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導語：在企業檔案管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
隨著信息技術的快速發展，電子檔案得到快速的發展起來，其主要是利用磁性介質及計算機磁盤來實現對檔案信息資源的存儲，具有通用性，而且易于保管和利用。數字檔案與紙存檔案存在著明顯的不同，其與客觀存在的檔案實體具有明顯的區別，數字檔案是通過字節和比特方式使檔案信息得以在計算機網絡上進行流動，從而可以確保用戶可以隨時對自己所需要的檔案信息進行查詢和使用。
在傳統的檔案管理工作中，主要是以手工抄寫和整理的方式來完成的，工作效率十分低下，整理費時、不易保存、查閱困難，不利于檔案的高效利用。為了有效的提高工作效率，將計算機網絡和信息技術應用到檔案管理中，不僅降低了工作人員的勞動強度，同時提高了工作效率和對檔案信息的利用。主要優勢表現在如下幾個方面。
1.1 信息處理速度快
電子檔案的工作方式主要是將相關的初始信息錄入到電腦中，以文字或者圖片掃描的方式都可，然后在計算機中應用設置好的程序對其進行處理。快速的實現了對檔案資料的整理、統計分析以及歸檔等工作。降低了人工操作的失誤，節省時間，提高工作效率。
1.2 查閱方便
將檔案信息錄入后，自動生成目錄和文獻檢索，對檔案進行自動分類整理，完成編排工作。在查閱檔案信息時，只需要輸入關鍵詞，就可以快速的查閱到相關信息，省去了查找的時間。
1.3 存儲穩定
傳統的檔案管理需要將大量的紙質檔案進行存放，不僅浪費空間，還需要適宜的環境。電子檔案的存儲比較穩定，只需要存儲在光盤、U盤或者存儲卡等載體中即可，受到外界環境的影響較小，存儲時間長，具有較強的穩定性。
1.4 實現了信息的高效利用
在以往的檔案管理工作中，如果需要查閱檔案信息，需要提取紙質檔案，不僅費時，而且不利于檔案的保管。電子檔案的信息化，通過網絡信息平臺，可以實現信息共享。通過閱讀權限的開通，可以對檔案信息進行遠程操作，提高了檔案的利用效率，減少了查找和傳遞的繁瑣。
1.5 信息補錄方便
在檔案管理工作中，有些檔案信息需要不斷的完善和補充，在傳統的檔案管理方式中，就需要將紙質檔案拆卷后重新整理，不僅浪費時間，而且程序繁瑣。在數字數電子檔案管理中，只需要輸入關鍵詞，查閱到對應的檔案，然后對其進行編輯即可，省時省力，提高了工作效率。
1.6 提高檔案工作者的工作效率
以往的檔案管理方式工作內容繁瑣，任務量大，耗時耗力，檔案管理者根本沒有時間去學習新的業務知識，更沒有精力研究對檔案的利用。電子檔案的高效利用將工作人員從繁重的工作中解脫出來，提高了工作效率。工作人員就可以學習更多的專業知識，提高對檔案的利用效率。
2 當前我國企業電子檔案管理的現狀
2.1 電子檔案管理普及率低
盡管計算機在國內企業中運用頻繁普及度廣，但大多是用在會議辦公，企業部門與部門之間的溝通或者會議通知事物等方面，在企業檔案管理方面運用的很少。即使有些企業運用了電子計算機技術管理檔案，也僅僅限于檔案目錄管理很少深入應用。
2.2 對電子檔案管理缺乏重視
很多企業的檔案管理人員，對制作好的文件、圖片打印復制完后很少想起電子保存，對文件、圖片多次備份更罕見。時長日久，企業電腦中的信息不斷被刪除、覆蓋或者修改或者由于電腦的各種故障硬盤信息數據丟失，這樣檔案便不完整失去了整理管理的價值。
2.3 電子檔案自身存在缺陷
企業電子檔案的儲存方式一般是磁盤、磁性介質等方式，這些儲存方式比較復雜，一旦儲存介質發生損壞時很容易造成檔案信息丟失、覆蓋等現象。同時電子檔案的安全性比較低，大部分企業電子檔案沒有標準統一的存放位置導致企業檔案存放隨意，加上電子檔案的開放性，使電子檔案很容易被竊取、修改或者惡意刪除。
3 加強企業電子檔案管理的具體措施
3.1 構建電子檔案管理體系的構建
電子檔案管理若在企業檔案管理中普及，須企業領導充分認識電子檔案的優勢，對其給予高度重視并加快建立完善的企業電子檔案信息化規范體系。然后，在領導的高度重視下將企業電子檔案管理體系構建落到實處，使之名副其實。加快建設企業的電子檔案管理，使企業檔案部門的管理數字化、電子化，使各項管理、技術規范嚴格，使電子檔案管理普及企業的各個角落。
3.2 加強電子檔案的控制和管理
首先，要進行使用權限的審核。應根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據使用者的需求，對其利用權限進行確認后，再進行拷貝制作。并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。最后，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理。系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據。
3.3 建立檔案安全保障體系
建立健全檔案安全保障體系是維護企業電子檔察安全的需要，檔案安全保障體系包括檔案載體安全、檔案信息安全、電子檔案載體安全、檔案信息網絡安全等各個方面。隨著信息技術和辦公自動化的不斷發展，維護電子檔案安全已成為企業檔案管理的重要內容。為此，企業應加強檔掌安全保障體系建沒，確保各項檔案安全管理措施落到實處。
3.4 提高企業檔案管理者的信息素質
由于電子檔案管理是一項專業性極強，內容繁雜，需要通過實踐積累豐富管理經驗的工作，所以要避免過于頻繁的人員流動，保持電子檔案管理工作的長期性、延續性。其次是企業應加強對檔案管理人員的培訓工作，使其更好的掌握信息技術和計算機技術和，從而更好的適應企業電子檔案發展的要求。
【關鍵詞】企業；電子檔案管理；問題；改進措施
1引言
在互聯網技術及數字化技術的影響下，我國企業逐漸朝著自動化、智能化和機械化的方向發展。電子檔案在企業內部管理中的應用對企業發展有著重要意義。隨著現代化企業的發展，電子檔案被廣泛應用到各個行業，企業的檔案信息化管理水平也得到了提升。但是，由于我國對電子檔案的管理還不完善，需要企業加大對電子檔案的研究力度，不斷完善電子檔案管理技術，保證電子檔案管理的高效性和安全性。
2電子檔案概述
電子檔案又可以稱為虛擬檔案，其主要是利用計算機磁盤等信息化技術設備進行儲存的，將電子圖像等文件進行集合并以案卷為單位的一類檔案。目前，在電子檔案儲存過程中，利用磁盤或光盤的儲存方式較為常見，在云計算時代的發展過程中，一些信息化技術水平較高的企業則采用云端網絡空間進行儲存。
2.1電子檔案的優勢
電子檔案的應用具有以下幾點優勢：第一，電子檔案的信息具有非人工識讀性，這樣的功能優勢能夠降低人工篩選檔案所耗費的時間，即節約了人力，同時又提高了檔案篩選、整理的工作效率，降低了檔案分類管理的成本投入。第二，電子檔案的信息儲存具有高密度性，隨著信息化技術和計算機網絡技術的不斷發展，云技術和數字化技術在企業中的應用越來越廣泛，計算機網絡有著較大的儲存空間，電子檔案對企業信息的儲存密度較高，能夠容納較多的信息，因此，電子檔案的信息儲存具有較高的密度性。第三，信息與載體之間是互相獨立的，具有可分離性，企業在利用云技術和數字化技術對檔案信息進行儲存的過程中，信息與云平臺之間是相互獨立的，電子檔案的儲存只是暫時性的借用云空間而已，企業隨時隨地都可以將電子檔案進行轉移，方便企業對檔案進行統籌管理。
2.2電子檔案管理工作的重要性
通過對電子檔案的優勢進行分析，可以清楚地發現，電子檔案在企業中具有較高的應用價值，可以實現資源利用的最大化，同時，也節約了企業在檔案管理中投入的人力和物力。此外，電子檔案與傳統紙質檔案相比，還有著其他應用優勢：首先，相對于紙質檔案保存來講，電子檔案省去了保存所占用的地理空間，不會出現檔案資料不全、模糊不清或丟失損壞等現象，給企業檔案管理工作的開展帶來了方便；其次，在信息化時展過程中，電子檔案管理的發展與應用，是企業與時俱進的標志，企業在查詢檔案時，利用電子檔案能夠節省人工查找的時間，且通過計算機備份技術，若電子檔案因設備故障而丟失，企業工作人員也可以通過備份進行找回，保證了檔案使用的安全性。
3企業電子檔案管理存在的問題
3.1電子檔案管理軟件通用性不足
我國企業在發展過程中，大都是采用傳統的紙質檔案管理方式對企業信息進行管理的。隨著信息化時代的發展，雖然一部分企業開始了檔案的信息化建設，但是對與電子檔案的應用管理還存在一些不足之處。如，由于對電子檔案的了解不全面，企業電子檔案管理軟件的通用性不足，使得電子檔案無法與企業內的其他型號電腦進行共享，無法實現檔案資源的共享，給信息化檔案管理工作地有序開展產生了不利影響[1]。
3.2檔案管理的保密性與安全性不高
當前，在大數據時代的影響下，人們上網信息的安全性受到威脅，雖然我國大部分行業的信息化安保水平較高，但是，電子檔案作為企業內部管理的一項工作，很多企業在工作中都不重視電子檔案的保密工作，認為電子檔案不會被泄露出去，就降低了對電子檔案的安保力度，使得一些不法分子進入到系統中，惡意篡改與仿造原始檔案資料，降低了檔案資料使用的安全性，導致信息數據失真。此外，企業的電子檔案信息本身就有結構復雜、儲存信息多樣的特點，若計算機或電子檔案被攻擊、篡改，則可能會發生商業糾紛，使得企業遭受巨大經濟損失[2]。
3.3缺乏專業的技術人才
在企業電子檔案建設過程中，人才是其電子檔案管理工作的基礎。但是，在當前社會環境下，越來越多的人加大了對計算機網絡、通信技術的研究力度，但是，對于電子檔案這些信息化系統的維護管理工作缺乏一定的興趣，使得企業電子檔案管理招不到優秀的技術人才，影響了電子檔案管理工作，降低了其管理水平。
4信息化時代下企業電子檔案管理的完善措施
4.1進行動態管理
企業每天都在發展，也在不斷產生各種各樣的交易信息，為了保證電子檔案信息的準確性和及時性，企業需要對電子檔案進行實時動態管理，保證電子檔案管理的完整性。因此，企業需劃定綜合檔案室、具體業務部門員工的崗位責任，制定相應的管理制度，明確管理責任，保證電子檔案管理工作的有序開展。為了保證電子檔案信息的完整性，企業在電子檔案搜集及整理過程中，要對不同類別的檔案進行分類管理，并及時歸檔，保證檔案信息的更新速度。此外，對于歸檔信息還應做好電子掃描處理，依照行業特征、檔案類別做好分類整理，確保原始檔案信息始終與電子檔案信息全面一致[3]。
4.2劃分多級權限
為了保證企業電子檔案管理水平，提高電子檔案的安全性，企業在檔案管理過程中應做好安保工作，劃分多級權限，提高電子檔案信息的保密等級。如，檔案管理人員可以依據企業所屬行業的特征，檔案信息保密等級，設定必要的查閱權限；通過檔案信息管理軟件系統按憑證調整修改以及查詢應用權限。同時，企業在電子檔案查詢過程中，應嚴格界定瀏覽器應用權限，依照檔案信息保密程度確立可否進行查詢、資料下載以及打印，從而保證電子檔案信息的安全，此外，企業還需要對電子檔案管理系統進行高級別的加密處理，嚴禁外部人員瀏覽，進而保證企業檔案信息的安全、完整、高度機密以及方便瀏覽應用[4,5]。
4.3提高管理人員技術水平
在企業電子檔案管理過程中，因人才技術水平低，管理意識薄弱，導致企業電子檔案管理水平低的現象時有發生。因此，為了保證企業電子檔案的管理水平，企業需要加強對電子檔案管理人員的培訓力度，不斷提高其管理技術水平，滿足檔案信息化發展的需求。此外，企業人資部門還需要不斷引進先進的技術人才，給電子檔案管理部門注入新鮮血液，提升企業電子檔案管理隊伍的整體素質和技術水平。
5結語
總而言之，電子檔案在企業中的應用，能夠有效降低企業的檔案成本投入，提高檔案管理的效率和水平，促進企業的現代化發展。因此，在信息化社會發展過程中，企業需緊跟時代腳步，不斷引進先進的技術人才，提高電子檔案管理隊伍水平，劃分多級權限，做好檔案的安保工作，并進行實時動態管理，保證電子檔案管理的可靠性。
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【關鍵詞】檔案管理 國有企業 策略
企業檔案是反映本企業生產經營管理活動的真實記錄，是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的重要依據，是國家檔案全宗的重要組成部分。國有企業的檔案工作是我國檔案工作的重點，講檔案工作要為經濟發展服務，最直接的就是搞好我國國有企業的檔案工作，本人認為，搞好檔案工作至少有以下作用：檔案工作對于加強企業內部管理至關重要，尤其是國有企業，要建立與市場經濟相適應的現代企業制度，就離不開科學和規范的管理，而檔案的管理是其中重要的一個環節。此外，檔案工作的科學管理也是國有企業滿足國家資產積累要求的基礎。過去由于檔案的不規范引起的國有資產流失值得我們深思。總之，在新時代，我們必須從一個新的高度去認識檔案工作的意義。
1現代國有企業及檔案工作的變化及特征
在市場經濟形勢下，在國有企業轉機建制的過程中，出現了許多新問題，從國有企業本身來看，發生了這樣一些非常明顯的變化：
1.1國有企業改革帶來的檔案管理變化
與過去大鍋飯式的老國有企業不同，現在強調產權清晰，責任明確。很多國有企業因此走上了公司制。這樣，國有企業檔案管理與過去稍有不同，即國有資產仍歸國家所有，但更強調法人代表的自主管理權。
1.2市場經濟條件下優勝劣汰導致國有企業檔案管理的變化市場經濟條件下優勝劣汰導致國有企業合并潮的出現，這樣必然給國有企業檔案管理帶來了挑戰。例如：有的工人下崗后自謀出路，他們的檔案應該如何管理，這些都是新時期國有企業檔案工作重要的變化。
1.3“國有民營”，“公有個營”，“租賃經營”企業的出現，這類企業的產權性質并沒有任何改變，但企業的經營方式和管理卻有了很大的變化，這對企業檔案工作也產生了很大的影響。如果把國有企業改組改造改制這個時期看成一個特定的歷史時期，我們可以說，這在我國企業發展史上是一個“過渡時期”。新時期檔案工作具有以下特征：
（1）國有企業檔案主管部門進行合并和重組。由于市場經濟條件下優勝劣汰導致國有企業管理部門合并，那么作為重要行政部門的檔案管理科同樣面臨人員和機構的改革。它也會對新條件下的檔案工作帶來一定的影響。
（2）國有企業檔案類型趨向復雜化。隨著國有企業改革的深入，其檔案內容和類型也改變了過去單一性的特點。如過去的人事檔案較為穩定，職工變化不大。但現在則面臨人員的頻繁調動等新情況。
（3）國有企業檔案在企業管理中發揮的作用在不斷擴大。它不但是企業進行有效管理的工具，而且也是員工進行維護權益所必需的東西。
（4）國有企業檔案管理方式發生了變化。由于信息科技的飛速發展，企業的檔案工作不再局限于過去傳統的管理模式。計算機和數碼通訊等高科技產品被廣泛運用于國有企業檔案管理。
（5）由于公司制的影響，法人掌握了企業內部檔案機構的設置權，這樣比過去更靈活了。需要強調的是，盡管企業內部檔案機構的設置權屬于企業的法人，但是企業檔案工作是一項科學的企業管理活動，有自身的規律。如果我們要強調企業管理的有效性，尤其是強調企業檔案管理的有效性，就必須按科學規律辦事，檔案機構的也就不能僅憑個人的意志，而應該是從企業的利益出發，從出效率的原則出發，科學地企業檔案管理機構。
2轉型時期國有企業檔案工作所面臨的問題與對策
新時期，國有企業檔案管理得到了加強。當然也有一部分企業對檔案的認識不高，如檔案人員調動頻繁，因而削弱了企業檔案工作。目前主要存在以下主要問題：
（1）思想解放不夠。我們大多數同志還是堅持計劃經濟時代國有企業檔案管理老觀念，這樣就會和新時代的環境格格不入。我們應該更新國有企業檔案管理觀念，真正做到與時具進。其實在改革的大環境下，我們要肯定過去成功經驗和做法，并繼承下來，同時要研究變化了的外部環境對國有企業檔案工作的影響，從中發現新的問題，并從這個起點上發展現代國有企業的檔案管理科學。
（2）企業檔案的管理體系不科學。企業檔案管理科學，從學科建設上看，是一門年輕的科學，企業法人，他們中的大部分對檔案在企業中所處的位置，檔案對企業意味著什么，并不大清楚，這對企業檔案工作的開展是非常不利的。從這個意義上講，完善企業檔案的科學體系就顯得非常之緊迫。
（3）轉型時期國有企業檔案工作人員業務素質普遍不高。目前我們缺乏一支業務能力強，思想水平高的檔案工作隊伍。如許多國有企業檔案工作者并不是圖書檔案管理專業科班出身，有些是思想政治工作者，有些是中文或歷史相關專業畢業的，業務水平需要不斷提高。我們必須對他們加大培訓力度，通過各種學習班或實踐學習來打造一支高效的隊伍。
（4）國有企業檔案管理硬件措施不到位。如電腦配備，辦公條件等。當然，企業資金短缺是一方面的原因，但歸根到底還是相關領導對國有企業檔案管理重要性認識不夠。我們必須堅持一點：國有企業的檔案工作是我國檔案工作的重點，講檔案工作也是為經濟發展服務。所以，各級部門要加大檔案管理硬件的投資，雖然短期我們看不到它對企業經濟效益的作用，但它制約了國有企業的長期發展。
3結束語
國有企業檔案工作正處在一個非常關鍵的發展時期。從現象上看，國有企業檔案工作好象出現了滑坡，企業法人似乎顧不到檔案上來，企業檔案干部，尤其是國有企業的檔案干部出現了不同程度的思想波動，國家制定的有關檔案工作規范的貫徹實施遇到了一定的困難，但是如果把這些情況同我國建立市場經濟的大環境結合起來分析，就不難得出這樣一個結論，我國國有企業檔案工作，正處在一個歷史性的轉折時期，國有企業檔案工作出現一些新問題，是舊的體制不適應新的外部環境所導致的結果，當新的體制建立后，一個充滿活力的國有企業檔案工作局面一定會出現，才能發現問題。離開國有企業發展的內外環境來分析企業的檔案，只能是空談，我們相信當國有企業走上健康發展的軌道，國有企業檔案工作一定會得到企業法人和全社會的重視，步入發展的快車道。
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關鍵詞：會計檔案 責任 素質 規范
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業資料，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。會計檔案有形成范圍廣泛、檔案類別穩定、外在形式多樣等特點，在企業管理中發揮著無可替代的作用，是解決糾紛、打擊犯罪的重要依據，是企業前景預測的重要史料，是總結經驗、改進工作方法的指南針。近年來國家各級企事業單位、社會團體日益重視會計檔案管理工作，隨著會計電算化的逐步推行，會計檔案管理外延逐步延伸，會計檔案管理模式，已由單一的紙質管理模式轉變為紙質檔案和磁性介質檔案共存模式。
盡管越來越多的企業重視檔案管理，但是仍然存在許多問題，與企業的發展不協調，無法充分發揮應有的作用，成為企業發展過程中亟待解決的課題。
一、目前企業會計檔案管理存在的問題
隨著社會的發展，企業會計檔案管理問題日益顯現，成為制約企業基礎管理工作發展的瓶頸。一是認識不足、重視不夠。許多企業認為作為企業財務會計部門的工作就是要按規定設置賬簿，進行核算，出具財務報告，整理檔案是可有可無的，以致不設置專兼職檔案管理人員，忽視會計材料的收集、整理和歸檔，財務業務與檔案管理嚴重脫節。二是定義不清、管理缺失。有些企業認識到了會計檔案管理的重要性，也設置了專兼職檔案管理人員，但是對會計檔案的定義不是十分清楚，造成歸檔不全面。由于對檔案管理知識和信息化管理知識的缺乏和重視，以及專業人才的嚴重不足，造成在事件回溯和證據采集過程中丟失有力的依據和資料，嚴重影響了檔案的完整性。三是人員素質不高、管理不到位。一方面，會計從業人員的檔案管理素質不高。會計檔案的收集和整理直接與會計從業人員打交道，會計從業人員的資料收集和整理直接關系到會計檔案整理的質量。另一方面，會計檔案管理人員的素質不高。會計檔案管理崗位屬于專業技術崗位，作為專業會計檔案管理人員熟悉檔案管理流程和管理要求，熟練掌握管理技能是最基本的技術要求。多數企業對所屬人員的專業、相關培訓和教育均未給予應有的重視，以致企業會計檔案收集不完整，檔案管理混亂，查詢不方便，甚至遺失等。四是制度不完善、管理不規范。據相關部門調查顯示目前多數企業在會計檔案管理方面沒有建立一整套立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理、檔案信息化管理工作無章可循。企業會計檔案管理的信息化管理制度缺乏，造成紙質檔案和電子檔案嚴重脫節，數據不一致，管理不同步，給檔案管理工作帶來了很大麻煩。
二、加強企業會計檔案管理的對策
針對企業會計檔案管理中存在的問題，筆者認為應該在以下方面加強管理。首先要加強領導，明確責任、提高認識。會計檔案管理不僅是檔案管理的組成部分，更是財務工作的重要環節，各企業應依法加強會計檔案管理工作，明確責任，確定職責。其次要明確定義、細化管理。為全面系統的做好企業檔案管理工作，企業培訓部門需適時組織培訓或者引進專業人才積極配合檔案管理部門對本企業檔案管理工作準確定位。檔案管理部門要明確會計檔案管理的內容，通過“6s”管理、“精細化管理”、“貫標體系建設”等方式加強對企業會計檔案的基礎管理，可以通過課題的形式進行攻關，實現檔案管理的深層次探索，從而形成適應現代企業制度發展要求的管理模式。再次要加強培訓，提高素質。財務會計部門各崗位是企業財務會計檔案整理的第一崗位，財務人員是會計檔案資料整理的第一人，直接關系到檔案整理的質量。各企業單位應重視和加強對本企業會計檔案管理人員的專業知識的培訓，不斷提高會計檔案管理知識和操作技能，招聘、吸收具有計算機知識和信息資源管理專業方面知識的員工從事企業檔案管理工作，熟悉會計工作的基本流程、基本規律和要求，熟練掌握
計檔案信息資源管理技能，監督指導本企業財務部門做好會計檔案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度，規范管理。會計檔案管理作為企業管理的重要組成部分，制度體系建設是檔案管理最基礎的工作，必須按照《會計法》和《檔案管理辦法》等法律法規的要求并結合自身實際建立健全本單位的檔案管理制度，明確檔案立卷、歸檔、移交、借閱、保管、安全、銷毀等一系列手續，保證有章可循。如對檔案的立卷、歸檔和移交要嚴格按照規定的時間、規定的格式和規定的要求進行。保管期滿銷毀的時候，必須由檔案管理機構和財務部門共同提出銷毀意見，報請單位負責人審批，編制銷毀清冊并詳細列明檔案項目等等。實行會計電算化和實現檔案信息化管理的企業要同步建立健全檔案信息化管理制度，進一步推進企業會計電算化、辦公自動化和檔案信息化的融合，明確流程，規范管理。
三、總論
會計檔案是國家檔案的重要組成部分，是企業的重要檔案，是對一個企業經濟活動的記錄和反映。通過會計檔案可以了解企業業務信息，可以檢查企業的遵紀守法行為，還可以為上級乃至國家制定決策提供參考等。會計檔案管理是一項系統性工作，需要企業在發展中不斷更新、不斷完善，只有充分認識會計檔案管理工作在企業發展中的重要地位和作用，加強監管，規范管理，提高從業人員的素質，才能保證為信息使用者提供高質量的資料。
參考文獻：
關鍵詞：企業檔案管理；問題；對策
一、企業檔案的概述
企業檔案具有一定的保存價值，通過文字、視頻、音頻等載體將企業在改革與發展的過程中各個方面的活動客觀、真實的記錄下來，主要包括生產、經營、管理等環節，是企業的重要的信息資源，對企業的健康發展具有重要的意義。如果沒有企業檔案，企業的生產、經營、管理都會受影響。因此，企業將檔案管理納入日常工作體系，使之成為企業管理中一項基礎性的工作。
二、加強企業檔案管理的必要性
企業檔案為企業持續、健康的發展提供了保證，為企業重大戰略決策的制定與實施提供了可靠的參考依據，同時它還是企業文化厚重的積淀，做好檔案工作，對于企業的發展有著重要的作用。首先能夠使企業的整體管理水平得到提升。檔案直接記錄的是企業開展的各項工作、各種活動，通過檔案可以對各項活動進行有效的監督，經過分析利弊更利于為企業的管理，從而提升企業的整體管理水平。其次加強企業檔案的管理既是自身發展的需要，也是時展的需要。隨著時代的進步，先進技術得以廣泛應用，尤其是信息技術，更是在各行各業發揮著重要的作用，檔案管理信息化已成為必然趨勢。企業原有的檔案管理模式，已經滯后于企業發展的步伐，使檔案的價值得不到充分的體現，主要體現在檔案信息資源利用率不高，企業檔案管理涉及的范圍比較廣，繁瑣復雜，利用信息化手段進行管理，可以使工作更加規范、嚴格，還有效實現了資源共享，使之積極主動地為企業開展的各項工作提供服務，不僅利于工作的開展，還促進了企業的發展。
三、企業檔案管理工作存在的主要問題
1.重視程度不夠，缺乏先進的檔案管理意識。企業為了在競爭中獲得優勢，對企業的生產、經營投入的資金比較充足，而忽視了檔案管理工作，檔案意識認識比較淺薄，導致檔案工作重保管輕利用，在企業中沒有充分發揮檔案資料的作用，結果造成大量信息資源處于閑置狀態。其次，重形式輕內容現象突出，多數情況主要是為了應付上級檢查，忽略了對于信息、文件的收集、歸檔工作，再加上人員流動性大，檔案管理交接工作不到位，造成很多文件資料、技術資料丟失、流失現象，不利于工作。2.檔案管理的方式方法有待于改進。隨著企業的不斷發展，檔案工作內容不斷細化，數量急劇增長，傳統的檔案管理已經滯后，如果企業一味停留在老路上，不僅提高不了工作效率，甚至給管理部門增加了負擔，不利于檔案價值最大化的實現。很多企業檔案的整理、歸檔工作，仍以手工方式為主，面對大量的工作，只能望檔案而興嘆，勞動強度增加了，工作效率得不到提升，在使用時檢索慢、查準率低，雖然有些企業配置了現代化管理設備，但由于人員素質、系統單一等問題，缺乏綜合處理技術能力。3.檔案管理制度不完善，工作不規范。在很多企業，對于檔案管理缺乏明確的制度，致使檔案工作不夠規范。主要表現在職責不夠明確，在工作中做事推諉，使很多有價值的資料不能及時歸檔、或使檔案破損嚴重，喪失了其價值與功能，這對企業來說造成的損失較大。4.企業檔案管理人員專業素質不夠高。缺少專業的管理人員也是目前企業檔案管理水平低的一個重要原因。一方面從事檔案管理的工作人員年齡比較大，接受新鮮事物慢，知識老化嚴重，對計算機技術掌握不熟練，不能為檔案管理的實際工作帶來有益的幫助。其次，檔案人員身兼多職的，精力和時間上難以保證，達不到新形勢下企業對檔案工作的需要。四、提高企業檔案管理水平的對策1.提高認識，強化檔案管理意識。企業上下應該形成共識，達成一致意見，充分認識到檔案管理對企業發展的重要性，雖然檔案管理不會直接產生經濟效益的，但檔案管理可以為企業的其他工作提供便利，促進其創造效益，具有明顯的幫助作用，所以企業要通過多種形式加強宣傳，為提高檔案管理水平奠定堅實的思想基礎，把檔案管理工作作為企業的一項基礎性工作來抓，使檔案管理工作高效、實效、有效，做好企業檔案管理工作，推動企業發展。另外，鼓勵企業在做出重大決策前多參考相關歷史檔案材料，制定合理正確的發展策略。2.深化檔案改革，升級管理方式。將信息技術引入檔案管理中，實現檔案管理的信息化，已經成為發展的必然趨勢。企業也應該與時俱進，大力引進先進設備和技術，支持檔案管理工作。不斷更新管理系統，讓檔案管理工作更加實用、更加人性化。存儲和快速檢索有機結合，不僅信息檢索的流程更簡便了，提高了準確性，還能夠提高檔案的利用率，實現資源共享。簡便的操作，既省力又快捷，給工作提供便利的同時，工作效率大大提高。企業應該盡快實現企業信息化與檔案現代化的同步發展，使企業檔案管理工作不再是一個口號，而且真正做到為企業做事，為企業著想，讓企業享受到更多的權益。3.加強檔案人員素質的提高。隨著檔案現代化管理逐步的深入，對檔案工作人員提出了較高的要求，人才是提高檔案管理工作效率的主要因素，高素質、復合型人才才能適應檔案現代化管理的需求。不僅熟悉檔案專業知識，還要努力掌握計算機技術、網絡技術等，以適應檔案管理工作的新要求。企業要加強業務培訓，提高人員的業務能力，從而提高工作人員的整體素質，其次，通過培訓，讓檔案工作人員深入了解形勢，使檔案管理工作適應形勢發展的需要，促進檔案資源的開發和利用。另外，提升檔案管理人員的責任感，提高工作自覺性，工作中遇到的困難及時想辦法解決，在實際行動中做好檔案工作。4.健全檔案管理制度。企業應積極完善、健全檔案管理制度，在工作中做到有章可循，有法可依，使檔案管理更加規范、更加科學，進一步加大應用力度。結合企業自身的實際情況，通過制定獎懲制度等，調動工作人員的積極性，激發每個人的工作能力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作充滿活力和創新，進一步提高檔案的服務功能和利用率。五、結語新時期做好企業檔案管理工作是一項非常重要的工作，檔案是企業的重要資產，檔案管理是企業現代化建設中必不可少的組成部分，對企業實現經濟效益、促進企業改革意義非同小可。新形勢的發展對企業的檔案管理提出了更高的要求，因此，企業檔案管理也應該與時俱進，使檔案管理更加科學化、規范化、現代化，發揮其高效、便捷的服務功能，更好地推動企業的發展。
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[關鍵詞]招投標檔案；現狀分析；存在問題；對策建議
企業招投標檔案是指企業在公開招（投）標、邀請招（投）標、比選、詢價、競爭性談判、單一來源等訂立合同（協議）預備階段，形成的具有憑證作用和保存價值的各類文字、聲像等原始材料。
招投標檔案是企業招投標活動的客觀記錄，是每個招投標項目的重要法律依據。同時，招投標檔案也是企業檔案的重要組成部分，是企業的重要資產。結合所在企業的現狀，研究分析招投標檔案管理存在的問題，明確解決問題的對策和基本思路，確保招投標檔案的科學、規范管理，對維護相關利益者的合法權益，維護企業的穩定發展，具有非常重要的現實意義。
目前，企業招投標檔案主要存在以下幾大問題：
一是招投標檔案數量龐大、規格不一，造成嚴重的管理負擔。
由于每個項目所形成的招投標歸檔文件資料較多，尤其是未中標單位的標書數量巨大，加之現有的檔案管理規定與條例缺乏明確的保管期限劃分，給企業的檔案庫房帶來巨大的壓力，增加企業的管理成本。同時，招投標檔案形成主體多且分散，致使投標材料規格不一致，投標人通常欠缺歸檔意識，認為投標材料越厚越好，包裝越精美越好，導致檔案實體規格不一，包裝復雜，給裝訂入盒帶來一定的難度，影響企業的管理效益。
二是招投標檔案形成分散、程序復雜，造成檔案完整性不夠。
招投標檔案一般涉及到需求部門、主辦部門（采購部門）等，一般來說，招投標檔案應該是每個招投標項目活動完整的、系統的歷史記錄，但是，由于招投標檔案的形成主體不同，如需求文件、成果性文件一般在需求部門形成；采購前期、資格預審、評審文件、中選文件等一般在主辦部門（采購部門）形成，檔案資料大多散落在各經辦人手中，同時缺乏相關制度和措施對關鍵環節的把控，導致不能及時地抓取到產生的文件，最終造成招投標檔案完整性不夠。另外，由于招投標工作程序非常復雜，業務經辦人員大部分精力集中在具體的業務活動中，對資料的收集反饋一般都是被動應付，長期的滯后移交造成招投標檔案易缺失，且缺失的部分難以找回。
三是招投標檔案管理模式落后，造成檔案的信息化水平不高。
隨著科學技術的進步，不少企業在各項經營管理活動中應用了計算機和網絡技術，包括建立了檔案管理系統，但目前的檔案管理系統大多局限于對招投標項目檔案的目錄管理，而對招投標檔案原文的數字化應用甚少，導致在查閱利用時，只能先在檔案管理系統上檢索到該招投標檔案的檔號，再到庫房翻閱原始資料，不僅產生了更多的工作量，而且容易造成原始檔案的破損。另外，目前的檔案管理系統大多是在招投標項目歸檔立卷后，進行后期的錄入管理，而沒有與相關的招投標管理系統進行連接，無法保證數字化生成的招投標文件在辦理完畢時第一時間歸檔，未達到真正的信息化、數字化。
針對以上招投標檔案管理存在的突出問題，結合工作實際，提出幾點優化招投標檔案管理的對策建議。
解決方法1：依據《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局第10號令）和《中華人民共和國招投標法實施條例》，將招投標檔案保管期限分為永久、30年、10年三種。土建項目、對外投資項目，以及使用年限在30年以上的大型設備的招投標檔案，保管期限為永久；使用年限在10年以上30年（含30年）以下的各類設備的招投標檔案，保管期限為30年；其他招投標檔案的保管期限均為10年。在公開招標和邀請招標活動中，未中標方的材料可作為資料由主辦部門負責保存。保存期限為：第一未中標方的材料保存6年及以上；其他未中標方的材料保存2年及以上。超過保管期后，主辦部門可根據實際保管情況，組織開展資料清理工作。另外，在發標時對招投標各項材料提出統一的規范和標準，從投標載體、規格大小、內容涵蓋等方面均做出明確的要求，從源頭上保證招投標材料整齊劃一，便于日后的立卷歸檔。
解決方法2：首先，檔案管理部門要加強與業務部門的溝通和協調，將檔案管理觸角前移，及時關注采購部門的采購情況通報，掌握采購進度，保證能及時地向相關部門進行催收。其次，檔案管理部門要加強宣傳，使業務經辦人認識到確保招投標檔案的完整性，是對其自身合法權益的有效保護，能做到日常及時收集、完整保存招投標過程中產生的各種文件資料，并及時將具有保存價值的文件材料移交給檔案管理人員。再次，將招投標檔案移交清單進行優化，與招投標項目的采購類型、采購環節保持一致，使得業務經辦人員在日常清標時，即完成招投標檔案移交清單，減少業務經辦人員工作量，提高工作效率。最后，檔案管理部門要加強招投標檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀，確保其存放有序，查閱方便，嚴防損毀散失。通過便捷的查閱利用服務，推動業務經辦部門愿意將招投標檔案移交給檔案管理部門。
本文簡要介紹了汽車檔案管理中存在的一些問題，檔案內容過于繁雜、汽車檔案管理模式不統一、以及缺乏必備的技術支持等。針對這些問題，分析企業管理學視域下的汽車檔案管理的相關改進，基于企業管理學視域下汽車檔案管理的趨勢以及計算機技術在汽車檔案管理中的應用。
關鍵詞：
企業管理；汽車檔案；管理汽車檔案管理，是在企業計劃經濟時期，企業對于汽車運輸業的技術管理，從而確保汽車運輸運力，能夠安全有效、低耗的完成運輸任務。在改革開放后，隨著社會主義經濟體制的建立，汽車管理技術也越發被重視。企業使用計算機對汽車運輸管理，能夠實現對運輸市場的宏觀調控，同時能夠監督運輸行業有序的發展，從而保證運輸安全。企業加強汽車檔案管理還有助于運輸市場的穩定，對于提高全行業的運輸效率以及經濟效益有著重要意義。
一、汽車檔案管理存在的問題
自從1990年交通部頒發了13號令后，省交通局便制定了很多配套文件。這些文件在一定程度上使得在道路運輸行業中，車輛技術管理工作有序運作，汽車技術檔案管理等基礎工作也在逐漸完善中。但在汽車檔案管理中，仍然存在一些問題。第一，檔案內容過于繁雜。汽車檔案管理涉及多個方面，需要面面俱到，這就使得汽車檔案由于填寫不當或填寫不便讓地方車輛技術檔案過于形式化。第二，汽車檔案管理模式不統一。在我國各省各市中，地方交通管理部門一般只負責個體或者部分運輸企業的車輛技術檔案的填寫以及管理。基于此，政府很難掌握整個汽車運輸行業的車輛管理情況，也就無法對企業汽車檔案管理提供相關資料。第三，缺乏必備的技術支持。在經濟快速發展的如今，企業間的競爭加劇。汽車企業在開展信息化、技術管理工作中，存在的企業信息化觀念相對薄弱，企業資金緊張等問題，因而，對于汽車檔案管理較為忽略，缺乏必備的技術支持。
二、企業管理學視域下的汽車檔案管理改進
（一）企業管理學視域下汽車檔案管理的趨勢在企業管理學領域下，汽車檔案管理越發科學化、有序化、有效化，而計算機技術的應用在汽車檔案管理中起著巨大的作用。計算機技術不僅使汽車數據統計速度更快更準確，同時能夠詳細地反映車輛各項指標的實際情況，同時將企業管理下，運輸管理部門、各汽車保修廠、輸運業戶相結合。在一定程度上，能夠對檔案中的各項數據和內容進行相關的統計和分析。汽車檔案管理是一個復雜、涉及面廣、工作量大的過程，合理利用計算機技術，可以節省管理部門的勞動力、物力等資源的消耗，同時能夠使得管理更加科學化。且計算機技術的使用，能夠幫助企業更好地掌握車輛的運行情況，是進行再生產的一個必要條件。企業可以根據數據的統計，編制有序的車輛運行情況分析表，使得汽車運輸業戶能夠知道自己車輛的所處情況。它也是運輸管理部門進行規章制度等相關計劃制度建立的一個重要依據，能夠幫助企業評價車輛的保修質量。而且，能夠有助于不同地區之間的管理交流，從而加強對車輛技術管理的監督。基于此，計算機技術對于汽車檔案管理來說，是一個不可缺少的管理技術。企業在進行汽車檔案管理時，需要合理的利用計算機技術，它不僅能夠使我國的運輸行業管理更加科學化、現代化，也能夠使我國交通運輸行業更加健康的發展。
（二）計算機技術在汽車檔案管理中的應用
1、計算機技術在汽車檔案管理資料獲取過程中的應用。計算機網絡技術在近年來，發展比較迅速，是一項集計算機技術以及通信技術為一體的全新技術。計算機網絡技術的意義不止是將世界各地的信息通過網絡進行聯系，更是對某些行業有著不可替代的促進作用，是創造靈感的來源。比如說，企業可以通過互聯網查詢到汽車管理方面的相應技術資料，有目的、系統性的將網絡資料進行收集，分類歸檔到汽車管理檔案中。且互聯網不僅有著許多世界著名汽車公司的各類車型資料、站點等，也有著許多汽車檢測維修、咨詢，售后服務等網址。這都有利于企業利用計算機網絡資源對汽車檔案進行相關的記錄，使得資料更加全面和完整。
2、計算機技術在汽車檔案資料管理中的應用。數據庫技術在計算機技術中發展得較為快速和成熟，在很多領域中發揮了不可替代的重要作用。比如說對汽車檔案的保存、查詢輸出以及整理歸類等的管理中。數據庫技術不僅能夠使數據庫中的數據按照企業要求進行相應的排序和統計，同時也能夠使數據進行連接、關聯、存儲、規則等相關集合。數據庫技術在汽車檔案資料管理中，能讓庫存數據發揮其最大的效益，使得數據與檔案想結合，進一步完善檔案資料的獲取和分類儲存。
3、計算機技術在汽車檔案日常管理工作中的應用。計算機網絡技術在檔案管理中的應用，也是社會經濟建設對檔案管理工作的一個客觀要求。合理運用計算機技術進行汽車檔案管理，可以及時、準確以及系統的獲得汽車信息，從而提高企業管理的工作效率和工作質量。在汽車檔案日常管理中，企業需要建立一個滿足檔案管理需要的一個基本數據庫，這個數據庫包括了各種汽車資料的目錄、資料的接受目錄等等。同時，企業通過局域網的建立，能夠實現汽車檔案信息資源共享，從而將一些重要的資料進行相應的備份。這些計算機技術的應用，能夠使檔案的管理不再局限于紙質文件管理備份，在一定程度上不止有助于加快企業汽車檔案管理效率，也能夠使檔案管理更加安全化。
參考文獻：
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[關鍵詞]知識管理；企業；檔案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.132
[中圖分類號]G275；F272.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-0-01
1 知識管理的內容
企業的知識管理指的是通過對企業內部和外部各個信息和資源進行有效地識別、歸類和管理，包括對企業和市場信息地收集、加工及應用，并且企業知識管理鼓勵知識共享和知識創新，以期讓知識帶動企業經濟增長，提高企業的競爭水平和科技發展能力。企業知識管理的核心內容主要包括以下幾個方面：①企業知識是企業重要的戰略資源之一，是企業立足市場，投身競爭的核心競爭力，企業只有加強了對企業知識地開發和利用，才能有效避免知識流失的現象，提高企業自身的競爭力；②企業知識實現的主要途徑是知識共享，企業實行知識共享可以極大地促進企業知識資源的豐富和拓展，更好地面對大數據時代市場潮流的沖擊；③企業運用知識的目的一定是要為客戶提供服務的。企業可以把知識管理作為一種經營管理形式，來加強企業自身的創新能力和造血能力。
2 知識管理對企業檔案管理的新要求
2.1 知識管理要求企業進一步改進檔案管理工作
對于大多數企業和管理者來說，企業要改進檔案管理工作最有效的方式就是設計更好的工作流程，來提高消費者的消費體驗，以顯示企業管理的科學化和紅專業化。企業進行檔案改革是對傳統檔案管理思想的一項沖擊，為企業提供了一種新的發展方向和發展思路，能讓企業更好地整合現有資源，提高企業內部管理和外部管理的質量和水平，進而提升整個企業的知識管理工作水平。關于企業開展知識管理工作的步驟，主要有以下幾點：首先，要突破以往知識管理思想的束縛，要摒棄以往對企業知識管理的認知，用新的觀點和新的理念來看待企業這一改革活動，更加關注企業發展文件的系統性，重視文件的連續性；其次，要建立一個更加信息化的企業知識管理平臺，利用現代信息技術來提高企業信息管理模式的運營效率和運行水平。因此，要加快企業檔案一體化工作進程，提高企業檔案的信息化水平，把文檔的管理活動和要求同時運用信息化的方式進行整合，運用現代科技水平進行信息化的全程管理，提高企業知識的信息化程度和可利用率。
2.2 知識管理要求企業完善檔案管理的職能
知識管理對企業運營的影響是多方面的，不僅可以對企業的管理戰略和管理模式產生影響，甚至還能改變企業的工作流程和運營方式。如果對知識管理改變企業這一現象進行研究，就會發現在知識管理的要求下，企業檔案管理的職能相比以往已發生了巨大地改變，因此，檔案管理工作應該不斷發展來適應這種改變。在具體的實踐中，可以通過以下幾個方面進行改造：第一，企業的檔案管理模式轉變道路要契合企業知識管理的要求，為知識管理服務，傳統的企業檔案管理是實體保存，這樣的保存方式不利于人工查看，當然也影響了企業檔案的利用效率，而在知識管理的要求當中，企業檔案占據了非常重要的地位，因此，加快企業檔案管理信息化系統化是適應知識管理的必要前提之一；第二，檔案管理人員要完成角色轉變，從以往的實體保管轉向現代化管理，即從一個僅僅保證檔案完好的保管員轉變為擁有專業知識的檔案分析員，新的檔案分析員要能夠保管企業檔案里傳遞出來的信息，必要時候甚至可以提供知識和決策。此外，檔案管理人員必須有著過硬的個人能力和專業素養，個人意志要符合企業的發展理念，不斷參與到企業的發展和建設工作當中，發揮出知識管理應有的作用。為此檔案管理員必須掌握現代管理知識，熟悉企業檔案內容和使用方法，掌握舉一反三的能力，不斷提升自己的專業素質，從單純的體力輸出者轉變為企業發展的智力輸出者，為企業的發展提供智力和決策支持。
2.3 知識管理要求企業發展新的檔案管理技術
當今社會，科技和知識的更新水平越來越快，更新周期也相應縮短。為了適應更加快節奏的技術和資源需求革新，企業檔案管理工作也要廣泛應用現代化技術來適應現代化的知識管理需求。通過對目前企業信息技術發展現狀分析，筆者發現制約我國企業信息技術發展最主要的瓶頸在于投資力度不大、信息化硬件設施不到位等。企業應認識到知識管理的重要性，并且從自我分析中找到企業知識管理工作的缺點和不足，采取措施掃清發展障礙，來促進企業檔案管理工作的進一步開展。筆者結合企業信息技術現狀，給出以下幾點建議：首先，企業應加大研發部門的投入，加強自身研發能力，或者與研發部門進行合作，共同開發企業檔案管理技術，企業應根據自身特點來選擇不同的道路，比如，自身財力雄厚的企業，應更多地傾向于自主開發檔案管理技術；其次，企業應加強對信息資源的開發。隨著企業信息化程度不斷提高，企業的生產方式、管理方式等逐漸走向科學化和智能化，但是目前很多企業檔案的信息化程度不深，做得遠遠不夠，很難適應知識管理對企業檔案信息化程度的要求，此時應主要運用現代信息技術，加快企業檔案的信息化、系統化和平臺化，積極加大檔案資源地開發和利用，爭取提高企業知識管理的效率和效益。
知識和信息是知識經濟時代企業發展的核心和動力，是支撐企業發展的核心。企業檔案作為一個企業生產發展最直觀地反映和記錄，只有受到企業管理者的關注和重視，才能在企業管理等各方面發揮更大的作用。
主要參考文獻
關鍵詞：知識管理；檔案管理；信息資源
進入21世紀，知識作為推動社會進步和經濟發展的核心力量，在社會眾多領域發揮著越來越大的作用。而知識管理作為知識經濟發展的一種全新管理，它越來越成為眾多企事業單位為適應新時期要求和保持核心競爭力的重要選擇。人們重視知識、追求知識、視知識為財富。而檔案信息資源中蘊含著豐富的知識，檔案信息資源已成為促進社會進步的重要力量，這已經引起了人們高度的重視。檔案管理作為信息資源管理的重要組成部分，面對知識管理帶來的機遇和挑戰，正逐步從傳統管理模式向知識管理模式演變。那么知識管理對傳統檔案管理模式到底帶來了哪些影響，面向知識管理的企業檔案管理模式應采取哪些措施和變革，不斷向前發展，是本文試圖要探討的問題。
1知識管理是全新的管理理念
知識管理是一種理念，目前知識管理的定義為狹義和廣義兩種，狹義的知識管理主要是針對知識本身的管理，廣義的知識管理不僅包括對知識本身的管理，還包括對與知識有關的各種資源和無形資產的管理，涉及知識組織、知識設施、知識資產、知識人員等全方位、全過程的管理。這里提到的檔案工作中的知識管理，是一種符合新時期企事業單位檔案館發展的全新管理理念，即將知識管理理論與檔案工作實際相結合的管理思想和方法。其目的就是要通過對檔案信息資源靜態的顯性知識和人們在科研生產過程中大腦所形成的隱性知識進行收集、篩選、分類、整理與編研，并在動態知識庫體系中進行存儲、傳播和應用，為利用者提供最有效的知識共享平臺，為單位創造出更大的經濟效益。
2知識管理與檔案管理的關系
檔案管理是一項歷史悠久的管理活動，從古代到現代，檔案管理經歷了漫長的道路，經過了實體管理、信息管理和知識管理等三個階段的發展演變過程。第一階段檔案實體管理主要是對在科研生產實踐活動中所產生的原始實體狀態檔案資料進行的管理工作，主要包括檔案文件材料的收集、分類、整理、鑒定、保管、編研及存儲等內容。檔案管理的第二階段就是信息管理階段，就是利用現代信息網絡系統技術手段實現館藏檔案數字化管理、電子文檔一體化管理、信息利用網絡化管理，是一種比較先進的管理方式。檔案管理第三階段也就是知識管理階段，其實質是針對社會對信息的需求進行分析研究，能夠在最需要的時間將最需要的知識傳遞給最需要的人，以便幫助人們獲取有效的信息知識，并將其獲得的信息知識服務于科技活動中，從而達到為社會創造出更大經濟效益的目的。知識管理本質上就是人們在知識經濟時代，對知識創新的需求而發展起來的一種新型的管理模式，知識管理的主要組成元素是數據、信息、知識、人和共享。人是知識活動的主體，將顯性知識和人頭腦中的隱形知識結合起來，相互轉換，發揮人的潛能，創新服務方式，利用網絡信息服務平臺，快捷、迅速地把信息知識傳遞給需要利用的人，從而達到知識共享。檔案是一種信息的載體，離開了這種載體，知識的獲取、創造、儲存及傳遞都將無法繼續。知識管理不僅是對知識載體、知識信息、知識實踐活動的管理，同時也是對檔案工作的管理，對顯性知識的管理和檔案人員頭腦中隱性知識的管理。這些管理已經突破了傳統的管理理念和范圍。由此可知，知識管理與檔案管理有著內在的聯系，密不可分。但同時，知識管理又是對傳統檔案管理的創新與發展。
3知識管理對傳統檔案管理的影響
3.1知識管理使傳統檔案管理的職能發生變化
知識管理作為一種新的思維方法，對傳統檔案管理職能產生了很大的影響，使過去重視檔案實體保管轉變為注重檔案信息知識的管理，使過去注重查據憑證的功能轉變為對信息知識的開發利用，把注重文檔歸檔管理變為主動參與，把對檔案控制管理變為知識提供資源的共享，把過去傳統的借閱方式轉變為智能化服務。這樣一來，傳統檔案管理職能發生了深刻變化，原來檔案部門的檔案保管員轉變為信息知識的開發者，成為知識的管理者、提供者及決策咨詢者。
3.2知識管理改變了傳統檔案管理的業務流程
在傳統的檔案管理中，檔案管理工作對現行文件管理和歸檔后的文件管理有著一條明顯界限。而知識管理是在知識經濟時代產生的一種新型的管理模式，會導致企業生產管理活動的過程發生變化，必然會引起企業業務流程再造。把知識管理應用到檔案管理工作中，檔案管理者就會依據文件生命周期理論，把文件檔案看作一個不可分割的文件連續體，實現文件檔案一體化管理，對檔案業務流程重新梳理，對文件生命周期的全過程重新設計。因此，知識管理可以引起傳統檔案管理業務流程的改變。
3.3知識管理豐富了傳統檔案信息資源的種類
在傳統的檔案管理中，檔案管理主要是進行檔案收集、整理、鑒定、保管、統計以及提供利用等管理工作。檔案管理工作更多地注重檔案保管控制，檔案的利用率很低。而知識管理要求信息知識共享，這就要求檔案部門必須構建多樣化特色的知識庫。檔案部門應借助知識管理的理念，通過對檔案信息資源的二次開發，形成多種特色的檔案信息資源，使檔案信息資源多樣化，以滿足社會各類人員對檔案知識的需求。
3.4知識管理促進了檔案管理人員素質的提高
知識管理不僅對企業檔案管理提出了更高的要求，而且對檔案管理人員的工作水平也提出了更高的要求。應用知識管理到檔案管理工作中，必然會要求檔案人員不僅要具備檔案專業知識和技能，還要具備多方面的素質，比如：廣博的知識結構、創造性的思維能力，特別是現代信息技術操作能力，信息獲取、信息分析和信息加工處理能力等，只有這樣才能勝任新時期的檔案管理工作，才能做好檔案工作中的知識管理。
4應用知識管理進行檔案管理創新的必要性
有創新才會有發展，有發展才會有進步。知識管理作為知識經濟發展的一種全新管理，它越來越成為各企事業檔案部門適應時代要求、自我發展和保持核心競爭力的重要選擇。
4.1時展的需要
眾所周知，檔案部門經歷了從傳統管理到科學管理和信息化管理漫長的歷史軌跡。館藏檔案的載體也由原來單一的紙質載體發展到電子、網絡等多種載體形式，而服務方式也從傳統單一的服務形式向網絡信息服務、電子閱覽、多媒體和數據庫等多種服務形式發展，所有這一切都使檔案的管理模式發生了根本性的變化。隨著網絡的快速發展和知識經濟的到來，人類知識產量空前浩繁，獲取知識的途徑更加便捷，但是面對知識冗余、知識泛濫的情況，人們缺乏獲得有效知識的能力。在這種情況下，檔案部門引入知識管理理論和管理模式，最大限度獲取、挖掘、利用和傳播檔案知識，滿足利用者的需求，凸顯了時展的需要。
4.2自身發展的需要
檔案部門是信息管理的組織機構，其服務宗旨是滿足利用者對各種檔案信息資源的需求。而知識分為顯性知識和隱性知識，檔案知識管理也是對顯性知識和隱形知識的管理，其實質相應表現為對檔案信息資源實體的管理和對人的大腦智力資源的管理，盤活資源，進行組合，使其得到充分利用。于此同時，人們的管理思維、管理設施、操作手段等都有了不同程度的發展和轉變，這一切正好說明了，檔案管理自身的發展起了質的變化。
4.3檔案服務功能的需要
不管是傳統檔案館還是數字檔案館，服務是其不變的宗旨，也是其永恒的主題。檔案部門實施知識管理就是創新服務方式，更好地滿足利用者的需求。將知識管理應用于檔案管理創新中，檔案部門就可將核心競爭力定位于知識服務，以利用者的需求為調節手段，以知識為本、以服務為核心，在檔案管理的服務觀念、服務手段、服務形式等各方面進行拓展和深化，不斷創新檔案服務功能，提高檔案知識服務的質量。
5應用知識管理推進檔案管理創新的策略
如何應用知識管理推進檔案管理工作的可持續發展，筆者認為可通過管理組織創新、制度創新、技術創新、管理文化創新及優化人力資源等策略來實現，在思路、途徑和方法上不斷創新、不斷探索，這樣知識管理就能應用到檔案管理工作中，就能保持檔案事業的可持續發展。
5.1開展管理組織創新，構建知識管理行政管理體系
構建知識管理行政管理體系，這是檔案管理組織結構的變革和創新。按照知識管理的理念，現代檔案館必須再設計和變革組織結構，建立新的知識管理行政管理體系，創建一個能促進學習、積累知識和知識共享的良好氛圍和環境，減少管理層次，便于相互溝通交流，為知識創新掃除障礙，拉近領導和員工之間的距離，調動和發揮員工的積極性，以便利于提高工作效率，為企業創造更大的經濟效益。
5.2開展制度創新，不斷完善知識管理職能
知識管理就是要做好知識積累、傳播、共享，但是要做好這些工作，必須要有嚴格的制度作保障。首先，要建立知識管理運作機制，這主要是包括知識管理投入機制、系統建設管理、知識交流機制、知識制度等內容，這是為了確保知識管理和傳播的各項措施到位。其次，要建立知識管理的績效機制，績效機制的主要功能是要對個人和單位的管理成果進行審查和評定，以便總結經驗，順利推進知識管理工作向前發展。再次，要建立知識管理激勵機制，包括對知識薪酬、支付制度、知識培訓制度和知識淘汰制度等的編制。
5.3開展技術創新，搭建知識管理信息平臺
要想成功地在企業檔案工作中進行知識管理，就必須要構建一套完整有效的知識管理信息系統，才能將海量的數據存儲和呈現，才能讓知識共享，方便人們快速查詢和利用，從而提高檔案業務水平和工作效率。首先，搭建知識整合平臺，把館藏檔案、文件、業務流程、網絡信息、辦公信息以及檔案外部獲得的信息和知識進行集中，然后進過優化篩選、分類、編研、創新、整合，最后以恰當合理的形式集成存儲，形成各種主題的知識庫，以便提供服務。其次，搭建知識轉換平臺，建立知識管理系統，發揮人的潛能，促進隱性知識和顯性知識相互轉換，在轉換中創造新的知識，并將經過實踐驗證的有價值的知識存儲起來，以便應用。第三，搭建知識傳播平臺。知識管理的本質是知識共享，利用現代化信息技術，采用多樣化傳播方式，把知識和信息傳遞給所需要的人,從而實現知識共享。
5.4優化人力資源，建立高素質的人才隊伍
為了做好檔案管理中的知識管理，就需要有一支素質高、能力強、結構合理的專業隊伍。由于傳統管理模式的影響，長期以來形成了檔案管理人員素質偏低、人才結構不合理、真正懂得知識管理的人比較短缺的現象。因此，要做好知識管理工作，就必須加強對人才的培養，以保障檔案知識管理工作的順利開展和推進。綜上所述，在知識經濟的大環境下，檔案部門應該順應這種潮流，積極探索，不斷創新，深化和拓展知識管理在檔案管理工作的應用，最大限度挖掘出檔案信息資源的潛在價值，為社會創造出更大的物質財富和精神財富。
作者:姚文 單位:中航工業第一飛機設計研究院十二所
主要參考文獻:
［1］韓海濤.基于知識管理的現代檔案館管理創新［J］.機電兵船檔案,2010(6).