致的。在將收集回來的資料進行分析篩選的過程中，需要將有用的資料留下，沒用的資料篩除，工作量是非常大的，并且整理的難度隨著資料的增多也會增加[2]。因此，需要結合投資項目檔案工作的特點采取針對性的管理措施，才能夠達到預期的目的。
3投資項目檔案管理的措施
3.1 建立健全的檔案管理制度
健全的檔案管理制度是投資項目檔案管理順利進行的有效保障，因此，建立全面、系統的檔案管理制度是重中之重，檔案管理人員只有嚴格的依照檔案管理制度進行檔案管理，才能夠保證檔案管理的科學性和全面性。在建立健全的檔案管理制度方面，主要需要做如下幾個方面的工作。一、實行領導責任制和工作崗位責任制，職責明確，相互協調，充分發揮各級各部門的工作職能。二、制定檔案歸檔范圍和整理標準。有了范圍和標準，就可以為管理人員指明工作方向，減少失誤，提高檔案管理的質量。
3.2 項目檔案工作與項目建設工作同步進行
從投資項目實施的那一刻起，就應該開始項目檔案管理工作。項目建設單位需將項目檔案管理工作納入項目建設管理程序，建立項目檔案管理制度。而很多的管理人員在投資項目實施很長一段時間之后才進行檔案的收集整理工作，導致檔案管理質量方面出現了很大的問題，影響到檔案資料的真實性，對此，應該確保檔案管理工作與項目建設的同步進行[3]。通過對投資項目從立項到竣工驗收全過程的跟蹤整理資料，才能夠保證檔案資料的全面性、真實性，進而使投資項目的檔案具有更高的保存和使用價值。
3.3 建立檔案管理網絡體系
由于投資項目檔案資料的收集、整理、歸檔工作不是一個人或幾個人能完成，它是需要各相關部門協調配合才能完成的，因此，要建立檔案管理網絡體系，與各個建設單位良好溝通，對各個檔案工作人員進行明確的分工、提出工作要求，如檔案資料的收集、檔案資料的篩選、檔案資料的整理以及最終的歸檔要求，這些工作都需要由檔案工作人員通過密切的合作才能完成[4]。
3.4 開展檔案的專項驗收工作
國防科工委、國家檔案局《國防科技工業固定資產投資項目檔案驗收辦法》規定“項目檔案驗收是項目驗收的必備條件之一。未經項目檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。”檔案的專項驗收工作主要是在投資項目竣工階段進行的，通過對檔案進行專項驗收，能夠及時的發現檔案中存在著哪些不符合實際情況的問題，并且通過及時的糾正，能夠確保檔案的真實性、完整性，進一步提高檔案管理的質量[5]。在進行檔案專項驗收的過程中，應該派專門的管理人員組成團隊與建設單位共同進行驗收，這樣才能夠保證檔案專項驗收落到實處，并且發揮檔案專項驗收的作用，促進檔案管理工作的順利開展。
以本隊的軍工鈾礦地質勘探設施“十一五”退役治理項目為例，該項目2007年3月申請立項，2008年7月開始施工，2010年6月竣工，2012年已完成環保、職業衛生、財務審計、檔案等專項驗收，2013年進行現場核查驗收后再進行了竣工驗收。大隊在實施該項目時，成立了項目檔案工作領導小組，制定了專項檔案管理制度，建立了一個完整的檔案管理網絡體系。各參建單位配備了檔案資料管理人員，統一管理項目各階段的文件資料，并接受檔案部門的檢查指導，確保資料完整、準確、系統、安全。具體操作為：大隊安防環保部門負責項目立項、調研等前期資料以及項目管理文件、項目竣工驗收文件和照片檔案的收集，并分類歸檔；大隊財務資產部負責項目財務管理文件的收集、歸檔；施工單位負責項目施工階段資料的收集、歸檔；監理單位負責項目監理文件的歸集和整理；項目竣工驗收后，由大隊安防環保部門歸集，統一移交大隊檔案室。
根據青島市司法局《關于在全市司法行政系統建立“執法（執業）檔案”的實施意見》，結合工作實際，經研究決定，現就區局建立執法（執業）檔案工作，制定如下實施意見：
一、目的意義
執法（執業）檔案是將執法（執業）主體的執法（執業）行為以檔案的形式記錄下來，對執法（執業）的每個環節、整個流程以及執法（執業）行為的優劣進行考核評估、跟蹤管理，全面納入監督視野，形成系統科學的監督體系。建立“執法（執業）檔案”是加強司法行政系統執法監督工作的有效載體，是規范執法（執業）行為、促進執法公正、提高執業水平的重要措施，是加強司法行政隊伍建設的長效機制，有利于進一步促進執法（執業）法律效果和社會效果有機統一。
二、范圍和內容
根據我區司法行政工作實際，分別建立履行法定職能檔案(有關科室)和執業檔案（律師、公證、基層法律服務）。具體范圍和內容如下：
范圍：
㈠單位執法（執業）檔案的范圍包括：局機關具有履行法定職能的科室（宣教科、基層科、安置幫教科、法律服務科）、司法所、法律援助中心、律師事務所、公證處和法律服務所。一個單位一本檔案。
㈡個人“執法檔案”、“執業檔案”的范圍包括：局機關、司法所、法律援助中心具有履行法定職能的部門負責人和工作人員，律師、公證員和法律服務工作者。個人檔案實行一人一檔。
律師執業檔案按照已建立的誠信檔案繼續使用，并根據需要不斷加以完善。
主要內容：
單位執法（執業）檔案：
（一）基本情況：
1、執法（執業）職責范圍；
2、執法（執業）具體崗位；
3、領導成員及其分工；
4、執法（執業）人員數量及構成。
（二）執法（執業）情況
5、履行職責情況；
6、履行職責效果，包括檢查情況，明察暗訪情況，投訴控告、涉案及查處情況，執法守紀情況；
7、執法（執業）工作總結；
8、執法（執業）工作創新及其他執法活動。
（三）專項工作情況
9、圍繞區委、區政府、市局中心任務開展的專項工作情況；
10、階段性重要工作情況；
11、督導、督辦案件、影響社會穩定重大問題處理情況；
12、專項治理工作情況。
（四）考核情況
13、日常、專項、年度考核及其他考核情況；
14、年度考核結論。
（五）獎懲情況
15、獎勵情況；
16、執法過錯認定，執法過錯責任追究，違法違紀查處，國家賠償追償等。
個人執法（執業）檔案：
（一）基本情況
1、個人簡歷及家庭情況；
2、學歷；
3、執法（執業）資格及崗位；
4、參加業務培訓情況。
（二）執法（執業）情況
5、執法（執業）數量；
6、履行職責效果，包括案卷評查、執法（執業）檢查、明察暗訪、投訴控告及涉案、執法遵紀情況；
7、執法（執業）工作總結；
8、執法（執業）工作創新及其他執法活動。
（三）專項工作情況
9、圍繞區委、區政府、市局中心任務開展的專項工作情況；
10、階段性重要工作情況；
11、督辦案件、影響社會穩定重大問題處理情況；
12、專項治理工作情況。
（四）考核情況
13、日常、專項、年度考核及其他考核情況；
14、年度考核結論；
（五）獎懲情況
15、獎勵情況；
16、執法過錯認定，執法過錯責任追究，違法違紀查處，國家賠償追償等；
17、依據執法（執業）檔案考核結果及單位認定結論做出的評優、記功、獎勵、晉職晉級、提拔重用及懲處等。
以上各項，在內容不減少的前提下，可根據實際情況增加、變通或合并。
三、方式方法
建立執法（執業）檔案，按照“統一組織、分級實施、分類建檔、跟蹤考核、動態管理”的方法進行。
㈠本局具有履行法定職能的部門，負責本部門單位及個人檔案的建立和管理工作，部門負責人為第一責任人。
㈡本局負責各科（處、所、中心）執法（執業）檔案的組織建立和管理工作，區局各有關科室建立執法（執業）檔案工作主動請求市局各對口部門指導和監督。
㈢各司法所負責本所和負責人、工作人員的執法（執業）檔案的組織建立和管理工作，基層科負責指導、監督。
㈣區屬各律師事務所負責本所執業檔案和所屬律師個人執業檔案的建立和管理工作。法律服務科負責指導、監督。
㈤公證處負責本單位執業檔案和所屬公證員個人執業檔案的建立和管理工作。法律服務科負責指導、監督。
㈥法律援助中心負責本中心及工作人員執法檔案的建立和管理工作。
㈦區屬各基層法律服務所負責本所執業檔案和所屬法律服務工作者個人執業檔案的建立和管理工作。基層科負責指導、監督。
㈧政工科負責本局局長及副局長個人檔案的建立和管理工作，并報區委政法委備案。
㈨在執法(執業)檔案建設領導小組的領導下，辦公室(執法執業檔案建設領導小組辦公室)具體負責司法行政執法（執業）檔案的組織協調工作。
四、時間要求
5月份全部建立起執法（執業）檔案。從6月1日起按建立執法(執業)檔案所要求的內容及時將相關材料載入檔案。
檔案應及時記錄。記錄的周期不得超過一個月。
五、組織領導和工作要求
（一）建好執法（執業）檔案，是規范我區司法行政系執法（執業）行為、促進公正執法和誠信執業的一項重要工作。經局長辦公會研究決定，成立由局長任組長，分管副局長為副組長，各科室負責人為成員的執法（執業）檔案建設領導小組，辦公室設在局辦公室。
關鍵詞：高職院校；照片檔案；加強管理；對策
中圖分類號：G278.6 文獻標志碼：A 文章編號：1000-8772（201 3）09-0235-02
高職院校照片檔案以獨特的影像形式記錄著學校從事教育教學、科技研究、管理服務及其他社會實踐活動過程。它是高職院校在各個歷史時期、重大歷史變革中的某一事件、某項成果或重大活動的歷史記錄。它同文字檔案一樣是高職院校檔案資料的重要組成部分。本文以四川職業技術學院（以下簡稱“四川職院”）為例，分析研究西部高職院校照片檔案管理現狀及問題，思考和探索加強西部高職院校照片檔案管理對策措施，對于切實抓好西部高職院校檔案管理具有重要的促進作用。
一、高職院校照片檔案管理的現狀與問題
（一）高職院校發展期雖短，但照片資料相當豐富
就拿四川職院來說，它同我國大多數高職院校一樣，是在1999年全同教育工作會議后，根據中央關于“大力發展高等職業教育”的工作要求，由原川北教育學院（成人高校）和相鄰的國家級重點普通中專原四川省農業機械化學校（后又稱四川省機電工程學校），于2002年聯合組建起來的。在這短短的十余年發展歷程中，卻經歷了組建新校、新老校區變遷、教學水平評估、辦學規模大發展、高職示范建設等重大的歷史事件，留下了許許多多十分珍貴的照片資料。這些照片資料不僅有通過膠片記錄形成的紙質照片，還有數量較大的數碼新技術形成的電子照片。其內容主要有以下類型：（1）記錄上級領導來校視察、參觀、督查、調研；國內外知名學者、專家或兄弟學校領導來校講學、交流訪問的照片。（2）記錄學校重大事件、會議、活動，如建校典禮、新校區工程奠基、校慶、黨代會、教代會、團（學）代會、學術年會、軍訓表演、運動會、畢業典禮、重大文化活動的照片。（3）記錄學校教學活動、科研成果，如教學評估、教學督導、觀摩交流、國際交流合作、外教課堂、實驗室、基地建設、教學創新成果、學生社會實踐活動等照片。（4）記錄學校不同時期校園文化建設，如校園規劃圖、典型建筑、校友捐建工程、文化藝術工程等。（5）記錄學校業績、德育成就的照片，如全國性、全省性、行業類評估評優、示范建設、科技創新及社會服務成果、專業技能大賽、創業大賽、教學競技、文體比武、歌手大賽、勞動模范、先進獎勵等。（6）其他具有保存和利用價值的照片資料，如歷任校級領導集體照、歷屆畢業生合影照片、老校區舊貌、新校區全貌等。
（二）西部高職院校照片檔案意識淡薄，管理混亂
目前，相當部分西部高職院校檔案主管領導、檔案管理機構負責人及管理人員，還有不少干部和教職工，由于對國家檔案管理及照片檔案管理規范等法律法規的學習不夠深入，加之傳統檔案意識的影響，片面認為學校檔案主要是指有保存和使用價值的紙質資料，而照片檔案僅僅是紙質檔案的附屬，是紙質檔案的旁證和補充，存不存檔無關緊要。因而，在學校檔案管理工作中，只注重紙質檔案的管理，忽視照片檔案管理。有的部門負責人及工作人員，為方便自己使用照片資料，不愿意及時將具有保存和使用價值的照片統一收集歸檔。如四川職院的照片資料，從建校至今仍分別留存在學校黨委宣傳部、黨辦、校辦（外事辦）、基建處、招生就業處、科研處、教務處及相關教學系部或拍攝職工手中，未曾統一收集、鑒定、立卷、歸檔。
（三）西部高職院校照片檔案資料毀損、遺失嚴重
從四川職院分散存放在相關部門及教職工手中的照片檔案資料現狀上看，目前存在兩個問題：一是照片資料毀損嚴重，有的已失去保存和使用價值。由于相關部門的照片檔案沒有專人管理，常常存放在辦公室的紙盒里或辦公桌的抽屜中，天長日久有的發黃變色，有的或相互粘連成塊，無法使用。二是照片資料遺失較多，有的已造成無法彌補的損失。在有的部門負責人及工作員職位升遷、工作調動或退休等原因，進行辦公室搬遷時，由于時間緊，來不及仔細清理鑒別照片資料，從而會將部分紙質照片和膠片隨舊書廢紙賣出去，有意無意地造成照片檔案丟失；有的數碼照片，也因更換、維護電腦，或轉移數據時不慎而造成損壞和遺失。還有因借用照片登記歸還制度不健全。用后沒及時歸還而丟失。由此可見，加強照片檔案管理已成為西部高職院校檔案管理中一項必須重視的工作。
二、加強西部高職院校照片檔案管理的必要性
首先，改善西部高職院校照片檔案管理混亂狀況，解決照片檔案資料毀損遺失問題，迫切需要加強管理。隨著現代電子信息技術的廣泛普及與應用，利用電子攝影技術記錄和反映高校改革發展的重大事件、重要活動和重大成果的照片資料，將會越來越多。若西部高職院校照片檔案長期得不到重視、管理混亂狀況得不到改善，定將加劇照片檔案資料存在的毀損丟失的嚴重問題，導致高校檔案事業的不平衡發展，影響西部高職院校檔案工作的全面達標升級。因此，西部高校檔案工作的上級主管部門，高職院校主管領導及檔案管理機構負責人，應高度重視學校照片檔案管理，將照片檔案作為學校檔案的重要組成部分，將照片檔案工作納入學校檔案事業發展序列統一管理目標，統一檢查督查、統一驗收考核，力爭使照片檔案管理混亂和照片毀損丟失狀況盡快改善。
其次，發揮西部高職院校照片檔案的功能作用，也必須加強管理。學校照片是以真人、真事、真景、真物為依據，及時記錄和反映教學科研、管理服務、師生活動的圖像文件，記錄了大量反映學校歷史發展變化的真實場景，具有令人信服的歷史憑證和查考作用。從某種意義上來說，用文字記錄形成的檔案不如照片檔案那樣給人以直觀的感覺。有些事件如果通過文字記述有時很難講清楚，但是如果通過一組照片和簡短的文字說明，就會達到內容明確、形象鮮明、印象深刻的效果。照片檔案不僅具有獨特的歷史記憶和情景再現功能，而且其價值作用也相當廣泛。它既可作為查考、研究、處理問題的依據，也可作為宣傳教育的重要工具。它既是反映高職院校改革發展的重要載體，也是校同文化得以傳承的重要渠道。要發揮好照片檔案的功能作用，客觀需要西部高職院校加強照片檔案的管理，切實做到照片檔案收集及時、完整，保管完好無損，否則將使照片檔案失去應有的價值作用。
三、加強西部高職院校照片檔案管理對策的思考
（一）開展檔案法規學習宣傳，強化照片檔案意識
針對西部高職院校照片檔案管理意識淡薄，不重視照片檔案管理的現狀，應在當前集中一段時間，組織教職員工，尤其是學校檔案工作主管領導及其相關管理人員，廣泛開展以《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《高等學校檔案管理辦法》（教育部第27號令），以及《照片檔案管理規范》（國標GB/T 11821-2002）等為主要內容的檔案法規學習宣傳活動。讓教職員工明確學校檔案不僅包括有保存價值的文字檔案，同時還包括有保存價值的照片檔案，照片檔案與文字檔案同等重要。樹立正確的檔案管理意識和法律觀念，自覺按照國家檔案法律法規要求，共同推進學校照片檔案的規范管理。
（二）理順照片檔案管理機制，建立健全管理制度
針對西部高職院校照片檔案“誰有誰存，誰用誰管”的管理混亂狀況，應根據《高等學校檔案管理辦法》及相關檔案法律法規的要求，理順管理機制，將有保存價值的照片檔案歸口到學校檔案管理機構統一管理。同時建立健全《學校照片檔案隊伍建設制度》《學校照片檔案收集歸檔制度》《學校照片檔案借用歸還制度》以及學校照片檔案工作的專項檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收照片檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，使西部高職院校照片檔案管理混亂狀況，力爭在近幾年內有明顯改善。
（三）設立專項經費，保障照片檔案管理條件優良
由于傳統照片檔案是以相紙、膠片等材料為載體；當今的數碼照片是以數字形式存儲于磁盤、光盤中，依賴計算機系統閱讀處理。因而，對其保存管理的條件要求較高。學校應設立聲像、電子檔案管理專項經費，用于建立聲像、電子檔案等特殊載體檔案的專用庫房，配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設施，確保學校照片檔案不變形變脆、不粘連破損、不褪色變質、無霉斑、無損壞。
（四）加強檔案隊伍建設，提高專業管理水平
抓好西部高職院校照片檔案管理工作，關鍵是隊伍建設。首先，應在學校檔案管理機構設置照片檔案管理崗位負責管理照片檔案；在學校黨辦、宣傳部、招生就業處、教務處、學工部（團委）、外事辦、工會等重要部門設立照片檔案兼職管理員，通過《學校照片檔案隊伍建設制度》明確崗位職責，及時做好照片檔案收集歸檔工作。其次，要抓好專業技術培訓。由于照片檔案管理有特定的技術要求和管理規范，西部高職院校檔案工作的上級管理機關或高校檔案行業學會，應通過組織舉辦短期培訓班或委托有條件的高校舉辦網絡教育，開展“聲像、電子檔案管理技術培訓”，提升管理人員的專業技術能力，較好地適應西部高職院校照片檔案管理工作的實際需要。
（五）采取專項突擊措施，抓好老照片“搶救”工作
針對部分西部高職院校分散存放在各部門及相關人員手中的照片檔案資料，還會因管理不善繼續發生損壞和丟失的情況，有關學校應立即動手，制定專項措施或專門操作規程，抽調人員，集中一個時間，對現有的照片檔案資料進行統一收集、鑒定整理、立卷歸檔，避免照片檔案資料損失繼續擴大。參考文獻：
[1]王夢曉，高校照片檔案在校園文化建設中的作用[J]辦公室業務，2012，（24）
一、主要任務完成情況
（一）檔案法治建設
1、加強檔案法規制度建設。貫徹實施檔案工作政策法規和行業標準，及時轉發并嚴格執行上級業務規范文件，制定下發了《縣檔案局“七五”法治宣傳教育規劃（2016—2020年）》《縣檔案局關于加強領導干部公務活動檔案管理工作的通知》《縣檔案局關于加強縣民貿公司檔案規范管理的函》《縣檔案局關于做好抗震救災工作文件材料收集歸檔工作的通知》《縣檔案局關于認真做好縣“8.8”地震抗震救災檔案資料收集整理工作的通知》《縣檔案局關于精準扶貧檔案片區指導工作方案的通知》等文件，進一步規范完善依法行政相關制度。
2、提升依法行政能力。嚴格按照縣委縣政府部署，明確規范性文件全面清理具體工作的范圍、標準、節點，全力做好文件的查閱、利用、服務，確保縣政府文件全面清理工作到位。認真做好規范性文件清理備案、審查工作，及時清理上報行政審批和行政處罰事項等部門權力清單責任事項，落實責任清單，按時填報行政權力運行情況。及時清理公示本單位機構概況、領導職責、財務信息、法律法規、工作動態、便民信息等政府信息，將檔案工作全面置于群眾監督之下。健全執法人員學習教育制度，每年定時進行執法人員審核、培訓，要求執法人員做到自己的執法符合國家法律法規，證據確鑿，無越權處罰、變通處罰等問題。
3、深化檔案法制宣傳。認真貫徹實施省、州《檔案法制宣傳教育第七個五年規劃》，結合“七五”普法，堅持會前學法，制定年度學習計劃，落實學習任務和內容，每年集中學習憲法、檔案法規法紀及規范性文件等不少于12次。按照“誰執法、誰普法”工作要求，積極開展依法治縣及法治示范單位創建活動，結合駐村幫扶、檔案業務指導、培訓等工作，采取多種形式開展檔案法制宣傳活動。結合每年檔案法制宣傳主題，安排部署“6.9”國際檔案日宣傳活動，征訂宣傳資料，制定下發了宣傳活動方案，征文活動通知，發放檔案法規宣傳資料1000余份。結合主題黨日活動，組織召開檔案法規知識專題學習討論活動，利用門戶網政府信息公開平臺、微信、短信等持續發送檔案法規知識。進一步健全完善單位“法律圖書角”，及時更新《憲法》《中華人民共和國安全法》《中華人民共和國檔案法》等涉及法律法規、檔案業務、民族政策、惠民知識的書籍、報紙、雜志期刊，為干部職工日常“充電”提供了學法陣地，進一步增強了干部職工知法守法意識。
4、強化檔案執法檢查。結合重點工作任務，每年開展檔案執法檢查，組織檢查組對全縣機關、鄉鎮開展檔案執法檢。檢查內容包括年度檔案工作目標管理責任、檔案室規范化管理、精準扶貧檔案管理和災后恢復重建檔案工作情況等。檢查中對存在檔案管理方面問題的單位發出《檔案行政執法檢查限期整改通知書》，提出整改意見和整改要求，限期進行整改，有效地增強了全縣的檔案管理意識。目前我縣無檔案違法違紀案件發生。
（二）檔案資源建設
1、加強檔案資源的接收和征集。立足現有的館藏資源,不斷加強民生檔案、特色檔案、重大活動檔案和到期檔案資料的接收與征集。十三五期間接收進館民宗局、財政局、計生局、農水局、永和鄉、法院、紀委等20多個單位、鄉鎮文書檔案7832（卷、盒）、會計檔案1528盒、項目檔案1135盒、訴訟檔案2367盒、榮譽、照片、實物、光盤等4000余（張、件），整理接收抗震救災檔案500余盒，整理進館資料566冊。并嚴格按照紙質檔案和數字化副本“雙套制”要求進行檔案接收。截止2019年12月，縣檔案館館藏檔案106個全宗69730（卷、盒）、資料6236冊。
2、規范機關檔案形成和管理。一是強化日常業務指導監督檢查工作。每年深入機關單位和鄉鎮指導督查150余人次。及時轉發《省檔案工作規范化管理辦法》，制定下發年度檔案工作要點、《縣檔案局關于加強汛期檔案安全工作的通知》《縣檔案局關于開展檔案執法檢查的通知》等文件，進一步完善檔案工作機制。二是加強機關檔案室規范管理。結合精準扶貧、抗震救災、災后恢復重建項目檔案專項指導督查加強對機關檔案室規范化管理工作檢查考核，提升檔案館和機關企事業單位檔案管理水平。重點對縣人社局、縣規劃局、縣水務局、縣衛生局、縣防震減災局等涉民單位進行業務指導督查，幫助修訂完善《文件材料收集范圍及檔案保管期限表》《機關檔案分類方案》等檔案工作制度，以及文書檔案、科技檔案、會計檔案等的規范整理。三是全力抓好機改和鄉鎮行政區劃調整改革檔案處置工作。為切實做好機關和鄉鎮行政區劃調整改革中的檔案處置工作，維護檔案完整與安全。檔案館積極作為、靠前工作，主動與縣委辦、縣財政局、縣民政局等部門加強溝通，將機改和鄉鎮行政區劃調整改革檔案處置工作列入全縣區劃調整改革議事日程，同研究、同部署。草擬了《機構改革中加強檔案工作的實施方案》《關于在鄉鎮行政區劃調整改革中加強檔案工作的通知》等文件，明確了改革中各鄉鎮、單位檔案的歸屬和流向，處置的范圍和內容，強調了檔案的鑒定收集歸檔程序和移交要求，定期開展檔案業務制度檢查，做到檔案應收盡收、應歸盡歸，有力推進改革進程中檔案安全及規范管理。
3、規范企業事業單位檔案管理。深入貫徹《關于進一步加強國有企業檔案工作的意見》，下發《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》《會計檔案管理辦法》《金融企業業務檔案管理規定》等文件，進一步加強國有企業檔案工作，完善以資產為紐帶的企業檔案集中統一管理體制，為國有企業改革與發展服務。開展企業文件材料歸檔范圍和保管期限表的審核，對縣自來水廠、大九旅集團、南坪林業局、黃埔電力公司、羅依鄉產業園區和高原食品公司等單位進行定期指導督查，并協調組織開展了1期縣觀光公司檔案業務培訓。
4、強化重點項目檔案的監督管理。貫徹實施國家檔案局制定的《建設項目檔案監督指導工作指南》，深化“項目檔案工作提升行動”，加強項目主管部門聯系協助機制，推進重大項目檔案指導、檢查、驗收工作。針對“8.8”地震，及時制發相關規定、通知，提出工作要求，在抗震救災和災后重建中，做到提前介入，及時協調落實專項檔案業務培訓、檢查，指導項目檔案整理、移交等工作，進一步促進項目檔案規范管理。組織對縣內188個重大項目檔案進行了登記，完成了“九寨印象”、水岸豪庭、白水龍水電站移民、魯能生態旅游、新區市政公共設施提升工程、醫藥公司商住樓、鄉村道路等57個工程項目的檔案初驗，組織開展了1期專項驗收。
5.加強農村檔案工作。一是落實《村級檔案管理辦法》。積極開展社會主義新農村建設示范鄉創建以及鄉鎮、村檔案法規、政策的宣講，積極協調、指導、督查鄉、村兩級檔案工作的規范化管理。推進“村檔鄉管村用”工作，探索解決鄉鎮、村檔案管理工作面臨的問題，鞏固村級檔案建設成果。結合“雙報到”積極開展社區檔案規范化管理工作。充分利用黨員志愿服務活動載體為社區提供檔案法律法規咨詢和業務指導、技術等工作支持，規范社區檔案管理。二是做好農村土地確權登記頒證檔案管理工作。開展蹲點調研，完成《縣農村土地承包經營確權登記頒證檔案管理工作調研報告》，對檔案部門接收農村土地確權登記頒證檔案進館提出明確要求，安排業務骨干指導完善農村土地承包經營確權登記頒證檔案整理歸檔、檢查、驗收工作，要求歸檔材料真實、完整、可靠，整理規范，檢索體系齊備。三是部署開展精準扶貧檔案工作。結合“駐村幫扶”和“兩聯一進”開展檔案工作調研，完成了《縣精準扶貧檔案工作調研報告》。轉發了《州精準扶貧檔案管理實施方案》，與縣扶貧移民局聯合轉發《關于進一步加強精準扶貧檔案工作的意見》文件，對全縣鄉鎮精準扶貧檔案檢查指導工作全覆蓋，指導建立縣、鄉、村、戶減貧檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，在安樂、勿角試點鄉鎮開展了重點督導檢查。舉辦了縣精準扶貧檔案工作培訓會，對全縣48個貧困村第一書記，鄉（鎮）檔案專干，22個扶貧專項部門分管領導進行了精準扶貧檔案專題培訓。
6、檔案規范化管理情況。圍繞重點工作積極開展機關、企事業單位規范化管理工作，2019年完成縣法院檔案規范管理晉升“省一級”標準驗收認定。縣檔案館2012年12月通過“國家二級”綜合檔案館標準驗收。2014年12月縣創建社會主義新農村建設檔案工作省級示范縣通過驗收。目前，縣機關檔案室工作規范化管理達省級標準83個，村級建檔120個村，社區建檔4個。
（三）檔案利用服務建設
1、推進檔案開放工作。制定開放實施細則，對應開放的檔案進行認真的鑒定工作，開放了應開放的檔案，備有開放檔案目錄，供利用者自行檢索，對利用頻繁的重要、珍貴的檔案提供了部分復制卷或者副本，堅持利用登記和利用效果，并編制檔案利用效果匯編，取得利用實效。
2、強化檔案開發利用工作。提高社會公眾服務水平，積極構建方便人民群眾的檔案利用體系，檔案館開館時間與國家法定工作日數及工作時間相同，并長期堅持采用法定節假日和延時服務方式，積極開展檔案、資料的開放提供利用工作，利用形式多樣，包括接待來訪、咨詢、來電、來函代查等利用工作，做到熱情服務、優質服務，不斷提高利用群眾的滿意度。堅持檔案便民、惠民理念，積極創新民生檔案利用方式，挖掘館藏資源，編制專題目錄，使查閱利用更為方便。認真貫徹《省國家檔案館民生檔案異地查檔跨館服務辦法》，積極協助配合異地查檔業務，認真執行利用檔案零收費規定，積極為各單位、社會各界利用檔案提供優質免費服務，十三五期間為社會各界提供利用檔案2917卷次，972人次，為領導決策、低保救助、工齡認定、婚姻認證、房產交易、落實待遇、解決糾紛等方面提供了有力的原始證據。
3、扎實開展檔案文化建設工作。深入挖掘館藏檔案資源,及時安排部署檔案文化建設工作，完成了《縣領導干部職務任免文件匯編（1990-1995年）》《縣農村土地經營確權工作文件匯編》《縣新城區建設指揮部全宗介紹》《民族宗教事務管理文件匯編》的編制任務。協助州檔案局開展館藏珍貴檔案調研，完成《蘭臺珍檔》一書的素材采集工作。積極提供資料，協助縣志辦編制完成《抗震救災志（2008年）》的編制任務。鼓勵職工積極寫稿，向州局、縣委宣傳部報送工作信息102篇。結合主題活動，每年編寫調研報告、理論文章3篇，為推行政務公開、促進經濟社會發展等方面發揮了積極作用，產生了良好的社會效益。
（四）檔案信息化建設
積極穩妥推進本區域數字檔案館建設工作，開展檔案數字化工作現狀及發展方向調研，完成調研報告《關于縣級檔案館數字化建設的思考》。積極向縣委、縣政府提出數字檔案建設規劃意見，推進檔案信息化工作與本縣信息化工作同步規劃、同步實施、同步發展。向省檔案局、縣財政爭取資金，采購了電腦、復印機、檔案密集柜等用品，為調整優化檔案管理軟硬件環境，搭建數字化檔案館管理平臺創造條件。按照年度計劃，安排部署館內檔案數字化加工任務，完成文件級目錄錄入70000余條。進一步完善機關單位電子檔案移交接收進館工作制度，建立電子檔案接收平臺。積極推廣檔案管理系統，機關檔案室檔案管理軟件使用普及率達90%，鄉鎮普及率100%。為檔案資源共享打下基礎
（五）檔案安全建設
縣檔案館于2008納入災后重建項目，年初施工，2009年底竣工，2010年投入使用。實際使用面積2510平米（其中庫房面積1005平米），新館結構基本合理、配備了一些必要設施設備。“十三五”期間，向縣財政爭取資金48萬余元，增添了檔案密集柜和目錄柜，為檔案業務工作的順利開展提供了基礎保障。嚴格執行檔案安全保密工作的各項規定,全員簽訂安全保密責任書,把檔案安全保密要求貫穿于檔案接收、保管和利用工作的各項環節。深刻吸取國內外重大安全事故教訓，進一步筑牢檔案安全防線，多措并舉，扎實開展檔案安全風險隱患排查治理工作。從檔案實體管理、檔案信息管理、檔案保密、檔案開放與利用等方面對全縣17個鄉鎮、80個部門開展了檔案安全大排查。建立了檔案安全整改排查臺賬，健全完善了檔案安全應急預案，對存在安全隱患的單位，及時進行督促整改。縣綜合檔案館堅持安全消防值班制度、巡查制度、庫房溫濕度監控制度，實行24小時值班制，做到每日安全巡查不少于1次，時刻繃緊檔案安全弦。檔案館歷年無安全事故發生，檔案安全萬無一失。
（六）檔案隊伍建設
1、抓好黨風廉政反腐敗工作。結合會前學紀、會前學法和專項學習教育活動要求，采取集中學習、自學和送學上門等方式，統籌安排落實學習任務。堅持每周至少1次的政治理論和業務集中學習時間，每年組織集中學習不少于24次，學習了系列重要講話精神，黨的精神，省、州、縣各級會議精神，黨紀政紀處分規定，以及黨的各項路線、方針、政策，部門業務知識規范等內容。通過深入、扎實的學習宣傳教育、座談交流、專題討論，專項整改活動，切實解決黨員理想信念問題，使干部職工普遍武裝了頭腦，深化了思想認識，切實轉變了工作作風，提升了素質能力，單位形成積極健康的良好工作氛圍，為實現“兩地一點范、美麗新九寨”提供堅強的組織保障。
2、加強干部人才隊伍建設。根據縣級部門學習教育要求，結合省、州繼續教育培訓計劃，積極安排職工參加縣委、縣政府、組織部、人社局、黨校、法制辦、宣傳部等單位舉辦的培訓和知識競賽。組織職工參加“加強職業道德建設，做人民滿意公務員”網絡培訓。每年抽派檔案館1-2人參加省、州檔案業務培訓，組織機關企事業單位檔案專兼職人員參加省、州檔案業務培訓。組織單位執法人員參加了網絡法治教育學習培訓和縣普法學習考試。結合年度重點工作，組織開展專項檔案業務培訓。舉辦了縣精準扶貧檔案工作培訓2期，災后重建項目檔案業務培訓1期，縣觀光公司檔案業務培訓1期，衛生系統健康扶貧檔案業務培訓1期，縣鄉鎮行政區劃調整改革財政和檔案業務培訓1期。共計培訓鄉鎮、機關企事業單位分管人員和檔案兼職人員500余人次。進一步提高了基層檔案人員的理論水平和業務素質,有力促進了各單位檔案工作的順利開展,為全縣檔案工作的健康持續發展奠定了基礎。
二、工作亮點
縣檔案局、檔案館在州局、館指導下，緊緊圍繞縣委、縣政府的中心工作，以服務民生為重點，以強化監督指導為手段，以提高檔案管理整體水平為目的，全面促進了我縣檔案事業和諧發展。縣檔案局（館），2016年榮獲省檔案工作先進集體。榮獲《省檔案》（2016-2017年度）宣傳工作先進集體。2016-2019年，每年榮獲州檔案工作目標管理先進單位和“三個體系”建設、數字檔案館建設、檔案文化建設、創新項目、編研等多個單項先進榮譽。在工作中主要抓好了以下幾點。
（一）堅持日常業務指導和專項督查相結合。堅持“請進來、走出去”相結合的指導方式，每年深入機關單位指導檔案業務工作不少于150余人次，并在館內安排提供整理室，指導鄉鎮在檔案館進行檔案整理歸檔，檔案指導人員及時進行耐心細致的指導、解答。結合精準扶貧、機改、抗震救災、災后重建等專項工作，及時協調相關單位，組織開展專項檔案業務培訓和檔案督導檢查，每年組織1-2次執法大檢查，及時發現問題、解決問題。
（二）強化為民服務。重點抓好婚姻、社保、醫保、農村土地承包確權登記等民生檔案的規范管理。及時指導涉及民生檔案工作相關部門整理歸檔，完善管理制度。加強接收力度，確保民生檔案收集齊全、整理規范、保管安全。有序開展館內民生檔案文件級目錄錄入和民生檔案查閱利用檢查工具的編制。規范完善查閱利用制度、手續，積極宣傳檔案法規、政策，切實為群眾查閱利用檔案提供高質服務。
（三）抓住重要任務，及時部署，早參與、早謀劃。圍繞縣委、縣政府中心工作，及時找準年度重點目標任務，做到主動出擊，早謀劃、早參與。比如在災后恢復重建、機構改革、精準扶貧等工作任務中。檔案局及時落實縣委、縣政府統一部署，積極與相關單位溝通、草擬相關文件，制發管理措施，落實工作責任，舉辦相關培訓，開展專項制度、檢查，把檔案工作部署落實在前，促進檔案工作有法、有規可依，規范管理。
三、存在的主要問題
在總結成績的同時，我們也要清醒地認識到，檔案部門還面臨不少困難和挑戰，檔案工作與黨和國家的新要求、與人民群眾的新期待、與網絡信息時展的新趨勢相比，還存在一些差距：我縣檔案工作各項任務按規劃得到較好落實,檔案事業取得了長足的發展。同時也存在一些問題：一是檔案館編制少，人員結構老化，檔案專業人員缺乏。二是基層檔案發展不平衡，部分鄉鎮、單位領導干部對檔案管理工作重視不夠，檔案人員變動頻繁，檔案工作穩定性和延續性較差，基層檔案工作規范管理得不到持續性保障。三是檔案信息化建設發展不平衡，數字化檔案館建設工作進展緩慢。
四、對“十四五”規劃編制工作的建議
一、整理后的檔案分類及要求
目前學校的檔案管理主要分為幾大項：教學管理、學生學籍、教師業務、培訓學員。關于培訓科的檔案是以“期”的形式來整理裝訂的，分為安全培訓、安全復訓和班組長培訓，以及一些專項培訓。
1.安全培訓檔案
安全培訓檔案包括：總結、辦班審批表、考核申請表、受理申請、考核發證統計表、成績單、考勤表、課程表、座談會記錄、班主任日志、學員登記表、學歷證明、省份證復印件、實操考試題、實驗報告和體檢表。
2.安全復訓檔案
安全復訓檔案包括：總結、辦班審批表、考核申請表、受理申請、考核發證統計表、成績單、考勤表、課程表、座談會記錄、班主任日志、違章證明、學員登記表、體檢表和身份證復印件。
3.班組長培訓檔案分一人一檔
班組長培訓檔案分一人一檔和一期一檔，一人一檔包括：
目錄、考卷、身份證復印件、學歷證明、心得體會和學員登記表。
4.班組長一期一檔
班組長一期一檔包括: 總結、座談會記錄、班主任日志、考勤表、課程表、成績單、標準試卷、考場座次表、課堂效果評估表及培訓質量綜合評價表。
5.專項培訓
專項培訓包括：簽到表、試卷、評估表和學員登記表。每期還有對教師的考評和行為層跟蹤效果表，以及老師的教案。每一期的檔案裝一個檔案盒，檔案盒封面上寫上期別、日期、工種、人數，讓人一看一目了然。
檔案管理員要有思想教育意識，弘揚檔案管理員艱苦創業、甘為人梯的奉獻精神，樹立良好的職業道德，遵守、保守機密。并能始終保持競爭意識，不斷地去學習，努力提高自我的應變能力和適應能力。檔案管理員要把人生中最美好的黃金時間獻給檔案工作，在這個默默無聞的崗位上，以快樂的心態和“要做就做最好”的自我要求，干好本職工作，雖然這項工作很枯燥，但要用自己的耐心、細心、恒心、愛心、平常心、愉悅心對待本職工作，做一名快樂的檔案管理員。
二、不斷夯實檔案基礎，加大檔案管理力度
1.高度重視，加強領導
學校領導高度重視檔案管理工作，不斷加強對檔案管理工作的領導，真正做到認識到位，組織到位，措施到位。學校不僅配備了具有檔案管理資格的人員擔任檔案管理工作，來進一步加強檔案管理，而且在檔案設施上不吝嗇投資，配備了專用的檔案室，撥出經費為檔案室配置了檔案柜，使檔案管理在硬件上有了保障，適應了檔案管理的需要。
2.加強制度管理，規范檔案管理
為進一步加強檔案管理制度建設，規范學校的文書檔案管理，自學校檔案室成立以來，學校先后制定了一系列檔案管理規章制度。明確了檔案工作職責和任務，以及歸檔范圍和整理要求，使各有關科室對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依。在歸檔過程中，學校檔案所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打印；文件、材料的歸檔全部使用檔案專用的檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存，使學校的檔案逐步走向規范化、科學化管理軌道。
三、存在的問題和今后檔案工作的重點
（一）專項整治工作開展情況
1．本地區專項整治工作領導（協調）小組及各部門工作貫徹落實工作部署情況。
2．專項整治工作宣傳動員情況，網吧從業人員對《互聯網上網服務營業場所管理條例》和專項整治政策了解掌握情況。
3．對無證照或證照不全的黑網吧及變相網吧的查處取締情況，網吧證照登記管理情況。
4．對網吧接納未成年人等違法經營行為的查處情況。
5．對黑網吧和被吊銷《網絡文化經營許可證》、責令停業整頓的網吧終止或暫停互聯網接入服務的情況。
6．對網上傳播有害文化信息行為的查處情況。
7．對本地區網吧調查摸底情況，對專項整治工作有關數據的統計情況，網吧管理檔案建立情況。
8．網吧管理所需必要經費的落實情況。
9．受理群眾舉報情況。
10．群眾對專項整治工作的反應。
（二）網吧管理長效機制的建立和落實情況
1．農村網吧現狀和管理情況。
2．網吧經營管理技術措施安裝、運行情況。
3．對互聯網接入服務提供者的監管情況。
4．對未成年人開展不進網吧和青少年網絡文明的宣傳教育情況。
5．各級各類學校的上網場所對學生的開放及管理情況。
6．網吧社會監督工作開展情況。
7．網吧行業協會建設及行業自律情況。
8．連鎖網吧建設情況。
9．治理亂收費亂罰款等規范執法行為開展情況和文化市場執法隊伍建設情況。
10．責任追究制度落實情況。
二、監督檢查的方式
（一）監督檢查時間、人員安排
擬于**年8-9月，由全國網吧專項整治工作協調小組統一安排，每組成員3-5人，請人大、政協等部門人員、中央新聞媒體記者參加檢查組。
（二）監督檢查的形式
除檢查省會城市外，檢查組還要深入到1-2個中等城市和1-2個縣進行檢查。在檢查中要重視對城市的城郊結合部、學校周邊地區的檢查。對群眾舉報集中的地區也要進行重點檢查。
1．聽取地方專項整治工作領導（協調）小組和各部門的匯報。
2．對網吧經營情況進行明查暗訪。
3．查閱網吧管理檔案、行政處罰檔案、新聞宣傳報道。
4．召開網吧經營者、人大代表、政協委員、家長、老師、學生、行業協會代表等參加的座談會。
5．檢查計算機管理系統運行情況。
1、高度重視，加強領導。認真貫徹落實全國糾風工作會議精神，高度重視扶貧資金監管專項治理工作，切實加強領導。由扶貧項目資金監管部門牽頭，抽調精干業務人員，成立了扶貧資金專項治理領導小組，制定了切實可行的工作方案。
2、明確責任，精心組織。縣召開了重點鄉（鎮）、村負責人參加的專項治理工作會議，具體部署專項治理工作，落實任務，明確責任。要求各重點鄉（鎮）、村加強協調，相互配合，共同做好專項治理工作。
3、分步實施，突出重點。按照組織動員、實施檢查和總結提高三個階段分步實施，重點檢查了扶貧資金是否符合投向和及時足額到位，從五個方面查處和糾正違規違紀行為，全力抓好扶貧資金監管專項治理工作。
4、加強整改，完善管理。認真梳理檔案資料，清查規章制度建設和執行情況。廣泛動員，深入調查，發動群眾參與并聽取群眾意見，找準扶貧資金、項目監管的薄弱環節與突出問題，分析原因，加強整改。在調查研究和專項治理過程中，總結經驗，進一步完善對扶貧資金、項目監管的各項措施。
二、財政扶貧資金管理使用情況。
一是財政扶貧資金使用嚴格、規范。實行了報帳制，按照中央、省市有關文件規定要求，嚴格了管理制度，實行了專戶管理，有的鄉鎮還結合實際制定了切實可行的管理辦法。財務管理較為規范，資金撥付及時到位，沒有發現明顯的違紀問題。
二是扶貧重點村建設按計劃完成，大部分質量較高。其重點村建設資金主要用于貧困村的水利、交通等基礎設施建設和村級產業開發，使扶貧資金發揮出了應有效益。
三是認真貫徹落實國家扶貧開發綱要和全省新階段扶貧開發規劃，資源整合和資金捆綁力度大。以重點村建設為平臺，較好地發揮了扶貧財政資金的酵母作用，使重點村逐漸成為當地新農村建設的亮點。
四是強化了監督。各鄉鎮都把扶貧資金的監管納入本地監察、審計的監督范圍，加大了監督、審計力度，確保了扶貧資金的安全，有效運行。
五是規范了檔案建設。95%的鄉鎮村都建立了一套完整的、統一的扶貧檔案體系，自覺抓好重點村檔案建設工作，真實地記載著村級扶貧項目建設情況和扶貧資金使用情況以及產生的社會和經濟效益，有效地防止了挪用、轉移、貪污扶貧資金現象。
三、有關問題整改情況。
通過檢查，也查找出了一些問題，提出了整改要求。針對存在的問題，我們在認真分析和仔細研究的基礎上，通過采取⑴召開班子會通報情況，研究整改工作，確實整改目標；⑵有關情況專題向領導匯報；⑶存在的問題直接與責任人見面；⑷召開各重點村書記、會計會議，強調布置工作；⑸對具體業務和直接工作人員提出了明確要求等措施、方法進行全面整改，達到預期的效果。
1、帳目管理全縣全面恢復扶貧資金專項管理這一作法，在各鄉鎮村、各項目單位必須建立專帳，資金實行封閉運行。
2、報帳手續和檔案管理應做到手續齊全，資料規范，各項目單位，包括縣辦，對所有項目要相應建立臺帳，項目資料除報帳發票外，還應有項目簡介、項目責任書、項目工程預算、項目驗取單、項目請款申請書、項目實施前后對比圖片等，所有資料歸檔管理，相關證明隨發票入帳。
3、對于地方財政配套，我們已將省、市要求和全市各縣情況向縣領導匯報，確保足額到位。
4、針對有些重點村報帳不及時，影響績效考評，要求他們項目實施完成后，在5個工作日之內驗收報帳。
四、今后工作打算
1、進一步加強財政扶貧資金項目管理力度，按照扶貧資金的要求，抓好督查工作，保證扶貧工作的各項任務、措施落實到實處。