時間：2023-05-16 16:50:55
導語：在檔案管理的原則的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
進入新世紀以來，全國各地漂亮、高聳的辦公樓如雨后春筍般地建立起來，成為社會的焦點。黨委、政府、人大、政協及組成部門紛紛由各自的小院，擠進了新大樓。其主要緣由是國家用地政策的改變，是便民服務的措施之一，也是地方政府逐利行為的體現。但就檔案保管保護而言，獨家小院尚有專庫、去濕、空調等設備；而現在進入大樓，爬盡臺階，檔案室只能與辦公室、文印室、雜物室為伍。這是因為辦公樓面積的設計依據是以人員編制、領導職數來確定的，每個單位只能保證必需的會議室。即使再增加辦公室面積，也沒有領導職數增加的速度快。中央空調的使用，保證了辦公室人員的舒適卻無法滿足檔案保護的需求。
應該看到，在豪華辦公樓的一側，都有一座風格近似，適合檔案保管保護條件的小樓，這就是檔案局(館)。針對上述情況，一些新的術語在檔案界不斷出現，如“檔案代管中心”，“檔案寄存中心”。這種打破檔案接收期限的做法，實際上是檔案部門針對這種情況所采取的一種明智而又無奈的選擇。所以，應該提倡和鼓勵在集中辦公條件成熟的地方推行檔案無移交期限的接收：一是為各單位兼職的檔案員(百分之九十以上的基層單位無專職檔案員)減負；二是更有效地對集中辦公單位的檔案實行規范化管理；三是更加便民、為提供服務打基礎。因為小城不像大都會，“集中”就在院內，“利用”就在“樓下”。隨著新一輪的館庫建設熱潮，由國家投資的館庫建設，應該在功能設計上更多地、更充分地考慮這種元素。
探索行業管理條件下檔案集中統一管理模式
近些年來，中央加大了“民生”工程的投入，因此檔案也格外引人關注。一方面體現了黨和政府對“民生工程”的建設提高到了一個前所未有的高度；另一方面凡涉“民生”部門在以人為本的施政過程中形成了大量的資料，并在最后驗收過程中，提出了明確的歸檔要求。但我們也應該看到：上面千條線，下面就一點，中國的施政決策在上層，落實的基礎在基層。“民生”之所以“惠民”，就是涉及社會中的每一個家庭，每一個人。像公安部門的戶籍、居民身份證管理，國土、房產部門的土地、房屋使用權證，林業部門的林權證，衛生部門的新農合，城鎮居民醫療計生部門的獨生子女證，民政部門的婚姻、社區檔案，工商部門的個體和私營企業的登記等，這種條條易管、塊塊難為的現象一時還難以打破，作為地(市)縣一級的檔案部門，想管不能，不管不行。
一是理解的偏差造成檔案部門“集中統一管理”難。在機關運行過程中檔案的產生由兩塊組成：機關正常運轉中所產生的會議、文件、報表等材料，權且當作文書檔案；每個機關根據上級安排或工作需要，由一個或多個科(室)，一個單位主管或多個單位協管所產生的文件材料，俗稱業務檔案。長期以來，各級檔案館重文書檔案的接收，輕業務檔案和科技檔案的管理，以致檔案移交單位產生這樣的誤解，移交就是移交文書檔案。而機關的業務檔案或集中在機關檔案室，或散存在職能科室或個人手中，更有甚者那些臨時機構，事一完，機構撤，人_走，檔案散的現象較為突出，存在監管難。
二是“政令不暢”造成檔案部門“集中統一管理”難。對于行業管理的單位(尤其是垂直或相對垂直的單位)檔案法雖有規定，但都會以種種理由回避監管，介入難；在國家層面上的一些文件，省級檔案部門沒有轉發或國家檔案局根本沒下文而以各部門自行發文，如“經國家檔案局同意”等，弄得基層檔案部門難介入。另外，即時與上級檔案部門聯合行文，效果雖然好一點，但就“集中統一管理”檔案而言，依然有著濃厚的部門化檔案的色彩。
探索現有環境條件下“檔案集中統一管理”的服務方向
社會發展到今天，“檔案集中統一管理”既是維護檔案安全的一種手段，也是黨和政府在維系保障社會可持續發展和服務民生的一種具體形式，更是通過富館藏、豐內容、善服務體現檔案價值和反映檔案部門風采的一種方式。
一是要從國家層面提出“檔案集中統一管理”的大概念。國家檔案局9號令的頒布，為基層檔案部門就檔案的接收提供了“尚方寶劍”，但“各級綜合檔案館可全部或部分接收以上機構的下屬單位和臨時機構的檔案”又給“集中統一管理檔案”(9號令第二條)帶來隱患。這是因為：一方面地方基層黨委、政府也許是出于更快更有成效地對某—工作強化管理的目的，熱衷于成立“三無”機構，三無指無人員(臨時抽調)，無辦公地點(臨時租借)，無經費預算(臨時要點)。專職此事，有領導掛帥就行，完成任務就撤。另一方面在項目建設管理方面，基層的習慣做法都是以成立指揮部或領導小組的形式出現，采取主要領導掛帥，分管領導主抓的模式。如國家下達的基礎建設項目，其征地拆遷常由地方政府負責。項目建設常由投資方的上級機關以項目部或臨時成立的公司來承擔，因資金的渠道不同，檔案難以集中統一管理。征地拆遷檔案(指揮部管)涉及民生和社會穩定；項目建設(投資方或項目部管)質量實行終生負責制。這兩駕馬車趕路，兩個臨時機制并肩，檔案工作協調難。本是同一個項目的檔案接收部分無意義，全部接收才是真理。只有檔案經費列入財政和項目預算，并在竣工驗收后由檔案部門出具結論性文件才能完全支付剩余款項，才能在國家層面形成大檔案的概念，才能在實際工作中形成檔案集中統一管理的事實，才能使檔案部門及其人員有為有位。
二是從國家利益的高度，開創“檔案集中統一管理”的大平臺。當信息化時代來臨之際，它不是洪水猛獸，而是千里眼，萬事通。檔案部門在加快信息化建設步伐的同時，應更重視檔案管理軟件的互聯互通和資源共享。目前全國各省檔案行政管理部門都在推薦使用檔案管理軟件，有的省今年推一款，明年又推一款，甚至互不兼容，因沒有統一的規范和標準，導致檔案部門浪費大量人力物力，尤其是基層折騰不起，這種現象不可小視。此外，我們注重檔案信息化建設的同時，首先應在國家層面上著力研發適合國情的檔案專用軟件，統一管理國家檔案信息資源，搭建好檔案系統內的信息平臺。其次這款檔案管理軟件，應該能與其他的國家機關現有的管理系統兼容，在信息資源庫中能夠共存共享，改變目前檔案信息部門化的現狀，實現查閱利用“一鍵通”，創建檔案服務的大平臺。
一、 現代企業檔案管理的概述
在過去傳統的企業檔案管理工作中的主要核心是行政部門的管理，這種管理較為單一化和扁平化，而現代企業制度嚇得企業檔案管理則更為全面和立體，這種管理制度將多個部門多個管理進行結合，其工作核心由從前單一的行政檔案管理專項以資產為橋梁的企業資產檔案管理。同時，隨著時代的發展，信息量呈爆炸式增長，這對于企業管理來說是一項巨大的挑戰，因此現代企業檔案管理更多的需要應用科學的管理知識和更高效的技術進行復雜海量信息的管理，這也是區別于傳統企業檔案管理的特點之一。
二、 現代企業檔案管理的四大原則
（一）真實性原則
企業檔案管理的作用之一就是為企業的發展提供可參考信息，在當下激烈的商業競爭下，一個企業能否做出正確合適的決策取決于現代企業檔案管理能否為企業提供正確無誤的真實信息。因此，確保信息的真實性是現代企業檔案管理的原則之一，在企業進行檔案管理的過程中，務必要將信息進行過濾篩選，核實其來源的可靠性與真實性。
（二）系統性原則
要保證檔案管理工作的高效性，現代企業檔案管理就必須保證其組織架構完整且完善，這也就是系統化原則的體現。這種系統化原則能夠使得現代企業檔案管理工作更加高效、清晰和規范提高企業查找、讀取和保存信息的效率，從而提高企業運作效率。
（三）全面性原則
在市場經濟的全新格局之下，現代企業所需要處理和管理的信息范圍極為廣闊，當下互聯網技術日益發達，互聯網逐漸接入到商業社會之中，這讓企業的貿易范圍也實現了前所未有的擴張，在這種大環境下，企業面臨著信息范圍廣泛、信息成分復雜的嚴峻挑戰，這使得企業檔案管理不再僅僅局限于過去單純的檔案收集和整理，其要對各種各樣的信息進行全方位的收集和管理。
（四）有效性原則
現代企業的檔案管理中一定要遵循信息有效性原則，這種有效性通常被分為兩種，信息的時間有效性和價值有效性。互聯網時代下，信息通常都具有極高的時效性，許多信息都是通過互聯網進行實時，因此對于現代企業檔案管理而言，在信息采集和信息管理上務必保證時間有效性，這樣才能高效進行貿易。第二個則是價值有效性，在互聯網時代的海量信息下，存在大量的無效信息需要在檔案管理工作中進行有效的排除。
三、 現代企業檔案管理工作中存在的問題
（一）現代企業對于企業檔案管理工作的重視程度不高
由于企業檔案管理工作并不能夠為企業直接生成經濟效益，許多現代企業對于企業檔案管理的重視程度并不高，認為在企業管理中，這項工作的存在必要性不大。這種問題的產生歸根結底是企業對于現代企業檔案管理的認識不夠清晰和深刻，不明確這項工作的職責所在及其重要性。
（二）企業檔案管理的工作理念和工作方式落后于時代
許多企業在檔案管理工作上缺乏與時俱進的工作理念和工作方式，當下，我國已經步入互聯網時代，過去傳統的企業檔案管理制度早已落伍，不再適用于當下復雜且海量的信息處理及采集，并且多數檔案管理人員身兼數職，并不能夠全身心地投入到檔案管理工作中，隨著人事調動，其所管理的檔案也將發生變動。除此之外，許多企業在當下社會仍舊采用落后的紙質檔案管理，這種檔案管理對于如今的海量信息而言效率極低，對企業檔案管理造成極大的不便。由于當下許多企業對企業檔案管理工作的不重視，導致企業檔案管理工作缺乏一定的安全保障。
四、 現代企業檔案管理工作的相應對策
（一）加強企業對于檔案管理工作的重視程度
企業需更加重視現代企業檔案管理制度，完善整個檔案管理系統，建立有效的工作機構，加強企業內部對于該項工作的認知和學習，明確其職能和重要性，是企業內部從上到下充分意識到企業檔案管理對于企業發展的重大意義，通過這樣的手段促使企業完善企業檔案管理的制度，提高企業檔案管理的工作效率。
（二）加強對于相關人員的專業訓練
企業需要加強對于檔案管理人員的專業訓練，定期舉行檔案管理相關的基礎知識培訓以提升相關工作人員的專業素養，使其明確自身職責所在，掌握現代企業檔案管理的知識和技能，相關人員務必專職專崗，保證其工作效率。對于企業的老職工，因主要以企業檔案管理的技術轉化為主，例如：對他們進行相關的計算機培訓，使其掌握現代所需的計算機檔案管理技能。而對于新入職的管理人員，則首先需要對他們進行最基礎的企業檔案管理知識的培訓，使其明確其中的專業性理論知識，可以采用一幫一的模式，讓具有工作經驗的老職員帶新職員，形成互幫互助的模式和學習風氣，全方面提升企業檔案管理人員的專業素養。
（三）采用現代化信息化的辦公技術，提升工作理念
隨著時代的不斷發展，企業檔案管理的工作理念和工作方式也需要與時俱進，過去對于企業檔案管理單一的認識已經落伍，檔案管理部門需要具備與時代同步的工作理念，采用先進的信息化辦公方法，將容易腐朽丟失且浪費資源和空間的紙質檔案管理轉化為高效便捷的計算機檔案管理，加強對檔案管理人員的計算機培訓，運用科學的手段工作，提高檔案管理的效率。
（四）加強企業檔案管理的安全性
企業檔案管理對于企業發展的重要性不言而喻，因此必須保證企業檔案管理的安全性，才能保證企業安全有效地運作。企業應當建立相應的保密制度，對相關工作人員進行制度上的約束，以保證其不會在工作過程中將企業檔案和信息外泄，一旦發現泄密者，務必嚴加查辦，并給予嚴厲處分，以保證企業檔案的安全性。同時，隨著互聯網的發展，網絡信息安全也成為了人們的焦點，企業應當積極普及互聯網安全知識，讓員工了解和意識到網絡安全隱患的嚴重性，加大IT部門對于網絡安全工作的工作力度，保證企業檔案的安全性。
經濟的發展帶動了科技的發展，加快了事業單位的行政改革，事業單位為了更好的生存下去，為了更好的發展下去，應該建立一個比較民主、比較科學的體制。事業單位的高效運行與檔案的科學有效管理有著十分密切的聯系。所以事業單位應該高度重視檔案管理的創新。為了便于事業單位的評價，各個單位應該使自身的檔案制度更加科學更加規范，進而提高檔案管理的效率。
1.檔案管理現狀
我國事業單位的檔案管理現狀不容樂觀，在很大程度上阻礙了事業單位的發展，而且影響了事業單位在社會和經濟中起的作用。
1.1不平衡的重視程度
我國事業單位對檔案管理的重視度不高，不同的機構對檔案管理的重視程度不同，嚴重的時候，有些事業單位完全忽視了事業單位的檔案管理，不能保證檔案歸檔的時間、需要的資金、人力、財力，而且不能起到很好的監督作用。目前來說，有些事業單位逐步將檔案管理作為本單位的工作計劃，而且安排了相應的人員去付諸實施，然而在實際工作中，檔案管理的機制還是存在很多問題的。
1.2較差的保管條件
由于檔案管理剛剛引起相關部門的重視，所以很多單位很難滿足事業單位管理體制統一、規范、整齊的要求。有的事業單位的檔案管理成了擺放任何東西的儲存室，而且檔案管理的基礎設施不完善，檔案柜的編碼比較凌亂。總的來看，事業單位的檔案管理基礎設施存在很大的漏洞，嚴重損壞了部分檔案。
1.3薄弱的業務素質
為了更好的勝任檔案管理的相關工作，管理人員應該有較高的素質，才能完成這項技術性和政策性較強的工作。很多事業單位的檔案管理人員多是從其他部門調過來的，一般擔任好幾個職務，太多的工作使得他們迫于應付檔案的管理工作，對于檔案管理工作的穩定性和持續性起到了一定的阻礙作用。檔案管理人員的素質比較低，對于事業單位的檔案管理十分的不利。檔案管理水平的高低與文件歸檔的水平、文件的分類、文件的保管期限有著十分密切的聯系，較低的素質，使得檔案管理不能及時交底和不能按時歸檔的現象時有發生。很多檔案管理人員沒有責任性，應付檔案管理的工作，這種隨意應付的現象使得檔案管理受到了很大的阻礙。
2.檔案管理的創新
2.1健全制度
事業單位的檔案管理制度應該有所完善，所以在建立時應該遵循相應的原則。首先，檔案管理的相關制度的建立應該遵循科學性和合理性的原則，建立的制度應該從自身單位的實際情況出發，滿足自身單位的檔案管理特點，進而更好的進行本單位的檔案管理的相關工作。第二，事業單位檔案管理制度應該秉承實用簡明的原則，管理制度的建立應該將可操作性作為最終的目標，進而使得檔案管理制度能夠更好的發揮其規范和指導性的作用。其次，檔案管理制度的建立應該能夠約束員工也能夠約束領導，這種雙向的約束性可以較好的發揮檔案管理制度的管理性，事業單位中領導起著引導和榜樣的作用，可以促進檔案制度的實施。最后，檔案管理制度的建立中應該將嚴肅性作為原則。為了更好的執行檔案管理制度，在檔案管理的執行中應該將其權威性作為制度的最重要的原則，在制度的施行過程中，應該做到獎罰分明。
2.2加強組織領導
各級行政事業單位要提高對檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程，首先要建立檔案管理工作的領導機構，定期對檔案管理工作進行檢查和指導、督促；其次要結合本單位檔案管理工作實際，建立起檔案管理達標升級考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核，可按照分級分類指導的原則，通過等級升降來實施動態管理；同時應參考國家檔案建設的有關標準，建立和完善質量管理體系。各單位可結合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項工作的質量評價標準，并積極組織實施，從而推進檔案工作制度化、規范化和科學化建設。
2.3開展現代化和信息化建設，提高人事檔案利用效率
實現檔案管理現代化，是檔案服務于事業單位制度改革與發展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，各級事業單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存；其三，要充分利用計算機網絡技術來進行檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的檔案信息服務，以實現檔案信息資源的有效共享。
2.4增強檔案人員綜合素質
在知識經濟時代，檔案人員素質狀況決定了檔案工作水平高低。因此，構建一支穩定的檔案人員隊伍，不斷提高專業水平與管理能力，已成為當前事業單位檔案管理工作的必經之路。
關鍵詞：高校；財務會計；檔案管理；內控制度
當前，國家財務部門對高校的內部控制規范建設做出了明確的規定，高校應該積極響應財務部門的號召來建設內部控制規范。高校財務會計檔案管理是財務管理的重要內容，在學校的內部控制建設中也具有非常重要的作用，成為了高校內部控制的重要防控對象。但是，從實際的高校財務會計檔案管理的現狀來看，內控現狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內控制度的建設。
一、高校財務會計檔案管理對內部控制中的重要性
高校財務會計檔案是指會計核算過程中產生和接收的會計資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經濟業務事項。1.高校財務會計檔案在內控過程中的重要性。內部控制建設在高校的財務會計檔案管理中具有非常重要的作用，財務會計檔案在高校的內部控制建設中也發揮著非常重要的作用。財務會計檔案本身形成的過程就能夠有效體現內部控制，財務檔案客觀記錄了高校財務管理等各種經濟活動，全面覆蓋了各類經濟活動的全過程，無論是預算管理、事中核算還是事后的決算、對賬，記錄都非常詳細，并且檔案具有嚴肅性和真實性，不能篡改。因此，會計檔案形成過程的本身就體現了內部控制的過程。2.高校財務會計檔案管理體現了內部控制的原則。高校的財務會計檔案管理過程中體現了內部控制的原則，行政事業單位響應國家財務部門的號召，注重內部控制，在實施內部控制的過程中要遵循重要性、適應性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內部控制實施過程中，要對所有的經濟活動和業務事項進行全面的控制。同時，要記載各種具有保存價值的圖表、文字等會計資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下，高校的財務會計檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當前信息技術不斷發展的背景下，高校的財務會計檔案管理也出現了一定的改變，財務會計檔案的記載方式也更加先進和科學，這就體現了內部控制的適應性原則。3.內部控制方法指導高校財務會計檔案管理。內部控制方法中對財務會計控制做出了明確的規定，指出行政事業單位要建立完善的財務管理制度，建設會計機構，不斷提升相關工作人員的業務水平和工作技能，落實會計人員的崗位責任制度，并對會計的基礎工作做出規范，重視會計檔案管理工作，并對會計憑證處理、財務會計報告處理以及會計賬簿處理程序做出了明確的規定。高校財務會計檔案管理本身就是內部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質量，保障所有的會計資料都是準確和客觀的，這樣才能真正落實高校的內部控制。因此，高校內部控制的方法對高校的財務會計檔案管理有重要的指導作用，能夠為高校的財務會計檔案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、當前高校財務會計檔案管理內控存在的不足
1.沒有正確認識到高校財務會計檔案管理的功能。高校的財務部門在高校中具有非常重要的地位，可以說高校所有重要功能的體現都離不開財務部門，無論是科學研究還是人才培養過程中，財務部門都發揮著非常重要的服務作用，是高校的核心部門之一。但是，從實際的情況來看，大部分的高校財務人員都將工作重點放在和財務相關的工作上，包括財務預算、核算和決算等，但是卻沒有充分認識到檔案管理的重要性，對會計檔案的認知程度不夠，這樣就導致在財務會計檔案管理過程中投入的精力和時間比較少，沒有對會計檔案進行有效的管理，領導層和相關的檔案管理人員的檔案管理意識比較薄弱，這和高校的內部控制建設的要求不相符合。2.高校會計檔案管理系統有待升級。近年來，隨著我國高等教育的普及化，導致很多高校都在不斷擴招，學生數量越來越多，高校的各種經濟活動也越來越多樣化。所以，會計檔案的資源信息也在日漸增多。當前，高校的會計檔案管理系統主要是針對以紙質為載體的檔案信息和數據進行管理，隨著信息技術的不斷發展和進步，這種落后的會計檔案管理系統凸顯出很多的問題和不足，無法對海量的數據存儲進行處理。近年來，內部控制規范建設也在不斷進步，財務核算系統也正朝著電子化建設的方向發展，由于信息技術的介入，導致檔案信息的儲存介質也變得更加多樣化，而當前高校使用的會計檔案管理系統和其他部門的信息化管理系統還很難實現兼容，存在著信息孤島和兼容性的問題。不僅如此，高校會計檔案管理系統在電子存儲方面還具有一定的提升空間，在對紙質會計檔案進行存檔時雖然比較穩定，但是，對于紙質會計檔案的利用和查詢具有較大的難度。內部控制規范建設工作需要查詢大量的賬目，當前的高校會計檔案管理系統還很難實現，這就要求要采用電子查詢系統，發揮電子查詢系統的功能和優勢來快速檢索大量賬目，同時還可以調取打印已經成像的原始憑據，并且對于電子檔案還能夠進行加密，能夠確保電子檔案的真實性和可靠性，這就要求會計檔案管理系統要及時升級。3.高校會計檔案管理缺乏健全的制度。當前，大部分的高校會計檔案管理都歸于獨立的檔案管理部門，但是，由于會計檔案管理對管理人員的專業性要求比較高，所以檔案部門對會計檔案的管理只是流于形式，真正來對會計檔案進行管理的還是財務人員。財務人員對會計檔案進行管理時，一般是以我國的會計檔案管理法來開展工作，高校自行制定的會計檔案管理的制度比較少，這就導致了高校會計檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財務工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會計檔案管理在實際的工作中，不知道是按照行政會計來執行還是按照企業會計來執行，陷入了兩難的境地。由于高校財務檔案管理的特殊性，導致高校對會計檔案的存檔內容以及檔案的保存標準都做出了獨立的規定，而很多高校并沒有結合自身發展的具體情況，來制定健全的財務會計檔案管理的制度，最終導致了會計檔案管理出現各種問題。4.高校會計檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會計檔案管理對管理人員的專業化水平要求比較高，但是，從實際的情況來看，部分高校財務部門并沒有專業的會計檔案管理人員，并且也只有極少數的高校在財務部門設置了獨立的檔案管理科室，和其他的業務科室相比，會計檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業的會計檔案管理人員，很多都是勤工助學的人員或者是其他部門的人員來兼職，導致會計檔案管理的專業化水平比較低。近年來，隨著信息技術的不斷發展，檔案管理也朝著數字化的方向發展，這就對會計檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會計檔案管理人員的專業化水平比較低，導致會計檔案的信息化建設和數字化管理難以實現，不符合內部控制建設的要求。
三、高校財務會計檔案管理的內控制度建設
1.重視會計檔案管理的內控建設。高校要對會計檔案管理的內控建設給予高度重視，深刻認識到內部控制貫徹在會計檔案管理全過程的重要性和必要性，重視預算管理，并在預算管理的過程中做好各項經費預算，結合高校往年的情況以及當年的工作計劃和活動計劃來做好預算。在分配經費預算時，一定要將會計檔案管理中的各項必要的支出都充分考慮進去，對于系統維護、設備添置以及平臺建設等各項工作都要做好充足的預算，確保基本建設有充足的經費，建立經費內部控制的有效機制。制定會計控制內控的規范，并建立健全的會計檔案管理制度，以制度為導向，讓各項檔案管理的相關業務都能夠有章可循。高校可以結合最新的會計檔案管理辦法來制定會計檔案管理制度和辦法，同時，也要結合高校的實際情況來進行調整，詳細規定會計檔案的入冊、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統、規范工作流程，通過有效的會計檔案管理機制來促進會計檔案管理工作的科學性和有效性。2.會計檔案管理實現專人專管。高校會計檔案管理的專業性比較強，因此，應該由專門的人員來進行專業管理。高校要對會計檔案管理實施專人專管的制度。在實際工作中，可以由業務科室的工作人員來做好會計檔案的收集和整理工作，然后由專業的會計檔案管理人員來審核業務科室提交的原始數據，將符合要求的會計檔案入冊并進行裝訂。裝訂之后進行歸檔，歸檔也應該由專業的人員來進行專管，各個環節的專業管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進行下一個流程。在會計檔案的專人專管過程中，一定要充分結合會計檔案的管理制度來完成對應的工作，對于會計檔案的管理要制定崗位責任制，對于每一個環節的檔案管理人員的工作職責和工作要求都做出明確的規定。為了取得更好的效果，可以建立考核機制，通過獎懲制度來調動會計檔案人員的工作積極性和崗位責任意識，從而高質完成對應的工作。3.做好會計檔案管理的組織建設。高校會計檔案管理的內部建設離不開好的組織建設，在會計檔案管理的過程中，如果管理的層級比較多，那么將會導致管理的力量分散，會嚴重影響管理的效果。當前，高校會計檔案在管理過程中，檔案職能在業務科室，在管理過程以及傳達指令時要經過科室來進行轉達，這樣就導致了會計檔案管理的執行力比較分散。內部控制制度具有制衡性的特點，要按照制衡性的原則來進行管理，而會計檔案的管理當前功能不獨立，沒有形成平等的關系，這樣業務科室容易對會計檔案管理職能造成一定的影響，使得會計經濟活動等的相關數據和信息很難客觀記錄下來，影響了會計檔案的真實性和可靠性。針對這種情況，就要求高校會計檔案要獨立設置科室，由會計管理部門直接領導，會計檔案管理功能科室應該和預決算功能科室、會計核算功能科室、收費功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關系，相互之間能夠平等制衡。4.以內部控制原則來規范會計檔案管理。在高校的會計檔案管理過程中，一定要嚴格按照內部控制的原則來對會計檔案的管理進行規范，尤其是要針對會計檔案保管和查閱做好規范。高校要建立專門的會計檔案管理科室，并選擇2～3人來做好會計檔案管理的專職工作，會計檔案保存和查詢有專門的人員負責，建立臺賬，會計檔案的查閱都要做好登記備案，建立對應的臺賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請，經過財務管理部門的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來確保會計檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經過內部授權審批才能執行，會計管理相關的負責人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時間，使用完之后一定要及時歸還。會計檔案管理人員要對相關的會計檔案進行定期的清點和整理。5.升級會計檔案管理系統，提升管理人員專業素質。要做好會計檔案管理的內部控制，升級會計檔案管理系統和提升管理人員的專業素質是基礎。因此，會計檔案管理部門要對檔案管理系統進行升級，使其和財務核算的平臺能夠相適應，將數字存儲技術、數字成像技術、信息化錄入技術以及電子掃描技術等都及時應用到會計檔案的管理過程中，以此來強化內部控制的效果和效率。利用計算機技術來完善存儲設施，不僅要對傳統的紙質檔案進行存檔，同時還應該利用掃描儀掃描原始單據，并進行存檔，這樣在檔案查閱時就更加便捷，只要通過憑證號就能夠快速、準確、便捷地將需要的檔案調取出來。通過電子檔案備份能夠延長檔案的保存期限。另外，還應該提升會計檔案管理人員的專業素質，加強信息化建設，對檔案管理崗位的會計人員進行計算機信息化培訓和會計電算化培訓，不斷提升會計檔案管理人員的綜合素養。
四、結語
當前，高校財務部門面臨著新的挑戰，在內部控制制度的背景下，財務部門要加強對會計檔案的管理工作，將其當成核心的業務，并引入內部控制規范建設來強化會計檔案管理工作，讓會計檔案的管理效率和質量得到顯著提升，以此來適應當前社會的需求和環境變化。
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關健詞：城建檔案；知識管理；創新
中圖分類號：G270 文獻標識碼：A
0、前言
在改革開放和社會經濟全面發展的新形勢下，城建檔案工作發生了深刻的變化。城市信息化建設和電子政務的不斷推進，深刻影響著人們的生產和生活，逐步改變著我們的工作方式，這一方面為城建檔案工作進一步發展提供了更廣闊的空間，另一方面也對城建檔案工作提出了更高、更新的要求。面對機遇與挑戰，城建檔案館如何適應社會需求，開拓創新，是擺在我們面前的首要任務。
一．知識管理理念對城建檔案管理的創新
知識管理作為知識經濟催生的一種全新的管理理念與管理方法,應用的領域十分廣泛,知識管理的理論、實踐與城建檔案工作更有密不可分的關系。雖然知識管理首先是在企業管理中得到推崇和實行,但作為融合多種學科成果、富有前瞻性的學科理論,其影響已快滲透到社會的各個層面。城建檔案工作承擔著保存城市珍貴記憶、促進城市信息資源的合理利用、促進城市可持續發展的重要使命。因此,城建檔案工作要對知識管理理論有清晰的認識,將這種全新的理念融入其工作領域,在知識經濟時代提升自身工作的價值,為城市發展發揮更大的作用。
二、知識管理對城建檔案管理的理論創新
隨著經濟全球化和信息超載的涌現,知識管理必將滲透到社會的各個層面。檔案管理作為知識管理的重要組成部分,只有正面迎接知識變革所帶來的機遇和挑戰,才能擺脫固步自封的局面,真正實現檔案事業的可持續發展。
2.1城建檔案管理原則的創新
無論是國家、社會,還是個人都要遵循一定的原則,遵守特定的規矩。城建檔案的管理伴隨著城建檔案的形成而產生,其管理過程中的原則也是已被固化了的,但是,被大眾認可的或者固化的原則只有跟上時代的步伐、及時創新、查缺補漏才會不被社會所淘汰。①幵放性原則。要建立一個開放的城市建設檔案的知識管理平臺,讓參加城建檔案管理的人員能把他們獲取的新知識添加到城建檔案知識管理系統的平臺中去,與此同時城建檔案管理系統也可以吸收、利用外部的知識資源來豐富城市建設檔案管理系統的知識庫。②發掘性原則。城市建設檔案信息管理者應該意識到知識管理在城建檔案信息管理系統的產品以及其服務的價值創造中所發揮的關鍵作用,所以城建檔案管理者需要明確已有的城建檔案相關知識的價值,并挖掘出來更多有用的價值。
③激勵性原則。城市建設檔案管通過建立包括知識運行機制、績效機制及獎懲機制等知識管理激勵系統,對不同類型、不同層次的檔案管理人員實行不同的激勵方式和激勵策略。從而進一步提高城建管理工作的水平。
④共享性原則。城建檔案管理工作者在交流、共享城市建設相關知識的過程中也能更進一步深化自己的知識,獲得很多有用的、最新的城建檔案管理知識。
2.2城建檔案管理內容的創新
知識管理對城建檔案管理內容的創新即是對城建檔案知識的管理理念的創新、對城建檔案知識的獲取途徑的創新、對城建檔案知識的共享途徑的創新等。深入到知識管理領域的城建檔案管理內容會更加豐富。
①知識創新管理
知識創新管理是對人及信息資源進行動態管理的一個過程?。其目的是要尋找人的知識創新能力與信息處理能力的最好組合,以實現在管理過程中最大程度地傳播和共享知識及信息;提高組織創新及應變的能力,實現組織的發展策略。
知識創新管理主要在以下幾個方面:①城建檔案知識的規劃組織以及與城市建設有關的知識管理政策的制定;②有關城市建設的知識資源的識別、審核、信息資源體系的構建和城建檔案信息系統的維護;③城建檔案知識資源的幵發及創新,包括城建檔案知識管理系統的建設和城建檔案知識資源的潛在價值的開發;④城建檔案知識管理成果評價,即城建檔案知識信息管理系統的評價和知識信息服務體系的評價。
②知識服務管理創新
城建檔案管理在知識服務管理方面的創新主要是通過信息技術幵發使資源數字化和服務方式的網絡化;各種資源的構建使內容創新化;專業知識學科的拓展及對信息資源的廣泛了解使服務手段智能化;對不同對象的深層次了解使服務對象個性化。知識服務管理的創新有助于城建檔案管理人員深入理解城建檔案知識服務的內涵及本質,從而實現城建檔案管理由一般傳統的服務轉向知識型、先進性。
③人力資本管理創新
人力資本管理建立在人力資源管理的基礎之上,將部門中的人作為資本來進行投資與管理,并根據不斷變化的人力資本市場情況和投資收益率等信息,及時調整管理措施,從而獲得長期的價值回報。現代社會對人力資本管理體系的要求能提供最新發展的趨勢和解決問題的最新方法方面的信息。
知識管理的核心是人力資源管理,而人力資源管理的核心又是人力資本管理。人力資本管理建立于員工與企業價值最大化的基礎上的。人力資本管理更關注人員的可持續發展。其可以通過培訓及激勵等多種方法來提高他們的價值。
城建檔案在人力資本管理方面可以釆取運用招聘的內涵,如發掘人員的增值潛力和附加值;進行適合的教育培訓,提高必要專業的知識技能,使其有更好的創造能力;通過績效指標和考核的管理方式進行定期的分析來不斷調整人力資本的投資策略。
④知識產權管理創新
隨著無紙化辦公設計以及計算機技術、網絡技術在檔案領域的普遍應用,城建檔案的記錄、存儲和利用方式有了很大的改變。當前的城建檔案管理日益趨向數字化管理。城建檔案館在應用數字化檔案時,需要建立數據庫進行科學管理。我們提倡城建檔案管理信息和資源的共享,加強各地城市建檔案館之間的資源交流。與此同時,們城建檔案工作者在建設數字檔案館的同時,積極應用知識管理參城建檔案知識的產權的管理,建立新型的城建檔案信息體系。
2.3城建檔案管理職能的創新
城建檔案的管理職能不僅包括對城建檔案實體進行的一系列管理活動,而且還包括行政管理職能。對于城建檔案的管理職能的創新也必須兼顧這兩方面,缺一不可。
①城建檔案管理的內、外化
所謂城建檔案管理的內化是指城市建設的領導高層利用一切可能的資源及機會推廣知識管理的機制所在,使城建檔案建設內化?。通過向城建檔案管理人員闡明知識管理對城市建設檔案管理組織及個人的價值,使得參與城市建設管理的人員認識到知識管理對組織及他們個人的發展的幫助,從而產生運用知識管理與傳統的城建檔案管理相結合的理念。這樣才能提升城市建設檔案管理工作,知識管理內化為城建檔案管理知識。城建檔案管理知識的內化包括對城市建設相關學習的輸入、整合、分析及存儲。
城建檔案管理知識的外化是指內化的知識信息的應用,并與外部知識整合的過程氣包括城市建設相關知識的傳播、應用到實際的城市建設中。實質就是一個知識創新、知識資本產出的過程。城市建設檔案管理系統的知識外化包括內部的知識外化和外部的知識外化,即內部知識整合與外部知識整合。
②城建檔案管理媒介
媒介就是把與某一研究領域相關的人和知識聯系起來,通過群件、內部網、工作流和文件管理系統進行明確、固定的知識匹配和傳送氣現階段,城建檔案信息管理的資源的信息化管理出現了如電子文件歸檔和電子檔案管理、檔案工作如何適應城建檔案管理系統的體制改革等一系列問題。這就要求采用電子化及網絡媒介等手段實現對城市建設檔案資源的管理,為社會提供實用的城市建設檔案資源信息査閱及咨詢服務,同時也可以通過媒介收集社會公眾提供的最新的城市建設資源和信息,從而達到城建檔案管理職能的創新,有傳統的比較單一的職能發展成互動互利的管理系統。
③城建檔案知識共享
城建檔案信息管理系統有城市建設檔案及信息的累積延續性較強、相應的前置性強、內容和數據龐大、專業技術性高及可利用性強,利用率高等特點?。而現階段的城建檔案信息資源比較分散,不利于查詢和利用及管理維護,違背了城市建設檔案集中保存管理的原則;此外,各個城市的城建檔案管理資料的不均收藏的狀況導致很多城建檔案的信息資源被壟斷、閑置或無法查詢、利用效率低下。
所以,要發展城建檔案管理工作,其有效途徑就是建立城建檔案館之間及與社會之間的信息資源的共享。在城市建設系統檔案信息分類的基礎上,建立起涵蓋城建系統全部信息流和檔案類別的數字化框架,通過整合資源、幵放信息及查詢等途徑,把城市建設檔案和信息資源結合從而達到充分收集、歸檔、保存、高效利用及資源共享的目的。
三、知識管理對城建檔案管理的實踐創新
知識管理由于其含義的針對性和適用的廣泛性,可以促進城建檔案管理工作各個方面的完善。本文著眼于知識管理對城建檔案工作的技術層面的應用,即構建“城建檔案知識管理”系統、建立“城市建設博物館”、挖掘城建檔案“隱性知識”及其檔案化、建設城建檔案工作效益“知識管理評價體系”等。
1．加強事業單位檔案專業人才的培養
除了單位組織培訓學習外，為了適應新形勢，迎接新挑戰，檔案工作者也需要進行自我學習和自我創新。首先是意識創新。沒有創新的想法和認識，檔案創新就無從談起。網絡經濟和信息時代是一種全新的時代，創新是這個時代的靈魂。要跟得上時代的步伐，廣大檔案工作者不僅要掌握基本的檔案知識，還必須學習檔案學以外的基本知識，不斷地充實自我，不斷地提高自我。其次是知識創新。當前是科技和資訊日新月異的時代，各行各業的從業人員都必須優化知識結構，使自己成為適應、符合時代要求專業人才，在充分學習檔案專業的學習基礎上，還要學習掌握計算機軟硬件方面的學習。再次是能力創新。檔案工作者不但要有利用網絡進行檔案信息的應用開發的能力，還要有培養自己對新知識的補充和善于把知識轉化為對本單位提供有效服務能力，培養自己創造新理論、新技術的能力，以求變的態度和能力，適應信息技術快速發展和更新換代。
2．建立健全檔案管理制度
提高檔案管理水平建立健全檔案管理制度，讓各項規章制度必須要具有合理性和科學性，其規章制度必須要符合本單位檔案管理工作實際需要。第一，工作原則創新。傳統的工作理念已難以滿足新型的檔案管理工作要求，需要對工作原則創新，新型檔案管理工作是一條系統的鏈條，環環相扣，任何一個環節的缺失或是脫節都會造成整個管理工作的失誤，新的工作原則要嚴格依據管理的要求進行制定，使得檔案管理在工作的過程中充滿生機與活力。第二，堅持協調發展。只有協調好各方面的聯系才能實現創新檔案管理工作的完成，這也與當今提倡的和諧發展理念相符合。
3．加強檔案管理的信息化建設
提高檔案管理現代化水平面對信息時代帶來的發展機會，計算機技術和通信技術組成現代高新技術的出現，給檔案工作發展帶來巨大的變革。因此，要加強檔案管理的信息化建設，提高檔案管理現代化水平，更好地服務于事業單位的發展。加強事業單位信息化，可使檔案信息資源合理配置，科學管理，使其實現數字化、標準化、系統化、網絡化，使之成為事業單位對檔案信息的需要，成為檔案工作創新的需要。
4．豐富檔案管理信息資源
隨著社會的發展，檔案管理工作日益信息化、數字化、多元化，要想實現檔案管理工作的創新，必須豐富檔案管理信息資源。首先，加強檔案館室的建設。隨著增多的企業發展年限，管理工作會越來越復雜，單位的資料也會越來越多，檔案管理工作是一項規范化、制度化很強的工作，需要加強檔案館室的建設，新的檔案館室的各項設備都要與當前的信息技術發展相適應，從管理的載體形式上實現創新。其次，實現檔案館室的業務重組。業務重組是檔案管理的一大創新之舉，對于業務重組要形成這樣的局面:實現信息的收集與開發，達到信息的服務與管理的目的，各項檔案載體共同管理，這樣的業務重組使得檔案館的功能變得異常強大，將多個功能集合與一體，同時也保證了檔案管理的有序進行。
二、總結
改革開放以來，我國經濟得到了飛速的發展，隨著市場經濟制度的建立，我國的人事制度做了很大的變革，與之密切聯系的人事檔案管理也隨之發生改變。傳統的人事檔案管理中存在諸多弊端，已經不適應現代社會的發展，所以，在現代的市場經濟體制下，應建立新型的人事檔案管理模式。
1 傳統人事檔案管理的弊端
人事檔案制度是20世紀50年代在計劃經濟作用下的產物，其主要包括三個部分：干部檔案、工人檔案、學生檔案、軍人檔案。①其中干部檔案是其主要的組成部分，受到較大的重視，其他的檔案管理也是參照干部檔案管理的模式進行管理的。但是隨著社會經濟的發展，這種傳統的人事檔案管理體系逐漸顯示出弊端，阻礙了檔案管理的發展。傳統人事檔案管理主要有以下幾個方面的弊端：
1.1 企業干部檔案和工人檔案分屬不同的管理系統，不利于人事檔案管理
傳統的檔案管理將企業干部檔案和工人檔案分開管理，工人檔案由勞資部管理，企業干部檔案由組織人事部管理，這種管理模式看似分工明確，但是卻不利于人事檔案的管理和利用。隨著市場經濟的發展，企業的人事制度也進行了改革，為了充分發掘了企業和職工的積極性，采用新型的用工模式――全員合同聘用制。在工資的評定上采用技能工作制，打破了干部與工人的界限，身份的界限也在逐步淡化，作為企業的一員，都可以用企業職工進行稱呼。這些變化都影響了人事檔案的管理，很難區分而且沒有必要區分企業干部檔案和工人檔案，被企業職工的人事檔案取代。所有員工的檔案都應該根據企業的用人需要進行統一管理，這不僅符合人事制度改革的需要，而且符合現代企業精簡高效的要求。
1.2 傳統人事檔案的模式比較單一，不能包含所有人事檔案的內容，除了干部檔案以外，其他人事檔案并沒有自身的管理模式。
傳統的人事檔案分為：干部檔案、學生檔案、工人檔案和軍人檔案。由于干部檔案概念的弱化，以前被認為是干部的一些人有了自己獨立的身份，還將其人事檔案歸于干部檔案，不利于管理，應給予他們合適的地位，根據他們職業的特點進行專門管理。
傳統的人事檔案管理模式中，只有干部檔案的管理比較健全，其他的人事檔案都是參照其進行管理的。但是對于其他人事檔案來說，原封不動的照搬，往往造成不能完整的、客觀的記錄一個人的全貌，形成了不齊全不真實的人事檔案，不利于人員的選拔和任用。
2 現代人事檔案管理模式的原則
傳統的人事檔案管理模式存在諸多弊端，建立現代的人事檔案管理模式，克服這些弊端，需要有統一的原則來指導。
2.1 統一性原則。統一性原則主要包含兩個方面的內容，一方面指人事檔案必須由統一的人事組織部門進行管理，維護檔案的真實性和嚴肅性。另一方面，就是在同一個的系統內，用統一的標準劃分等級。這樣有利于保持前后一致性，更有利于人事檔案的管理和人員的任用。
2.2 真實性、完整性原則。人事檔案應當是真實的，不允許有虛假、不真實的記錄，這就要求人事檔案的管理部分認真篩選、甄別人事檔案材料。②完整性是指人事檔案不僅在內容上還是在數量上都應該是完整的，能夠完整的、客觀的記錄一個人的全貌，給用人單位、政府機關和企業選拔任用提供一個參考。
2.3 安全性和保密性原則。人事檔案工作是一項機要性工作，應最大限度的延長檔案的壽命，做到不泄密。國家對于人事檔案的管理比較重視，為了保障檔案的安全性和保密性，中央組織部在《檔案法》以及《干部工作條例》、《流動人口人事檔案管理暫行規定》等都有所規定，從制度上保障人事檔案的安全性和保密性。
3 建立現代人事檔案管理模式
以現代人事檔案管理的原則作指導，打破封閉式和開放式間隔的管理模式，建立現代人事檔案管理模式。封閉式的管理模式是指人事檔案由單位內部的機構或者部門來保管。開放式的管理模式是由專門的人事管理機構對單位或者企業的人事檔案進行管理。新型的管理模式并不是要打破封閉式的傳統管理模式，而是封閉式和開放式的管理模式相結合的現代人事管理模式。
3.1 完善封閉式的管理模式
傳統封閉式的管理模式帶來了檔案形式單一、管理模式不健全等弊端，新型的封閉式的管理模式是在傳統的基礎上對其從宏觀到微觀進行完善。
3.1.1 宏觀現代人事檔案管理模式。宏觀的人事檔案管理模式主要是根據現代人事檔案管理的原則，以統一性、完整性、安全性等為基礎建立的現代人事檔案管理，適應現代社會的發展。具體而言，首先應保證人事檔案管理是在統一性的原則下建立的，只有保證其統一性，才能保障人事檔案真實性和嚴肅性。其次，在統一性的基礎上建立真實完整的人事檔案，客觀真實的記錄一個人的全貌，給政府機關和企業提供一個客觀的任用和選拔的參考。最后，為真實完整的人事檔案保密，提供安全性。以此來保護個人隱私和人身財產安全。基于以上的原則，根據個人從事的工作性質，對人事檔案進行分類。
3.1.2 微觀現代人事檔案管理。這里的微觀是相對于宏觀而言的，宏觀的人事檔案管理指導微觀管理，為微觀管理模式的建立指引方向。根據宏觀的人事檔案管理的標準，可以將人事檔案根據個人從事工作性質的不同將其分為：公務員檔案、學生檔案、教師檔案、個體人員檔案、流動人口檔案、企業職工檔案等。本文主要探討公務員檔案和企業職工檔案。
①公務員檔案。現在所說的公務員檔案其實就是過去說的干部檔案或者是干部檔案的核心。公務員檔案的概念比較具體準確，具有一定的專指性。公務員檔案主要由以下材料構成：履歷、自傳材料、政審材料、入黨入團材料、獎懲材料、工資情況材料等，以上材料構成了比較完善的公務員人事檔案體系，僅僅這十類材料還不夠，還應該結合公務員的性質和人事制度改革進行調整，以此充實公務員人事檔案的內容。
②企業職工檔案。企業職工檔案是人事檔案的重要組成部分，真實全面的反映了一定時期內職工的情況。職工檔案不僅為開發人才提供依據，而且是員工澄清相關問題的證據。在“干部”這一概念弱化之后，企業職工在借鑒干部人事檔案管理的做法的基礎上，形成了適合自己的一套管理模式。為了跟上企業發展的步伐，更好的為企業服務，應該建立統一的職工人事檔案管理中心，對職工的人事檔案統一的管理現代企業職工人事檔案管理體系，指導、協調人事檔案管理工作。對于職工的檔案應重視近期的考核情況、招聘、錄用、調動、獎懲情況等材料的搜集，作為提高待遇、升職、招聘錄用時的依據。
3.2 建立開放式的人事檔案管理模式
隨著市場經濟的發展，人才交流越來越頻繁，人事檔案管理模式也應該以更加開放的姿態隨著這些改變而改變。開放式的人事檔案管理模式是與市場經濟的發展息息相關的，是在其基礎上建立的新模式。
開放式的人事檔案管理為了更好的適應人才的流動，檔案管理的及時更新非常重要，筆者認為在我國可以建立一個全國統一的人事檔案網絡。從這個網絡里，人事檔案在各個人事檔案中心流動，一方面，用人單位可以用職工身份證號碼查詢職工檔案，了解職工的履歷信息，有利于人才的交流和任用；另一方面用人單位不能僅享受服務，還要將職工的情況反饋到人事檔案網絡里，由網絡中心統一管理職工檔案。人事檔案網絡中個人的檔案應包括個人參加社會活動的基本資料所組成的個人人生履歷，由人事檔案網絡中心統一對其進行專門化管理，建立全國通用的數據庫系統，逐步實現信息的共享化。
開放式的人事檔案管理還可以建立專門的流動人口檔案。流動人員沒有自己的單位和企業為其管理人事檔案，時間長了，難免會有檔案遺失的情況出現，流動人口檔案的建立能夠有效的避免這些情況的發生。
通過封閉的人事檔案管理模式將分類明晰的人事檔案進行管理，通過開放的人事檔案管理模式對流動人員的檔案進行管理，避免封閉的人事檔案管理中出現丟檔、漏檔的情況。兩者相結合，為現代人事檔案管理提供一種新的模式。
傳統的人事檔案制度存在著很多不足，并不能適應現代經濟社會的發展，必須需求新的人事檔案管理模式。筆者認為應將傳統的封閉式的管理模式與開放式的管理模式相結合，規避單一模式的弊端，建立新型的人事檔案管理模式。
注釋：
一、行政事業單位檔案管理建設的原則
（一）規范與靈活相統一的原則。在事業單位檔案管理中，需要嚴格按照相關規定來實施，以達到制度的規范化和標準化。由于不同的單位有著不同的規模，工作特點也不盡相同。因此，其管理制度與制度規范沒有統一要求。各個事業行政單位的檔案管理部門要按照相關部門的特點進行不斷的總結。逐步建立起一套全面、完善且符合本單位實際情況的制度管理體系。
（二）權益與職責兼容的原則。在事業單位檔案管理制定時，要分工明確且規定工作范圍及權限。如事業行政單位檔案管理部門的領導可根據目標的制定、檔案管理工作任務對其進行不定期檢查和相關指導等。另一方面，如果忽略工作人員相關權益就會極大的影響工作人員的工作熱情，進而影響整個事業單位的發展。建立行政事業單位檔案管理制度時需要在明確相關責任的同時，也要注重保護相關工作人員的合法權益。因此，在建設事業單位檔案管理的職責與權益，做到兩者兼顧。
（三）制定與執行相互并重原則。按照有關部門自身特點進行不斷探索、總結，形成一套科學、合理、系統的檔案管理制度尤為重要。例如，在檢驗檔案管理制度是否符合本單位發展需求，是否能夠高效的調動工作人員積極性等，最關鍵的就是考察制度執行情況。因此，在事業行政單位進行管理時，在實踐的基礎上不斷改進，使制度更加合理化、人性化、規范化。
（四）動靜結合原則。現如今，隨著社會改革不斷深入，事業行政單位的各項管理制度也應該順應時代潮流，學習先進管理經驗，結合自身情況不斷完善改進現行檔案管理制度，使我國各項事業逐步與世界接軌的同時，行政化事業也逐步走上國際化道路。
二、當前事業單位檔案管理時存在的相關問題及其原因
（一）檔案管理重視程度不夠。由于有些事業單位對于檔案管理制度的相關法律法規貫徹力度不足，存在認識缺陷，使單位對檔案管理工作缺乏重視，造成了工作混亂狀態。
（二）檔案管理的基礎業務相對薄弱。目前，相關事業單位檔案管理制度仍然存在不夠完善、監督不到位、管理不規范、組卷不符合要求等問題，造成了嚴重的工作混亂狀況。例如，有些單位沒有開展檔案建立工作或著沒有按照法律程序就擅自銷毀應該分類、歸檔、保存的文件資料。
（三）設備落后。由于單位對相關管理制度重視程度不夠、缺乏資金使許多單位檔案管理部門設備落后、辦公條件較差、檔案管理現代化落實不到位。例如，個別單位存在檔案室和庫房簡陋，辦公條件差，未實現檔案室、接待室和辦公室的三分開，很多單位的檔案保護設備配置嚴重缺乏等問題。
（四）管理人員不穩定業務素質不夠。很多單位對于檔案管理的重要性和專業性認識不到位，使人員變動頻繁，難以形成真正的專業能手。例如，有些檔案管理部門，搞月月培訓，而相關檔案人員卻一直是新手，在檔案管理崗位上，缺乏固定人員進行管理。
（五）檔案資源利用不完善。由于事業單位對于檔案管理的整理、收集、保管工作過于注重，忽略了檔案資源的開發利用。因此，相關部門應該充分的利用這一寶貴資源，使之發揮最大作用。
三、事業單位檔案管理創新之路與相關方法
（一）建立健全檔案管理制度。第一，科學合理的建立檔案管理制度，使各種規章制度切實符合本單位檔案管理工作的實際需求；第二，建立檔案管理制度時，要求相關制度簡明扼要、具有良好的可操作性、簡單實用，才能更好的發揮規章制度的規范和指導作用；第三，要求制度約束時具有地位的平等性，建立的相關制度，要能約束各個層次的成員即包括職工、領導等，同時作為制度的主要執行者和制定者的職工和領導，堅持制度約束的平等性是制度順利實施的重要保證；第四，獎罰分明，檔案部門是各種規章制度的管理者和執行者，在規章制度執行時，要保障制度執行的公平性、合法性、嚴肅性，切實做到有過必糾、有功必獎、獎罰分明。
（二）深化改革提升管理水平。事業單位要定期組織學習檔案管理制度、加強宣傳、提高重視程度。相關領導應加強檢查與指導，建立一套切實可行的考核制度及質量評價標準，推動管理制度的規范化、科學化發展。
（三）加強信息化建設提高工作質量。檔案管理改革創新的首要目的是合理開發資源、提高工作效率、延長檔案使用壽命，為了滿足新時代下檔案管理的相關要求，使先進的科學技術手段運用于檔案管理建設中顯得尤為重要。第一，相關事業單位要加強信息化管理，及時準確的傳遞信息，保證檔案管理的時效性；第二，相關管理部門利用掃描儀、計算機等新型設備對相關檔案資料進行精確保存，進行相關技術處理，使相關資料轉化為數據資料，從而切實保證檔案的備份；第三，充分利用網絡技術進行管理創新，提供持續高效的檔案管理服務，以達到檔案信息資源的有效共享，既提高了工作效率與質量，又方便了廣大民眾的需求。
（四）強化相關單位檔案保密工作。第一，嚴格遵守國家關于庫房選址建造有關規定，進行庫房門窗加固防治被盜；第二，指定相關人員負責看管庫房，禁止無關人員進人；第三，培養庫房管理人員時，強化對保密文檔和保管文檔的正確區分。
關鍵詞：知識管理；科研單位；檔案管理
一、知識管理的原則分析
知識管理融合了現代信息技術、知識經濟理論、企業管理思想和現代管理理念，是知識經濟時代涌現出來的一種新型管理思想與方法。知識管理能夠在組織中構建起一個量化與質化的知識系統，讓存在于組織中的知識與信息通過透過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新、創新等過程，不斷的回饋到知識系統內。此時，就形成了積累個人和組織知識成為組織智慧的循環。在知識管理中，主要遵循了一下三項原則：第一，積累原則。知識的積累是實現知識的管理基礎條件。對于科研單位來說，知識管理的使用就是要將知識經驗、信息、程序、技巧等進行積累，避免其隨著時間的推移逐漸消失。可以說，知識管理能夠讓科研單位對知識展開更好的積累。第二，共享原則。在知識的共享中，實現了組織內部所有的信息和知識公開，確保組織中每一名成員都能接觸和使用組織的知識和信息。對于科研單位來說，知識的共享能夠讓所有人員接觸知識，并利用其創造更多的價值。必須要建立起知識共享網絡，讓知識管理在科研單位中發揮出其真正的作用，提升科研單位的競爭力。第三，交流原則。對于知識管理來說，其核心就是要在組織內部建立起一個有利于交流的組織結構和文化氣氛，使各個成員之間的交流毫無障礙。知識交流體現出了知識的價值，在知識管理中，交流原則處于所有原則的最高層次。知識的積累更多的是為了實際的應用，所以，必須要讓其能夠在組織內部循環。對于科研單位來說，要在吸收新知識的同時，不斷剔除老舊的知識。
二、科研單位檔案管理的重要性分析
科研檔案為科學研究提供了基礎條件，在科研活動中占據著重要地位。所以，檔案管理對于科研單位極為重要，其推動了單位科研實力的不斷提升。科研單位檔案管理的作用可以概括為以下幾點：第一，參考作用。在科研檔案資料中，包含著大量的前期研究過程以及科研成果，為其他科研人員繼續學習與深入研究提供了重要的基礎資料。從這一角度來看，科研檔案有著極高的參考價值，能夠使后續參與科研工作的人員站在更高的起始點展開研究，真正的做到“站在巨人的肩膀上”。結合科研檔案，科研人員不必重復展開實驗，節省了大量的時間、人力以及物資。同時，科研檔案能夠為其他科研人員的工作提供參考，避免其在研究中重復勞動或是“走彎路”。第二，憑證作用。對于科研工作來說，科研檔案是最真實、最初的原始憑證，是在科研過程中自然形成的。這種自然性決定了科研檔案必須對實際的科研過程進行客觀記錄。基于此，科研檔案作為科研證據的說服力更高，顯示了科研檔案的珍貴性與權威性。對于科研單位來說，檔案中真實的記錄了科研活動，推動了科研項目深入展開。第三，為考核評估提供依據。在檔案中，展示了科研單位真正的科研實力，記錄了大量的優秀研究理念及科研成果。從這一角度來看，科研檔案為相應科研單位的考核評估提供了重要的判斷依據。利用檔案資料，能夠準確的衡量科研單位的實力以及管理水平。結合上述分析能夠看出，檔案管理對科研單位來說十分重要，提升了科研單位的運行效率，為不同科研項目的展開提供了珍貴的數據資料以及經驗參考。
三、基于知識管理的科研單位檔案管理策略探究
1.檔案管理程序的優化。在傳統的科研單位檔案管理中，普遍使用了紙張作為資料保存的載體。這就導致了在實際的管理過程中，包含著大量繁瑣且重復性較高的勞動，浪費的大量的時間、人力與物資。現階段，信息技術不斷發展，電子文件以及無紙化辦公迅速發揮，逐漸取代了傳統的辦公模式。相比于紙質文件來說，電子文件的載體形式、歸檔辦法等都有明顯的差異。在這樣的情況下，科研單位檔案管理人員必須要結合電子文件的特點，對檔案管理的程度展開優化。相比較來說，電子文檔的儲存容量更大，但是空間更小，且有著更為簡單的整理程序。所以，在管理電子文件時，要結合文件生命周期理論來完成。簡單來說，就是要將文件視為不可分割的連續體。要實現文件檔案一體化，將文件工作與檔案工作進行統一的工作程序設計，確保設計程序涵蓋文件生產、轉運、歸檔、永久保存、銷毀的全過程。這樣的方式不僅能夠強化檔案的知識管理，對于科研單位的其他業務管理工作也提供了更好的服務，整體上提升了文檔工作的效率。
2.促進檔案知識資源的開發與共享。對于科研單位來說，利用知識管理展開檔案管理并不僅僅局限于檔案編研，而是要讓使用者能夠在大量的檔案信息中快速、準確、全面的找出相應的科研檔案，為使用者提供需要的信息。利用科研檔案資源的采集、存儲、揭示、分析、歸納以及綜合加工，能夠最大程度的發揮出科研檔案的價值。基于此，管理人員要形成主動服務意識，關注科研單位內外各方面的信息需求，結合現有的檔案資源，對檔案中包含著的隱藏知識展開深度挖掘。要在保證科研檔案的保密性與安全性的基礎上，編制科研檔案的目錄、索引以及摘要等信息，構建起具體專題特色的檔案信息數據庫，滿足使用者的需求。同時，也可以建立起檔案信息咨詢的線上服務平臺，為科研單位中的工作人員提供定向與定期的交互信息咨詢以及知識共享的服務，最大程度的發揮出科研檔案信息共享的使用價值。
3.科研單位人員綜合素養的提升（1）檔案管理人員素質的提升。對于科研單位來說，可以積極引進專業性技術人才，或者也可以對現有的檔案管理人員展開培訓。在培訓中，要確保管理人員學習并掌握檔案法規。同時，也要定期的組織檔案管理業務知識與計算機技能的培訓，提升其對新設備、新技術以及新方法的接受程度，實現熟悉檔案管理制度與辦法的復合型人才的培養。同時，要對科研檔案的形成與積累展開制約，形成“三納入”制度，即將科研檔案管理納入科研工作流程、納入科研人員的工作計劃、納入科研人員承擔的崗位職責中，確保科研檔案的安全與完整。（2）科研人員檔案意識的提升。科研人員是科研檔案形成的主體，其在科研檔案管理工作中也發揮著重要的作用。所以，除了要對管理人員的專業素養進行提升外，還要加強科研人員的檔案意識。科研單位或是管理人員要定期向科研人員宣傳的檔案的價值以及重要作用，使其形成管理以及利用科研檔案的意識，調動科研人員收集、轉移科研檔案的積極性與主動性。同時，管理人員要對使用者的檔案利用需求進行分析，滿足不同科研人員的資料需要，發揮出科研檔案的多種效益。（3）管理職能分配的優化。在傳統的科研檔案管理中，主要使用了重保存、輕利用的模式。而在知識管理的指導下，在檔案管理工作中要將科研檔案視為動態的知識，實現將傳統的檔案實體管理轉變為內在知識的管理。在科研檔案管理中融入知識管理，需要管理職能的分配進行優化與協調。對于科研單位來說，可以從以下五個方面完成職能分配：第一，從科研單位的層面上來說，要明確業務主管部門與檔案管理部門對科研檔案管理的總體責任，制定出相應的管理要求。第二，從部門的層面上來說，要確定科研檔案管理的監督與檢查責任。第三，業務部門的檔案管理負責人要對科研檔案的管理提供指導與服務。第四，科研項目組要承擔檔案整理與保管責任。第五，所以科研人員都具有文件材料的形成與積累責任。
4.檔案管理的信息化建設。現階段，信息技術迅速發展，科研單位檔案管理工作要充分利用信息技術的優勢，推動檔案管理信息化建設。要設計、開發與利用先進的檔案管理系統，加快科研檔案數據庫建設的速度。其中，要重點展開電子文件全文數據庫的建設，對多種索引工具進行逐步完善，實現科研檔案信息的最大程度揭示。要將科研檔案中包含的重要科研資料與成果全部完成數字化轉化，利用檔案網站的作用，結合不同的權限完成相關科研資料的調閱。綜上所述，知識管理對科研單位檔案管理工作的升級提供了更好的指導，轉變了其工作模式。通過檔案管理程序的優化、促進檔案知識資源的開發與共享、科研單位人員綜合素養的提升、檔案管理的信息化建設，實現了將傳統的檔案實體管理轉變為內在知識的管理，提升了科研檔案資源的利用率，提高了科研單位的科研能力以及競爭力。
參考文獻：
[1]張海韻.基于知識管理的企業科技檔案信息資源開發利用研究[D].廣西民族大學,2015.