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導語：在檔案應急管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
如2008年中國“汶川大地震”，使得大量的檔案資料因為掩埋而遭受重創，給經濟和社會發展帶來嚴重的不利影響。2011年3月，澳大利亞的昆士蘭州遭受持續的雨襲擊，致使一部分公共機構及商業機構的檔案文件受到一定程度的損毀，不過這些機構都能夠科學有序地對于已經受損的檔案進行及時有效的搶救與修復。其中發揮積極作用的，就是澳大利亞國家檔案館的檔案搶救應急預案。所以，我國各級檔案部門要積極地預防和應對各類突發事件，必須不斷地提高檔案應急預案的管理能力與水平，盡可能地降低各類突發事件對于檔案的危害程度，只有這樣，才能有效避免和降低檔案人員與各類檔案信息可能遭受的損失。
1 加強應急預案管理是檔案部門成功處置各種突發事件的基礎和保證
檔案的應急管理是指檔案部門通過對于自然界與社會所產生的各類突發事件的原因、經過與后果進行綜合分析，在有效整合檔案領域當中有關資源的基礎上，建立的一整套積極應對各類突發事件的事前防范、事中反應和事后處理的管理程序和手段。檔案應急管理通常具有突發性和非程序性的特點，但同時又必須滿足預見性、系統性和創新性的要求。所以應急預案也是成功處置各種突發事件的基礎和前提。
1.1 加強應急預案管理屬于檔案安全的最迫切要求。在過去，世界很多國家的珍貴檔案資料，都曾經遭受自然和人為災害的毀滅性打擊，產生了巨大的難以估量的損失。如2001年發生在美國的“9?11”恐怖襲擊事件，讓位于世貿中心的很多金融機構的計算機數據檔案瞬間被毀。而各類頻發的突發事件，不僅增加了檔案管理的難度，也為檔案安全管理敲響了警鐘。這就迫切要求各級檔案部門必須展開積極的行動，不斷加大應急預案的管理力度，以便于應對各類突發事件的發生。
1.2 應急預案管理能夠提升檔案部門的應急管理能力。實踐證明，應急預案是積極應對各類突發事件的重要手段，各級檔案部門通過制定和建立完善的應急預案體系，從而規范檔案部門對突發事件的應急處理能力，不僅有利于使各級檔案管理人員在工作過程中樹立高度的風險防范意識，而且有利于及時鑒別和處理各類檔案的安全隱患，并增強應急管理工作的能力，在針對突發事件的應急處置上，在應急預案的各個環節上，都能做到未雨綢繆，并提高應急決策的主動性、時效性與科學性要求。
1.3 應急預案管理可以增強檔案安全體系建設的保障力。2010年5月12日，國家檔案局局長兼中央檔案館館長楊冬權在全國檔案安全體系建設工作會議上提出，“要建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”，并根據《檔案工作突發事件應急管理辦法》與《檔案館防治災害工作指南》等規定，明確要求我國各級檔案管理部門，必須重視應急預案在檔案安全管理體系中的重要位置，并明確了各級檔案管理部門完善應急預案管理標準和要求。這也表明，強化檔案應急預案的管理工作，能夠促進檔案安全體系的構建，并為提升檔案管理安全增強保障力。
2 國外應對檔案管理突發事件的有效設計
2.1 重視檔案工作人員的責任與分工。在檔案部門應急預案體系的建設過程中，國外非常重視檔案人員的分工和合作，檔案館（室）的工作人員隊伍通常非常精簡，因此，要求各工作人員在平時的檔案管理突發事件中，各項預防工作和應急處理都非常明確。如加拿大溫莎大學所制訂的檔案防災減災計劃把檔案工作人員分成三類，分別是災害預防小組和災害行動小組以及災后恢復小組，分別負責在檔案災害發生前的預警預防、災害發生時的應急救援以及災害后期的檔案修復工作，并且均依據不同的職責而有針對性地開展有關培訓工作。
2.2 加強檔案部門可能遭受的災害研究力量。在國外，檔案部門比較關注可能面臨的災害和突發事件研究，并熱衷于突發事件對檔案建筑和館藏檔案造成的危害，并高度重視各項預防策略。如美國檔案機構就非常重視自檔案館（室）建筑和應急設備以及應急人員培訓等各個方面來采取措施，以便于更好地降低對檔案機構的各種危害。在2008年舉辦的國際檔案大會上，日本某檔案學界專家曾指出，對于文件管理機構來說，預防和及時處理突發事件，是保護檔案文件資料安全的重要措施。全部文件保管設備都應當在緊急狀況時，確保檔案實體不會遭受嚴重的損壞。
3 目前檔案部門在應急預案管理工作中所存在的主要問題
3.1 檔案應急預案的嚴重缺失，管理體系不夠健全和完善。目前，很多檔案部門對于突發事件的應急重視不夠，很多還是缺乏高度的防范意識，即使制定有應急預案，在體系上還很不健全，甚至有很多的檔案管理部門，根本就沒有制定出相應的應急預案。另外，大部分的檔案部門也大都將重點放在自然災害的應急預案制定上，往往忽視了事故災難、社會不穩定事件和網絡沖擊等應急預案的制定，比如對于網絡侵入和篡改等方面的威脅甚至沒有絲毫防范意識，這就出現了檔案部門應急預案體系不夠健全和完善的狀況。
3.2 應急預案內容空洞，風險評估體系不夠合理。 現階段的各級檔案部門，在應急預案的內容方面，大多是因為僅僅注重形式而脫離實際，并且存在著相互抄襲的現象，結果造成在操作時受到很大的局限性。另外從總體范圍看，由于很多檔案部門尚沒有完善的檔案風險等級評估體系，還沒有進行檔案的安全分級管理，這就造成在各類檔案的實際存放過程中，往往忽略將珍貴、重要的檔案進行集中存放，這樣一旦出現突發事件，就會亂成一團，反而使珍貴的檔案得不到及時搶救，造成巨大損失。
3.3 沒有明確的獎罰標準，缺乏行之有效的績效考核機制。在各級檔案部門已經公布的應急預案中，很多缺乏檔案應急管理的績效考核機制，這樣就會對于考核標準的界定不夠明確，缺乏績效考核的標準和獎勵機制，檔案應急管理工作的積極性與成就感就會明顯下降。而應急預案中由于缺乏科學的懲罰機制，主管部門對于失職人員的懲罰沒有依據，無法實現績效考核的公正和公平，使各項工作難以推進。
3.4 應急預案的演練流于形式，其聯動能力缺乏協調和統一。目前，許多檔案部門還處在“紙上談兵”階段，不能夠實現應急預案的演練和應急聯動能力的密切聯系。而事實上，應急預案的演練不足，則應急聯動的能力就必然較弱，結果造成檔案應急處置中出現“不聯不動，聯而亂動”的混亂現狀。在電子檔案信息應急處理方面，往往在廣域網外部線路中斷、局域網中斷，以及檔案館業務管理系統出現了嚴重漏洞，而造成業務數據錯誤和操作失誤時表現得束手無策。這在實踐中也必然會降低應急效率與水平。
4 檔案部門應急預案管理體系的科學設計與構建
4.1 加快檔案應急預案管理的職能和組織建設。要組建應急預案的編制隊伍，具體負責應急預案的各項管理工作。要明確預案編制小組的具體職能，不僅要確定預案編制小組的人員和職責，而且對于編制應急預案的目的、類別、范圍和適用等還要做出明確闡述。至于編制小組的組成，最好邀請相關政府部門的應急管理人員參加，通過廣泛參與和相互協作，真正實現明確分工，高效運行。
4.2 提高檔案管理內在風險的監控，及時排除安全隱患。當前檔案管理中存在的潛在風險，大部分可以從自然因素與社會因素兩個方面進行評估和預測。在特殊時期，檔案信息技術部門還要加強對網站、網絡運行和信息安全突發公共事件密切相關信息的收集整理與持續的監測。同時，還要從檔案部門的自身出發，及時排除檔案管理過程中所可能存在的各類安全隱患，只有這樣，才能有效降低風險因素產生的可能。
4.3 重視檔案應急預案的編制，努力完善應急預案的管理體系。科學嚴密的應急預案，能夠讓檔案部門的各項應急管理做到有條不紊和有章可循。檔案部門在組織應急預案的編制時，應當對內容框架進行科學設置，并明確應急預案編制的目的和依據及實施的范圍，力爭所制定出的應急預案，可以應付所有的突發事件發生。同時，對于檔案信息系統可能出現的突發事件，其應急處置預案應當盡可能細化，比如，在檔案館官方網站或者微博中，出現非法言論和黑客攻擊事件以及網絡病毒感染等，都有積極的應對措施。只有這樣，才能在確保應急預案擁有完善運行體系的基礎上，充分地發揮出積極功能和作用。
4.4 積極開展應急演練活動，以檢驗檔案應急預案的效果。實踐證明，積極開展應急演練，是考驗應急預案科學性和可行性的最有效方式。所以，在檔案安全應急演練開始以前，應當預先熟悉已經編制的預案，充分了解該演練所主要考核的各項技能，盡可能地掌握該演練的組織策劃和進度控制等演練模擬方案的要點。應急演練結束后，還應當迅速針對應急預案的效果進行科學全面的評估，從而確定是否需要進一步修訂和完善。只有通過這種方式的應急演練，才能檢驗應急預案的可行性，同時有效提高檔案部門的應急救援水平。
檔案管理工作對于事業單位的日常運行來說至關重要，但是傳統的檔案管理模式工作量巨大，需要耗費大量的人力物力和時間，信息技術的應用可以大大提高檔案管理工作的效率，本文具體對信息技術在檔案管理中的應用進行了探討，也希望為推動單位檔案管理工作的發展提供一些借鑒。
【關鍵詞】
信息技術；檔案管理工作；應用
一、信息技術背景下檔案管理工作的特點
（一）檔案存儲的載體發生變化
在信息化技術的大范圍應用之前，各個單位一般是采用以紙質材料為主的實物作為檔案存儲的載體，這種存儲方式需要檔案管理人員耗費大量的時間進行檔案信息的編輯，轉化，記錄，會給工作人員帶來巨大的工作壓力，而且紙質材料也不便于保存，受環境的限制比較大，備份工作也不容易進行，也不符合資源的優化配置的要求。現代化集成電路的出現是信息技術發展的一個里程碑，信息技術的應用也是檔案管理工作的革命。首先是利用電子文件、圖紙等代替了原本的紙質材料，簡化了檔案信息的記錄存儲過程，便于進行檔案信息的備份工作，而且U盤、計算機硬盤等也比紙質材料穩定，不容易受到環境的影響，適用范圍也比較廣。另外將檔案內容轉化為信息化的數字數據也易于進行管理和檔案的查找提取，有利于提高檔案管理的工作效率和檔案內容的利用率。
（二）檔案信息的分類管理發生變化
傳統的檔案管理一般是根據檔案的內容人為地對其進行分類，分類工作需要人工進行操作，工作量巨大，根據檔案信息內容可以將其大致分為單位人事檔案、文書檔案、單位史志等等。當有新的檔案入庫時工作人員需要對其進行歸類然后再進行存放。目前數據庫技術在檔案管理中也得到了應用，因而傳統的分類方式也有所變化。相關技術人員可以對程序進行指令設定，這樣計算機可以自動對新入庫的資料進行分來，同時還可以利用計算機對其進行定期的整理，不僅節省工作時間提高了效率，也有利于提高分類的準確性，因為傳統的分類模式容易受到工作人員的主觀性的影響，而直接利用信息數字化技術自動分類的結果客觀性就會更強也更可靠。
二、信息技術在檔案管理中的具體應用
（一）多媒體技術的應用
多媒體技術是一種圖、文、聲、像的綜合處理技術，目前多媒體技術在檔案管理中的應用主要體現在信息檢索、檔案編輯等方面。多媒體技術的應用簡便了檔案信息的檢索流程，對于文本信息不僅可以采用關鍵詞查找還可以采取全文查找的方式，提高了檢索結果的準確性而且。而且利用多媒體技術可以進行影像或者是聲音文件的查找，不需要再借助輔助的設備，而且可以直接利用計算機進行信息的查閱。此外多媒體技術使得信息的采集和存儲方式也更加多樣，檔案資料也更加全面。而且多媒體信息技術的運用實現了信息的共享，用戶可以直接在平臺上進行信息的查詢和利用，方便了信息的使用，由于不需要工作人員的協助查找因而也有利于事業單位的工作效率提高。
（二）信息存貯技術
集成電路的發展使得信息的存儲方式更加多樣，存儲載體也更加多樣，便于工作人員對于檔案資料的存儲和整理。目前在檔案管理中廣泛應用的存貯技術有微縮技術、磁存儲技術和光盤存儲技術三種。磁存儲技術是最普通也是應用范圍較廣的信息存貯技術，而且磁帶存貯也比較穩定，保存期限也比較長。微縮技術也是近些年才逐步得到應用的，該技術是將信息通過微縮相機進行拍攝，然后信息會保存在膠片上，由于信息經過微縮，因而同樣的存儲空間信息的涵蓋量可以得到較大的提升，而且這種存貯方式的性價比也比較高。光盤存儲具有存取速度快、效率高、存儲內容多樣以及容量大等特點，因而這也是目前在檔案管理工作中應用范圍最廣信息貯存技術。
（三）漢字識別技術
漢字識別技術可以大大降低信息采集、編存的工作量。因為目前檔案管理工作還處于新舊模式的交替階段，因而很多的單位目前的主要工作任務就是將原本的紙質文本材料在計算機上進行錄入轉化為數字化信息數據。而漢字識別技術可以直接通過對圖片或者文件等進行掃描然后對其進行編碼，轉化為正常的漢字并作為文本文件進行存儲，便于信息的存儲和查找，也提高了工作人員工作的有效性。除此之外，漢字識別技術還可以應用與檔案目錄的輸入以及圖像信息的轉化等方面，而且該技術的應用由于不需要專門的人員進行信息的轉化輸入因而在一定程度上也可以降低檔案管理工作信息化建設的成本，而且該技術還具有易于操作的特點，對工作人員專業性的要求也比較低。
（四）條碼技術
條碼技術目前在銷售等各個行業都得到了廣泛的應用，該技術具有易于操作，準確度高等特點。條碼技術主要通過對一些老檔案進行編碼，將該條碼貼于卷軸上并將該碼錄入計算機中，詳細記錄檔案的存儲位置、主要內容、年限等等信息，計算機會自動對其進行管理。當有人需要借閱檔案館中的檔案時直接掃條碼就可以，有利于對借出檔案的管理，當檔案歸還后也可以及時找到其原本的存儲位置，有利于縮短信息的查找和提取時間，而且工作人員的勞動強度也在一定程度上被降低了。
三、結論
總之，推進檔案管理工作的信息化進程是目前的社會發展的必然趨勢，而且信息化的技術也可以降低檔案管理人員的工作量和工作難度，提高工作的效率，節省時間，同時信息化技術出錯的概率也更小，也有利于保證存儲檔案數據的準確性，因此應當加快信息技術在檔案管理工作中的應用。
作者：胡曉宇 單位：吉林省松原市離退休人員檔案管理中心。
參考文獻：
組成部分。實施檔案管理網絡化能夠規范檔案管理，實現網絡管理科學化管理，實現人力資源管理的專業化發展，為企業發展提供良好的人才管理保障。
關鍵詞：檔案管理；網絡化；現狀；優化措施
0 引言
科技水平發展促進我國社會發展速率進一步提升，加強網絡應用廣泛程度，促進我國網絡應用程度進一步提升，提高檔案管理網絡化的應用程度。檔案管理網絡化發展能夠促進檔案管理數據分析管理更加科學化、明晰化發展，提高檔案管理的效率，實現檔案管理準確性。
1 現階段檔案管理的發展現狀
檔案管理是我國人力資源管理應用的重要管理途徑，實施檔案管理網絡化發展是促進人力資源可吸毒而管理的重要措施。檔案管理隨著社會科技水平的進步不斷深入發展，但現階段我國檔案管理中依舊存在一些問題，成為我國檔案管理發展中的障礙。
一方面表現為檔案管理的內容科學化水平較低。目前我國大部分企業或單位對檔案管理依舊采用傳統人工管理辦法開展檔案管理，造成檔案管理的內容不科學，資源劃分標準不一致，檔案形式多樣，造成檔案管理停滯在傳統檔案管理層面，檔案的內容管理科學化程度較低；另一方面，我國檔案管理的管理人員和規范性較低[1]，網絡應用程度較低。檔案管理不能為企業發展提供直接經濟收益，企業在發展過程中對企業檔案管理的人員分配和管理上缺少一定的規范性，導致企業檔案管理的人員工作積極性較差，管理形式創新能力低，影響企業檔案管理，同時檔案管理的管理人員的計算機水應用水平較低，是企業檔案管理的現代化程度較低，造成企業人才檔案管理與企業總體發展之間出現嚴重的管理脫節。
2 實施檔案管理網絡化的措施
2.1 實施檔案管理電子檔案與傳統檔案同步實施
實施檔案管理網絡化管理應當矜持傳統檔案管理與電子檔案管理同步實施。一方面傳統檔桿管理主要是針對檔案管理中“歷史遺留問題”中檔案殘缺不全，檔案資源信息程度較低[2]，或檔案存放時間較長的休息資源進行傳統管理措施，保障了檔案管理的基礎信息性，避免大量的檔案錄入增加檔案管理人員的工作量；另一方面，近期檔案適應網絡化管理，進行檔案信息數據管理的準確性發展，促進檔案管理的效率性和準確性，促進檔案管理體系進一步完善健全。此外，這種傳統檔案管理與網絡管理相結合的法管理措施也增加了檔案管理的安全性，避免檔案丟失。
2.2 應用網絡數據管理手段進行檔案管理
實施網絡詩句管理手段進行檔案管理。隨著社會科技水平的進一步提高，檔案管理數據化應用程度也進一步提升，實施檔案管理自動化軟件，結合OA辦公自動化和MIS信息管理相結合實施軟件管理檔案管理網絡化發展[3]，提高檔案管理自動化程度的進一步提高，提高了檔案應用、管理的專業化和信息準確程度，促進我國檔案管理程度的進一步發展。例如：我國某企業實施人力資源檔案管理網絡化發展，這種管理措施企業人力資源分配管理的合理程度進一步提高，間接地為企業人發展創造財富。此外，網絡化中云盤使用為檔桿管理提供了廣闊的檔案儲存空間，不僅增強了檔案管理的效率，同時也避免了傳統檔案管理儲存空間的問題，節約了檔案管理的應用空間。
2.3 提高檔案管理人員計算機應用能力
提高檔案管理人員計算機應用能力是開展檔案管理網絡化程度的重要基礎保障。對檔案管理的工作人員進行定期培訓，提高檔案管理人員的計算機應用管理水平，促進檔案管理人員計算機應用能力，檔案管理自動化系統的應用程度進一步提升，實現檔案管理網絡化人員的專業性。
3 檔案管理網絡化的優勢
3.1 檔案信息管理可靠性增強
檔案管理網絡化是當今社會科技發展促進資源管理的重要體現，其優勢其一檔案信息管理的可靠性增強[4]，檔案管理網絡化發展主要依托互聯網檔案自動化管理軟件和虛擬空間實現檔案管理，檔案管理系統的登錄需要相應賬號和管理密碼，使檔案管理的信息可靠性增強，避免檔案資源泄露等信息資源管理不善等問題。
3.2 檔案管理的準確性提高
其二，檔案管理的準確性提高。檔案管理采用網絡化管理使檔案管理分類采用電子檔案自動分類管理，依據檔案分類標準進行檔案管理。自動化檔案管理能夠智能化對更新檔案進行分類管理，避免了傳統檔案管理中檔案人員對接不當影響檔案管理準確性問題。
3.3 檔案管理的工作效率提高
其三，檔案管理工作效率提高，網絡化管理措施使檔案管理人員從傳統的檔案管理中解放出來，檔案管理水平和管理手段都逐步實現網絡化發展，保障了檔案管理的準確性和可靠性，同時也提高率檔案管理人員的工作效率。例如：某單位對培訓人員的檔案分配按照培訓人員工作管理性質不同，運用電子檔案管理將人員檔案分發到不同管理部門，提高了單位檔案收發和應用的效率性[6]。
3.4 檔案管理科學化，規范化發展
其四，檔案管理實施網絡化使檔案管理科學性，規范化發展。傳統的檔案管理工作量大，管理范圍復雜，檔案管理主要依靠人工分配形式進行檔案管理，容易造成檔案丟失或損壞，影響檔案管理的正常進行，造成檔案資源管理專業會程度較低，影響了檔案管理的質量性；實施檔案管理網絡化采用電子管理措施實現了檔案管理，分配數字化管理，從而提高了檔案管理的準確性，實現檔案管理的科學化，規范化發展。
4 結論
檔案管理網絡化發展是現代化科技手段應用于社會資源管理發展中的體現，實現資源應用，管理，分發的專業化發展，提高了檔案管理的準確性和效率性，促進我國資源檔案管理的規范化發展。
參考文獻：
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關鍵詞:計算機信息技術;高職院校;檔案管理
一、計算機信息技術在高職院校檔案管理中的作用
(一)提高檔案的嚴密性
早期，紙質的檔案由于保存時間較長，致使頁面泛黃，字跡不清楚，導致很多珍貴的檔案無法保存下來，并且，經常出現檔案丟失的現象，影響到檔案管理工作的質量。而出現此類問題的原因則主要在于檔案管理工作量繁重，一時間難以快速核對檔案數量，很容易丟失檔案，使檔案內容被泄露出來，造成損失。現如今，計算機信息技術被廣泛用于檔案管理工作中，管理人員在整理檔案文件時，利用計算機建立檔案數據庫，將電子版的檔案保存在數據庫中，不僅方便查找，同時還能夠提高檔案保密度和安全度。要想調取檔案，必須通過密碼驗證，才能登陸數據庫，找到檔案、文件、各類資料，如果密碼輸入錯誤，將無法獲取檔案內容，在一定程度上提高檔案的嚴密性，防止出現檔案被盜取的現象，起到保護檔案的作用。因此，管理人員利用計算機管理檔案工作更輕松，更高效，可針對不同的檔案分類保存在相應的文件夾和數據庫中，確保檔案內容完整，完好，提高檔案的嚴密性、安全性。
(二)提高歸檔效率
檔案類別多，數量大，依靠人力將難以快速分類整理，導致檔案管理工作進度緩慢，效率低下。在實際的工作中，為了改變這一管理現狀，管理人員應積極學習運用網絡技術、計算機信息技術，靈活應用計算機的功能，快速歸類檔案、文件，用計算機高效歸檔、分類、整理、搜索，查找到檔案的類型，點擊相應的文檔，將電子版的檔案保存在計算機系統中，提高檔案管理的質量［1］。可見，計算機信息技術相對于傳統的管理方式，優點非常多，從而使管理計算機節省時間，高效率歸檔，并將不同的檔案信息壓縮之后，備份保存，防止檔案丟失。由此可知，計算機方便辦公，便于管理人員整理檔案，整理過程中在搜索一欄輸入關鍵詞，顯示檔案的類型，根據不同檔案的類型，歸類儲存，以便于日后查找和使用，整個過程中自動化、先進化，不僅減輕人力負擔，同時也提高了檔案管理工作效率。
(三)方便檢索和儲存
不同檔案其信息也不同，在實際的工作中，如果不注重分類，將導致檔案信息混亂，日后查找難以快速找到所需的檔案。因此，在進行檔案管理工作時，首先，應明確檔案總量、信息內容、類別，清楚之后，利用計算機信息技術的功能檢索檔案信息，主要目的是為了方便儲存電子版的檔案，日后查找檔案，只需輸入時間、關鍵詞即可快速找到檔案，方便查找檔案信息［2］。其次，利用計算機能夠解決儲存不足的問題，過去因檔案越來越多，占地面積越來越大，從而沒有足夠的地方擺放檔案，而運用計算機信息技術，將檔案信息壓縮到文檔中，自動化完成壓縮和存儲工作，整個過程高效、快速，節省大量的時間，顯著提高了工作效率。此外，還可以制作檔案二維碼，掃描即可獲取檔案信息，以及查閱檔案數量，方便管理人員檢索、查找、保存更多的檔案信息、文件等等。新時期管理人員應緊跟時展的步伐，利用計算機信息技術功能檢索、儲存檔案，有利于提升檔案管理實效性、有效性和管理水平［3］。
(四)快速傳輸檔案
近幾年，高職院校投入資金，引入大量的計算機信息技術，以供檔案管理人員整理檔案。通過完善硬件設施，能夠方便管理人員快速傳輸檔案、分類檔案。而計算機信息技術、網絡技術便于傳輸檔案文件，整個過程中管理人員只需點擊檔案管理系統，查找到所需的檔案和文件，即可選中發送給各部門，而過去需耗費時間先找到檔案，之后，送到各個部門，流程復雜，時間長，經常耽誤各部門使用檔案，也會影響管理人員工作情緒，致使管理人員對工作失去自信心。在新時期，管理工作中利用信息化管理系統，快速傳輸檔案，發送文件、信息，通過計算機與各部門加強溝通，了解所需的檔案，提前查找，批量發送，高效率完成檔案傳輸工作，輕松完成工作，不僅增強其自信心，同時也提高管理工作質量和效率［4］。
二、計算機信息技術在高職院校檔案管理中的應用
(一)運用檔案管理軟件
現如今，地方高職院校檔案管理人員在工作時普遍運用計算機信息技術，改變了工作方式，創新了管理方法。在工作中運用檔案管理軟件可以快速錄入檔案信息，還可以上傳檔案、下載檔案文件、查處檔案數量和保存的位置等等。將軟件應用于檔案管理工作中，方便管理人員隨時上傳檔案點擊保存，即可儲存更多的檔案信息。此外，管理人員可以利用軟件在線與其他管理人員溝通，隨時交流遇到的問題，共同商討，一起解決，推動檔案管理工作高效、順利進行。可見，工作人員在管理過程中靈活運用軟件整理檔案、查詢檔案總數、核對檔案數量、備份檔案、打印檔案內容等等，說明開發的檔案管理軟件各個模塊功能非常之多，在實際運用中較為方便、便捷，使管理人員輕松完成管理工作，并提高計算機應用能力、工作能力、管理效率［5］。
(二)用計算機設置檔案獲取權限
計算機信息技術不僅給管理人員提供了便利，同時也為檔案管理工作提供了安全保障。在實際運用中能夠加密檔案文檔，而過去因管理工作繁重，很容易疏于整理檔案的數量，經常出現檔案丟失和信息被泄露的現象，后果很嚴重。新時期，管理人員運用計算機信息技術，應安裝防毒軟件，并用加密處理技術，設置檔案權限和密碼，防止黑客盜取檔案信息，達到保護檔案的目的，做好保密工作和檔案管理工作。如:整理高職院校學生個人信息和學籍檔案時，其檔案內容包括個人重要信息，管理時工作人員應利用計算機設置密碼，并獲取權限，發揮計算機保密功能，起到雙重保護的作用，提高檔案的保密性，確保保存在計算機中的檔案完好，需要調取檔案內容時，必須通過密碼驗證、獲取權限，這樣才能登陸檔案管理系統查找到檔案，提高檔案信息密封性、完整性、保密性。
(三)用計算機快速整理檔案
在實際的應用過程中，檔案管理人員應輸入檔案關鍵詞，點擊查找，顯示檔案類型，根據檔案類別，分類整理，以電子版的形式保存在相應的文檔和文件夾中，不同文件夾中保存不同的檔案，諸多的檔案分別命名為不同的名字或者編號，以便于分類、查找。保存電子版檔案非常快，無需耗費時間整理紙質版檔案。利用計算機搜索檔案，快速呈現檔案類型，依據檔案的特點和類別分別保存到不同文檔中，整個過程中高效分類、整理，節省更多的時間用于整理其他文件、資料等等，在短時間內，管理人員就可以完成檔案分類工作，必然會提高檔案管理工作效率。因此，在管理檔案時，要重視運用計算機信息技術的各個功能，能夠高效分類諸多的檔案，以便于管理人員分類保存檔案，促進檔案管理工作高效率完成。
(四)運用計算機資源共享
過去管理紙質檔案，使用檔案時，管理人員要在檔案室查找、翻閱，不僅浪費時間，同時難以快速提供檔案，并且，很難實現資源共享。現今，計算機信息技術、互聯網技術快速發展，高職院校應高度重視，要求管理人員必須學會用計算機，按照要求利用計算機進行資源共享，從而隨時根據需求，將檔案信息發送給所需部門。利用計算機發揮信息技術的作用，隨時調取檔案信息，不僅可以核查檔案信息是否屬實，同時也能夠資源共享。計算機具有查閱、共享等功能，運用過程中按照規范化的步驟先登錄檔案管理系統，之后，查詢檔案，找到檔案后，將檔案共享給各個部門。新時代下，運用計算機信息技術管理、共享檔案已經成為一種必然趨勢，對于提升管理人員共享能力、管理能力十分有利。
三、結語
【摘要】隨著電子政務、辦公自動化等系統的逐步建立與完善，產生了越來越多的電子文件和電子檔案，給檔案的管理工作帶來了歷史性的變革。新型的管理模式正在以意想不到的速度和規模進入檔案工作領域。
關鍵詞 計算機技術；檔案管理
現代社會在計算機技術的推動和影響下，以飛快的速度步入信息時代，隨著計算機與網絡技術的廣泛應用，產生了大量的電子文件。電子文件的產生，不僅意味著產生了一種新型載體的檔案，也標志著人類社會記錄信息、傳達信息和留存信息的方式發生了改變。它直接影響著檔案工作的運作方式、基本理論乃至思維觀念。隨著計算機技術的不斷發展，檔案的載體面臨著更新換代的重要歷史時刻，檔案工作以意想不到的速度和規模進入一種新型的管理模式。
計算機及網絡技術的發展與普及，使得越來越多的社會管理活動逐步被綜合應用計算機技術、網絡技術的電子化辦公模式所取代，隨著電子政務、辦公自動化等系統的逐步建立與完善，電子文件最終將成為各級黨政機關、企事業單位產生文件的主要形式，進而成為國家檔案資源的重要組成部分。
計算機技術給檔案工作管理帶來了革命。這場改革是自近現代檔案學理論誕生以來，檔案管理工作最為劇烈的一次改革，它影響檔案工作的基本理論、運作方式乃至思維觀念。隨著計算機技術的發展，檔案的載體面臨著更新換代的重要歷史時刻，傳統的管理模式已不再完全適用檔案的收集。計算機技術的普及及利用，使檔案資料的收集更全面，更及時，更方便，各種存儲工具滿足了現代檔案管理工作的要求。
計算機技術的產生和發展對檔案管理工作的變革主要體現在以下幾個方面：
第一，在照相機、錄音、錄像等工具的應用上。更加真實地記錄了許多大型的會議、節日活動、人物的資料，保證了檔案資料收集的真實性、及時性、準確性。目前數字檔案收集來源主要有三個方面：一是傳統檔案的數字化，就是把紙張、照片、音頻影像等載體保存的傳統檔案通過掃描、拍攝等方式轉換為電子檔案，后期主要工作是建立檔案目錄數據庫和全文數據庫。二是現有電子文檔的接收和歸檔，這是目前各個單位檔案館數字檔案的主要來源。三是一些重要數字信息資源和采集，有些重要數字信息檔案對反映歷史社會變化、豐富館藏起著重要作用，應注意收集和接收。
第二，在檔案的整理上。檔案分類更加清晰，整理上更加便捷。檔案目錄的標引要符合《檔案目錄著錄規則》《中國檔案主題詞表》《中國檔案分類法》等標準，檔案目錄數據格式要符合《機讀檔案目錄數據庫格式》以及本單位頒發的相關標準，以方便檔案數據的遷移、共享、移交等。檔案信息化建設的目的是充分運用計算機等信息技術提高檔案工作的管理水平與效率。需要通過計算機軟件來實現檔案的信息化管理，其中主要包含檔案目錄數據庫系統和全文數據庫系統的建設，將來還會涉及到包括非結構化檔案以及異構數據庫的管理系統建設。
第三，在檔案的保存上。檔案的存儲量擴大，保管的介質種類擴大，保管更加便利，更安全。將一些珍貴的、易損壞的檔案進行數字化，除了滿足檔案的利用目的外，可以兼顧搶救、保存、備份等功能。
第四，在檔案的利用上。檔案的保管作用在于備查、利用，現代信息技術的應用，把檔案資料分門別類，方便查找、檢索，通過網絡向用戶提供檔案的利用服務，使用戶在可以上網的條件下在任何地點、時間都能查到權限許可所需要查詢的檔案信息，真正實現檔案數字信息資源的共享。主要包含檔案的信息開發，智能查詢、網站信息、光盤等。檔案信息開發是對檔案信息進行專題開發、編研等，綜合智能查詢是提供館藏的數字檔案文檔、圖像、音頻資源、視頻資源的查詢和閱覽以及虛擬演播等服務。網站的信息指得是通過互聯網將館藏數字檔案相關信息進行信息，提供對外檔案利用服務，光盤是通過光盤刻錄等形式提供利用。計算機技術的發展更有利于對檔案資料的研究和利用，為生產經營和經濟發展提供更好的原始依據和有效服務。
21世紀人類科技發展日新月異,但發展最快、對人類社會影響最深的是計算機技術的發展與應用。計算機技術在檔案管理工作中發揮著極其重要的作用。計算機技術在學校檔案管理中的歷程,不僅記錄著學校現行文件和檔案規范化、系統化管理的軌跡,而且反映著學校發展建設信息化的進程。根據計算機技術在學校現行文件和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同階段產生著不同的作用。
一、現行文件和檔案管理分別應用的計算機技術階段
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括:其一,用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫,然后按不同的要求,利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等。其二,用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標志的內容特征和形式特征,檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件。其三,用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況,包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率、檔案調閱力歸還等進行登記與統計。計算機技術的應用減輕了檔案管理工作人員的勞動強度,提高了工作時效。
總之,在計算機技術應用于學校管理之初,現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。現行文件應用計算機技術是學校加強各項管理所需要的,是學校管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段,所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響,而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此,為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共事和交換,減少數據的重復輸入,規范各系統的數據接口,就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究,開發文檔管理一體化系統軟件。目前,我省的一些學校已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件,進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。無論學校應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異,但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化。
三、電子文件階段
所謂“電子文件”,通俗地講,就是文件在形成方法、存在形式、傳遞方式以及處理手段等方面,均依靠電子技術和完善的辦公自動化網絡來完成。
在學校各項管理活動中,電子文件以其快捷的辦公進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計存儲、查詢和修改變得快捷又方便。因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力,保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。
其次是學校檔案的分類管理,關于文書檔案、科技檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破,取而代之以學校信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中,計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。各學校檔案管理的分類不盡相同,通過計算機管理的學校檔案,使分類更詳細、更科學、更規范。我省學校的快速發展使得計算機管理廣泛應用于學校管理活動的各個方面。這就要求我們的檔案管理人員不斷提高自身的素質,去適應在電子環境中檔案保管的流程。如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程,文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說學校檔案人員如果不進入到學校信息集成系統中去,則很難掌握到學校信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確,無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使學校檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。參照國家有關文件制定出本學校的《電子文件管理辦法》,提請學校信息集成系統的編制人員在其系統的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容。學校檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺,要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性,掌握電子檔案信息的收集、管理。
【關鍵詞】 計算機 檔案管理 應用分析
引言：文件管理是社會生活中不可缺少的一部分，而傳統的人工檔案管理方式，已經滿足不了現代科技對檔案利用的需求。計算機的運用與普及，正順應時代的潮流，具有重大意義。采用計算機管理的方式，不僅便于管理，還可壓縮保存，促進了檔案管理的數字化發展。
一、計算機在檔案管理中的應用
在現代化的社會中，大到國家安全，小到生活瑣事，都存在著資料、文件的保存與管理。就國家大事而言，由于其重要性，相關的檔案部門必須進行認真嚴格的管理，及時并準確的完成該部門和上級業務部門的材料整理歸檔工作，以及檔案資料的保密工作。這些檔案資料可能包含文書材料和多媒體文件，例如行政文件、技術信息、圖片、影音資料等。在人們的日常生活中，照片的保存就是最常見的文件管理。
1、檔案管理規范化。在科技快速發展的今天，面對數量龐大的檔案文件，如果依舊采用傳統的人工管理方法，極易出現文件錯誤分類或不明確定義、管理不妥善、效率低等問題，甚至造成無可挽回的巨大損失。而應用計算機的方式進行管理，可大大減少工作人員的負擔，能夠高效率高標準的完成工作。將文件轉換成計算機能夠識別的文本文件，圖紙可用計算機掃描處理，圖片、影音等媒體文件傳到計算機內，各式各樣的文件在計算機內部進行壓縮保存與管理，不僅能夠節省存儲空間而且能夠長時間儲存，同時方便修改或輸出。由此可見計算機的數字化管理，有利于檔案管理的規范化有序化。
2、檔案查詢便捷化。對于種類豐富數量巨大的資料，人工查詢是一件浩大費力的工程，而計算機處理信息的能力是毋庸置疑的，快速輸入數據、存儲、輸出信息等。此外，通過工程師的編程設計，可以實現邏輯判斷甚至更高級的功能，更加有利于檔案信息的分類、提取、分析、加工，避免雜亂無章的情況出現。經由應用計算機的方式，可以更高效、更精準的檢索提取信息，避免費時費力而得到的結果卻不準確，同時更有利于提高檔案信息的時效性。
二、計算機在檔案管理中存在問題
運用計算機，是為了方便存儲、管理、輸出，但如果存儲的數據得不到保護，計算機的使用就沒有意義了。數據安全方面常見問題有以下兩點：
1、網絡安全問題。存儲大量文件資料的是計算機數據庫，在保證數據庫安全的前提下，例如對數據庫備份、加密、設置權限等，更要注意網絡安全，這是常見的損壞性較高的一點。伴隨全球互聯網的逐步發展，網絡的不安全因素日益增加，資料數據的安全性和可靠性面臨挑戰。一般規律是當網絡用戶迅速增加時，網絡的危險性會以幾何數字增加。目前主要的不安全因素有：非法黑客的入侵、計算機病毒的感染、修改網絡的關鍵數據等。雖然現有的防火墻、應用權限、口令等能夠預防一些此等因素，但仍攔不住一些黑客高手，對于重要的數據信息，應采用內網，以保證其安全。
2、電子文件受損程度大。電子文件雖然易于管理，但也有弊端，其原始性容易遭到破壞。由于目前的科學技術，對于修改的文件尚無法辨別真假，這是世界性難題。隨著全球信息化、網絡化，網絡黑客來自世界各地，電子文件的安全性面臨嚴峻的挑戰。
三、計算機在檔案管理中的應用對策
1、加強檔案管理措施。為了實現檔案管理的現代化進程，必須針對工作中出現的問題尋找解決措施。可從以下幾方面分析：首先，管理人員應擺正工作意識、樹立服務觀念，規范的使用計算機處理工作。其次，應對計算機操作人員進行培訓，提高專業技術水平，更加熟練高效的完成工作。最后要重視計算機的使用和維護，尤其是硬件方面。目前可通過添加一些新的技術設備，例如防磁柜、多磁盤備份、硬件防火墻等來保證電子檔案的安全。
2、優化文檔保存問題。一方面，統一各部門的管理模式以及使用的系統軟件，避免出現文件資料不一致的現象。另一方面，針對現有的電子文件特性進行研究、監管、分析，對重要的數據資料實行手工保存，確保原始文件的真實性和安全性，同樣也是作為一種備份文件。計算機在文檔保存中的應用，具有一次輸入反復利用的優點，同時方便快捷高效的對文件進行保管、整理和利用。
結語：伴隨著全球一體化的進展，計算機技術也將高速發展，因此檔案管理工作也要跟上世界的腳步，與計算機應用更好的結合起來，促進檔案管理的信息化、網絡化，實現現代化管理，而這是一項綜合性的系統工程，也是工作者努力的目標。
參 考 文 獻
[1]王偉力.淺析計算機在檔案管理中的應用[J].中國電子商務，2013，21（18）：34-35.
[關鍵詞]計算機；醫院檔案管理；應用
隨著計算機技術的不斷更新與普及應用，網絡時代已經到來，信息成為無形的共享資源在人們的社會生活、生產中起著越來越重要的作用。檔案作為一種信息資源也不例外，近10年來不斷邁入現代化信息資源共享的軌道，為社會經濟各領域服務并發揮著不可估量的作用。本文對近年來醫療衛生檔案應用計算機管理的有利條件和規范化管理進行分析和探討，力求促進醫院檔案計算機管理機利用走向網絡化的進程。
一、醫院實行檔案管理計算機化的有利條件
醫院檔案管理工作是醫院的檔案室工作的基礎，是檔案室管理的一個重要組成部分。機關是計算機管理的第一個執行機構，可為檔案室打下堅實的基礎。市場經濟條件下，醫院檔案室需要快速、及時、準確地提供信息，豐富的檔案信息，為實現計算機管理機關創造有利的外部環境和機遇。社會發展的需要，辦公自動化程度的不斷提高，加快了機關工作質量和工作效率。檔案的數量少，持續時間短，實時性強，實用性強，可在任何時間分類標引、編目、輸入，為實現計算機管理創造了有利條件。只要領導重視現代意識強，配備計算機設備只是舉手之勞。
目前，醫院的目標管理，檔案管理中有長期和短期目標，有具體的內容，詳細的計劃和實施措施。醫院檔案管理實行全面質量管理，是要做到心中有數，逐步實現檔案管理的規范化、標準化，為醫院實現計算機管理創造有利條件。
二、檔案管理中使用計算機的優勢
（一）檔案計算機管理的使用不僅能幫助檔案檢索、統計，而且也有助于檔案的整理，分類、編制各種目錄，其速度和效果是人工所不能相比的。
（二）計算機檢索詞庫時，檔案人員或利用者不需要按類別搜索系統的代碼，只需要將主題詞進行組配的輸入電腦，很快就能得出結果。因為我們大部分室藏檔案是按問題立卷的，所以在主題檢索時，再設職能部門名稱加以限制，在這種方式中，將大大提高檢索的速度。
（三）計算機管理可以使文件訪問實現查找方便，直觀性強。該系統采用菜單形式，利用者把借閱單位、借閱人和檔案號輸入計算機，靈活組配輸入，可以立即得到結果。借閱文件到期沒有歸還時，也不需要檔案人員逐頁核對和填寫催還單，只要通過計算機便可以打印，節省了管理人員和借閱人員的時間，方便管理，提高了檢準率。對于那些不熟悉計算機檢索表達式或檔案分類方法的利用者，計算機檢索是比較容易接受的。
三、計算機檔案管理規范化
（一）注重法律法規的建設，確立計算機管理檔案的法律效用。計算機管理檔案的法律效力是否被承認，是檔案管理的前提。我們之所以要對文件進行收集、整理、分類、歸檔的管理，是以備后人查看利用。然而，查考使用的前提必須是這些文件具有法律效力，即對法律程序范圍內可以作為接受證據的材料。如果文件沒有公認的法律效力，對檔案實行計算機管理也就失去意義。我認為，確認和保證文件的原始性，可以通過法律途徑解決，應盡快加強法律法規建設。
（二）檔案管理人員應具備必要的軟件和硬件及外語應用能力。檔案管理人員應具備檔案管理的基礎知識，不了解檔案管理的基本知識就無法了解檔案保護的必要性和重要性，我們就不能采取一切必要的措施管理和保存好電子檔案，最終使真實記錄遭受損失。而不懂計算機硬件和軟件技術就無法對文檔的整理和歸檔文件進行有效的管理，是無法達到長期保存和開發利用檔案的目的。具有必要的外語應用能力，不僅可以直接從國外出版物或者其他信息渠道獲取計算機信息管理的先進技術，還可以促進檔案管理人員更好地了解計算機硬件和軟件技術。這三個方面（基礎知識，軟件和硬件技術，外語應用能力）條件并重，可以成為檔案管理模式的復合型人才。
（三）醫院應重視計算機在檔案管理中的作用，沒有檔案管理的自動化，就沒有檔案管理的現代化，提高檔案管理的自動化程序，就是計算機技術在檔案管理中的廣泛應用，這需要得到單位領導的重視，才能保證實施。
（四）領導重視是關鍵，檔案綜合管理是醫院現代化管理的重要組成部分，盡管只是醫院主體醫療業務管理的輔助部分，但卻是醫院領導決策所依據的信息體系。在科學家技術日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經不適應當前的檔案信息化建設。這就需要領導更新觀念，提高對檔案工作的思想認識，調整檔案管理模式，使檔案管理模式從單純的紙質收費、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網絡化管理方式中來，充分發揮檔案在醫院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。只有領導重視和支持，通過檔案人員的學習和努力，醫院當那管理計算機網絡化完全可以實現。
（五）加大網絡系統在計算機檔案管理中的應用。對于一些小型醫院來說，由于人力物力財力等各種因素的制約，最好采用目前應用較普及而性能與價格比又十分優良的微機，逐步建立具有各單位特色的檔案管理微機網絡系統。
（六）建立利用的反饋制度。醫院檔案的計算機系統管理工作也需要通過反饋利用者的滿意程序和檔案被利用后產生的效果來提高和完善自身的服務。
（七）重視對計算機系統的維護。任何一個計算機系統都要進行硬件和軟件的維護。因此系統維護對計算機檔案管理也是十分重要的。檔案工作者肩負著歷史的職責，我們有義務將接收的所有檔案運用計算機管理，使它記錄我院發展的歷史、豐富科技信息資源、推動我院的科研事業發展，也促進管理工作進一步向科學化、系統化和規范化方向發展，成為主方位服務的堅實基礎。
參考文獻：
隨著現代計算機技術的不斷發展進步，它在社會生活的各個方面都開始發揮出日益重要的作用。檔案管理作為一項詳細繁雜的工作，而計算機所具有的強大數據收集處理能力，必然在檔案管理工作中得到廣泛普及。在檔案管理工作中采用現代的計算機技術，能夠有效的提高檔案管理工作的效率，延長檔案的使用壽命。本文主要通過闡述計算機技術在現代檔案管理工作中應用的必要性及可行性，分析檔案管理中計算機技術使用存在的問題，并針對這些問題提出一些解決措施。
【關鍵詞】檔案管理；計算機技術；應用
【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1009-5071(2012)02-0398-01
隨著國家經濟社會的快速發展，相對應的檔案資料逐年增多，人們對于檔案管理工作提出了更高的要求。而計算機技術以其強大的數據收集處理能力，在檔案管理工作中也得到普遍應用。計算機技術的使用為檔案管理工作提供了非常大便利的同時，也延長了檔案資料的使用壽命。本文主要通過分析計算機技術在現代檔案管理工作中應用的必要性，以及計算機應用過程中存在的一些問題等，針對性地提出了一些優化措施。
1 計算機技術在檔案管理工作中應用必要性及可行性
根據國家黨政機關對于檔案管理部門的要求，機關檔案部門必須及時地完成本機關和上級業務部門的文書材料和影音資料的整理歸檔工作，并能高效的為國家黨政機關和民眾提供所需的檔案資料，同時還必須做好檔案資料的保密工作。因此，計算機技術在機關檔案管理工作中的應用成為一項必要的檔案管理措施。本文接下來主要是對計算機技術在檔案管理工作應用的必要性以及可行性做了簡單闡述：
1.1 計算機技術在檔案管理工作中應用的必要性。
國家黨、政、軍機關以及民間團體等對于檔案管理工作的開展都有著極高的要求。檔案管理部門必須能及時地將本部門的機關文書材料等整理、歸類，還要做好外來檔案的接收以及歸檔工作等。因此，計算機技術的應用必不可少。
計算機系統的信息處理技術可以順利地完成對于不同信息的收集與儲存工作。計算機系統通過掃描或者是手動錄入，迅速地將信息轉變為自身可以識別的語言，并將這些信息壓縮處理進而儲存起來，不但加快了工作效率還節省了存儲空間。
計算機技術還可以輕松地實現對于檔案資料的系統化管理。檔案資料數量龐大，而且種類繁多，單純依靠人力很難保質保量高效完成。而計算機則可以通過自身的數據庫，實現對于檔案信息的系統化歸類，并通過建立檢索通道，方便人們查閱。
1.2 計算機技術在檔案管理工作中應用的可行性。
國家《檔案法》規定，必須采用高端的技術，實現對于檔案資源的現代化管理，這樣積極倡導的態度為計算機的廣泛使用提供了方便的準入通道。而信息網絡的快速發展更是為實現檔案資源的信息化提供了一個便利的平臺。目前世界范圍內的信息網絡的融匯貫通，加速了信息在全球的交流。我國較為完善的信息網絡體系，也極大滿足了檔案資源管理工作信息化、交互化的網絡需求。再者由于檔案管理機關掌握著大量的信息資源，若要使得這些無形的資源完全為社會各界所用，就必須使用計算機技術實現資源的信息化管理。計算機技術本身的優勢，加上這一系列的需要，使得計算機在檔案管理中的應用成為一項非常必要而且切實可行的技術。
2 計算機技術在檔案管理工作中的應用存在的問題及解決措施
目前，隨著我國經濟社會的飛速發展，檔案信息管理工作也逐年呈現出數據量、檢索應用量均大幅增加的新情況，這就給計算機技術的應用開展提出了更高的要求。而在計算機應用技術廣為普及的現代，仍然存在著許多亟待解決的問題。如何解決好這些問題，使計算機技術為檔案管理工作提供更大的便利，成為一項非常迫切的研究任務。本文接下來就檔案管理工作中計算機的應用呈現的問題，提出一些優化措施。
2.1 計算機技術在應用于檔案管理工作時出現的問題。
近年來，各檔案管理部門紛紛加強了檔案管理工作中計算機技術的應用，然而，在實際應用計算機技術的過程中，依然存在著許多不容忽視的問題。
首先我國現在大部分的檔案館還只是將計算機技術作為一項輔助手段使用，一些可以用計算機完成的工作依然在使用人工處理，既浪費了計算機資源，又浪費了人力。檔案信息數據極其龐大復雜，目前我國很多地方計算機的軟件和數據庫建設還無法完全跟上檔案管理工作的發展要求。最后，檔案管理的計算機信息化應用，很大程度上還依賴工作人員良好的專業知識技能，而我國很多的操作人員現在還只能做一些簡單的計算機初級應用。檔案管理中的資金投入不足和專業人才的缺乏，是目前制約檔案管理現代化的瓶頸，阻礙了檔案資源的有效利用。
2.2 計算機技術在檔案管理工作中應用的優化措施。
若要在最大程度上實現檔案管理工作的現代化進程，必須針對檔案管理工作中出現的一些問題，認真地找尋解決措施。筆者下面簡單談論幾點計算機使用的優化對策：
首先，必須擺正檔案管理工作的服務意識、大局意識，使工作人員規范地應用計算機技術來處理相關工作。這方面一是要完善國家檔案管理相關法律、法規，使其能夠與社會發展進步相適應。二是要從制度上提高對各級檔案管理部門的工作考核驗收標準，落實獎懲制度。三是提高檔案管理工作人員的社會待遇，穩定技術人才隊伍。
其次，必須提高計算機操作人員的專業技術水平，使他們能夠熟練地運用計算機完成相關的檔案管理工作。因此，定期和不定期地對檔案工作人員進行計算機全面應用知識的培訓提高也是必不可少的。
再者，還必須重視對于計算機的使用和維護。如果要完全實現在檔案管理工作中計算機技術的應用，除了要安裝好相應的軟硬件設施、不斷地更新數據庫的功能、使計算機更好的進行工作之外，還必須加強對于計算機的維護，重視數據的備份技術措施，避免因為計算機損壞或者是傳染病毒而造成檔案信息缺失或者檔案資料泄露等此類問題的發生。
3 結語
當今社會，人們對于檔案管理工作的要求越來越高，實現檔案管理工作的全面信息化已是大勢所趨。因此，必須采取加大資金投入、進行技術設備更新換代、加快人才交流培養等舉措，充分調動各個方面的力量來促進檔案管理工作的信息化進程。此外，還須通過大力宣傳提高全社會的檔案資源使用知識，提升利用水平，使之更好地為社會的和諧發展、文明進步提供信息保障。
參考文獻
［1］ 林衛華. 電子文件檔案管理存在的問題及對策分析［J］. 中小企業管理與科技(下旬刊)，2010(01)