時間：2023-05-28 09:44:14
導語：在檔案管理規范化的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
1.檔案管理的重視程度不夠，工作質量不高。
在一些企業里，相當一部分職工包括領導對人事檔案管理的重要性認識不足，認為人事檔案管理就是抄抄寫寫、裝裝訂訂的事務性工作，它不會產生經濟效益，不應作為企業的主要工作來抓，檔案管理只要做到保管好、不丟失、不泄密，能夠應付外調和查檔就行了，搞好搞壞無所謂，因而檔案管理的人員、經費、硬件設施等很難到位。這種片面的思想認識和做法，必然影響檔案管理規范化提升。檔案規范化的基礎就是要保證檔案的真實性，特別是人事檔案的真實性。實際工作中接觸到的很多人事檔案均存在或多或少的問題：如材料空洞的內容比較多，真實的卻很少；關于個人經歷、學歷、工資、政治面貌等這些一般性的內容反映比較多，而在個人道德品質、業務能力、技術專長等重要內容放映的卻很少；對過去種種情況反映的遠遠多于近期的情況；定性結論過多，定量描述較少；內容空泛，只記錄優點，缺點卻只字不提，甚至前后矛盾等情況。這種檔案材料，根本就不能客觀、公正、全面的對一個人的真實情況進行評價。
2.人事檔案管理制度不健全，漏洞較多。
有些企業尤其是是股份制企業普遍存在人事檔案管理不規范的現象。在這些企業當中，無論是對員工職務的升降還是薪金待遇增減的隨意性都十分大，沒有固定的薪酬考核獎罰體系，有時僅憑老板口頭隨意決定職位、薪酬變動，這就造成員工的工資級別、職務任免等信息無法形成書面資料。這些不規范行為，很容易造成一些不良后果。例如，有些人會利用檔案管理上這些不規范或者漏洞隨意變更參加工作時間、更改年齡、學歷等等，甚至編造出許多對自己有利的虛假資料，從而使得檔案喪失了它應有的真實性、嚴肅性和權威性。這種有機可乘致使檔案信息失真的行為，不僅會對人力資源造成嚴重的浪費，同時也嚴重褻瀆了檔案資料的真實性。另外，檔案管理上存在的不規范和某些漏洞，還能導致檔案轉遞無章可循，在程序上極不嚴肅、在運轉上存在漏洞。
3.人事檔案整理不規范，調檔查檔沒有規律性。
人事檔案整理是一項細致的技術性較強的工作，必須通過整理使每一個檔案都符合完整、真實、精練、實用的標準。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提，許多單位普遍存在：原始材料混雜、散亂，甚至根本沒有分類歸放等情況，有些單位檔案雖己立卷成冊，但沒有按照人事檔案要求的十大類進行分類詳細整理，對尤為重要的四、九類材料和別的類型混裝在一起，給檔案利用帶來了諸多不便。
4.檔案隊伍建設不到位。
有的檔案室人員配備不夠，沒有專職人員，而兼職人員往往身兼多職，沒有把主要精力放在檔案管理方面；有的雖有專職人員，但未經過培訓，業務不熟練，原則性不強，處于應付了事的狀態；有的企業不能把檔案管理工作者和其他職工一視同仁，待遇明顯偏低，因而他們不想安心工作，當一天和尚撞一天鐘，總找機會想跳槽。這樣的隊伍狀況，嚴重影響了檔案管理的質量。
5.檔案管理體制有待改進。
人事檔案的保密性強，在國有企業，基本上是本單位管理、本單位使用，檔案利用范圍十分有限。隨著社會主義市場經濟體制的建立和完善，非公有經濟組織、外資企業、中介組織等成為吸納人才的重要方面，同時，國有企業的人事制度改革逐步深化，大、中專畢業生面向市場自主擇業。這種情況表明：通過市場機制調配人力資源，加快人才流動，勢在必行。很顯然，目前的人事檔案管理體制還不能適應這種變化了的新情況。
二、怎樣規范化
實現人事檔案管理規范化，有許多工作要做，需要企業的人事、組織、辦公室、離退辦等多個部門通力合作，各負其責，各自把關，齊抓共管。本文要強調的是，檔案管理工作者必須明確自身職責，從自己做起，首先把自己的份內工作做好。
1.真實準確，是人事檔案管理規范化的前提條件。
明確收集人事檔案的范圍和條件，哪些材料必須入檔，哪些材料不必入檔，心中有數，避免盲目性。對于入檔的材料，要核對事實，嚴格把關，去偽存真，查漏補缺，如出生年月，是公歷還是農歷？參加工作、入黨入團時間，各種表格是否一致？學歷、工資、職稱材料、首簽合同、續簽合同是否有序銜接？職工調動，還要看調出、調入的手續是否齊全。對于不符合歸檔要求的材料，及時處理；手續不全的材料，聯系相關部門進行補充。從源頭上把好質量關，確保入檔材料齊全完整，真實可靠，確保人事檔案信息準確性和權威性，為職工管理工作提供基礎保障和可靠依據。
2.注重學習，是人事檔案管理規范化的必由之路。
檔案管理人員素質的高低決定了檔案管理水平的優劣。因此，檔案管理人員必須加強學習，不斷地學習新時期黨的路線方針政策，學習十以來的新觀點、新理念，學習人事管理制度的有關規定，熟悉人事工作相關業務，如工資政策、考錄調配、人員編制、人才開發、員工管理等，善于總結經驗，注重理論研究，使自己具備合理的知識結構和業務技能，不斷提高人事檔案工作的管理和服務能力。
3.健全制度，是人事檔案管理規范化的根本保證。
檔案管理工作者要認真學習《中華人民共和國檔案法》，領會其精神實質，結合實際，制定本單位的人事檔案管理制度，如材料歸檔制度、檢查核對制度、借閱查閱制度、轉遞保密制度、登記統計制度等。建立了制度，就要嚴格按照制度辦事，檔案管理工作者更要身體力行，給職工做出好樣子。企業還應該建立檔案閱覽室，并把人事檔案和其它檔案閱覽室分設，以達保密要求。
4.信息化，是人事檔案管理規范化的必然趨勢。
一、醫院衛生檔案管理存在的問題
（一）對檔案的重視程度不夠。長期以來，醫院部分人員對檔案重視程度不夠，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作。在工作中，對檔案重視程度不夠，重“藏”輕“用”，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性。由于對檔案重視程度不夠，領導對檔案管理意識還較淡薄。“重經營、輕檔案”的意識還很強。由于對檔案重視程度不夠，輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。
（二）管理力量薄弱，管理水平不高。未能形成適應自身發展的檔案管理規范。建檔工作相對滯后，檔案管理力量薄弱，沒有制定出一套適應醫院管理需要的檔案管理規范。未單獨真正開展檔案管理工作，造成與醫院管理脫節，致使一些日常檔案資料、甚至是重要的檔案資料流失，日常管理和使用由辦公室一名成員兼職，管理的范圍也僅限于文書檔案和部分科技、會計及實物檔案，而大量的醫療文書、病理切片及各種影像、圖文檔案等都分屬各有關業務部門保管，既不符合《檔案法》“檔案實行集中統一管理”的規定，也不利于本院檔案的安全管理和有效利用。
（三）檔案管理人員素質參差不齊。在醫院管理中，只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，尚未將提高檔案管理人員的素質納入計劃和要求。從事醫院檔案管理的人員在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現為人員配備隨意，檔案管理人員多是從行政、護理、醫技等部門轉崗過來，而檔案專業出身的人員較少。在引進檔案管理人員時，并沒有像技術人員要求那樣嚴格，且存在著專業知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷偏低，思想觀念和管理水平相對滯后等問題，這在一定程度上造成了醫院檔案管理人員半路出家，不具備任何專業知識的現狀，為醫院檔案管理工作帶來了較大的障礙，嚴重影響了檔案管理的水平。
二、加強醫院衛生檔案管理規范化
（一）強化檔案管理意識。要充分認識檔案的重要作用，轉變“檔案與我無關”的思想，樹立“檔案就是效益”的觀念。不斷爭取領導重視，明確主導思想，建立健全工作制度，將人員檔案管理納入醫院整體管理系統之中。利用檔案管理工作協作網，加強宣傳工作，使從醫院領導到一般技術人員都了解技術檔案的作用和意義。抓住提供檔案利用服務的有利時機，引經據典，現場宣傳。注重收集檔案利用效果，建立查閱借閱檔案登記、利用效果信息反饋、發掘利用檔案取得明顯實效的典型事例，廣泛宣傳，激發人們的熱情，形成人人關心并參與檔案管理工作的整體合力。另外，要大力宣傳醫院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。
（二）強化檔案管理手段。作為當前醫院管理的重要組成部分，在市場經濟飛速發展的現代社會，有著其獨特而重要的意義。管好用好檔案，對資源開發起著重要作用。首先，健全檔案管理制度。醫院要根據《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、保密、銷毀及庫房管理等各項規章制度。落實《檔案資料傳遞、登記制度》，實行檔案資料動態管理，確保檔案資料的安全和完整。同時，還要建立健全檔案管理工作的檢查、考核制度，強化責任意識，提高檔案管理水平。其次，要改進管理方式。隨著科技的進步，檔案管理對象逐漸轉向以電子載體形式為主，檔案信息更多地以圖像、視頻、音頻信息的多媒體形式存儲和利用，檔案管理現代化勢在必行。要加大資金投入建立院內計算機網絡系統，利用計算機檔案管理軟件建立目錄數據庫。
（三）強化檔案管理人員素質。由于管理不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性。因此，首先我們要提高自身學習能力。檔案管理工作人員只有經常參加系統的知識更新學習與繼續教育培訓，要參加系統的培訓、講座或以自學為主要形式的素質教育，有計劃地進行繼續教育與終身教育。加強對現職人員的業務培訓，或派出人員參加學習班、學位班。鼓勵自學，把學習情況與人員的晉升、聘任掛鉤。提高專、兼職檔案管理人員的業務水平，創造條件吸引和培養一批具有現代科學知識和專業技能的人才。
【關鍵詞】規范化；專業化；真實、準確、完整；經濟資源集體采集利用
《會計法》明確規定：“國家機關、社會團體、公司、企業、事業單位和其他組織（以下統稱單位），須依照本法辦理會計事務。”各單位必須依法設置會計賬簿，并保證其真實、完整。會計機構、會計人員依照本法規定進行會計核算、實行會計監督。會計機構、會計人員依法真實、完整地辦理了會計事務，也就是說，會計人員生產出合格“產品”了。那么，如何把這一合格“產品”—即會計檔案保管好、使用好，是各單位普遍存在的問題。本文就擬把會計檔案管理規范化和管理專業化結合統一方面進行探討。
財政部、國家檔案局關于印發《會計檔案管理辦法》的通知，自1999年1月1日起執行，對會計檔案管理有了明確規定。但是目前的狀況是：有的單位會計檔案管理比較規范，有的單位會計檔案管理的隨意性比較大，有的單位在會計核算年度終了，把會計檔案往庫里一堆了事。沒有專職檔案人員進行管理，也沒有配備兼職人員進行管理，誰需要資料誰都可以查找，嚴重違反了會計檔案管理辦法。
隨著我國社會主義市場經濟的發展，會計工作越來越重要。會計記錄的經濟活動信息都歸集在會計檔案中。會計檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據，是各級政府經濟信息統計基礎性資料，是微觀和宏觀經濟規劃的重要依據，也是單位負責人是否廉潔施政的重要證據，會計檔案是經濟活動綜合的反映。
1.會計檔案管理的專業化
會計檔案管理的專業化，包括兩個層面的含義：既包括了會計檔案管理需要有專業化的隊伍承擔管理工作，有包括了管理會計檔案的工作人員的專業化工作水平。
縣團級以上企事業單位，會計業務量大的，應配備專職會計檔案管理人員。事業單位會計檔案管理人員應給出編制。國有大型企業配備專職會計檔案管理人員，應從會計人員選拔產生。縣團級以上企事業單位，會計業務量比較小的，應當在會計機構內部指定專人保管。只有專業化，才能規范化。專業化是會計檔案管理規范化的前提和基礎。只有專業化和規范化有機結合，才能達到會計檔案管理規范的有序統一。
一個單位內部，有不同的會計主體：即一級法人單位，還有二級會計核算單位（即非法人分支機構或二級報賬制單位）。不論什么樣的會計主體，都有大量的會計檔案需歸檔。單位內部還有不同的行業，會計核算、會計監督對象也不同，客觀上也要求會計檔案管理的規范化和專業化。不能簡單地把會計檔案一歸檔就了事。造成經濟信息資源永久沉淀，得不到及時開發和利用。
無論是上述何種會計檔案的管理方式，都需要對從業人員進行專業化知識的培訓，提高管理人員的檔案管理水平。需要做到以下幾個方面：首先，從領導層面上要增強對會計檔案管理工作的重要性認識，意識會計檔案對于本單位開展工作的重要意義和潛在的經濟利益；第二，給予一定的物質、經濟支持，會計檔案的收藏與保管需要一定的物理場地，保證會計檔案的安全完整也是提高會計檔案館里專業化水平的重要指標之一；第三，對檔案管理人員提供培訓的支持，目前很多從事會計檔案管理的人員對檔案管理知識較為缺乏，或者是對專業性質較強的會計檔案的管理缺乏一定的認識，所以對管理人員進行專業化的培訓，既有利于提高會計檔案的信息質量和保存價值，又有利于提高對會計檔案中蘊藏的信息的開發與使用。
2.會計檔案管理的規范化
《會計檔案管理辦法》明確規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管，有序存放，方便查閱，嚴禁毀損，散失和泄密。”明確了會計檔案保管期限和目的，就是要及時對會計檔案信息資源有效開發利用。一定時期經濟信息資源及時采集利用，可能會對經濟社會有極大地推動作用和促進作用；過了保管期限，隨著經濟的發展，經濟和社會工作中的新情況、新問題不斷出現，原經濟信息資源開發利用價值也就隨之終結。及時開發利用會計檔案信息資源是關鍵，把握時代脈搏，需要不斷學習型人才，才能有效開發利用會計檔案經濟信息資源。從開發利用角度看，也需要會計檔案管理規范化和專業化。
會計檔案管理的規范化需要從制度上進行建設。《會計檔案管理辦法》是各個單位對會計檔案管理制度建設的基本原則，在此基礎上對會計檔案的立案歸檔、管理利用、編纂開發和鑒定銷毀形成規章制度。實施的細則需要包括以下的幾個方面：第一，要建立制度保證會計檔案的安全完整，這是會計檔案發揮作用的基本前提；第二，要建立檔案制度的保管制度，會計檔案的主要作用就是為了日后的對于賬目的清查鑒定的作用，因此需要建立制度對會計檔案的歸檔期限、范圍、種類和使用人員的范圍有明確的制度規定；第三，要建立會計檔案的鑒定與銷毀制度，雖然建立會計檔案是為了防止財會人員，但是會計檔案還是存在著一定保管規律，要對會計檔案的要建立完整的鑒定制度，及時對超過保管期限的檔案進行銷毀，同時也要對銷毀檔案的流程和方法進行制度建設，即建立起銷毀制度。
會計檔案管理規范化和專業化的統一，著重加大對會計檔案管理規范化檢查的力度。對各單位會計檔案是否建檔和歸檔，依據《會計檔案管理辦法》進行一次大檢查，對沒有按《會計檔案管理辦法》管理會計檔案的單位進行整頓，限期改正；經過整頓，仍沒有按管理制度執行的，給予處罰。同時應把會計檔案管理規范化，納入單位年終考核體系，使之制度化、規范化、專業化、經常化。使用多種手段和措施，促進各單位會計檔案管理升級，：開展會計檔案管理創先爭優活動；會計檔案管理知識有獎搶答賽活動；開展會計檔案管理學術活動等等。依法促使本單位負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性、合法性負責。
在（醫療機構）新農合經辦機構辦公室的檔案管理中，其在進行規范化管理過程中還存在著各種各樣的問題，使得在辦公室中對檔案管理難以發揮出檔案作為一種信息資源所具有的作用，而規范檔案的管理則可在一定程度上充分的發揮出檔案的信息資源作用，從而實現醫療機構經濟效益與社會效益。因此，本文對在（醫療機構）新農合經辦機構辦公室中檔案管理的規范化對策進行探討，為有效的利用檔案資源做好準備工作。
2提高（醫療機構）新農合經辦機構檔案的管理意識
2．1擋案管理必須與時俱進
要想使（醫療機構〉新農合經辦機構辦公室中的檔案管理工作與時俱進，就必須不斷的提高管理員自身的思想道德與業務水平。就目前來說，缺乏專業性、學歷低與等，直接導致資料的長期積壓與不歸類整理，進而使得檔案的保存、査找與利用都比較困難，乃至無法充分發揮檔案的重要作用⑴。
2．2樹立安全管理檔案的意識
安全管理檔案是對檔案實物的防范，其主要包括：注意防火、注意防盜、注意防潮等。電子檔案則需要注重設備系統以及網絡的安全運行，做好檔案的備份，相關的工作人員在調取或提供檔案之后需要將其保管好。此外，還要加強對檔案管理人員的業務水平加以培訓，使其能更好的勝任這份工作。
3對檔案信息資源進行幵發利用的途徑
3．1加強對檔案信息資源的源頭管理
加強源頭管理是指在檔案進行開發利用時的一些構建工作，首先，進一步提升相關人員的處理水平，對檔案信＆資源的質量嚴格把關。進而使得檔案信良資源的利用價值得以提高。對于已經搜集匯總的檔案，檔案管理工作人員需要科學保存，以此來保證檔案信良資源具備完整性與可用性。并且只有加強對檔案信＿資源的源頭管理，才能實現優良的循環系統，進而為用戶提供及時準確地的信良資源。加強源頭管理需要醫療機構檔案管理部門來完成，各個科室也必須協調配合，年終考評中加入各個科室擋案管理的工作水平，也是一種提髙（醫護人員）新農合經辦機構工作人員積極性和責任心的手段。第二，進一步提高工作人員的綜合素質能力。并加大資金的投人，才能充分的開發并利用檔案信氤資源。
3.2抓住重與，大力突破
對于（醫療機構）新農合經辦機構檔案的管理方式要與時俱進，擋案管理人員需要依據具體清況來抓住重點、大力突破。首先，應進一步加強信tf化的構建，并加快對檔案管理信良化的構建進度。以專題分類與流程簡化以及網絡建設、通過突破重兵來完成經濟效益與社會效益的雙贏。第二，對（醫療機構）新農合經辦機構的檔案信E管理建立自動化的辦公系統。若檔案都記錄在一個系統，那對檔案的管理也將變得簡單化。規范化的電子文件歸檔與管理流程能夠保證檔案信良資源的完整性，進而實現檔案管理的數字信息化以及系統化。
3.3由點及面，層層遞進
加強對（醫療機構）新農合經辦機構辦公室檔案進行管理需用長遠的眼光來看待，是否有完整科學的制度來充分幵發利用（醫療機構）新農合經辦機構檔案的信良資源，（這與醫療機構的經濟效益與社會效益有著一定的關聯。）由點及面、層層遞進的進行檔案管理工作，可以持續發展（醫療機構）新農合經辦機構的檔案管理事業。首先，各科室應展開建設檔案資源信氣化的工作。第二，在推進檔案資源信良化的建設中不斷的＆結經驗，理清？路與創新管理方式。第三，要一步一步完成檔案信氧資源的建設，不能急于求成。以此讓（醫療機構）新農合經辦機構的檔案管理工作得以科學持續的發展。
3.4加大物質與技術的保障力度
檔案管理的一些工作環境與存儲空間以及設備等都是物質的保障。專業性較強的工作人員、具備先進的專業技術與計算機技術的人才是技術的保障，能夠為檔案信息管理提供更好的服務，物質保障、技術保障都不可缺。想要確保檔案管理工作具有長效性，必須在檔案的管理上加大物質與技術的投資。
3.5完善檔案信良與資源的開發利用體系檔案建立的目的是為（病人）
參合群眾以及各定與醫療機構提供服務。所以，檔案管理工作人員的義務便是進一步開發并利用擋案信良資源。對于檔案信良的搜集以及整理，管理人員起到很大的作用。檔案信營、資源的開發與合理利用是檔案管理工作的最終目的。檔案工作人員對信息資源進行搜集整理、編輯加工是檔案被合理利用的關鍵。
4結語
人民法院的訴訟檔案是審判活動的真實記錄，它是做好審判工作，進行審判家監督的重要依據和必要條件。訴訟檔案管理工作既是法院審判工作的重要組成部分，同時也是我國檔案事業的重要組成部分。為實現檔案管理的規范化、標準化和現代化，我國相繼出臺了《檔案法》和《檔案法實施辦法》，在此基礎上，最高法院制定了《人民法院檔案管理辦法》等八個規范性文件，作為全國法院檔案工作共同遵守的規章制度，這為人民法院依法治檔提供了法律依據和法律保障，也為法院檔案管理規范化奠定了堅實的基礎。自1991年10月22日第二次全國法院檔案工作會議以來，人民法院的檔案工作獲得了快速的發展，一大批基層法院的檔案管理邁入了省特級的行列，實現了檔案的集中統一管理，建立健全了檔案工作機構和配備了檔案工作人員，初步形成了門類齊全、結構合理、管理科學、具有人民法院特點的檔案工作體系，檔案的社會和經濟價值得到了充分的發揮，一些法院還組織力量積極開發訴訟檔案管理軟件，實行計算機目錄自動檢索，光盤存儲，為實現全國法院訴訟檔案管理電子化進行了有益的探索。但同時也必須看到，隨著審判方式的改革和審判流程管理科學化程度的進一步提高，對人民法院的檔案管理提出了更高的要求，然而當前訴訟檔案管理混亂、檔案質量不高、利用率低，設施陳舊的現象在部分法院仍然存在，重業務輕檔案的觀念仍然還很嚴重，檔案管理規范化還存在許多亟待解決的問題。本文將主要圍繞訴訟檔案管理中存在的問題及原因進行分析，并就規范法院訴訟檔案管理提出意見和建議。 一、人民法院訴訟檔案管理規范化的基本要求 1、管理科學化。管理科學化是實現人民法院訴訟檔案管理規范化的前提條件。所謂科學管理就是要結合人民法院工作的特點和檔案工作管理的客觀規律，充分運用先進的管理思想、方法、技術和手段，完善檔案管理制度，抓好立卷歸檔、收集整理、編研開發等工作，切實提高檔案管理質量，充分利用檔案為審判工作和其他工作服務，發揮檔案的社會和經濟價值。 2、建設標準化。即對法院檔案庫房、裝備等基礎設施應當作出統一的規劃，制定規范性標準，尤其是對檔案管理達標升級所應具備的軟件和硬件條件應作出明確的規定。各級法院應當嚴格遵守執行最高法院關于訴訟檔案管理的規章制度，設立相應的檔案工作機構和配置專職檔案管理干部。 3、檔案人員現代化。檔案管理人員現代化是實現檔案規范化管理化的重要保障。人是最積極、最活躍的因素，現代化科學技術手段和先進的科學管理方法，都要由人來掌握和運用，檔案管理工作的提高始終依賴于檔案工作人員素質的提高。因此，要實現檔案管理的規范化，就必須首先實現檔案人員的現代化。 二、當前人民法院訴訟檔案管理存在的問題及原因 1、檔案質量不高，訴訟文書材料混亂。最高人民法院關于《人民法院訴訟文書立卷歸檔方法》對訴訟檔案中訴訟文書材料的收集、排列的順序、立卷編目、卷宗裝訂都作出了明確的規定。同時在具體工作中案件卷宗一般要經過承辦法官、庭長檢查，審判監督庭評查，法院檔案管理人員最后審查后才可蓋章歸檔。但這些規定往往沒有得到很好的落實，卷宗審查也往往流于形式。在訴訟檔案中，訴訟材料排列次序混亂、目錄和卷宗封面項目填寫不全、缺張少頁、裝訂不齊、墨水、紙張不符合要求，裁判文書張冠李戴等等，嚴重影響了訴訟檔案的質量和壽命。存在這些問題的原因主要有以下幾點：一是缺乏對訴訟檔案重要性的認識。人民法院的訴訟檔案是審判活動的真實記載，通過它可以反映審判工作的客觀規律，指導審判工作。但一些審判人員認為只要案結了事就可以了，對訴訟材料的制作、整理、裝訂漫不經心，潦草行事，以致人為地制造錯誤，降低了訴訟檔案的質量。二是責任心不強，缺乏嚴格要求。卷宗評查是一件相當枯燥、繁瑣的工作，它需要耐心細致。嚴謹認真的工作態度才能做好。但一些負責卷宗評查和審核歸檔的工作人員工作消極，敷衍了事，甚至害怕“得罪人”，對卷宗中存在問題視而不見，以致卷宗中存在的問題無法得到及時修正，一旦卷宗歸檔，往往造成永遠的缺漏。三是學習積極性差。
2、檔案管理期限不合理，卷宗內容繁瑣不堪重負。1991年，最高法院頒布了《人民法院訴訟檔案保管期限的規定》，該規定將檔案管理的期限劃分為永久、長期和短期三種，并規定了檔案核銷制度，這對于規范檔案管理，緩解檔案庫房壓力發揮了積極作用。然而隨著社會經濟的發展，人民法院受理的訴訟案件越來越多，隨之訴訟檔案逐年遞增，相當一部分法院檔案庫房非常緊張，處于超負荷的運行狀態。而《人民法院訴訟檔案管理期限表》一些條款不盡科學，對一些案件檔案保管期限過長。如隨著裁判文書格式的不斷改革，裁判文書的內容更加簡明，尤其是以調解、撤訴結案的案件，基本上沒有什么實質性的內容，保存價值并不大，而依據《規定》，這些案件最低要保存30年，這無形中造成了浪費。同時相當一部分法院并沒有依照規定積極開展檔案核銷工作，致使檔案庫房中的檔案有增無減，這些都加劇了檔案庫房的壓力。
3、檔案管理混亂，歸檔不及時。法院訴訟檔案管理是一項專業性很強的工作，需要有專門的檔案工作機構和檔案管理人員來進行。但在實踐中，部分法院并沒有配置專門的檔案管理人員，而是由辦公室工作人員兼職，加之頻頻換崗，責任不清，交接手續不完備，缺乏對檔案的有效監管，極易造成檔案管理混亂的現象。一些檔案借出后沒有按期歸檔也無人問津，無人擔責，有些卷宗材料放了很長時間得不到整理和及時歸檔，從而造成檔案的遺失和殘缺。
4、檔案工作機構不健全，檔案管理人員素質不高。按照最高法院關于《人民法院檔案管理辦法》的規定，各級法院應當設置與其職能任務相適應的檔案工作機構，配置專職檔案管理干部。但在實踐中部分法院檔案機構不健全，物質裝備不到位，缺乏必要的保護、維修設施，檔案工作還停留在人工方式；檔案管理人員素質參差不起，檔案管理隊伍不穩定，在法院系統中具有檔案專業技術職稱的更是寥寥無幾。最高法院關于《人民法院檔案管理辦法》的規定將法院系統的檔案管理人員定格為高中以上學歷，這在當時也許有其合理性，但現在已遠遠不能適應法院檔案管理的需要。法院檔案管理的規范化要求檔案管理人員既要具有檔案專業知識，又要具備一定的法律知識和計算機知識，這就迫切要求對最高法院的上述規定作出修改，加大對法院系統檔案管理干部的培訓工作。 三、關于規范人民法院訴訟檔案規范管理的幾點思考 1、在新的形勢下進一步明確法院檔案工作的重要性。訴訟檔案是人民法院審判活動的歷史記錄，它客觀地反映了審判工作的質量和規律，對法院今后的審判工作具有重大的指導作用，同時。訴訟檔案還具有重要的社會和經濟價值，是人民法院的寶貴財富，也是國家的寶貴財富。因此，必須把檔案工作放在全國法院整體工作的大局中認識，檔案工作是整個法院工作不可缺少的一部分，各級法院應增強檔案意 識，關心、支持檔案工作。
1.有利于社區矯正機構開展具體的矯正工作。首先，完整、準確的檔案是制訂個案矯正方案的基礎。個案矯正方案是社區矯正工作者根據矯正對象個性差異和個體需要擬定并予以實施的，旨在矯正其不良心理及行為惡習的，具有計劃性和協議性的服務方案。社區矯正工作者運用犯罪學、教育學、心理學和社會學等知識，通過訪談、測試等手段，分析社區矯正人員的犯罪原因、危險程度、矯正需求等個性特點，進而制訂科學的矯正方案。這就要求社區矯正工作者在接收和矯治時，注重收集、整理社區矯正人員個人層面、環境層面、個人與環境交互作用層面的資料，以求客觀、全面地了解他們的特點。其次，完善、準確的檔案是開展考核獎懲的基礎。考核獎懲是指社區矯正機構根據一定的標準和程序，對社區矯正人員的矯正態度、行為表現等進行綜合的考察與評定，并做出相應獎勵與懲罰的管理措施。客觀、公正的考核獎懲有利于調動社區矯正人員改造的積極性，促進他們分化和轉化。這就要求如實記錄社區矯正人員的思想、行為表現，避免主觀臆斷，為準確地考核獎懲提供素材。2.有利于社區矯正機構總結科學的矯治規律。社區矯正檔案是對社區矯正人員矯正活動的歷史記錄以及矯正效果的綜合反映。它客觀地反映了社區矯正工作的發展軌跡。完整、準確的檔案能夠直接為社區矯正工作者教育矯正提供原始資料，可以為社區矯正機構研究不同類型、不同階段社區矯正人員改造的特點和規律提供重要依據，還可以為國家有關部門制定社區矯正的法律、政策提供原始性素材。同時，社區矯正工作者在總結和提煉社區矯正的經驗和規律時，也能夠促進專業素質的提升。
二、社區矯正檔案管理規范化的內容體系
為了提高規范化程度，檔案管理應當堅持準確、齊全、科學、保密的原則，其內容體系應當包括以下幾方面。1.科學建立。科學建立是指社區矯正工作者在建立檔案時應當堅持規范、科學的原則。根據《社區矯正實施辦法》第六條、第十條規定，在社區矯正人員報到時，縣級司法行政機關應當及時為其登記接收手續，建立社區矯正執行檔案，司法所建立社區矯正工作檔案。結合《社區矯正實施辦法》以及各地區的實踐經驗，執行檔案包括：人民法院、監獄機關、公安機關送達的法律文書；社區矯正人員登記表；外出請假、遷居等監管審批表；警告、收監執行、解除矯正等的相關法律文書；社區矯正人員原判人民法院、原關押監所提供的其他應當歸檔的重要材料。工作檔案包括：社區矯正宣告書；監督幫教協議書；矯正方案；考核獎懲材料；外出請假、遷居等的審批備案手續；社區矯正活動記錄（包括學習教育記載、心理矯正記載、社區服務記錄、日常報到記錄、談話記錄等）；矯正小結；社區矯正期滿鑒定表；社區矯正期滿宣告書；解除管制通知書、假釋考驗期滿證明書；緩刑期滿證明書；其他應當歸檔的重要材料。社區矯正工作者建立檔案時應注意兩個方面：第一，認真審查。資料來源的多樣性導致一些資料是虛假的，特別是社區矯正人員自身陳述，這要求社區矯正工作者進行審查和核實，將虛假、無用的資料去除，以保證檔案資料的準確性和有效性。社區矯正工作者可以利用經驗和常識判斷資料的真偽，在掌握資料比較豐富的條件下，也可以通過對比分析進行審核。第二，及時整理。初次建立檔案時，由于部分材料零亂、不規范，要求社區矯正工作者進行分類、修補。首先，要做到一人一檔，目錄清晰，登記無誤，材料的內容、形成時間和頁數等要一致。其次，要進行加工處理，對破損嚴重、小于規格的材料進行裱糊，對破邊、破頁、破洞的進行粘補。檔案整理不僅使社區矯正工作者熟悉資料，而且能夠加深對社區矯正人員的認識。2.合理保管。合理保管是指對社區矯正檔案的放置、保存、查詢、使用等方面進行管理。社區矯正檔案應由司法所指定專人負責管理，并專柜存放，不得隨意放置。存放處應該符合國家檔案管理的一般要求，具備保密、防遺失、防潮、防蟲、防霉等條件。檔案實行微機化管理的應該遵守系統安全措施，不得與國際互聯網或其他網絡連接，有效地保證檔案的安全。檔案管理人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容，應定期對檔案進行檢查清點，對于損壞的要及時進行修補或復制。查閱社區矯正檔案，必須履行嚴格的登記手續。社區矯正機構內部人員查檔，必須經保管人同意。外來人員查閱，必須持單位介紹信和本人有效證件（身份證、工作證），經司法局（所）負責人批準，在指定地點查閱，并填寫“社區矯正人員檔案查閱登記表”備查。查檔人員不得改變檔案原樣，如需摘抄、復印材料的，須經司法局（所）負責人批準。無關人員一律不得查閱檔案，也不得用電話查詢檔案。3.及時移交。及時移交是指在矯正過程中，社區矯正工作者或社區矯正人員發生變動時及時將檔案進行移交的活動。它能夠保證矯正工作的正常進行。及時移交的具體情況主要有：保管人因工作調動或其他原因不再從事此項工作的，應提前做好檔案移交工作，辦理交接手續。社區矯正人員遷居、異地委托管理等導致地址變更時，保管人應及時將檔案移交變更地的司法所。社區矯正人員重新犯罪、收監執行的，檔案應移交偵查機關、監獄機關。移交雙方均應做好交接登記手續。社區矯正人員解除矯正后，司法所將執行檔案副檔以及工作檔案移交縣（市、區）司法局統一保管。
三、社區矯正檔案管理規范化的實踐路徑
關鍵詞：企業單位 檔案管理 規范化
推進企業單位檔案管理工作規范化是新一輪企業單位改革的重要任務。檔案管理工作水平已經成為制約企業單位發展的重要瓶頸因素之一。企業單位應當從檔案管理的實際情況入手，對檔案管理工作進行全面系統的規劃，全面細化檔案管理各項工作，不斷提高檔案管理工作水平。
1.檔案管理規范化方面存在的問題
1.1 對檔案管理規范化重視不足
規范化是對企業單位各項工作提出的基本要求，目前企業單位檔案管理規范化方面仍存在不足，規范化水平較低是制約企業單位檔案管理水平的重要問題。首先，個別企業單位沒有認識到檔案管理規范化的重要意義，對檔案管理規范化的特殊性認識不足，沒有充分認識到制度規范與程序規范相結合的重要意義，往往在檔案管理程序上存在著混亂問題。其次，個別領導對企業單位檔案管理規范的重視程度不夠，很少過問檔案管理的規范化問題，沒有在檔案管理規范化方面投入必要的人力物力資源，普遍存在重視制度建設輕視執行問題，阻礙了企業單位檔案管理的發展。
1.2 對檔案管理制度缺乏規范化
檔案管理工作依賴嚴格的管理制度，需要較高的標準才能保證檔案管理工作的質量，目前幾乎所有的企業單位都建立了檔案管理工作制度，將檔案管理制度作為企業單位制度體系的重要組成部分，但是檔案管理制度建設水平仍有待提高。首先，制度缺乏完整性，不少企業單位檔案管理制度側重存儲，不注重檔案資料的收集，沒有在源頭上做好檔案管理工作。其次，沒有開成檔案管理規范合力，相關部門對檔案管理人員配合較少，導致檔案管理部門任務繁重，檔案管理人員不僅要負責制作檔案，還要進行檔案資料的核查工作，遇到檔案資料錯誤，還會出現相關部門的推諉扯皮現象。第三，檔案管理規范不符合實際情況，檔案管理規范的執行較弱，實際操作混亂，導致管理制度形同虛設。
1.3 對檔案管理模式缺乏規范化
我國企業單位檔案模式較為單一，檔案管理方法過于傳統，沒能根據實際情況進行有效管理，這樣不僅發揮不出檔案管理工作的實際效率，而且也不利于利用檔案為人民群眾服務。首先，企業單位檔案管理與行業聯系不緊密，沒有發揮出行業檔案的實際作用，檔案管理方式方法過于傳統。其次，檔案管理主要依靠人工管理，管理水平較為落后，管理效率十分有限，不利于檔案管理質量提升。
2.檔案管理規范化方面的幾點嘗試
2.1 統一檔案格式
統一檔案格式是檔案管理工作的前提，也是檔案管理規范化的基礎工作，企業單位檔案管理應當在統一的格式下進行。首先，嚴格統一事業企業公文用紙，排版格式，裝訂格式，以及用字規范等，做到企業單位往來公文的標準化，全面提高檔案資料的質量。其次，完善公文檔案的程序，逐步規范檔案的簽發手續，有效分配管理檔案的審核權限，進一步規范檔案資料的標題，對檔案資料施行嚴格的規范檢查制度。
2.2 科學立卷歸檔
立卷歸檔工作是企業單位檔案管理的重點工作，也是企業單位檔案管理規范化水平的基本體現。首先，應當嚴格遵照國家有關檔案立卷的基本法規，細致的做好立卷歸檔工作，嚴把立卷歸檔質量關，對不合格文檔嚴禁進入檔案。其次，重點把握好相似、重復、無序立卷問題，按照統一的標準體系，恰當的邏輯順序，分門別類的做好文件的立卷歸檔工作。第三，正確把握立卷歸檔的時間，要在文檔任務完成以后，且相關資料收集齊全后再立卷歸檔，要把握好立卷歸檔工作的主次。
2.3 有效運用檔案
檔案管理規范化的最終目的是為檔案使用的高效化服務。規范化檔案管理還應當以有效運用檔案為重要標準。首先，借助規范化的檔案管理操作手段，消除傳統檔案管理工作中存在的弊端，全面提高檔案管理工作效率。其次，利用規范化的檔案管理手段，全面建成標準化的檔案資料數據庫，為實現檔案資料的科學共享，檔案的信息化使用鋪平道路。
3.檔案管理規范化方面的主要措施
3.1 建立科學的規范體系
企業單位檔案管理規范化離不開科學的管理體系，應當運用必要的管理體系，全面實現檔案管理規范化。首先，根據企業單位實際工作情況，完善檔案管理工作制度，積極整合發揮企業單位檔案管理工作人員作用，促進管理人員規范操作檔案資料。其次，借助科學的規范體系，為檔案管理打下堅實的基礎，樹立良好的檔案保存意識，全面提高基層檔案管理質量，不斷查找制度上的漏洞和缺失，有效提高管理水平。第三，建立科學的檔案管理系統，依靠現代信息技術，實現檔案管理的規范化，逐步使企業單位檔案管理適應信息化社會發展的實際需要。
3.2嚴格履行各種制度規范
制度規范只有通過全面履行才能發揮出實效，為了提高企業單位檔案管理工作水平，應當發揮事業單位檔案管理工作各種制度規范的實際作用。首先，要按照檔案資料的內容，檔案的先后順序，根據檔案的實際情況，在做好分類的基礎上，做好w檔工作。其次，根據檔案的調閱程序，嚴格把好檔案調閱關，嚴格防止檔案資料丟失，切實減少檔案管理過程中存在的問題，實現穩定科學的檔案管理，發揮出檔案管理的實效性。
3.3 加強做好檔案保密工作
檔案不僅是企業單位主要數據信息的匯總，而且還涉及到單位工作人員的隱私，因此在檔案管理的過程中，要對檔案管理工作給予足夠的重視，避免檔案管理出現隱私泄露問題。
4.結論
做好檔案管理規范是企業單位發展的重要前提，只有不斷提高檔案管理效率，才能有效應對各種挑戰，做到與時俱進，為人民群眾更好的提供服務。目前，應當圍繞完善保密制度，在保證檔案資料安全的前提下，建立電子檔案，發揮檔案實際作用，進一步提高檔案管理質量。
參考文獻：
1.1醫院檔案管理設備落后，管理人員不專業
檔案管理屬于醫院建設“軟實力”的內容，卻沒有受到足夠的重視、引起足夠的關注。一方面，在檔案管理規范化中出現檔案管理人員缺乏專業知識、檔案管理人員隊伍不穩定的情況，轉崗、工作輪換致使檔案管理人員的隨機性、流動性增大，帶來許多問題與隱患。檔案管理人員的專業知識與技能匱乏，沒有受到專業的訓練，管理素質差異大，降低了檔案管理的效率，延緩了檔案管理規范化的進程。另一方面，檔案室的設備落后，使檔案檢索復雜、耗時且檢索方式單一，影響檔案的使用價值，阻礙檔案管理規范化的發展。
1.2醫院檔案管理制度不健全，檔案安全意識不強
檔案管理工作在醫院管理系統中占有重要位置，但各醫院的風險檔案管理制度并不健全，例如，光片、財務及病例等檔案資料分散于各管理部門，使檔案不完整，缺乏系統性的安全管理。檔案資料的分散，造成風險檔案不能得到持續、全面的后期更新，因此，建立具有統一標準的檔案管理制度非常必要，這對于醫院“軟實力”的提高以及質量安全的改進不可或缺。檔案管理制度不健全降低了檔案管理人員的工作積極性，使其檔案安全意識薄弱，從而導致檔案信息滯后、檔案管理工作落后于醫院建設。
2醫院檔案規范化管理的有效措施
2.1建立完整的風險管理檔案工作組織
醫院組建管理組織，成立以院長為領導的三級管理委員會，制定醫院風險管理政策，對管理工作進行評審和改進；制定醫院風險管理程序，處理與風險管理檔案有關事宜；定期召開會議評估風險，并組織危險因素調查，根據問題發展的態勢，制定出解決方法和改進措施。醫院質量控制部要按照風險管理原則制定調查表或報告，按時向醫院管理委員會報告。
2.2創新管理檔案信息
根據大醫院體系龐大、部門數量多以及科室林立的情況，實現檔案信息化管理是今后發展的必然趨勢，它可以實現檔案管理的規范化和具體化，具有開發性和實用性。為實現現代醫院檔案管理的規范化和價值性，信息化檔案管理可以使檔案資料準確、完整和可信。醫院各部門要根據具體情況，結合自身條件，使用多元化的檔案信息管理手段，使信息化管理既與現代化醫學管理相連接，又形成獨立的信息化管理系統。
2.3完善檔案管理制度
醫院檔案管理必須具有嚴格性，條理清晰，提高醫院檔案管理水平離不開系統完整的檔案管理制度，要制定嚴格明確的規章制度，設立高效合理的管理程序，積極完善檔案管理制度。查找現存管理制度上的缺陷，認真調查檔案信息管理中的漏洞，做好信息的收集、整理工作。根據各個部門的需要，具體情況具體分析，實行多種載體存檔，檔案統一監督，為后期信息檔案的查找、利用與開發打下良好基礎。
2.4提高檔案管理人員的專業素養
醫院風險檔案管理需要較高專業素質的管理人員，以提高檔案管理的效率，進一步推動醫院檔案管理的規范化。例如，在《檔案法》中規定檔案管理人員必須盡職盡責，遵守紀律和規則，與此同時，要不斷提高自己的專業知識。檔案管理人員專業素養的提高，可通過培訓、實行高位責任制以及配合硬件設施建設等形式，提高管理人員的工作積極性，提高其責任心，并定期進行工作總結。
2.5加大資金投入
第一，改進檔案管理環境，安排專門的檔案室，建立獨立的檔案室、閱覽室以及辦公室，設置陳列室、微機室。關注檔案保護，配備全套的保護設備，制定完整的檔案資料保護措施。例如，防火，防潮和防蟲等。檔案管理人員要保持檔案室的清潔、整齊，延長檔案資料的保存時間。第二，更換檔案管理硬件設施，配備計算機、網絡、打印機、掃描儀；安裝防盜門、鐵窗欄、遮陽布；添加溫度計、吸塵器、滅火器；配備檔案柜、密集架等，做到“八防”。
3醫院風險管理檔案規范化的重要性
檔案是指在各項工作中形成的，具有保存價值的，各種形式和載體的歷史記錄，是領導決策的依據，是對工作查考的憑證，也是科學研究和基礎設施、設備建設的可靠資料，做好檔案管理工作，應建立健全管理體制、完善檔案基礎設施設備、健全檔案工作制度。傳統的檔案管理方式，很難適應不斷改革深化的管理工作，檔案管理引入多媒體文件，實現圖、文、聲、像并茂，能夠更加真實地再現當時的活動情況，從而強化了文件對社會的記憶和再現功能。科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，開創檔案管理工作的新局面，不斷提升一個單位的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。
檔案中記錄了很多關于組織發展的內部信息，這關系到組織的信息安全，如果組織檔案管理工作不規范，很有可能造成這種組織重要信息的泄露，影響組織的發展。從組織未來的發展角度來講，做好組織檔案的管理工作，對于組織管理者而言也是一種借鑒。組織管理者做出各項管理工作決策，都離不開組織的歷史數據，這些數據就記錄在組織檔案中，組織的發展，依賴于組織檔案信息中的很多內容，所以，從這個角度來講，做好組織檔案管理，提高檔案管理工作的規范化，對于組織管理者做出切合組織發展的決策，是有幫助的。
二、檔案管理工作在規范化過程中存在的問題
檔案管理工作對組織的發展而言具有重要意義，新形勢的發展要求下，檔案管理工作也面臨著新的發展問題，對于檔案管理工作的規范化要求也就提高，但是，當前組織檔案管理工作中還存在著一些問題，這些問題的存在很大程度上影響了檔案管理工作的順利開展。具體分析，在檔案管理工作中存在的問題，主要表現在以下幾個方面。
檔案管理工作的開展，規范化程度還比較低，其中一個很重要的原因，就要從檔案管理工作人員的角度入手。檔案管理工作人員對檔案管理工作規范化的認識程度低，一直以來，檔案管理工作都沒有受到管理層的重視，無論是具體的檔案管理工作人員還是組織的管理者，都把檔案管理工作看成是一項非常簡單的工作，對于管理的規范化認識并不深入，沒有意識到檔案管理工作不規范可能帶來的問題。正是由于這種規范化管理工作認識欠缺，導致了檔案管理工作規范化進程的緩慢。除此之外，在檔案管理工作中，不僅僅是檔案管理工作人員的自身認識水平有限，檔案管理人員的工作能力還存在很大的不足。檔案管理工作看似簡單，但是對管理人員的專業素質要求還是比較高的，特別是在當前社會形勢變化不斷加快的背景下，檔案管理人員的專業能力也要隨之提升，而這恰恰是很多檔案管理人員所欠缺的能力。
在檔案管理工作中，信息化管理體系的建立和實現，是做好檔案管理規范化的另一個重要措施，當前在檔案管理工作中，由于很少受到組織的管理者和工作人員的重視，檔案管理的信息化程度比較低，在很多組織中對于檔案的管理還局限在過去的人為管理手段為主導的管理方法上，很多組織的檔案管理還是采用紙質管理的基本方法，這種基本方法的使用在檔案管理中已經比較落后，因此，在這樣的情況下，做好檔案管理就要應用新的信息化技術。信息化技術在檔案管理方法中的應用還不夠全面，造成了檔案管理工作中規范化程度低的一個重要原因。
傳統的檔案管理是采用基本的紙質化管理方法，這種管理方法無論是從保存還是信息的檢索方面都存在很大的弊端，而現代社會信息膨脹，對于信息的處理效率要求比較高，在這樣的情況下，檔案管理工作中的傳統方法就不適應社會的發展。
三、檔案管理規范化的對策分析
1、提升檔案管理工作的信息化水平
隨著科學技術的進步，各種電子檔案管理系統不斷涌現和更新。實現檔案管理的電子化可以提高檔案管理的準確性，提高檔案管理的效率，降低檔案管理的標準。從檔案信息的搜集，檔案信息的整理，檔案信息的檢索利用，都可以實現計算機管理，提高了信息的利用效率，相比與傳統的紙質文檔，還便于保存，便于使用者和管理者對信息進行更新。建立相關的檔案歸類，檔案查閱制度，明確檔案管理員工的責任，使得檔案管理更趨規范化標準化。因此，在檔案管理工作中，要注重從信息化方面努力建立完善的信息化管理工作體系。
2、提升檔案管理工作人員的意識和工作能力
在檔案管理工作中，由于工作人員自身對于檔案管理工作的認識不夠深刻，不重視檔案管理工作的規范化，造成了檔案管理工作中存在一些影響規范化建設的問題。加強檔案管理部門人員的工作素質，幫助他們了解檔案管理規范化標準化工作的重要性，培養他們檔案管理規范化標準化的意識。對員工進行培訓，促使他們學習和了解檔案管理的專業化知識，提高他們的科學化管理水平。檔案管理人員對檔案管理工作的熱情，對檔案管理工作的認知程度決定了檔案管理工作的質量。組織的領導者認識到檔案管理工作規范化標準化的重要作用，加強對檔案管理工作的重視度。優化檔案管理部門人員結構，重視對相關部門的投資，提高員工的工作熱情。
3、提升檔案管理工作的規范化水平
由于檔案管理工作具有保密性，因此，只有對檔案管理工作采取集中式的管理以后，才能確保檔案的卷案質量和不泄露。不僅對檔案袋實行統一的印制，對工作人員進行統一的培訓，還統一確定檔案整理及驗收的方式，制定一個標準。對每個環節的檔案工作嚴格控制，例如：檔案的借閱和復印等。只有嚴格統一使檔案管理工作規范化，才能為日后檔案管理工作奠定穩定基礎。對于檔案基礎工作，檔案服務創新也起著廣泛而深刻地影響，檔案服務創新很好的帶動了檔案基礎工作，對于檔案學的理論研究發揮著重要的促進作用。在過去的幾年，我國許多地區的檔案館對于全宗學理論、文書立卷方法改革的實踐、歸檔文件整理方法改革的具體做法、檔案信息數字化、電子文件、文檔一體化和與改革創新配套的檔案法律、法規、行政規章建設等許多問題進行了大膽的創新實踐與理論研究，取得了很多有益的經驗。檔案服務創新的開展，使得檔案館的檔案接收、檔案保管、檔案整理、檔案編目等一系列任務的工作量，相對于傳統的手工勞動方式得到增大。