時(shí)間：2023-06-12 16:20:30
導(dǎo)語：在檔案管理工作特色的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
檔案管理是我國(guó)高校管理工作的重要組成部分，高校應(yīng)當(dāng)在遵守《高等學(xué)院檔案工作規(guī)范》《普通高等學(xué)院檔案管理辦法》等規(guī)范的前提下，結(jié)合本校具體情況，建立檔案管理體系，并開展檔案管理工作。但是高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院規(guī)模一般沒有綜合性高校大，校內(nèi)部門設(shè)置和人員配備也相對(duì)較少，高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作開展的難度也較大。
一、高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理的意義
檔案對(duì)學(xué)院發(fā)展有著記錄歷史、指導(dǎo)現(xiàn)在、啟發(fā)未來的重要作用。學(xué)院的發(fā)展離不開對(duì)過往經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，對(duì)過往經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)離不開對(duì)學(xué)院歷史的研究，而檔案就是記錄學(xué)院歷史的重要載體。
檔案為學(xué)院對(duì)外宣傳提供重要素材。學(xué)院在發(fā)展過程中積累了大量記錄著有學(xué)院特色的歷史，重大事件、教學(xué)成果等多方面信息的檔案，這些檔案展示了學(xué)校文化，傳遞了學(xué)校理念，代表了學(xué)校特色。對(duì)這些檔案資料進(jìn)行整理和展示，不僅可以豐富師生的校園生活，還可以起到展示學(xué)校特色的作用。
“昔人所為而得，我可以奉為模范；如其失策，便當(dāng)設(shè)法避免”，檔案管理的重要意義就是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，避免失策，指導(dǎo)現(xiàn)在，促進(jìn)未來。只有這樣才能讓學(xué)院不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，取其精華而用之，對(duì)其糟粕而避之，為教學(xué)評(píng)估和教育改革提供依據(jù)，真正實(shí)現(xiàn)學(xué)院的可持續(xù)發(fā)展。
二、高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)狀
（一）檔案管理意識(shí)淡薄，重視程度不足
檔案管理跟其它工作有本質(zhì)上的區(qū)別，檔案管理是服務(wù)性、保障性工作。這就導(dǎo)致檔案管理工作人員在檔案管理中可能缺乏積極性和成就感。高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院由于本身規(guī)模和教職工數(shù)量的限制，往往沒有檔案管理專職人員。教職人員往往身兼數(shù)職，除了檔案管理工作以外還有其他工作，這就導(dǎo)致教職人員很有可能將更多精力用到其他工作上，進(jìn)而忽視檔案管理工作。
（二）檔案管理人員素質(zhì)有待提高
高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院往往沒有設(shè)立專門的檔案管理部門和相關(guān)人員，而是由其他職位的教職工兼任。他們沒有接受過系統(tǒng)的檔案管理方法、標(biāo)準(zhǔn)、流程等的培訓(xùn)，檔案管理工作主要根據(jù)經(jīng)驗(yàn)開展。這就導(dǎo)致檔案管理缺乏規(guī)范性，檔案資料缺乏完整性，檔案資料的收集、分類、歸檔等可能存在不合理的地方。長(zhǎng)此以往，將造成檔案管理混亂，檔案查閱困難，檔案檢索效率低等問題。
（三）資料重保管，輕利用
高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理不僅僅是檔案資料的收集、整理、分類、歸檔，還包括檔案的開發(fā)利用，而后者，才是檔案管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。現(xiàn)階段大多數(shù)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作還停留在檔案資料的收集整理和檔案的歸檔保管，而檔案管理更重要的作用――檔案的開發(fā)利用往往被忽略。導(dǎo)致檔案資源的浪費(fèi)和檔案資源的不合理利用，未能充分發(fā)揮檔案促進(jìn)學(xué)院發(fā)展、輔助學(xué)院決策、促進(jìn)教育事業(yè)發(fā)展的重要作用。
（四）檔案管理水平有待提高
有的學(xué)院沒有設(shè)立專門的檔案管理室，檔案資料與其他資料混在一起，不利于檔案的分類管理。有的學(xué)院沒有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，如數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)等，檔案管理還停留在紙質(zhì)檔案的階段。紙質(zhì)檔案占據(jù)大量空間，而且管理、查詢和調(diào)用效率低，速度慢。?而言之，檔案管理軟硬件設(shè)施不健全，直接制約了學(xué)院檔案管理水平，影響了檔案資源的合理利用。
三、高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作改進(jìn)建議
（一）加強(qiáng)檔案管理意識(shí)
針對(duì)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院普遍存在的檔案管理意識(shí)薄弱，重視程度低等情況，學(xué)院應(yīng)通過一系列手段加強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)。只有從意識(shí)層面重視檔案管理，才能在實(shí)踐中真正做到重視檔案管理，科學(xué)管理檔案。有條件的學(xué)院可以聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員，或者設(shè)置專門的檔案管理職位。其次，學(xué)校可以開展一系列的講座、活動(dòng)等，讓廣大教職工、學(xué)生了解檔案的作用，樹立檔案意識(shí)，積極參與和配合檔案管理。從而形成一個(gè)檔案管理人員重視檔案管理，檔案資料提供者主動(dòng)配合檔案管理人員的良性循環(huán)系統(tǒng)。
（二）完善檔案管理制度、規(guī)范和流程
任何一項(xiàng)工作的完善都離不開相應(yīng)制度的建立、規(guī)范的制定和流程的設(shè)計(jì)。要加強(qiáng)和完善高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作，首先要建立健全檔案管理相關(guān)制度，從管理層面上規(guī)范檔案管理參與者的行為，強(qiáng)化檔案管理參與者的意識(shí)。系統(tǒng)、全面的檔案管理流程，有助于每個(gè)檔案管理參與者各司其職，明確自己在檔案管理過程中的角色。資料提供者，主動(dòng)建立、留存相關(guān)資料，并整理和上交；檔案收集人員，收集、整理并檢查資料的完整性；檔案歸檔人員將檔案分類、歸檔。在實(shí)施過程中，收集檔案管理參與者的意見和建議，不斷改進(jìn)和完善檔案管理制度、規(guī)范和流程。
（三）提高檔案管理人員素質(zhì)
高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作的完善除了管理制度、規(guī)范和流程的完善，還離不開檔案管理人員素質(zhì)的提高。任何工作都離不開人的參與，參與人員素質(zhì)的高低直接影響檔案管理工作的效率和效果。沒有有效的實(shí)施，再完善的制度，再合理的流程都是一紙空談，因此提高檔案管理人員的素質(zhì)是高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作的重中之重。學(xué)院應(yīng)該挑選具有檔案管理專業(yè)知識(shí)和能力的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，在實(shí)際工作中盡可能提供相應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，提升檔案管理人員的檔案管理能力。檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)，多途徑、多渠道學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)，了解檔案管理相關(guān)理論和工具，不斷更新檔案管理知識(shí)和技能，學(xué)習(xí)和使用新興的檔案管理工具。只有這樣才能提高檔案管理的效率，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)和可持續(xù)發(fā)展。
（四）檔案管理信息化、數(shù)字化
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)院的各項(xiàng)管理工作都不斷向信息化、數(shù)字化發(fā)展，檔案管理工作也不例外。紙質(zhì)資料具有占用空間大，查閱困難，檢索速度慢等特點(diǎn)，不利于檔案的查閱和利用。隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理逐漸向數(shù)字化發(fā)展。電子檔案更有利于信息和資料的保存和整理，將人們從厚厚的紙質(zhì)檔案中解脫出來，避免紙質(zhì)檔案占用大量空間，有效減少紙資源的浪費(fèi)。使用和查詢方面，電子檔案具有查閱方便，檢索速度快等優(yōu)勢(shì)，可以有效提高檔案查詢的效率。學(xué)院應(yīng)為檔案管理的信息化、數(shù)字化提供資金、設(shè)備、技術(shù)等方面的支持；檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)和了解檔案數(shù)字化管理的方法和技術(shù)。從而全方位促進(jìn)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作的科學(xué)開展和可持續(xù)發(fā)展。
（五）促進(jìn)檔案的開發(fā)利用 學(xué)校要改變以往“輕利用，重保管”的管理理念，重視檔案的開發(fā)利用。在檔案的收集、整理、分類、歸檔、保存固然重要，但檔案管理更重要的意義是檔案的完善檔案資源，科學(xué)整理和保存檔案資料的基礎(chǔ)上，為教師和學(xué)生提供檔案查詢服務(wù)。根據(jù)檔案建立校史館，讓教師、學(xué)生和家長(zhǎng)了解學(xué)校發(fā)展歷史、辦學(xué)理念、重大成果和學(xué)校文化。針對(duì)特色檔案，可以開展主題研討會(huì)，交流會(huì)、展覽等，擴(kuò)大學(xué)校的知名度和影響力。引導(dǎo)教職工積極研究檔案資料，進(jìn)行學(xué)術(shù)交流并撰寫論文。
一、檔案管理人員的素質(zhì)較低
從目前來看，由于檔案管理制度不健全，歸檔意識(shí)和建檔意識(shí)不高，管理部門對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，檔案管理人員的素質(zhì)較低，大量兼職管理人員的存在，造成檔案管理工作的混亂。以某基層醫(yī)院為例，檔案管理總共有5人，但僅有1人是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，且受過專門的醫(yī)院檔案管理培訓(xùn)，有2人是其他科室的醫(yī)生，有1人是兼職人員，對(duì)檔案管理工作并不十分熟悉。
二、檔案資料落后，沒能及時(shí)更新
檔案管理工作是對(duì)使用部門的經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理的過程。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及體制改革進(jìn)程的加快，社會(huì)生產(chǎn)生活的內(nèi)容也相應(yīng)地發(fā)生變化，檔案資料的內(nèi)容也會(huì)隨之變化。這就要求更新檔案資料的數(shù)據(jù)。從檔案資料的實(shí)際情況來看，由于檔案管理經(jīng)費(fèi)有限，加之管理人員素質(zhì)不高，影響了檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。
三、利用率比較低
從檔案利用情況來看，由于缺乏科學(xué)有效的信息檢索系統(tǒng)，加之用戶不熟悉檔案信息利用方式，影響了檔案資料的利用率。同時(shí)，由于檔案資料的開放程度較低，保管的成分居多，檔案用戶能查閱的檔案資料有限。根據(jù)我市2010年度對(duì)轄區(qū)內(nèi)各基層醫(yī)院的調(diào)查研究資料來看，醫(yī)院檔案資料的利用率一般僅在20%，且85%以上的是傳統(tǒng)的文書資料利用，對(duì)電子檔案的利用效率還比較低。
四、基層醫(yī)院檔案管理的措施分析
（一）管理理念與管理制度的創(chuàng)新
目前，基層醫(yī)院檔案管理還存在著“重管輕用”的現(xiàn)象，管理的被動(dòng)性和封閉性較強(qiáng)，檔案管理仍然存在著“等、靠、要”的管理模式，影響了檔案管理的工作效率。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作的挑戰(zhàn)也日益嚴(yán)峻。檔案管理中的電子光盤和縮微膠片的應(yīng)用也不斷增加，這些都需要改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，以多層次、多角度的工作方法來指導(dǎo)檔案管理工作。例如，我市某鎮(zhèn)街醫(yī)院就通過將數(shù)字化管理理念引入檔案管理工作的方式，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案管理立卷制度及操作流程的簡(jiǎn)單化。通過此種方式，在數(shù)字化檔案管理立卷制度實(shí)踐1年之后，該醫(yī)院的檔案管理利用效率實(shí)現(xiàn)了20％比例的提升，效果顯著。
（二）突出檔案管理的服務(wù)特色
檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，檔案管理工作是為醫(yī)院的中心工作服務(wù)的，因此，在檔案管理工作中，應(yīng)突出其服務(wù)的性質(zhì)和特色。檔案管理是對(duì)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)情況的全面而真實(shí)的記載，需要醫(yī)院各個(gè)部門的相互配合和相互聯(lián)系。因此，檔案管理工作不能閉門造車，而應(yīng)該積極主動(dòng)的與各個(gè)部門進(jìn)行聯(lián)系與交流，在信息服務(wù)上應(yīng)努力改變被動(dòng)服務(wù)的現(xiàn)象，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的共享。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息的傳播更加快速，檔案管理工作應(yīng)適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的信息需求，建立檔案機(jī)構(gòu)的聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，拓展服務(wù)的范圍和層次。如我市的基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)，可以按照社區(qū)衛(wèi)生站衛(wèi)生服務(wù)中心鎮(zhèn)街醫(yī)院三級(jí)層次的方式，構(gòu)建基于檔案管理機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)連接系統(tǒng)，在整個(gè)網(wǎng)絡(luò)連接系統(tǒng)當(dāng)中，不單單能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各層級(jí)醫(yī)療單位檔案的編研工作，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)上述醫(yī)療單位檔案管理工作成果的交流共享，以及相關(guān)問題的咨詢與解決。借助于上述方式，使得基層醫(yī)院檔案管理工作的社會(huì)影響力得到了極為顯著的發(fā)展與提升，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息的共享。
（三）檔案管理人員應(yīng)樹立創(chuàng)新意識(shí)，不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量和效率都有重要影響。目前，檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，專職檔案管理人員數(shù)量有限，管理人員對(duì)檔案管理工作并不熟悉。管理人員素質(zhì)參差不齊，在業(yè)務(wù)水平、理論水平、文化程度等方面也有很大差異，加之管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)貧乏、專業(yè)知識(shí)老化，檔案管理工作不能適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)的變化。因此，在檔案管理工作中，應(yīng)重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)和教育，提高管理人員的專業(yè)水平。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性的業(yè)務(wù)工作和管理工作，需要綜合素質(zhì)高的管理人員才能勝任。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理信息化不斷增強(qiáng)，檔案管理人員應(yīng)改變過去的工作方法和工作理念，學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，拓寬工作思路，積極創(chuàng)新，以適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息共享成為全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形勢(shì)和新特點(diǎn)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)復(fù)合型人才的需求不斷增加，檔案管理工作的服務(wù)范圍和服務(wù)水平也有了新的拓展，檔案管理人員不僅應(yīng)具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，還應(yīng)該不斷充電，拓展自己的視野，把握社會(huì)變化的現(xiàn)狀和未來的發(fā)展情況，充分利用檔案學(xué)科的新理論和新技術(shù)來創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案管理工作的利用效率。
（四）推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)
現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，不僅能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息共享，還能極大提高檔案管理工作的效率，保證檔案管理的質(zhì)量。目前，醫(yī)院的信息化建設(shè)為檔案管理工作提供了便利，檔案管理工作能夠通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)更新和維護(hù)。在檔案管理工作中，以檔案管理軟件來實(shí)現(xiàn)文件的形成、報(bào)送、編目、整理、利用等，建立檔案數(shù)據(jù)庫，以掃描錄入的方法將醫(yī)院的檔案和文件進(jìn)行統(tǒng)一管理，為全體醫(yī)務(wù)人員的查找提供便利。同時(shí)，將醫(yī)院的圖書、文檔、聲音、圖片等信息資源錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，以醫(yī)院局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的共享。
結(jié)束語
【關(guān)鍵詞】流動(dòng)人才；人事檔案；管理服務(wù)
一、加強(qiáng)檔案管理工作者的自身修養(yǎng)
要提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，加強(qiáng)檔案管理工作者思想、道德等方面的修養(yǎng)必不可少。（一）政治思想修養(yǎng)。不同歷史時(shí)期，對(duì)檔案管理工作者的政治思想修養(yǎng)要求各有不同。在當(dāng)今建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義、構(gòu)建和諧社會(huì)的歷史時(shí)期，牢固樹立建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義意識(shí)，構(gòu)造和諧社會(huì)的共同理想，牢固樹立堅(jiān)持以人為本，科學(xué)發(fā)展觀的堅(jiān)定信念。遇事講政治、講黨性、講原則，大力改造客觀世界的同時(shí)，積極改造主觀世界。愛黨、愛國(guó)、愛人民、自覺維護(hù)黨和國(guó)家的根本利益，積極為發(fā)展國(guó)家檔案事業(yè)做貢獻(xiàn)。（二）職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案管理工作者應(yīng)具備良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，對(duì)神圣的檔案事業(yè)要有執(zhí)著的追求。要充滿信心，要熱愛檔案管理工作，自覺樹立檔案行業(yè)新風(fēng)，展示文明形象，進(jìn)一步密切檔案工作者與社會(huì)各界的聯(lián)系。從而促進(jìn)檔案管理工作更好地服務(wù)于人民群眾與現(xiàn)代化建設(shè)。1.敬業(yè)愛崗。作為身擔(dān)重任的檔案管理工作者，要認(rèn)清本行業(yè)所處的地位，要安心定志，兢兢業(yè)業(yè)地履行自己的職責(zé)。充分利用檔案管理工作，有效地實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。使檔案部門充分發(fā)揮其“檔案保管基地，檔案利用中心，學(xué)術(shù)研究場(chǎng)所，文明服務(wù)窗口”的四大基本功能，從而達(dá)到檔案取之于民，用之于民的效果。2.淡泊名利，勇于奉獻(xiàn)。因?yàn)闄n案管理工作面廣量大，繁雜辛苦，付出的是默默無聞的勞動(dòng)。因此，檔案管理工作者要具有為事業(yè)獻(xiàn)身的精神，要甘于吃苦，勇挑重?fù)?dān)。防止將檔案管理工作商品化。3.遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密。檔案管理工作是一項(xiàng)帶有一定機(jī)密性的工作，在建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮中，檔案管理工作者必須帶頭遵守黨紀(jì)國(guó)法。具有嚴(yán)格的保密觀念和良好的保密習(xí)慣，在提供利用檔案時(shí)，要按規(guī)定把好關(guān)口，該提供的積極提供，熱情服務(wù)，不該提供的堅(jiān)決不提供，并講明原則。4.存真求實(shí)。檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，據(jù)實(shí)立檔，據(jù)實(shí)用檔是檔案管理工作者的行為準(zhǔn)則。在任何情況下，檔案管理工作者都必須忠于職守，不卑不亢，不畏權(quán)勢(shì)，維護(hù)黨和人民群眾歷史的真實(shí)面貌，勇于抵制篡改和偽造檔案的一切錯(cuò)誤行為。（三）知識(shí)技能修養(yǎng)。檔案管理工作的實(shí)施和實(shí)現(xiàn)，必須通過檔案管理工作者的努力才能完成。因此，檔案管理工作者知識(shí)的多少，技能的高低程度，對(duì)整個(gè)國(guó)家檔案事業(yè)有著直接影響。只有人的素質(zhì)提高了，才能使檔案系統(tǒng)的精神文明建設(shè)落到實(shí)處，才能保證檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。1.理論知識(shí)的修養(yǎng)。我認(rèn)為它包括三層內(nèi)容：一是檔案管理工作者要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線、方針和政策；學(xué)習(xí)哲學(xué)，切實(shí)以科學(xué)的理論武裝自己，以便在任何復(fù)雜的情況下，不迷失政治方向。二是檔案管理工作者要有計(jì)劃地、系統(tǒng)地刻苦鉆研業(yè)務(wù)，根據(jù)實(shí)際工作需要，研讀一些檔案事業(yè)理論和相關(guān)理論書籍，便于用專業(yè)理論來科學(xué)指導(dǎo)自己的工作實(shí)踐。三是檔案管理工作者還應(yīng)該在相關(guān)應(yīng)用理論知識(shí)方面多下些功夫，以求在實(shí)際工作中充實(shí)拓寬自己的知識(shí)面，提高分析問題和解決問題的能力。2.檔案管理工作者要學(xué)習(xí)和掌握履行職責(zé)所必需的法律基本知識(shí)。努力提高檔案法律意識(shí)，嚴(yán)格守法，嚴(yán)格執(zhí)法，切實(shí)提高運(yùn)用法律手段處理檔案事務(wù)的能力，提高依法辦事的能力。3.檔案管理工作者要按《檔案專業(yè)人員職務(wù)試行條例》所分的高、中、初三級(jí)，五個(gè)檔次，具備相應(yīng)檔次所需的口頭表達(dá)能力和文字表達(dá)能力。4.電子計(jì)算機(jī)、縮微照相、靜電復(fù)印、現(xiàn)代保護(hù)技術(shù)、聲像技術(shù)以及檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的應(yīng)用和推行。檔案管理科學(xué)化的實(shí)現(xiàn)，需要一批具有一定科學(xué)技術(shù)水平的檔案管理工作者才能勝任。所以，檔案管理工作者要努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，特別是要提高自然科學(xué)知識(shí)和技術(shù)方面的修養(yǎng)。現(xiàn)在正在逐漸興起的電子檔案，客戶可以在網(wǎng)上直接辦理交費(fèi)等手續(xù)，可以遠(yuǎn)程閱檔，從而為雙方節(jié)約時(shí)間，提供方便。另外還有規(guī)范原電子檔案業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案庫房管理電子化、規(guī)范化，從而取得高效的工作成果。所以我們要在這方面抓緊、抓好，落到實(shí)處，服務(wù)過程中要確保個(gè)人信息調(diào)出的準(zhǔn)確性，真實(shí)性，以及規(guī)范性。5.一定的社交能力也是檔案管理工作者必須具備的修養(yǎng)。檔案界同社會(huì)各方面的合作與交流需要一定的社交能力，即便從事收集到統(tǒng)計(jì)等工作，提供利用等純業(yè)務(wù)性的檔案管理工作也少不了必要的交往活動(dòng)。因此，檔案管理工作者要注意培養(yǎng)和鍛煉自己的社交能力。6.檔案管理要求工作者有很好的精神面貌和充沛的精力。因?yàn)楹玫木衩婷埠统渑娴木κ菣n案管理工作者發(fā)揮才能，做出貢獻(xiàn)的重要條件，更是提高檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量，做好檔案管理工作的資本。
二、重視檔案理論的研究及對(duì)研究成果的應(yīng)用
檔案管理工作要提高服務(wù)質(zhì)量而得以不斷地發(fā)展，理論研究必須先行。一種新型的檔案工作模式的確定，往往是一定的檔案理論研究結(jié)出的果實(shí)。檔案管理工作要提高服務(wù)質(zhì)量，改革發(fā)展要取得成功，必須要有理論研究作為先導(dǎo)，這是檔案管理工作者必須樹立的觀點(diǎn)。任何一種改革方案在付諸實(shí)施前，都首先要在理論上進(jìn)行可行性研究，充分論證其合理性、科學(xué)性。要善于運(yùn)用檔案理論研究成果來指導(dǎo)工作實(shí)踐，提高其服務(wù)質(zhì)量，從而促進(jìn)其檔案事業(yè)的發(fā)展。（一）評(píng)論和爭(zhēng)鳴。評(píng)論和爭(zhēng)鳴是開展活躍學(xué)術(shù)思想的一個(gè)重要手段，是推動(dòng)檔案管理工作發(fā)展的重要因素。評(píng)論的各方更加深入地進(jìn)行科學(xué)研究，進(jìn)而達(dá)到提高檔案服務(wù)質(zhì)量之目的。因?yàn)橐环N新的學(xué)術(shù)觀點(diǎn)和一項(xiàng)新的研究成果，只有在廣泛的科學(xué)的實(shí)事求是的爭(zhēng)鳴和評(píng)論中，才能弄清哪些成果學(xué)術(shù)價(jià)值高，應(yīng)用價(jià)值大，值得推廣和應(yīng)用；哪些成果質(zhì)量低，沒有推廣應(yīng)用價(jià)值。從而有針對(duì)性的推廣和應(yīng)用，以達(dá)到提高檔案服務(wù)質(zhì)量，推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目的。（二）推廣研究。加強(qiáng)對(duì)檔案理論成果的推廣研究，是將檔案理論研究的優(yōu)秀成果進(jìn)一步擴(kuò)大，使其真正能在檔案改革和建設(shè)中得到推廣和應(yīng)用。檔案管理理論研究在于指導(dǎo)實(shí)踐，指導(dǎo)實(shí)踐的目的是為了提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，要提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量需要加強(qiáng)推廣應(yīng)用研究成果，而應(yīng)用的成果則來源于廣泛深入的、客觀穩(wěn)妥的推廣研究。（三）健全和強(qiáng)化檔案科研機(jī)構(gòu)的工作職能。一是要有組織和領(lǐng)導(dǎo)抓檔案理論研究工作；二是要有檔案理論研究的機(jī)構(gòu)和遠(yuǎn)景規(guī)劃；三是要組織檔案管理工作者對(duì)檔案理論研究成果進(jìn)行評(píng)價(jià)、評(píng)論、推廣和應(yīng)用；四是要堅(jiān)持不懈的收集、整理和編輯、出版檔案理研究資料。如果健全了檔案科研機(jī)構(gòu)，強(qiáng)化了有關(guān)機(jī)構(gòu)的工作職能，那么檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量也會(huì)提高。
三、不忽視檔案的利用監(jiān)督工作
要提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，一定不能忽視檔案的利用監(jiān)督工作。（一）健全和完善檔案利用的各項(xiàng)規(guī)章制度，使工作有章可循。針對(duì)檔案利用過程，應(yīng)制定查檔要求，諸如：查閱檔案時(shí)不準(zhǔn)抽煙、喝水；不準(zhǔn)蟲蛀、鼠咬檔案文件；不準(zhǔn)用唾液翻閱檔案文件；不準(zhǔn)偷摘偷拍檔案文件；不準(zhǔn)查閱與自己利用內(nèi)容無關(guān)的檔案文件等等。如果檔案管理工作者都能按章操作，提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量也就有了保證。（二）正確處理檔案利用中服務(wù)與監(jiān)督的關(guān)系，融監(jiān)督于服務(wù)之中。1.在利用前，要耐心地向每一位利用者宣傳利用檔案的規(guī)定和守則。2.在利用中，要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握利用的目的與動(dòng)機(jī)；二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于你的視野中；三是腦勤，勤做好利用登記工作，勤分析利用者的情況和利用效果。3.在利用后，要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說明，對(duì)損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)，以便查處，挽回?fù)p失。（三）建立利用管理隊(duì)伍。選擇具有較高政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、文化素質(zhì)的利用管理人員，組成素質(zhì)較高的利用管理隊(duì)伍。以善于做利用者的工作，處理好利用中出現(xiàn)的問題。
四、結(jié)束語
流動(dòng)人才人事檔案的管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期性的工作，其效果不像科研攻關(guān)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)那樣容易浮出水面，但人事檔案管理的作用是十分巨大的，因?yàn)槠渲苯臃?wù)于人，而人才是一切社會(huì)活動(dòng)的主宰，因?yàn)楸仨毟叨戎匾暼耸聶n案管理的建設(shè)，才有可能搞好社會(huì)人才的一系列管理工作，才能為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
摘要：飛速發(fā)展的社會(huì)對(duì)各個(gè)醫(yī)療部門的檔案管理工作也提出了新的要求和挑戰(zhàn)，因此，各個(gè)醫(yī)療部門需要密切結(jié)合當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)狀，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新以及研究，以更好地適應(yīng)社會(huì)各方面的發(fā)展，提高其醫(yī)療服務(wù)水平。
關(guān)鍵詞 ： 新時(shí)期 醫(yī)院 檔案管理
健全的檔案管理體系有助于醫(yī)療部門中各項(xiàng)工作的順利開展，提高工作效率，同時(shí)也有助于有效地減少甚至避免工作中的失誤，從而可以保證給予患者以科學(xué)、正確的醫(yī)療服務(wù)。為了進(jìn)一步探析新時(shí)期如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作這一社會(huì)性問題，本研究從加強(qiáng)創(chuàng)新、體現(xiàn)服務(wù)特色等角度對(duì)這一問題的解決途徑進(jìn)行初步探索，期望為新時(shí)期有效地加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作提供一定的有價(jià)值的參考。
一、加強(qiáng)創(chuàng)新
截至目前，一些醫(yī)療單位在實(shí)際的檔案管理工作中仍使用著傳統(tǒng)模式，創(chuàng)新不足，應(yīng)著重加強(qiáng)該方面的具體工作。首先，要不斷地更新立卷制度和工作程序, 要將以往較為繁瑣的操作程序進(jìn)行簡(jiǎn)化處理。其次，要充分利用現(xiàn)代技術(shù)。比如，可以充分借助于檔案管理程序?qū)?shí)際工作中所需要的文件檔案進(jìn)行查找，以此，可以有效地提高實(shí)際工作效率，且準(zhǔn)確性更強(qiáng)。
二、體現(xiàn)特色
各個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)可以充分地借助于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大力量，密切與其它檔案機(jī)構(gòu)的相互關(guān)系, 以有效地實(shí)現(xiàn)各個(gè)檔案信息資源的共享。此外，各個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)也可以對(duì)其自身的服務(wù)領(lǐng)域以及方式方法等進(jìn)行拓展，以充分地拓寬檔案管理服務(wù)的渠道，提高其檔案服務(wù)水平。
三、提高人員素質(zhì)
1.更新檔案管理人員的觀念
檔案管理工作創(chuàng)新的關(guān)鍵就在于不斷地適時(shí)更新檔案管理人員的觀念，不斷地增強(qiáng)其在實(shí)際工作中的創(chuàng)新意識(shí)。截至目前，各個(gè)醫(yī)療單位已經(jīng)逐漸開始實(shí)施全方位的機(jī)構(gòu)改革，各部門中的檔案管理人員的數(shù)量也正在逐漸減少, 而隨之而來的則是相關(guān)人員的工作量及工作壓力的不斷增加。基于此, 各個(gè)醫(yī)療單位的檔案管理人員需要重新定位檔案管理工作的價(jià)值, 積極地轉(zhuǎn)變工作理念, 積極主動(dòng)地進(jìn)行檔案管理服務(wù)，以最大限度地實(shí)現(xiàn)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益的最大化,同時(shí)也可以使各個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作的社會(huì)價(jià)值得到明顯提升。
2.提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能
各個(gè)醫(yī)療單位的檔案管理人員需要具備一定的檔案業(yè)務(wù)素養(yǎng)和技能, 要對(duì)各種醫(yī)療業(yè)務(wù)有著較高的熟悉度, 同時(shí)其自身的檔案管理能力以及檔案管理服務(wù)意識(shí)也需始終維持在較高的水平上。21世紀(jì)屬于知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展, 一些新型的檔案管理載體及方式方法也隨之應(yīng)運(yùn)而生。各個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理人員一定要善于解放思想, 努力對(duì)檔案工作的思路和方法進(jìn)行創(chuàng)新, 不斷地提出并解決各種新的問題, 始終堅(jiān)持不斷創(chuàng)新檔案管理的業(yè)務(wù)方式。
3.拓寬檔案管理人員的視野
若各個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理人員所具備的業(yè)務(wù)知識(shí)較少或者老化, 那么當(dāng)其在實(shí)際工作中面臨諸多新情況時(shí)就無法及時(shí)地得到相應(yīng)的解決方法, 業(yè)務(wù)改進(jìn)或者創(chuàng)新便無從談起，不利于醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)水平的提高。這就要求檔案管理人員在實(shí)際工作中必須不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，積極地拓寬自身視野，要全面地掌握新的社會(huì)背景和需求對(duì)檔案管理工作提出的具體要求，同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理理論的學(xué)習(xí)與研究, 以促進(jìn)其檔案管理工作由單一專業(yè)型逐漸向多樣復(fù)合型發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。
四、完善保密工作
1.加強(qiáng)庫房管理的保密工作
應(yīng)避免將檔案庫房設(shè)在各個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的辦公樓底層, 同時(shí)應(yīng)重點(diǎn)加固庫房的門窗，并要定期對(duì)器牢固程度進(jìn)行檢查和維修, 以有效地預(yù)防盜竊；庫房和檔案管理人員的辦公室以及閱覽室均要實(shí)現(xiàn)有效的分開；分派專人負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理工作, 同時(shí)要不斷完善庫房管理的各項(xiàng)規(guī)章制度, 應(yīng)嚴(yán)格限制人員隨意進(jìn)出；要將各種絕密和非絕密檔案進(jìn)行分別保管；庫房?jī)?nèi)要設(shè)各種專業(yè)防盜器, 以有效地增強(qiáng)各種絕密檔案的保密性和安全性。
2.加強(qiáng)涉密檔案的保密工作
不斷增強(qiáng)相關(guān)管理人員的責(zé)任意識(shí)與保密意識(shí)，督促其始終保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理工作作風(fēng), 做事應(yīng)有始有終,且要保證各種手續(xù)的清晰、有效；在實(shí)際日常生活中，檔案管理人員應(yīng)始終堅(jiān)持職業(yè)操守，任何場(chǎng)合都需守口如瓶, 要盡全力確保萬無一失；在實(shí)際檔案管理工作中，相關(guān)人員要依據(jù)各個(gè)涉密檔案的管理程序等做好本職工作，在調(diào)閱涉密檔案時(shí)，需嚴(yán)格進(jìn)行程序化和手續(xù)化操作, 對(duì)工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)準(zhǔn)確地進(jìn)行記錄,要嚴(yán)謹(jǐn)他人擅自調(diào)閱涉密檔案。
3.正確區(qū)分檔案的保管期限及其保密期限
要對(duì)各個(gè)檔案的內(nèi)容及其社會(huì)作用進(jìn)行全面的評(píng)估，以明確各個(gè)檔案的實(shí)際保存價(jià)值, 并以此作為確定各個(gè)檔案的保管期限的重要參考和依據(jù)。同時(shí)，國(guó)家秘密事項(xiàng)也是設(shè)置各個(gè)檔案的保密期限時(shí)必須嚴(yán)格參照的一個(gè)重要指標(biāo), 這就意味著，如果相關(guān)檔案發(fā)生泄露現(xiàn)象，將會(huì)嚴(yán)重影響國(guó)家的各項(xiàng)安全，因此需引起檔案管理人員的高度重視。
五、堅(jiān)持文檔一體化
在以往的檔案管理工作中，文檔分離的情況較為常見，表現(xiàn)為檔案管理人員往往把文件的前兩個(gè)階段和后兩個(gè)階段分別視為文件和檔案, 在對(duì)其進(jìn)行日常管理時(shí)，所采取的標(biāo)準(zhǔn)以及管理方法等并不一致, 造成文件在不同的運(yùn)動(dòng)階段中始終處于相對(duì)獨(dú)立的不良狀態(tài)，致使一些價(jià)值和意義重大的賬外文件始終處于失控狀態(tài)。隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛普及，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行日常檔案管理時(shí)能夠有效地克服文檔相對(duì)獨(dú)立化的情況, 這就要求各個(gè)檔案管理工作人員必須盡早地介入文件的生命周期，使相對(duì)獨(dú)立的檔案和文件兩個(gè)部分逐漸形成為一個(gè)相互聯(lián)系的有機(jī)整體, 以有效地確保文件信息的完整性。
綜上, 檔案管理人員要全面地掌握新時(shí)期對(duì)檔案管理所提出的新的要求和挑戰(zhàn),并要充分地結(jié)合本醫(yī)療機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況, 對(duì)日常工作方法和方式進(jìn)行有效的創(chuàng)新, 以更好地體現(xiàn)檔案管理工作的實(shí)際社會(huì)價(jià)值, 從而可以為人們提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。
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隨著我國(guó)高科技產(chǎn)業(yè)化進(jìn)程的逐漸加快，正在向信息網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化方向發(fā)展，這一切都使傳統(tǒng)的檔案管理模式與利用方式發(fā)生了深刻的變革。現(xiàn)如今，發(fā)展檔案管理工作越來越受重視，它將直接影響檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。因此我們要從觀念上對(duì)檔案管理工作有所更新，而采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)我國(guó)的和諧社會(huì)建設(shè)。
1.加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的重要性
1.1把握好檔案收集關(guān)
在當(dāng)今服務(wù)型社會(huì)的大環(huán)境下， 檔案館應(yīng)把國(guó)家和社會(huì)的具有保存價(jià)值的檔案資料接收入館，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案館應(yīng)向各級(jí)基層檔案管理部門下發(fā)通知，明確接收檔案的范圍、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)及要求，讓基層檔案管理部門向社會(huì)各界廣泛征集內(nèi)容豐富，有特色，有價(jià)值的檔案資料，及時(shí)修訂和完善各種檔案的歸類、整理、保存，從而達(dá)到豐富館藏檔案，為利用者良好服務(wù)的目的。
1.2檔案工作要走“特色”路
所謂特色檔案是指反映地方特色經(jīng)濟(jì)、特色歷史、特色文化以及風(fēng)土人情、自然區(qū)域特色等方面的檔案。檔案管理部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)館藏建設(shè)的“特色”性，認(rèn)真研究、分析本地區(qū)的特色檔案資源，廣泛征集、整理、保管，豐富館藏內(nèi)容， 優(yōu)化結(jié)構(gòu)，體現(xiàn)特色，打造精品。
1.3要正確處理好檔案館藏的質(zhì)量與數(shù)量關(guān)系
過去比較注重檔案數(shù)量的多少來衡量檔案館藏豐富與否，但多年館藏建設(shè)實(shí)踐來看，僅僅片面追求數(shù)量是不夠的，應(yīng)該豐富館藏， 改變館藏結(jié)構(gòu)單一、缺乏特色，案卷質(zhì)量不高等諸多發(fā)展檔案建設(shè)的不利因素，辯證的處理好數(shù)量與質(zhì)量的關(guān)系，按照《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定，多層次、多渠道征集和收集檔案資料，不斷優(yōu)化和豐富館藏建設(shè)。
2.企業(yè)檔案管理中存在的問題
2.1檔案管理工作執(zhí)行力不夠
企業(yè)的檔案管理工作對(duì)企業(yè)部門活動(dòng)具有輔助作用，對(duì)檔案的重視程度，決定了企業(yè)檔案工作的開展，檔案工作到位與否，從一個(gè)側(cè)面能反映出一個(gè)企業(yè)的整體素質(zhì)。但是大多數(shù)企業(yè)將檔案建立以后，很少查閱，并且在執(zhí)行過程中，也存在一些難度。特別是工程建設(shè)檔案，存在著重建設(shè)，輕檔案的現(xiàn)象。工程的前期圖紙資料還能上交檔案室，但在工程的施工過程中產(chǎn)生的檔案資料就不能及時(shí)上交檔案室，如工程的變更，竣工驗(yàn)收等資料。檔案人員在企業(yè)的基本建設(shè)工程中參與性不強(qiáng)，檔案的管理工作不能與工程的建設(shè)同步進(jìn)行，造成一些工程資料的丟失，影響歸檔率。有的雖然有資料，但有很大部分是復(fù)印件，影響了檔案的質(zhì)量。
2.2檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和管理水平不高
檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案工作質(zhì)量有決定性作用，檔案管理人員既要有很高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，又要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，還要有踏實(shí)肯干的實(shí)干精神和科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。但是在實(shí)際工作中，由于對(duì)檔案管理工作沒有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，在業(yè)務(wù)水平、文化程度、專業(yè)素質(zhì)上都有很大的差距，在管理手段方面，也比較陳舊，與時(shí)展脫節(jié)。這已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理的需要，如果企業(yè)想要提高檔案的管理水平，必須把提高管理人員的素質(zhì)放在第一位。
2.3檔案硬件設(shè)施老化
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理的諸多環(huán)節(jié)之中，管理水平在不斷的進(jìn)步。但是只有少數(shù)的企業(yè)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，多數(shù)還是采用手工整理。信息量小，檢索進(jìn)來也比較困難，利用和開發(fā)的價(jià)值不高。企業(yè)的檔案室建設(shè)不規(guī)范，檔案柜也老化，保密性大大降低，保管條件也極其簡(jiǎn)陋。引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時(shí)有發(fā)生，從而對(duì)檔案利用產(chǎn)生了不利影響。
3.新時(shí)期加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)建議
3.1加強(qiáng)培訓(xùn)，提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)
現(xiàn)代化的企業(yè)對(duì)檔案工作管理人員的政治素養(yǎng)、專業(yè)技能的要求越來越高。檔案管理的門類也在不斷的增加，檔案介質(zhì)也由紙質(zhì)迅速過渡為電子文檔與實(shí)物方案一體化保存；文書檔案由卷為保管單位到以件為保管單位等。新的情況將導(dǎo)致新的問題層出不窮，檔案人員也要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，提高自身的政治素質(zhì)，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的思想理論基礎(chǔ)。要博學(xué)多才，既懂檔案專業(yè)知識(shí)，又要懂行業(yè)管理知識(shí)，努力提高專業(yè)素質(zhì)及開拓創(chuàng)新能力，把握機(jī)遇，解放思想，以新思維對(duì)待新問題，以新思路和新對(duì)策解決出現(xiàn)的問題，努力把檔案管理工作提高到一個(gè)新水平。
3.2建立科學(xué)的檔案管理體系，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化
檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。規(guī)范檔案的管理機(jī)制，完善檔案的管理制度，是檔案管理的重中之重。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的科技含量和管理水平在不斷提高，所以有必要建立一個(gè)能與之相適應(yīng)的管理體系，并嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案管理流程。將各個(gè)部門、不同用途的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，讓檔案管理能與企業(yè)決策、管理同步發(fā)展。
3.3加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理
一是將部分傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文件資料轉(zhuǎn)變成電子文檔的形式，這樣數(shù)據(jù)生成以后，馬上會(huì)貯存在企業(yè)的數(shù)據(jù)庫之中，被檔案管理人員和其它部門技術(shù)人員所共享，能夠讓信息在企業(yè)內(nèi)部流通更暢通。二是在企業(yè)的管理活動(dòng)中，電子文件比傳統(tǒng)紙質(zhì)文件更方便，快捷，失誤率低，而工作效率會(huì)大大提高，電子繪圖會(huì)比手工繪制有更大的優(yōu)勢(shì)，它的設(shè)計(jì)、修改、查
詢比手工更方便、更準(zhǔn)確。三是企業(yè)傳統(tǒng)的檔案分類方法被打破，如聲像檔案、人事檔案、技術(shù)檔案等等，可以被企業(yè)的信息集成系統(tǒng)分成幾個(gè)管理模塊和流程。一份檔案信息可以被幾個(gè)管理系統(tǒng)所分享，計(jì)算機(jī)可以依照規(guī)定的指令，依據(jù)工作目的隨時(shí)設(shè)置和更改類目。
3.4擴(kuò)寬榮譽(yù)檔案的歸檔范圍
建立榮譽(yù)檔案，首先要確定歸檔范圍。一個(gè)單位的榮譽(yù)檔案主要是反映本單位各項(xiàng)工作在各個(gè)歷史時(shí)期所取得的成績(jī)，它的歸檔范圍應(yīng)以本單位或本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)的名義在各項(xiàng)比賽、評(píng)比、檢查、考核等工作活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書等實(shí)物為主。其歸檔范圍主要包括：以本單位名義參加各項(xiàng)活動(dòng)獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)知名人士來本單位參加表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)的題詞、書畫、照片、錄音帶、錄像帶等；本單位參加和召開的各種表彰大會(huì)所形成的錄音帶、錄像帶、照片、底片、光盤等，主要包括領(lǐng)導(dǎo)接見頒獎(jiǎng)視察慰問獲得榮譽(yù)的集體和個(gè)人，有先進(jìn)集體和個(gè)人介紹經(jīng)驗(yàn)、載譽(yù)歸來、外地外系統(tǒng)、取經(jīng)學(xué)習(xí)的活動(dòng)等內(nèi)容；本單位的科研成果證書及獎(jiǎng)牌等；其他與表彰獎(jiǎng)勵(lì)有關(guān)的實(shí)物等。
3.5統(tǒng)籌兼顧，做好檔案的保密與利用
日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。檔案的價(jià)值是通過利用來實(shí)現(xiàn)的，檔案管理人員的管理價(jià)值也要在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。檔案人員在提供利用的同時(shí)，要跟蹤利用效果，分析檔案的投入與產(chǎn)出的經(jīng)濟(jì)效益，并加以廣泛的宣傳，使公司領(lǐng)導(dǎo)
和員工認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案也是生產(chǎn)力，是寶貴的資產(chǎn)，同時(shí)對(duì)提高全員的檔案意識(shí)有積極的作用。檔案人員要勤于思考，多動(dòng)腦筋，分析、加工編研二次信息，服務(wù)企業(yè)中心工作。檔案主管部門也應(yīng)每年定期召開一次編研工作研討會(huì)，開展業(yè)務(wù)探討，交流檔案管理經(jīng)驗(yàn)，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作綜合效益的最大化。
【關(guān)鍵詞】 高校 學(xué)生檔案 管理 現(xiàn)狀 對(duì)策
【中圖分類號(hào)】 G47 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A 【文章編號(hào)】 1006-5962（2013）02（b）-0012-01
1 高校學(xué)生檔案管理工作存在的問題
1.1 學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容程式化，不符合時(shí)展需求
改革開放以來，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)都獲得了前所未有的進(jìn)步。傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理體制已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足時(shí)展的需要，給當(dāng)代大學(xué)生的檔案管理工作帶來了諸多不便。第一，傳統(tǒng)的檔案制定的內(nèi)容已經(jīng)不能滿足時(shí)展的需求，記錄的信息大多屬于無用信息，檔案管理人員做的工作大多無實(shí)際意義。不僅如此，用人單位和對(duì)大學(xué)生有用的信息往往沒有涉及，這些信息有大學(xué)生的學(xué)籍信息、錄取信息和黨團(tuán)材料等。當(dāng)大學(xué)生畢業(yè)工作以后，用人單位往往會(huì)在學(xué)校調(diào)集學(xué)生的個(gè)人成長(zhǎng)檔案，他們關(guān)注的主要信息是學(xué)生的成績(jī)和綜合素質(zhì)等。然而，高校提供的材料往往過于形式化、術(shù)語化沒有實(shí)際的意義，對(duì)于用人單位錄用人才也缺少參考價(jià)值，這就導(dǎo)致大學(xué)生的檔案失去了預(yù)期的價(jià)值，缺少現(xiàn)實(shí)意義。
1.2 管理手段落后， 效率低下
目前，還有很多高校的學(xué)生檔案是一種手工輸入的方式，缺乏對(duì)學(xué)生信息統(tǒng)計(jì)的具體系統(tǒng)軟件。然而，由于大學(xué)是一個(gè)學(xué)生更新速度非常快的場(chǎng)所，人員的變動(dòng)還具有典型的周期性。傳統(tǒng)的手工輸入的方式已經(jīng)無法滿足學(xué)校發(fā)展的需要，浪費(fèi)了大量的人力和物力。有時(shí)候還會(huì)因?yàn)楦咝n案管理人員的疏忽導(dǎo)致學(xué)生的信息出錯(cuò)，引起不必要的麻煩。此外，在對(duì)學(xué)生的個(gè)人信息進(jìn)行查詢時(shí)，需要一頁頁的翻閱，無法快速、有效、準(zhǔn)確的獲取，嚴(yán)重的影響了工作效率。為了適用時(shí)代的發(fā)展，必須采取必要的措施改善當(dāng)前高校檔案管理面臨的難題。
1.3 檔案管理脫離學(xué)生管理與學(xué)生本人情況，管理工作脫離實(shí)際，不能充分發(fā)揮檔案的功能
一般而言，學(xué)生的成長(zhǎng)檔案具有兩個(gè)非常關(guān)鍵的作用。其一，當(dāng)學(xué)生在學(xué)校的時(shí)候，學(xué)生的檔案是學(xué)生成長(zhǎng)和在學(xué)校表現(xiàn)的真實(shí)寫照。通過學(xué)生的檔案可以全面而真實(shí)的了解到每一位學(xué)生的個(gè)人信息，這也是老師和輔導(dǎo)員了解學(xué)生的主要渠道。此外，學(xué)生的成長(zhǎng)檔案對(duì)學(xué)生就業(yè)也具有重要的參考價(jià)值。用人單位可以通過學(xué)生的檔案信息了解學(xué)生在校的表現(xiàn)（獎(jiǎng)懲情況），各門學(xué)科的課程考試成績(jī)，一些等級(jí)證書（如：全國(guó)大學(xué)英語四六級(jí)考試、英語應(yīng)用能力考試、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試、普通話水平測(cè)試等）的考試成績(jī)，個(gè)人特長(zhǎng)和能力等，幫助用人單位正確的選取所需要的人才。當(dāng)學(xué)生準(zhǔn)備到行政機(jī)關(guān)或者繼續(xù)深造時(shí)，學(xué)生的表現(xiàn)也是考核的一個(gè)重要的指標(biāo)。眾所周知，學(xué)生要想進(jìn)入政府機(jī)關(guān)一個(gè)重要的環(huán)節(jié)就是政審，只有政審合格后才能被錄用。但是，通過對(duì)當(dāng)前高校的檔案工作研究發(fā)現(xiàn)，學(xué)生的檔案信息過于形式化、術(shù)語化、統(tǒng)一化，體現(xiàn)不了學(xué)生的特色與個(gè)性。此外，檔案的移交工作做得相當(dāng)欠缺，有些部門將重要的檔案放在自己的辦公室，根本不交給檔案館保管，有些高校還存在遺失學(xué)生檔案的情況，沒有真正的做好學(xué)生的檔案管理工作。
2 改進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策
2.1 鼓勵(lì)建設(shè)開發(fā)，豐富檔案內(nèi)容
要做好高校檔案的管理工作，應(yīng)當(dāng)賦予高校一定的自由權(quán)利，支持高校正確的定位，立足于自己的特色，根據(jù)社會(huì)的需要以及時(shí)代的發(fā)展，在建設(shè)學(xué)校的特色專業(yè)，培養(yǎng)專業(yè)人才的同時(shí)，還要做好學(xué)生的檔案管理工作，在學(xué)生檔案管理工作上一方面應(yīng)當(dāng)遵守相應(yīng)的法律法規(guī)，另一方面還要深入的探索，打造一個(gè)真實(shí)、全面、個(gè)性的檔案信息。
2.2 應(yīng)用現(xiàn)代科技，拓展檔案服務(wù)
由于我國(guó)教育體制不斷的發(fā)展、完善，時(shí)代的發(fā)展對(duì)于學(xué)生的素質(zhì)與能力的要求也發(fā)生了一系列的變化，傳統(tǒng)的手寫紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足時(shí)展的需要，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及對(duì)電子檔案的需求也越來越迫切。高校招生和用人單位對(duì)學(xué)生電子檔案的需求也直接促進(jìn)電子檔案的發(fā)展。此外，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)的提高，各種掃描工具的進(jìn)步，使得電子檔案的建立也越來越現(xiàn)實(shí)，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的不斷改革進(jìn)步，各種服務(wù)網(wǎng)站的兼容都為學(xué)生電子檔案的建立提供了可能。同時(shí)，電子檔案的建立將大大的減輕檔案登記和管理的負(fù)擔(dān)，提高員工的工作效率和學(xué)生檔案信息的利用效率。
2.3 大力開展學(xué)生檔案的開發(fā)利用工作
之所以要進(jìn)行學(xué)生檔案信息的開發(fā)，是因?yàn)榻W(xué)生電子檔案的需要。同時(shí)，這也是高校學(xué)生檔案管理人員義不容辭的責(zé)任。為了降低學(xué)生電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)難度，高校檔案管理人員可以采取化整為零的方式，根據(jù)學(xué)生的零散信息進(jìn)行歸類，然后分類存儲(chǔ)管理。這種分類的管理方式，一方面大大的提高了電子檔案建立的效率，另一方面也方便了學(xué)生以及其他相關(guān)人員對(duì)學(xué)生檔案的查詢與導(dǎo)出。研究表明，一個(gè)完善的學(xué)生檔案管理能夠?yàn)閷W(xué)校開展教學(xué)活動(dòng)、培養(yǎng)學(xué)生提供重要的參考和輔助作用。由于學(xué)生的檔案一般涉及到學(xué)生在大學(xué)里的表現(xiàn)，這種表現(xiàn)是一種綜合性的表現(xiàn)，不僅僅涉及到學(xué)生的文化成績(jī)，還包含了學(xué)生的個(gè)人成長(zhǎng)和能力，參加的比賽和榮譽(yù)，以及受到的獎(jiǎng)懲等相關(guān)信息。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)深入學(xué)生的日常生活，了解學(xué)生的動(dòng)態(tài)信息。學(xué)生的檔案信息還具有重要的作用。例如，將學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況反饋給班主任，有利于班主任合理的利用人才，做好班級(jí)的管理工作；將學(xué)生的成績(jī)反饋給任課老師，有利于老師了解學(xué)生的基礎(chǔ)，以便更加具有針對(duì)性的開展教學(xué)工作，提高教學(xué)的實(shí)際效果。此外，將學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況反饋給輔導(dǎo)員，還有助于其做好年終的學(xué)生考核工作，提高工作的效率，不僅如此，還保證了考核工作的公平性。當(dāng)然，學(xué)生檔案的建立還可以反映出學(xué)生的思想道德素質(zhì)，充分的發(fā)揮榜樣的力量帶動(dòng)學(xué)生的整體進(jìn)步。比如，高校檔案管理人員可以將獲得國(guó)家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金、省市級(jí)獎(jiǎng)項(xiàng)的同學(xué)事跡進(jìn)行廣泛宣傳，讓更多的學(xué)生學(xué)習(xí)他們的事跡，促進(jìn)學(xué)生整體素質(zhì)的提高。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：特色檔案；內(nèi)涵；建設(shè)；利用
武漢航道學(xué)校是交通部長(zhǎng)江航道局所屬的全國(guó)唯一的一所培養(yǎng)內(nèi)河航道專業(yè)人才的中等職業(yè)學(xué)校，創(chuàng)建于1976年9月。本文從學(xué)校三十余年辦學(xué)歷程中對(duì)各門類檔案的整理心得入手，對(duì)于如何建設(shè)、利用與管理中職學(xué)校特色檔案，進(jìn)行全面闡述。
一、中職學(xué)校特色檔案的內(nèi)涵與實(shí)質(zhì)
表面的理解，“特色”就是指事物具有獨(dú)特的色彩、風(fēng)格、內(nèi)容及其特征、特性、內(nèi)涵等。就檔案工作而言，主要是指與本單位工作有關(guān)的、具有一定的內(nèi)容特征的檔案集合。對(duì)不同的單位，其特色檔案的內(nèi)容與形式會(huì)有許多不同的情況，每個(gè)單位都會(huì)有各自的工作特色。
檔案工作及檔案材料要有特色，可用“人無我有、人有我優(yōu)、人優(yōu)我特”的形式來表現(xiàn)。以武漢航道學(xué)校特色檔案建設(shè)為例，學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展、創(chuàng)建湖北省重點(diǎn)學(xué)校、申辦全國(guó)航道職工教育培訓(xùn)中心、全國(guó)職工教育培訓(xùn)優(yōu)秀示范點(diǎn)，申辦航海教育培訓(xùn)資質(zhì)，走職工培訓(xùn)教育為主，學(xué)歷教育為輔，航道職工培訓(xùn)與海船船員培訓(xùn)相結(jié)合的發(fā)展之路，為學(xué)校的特色檔案管理提供了重要源泉和活力。為適應(yīng)學(xué)校各項(xiàng)工作的需要，檔案部門在檔案的收集內(nèi)容、管理方式、信息的開發(fā)、利用服務(wù)、文件匯編等方面都反映出與其它航道單位的不同。檔案工作圍繞學(xué)校教學(xué)、培訓(xùn)等工作，開展了特色檔案的建設(shè)和管理。以學(xué)校的建設(shè)發(fā)展為核心，按照“整理—開發(fā)—利用”三個(gè)層面，在做好學(xué)校檔案工作日常管理的基礎(chǔ)上，提煉、完善亮點(diǎn)材料，整合檔案特色資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展服務(wù)，力爭(zhēng)特色檔案建設(shè)與學(xué)校建設(shè)協(xié)調(diào)一致，促進(jìn)學(xué)校可持續(xù)發(fā)展。
二、中職學(xué)校特色檔案工作的建設(shè)、利用和管理
中職學(xué)校的特色檔案建設(shè)，可結(jié)合本單位的情況，圍繞學(xué)校重點(diǎn)工作，檔案部門根據(jù)自已的人、財(cái)、物等條件有選擇性地從以下幾點(diǎn)進(jìn)行。
2.1 特色檔案材料的收集整理
針對(duì)反映學(xué)校亮點(diǎn)材料開展收集整理工作，彰顯檔案特色。特色檔案的內(nèi)容可結(jié)合學(xué)校的教學(xué)、科研及管理工作，凡是在歸檔材料中能反映學(xué)校亮點(diǎn)和成果的，其它航道系統(tǒng)內(nèi)單位不具備的，學(xué)校獨(dú)自特有的內(nèi)容，都可以作為特色檔案來進(jìn)行收集整理。航道學(xué)校現(xiàn)將以下內(nèi)容檔案材料納入特色檔案收集范圍：
1.反映學(xué)生各種職業(yè)技能和水平考試的文件材料，如各工種職業(yè)鑒定考審批材料，海船船員培訓(xùn)證書申報(bào)材料及成績(jī)等各種職業(yè)技能考試達(dá)到一定水平的材料。
2.反映歷屆學(xué)生錄取、學(xué)籍、畢業(yè)及就業(yè)信息的文件材料
3.學(xué)校重要資產(chǎn)證書材料（如房產(chǎn)證、土地證、車輛使用相關(guān)證照等）。
4.教師公開出版的專著、教材，以及為適應(yīng)教學(xué)需要組織編寫的內(nèi)部培訓(xùn)資料。
5.反映學(xué)校師資力量的各類教師資格證書復(fù)印件。
6.反映學(xué)校辦學(xué)資質(zhì)的文件材料。
7.學(xué)校及教師在教學(xué)、科研、管理工作中獲省部級(jí)以上獎(jiǎng)勵(lì)證書、獎(jiǎng)牌實(shí)物檔案等。
8.學(xué)校教學(xué)科研活動(dòng)中產(chǎn)生的影音資料。
9.學(xué)校完成的科研課題。
以上文件材料反映了一個(gè)學(xué)校的管理水平、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)科研水平、教學(xué)質(zhì)量、學(xué)生的素質(zhì)培養(yǎng)，教師的專業(yè)技能等各方面。
如：歷屆學(xué)生學(xué)籍信息。在2009年學(xué)校申報(bào)湖北省檔案目標(biāo)管理AA級(jí)時(shí)，有一位評(píng)審組的專家上世紀(jì)80年代曾在校進(jìn)行過為期三個(gè)月的短期培訓(xùn)，在對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行抽查的時(shí)候，看到自己當(dāng)年的學(xué)籍卡，整個(gè)專家組對(duì)學(xué)校檔案的完整性有了高度的評(píng)價(jià)，對(duì)學(xué)校檔案管理工作通過AA級(jí)評(píng)審起到了很好的推動(dòng)作用。檔案部門在歷屆學(xué)生錄取、學(xué)籍、畢業(yè)及就業(yè)信息的基礎(chǔ)上編制了《航校學(xué)子名冊(cè)》，還收集了大量畢業(yè)后在各領(lǐng)域從事各種職業(yè)的成功畢業(yè)生信息，在學(xué)校二十年、三十校慶活動(dòng)中，將歷屆學(xué)生畢業(yè)照與畢業(yè)多年后的工作照制成展板，成為校慶活動(dòng)中的一大亮點(diǎn)。
2.2 特色檔案材料的編研開發(fā)
檔案管理的根本就是利用，檔案人員不能只重管理，而是應(yīng)該管理與利用并重，沒有利用價(jià)值的檔案，就沒有任何意義。而檔案人員最重要的工作就是從庫存檔案的大海中，提煉出發(fā)光的珍珠，讓廣大利用者都能得到想要的，甚至是出乎他們意料之外的珍貴寶藏，而不是讓利用者們親自在一堆堆的檔案中去尋找。這個(gè)提煉的過程就是檔案的編研開發(fā)。
多年來檔案部門的編研成果，通常以紅頭文件匯編的數(shù)量來衡量，編研的內(nèi)容形式單一，大多是各類文件的匯集。現(xiàn)在隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，只要采用了檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)管理檔案，查找一份紅頭文件已是非常容易的事，利用檔案計(jì)算機(jī)管理軟件的查找功能，編輯各種專題文件目錄匯編，只要不嫌紙張浪費(fèi)，要多少就可打印多少。各種紅頭文件不論是本單位的發(fā)文，還是上級(jí)機(jī)關(guān)的來文，在“OA”辦公系統(tǒng)都可找到，紅頭文件匯編已不是難事。而開展學(xué)校亮點(diǎn)材料的匯編和編輯，匯編文件的內(nèi)容具有學(xué)校工作的特點(diǎn)、特色，對(duì)學(xué)校具有特定的參考價(jià)值和使用價(jià)值，這才是學(xué)校特色檔案內(nèi)容的一部份。
檔案部門要在做好日常檔案工作的基礎(chǔ)上，從各部門移交的歸檔材料中，發(fā)現(xiàn)和挖掘一些能反映學(xué)校亮點(diǎn)工作和特色工作的文件。對(duì)收集可用的材料，確定主題，分類編目、分層提煉、適當(dāng)增加簡(jiǎn)單文字說明、配有相應(yīng)的原始檔案素材。
特色材料文件匯編不是單純的文件匯集，它是一種成果的提煉和加工，匯編內(nèi)容要有層次性、有條理性的，即有文字說明、又有數(shù)據(jù)匯總表，同時(shí)還有一定檔案原始資料支撐，它是檔案編纂內(nèi)容的一部份。
2011年，長(zhǎng)江航道局開展《當(dāng)代長(zhǎng)江航道發(fā)展史》編纂工作，到學(xué)校進(jìn)行調(diào)研，學(xué)校檔案部門提供了以文字、圖表、聲像為主的大量反映學(xué)校辦學(xué)歷程的史料，調(diào)研專家組對(duì)學(xué)校二十年、三十年校慶專題集表現(xiàn)出了濃厚的興趣，這兩本專題集正是在廣泛收集相關(guān)檔案史料的基礎(chǔ)上對(duì)學(xué)校建設(shè)的曲折經(jīng)歷，學(xué)校發(fā)展的堅(jiān)苦歷程，學(xué)校辦學(xué)的豐碩成果等方面進(jìn)行了全面而詳實(shí)的闡述，相信在不久的將來，能在《當(dāng)代長(zhǎng)江航道發(fā)展史》（正在編寫）相關(guān)章節(jié)中尋找到學(xué)校特色檔案發(fā)揮的作用。
2.3 特色檔案材料的利用服務(wù)
檔案的生命是利用，如何提供利用，服務(wù)學(xué)校中心工作，是一個(gè)值得探討的課題，首先是要改變觀念，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，尤其是特色檔案的利用服務(wù)。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案利用模式在這個(gè)辦公高度現(xiàn)代化的時(shí)代已經(jīng)逐漸被弱化，人們會(huì)更多地借助網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代化辦公平臺(tái)等途徑獲取信息，普通公文自助式查詢隨著辦公數(shù)字化程度的提高越來越成為可能。檔案人員已經(jīng)從以前的紙質(zhì)目錄中抬起了頭，從一排排檔案箱柜中直起了腰，從簡(jiǎn)單的手工作業(yè)中解脫出來了，檔案人員有更充裕的時(shí)間，更精良的設(shè)備，更先進(jìn)的技術(shù)，提高檔案利用服務(wù)的廣度和深度。特色檔案利用服務(wù)，正是檔案人員可以施展才華的大好天地。因?yàn)樘厣珯n案是特別的、不具備共性特征的檔案，其利用潛能不可估量。檔案人員在管理好、開發(fā)好特色檔案的同時(shí)，也要有主動(dòng)宣傳主動(dòng)服務(wù)的工作理念。
古語云：“酒香不怕巷子深”，其實(shí)不然，檔案部門將特色檔案整理得再規(guī)范，編研開發(fā)得再深入，如果缺乏宣傳和服務(wù)意識(shí)，可以說整理和編研都是做的無用功。不能等著利用者自己找上門來，而是要主動(dòng)展示檔案工作成果和特色，主動(dòng)服務(wù)于學(xué)校的各項(xiàng)工作，從而體現(xiàn)檔案工作的價(jià)值。
以學(xué)校特色檔案為干部人事檔案工作服務(wù)為例。檔案部門收集的檔案材料涵蓋學(xué)校工作的各個(gè)方面，包括干部人事任免，教職工獲得各種省部級(jí)以上榮譽(yù)等。在收集檔案的同時(shí)，檔案部門對(duì)組織機(jī)構(gòu)圖進(jìn)行實(shí)時(shí)更新與完善，對(duì)榮耀室展出實(shí)物檔案定期替換，針對(duì)學(xué)校及個(gè)人所獲榮譽(yù)，每年編制優(yōu)秀人物集。這些針對(duì)特色檔案所開展的工作在近年來黨群部門、人事部門開展的干部人事檔案規(guī)范化管理工作中起到了良好的輔助作用。
如：學(xué)校檔案部門選派專職檔案管理人員，協(xié)助干部人事檔案管理部門進(jìn)行規(guī)范化整理工作，主動(dòng)提供干部檔案中的任職時(shí)間、任免文件，職工個(gè)人獲得榮譽(yù)及獎(jiǎng)項(xiàng)，職工個(gè)人“三齡一歷”確認(rèn)依據(jù)等，有些缺失的項(xiàng)目在檔案部門的特色檔案中找到了原始依據(jù)。
2.4特色檔案材料的規(guī)范化管理
近年來，隨著學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作關(guān)注度的不斷增強(qiáng)，對(duì)檔案工作的投入力度逐漸加大，2009年學(xué)校通過了湖北省檔案規(guī)范管理AA級(jí)審核，學(xué)校檔案工作更進(jìn)一步趨向規(guī)范化管理。近幾年通過多次的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，學(xué)校檔案工作已取得一定成效，現(xiàn)各部門領(lǐng)導(dǎo)都非常重視檔案工作，按照學(xué)校檔案工作規(guī)定，進(jìn)行“四同步”管理，在每一項(xiàng)工作結(jié)束后，都主動(dòng)按時(shí)將各種文件材料整理歸檔。在此基礎(chǔ)上，檔案部門主動(dòng)配合教務(wù)處、學(xué)工處、職工培訓(xùn)處、船員培訓(xùn)中心、招生就業(yè)指導(dǎo)中心等特色檔案產(chǎn)生的重點(diǎn)部門開展工作，不斷改進(jìn)特色文件資料的規(guī)范化管理，把檔案工作融入學(xué)校的教學(xué)管理、質(zhì)量監(jiān)控、學(xué)生管理、人事管理等各個(gè)工作環(huán)節(jié)中。
如：對(duì)教學(xué)部門的歸檔材料如試卷、教案、教師工作手冊(cè)、學(xué)生實(shí)訓(xùn)手冊(cè)，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)題、名稱、編號(hào)模式。即方便了部門歸檔，又規(guī)范了部門文件材料的管理和檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)招生畢業(yè)部門及培訓(xùn)部門提供的歸檔材料根據(jù)實(shí)際情況新增了中職及繼續(xù)教育學(xué)員畢業(yè)證書號(hào)碼，對(duì)學(xué)生獲得的海船船員各類證書號(hào)碼也進(jìn)行了存檔，在證書號(hào)碼可以代替證書原件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查詢的當(dāng)今社會(huì)，檔案部門所留存的完整的證書號(hào)碼信息，可以為不慎遺失證書的學(xué)員在補(bǔ)辦證書時(shí)提供最有力的依據(jù)。
特色就是創(chuàng)新，特色檔案的建設(shè)、利用與管理，是新時(shí)期對(duì)檔案工作提出的新的要求，每個(gè)行業(yè)都有自己的特色和亮點(diǎn)，檔案人員要有一雙慧眼，尋找和挖掘出蘊(yùn)藏在檔案材料中的寶藏；檔案人員要有一種沉靜的心態(tài)，開發(fā)和提煉出高質(zhì)量的編研成果。只有這樣，才能做好特色檔案的建設(shè)、利用和管理工作。檔案工作必需做出自己的特色，才能從學(xué)校的后臺(tái)末梢工作轉(zhuǎn)移到參與學(xué)校的前沿管理工作；才能從單純檔案收集、整理、保管、利用轉(zhuǎn)化為主動(dòng)為學(xué)校的重點(diǎn)工作服務(wù)；才能使檔案人員的工作能力和水平得到充分發(fā)揮和展示，檔案工作從無“為”、 無“位”，到有“為”，有“為”才會(huì)有“地位”。
參考文獻(xiàn)：
[1] 謝菁. 加強(qiáng)職業(yè)學(xué)校檔案管理的具體做法[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2011，（09）.
1運(yùn)動(dòng)員檔案管理存在的問題
每名運(yùn)動(dòng)員都有屬于自己的檔案，每個(gè)檔案內(nèi)部都包含每名運(yùn)動(dòng)員的詳細(xì)信息，運(yùn)動(dòng)員的檔案關(guān)系到日后運(yùn)動(dòng)員在社會(huì)中的發(fā)展。因此對(duì)運(yùn)動(dòng)員檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理和整合是必須要做好的工作，這對(duì)于我國(guó)體育事業(yè)的發(fā)展起到重要作用。根據(jù)目前的狀況來看，運(yùn)動(dòng)員檔案管理工作中還存在很多問題，這給我國(guó)體育事業(yè)管理運(yùn)動(dòng)員的過程中帶來很大的挑戰(zhàn)。以下是對(duì)運(yùn)動(dòng)員檔案管理工存在的問題分析：1.1管理模式和管理思想落后。近年來我國(guó)事業(yè)單位在不斷發(fā)展和改革，運(yùn)動(dòng)員在錄用方面的形式也相對(duì)發(fā)生改變，目前主要的錄用形式是擇優(yōu)錄取。在這種改革模式下，運(yùn)動(dòng)員的檔案管理工作也要順應(yīng)當(dāng)前形式進(jìn)行改革，在檔案管理人員自身素質(zhì)方面也要提高要求。但是從目前的狀況來看，運(yùn)動(dòng)員檔案管理人員并沒有提高自身素質(zhì)、優(yōu)化檔案管理模式，多數(shù)管理人員工作積極性不高，嚴(yán)重缺乏主動(dòng)創(chuàng)新精神，不能做到積極主動(dòng)配合當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，在這類員工的帶動(dòng)下，檔案管理模式和管理思想嚴(yán)重落后。1.2檔案室基礎(chǔ)建設(shè)薄弱。運(yùn)動(dòng)員檔案管理工作復(fù)雜，需要多種程序進(jìn)行配合才能夠做到檔案的優(yōu)質(zhì)管理。檔案管理需要配備專用的檔案室，并且需要一些先進(jìn)設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行整合。目前多數(shù)單位對(duì)檔案管理重視度不夠，檔案管理部門經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，無法引進(jìn)整合檔案需要的先進(jìn)設(shè)備，甚至有部分單位沒有配備專用的檔案管理室，檔案管理形式多數(shù)是依靠人工來錄入和整理，這種方式會(huì)使檔案管理過程中出現(xiàn)嚴(yán)重的誤差，甚至容易造成檔案丟失。由此可以看出當(dāng)前檔案室基礎(chǔ)建設(shè)仍處于薄弱狀態(tài)。1.3管理人員缺乏培訓(xùn)和交流。管理人員在運(yùn)動(dòng)員檔案管理工作中占據(jù)重要位置，管理人員自身素質(zhì)和管理水平直接影響到運(yùn)動(dòng)員檔案管理質(zhì)量。從實(shí)際管理中可以看出，目前檔案管理部門的多數(shù)管理人員都是兼職人員，有的甚至是從單位其它部門調(diào)過來的員工，因此員工嚴(yán)重缺乏檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，在運(yùn)動(dòng)員檔案管理的過程中知識(shí)根據(jù)自己的直觀感受和對(duì)表面知識(shí)的理解進(jìn)行檔案管理，這種管理方式會(huì)加大運(yùn)動(dòng)員檔案管理難度，提高檔案管理出錯(cuò)率。1.4歸檔材料收集難、不及時(shí)。運(yùn)動(dòng)員檔案的管理，其相關(guān)材料的數(shù)量巨大，在實(shí)際的工作中，對(duì)材料的收集和歸檔經(jīng)常出現(xiàn)問題。由于對(duì)檔案的重要性及歸檔材料意識(shí)缺乏必要的宣傳，運(yùn)動(dòng)員檔案材料因項(xiàng)目不同、年齡差異、訓(xùn)練比賽等因素比較分散，收集比較困難。因此，教練員、隨隊(duì)干事、隊(duì)醫(yī)、科研人員對(duì)于檔案重要性認(rèn)識(shí)程度不夠，沒有歸檔材料收集和主動(dòng)歸檔的意識(shí)，導(dǎo)致運(yùn)動(dòng)員檔案材料缺失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
2加強(qiáng)運(yùn)動(dòng)員檔案管理的有效途徑
運(yùn)動(dòng)員檔案管理對(duì)運(yùn)動(dòng)事業(yè)合理化發(fā)展的重要性是有目共睹的，保證管理措施的先進(jìn)性和科學(xué)性，是人們需要重點(diǎn)注意的問題，只有這樣才能夠保證運(yùn)動(dòng)員的檔案管理工作順利進(jìn)行。針對(duì)上文中總結(jié)的問題，下面本文提出了一些加強(qiáng)運(yùn)動(dòng)員檔案管理的幾點(diǎn)建議，為我國(guó)運(yùn)動(dòng)員檔案管理工作的發(fā)展和改進(jìn)提供參考。2.1廣泛宣傳，提高檔案意識(shí)。宣傳運(yùn)動(dòng)員檔案管理的重要性。運(yùn)動(dòng)員檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)且極為重要，艱苦而又默默無聞的工作，管理者應(yīng)提高各方面的素質(zhì)，端正工作態(tài)度，加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，提高政治素質(zhì)和工作的責(zé)任感、積極性。提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)水平和敏感度通過座談會(huì)等各種形式，宣傳檔案工作，提高廣大運(yùn)動(dòng)員、教練員和干部隊(duì)伍的檔案意識(shí)，使他們意識(shí)到運(yùn)動(dòng)員檔案是受法律保護(hù)的，是關(guān)系到運(yùn)動(dòng)員自身成長(zhǎng)、成才以至退役工作的大事，是關(guān)系到國(guó)家體育事業(yè)的大事。培養(yǎng)歸檔意識(shí)。一經(jīng)形成就應(yīng)盡快歸人其檔案中去，運(yùn)動(dòng)員、教練員及管理干部隊(duì)伍應(yīng)有意識(shí)地將新形成的材料收集齊全，盡快送到檔案管理部門去，以防材料遺失。2.2充實(shí)檔案內(nèi)容，提高檔案利用價(jià)值。重視“特色材料”。從運(yùn)動(dòng)員進(jìn)隊(duì)開始，就應(yīng)有意識(shí)的充實(shí)運(yùn)動(dòng)員“特色材料”，如可以填寫《運(yùn)動(dòng)員人省隊(duì)前比賽情況登記表》、《運(yùn)動(dòng)員比賽成績(jī)登記表》等等。而這些材料應(yīng)作為一項(xiàng)重要內(nèi)容按時(shí)填寫，及時(shí)歸檔。檔案管理者要與相關(guān)部門或單位加強(qiáng)溝通與協(xié)作，擴(kuò)大范圍。要擴(kuò)大國(guó)內(nèi)外名運(yùn)動(dòng)員檔案材料的收集范圍，對(duì)名運(yùn)動(dòng)員在訓(xùn)練、比賽、等各種活動(dòng)中形成的對(duì)其自身與體育事業(yè)發(fā)展有用的材料都應(yīng)收集。2.3完善檔案管理制度。依據(jù)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》以及干部人事檔案管理規(guī)章制度，完善運(yùn)動(dòng)員檔案材料的收集、鑒別、歸檔制度及檔案的整理、轉(zhuǎn)遞、查借閱、統(tǒng)計(jì)制度．按制度辦事，做到日常工作制度化、規(guī)范化，杜絕收集不齊全，內(nèi)容不完整，歸檔不及時(shí)，整理、轉(zhuǎn)遞不規(guī)范的現(xiàn)象。在此基礎(chǔ)上，利用電子計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、縮微復(fù)制技術(shù)、傳真機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)運(yùn)動(dòng)員檔案管理的現(xiàn)代化。比如，利用干部人事檔案管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行各項(xiàng)管理丁作等。2.4提高服務(wù)意識(shí)。管理人員服務(wù)意識(shí)的低下對(duì)于檔案工作的影響是極為嚴(yán)重的，因此，在現(xiàn)代運(yùn)動(dòng)員檔案管理過程中，需要針對(duì)其服務(wù)意識(shí)做出有效提高。檔案管理工作者應(yīng)變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，主動(dòng)了解各運(yùn)動(dòng)項(xiàng)目的特點(diǎn)和各種賽事情況，利用檔案為運(yùn)動(dòng)訓(xùn)練和比賽服務(wù)。改變服務(wù)對(duì)象的單一性。要積極適應(yīng)新形勢(shì)的要求，在不違反保密規(guī)定的前提下，改變運(yùn)動(dòng)員檔案只為人事部門、教練員等干部隊(duì)伍服務(wù)的狀況，要為運(yùn)動(dòng)員服務(wù)，如可以建立運(yùn)動(dòng)員基本信息數(shù)據(jù)庫為運(yùn)動(dòng)員開放。
運(yùn)動(dòng)管理體制的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，是體育事業(yè)能夠得以持續(xù)進(jìn)步的主要推動(dòng)力量。運(yùn)動(dòng)員檔案管理方式的落后，對(duì)于體育事業(yè)的進(jìn)步影響嚴(yán)重。面對(duì)當(dāng)今國(guó)際體育發(fā)展現(xiàn)狀，全面加強(qiáng)體育系統(tǒng)管理體制的完善是非常必要的，也是促進(jìn)體育術(shù)業(yè)發(fā)展國(guó)際化的關(guān)鍵手段。針對(duì)現(xiàn)階段運(yùn)動(dòng)員檔案管理工作中存在的問題，需要采取積極的態(tài)度，保證與現(xiàn)代管理技術(shù)相融合，以先進(jìn)的管理理念對(duì)其進(jìn)行全面分析，強(qiáng)化檔案管理體系創(chuàng)新意識(shí)，大力發(fā)展適時(shí)的、適用的運(yùn)動(dòng)員檔案管理途徑。
作者:孫秀英 單位:黑龍江省田徑運(yùn)動(dòng)管理中心
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；企業(yè)；檔案管理；規(guī)范
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息化時(shí)代的不斷進(jìn)步，企業(yè)檔案管理也面臨著新的形勢(shì)，但是企業(yè)檔案管理工作還是需要一個(gè)規(guī)范的。而在《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中規(guī)范了企業(yè)檔案的管理工作，提出了管理和觀念創(chuàng)新的要求，并且要求領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)檔案管理加以重視以及要求企業(yè)全體員工都參與到其中。企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范的執(zhí)行是保證檔案完整與齊全的重要手段，是推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作和觀念創(chuàng)新的力量。因此，在新的形勢(shì)之下加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案的管理是非常重要的，而企業(yè)管理工作的規(guī)范在企業(yè)檔案管理工作中就顯得更為重要了。從企業(yè)檔案管理工作規(guī)范的一些要求進(jìn)行研究分析，從而了解企業(yè)檔案管理工作規(guī)范在企業(yè)檔案管理中的重要性。
1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視
在現(xiàn)代企業(yè)制度節(jié)約成本的要求之下，很多的企業(yè)為了提高效益都將很多不能帶來效益的工作摒棄了。由于檔案管理不能立即為企業(yè)帶來高的效益，所以很多的企業(yè)都不太重視檔案的管理工作。但是，在《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中要求領(lǐng)導(dǎo)必須重視檔案管理的工作。領(lǐng)導(dǎo)是一個(gè)企業(yè)的中心，若是領(lǐng)導(dǎo)都沒有重視檔案的管理，那么企業(yè)的員工更加不會(huì)將企業(yè)的檔案管理當(dāng)一回事。為了讓整個(gè)企業(yè)都重視檔案的管理工作，首先要做的就是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視，不僅要一個(gè)企業(yè)都對(duì)其加以重視，還必須讓直接進(jìn)行檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)明白其重要性。而在企業(yè)中貫徹落實(shí)這一要求不僅可以讓企業(yè)更加地重視檔案管理工作，讓領(lǐng)導(dǎo)也更加地重視檔案管理工作以及明白其重要性，還能讓企業(yè)員工更進(jìn)一步了解企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范。
2成立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)
在加強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視以后，成立一個(gè)專門的檔案管理部門是必不可少的一個(gè)任務(wù)。成立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視的直觀表現(xiàn)，同時(shí)對(duì)企業(yè)的員工重視檔案管理工作也會(huì)產(chǎn)生直接的影響。除了能夠讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和全體員工都更加地重視檔案管理之外，一個(gè)專門的檔案管理結(jié)構(gòu)是進(jìn)行檔案管理工作規(guī)范宣傳的一個(gè)重要根據(jù)地，有了這樣一個(gè)機(jī)構(gòu)之后才能在企業(yè)中更加地貫徹檔案管理工作的規(guī)范。
3督促全體員工參與其中
在企業(yè)進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，除了專門進(jìn)行管理工作的人員必須參與到檔案管理的工作中以及必須重視檔案管理這一工作之外，企業(yè)的全體員工都有義務(wù)與權(quán)力參與到其中。在《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中提出了企業(yè)的全體人員都要參與到檔案管理工作中去這一要求。對(duì)于企業(yè)的檔案管理而言，光靠企業(yè)檔案管理的工作人員對(duì)一些資料進(jìn)行收集并不能完全保證所有的資料都非常的齊全，而若是全體員工都有企業(yè)檔案管理的意識(shí)并且能積極地將自己手上有的資料交給檔案管理部門。這樣一來，就能夠保證企業(yè)的檔案更加地完整與齊全。而除了能夠保證檔案更加的完整與齊全之外，也使得檔案管理工作規(guī)范在企業(yè)的檔案管理工作中得到了進(jìn)一步的實(shí)施。
4加強(qiáng)企業(yè)檔案管理和觀念的創(chuàng)新
在企業(yè)檔案管理的工作規(guī)范中，企業(yè)檔案管理和觀念的創(chuàng)新是企業(yè)檔案管理要求中最重要的一項(xiàng)。而企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新在現(xiàn)在企業(yè)檔案管理所面臨的新形勢(shì)下是一項(xiàng)必不可少的工作。不僅如此，檔案管理的創(chuàng)新在檔案管理工作規(guī)范中一直以來都是受到重視的一項(xiàng)要求。而現(xiàn)在企業(yè)的檔案管理正面臨這信息化時(shí)代，很多的管理手段都隨著信息化的進(jìn)步而不斷地在進(jìn)步與創(chuàng)新。比如，在這樣一個(gè)信息化的時(shí)代，很多的企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候都已經(jīng)利用了信息化時(shí)代的一大特色———計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)。而除了這樣之外，企業(yè)檔案管理這一部分都還在不斷地發(fā)展與進(jìn)步，很多與時(shí)代相關(guān)的元素都被檔案管理利用了起來。這樣不僅讓企業(yè)的檔案管理在新的形勢(shì)之下能夠接受新形勢(shì)的挑戰(zhàn)，還能在新形勢(shì)下去進(jìn)行創(chuàng)新，而這也正是檔案管理工作規(guī)范中所要求的。除了在管理方面必須創(chuàng)新之外，企業(yè)檔案管理的觀念也需要不斷地創(chuàng)新。而觀念的創(chuàng)新也是在時(shí)代與新的形勢(shì)的背景下出現(xiàn)的。以前，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，被管理的檔案都是以紙質(zhì)的檔案進(jìn)行保存的，但是時(shí)代在變遷也在進(jìn)步，而對(duì)于現(xiàn)在的信息時(shí)代而言，很多的企業(yè)都已經(jīng)不再采用紙質(zhì)的檔案進(jìn)行檔案的管理與保存了。現(xiàn)在很多的企業(yè)都將檔案電子化，然后進(jìn)行管理與保存。而這些對(duì)企業(yè)以前都采用的紙質(zhì)檔案而言，在觀念上也是一種創(chuàng)新。加強(qiáng)企業(yè)檔案管理和觀念的創(chuàng)新，不僅貫徹落實(shí)了檔案管理工作的規(guī)范，同時(shí)也使企業(yè)的檔案管理工作得到了進(jìn)一步的發(fā)展。
5企業(yè)可以制定檔案管理的一些規(guī)范
企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，除了按照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中的要求進(jìn)行之外，企業(yè)自己也可以制定一些規(guī)范。而在制定關(guān)于企業(yè)自身的規(guī)范時(shí)應(yīng)該根據(jù)企業(yè)自身的情況進(jìn)行制定，讓其更加地適合企業(yè)的發(fā)展與檔案的管理。這樣一來就可以使檔案管理在企業(yè)中得到更多的重視，并且由一些規(guī)范將其制約，可以保證檔案的完整與齊全。
6要確立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識(shí)觀念
在當(dāng)今瞬息萬變的知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請(qǐng)專利的知識(shí)和技術(shù)，如各種設(shè)計(jì)資料、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨(dú)有知識(shí)。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成難以挽回的損失。
7要確立檔案具有實(shí)用效益的觀念
檔案資產(chǎn)是固定資產(chǎn)和一些無形資產(chǎn)的伴生物，它是在各種生產(chǎn)要素的配合下產(chǎn)生、共存并發(fā)展完善的。檔案資產(chǎn)的實(shí)用效益是在檔案利用中發(fā)揮出來的。
8結(jié)語
檔案管理是企業(yè)在發(fā)展的過程中必不可少的一個(gè)項(xiàng)目，在新的形勢(shì)下，更加應(yīng)該對(duì)企業(yè)的檔案管理加以重視。而這樣一來，檔案管理工作的規(guī)范就成為了必不可少的一個(gè)部分。因此，在檔案管理工作中應(yīng)該貫徹落實(shí)好《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中的要求，必要時(shí)還可以根據(jù)企業(yè)自身的情況制定適合企業(yè)的一些規(guī)范。
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