時間：2023-06-06 15:34:56
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關鍵詞：計算機技術；檔案管理；企業管理；階段
中圖分類號：G27文獻標識碼：A
根據計算機技術在企業現行文件和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：
1 現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段
現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
2 現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
3 電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念--機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。
4 結語
綜上可見，從機讀文件到電子文件概念的發展演變，體現著管理信息和科技信息、現行信息和歷史信息、動態信息和固態信息的高度集合。隨著以計算機技術為基礎的現代科技的普及和發展，以及企業運用計算機技術解決生產、管理問題的迫切需要，將使得企業利用計算機技術輔助各類作業過程成為必然與可能。
參考文獻
（一）高校檔案真切的還原了學生在校時期的成長歷程及行為表現
高校檔案管理的確立不僅包括了入學之初的學籍信息、在學校學習期間的德育素質的積累及其文化科學水平的提升，同時也記載了在學生成長的關鍵時期其心智與思想逐漸完善的整個歷程。這是一份沒有經過任何修飾的成長記實錄，是一份寶貴的信息檔案。通過對其進行完整的數據及文件記錄，企業用人單位可以很好的了解學生在學校期間的行為表現，從真正意義上體會其思想的全面性，并依此為依據，考察其是否符合崗位的基本需求。
（二）高校檔案管理有著其本身存在的權威性，具有較強的參考價值
高校檔案管理的保密性及其實行的檔案轉接制度，大大減少了檔案信息被篡改的可能。即使需要檔案資料信息的修改或者將其開封也需要相關部門出具各種證明來證明其合理性，而這些都會有相應的較為詳細的記錄。因此，高校檔案有著其特有的權威性與不可質疑性，具有較強參考價值的同時也被用人單位視為學生在學校表現的唯一可靠憑證。
（三）高校檔案管理的存在為企業招聘與學生的擇業提供了雙向的機會
我國教育模式與就業機制的轉變使得原有的就業體系逐漸被新時期供求關系失衡下的雙向選擇取代。一方面，企業在人才招聘時得到學生的唯一也是第一手資料就是高校畢業檔案，如果檔案記載中學生表現良好，符合崗位需求，那么面試機會隨之而來，反之，一旦文件檔案記載內容與用人單位需求有著一定的沖突，那么也就意味著這個工作機會也就失去了。因此，作為用人方與應聘者之間的單一媒介，高校檔案在很大程度上成為了決定學生就業成功與否的關鍵。
二、我國高校檔案管理在企業人才隊伍組建中存在的主要弊端
（一）學生檔案保存與調動缺乏相對明確的管理規章制度
一方面，為了提高高校就業率，一些學校針對學生在校表現進行了檔案“修正”，更改原有不良行為記錄的同時也將許多與學生就業有關的證書等放入檔案內，導致檔案在高校保存期間已經缺乏了原有的準確性。另一方面，高校畢業生檔案的存檔內容大都涉及其入學的材料、在學期間所得獎勵，有無記過處分、黨員身份證明等，這些資料的添加有著一定的客觀存在性，但從這種角度來看往往不能很好的了解到學生在校期間的種種表現。我國現階段的檔案管理工作僅僅對學生長大那一時刻取得的成就進行了封檔保存，而完全忽視了在其成長過程中心路歷程的艱辛，從而導致高校檔案在學生就業中產生了相對較差的可參照性。
（二）高校檔案在轉接管理中存在嚴重的混亂現象
高校學生畢業后面臨著繁重的檔案轉接問題。第一，畢業生在找到工作后就需要將檔案轉到企業內部，然而由于缺乏相對明確的檔案意識，檔案轉接時沒有準確的企業地址或者檔案已經轉到企業但找不到相關部門接收。第二，畢業生頻繁的更換工作，檔案投遞地址一欄如果隨意變動必然導致檔案的丟失。第三，一些外地學生在校期間已將戶口轉至學校所在地，然而畢業后卻將檔案轉回原籍，戶口與檔案所在地出現了分歧，如果不及時做好處理，很可能使其檔案逐漸發展成為不明檔案，這些都為檔案管理工作的轉接增添了不必要的混亂因素。
三、企業人才隊伍組建對高校檔案管理的基本要求
（一）創建完善的高校檔案管理體系
一方面，針對學生的檔案管理明確制度，將檔案記錄的范圍擴展到學生在校成長經歷等范圍，以便用人單位進行參考。另一方面，針對一些學校修改后的“偽檔案”，相關政府部門要做到實時的監督，使其透明化，盡量保證檔案在校管理期間的科學準確性。
（二）加大對社會檔案轉接部門的資金及政府支持
高校學生畢業期間是檔案轉接的高峰期，也是以檔案為媒介建立校企聯合制度的關鍵時期。因此，政府要在此時給予相關檔案轉接部門適當的資金及政策支持，以確保檔案轉接的準時與順暢。此外，相關檔案部門有必要成立專門的督查小組，針對轉接出去的檔案進行有效的核對。一旦發生檔案地址驟然改變或者其他紕漏就可以做到及時的更正，從而在很大程度上保障了畢業生的利益，同時也確保了企業人才隊伍組建中人才選拔的可靠實施。
（三）在原有檔案管理的基礎上進行檔案關系的定向信息反饋
第一，企業對招聘人員進行職位表現的直接反饋，學校或者相關部門應將其填充到檔案中，以便于以后用人單位的查閱。第二，高校也可以針對反饋信息對學生的培養方案進行適當的調整，真正實現高校與企業人才的無縫對接。第三，各大高校學生也可以根據學校已得到的反饋信息，總結其自身的缺點，重新確立就業目標。從某種角度愛看，這也是高校檔案管理制度為企業人才的選拔做出的成功戰略變革。
四、總結
關鍵詞：企業檔案管理；存在問題；解決對策
企業檔案管理是在企業的日常工作中最基礎性的工作，隨著現代企業制度的完善和企業檔案管理標準的不斷提高，企業檔案管理在企業生產經營中的作用和價值逐漸的在變大在提升。企業檔案為企業的發展提供了重要的基礎參考數據，是企業的核心資源庫。隨著時代的發展，科技的進步，對企業管理工作有了新的要求和標準，作為一個企業，怎樣能充分運用好檔案管理，并通過完善的管理和應用讓其發揮作用和價值。怎樣更好的為企業的生產經營提供有力的幫助，這是每一個企業所面臨的問題，如何抓住企業檔案管理的關鍵，總結出常見的問題及應對措施，如何更好的抓好檔案管理呢？筆者就上述問題，提出了自己的一些對策和見解。
一、現代企業檔案管理中的主要問題
1.企業的檔案管理人員專業素質不高。隨著企業的不斷發展壯大，企業不僅需要有一支專業的檔案干部隊伍，并且這支隊伍整體文化程度和專業素質要隨著時代和企業的發展不斷的學習和進步，并以足夠的能力適應新形勢檔案管理的要求。當前，能夠充分發揮檔案管理作用，深入挖掘檔案內在價值，在檔案基礎上深入開發研究的人才十分緊缺，這需要我們企業在日常工作中要注意加強檔案管理工作人員的培訓學校和素質提高。
2.當前的檔案管理手段方法相對落后。有部分企業的檔案管理依然運用的是落后的手工整理。檔案管理工作人員要對立卷歸檔的文件整理編目管理。傳統落后的手工整理，占用了管理員開發和編研的時間，管理工作不僅機械、費時、費工，而且效率特別低。同時受檔案管理室條件限制，不能滿足多面開發查閱，不能提高檢查速度，不能確保查閱的準確率和全面率。有配置了現代化管理設備的企業檔案管理部門，表面上實現了現代化管理，但實際上機構的文件整理辦法，統計范圍、運用價值、作用等諸多方面都沒有起到實質性的作用。甚至有部分企業的檔案管理目標和運行機制系統建設設計單一，無法滿足現代綜合應用處理能力。需要歸檔的文件數量隨著企業的發展壯大日益增多，檔案利用量不斷提高，迫切需要改變當前局面，急需改進落后的檔
3.檔案檢索效率低。檔案檢索方式有兩種。一種是手工檢索，另一種是計算機檢索。在目前，有很大一部分企業仍然運用傳統的手工檢索。很多企業檢索管理部門在手工檢索上下了不少功夫，編制了多種形式的檢索工具。遺憾的是檢索工具的核心不在于多，而在于精，對編制檢索工作有一個錯誤的認識，造成既浪費了人力、又降低了效率的問題。
4.歸檔的檔案不完整。很多企業存在這種情況，因為人員更換交替。銜接不吻合，再加上管理員責任心不強、業務素質不高導致大批沒有來及整理歸檔的文件資料，積壓、丟失沒有統一的分類標準等問題。剛接手的檔案管理員因為對檔案的認識不全面，業務不熟練，等因素，這些問題嚴重管理工作的開展。
二、加強企業檔案管理工作的對策
1.提高企業檔案管理的認識。要充分認識檔案工作對促進企業發展的重要作用，切實增強做好企業檔案工作的使命感和責任感，進一步明確檔案工作是各級領導義不容辭的責任和義務。領導的重視是做好檔案工作的重要保證。解放思想，與時俱進，進一步加強和改進企業檔案工作，努力采用現代化科技手段，不斷提高服務質量，努力建設法規制度完備、管理體制科學、基礎設施健全、信息化技術普及、服務功能齊全的現代化企業檔案管理體系。
2.規范企業檔案管理機制，強化工作責任。建立科學的企業檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與企業工作同步考核、同步發展。加強制度建設，建立良性運行機制是開展企業檔案工作者繼續教育的關鍵和保證。首先，要建立和健全繼續教育的管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度；其次，要建立繼續教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續教育，更新知識，提高業務能力和水平。
（1）強化培訓，提高業務素質。一要選準用好檔案管理人員。將那些較細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，企業及上級部門要從政治上愛護、生活上關心他們，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發他們的潛能和熱情。在崗位調整時，要考慮到保持檔案管理員隊伍穩定的重要性，盡量少調整檔案管理員，確保該隊伍的專業性。二要強化檔案業務培訓。要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業務培訓，鼓勵他們自學檔案管理知識，并從時間和經費上給予保障，提高檔案干部的實際操作技能和業務指導能力。
（2）提高檔案工作人員的社會服務意識。現在，企業還普遍存在檔案意識淡薄的現象。要加強對檔案工作人員的社會服務意識教育，增強提高檔案資源利用的自覺性。在此基礎上，加強檔案資源的開發，在檔案利用的深度和廣度上下功夫。檔案室可以分門別類地匯編社會、經濟、科技、法律等方面的信息，編撰揭示市場經濟發展規律及走向的資料，對各項活動中產生的檔案信息進行分析整理，總結出經驗性材料等等，供不同的需求者選用，從而實現檔案資源利用方面的主動服務。
（3）大力開發檔案信息資源，積極主動為企業各項工作提供服務。要跟蹤企業重點工作，及時了解需求，挖掘檔案資源，及時編輯檔案匯編資料，為企業創新、生產經營管理、產品研發提供參考。有條件的企業要充分利用檔案信息舉辦專題展覽或制作多媒體宣傳品，為企業爭創品牌效益、建設企業文化、開展員工教育、塑造企業形象服務。要加強檔案信息管理系統的設計和管理軟件的開發。檔案管理軟件應具備適應多種文件存儲格式、支持實時瀏覽、具有互聯網及內聯網檢索功能，能夠實現收集整理、數據存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、統計報表、鑒定銷毀、數據輸入（輸出）及格式轉換的控制與管理，滿足企業文檔一體化管理、業務流程管理和信息資源開發利用的需要。
三、結束語
總之，通過對企業檔案管理工作中的常見問題分析，讓人們充分掌握好他們之間的微妙關系，有利于如何去處理和發展；認識到在處理它們之間的關系時而存在的問題，加以改善，做到全面地、徹底地解決檔案管理中的問題，加強各個方面的管理，提高工作效率及保證工作的質量。
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[關鍵詞]基建檔案 檔案管理 問題 對策
中圖分類號：G275.3 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）01-0190-01
一、基建檔案的作用
（一）基建檔案在項目建設中的作用
（1）基建檔案使項目建設有據可依
基建檔案是項目建設的重要組成部分，在項目施工之前，已經做好初步的檔案建立，包括對項目立項、計劃、方案最終確立的記錄，進行了招投標、施工合同文件材料的積累，這對審批經費以及項目的具體落實提供了依據，使項目施工前，從設計、經費預算、招標、開工等程序有據可依。
（2）基建檔案直接反映項目建設質量
隨著項目建設的廣泛實施，加之要求嚴格的全面質量管理，對項目質量評價標準越來越精細，所以基建檔案工作需全面、精細。而其全面、精細的質量不僅反映了項目的質量，也反映了項目管理規范、管理人員的高素質。由于工程竣工后很多隱蔽工序未能看到，而基建檔案記載項目施工中采集的照片、數據、圖像等資料，展示隱蔽工程真實面貌，體現基建檔案原始性、真實性、信息性、完整性等特點，起到憑證和參考作用，因此，認真細致對待檔案的整理，使項目在測評驗收時更加全面，有據可依。
（3）基建檔案必須系統完整
在項目建設中，基建檔案不能孤立存在，為使其質量控制最優，需對施工組織和施工現場進行質量控制，而影響其質量控制因素包括客觀和主觀兩方面。主觀包括技術人員的專業技能，材料的檢測是否合格，施工設備是否先進，施工方法是否合理。客觀主要指施工過程中所處的環境。
（二）基建檔案在項目管理中的作用
（1）基建檔案是項目建設過程中積累的原始材料，對項目管理有著重要的參考意義和重要的指導作用
歸檔的基建文件材料，必須遵循其自然形成規律，保持其有機聯系，與實物完全一致并具有成套性。基建檔案是基本建設工程規劃、設計、施工和使用、維護活動中形成的科技檔案，而高校基建檔案則反映了自建校以來學校走過的輝煌歷程，是學校發展的最好見證。
（2）基建檔案能提高項目管理的效率
現階段，項目從建設到竣工，其基建檔案的信息多次被重復利用，并在利用中獲得檢驗，加之，使項目在管理過程中更加精確、迅速地完成任務，節約了勞力、財力、時間，提高了經濟效益的同時出色地完成了管理目恕
（3）基建檔案為項目管理提供依據
基建檔案，其真實記錄的文字、數據、圖紙、照片、聲像等檔案可為后者提供科學依據，作為校史研究探索規律、鑒往知來的依據，能啟發后來建設者，從中總結經驗，為項目的圖紙設計、項目的總體管理提供參考資料。
（三）基建檔案在項目試運行中的作用
（1）加強對勘察、設計、施工、監理等單位工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作的監督、檢查和指導，能有效提高檔案質量，杜絕檔案資料存在復印件、漏項、不成套、事后杜撰補做資料現象的發生，有效減少項目試運行中的難度。因此基建檔案資料的收集與歸檔，必須與基建項目同步進行，檔案人員必須全過程跟蹤監督指導。
（2）加強對基建檔案的成套性、原件憑證性、監督主體的鑒證（簽章）手續、報批建備案手續、技術檔案和施工管理資料完整性監控。核查是否有勘察、設計、施工、監理單位分別簽署的工程質量合格文件，是否有建筑材料、建筑構配件和設備的進場試驗報告以及施工單位簽署的工程質量保修書等。完整、規范、手續齊全的基建檔案能對項目運行實行標準化管理，提高效益。基建檔案形成的資料對技術人員、材料質量、設施設備等各方面都有完整系統的記錄，為項目固定資產投資統計、資產報增提供原始憑證。做到了專業化科學的管理，有利于項目運行的標準化管理，提高項目質量，實現運行的可持續發展。
二、檔案管理中存在的問題
（一）基建檔案管理人員專業理論知識缺乏，管理水平低。建設項目檔案管理執行標準模糊，收集資料不及時、整理規范不明確。有時也會出現工程驗收不科學，結算不準時以及歸檔時間漫長等現象。沒有科學的監管機制，崗位職責就難以被落實下來，一旦出現問題，追究起來就會混亂。目前，很多從事基建檔案管理工作的人員并非專業人員，兼職及半路改行的現象較多，這現象急需改變，他們缺乏正確的理論知識，這些是很多企業普遍存在的檔案管理現狀。企業中，系統的分類是實現檔案管理專業化，高效化重要舉措，企業檔案管理專業化水平還不夠，檔案細化分類還沒真正落實。
（二）基建檔案管理涉及到的部門比較多，管理難度比較大，而管理檔案工作的人數少。檔案管理部門的日常工作，一般都會涉及到工程、技術及經營計劃等。各部門對檔案管理不重視，檔案管理工作混亂，這必然阻礙檔案管理工作順利開展。工作中，同業務部門溝通匱乏，使得歸檔管理工作出現問題。當下，企業內部橫向檔案管理工作網絡，企業檔案管理集約化、管理自動化和存儲數字化，借助網絡化實現檔案高效能力還比較低。同時，企業缺乏軟件設計、軟件分析等高素質人才，檔案信息系統開發緩慢，也導致系統維護工作跟不上國際先進水平。
（三）檔案管理手段單一缺乏高科技管理設備。在某些企業的檔案管理工作時，沒有健全相應的設備管理工具，檔案信息更新速度緩慢，特殊的檔案載體需要有特殊的存放地點，如光盤的存放需要有的防磁柜，實物檔案根據管理規范也要有專門存放的地點，但是有些企業對小規模特殊檔案的存放并不重視，這種情況普遍存在，也致使這類檔案管理的缺失。不論是以何種形勢存在的檔案類型，都是承載了歷史的真實性，都是不可或缺的，在檔案管理的規范中都需要有同等的重視。
三、檔案管理措施
（一）領導樹立起科學管理檔案理念，動員全體員工明確檔案管理重要性，能夠科學的去看待檔案管理事業。因此，爭取獲得領導重視和支持，這是提升企業檔案管理重要舉措之一。當領導層都達成了共識，并且明確了檔案管理工作的重要性，在工作進程中，他們便會積極協調，使得檔案管理工作進一步提升。要嚴格根據制度開展檔案管理工作。制度是檔案管理工作主要依據，也是硬性指標要求。檔案管理部門根據我國制度的《檔案法》對單位的檔案進行管理，將其納入日常管理工作中。另外，建立起專門負責監督檔案管理的機構，分配責任，落實責任制。還需加強工程技術人員以及檔案人員業務溝通工作，為檔案管理開啟新道。進行基礎檔案管理工作，對檔案資料進行收集，整理歸納，做好驗收工作文件整合。分類管理工作至關重要，要將其分門別類的放置好，集中歸檔，使得單位檔案管理形成體系。各項資料實現逐級分管，對檔案的歸檔時間，歸檔周期以及歸檔部門都要動態跟進，保障歸檔工作順利開展。
（二）堅持每月學習制度，學習的內容主要是《檔案法》和公司制定的《檔案管理辦法》、《技術檔案管理實施細則》、《合同管理辦法》等管理制度。堅持學習教育活動富有成效，可以全面提升檔案管理人員的業務素質和檔案管理水平。
（三）完善各項規章制度，在實際工作進程中，要將歸檔工作落到實處，嚴格根據國家檔案管理標準執行，創新完善檔案編目、使用、保護等方面工作。同r，提升檔案管理透明度，檔案管理使用效率提高，真正做到落實責任。同時，需要加強檔案宣傳工作。檔案宣傳工作毋容置疑要跟進，宣傳力度落實之后，還需開展多次人員會議工作，集中學習檔案管理內容，學習其他企業優秀的檔案管理方法，這能獲得極大的進步。
四、結束語
當前經濟發展水平快速提升，人們生活在物欲橫流的社會里，檔案管理工作卻發展緩慢。社會新聞時常報道，各類工程質量出現問題，例如：垮塌、地基下陷、發生裂縫傾斜等等。一旦出現問題需要究其原因，各方便開始推諉責任，工程質量問題沒有承擔方，無法追究責任。想要確定哪方面的質量問題，還需要投入大量的人力、物力以及財力。從中可以看出，如果每一步的工程建設資料都是齊全完整準確的，入檔驗收也是按規守則的完成的，那么在問題發生時就能節省多少不必要花費的時間金錢，由此可見建立健全檔案管理的規范是如此的重要，它重要到關乎民生，因此，作為檔案管理工作中的一員我們更是責無旁貸。
參考文獻：
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一、中小企業建設工程檔案管理問題分析
（一）檔案管理人員專業素養偏低
由于中小企業受經濟基礎的制約，在人員配備方面也力求精簡。一個職員兼多種職務的情況在中小企業中是常有的。據調查，許多中小企業的檔案管理工作都是由辦公室某一人員兼管，很少有設立專職檔案管理員。這種兼職檔案管理員，要么缺乏檔案管理專業素養，要么由于一身多職，顧此失彼，難以做好檔案管理工作。中小企業對檔案管理人員的業務培訓也不夠重視，影響了檔案管理人員專業素養的提高和視野的開闊。一些檔案管理人員自覺學習意識不強，對企業工作流程和技術知識不熟悉，也無法適應新形勢下中小企業檔案工作的需要。
（二）檔案材料因竣工拖后而無法按時報送
近年來，隨著建筑市場的不斷規范化，國務院、建設部分別頒發《建設工程質量管理條例》、《房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》，旨在增強建設單位和施工單位對工程竣工檔案管理的重要性，但是由于建筑企業的水平參差不齊，部分單位的管理人員檔案管理意識比較淡薄，致使工程竣工時不能整理出完整的竣工檔案，造成了工程竣工檔案不能及時的向城建檔案館報送，如一些建設單位注重工程進度、重資金管理，忽視編制工程竣工檔案管理體系，在工程驗收完成時，工程竣工檔案都無法正常完成，造成建設工程檔案移交滯后。
（三）竣工后由于人為原因檔案移交不及時
由于施工到了后期，大多的技術人員都撤離到了別的地方，加上很多施工單位沒有按照竣工檔案管理的要求在施工中整理必要的資料，造成工程竣工后不能按時完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時；有些建設單位、施工單位及建材供應單位之間存在工程款拖欠的情況，致使工期延長，造成檔案歸檔停滯，材料殘缺不全，嚴重影響了工程竣工檔案的編制；有些施工單位在施工期間進行部門重組，檔案管理人員更換，致使材料分散、缺失，在工程驗收后無法收齊，這些原因都會造成了施工檔案移交不及時。
二、建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法
（一）加強人力物力和財力投入
加強重視變革建筑工程檔案理念之后，企業應當加強人力物力和財力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個單獨部門，與項目建設同步發展和建設。同時，保障建筑工程檔案管理的現代化建設，逐步實現辦公自動化。針對檔案管理也應發放專項資金，避免方案管理經費不足。有條件的企業還可以購買諸如計算機、掃描儀、傳真機、攝像機等現代化檔案管理設備。
（二）加強業務培訓，提高專業素養
檔案業務培訓是檔案工作的一項重要基礎工作。要加強檔案業務培訓，首先，必須根據中小企業檔案管理人員的特點和要求，舉辦形式多樣的培訓班，有針對性地解決中小企業檔案管理急需解決的問題；其次，培訓的內容要跟上社會發展的步伐，及時將檔案管理的新技術，新方法、新理念傳授給受訓者，增強檔案人員與時代步伐相一致的時代意識，幫助他們更新知識，掌握新技術，以滿足新形勢下企業檔案管理的需要；第三，要重視檔案培訓師資隊伍建設。培訓教師要具備過硬的專業理論知識和技能，熟練掌握檔案管理工作的政策、法規、標準，了解現代社會有關檔案管理的新知識和新信息，圍繞檔案工作的重點、難點和熱點問題，有的放矢地開展培訓，從根本上提升中小企業檔案管理人員的業務素養。
（三）革新管理意識
革新建筑檔案管理意識首先需要加強建筑企業領導的認識，提升企業對于檔案管理的重視程度。這是因為只有建筑企業領導認識到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進行改善。所以，各建筑企業應當建立以企業領導為核心的檔案管理小組，加強建筑檔案管理重視，重新構建檔案管理意識。其次，各部門應當就建筑工程檔案管理人員進行管理意識強化和管理思想的培訓。
關鍵詞：檔案管理; 路橋施工;安全文化 ;作用Abstract: The enterprise safety culture construction is an important part of the Luqiao construction safety management, file management can be better in terms of safety culture construction accident analysis, provide training, education to clarify the basic data of enterprise safety management behavior, analysis the insecurity of unsafe human behavior risk factors such as pregnancy, the database for enterprise security management.
Keywords: file management; Luqiao construction; safety culture; role
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
一、引言：
企業安全生產文化建設是企業安全生產管理的形而上的工作，建立完善的安全生產檔案管理機制對于企業安全文化建設有不可估量的作用。
怎樣通過檔案管理工作為企業安全文化建設的服務，作為檔案管理人員，這些年我通過具體實踐，取得了一些管理體會和經驗。
二、為建立企業安全文化理念收集必要的檔案文獻資料
1、通過整理收集廣東省高速公路建設過程中的安全事故案例和統計數據說明安全生產形式依然嚴峻
廣東省高速公路的建設已經由最初的線狀的發展到網狀，至2012年底，全省高速公路總里程已超過5000多公里.但是，在高速公路的施工過程中，盡管裝備了大型的先進施工設備，建立了完善的安全生產管理制度，采取了優化的施工技術措施，但安全生產事故仍有發生，例如2012年韶贛高速公路施工過程中發生整體支架坍塌造成7人死亡的較大等級安全生產事故。近五年來，廣東省公路建設工程主要發生的較大以上安全生產事故傷害主要在架橋機作業、滿堂支架、起重作業、高空作業等方面。
通過對事故的分析，形成的資料顯示：安全生產不僅與機制、管理、機械設備施工技術措施有關，更主要的與人的安全思想、觀念、態度、行為、習慣及人的素質有關。
人在施工中起著主導性作用。人是社會性的，社會性的人在勞動中創造了文化，也產生了安全問題，這就形成了一個特殊的文化范圍：安全文化。顯然，安全文化包括了精神安全文化和物質安全文化。企業狹義的安全文化，則是指人們在安全方面的知識和運用這種知識的能力、素養。
2、及時收集企業文化概念的資料
作為一種從全新視角參與安全生產研究并解決安全生產問題的本質論，安全文化的提出在高速公路建設的特定施工領域具有重要意義，安全文化的積累、推廣和普及對于我們進行超前安全生產管理，預防、杜絕各類安全事故的發生有積極的作用。
三、通過檔案資料分析企業安全文化在高速公路施工企業安全生產中的地位。
1、運用檔案資料，分析引起事故的直接原因一般分為兩大類：即物的不安全狀態和人的不安全狀態。
橋梁、隧道施工及高邊坡開挖等主要是勞動對象存在著不安全狀態；而攤鋪機、平地機、壓路機作業等主要是勞動工具存在不安全狀態；這些不安全狀態是事故發生的根源。
人的安全行為由兩個方面組織：一是人為了減少、控制、消除物的不安全狀態而采取的合乎規則、要求的操作行為，另一方面是為了控制、改善人的不安全行為，對人的行為采用的管理方法，在結果上，兩者的目的一致。
2、通過檔案分析證明企業安全文化之所以能彌補安全生產管理的不足
因為安全文化注重人的觀念、道德、理論、態度、情感、品行等深層次的人文因素，是安全生產的人文關懷。企業安全文化是要通過教育、宣傳、獎懲、創建群體氛圍等手段，不斷提高企業職工的安全修養和素質，改進其安全意識和行為，從而使職工從不得不服從管理制度的被動執行狀態，轉變成為主動自覺地按安全要求采取行動。
四、從檔案收集應用角度談企業安全文化的建設。
建立企業安全文化，應從高速公路施工企業的特點出發，從企業安全文化賴之以生存的基礎抓起，堅持企業安全文化的明確目標。
1尋早企業安全文化建設先進性材料
企業安全文化是企業文化暨社會進步文化的有機組成，是結合著社會歷史的發展而發展的，其發生、發展的條件是科學技術進步和人們對安全生產規律的認識，雖然企業安全文化提出的時間不長，但其合理內核在相當長的一段時間內都作為企業管理手段當中的目的組成，為企業生產經營者所運用，早先各個時期所形成的安全價值觀、安全行為模式等，都會對企業安全文化形成烙印，并影響著我們認知能力。我們應該總結經驗，從被動承受型、事后補牢的經驗型的安全文化觀念轉向效益、超前、預防的本質安全文化論的安全文化觀念，并在行動中體驗、實踐。
2 建立技術檔案資料，運用安全技術措施
創造優質高效工程，就必須配備配套合理的現代化施工設備，完善機械配置及安全技術規程，既保證了施工質量，又為企業安全文化提供了物質載體。現代化大型機械作業現場造就了一種可觀的創造力氛圍，使參與作業的員工產生了責任感、成就感，這是建立企業安全文化的重要物質基礎，管理者必須意識到利用這種創造力氛圍可能提升出職工的積極向上的精神，并使其轉化成職工努力工作、認真負責的能動性。
3建立健全安全管理的制度、規范、規程檔案資料，為創造提高安全素養的氛圍與環境服務。
企業職工個人安全素養的提高，除了自身的努力外，往往還要依靠群體的引導，這與人的從眾心理有關，企業領導者應該為職工創造一種“員工必須堅持企業安全規范，遵守安全制度是就業的一個基本條件”的觀念、環境，對違反安全生產的任何小事，不能因其小而聽之任之，對造成安全事故的當事人，即使其受傷也不例外地按章處罰，只有這樣持之以恒，才能使職工將遵守安全制度、規程的行為規范變成自覺自愿的行動。而不遵守安全行為規范的舉動變得格格不入，并遭到集體排斥。職工整體的安全修養必然大大提高。
4 運用檔案資料使企業安全文化應融合于企業總體文化和各項工作之中
企業安全文化的建設從來不是特立獨行的，事實上在企業中進行安全文化建設，也根本無法獨立進行。企業安全文化建設的方法均乘載于企業總體理念、形象識別、工作目標與規劃、崗位責任制制定、施工過程控制及監督反饋等各個方面的工作內容之中，正象培養一個學生一樣，需要循序漸進地對其施以綜合知識的教育，才能使其成為具有專業才能并具備文化素質的優秀人才。
5運用全面的安全生產檔案資料，加強各類宣傳、教育、培訓工作，提高職工綜合知識與技能。
企業安全文化建設是企業進行安全生產的宣傳、教育、培訓、檢查、監督工作的直接目的的延伸。企業安全文化建設的土壤是企業員工，員工受教育的程度、認知水平、技術水平、操作能力與安全文化工作的實施密切相關。堅持按計劃、按規定對企業員工進行安全宣傳、教育、培訓、檢查、監督工作，重視安全生產標示、標志的設置，建立起一系列安全生產形象識別系統（VI體系），必定能有效地促進企業安全文化建設的發展。
6收集整理安全生產的檢查、監督資料，促進企業安全文化的建設
條件反射原理告訴我們，當反復就某一個行為或觀念對具體的人實施訓練后，就會產生下意識的行為和觀念，從而形成自覺的行動，這也是使安全文化扎根于具體員工身心的重要方法。企業安全文化的建設是一項長期、細致的系統工程，不可能一蹴而就，常規安全生產管理中的定期、不定期安全生產檢查、監督活動，客觀上會時時在員工中敲起安全生產的警鐘，增強員工的安全意識，這種連續的、強制性的安全生產管理機制的運用，對于企業員工安全文化觀念的培養具有積極意義。
7 建立員工職業健康檔案庫
《中華人民共和國安全生產法》對企業職工職業健康和勞動保護工作提出了明確的要求。作為高速公路的施工企業，關注職工的職業健康，重視勞動保護工作不僅僅是依法辦事，更重要的是通過這一行為，營造出關注健康、關愛生命的企業安全文化的氛圍，使員工真正體會到現代社會對人的尊重，增強員工的自我尊嚴，培養員工的健康向上的人格。
五、結語。
關鍵詞：企業文書檔案管理；辦公自動化；建議
科技的不斷進步、信息技術的廣泛應用為我國文書檔案的管理變革打下了良好的基礎，這場前所未有的改革，勢必會對企業的文書檔案管理產生巨大影響。將網絡技術、計算機技術應用到對我國文書檔案的管理中，是時展的需要，是社會進步的必然結果。這種具有正面意義的改變，使企業能夠實現辦公自動化，加快了工作效率、提升了工作質量，在企業的管理層面和今后的長期發展上意義重大。下面就對我國文書檔案管理實現辦公自動化談一談我個人的認識以及看法。
一、文書檔案管理實現辦公的自動化
（一）促進了文件和檔案的統一管理
在我國傳統的文書檔案管理中，通常是將文書以及檔案分為兩項工作，只有文書的質量得到保障，才能夠促進檔案工作的順利完成，他們相互影響，又互相區別，聯系緊密，如果在文書檔案的管理工作中沒有處理好它們之間的銜接問題，勢必會導致整個工作不能正常運行。文件和檔案不同，文件是通過各種市場經濟活動收集起來的，具有雜亂、零散的特點。將其按照一定的規律，系統的進行組合排列，方便保存和后期的使用才能夠形成最終的檔案，而歸檔在這個工作環節中尤其重要。在實現辦公的自動化之后，文件和檔案之間的界限就不會再那么分明了，有統一的系統對文件和檔案進行分類、保存、歸檔。既免除了人工操作可能存在的失誤，也使文件的利用程度大大提高了，能夠通過計算機檢索，準確的找到想要的資料，也能夠通過管理達到資源的共享，最終實現文檔的統一。
（二）共同參與文書檔案的管理
在實現文書檔案管理的辦公自動化之后，文書檔案的管理將關系到企業的各個部門，需要大家的共同參與才能夠完成。辦公自動化環境下，檔案管理延伸到了文件本身，每份文件都是相對獨立的，檔案管理由以案卷為單位變成以文件為單位，辦理完畢的文件可以直接進入歸檔管理環節，文書處理環節形成的文件基本信息如文件標題、作者、形成日期等，可以直接進入檔案管理環節生成歸檔文件目錄，在歸檔時只要依照目錄內容把文件收集、排序、裝盒就可以完成歸檔工作了。
（三）規范的文書檔案管理制度
在文書檔案管理實現了辦公的自動化之后，歸檔的過程將發生變化，文件的歸檔將會出現紙質文件和網絡歸檔文件。這就對文書檔案的管理流程提出了新的要求，對文書檔案管理的各個環節都要有所攝入，包括文件的收集整理、文書的生成、正常運轉等等。要實現這一點就必須要形成一個統一規范化的管理操作流程，尤其要對歸檔的環節加以重視，對參與到這些流程中的每個部門都要有明確的分工及權限設置。這些問題都要在最初對系統的設計上表現出來，才能夠保證辦公自動化環境下的文書檔案管理的順利進行。
（四）信息檢索效率提高，檔案利用更加快捷、高效
辦公自動化實現了數據的一次輸入多次利用，文書處理人員在完成文件的擬寫、簽發、編號、著錄、等工作后，只需要一個歸檔點擊操作，就完成了從文件處理系統到檔案管理系統的歸檔工作。需要利用時，利用人員只需根據訪問權限進行在線檢索，就可以瀏覽訪問所需要的內容，檔案資源通過辦公平臺實現了共享。辦公自動化系統可以提供多種查詢檢索勸能，可實現檔案信息自動分類、自動標引、自動編目等。使檔案檢索利用變得更加快捷、高效。
二、對辦公自動化環境下文書檔案份理工作的建議
（一）將檔案管理系統納入到辦公自動化系統統籌考慮
目前，很多單位在設計開發辦公自動化系統時，檔案部門不能及時參與其設計規劃，文件管理系統與檔案管理系統“各自為政”，缺少統一規劃，使文件管理系統的設計功能無法滿足檔案管理系統的歸檔需求，導致檔案管理系統難以有效投入使用，或者出現辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容的現象。這就要求我們必需充分認識到文檔一體化的重要性和可行性，在進行辦公自動化系統設計時，將前期的文書處理與后期的歸檔管理綜合考慮，把文書處理和檔案管理兩個不同階段、不同性質的工作緊密結合起來。同時，我們還應樹立前端控制思想，在設計文件處理流程時，充分考慮到后期歸檔管理的需要，將檔案管理功能納入其中，對文件歸檔、目錄生成等檔案管理模塊的設計提出具體的要求。
（二）統一規范的操作流程
要做好辦公自動化環境下文書檔案的歸檔管理工作，必須要從文書檔案的管理體制改革入手，形成規范化的管理體制；其次，要有一個統一的流程對其進行規范，對文件的處理、管理上要有嚴格的要求，其細節可以延伸到段落格式、字體大小、頁面排版等等；再者，要對管理人員進行業務培訓，讓他們能夠全面的掌握自動化管理的工作流程，擁有能夠熟練的對文件和檔案進行分類、管理的能力。
（三）培養檔案管理人員的素質
要想真正實現文書檔案管理的辦公自動化，對從事文書檔案管理的人員的素質培訓必不可少。隨著現代化進程的不斷推進，科學技術已經廣泛的運用到了各個階層，不管是哪行哪業都或多或少的會提出一些技術性的要求。在文書檔案的管理中，要實現辦公的自動化，提高工作效率，就必須從對管理人員的培養入手，要求管理人員在擁有專業的檔案管理知識還需要具備對計算機網技術的掌握，適應時展的潮流，不斷的更新個人認識，擴展自身的知識面，全方位的對文書檔案管理工作進行了解和分析，更好的將先進的網絡技術、計算機技術與文書檔案的管理進行融合，實現文書檔案辦公的自動化和文書檔案管理的一體化。
三、結束語
總之，辦公自動化為文書檔案管理改革帶來了前所未有的契機，檔案管理部門應抓住這一機遇，探尋文檔一體化管理的有效措施，為文書檔案管理開創新局面。■
參考文獻
關鍵詞：電力企業；文書檔案管理；堅持原則
作者簡介：趙文輝（1969-），女，遼寧大連人，國網遼寧省電力有限公司大連培訓中心辦公室，館員。（遼寧 大連 116023）
中圖分類號：F272.9 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）27-0176-02
文書檔案，即作為原始記錄保存起來以備查考的公文。它具有三個特征：一是它的形成者是黨和國家的各級機關及社會團體、企事業單位，也包括以個人名義出現而代表一定組織的負責人；二是它產生于公務活動，是公務活動實踐的結晶，具有參考性、憑證性、信息存儲性；三是它是由文件轉化而來，這種轉化是有條件的，必須是辦理完畢的文件，對日后工作有一定的參考價值，按一定規律集中存放而形成文件的組合。
文書檔案管理是企業管理這條生命線中的重要組成部分。電力企業中的文書檔案一般歸屬于企業黨政“兩辦”（黨委辦公室、行政辦公室，或稱綜合辦公室）管理。本文圍繞電力企業文書檔案管理必須堅持的原則進行了闡述。
一、堅持文書檔案管理的保密化原則
文書檔案如同科技檔案、人事檔案、財務檔案，其中的一部分具有秘密的屬性。根據國家有關規定，文書的秘密程度可分為：絕密文件——是指內容涉及國家核心機密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受重大損害的公文；機密文件——是指內容涉及國家重要秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的公文；秘密文件——是指內容涉及國家一般秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的公文；內部文件——是指內容雖不涉及秘密，但不宜公開或不必對社會公開，只限在國內某系統、某單位內部使用的公文。
電力企業文書檔案的秘密級別也可依據以上規定劃分，但絕密文件、機密文件極少，只是秘密文件或大量的內部文件。電力企業把自身的安全穩定當做生存發展的前提，所以電力企業文書檔案管理必須從維護企業的根本利益出發，從維護職工隊伍的穩定局面出發，堅持保密化原則。由于現代科技的發展，現代通信、辦公自動化設備的普及，使泄密渠道增多，高新技術被廣泛運用于竊密活動，保密及防范工作無論從形式到內容都面臨著許多挑戰。為此，文書檔案不能停留在“看好文件管好嘴”上，必須以現代意識和創新姿態，把更多的精力用在防范工作上，也就是追蹤科技發展的步伐，不斷更新保密手段，增強技術防范能力和檢查能力。
堅持文書檔案管理保密化原則，要采取被實踐證明行之有效的保密管理措施，將保密責任制落實到人。機要秘書和文書檔案管理人員是最主要的人員，黨政“兩辦”或綜合辦公室作為保密工作的主要負責部門，這些人員和部門要進一步增強責任意識、大局意識，以促進企業發展為己任，力爭做到保密工作不出現任何紕漏。
但是在堅持文書檔案管理保密化原則的同時，也要正確處理好保密工作與企業中心工作的關系。文書檔案的保管只是手段，而使用才是目的。所以文書檔案管理保密化絕不等同于封閉化。在嚴格劃分保密等級，做好保密工作的同時，要盡量公開文書檔案的范圍，該放開的一定放開，堅決破除文書檔案管理的神秘化色彩。
二、堅持文書檔案管理的標準化原則
文書檔案固然是文書，但是并不是所有的文書都是文書檔案，只能說文書是文書檔案的基礎和來源。文書檔案管理是檔案管理的分支，必須采用一整套的科學管理方法。文書檔案管理要堅持標準化原則，或者說文書檔案工作要實行標準化的管理方式。電力企業盡管有其獨特性，但是在文書檔案管理上卻不能獨出心裁，另搞一套。既要遵循《中華人民共和國檔案法》，又要遵循上級主管部門指定的各種文書檔案管理制度，或大或小，都要不折不扣地嚴格執行。即在文書檔案管理的實際工作中，對文書檔案的管理原則、方法、質量、概念、設施等，都要實施統一的標準，以求得協調統一的最佳的程序與效益。
文書檔案標準化的內容很多，可以說包羅萬象，其中主要內容包括：專業名詞術語標準、代號代碼標準、著錄標準、標引語言標準、庫房建設標準、制成材料標準以及文書檔案的收集、整理、鑒定、統計等標準。如：文書來源的標準名稱，可分為對外文件（簡稱發文，是指本單位向外單位包括上級部門發出的文件）、收來文件（簡稱收文，是指外單位包括上級部門送至的文件）、內部文件（是指限于本單位內部制定、運行和使用的文件）。按文書的行文關系和行文方向的標準名稱，可分為上行文（是指下級單位向隸屬的上級單位報送的行文）、平行文（是指同級或者不相隸屬的單位之間的行文）、下行文（是指上級領導單位對所屬的下級單位的行文）。再如：文書歸檔的標準是在企業工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文件材料（包括文件、圖表、照片、錄音、錄像光盤等）必須立卷歸檔，歸檔的文書必須準確反映企業工作的真實歷史面貌，歸檔文書必須進行立卷管理，符合立卷的原則和要求。具體而言，供電企業職代會工作報告、黨委工作總結、黨委及總經理辦公會議紀要、企業的重要命令、決定、通報等，均符合歸檔要求，理所當然地列為文書檔案。
文書檔案管理堅持標準化原則，便于應用現代科學技術，提高管理質量和利用價值。
三、堅持文書檔案管理的信息化原則
文書按物質載體大致可分為紙質文件、感光介質文件、磁介質文件、電子文件四種。其中，紙質文件是指用紙張印刷、書寫的文件。感光介質文件是指以感光膠片、相紙等感光材料為物質載體的文件。如照片文件、影片文件、微縮膠片文件、顯微膠片文件等。磁介質文件是指以磁帶、磁盤等磁性材料為物質載體的文件。如錄音文件、錄像文件、計算機磁帶文件和磁盤文件、磁光盤文件等。電子文件是指借助于電子計算機生成、傳輸和處理的文件。
在一個相當長的歷史階段，文書檔案中幾乎全是紙質文件，充其量有少許感光介質文件。而當今是一個信息化高度發達的時代，信息網絡已經鋪天蓋地。由于信息網絡具有信息量大、覆蓋面廣、傳播速度快、使用方便、相對獨立等優勢，綜合了報刊、廣播、電視、圖書、錄音錄像等媒介的所有優點，而文書檔案中的四種物質載體都可以運行于信息化網絡中，如其中的紙質文件經過掃描，就可以形成用之不衰的電子文件。特別是在電力企業中盛行無紙化辦公，大量公文可以通過上網公布、審閱、批復等。文書檔案的信息化潮流勢不可擋，越來越廣泛地運用于文書檔案管理中。
檔案信息化管理減輕了檔案管理人員的負擔，而且可以在網絡上完成檢索查詢，也給使用者提供了方便。但是也應該清醒地認識到，由于紙質文件具有保存壽命長的優點，具有原始性、真實性、權威性以及法律地位不可替代性的特點，它在文書檔案中的主導地位是不可動搖的。
為此，堅持文書檔案信息化的出發點是要堅持管理現代化，也就是文書檔案工作技術現代化，其主要標志是文書檔案工作網絡化，具體應用于檔案的接收、編目、借閱、統計等工作。另外，可采用信息化網絡，增強與現代化技術相配套的文書檔案科學管理方法和組織手段。如紙質文件易磨損，當前許多電力企業將紙質文件全部拷貝后建成電子文件，不僅滿足了使用者的需要，而且使紙質文件得以有效保護。
四、堅持文書檔案管理的最大化利用原則
具體而言，企業文書有五個作用：一是指導作用。文書是上級單位對下級單位進行領導與指導的一種工具。上級單位通過指示、決定、通知、會議紀要等公文，對下級單位的工作進行具體的指導與領導。這些公文一經發出，下級單位必須執行。離開了公文的這一作用，各方面的管理工作很可能陷入混亂狀態。即使公文辦理完畢，仍有借鑒作用。二是規范作用。企業通過公文的法律、法令、法規、規章制度一經制定和生效，必須堅決執行。它們不僅是企業員工的行為準則，也是企業員工進行各項工作、開展各項活動的具體依據。三是溝通作用。上下級或平級單位是通過公文進行聯系、協調的。通過公文能及時處理具體問題，獲得相關信息。因此，公文在保證各單位正常而又有秩序地開展工作方面起著不容低估的作用。四是宣傳、教育作用。公文在傳達某一方針政策，或針對現實生活中普遍存在的問題或認識偏差，通過啟發誘導，使員工明白確立什么立場，堅持什么原則，應該怎么做的同時，還要說明為什么要這樣做。五是憑證和依據作用。各種公文反映了制發單位的意圖，同時也是證實這一意圖的最好憑證，具有法定的效力。受文單位則以此作為處理工作、解決問題的依據。
文書通過收集、選擇、整理而轉化為文書檔案。企業文書檔案的作用盡管不完全等同于文書的作用，但是絕不能小瞧了這些“昨日黃花”。文書檔案是企業公務活動的查考憑據，是企業管理的必要因素，是生產經營的重要依據，是企業重大活動的反映材料，是宣傳教育職工真實生動的素材，也是企業管理者與領導者依法決策的參謀。文書檔案管理的落腳點，就是充分發揮文書檔案的作用，使之最大化利用。另外，即使是制定現行文書，文書檔案也有著重要的借鑒作用，可使之保持連續性、可行性、一貫性。
現代工程項目管理經過長期的工程實踐形成了獨具特色的管理體系，作為該體系的一個組成部分，檔案管理工作也是根據工程項目的實際需要應運而生的，具有其不可或缺的重要意義。檔案管理工作與勘察測量、方案設計等工作不同，不是立竿見影的產生直接效用，而是在整個工程項目的實施過程中發揮綜合作用，具有多方面的實際意義:(1)檔案管理工作是項目管理中必需的輔助工作。檔案管理工作是針對工程項目過程中產生的各類具有保存價值的文件材料的收集、整理、保存工作，擔負著保證檔案材料的完整、安全的職責。因此，在廣義上，工程項目過程中任何具有保存價值的資料一旦產生，就進入了檔案管理工作的環節。無論資料是否立即在工程人員手中得到使用，檔案材料都已經是在檔案管理制度的管理范疇之內，應由專職的檔案管理人員或是正在使用檔案材料的工程工作者根據檔案管理的制度要求妥善保管檔案材料。從以上角度來看，檔案管理工作在工程項目管理中可以說是無處不在、貫穿始終的一項工作，它是占據了資料在產生與使用以外環節的工作，也是所有工程資料的最終歸宿。(2)檔案管理工作對于控制工程效率與質量具有重要意義［3，4］。大型工程項目涉及的學科面廣、持續時間長、工序眾多，整個過程中會涉及并產生種類繁雜的大量文件資料，諸如公司資質證書、項目合同、地質資料、施工設計、測量記錄、材料檢驗記錄、監理月報、竣工圖等等。這些文件材料對于工程來說是不可或缺的，而檔案管理就要對這些材料的管理負責，在這些材料產生后進行收集、整理、備份等等工作，在任何檔案材料有使用需求時保證能夠及時準確的提供材料，并始終確保材料不會損壞或遺失。關鍵材料的使用對于工程效率與質量管理的重要性不言而喻。通過合理的檔案材料管理，做好檔案的備份與轉手工作，能使各項工作及時獲取所需的文件資料，從而提高工程效率。通過良好的檔案管理為工程各項工作提供所需的完整、齊全、準確的文件材料是保證工程質量的基礎。(3)檔案管理工作面向未來，檔案材料具有進一步使用的可能與歷史價值。檔案管理工作不僅僅立足于現在，它同時是對未來未知可能的考量，而后一種作用正是檔案管理在現代管理體系中成為必備環節的原因。檔案材料進一步使用的可能，具有的歷史價值，對爆破施工企業來說其價值有著太多可能的體現方式，比如:在資質申請中需要用到企業過去的業績材料，在企業宣傳中需要以往突出成果的影像資料，在工程成果推廣應用中需要的以往的技術資料，在發生事故時需要調查生產施工的資料文件，等等。
2爆破施工企業檔案管理工作特點及存在的主要問題
2．1檔案管理工作特點
除了傳統的拆除爆破與土石方爆破項目的承包，許多爆破施工企業近年來更深入的參與到基礎設施建設工作當中。這種趨勢使得爆破施工企業的檔案管理工作由單一的爆破施工資料向多學科、多類別的資料管理轉變，因此具有如下特點:(1)基建工程檔案文件數量較大，品類較多［5］。爆破施工企業從事的主要工程項目是鐵路公路道路建設、地下工程施工、建設平場等等，其中很多工程都會產生大量施工圖紙、設計書等等各類文件。傳統的拆除爆破一般規模較小、施工單一，這些工程相較產生的檔案材料類別繁多、資料量大。(2)工程檔案管理工作涉及面較廣。大型工程項目一般是分段承包，同時設計、施工、監理等參與單位也各不相同，因此檔案的管理往往涉及到多家單位，需要一定的協調工作。同時，設計爆破的基建工程項目有很多關鍵性文件需要同時提供多份材料給業主、施工方、管理部門。(3)檔案材料保存價值高［6］。工程檔案材料是工程設計、施工、驗收等一系列情況的真實記錄，對于日后的質量檢驗、維護、事故調查、工程借鑒等等工作都是必不可少的。爆破施工由于涉及到爆破器材這一危險源的制造、儲存、運輸及使用，受到國家的嚴格管控，保管好爆破施工的相關檔案材料也是確保企業安全生產及配合國家有關部門開展安全生產管理工作的需要。(4)檔案管理工作貫穿工程始終。隨著工程的推進，設計、施工等各方面的重要資料不斷產生，這些資料中的大部分文件在多個部門、不同時期會有使用需要，因此檔案管理工作需要實時跟進，不斷收集、整理，做好歸檔工作。
2．2存在的主要問題
爆破施工企業的檔案管理工作中存在著多方面的普遍性問題，事實上這也是我國工程檔案管理工作的現狀，具體來說存在著以下主要問題:(1)對檔案管理工作的重視程度不足，管理意識淡薄。企業追求經濟效益，講求效率與實效。因此，工程項目中能夠創造明顯經濟效益的各項業務便自然的受到重視。相比之下，檔案管理工作在工程質量及工程管理上的作用不具有直觀性，作為歷史材料保存的價值也具有時效性，其重要意義容易受到項目管理人員的忽視，于是在工程項目管理中便成為了受到普遍輕視的一環。特別是小型的爆破施工企業中，隨意的處置檔案文件，毫無管理意識，導致了檔案文件管理混亂，檔案文件遺失等問題頻現。(2)檔案管理制度不健全。許多爆破施工企業都未曾建立基本的檔案管理制度，各種重要的資料從產生開始都得不到妥善的管理，而是由內部工作人員隨意的使用、存放，檔案的收集、整理、歸檔沒有規劃，因此對保持資料的完整性與安全性帶來了很大的隱患。由于缺乏相關制度的規整，標準不能統一，檔案文件在分類整理、歸檔、存放等方面都存在質量問題。在檔案管理工作涉及多家單位的情況下，檔案管理制度缺失帶來的問題更是尤為突出。(3)工作人員檔案管理的水平、責任心不足。由于企業漠視檔案管理、制度缺失，也導致了檔案管理工作人員工作質量的低下。工程檔案的管理工作是一項復雜體系工作，但是目前爆破施工企業中大部分檔案管理人員并不具備檔案管理所需的基本知識，工程檔案材料的管理人員往往也由其他工作人員兼職，同樣不具備相應的專業素養。實際上大部分爆破施工企業缺乏具備專業水平的檔案管理工作技術人員。
3檔案管理措施建議
從爆破施工企業工程檔案管理的現狀來看，檔案管理工作存在的問題是長期以來漠視的結果，并不是一朝一夕能夠改變的，同時也需要在多方面進行改進，本文對此提出以下針對性措施:(1)加強宣傳教育，提高爆破施工企業對于檔案管理工作的重視程度。檔案管理工作問題的根源就在于沒有形成良好的管理習慣，工作人員檔案管理意識淡薄。大部分人將檔案最后的歸檔視作檔案管理工作的全部，而沒有意識到資料自產生時就已經進入了檔案管理的范疇之內。因此，需要在企業內部展開宣傳，扭轉漠視檔案管理工作的觀念，使員工充分了解檔案管理工作所具有的現實及歷史意義，從而在工作中能自覺重視。爆破施工企業的管理人員更有必要認識到檔案管理工作所涵蓋的范圍與意義，切實作為一項重要的工作來進行。(2)建立健全檔案管理制度。良好的檔案管理制度是做好檔案管理工作的基本前提。爆破施工企業應當依據國家對于工程檔案管理的相關規章制度，同時結合實際需要，建立完整、嚴格的制度，對于檔案管理的收集、整理、編目、保存、檢索等做出細致的規定，在制度上使檔案管理工作有章可循，并可以通過獎懲性措施提高員工對于檔案管理工作的責任心。同時，歸檔文件材料應當依據國家頒布的《建設工程文件歸檔整理規范》(GB/T50328—2001)等國家標準、行業標準的要求設定明確而統一的標準，從而確保歸檔文件材料質量符合要求。(3)進行培訓教育，提高檔案管理工作人員的職業素養。良好的檔案管理工作要求爆破施工企業的工作人員普遍具有必要的檔案管理知識，因此有必要采用統一培訓、文件教育等手段提高員工的相關知識與業務水平。同時，企業有必要培養具備足夠檔案管理工作素養的專職或兼職工作人員，并落實崗位責任制。由具體的檔案管理人員督促各個部門的相關人員，并根據制度確保歸檔材料的質量，能夠使企業的檔案管理工作盡快步入正軌。除人員外，企業也應當配備好檔案保存所需要的專用庫房及文件柜等硬件設施。(4)建立良好的檔案管理協作機制。工程檔案的管理工作往往涉及到多家單位、部門，因此與相關單位做好溝通工作，建立共識，并進一步形成良好的協作機制是工程檔案管理工作順利開展的需要。(5)做好檔案管理的信息化建設［7，8］。信息化是當今的時代潮流，充分利用計算機技術，采用先進的檔案管理軟件，建立完善的電子檔案體系，可以通過先進技術提高檔案材料的使用效率，采取多種載體的保存方式也利于檔案保管工作的安全性。
4結語